L1 Kuesioner Evaluasi Pengendalian Internal atas Persediaan dan Fungsi Penjualan PT. Tunas Dunia Kertasindo Prosedur Pemesanan dan Pembelian Persediaan Barang NO. PERTANYAAN Apakah pemesanan persediaan 1. dilakukan dengan otorisasi dari pihak manajemen? Apakah ada oerhitungan atau acuan yang dijadikan dalam 2. melakukan pemesanan persediaan barang? Apakah fungsi pemesanan dan 3. pembelian persediaan barang terpisah denganfungsi gudang? Apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai uraian 4. tugas masing-masing personel pada pengelolaan persediaan? Apakah perusahaan memiliki catatan ataupun daftar supplier 5. yang biasa harus mengirimkan kuotation? Apakah saat barang persediaan habis dan tidak ada stok, pihak 6. gudang boleh langsung melakukan pemesanan tanpa dokumen resmi tertentu? Apakah setiap pemesanan persediaan barang dilakukan melalui prosedur panjang terlebih 7. dahulu termasuk otorisasi pemesanan dan pembelian persediaan? Apakah setiap pemesanan barang disertai dengan pembuatan 8. laporan pemesanan secara tertulis? Apakah ada proses seleksi 9. supplier sebelum proses pemesanan dilakukan?
A.
B.
Prosedur Penerimaan Persediaan Barang
YA
TIDAK
KETERANGAN
Pesan barang setelah mengecek persediaan bahan baku digudang
Pihak gudang harus melapor kepada atasannya untuk melakukan pemesanan
P.O
NO. 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7. 8.
9.
10.
C. NO. 1. 2.
PERTANYAAN Apakah penerimaan persedaan dilakukan dengan otorisasi dari pihak manajemen? Apakah ada pemeriksaan ulang yang dijadikan acuan dalam melakukan penerimaan persediaan? Apakah fungsi penerimaan persediaan terpisah dengan fungsi gudang? Apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai pengembalian barang yang telah diterima karena kerusakan atau cacat saat penerimaan? Apakah terdapat ada pemisahan tugas dalam pelaksanaan penerimaan, pemesanan, penyimpanan dan pengeluaran serta pencatatan transaksi persediaan? Apakah pihak gudang melakukan pencocokan terlebih dahulu antara barang yang akan dierima dengan surat jalan atau dokumen resmi tertentu?
YA
TIDAK
Hanya lewat telepon saja
Jika jawaban no. 6 ya, apakah adapihak lain ataupun dari luar selain gudang yang melakukan hal tersebut?
Apakah bentuk dokumentasinya? Dan siapakah yang memegang? (1. surat jalan, 2. copy PO, 3. tagihan) Apakah setiap penerimaan barang disertai dengan pembuatan laporan penerimaan persediaan secara tertulis? Apakah hanya barang diterima oleh pihak yang berwenang?
KETERANGAN
Admin / manager / supir forklift Yang memegang dokumen tersebut adalah admin
Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang PERTANYAAN Apakah fungsi pengiriman barang persediaan terpisah dari fungsi gudang? Apakah setiap pengeluaran persediaan selalu berdasarkan
YA
TIDAK
KETERANGAN
dokumen resmi yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang? 3.
4.
5. 6.
7.
8. 9. 10. 11. 12.
13.
Apakah ada petugas yang menjaga dan mengawasi keluar masuknya persediaan barang? Apakah selain petugas gudang, pihak lain dilarang masuk gudang jika tidak disertai otorisasi oleh bihak yang berwenang? Apakah kartu stok di update setiap hari? Siapakah yang melakukan update tersebut? Apakah saat stock opname masing sering ditemukan selisih kuantitas antara pencatatan stok barang di kartu persediaan dalam jumlah fisik yang ada di gudang? Apakah stock opname dilakukan secara rutin? Berapa bulan sekali dilakukan? Proses tersebut diotorisasi atau tidak? Apakah hasil stock opname dilaporkan pada manajemen? Apakah penemuan barang yang rusak langsung dilaporkan kepada pihak yang berwenang? Apakah ada kebijakan khusus untuk barang yang rusak? Apa sajakah kebijakannya? Apakah ada jadwal rutin pengiriman barang rusak? Siapakah yang melakukan otoriasasi? Jika barang keluar siapakah yang mengotorisasi?
Terkadang selisih
Setiap bulan
Sebulan sekali
Kalau kita order persediaan bahan baku untuk berikutnya kita returkan barang tsb. ketika dia mengirim yang baru.
Pertanyaan Penjualan NO. 1.
PERTANYAAN Apakah perusahaan menggunakan daftar harga?
YA
TIDAK
KETERANGAN
Apakah penyimpangan dari 2.
daftar harus melalui pejabat
berwenang? Apakah perusahaan memiliki 3.
pendoman pemberian potongan harga secara tertulis?
4.
5.
6.
Apakah daftar harga produk diperbaharui secara berkala? Apakah ada harga khusus bagi
secara tunai dan kredit?
Apakah setiap penjualan 7.
diminta surat pesanan dari
pembeli? Apakah order pemebelian harus atas persetujuan pejabat 8.
berwenang mengenai harga,
syarat kredit dan syarat lainnya? 9.
Apakah fungsi penjualan dan produksi terpisah?
Apakah fungsi produksi, 10.
gudang dan pengiriman terpisah?
11.
Apakah formulir berikut
harga bahan baku
karyawan perusahaan? Apakah penjualan dilakukan
Tergantung kenaikan
Lebih banyak kredit
bernomor urut?
12.
a. Faktur penjualan
b. Surat Jalan
Apakah surat jalan : a. Barang yang dikirim dicocokkan dengan surat jalan
b. Hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi
c. Dikaitkan dengan faktur, untuk menjamin surat jalan sudah sesuai dengan faktur
d. Langsung dikirim kepada
pembuat faktur 13.
Apakah bagian penjualan memeriksa ketepatan: a. Jumlah yang dikirim?
b. Harga?
c. Perhitungan?
d. Syarat kredit?
Apakah faktur yang batal 14.
disimpan sebagai arsip pemeriksaan?
15.
Sistem pencatatan secara manual atau komputerisasi?
Jika manual, apakah 16.
penyimpanan data penjualan dibatasi pada orang tertentu saja?
Jika terkomputerisasi, apakah 17.
akses terhadap file-file penjualan dibatasi?
18.
Apakah ada otorisasi dari pihak tertentu untuk
melakukan perubahan data? Apakah laporan penjualan dan 19.
keuangan dibuat setiap bulannya?
Apakah perlu ada evaluasi 20.
laporan penjualan dan keuangan dari pejabat yang berwenang?
21.
Apakah perusahaan melakukan survey pada pelanggan baru?
Apakah barang yang dikirim 22.
sudah sesuai dengan surat jalan dan diperiksa kembali oleh bagian pengiriman?
23.
Apakah surat jalan terotorisasi
oleh manajer penjualan? Apakah pengiriman barang meminta tanda tangan
24.
pelanggan sebagai tanda bahwa barang telah diterima oleh pelanggan?
Apakah bagian piutang penjualan secara rutin 25.
melakukan penagihan kepada pelanggan tepat pada jangka waktu tempo pembayaran?
Apakah perusahaan melakukan 26.
pencatatan kemungkinan piutang tidak tertagih?
Apakah pesanan pelanggan 27.
dikirim sesuai dengan permintaan pelanggan?
Apakah pesanan pelanggan 28.
dikirim sesuai waktu yang diminta pelanggan?
Apakah dilakukan pemeriksaan/pengecekkan 29.
pada saldo piutang pelanggan sebelum pelanggan melakukan kredit?
30.
Apakah ada batas kredit yang ditentukan perusahaan?
Apakah ada sanksi tertentu 31.
bagi pelanggan yang terlambat
membayar hutangnya? Apakah penagihan piutang 32.
dilakukan melalui surat atau telepon?
Telepon
Apakah pada saat penagihan 33.
dibuatkan bukti kuitansi sebagai tanda pembayaran?
L2
L3
L4
L5
L6
L7
