A www.webkiallitas.hu oldal leírása kiállítóknak v1.0 2013.10.08.
Netex-Magyarország Kft.
Bevezető Ez a leírás a www.webkiallitas.hu oldal használatát írja le. A webkiallitas.hu egy interaktív web oldal, amely az internet és a hagyományos kiállítások előnyeit és lehetőségeit egyesíti. Az oldalon időről-időre online eseményeket, ún. webkiállításokat szervezünk. A webkiállításokon egy-egy témakör, iparág, vagy piac jelentősebb személyiségei, szakemberei, és a témához kapcsolódó cégek (kiállítók) kapnak lehetőséget, hogy bemutassák a cégüket, termékeiket, szolgáltatásaikat. A webkiállítás.hu különlegessége az, hogy minderre - az internet világában mindeddig egyedülálló módon - valóban interaktív kommunikációs felületeket biztosít. Ezért arra kérjük kiállítóinkat, hogy a webkiállítások nyitvatartási ideje alatt folyamatosan tartózkodjanak internet közelben, és figyeljék a kommunikációs felületeket, mert a látogatók is folyamatosan fognak kérdezni, érdeklődni a különböző chat-eken, fórumokon, vagy a webkiallitas.hu belső levelező rendszerén keresztül. Kérjük, vegye figyelembe, hogy a weboldal állandóan fejlődik, változik. Ezért – bár az útmutatót igyekszünk mindig naprakészen tartani, frissíteni - kisebb eltérések előfordulhatnak az útmutatóban bemutatott és a valós oldal között. Az aktuális verzió elkészültének időpontját a borító oldal fejlécében láthatja.
2
Tartalom I. II.
Jelentkezés kiállítónak ................................................................................................................. 4 A főoldal ...................................................................................................................................... 5 II.1. A felső menüsor ................................................................................................................... 5 II.2. Bemutató kijelző .................................................................................................................. 5 II.3. A bal oldali menü ................................................................................................................. 5 II.4. Belépés és regisztráció ......................................................................................................... 5 II.4.a. Belépés ......................................................................................................................... 5 II.4.b. Regisztráció .................................................................................................................. 6 II.5. Kereső mezők ....................................................................................................................... 7 II.6. Főoldali chat ......................................................................................................................... 7 II.7. Kiállítás Bannerek ................................................................................................................ 7 II.8. Alsó menüsor ....................................................................................................................... 8 III. Saját oldal ................................................................................................................................. 9 III.1. Adatok megváltoztatása ....................................................................................................... 9 III.1.a. A logó feltöltése ........................................................................................................... 9 III.1.b. Szóróanyagok ............................................................................................................... 9 III.1.c. Bemutatkozó videó .................................................................................................... 10 III.2. Postafiók............................................................................................................................. 10 III.3. Kiállítások .......................................................................................................................... 11 IV. A virtuális stand ..................................................................................................................... 12 IV.1. Stand leírás ......................................................................................................................... 12 IV.2. Termékek ........................................................................................................................... 12 IV.2.a. Kiemelt termék ........................................................................................................... 13 IV.3. Események és bemutatók ................................................................................................... 13 IV.3.a. Események a saját standon ......................................................................................... 14 IV.3.b. Online közvetítések .................................................................................................... 14 IV.3.c. Online közvetítési felület használata.......................................................................... 15 IV.4. Kiállítói chat ....................................................................................................................... 17 IV.5. Egyéb kommunikációs lehetőségek ................................................................................... 17 V. Ha segítségre van szüksége ........................................................................................................ 18
3
I. JELENTKEZÉS KIÁLLÍTÓNAK Amennyiben úgy döntött, hogy kiállítóként szeretne részt venni valamelyik webkiállításon, akkor kérjük, először regisztráljon az oldalunkon (ld. II.4.b. pont). A regisztrációkor kiemelten ügyeljen, hogy valós adatokat adjon meg. Ez egyrészt azért fontos, mert a regisztrációkor megadott adatok alapján állítjuk ki a számláját, másrészt pedig a webkiállítást látogató érdeklődők a regisztrációkor megadott kapcsolati adatai alapján tudják felvenni Önnel a kapcsolatot. Regisztráció után Ön azonnal elkezdheti előkészíteni a standját, de a kiállítás oldalán ilyenkor még nem jelenik meg. Ezt követően ki kell töltenie, és aláírva visszaküldenie a jelentkezési garnitúrát. A jelentkezési garnitúrát letöltheti a Saját oldaláról (ld. II.4.a. pont), de a regisztrációt követően automatikusan elküldjük e-mailben is. Ha a jelentkezési garnitúra beérkezett hozzánk, e-mailben pro forma számlát küldünk a kiállításon való részvétel díjáról. Kérjük, ne felejtse el, hogy a jelentkezés idejének azt az időpontot tekintjük, amikor a kiállítási díj beérkezik a számlánkra. Ez azért fontos, mert a korai jelentkezőket jelentős kedvezményekkel jutalmazzuk, tehát érdemes a jelentkezési folyamaton gyorsan végigjutni. A kiállítási díj beérkezését követően kiállítjuk és elküldjük Önnek a számlát, és aktiváljuk a standját – amennyiben az elkészült. Ezt követően az Ön termékei és szolgáltatásai már megtekinthetőek lesznek a webkiallitas.hu-n, de a legtöbb kommunikációs felületet csak a kiállítás ideje alatt fogja tudni elérni.
4
II. A FŐOLDAL II.1. A felső menüsor A felső menüben rövid leírásokat, ajánlókat olvashat
az
oldalról.
Ha
először
jár
a
webkiállítás.hu-n, érdemes egy kicsit beleolvasnia ezekbe is.
II.2. Bemutató kijelző A kiállítók a kiállítások ideje alatt ún. video streaming technológia segítségével online bemutatókat tartanak. A bemutató kijelző dobozban láthatjuk, hogy van-e éppen futó aktuális bemutató. Ha egy kiállító épp bemutatót tart, akkor a TV ikon szemcsés képe eltűnik, és az OFFLINE felirat helyén piros ONLINE felirat jelenik meg. A TV ikon alatt láthatjuk az aktuális, vagy a soron következő bemutató címét és időtartamát.
II.3. A bal oldali menü A Bemutató kijelző doboz alatt a „Használati útmutatók” menüpont alatt találhat segítséget az oldal használatához, a „Kapcsolat” menüben az oldal üzemeltetőinek elérhetőségeit találja. A „GYIK” menüpont alatt a leggyakrabban feltett kérdéseket, és azok válaszait láthatja.
II.4. Belépés és regisztráció Ha kiállítóként szeretne részt venni valamelyik webkiállításon, akkor első lépésként regisztrálnia kell az oldalunkon. Ha regisztrált, akkor létrehozzuk Önnek a saját profilját, amibe a későbbiekben bármikor beléphet felhasználói neve és jelszava segítségével. II.4.a.
Belépés Bejelentkezés előtt két beviteli mezőt láthatunk: a felsőbe kell beírni a felhasználói nevet, az alsóba a jelszót. Ezután a „Belépés” gombra kattintva, vagy az Enter
1. ábra: Belépés és regisztráció
billentyűt Belépés
lenyomva után
a
beviteli
léphetünk mezők
melletti
be. gombok
megváltoznak: a felsővel tudunk kilépni, az alsó pedig a
2. ábra: Belépés után
5
saját személyes oldalunkra mutat. Ha nincs felhasználónevünk, és jelszavunk, akkor a „regisztráció” gombra kattintva kérhetünk. II.4.b. Regisztráció A regisztráció gombra kattintás után választhatunk, hogy Látogatóként, vagy Kiállítóként szeretnénk regisztrálni. Itt a kiállítói regisztráció folyamatát ismertetjük.
A regisztrációhoz a név az, e-mail cím és a felhasználói név (Becenév), valamint
egy
kötelező.
A
jelszó
megadása
becenevét
fogjuk
feltüntetni, ha ír a chatre, a fórumra, és ezt a becenevet használva írhatnak Önnek üzenetet a kiállítók és a többi látogató a webkiállítás.hu saját belső levelező rendszerén keresztül. Emellett kapcsolati
megadhat adatokat,
különböző mint
a
telefonszám, Skype felhasználói név, 3. ábra: Látogatói regisztráció
Facebook
oldal
és
kapcsolati
adatok
weboldal. megadása
A nem
kötelező, de kényelmesebbé teszi a kiállítókkal, és a többi látogatóval való kapcsolattartást. FONTOS! A regisztrációkor megadott adatokat
nem
használjuk
fel
reklámcélokra (nem spamelünk), és csak
az
Ön
előzetes,
kifejezett
hozzájárulásával tesszük elérhetővé bárki
számára!
A kapcsolati adatokkal létre hozunk Önnek egy virtuális névjegyet, amit átadhat a kiállítóknak, amennyiben későbbi kapcsolatfelvételt kér (például, ha szeretné, hogy a kiállító egy későbbi időpontban felhívja Önt, vagy küldjön Önnek ajánlatot, stb.)
6
Jobb oldalt felül bejelölheti, hogy melyik kiállítások érdeklik Önt. Az önt érdeklő kiállítások kezdete előtt emlékeztető e-mailt küldünk Önnek. Ez után megadhatja, hogy milyen formában kommunikálhatunk Önnel. Amennyiben feliratkozik a hírlevelünkre, akkor minden, a webkiállítás.hu oldalt érintő fontos, vagy érdekes eseményről, változásról tájékoztatjuk Önt e-mailben. Ha csak az érdeklődési körének megfelelő e-maileket szeretne kapni tőlünk, akkor csak emlékeztető e-maileket küldünk az Önt érdeklő kiállítások kezdete előtt. Végül, ha azt jelöli be, hogy nem kér semmilyen hírlevelet, akkor kizárólag a regisztrációhoz, jelszó változtatáshoz szükséges e-maileket küldünk ki Önnek. A regisztráció érvényességéhez el kell fogadnia a felhasználási feltételeinket, és javasoljuk, hogy olvassa el az adatvédelmi irányelveinket. Ezután már csak egy ellenőrző kódot beírnia, és a regisztráció gombra kattintania. Ezután automatikusan kiküldünk egy ellenőrző e-mailt, amelyben talál egy linket. Ha erre a linkre kattint, vagy bemásolja azt a böngészőjébe, akkor visszajut a webkiállítás.hu oldalra, és ezzel a regisztráció befejeződött. Amennyiben az ellenőrző e-mail nem érkezik meg, nézze meg a levélszemét (spam) mappában!
II.5. Kereső mezők Rögtön a belépés/regisztráció doboz alatt kereső mezőket talál. Ezek segítségével kereshet a webkiállítás.hu-n, de akár az oldal elhagyása nélkül az interneten is a google kereső használatával.
II.6. Főoldali chat A főoldalon található chat segítségével beszélgethet az oldal látogatóval, a többi kiállítóval, és az oldal üzemeltetőivel is. A többi chatelőnek üzenetet küldhet a belső levelező rendszer használatával is, ha a felhasználó nevükre kattint. Az oldal üzemeltetői figyelemmel kísérik a főoldali chatet, ezért, ha kérdése, javaslata van az oldallal kapcsolatban, akkor itt is tudathatja velünk. De küldhet nekünk üzenetet a belső levelező rendszer használatával is, ha a címzett mezőbe „admin” felhasználónevet ír.
II.7. Kiállítás Bannerek
7
A főoldal központi részén színes ikonokat, bannereket lát. Ezek a bannerek a soron következő webkiállítások idejét és témáját mutatják. Ha egy webkiállítás éppen nyitva van, akkor ennek a webkiállításnak az ikonjára kattintva juthat be a kiállítás oldalára (ld. III. pont).
II.8. Alsó menüsor Legalul, a szürke mezőben „Like”olhatja az oldalunkat, ha úgy gondolja, hogy barátainak, ismerőseinek is szívesen ajánlaná. Itt találja meg az oldal felhasználási feltételeit és az adatvédelmi nyilatkozatot. Ezen kívül elolvashat egy szerződés mintát – ez az a szerződés, amit alá kell írnia, ha kiállítóként szeretne részt venni valamelyik webkiállításon, illetve ugyanezt a szerződést tartalmazza a jelentkezési garnitúra is. Szintén az alsó menüből érheti el az oldal üzemeltetőinek kapcsolati adatait, és az impresszumot.
8
III. SAJÁT OLDAL Regisztráció után létrehozunk Önnek egy saját oldalt, amit a fő oldalról a Saját oldal gombra kattintva érhet el. Itt 3 menüpont közül választhat: Adatok módosítása, Postafiók és Kiállítások. A Saját oldalon készítheti elő virtuális standját, amit a majd a webkiállítás látogatói látni fognak.
III.1. Adatok megváltoztatása A saját oldalon belül az „adatok megváltoztatása” menüpontban javíthatja, frissítheti megadott adatait. Kérjük, hogy adatait mindig tartsa naprakészen, mert az itt megadott elérhetőségeken tudják felvenni Önnel a kapcsolatot a látogatók, és a webkiállítás.hu oldal munkatársai is. III.1.a. A logó feltöltése Ebben a menüpontban töltheti fel cége logóját. A logó formátumával kapcsolatban nincsenek különleges előírások, az oldal automatikusan méretre igazítja azt. De arra érdemes figyelni, hogy a virtuális standon négyzetes alakban jelenítjük meg. III.1.b. Szóróanyagok Ebben a menüpontban feltölthet árlistákat és szórólapokat is. Ezeknek a dokumentumoknak pdf formátumúaknak kell lennie. Az árlistákat és szórólapokat a látogatók az ő Saját oldalukon, egy kifejezetten erre a célra létrehozott menüpont alatt gyűjthetik, így egy későbbi időpontban újra átnézhetik őket. Ez azért fontos, mert nem minden látogató fog azonnal vásárolni, sokan először csak összegyűjtik az információkat, és később döntenek. Ezt a későbbi döntési folyamatot, és általában kiállítás utóéletét mi nagyon fontosnak tartjuk, ezért kifejezetten támogatjuk is. Emiatt is tudnak a látogatók szóróanyagokat letölteni az Ön standjáról,
megjegyzéseket,
emlékeztetőket
fűzni
hozzájuk,
és
ezért
hagyjuk
fenn
a
www.webkiallitas.hu –n a mér bezárt kiállítások kiállítóinak virtuális standját. A szóróanyagokon tehát érdemes mindig feltüntetni az Ön elérhetőségei mellett azt a felhasználói nevet is, amelyet a webkiallitas.hu oldalon használ. Hiszen az Ön felhasználói neve alapján tudják majd egy későbbi időpontban újra megkeresni a virtuális standját.
9
III.1.c. Bemutatkozó videó A virtuális standján megjeleníthet egy (max. 10MB nagyságú) bemutatkozó videót is, a videó feltöltését is az „Adatok megváltoztatása” menüpontban végezheti el. A video formátumának m4v-nek, vagy flv-nek kell lennie. Ha az Ön bemutatkozó videója más formátumú, a legtöbb video szerkesztő
szoftverrel
átalakíthatja
valamelyik
kívánt
formátumra. Amennyiben nincs video szerkesztő szoftvere, a http://www.freemake.com/free_video_converter/ ingyenesen
letölthet
egyet.
A
Freemake
oldalról video
szerkesztőjének használata nagyon egyszerű, nem kell hozzá szakértelem. Emellett gyors, megbízható, és alapvető vágási feladatok elvégzésére is alkalmas. A videókat az internetezők szívesen nézik meg, de érdemes szem előtt tartani, hogy csak ritkán néznek végig 2-3 percnél hosszabbakat. Ezért javasoljuk, hogy a fontos információkat ne hagyják a film végére, és általában ne készítsenek hosszú bemutatkozó videókat, ne próbáljanak minden információt belesűríteni. A jó bemutatkozó video célja nem több, mint a figyelem felkeltése. Ne feledje, hogy a webkiállítás.hu egy interaktív web oldal, ahol a látogatóknak egyszerűbb az őket érdeklő termékekről, szolgáltatásokról megkérdezni Önöket, mint egy hosszú videót végignézni. A termékekkel és az Ön vállalkozásával kapcsolatos információknak máshol is biztosítunk helyet,
III.2. Postafiók A webkiállítás.hu oldal saját levelező rendszerrel támogatja a kapcsolattartást, melynek segítségével azok a látogatók is kapcsolatba tudnak lépni Önnel, akik nem kívánják kiadni Önnek az adataikat. Erre egyrészt az adatvédelmi irányelveink előírásai miatt is szükség van. Másrészt tudjuk, hogy az internetezők nagy része nem szívesen adja ki az elérhetőségeit, félve a kéretlen reklámoktól. Ezért úgy gondoljuk, hogy a legtöbb, értékesítés segítését célzó webes megoldás azzal, hogy megköveteli legalább
10
az e-mail cím megadását, a
potenciális érdeklődők egy részét elveszíti. Mi viszont azt szeretnénk, ha az ilyen típusú látogatók is kapcsolatba tudnának lépni Önnel, amennyiben érdeklődnek az Ön cége iránt. Ezért a belső levelező rendszeren keresztül a regisztrált felhasználóinknak lehetőséget biztosítunk, hogy csak a felhasználói nevük megadásával is kapcsolatba tudjanak lépni Önökkel. De ezen túlmenően arra is számíthatunk, hogy a kiállítás ideje alatt nagy számban érkeznek majd olyan látogatók is, akik még nem regisztráltak a www.webkiallitas.hu –n. Amennyiben megtetszik nekik az Ön egyik terméke, vagy szolgáltatása, akkor nekik is lehetőséget kell biztosítanunk, hogy kapcsolatba lépjenek Önnel anélkül, hogy meg kellene jegyezniük az Ön elérhetőségei adatait, vagy regisztrálniuk kellene. Az ilyen típusú látogatók részére fejlesztettük ki a „Névjegyhagyás” funkciót. Ha egy látogató névjegyet hagy az Ön virtuális standján, akkor megadhat Önnek egy tetszés szerinti elérhetőséget, és egy rövid üzenetet (Pl. kérem, hívjon fel pár nap múlva, stb.). Az ilyen virtuális névjegyeket Ön szintén a belső levelező rendszeren keresztül kapja meg.
III.3. Kiállítások A „Kiállítások” menüpont alatt tud jelentkezni valamelyik webkiállításra azzal, hogy megkezdi a virtuális stand feltöltését. Ebben a menüpontban látja az összes betervezett webkiállításunkat. A kiválasztott webkiállítás mellett kattintson a „Stand létrehozása”-ra, és kezdje meg a virtuális stand feltöltését. Ha a stand feltöltését már megkezdte, akkor a „Stand létrehozása” helyett „Stand megtekintése” feliratra kattinthat. Így megtekintheti, milyennek látják a látogatók az Ön virtuális standját. Ha folytatni szeretné a stand feltöltését, vagy módosítani szeretné a korábban feltöltött adatokat, azt a „Saját stand szerkesztése” feliratra kattintva megteheti.
11
IV. A VIRTUÁLIS STAND A virtuális stand ugyanazt a szerepet tölti be a webkiállításon, mint egy hagyományos stand a hagyományos kiállításon. A látogatók megállhatnak az őket érdeklő standokon, megnézhetik a termékeket, elvehetnek pár szóróanyagot, és ami a legfontosabb: beszélgethetnek a kiállítókkal. A különbség, hogy nem kell szállítani a termékeket, nem kell szóróanyagot nyomtatni, és nem kell Önnek sem egész nap a standban állnia. Ennek ellenére a virtuális standot is elő kell készíteni.
IV.1. Stand leírás A stand létrehozásakor a legfelső szöveg mezőbe írhat egy rövid bemutatkozást és néhány fontosabb információt. Javasoljuk, hogy ha készült valamilyen speciális akcióval a webkiállításra, azt itt tüntesse fel!
IV.2. Termékek A termékek képeit és adatait az „Új terméksor” gombra kattintva töltheti fel. Először írja be a termék nevét. Ezután adhat egy hosszabb leírást a termékről, majd az árát kell megadnia. Ezt követően megadhatja, hogy az adott termék-e az Ön kiemelt terméke (ld. IV.2.a pont). Válassza ki, hogy melyik termék kategóriába tartozik az adott termék, majd kattintson a „Mentés gombra. Ha nem talál olyan kategóriát, amelybe bele illene az adott termék, választhatja az „egyéb” kategóriát, vagy kérheti, hogy új kategóriát vegyünk fel. Ha új kategória felvételét szeretné kérni, írjon nekünk a belső levelező rendszeren (a címzetthez írja azt: admin). A mentés után lehetősége van képet feltölteni a termékhez. Egy termékhez több képet is feltölthet. Ha feltölt egy képet, kattintson ismét a mentés gombra. Az „Új terméksorra” kattintva újabb termék felvitelét kezdheti meg. Nincs korlátozva a felvehető termékek száma, de arra számítson, hogy egy látogató átlagosan kb. 4-6 termék képét fogja megnézni (ahogy a hagyományos standon is általában csak néhány terméket néznek meg az emberek, amikor elmennek mellette). Ezért javasoljuk, hogy csak a fontosabb termékeket vigye fel a virtuális standjára, hogy azokat biztosan lássa a betérő látogató. A többi terméket feltüntetheti a szóróanyagokon.
12
IV.2.a. Kiemelt termék Minden kiállítónak egy kiemelt terméke lehet. A kiemelt termék olyan termék, szolgáltatás, vagy ajánlat, kedvezmény, egyéb előny, amelyet Ön csak és kizárólag a webkiállítás ideje alatt, a webkiliállítás.hu oldal látogatóinak biztosít. A kiemelt termékek kiemelt helyen szerepelnek a virtuális standon, és amikor egy látogató keresgél a kiállítók között, a cégek neve mellett a kiemelt termékeiket jelenítjük meg. Valójában ez az a termék, ajánlat, stb., amivel Ön meggyőzheti a látogatókat, hogy nézzék meg az Ön virtuális standját. Ezért nagyon fontos, hogy valóban egyedi, és valóban értékes kedvezményt, előnyt, stb. szerepeltessen kiemelt termékként. A kiemelt termék szinte bármi lehet, ami valóban értékes és egyedi, de példaként álljon itt néhány lehetőség: •
Ajánlhat kedvezményt egyik népszerű termékére vagy szolgáltatására (pl. a webkiállítás ideje alatt az X termék 5000 Ft. helyett 3500 Ft-ért kapható)
•
Adhat egy általános vásári kedvezményt (pl. „10% kedvezmény minden termékünk árából a webkiállítás ideje alatt”)
•
Kínálhat hozzáadott terméket, vagy szolgáltatást (pl. „aki a webkiállítás ideje alatt ékszert vásárol tőlünk, annak a gravírozás ingyenes”)
•
Szervezhet nyereményjátékot (pl. „azok között, akik a webkiállítás ideje alatt írnak a standunk chat-jére, a webkiállítás végén kisorsolunk egy tablet pc-t”)
A kiemelt termék nagyon fontos tényező mind a kiállítók, mind pedig a webkiállítás sikeréhez. Ezért a kiemelt termékeket ellenőrizzük, és ha azok nem egyediek (tehát elérhető a kiállító weboldalán, kuponos, vagy ár-összehasonlító oldalakon, közösségi oldalakon, vagy bárhol máshol), vagy nem értékes, akkor eltávolíthatjuk, és megkérhetjük Önt, hogy új kiemelt terméket töltsön fel. A kiemelt termék feltöltése az Ön szerződéses kötelessége (ld. általános szerződési feltételek)!
IV.3. Események és bemutatók Tovább haladva a stand feltöltésével, eseményeket vehetünk fel az „Új esemény” gombra kattintva. Két féle esemény közül választhatunk: az egyik lehetőség, hogy a saját standunkon rendezünk eseményt, a másik, hogy a kiállítás minden látogatójának tartunk előadást ún. video streaming formában. Az esemény felvételéhez meg kell
13
adni a kezdés és a befejezés időpontját. Ezután rövid leírást adhatunk az eseményhez, majd a „mentés” gombra kattintva rögzíthetjük. Az események kereshetőek a kiállítás főoldalán, így kitűnő „látogató bevonzó” eszközök lehetnek. IV.3.a. Események a saját standon A saját virtuális standján minden kiállító annyi eseményt szervezhet, amennyit szeretne. Az eseményeknek nincs kötelező formája, vagy tartalma, bármi jó lehet, ami érdekli a látogatókat. Szervezhet például „Boldog órát”, azaz olyan időszakot, amikor valamit olcsóbban kínál, vagy ajándékot ad a megrendelőknek, stb. Érdekes lehet a látogatóknak az olyan esemény is, amikor egy meghatározott időszakban egy kiemelkedő szakember válaszol a kérdéseikre, vagy ha egy hírességgel cseveghetnek a virtuális stand chat-jén. Ha a saját standján szeretne eseményt szervezni, akkor ne pipálja ki az „online közvetítés” dobozt. IV.3.b. Online közvetítések Az online közvetítés a webkiállításon olyan, mint a nagy színpad a hagyományos kiállításokon. Ez egy valós idejű, képet és hangot egyaránt továbbító felület, amelyet bármennyi látogató nézhet egyszerre. Olyan, mint egy élő adás a televízióban. Bármelyik kiállító jelentkezhet online közvetítésre, de egy időben csak egy kiállítónak tudunk rá lehetőséget biztosítani. Ezért a stand feltöltésekor csak olyan időszakra rögzíthet online közvetítést, amely még szabad. A közvetítési idők kiosztása nem automatikus, hanem a webkiallitas.hu csapata végzi. A közvetítési időket elsősorban „érkezési sorrend” alapján osztjuk ki, de különleges esetben ettől eltérhetünk. Ilyen különleges eset lehet például, ha olyan közvetítést szervezünk (vagy valamely kiállítónk olyan közvetítéssel jelentkezik), amely kiemelt érdeklődésre tarthat számot. De például felülbírálhatjuk a közvetítési idők kiosztását abból a célból is, hogy minden kiállítónak biztosítsunk legalább egy lehetőséget (azaz felesleges minden órában regisztrálni egy online közvetítést, mert nem fogjuk jóváhagyni). Azt javasoljuk, hogy kb. 15-30 perces előadással jelentkezzen, és maximum naponta egy alkalommal, így nagy valószínűséggel fogunk tudni Önnek is közvetítési időt biztosítani. Az online közvetítéshez Önnek rendelkeznie kell egy web kamerával, egy mikrofonnal, és legalább ADSL szintű internet eléréssel. Ha regisztrál egy online közvetítésre, és a webkiallitas.hu csapata azt jóváhagyja, akkor emailben kap egy linket, ami arra az oldalra mutat, ahonnan az előadását közvetítheti. Az online
14
kiállítási felületünk sajnos angol nyelvű, ezért a következő fejezetben részletesen leírjuk annak használatát. IV.3.c. Online közvetítési felület használata A megadott linkre kattintva egy internetes konferencia felületre, az anymeeting.com-ra jut. Itt az oldal először leteszteli az internet kapcsolatunkat, innen a „click here to continue” gombra kattintva juthatunk tovább. Ez után ki kell választanunk, hogy milyen audio eszközt kívánunk használni, itt a mikrofont kell kiválasztani („Use my computer”). Az online konferencia felület Flash technológiát használ, ezért a használatához Adobe Flash Player szükséges. Ha ez nincs telepítve az Ön gépén, akkor ingyenesen telepítheti a http://get.adobe.com/flashplayer/ oldalon (a sárga, „Install now” gombra kattintva”. Mielőtt továbblépnénk az online konferencia teremhez, engedélyeznünk kell az anymeeting alkalmazásnak, hogy használja a mikrofonunkat és – ha van – web kameránkat. A képen látható ablakban kattintsunk a zöld pipa melletti karikára, majd a „Close” gombra. Ezután már bejutunk az online konferenciára.
Amikor belépünk, hallgatói státuszt kapunk, majd amikor a mi előadásunkra kerül a sor, akkor az adminisztrátor ad nekünk előadói státuszt. Ezután már a hallgatók mindent hallanak, amit a mikrofonba mondunk. Igyekezzen nyugodt körülményeket biztosítani önmagának az előadás 15
idejére, csukja be az ablakot, hogy az utcáról ne szűrődjön be zaj, és kérje meg kollégáit, hogy az előadás idejére hagyják Önt magára az irodában (amennyiben irodából tartja a bemutatóját). Számítson rá, hogy a hallgatói nem csak azt hallják, amit Ön mondd, hanem mindent, ami az Ön környezetében történik. Ha elsőre idegennek tűnik is az online konferencia terem, ne ijedjen meg tőle, Önnek csak néhány funkciót kell majd használnia. Az egyik ilyen a Chat felület, ahova a hallgatók a kérdéseiket írják majd az Ön előadása alatt. Javasoljuk, hogy a kérdések megválaszolását mindig hagyja a bemutató végére. Ez után el kell döntenie, hogy milyen típusú előadást szeretne tartani. Ha web kamerás előadást szeretne, akkor a web kameráját aktiválnia kell. Ehhez kattintson a „Cam” feliratú kamera ikonra középen legfelül. Ezután megjelenik az Ön web kamerával rögzített képe, és megkezdheti az előadást. Az előadás alatt Ön is végig láthatja, amit a látogatók látnak, ez segíthet, hogy jó helyre álljon, és jó irányba fordítsa a kamerát. Ha Power Point prezentációt szeretne előadni, akkor kattintson a „Share” feliratú monitor ikonra, és a megjelenő négy lehetőség közül válassza a harmadikat (monitor grafikonnal). A megjelenő ablakban kattintson a zöld „Upload” gombra. Ekkor megjelenik az Ön saját számítógépének menü struktúrája. Keresse meg és válassza ki az előadni kívánt power point bemutatóját! A feltöltés általában néhány másodperc alatt megtörténik, és a prezentáció neve megjelenik az ablakban. Ez után már elkezdheti a prezentáció megtartását akár úgy, hogy kétszer rákattint a prezentáció nevére, akár úgy, hogy kiválasztja a bemutatót, és a zöld „Open Presentation” gombra kattint. Ha elindul a bemutató, akkor Ön is ugyanazt látja, mint a hallgatóság (ez egyaránt igaz a Power Point-os, és a web kamerás előadásra is). Lapozni előre a prezentáció alatt található zöld „Next >>”, visszafelé pedig a szintén zöld „<
16
Az online közvetítések időtartama kötött, és ha az Ön közvetítése után van másik előadó, akkor nem is tudjuk azt meghosszabbítani. Ha lejár az idő, a közvetítést megszakíthatjuk akkor is, ha Ön épp egy mondat közepén tart. Ezért kérjük, hogy alaposan tervezze meg az előadását, és figyelje az órát, igyekezzen időben befejezni az előadást.
IV.4. Kiállítói chat Minden kiállítónak saját chat ablaka van, amit a látogatók a kiállítók virtuális standjain érhetnek el. Az ide beírt üzeneteket csak maga a kiállító látja, és azok a látogatók, akik épp ezt a standot nézik. A kiállítói chat a leggyorsabb és legegyszerűbb módja, hogy a látogatók kapcsolatba lépjenek Önnel, ha csak néhány gyors kérdést szeretnék feltenni. Ezért kérjük, hogy legalább a webkiállítás nyitvatartási ideje alatt folyamatosan figyeljék a saját standjuk chat felületét. Ha valamely okból ezt nem tudják megvalósítani, a chat felületre beírt kérdésekre válaszolhatnak a belső levelező rendszer használatával is, amennyiben a kérdést regisztrált felhasználó tette fel. Ehhez csak a látogató felhasználói nevére kell kattintani.
IV.5. Egyéb kommunikációs lehetőségek A fentieken kívül egyéb kapcsolat felvételi és kommunikációs lehetőséget is biztosítunk. A regisztráció során ön megadhatja web oldala címét, Facebook oldala címét, e-mail címét és telefonszámát is. Ezek az adatok megjelennek majd az Ön virtuális standján. Ezen kívül, közvetlenül az Ön virtuális standjáról küldhetnek Önnek üzenetet a látogatók a belső levelező rendszeren keresztül, vagy hagyhatnak Önnek névjegyet. Amennyiben Ön a regisztráció során megadta a Skype felhasználói nevét, és a látogató rendelkezik Skype klienssel, akkor közvetlenül a standról indíthat Skype hívást. Ezért kérjük, hogy a webkiállítás ideje alatt folyamatosan legyen bejelentkezve Skype fiókjába. Amennyiben nem adta meg a Skype felhasználói nevét a regisztrációkor, a „Saját oldal” „Adatok módosítása” menüpontjában ezt utólag is megteheti. Használhatja a Skype-ot akkor is, ha valamit meg szeretne mutatni, el szeretne magyarázni egy látogatónak. Ilyenkor kérje meg a látogatót, hogy hívja fel Önt Skype-on (ehhez csak az Ön standján található Skype logóra kell kattintania), és így Ön egy web kamera segítségével bemutathatja a termékét, megmutathatja működés közben, stb.
17
V. HA SEGÍTSÉGRE VAN SZÜKSÉGE Az oldal üzemeltetői bármikor szívesen segítenek, ha kérdése van, elakadt, vagy valami nem működik megfelelően. Először is javasoljuk, hogy nézze meg a „GYIK”-ot, a leggyakrabban felmerülő kérdésekre, problémákra ott megtalálja a választ. Ha már regisztrált, akkor kérhet segítséget úgy, hogy a kérdését/kérését beírja a fő oldali chat ablakba. Ilyenkor az üzemeltetők is a chat használatával válaszolnak, de lehet, hogy az oldal többi felhasználója is tud segíteni. Kérhet segítséget a belső levelező rendszer használatával. Az üzemeltetők felhasználói neve „admin”, ezt kell beírni a címzett helyére. Ilyenkor mi is a belső levelező rendszer használatával válaszolunk. Ha még nem regisztrált a webkiallitas.hu-n, akkor az üzemeltetők elérhetőségeit megtalálja a „Kapcsolat” menüpont alatt.
18
