A kormányzati e-számla rendszer megvalósításának vizsgálata

A kormányzati e-számla rendszer megvalósításának vizsgálata

2007. október 24.

Lengyel Tibor Elnök, vezérigazgató Euroexpert Zrt.

Tartalomjegyzék Vezetıi összefoglaló ........................................................................................................................ 4 Az elektronikus számlabefogadás részletei ...................................................................................... 8 az elektronikus számlázás ............................................................................................................ 8 lehetséges üzleti relációk .............................................................................................................. 8 elektronikus számlák a költségvetési szervezetekben .................................................................. 9 példák mőködı elektronikus számlázási rendszerekre............................................................... 10 változások az elektronikus számlázás bevezetésével ................................................................. 10 a KR és BEDSz rendszerek [18] szolgáltatásainak felhasználása.............................................. 10 az elektronikus számlák feldolgozása a költségvetési szervezetekben ...................................... 11 az elektronikus számlázással kapcsolatos jogszabályok ............................................................ 11 az elektronikus számlázásra való áttérés elsıdleges és járulékos elınyei.................................. 13 példák az elektronizálástól várható eredményekrıl ................................................................... 13 az elektronikus számlázásra történı áttérés javasolt menetrendje ............................................. 15 az elsı fázis feladatai a számlabefogadó oldaláról ..................................................................... 15 az elsı fázis feladatai a számla-kibocsátók oldaláról ................................................................. 16 Európai számlázási kezdeményezés (EU szintő kezdeményezés az elektronikus számlázás elımozdítására és a tagországok közötti együttmőködésekre e témában) [4]................................ 17 Elıszó ......................................................................................................................................... 17 Vezetıi összefoglaló .................................................................................................................. 18 Alkalmazási terület és célok ....................................................................................................... 19 Vízió ........................................................................................................................................... 19 Célok .......................................................................................................................................... 20 Az EEI kezdeményezés célterületei ........................................................................................... 20 Az EEI kezdeményezés kapcsolódása egyéb programokhoz ..................................................... 21 EE a kereskedelemben ............................................................................................................... 22 Akadályok az EEI elıtt .............................................................................................................. 24 Jogszabályi kérdések .................................................................................................................. 24 A bizalommal és mőködéssel kapcsolatos kérdések .................................................................. 25 Ajánlások a bizalommal és mőködéssel kapcsolatos kockázatok kezelésére ............................ 26 A dán esettanulmány legfontosabb adatai [30] .............................................................................. 27 Általános háttér .......................................................................................................................... 27 Az állami adminisztráció felépítése Dániában ........................................................................... 28 A politika és a stratégia összefüggései ....................................................................................... 29 Egyedi célok ............................................................................................................................... 29 Implementáció ............................................................................................................................ 30 Infrastruktúra .............................................................................................................................. 30 Költségvetési szervezetek .......................................................................................................... 32 Beszállítók .................................................................................................................................. 32 Állam Kincstár ........................................................................................................................... 32 A papíralapú számlák szkennelése ............................................................................................. 33 Munkafolyamat leírás: ................................................................................................................ 34 Biztonsági és titkossági garanciák:............................................................................................. 35 A dán példa követésre méltó tulajdonságai ................................................................................ 36 ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 2/61

A közintézmények elektronikus számlákat fogadnak be ........................................................... 36 A rendszer fejlesztése ................................................................................................................. 37 Egyéb intézményi tanulságok..................................................................................................... 37 Az elektronizálási folyamat kiterjesztése egyéb intézményi fizetésekre ................................... 37 Szabványosítás ........................................................................................................................... 38 Intenzív kommunikáció és marketing az e-számlázás résztvevıivel ......................................... 38 Az áttérés .................................................................................................................................... 39 Döntések a költségvetési szféra digitalizálásáról ....................................................................... 39 Minisztériumok, közintézmények és magán cégek .................................................................... 39 A külföld .................................................................................................................................... 39 Szabványosítás ........................................................................................................................... 39 Eredmények ................................................................................................................................ 39 A finn esettanulmány legfontosabb adatai ..................................................................................... 41 Specifikus célok ......................................................................................................................... 41 Implementáció ............................................................................................................................ 41 A munkafolyamat ....................................................................................................................... 42 Adatbiztonság és titkosság ......................................................................................................... 43 A finn példa pozitív jellemzıi .................................................................................................... 43 Hatások ....................................................................................................................................... 43 Áttérés ........................................................................................................................................ 44 Pilot-projekt, elektronikus számlabefogadás demonstrálására....................................................... 46 Rövidítések és fogalmak meghatározása........................................................................................ 51 Források .......................................................................................................................................... 58

____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 3/61

Vezetıi összefoglaló Az elektronikus számlázási folyamat a számlakibocsátó és befogadó közötti kétirányú

üzleti

kommunikáció,

amely

hiteles,

elektronikus

dokumentumok

elıállításán, biztonságos továbbításán és befogadásán alapul.

Kétirányú, mert bármelyik partner lehet vevıi és szállító pozícióban. A költségvetési szervezetek számlázási folyamataiban azonban a beszállítói számlák fogadása és feldolgozása a meghatározó. Ezért ebben a tanulmányban elektronikus számlázási folyamatnak ezzel az irányával foglalkozunk.

A hiteles elektronikus számla elıállításának, biztonságos továbbításának, és a vevı oldali a befogadásának többféle feltétele van. Rendelkezésre állnak-e a szükséges INFOCOM technológiák. A folyamat szereplıinek megfelelı-e az IT infrastruktúrája. Megszülettek-e a megfelelı szabványok és jogszabályok.

Az INFOCOM technológiák oldaláról a válasz pozitív. A folyamat szereplıi azonban nagyon eltérı színvonalú IT infrastruktúrával rendelkeznek. Hazai szabványok még nincsenek, ajánlások és mintaértékő példák is alig. (Az Unió is szembesül ugyanezekkel a problémákkal.) Az elektronikus számlára, számlázásra jogszabályok vannak. A költségvetési szervezeti kör számára hiányzik a számlaarchiválás szabályozása,

és

természetesen

szükséges

lesz

valamilyen

rendeletre

az

elektronikus számlabefogadás megindításához.

Az elektronikus számlázásra való áttérés az EU tagországok többségében még nem vált napi gyakorlattá. Az e-kormányzás kiépítésében elöljáró országokban – például Dániában,

Finnországban

–

ismerünk

példákat

az

elektronikus

számlázás

megvalósítására [30], [31]. Az EU-ban azonban jelenleg nincsenek szabványok és modellértékő projektek az elektronikus számlázás témakörében [4].

Az elektronikus számlabefogadás

bevezetése az e-számlázási rendszerhez

csatlakozó szereplık számára változásokkal jár együtt, ami a beszállítókat a


számlakibocsátás és továbbítás, a költségvetési szerveket pedig a számlabefogadás oldaláról érinti.

Jelenleg a beszállítók (nagy vállalatok és KKV-k) nagyon különbözı fejlettségő szinten állnak. Olyan megoldásokat kell bevezetni, ami figyelembe veszi a gazdálkodó szervezetek helyzetében és lehetıségeiben mutatkozó különbségeket, és hogy az elektronizálásra történı áttérés után is megırizhessék beszállítói pozícióikat.

A költségvetési szervezetek számára az elektronikus számlabefogadáshoz elérhetı, illetve csatlakozott szervezetként részesei a KR és BEDSz rendszereknek [18]. Ez megfelelı beállítás után alkalmassá teszi ıket az elektronikus számlák fogadására. Ezután következik az elektronikus számlák vizsgálatának és jóváhagyásának folyamata, ahol a döntési pontokon a jóváhagyásokat elektronikus aláírásokkal lehet igazolni. És legvégül marad az e-számlák importálása az adott költségvetési szervezet számviteli rendszerébe.

Az eddig publikált adatok szerint az elektronikus számlázásra történı áttérés sok elınnyel jár. Csökken a papiros dokumentumokkal való munka, a számlafeldolgozás humán erıforrásigénye és átfutási ideje, a hibás számlaadatok rendszerbe vitelének kockázata és a számla-archiválás költsége. Nı az egész folyamat átláthatósága és felügyeletének lehetısége.

Néhány dán adat a megtakarításokról és a hatékonyság növekedésrıl [30].

Az elektronikus számlázási projekt tervezett teljes költsége a várt megtakarítások 10%-át tette ki. Ebben az összegben benne van az új rendszerek beszerzése, a meglévıkhöz illesztése és a KKV-nak nyújtott szkennelési szolgáltatás. Nem tartalmazzák viszont a hálózatokat és a szkennelı irodák felállításának költségeit. A költségvetési szervezeteknél az átérés az elektronikus számlázásra 2003-ban évi 15 M db befogadott számlát érintett, amelyet 440 ezer beszállító cég nyújtott be. Számításaik szerint a 15 M darab számla feldolgozásának minden perce 12 M €-ba került. Csak maga az áttérés a papíralapú számlákról az elektronikusra számlánként 10 perc megtakarítással járt (120 M €). Ha a számlajóváhagyást, a megrendelések ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 5/61

(szerzıdések) összevetését a számlákkal szintén elektronikusan végezték, akkor azzal további 7 perc megtakarítást értek le. Ez így összesen évi 200 M €. Ekkora összeget takarítottak meg a dán költségvetésnek a számlázási és beszerzési folyamat elektronizálásával. Szintén Dániában nehéz feladat volt olyan szabályozási környezetet kialakítani, ahol a közszféra és a magán vállalatok is profitáltak a digitális adminisztráció elınyeibıl. A szabályozás és a piacon már kipróbált technológiák adták az alapját egy életképes és rugalmas

Az elektronikus számlabefogadáshoz szükséges változtatásokat célszerő 2 fázisban végrehajtani. Az elsıben azt elérni, hogy a beszállítók elektronikus formában nyújtsák be a számláikat, amiket a költségvetési szervezetek képesek legyenek befogadni és importálni a jelenleg is mőködı számviteli rendszereikbe. A második fázisban a befogadás után, a költségvetési szervezetek az elektronikus számlákat vezessék végig a számla-feldolgozási munkafolyamatukon, ahol az ellenırzési pontokon elektronikus aláírásokkal igazolják a jóváhagyásokat. A folyamat végén állítsanak ki egy elektronikus átutalási megbízást, amihez csatolják hozzá a vonatkozó számlákat, elektronikusan írják alá, és küldjék el a Kincstárba. A Kincstár a hozzá beérkezı átutalási megbízásokat vigye végig a saját munkafolyamatán, ahol az ellenırzési pontokon a jóváhagyásokat elektronikus aláírással igazolja. Az elektronikus számlák archiválása pedig itt a Kincstárban, a teljes folyamat legvégén történjen meg.

A jóváhagyási folyamatban résztvevı munkatársak elektronikus aláírásaihoz a tanúsítványok megvásárolhatók a hazai hitelesítés-szolgáltatóktól (NetLock, Matáv eSzignó, Giro Elszámolás-forgalmi Rt., MÁV Informatika Kft., Microsec e-Szignó). A tipikus költségek, tanúsítványonként nettó 2000 Ft/hó [2]. A másik lehetıség, hogy a KGyHSz-t,

mint

a

magyar

közigazgatásban

használható

tanúsítványok

felülhitelesítıjét – aki maga is bocsát ki tanúsítványokat – megerısíteni, és ı adná ki a résztvevı munkatársak tanúsítványait.

Megoldásra váró kérdés, hogyan és hol történjen az elektronikus számlák archiválása. A „hogyan” még szabályozásra vár. A jelenleg érvényes szabályozás a ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 6/61

„7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggı szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól” [5] hatálya nem terjed ki a költségvetési szervezetekre. Ezért egyenlıre elegendınek látszik az archivált számlákhoz történı hozzáférést szabályozni. Az archiválás helye még eldöntésre váró kérdés. Számlaarchiválás lehetséges annyi helyen, mint ahol számlákat fogadnak be. Vagy központilag, a Kincstárban. Ez utóbbi esetben a Kincstárhoz nem csak az átutalási megbízások érkeznének be elektronikus dokumentum formájában, hanem az átutaláshoz hozzá lenne csatolva a jóváhagyott, kontírozott elektronikus számla is.


Az elektronikus számlabefogadás részletei az elektronikus számlázás Az elektronikus számlázási folyamat a számlakibocsátó és befogadó közötti kétirányú

üzleti

kommunikáció,

amely

hiteles,

elektronikus

dokumentumok

elıállításán, biztonságos továbbításán és befogadásán alapul.

Kétirányú, mert bármelyik partner lehet vevıi és szállító pozícióban. Hiteles elektronikus dokumentumokon alapul, mert fokozott biztonságú elektronikus aláírással és idıbélyegzıvel van ellátva. Biztonságos, mert a fogadói oldalon a hitelesítés-szolgáltató igazolásával ellenırizhetı, hogy a dokumentum aláírója az a személy vagy szervezet, mint aki a dokumentumot aláírta. A dokumentum tartalma nem változott meg azóta, hogy elektronikusan aláírták. És az idıbélyegzés igazolása alapján az idıbélyegzı elhelyezésének idıpontjában változatlan formában létezett.

lehetséges üzleti relációk Az elektronikus számlázás különbözı kereskedelmi relációban fordulhat elı. Gazdálkodó szervezetek között, jelölése B2B (Business To Business). Gazdálkodó és költségvetési szervezet között, jelölése B2G (Business To Government). Gazdálkodó szervezet és fogyasztó között, jelölése B2C (Business To Customer). Mindhárom relációnak sajátos tulajdonságai vannak.

A B2B-re jellemzı a kétirányú kapcsolat. Bármelyik gazdálkodó szervezet lehet számlakibocsátói vagy befogadói pozícióban. Legfeljebb a nagy beszállítói körrel dolgozó cégek számlaforgalmában a befogadás túlsúlyban van, és a szerepük meghatározó az e-számlázás feltételeinek rögzítésénél. A B2B kapcsolat technikai környezetére jellemzı, hogy a gazdálkodó szervezeteknél kiépített e-számla kibocsátó / befogadó rendszerek mőködnek és az e-számlákat egy hálózati szolgáltató közremőködésével továbbítják egymás között.


A B2G-ben a vállalkozások jellemzıen a számlakibocsátók, a költségvetési szervezetek pedig a befogadók. Technikai szempontból ennek a relációnak sajátossága, hogy a költségvetési szervezetek valamilyen számukra specializált hálózati szolgáltatáson fogadják be az e-számlákat.

A B2C kapcsolat leggyakrabban a nagy közmőszolgáltatók, bankok, biztosítók és a lakossági fogyasztók között fordul el. A fogyasztó, mint végfelhasználó részérıl itt a számlabefogadás helyett a számlamegtekintés és fizetés funkciók fontosak. Erre a kapcsolati környezetre jellemzı, hogy a szolgáltatók elektronikus számlabemutató portálokat mőködtetnek az Interneten, ahová a fogyasztók azonosítási rendszeren keresztül léphetnek be, és megtekinthetik a digitális aláírással és idıbélyegzéssel ellátott elektronikus számláikat.

elektronikus számlák a költségvetési szervezetekben A

költségvetési

szervezetek

számlázási

folyamataira

jellemzı,

hogy

nagy

mennyiségő számlával dolgoznak. Közvetlen adatok nem állnak rendelkezésre a feldolgozott számlák darabszámára, de azt azonban kincstári adatokból tudjuk, hogy 2006-ban 9 867 000 darab átutalást (tranzakciót) teljesítettek 10 675 Md Ft értékben. Ezekbıl az adatokból csak becsülhetjük, hogy néhányszor százezres lehetett a szállítói számlák darabszáma. A költségvetési szervezetek számlázási folyamatainak másik jellemzıje, hogy elsısorban a beszállítói számlák fogadása és feldolgozása a meghatározó. Ezért ebben a tanulmányban elektronikus számlázási folyamatnak ezzel az irányával foglalkozunk.


példák mőködı elektronikus számlázási rendszerekre Az elektronikus számlázásra való áttérés az EU tagországok többségében még nem vált napi gyakorlattá. Az e-kormányzás kiépítésében elöljáró országokban – például Dániában,

Finnországban

megvalósítására.

Az

–

ismerünk

EU-ban

azonban

példákat jelenleg

az

elektronikus

nincsenek

számlázás

szabványok

és

modellértékő projektek az elektronikus számlázás témakörében [4].

változások az elektronikus számlázás bevezetésével Az e-számlázási rendszerhez csatlakozás a beszállítókat a számlakibocsátás és továbbítás, a költségvetési szerveket pedig a számlabefogadás oldaláról érinti. A beszállítók jelenleg nagyon különbözı fejlettségő szinten állnak. A nagyok, jellemzıen fejlett IT infrastruktúrával, ERP rendszerrel és jelentıs fejlesztési potenciállal rendelkeznek. Az ı csatlakozáshoz elegendı, ha definiálják számukra a folyamathoz

kapcsolódás

pontosan

feltételeit

–

a

beküldhetı

elektronikus

számlaformátumot és a számlaküldı azonosításának mechanizmusát. A KKV mérető gazdálkodó szervezetek azonban direkt támogatásra szorulnak. A KKV-k szőkös beruházási, fejlesztési lehetıségekkel rendelkeznek, és a könyvelıi rendszereik is jellemzıen

papíralapú

számviteli

bizonylatokat

dolgoznak.

Ezért

ıket

szolgáltatásokkal kell segíteni, hogy a papíros számláikat konvertálhassák, vagy digitalizálva kapcsolódhassanak be az elektronikus számlázási folyamatba.

a KR és BEDSz rendszerek [18] szolgáltatásainak felhasználása A

[18]

kormányrendelet

által

meghatározott

költségvetési

szervezetek

felcsatlakoznak a KR-re, ahol „közvetített szolgáltatások” keretében fogadják a számukra benyújtott beszállítói számlákat. A beszállítók ügyfélkapus azonosítással, (vagy ha a számláik elektronikusan alá vannak írva, közvetlenül) érhetik el a számlabefogadó szolgáltatásokat. A számlák befogadásáról vagy elutasításáról a beszállítók az „értesítési tár”-jukon keresztül, vagy az email címükre kapnak nyugtázó értesítést. ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 10/61

az elektronikus számlák feldolgozása a költségvetési szervezetekben A beküldött elektronikus számla a KR-n belül a BEDSz rendszer szolgáltatásai segítségével bekerül a befogadó költségvetési szervezet saját rendszerébe. Itt a számla egy jóváhagyási és kontírozási munkafolyamat keretében jut el a könyvelésig. Majd ezután átutalási megbízást állítanak ki, és küldenek a Kincstárba. Intézményen belül a beérkezı elektronikus számlák feldolgozása kétféle módon történhet. A számlák bekerülhetnek a hagyományos, papíralapú feldolgozási folyamatba, vagy megırzik elektronikus formátumukat a teljes számla-feldolgozási folyamat alatt. Az utóbbi változat az, amitıl a több haszon várható. Ilyenkor a szakmai, pénzügyi igazolók, kontírozó munkatársak a számlákat elektronikus formájukban jelenítik meg a képernyıjükön, megjegyzéseket főzhetnek hozzá, majd a dokumentum elektronikus aláírásával igazolják a jóváhagyásukat. A számlafeldolgozási folyamat legvégén kerülnek a számlák továbbra is elektronikus formában kerülnek az intézmény könyvelı rendszerébe, és archiválásra.

az elektronikus számlázással kapcsolatos jogszabályok 1992 évi törvény, az általános forgalmi adóról [33]: •

A 16. § a számla és bármely bizonylat tartalmi kellékeit definiálja.

•

A 43. § (7) pontja az elektronikusan kibocsátott számla és egyszerősített számla feltételeit határozza meg.

A 2000 évi C. törvény a számvitelrıl [7]: •

A 166. § és 167. § a számviteli bizonylatok – így a számlák – és a bizonylatok kellékeinek tartalmi és formai követelményeit határozza meg.

•

A 169. § (1) és (2) pontja a bizonylatok megırzésérıl rendelkezik. Eszerint a gazdálkodás eredményeit igazoló dokumentumokat 10 évig, a bizonylatokat 8 évi kell megırizni.

•

A 169. § (5) pontja kifejezetten az elektronikus formában kiállított bizonylatok archiválásról szól.


A 2001 évi XXXV. Törvény az elektronikus aláírásról [11].

A 20/2004 (IV.21.) PM rendelet az elektronikus számláról [8]: •

A 2. § (b) pontja meghatározza, hogy az elektronikus számla legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és idıbélyegzıvel ellátott elektronikus adat.

7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggı szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól [5]: •

Az 1. § kimondja, hogy e rendelet nem kell alkalmazni a „E rendeletet nem kell alkalmazni az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy által végzett elektronikus archiválásra.„

13/2005. (X. 27.) IHM rendelet, a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történı másolat készítésének szabályairól [9]

193/2005. (IX.22.) Kormányrendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól [16]

182/2007. (VII. 10.) Kormányrendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl [18]

Tájékoztató a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl, (A 182/2007. (VII. 10.) Kormányrendelet összefoglalása) [14]

APEH Közlemény az elektronikus számlázásról, 2005.08.31., és ennek 3. sz. melléklete az elektronikus számla – XML – definícióival [10]

Látható, hogy alapvetıen rendelkezésre áll minden jogszabály az elektronikus számlázás bevezetéshez. Hiányzik az archiválás szabályozása költségvetési szervezetekre, és megfelelı idıpontban annak kihirdetése, hogy milyen módon történik az e-számlák benyújtása ezekbe a szervezetekbe. ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 12/61

az elektronikus számlázásra való áttérés elsıdleges és járulékos elınyei Elsıdleges haszon alatt csak azokat az elınyöket értjük, amelyek a papíros adathordozóról elektronikusra történı áttéréssel közvetlenül jár együtt. Ilyenek a postaköltségeknek, a papíralapú dokumentumok kezelésének, az archiválásának elmaradása és a kézbesítési idık csökkenése. Ha az elektronikus számlázás bevezetése nem korlátozódik csak a számlabefogadásra - és a folyamat minden más eleme változatlanul marad - hanem integrálódik a teljes folyamatba, a beszerzéstıl a kifizetésig, akkor az áttérés sok járulékos haszonnal jár. Olyanokkal, minthogy szinte megszőnik a papiros dokumentumokkal való munka, csökken a számlafeldolgozás humán erıforrásigénye és átfutási ideje, a hibás számlaadatok rendszerbe vitelének kockázata, a számla-archiválás költsége. Nı az egész folyamat átláthatósága és felügyeletének lehetısége.

példák az elektronizálástól várható eredményekrıl Dániában az átérés az elektronikus számlázásra a következı eredményekkel járt: Az elektronikus számlázási projekt tervezett teljes költsége a várt megtakarítások 10%-át tette ki. Ebben az összegben benne van az új rendszerek beszerzése, a meglévıkhöz illesztése és a KKV-nak nyújtott szkennelési szolgáltatás. Nem tartalmazzák viszont a hálózatokat és a szkennelı irodák felállításának költségeit.

2003-ban évi 15 M db befogadott számlát érintett, amelyet 440 ezer beszállító cég nyújtott be [30]. Ebbıl 11.1 M darabbal (74%) az önkormányzatok, 2.1 M-val (14%) a régiók és 1.8 M-val (12%) a központi költségvetési szervezetek részesedtek. Számításaik szerint a 15 M darab számla feldolgozásának minden perce 12 M €-ba kerül. Csak maga az áttérés a papíralapú számlákról az elektronikusra számlánként 10 perc megtakarítással járt (120 M €). Ha a számlajóváhagyáskor a megrendelések (szerzıdések) összevetése a számlákkal szintén elektronikusan történik, akkor az további 7 perc megtakarítást eredményezett. Számításaik szerint az elektronikus


számlázási és beszerzési folyamat bevezetése együtt évi 200 M €-t takarított meg a dán költségvetésnek.

Finnországban a vállalati tapasztalatok szerint az elektronikus számlázás bevezetése több haszonnal is járt. •

Csökkent az irodai rutinfeladatok mennyisége, és az így felszabadult idıt másra fordíthatták.

•

Csökkent a feldolgozásra váró papiros dokumentumok száma és a tárolási igénye.

•

A számlatovábbítás költsége a felére csökkent. Sıt a megtakarítás még több, ha beszámítjuk a postázással egyéb tevékenységek elmaradását is.

•

A számlázási folyamat ideje csökkenésével felgyorsultak kifizetések.

•

Csökkent a kézi adatbevitel és adatmanipulációval együtt járó hibák gyakorisága.

•

A digitalizálás erısíti az adott cég innovatív és költség-hatékony képét a piacon.

A Finnair légitársaságnál, (13 vállalatból álló csoport, 9800 alkalmazottal, 1.87 Mrd € 2005

évi

árbevétellel,

évi

8

millió

utast

szolgál

ki)

a

beszerzéstıl

a

számlabefogadásig terjedı folyamat elektronizálása évi több mint 1 M € megtakarítással járt [27].

A MALÉV-nál a számlabefogadás és jóváhagyás munkafolyamatából a hibakeresés a munkaidı ~70%-át teszi ki. Azt várják, hogy ha a számviteli dokumentumok digitális formában állnak rendelkezésre, ez az idı radikálisan csökken [28].

A Diageo, piacvezetı prémium-kategóriás italgyártó, disztribútor cég, 200 országban van jelen. 24 ezer alkalmazottal dolgozik, és évi 520 ezer darab számlát dolgoz fel. Ebbıl 78% a kézzel beszkennelt számlakép és kézzel feldolgozott, 12% a tisztán elektronikusan beérkezett és feldolgozott, 10% az ICR-rel konvertált számla. Ilyen összetétel és mennyiség mellett 33 könyvelı dolgozik a számlafeldolgozással [27].


Ipari tapasztalatok szerint 1 könyvelı naponta, a tételek számától függıen 50 – 150 db papíralapú számlát dolgoz fel. Az elektronikus számlázás bevezetése után ez a szám 3 – 4-szeresére db emelkedik [29].

az elektronikus számlázásra történı áttérés javasolt menetrendje A változtatásokat célszerő 2 fázisban végrehajtani. Az elsıben csak azt tőzni ki célul, hogy a beszállítók a számláikat elektronikus formában nyújtsák be, és azokat a költségvetési szervezetek képesek legyenek befogadni és importálni a jelenleg is mőködı számviteli rendszereikbe. A második fázisban a befogadás után, a költségvetési szervezetek az elektronikus számlákat vezessék végig a számlafeldolgozási

munkafolyamatukon,

ahol

az

ellenırzési

pontokon

elektronikus

aláírásokkal igazolják a jóváhagyásokat. Majd a folyamat végén állítsanak ki egy elektronikus átutalási megbízást, amihez csatolják hozzá a vonatkozó számlákat, elektronikusan írják alá, és küldjék el a Kincstárba. A Kincstár a hozzá beérkezı átutalási megbízásokat vigye végig a saját munkafolyamatán, ahol az ellenırzési pontokon a jóváhagyásokat elektronikus aláírással igazolja. Az elektronikus számlák archiválása pedig itt a Kincstárban, a teljes folyamat legvégén történjen meg.

az elsı fázis feladatai a számlabefogadó oldaláról Jelenleg a számlázás az egész gazdaságban alapvetıen papíralapon folyik. Az elektronikus számlázás bevezetése elıtt többféle feladatot kell megoldani.

Meg kell határozni egy ajánlott elektronikus formátumot a számlákhoz és az egyszerősített számlákhoz. Ennek leginkább javasolt formája az APEH ajánlása szerinti (XML, DTD, XSD) formátumok lehetnek [3], amik összhangban vannak az Uniós ajánlásokkal is [32].

Ha feltétezzük, hogy a költségvetési szervezetek már mind felkapcsolódtak a KR / BEDSz rendszerre [18], akkor egy követelmény-leírás szintjén meg kell határozni számukra a számlabefogadással járó teendıket. Vagyis, hogy a Kormányzati Portálon vagy az intézményi honlapjukon keresztül közvetített szolgáltatást ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 15/61

nyújtsanak,

amelynek

keretében

lehetıvé

teszik

a

beszállítók

elektronikus

számláinak fogadását. Majd a szervezeti tárukból kiolvassák az ide bekerült, meghatározott formátumú elektronikus számlákat, validálják és importálják a saját könyvelı rendszerükbe [18].

A kkv-k számára valószínő nem elegendı egyszerően meghatározni a benyújtható elektronikus számlák formátumát, hanem egyéb szolgáltatásokkal is támogatni kell ıket, hogy a papiros számláikat digitálisra konvertálhassák, benyújthassák, és ezzel megtarthassák beszállítói pozíciójukat.

A kkv-kat a BEDSz rendszer elektronikus nyomtatvány-kezelı mechanizmusával lehet hatékonyan támogatni. Elıre el kell készíteni egy „elektronikus számla” formanyomtatványt, ami a számlabefogadó szervezetek oldaláról letölthetı a nyomtatványkitöltı programmal együtt. Az „elektronikus számla” formanyomtatvány felépítése megegyezik az elektronikus számla formátummal azzal a kiegészítéssel, hogy csatolni lehet hozzá a beszkennelt papíralapú számla képét.

az elsı fázis feladatai a számla-kibocsátók oldaláról A beszállítók 2 lehetıség között választhatnak. Vagy maguk állítják elı a kötött formátumú elektronikus számláikat, elektronikusan aláírják, idıbélyegezik és a vevıi szervezet számlabefogadó szolgáltatása felhasználásával benyújtják. Ehhez a beszállító cég úgy állítja be vagy egészíti a saját számviteli (ERP) rendszerét, hogy az elıírt számlaformátumot el tudja készíteni. Ezt a megoldást várhatóan a fejlett vállalati IT rendszerekkel dolgozó nagyobb gazdálkodó szervezetek fogják választani.

A kkv-k, valószínőleg le fogják tölteni az „elektronikus számla” formanyomtatványt és nyomtatványkitöltı programot. Beszkennelik a papíros számláikat, kitöltik a formanyomtatványt és csatolják hozzá a számlák képét. Az ügyfélkapus azonosítás után elérik a vevıi szervezet számlabefogadó szolgáltatását.


Európai számlázási kezdeményezés (EU szintő kezdeményezés az elektronikus számlázás elımozdítására és a tagországok közötti együttmőködésekre e témában) [4] Elıszó Az Európai Elektronikus Számlázási kezdeményezés az EC egy válasza a gazdaság globalizálódására. A 2006 szeptemberében indított „Széles alapokon nyugvó innovációs stratégia” keretében az EC megállapította „Az új gazdasági rendben Európa elveszti a versenyképességét, ha eléggé invenciózus és innovatív, nem reagál megfelelıképpen a fogyasztói igények és preferenciák alakulására.”

Felismerve a problémát, az Európa gazdasági versenyképességét a hatékonyság és a biztonság emelésével kívánják elérni. Az ellátási lánc hatékonyságának erısítésével csökkenni fognak a költségek, és a mőködési környezet magasabb megbízhatóságával javulni fog a versenyképesség. Vagyis a fejlesztések alapja az ellátási lánc hatékonyságának és a megbízhatóságának javulása lesz.

Az ellátási

láncban

mozgatott

információ feldolgozásának

korszerősítésével

elhagyhatók lesznek a fölösleges mőveletek, emelkedik a megbízhatóság és csökkennek a költségek. Az Euro Övezet megteremtésének része a B2B és B2G üzleti kapcsolatokban használt e-számlázás és elektromos fizetés. A várakozások szerint, az Euroövezet jelentısen hozzájárul a Lisszaboni célok teljesüléséhez, amely szerint 2010-re Európa a világ leginkább versenyképes és dinamikus, tudásalapú társadalom lesz. 2002 és 2005-ben az Európai Bizottság az e-Európa Akcióterv

„eEurope

2005:

Információs

társadalom

mindenkinek”

keretében

fejlesztéseket indított el e-számlázás témakörben. Az akció tervek célja nem egyszerően az elektronizálás, hanem egyben a KKV-k „digitalizált” mőködésre való áttérésének elısegítése is.

Létrejött egy Európai Elektronikus Számlázási Keretprogram, ami irányadó lehet az olyan IT fejlesztések, implementált termékek és szolgáltatások számára, amelyek ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 17/61

megalapozzák a szervezetek elektronikus számlakibocsátását, -befogadását és a kapcsolódó fizetéseket is.

Vezetıi összefoglaló Az EEI létrehozásának alapvetı célja, hogy elısegítse Európa versenyképességét. Az elektronikus számlázás bevezetése amellett, hogy jelentıs mértékben (243 milliárd Euroval1) csökkentheti az ellátási lánc költségeit, hozzájárul az üzleti folyamatok korszerősítéséhez és segíti az innovációt.

Egyenlıre az EEI elterjedése és alkalmazása Európában korlátozott. A technológia komplexitása, a megfelelı törvényi szabályozás gyengesége és a mőködési korlátok akadályozzák, hogy közös európai megoldás szülessen. Pedig az EEI jótékony hatással lenne az e-számlázást bevezetı szervezetek üzleti hatékonyságára. Dánia példája azt mutatta, hogy az e-számlázás bevezetése csak a közszférában közel évi 100 – 134 millió Euró megtakarítást eredményezett. Közös EEI keretrendszer nélkül félı, hogy a jelenleg gyakorlat folytatódik, amikor különbözı, bonyolult és költséges rendszereket fejlesztenek ki nemzeti szinten.

Az Uniós politika szintjén kell létrehozni egy szervezetet (az Európai Bizottság alatt mőködı EEI Irányító Bizottságot), amelyik foglalkozna az elektronikus számlázás elıtt álló akadályok lebontásával, és kiépítené egy innovatív, piacorientált megoldás alapjait. A szakmai tudás és gyakorlat felhasználásával az e-számlázó rendszerek nyílt és együttmőködı rendszerajánlásait kell kidolgozni EU térsége számára.

1

The EACT (European Associations of Corporate Treasurers) project CAST (Corporate Action on Standards).


Alkalmazási terület és célok Az EEI keretrendszer célja, hogy elısegítse az elektronikus számlázó rendszerek együttmőködését a köz- és versenyszférában. A rendszerek közötti együttmőködés képessége alapvetıen a közösen használt üzleti szabályokon és szabványokon múlik. Ahogyan az elektronikus kereskedelem elınyei ösztönözték a papíralapú folyamatok kiváltását, az EEI keretrendszer segíteni fog az e-számlázás elıtt álló akadályok lebontásában és közös Uniós megoldás kidolgozásban.

Vízió Az elképzelés az, hogy létrejöjjön egy olyan európai EEI keretrendszer, amelyik szabványos elektronikus számlázási folyamatot definiál a kereskedelmi ellátási lánc összes piaci szereplıjének, különösképpen a vásárlói és beszállítói oldal számára. A keretrendszer elı fogja segíteni az e-számlázást egy nyílt és együttmőködı környezetben, ahol a számla egy elektronikus kereskedelmi dokumentum vagy utasításcsomag a szállított vagy nyújtott szolgáltatásról, fizetési határidırıl és számlaösszegrıl az ÁFA feltüntetésével. Ez a keretrendszer üzleti és technikai szintő alapokat nyújt az elektronikus kereskedelmi kapcsolatok létrehozásához egy innovatív és versenypiacon. Így hozzájárul ahhoz, hogy a kereskedelem számára kidolgozott EEI szolgáltatások elterjedjenek egész Európában.

A piaci szereplık és a hálózati szolgáltatók számára az EEI keretrendszer nyílt, használata és támogatása önkéntes. A keretrendszer elıször piaci szereplık közötti alapfolyamatot, az e-számla kibocsátást és befogadását fogja leírni. Késıbb, az elektronikus piac fejlıdésével a keretrendszer összetettebb folyamatok definiálására is ki fog terjedni.


Célok Az EEI kulcsfontosságú céljai: •

Ésszerősíteni Európában az országok közötti elektronikus számlázást.

•

Elısegíteni, hogy az európai országokban közös politikák és eljárások alakuljanak ki, amelyek összhangban vannak az elektronikus számlázásra, az autentikációra és számlaarchiválásokra vonatkozó jogi és szabályozási környezettel.

•

Az EEI alapú szolgáltatásokat nyújtó infrastruktúrákat és / vagy hálózati szolgáltatókat versenyre és innovatív fejlesztésekre késztetni.

•

Elkerülni a költséges e-számlázó rendszer beruházásokat.

•

Megteremteni a e-számlázát lehetıségét az ellátási lánc összes szereplıje számára (vásárlók, szállítók, hatóságok, ügynökök, stb.).

•

Támogatni a ma, Európában használatos üzleti folyamatokat és mőködési módszereket.

•

Lehetıvé tenni az együttmőködést az üzleti partnerek és a létezı e-számlázó rendszerek között.

•

Skálázható megoldásokat támogatni.

•

Lehetıvé tenni európai ellátási láncok mőködését úgy, hogy eközben piaci tényezık maradnak a világpiacon.

Az EEI kezdeményezés célterületei Kezdetben az Európai e-számlázási kezdeményezés azokra a területekre koncentrál, ahol a maximális kezdeti hatékonyságnövekedés és költségmegtakarítás várható. Ezek a B2B és a G2B / B2G üzleti relációk kulcsfontosságú területei: •

A kereskedelmi partnerek számla és egyéb üzleti dokumentumok kibocsátása és fogadása az adás / vétel és a pénzügyi mőveletek bonyolítására.

•

Az autentikálási, sérülésmentességi, az adó és egyéb kereskedelmi szabályozásnak való megfelelısségi vizsgálatok.

•

Az e-számla, mint üzleti dokumentum archiválásának követelményei.


•

A kapcsolatos üzleti folyamatokhoz való kapcsolódás lehetısége figyelembe véve az érvényes szabványokat, különös tekintettel a SEPA szabványokat.

Bár az EEI keretrendszer induló célterülete a B2B piac, várható, hogy hatással lesz a B2C és az állami G2C kapcsolatrendszer alakulására is.

Az EEI kezdeményezés kapcsolódása egyéb programokhoz A Növekedés és Munka Lisszabonban meghirdetett stratégiája egy gazdasági reform menetrendje, amelynek mikro-ökonomiai pillére az üzletbarát környezet kialakítása. Ez utóbbi cél legfontosabb komponense az elektronikus számla-kapcsolatok létrehozása.

Az Európai Bizottság az e-számlázás fejlesztését már a 2002-s és a 2005-e eEurópa Akciótervében célul tőzte. Az eEurópa Akciótervben nem csak az üzleti kapcsolatok digitalizálása a feladat, hanem a KKV-k üzleti elektronizálásának fejlesztése is.

Az e-számlázás fejlesztése témája több programnak és tervezetnek. Ilyen az i2010 stratégia2, a (CIP)3 Versenyképesség és Innovációs Keretprogram, és a legutóbbi „eBeszerzés Akcióterv4 is.

A Bizottság i2010 stratégiájában az IT szektor versenyképességi problémájának és egyben fejlesztési célnak nevezi meg az elektronikus üzleti együttmőködések megteremtését az európai belsı piacon.

E témakörben egyik legfontosabb akció, amelynek keretében a Bizottság támogatja a CIP, eBeszerzés pilot projektet, és ez magában foglalja az e-számlázást, e2

i2010: http://europa.eu.int/information_society/eeurope/i2010/index_en.htm

3

European Commission, COM(2005) 121 Competitiveness and Innovation Framework Programme (CIP), http://ec.europa.eu/enterprise/enterprise_policy/cip/index_en.htm

4

European Commission, COM(2005)229, i2010 – A European Information Society for growth and employment, http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/docs/communications/com_229_i2010_310505_fv_en. doc


beszerzést, digitális aláírást és a cég e-dossziékat. A CIP keretén belül a Bizottság támogat egy Európa szintő e-közbeszerzés pilotot, amelynek céljai között szerepel az e-szignó felismerése más országokban, a virtuális cég-dosszié, az e-katalógus, az e-rendelés és az e-számlázás.

Az elektronikus számlázási téma kapcsolódik az egységes piac megteremtéséhez, a kereskedelmi környezet hatékonyságának növeléséhez.

EE a kereskedelemben Hatalmas tartalékok vannak a cégek és az állami szervezetek ellátási láncainak pénzügyeiben. Ennek leggyakoribb oka, hogy nem áll rendelkezésre megfelelı idıben, minıségben és struktúrában a szükséges információ, és alacsony a munka hatékonysága az egymástól elkülönült és papíralapú eljárások miatt.

A átutalás-készítés és a számlafeldolgozás a hozzá tartozó kifizetésekkel központi eleme minden értékláncnak. Következésképpen, bármilyen javulás, elınyös lesz a kereskedelmi

folyamatok

nagyszámú

résztvevıjének.

Bármely

kereskedelmi

szervezetek számára a számlázás, központi jelentıségő folyamat a cash flow és a likviditás

szempontjából.

Ha

akárcsak

kis

mértékben

javul

a

számlázás

hatékonysága, az hatalmas kereskedelmi eredménnyel jár.

A CAST projekt felmérése alapján Európában, a papíralapú számlák feldolgozásának költsége 30 Euro. Az e-számlázás bevezetése után 80%-s megtakarítás várható. Becslések szerint Európában a számlafeldolgozások költsége, egyedül a B2B relációban 243 milliárd Euro.

Az elektronikus számlázásra történı áttéréstıl, különösképpen a KKV szektorban várhatók megtakarítások, mivel itt az üzleti folyamatok ma még jellemzıen papíralapon folynak. Az elektronikus üzleti kapcsolatok kiépítésével várhatóan sokat javul a folyamatok hatékonysága az egyedi szervezetek és az európai ellátási lánc szintjén is. És mindezek együttesen segítik a Lisszaboni Menetrend megvalósulását.


Tanulmányok mutatják, hogy milyen mértékő megtakarítható érték rejlik a folyamatok elektronizálásában. 2001-ben Franciaországban végzett vizsgálatok kiderült5, hogy az országban a B2B kapcsolatokban 40 milliárd Euro takarítható meg, amely összegbıl 1 milliárdot képvisel az 50 legnagyobb vállalat, és a többit a KKV-k. Ez is mutatja, milyen fontos megoldásokkal támogatni ezt a szektort.

További példa Dánia, ahol a központi költségvetési szervezeteknél az e-számlázás bevezetése

évi

100

–

134

millió

Euro

megtakarítást

eredményezett,

és

megközelítıleg ugyanennyit az önkormányzatoknál.

Ha a szervezetek bevezetik az EEI keretrendszer szolgáltatásai, akkor várható, hogy megszőnik az évi több mint 30 milliárd számla alacsony hatékonyságú kezelése és feldolgozása Európában. Túl azon, hogy a jelenlegi kézi módszerekrıl az automatimatikusra

való

áttérés

kereskedelmi

elınyökkel

jár

minden

piaci

résztvevınek, korszerősödik a számlaegyeztetés folyamata is, ami Európában évi 70 milliárd kifizetést érint.

5

Arthur D. Little for Deskom/Post@xess, June 2001 as translated from “Le Livre Blanc de la Facture Electronique”, EBG (Electronic Business Group) - Deskom, September 2004.


Akadályok az EEI elıtt

Jogszabályi kérdések A jelenlegi jogi szabályozás szilárd garanciákat nyújt az e-számla sérthetetlenségére és hitelességére, ezért mindez beépíthetı az EEI keretrendszerbe. Az e-számlázást azonban több szabályozás is érinti. Legfıképpen az ÁFA, a számviteli, a pénzügyi, a hitelesítési, a cégvizsgálattal kapcsolatos és az adatmegırzési szabályozások. Ez a körülmény megbonyolítja az e-számlázás bevezetését a szállító és a vevı, a fogyasztó és a szolgáltató számára.

Az EU tagországokban az elektronikus számlázás, mint az e-Business minden ága, ugyanazokkal a jogi és adminisztrációs problémákkal küzd. Ilyenek •

jogszabályi bizonytalanságok

•

nem felel meg a követelményeknek

•

bizonytalanság az e-Business megoldások bevezetésében

A helyzetet tovább bonyolítja, hogy a tagországokban eltérı gyakorlat alakult ki az alkalmazott adatbiztonság szintekben és a hitelesítési eljárásokban.

Végeredményben, jogi és IT technológiai szempontból komplex feladat olyan elektronikus számlázási rendszer felépíteni, amely megfelel az adó és egyéb jogszabályi feltételeknek. A helyzetet tovább bonyolítja, hogy jelenleg az EU-ban még nem létezik az elektronikus számlázási rendszer tanúsítása, azaz a tagországokban nincs összehangolt jogi és adminisztratív gyakorlat. Az e-számlázási rendszerek fejlesztése elıtt ezeket a jogszabályi bizonytalanságokat fel kell számolni, vagy megfelelıképpen kezelni. Az Unióban megtörténtek az elsı lépések. Bizonyos EU projektekre6 úgy tekintenek, mint a vonatkozó közösségi direktívák nemzeti megvalósításaira. 6

ELDOC Legal study and Administrative practices regarding the validity and mutual recognition of electronic documents; as well as Benchmarking of existing national legal e-business practices, from the point of view of enterprises (e-signature, e-invoicing and e-contracts) from Ramboll Management, both available on http://ec.europa.eu/enterprise/ict/policy/legal/index.htm


A bizalommal és mőködéssel kapcsolatos kérdések Hogy csökkenjen az e-számlázással szembeni bizalmatlanság, hivatkozni lehet arra, hogy kisebb lesz az elektronikus adatcserébıl, a folyamatautomatizálásból és a dokumentumtárolásból származó kockázatok nagysága, mint ami eddig volt a papíralapú folyamatban. Az azonban tény, hogy az elektronikus formára való áttérés miatt bonyolultabb és költségesebb lesz a számlázási folyamatok irányítása, és a kereskedelmi

és

adójogszabályi

feltételek

teljesítése.

Ezek

a körülmények

ténylegesen nehezítik az e-számlázás kereskedelmi alkalmazását függetlenül attól, hogy sok elınye van a papír és a papíralapú mőveletek elhagyásának.

Vevıi oldalról a számla, a szállító fizetési felszólítása és egyben bizonyító irat az ÁFA visszaigénylésre. A számlát kifizetés elıtt a vevı jóváhagyja, lekönyveli és feldolgozza az ÁFA nyilatkozathoz. A cégek különbözı belsı üzleti és pénzügyi folyamatok keretében dolgozzák fel a számlákat, hogy csökkentsék a jóváhagyások, kifizetések és könyvelések kockázatát. Ezek az ellenırzések hatékonyan, a számla összegének és a felek közötti bizalmi viszonynak megfelelıen kell történjenek.

A kereskedelmi partnerek közötti bizalom független attól, hogy papíralapú vagy elektronikus számlát használnak. Várható, hogy az elektronikus számlázás üzleti és pénzügyi folyamatai hasonlóak lesznek, mint voltak papíralapon.

A gyakorlatban azonban az e-számlázás és a hozzá kapcsolódó automatizált folyamatok szigorúbb ellenırzést igényelhetnek. Egy számla befogadásának elutasítása úgy tőnhet, mintha a vevı fizetéshalasztására használná. A probléma kezelésére a vevık több pótlólagos adatot, paramétert kérnek be az e-számlákhoz. Ezek az extra adatok különbözhetnek vevırıl vevıre, ami tovább bonyolítja a szállítók

dolgát.

Következésképpen

a

vevıknek

megtakarítást

jelent,

ha

automatizálhatják az e-számla befogadásának, jóváhagyásának folyamatát és az eszámlák feldolgozását az ellátási lánc sok résztvevıjénél. Ezzel szemben a szállítók, fel kell készüljenek számlaformátumok sokféleségére. Az ügyben a megoldást az eszámla szabványosítása jelentené. ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 25/61

A szállítók dolga tovább bonyolódik, ha az országhatáraikon túli partnerekkel kereskednek. Különösen megdrágíthatja és elbonyolíthatja a számlázást, ha országról – országra, a szokásos üzleti feltéteken túl egyéb jogszabályi követelményeknek is meg kell felelni. A elektronikus számlázással szemben visszatartó erıvel hat, ha ezek az addicionális feltételek még különböznek is a papíralapú és elektronikus számlázás esetében.

Ajánlások a bizalommal és mőködéssel kapcsolatos kockázatok kezelésére A kereskedelmi partnerek felelıssége, hogy milyen IT technológiát választanak a számlakibocsátó

hitelességének

és

az

adatok

integritása

megırzésére

az

elektronikus számla egész életútja során. A választás nagyban függ a vállalható kockázatok mértékétıl, az adatbiztonság megkívánt szintjétıl, a kereskedelmi kapcsolatok

fajtájától,

a

létezı

technológiai

ismeretektıl

és

a

szakmai

tapasztalatoktól. Valószínő, hogy hosszabb távon nem egy mindenre és mindenkinek alkalmas e-számlázási módszer, hanem több megoldás is kialakul és stabilizálódik.

Az eddigi tapasztalatok szerint, az elektronikus számlázási projektek bevezetésénél a legnagyobb költség a jogszabályi kötelezettségek bizonytalansága vagy félreértése miatt merült fel. A legnagyobb haszonnak az járna, ha nemzeti és Uniós szinten tisztáznák az e-számlázással foglalkozó részletes jogszabályi kötelezettségeket. Dokumentálni kell példa értékő e-számlázási projekteket, amelyek felhasználhatók országos és Uniós szinten egyaránt. Beleértve a számításba jöhetı mőködési folyamatok és mőszaki megoldások részletes leírását, ami garantálja az e-számla, a dokumentumtovábbítás és tárolás hitelességét és integritását elektronikus aláírással vagy anélkül.

Különös figyelmet kell fordítani arra, hogy a bevezetett rendszer megfeleljen a tagországok adó jogszabályainak.


A dán esettanulmány legfontosabb adatai [30] Általános háttér 2005 februárjáig a közintézmények emailben kapták a számlákat, amikhez csak néhány munkatársnak volt hozzáférése, akik jóváhagyási joggal rendelkeztek. Intézményenként, egy idıben csak 1 személy férhet hozzá az e-számlákhoz úgy, hogy naplózni lehessen a mőveleteket.

A cégek között olyan népszerő EDIFACT alapú e-számlázás nem terjedt el a G2B kapcsolatokban. Manapság a számlák közvetlenül a könyvelı rendszerbe érkeznek, és az alkalmazottak ott hagyják jóvá. Az egész folyamat papír nélkül néhány perc alatt lezajlik. Ha a számlára késıbb szükség van, másodpercek alatt elıvehetı. Ezzel a mechanizmussal a számlafeldolgozás ideje a közel 440 ezer cég és a közintézmények számára jelentıs mértékben lecsökken.

Az

e-számla

meghatározott

formátumra

(OIO-XML)

konvertált

számviteli

dokumentum, amelyet minden közintézmény számviteli rendszere tud értelmezni. Dániában a közszférában minden számla kötelezı mezıi: •

EAN szám

•

a megrendelés száma

•

kontaktszemély vagy referencia szám

•

nemzetközi adószám

2003-ban a KPMG egy átfogó felmérést készített, aminek célja az állampolgárok és a vállalkozások történı kifizetések optimalizálása. Becslések szerint az állam évente 38 millió fizetési tranzakciót teljesít az állampolgárok és a vállalkozások számára, amibıl 15 milliót számla ellenében fizetik ki.

Ha 15 millió számlánál csak 1 percet takarítanak meg számlánként, akkor az 12 millió Euró megtakarítás. Szerény becslések szerint az e-számlázás bevezetésétıl


hozzávetıleg 10 perc takarítható meg számlánként, ami 120 millió Euró, vagy évente 2 ezer ember-évet jelent.

Üzleti tanulmányok mutatják, hogy további 7 perc takarítható meg, ha automatikusan történik a számlaegyeztetés a megrendeléssel. Becslések szerint, ha az e-számlázás mellett bevezetik az elektronikus beszerzési rendszert is, évi 200 millió Euró költségcsökkenés várható.

Dániában a cégek és a közintézmények arra törekszenek, hogy az üzleti dokumentumaik minél több hányadát elektronikus formában kezeljék.

Az állami adminisztráció felépítése Dániában Dánia 5 millió lakosa 13 megyében és 27 önkormányzat alatt él. 3 megye jogú önkormányzat,

Copenhagen,

Frederiksberg

és

Bornholm.

A

2007

januári

önkormányzati reform értelmében a megyéket 5 autonóm régió váltotta fel, és az önkormányzatok száma is 98-ra csökken. Az új önkormányzatokhoz egyenként átlagosan több mint 20 ezer ember tartozik. A 270 önkormányzat és 16 megye mellett a központi kormányzat is részt vállal az eszámlázás

létrehozásában.

A

pénzügyminisztériumban

mőködı

Kormányzati

Ügynökség felügyeli a projektet, a Tudományos, Technológiai és Innovációs Minisztérium pedig részt vesz a szabványok kidolgozásában és a szoftver eszközök kifejlesztésében. Ezeken túl a projekt partnerei 2 szkennelı iroda, néhány SZÁMLÁZÓ PORTÁL és 5 VANS operátor áll az e-számlák elosztására és kézbesítésére.

440

ezer

állami

beszállító

cég

közremőködött

a

rendszer

implementálásában.

Még ha Dánia viszonylag kis ország, ugyanazokkal a kihívásokkal szembesül, mint a nagyok, ahol nincs koordinált és központosított e-beszerzési rendszer. A bonyolult mőködéső és meglehetısen bürokratikus állami szektorban elszórtan használják az IT szabványokat, a SOA-t és IT infrastruktúrákat.


A politika és a stratégia összefüggései A Dán kormány kinyilvánította, célja az elektronikus adminisztráció kiépítése, hogy kiaknázza a benne rejlı hatékonyságnövelı lehetıségeket, így létrejöjjön egy eredményes koherens állam (az e-kormányzat része a nemzeti stratégiának). Több eredmény is született, aminek magját még az OASIS UBL Technikai Bizottság vetett el. A Dán e-business munkacsoport által kidolgozott UBL specifikáció egy helyi adaptációját. Ez utóbbi 2005 februárja óta a kötelezı számlaformátum a cégek számára, ha beszállítanak az államnak.

Dániában az e-kormányzat mőködésével kapcsolatos törvényi szabályozás 2003 decemberében a „Kifizetések az állami szektorban”címő törvény elfogadásával kezdıdtek

el.

Az

e-számlázás

szabályozására

2004

októberében

pénzügyminisztériumi rendelet született, ami elıírta, hogy a közintézményeknek 2005 február 1-tıl képesnek kell lenni e-számlát kibocsátani és befogadni, amelynek formátuma az UBL 0.7 helyi dán változatának. UBL formátumot egyébként nem csak Dánia, hanem más európai tagállam is használ. Ilyen például Spanyolország és Svédország.

Egyedi célok Dánia az állami szektor a hatékonyságának növelését tőzte ki célul, és ezen belül a dokumentumok és számlát digitalizálását. A digitalizálási stratégia hátterében az állt, hogy a beruházási költségek meg kell térüljenek. A megtérülést úgy értették, hogy a közszolgáltatások színvonala javult, gyorsult az ügykezelés, csökkent a hibák száma, másrészrıl mindehhez kevesebb erıforrást kellett felhasználni. Mind az állami szervezeteket, mind a cégeket bátorították, hogy térjenek át az elektronikus számlázásra. A projekt néhány speciális célkitőzése volt: •

2005 február 1-re minden állami szervezet képes legyen befogadni eszámlákat a könyvelı rendszerébe.

•

A kezdetektıl győjteni kellett a bevezetésbıl eredı költséghatékonyság tényeit.


•

Az alkalmazott IT rendszereket jellemezze, hogy a piacon kaphatók, szállítófüggetlenek, szabványosak, egyszerőek és robosztusak.

•

Az elektronikus üzleti dokumentumok formátuma legyen jogdíjmentes (pl. OASIS), ami szintén segítheti a nemzetközi számlaforgalmat.

•

Szükség van arra, hogy az Európai eBusiness szabványok jöjjenek létre az Interneten keresztüli dokumentumcsere infrastruktúrája fejlesztésére. Az ezzel kapcsolatos célok egyeztetésére, a mérföldkövek kitőzésére. Szintén sürgetı volna egy pán-európai címtár infrastruktúra kialakítása.

•

Az e-dokumentumok XML formátumúak, és nemzetközileg szabványosak, hogy korlátozás nélkül olvashatók és benyújthatók legyenek.

•

Digitális aláírás garantálja az e-számlák eredetét és integritását.

•

Minden cég képes kell legyen e-számlát küldeni. Azok vállalatok azonban, akik továbbra is papíron nyújthatják be számláikat a szkennelı irodák szolgáltatási állnak rendelkezésre.

•

Az egész rendszer alapja egy elektronikus dokumentum-elosztó és kézbesítı központ.

•

Felek a központosított infrastruktúrát fogják használni.

•

A rendszert a lehetı leghamarabb fel kell állítani, majd elkészíteni a helyi (kliens) alkalmazásokat.

Implementáció Az e-számlázás bevezetése egy elıre kidolgozott terv szerint történt. A továbbiakban egy rövid leírás következik a az Infrastruktúráról, a költségvetési szervezetekrıl, a szolgáltatókról, a kincstárról, és a szkennelı irodák.

Infrastruktúra Az infrastruktúra alapvetıen az 1980-s évek elejétıl ismert VASN hálózati koncepcióra épül, amelyen keresztül az üzleti partnerek EDIFACT üzeneteket váltottak egymás között. Dániában a VANS (Értéknövelt Hálózati Szolgáltatások) 5 magán hálózati szolgáltató által nyújtott digitális üzenettovábbító szolgáltatás, ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 30/61

amelyek a kibocsátott e-számlákat fogadják és továbbítják a megfelelı költségvetési szervezeteknek. A törvény elıírja, hogy valamennyi költségvetési szervezet az 5 hálózati szolgáltató valamelyikéhez felcsatlakozzon. A beszállító gazdálkodó szervezetek számára szintén kötelezı a VANS-hoz csatlakozni. Ennek a megoldásnak a legfıbb elınye, hogy a beszállítók számára 1 kapcsolódási pont van, és ez a hálózati szolgáltató. A hálózati szolgáltatók rendelkeznek a dán DS-484 sz. adatbiztonsági szabvány tanúsítványával.

A számlákat a VANS hálózat és a szervezetek helyi könyvelı programjai olvassák be, Mindenütt, kötelezıen az OIOXML formátumot használata.

A szervezetek postafiókjait az EAN egyedi címükkel azonosítják. Minden szervezet a saját EAN címével kapcsolódik a VANS-ra. A hálózati szolgáltatók egy nagy közös címtárat üzemeltetnek az EAN azonosítók tárolására. Jelenleg hozzávetılegesen 500 000 db EAN van a rendszerben. Az elektronikus számlán az EAN cím mellett a megrendelés-számot is feltüntetik. Ez a szám nagyban segíti a számlafeldolgozást, a megrendelés és a számla egyeztetését. Az e-számlázás projekt következı lépésében fogja megvalósítani ezt a nagy potenciális lehetıségekkel bíró funkciót.

Az

e-számla

továbbítása

az

ebMS

(ebXML

Message

Service)

e-boríték

mechanizmusára épül. Eszerint az ebMS fejrésze tartalmazza EAN címet, ellentétben a korábbi állapotokkal. Akkor nem volt boríték, hanem a VANS szolgáltatók a számlákból kellett elıállítaniuk a címeket. Az új megoldás jelentısen emelte a rendszer megbízhatóságát, és az e-számlákat titkosított e-borítékban továbbítják az EAN címzetteknek.

Két központi szkennelı iroda és néhány számlázó portál áll a vállalkozások rendelkezésre,

hogy

beszállítói lehessenek

a költségvetési

szervezeteknek,

függetlenül attól, milyen színvonalú IT-vel rendelkeznek.

Az elektronizálási projekt következı lépéseként e-számlázás nem a biztonságos VANS hálózati infrastruktúrán keresztül fog zajlani, amely nem használ digitális aláírást, hanem az Interneten keresztül, digitális aláírással.


Költségvetési szervezetek Az elektronikus számlázásra való áttérés követelményei és a kapcsolódó ajánlások 2004 októberében láttak napvilágot. Ennek alapján: – Minden közintézmény köteles telepíteni azt a központi vagy helyi szolgáltatóktól rendelkezésre bocsátott szabványos programot, amelyik alkalmas elektronikus számlák

fogadására.

Mindegyik

intézmény

szabadon

választhat,

milyen

számlafeldolgozó rendszert használ. Az egyedüli követelmény, hogy csatlakozzon a szabványos számlafogadó programhoz. – 2005 február 1-ig rendszeres konzultációk folytak a bevezetés helyzetérıl és a megszerzett tapasztalatokról. – Telefonos és e-mail-s ügyfélszolgálat mőködött az összes közremőködı fél támogatására.

Beszállítók A gazdálkodó szervezetek számára kézikönyvek készültek arról, konkrétan mit kell tenniük, hogy felkészüljenek 2005 február 1-ig. Az információ terjesztését központilag szervezeték, de elsısorban az intézmények és a beszállítóik között zajlott. megközelítıleg az összes (440 ezer) dán gazdálkodó szervezet kapott értesítı levelet az elektronikus számlázásra való áttérés részleteirıl, és hogy a további kérdéseikkel hová kell fordulniuk. A közintézmények egységes tájékoztatást kaptak. Telefonos ügyfélszolgálat mőködött a gazdálkodó szervezetek számára. Információs kampányok folytak a szakmai szervezetek részére az összes kommunikációs csatorna felhasználásával. A

közintézményekhez

történı

beszállításnál

a

gazdálkodó

szervezeteknek

lehetıségük van arra, hogy használják ugyanazt a B2B számlázási metódust, mint amit egymás között alkalmaznak. Bár a B2B elektronikus számlázás csak a nagy szolgáltatókra jellemzı, de várható, hogy a rövidesen szélesebb körben is elterjed.

Állam Kincstár


A közszféra hatékony pénzügyi folyamatainak központi eleme a Kincstár. 2005 szeptembere óta a közintézmények a Kincstárral közös adatbázist üzemeltetnek minden dán gazdálkodó szervezetrıl és állampolgárról. A cégeket és az állampolgárokat felszólították, hogy nyilatkozzanak, melyik bankszámlájukra kérik a költségvetési intézményekbıl hozzájuk utalt összegeket. Maguk a bankok is nyilatkozhattak az ügyfeleik nevében.

Ennek a megoldásnak elınye, hogy a közintézményeknek nem kell foglalkozni ezzel az adattal. Minden fizetési értesítés átmegy a Kincstáron, aki hozzáilleszti a pontos bankszámla információkat is. A Kincstár az elszámoló ház szerepét játssza, amelyik központilag kezeli a pénzügyi adatokat, és az átutalásokat átirányítja a kérdéses beszállító bankjába. Ezzel a közintézmények készpénzes, csekkes és kézi átutalásos kifizetései megszőnnek, de legalábbis néhány intézményre korlátozódnak.

Az áttérés kulcsa 2 jól felépített adatbázis. Az egyik a gazdálkodó szervezetekrıl, a másik az állampolgárokról. Dániában az állampolgároknak és a társadalmi szervezeteknek a „TAJ” száma alkalmas adat az azonosításra. A közszférában az állampolgárokat és némely céget (bankok, és biztosító társaságok) elsıdlegesen a „TAJ” számuk alapján azonosítják. Az ÁFA és adófizetı gazdasági társaságokat a cégregisztrációs számuk alapján.

A papíralapú számlák szkennelése Az elektronikus számlázás bevezetésének van néhány elıfeltétele. Alapvetı fontosságú, hogy ha megtörténik a papirosról az elektronikus számlázásra való áttérés, megszőnjön a kétféle technika párhuzamos mővelése.

Valószínő, nem minden költségvetési szervezetnek beszállító szervezet lesz képes e-számlát küldeni. Igaz ez a sarki péktıl az óvodáig. Ennek a problémának a kezelésére hívták életre a 2 szkennelı irodát. A kisebb beszállítók a papiros számláikat beküldik a 2 iroda valamelyikébe, ahol automatikusan beszkennelik, aminek alapján elektronikus számlát generálnak, ahová a papiros számla képét beágyazzák. Ez a szolgáltatás ingyenes a 2 M €-s forgalmú KKV-k számára. A ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 33/61

szkennelı irodák, amelyek felcsatlakoztak a hálózati szolgáltatókhoz, max. 5 napra vállalják a szkenneléseket.

Munkafolyamat leírás: Az üzleti folyamat elektronizálásában rejlı lehetıségeket akkor lehet teljes mértékben kihasználni, ha minden alkotó részét, a megrendelést, a számlázást és a fizetéseket is elektronizáljuk. Az alábbi folyamat feltételezi, hogy már kiment a megrendelés a beszállítóhoz. Vagyis a tender vagy szerzıdéskötés már korábban megtörtént.

A megrendelés, a számlázás és a fizetési folyamata a következı lépésekbıl áll: •

A vevıi szervezet egy tagja észleli a beszerzés szükségét.

•

Ez a munkatárs küld egy elektronikus megrendelıt a beszerzı szervezet egy arra jogosult tagjának.

•

A jogosult tag jóváhagyja az elektronikus megrendelést.

•

A jogosult tag küld egy megrendelést a beszállító szervezetnek.

•

A terméket vagy szolgáltatást leszállítják.

•

A beszállító küld egy e-számlát a vevı szervezetnek

A beszállítók OIOXML formátumú e-számlát tudnak küldeni a költségvetési szervezeteknek a VANS hálózaton keresztül. Ehhez a cégnek rendelkeznie kell digitális könyvelı és számlázó rendszerrel, amelybe integrálódik vagy kiegészítı modulként csatlakozik az elektronikus számlázó rendszer.

Használhatják a digitális számlázó portált, ami nagyon hasonlít az Internet bankolásra. Itt, felhasználói név és jelszavas azonosítás után kitölthetik és elküldhetik az elektronikus számláikat. A 2004-s induláskor a szolgáltatás még nagyon korlátozott mértékben volt hozzáférhetı. Ma már 5 ilyen portál létezik, amely szolid díjért garantálja, hogy a számla célba jut, és jön az átvételrıl visszaigazolás.

A hagyományos papiros számlát, a vevı EAN azonosítójával feltüntetve a szkennelı irodába küldik, ahol beszkennelik és elektronikus számlává konvertálják. Ez a ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 34/61

módszer biztosítja, hogy a külföldi és azon nemzeti beszállító cégek, akik nem rendelkeznek megfelelı IT-vel, üzletelhessenek költségvetési intézményekkel. A szkennelı irodák szolgáltatásait a kis cégek ingyen, a nagyobbak alacsony árakon vehetik igénybe.

A hálózati szolgáltatók a címtárban beazonosítják a címzett EAN számát. A hálózati szolgáltatók az elektronikus számlát egymás között továbbítják, ha a vevı egy másik szolgáltató hálózatához csatlakozott, mint ahová a számla beérkezett.

Az elektronikus számlák többnyire a költségvetési intézmény pénzügyi osztályára érkeznek meg. Vagyis 1 vagy több elektronikus postafiókba jön meg a számla, amit a hálózati

szolgáltatótól

kell

bérelni.

Többnyire

a

pénzügyi

osztály

hálózati

postafiókjába érkeznek a számlák.

A számla ezek után átkerül az arra jogosult munkatárshoz jóváhagyásra. Majd a jóváhagyott számlát átküldik a pénzügyi osztályra. A számla jóváhagyási lépés kihagyható, ha az elektronikus számla megegyezik az elektronikus megrendelıvel és a megrendelés nyilvántartási adataival. Mindennek feltétele, hogy a megrendelések is elektronikus formában menjenek ki a beszállítókhoz. Ha a beszállító maga is a megrendelıbıl állítja elı az elektronikus számlát, kisebb a tévesztés valószínősége és sok lesz a közös adat (megrendelési szám, az áru cikkszáma, stb.). Ha az elvárt és az aktuális árban egy elıre meghatározott tolerancia értéknél nem mutat nagyobb eltérést, az automatikus számla elfogadás még mőködhet.

A kifizetés automatikusan megtörténik, ha a számlát jóváhagyták és lekönyvelték.

2007 júliusától a hálózati szolgáltatások Internet alapú infrastruktúrára kerülnek át, és nem csak az elektronikus számlák, hanem a beszerzésekkel kapcsolatos összes többi üzleti dokumentum elektronikus cseréjét is támogatni fogja.

Biztonsági és titkossági garanciák:


A szolgáltatók garantálják a hálózatba bekerült adatok biztonságát és célba juttattatását. A hálózati felkapcsolódás biztonságára azonban a jelenleg mőködı rendszer nem ad támogatást.

A dán példa követésre méltó tulajdonságai

A közintézmények elektronikus számlákat fogadnak be Az alap hálózati infrastruktúra és a szkennelı irodák a tervek szerint mőködnek, a kihasználtságuk viszonylag magas, bár a költségvetési szervezetek egy része még mindig fogad be papír alapú számlákat. Nagyon ritkán fordult elı, hogy számla nem jutott el a kibocsátótól a befogadóig. Sok szervezet már elektronikus munkafolyamat keretében dolgozza fel a számlákat. A közintézmények havonta közel 1.25 millió számlát fogadnak be. Ez a mennyiség megközelíti az elızetes várakozásokat, még akkor is, ha másfél évvel a rendszer megindulása után a szennelı irodákban megforduló számlák száma még mindig viszonylag nagy.

Dániában a számlázás teljes elektronizálása útjában több akadály is áll. Ilyen különösképpen a KKV-k egy része, ahol az e-számlázásra való áttérés a B2G relációban elmaradt, és emiatt még mindig fenn kell tartani a szkennelı irodákat. Sıt ezek a kis cégek (2 M € éves forgalom alatt) nem éreznek késztetést az áttéréshez, mivel a szkennelés költségeit a költségvetés átvállalja tılük.

Az elektronikus számlázási infrastruktúrát a B2G relációjú üzleti kapcsolatok támogatására építették ki. Az alkalmazott szabványokat a cégekkel együttmőködve dolgozták ki az EDIFACT bevezetésénél szerzett tapasztalatok alapján. Nem látszik, hogy azok a vállalatok, akik jelenleg az EDIFACT alapú üzleti kommunikációt használják a B2B relációban, lelkesedéssel térnek át az újabb elektronikus számlázási rendszerre a B2G-ben. Az új cégek, akik most építik ki saját IT rendszerüket, várható, hogy bevezetik a B2G szabványokat követı e-számlázó rendszert is.


Figyelemreméltó adat azonban, hogy Dániában a 10 – 99 fıvel dolgozó KKV-k megrendeléseinek és számláinak döntı részét az egymás között forgalom teszi ki. 2005 decemberi KPMG felmérés szerinti a 191 milliós forgalomból relációk szerint a B2B – 66%, a B2B külfölddel – 10%, a B2G – 7% és a B2C – 17% volt. Látható, hogy a B2B forgalom a meghatározó.

Üzleti kalkulációk szerint az elektronikus számlázó rendszer bevezetése a vállalkozások számára az évi 200 fölötti számla kibocsátásánál éri meg.

Mindent egybevetve, az e-számlázási projekt alapvetı célja egy központi infrastruktúra létrehozása volt. Ezután a költségvetési intézmények saját ügye, hogyan és milyen menetrend szerint adaptálják belsı folyamataikba és rendszereibe.

A rendszer fejlesztése Az elektronikus számlázási rendszer létrehozása ugyanúgy folyt, mint bármely technológiafejlesztés. Az IT szállítók új megoldásokat dolgoztak ki a rendszer összes komponensére. Mindezt annak figyelembevételével tették, hogy a beszállító cégek számára az áttérés az e-számlázásra legyen menedzselhetı és racionális költségő.

Az e-számlázás bevezetése azzal az elınnyel is járt, hogy elterjesztette az UBL nyelv Dániára adaptált változatának használatát, aminek követelményei kötelezıek a költségvetési intézmények beszállítói számára.

Egyéb intézményi tanulságok

Az elektronizálási folyamat kiterjesztése egyéb intézményi fizetésekre Ha elektronizálható a közintézmények kifizetései a beszállítóknak, akkor ugyanúgy az állampolgárok számára történı kifizetések konvertálhatók bankok közötti tranzakciókra.


Szabványosítás A digitalizálás feltétele, hogy legyenek általános szabványok. Olyanok, mint az EAN intézményi címek, és az OIOXML számlaformátumok.

Intenzív kommunikáció és marketing az e-számlázás résztvevıivel A kommunikációs csatornák széles körét alkalmazták a telefonos ügyfélszolgálattól az információs TV programokon át a 440 ezer levél kiküldéséig a dán cégeknek. Mára sikerült elérni, hogy minden érdekelt számára ismert az e-számlázási projekt, és a vele kapcsolatos feladatok. Nehézséget okozott, hogy igen rövid idı állt rendelkezésre egy ilyen nagy projekt megvalósítására.


Az áttérés

Döntések a költségvetési szféra digitalizálásáról A törvényi szabályozásban szerzett tapasztalatok megmutatták, hogy a közszféra számára szükség van egy világos IT stratégiára, ami további nagy digitalizálási projekteknek adhatja a keretét. Ezek közül egyik lehet az önkormányzati alrendszer.

Minisztériumok, közintézmények és magán cégek Fontos megmutatni, hogy a szervezetek adminisztrációja digitalizálható, és ami egyben elindítója lehet további hasznos ötletek és projekteknek. A közszféra digitalizálási projektjeirıl világos információkkal kell ellátni az érintett felhasználókat és az egész társadalmat. A digitalizálás sikere függ a közremőködıktıl. Offenzív kommunikációra

van

szükség

a

médiában

és

az

érintett

partnerekkel,

megkockáztatva, hogy kritika éri a projekt felelıseit.

A külföld Sok ország foglalkozik azzal, hogy hasonló digitalizáló rendszert fejlesszen ki. A rebdszer legnyilvánvalóbb jellemzıi a mőszaki megoldás, a szabályozási keret és a dokumentum elosztó rendszer. A dán kormányzati ügynökség sok kérdést kap más országoktól a témában még Svédországot és Nagy Britanniát is beleértve.

Szabványosítás A közintézmények és a magánvállalatok közötti elektronikus üzleti kapcsolatokhoz szükséges, hogy a továbbított adatok és üzenetek tartalma és formátuma szabványos legyen. Ha minden szoftveres cég követi a szabványt, bármelyikük programja használható lesz az üzleti kommunikációban.

Eredmények


Az

elektronikus

számlázás

bevezetése

eredményképpen,

a

hatékonyság

növekedésének tulajdonítható megtakarítás évi 120 – 150 millió Euró volt, amibıl központi kormányzat 25%, az önkormányzatok 75%-ban részesedtek.

Az elektronikus számlázási projekt tervezett teljes költsége a várt megtakarítások 10%-át tette ki. Ebben az összegben benne van az új rendszerek beszerzése, a meglévıkhöz illesztése és a KKV-nak nyújtott szkennelési szolgáltatás. Nem tartalmazzák viszont a hálózatokat és a szkennelı irodák felállításának költségeit.

Nehéz feladat volt olyan szabályozási környezetet kialakítani, ahol a közszféra és a magán vállalatok is profitáltak a digitális adminisztráció elınyeibıl. A szabályozás és a piacon már kipróbált technológiák adták az alapját egy életképes és rugalmas elektronikus fizetési rendszer gyors bevezetését. A költségvetési szervezetek gyorsan

alkalmazkodtak

az

e-számlázási

rendszerhez.

A

hatékonyság

növekedésébıl (pl. az ellátási láncban a többszörös papíralapú adatok rögzítése elmaradásából) származó megtakarítások gyorsan jelentkeztek, és visszajutottak a Kincstárba.

Újabb

digitalizálási

projektek

tervezése

folyik

a

meglévı

keretrendszerben.

Különösen a nagy cégek az e-számlázásra úgy tekintenek, mint valamely szolgáltatás-fejlesztésre. Az e-számlázás bevezetése a cégeket hosszabbtávon elıkészíti a további közszféra digitalizálási projektekhez csatlakozásra, és saját, illetve a versenyszféra e-folyamatainak kialakításában.


A finn esettanulmány legfontosabb adatai Specifikus célok •

A költségvetési szervezetek és a cégek közötti kereskedelmi kapcsolatok fejlesztésére, a felek között elektronikus üzleti csatornákat kell kiépíteni. Az eszámlázás bevezetése több elınnyel is jár. Megtakarítások érhetık el azzal, hogy jelentısen lecsökken a számlák feldolgozási ideje, és a hatalmas mennyiségő számla feldolgozható lesz az elektronikus dokumentumkezelés eszközeivel.

•

A költségvetési intézmények és a cégek munkatársainak info-kommunikációs tudása emelkedik, elsajátítják az elektronikus számlázás eszközeinek használatát.

•

Finnországban sokféle szabvány terjedt el az iparban az üzleti dokumentumok kezelésére. Az elektronikus számlázási projekt várhatóan segít a különféle rendszerek átjárhatóságában.

Dél Karéliában az e-business programok az „e-Plan” projekt felügyelete mellett zajlottak. Ebben a régióban 2006 végére értékel, hogy •

legalább 1000 KKV bevezesse az elektronikus számlázást,

•

a régió költségvetési intézményeinek fele alkalmazza az e-számlázást a beszállító partnereivel, ami 2.6 millió számlát jelent,

•

számlánként 20 Euró megtakarítással számolva, 52 millió Eurós megtakarítást elérni,

•

emelkedjen a régió cégeinek versenyképessége

Implementáció Az

elektronikus

számlázás

megvalósításában

a

legfıbb

feladat

mőszaki

infrastruktúra felépítése volt, a szervezeti és technikai kapcsolatok kiépítése a hálózati szolgáltatókkal. Ezen belül is a különálló hálózatok között a barangolás (roaming) megvalósítása. Mőszaki oldalról nézve az a helyzet, hogy Finnországban több hálózati szolgáltató mőködik, akik csak a saját hálózatukon belül tudtak ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 41/61

elektronikus dokumentumokat továbbítani a saját ügyfeleik között. Szervezési szempontból, meg kellett oldani, hogy a néha egymással konkuráló cégek együttmőködjenek, aminek eredményeképpen bármely finn állami intézmény és cég között létrejöhessen elektronikus számlakapcsolat. Az egyeztetések fı fóruma és szponzora a TIEKE volt. Az alábbi elhatározások születtek:

Létrehoznak egy közös címtárat, az állami intézmények és az elektronikus számázásban résztvevı cégek azonosító adataival. A címtárra alapozva megvalósul a hálózatok közötti dokumentumtovábbítás, függetlenül attól, hogy a kibocsátó és befogadó milyen számlaformátummal dolgozik. Ha szükséges, a számlakonverziót a hálózati szolgáltatók végzik el. A címtárba való regisztráció ingyenes. Jelenleg 12 ezer bejegyzést tartalmaz.

Az elektronikus számlázási projekt támogatására több szervezet és fórum is résztvett.

Az E-számlázási Fórum a TIEKE égisze alatt támogatta az elektronikus számlázás szabványainak és egységes eljárásainak széleskörő elterjesztését Finnországban. Ápolta az intézményi és intézményközi együttmőködéseket a témában. A Fórum Irányító Bizottsága összefogja a meghatározó hálózati szolgáltatók és felhasználók képviselıit.

Van Technikai Munkacsoport a bankok és a hálózati szolgáltatók mőszaki képviselıivel, akik a formátumkonverziókkal és átviteli protokollokkal foglalkoznak.

A Felhasználói Munkacsoport a nagy számlakibocsátók, mint a távközlési, áram és egyéb közmőszolgáltatók, könyvelı és egy cégek képviselıit tömöríti. Fı feladatuk a felhasználói

szempontokat

és

a

mőködés

közben

jelentkezı

problémákat

megjelenítésék.

A munkafolyamat


Az

alábbi

elektronikus

számlázási

munkafolyamat

modell

több

lehetséges

számlaformátumra is alkalmazható. A hálózati szolgáltatótól az e-számla már olyan formátumban érkezik, mint amit a kincstári rendszerek közvetlenül képesek fogadni. A közintézményeknél tehát már nincs szükség a számlákat konvertálni. Ezt a munkát a hálózati szolgáltatók elvégzik, vagy a papiros számlákat beszkennelik és „Finvoice” formátumra konvertálják. A rendszerhez tartozik még a Rondo alrendszer, amelyik az e-számlák érkeztetését és feldolgozását támogatja.

Adatbiztonság és titkosság Az elektronikus számlázás a finn törvények szerint az adatbiztonság és titkosság védelme alatt állnak. Az adat, a felek döntésétıl függıen titkosítva vagy nem titkosítva halad a rendszerben. Finnországban az e-számla nem tartalmaz elektronikus aláírást.

A finn példa pozitív jellemzıi

Hatások Jelenleg a finn költségvetési intézmények 60 – 80%-a képes befogadni és feldolgozni az elektronikus számlákat. 2007 végére 100% a cél. A hálózati szolgáltatóktól érkezı számlák 20%-a elektronikus, amit évvégére 30%-ra kell emelni. A többi számla papíron érkezik, és a hálózati szolgáltatók szkennelik és konvertálják „Finvoice” formátumra. A teljes elektronizálás korlátja, hogy milyen mértékben képesek és szándékoznak a beszállítók a számláikat digitalizálni.

2005 közepén Finnországban 220 millió számlát bocsátottak ki az összes (G2G, G2B, B2B) üzleti relációban. Ebbıl 15 – 20% volt az EDIFACT formátumú elektronikus számla. 2006-ra tovább javul ez az arány.

Mivel az Állami Kincstár értékelése szerint a pénzügyi adminisztrációs munka 50%-át a számlafeldolgozásra fordították, az elektronikus számlafeldolgozás bevezetése ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 43/61

ezért azonnali megtakarításokkal járt. Becslések szerint a közel 40 Eurós számlánkénti költség a felére csökken. 100%-s digitalizálás feltételezésével, az évi 220 millió számla mellett 2.2 milliárd Eurós megtakarítás érhetı el. Még ennél is nagyobb megtakarítások is elérhetık, ha az e-számlázást integrálják a helyi könyvelı rendszerekkel.

Az e-számlázás bevezetésével járó megtakarítások Dél Karéliában 2006 végére 52 millió Euró lehet, évi 5.2 milliós számlaforgalom és 50%-s elektronizáció feltételezésével.

Vállalati tapasztalatok szerint az elektronikus számlázás bevezetése több haszonnal is járt. •

Csökkent az irodai rutinfeladatok mennyisége, és az így felszabadult idıt másra fordíthatták.

•

Csökkent a feldolgozásra váró papiros dokumentumok száma és a tárolási igénye.

•

A számlatovábbítás költsége a felére csökkent. Sıt a megtakarítás még több, ha beszámítjuk a postázással egyéb tevékenységek elmaradását is.

•

A számlázási folyamat ideje csökkenésével felgyorsultak kifizetések.

•

Csökkent a kézi adatbevitel és adatmanipulációval együtt járó hibák gyakorisága.

•

A digitalizálás erısíti az adott cég innovatív és költséghatékony képét a piacon.

Áttérés Az elektronikus számlázás megvalósítása aktuális kérdés cégék, közintézmények között egy – egy országban, sıt országok között. Miután korábban is voltak hasonló kezdeményezések, és már mőködnek ilyen rendszerek, az egyik legnagyobb probléma a technológiák közötti átjárhatóság. Két megoldás kínálkozik. Az egyik szerint minden érdekelt fél megegyezik abban, mi legyen az az egy technológia, amit valamennyien használni fognak. A másik, az érdekelt felek kellı rugalmasságot tanúsítanak, és megegyeznek, milyen technológiákat engedélyeznek a rendszerben. ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 44/61

És biztosítják a technológiák közötti átjárhatóságot. Finnországban az utóbbi megoldást választották.


Pilot-projekt, elektronikus számlabefogadás demonstrálására 2007 októberében az EuroExpert Holdig, a CompuTREND 2000 Kft és a Veszprém megyei Csolnoky Kórház munkatársai sikeresen tesztelték az elektronikus számlák benyújtását és fogadását a kórház CT-EcoSTAT Költségvetési Gazdasági és Gazdálkodási rendszerbe.

A tesztkörnyezetet az e-Post elektronikus számlázó és az Expert távkönyvelı rendszer [1] komponensei segítségével alakították ki. A kórház valóságos beszállítóit az Expert távkönyvelı rendszerrel szimulálták. Tesztszámlákat generáltak, amelyek az Expert mellé telepített e-Post kliens elküldte az e-Post szerverre, ahonnan a számlákat a kórházi rendszerhez illesztett e-Post klienshez továbbították, majd onnan a kórház gazdálkodási rendszerébe.

Az e-Post kliens illesztését a CompuTREND 2000 Kft készítette el az általa fejlesztett és supportált CT-EcoSTAT Költségvetési Gazdasági és Gazdálkodási rendszerhez.

A következı ábrán a kórház számlabefogadás és feldolgozási folyamata látható. A folyamat a számlák beérkezésével kezdıdik (1) és sok lépésen keresztül áthaladva jut el a folyamat végére, a számlák archiválásáig (12).

Az ábra jelölései: •

Kék keretben, fehér alapon jelennek meg a tevékenységek.

•

Fekete keretben, fehér alapon jelölik a szereplıket.

•

Sárga kitöltéssel látszanak a papíralapú dokumentumok, amelyekhez csatlakozó nyilak jelzik, hogy az adott tevékenységhez bemenı, vagy a tevékenység eredményeképpen

elıálló

kimenı

dokumentumról,

vagy

egy

meglévı

dokumentum módosításáról van-e szó. •

Okker-sárga nyújtott hengerek jelzik, hogy az adott tevékenységet a CT-EcoSTAT támogatja.


•

Kék hengerek mutatják, ha a tevékenység bementi információját a CT-EcoSTAT nyújtja, vagy ha az lesz a tevékenység eredménye, hogy módosul a CT-EcoSTAT adatbázisa.

•

A szürke mezı, „1. fázis” felirattal a folyamatnak azt a szakaszát mutatja, amelyet érintett az elektronikus számlabefogadási pilot-projekt.

Megállapítások 1. A kórházban alkalmazott számlabefogadás és feldolgozási folyamat tipikus eljárás. 2. Helyi sajátosság, hogy a számlák érkeztetése, iktatása és adatrögzítése 3 lépésben folyik. Ez általában 1 lépésben megtörténik. 3. Az adott feldolgozási eljárás sajátossága, hogy a gazdálkodást támogató rendszerbe hiába rögzítik a számlaadatokat, továbbra is vannak papiros dokumentumok (szerzıdés, megrendelés, raktári bevételi bizonylat, kontírlap, stb.) a folyamatban, amelyek kísérik az egyes lépéseket. 4. A kórház terveiben szerepel, hogy 2 részletben áttérnek a dokumentumok teljes elektronizálására. 5. Elıször megoldják az elektronikus számlabefogadást, majd utána digitalizálják az összes bizonylatukat. Ez utóbbi esetben elkészítik a jelenlegi kontírlap elektronikus analógiáját. Ehhez fogják csatolni a folyamatban szerepet játszó már eleve elektronikus vagy digitalizált dokumentumokat. A folyamat egyes pontjain a jóváhagyásokat, a munkatársak elektronikus aláírásukkal igazolják. 6. A pilot-projekt kertében megvalósított sikeres teszt bebizonyította, hogy az elektronikus számlabefogadás megvalósítható, és illeszthetı a CT-EcoSTAT rendszerhez.


A számlabefogadás és feldolgozás folyamata Központi iktató Gazdasági igazg. Pénzügyi osztály. Pénzügyi osztály. Keretgazdák Pénzügyi osztály. Pénzügyi osztály. Gazdasági igazg. Fıigazgató

Számla beérk.

Papír számla

2

Szignálás

Papír számla

3

Iktatás számlarögz

Papír számla

1

4

kontirlap

Kontírozás 1

kontirlap

5

Teljesítésigazolás

6

Kontírozás 2

7

Utalási sor. rendezés

8

Ellenjegyzés

kontirlap

kontirlap

9

Utalványozás

kontirlap

kontirlap

Utalás

kontirlap

kontirlap

Könyvelés

kontirlap

kontirlap

10 Pénzügyi osztály. 11 Számviteli csop. 12 Pénzügyi osztály.

1. fázis

Számla archiválás

Papír biz.-k

Papír biz.-k


A pilot rendszer relevanciáját jelzi, hogy a CompuTREND 2000 Kft több mint 20 éve készít gazdasági / gazdálkodási programokat, rendszereket a költségvetés rendje szerint gazdálkodó szervezetek számára. Különösen erısek a pozíciói az egészségügyben, ahol a kórházak több mint 70 százalékában a CompuTREND rendszereit használják.

A fogadó oldalon a CT-EcoSTAT Pénzügyi modulja áll, amelyik képes fogadni és iktatni a beérkezı elektronikus számlákat. Amennyiben a számlával megérkezik annak elektronikus formában tárolt képe is, a CT-EcoSTAT rendszer azt tárolja az adatbázisában, míg, ha ilyen nem érkezik, akkor a számla általa generált képét tárolja el az adatbázisban.

A továbbiakban a számlafeldolgozás folyamata során a beiktatott számla elektronikus formában továbbítható a feldolgozás további lépéseihez, amikor a rendszer által elıállított – elektronikus – utalványt a feldolgozás különbözı fázisaiban látják el a szükséges mellékletekkel, illetve aláírásokkal a kötelezettségvállalók, az ellenjegyzık és az engedélyezık. Természetesen a számlákhoz csatolandó mellékletek is elektronikus formában kerülnek csatolásra a számlához illetve az utalványhoz. (Ezt részben a szállítóktól elektronikus formában kapott bizonylatokkal, mint például az elektronikus szállítólevél, részben pedig a dokumentumok digitalizálásával, mint például a szerzıdések esetében, biztosítjuk.)

A CT-EcoSTAT olyan a gazdasági és gazdálkodási folyamatok egészét lefedı rendszer, amely éppen ezen tulajdonsága alapján alkalmas arra, hogy elsı lépésben az elektronikus számlakezelés elınyeit, majd a késıbbiekben az Intézményen belüli teljes számla befogadás / kibocsátás és azt követı számlafeldolgozás folyamatát elektronikusan megvalósíthassa. A pilot projekt esetében egészségügyi intézményrıl lévén szó, tekintettel arra, hogy jelen pillanatban a számlabefogadás folyamata a sokkal jelentısebb számú, mint az elektronikus számla kibocsátása, ezért az elektronikus

számlafogadás

az

Intézmény

menedzsmentjét

sokkal

inkább

foglalkoztató kérdés. A fentiekbıl következıen a pilot projekt fókuszában is elsısorban az elektronikus számlák fogadásának megoldási lehetısége állt.


A CT-EcoSTAT rendszert elsısorban egészségügyi intézmények részére készítette a CompuTREND 2000 Kft. Az egészségügyi intézmények – különösen a kórházak – sajátossága, hogy rendkívül összetett az a folyamat, amelyet a betegek gyógyítása során alkalmazni kell. Nem csak a beteg gyógyítása, hanem annak elhelyezése, élelmezése, tiszta textíliával történı ellátása is része a tevékenységnek. Ugyanakkor a költségvetés szerint gazdálkodó szervezetek közül szinte egyedülálló módon a bevételei – teljesítményfinanszírozás miatt - folyamatosan, hónapról-hónapra változnak, változhatnak. Ugyancsak különlegesség, a felhasznált anyagok rendkívüli sokfélesége, amely speciális logisztikai nyilvántartási igényeket jelent. Ezek az összetett folyamatok nagy mennyiségő és változatosságú szállítói számlaállományt jelentenek. A nagyszámú számla szükségszerővé teszi azok iktatásának és feldolgozási folyamatának korszerősítését – ebben jelentıs segítséget nyújthat az elektronikus számla forgalom. Ugyanakkor a szállítók száma is igen jelentıs, ami nehezíti, hogy valamennyi szállítótól a Kórház – a megfelelı jogszabályi háttér hiányában - megkövetelhesse az elektronikus számla kibocsátását.

Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos folyamatok közül jelenleg már technikailag megvalósult és mőködıképes az elektronikus számlabefogadás és számlaküldés folyamata, míg jelenleg a megvalósítás korai fázisában tart az Intézmény belsı elektronikus ügyintézésének megvalósítása.


Rövidítések és fogalmak meghatározása Aláírás-létrehozó adat [11] Olyan egyedi adat (jellemzıen kriptográfiai magánkulcs), melyet az aláíró az elektronikus aláírás létrehozásához használ. Aláírás-ellenırzı adat [11] Olyan egyedi adat (jellemzıen kriptográfiai nyilvános kulcs), melyet az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumot megismerı személy az elektronikus aláírás ellenırzésére használ. Aláírás-létrehozó eszköz [11] Olyan hardver, illetve szoftver eszköz, melynek segítségével az aláíró az aláíráslétrehozó adatok felhasználásával az elektronikus aláírást létrehozza. Aláíró [11] Az a természetes személy, aki az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja, és a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult. Archiválási szolgáltató [11] Az eat [11] törvényben meghatározott, az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok elektronikus archiválására vonatkozó szolgáltatást nyújtó szolgáltató. Általános nyomtatványkitöltı [14] Program, amellyel kitölthetı a csatlakozott szervezet számára – a KR-n keresztül – beküldhetı nyomtatvány, és ami az általános nyomtatványtervezıvel készült. Általános nyomtatványtervezı [14] Program, amellyel olyan nyomtatvány készíthetı, ami az általános nyomtatványkitöltıvel kitölthetı, és a KR-n keresztül beküldhetı a csatlakozott szervezet számára. Átmeneti tár [14] Az ügyfél számára a BEDSZ rendszer keretében biztosított olyan elektronikus tárolóhely, amely a benne elhelyezett dokumentumokat átmeneti ideig, legfeljebb 30 napig megırzi, beleértve a Ket. [15] 162.§ (3) bekezdés d) pontja szerinti ideiglenes tárolóhelyet is BEDSZ - Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás [14] A KR rendszer azon szolgáltatása, amely lehetıvé teszi a csatlakozott szervezet és az ügyfél egymás közötti kétirányú hiteles és az átvétel tényét tanúsító, dokumentumalapú, biztonságos kommunikációját Biztonságos aláírás-létrehozó eszköz [11] Az eat törvény [11] 1. számú mellékletében foglalt követelményeknek elegettevı aláírás-létrehozó eszköz. Csatlakozott szervezet [18] ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 51/61

A KR rendszerhez a hivatali kapun keresztül csatlakozott szervezet, amelyik a KR-n keresztül közvetített elektronikus szolgáltatásokat nyújt, illetve a KR szolgáltatásait és információit veszi igénybe. EAN Nemzetközi címlista az állami szervezetek elektronikus címzésére (International System of EAN location number as electronic address of the public institutions. Elektronikus aláírás [17] Elektronikus adat, amely egy elektronikus dokumentumhoz azonosítási célból logikailag hozzárendelt, vagy ahhoz elválaszthatatlanul kapcsolódik. Elektronikus aláírás ellenırzése [11] Az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum aláíráskori, illetve ellenırzéskori tartalmának összevetése, továbbá az aláíró személyének azonosítása a dokumentumon szereplı, illetve a hitelesítés-szolgáltató által közzétett aláírásellenırzı adat, tanúsítvány visszavonási információk, valamint a tanúsítvány felhasználásával. Elektronikus aláírás felhasználása [11] Elektronikus adat elektronikus aláírással történı ellátása, illetve elektronikus aláírás ellenırzése. Elektronikus aláírás hitelesítés-szolgáltató [11] A eat törvény [11] 6.§ (2) bekezdése szerinti tevékenységet végzı személy (szervezet). Elektronikus aláírási termék [11] Olyan szoftver vagy hardver, illetve más elektronikus aláírás alkalmazáshoz kapcsolódó összetevı, amely elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatások nyújtásához, valamint elektronikus aláírások, illetıleg idıbélyegzı készítéséhez vagy ellenırzéséhez használható. EKG – Elektronikus Kormányzati Gerinchálózat [14] A központi elektronikus szolgáltató rendszer támogató elemének, egyben szolgáltatásának minısülı olyan, rendeltetésében elkülönült zártcélú hálózat (IP alapú informatikai infrastruktúra), amely fizikai, illetve logikai hálózatok útján biztosítja a kormányzati, közigazgatási adatbázisok és informatikai rendszerek kapcsolatának lehetıségét, az általuk nyújtott szolgáltatások elérhetıségét. Elektronikus dokumentum [11] Elektronikus eszköz útján értelmezhetı adategyüttes. Elektronikus aláírás érvényesítése [11] Annak tanúsítása minısített elektronikus aláírás vagy e szolgáltatás tekintetében minısített szolgáltató által kibocsátott idıbélyegzı elhelyezésével, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett elektronikus aláírás vagy idıbélyegzı, illetve az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az idıbélyegzı elhelyezésének idıpontjában érvényes volt.


Elektronikus szolgáltatás [14] Elektronikus úton igénybe vehetı azon ügyintézési, tájékoztatási és kommunikációs szolgáltatások és ehhez kapcsolódó fizetési folyamatok összessége a KR-ben, beleértve a Ket. [15] szerinti hatósági ügyintézést és szolgáltatásokat is. ERP [25] Enterprise Resource Planning system, integrált vállalatirányítási rendszer. Elsı szintő hitelesítés–szolgáltató (Szolgáltató) [17] A KGyHSz által közvetlenül tanúsított hitelesítés-szolgáltató. Érintett fél olyan entitás, aki olyan tanúsítvánnyal kerül kapcsolatba annak felhasználása során, amelynek hitelesítési láncában az elsı helyen a KGyHSz áll. Értesítési tárhely [14] Az ügyfél számára a BEDSZ keretében rendelkezésre álló olyan elektronikus tárolóhely, amely magában foglalja az ügyfél átmeneti tárát, tartós tárát és az ügyfél által küldött és kapott dokumentumokra vonatkozó információkat Érvényességi lánc [11] Az elektronikus dokumentum, vagy annak lenyomata, és azon egymáshoz rendelhetı információk sorozata, (így különösen azon tanúsítványok, a tanúsítványokkal kapcsolatos információk, az aláírás-ellenırzı adatok, a tanúsítvány aktuális állapotára, visszavonására vonatkozó információk, valamint a tanúsítványt kibocsátó szolgáltató elektronikus aláírás ellenırzı adatára és annak visszavonására vonatkozó információk), amelyek segítségével megállapítható, hogy az elektronikus dokumentumon elhelyezett fokozott biztonságú vagy minısített elektronikus aláírás, illetve idıbélyegzı, valamint az azokhoz kapcsolódó tanúsítvány az aláírás és idıbélyegzı elhelyezésének idıpontjában érvényes volt. Felhasználó [14] Az EKG-hoz csatlakozott, annak szolgáltatásait igénybe vevı szervezet. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás [11] Elektronikus aláírás, amely a) alkalmas az aláíró azonosítására, b) egyedülállóan az aláíróhoz köthetı, c) olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és d) a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden - az aláírás elhelyezését követıen a dokumentumon tett - módosítás érzékelhetı. Személyes-, szervezeti-, hivatáshoz és egyéb (szerverhez, web laphoz) kötıdıen bocsáthatnak ki fokozott biztonság tanúsítványokat. G2C Az állami szervezetek és a gazdálkodó szervezetek közötti kapcsolatok. Hitelesítési rend [11] Olyan szabálygyőjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevı vagy más személy (szervezet) valamely tanúsítvány felhasználásának feltételeit írja elı


igénybe vevık valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkezı csoportja, illetıleg meghatározott alkalmazások számára. Hitelesítés–szolgáltatás [11] A hitelesítés-szolgáltató azonosítja az igénylı személyét, tanúsítványt bocsát ki, nyilvántartásokat vezet, fogadja a tanúsítványokkal kapcsolatos változások adatait, valamint nyilvánosságra hozza a tanúsítványhoz tartozó szabályzatokat, az aláírásellenırzı adatokat és a tanúsítvány aktuális állapotára (különösen esetleges visszavonására) vonatkozó információkat. Hitelesítés–szolgáltató [17] A tanúsítványon lévı nyilvános kulcs és a tulajdonos azonosító adatainak hiteles összekapcsolásáért felelıs, a kommunikációban résztvevı felek mindegyike által hitelesnek tartott szervezet. Hivatali kapu [14] A KR rendszernek az a logikai pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a KR rendszer által részére nyújtott szolgáltatásokhoz és információkhoz ICR Intelligent Character Recognition, optikai karakterfelismerı rendszer, amelyik szótárakat és a szövegkörnyezetet is felhasználja Idıbélyegzı [11] Elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az idıbélyegzı elhelyezésének idıpontjában változatlan formában létezett . Idıbélyegzés [11] A szolgáltató az elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz idıbélyegzıt kapcsol. A szolgáltatónak oly módon kell az idıbélyegzıt létrehoznia, hogy az összekösse az aktuális idıt (az idıadatot), egyedi sorszámot és az idıbélyegzıvel ellátni kívánt elektronikus dokumentumot vagy annak lenyomatát. A szolgáltató az idıbélyegzı elhelyezése során az igénybe vevı által számára átadott elektronikus dokumentum vagy lenyomat tartalmát csak az idıbélyegzı elhelyezéséhez szükséges mértékben módosíthatja. Idıbélyegzési rend [11] Olyan szabálygyőjtemény, amelyben egy szolgáltató, igénybe vevı vagy más személy (szervezet) valamely idıbélyegzı felhasználásának feltételeit írja elı igénybe vevık valamely közös biztonsági követelményekkel rendelkezı csoportja, illetıleg meghatározott alkalmazások számára. Igénybe vevı [11] Elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatást igénybe vevı természetes személy, jogi személy vagy jogi személyiség nélküli szervezet. InfoCom Informatika és Kommunikáció ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 54/61

Kormányzati Portál [14] Olyan hozzáférési hely, amely biztosítja a központi rendszer internetes megjelenését, egységes hozzáférési felületet ad az elektronikus ügyintézéshez, az ügyfelek tájékoztatásához, a bejelentési, panasz- és javaslattételi, vélemény-nyilvánítási jog gyakorlásához Kormányzati Ügyfél–tájékoztató Központ [14] Az ügyintézéssel kapcsolatos – nem konkrét ügyre vonatkozó – kérdésekben tájékoztatást nyújtó, továbbá az ügyfél kellı biztonsággal történı azonosításának lehetısége esetén a konkrét ügyek intézésében is segítséget nyújtó szolgáltatást végzı szervezet KGyHSz – Közigazgatási Gyökér Hitelesítés-szolgáltató [17] A magyar közigazgatásban használható tanúsítványok hitelesítıinek felülhitelesítı szervezete. KKV Kis- és középvállalkozások. KR – Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer [14] Elektronikus szolgáltatásokat nyújtó és azok igénybevételét támogató rendszer beleértve a Ket. 172. § j) pontja szerinti központi elektronikus szolgáltató rendszert – (a továbbiakban:), amely magában foglalja annak elemeként az EKG-t, kormányzati portált, az ügyfélkaput, a kormányzati ügyfél-tájékoztató központot, hivatali kaput, valamint az f) pont szerinti elektronikus szolgáltatásokat.

– is a a

Közvetített elektronikus szolgáltatás [18] A csatlakozott szervezet KR-n keresztül nyújtott elektronikus szolgáltatása, ami nem minısül sem a KR közvetlen, sem az EKG szolgáltatásának. Kulcstár [14] Az ügyfél számára a BEDSZ keretében biztosított olyan elektronikus tárolóhely, ahol az ügyfél rejtjelezı kulcspárjának nyilvános része elhelyezhetı, illetve elérhetı Lenyomat [11] Olyan meghatározott hosszúságú, az elektronikus dokumentumhoz rendelt bitsorozat, amelynek képzése során a használt eljárás (lenyomatképzı eljárás) a képzés idıpontjában teljesíti a következı fel tételeket: a) a képzett lenyomat egyértelmően származtatható az adott elektronikus dokumentumból; b) a képzett lenyomatból az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges az elektronikus dokumentum tartalmának meghatározása vagy a tartalomra történı következtetés; c) a képzett lenyomat alapján az elvárható biztonsági szinten belül nem lehetséges olyan elektronikus dokumentum utólagos létrehozatala, amelyre alkalmazva a lenyomatképzı eljárás eredményeképp az adott lenyomat keletkezik. Minısített elektronikus aláírás [11] ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 55/61

Olyan - fokozott biztonságú - elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minısített tanúsítványt bocsátottak ki. Minısített hitelesítés-szolgáltató [11] Az eat törvény [11] szabályai szerint nyilvántartásba vett, minısített tanúsítványt a nyilvánosság számára kibocsátó hitelesítés-szolgáltató. Minısített szolgáltató [11] A minısített hitelesítés-szolgáltató és az eat törvény [11] 6.§ (1) bekezdésének b)-d) pontjában meghatározott szolgáltatásokat nyújtó olyan szolgáltató, amely a szolgáltatók nyilvántartásában valamely szolgáltatás tekintetében minısített szolgáltatóként szerepel. Minısített tanúsítvány [11] Az eat [11] törvény 2. számú mellékletében foglalt követelményeknek megfelelı olyan tanúsítvány, melyet minısített szolgáltató bocsátott ki. Nyilvános kulcsú kriptográfiai módszer [17] Olyan kriptográfiai módszer, mely arra épít, hogy minden felhasználónak két összetartozó kulcs áll a rendelkezésére, melyekkel kriptográfiai mőveleteket hajthat végre. Az egyik kulcs az ún. magánkulcs, melyet csak az azt birtokló felhasználó ismerhet. A másik kulcs nyilvános. A két kulcs bármelyikével kódolt dokumentum a másik kulcs segítségével visszafejthetı. (Nyilvános) Publikus kulcsú infrastruktúra (PKI) [17] A tanúsítványok és kulcsok kezelését biztosító jogszabályok, irányelvek, eljárások, szervezetek, szerverplatformok, szoftverek és munkaállomások összessége. OIOXML Az OIOXML egy nyilt és szabványos XML séma, amit a Dán XML Bizottság fogadott el kifejezetten az e-kormányzat projektekben való használatra. Szolgáltatási szabályzat [11] Az eat [11] törvény 6. § (1) bekezdése szerinti szolgáltató tevékenységével kapcsolatos részletes eljárási és egyéb mőködési szabályokat tartalmazó szabályzat. Szervezeti postafiók [14] A központi rendszerhez csatlakozott, hivatali kapuval rendelkezı szervezet számára a BEDSZ keretében biztosított átmeneti tárolóhely, ahol a részére megküldött dokumentumok a szervezet általi átvételig tárolásra kerülnek Tartós tár [14] Az ügyfél számára a BEDSZ keretében biztosított olyan korlátozott nagyságú elektronikus tárolóhely, amely a BEDSZ igénybevételével folytatott kommunikációból az ügyfél által tárolásra kijelölt dokumentumokat az általa történı törlésig, illetve az ügyfélkapu megszüntetéséig megırzi Tanúsítvány [11]


A hitelesítés-szolgáltató által kibocsátott igazolás, amely az aláírás-ellenırzı adatot (nyilvános kulcsot) az eat [11] törvény 9. § (3), illetıleg (4) bekezdése szerint egy meghatározott személyhez kapcsolja, és igazolja e személy személyazonosságát vagy valamely más tény fennállását, ideértve a hatósági (hivatali) jelleget. Ügyfél [14] A szolgáltatásokat igénybe vevı természetes személy, beleértve a Ket. szerinti ügyfélnek minısülı természetes személyt VANS Dániában 5 Értéknövelt Hálózati Szolgáltató mőködik (Value Added Network Sevice), akik az EDIFACT és az elektronikus számlák továbbítását végzik Ügyfélkapu [14] A kormányzati portál egyik szolgáltatása; a központi rendszernek az a logikai pontja, amelyen keresztül a személyazonosítást (viszontazonosítást) igénylı elektronikus szolgáltatás az azonosított ügyfél által elérhetı, beleértve a Ket. [15] 172.§ o) pontja szerinti ügyfélkaput is Viszontazonosítás [14] Ellenırzési folyamat, melynek során a viszontazonosítást kérı megküldi az általa jogszerően kezelt természetes személyazonosító adatokat a központi rendszernek, illetve a hitelesítés-szolgáltatónak, amely tájékoztatja azoknak a regisztráció során felvett adatokkal való egyezıségérıl, illetve az egyezés hiányáról.


Források 1. e-Post rendszer, http://www.euroexpert.hu/epost_info.php 2. Microsec e-szigno, http://www.e-szigno.hu/ 3. APEH e-számlaformátum ajánlása, www.apeh.hu/data/cms2276/afa_eszamla_mell_3.pdf 4. European Electronic Invoicing (Final report), ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/docs/studies/eei-3.2-einvoicing_final_report.pdf 5. 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggı szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól, net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0500007.IHM 6. Elektronikus archiválási szolgáltatással kapcsolatos hatósági tájékoztató – Nemzeti Hírközlési Hatóság Hivatala (2007. június) www.nhh.hu/dokumentum.php?cid=12267&letolt 7. 2000. évi C. törvény a számvitelrıl, net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0000100.TV 8. 20/2004 (IV.21.) PM rendelet, az elektronikus számláról, net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0400020.PM 9. 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet, a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történı másolat készítésének szabályairól, net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0500013.IHM 10. APEH Közlemény az elektronikus számlázásról, 2005.08.31., www.apeh.hu/adoinfo/afa/afa_eszamla.html , és ennek 3. sz. melléklete az elektronikus számla – XML – definícióival, www.apeh.hu/data/cms2276/afa_eszamla_mell_3.pdf 11. 2001. évi XXXV. Törvény az elektronikus aláírásról, net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0100035.TV 12. 194/2005. (IX. 22.) Kormányrendelet a közigazgatási hatósági eljárásokban felhasznált elektronikus aláírásokra és az azokhoz tartozó tanúsítványokra, valamint a tanúsítványokat kibocsátó hitelesítésszolgáltatókra vonatkozó követelményekrıl, ekk.hu/letoltheto/194_2005_Kormrend.pdf 13. A központi elektronikus szolgáltató rendszer szabályozása, Szittner Károly 2007, szeptember 22 - 10:03, www.jegyzo.hu/kozponti-elektronikus-szolgaltatorendszer-szabalyozasa ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 58/61

14. Tájékoztató a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl, (A 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet összefoglalása), ekk.gov.hu/letoltheto/e_onk_KR_osszefoglalo_070808.pdf 15. 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól (Ket), //net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0400140.TV 16. 193/2005. (IX.22.) Kormányrendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól, net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0500193.KOR 17. Az érintett felek kódexe (BHSzI – Biztonsági Hitelesítés-Szolgáltató Iroda), www.bhsz.gov.hu/BHSz_Erintett-felek-kodexe_v03.pdf 18. 182/2007. (VII. 10.) Kormányrendelet a központi elektronikus szolgáltató rendszerrıl, net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0700182.KOR 19. European Electronic Invoicing (Final report), http://ec.europa.eu/information_society/eeurope/i2010/docs/studies/eei-3.2-einvoicing_final_report.pdf eei-3.2-e-invoicing_final_report.pdf 20. Informatikai biztonsági módszertani kézikönyv 8. sz. ajánlás, Budapest, 1994 http://www.itb.hu/ajanlasok/a8/index.html#toc_m2 21. Biztonsági Hitelesítés-szolgáltató: http://www.bhsz.gov.hu/ 22. EU támogatási programok: http://www.hte.hu/hte2007/data/upload/File/infokom/2_schmicom_eu_tam_prog.d oc 23. A DoqSys Kft. prezentációja a „Bejövı számlák teljeskörő feldolgozása – Mégis az e-számla a jövı?” konferencián http://www.dmslabor.hu/eloadas.aspx?id=383 24. A MALÉV Zrt. prezentációja a „Bejövı számlák teljeskörő feldolgozása – Mégis az e-számla a jövı?” konferencián http://www.dmslabor.hu/eloadas.aspx?id=386 25. http://www.rovidites.hu/index.php 26. 195/2005. (IX.22.) kormányrendelet, „az elektronikus ügyintézést lehetıvé tevı informatikai rendszerek biztonságáról, együttmőködési képességérıl és egységes használatáról”, net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0500195.KOR 27. A DoqSys Kft. prezentációja a „Bejövı számlák teljeskörő feldolgozása – Mégis az e-számla a jövı?” konferencián http://www.dmslabor.hu/eloadas.aspx?id=383 28. A MALÉV Zrt. prezentációja a „Bejövı számlák teljeskörő feldolgozása – Mégis az e-számla a jövı?” konferencián http://www.dmslabor.hu/eloadas.aspx?id=386 29. „Bejövı számlák teljeskörő feldolgozása – Mégis az e-számla a jövı?” konferencián http://www.dmslabor.hu/ ____________________________________________________________________________ Euroexpert Holding Zrt. 59/61

30. eInvoicing in Denmark, http://www.egoviop.ifib.de/downloads/Interoperability_in_eInvoicing_in_Denmark.pdf 31. eInvoicing in Finland – The Example of the Region of South Karelia, http://www.egov-iop.ifib.de/downloads/GPC_IOP_in_eInvoicing_in_Finland.pdf 32. The list of invoice content details identified in the directive 2001//EC expressed as UN/CEFACT Core Componenets, ftp://ftp.cenorm.be/PUBLIC/CWAs/eEurope/eInvoicing/CWA15575_2006.pdf 33. 1992 évi LXXIV. Törvény az általános forgalmi adóról, (web törvénytárban nem elérhetı)



A kormányzati e-számla rendszer megvalósításának vizsgálata

Recommend Documents