A. Koppenaal

Legal Eagle - Aanmanen

© 2011 Sdu Uitgevers / A. Koppenaal

I


Inhoudsopgave Het aanmanen

1

© 2011 Sdu Uitgevers

Het aanmanen

1

Het aanmanen De aanmaanfunctie is uitgebreid met de volgende mogelijkheden: 1. Er wordt bijgehouden op welke datum een open post aangemaand is. 2. Het is mogelijk om per debiteur/dossier op te geven of er gemaand moet worden of niet. 3. Het is mogelijk bij het selecteren van te manen openstaande posten een onderscheid te maken in het aantal malen dat reeds eerder gemaand is. Voor notoire wanbetalers kan men zodoende een ander briefmodel maken dan voor debiteuren die slechts een vriendelijke herinnering nodig hebben Tot versie 2.17 waren het aanmanen en het verwerken van betalingen ( voor LE zonder boekhouding) in het scherm Openstaande posten ondergebracht (Menuoptie: Financieel Openstaande facturen). Door de uitbreiding van de maanfunctie is besloten het aanmanen en het verwerken van betalingen te scheiden in twee afzonderlijke schermen. Het bestaande scherm Openstaande posten is daarom ontdaan van de mogelijkheid tot aanmanen. Verder is er niets aan veranderd. Voor het verrichten van aanmaningen moet nu de menuoptie ‘Financieel - Aan te manen’ aangesproken worden. Het volgende scherm verschijnt:

In het rooster worden alle alle open posten weergegeven waarvan de betalingstermijn verstreken is. De meeste kolommen zijn gelijk aan die in het scherm ‘Openstaande posten’ maar de kolom ‘Gemaand’ is nieuw. In de kolom ‘Gemaand’ staat de datum van de laatste aanmaning en in de kolom ‘Maning #’ is te zien hoe vaak er gemaand is. Als er nog niet gemaand is, zijn deze velden niet ingevuld. De kolom ‘Maning #’ telt maar tot 9. Als er vaker is aangemaand staat er, net als bij eerdere versies, een sterretje. Bij deze versie is echter de datum © 2011 Sdu Uitgevers

2


en het bedrag van alle eerdere aanmaningen op te roepen. Ga met de cursor op de gewenste regel staan en geef een rechtermuisklik. Kies daarop de optie ‘Toon aanmaningen’ en er verschijnt het volgende scherm:

De checkbox aan de linkerkant van het rooster dient om aan te geven of de openstaande post aangemaand moet worden of niet. Bij het openen van het scherm kunnen al enkele posten automatisch geselecteerd zijn. Dat komt omdat bij het openen automatisch de verstekinstelling van het filter (zie verder) aangebracht wordt. Aangezien in eerdere versies de maandatum niet werd bijgehouden is het bij de conversie niet mogelijk deze van reeds aangemaande posten te tonen. Van deze posten is dus wel het aantal aanmaningen zichtbaar maar niet de datum. Latere aanmaningen worden er wel met de juiste datum en bedrag aan toegevoegd. Met de knop ‘Alles aanvinken’ kunnen alle posten geselecteerd worden en de knop ‘Alle vinkjes verwijderen’ doet juist het omgekeerde. Het is mogelijk de selectie van de aan te manen posten geheel of voor een groot deel automatisch in te stellen met behulp van de knop ‘Filter’. Dit bevat veel instelmogelijkheden. Het roept het volgende dialoog op:


Het aanmanen

3

Instelmogelijkheden: 1. Een datumbereik voor de factuurdatum. 2. Keuze uit aanmanen voor een enkele tijdschrijver of van alle tijdschrijvers. 3. Aantal malen gemaand. Bij verstek wordt op 0 keer geselecteerd.

Bij het invullen van een 2 worden alle posten geselecteerd die twee keer eerder aangemaand zijn. Vinkt men ook de checkbox ‘en meer’ aan, dan krijgt men een selectie van alle posten die twee of meerdere keren zijn aangemaand. (Op voorwaarde dat zij binnen de selectie van de overige instellingen vallen) 4. Het al of niet rekening houden met de termijnen. Het is nu mogelijk naast de betalingstermijn een drietal aanmaningstermijnen op te geven in de kantoorinstellingen:


4


De betalingstermijn bestond reeds. De termijn voor de eerste aanmaning is het aantal dagen dat na de eerste aanmaning verstreken moet zijn om een tweede te kunnen versturen. Evenzo is er een tweede termijn dat gewacht wordt na een tweede aanmaning. De derde termijn is ook instelbaar maar geldt ook voor latere aanmaningen. Door het vinkje bij deze optie ‘Termijnen toepassen’ weg te halen, wordt er geen rekening met deze termijnen gehouden. Het aanmaanscherm opent altijd met de verstekinstelling van het maanfilter. Dat is: 1. Geen datumfilter 2. Alle licentienemers 3. De declaraties die nooit gemaand zijn 4. Met toepassing van de termijnen die bij de kantoorinstelling vastgelegd zijn 5. Rekening houden met de instelling ‘Manen’ bij de debiteur en het dossier. Nadat het maanfilter is aangebracht zullen er al of geen posten aangevinkt zijn. De knop ‘Filter’ laat tussen vierkante haken zien hoeveel posten het maanfilter aangevinkt heeft.

De vinkjes van het filter kunnen door de gebruiker verwijderd en aangevuld worden. Dit heeft echter geen invloed op het getal op de filterknop. Na de selectie kan er met de knop ‘Aanmanen’ meteen aangemaand worden maar het is ook mogelijk een rapport af te drukken van de geselecteerde posten ter goedkeuring van de betrokkenen. De knop ‘Rapporten’ maakt het volgende dialoog zichtbaar: © 2011 Sdu Uitgevers

Het aanmanen

5

Het rapport ‘Voorstel aan te manen’ is bij verstek geselecteerd. Er zijn er drie sorteermogelijkheden, afhankelijk van de manier waarop men denkt te gaan manen: per factuur, per debiteur of per dossier. Op het rapport staat achter iedere post een checkbox waarmee een advocaat of een andere persoon zijn of haar goedkeuring kenbaar kan maken. Aan de hand van het aldus ingevulde rapport stelt men de selectie opnieuw in om vervolgens tot het aanmanen over te gaan. Voor het aanmanen activeert men de knop ‘Aanmanen’. Direct verschijnt het volgende kleine dialoog voor het opgeven van de gewenste sortering:

Indien men de knop ‘Aanmanen’ per ongeluk heeft gebruikt, is dit tevens de mogelijkheid om © 2011 Sdu Uitgevers

6


de procedure zonder consequenties af te breken. De naam van het geproduceerde samenvoegbestand is afhankelijk van de sortering: Sortering

XML samenvoegbestand

TXT samenvoegbestand

Per factuur

Aanmaning.xml

AANMANIN.TXT

Per debiteur

Aanmaning per debiteur.xml

AANMANIN.TXT

Per dossier

Aanmaning per dossier.xml

[Niet aanwezig]

Na het aanmaken van de samenvoegbestanden verschijnt het volgende dialoog:

Bij het antwoord ‘Ja’ verschijnt het rapportdialoog met de juiste instelling. Het rapport is een lijst van zojuist aangemaande posten. Na het aanmanen zijn in de kolommen ‘Gemaand’ en ‘Maning #’ de nieuwe waarden te zien terwijl alle vinkjes gewist zijn.


A. Koppenaal

Recommend Documents