68/2012.(V. 31.) számú hat.
A Semmelweis Egyetem Szenátusának 68/2012. (V. 31.) számú határozata
A SEMMELWEIS EGYETEM
BESZERZÉSI SZABÁLYZATA
BUDAPEST 2012
TARTALOMJEGYZÉK oldalszám 3
KÖZBESZERZÉSEK MONITORINGJA ÁLTALÁNOS RÉSZ
4
1. Alapelvek és fogalmak 1.1. Alapelvek 1.2. Fogalmak
6
2. Közbeszerzési szabályzat hatálya 3. Közbeszerzés szakmai, pénzügyi és jogi szempontjainak meghatározása 4. Közbeszerzéssel kapcsolatos éves feladatok 4.1. Közbeszerzés tervezése, 4.2. Közbeszerzési terv és Elızetes összesített tájékoztató, 4.3. Éves statisztikai összegzés,
10 10 11
5. Közbeszerzési eljárás elıkészítése
13
6. Bizottságok és mőködésük 6.1. Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB) 6.2. Bontó Bizottság (BOB) 6.3. Bíráló Bizottság (BB)
15
7. Közbeszerzési eljárások általános rendje 7.1. Közbeszerzési eljárás elıkészítése 7.2. Közbeszerzési eljárás indítása 7.3. Közbeszerzési eljárás bonyolítása 7.4. Közbeszerzési eljárásban résztvevı szervezetek feladatai 7.5. Közbeszerzési szerzıdés módosítása, kiegészítése 7.6. Közbeszerzési eljárás nyilvánossága
20
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
Jogorvoslati eljárás Elektronikus közbeszerzés Nyilvántartás Hivatalos közbeszerzési tanácsadó Közbeszerzési eljárások ellenırzése Eljárásban résztvevık felelıssége Lebonyolító jogállása, az egyetemmel való kapcsolatrendszere 100% tulajdonban lévı gazdálkodó szervezetekre vonatkozó szabályok Önállóan mőködı költségvetési szervekre vonatkozó szabályok Közérdekő adatok közzétételéhez adatszolgáltatás Záró rendelkezések MELLÉKLETEK
1- 14– IG
FÜGGELÉK
1 - 13– IG
2
27 28 28 30 30 31 32 33 33 33 34
A Szenátus a Szervezeti és Mőködési Szabályzat 9. § (12) bekezdésében biztosított hatáskörében a Semmelweis Egyetem Beszerzési Szabályzatát az alábbiak szerint alkotta meg.
Közbeszerzések monitoringja (A közbeszerzések központi engedélyezésérıl és ellenırzésérıl szóló 46/2011. (III. 25) Korm.rendelet végrehajtása) A közbeszerzések központi engedélyezésérıl és ellenırzésérıl szóló fenti kormányrendelet (12. számú Függelék) értelmében a 2011. április 1-jét követıen az Egyetem kizárólag a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) engedélyével, illetve ellenırzése mellett bonyolíthat közbeszerzési eljárást (értékhatártól függetlenül) illetve köthet nettó 50 millió Ft értékhatárt meghaladó szerzıdést. A rendelet szerint az engedélyezés illetve ellenırzés kiterjed a. Közbeszerzések eljárások indítására b. Szerzıdések megkötésére c. Közbeszerzési szerzıdések teljesítésére és módosítására továbbá d. Közbeszerzések nyilvántartására – Közbeszerzési tervre Az Ajánlatkérı a fenti esetekben rendelet megfelelı melléklete szerinti Elıterjesztéssel küldi meg az NFM részére jóváhagyásra, az elıírt határidıben a rendeletben meghatározott dokumentumokat - Ajánlati felhívást, dokumentációt, szerzıdés tervezetet, szerzıdés módosítás tervezetét, közbeszerzési tervet. Az NFM részére, engedélyezésre csak az Egyetem Állandó Közbeszerzési Bizottsága (a továbbiakban: ÁKB vagy Állandó Közbeszerzési Bizottság) illetve az általa kijelölt Bíráló Bizottság, írásban rögzített jóváhagyását követıen küldhetık be a szükséges dokumentumok. Elıterjesztésre jogosult az Egyetem: - rektora - gazdasági fıigazgatója - stratégiai és mőködésfejlesztési fıigazgató Dokumentumok beküldésére jogosult, az Egyetem a rektorának felhatalmazása alapján, az Egyetem közbeszerzési feladatainak ellátásával megbízott, Semmelweis Beszerzési Kft ügyvezetıje. Az Egyetem, a közbeszerzési eljárásainak lebonyolítása során a közbeszerzések központi ellenırzésérıl és engedélyezésérıl szóló 46/2011.(III.25) Korm. rendeletben elıírtakat a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium NFM/7603/2/2011. számú (2011. május 10 - i keltezéső) állásfoglalást tartalmazó levelében foglaltak alapján, további intézkedésig nem alkalmazza (13. számú Függelék).
3
ÁLTALÁNOS RÉSZ
Az Egyetem szervezeti egységei áru-, szolgáltatás- és építési beruházási beszerzési igényeiket a Beszerzés Minısítı lap kitöltési útmutató szerinti kitöltésével kezdeményezik. (2/a. és 2/b. számú melléklet). A beszerzı szervezeti egységek a kitöltött Beszerzés minısítı lapot a Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatóságra (SMF) küldik be. A beszerzés minısítésérıl SMF gondoskodik. A beszerzés minısítés alapján az Egyetem beszerzései lehetnek •
Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések
•
Központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzések
•
Közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések
A Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések esetén a közbeszerzési eljárást kell lefolytatni. Az eljárást, az Egyetem, mint ajánlatkérı megbízásából, a Lebonyolító végzi a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: közbeszerzési törvény vagy Kbt.) elıírásai alapján. A jelen szabályzat a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések szabályozását tartalmazza. A központosított közbeszerzés alá tartozó beszerzések igénylésének és lebonyolításának folyamata, valamint a közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések külön szabályzatban kerülnek szabályozásra.
4
1. ALAPELVEK ÉS FOGALMAK Az alapító okirat szerint az intézmény neve: Semmelweis Egyetem Rövidített megnevezése: SE Gazdálkodási jogköre: önállóan mőködı és gazdálkodó központi költségvetési szerv Az Egyetem a Kbt. 6. § (1) b) pontja szerinti ajánlatkérı. Közbeszerzési Törvény: a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva elérhetı a www.kozbeszerzes.hu portálon. Az Egyetem ajánlatkérıként, a közbeszerzési törvény alapelveinek betartásával biztosítja beszerzéseinek Kbt. szerinti minısítését, lebonyolítja a közbeszerzési eljárásokat, eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevıvel az elfogadott ajánlat alapján szerzıdést köt, és biztosítja a szerzıdésszerő teljesítést. 1.1. Alapelvek A Kbt. 2. § (1), (2) és (3) bekezdéseiben foglalt szabályok alapján a gazdasági szereplık számára az eljárásokban biztosítani kell: a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát, az esélyegyenlıséget és az egyenlı bánásmódot. Továbbá a jóhiszemőség és tisztesség valamint a rendeltetésszerő joggyakorlás követelményinek való megfelelést. Az ajánlatkérınek a közpénzek felhasználásakor a hatékony és felelıs gazdálkodás elvét szem elıtt tartva kell eljárnia. Az Európai Unióban letelepedett gazdasági szereplık és a közösségi áruk számára nemzeti elbánást kell nyújtani a közbeszerzési eljárásban. Az Európai Unión kívül letelepedett gazdasági szereplık és a nem közösségi áruk számára nemzeti elbánást a közbeszerzési eljárásban a Magyarországnak és az Európai Uniónak a közbeszerzések terén fennálló nemzetközi kötelezettségeivel összhangban kell nyújtani. Az Egyetem, ajánlatkérıként a közbeszerzési törvény alapelveinek és rendelkezéseinek betartásával biztosítja beszerzéseinek Kbt. szerinti minısítését.
1.2. Fogalmak Ajánlatkérı: bármely igénylı szervezeti egysége nevében eljáró Semmelweis Egyetem. Ajánlattevı: csak az az ajánlattevı, aki ajánlatot nyújt be, elıtte mindenki gazdasági szereplı, Becsült érték: a beszerzés megkezdésekor általában kínált/kért – áfa nélkül a Kbt. 11 – 18. §- ában foglaltakra tekintettel számított - legmagasabb összegő ellenszolgáltatás. A beszerzés indításának feltétele, hogy a szerzıdés teljesítésének idıpontjában, a fizetés esedékességének idején a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll. Beszerzési igény: Ajánlatkérı illetve belsı szervezeti egységei által megfogalmazott szükséglet, igény, amire igazolt pénzügyi fedezet áll rendelkezésre. A beszerzési igényeket a szervezeti egységek a Kitöltési útmutató (2/b. melléklet) alapján kitöltött Beszerzés minısítı lapon továbbiakban BML (2/a. sz. 5
melléklet) kell jelezni a Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatóság továbbiakban: SMF felé. Ennek alapján kerül meghatározásra a lefolytatandó közbeszerzési eljárás fajtája. Közbeszerzés lebonyolítása: Az Egyetem ajánlatkérıként, illetve az általa e tevékenység ellátására alapított 100%-os tulajdonú szervezete (Lebonyolító) közremőködésével, bonyolítja le a közbeszerzési eljárásokat. Eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevıvel szerzıdést köt. Beszerzés minısítése: A beszerzés minısítésérıl a SMF gondoskodik – állandó-, eseti szakértı vagy a Lebonyolító igénybevételével - a beadott Beszerzés minısítı lapok alapján. A beszerzési igény kielégítésére szolgáló szerzıdés elıkésztéséhez, megkötéséhez meghatározásra kerül, a BML - ben megadott adatok alapján, hogy milyen típusú eljárást kell lefolytatni. Döntéshozó: Az eljárás során döntéseket hozó személy, testület, szervezet – az Egyetem rektora, illetve az Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB). Egybeszámítás: Ajánlatkérı felelısségi körébe tartozik a Kbt. 11-18.§-ban megfogalmazott egybeszámítás követelményének maradéktalan betartása és betartatása. Kbt. 18. § (1) Tilos e törvény, vagy e törvény Második Része alkalmazásának megkerülése céljából a közbeszerzést részekre bontani. (2) (2) Az ajánlatkérınek egybe kell számítani azon hasonló áruk beszerzésére, vagy szolgáltatások megrendelésére irányuló szerzıdések értékét, amelyekkel kapcsolatban a beszerzési igény egy idıben merül fel, valamint az ugyanazon építési beruházás megvalósítására irányuló szerzıdések értékét. (3) A (2) bekezdéstıl eltérıen mindig e törvény Harmadik Része szerinti eljárás alkalmazható olyan szerzıdés megkötésére, amelynek becsült értéke – a (2) bekezdés alkalmazása nélkül – szolgáltatás megrendelése és árubeszerzés esetében 21 824 000 forintnál, az építési beruházások esetében pedig 272 800 000 forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított rész értéke nem haladja meg annak az értéknek a húsz százalékát, amit a (2) bekezdés alkalmazása esetén állapított volna meg az ajánlatkérı a beszerzés becsült értékeként. (4) Amennyiben a beszerzés becsült értéke a (2) bekezdés szerint az uniós értékhatárt elérné, a (3) bekezdés alapján nem alkalmazhatóak azok a rendelkezések, amelyeket e törvény Harmadik Része a törvény alkalmazása alól kivételként határoz meg. (120. §). (5) Amennyiben az ajánlatkérı egy közbeszerzési eljáráson belül teszi lehetıvé a részekre történı ajánlattételt, minden rész értékét egybe kell számítani a közbeszerzés becsült érétkének meghatározásakor. Elektronikus árlejtés: a közbeszerzési eljárás részét képezı olyan ismétlıdı folyamat, amely az ajánlatoknak a 63. § (4) bekezdése szerinti értékelését követıen új, az ellenszolgáltatás mértékére, és az ajánlatnak az értékelési részszempontok szerinti egyes tartalmi elemeire vonatkozó kedvezıbb ajánlat megtételét, és az ajánlatok rangsorolását elektronikus eszköz segítségével, automatizáltan teszi lehetıvé. Az 6
ajánlatkérı az ajánlatok 63. § (4) bekezdése szerinti értékelését követıen elektronikus árlejtést kezdeményezhet, amennyiben azt az ajánlati felhívásban elızetesen jelezte. Az elektronikus árlejtés részletes szabályait a közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól, valamint az elektronikus árlejtés alkalmazásáról szóló 257/2007.(X.4) Korm. rendelet határozza meg. Közbeszerzési ellenjegyzı: Az Egyetem, mint ajánlatkérı közbeszerzési eljárás lefolytatására jogosult, hivatalos közbeszerzési tanácsadót bevonni és a felhívás és a dokumentáció elıkészítését ellenjegyeztetni. A közbeszerzési ellenjegyzı az ÁKB által kijelölt hivatalos közbeszerzési tanácsadó illetve ügyvéd-hivatalos közbeszerzési tanácsadó lehet. Az ellenjegyzés elıfeltétele, hogy az eljárást megindító hirdetményt illetve dokumentációt a Bíráló Bizottság elfogadja. Közbeszerzési Értékhatárok: Az adott évre vonatkozó nemzeti értékhatárok a Költségvetési Törvényben kerülnek meghatározásra. A Kbt. 10. § (4) bekezdés alapján a Közbeszerzési Hatóság a Közbeszerzési Értesítıben minden év elején közzé teszi az uniós és nemzeti értékhatárokat, amely a www.kozbeszerzes.hu portálon tekinthetı meg.
Hivatalos közbeszerzési tanácsadó: a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett névjegyzékben szereplı szakértı személy vagy szervezet, továbbá közbeszerzési szakértı, akit az ajánlatkérı jogosult bevonni a közbeszerzési eljárással kapcsolatban a felhívás és dokumentáció elıkészítésébe illetıleg a közbeszerzési eljárás lefolytatásába. Keretszerzıdés: az a szerzıdés, amelyben a szerzıdés tárgya fajta és mennyiség, illetve más ehhez hasonló módon van meghatározva, a teljesítés pedig több részletben valósul meg, az egyes megrendelések illetve eseti szerzıdések alapján. Keret-megállapodás: az a jogügylet, amely az erre vonatkozó közbeszerzési eljárás 1. része alapján jön létre, meghatározott idıtartamra szól és tartalmazza az ez alapján kötendı egyes szerzıdések lényeges feltételeit (szerzıdés tárgyát, mennyiségét, az ellenszolgáltatás mértékét). A keret-megállapodás végrehajtására a közbeszerzési eljárás 2. része alapján létrejövı szerzıdések szolgálnak. Közbeszerzési terv (KT): Az Egyetem adott évre tervezett közbeszerzéseirıl szóló - a Kbt. 33. § - a szerinti - összeállítás. Közbeszerzési eljárás (Kbt. 31. § szerinti) nyilvánossága: az Egyetem a közbeszerzési eljárással kapcsolatos lényeges dokumentumait honlapján közzé teszi. Közremőködı: a közbeszerzési eljárások elıkészítésébe és/vagy lebonyolításába bevont külsı személy (szakértı) vagy szervezet. Közbeszerzési lebonyolító (továbbiakban: Lebonyolító), az Egyetem 100%-os tulajdonában levı közbeszerzési tevékenység lefolytatására alapított és fenntartott gazdálkodó szervezet. Ajánlatkérı nevében eljáró egyéb személy vagy szervezet: akit eseti ügyek meghatározott csoportjára, vagy egy-egy ügy illetve egy-egy részfeladat ellátására 7
az egyetem rektora vagy az általa írásban kijelölt személy engedélye alapján a Lebonyolító bíz meg. Összeférhetetlenség: Az összeférhetetlenség eset köreit a Kbt. 24. § - a határozza meg. Az összeférhetetlenség fennállása esetén az érintett személy vagy szervezet az eljárás elıkészítésébe, lebonyolításába nem vonható be. Összeférhetetlen személy vagy szervezet továbbiakban nem vehet részt az eljárásban ajánlattevıként, részvételre jelentkezıként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában résztvevı szervezetként. Szakértelem biztosítása: A Kbt. 22. § (3) bekezdés szerint a közbeszerzési eljárás elıkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérı nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek/szervezeteknek a közbeszerzés tárgya szerinti közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkeznie. A közbeszerzés lebonyolítása során a Lebonyolítónak közbeszerzési referens szakképesítéső személy, illetve az egyetem belsı szabályozása szerint szükség esetén hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásáról kell gondoskodni. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem, a jogi, gazdasági, pénzügyi szakértelem biztosítása az ÁKB feladat körébe tartozik. Az adott szakértelemre vonatkozó iskolai végzettséget igazoló dokumentum megnevezése és a szakképzettség rögzítése követelmény. Szerzıdés: olyan jogügylet, amely a felek egybehangzó akaratának kölcsönös kinyilvánításával jön létre. Jogszabály mind az alakjára, mind a tartalmára kötelezı rendelkezéseket írhat elı. Szakmai specifikáció: a beszerzési igény szakmai szempontból történı részletes meghatározása (a beszerzés tárgyára vonatkozóan részletesen meghatározott szakmai elvárásokat, követelményeket tartalmazza, továbbá itt kerülnek meghatározásra beszerzés konkrét üzleti, szállítási, jogi feltételei) Az összeállítás tartalmazza a beszerzési igény mőszaki, szakmai, gazdasági, pénzügyi és jogi feltételeit, az alkalmassági és érvényességi szempontjait.
8
2. A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT HATÁLYA E szabályzat a Semmelweis Egyetem beszerzési feladataival kapcsolatos eljárási szabályokat határozza meg. A szabályzat szerint kötelesek feladataikat ellátni, és a hozzá tartozó felelısséget viselni az egyes konkrét beszerzési illetve közbeszerzési eljárásokba kijelölés, vagy napi feladatvégzés keretében delegált személyek, továbbá a Semmelweis Egyetemmel beszerzési és közbeszerzési eljárásban való részvételre irányuló - szerzıdéses jogviszonyban álló szakértık. Ez utóbbi esetekben, a szerzıdésben rögzíteni kell, hogy a szakértı megismerte és elfogadta a Beszerzési szabályzatban foglaltakat, valamint a szerzıdésben nyilatkozni kell arról, hogy a szabályzatban foglaltakat a szakértı elfogadja és magára nézve kötelezınek ismeri el. A Semmelweis Egyetem e szabályzata szerint - a Kbt. elıírásainak betartásával jár el azon beszerzései bonyolítása során is, melyeknek az egybeszámítási szabályok alkalmazásával a becsült értéke eléri, vagy meghaladja a mindenkori, - a Kbt. - ben elıírt – értékhatárt - továbbá figyelembe veszi az e szabályzatban hivatkozott Kbt. 18. § egybeszámításra vonatkozó (2), (3), (4) bekezdéseit. A szabályzat felhatalmazza a terület felügyeletét ellátó fıigazgatót, hogy az értékhatár változásairól, valamint a vonatkozó jogszabályok, illetve a szabályzat változásairól körlevelet adjon ki. A Semmelweis Egyetem e szabályzat szerint ajánlatkérıként jár el beszerzései vonatkozásában. A jelen beszerzési szabályzat vonatkozik az Egyetem szervezeti egységeire, valamint a Lebonyolító jogkörében, a Semmelweis Beszerzési Kft-re.
3.
A KÖZBESZERZÉS SZAKMAI, PÉNZÜGYI ÉS JOGI SZEMPONTJAINAK MEGHATÁROZÁSA, ÉRVÉNYESÍTÉSE
Az ÁKB határozza meg az adott közbeszerzési eljárás lényeges szakmai, pénzügyi és jogi szempontjait. A közbeszerzés további szempontjainak meghatározása a Bíráló Bizottság feladata. Az eljárások lebonyolítását a bruttó 100 eFt feletti beszerzési igények közbeszerzési minısítése elızi meg, mely kötelezı. A beszerzési igények minısítése elmulasztása esetén, egészben vagy részenként megvalósított beszerzés vagy közbeszerzés közbeszerzési felelıssége azt a vezetıt terheli, aki a beszerzésrıl döntött, illetve arra utasítást adott (döntıbizottsági vagy hatósági elmarasztalás a közbeszerzési eljárás elmulasztására, illetve nem megfelelı eljárás típus választására vonatkozóan). A közbeszerzési eljárást lezáró határozatról a Bíráló Bizottság javaslata alapján az ÁKB dönt az általa meghatározott és a közbeszerzési eljárás dokumentumaiban rögzített szempontok és a Kbt. alapján.
9
4. KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS ÉVES FELADATOK 4.1.
Közbeszerzések tervezés A Semmelweis Egyetem, a Kbt. alapján éves közbeszerzési tervet, valamint ajánlatkérı döntésétıl függı hatállyal elızetes összesített tájékoztatót állít össze, és tesz közzé. A Lebonyolító kezdeményezésére, a SMF küldi meg az Egyetem szervezeti egységei és intézményei részére a közbeszerzési terv elkészítéséhez szükséges kitöltendı igényfelmérı adatlapokat. Az adatszolgáltatás kötelezı adattartalma: • Az adatszolgáltató szervezeti egység adatai, • Igényelt beszerzés tárgya, megnevezése, • CPV kód, a beszerzés fı tárgyához rendelten • Becsült érték nettó Ft, a Kbt. 11. § szerint,
• • •
Teljesítés tervezett ideje (negyedév) Tervezett pénzügyi fedezet megnevezése Megjegyzés
A SMF rendelkezése alapján, a Lebonyolító köteles elektronikus úton tájékoztatást kérni a fenti adattartalommal az intézmények mindazon szerzıdéseirıl, amelyek a tárgyévet követı év május 31-ig járnak le és az adott szerzıdés tárgyának közbeszerzés alapján történı beszerzésével kell számolni. Mulasztás vagy késedelem esetén az Egyetem, Gazdasági Fıigazgatója és Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatója az adatszolgáltatásra kötelezettet a szabályos teljesítésre írásban szólítja fel. Lebonyolító gondoskodik a szolgáltatott adatok rendszerezésérıl és nyilvántartásáról, a minısítésrıl, egybeszámítási szabályok alkalmazásáról és a Kbt. 34.§ szerinti dokumentációról.
4.2.
Közbeszerzési terv és elızetes tájékoztató Évenként, minden év március 31-e napjáig a Semmelweis Egyetem tárgy évi közbeszerzési tervét a SMF felügyelete mellett a Lebonyolító elkészíti, amelyet esetleges változás esetén módosítani kell. Közbeszerzési Tervnek tartalmaznia kell: •
a közbeszerzési eljárás tárgyát - árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatási koncesszió - szerinti bontásban,
Megjelölve: • • •
a CPV kódot a beszerzés fıtárgyához igazodóan, a Kbt. fejezeteinek megfelelıen a uniós értékhatárt elérı, uniós értékhatárt el nem érı, egyben a nemzeti értékhatárt elérı és nemzeti értékhatár alatti beszerzéseket, a közbeszerzés becsült nettó értékét 10
• •
a tervezett eljárás típusát, a tervezett pénzügyi fedezet
A Közbeszerzési Tervet és annak módosítását az Egyetem Állandó Közbeszerzési Bizottsága hagyja jóvá. A jóváhagyott közbeszerzési terv módosítása során a közbeszerzési terv készítésére és közzétételére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Közbeszerzési Tervet Kbt. 31. § (1) bekezdés a) pontja alapján nyilvánosságra kell hozni, mely a Lebonyolító feladata. / .) A jóváhagyott közbeszerzési tervet az Egyetem honlapján a becsült érték feltüntetése nélkül kell közzétenni Az ajánlatkérı a költségvetési év kezdetét követıen elızetes összesített tájékoztatót készíthet az adott évre, mely összeállításáról és közzétételérıl is a Lebonyolító gondoskodik.
4.3.
Éves statisztikai összegzés:
Az Egyetemnek éves beszerzéseirıl a külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegzést kell készíteni, melyet legkésıbb tárgyévet követı május 31. napjáig köteles megküldeni a Közbeszerzési Hatóságnak. Az éves statisztikai összegzést a Kbt. 31.§ (1) bekezdés g) pontja alapján közzé kell tennie honlapján, amely közzétételrıl a Lebonyolító gondoskodik.
11
5.
A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ELİKÉSZÍTÉSE A közbeszerzési eljárás az ÁKB jóváhagyását követıen, akkor indítható, ha az eljárás egyéb jogi feltételei is megvalósulnak. Ha valamely jogszabályi rendelkezés a közbeszerzési eljárás megindítását egyéb jóváhagyáshoz köti akkor, ennek meglétét a Lebonyolító köteles ellenırizni. A közbeszerzési eljárás egyik legalapvetıbb sajátossága az eljárás megfelelı elıkészítése. Elıterjesztés összeállítása és az ÁKB felé történı elıterjesztése a Lebonyolító feladata A közbeszerzési eljárások elıterjesztését a SMF fogja össze. Az Elıterjesztést a SMF utasításával lehet az ÁKB felé jóváhagyásra felterjeszteni. Elıterjesztésbe kell foglalni: • • • • • •
a beszerzési igényt, (ennek megfogalmazása az igénylı szervezeti egység feladata.) az igény kielégítésére szolgáló megoldás szakmai specifikációját, az igény illetve az igény kielégítésére szolgáló megoldás becsült értékét, a finanszírozás forrását, fedezetét, a beszerzés szakmai, a pénzügyi és jogi feltételeit, a beszerzés lebonyolításánál alkalmazandó eljárás típusát.
Az elıterjesztés részletes tartalma:
Érintett jogszabályok megnevezése, Hazai és EU szabványokra való hivatkozás, Becsült érték, Fedezet igazolása, A beszerzés gazdaságosságának bemutatása, Lényeges üzleti és jogi feltételek (jogi-, pénzügyi konstrukció) megfogalmazása, Közbeszerzési minısítés,(eljárás fajtája, típusa), Egyéb releváns információk, Szakmai specifikáció (elıkészítı szakmai anyag) - a beszerzés tárgyának meghatározását, a CPV szerinti azonosító szám (ok) feltüntetésével, - a beszerzés tárgyával szembeni mőszaki, szakmai követelményeket tartalmazó leírást, - a jellemzı mennyiségi és egyéb számszerősíthetı adatait, - a beszerzés gazdaságosságára vonatkozó rövid elemzést, - egyéb, szakmai szempontból lényeges ajánlati/részvételi feltételek meghatározását, - a beszerzés jellegéhez igazodó szakmai és gazdasági érdeket, valamint a beszerzéssel elérni kívánt alapvetı célkitőzéseket, • a teljesítés kezdetének szükséges idıpontját, 12
• • •
a szerzıdés tervezett idıtartamát (teljesítés határidejét), az Egyetem képviseletében a Bíráló Bizottságba (továbbiakban BB vagy Bíráló Bizottság) esetileg delegált résztvevık megnevezését, egyéb, az eljárás lefolytatása szempontjából jelentıséggel bíró tényeket, információkat.
Az ÁKB döntéséhez szükséges hiányosságok pótlását a kitőzött határidıben el kell végezni. A Lebonyolító vezetıje, a SMF utasítása alapján, haladéktalanul írásban, a kijavításra - hiánypótlásra elegendı, de legfeljebb 7 munkanapban megállapított határidı kitőzésével felszólítja az igénylı szervezeti egységet, illetve az ÁKB által meghatározott szervezeti egységet, az alkalmatlan és/vagy jogszabálysértı feltétel kijavítására. Egyúttal figyelmezteti a megkeresett szervezeti egységet a mulasztásból eredı jogkövetkezményekre, amennyiben nem vagy nem megfelelıen képviselteti magát, hiányos, az eljárás lefolytatásának, a felhívás és a dokumentáció feltételeinek meghatározásához, tisztázásához alkalmatlan, és/vagy jogszabálysértı közbeszerzési mőszaki-szakmai anyagot nyújt be.
13
6.
BIZOTTSÁGOK ÉS MŐKÖDÉSÜK 6.1. Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB): Hatásköre: hatáskörét testületi szervként, az ülésen gyakorolja Ülés vezetıje: az ÁKB Elnöke, illetve az ıt helyettesítı személy. Döntéseit szótöbbséggel hozza. Döntéshozatalra jogosult személyek: a Rektor, és az Egyetem Fıigazgatói (Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgató és Gazdasági Fıigazgató) illetve távollétükben az általuk meghatalmazott helyetteseik. • Dönt a közbeszerzési eljárások indításáról, az alkalmazható eljárás fajtájáról, és az eljárás lezárásáról. E döntés alapján az eljárást lezáró határozatot (11. sz. melléklet) a Rektor hozza meg és kiadmányozza. • Határoz a beszerzés szempontjairól, az adott eljárásban közremőködıkrıl, a bizottságok személyi összetételérıl. • Ellenırzi a közbeszerzési eljárásokat, a közbeszerzés tevékenységének szabályos mőködését. • Jogosult bármely kérdés eldöntését a közbeszerzési eljárás bármely részében magához vonni. Így különösen a nemzeti eljárás rendben megadott 3 ajánlattevı kiválasztásáról illetve az önálló eljárási szabályok szerint lefolytatandó beszerzésrıl való döntést. 6.1.1. ÁKB állandó tagjainak meghatározása, a helyettesítés lehetıségeinek szabályai. Döntéshozatali joggal résztvevı állandó tagok: • • •
az Egyetem Rektora, Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgató (SMF) Gazdasági Fıigazgató (GMF)
Döntéshozók helyettesítésének szabályai: •
Az ÁKB ülésein a döntéshozók meghatalmazottja írásbeli, esetenkénti, az adott napi ülésre szóló meghatalmazással jelen lehet, helyettesítheti a tanácskozás során, illetve a döntéshozatalban a döntéshozót.
•
Abban az esetben, ha a helyettesítés a döntéshozatalra is kiterjed, akkor az írásbeli meghatalmazásban azt kifejezetten fel kell tüntetni.
•
A helyettesítésre a döntéshozó általános meghatalmazást is adhat, mely a meghatalmazás keltétıl annak visszavonásáig hatályos, és kiterjedhet az üléseken történı tanácskozásra, illetve a döntéshozatalra is.
•
Döntéshozó a helyettesítésére olyan az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló személyt köteles választani, aki felkészült és a megfelelı 14
szervezeti, szakmai ismeretekkel rendelkezik az egyetemi közbeszerzési gyakorlatra vonatkozóan. •
Döntéshozó az ÁKB tanácskozási joggal rendelkezı állandó, illetve esetenként meghívott tagok közül is választhat helyettesítı személyt, meghatalmazottat.
•
Döntéshozó helyettesítésre nem kérhet fel másik döntéshozó állandó tagot.
ÁKB Titkárának feladata: ÁKB munkájának szakmai elıkészítése, dokumentálása. a beszerzések minısítése során, az eljárások elıkészítésében hivatalos közbeszerzési szakértıi tevékenység ellátása, az eljárások lebonyolításának szakmai felügyelete, Megbízott szakértıként esetenként, az ÁKB határozatainak megfelelıen az eljárások hivatalos közbeszerzési szakértıi teendıinek ellátása. Tanácskozási joggal résztvevık, • A közbeszerzések felügyeletét ellátó rektori tanácsadó; Hivatalos közbeszerzési szakértı, a Bizottság Titkára, • A Rektori Hivatal Jogi és Igazgatási Osztály képviselıje; • Az Egyetemet közbeszerzéssel kapcsolatos peres ügyeiben képviselı ügyvéd, • Az Egyetem alaptevékenységét reprezentáló, megbízott rektori tanácsadó; • Az eljárások elıkészítése, lebonyolítása során tanácsadó hivatalos közbeszerzési szakértı;
Tanácskozási joggal résztvevık feladata:
elıterjesztésekkel élhetnek, napirendi pontra javaslatot tehetnek, véleményt nyilváníthatnak, tanácskozhatnak, döntés elıkészítı anyagot nyújthatnak be szóban és írásban, döntési javaslatot tehetnek.
Tanácskozási joggal állandó résztvevık helyettesítésének szabályai: • Az ÁKB ülésein a résztvevık meghatalmazottja írásbeli esetenkénti, az adott napi ülésre szóló meghatalmazással jelen lehet, helyettesítheti a tanácskozás során a résztvevıt. • A helyettesítésre résztvevı általános meghatalmazást is adhat, mely a meghatalmazás keltétıl annak visszavonásáig hatályos. • Résztvevı a helyettesítésre olyan személyt köteles választani, aki felkészült és a megfelelı szervezeti, szakmai ismeretekkel rendelkezik az egyetemi közbeszerzési gyakorlatra vonatkozóan. • Résztvevı az ÁKB döntéshozó állandó tagjai közül nem választhat meghatalmazottat. 15
• Titkár a helyettesítésre, valamelyik döntéshozó tag hozzájárulásával jelölhet ki, arra megfelelıen felkészült, hivatalos közbeszerzési szakértıi minısítéssel rendelkezı személyt.
Az ÁKB szakértıinek, esetenkénti meghívott résztvevıinek meghatározása, a helyettesítés lehetıségei, szabályai. • Az ÁKB napirendjének megfelelı esetenként meghívott résztvevık is jelen lehetnek az ÁKB ülésein. • Az eseti meghívást az ÁKB valamelyik döntéshozó tagja jelöli és az ÁKB titkára kézbesíti a meghívott személy részére, legalább 2 munkanappal az ÁKB ülése elıtt. • Az eseti meghívott személynek biztosítani kell minden szükséges, rendelkezésre álló információt, ismeretet, dokumentumot annak érdekében, hogy az ülésen felkészülten részt vehessen. • Az eseti meghívott résztvevı akadályoztatása esetén helyettesítésérıl köteles gondoskodni, írásbeli meghatalmazással a részvételre alkalmas személlyel képviseltetni magát az ülésen. A helyettesítésre nem választhatók az ÁKB állandó tagjai. 6.1.2
ÁKB ülés rendje: Az ülésen elhangzottakról Emlékeztetıt kell készíteni, amely az alábbiakat tartalmazza: ülés tárgyát, helyét, idıpontját, a jelenlévık megnevezését, képviselt intézmények megnevezését, csatolni kell a felhívás, a dokumentáció és az eljárás rögzített paramétereit, feltételrendszerét, valamint az ülésen elhangzottak lényeges tartalmát, momentumait, az ülés berekesztésének idıpontját.
Az ÁKB Titkára felelıs az Emlékeztetı elkészítésért és tartalmának teljes körőségéért. Az Emlékeztetıt a Titkár és még egy állandó tag aláírása hitelesíti. Az Emlékeztetı egy másolati példányát a Titkár az ÁKB tagok részére megküldi. Az ÁKB, a Lebonyolító által összeállított, Elıterjesztés (3/1-4. sz. melléklet) elfogadásával dönt a közbeszerzési eljárás fajtáját illetıen az eljárás megkezdésérıl. Az ÁKB bízza meg a Bíráló Bizottság tagjait és dönt a közremőködı és az eljárást lebonyolító kiválasztásáról, határoz a közbeszerzési eljárás lebonyolításáért felelıs szervezetrıl illetve személyekrıl, meghatározza az eljárás felelısségi rendjét (4. sz. melléklet). Az ÁKB a közbeszerzési eljárás megindításakor, eljárásonként legalább 3 tagú Bíráló Bizottságot (továbbiakban: BB) köteles létrehozni, az alábbi tagi összetétellel (a tagok számába az Elnök is beszámít). • az adott közbeszerzés tárgyában érintett szervezeti egység(ek) nyilatkozattételre jogosult - képviselıje(i), 16
• •
Lebonyolító vezetıje, az ÁKB által delegált képviselı(k),
Az ÁKB a BB összetételének meghatározásakor köteles biztosítani Kbt. 22. § - (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen az adott közbeszerzésben a tárgyhoz kapcsolódó szakmai, pénzügyi és jogi, valamint közbeszerzési szakértelmet, az alábbiak szerint: • • •
•
•
Gazdasági-, pénzügyi szakértelem a Gazdasági Fıigazgató által megjelölt képviselı által biztosítható. Beszerzés tárgyának megfelelı szakértelmet, lehetıség szerint az érintett szakterület felelıs vezetı beosztású munkatársa, vagy megbízott szakértı révén kell biztosítani. Informatikai és távközlési tárgyú beszerzések esetében a BB tagja szakértıként az Informatikai Központ képviselıje. Az ilyen tartalmú szerzıdést az Informatikai Központ szakértıjének jóváhagyólag ellen kell jegyeznie, amely a megrendelés tárgya szerinti eszközök mőszaki minıségi alkalmasságát igazolja. Építési- illetve vagyonvédelmi, környezetvédelmi, biztonságszervezési (munka-, tőz- és katasztrófavédelem), valamint logisztikai (szállítás, különleges szállítás, költöztetés) területet érintı részteljesítések esetén a BB tagja a Beruházási és Vagyongazdálkodási Igazgatóság illetve a Biztonságtechnikai és Logisztikai Igazgatóság vezetıje vagy kijelölt képviselıje. A szerzıdést jóváhagyó ellenjegyzésükkel el kell látni. Üzemeltetési- karbantartási és szolgáltatási beszerzések esetében az Üzemeltetési és szolgáltatási igazgatóság vezetıje vagy kijelölt képviselıje.
A szerzıdést jóváhagyó ellenjegyzésükkel is el kell látni. továbbá esetenként • hivatalos közbeszerzési tanácsadót, • az uniós támogatásból megvalósított közbeszerzési eljárásoknál ÁKB által delegált egyéb tisztségviselıt, szakértıt. A közbeszerzési szakértelem biztosítása a Lebonyolító feladata. 6.2.
Bontó Bizottság (BOB): a részvételi jelentkezések/ajánlatok szabályszerő lajstromba vételét, bontását, jegyzıkönyvezését végzı legalább 2 tagú testület, amelyet az ajánlatkérı megbízása alapján eljáró Lebonyolító alapít meg. A BOB a Kbt. 62. § (4) bekezdése alapján az ajánlatok – tárgyalásos eljárásban a végleges ajánlatok - felbontása elıtt közvetlenül ismerteti a szerzıdés teljesítéséhez rendelkezésre álló anyagi fedezet összegét. Az ajánlatok felbontásánál az ajánlatkérı, az ajánlattevık, valamint az általuk meghívott személyek, továbbá – a közbeszerzéshez támogatásban részesülı ajánlatkérık esetében a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselıi, valamint személyek lehetnek jelen.
6.3.
Bíráló Bizottság (BB): a közbeszerzési eljárásban testületi szerv, amely a Kbt. 22. § (4) bekezdése alapján kijelölt elıkészítéssel és bírálattal megbízott Bizottság, melynek legalább háromtagúnak kell lenni. Feladatuk ellátását megbízólevél alapján végzik. (5.1-2. sz. melléklet) 17
A BB hatáskörét ülésen gyakorolja. A BB munkájáról jegyzıkönyvet kell készíteni a Kbt. 22. § (4) bekezdés alapján, melynek mellékletét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai (9. ill. 10. melléklet) Ülés tartása nélkül akkor határozhat, ha ezzel a BB minden tagja egyetért, ilyen esetben megadott idıpontig a döntéshozatali kört e - mail útján kell megszervezni, a következıkben leírt módon A BB tagjai ilyen esetben a jegyzıkönyv formai követelményeinek figyelembevételével idıhatár kitőzésével véleményt közölnek egymással, amit a döntéshozatal követ. A bírálati lapokat szkennelve kell a referens részére megküldeni. A véleményeket, a döntéshozatalt a referens összesíti, és kör e-mail útján ismerteti a Bíráló Bizottság tagjaival. Feladata: • a szakmai specifikáció, dokumentáció és szerzıdéstervezet elıkészítésében való részvétel, • a benyújtott ajánlatok Kbt. 63. § (3)-(4) bekezdése, valamint a dokumentációban megadott szempontok szerinti elbírálása, • szükség esetén hiánypótlás, felvilágosítás vagy indokolás a Kbt. 67-70. § szerint, • határozatot hoz jelentkezések/ajánlatok érvényességérıl/érvénytelenségérıl, az alkalmassági szempontoknak való megfelelésrıl, • írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot tesz az eljárást lezáró testület illetve döntést meghozó személy részére. A BB elnökét/tagjait titoktartási kötelezettség köti. A Lebonyolító (közbeszerzési referens) szakmai támogatása mellett, a BB elnöke és tagjai Összeférhetetlenségi és titoktartási / Közömbösségi nyilatkozatot tesznek (6. illetve 7. számú. melléklet). A BB mőködéséhez tartozó szervezési feladat ellátása a Lebonyolító kötelezettsége. A BB üléseit a Lebonyolító hívja össze, vezeti az ülések jegyzıkönyveit, és az ülések során hozott határozatokat nyilvántartja és megırzi, gondoskodik az érintettek értesítésérıl. A Lebonyolító a tervezett ülés napirendjét, idıpontját és helyszínét az ülésen tárgyalandó elıterjesztéseket, vizsgálandó dokumentumokat az ülést megelızıen legalább 3 munkanappal a BB tagjai számára hozzáférhetıvé teszi.
A Bontó / Bíráló Bizottság Titkára: a Lebonyolító alkalmazásában álló közbeszerzési referens (közbeszerzési szakértı), aki ellátja e bizottságok mőködésének szervezési és adminisztratív feladatait.
18
7.
KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ÁLTALÁNOS RENDJE 7.1. Közbeszerzési eljárás elıkészítése: Közbeszerzések tervezése: a jelen szabályzat szerinti tervek, elızetes összesített tájékoztató összeállítása, közzététele, Beszerzési igények megfogalmazása, elıterjesztése (specifikáció, becsült érték, fedezet): a jelen szabályzat alapján a szervezeti egységek által a beszerzési igények fenti paraméterek szerinti összeállítása, eseti igények megfogalmazása, elıterjesztés elkészítése, az elıterjesztések ÁKB részére történı továbbítása. Beszerzési igények minısítése: a jelen szabályzat szerint a szerzıdéskötéshez szükséges beszerzési, közbeszerzési eljárás meghatározása, a szakmai, pénzügyi és jogi feltételek elıírása. Döntés a beszerzési eljárás indításáról ÁKB döntése a szerzıdéskötéshez szükséges eljárás indításáról, engedély az eljárás lebonyolítására. Közbeszerzési eljárás esetén döntés a BB összetételérıl ÁKB döntés az eljárást lebonyolító személyrıl, szervezetrıl. 7.2. Közbeszerzési eljárás indítása Az ajánlati, ajánlattételi (részvételi) felhívást, valamint a kapcsolódó dokumentáció összeállítását a Lebonyolító vezetıje által kijelölt felelıs személy – referens – készíti el, szakértı felügyelete mellett és a BB közremőködésével. Az elkészült és BB által jóváhagyott felhívást a közbeszerzési ellenjegyzıvel ellen kell jegyeztetni. Az ellenjegyzı köteles ellenırizni a felhívás/hirdetmény közbeszerzési és jogi megfelelıségét . A közbeszerzési ellenjegyzést hivatalos közbeszerzési tanácsadó vagy ügyvédhivatalos közbeszerzési tanácsadó teljesíti. Az ÁKB vagy Kbt. ettıl eltérı rendelkezése alapján az adott közbeszerzés eseti lebonyolítója köteles a Kbt. 22. (3) bekezdés szerinti szakértelmet biztosítani, illetve a Kbt. ettıl eltérı rendelkezése alapján eljáró tanácsadó gyakorolja a törvényben meghatározott hatáskörét, amelyet a Lebonyolító kísér figyelemmel és biztosítja a szervezeti kereteket. Közbeszerzési eljárás indítása összefoglalva: Az elızetes jogszabályi feltételek vizsgálatát követıen a Lebonyolító, hivatalos közbeszerzési tanácsadó/ügyvéd-hivatalos közbeszerzési tanácsadó ellenjegyzése után gondoskodik az eljárást megindító felhívás / hirdetmény továbbításáról. 7.3.
Közbeszerzési eljárás lebonyolítása: Az eljárások Kbt. - ben szabályozott módon történı lebonyolítása (ajánlatkérés; illetve részvételre való felhívás; ajánlattételi-, részvételi szakasz feladatainak elvégzése; jelentkezések, ajánlatok bontása; kommunikáció a jelentkezıkkel, ajánlattevıkkel, jelentkezések, ajánlatok értékelése, rangsorolása, eredményhirdetés) 19
Döntés az eljárás lezárásáról: A Bíráló Bizottság javaslatát követıen az ÁKB döntése alapján hozott határozat, az eljárások eredményes, illetve eredménytelen befejezésérıl szóló döntés, a nyertes ajánlattevı megnevezése. Szerzıdéskötés: eredményes eljárás esetén, a szerzıdéskötési moratórium lejártát követıen, a 11. napon a nyertes ajánlat alapján a szerzıdés megkötése a nyertes Ajánlattevıvel. A szerzıdés 4 eredeti példányban készül. A Lebonyolító ügyvezetıje intézkedik a nyertes Ajánlattevı által aláírt szerzıdés Egyetem részére való megküldésérıl. A megküldés akkor szabályszerő, ha az ügyirat anyaga tartalmazza az Ajánlattevı által aláírt szerzıdést, 4 példányban, valamint az eljárást lezáró határozat másodpéldányát. A Lebonyolító szervezetnél a témafelelıs közbeszerzési referens által összeállított ügyiratkísérıt általában az alábbiakban felsorolt szervezetek vezetıi egyetértést jelzı aláírásukkal ellátják. Állandó aláírók: Lebonyolító szervezet, Pénzügyi Igazgatóság, Gazdasági –Mőszaki Fıigazgatóság, Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatóság, Jogi ellenırzı, Kötelezettségvállaló (rektor) A beszerzés tárgyának függvényében változó aláírók köre a teljesség igénye nélkül: • •
Beszerzést igénylı szervezet vezetıje vagy a Gazdasági-mőszaki Fıigazgatóság érintett Igazgatósága Orvosszakmai, finanszírozási és Minıségbiztosítási Igazgatóság
Ezt követıen a Lebonyolító az Egyetem rektora által aláírt szerzıdést az alábbiak szerint küldi meg az érintetteknek:
Eredeti példányt kap • a szerzıdés szerinti szállító, szolgáltató vagy vállalkozó. • a beszerzı szervezeti egység, Amennyiben több igénylı szervezeti egység érintett a beszerzésben, akkor egy eredeti, a többi egység másolati példányt kap, • a Pénzügyi Igazgatóság, • irattározásra kerül a közbeszerzési eljárás dokumentációjának részeként. Szkennelt, elektronikus példányt kap: • •
Rektori Hivatal Jogi és Igazgatási Osztály Ellenırzési Igazgatóság 20
•
Üzemeltetési Szolgáltatási Igazgatóság az anyagok és szolgáltatások vonatkozásában Lebonyolító, aki gondoskodik a SAP rendszer szerzıdés nyilvántartásába történı felvitelrıl és az Egyetem honlapján való közzétételrıl.
•
Szerzıdés monitoring: A szerzıdésben foglalt jogok, kötelezettségek számba vétele, a teljesítés és a pénzügyi teljesítés okmányainak követése. A szükséges igazolások, engedélyek, jóváhagyások figyelemmel kísérése. Szerzıdések teljesítése: beszerzési igény teljesítésének biztosítása az igénylı szervezeti egység és a nyertes ajánlattevı, mint szerzıdés szerinti partner (szállító szolgáltató vagy vállalkozó). Szerzıdésmódosítás, változáskezelés: A módosítás, kiegészítés, változtatási igény megfogalmazása a szervezeti egység feladata és a Lebonyolító az írásbeli megkeresés alapján foglal állást a változás kezelés konkrét módjáról, illetve nyilatkozik a Kbt. alapján annak megengedhetıségérıl, a szükséges dokumentációról. Nyilvánosság biztosítása: közbeszerzéssel kapcsolatos dokumentumok közzététele az Egyetem honlapján. (Lebonyolító szervezet feladata) Közzétételek az Európai Unió Hivatalos Lapjában, illetve a Közbeszerzési Értesítıben jogszabály alapján kötelezı hirdetmények megjelentetése. 7.4.
Közbeszerzési eljárásban munkamegosztás
résztvevı
szervezetek,
személyek
feladatai,
7.4.1. Szervezeti egységek feladatai:
Stratégiai, tervezési feladatok: A költségvetés kialakításakor az éves beszerzés szakmai és pénzügyi tervek elıkészítése.
Operatív feladatok: o az egyes beszerzések elıkészítésekor (minısítésre történı elıterjesztésekor) megadják a Beszerzés Minısítı lap (2/a. melléklet) kitöltésével, a beszerzési igény megfogalmazását (milyen szükségletet, igényt kell kielégíteni beszerzéssel), o javaslatot tesznek a beszerzés szakmai specifikációjára (mit akarnak venni), mellékelik a finanszírozás, pénzügyi fedezet szervezeti lehetıségeit (mennyi áll rendelkezésre és milyen forrásból), o javaslatot adnak a szakmai követelményrendszerre, üzleti és szerzıdési feltételekre, bírálati szempontokra, stb.(3. sz. melléklet) o Az Elıterjesztés vonatkozó - 1., és 2. - részének kitöltése illetve több szervezeti egységet érintı beszerzés esetén adat és információ szolgáltatás a Lebonyolító referense általi kitöltéshez.
Jelentés a Lebonyolító felé
o
szerzıdés módosítás igényét, melynek felmerülésekor ugyan úgy kell eljárni, mint a beszerzési igény esetén. (Értelemszerően a változásokat és a kiegészítéseket kell figyelembe venni). 21
7.4.2. Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB) feladata:
stratégiai döntések: tervezés, éves illetve hosszabb távú beszerzési koncepció kialakítása, továbbá tervek felülvizsgálata, egyes részterültek beszerzési koncepciójának kidolgozása,
operatív döntések: közbeszerzési eljárások indításának engedélyezése, közbeszerzési eljárást lezáró határozat illetve eljárást lezáró döntés meghozatala, közbeszerzési eljárások ellenırzése, bíráló bizottságok kijelölése, beszámoltatása, alapvetı beszerzési szempontok, lényeges üzleti, szakmai és jogi feltételek meghatározása
Ellenırzés: az ÁKB ülésein beszámoltathatja a közbeszerzési eljárásokban résztvevı személyeket.
ÁKB dokumentumtára: 1. 2.
Beszerzési tervek, Stratégiai elıterjesztések, anyagok, tanulmányok, döntés elıkészítési anyagok, 3. Operatív beszerzési elıterjesztések, 4. Döntés elıkészítı anyagok, szakértıi anyagok, 5. Ülések szervezésére vonatkozó dokumentumok (meghívók, értesítések stb.), 6. Ülések jegyzıkönyvei, 7. Határozatok; 8. Iktatási dokumentáció, 9. Nyilvántartási dokumentáció, 10. Közbeszerzési adminisztráció (az iratok rendszerezését, nyilvántartását, ırzését az ÁKB Titkára végzi, a SMF támogatásával). ÁKB Titkár feladata: • • • • • • • • • •
elıkészíti az ÁKB üléseinek napirendjét, benyújtja az elıterjesztéseket, benyújtja a közbeszerzési tervet, benyújtja a közbeszerzési szabályzat változásait tárgyalásra, elkészíti az ülések jegyzıkönyveit, önálló elıterjesztésekkel élhet, hivatalos közbeszerzési szakértıként ellenırzi a közbeszerzések elıkészítését, hivatalos közbeszerzési szakértıként részt vesz a közbeszerzési eljárások lebonyolításában, jelölés esetén BB tagként részt vesz a közbeszerzési eljárások, lebonyolításában, BB munkájában, elvégzi az ÁKB adminisztrációs feladatait.
7.4.3. Bíráló Bizottság (BB) feladatai:
22
• • • •
• • • • • • • • 7.4.4.
Irányítja az eljárások lebonyolítását, a Közremőködık, szakértık tevékenységét, Ülésein határoz az egyes eljárási lépésekrıl, intézkedésekrıl azok tartalmáról. Meghatározza a részvételi-, ajánlati-, ajánlattételi felhívások részletes tartalmát figyelemmel a külön jogszabály szerinti jóváhagyás(ok), engedélyek rendelkezésre állására. Engedélyezi az eljárásokkal kapcsolatos közleményeket, tájékoztatókat, levelezéseket, az információ cseréket az Egyetem belsı szervezeteivel, illetve külsı személyekkel, szakértıkkel, ajánlattevıkkel történı kapcsolattartás, a Kbt. - ben szabályozott módon és formában a Kbt. alapelveinek figyelembe vételével. Dönt a közzétételrıl. Elfogadja a részvételi/ajánlattételi szakaszban az ajánlattevıi kérdésekre adott ajánlatkérıi-, szakértıi válaszokat (kiegészítı tájékoztatást). Értékeli a nem egyértelmő kijelentések pontosítását. Megállapítja a jelentkezık, ajánlattevık alkalmasságát/alkalmatlanságát. Megállapítja a jelentkezések, ajánlatok érvényességét/érvénytelenségét. Rangsorolja, értékeli az ajánlatokat, jelentkezéseket. Határoz az eljárást lezáró határozat tervezetérıl az eljárás nyertesének javasolt ajánlattevırıl, adott esetben a 2. helyezettrıl. Véleményt, javaslatot fogalmaz az eljárásról.
Lebonyolító feladata: • • • • • • • • • •
• • •
Az igénylı szervezeti egységek közbeszerzési szakértıi támogatása. Beszerzési igények lajstromba vétele, elemzése, rendszerezése. Beszerzés közbeszerzési minısítése, Beszerzés minısítı lapok kezelése, nyilvántartása, szakmai véleményezése. Szakmai, pénzügyi, jogi közbeszerzési szakértelem biztosítása Az ellenjegyzés kijelölt személy útján történı biztosítása. A közbeszerzési eljárás lebonyolításának írásbeli elıkészítése. Közbeszerzési dokumentáció megszerkesztése, az összeállítás ellenırzése. Bontó Bizottság kijelölése. Bontó/Bíráló Bizottság mőködési feltételeinek biztosítása. Eljárási dokumentációk rendelkezésre bocsátása, tender anyagok átadása, szakmai döntés elıkészítı javaslatok megfogalmazása és elıterjesztése a Bontó/Bíráló Bizottság munkájának szakértı és adminisztrációs támogatása, a bizottsági ülések megszervezése, elıkészítése, lebonyolítása. Közbeszerzési tárgyalások lebonyolítása. Az eljárások adminisztrációjának követése és dokumentálása. Jegyzıkönyvek vezetése és az érintettek részére történı megküldése. Az ajánlati biztosíték teljesítésével kapcsolatos tevékenység ellátása, ideértve a biztosíték formájától függıen a nyilvántartást, az iratok megırzését és a Kbt.-ben meghatározott esetben azok visszaszármaztatásának teljesítését, nem értve ide a letéti összegek kezelését és egyéb pénzkezelési feladatok ellátását (ezek az ajánlatkérı 23
• • • • • • • • • • •
belsı szabályzatai szerinti hatáskörrel rendelkezı szervezeti egységek feladatai, Részvétel és szakértıi támogatás a jelentkezések, az ajánlatok értékelésében, az értékelés szakértıi ellenırzése. Eredményhirdetés lebonyolítása Ajánlattevık tájékoztatása az eljárást lezáró döntésrıl, az összegzésrıl illetve mindazon intézkedések megtétele illetve fogadása, amiket a Kbt. Lebonyolító számára kötelezıen elıírt. Tájékoztatók, közzétételek, egyéb közlemények elıkészítése, dokumentáció megszerkesztése, az összeállítása közbeszerzési ellenırzése. Eredményhirdetések adminisztrációs, szervezési feladatainak lebonyolítása. Eredményes eljárást követıen a szerzıdéskötést elıkészítı feladatok elvégzése. A közbeszerzési iratok nyilvántartása, rendszerezése, a SMF megbízása alapján a szünetelı irattár fenntartása, és mőködtetése. Közbeszerzés adatainak folyamatos karbantartása az Egyetem honlapján (www.semmelweis-egyetem.hu). Közzétételek hirdetményben illetve honlapon történı bonyolítása és dokumentálása. Szerzıdési monitoring rendszer kiépítése és mőködtetése, Szakértı cégként mőködik közre az alábbi hirdetmények közzétételében o Tájékoztató a szerzıdések teljesítésérıl, módosításáról o Az eljárások Megbízó érdekkörében felmerült okból történı módosítása, visszavonása
Külsı, eseti lebonyolító, illetve egyéb közremőködı szakértı bevonása esetén: • Kapcsolattartás, együttmőködés az ÁKB döntése alapján bevont szakértı, más lebonyolító szervezet munkatársaival. • Figyelemmel kíséri a külsı szakértı, más lebonyolító szervezet tevékenységét a közbeszerzési eljárás folyamatát, szükség szerint információkkal segíti a tevékenységet. • Külsı, eseti lebonyolító, illetve egyéb közremőködı szakértı alkalmazása esetén ellenırzi a bevonásra került szakértı közremőködı tevékenységét. 7.5.
Közbeszerzési szerzıdés módosítása, kiegészítése A közbeszerzési eljárás során létrejött szerzıdések módosításának, kiegészítésének igénye esetén az erre vonatkozó igény részletes leírásával és az erre vonatkozó az érvényes szerzıdés csatolásával kell a Lebonyolítóhoz fordulni. Az igény közbeszerzési szempontból való minısítését a Lebonyolító végzi, szükség szerint BML alkalmazásával. BML mellızésére akkor kerül sor, ha módosítás, kiegészítés nem irányul beszerzési igény kielégítésére. Adat- illetve információhiány esetén a Lebonyolító a hiánypótlására hívja fel az igénylı szervezetet. Ennek keretében okiratok, nyilatkozatok, egyéb dokumentumok kérhetık be, szakmai, jogi, pénzügyi elıkészítı munkálatok végezhetık. A szerzıdésmódosítás illetve kiegészítés engedélyezésérıl az ÁKB dönt. 24
A részletes feltételeket ez alapján kell meghatározni, külön figyelemmel arra, hogy a Kbt. csak nagyon szőkkörben teszi lehetıvé a közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerzıdés-módosítását, valamint az ezzel egy tekintet alá esı kiegészítését. A szerzıdés módosításáról illetve kiegészítésérıl közbeszerzési memorandum készül, amely a változások alapdokumentuma. A Közbeszerzési memorandum (12. sz. melléklet) tartalmazza, a felek megnevezését (azonosító adatok feltüntetésével) a szerzıdés tárgyát, tartalmát és egyéb lényeges feltételeit, ideértve különösen a teljesítési és pénzügyi feltételeket. • Az alapszerzıdés eredeti vagy hiteles másolati példányát, • A partner aktuális cégiratait (illetve vállalkozási engedélyét) másolatban. • A változások jegyzékét. • A módosítási okiratot. • A módosítást követı hatályt és érvényességet. • Pénzügyi és jogi, valamint közbeszerzési ellenjegyzést. • Nyilatkozatokat a szakmai megfelelıségrıl. A szerzıdés-módosítás közbeszerzési memorandumait a Közbeszerzési Értesítıben közzétett hirdetmény zárja le. 7.6.
Közbeszerzési eljárás nyilvánossága A Lebonyolító által szolgáltatott tartalommal a SMF folyamatosan közzéteszi az egyetem honlapján a közbeszerzési eljárásaival kapcsolatos eseményekrıl, a Kbt. 31. § - (1) bekezdésében elıírtaknak megfelelıen, az alábbi közbeszerzési dokumentumokat: a) a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) b) a Kbt. 9. § (1) bekezdés k) pontja alkalmazásával megkötött szerzıdéseket; c) az elızetes vitarendezéssel kapcsolatos Kbt. 79. § (2) bekezdése szerinti adatokat; d) a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában da) a kérelem e törvényben meghatározott adatait (Kbt. 137. § (9) bekezdés), db) a Közbeszerzési Döntıbizottság szerzıdés megkötését engedélyezı végzését (Kbt. 144. § (4) bekezdés e) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerzıdéseket; f) a szerzıdés teljesítésére vonatkozó következı adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre, a szerzıdı felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerzıdésszerő volt-e, a szerzıdés teljesítésének az ajánlatkérı általi elismert idıpontját, továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének idıpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét; g) a külön jogszabályban meghatározott az éves statisztikai összegzést; Az (1) bekezdés f) pontja szerinti adatok, információk közzétételének idıpontjáról a Kbt. 31. § (6) bekezdése rendelkezik, mely szerint • a szerzıdések teljesítésére vonatkozó adatokat a mindkét fél általi teljesítésétıl számított 15 munkanapon belül közzé kell tenni. • az egy évnél hosszabb vagy határozatlan idıre kötött szerzıdés esetében a szerzıdés megkötésétıl számítva évenként kell a közzétett adatokat aktualizálni. 25
A Kbt. 31. §. (1) bekezdés szerint közzétett adatok elérhetıségét a 31. § (3), (4) illetve (5) bekezdésben meghatározottak szerint kell biztosítani, az alábbiak szerint: • a (1) bekezdés a) pontszerinti közbeszerzési tervnek a honlapon a következı évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történı közzétételéig, • az (1) bekezdés c) - d) és f) - g) pont szerinti adatoknak, információknak a 34. § (2) bekezdése szerinti idıpontig, azaz 5 évig, • az (1) bekezdés b) és e) pontja szerinti szerzıdéseknek a teljesítéstıl számított 5 évig. Az f) pont szerinti szerzıdések teljesítésének közzététele a „Adatlap a szerzıdések teljesítésérıl” elnevezéső nyomtatvány (13/a. számú melléklet) adatai alapján történik. Az Adatlapot a kitöltési útmutató (13/b. számú melléklet) szerint kell kitölteni, mely a Lebonyolító és a GMF feladata. A SMF, a Lebonyolító szakmai elıterjesztésében további döntéseket hozhat az egyes közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos információ közzétételérıl, a nyilvánosság biztosításáról, az Egyetem, mint ajánlatkérı tervezett közbeszerzéseirıl.
8.
JOGORVOSLATI ELJÁRÁS A Kbt. szerinti jogorvoslati eljárás megindítása esetén az errıl való tudomásszerzésrıl, a kapcsolódó írásbeli anyagokról, az eljárást megindító kérelemrıl a Lebonyolító haladéktalanul értesíti az érdekelt szervezeti egységeket. A Lebonyolító összeállítja a rendelkezésére álló közbeszerzési dokumentációt. Beszerzi a szervezeti egységek írásbeli véleményét és rendszerezetten iratjegyzék kíséretében a Döntıbizottság felhívásának megfelelıen, becsatolja a jogorvoslati eljárás anyagába. A Lebonyolító írásbeli felhívására az érdekelt szervezeti egységek vezetıi a felhívásból megjelölt idıtartalmon belül, kötelesek álláspontjukról a Lebonyolítót értesíteni. A jogorvoslati eljárásban az adott szakterületnek továbbá eltérı döntés hiányában a Lebonyolítónak a részvétele kötelezı. A Lebonyolító írásbeli kérelmére a jogorvoslati eljáráshoz szükséges írásbeli meghatalmazásokat és nyilatkozatokat a megjelölt határidın belül ki kell adni. Jogorvoslati eljárásban az ügyvédi - hivatalos közbeszerzési tanácsadói képviselet kötelezı. Az Ajánlatkérınek és/vagy a Lebonyolítónak az eljárás elıkészítése során az észrevételeit, kérelmét illetve ellenkérelmét indokolással ellátva írásban kell bizonyítási indítványok megjelölésével az ajánlatkérı és/vagy a Közbeszerzési Döntıbizottsághoz elıterjesztenie. A Lebonyolító a jogorvoslati eljárásban az adott közbeszerzési ügyben eljárt hivatalos közbeszerzési tanácsadó támogatásával vesz részt. Egyetemi érdekkörben fellépı személyek számára alapvetı kötelezettség az ügy, kedvezı elbírálásának elısegítése. A Közbeszerzési Döntıbizottság határozatáról az érdekelt feleket, a döntéshozót értesíteni kell és az adott eljárással kapcsolatos döntési javaslatot szükség szerint a Lebonyolítónak kell megfogalmaznia. 26
A résztvevık számára a Kbt.-ben rögzített határidık feltétlenül betartandók.
9. ELEKTRONIKUS KÖZBESZERZÉS Az elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények, árlejtés valamint az elektronikusan úton történı beszerzés vonatkozórészletes szabályait, külön jogszabály határozza meg. A Kbt 72.§ (5) bekezdése alapján az ajánlatkérı az ajánlatok értékelését követıen elektronikus árlejtést kezdeményezhet, amennyiben azt az ajánlati vagy ajánlattételi felhívásban elızetesen jelezte. Az Egyetem vonatkozásában csak szolgáltatóval lehet megvalósítani. Az szolgáltató kiválasztásánál figyelemmel kell lenni referenciára, valamint a beszerzés tárgya szerinti területen szerzett tapasztalatira a költséghatékonyságon túl. A közbeszerzési dokumentáció alapbizonylataként továbbra is a papíralapú ügyirat szolgál azzal, hogy a biztonságtechnikai szempontokra tekintettel az elektronikus iratoknak a papíralapra transzformált részét kell hitelesíteni.
10. NYILVÁNTARTÁS Közbeszerzési eljárások nyilvántartását a Lebonyolító folyamatosan végzi. A közbeszerzési eljárás nyilvántartásnak legalább tartalmaznia kell: • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
sorszámot az eljárás azonosító számát (Nyilvántartási szám), Közbeszerzést igénylı szervezet nevét Közbeszerzés tárgyának megnevezését, Beszerzés forrását Közbeszerzés tárgyát Közbeszerzési eljárás fajtáját Szerzıdés típusát Közbeszerzés becsült értékét nettó Ft-ban Közbeszerzés becsült értékét bruttó Ft-ban Megkötött szerzıdés értékét bruttó Ft-ban Az ÁKB határozat napját az eljárás indíthatóságáról Hirdetmény megjelenésének / Ajánlatkérés kiküldésének napját Ajánlatok bontásának napját Eredményhirdetés napját Szerzıdés megkötésének napját Szerzıdés lejárat idıpontját Szerzıdés teljesítését, Megjegyzés: változás, kiegészítés, módosítás esetén a változás, kiegészítés napját,
Lebonyolító az eljárások lefolytatása során az eljárást kísérı Témalapot köteles vezetni, melyen az eljárás hirdetmény hivatkozási azonosító számát és tárgyának megnevezését fel kell tüntetni, A Függelék 1. Irattározás c. pontjában található Témalap egyúttal iratjegyzékként is szolgál. Tartalmaznia kell az eljárás során keletkezett dokumentumokat és az eljárás lényeges mozzanatait. 27
A közbeszerzési eljárásokat írásban kötelezı dokumentálni. A keletkezett iratokat, feljegyzéseket, okiratokat, hatósági megkereséseket, jegyzıkönyveket, levelezéseket, megállapodásokat, szerzıdéseket, azok kiegészítéseit, módosításait ezzel kapcsolatos jelentéseket, összegzéseket meg kell ırizni. A Lebonyolító feladata a közbeszerzési eljárások során keletkezett iratok kezelése és ırzése. Az irat megırzési kötelezettség 5 év. A szünetelı irattár tartalmazza a lezárult közbeszerzési eljárás iratait, amelyek onnan bármikor felvehetık. A szünetelést megszakítja a pótirat, amelyet az alapügy irataihoz kell csatolni. Pótiratnak minısül minden irat, amely a szerzıdéskötést követıen keletkezik.
Az eljárást kísérı dokumentumok: • • • • • • • • • •
Eljárást indító dokumentum (tárgy, mennyiség, fedezet, felelısségi személyi feltételek, belsı ellenırzés menete, eljárásba bevont személyek, szervezetek), Nyilatkozatok, ellenjegyzések, határozatok, állásfoglalások, Ütemezés, Hirdetmények, ajánlati, részvételi dokumentációk, segédletek, Ajánlatok, részvételi jelentkezések, Ajánlattevık kiegészítı tájékoztatása, Jegyzıkönyvek, Egyéb iratok, levelezések, tájékoztatók, Szerzıdés, teljesítés dokumentumai, Közbeszerzési memorandum - szükség szerint- (12. sz. melléklet).
Az Lebonyolító gondoskodik arról, hogy a közbeszerzési eljárás dokumentumaiba kizárólag csak az arra jogosultak, az eljárásban közremőködık - tekinthessenek be a közbeszerzési eljárás lezárásáig. A betekintés idıpontjait, célját és a betekintı személyét dokumentálni kell. A szerzıdéskötést követıen a közbeszerzési eljárás során keletkezı valamennyi iratot és dokumentumot az Témalapon történı kimutatásával az Lebonyolító köteles kezelni és az irattárban megırizni. Külsı lebonyolító, egyéb közremőködı bevonása esetén a közbeszerzési eljárás teljes iratanyagát iratjegyzék alapján a Lebonyolító veszi át és gondoskodik az átvett iratok megırzésérıl. A közbeszerzési eljárások elıkészítésének kezdı idıpontja és a szerzıdéskötés idıpontja közötti idıszakban keletkezett valamennyi, az adott eljáráshoz kapcsolódó iratanyagot, dokumentumot iratjegyzék kíséretében az Lebonyolító veszi át az egyéb bevonásra került közremőködı szakértıtıl. Ajánlatkérı és az érdekkörében eljáró személyek és szervezetek felelısséggel tartoznak azért, hogy közbeszerzési eljárás során keletkezett minden iratanyagba és dokumentumba – az adatkezelésre vonatkozó jogszabályok betartása mellett – a feladatkörükben eljáró és megbízólevéllel rendelkezı külsı és belsı ellenırzést végzı szerv vagy személy az ellenırzési programmal összefüggıen betekinthessen, a vonatkozó valamennyi információt megismerhesse, és azok valódiságáról meggyızıdhessen. 28
11. HIVATALOS KÖZBESZERZÉSI TANÁCSADÓ Az Egyetem, mint ajánlatkérı jogosult a közbeszerzési eljárással kapcsolatban a felhívás és a dokumentáció elıkészítésébe továbbá lefolytatásába hivatalos közbeszerzési tanácsadót bevonni. A Hivatalos közbeszerzési tanácsadó kijelölése az ÁKB feladata, illetve a kijelölést a Lebonyolító hatáskörébe utalja. Az ÁKB eltérı rendelkezése hiányában a Lebonyolító vagy a Lebonyolító által kijelölt hivatalos közbeszerzési tanácsadó jár el. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó feladata annak megállapítása, hogy a Bíráló Bizottság vagy a Lebonyolító által rendelkezésére bocsátott dokumentumok, felülvizsgált eljárási cselekmények teljes körően megfelelnek a közbeszerzésekre vonatkozó hatályos jogszabályoknak, ilyen esetben az eljárást megindító dokumentum ellenjegyzését a hivatalos közbeszerzési tanácsadótól igényelni kell.
12. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ELLENİRZÉSE Közbeszerzési ellenjegyzés: A közbeszerzési szabályzatban megjelölt személy - hivatalos közbeszerzési tanácsadó vagy ügyvéd-hivatalos közbeszerzési tanácsadó - az eljárást megindító és az eljárást lezáró dokumentumot megvizsgálja abból a szempontból, hogy az megfelel-e a közbeszerzésnek illetıleg a közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek. Jogi ellenjegyzés: a közbeszerzési eljárás teljes dokumentációjának, valamint az eljárás eredményeképpen megkötött szerzıdésnek, szerzıdés mellékleteinek megvizsgálása abból a célból, hogy az megfelel-e a jogszabályok és az egyetemi belsı szabályok rendelkezéseinek, illetve az Egyetem érdekeinek. E feladatot az Egyetem Jogi Csoportja illetve az esetenként felkért ügyvéd-hivatalos közbeszerzési tanácsadó látja el. Eseti ellenırzés: a BB, ÁKB, Titkár hivatalos közbeszerzési szakértıi minıségében, valamint egyéb közremőködı lebonyolító jogosult ellenırzésre dokumentumok bekérésével, írásbeli elemzések kérésével, illetve személyes beszámoltatással. Munkafolyamatba épített ellenırzés: az Egyetem a szabályzataiban a munkafolyamatokba történı ellenırzési lépéseket iktat be, mely a folyamat érintett pontján automatikusan megvalósul. Az ellenırzés eredményeinek visszacsatolása révén biztosítható a folyamat hatékony és szabályos mőködése. Vezetıi ellenırzés: az Egyetem felsı vezetıi, a Lebonyolító ügyvezetıje, illetve a beszerzés tárgya szerint érintett funkcionális szervezeti egység vezetıje, valamint a beszerzéssel érintett szervezeti egységek vezetıi ellenırzési feladatokra az alábbi módon:
Írásbeli tájékoztatást kér a folyamatban lévı eljárásról. Jogosult betekinteni a közbeszerzési eljárások iratanyagába (a betekintést dokumentálni kell, titoktartási nyilatkozatot (8. sz. melléklet) igényelni szükséges). Véleményt formál az eljárások bonyolításáról, a döntés elıkészítésrıl. Véleményét megküldeni az adott eljárás BB - nak, illetve a beszerzés tárgya szerint érintett fıigazgatónak. 29
Függetlenített Ajánlatkérıi ellenırzés: az Egyetem ajánlatkérıi minıségében független szakértıvel vizsgáltathatja meg az adott eljárás dokumentumait. Belsı ellenırzés az Ajánlatkérı belsı rendszerének megfelelıen: az Egyetem szervezeti rendjébe illesztett ellenırzı szervek munkarendjük szerinti, vagy ad - hoc vizsgálatot tarthatnak, melynek során ellenırizhetik a teljes beszerzési folyamatot, annak minden dokumentumát. Ellenırzésre feljogosított szerv, személy vagy hatóság részére a Lebonyolító biztosítja, hogy külsı szervezetek szabályozott ellenırzési tevékenységük során hozzájussanak minden szükséges adathoz, dokumentumhoz a vonatkozó jogszabályok betartása mellett. Az ellenırzés megkezdésérıl, típusáról az ellenırzést végzı személyek nevének feltüntetésével jegyzıkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza a vizsgálati körbe vont esetek rövid leírását és azt, hogy az ellenırzés dokumentum alapú vagy, ezen kívüli körre is kiterjed. Az ellenırzéssel érintett ügyekben eljáró személyek rendelkezésre állását biztosítani kell, lehetıvé kell tenni, továbbá azt is, hogy észrevételeket tehessenek. Az ellenırzést végzı részére, ha igényli, zárt adatkezelést kell biztosítani. Az ellenır jelentésére, megállapításaira véleményezés jogosultságát a Lebonyolító számára biztosítani kell. A Lebonyolítónál Felügyelı Bizottság mőködik, amely általános és eseti ellenırzések lefolytatására egyaránt jogosult.
13. ELJÁRÁSBAN RÉSZTVEVİK FELELİSSÉGE Az eljárásban részt vevık - fı szabályként - részvételük mértékében és részvételükkel érintet kérdésekben, azok következményeiért felelısek. A Szervezeti Egységek vezetıi, jelölésük esetén kötelesek az Egyetem közbeszerzési eljárásainak Bíráló Bizottságában részt venni, a szakmai felkészültségüknek megfelelı feladatokat a bizottsági munkában ellátni. A szakmai képzettséget, felkészültséget meghaladó feladatokra a szervezeti egységek vezetıi, munkatársai nem kérhetık fel. Ilyen esetben a szervezeti egység vezetıi kötelesek szignalizálni. A szignalizációt a Lebonyolító haladéktalanul az ÁKB elé terjeszti. A szervezeti egység vezetıje felelıs az adatszolgáltatások valódiságáért, határidıben történı szolgáltatásáért, az egyes igények megfogalmazásának szakszerőségéért, a vállalt fedezet biztosításáért, illetve annak központi elvonása esetén az Lebonyolító írásbeli tájékoztatásáért. A Lebonyolító által nem véleményezett, nem minısített megrendelések, szerzıdések, vásárlások, egyéb kötelezettségvállalások esetén a belsı szabályzatok megszegéséért, a szabálytalan kötelezettség vállalásáért valamint a közbeszerzési eljárás elmulasztásából eredı felelısség az adott szervezeti egység elsı vezetıjét terheli. Az adott közbeszerzési eljárás során igénybe vett külsı szakértık és egyéb közremőködık, eseti lebonyolítók, hivatalos közbeszerzési tanácsadó, szakértık ügyvédek felelısségérıl a megkötött szerzıdésben kell rendelkezést adni. Az Lebonyolító felelısséggel tartozik minden, hatáskörében meghozott döntésért, minden, hatáskörét túllépı döntéseiért is. 30
Felelısséggel tartozik továbbá a közbeszerzési tervek, minısítések szakszerőségéért, a nyilvántartások vezetéséért, a rendelkezésre álló adatok alapján tett közzétételekért, adatszolgáltatásokért. A döntéshozó és javaslattevı Testületek tagjai összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot (6. sz. melléklet) kötelesek tenni. Szükség esetén az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat mellett, a bizottsági tagok és egyéb közremőködık bevonásuk mértékére és szakterületük mértékére tekintet nélkül közömbösségi nyilatkozatot (7. sz. melléklet) is kötelesek tenni. Az adott közbeszerzési eljárás során a tevékenység kifejtésének elıfeltétele az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat aláírása. Szükség esetén az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat mellett közömbösségi és titoktartási nyilatkozatot kell tenni. Az eljárások indítási dokumentumai közé tartozik a felelısségi rend (4. sz. melléklet), mely tartalmazza a, BB elnökének elfogadó nyilatkozatát, illetve az eljárás lebonyolítása során alkalmazott felelısségi rendet. Az adott közbeszerzési eljárásban bevonásra került szakértık a velük kötött szerzıdés szerint tartoznak felelısséggel. A Bíráló Bizottság a bevonásra került szakértı, egyéb közremőködı, eseti lebonyolító szóbeli illetve írásbeli figyelmeztetésére jogosult, ha az ajánlatkérı Egyetem érdekkörét sértı vagy veszélyeztetı kedvezıtlen tények, körülmények merülnek fel illetve, ha a jogsértés bekövetkezése valószínősíthetı. A bevonásra került szakértık a velük kötött szerzıdés alapján jogosultak figyelmeztetni az ajánlatkérıt illetve a Lebonyolító, ha megítélésük szerint jogszabály sértés gyanúja merült fel. Véleményeltérés esetén a Bíráló Bizottság dönt, ennek hiányában pedig az egyetem felsı vezetıi közül az, akinek a szakterületét érinti az adott beszerzési ügy, illetve az ÁKB. A közbeszerzési eljárások elıkészítése, lebonyolítása során hozott döntésekért a döntéshozók felelısséggel tartoznak. Az eljárást elindító dokumentum részvételi, ajánlati, ajánlattételi felhívás közbeszerzési, jogi megfelelıségérıl az ÁKB által kijelölt személy, ennek hiányában a Lebonyolítónál mőködı hivatalos közbeszerzési tanácsadó nyilatkozik azzal, hogy a közzétételre, vagy elküldésre kerülı felhívást ellenjegyzi.
14. LEBONYOLÍTÓ JOGÁLLÁSA, AZ EGYETEMMEL VALÓ KAPCSOLATRENDSZERE A Lebonyolító az Egyetem 100 % - os tulajdonában álló jogi személyiséggel rendelkezı önállóan gazdálkodó szervezet, amely a gazdasági társaságokról szóló törvény alapján jött létre, és a fıvárosi cégbíróság törvényességi felügyelete alatt mőködik. A Lebonyolító olyan szakértıi tevékenységet folytat, amelynek során alapvetı kötelezettsége a jelenlegi szabályzat érvényesítésével az Egyetem támogatása, a Beszerzési Szabályzatban rögzített feladatok maradéktalan ellátása. Az Egyetem és a szervezeti egységei valamint a Lebonyolító között szervezeti és mőködési kapcsolatokat, az Egyetem és a Lebonyolító közötti szerzıdés (14. sz. melléklet), a jelen Beszerzési Szabályzat és mindazok a belsı egyetemi szabályzatok tartalmazzák, amelynek betartására a Lebonyolító feltétlen és visszavonhatatlan kötelezettséget vállal. 31
A Lebonyolító hatáskörében önállóan jár el. 15.
100%-OS TULAJDONBAN LÉVİ VONATKOZÓ SZABÁLYOK
GAZDÁLKODÓ
SZERVEZETEKRE
Az Egyetem, mint alapító tulajdonos alapítói határozattal gondoskodik az alábbiakról: • •
16.
Az Ajánlatkérı 100% tulajdonában álló gazdasági társaságok beszerzéseinek tervezésére a szervezeti egységekre vonatkozó szabályok az irányadók. Az Ajánlatkérı 100% tulajdonában álló gazdasági társaságok beszerzéseinek minısítésére a Kbt. 9. § (1) bekezdés k), ka) valamint a Kbt. 6. § (1) bekezdés b) valamint a Kbt. 9. § (3), (4) bekezdésben foglalt szabályokat, az eljárások lebonyolítására a jelen szabályzatban foglalt általános szabályokat kell, megfelelıen alkalmazni.
ÖNÁLLÓAN MŐKÖDİ KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEKRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK A önállóan mőködı költségvetési szervekre a jelen szabályzat szervezeti egységekre vonatkozó szabályait kell alkalmazni.
17.
KÖZÉRDEKŐ (üvegzseb)
ADATOK
KÖZZÉTÉTELÉHEZ
ADATSZOLGÁLTATÁS
A Lebonyolító a SMF egyidejő tájékoztatásával, gondoskodik arról, hogy a közbeszerzési eljárások keretében 5 millió forint felett kötött szerzıdésekrıl, havi rendszerességgel adatot szolgáltat a Gazdasági Mőszaki Fıigazgatóság részére, az elıírt alábbi adattartalmú táblázattal. Táblázat tartalma: • Szerzıdés típusa • Szerzıdés tárgya • Szerzıdést kötı másik fél • Szerzıdés nettó értéke • Szerzıdés idıtartama (tól – ig) 18.
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen szabályzat a Szenátus által történı elfogadásának napján lép hatályba. Egyidejőleg a 20/2007. (II. 22) számú határozattal megalkotott és többször módosított Beszerzési Szabályza,t valamint annak módosításai hatályukat vesztik. Jelen szabályzat rendelkezéseit a hatálybalépést követıen megkezdett közbeszerzésekre, beszerzésekre, e közbeszerzési eljárások alapján megkötött szerzıdésekre, szerzıdés-módosításokra és jogorvoslati eljárásokra kell alkalmazni.
Budapest, 2012. május 31. Dr. Tulassay Tivadar s.k. rektor 32
MELLÉKLETEK
33
1.
sz. melléklet Beszerzés minısítés folyamata (ábra)
2/a
sz. melléklet Beszerzés minısítı (BML) lap (Külön excel fájl)
2/b
sz. melléklet Beszerzés minısítı lap kitöltési útmutató
3/1-4 sz. melléklet Elıterjesztés Beszerzés tárgya Pénzügyi fedezet Közbeszerzési eljárás Engedély az eljárás indítására 4. sz. melléklet
Közbeszerzési eljárás felelısségi rendje
5/1. 5/2.
sz. melléklet Megbízás Bíráló Bizottság elnök feladatainak ellátására sz. melléklet Megbízás Bíráló Bizottság tagi feladatainak ellátásra
6.
sz. melléklet Összeférhetetlenség és titoktartási nyilatkozat Bíráló Bizottság elnöke /tagja
7
sz. melléklet Közömbösségi nyilatkozat (Általános) szükség szerint (minta)
8.
sz. melléklet Titoktartási nyilatkozat szükség szerint (minta)
9.
sz. melléklet Bírálati lap
10.
sz. melléklet Bírálati lap 2 szakaszos eljárás részvételi szakaszáról
11.
sz. melléklet Határozat
12.
sz. melléklet Közbeszerzési memorandum
13/a sz. melléklet Adatlap a szerzıdés teljesítésérıl 13/b. sz. melléklet 14.
Adatlap a szerzıdés teljesítésérıl kitöltési útmutató
sz. melléklet Beszerzési Kft és Egyetem feladatai
34
1. sz. melléklet
Beszerzés minısítés folyamata Beszerzı szervezeti egység / igénylés
100e Ft alatti vagy feletti
Alatt Nem szükséges Beszerzés Minısítı Lap (BML) kitöltése
Feletti Beszerzés Minısítı lap (BML) kitöltése a beszerzı szervezeti egységnél
Minısítésre beküldés SMF-re
Szakmai ellenjegyzés (BML kitöltési útmutató szerinti illetékes igazgatóság) Nem
Intézkedésre SMF-nek, vagy hiánypótlásra a beszerzést igénylınek
SMF megbízásából a minısítı a BML teljességét ellenırzi.
Igen A SMF megbízott Minısíti a beszerzést
Szükséges közbeszerzési eljárást lebonyolítani?
Nem Szervezeti egység saját hatáskörben beszerezheti
Igen Semmelweis Beszerzési Kft
35
2./a. sz. melléklet
BESZERZÉS MINİSÍTİ LAP (BML) (új igény minısítésére) (Külön, excel fájlban)
36
2/b. melléklet
Beszerzés Minısítı Lap (BML) Kitöltési útmutató
Nem kell kitölteni az érvényes közbeszerzési szerzıdésekbıl történı megrendelés esetén (Honlap/Egyetemi adatok/Közérdekő-adatok/Közbeszerzési-szerzıdések/) B táblázat A beszerzést igénylı szervezet, a számára szükséges, bruttó 100 ezer Ft érték feletti áru, szolgáltatás, beruházás megrendeléséhez a „B” táblázat kitöltésével, aláírásával és továbbításával kezdeményezi. Amennyiben valamelyik kitöltendı részbe nem fér el a beírandó tartalom, úgy a BML - hez mellékletet kell csatolni sorszámozással, megjelölve a vonatkozó kiegészítés kapcsolódási helyét. B-1 Beszerzést igénylı szervezet adatai értelemszerően B-2 Beszerzés jellege, tárgya, és egyéb részletezı adatai: a beszerzendı áru, szolgáltatás, építési beruházás megnevezése és kért jellemzıi értelemszerően B-3 Beszerzés mennyisége: jellemzı mennyiségi meghatározás (pl. 10 db számítógép, 500 m2 mőtı terület felújítás, stb.), amennyiben van egységár, kérjük azt is megadni B-4 Beszerzés értéke: • a beszerzés tárgyáért a beszerzés idıszakában elvárható ellenérték (ár, szolgáltatási díj, vállalkozási díj) nettó és bruttó Ft-ban meghatározva • az érték megállapítás módszerének jelölése: elıirányzat: beszerzınél e célra rendelkezésre álló fedezet becsült: hasonló beszerzések, normatívák, fajlagos mutatók alapján képzett ár költségvetés: az adott beszerzés elızetes kalkulációja (pl. tervezıi költségvetés) egyéb: pl. több ajánlat összevetésével • az egy éven belül azonos tárgyú beszerzések értékének összegezett értéke B-5 és B-6 értelemszerően B-7 Szerzıdésre vonatkozó tervezett határidık: a kezdés, az eljárás eredményeként létrejövı szerzıdés megkötésének várható idıpontját és a befejezés, vagyis a szerzıdés teljesítésének várható idıpontját kell itt megadni.
Sz táblázat A szakmai megfelelıség adatait az illetékes központi szervezet tölti ki. Ha a beszerzést igénylı szervezet B táblarészben szereplı adatai egyértelmőek, a BML továbbításra kerül a SMF-nak. Amennyiben adat kiegészítés, vagy pontosítás szükséges, a szakterület visszaküldi az igénylınek, és csak a kért kiegészítés után továbbítja intézkedésre.
L-táblázat A közbeszerzési eljárást lebonyolító szervezet tölti ki. L-1 Itt kerül meghatározásra, hogy kell-e a beszerzésre közbeszerzési eljárást lefolytatni. L-2 Amennyiben közbeszerzést kell lebonyolítani, azt a Semmelweis Beszerzési Kft bonyolítja le, ha nem, akkor indoklással, a beszerzés meghatározásának módjával vissza kell küldeni az igénylınek L-3 Az eljárás tárgya szerinti besorolás meghatározása L-4 A lebonyolításra kerülı eljárás jelölése L-5 Az eljárás fıbb eseményeinek határideje (ami nem biztos, hogy megegyezik a beszerzı által elképzelt és igényelt határidıvel) L-6 Az eljárás lebonyolítója részérıl kijelölt személy és elérhetıségének meghatározása A kitöltött BML az aláírás után visszaküldésre kerül a beszerzést igénylı szervezetnek, amely a közbeszerzési eljárás lebonyolítására vonatkozó megrendelés visszaigazolását is jelenti. Az igénylı szervezet köteles a BML-t a beszerzésre megkötött szerzıdéssel együtt és azzal egyidejőleg megırizni.
37
3./1. sz. melléklet
Elıterjesztés Címzett: Állandó Közbeszerzési Bizottság elnöke: ………………………………….. rektor I. RÉSZ: A BESZERZÉS TÁRGYA Tárgy leírás, specifikáció (utalás az esetleges mellékletre): ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………. A beszerzés célja: …………………………………………………........................................... …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. A közbeszerzés indokoltságának és fontosabb elızményeinek bemutatása: …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………….
Specifikációt készítette: ……………………………………………………………………… Indító (igénylı, felhasználó) szervezet:………………………………………………………. Készítette: a.) egy szervezeti egységet érintı beszerzésnél a szakmailag illetékes szervezeti egység vezetıje:
………………………………….. név
…………………………………. aláírás
b.) több szervezeti egységet érintı beszerzésnél az írásos információk alapján a témafelelıs referens
………………………………….. név
…………………………………. aláírás
Budapest, …… év ……………….. hó …… nap.
…………………………………. SMF FİIGAZGATÓ
38
3./2. sz. melléklet
II. PÉNZÜGYI FEDEZET Becsült érték: ………………………………. Ft Fedezet forrása: ………………………………………………………………………………. Beszerzés gazdasági indokai: ………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. Fizetési feltételek (pénzügyi konstrukció): ………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………..... ………………………………………………………………………………………………. Fedezetigazolás: Nyilatkozom, hogy a fedezet …………………,- Ft összegben a fent megjelölt forrás szerint rendelkezésre áll. Készítette: a.) egy szervezeti egységet érintı beszerzésnél a szakmailag illetékes szervezeti egység gazdasági vezetıje:
………………………………….. név
…………………………………. aláírás
b.) több szervezeti egységet érintı beszerzésnél az írásos információk alapján a témafelelıs közbeszerzési referens
………………………………….. név
…………………………………. aláírás
Budapest, …… év ……………….. hó …… nap.
…………………………………….. GAZDASÁGI FİIGAZGATÓ
39
3./3. sz. melléklet
III. RÉSZ: KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS Közbeszerzési minısítés (eljárás fajtája):……………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………... Közbeszerzési terv: közbeszerzési terv tartalmazza a beszerzést közbeszerzési terv módosítani szükséges (megfelelı szöveg aláhúzandó)
Kötendı szerzıdés fajtája (jogi konstrukció):……………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. Javasolt elıkészítı és lebonyolító bizottság: Elnök: Tagok:
………………………………………. ………………………………………. ………………………………………. ………………………………………. ………………………………………. ……………………………………….
Témafelelıs: ………………………………………………. Javasolt lebonyolító személy (szakértı), szervezet megnevezése:……………………… ……………………………………………………………………………………………… Eljárást lezáró döntésre jogosult: ………………………………………….. rektor Eredményes eljárás esetén a kötelezettségvállaló: Dr. Tulassay Tivadar, rektor Készítette és a szükséges mellékleteket csatolta a témafelelıs közbeszerzési referens:
………………………………. aláírás Budapest, …… év ……………….. hó …… nap . Közbeszerzési minısítést végezte: …………………………………….. Lebonyolító szervezet ügyvezetıje Az elıterjesztésben foglaltakkal egyetértek:
…………………… SMF fıigazgató
40
…………………. gazdaságifıigazgató
3./4. sz. melléklet
Az elıterjesztésben foglaltakat az ÁKB ……………………-iki határozata alapján támogatom, a közbeszerzési eljárás indítható:
Budapest, …… év ……………….. hó …… nap ………………………..
rektor
41
4. sz. melléklet beszk-…………/………….
A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS FELELİSSÉGI RENDJE
A Kbt. 22.§ (1) bekezdése értelmében, „Az ajánlatkérı köteles meghatározni a közbeszerzési eljárásai elıkészítésének, lefolytatásának, belsı ellenırzésének felelısségi rendjét, a nevében eljáró, illetıleg az eljárásba bevont személyek, illetıleg szervezetek felelısségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal. Ennek körében különösen meg kell határozni az eljárás során hozott döntésekért felelıs személyt, személyeket, illetıleg testületeket.” A Kbt. fenti rendelkezése értelmében az ………Ajánlatkérı…. a …….…………közbeszerzési eljárás tárgya és fajtája ……………….elıkészítése és lefolytatása során felelısként az alábbi személyeket jelölöm ki.
Az eljárás lebonyolításáért, közbeszerzési megfelelıségért felelıs szervezet: Megnevezés: ………………………………
Az értékelésért felelıs Bíráló Bizottság elnöke. Név: ……………………………………… Munkakör: ………………………………. Aláírás: …………………………….. Budapest, 20…… …………….. ………….
A döntésért felelıs: A Semmelweis Egyetem rektora.
Budapest, 20……. ……………. …………..
rektor
42
5./a. sz. melléklet
Megbízás Név:………………………………………… Beosztás: …………………………………..
Az ÁKB ……………………………………………………………….. tárgyú döntése alapján megbízom az eljárásban résztvevı Bíráló Bizottság elnöki feladatainak ellátásával.
Budapest, 20…. ……………….. …….
………………………………. rektor
A megbízást elfogadom. Távollétemben / akadályoztatásom esetén ………………………………………………. (név) ………………………………..………… (beosztás) helyettesít.
Budapest, 20…. ……………….. …….
……………………………… aláírás
Mellékletek • Összeférhetetlenségi és titoktartási Nyilatkozat • Közömbösségi Nyilatkozat
43
5./b. sz. melléklet
Megbízás
Név:………………………………………… Beosztás: …………………………………..
Az ÁKB ……………………………………………………………….. tárgyú döntése alapján megbízom az eljárásban résztvevı Bíráló Bizottság tagi feladatainak ellátásával.
Budapest, 20…. ……………….. …….
………………………………. rektor
A megbízást elfogadom. Távollétemben / akadályoztatásom esetén ………………………………………………. (név) ………………………………..………… (beosztás) helyettesít.
Budapest, 20…. ……………….. …….
……………………………… aláírás
Mellékletek • Összeférhetetlenségi és titoktartási Nyilatkozat • Közömbösségi Nyilatkozat
44
6. sz. melléklet
sbkft-……-
/.20….
A Semmelweis Egyetem , ……………………………………………………………………… tárgyában indított ………………………………………. közbeszerzési eljárásban résztvevı Bíráló Bizottsági elnök /tagok/ Lebonyolító szervezet / témafelelıs referens
ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI- ÉS TITOKTARTÁSI NYILATKOZATA Alulírott bizottsági elnök / tag / Lebonyolító szervezet / témafelelıs referens kijelentem, hogy a (ajánlatkérı) által kiírt közbeszerzési eljárás során nem tartozom az alábbiakban részletezett, a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény 24. §-ában meghatározott összeférhetetlenségi szabályok hatálya alá. Kijelentem továbbá, hogy velem vagy az általam képviselt szervezettel szemben az eljárás elıkészítésével és lefolytatásával, funkcióink pártatlan és tárgyilagos gyakorlásával összefüggésben semmilyen összeférhetetlenségi ok, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevı gazdasági szereplıvel kapcsolatos más közös érdek nem áll fenn. Kijelentem továbbá, hogy az eljárásban ajánlattevıként, részvételre jelentkezıként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában részt vevı szervezetként nem veszek részt, az eljárással vagy annak elıkészítésével kapcsolatos tevékenységem nem eredményezi a verseny tisztaságának sérelmét. Tudomásul veszem, hogy az eljárással összefüggésben az általam megszerzett többletinformáció összeférhetetlenséget eredményez a közbeszerzési eljárásban való bármilyen formában történı részvételem esetén. Kijelentem továbbá, hogy semmilyen személyes-, üzleti- vagy más természető érdek nem főz a jelen eljárás bármilyen lehetséges, elképzelhetı eredményéhez, kimeneteléhez. Kijelentem, hogy a tender elıkészítése, illetve lebonyolítása, értékelése során kizárólag a hatályos jogszabályok, valamint az eljárás során megalkotott ajánlati felhívás és dokumentáció követelményei, feltételei szerint dolgozom, illetve alakítom ki álláspontomat, véleményemet. Kijelentem, hogy velem szemben a Kbt. 24. §-ban megfogalmazott összeférhetetlenségi ok nem áll fenn. Tudomásul veszem, hogy az eljárás során tudomásomra jutott minden adat, mind az ajánlatkérırıl, mind az ajánlattevıkrıl, az eljárásban más minıségükben részt vevı személyekrıl, szervezetekrıl, az eljárási cselekményekrıl, bizottsági munkáról titoknak minısül, azt harmadik személynek nem adom át, arról adatot nem szolgáltatok. Tudomásul veszem, hogy a Semmelweis Egyetem beszerzési szabályzata szerint a bíráló bizottsági elnököt / tagot titoktartási kötelezettség köti. A bizottsági munka hiteles dokumentuma az aláírt jegyzıkönyv. Ezen kívül a bizottsági tag a bizottsági munka befejezését követıen nem tarthat magánál semmilyen iratot, dokumentumot, munkaanyagot sem nyomtatott, sem elektronikus formában. Kijelentem, hogy az eljárást követıen az eljárás során birtokomban lévı minden iratot átadok a Lebonyolító részére, magamnál nem tartok semmilyen eredeti iratot, dokumentumot.
45
Kijelentem, hogy a fenti titoktartási kötelezettséget követelem meg minden munkatársamtól és általam irányított személyektıl, a fenti titoktartási nyilatkozatot betartom, és az általam irányított személyekkel betartatom.
Budapest, 20… …………… ………...
……………(név)…………….. …………(beosztás)…………
……………(név)…………….. …………(beosztás)…………..
elnök
bizottsági tag
……………(név)…………….. …………(beosztás)…………
……………(név)…………….. …………(beosztás)…………..
bizottsági tag
bizottsági tag
……………(név)…………….. …………(beosztás)…………
……………(név)…………….. Lebonyolító szervezet vezetıje
bizottsági tag
bizottsági tag
………………………………. ügyvéd bizottsági tag
……………………………...
témafelelıs referens
46
7. sz. melléklet
Közömbösségi nyilatkozat (Általános)
Alulírott, de itt is megnevezett…………………………………………………………….. (leánykori illetve elızı neve)……………………………………………………………… lakcím:…………………………………………………….. szem.ig.sz.: …………………………………………. Ezennel kijelentem, hogy mint a Semmelweis Egyetem ………………………………………………………………………………………….. tárgyú eljárásába bevont személy nem rendelkezem információval az adott közbeszerzési eljárásban résztvevıkrıl, azok eljárásbeli részvételérıl, elképzeléseikrıl, szakmai, pénzügyi, jogi feltételeirıl, a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos üzleti koncepcióról. Nincs tudomásom arról, hogy közeli hozzátartozóim illetve irányításom alatt levı személyek vagy feletteseim bármilyen módon kapcsolatba hozhatók a közbeszerzés résztvevıivel.
Év………………..hónap………………….nap
……………………………… aláírás Megjegyzés: kiállítása szükség szerint történik
47
8. melléklet
Titoktartási nyilatkozat
Alulírott de itt is megnevezett, ezennel kijelentem, hogy a ……………………………………………… közbeszerzési eljárás tárgyával kapcsolatban tudomásomra jutott, valamennyi tényt, adatot, információt megırzöm, arról felvilágosítást az Egyetemen kívül álló részére nem adok, tartózkodom minden olyan kijelentéstıl, amely alapján bárki, az adott közbeszerzési eljárásra vagy valamely részletére vonatkozóan felismerhet és beazonosíthat tényeket, adatokat, körülményeket, amely sérti vagy veszélyezteti az adott közbeszerzési eljárás tisztaságát.
……… év ……………….. hónap ……… nap
…………………………… Aláírás Megjegyzés: szükség szerint alkalmazandó minta
48
9. sz. melléklet
Bírálati lap Dátum: Közbeszerzés tárgya: ……………………………………………………………………….. Közbeszerzési száma: ……………………………………………………………………….. Bizottság elnöke: ……………………………………….. Bizottság tagjai …………………………………………. …………………………………………. …………………………………………. …………………………………………. Bírálat szempontja: • Legalacsonyabb összegő ellenszolgáltatás vagy • az összességében legelınyösebb ajánlat kiválasztásának szempontja, ha ez utóbbi a bírálat részszempontjai illetve elıfordulások esetén az alszempontok továbbá a hozzátartozó súlyszámok és értékelési pontszámok ajánlattevınként külön-külön és összesítve is táblázatban. Indokolás: Javaslat: Az eljárás lezáró határozata: Nyilatkozat az eljárás megfelelısségérıl:
49
10. sz. melléklet
Bírálati adatlap két szakaszos eljárás elsı részvételi szakaszáról Dátum: ………………………………………………………… Közbeszerzés tárgya: ……………………………………………………………………….. Közbeszerzési száma: ……………………………………………………………………….. Bizottság elnöke: ……………………………………….. Bizottság tagjai …………………………………………. …………………………………………. …………………………………………. …………………………………………. Hiánypótlásra utalás:
volt
/
nem volt
Érvényes jelentkezést benyújtók: 1. név székhely: 2. név: székhely: . . 3. név székhely: Az alkalmassági kritériumoknak való megfelelés leírása jelentkezınként. Érvénytelen jelentkezést benyújtók: 1. név székhely: 2. név: székhely: . . 3. név székhely: Az érvénytelenségre vezetı indok rögzítése jelentkezınként. Cégnév: ……………… .. indoklás :……………………………………….. Cégnév:………………… indoklás :………………………………………… Alkalmatlanság elıfordulása esetén a feltételeknek való megfelelés hiányának leírása jelentkezınként: Javaslat, indokolás
50
11. sz. melléklet
SEMMELWEIS EGYETEM Rektor
HATÁROZAT beszk-……..-…/20… Az Egyetem, az …………………… részére …………………………………………………. beszerzése tárgyban ……………………………………………. közbeszerzési eljárást folytatott. A Bíráló bizottsági ülés ……………………………. napján kelt jegyzıkönyvében foglaltak, valamint az ÁKB ………………………...-i határozata alapján 1. változat / az eljárás nyertese (i) …………………………………………………………….. a. A cég(ek) ajánlatát az eljárásban rögzített tartalomnak megfelelıen és az eljárás során rögzítettek szerint: Ajánlattevı neve: ………………………………… ………………………………… Ajánlattevı címe: Nettó átlagár: Ft ………………………………… Áfa: ………..% ………………………………… Bruttó átlagár Ft: ………………………………… Egyéb adatok, információk: Szállítási határidı: …………………………………… fizetési határidı: ……………………………………... b.
az eljárást a …… rész tekintetében a Kbt. 76. § (1) bekezdés ……… pontja alapján,( ……. részek tekintetében a Kbt. 76. § (1) bekezdés …… pontja alapján, a …… rész tekintetében a Kbt. 76. § (2) bekezdés alapján, ) eredménytelenné nyilvánítom.
Az eredmény kihirdetését és a szerzıdéskötések elindítását a kiírásnak és a közbeszerzésekrıl szóló 2011. CVIII. törvény elıírásainak megfelelıen elrendelem. 2. változat
a cég(ek) ajánlatait / részvételi jelentkezését a Kbt. 74. § (1) bekezdés ……… pontja alapján, érvénytelenné nyilvánítom, b. a cég(ek) ajánlatát a Kbt. 74. § (2) bekezdés …… pontja alapján érvénytelenné nyilvánítom. c. Részvételi szakaszban a Kbt. 74 (3) bekezdés szerint a jelentkezés érvénytelen, mivel a jelentkezı ajánlatot tett. a.
3. változat Az eljárást a Kbt. 76. § (1) bekezdés b) pontja alapján eredménytelenné nyilvánítom, mert kizárólag érvénytelen ajánlatokat nyújtottak be. Az eredmény kihirdetését elrendelem. Budapest, 20…………………………….
51
rektor 1085 Budapest, Üllıi út. 26. Tel.: (06-1) 317-2400 Fax: (06-1) 317-2220 E-mail:
[email protected]
52
12. sz. melléklet
Közbeszerzési memorandum
1.
Felek megnevezése:…………………………….
2.
Azonosító adatok (székhely,
3.
Szerzıdés tárgya:…………………………………………………………………………..
4.
Pénzügyi feltételek: …………………………………………..
):
…………………………………………… 5.
Változás megnevezés és indoklása: ………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………...
Mellékletek: a. b. c. d. e.
Alapszerzıdés másolata Partner aktuális cégiratai Módosítási okirat Módosítás hatálybalépésének idıpontja Ellenjegyzések: -
szakmai pénzügyi jogi közbeszerzési
f. Hirdetmény
53
13/a. sz. melléklet Adatlap a szerzıdés teljesítésérıl
1.
Közbeszerzési eljárását megindító Hirdetmény hivatkozási száma: …………………….......
2. 3.
Szerzıdés SAP rendszerbeli nyilvántartási száma …………………. …………………... Szerzıdés tárgya:……..…………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………….. Szerzıdı felek: 4. Semmelweis Egyetem Szervezeti egység(ek): …………………………………………………………………….. Kapcsolattartó személy az Egyetem részérıl: Elérhetıségei: telefon, fax, email ……………………………………………………………………………………. 5. Szerzıdı másik fél Vállalkozó neve: ……………….…………………………………………………………... Címe:………………………………………………………………………….. Kapcsolattartó személy neve, elérhetısége: telefon, fax, email 6.
Szerzıdés szerinti ellenszolgáltatás bruttó Ft összege : ……………………………………
7.
Szerzıdéskötés idıpontja: ………….év………………… hó ………………. nap
8.
Teljesítés határideje: ………………..év ……………….... hó ………………. nap
9. 10. 11.
Történt-e szerzıdésmódosítás a szerzıdés idıtartama alatt:
igen / nem
Teljesítés szerzıdésszerő volt – e ?
igen / nem
Szerzıdés teljesítésének az ajánlatkérı által elismert idıpontja: ……… év……………..… hónap ……… nap
12.
Ellenszolgáltatás teljesítésének idıpontja: .……… év……………… hónap………. nap
13.
Kifizetett ellenszolgáltatás értéke bruttó Ft: ……………………………………………
Egy évnél hosszabb vagy határozatlan idıre kötött szerzıdések évenkénti részteljesítésének közzétételéhez adatok: 14.
Ellenszolgáltatás teljesítésének idıpontja: …… részteljesítés*: …… év. ……... hó …… napjától ……. év ……… hó …... napjáig
15.
Kifizetett ellenszolgáltatás értéke bruttó Ft: …………………………………………………
Megjegyzés: */ részteljesítés sorszáma
54
13/b. sz. melléklet Kitöltési útmutató az Adatlap a szerzıdés teljesítésérıl
A közbeszerzési eljárás eredményeként létrejött szerzıdések teljesítésérıl a Kbt. 31. §. (1) bekezdés f) pontjában elıírt információkat közzé kell tenni az Egyetem honlapján. A Kbt. 31. § (6) bekezdés alapján a közzétételnek a mindkét fél általi teljesítéstıl számított 15 munkanapon belül kell megtörténnie. A közzétételt a Lebonyolító szervezet végzi a „Adatlap a szerzıdések teljesítésérıl” elnevezéső dokumentum adatai alapján. 1. A „Adatlap a szerzıdés teljesítésérıl” 1 – 8 pontját a közbeszerzési eljárás témafelelıs referense tölti ki a szerzıdés létrejöttével egyidejőleg. 2. A szerzıdés határidejének lejáratakor az Adatlap 13. pontját, valamint az egy évnél hosszabb vagy határozatlan idejő szerzıdések esetében az évenkénti részteljesítések közzétételének esedékességekor az Adatlap 15. pontját a Lebonyolító szerzıdések nyilvántartását kezelı munkatársa tölti ki a SAP rendszerbıl nyert adattal. Lebonyolító a kitöltött Adatlapot a megküldi a Gazdasági-Mőszaki Fıigazgatóságra. 3. A GMF intézkedik 4. az Adatlap 9 – 11. pontjainak kitöltésérıl, valamint 5. a már kitöltött 13. és 15. pontok adatainak ellenırzésérıl és a 12. és 14. pontok kitöltésérıl. A GMF kitöltött adatlapot 5 munkanapon belül visszaküldi a Lebonyolítóhoz, aki a közzétételi kötelezettségnek eleget tesz.
55
14. sz. melléklet Beszerzési Kft és az Egyetem feladatai a beszerzés folyamatában Semmelweis Beszerzési Kft, mint Megbízott feladatai (a Megbízási szerzıdés 3. pontja)
1.
Megbízott díjazás ellenében, a jelen szerzıdés alapján vállalja a Megbízó érdekkörében eljárva a Megbízó közbeszerzési eljárásai tárgyi kereteinek, szabályrendszerének kialakítását, felülvizsgálatát, Megbízó döntésétıl függıen folyamatos figyelemmel kisérését, karbantartását. Ide tartozóan véleményt formál, javaslatokat készít, és részt vesz a Megbízó erre vonatkozó igénye alapján a Megbízó döntéshozó szervei által szervezett megbeszéléseken, értekezleteken.
2.
Elıkészíti, és a Megbízóval egyeztetve karbantartja az általa elfogadott és jóváhagyott közbeszerzési tervet. Megbízó eseti utasítása alapján gondoskodik az elızetes tájékoztató közzétételérıl
3.
Megbízott jelen szerzıdés alapján vállalja, továbbá a Megbízó igényeinek megfelelıen az egyes közbeszerzési eljárások komplex lebonyolítását az alábbiak szerint: •
•
•
• • • • •
A Megbízó által rendelkezésre bocsátott szakmai anyagok (mőszaki tervek, szakmai feltételek, specifikációk, követelmények, szempontrendszerek, finanszírozási, ellentételezési elvárások, bírálati szempontok, speciális szerzıdéses feltételek) alapján elkészíti a részvételi-, ajánlati felhívásokat, összeállítja a részvételi-, ajánlatkérési dokumentációkat. Elkészíti és gondoskodik az eseti eljárással kapcsolatos alábbi közzétételekrıl: o Részvételi-, ajánlati felhívás. o Tájékoztató az eljárás eredményérıl. o Tájékoztató a szerzıdéskötésrıl. o Az eljárások Megbízott érdekkörében felmerült okból történı módosítása, visszavonása. o Sajtóhiba helyesbítések kezdeményezése. Egyéb hirdetmények közzétételében szakértı cégként közremőködik: o Tájékoztató a szerzıdések teljesítésérıl, módosításáról o Az eljárások Megbízó érdekkörében felmerült okból történı módosítása, visszavonása. Elkészíti az eljárás során az ajánlatkérı, illetve a nevében eljáró személyek részérıl szükséges nyilatkozatok tervezetét, esetenként az eljárás során alkalmazott felelısségi rendet. A dokumentáció elıállítása, sokszorosítása, az érdeklıdı jelentkezık, ajánlattevık részére térítés ellenében történı rendelkezésre bocsátása. Konzultációk, helyszíni bejárások szervezése, dokumentálása, közremőködés azok lebonyolításában. Az eseti ajánlatkérésekkel kapcsolatos információs központ mőködtetése. A közbeszerzési eljárások során az ajánlattevık által feltett kérdéseket az elıkészítı és lebonyolító bizottság határozata alapján dokumentálja, a bizottság kiegészítı tájékoztatását továbbítja, lebonyolítja a kiegészítı tájékoztatáskérésekkel kapcsolatos levelezést.
56
•
4.
5.
A Megbízó által kijelölt bizottságban szakértıi közremőködés keretében részt vesz az eljárások érvényességi-, alkalmassági és értékelési szempont rendszerének kidolgozásában. • Megszervezi és lebonyolítja az ajánlatok bontását, az értékelı bizottság munkáját, és dokumentálja azt. • Dokumentálja az eljárási cselekményeket, a szükségessé vált okmányokat elıkészíti. • Elkészíti a szükséges közzétételeket, hirdetményeket. • Dokumentálja az elıkészítı és lebonyolító bizottság munkáját, és az eljárás mikénti folytatására és lezárására vonatkozó döntés-elıkészítı anyagokat készít. • Az eljárás formájától függıen szükséges tárgyalásokat elıkészíti, megrendezi, lebonyolítja, dokumentálja. • Elektronikus árlejtés során biztosítja annak szakmai és tárgyi feltételeit. • Az eljárást lezáró döntéshozatalt elıkészíti, a döntési javaslatot indoklással ellátva a Megbízó rendelkezésére bocsátja. • Lebonyolítja és dokumentálja ez eljárások eredményhirdetéseit. • Az eljárás során megfelelıen elıkészített szerzıdési feltételeket tartalmazó tervezeteket aláírásra alkalmas módon a Megbízó rendelkezésére bocsátja. • Jogorvoslati eljárásokban szakértıként közremőködik, a szükséges információkat megadja. Megbízott folyamatos adatszolgáltatást biztosít Megbízó közzétételi és nyilvánossággal kapcsolatos, a közbeszerzési törvényben és egyéb jogszabályokban foglalt kötelezettségeinek teljesítéséhez. Megbízott gondoskodik a folyamatban lévı eljárások iratainak, dokumentumainak szakszerő, naprakész és biztonságos tárolásáról, megırzésérıl. A befejezett eljárások teljes iratanyagát rendezett romában, iratjegyzékkel átadja a Megbízónak.
Semmelweis Egyetem, mint Megbízó feladata (Megbízási szerzıdés 4. pont) 4.1. Megbízó vállalja • A közbeszerzési eljárások során szükséges döntések meghozatalát, a döntések Megbízottal történı közlését, • Minden, a megbízás teljesítéséhez szükséges információ rendelkezésre bocsátását. • A saját hatáskörben intézendı közlemények közzétételi díjainak fizetését o Tájékoztató a szerzıdések teljesítésérıl, módosításáról. o Az eljárások Megbízó érdekkörében felmerült okból történı módosítása, visszavonása • Az elıkészítı és lebonyolító bizottságok összeállítását, az elnök és a tagok megbízását, kinevezését, mőködtetését. • A Megbízó esetenként, döntésétıl függıen, projekt menedzsmentszolgáltatást biztosít (projektszervez et létrehozása, munkamegosztás kialakítása, szervezet mőködtetése, döntési mechanizmus kialakítása, döntések elıkészítése szakmai, jogi, közgazdasági integrált rendszerében). Megbízó a közbeszerzési szakértıi feladatokat megbízott vezetésével integrálja a projekt szervezet mőködésébe. 4.3.
A megbízó vállalja, hogy Semmelweis Egyetem közbeszerzéssel kapcsolatos munkáit kizárólag a Beszerzési Kft-tıl rendeli meg. Megbízó szakértı alvállalkozó, vagy teljesítési segéd bevonásáról, a költségek fedezetének biztosítása mellett, intézkedhet. Errıl Megbízottal kötendı külön megállapodásban kell rendelkezni. 57
FÜGGELÉK (Közbeszerzési irat-mintatár)
58
A függelék tartalmazza azokat az iratmintákat, ezek tartalmi és formai meghatározásait, amelyeket a mellékletben felsorolt és rögzített iratok mellett a közbeszerzés lebonyolítása során – akár papír, akár elektronikus formában használni kell. A függelékbe tartozó valamennyi irat mintára vonatkozó részletes szabályokat illetve a részletes mintaokiratok tartalmi és formai elıírásait, teljes körően a Lebonyolító szabályzata és a Lebonyolító ügyvezetıjének utasítása tartalmazza. Sem az iratminták, sem a Lebonyolító szabályzata, ideértve a Lebonyolító ügyvezetı utasításait, nem tartalmazhatnak ellentétes rendelkezést az egyetemi közbeszerzési és más kapcsolódó szabályzat rendelkezéseivel.
1.
Irattározás Témalap
2.
Közbeszerzési ellenjegyzés
3.
Jelenléti ív
4.
Jegyzıkönyvek (minta)
5.
Emlékeztetı
6.
Feljegyzés
7.
Átadás-átvételek dokumentációs rendje (pl. Átvételi elismervény)
8.
Beszerzési tárgy specifikációs adatlapja
9.
Beszerzés üzleti, szakmai és jogi feltételei
10. Ajánlati biztosíték Értesítés visszafizetésrıl 11. Adatszolgáltatás a Kbt. 31. § (1) bekezdés c), d) és f pontja szerinti adatok, információk, és dokumentumok Egyetem honlapján való közzétételéhez 12. Közbeszerzések monitoringja 13. NFM7603/2/2011. számú állásfoglaló levél a 46/2011.(III.25.)Korm. rendelet végrehajtásáról
59
1. Irattározás A közbeszerzési eljárás során keletkezı valamennyi iratot. függelék 1.1. sz. Témalapon összefoglalva fel kell tüntetni. Az iratokat keletkezésük sorrendjében sorszámozni kell. Az iratjegyzék összeállításáról, folyamatos vezetésérıl és lezárásáról, szünetelı irattárba helyezésérıl a közbeszerzési eljárásért felelıs személy köteles gondoskodni. Az „Irattárba helyezhetı” minısítéssel, legalább 5 éves közbeszerzési területen szerzett gyakorlattal rendelkezı személlyel, ellenjegyeztetni szükséges. A papír alapú nyilvántartás vezetése, és a papír alapú irattár kezelése és karbantartása a Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatóság (SMF) hatáskörébe tartozik, ezt a feladatot a Lebonyolító igénybe vételével és közremőködésével oldja meg. Az elektronikus iratok megırzésérıl az adott közbeszerzésért felelıs személy köteles gondoskodni. Az iratok monitoringozását minden esetben 2 személy, együttesen végezheti el. Az iratok állapotával kapcsolatos jelentések, felülvizsgálatok, feljegyzések 1-1 példányát a lebonyolítónál illetve a SMF - on kell letétbe helyezni. A szünetelı irattárban az iratok megırzési ideje a Kbt. szerint, az adott közbeszerzési eljárás lezárásától számított illetıleg a szerzıdés teljesítésétıl számított 5 év. Ha az adott közbeszerzési ügyben jogorvoslati eljárás indul, ennek jogerıs befejezésig az iratokat meg kell ırizni. A közbeszerzési iratok ezt megelızıen nem selejtezhetık. Az iratok selejtezésérıl, a speciális selejtezési eljárásról, idıszakonként visszatérve, az Állandó Közbeszerzési Bizottság dönt. A selejtezést kizárólag selejtezési bizottság végezheti, amely bizottságban közbeszerzési, jogi és adminisztratív szakértelemrıl gondoskodni szükséges. Az iratokat csoportosítva, minden iratról felvett iratjegyzék felvétele mellett, a Mőszaki Gazdasági Fıigazgató ellenjegyzése alapján lehet a megsemmisítésükrıl határozni. Bármely irat ismételt felvételérıl az ÁKB külön döntést hozhat. A megsemmisített iratokról felvett iratjegyzék levéltárba helyezésérıl a vonatkozó jogszabályok szerint kell a döntést meghozni.
60
1.1.
TÉMALAP
Közbeszerzési eljárás tárgya: ……………………………………………………………………………………………. Igénylı szervezeti egység neve: ……………………………………………………………………………………………. Eljárás indítását jóváhagyó ÁKB határozat(ok): ………………………………………… Közbeszerzési eljárás eseményeinek dátuma és keletkezett dokumentumok: Esemény vagy dokumentum megnevezése Sorszám 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.
25. 6. 7. 28.
Beszerzés minısítı lap Elıterjesztés Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat Felelısség rendje Bíráló Bizottsági elnök megbízólevele Bíráló Bizottsági tagok megbízólevelei Két szakaszos eljárás esetén Részvételi felhívás Részvételi dokumentáció Részvételi jelentkezés(k) …………….. db Részvételi jelentkezések bontási jegyzıkönyve Ajánlattételi felhívás Beérkezett ajánlat(ok)………………………db Ajánlatok bontási jegyzıkönyve Egy szakaszos eljárás esetén Ajánlati felhívás Ajánlati dokumentáció Bontási jegyzıkönyv Beérkezett ajánlat(ok)………………………db Bíráló Bizottsági jegyzıkönyv Bírálati lapok Rektori határozat az eredményérıl Összegezés az eljárás eredményérıl Szerzıdés Tájékoztató az eljárás eredményérıl Tájékoztató a szerzıdés teljesítésérıl Adatszolgáltatás a szerzıdés honlapon való közzétételéhez Egyéb iratok Kiegészítı tájékoztatás kérés Válasz a kiegészítı tájékoztatás kérésre Helyszíni bejárás jegyzıkönyve Hiánypótlási felhívás 61
Esemény / dokumentum dátuma
Dokumentum megléte
29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 9 40. 41. 42.
Hiánypótlás Aránytalanul alacsony ár, stb. indokolás kérés Ajánlattevı indokolása Ajánlati kötöttség fenntartásáról kérdés ajánlattevıhöz Válasz az ajánlati kötöttség fenntartása tekintetében Tárgyalási jegyzıkönyv(ek) …………… db Elızetes vitarendezés kezdeményezése Ajánlatkérı válasza az elızetes vitarendezésre Adatszolgáltatás Elızetes vitarendezés honlapon való közzétételéhez Jogorvoslati kérelem Ajánlatkérı észrevételei a jogorvoslati kérelem tekintetében Tárgyalási jegyzıkönyv Döntıbizottsági határozat Adatszolgáltatás Jogorvoslat honlapon való közzétételéhez
43. 44. 45. Kitöltés: 1. A dokumentum meglétét X-el kell jelölni. 2. A listát ki kell egészíteni új sorral, amennyiben az eljárás során a listában nem szereplı esemény történt, illetve dokumentum keletkezett.
62
2. Közbeszerzési ellenjegyzés Eljárást megindító iratokhoz szükséges ellenjegyzések • • • •
közbeszerzési jogi pénzügyi, (fedezet igazolás), szakmai
Az eljárást megindító iratokat az ajánlati / részvételi felhívásokat közbeszerzési (és jogi valamint megfelelıségi) szempontból ellenjegyezni szükséges. Adott közbeszerzési eljárás közbeszerzési ellenjegyzés nélkül nem indítható meg. A közbeszerzési, jogi megfelelıségi ellenjegyzéshez az eljárás során biztosítandó valamennyi szakértelem együttes rendelkezésre állása is szükséges. (Közbeszerzési, pénzügyi, gazdasági, beszerzési tárgy szerinti szakmai és jogi) A megfelelıség elsıdlegesen Kbt. - nek való megfelelısséget jelent, azonban az ajánlatkérı szakmai, pénzügyi, beszerzési és gazdasági feltételei is figyelembe jönnek. Az ellenjegyzés mellızhetetlenül szükséges, ezért a közbeszerzési eljárás megindításakor, az Állandó Közbeszerzési Bizottság dönt az ellenjegyzı jelölésérıl, ha az a Lebonyolítótól eltérı személy vagy szervezet. Az ilyen irányú felkérést illetve utasítást, az ÁKB Titkára hozza az érintettek tudomására. Közbeszerzési Ellenjegyzıként legalább 5 éves közbeszerzési gyakorlattal rendelkezı, hivatalos közbeszerzési tanácsadó jelölhetı ki. Az ajánlati/részvételi felhívás jogi szempontból elızetes kötelezettségvállalásnak minısül, az ÁKB keretein belül a pénzügyi, gazdasági ellenjegyzésrıl a – Gazdasági - Mőszaki Fıigazgató gondoskodik. Az ÁKB vonatkozó döntése alapján az ajánlati/részvételi dokumentáció is szorulhat hivatalos közbeszerzési tanácsadói ellenjegyzésre.
Eljárást lezáró iratokhoz szükséges ellenjegyzések • • • • • •
lebonyolító közbeszerzési jogi pénzügyi, gazdasági beszerzési tárgya szerinti szakmai jogi kötelezettségvállalói
63
3. Jelenléti ív Beszk-……/…20…..
Jelenléti ív A ……………………….-án a ……………………………………………… hivatalos helyiségében (………..cím………..) ………………. órakor tartott, a ……………………………………………………………………………………….. tárgyában kiírt …………………………………………………… közbeszerzési eljárás során benyújtott ajánlatok felbontásáról / elbírálásáról / eredményhirdetésrıl . Név
Intézmény
64
Aláírás
4.
Jegyzıkönyvek A közbeszerzési eljárás lebonyolításának folyamán a lezárásaképpen az alábbi jegyzıkönyveket kell elkészíteni: • •
különbözı
munkaszakaszok
Bontó Bizottsági, Bíráló Bizottsági,
Jegyzıkönyv tartalmi és formai követelményei: Tartalmazni kell: a. a Jegyzıkönyv felvételének helyét és idejét (óra, perc), b. a jelenlevık bizottsági tagok nevét és beosztását, valamint azt, hogy kinek a megbízásában vannak jelen, c. az eljárás tárgyának megnevezését, d. azt a szakaszt, amelyrıl a jegyzıkönyv készült. A jegyzıkönyv melléklete a Jelenléti ív, amelyet az esemény minden résztvevıje aláír, a neve és képviselt szervezet jól olvasható formában való felírása mellett. Lehetıség szerint törekedni kell arra is, hogy a jegyzıkönyvet minden oldalon írják, szignálják alá, ha ez bármilyen úton nem lehetséges, a jegyzıkönyv hitelesítésérıl kell gondoskodni. A Jegyzıkönyvben minden lényeges illetve az elıadó szempontjából lényeges tényt, körülményt, egyéb adatot, információt az elıadottakon túlmenıen is rögzíteni kell. Ha a szószerinti jegyzıkönyvezés nem lehetséges erre utalni kell és az érintetteket, kifejezetten erre nézve meg kell nyilatkoztatni. Szükség esetén külön íven az adott személy a jegyzıkönyv mellékletéül becsatol, bármely általa fontosnak tartott iratot akkor, erre a jegyzıkönyvben utalni kell. Lehetıség szerint a jegyzıkönyvre záradék formájában kell rávezetni a jegyzıkönyv átadásának tényét és azt az aláírást, amely igazolja azt a tényt, mely a jegyzıkönyv átadása. Minta az alábbiak szerinti
65
(Céges fejléc) Jegyzıkönyv
(Minta) Tenderszám:
beszk-……../20…...
Készült:
(év,hó,nap)-án …..,00 órakor a ………………………….. hivatalos helyiségében ……………(cím)…………………..
Jelen vannak: a jelenléti ív szerintiek Semmelweis Egyetem ……………………………………………………. tárgyában kiírt, ………………………………………..közbeszerzési eljárás során az ajánlatok felbontásakor / bírálatakor / /.
Tárgy:
A Semmelweis Beszerzési Kft a Semmelweis Egyetem megbízásából a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény elıírásai alapján …………………………… eljárást indított a tárgyban megjelölt ………………………………………………………………. 1. Bontás A tárgyban jelzett eljárás ajánlati dokumentációját ………………… pályázó vásárolta meg és mindegyikük benyújtotta ajánlatát a megadott határidıig, mely ajánlatok felbontásra kerültek. Az ajánlatok, sértetlen, zárt csomagolásban érkeztek. Mindkét ajánlat …. db eredeti és …… db másolati példányt tartalmazott. (Felolvasólap adatai szerint) Ajánlattevı neve: ………………………………….. Ajánlattevı címe: ………………………………….. Nettó átlagár Ft: …………………………………… Áfa: …..% ……………………..Ft Bruttó átlagár Ft: …………………. Egyéb információk Szállítási határidı: ………………… fizetési határidı: …………………… Az ajánlati felhívásra az ajánlati dokumentáció, továbbá a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény vonatkozó elıírásainak megfelelı ajánlatok érkezetek, melyek elbírálása és eredmény hirdetése az Európai Unió Hivatalos Lapjában megjelentek szerint történik. 2.
Bírálati
3.
Eredményhirdetési
A jegyzıkönyv a valóságnak megfelelıen lett felvéve, melyet elolvasás után jóváhagyólag aláírtunk. K.m.f. Aláírók: Bontásnál a Lebonyolító részérıl jelenlévık / Bírálatnál Bizottság elnöke és tagjai, illetve szakértı vagy referens
66
5.
Emlékeztetı
Emlékeztetı felvétele olyan esetben engedhetı meg, amikor az adott közbeszerzési eljárás, valamely szakaszáról az eseményeket rögzíteni kell, de nincs szükség valamennyi jelenlevı egyidejő jelenlétére és az eljárás érdekében arra, hogy a felvett adat mindenki vonatkozásában és mindenre kiterjedıen rögzítsen valamely tényt, adatot, információt. Az emlékeztetıhöz ugyancsak csatolni kell a jelenléti ívet, mely tartalmazza az emlékeztetı felvételének • helyét, idejét, • az eljárás tárgyát, • az eljárás, mely szakaszában került sor a felvételére. A jelentéti íven az aláírás mellett jól olvashatóan fel kell tüntetni a jelenlevık nevét, beosztását. Az emlékeztetı készítıjének és leírójának az emlékeztetıt hitelesítı aláírással kell ellátni.
67
6.
Feljegyzés
A közbeszerzési eljárás során azokról a tényekrıl, adatokról, információkról, elemzésekrıl továbbá szakvéleményekrıl, amelyek az eljárás eredményére kihatással vannak, a közbeszerzési eljárás lebonyolítójának hivatalos feljegyzésben kell gondoskodnia. Minden ezzel kapcsolatos okiratot, iratot, ehhez a hivatalos feljegyzéshez kell csatolni.
68
7.
Átadás átvételek dokumentációs rendje
A Lebonyolító képviselıje az Ajánlattevı vagy Jelentkezı által átadott alábbi dokumentumok átvételekor átvételi elismervényt állít ki: • • • •
Részvételi segédlet Részvételi dokumentáció Ajánlati segédlet Ajánlati dokumentáció
• Minta ( 1-es és 2-es változat) a következık szerint 1. számú változat ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY
Aláírásommal igazolom, hogy a mai nap folyamán a ……………………………….számú, …………………………………………………………………… tárgyú ajánlati dokumentáció árának, - ……………………… Ft + ………… % ÁFA, összesen ………………………… Ft befizetését igazoló átutalási bizonylat átadása ellenében, a fenti tárgyú dokumentációt átvettem.
A Semmelweis Beszerzési Kft. kötelezi magát, hogy a számla eredeti példányát 10 munkanap elteltével postai úton megküldi. Budapest,20…………………….
Cég neve: …………………………………… Címe: ………………………………………... Telefonszáma: ………………………………. Faxszáma: …………………………………… Adószáma: ……………………………………
Átadó (ajánlattevı képviselıje)
Átvevı (ajánlattevı) 69
2. számú változat ÁTVÉTELI ELISMERVÉNY
Aláírásommal
igazolom,
hogy
a
mai
nap
folyamán
a
……………..
számú,
……………………………………………………………………………………………….. tárgyú közbeszerzési eljáráshoz átvettem a részvételi segédletet / részvételi dokumentációt. ajánlati segédletet / ajánlati dokumentációt
Budapest, 20…. ……………. …………...
Cég neve: ……………………………………….. Címe: …………………………………………… Telefonszáma: ………………………………….. Faxszáma: ……………………………………… Adószáma: ………………………………………
Átvétel idıpontja: ………év ……………… hónap …… nap ……………….. óra:perc
Átvevı (ajánlatkérı képviselıje)
Átadó (ajánlattevı képviselıje)
70
8.
Beszerzési tárgy specifikációs adatlapja A közbeszerzési mőszaki leíráshoz szükséges minden lényeges paraméterezett információt tartalmazó írásbeli nyilatkozat. Az adatlapot az igénylı szervezet vezetıjének kell aláírnia. A beszerzési tárgy specifikációs adatlapja a beszerzés minısítı lap melléklete, amelyet a Lebonyolító megıriz.
71
9.
Beszerzés üzleti, szakmai, és jogi feltételei • • • • • • • • • • • • •
szállítási, vállalkozási, építési, szolgáltatási feltételek pénzügyi feltételek (az ellenszolgáltatás teljesítésének módja és feltételei, fizetési határidı, pénzügyi teljesítési ütem stb.) szállítási, teljesítési ütemterv, teljesítés bizonylati rendje, opció (esetlegesen, ha ilyen van az opció lehívásának módja), jótállási feltételek, szavatossági feltételek, kötbér, késedelem, hibásteljesítés, meghiúsulás, felmondás, (rendes és rendkívüli felmondás feltételei), elállás jogának kikötése (esetleges), ajánlati biztosítékról rendelkezés, ennek bizonylatai, megvalósítási garancia, jól teljesítési biztosíték, alávetéses illetékesség esetleges jogvita esetére
72
10. Ajánlati biztosíték
Az ajánlati biztosíték igénylése esetén a szervezeti egység a lebonyolítóval együttesen tesz javaslatot az ajánlati biztosíték mértékének meghatározására. Az ajánlati biztosíték kezelésének, nyilvántartásának esetleges visszautalásának feltétel rendszerét a jogszabályok keretei között a Lebonyolító határozza meg egyeztetve az Egyetem pénzügyi igazgatójával. Amennyiben az ajánlati biztosíték visszautalására kerül sor, akkor a Lebonyolító a Pénzügyi Igazgatóságot az alábbi „Értesítés” c. formalevél megküldésével tájékoztatja.
73
Értesítés
Semmelweis Egyetem Pénzügyi Igazgatóság
Tárgy: ajánlati biztosíték visszafizetése A ………………………………………………………… tárgyú közbeszerzési eljárásban ……………………………………………….(név) ……………….. …………………………………………………… (cím) ajánlattevı biztosítékot nyújtott ………………….. formában, a Kbt. 59. § (2) alapján ……………........ Ft, azaz ………………………………………………………………………… forint összegben. Abiztosítékot vissza kell fizetni. Budapest, 20…. ………….. ……..
……………………………………… közbeszerzési referens
74
11.
Adatszolgáltatás a Kbt. 31. § (1) bekezdés c), d) és f pontja szerinti adatok, információk, és dokumentumok Egyetem honlapján való közzétételéhez Az adatokat, információkat a témafelelıs referens, írásban adja meg a Lebonyolító szervezet titkárságának, ahol az arra kijelölt munkatárs felteszi az Egyetem honlapjára. 1. c.) pont Elızetes vitarendezéssel kapcsolatosan a Kbt 79. § (2) bekezdése szerinti közzéteendı adat Elızetes vitarendezési kérelem adatai. 1. 2. 3. 4.
Írásbeli összegezés / egyéb dokumentum / eljárási cselekmény jogsértınek tartott eleme, Kérelmezı javaslatát, észrevétele, Álláspontját alátámasztó adatok, tények Alátámasztó dokumentumok (ha van ilyen)
75
2.
d.) pont a Közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában közzéteendı adatokat, információk da)
db)
A kérelem Kbt 137. § (9) bekezdése szerinti adatait, melyeket a Közbeszerzési Döntıbizottsághoz beérkezett kérelem benyújtását követıen a Közbeszerzési Hatóság honlapján közzétesz: Az adatok az alábbiak: a. a kérelemmel érintett eljárás megnevezése, tárgya b. ügyfelek megnevezése és a c. kérelem Közbeszerzési Döntıbizottsághoz történı megérkezésének idıpontja Közbeszerzési Döntıbizottság szerzıdés megkötését engedélyezı végzését (144. § (4) bekezdés)
76
3. f.) pont Szerzıdés teljesítésére vonatkozó közzéteendı adatok 1.
Közbeszerzési eljárást megindító Hirdetmény hivatkozási száma:………………...
2.
Szerzıdı felek megnevezése: a.
Semmelweis Egyetem szervezeti egység(ek)/……………………………………………………… ………………………………………………………………………
b. Szerzıdı másik fél Vállalkozó: ………………………………………………………...............
3.
Teljesítés szerzıdésszerő volt-e*:
igen
/
nem
4.
Szerzıdés teljesítésének az ajánlatkérı által elismert idıpontját: év…………… .hónap …………………….. nap ………
5.
Ellenszolgáltatás teljesítésének idıpontját: év…………… .hónap …………………….. nap …………
6.
Kifizetett ellenszolgáltatás értékét bruttó Ft: ……………………..
Egy évnél hosszabb vagy határozatlan idıre kötött szerzıdések évenkénti részteljesítésének közzétételéhez adatok: 7.
Ellenszolgáltatás teljesítésének idıpontja:
…… részteljesítés*: …… év. ……... hó …… napjától ……. év ……… hó …... napjáig 8.
Kifizetett ellenszolgáltatás értéke bruttó Ft: ………………………………………
Az fenti adatok közzététele a 13. számú melléklet adatai alapján történik.
77
12. Közbeszerzések monitoringja 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet a közbeszerzések központi ellenırzésérıl és engedélyezésérıl A Kormány a közbeszerzésekrıl szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 404. §-a (1) bekezdésének o) pontjában kapott felhatalmazás alapján a következıket rendeli el: A rendelet személyi és tárgyi hatálya 1. § (1) A Kormány irányítása vagy felügyelete alá tartozó költségvetési szervek, az azok vagyonkezelésébe tartozó, többségi állami tulajdonban álló gazdálkodó szervezetek, valamint a Kormány közalapítványai, a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: közbeszerzési törvény), valamint a minısített adatot, az ország alapvetı biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érintı vagy a különleges biztonsági intézkedést igénylı beszerzések sajátos szabályairól szóló 218/2011. (X. 19.) Korm. rendelet szerinti beszerzéseik (a továbbiakban együtt: közbeszerzéseik) megvalósításakor e rendelet elıírásai szerint kötelesek eljárni. (2) Nem terjed ki a rendelet hatálya a védelem terén alapvetı biztonsági érdeket érintı, kifejezetten katonai, rendvédelmi, rendészeti célokra szánt áruk beszerzésére, illetıleg szolgáltatások megrendelésére vonatkozó sajátos szabályokról szóló 228/2004. (VII. 30.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó beszerzésekre, a közbeszerzési törvény 9. § (1) bekezdés c) és e) pontja alá esı, a Magyar Honvédség mőveleti alkalmazásával közvetlenül összefüggı beszerzésekre, a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény hatálya alá tartozó szervezetek beszerzéseire, a Külügyminisztérium irányítása alá tartozó külképviseletek beszerzéseire, a Magyar Nemzeti Bank beszerzéseire, valamint azon beszerzésekre, amelyek megvalósítása részben vagy egészben nem hazai költségvetési forrásból történik. (3) Az (1) bekezdésében meghatározott szervezetek közül a közalapítványok, a nem száz százalékban állami tulajdonban álló gazdálkodó szervezetek, valamint a 9. § (1) bekezdésében meghatározott alapítványok e rendelet elıírásait kizárólag az államháztartás alrendszereibıl származó pénzeszközök felhasználásával történı beszerzéseikre, szerzıdéskötéseikre kötelesek alkalmazni. (4) E rendelet 9. §-ának rendelkezéseit nem kell alkalmazni az Államadósság Kezelı Központ Zártkörően Mőködı Részvénytársaság által az államadósság-kezelés körében megkötésre kerülı azon szerzıdésekre, amelyekre közbeszerzési eljárást a közbeszerzési törvény 9. § (5) bekezdés b) pontja alapján nem kell lefolytatni, továbbá ezen szerzıdések módosítására. 2. § (1) Az 1. § (1) bekezdésében meghatározott közbeszerzések indokoltságának vizsgálata, és a közbeszerzési eljárások, valamint a rendelet hatálya alá tartozó szerzıdések ellenırzése a nemzeti fejlesztési miniszter feladata. Ennek érdekében a közbeszerzési eljárások indokoltságának megítélésével, a központi ellenırzés koordinálásával, a kapcsolódó nyilvántartások vezetésével, valamint a rendelet hatálya alá tartozó szerzıdések ellenırzésével és engedélyezésével összefüggı feladatokat a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) látja el. (2) A nemzeti fejlesztési miniszter az (1) bekezdésben foglalt feladattal kapcsolatos döntési jogkörét az NFM vagyonpolitikai államtitkárára ruházhatja. Közbeszerzések ellenırzése 3. § Az 1. § (1) bekezdésben meghatározott személyek vagy szervek a közbeszerzéseik megkezdését megelızıen, a jelen rendelet 4. §-aiban foglaltak szerint a nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulását kötelesek kérni. 4. § (1) A közbeszerzést megvalósítani kívánó szervezet (a továbbiakban: érintett szervezet) az általa szükségesnek tartott közbeszerzési eljárás lefolytatása érdekében a megindítást megelızıen legalább 15 munkanappal az 1. számú melléklet szerinti elıterjesztést köteles az NFM-nek benyújtani, melyhez mellékelni kell az elıkészített, a közbeszerzési törvény és a hirdetmény-minták szerinti minden elemet tartalmazó, következı közbeszerzési dokumentumokat: a) ajánlat(tétel)i/részvételi felhívás és dokumentáció, két szakaszból álló eljárásban mindkét szakasz tekintetében, b) idıszakos elızetes tájékoztatót tartalmazó hirdetménnyel meghirdetett meghívásos vagy tárgyalásos eljárás esetén az a) pontban foglaltak mellett az idıszakos elızetes tájékoztatót tartalmazó hirdetményt is, c) elıminısítési hirdetménnyel meghirdetett meghívásos vagy tárgyalásos eljárás esetén az
78
elıminısítési hirdetményt is, ilyen esetben a részvételi és ajánlattételi felhívásokat és dokumentációkat csak a konkrét közbeszerzési eljárás megkezdése elıtt kell megküldeni, d) dinamikus beszerzési rendszer iratait, e) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén a Közbeszerzési Döntıbizottság elnökének küldendı indokolást, f) a keretmegállapodásos eljárás második szakaszát kezdeményezı iratot. (2) Az érintett szervezet a közbeszerzés fedezeteként általa meghatározott ellenértékrıl - a keretmegállapodásos eljárás elsı részének esetét kivéve - fedezetigazolást köteles csatolni az (1) bekezdés szerinti elıterjesztéshez. Fedezetigazolás nélkül a közbeszerzési eljárás megindítása nem hagyható jóvá. (3) Ha az iratok valamelyike az (1)-(2) bekezdések szerinti formai követelményeknek részben vagy egészben nem felel meg, vagy azok bármely tartalmi eleme hiányzik, az NFM az elıterjesztést érdemi vizsgálat nélkül visszaküldi az érintett szervezetnek. (4) A nemzeti fejlesztési miniszter tizenöt munkanapon belül dönt az adott közbeszerzésrıl, vagy további adatokat kér a kezdeményezı érintett szervezettıl. Ha további adatok benyújtása válik szükségessé, a nemzeti fejlesztési miniszter azok beérkezését követı nyolc munkanapon belül adja ki állásfoglalását. (5) A közbeszerzési elıterjesztés vizsgálatát követıen a nemzeti fejlesztési miniszter a következı döntéseket hozhatja: a) ajánlat(tétel)i, illetve részvételi felhívást és dokumentációt jóváhagyja és az eljárás megindításához hozzájárul, vagy b) jóváhagyás hiányában meghatározza azokat a feltételeket, illetve megjelöli azokat a szükséges módosításokat, amelyek teljesítése esetén az eljárás megindításához hozzájárul, vagy c) az eljárás megindításához nem járul hozzá. (6) A nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulása hiányában a közbeszerzési eljárás nem kezdhetı meg. 5. § (1) A nemzeti fejlesztési miniszter jogosult bármely közbeszerzési eljárásba, az eljárás bármely szakaszában megfigyelıt delegálni, errıl az érintett szervezetet értesíti. (2) A megfigyelı az eljárásban a bíráló bizottsági üléseken való személyes részvétellel, illetve a közbeszerzési eljárás iratainak vizsgálatával jogosult részt venni. (3) Az érintett szervezet az eljárás során keletkezett iratokat folyamatosan - az eljárás késıbbi szakaszában történı becsatlakozás esetén visszamenılegesen is - megküldi a delegált megfigyelınek; a megfigyelıt valamennyi eljárási cselekményrıl megfelelı idıben, írásban tájékoztatja. 6. § A bontást - kétszakaszos eljárás esetén a részvételi szakasz bontását - megelızıen a delegált megfigyelı megvizsgálja, hogy az eljárásban a jóváhagyott ajánlat(tétel)i/részvételi felhívás és dokumentáció került-e közzétételre, illetve kiküldésre, és az ajánlattételi - kétszakaszos eljárás esetén a részvételi - határidı lejárta elıtt legalább 5 munkanappal jelentést tesz az NFM részére. 7. § (1) Az 1. § (1) bekezdésben meghatározott személyek vagy szervek kötelesek egyeztetést kezdeményezni az általuk lefolytatott közbeszerzési eljárások ajánlati szakaszában az eljárás eredményérıl szóló írásbeli összegezés ajánlattevık részére történı megküldését megelızıen legalább 5 munkanappal, az összegezés az ajánlatok elbírálásáról címő dokumentum és a nyertesként kihirdetni tervezett ajánlattevınek az eljárásban benyújtott valamennyi irata NFM részére történı megküldésével. (2) A nemzeti fejlesztési miniszter 3 munkanapon belül állást foglal az adott közbeszerzésrıl. Az összegezés az ajánlatok elbírálásáról az ajánlattevık részére az állásfoglalását követıen küldhetı meg. 8. § A 3-7. §-okban foglalt szabályok megsértése esetén a nemzeti fejlesztési miniszter kezdeményezheti a) a jogszabályellenesen indított közbeszerzési eljárás ajánlati/részvételi felhívásának visszavonását a közbeszerzési törvény rendelkezéseivel összhangban; b) a közbeszerzési törvényben meghatározott feltételek fennállása esetén a Közbeszerzési Döntıbizottságnál jogorvoslati eljárás megindítását, mely esetben a szerzıdés - összhangban a közbeszerzési törvény 144. § (4) bekezdésében foglaltakkal - csak a Közbeszerzési Döntıbizottság engedélyezı végzése birtokában köthetı meg; c) a szerzıdést aláíró, illetve a közbeszerzési eljárás megindítását jóváhagyó felelıs személy fegyelmi és kártérítési felelısségre vonását a fegyelmi jogkör gyakorlójánál. Szerzıdések ellenırzése 9. § (1) Az 1. § (1) bekezdésben meghatározott személyek vagy szervek, valamint az azok kezelésében lévı, vagy általuk alapított alapítványok által megkötni, vagy módosítani tervezett, a közbeszerzési törvény 18. § (2) bekezdése szerint számítva nettó ötvenmillió forintot elérı értékő azon szerzıdések esetében, amelyek megkötésére nem közbeszerzési eljárás keretében kerül(t) sor, a szerzıdés megkötését,
79
illetve módosítását a 2. számú melléklet szerinti elıterjesztésnek az NFM felé való közvetlen megküldésével kell kezdeményezni. (2) Az érintett szervezet a szerzıdés, vagy szerzıdésmódosítás megkötéséhez a szerzıdéskötést, illetve módosítást 15 munkanappal megelızıen köteles az NFM jóváhagyását kérni. Az érintett szervezet a szerzıdéstervezetet, a módosítás tervezetét, a szerzıdés vagy a módosítás indokolását, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot köteles az NFM részére az (1) bekezdés szerinti elıterjesztéssel együtt megküldeni. (3) Az NFM legfeljebb 5 munkanapon belül elvégzi a dokumentumok vizsgálatát, és az általa tett észrevételeket, kiegészítéseket és módosítási javaslatokat haladéktalanul megküldi az érintett szervezetnek. Az érintett szervezet az NFM véleményének átvezetése után a szerzıdés, illetve szerzıdés módosítás tervezetét - egyet nem értése esetén az észrevételek figyelmen kívül hagyásának részletes írásbeli indokolásával együtt - az NFM részére 3 munkanapon belül megküldi, aki azokat - amennyiben szükségesnek látja, további észrevételezést követıen - a beérkezést követı 2 munkanapon belül véleményével együtt a nemzeti fejlesztésért felelıs miniszter elé terjeszti döntéshozatalra. (4) Az érintett szervezet a szerzıdést a nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulása hiányában nem kötheti meg, illetve a szerzıdést nem módosíthatja. 10. § A 9. §-ban foglalt szabályok megsértése esetén a nemzeti fejlesztési miniszter kezdeményezheti a) a közbeszerzési törvényben meghatározott feltételek fennállása esetén a Közbeszerzési Döntıbizottságnál jogorvoslati eljárás megindítását; b) a szerzıdést aláíró, illetve jóváhagyó felelıs személy fegyelmi és kártérítési felelısségre vonását a fegyelmi jogkör gyakorlójánál. Közbeszerzési szerzıdések teljesítése, módosítása 11. § Az e rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzési szerzıdések módosításának engedélyezésére, valamint a közbeszerzési eljárások utóellenırzésére, és az eljárások eredményeként megkötött szerzıdések teljesítése ellenırzésére az NFM jogosult. Ez az ellenırzés kiterjed a szerzıdések módosításának, valamint a szerzıdés teljesítésébe más szervezet alvállalkozóként (közremőködıként) történı bevonása közbeszerzési törvényben meghatározott feltételei fennállásának vizsgálatára egyaránt. A 12. § szerint kell eljárni az e rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött szerzıdések módosítása, valamint a korábban közbeszerzési eljárás útján megkötött szerzıdések e rendelet hatálybalépését követı módosítása esetén. 12. § (1) Az e rendelet szerinti eljárás azon szerzıdésmódosításokra terjed ki, amelyek esetében a szerzıdésben foglalt ellenérték a módosítás eredményeként az eredeti értéket több mint tíz százalékkal meghaladná. Az érintett szervezet az ilyen szerzıdésmódosítás megkötéséhez a módosítást 15 munkanappal megelızıen köteles az NFM jóváhagyását kérni. Az érintett szervezet a szerzıdést, a módosítás tervezetét, a módosítás indokolását, valamint az indokolást alátámasztó valamennyi dokumentumot köteles az NFM részére a módosítás jóváhagyására irányuló kérelemmel együtt megküldeni. (2) Az NFM legfeljebb 5 munkanapon belül elvégzi a dokumentumok vizsgálatát, és az általa tett észrevételeket, kiegészítéseket és módosítási javaslatokat haladéktalanul megküldi az érintett szervezetnek. Az érintett szervezet az NFM véleményének átvezetése után a szerzıdésmódosítás tervezetét - egyet nem értése esetén az észrevételek figyelmen kívül hagyásának részletes írásbeli indokolásával együtt - az NFM részére 3 munkanapon belül megküldi, aki azokat - amennyiben szükségesnek látja, további észrevételezést követıen - a beérkezést követı 2 munkanapon belül véleményével együtt a nemzeti fejlesztésért felelıs miniszter elé terjeszti döntéshozatalra. A nemzeti fejlesztési miniszter hozzájárulása hiányában a szerzıdés nem módosítható; a beszerzés a módosult feltételekkel új közbeszerzési eljárásban valósítható csak meg. Közbeszerzések nyilvántartása 13. § (1) Az egységes nyilvántartás kialakítása és kezelése érdekében az érintett szervezetek kötelesek az NFM-nek megküldeni az éves közbeszerzési terveiket, továbbá tájékoztatást adni a közbeszerzési terveik módosításáról, valamint a módosítás indokairól az arról hozott döntést követıen legfeljebb 3 munkanapon belül. (2) Az érintett szervezetek negyedévente statisztikai adatszolgáltatást kötelesek teljesíteni az NFM felé a folyamatban lévı és az elızı tájékoztatás óta befejezett közbeszerzési eljárásaikról és a megkötött, a
80
rendelet hatálya alá tartozó szerzıdéseikrıl. (3) Az érintett szervezetek kötelesek közbeszerzési szabályzatukat e rendelettel összhangban elkészíteni és az NFM részére megküldeni. 14. § Az NFM feladata az e rendelet hatálya alá tartozó szervezetek által negyedévente megküldendı statisztikai adatok, továbbá a közbeszerzési tervvel, annak módosításával, valamint az e rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos adatok nyilvántartása és kezelése. A nemzeti fejlesztési miniszter az elektronikus úton történı benyújtás és adatfeldolgozás megkönnyítése érdekében egységes benyújtási metodikát, valamint a benyújtandó adatok és közbeszerzési tervek vonatkozásában kötelezı formai és tartalmi elemeket határozhat meg. Záró rendelkezések 15. § (1) A rendelet 2011. április 1-jén lép hatályba. (2) A rendeletet a hatálybalépést követıen megkezdett közbeszerzési eljárásokra, szerzıdésekre, valamint szerzıdés-módosításokra kell alkalmazni. (3) 1. számú melléklet a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelethez Elıterjesztés a közbeszerzési eljárások ellenırzéséhez és engedélyezéséhez AJÁNLATKÉRİ ADATAI 1.1. Hivatalos név: 1.2. Székhely: 1.3. Postai cím: 1.4. Internetcím: 1.5. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkezı kapcsolattartó személy neve: 1.6. Kapcsolattartó személy címe, elérhetısége: 1.7. Irányítási/felügyeleti/tulajdonosi jogokat gyakoroló tárca megnevezése és kijelölt képviselıje: 2. A közbeszerzési eljárás/szerzıdés tárgyának pontos leírása (ha rész-ajánlattétel engedélyezett, akkor a részek pontos megnevezése):
3. A beszerzés/szerzıdés nettó értéke: 4.a) A lefolytatni tervezett közbeszerzési eljárás fajtája (megfelelı aláhúzandó): nyílt eljárás meghívásos eljárás (ideértve a tárgyalásos eljárás részvételi felhívást tartalmazó hirdetménnyel induló meghívásos eljárást is) versenypárbeszéd keretmegállapodásos eljárás idıszakos elızetes tájékoztatót második része tartalmazó hirdetménnyel meghirdetett meghívásos eljárás idıszakos elızetes tájékoztatót elıminısítési hirdetménnyel elıminısítési hirdetménnyel tartalmazó hirdetménnyel meghirdetett meghívásos eljárás meghirdetett tárgyalásos eljárás meghirdetett tárgyalásos eljárás tárgyalásos egyszerő eljárás tárgyalás nélküli egyszerő eljárás hirdetmény nélküli tárgyalásos egyszerő eljárás 4.b) Tárgyalásos eljárás esetén (megfelelı aláhúzandó): hirdetmény közzétételével (ideértve a részvételi hirdetmény közzététele nélkül felhívást tartalmazó hirdetménnyel induló tárgyalásos eljárást is) 4.c) Hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás esetén a meghívottak:
81
4.d) Tárgyalásos eljárás esetén az eljárás alkalmazását megalapozó tények:
4.e) Gyorsított eljárás esetén az eljárás alkalmazását megalapozó tények:
5. A rendelkezésre álló forrás összege, összetétele: 6. A közbeszerzési eljárás tervezett kezdı idıpontja: 7. A közbeszerzési eljárás tervezett idıtartama a szerzıdéskötésig, ütemezés (részvételi/ajánlattételi határidı, bontás, eredményhirdetés; kétszakaszos eljárás esetén a részvételi szakasz bontásának, eredményhirdetésének, valamint az ajánlattételi felhívás megküldésének, az ajánlattételi szakasz bontásának és eredményhirdetésének tervezett idıpontja; bíráló bizottság ülésének tervezett idıpontja - lehetıség szerint): 8. A szerzıdés futamideje határozott határozatlan (megfelelı aláhúzandó): Határozott idejő szerzıdésnél annak idıtartama: 9. Nyilatkozat: A kiíró a közbeszerzést a minısített adatot, az ország alapvetı biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érintı vagy a különleges biztonsági intézkedést igénylı beszerzések sajátos szabályairól szóló 218/2011. (X. 19.) Korm. rendelet alapján tervezi kiírni. (A megfelelı válasz aláhúzandó.) IGEN NEM 10. A közbeszerzés indokoltságának és fontosabb elızményeinek bemutatása:
Mellékletek: a 4. § (1) bekezdés szerinti iratok 2. számú melléklet a 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelethez Elıterjesztés a nem közbeszerzési eljárás keretében megkötendı, módosítandó nettó 50 millió forintot elérı értékő szerzıdésekre vonatkozóan A KEZDEMÉNYEZİ ADATAI 1.1. Hivatalos név: 1.2. Székhely: 1.3. Postai cím: 1.4. Internetcím: 1.5. A szerzıdés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkezı kapcsolattartó személy neve: 1.6. Kapcsolattartó személy címe, elérhetısége: 1.7. Irányítási/felügyeleti/tulajdonosi jogokat gyakoroló tárca megnevezése és kijelölt képviselıje: 2. A szerzıdés tárgyának pontos leírása:
82
3. A szerzıdés nettó értéke: 4. A Kedvezményezett kiválasztásának leírása:
5. A rendelkezésre álló forrás összege, összetétele: 6. A szerzıdéskötés v. módosítás tervezett idıpontja: 7. A szerzıdés futamideje (megfelelı aláhúzandó): Határozott idejő szerzıdésnél annak idıtartama:
határozott
határozatlan
A SZERZİDİ FÉL ADATAI 8.1. Hivatalos név: 8.2. Székhely: 8.3. Postacím: 8.4. Szervezeti-mőködési forma: 8.5. Cégjegyzékszám: 8.6. Bíróság és nyilvántartási szám: 8.7. Adószám: 8.8. Statisztikai szám: 8.9. Kapcsolattartó személy neve: 8.10. Kapcsolattartó személy címe, elérhetısége: 9. A szerzıdéskötés v. módosítás indokoltságának és fontosabb elızményeinek bemutatása:
Melléklet: szerzıdés-tervezet; módosítás esetén eredeti szerzıdés és a módosítás tervezete
83
13. NFM/7603/2/2011. számú 46/2011.(III.25.) Korm.rendelet végrehajtásáról szóló állásfoglaló levele
84
85
86
87
