A. Koppenaal

Legal Eagle - Integratiemodule

© 2011 Sdu Uitgevers / A. Koppenaal

I


Inhoudsopgave Algemene informatie

1

1 Voorbereidend ................................................................................................................................... werk 2

Gebruik van de integratie module

3

1 Export van ................................................................................................................................... debiteuren 4 2 Export van ................................................................................................................................... declaraties 5 3 Export Debiteuren ................................................................................................................................... en Declaraties: aandachtspunten 6 4 Welke bestanden ................................................................................................................................... worden geëxporteerd 7

Technische specificaties Financiële Export

8

1 Relatie ................................................................................................................................... model 9 2 Data types ................................................................................................................................... 10 3 Debiteur ................................................................................................................................... gegevens 11 Attributen .......................................................................................................................................................... 11 DBF bestand .......................................................................................................................................................... 12 XML bestand .......................................................................................................................................................... 12 XSD bestand .......................................................................................................................................................... 12 Rich XML bestand .......................................................................................................................................................... 12

4 Bladzijdes ................................................................................................................................... 13 Attributen .......................................................................................................................................................... 13 DBF bestand .......................................................................................................................................................... 14 XML bestand .......................................................................................................................................................... 14 XSD bestand .......................................................................................................................................................... 14 Rich XML bestand .......................................................................................................................................................... 14

5 Declaratieregels ................................................................................................................................... 15 Attributen .......................................................................................................................................................... 15 DBF bestand .......................................................................................................................................................... 15 XML bestand .......................................................................................................................................................... 16 XSD bestand .......................................................................................................................................................... 16 Rich XML bestand .......................................................................................................................................................... 16

6 Alle gegevens ................................................................................................................................... in één XML 17 7 Legal ................................................................................................................................... Eagle kolommen 19

© 2011 Sdu Uitgevers

Algemene informatie

1

Algemene informatie Wanneer u gebruik maakt van een Legal Eagle-versie met Integratie module, kunt u de gegevens van debiteuren en declaraties exporteren. De aldus gemaakte bestanden kunnen vervolgens door uw boekhoudprogramma worden geïmporteerd en verwerkt.


2

1


Voorbereidend werk Ieder boekhoudprogramma werkt met een inrichting, waarbij grootboekrekeningen en dagboeken worden vastgesteld. Dit dient ook bij Legal Eagle-Export te gebeuren, met dien verstande dat u de verschillende codes en/of nummers in nauw overleg met uw administrateur/boekhouder moet toekennen. Grootboekrekeningen en dagboeken moeten namelijk corresponderen met de gegevens van uw boekhouding. Het document 'Aan de slag met de boek houding.pdf' verschaft aanvullende informatie over de gegevens die in legal Eagle moeten worden ingevoerd. (U kunt dit bestand vinden in: Legal Eagle via de menu-keuze [ Help - Overige handleidingen ] )



3

Gebruik van de integratie module U maakt uw declaraties op de normale wijze in Legal Eagle. In de handleiding Aan de slag met Legal Eagle leest u in hoofdstuk 9, Declaraties en conceptdeclaraties mak en hoe u dit doet. Wanneer er één of meer declaraties zijn gemaakt, kunt u de exportmodule gebruiken. U start de module via de menukeuze [ Bestand - Integratie ]

Let op! De keuze Integratie is uitsluitend beschikbaar indien voor de gebruiker via [ Systeem - Toegang ] de rechten zijn toegekend.

De keuze [ Bestand - Integratie - Export - Declaraties / Debiteuren ] opent het scherm Legal Eagle export, dat twee tabbladen kent, namelijk Debiteuren en Declaraties. Beide tabbladen worden hieronder nader toegelicht.


4

1


Export van debiteuren Via het tabblad Debiteuren kunt u de gegevens van uw debiteuren exporteren.

U hebt een drietal selectiemogelijkheden: o Nieuwe de gegevens van de debiteuren behorende bij de laatst gemaakte facturen in Legal Eagle -die nog niet eerder zijn geëxporteerdworden weggeschreven naar het exportbestand o Alle de gegevens van de debiteuren behorende bij alle -ook reeds eerder gemaakte- facturen in Legal Eagle worden weggeschreven naar het exportbestand o Datum met behulp van twee datumvelden kunt u vaststellen welke debiteurgegevens moeten worden weggeschreven naar het exportbestand. De factuurdatum is daarbij bepalend.

Met de knop Exporteren wordt het exportbestand gemaakt. In de naam van het exportbestand wordt standaard de datum van vandaag als jjjjmmdd vermeld. Indien het bestand reeds bestaat -u hebt bijvoorbeeld vandaag reeds eerder een export uitgevoerd- krijgt u daarvan een melding.



2

5

Export van declaraties Via het tabblad Debiteuren kunt u de gegevens van uw debiteuren exporteren.

U hebt een drietal selectiemogelijkheden: o Nieuwe de gegevens van de laatst gemaakte facturen in Legal Eagle -die nog niet eerder zijn geëxporteerd- worden weggeschreven naar het exportbestand o Alle de gegevens die behoren bij alle -ook reeds eerder gemaakte- facturen in Legal Eagle worden weggeschreven naar het exportbestand o Datum met behulp van twee datumvelden kunt u vaststellen welke declaratiegegevens moeten worden weggeschreven naar het exportbestand. De factuurdatum is daarbij bepalend

Met de knop Exporteren wordt het exportbestand gemaakt. In de naam van het exportbestand wordt standaard de datum van vandaag als jjjjmmdd vermeld. Indien het bestand reeds bestaat -u hebt bijvoorbeeld vandaag reeds eerder een export uitgevoerd- krijgt u daarvan een melding.


6

3


Export Debiteuren en Declaraties: aandachtspunten Uw boekhoudpakket heeft de gegevens van de Debiteuren nodig om de verwerking van de declaraties correct te kunnen uitvoeren. U dient dan ook te zorgen voor het exporteren van deze debiteurengegevens. Wanneer voor een bepaalde debiteur meer declaraties zijn gemaakt, zal de betreffende debiteur ook meermalen in het exportbestand voorkomen. De applicatie waarin de gegevens worden geïmporteerd moet er voor zorgen dat deze gegevens worden ontdubbeld. Zo heeft AccountView bijvoorbeeld de mogelijkheid om de gegevens te actualiseren, waardoor de in Legal Eagle aangebrachte adresmutaties automatisch in de boekhouding kunnen worden doorgevoerd. U doet er derhalve verstandig aan altijd bij de export van debiteuren voor Alle te kiezen. Bij de export van declaraties dient u met het volgende rekening te houden: wanneer u het exportbestand hebt gemaakt, worden de betreffende declaraties en declaratieregels op Verwerkt gezet. Dat is correct voorzover het Legal Eagle betreft. Maar de declaraties zijn natuurlijk pas werkelijk verwerkt indien u de betreffende gegevens daarna hebt geïmporteerd in uw boekhoudpakket! Aanbevolen wordt dan ook op uw kantoor vaste afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor de export van de gegevens èn voor het inlezen van de geëxporteerde gegevens in het boekhoudpakket. Leg ook vast wanneer dat gebeurt! via [ Extra - Toegang ] kunt u de bevoegdheid om dit te doen beperken tot een paar medewerkers.



4

7

Welke bestanden worden geëxporteerd Met de keuze [ Bestand - Integratie - Export - Debiteuren ] worden de volgende bestanden geëxporteerd:

Het bestand met de debiteurengegevens krijgt altijd standaard de naam EXPORTDEB_ aangevuld met de datum van vandaag als jaar-maand-dag, en een extensie. De bestanden zijn beschikbaar in dbf-formaat en in xml-formaat. Met de keuze [ Bestand - Integratie - Export - Declaraties ] worden de volgende bestanden geëxporteerd:

Bij de declaratiegegevens is sprake van twee bestanden, namelijk: EXPORTDEC_jjjjmmdd declaratie

dit bestand bevat de declaratieregels, d.w.z. alle onderdelen van de

EXPORTDEC_jjjmmdd_blz

dit bestand bevat de hoofdgegevens van de declaratie

De bestanden zijn beschikbaar in dbf-formaat en in xml-formaat.


8


Technische specificaties Financiële Export Dit document beschrijft de gegevens structuur van de door Legal Eagle aangemaakte export bestanden. De export maakt vijf soorten bestanden aan: 1. DBF bestanden (Visual Foxpro tabellen) 2. XSD bestand 3. XML bestand 4. Rich XML (XML en XSD in één bestand) 5. Alle gegevens in één XML Voor debiteur, bladzijdes en declaratieregels worden bestanden 1 t/m 4 aangemaakt. Bestand 5 bevat alle gegevens in één XML bestand. Er worden declaratieregels, bladzijde en debiteur gegevens geëxporteerd, waneneer de declaratiegegevens worden geïmporteerd in een boekhoud programma moeten de journaalposten door het importerende programma worden aangemaakt.



1

9

Relatie model Debiteur

PK

ID

Bladzijdes

PK

ID

FK1

bladzijde clientno ... clientID

clientno ...

Declaratieregels

PK

ID

FK1

bladzijde ...

Bladzijdes verwijst naar Debiteur middels kolom clientID. Wanneer een debiteur redundant voorkomt wordt voor een declaratie de debiteur meerdere malen opgenomen. Toekomstige aanpassing: Bij bladzijdes een kolom debiteur_id opnemen zodat voor een declaratie slechts 1 debiteur rij wordt opgenomen!


10

2


Data types Type

Formaat

Varchar(x)

Tekst met lengte X.

Datetime

Datum veld (jjjj-mm-ddTuu: mm:ss). Voorbeeld: 200901-31T11:40:06

Date

Datum veld (jjjj-mm-dd). Voorbeeld: 2009-01-31

Opmerking

Numeric(x,y) Getal met x getallen voor de komma en y getallen na de komma. Integer

4 bytes lang getal.

Logical

Waardes: true of false



3

11

Debiteur gegevens De bestandnaam is als volgt opgebouwd: “EXPORTDEB_[DATUM][_RICH].[EXT]”. [EXT] is afhankelijk van het soort bestand (DBF, XML, XSD). Voorbeeld: “EXPORTDEB_20071217.DBF”.

3.1

Attributen Kolom

Type

Opmerking

ID

Integer, PK, AUTOINC

Uniek ID binnen bestand

Datum

Datetime

Datum tijd

Verwerkt

Logical

Is de regel reeks eerder geëxporteerd?

Dagboek

Varchar(3)

Dagboek

Bladzijde

Varchar (10)

Bladzijde (dit is het factuurnummer)

Facdatum

Date

Factuurdatum

Grootboek

Varchar (10)

Grootboek

Tekst

Varchar (40)

Omschrijving

BTWCode

Varchar (2)

BTW Code, 0 (0%), 1 (19%), 2 (6%)

Bedrag

Numeric (11,2)

Bedrag exclusief BTW!

Code

Varchar (10)

Unieke code

Brontype

Numeric (2)

Altijd waarde 99

IDBron

Varchar (10)

Factuurnummer (Identificatie bron)

Btwbedrag

Numeric (11,2)

Btw bedrag

Ad

Varchar (2)

Advocaat code

ABarcode

Varchar (6)

Bar-code advocaat (Formaat A99999)

KBarcode

Varchar (6)

Bar-code kantoor (Formaat K99999)

Bedragcode Varchar (2)


De bedragcodes kunnen door de gebruiker aangepast worden, er kunnen ook nieuwe codes aangemaakt worden. Bepaalde codes zijn vast en kan de gebruiker niet aanpassen. Dit zijn: · K% - Kantoorkosten · EB - Eigenbijdrage · VO – Voorschot · UU – Honorarium (alle honorarium regels)

12

3.2


DBF bestand “.DBF” bestanden zijn dbase bestanden met kolommen zoals de beschreven attributen.

3.3

XML bestand “.XML” bestanden bevatten alle attributen zoals beschreven, binnen het bestand is één node: Node Tag …

3.4

XSD bestand “.XSD” bestanden geven een beschrijving van de XML structuur en attributen (datatype, lengte etc).

3.5

Rich XML bestand Rich bestanden bevatten zowel de XSD als de XML in één bestand. Deze bestanden hebben aan het einde van de bestandnaam “_rich” met extentie “XML”.



4

13

Bladzijdes De bestandnaam is als volgt opgebouwd: “EXPORTDEC_[DATUM]_blz.[EXT]”. [EXT] is afhankelijk van het soort bestand (DBF, XML, XSD). Voorbeeld: “EXPORTDEC_20071123_blz.xml”. Binnen de declaratieregels is attribuut “Clientno” een forgeinkey naar attribuut “Clientno” van de debiteuren.

4.1

Attributen Kolom

Type

Opmerking

ID



Datum

Datetime

Datum tijd

Verwerkt

Logical


Dagboek

Varchar(3)

Dagboek

Bladzijde

Varchar (10)


Facdatum

Date

Factuurdatum

Grootboek

Varchar (10)

Grootboek

Tekst

Varchar (40)

Omschrijving

BTWCode

Varchar (2)

BTW Code, 0 (0%), 1 (19%), 2 (6%)

Bedrag

Numeric (11,2)


Code

Varchar (10)

Unieke code

Brontype

Numeric (2)

Altijd waarde 99

IDBron

Varchar (10)


Btwbedrag

Numeric (11,2)

Btw bedrag

Ad

Varchar (2)

Advocaat code

ABarcode

Varchar (6)


KBarcode

Varchar (6)





14

4.2



4.3


4.4


4.5




5

15

Declaratieregels Binnen de declaratieregels is attribuut “Bladzijde” een forgeinkey naar attribuut “Bladzijde” van de bladzijdes.

5.1

Attributen Kolom

Type

Opmerking

ID



Datum

Datetime

Datum tijd

Verwerkt

Logical


Dagboek

Varchar(3)

Dagboek

Bladzijde

Varchar (10)


Facdatum

Date

Factuurdatum

Grootboek

Varchar (10)

Grootboek

Tekst

Varchar (40)

Omschrijving

BTWCode

Varchar (2)

BTW Code, 0 (0%), 1 (19%), 2 (6%)

Bedrag

Numeric (11,2)


Code

Varchar (10)

Unieke code

Brontype

Numeric (2)

Altijd waarde 99

IDBron

Varchar (10)


Btwbedrag

Numeric (11,2)

Btw bedrag

Ad

Varchar (2)

Advocaat code

ABarcode

Varchar (6)


KBarcode

Varchar (6)



5.2




16

5.3



5.4


5.5




6

Alle gegevens in één XML Het bestand “*_inc_deb.xml” bevat alle gegevens in één XML bestand. XML structuur: Node Tag <debiteuren> <debiteur> Alle attributen zoals beschreven bij debiteuren.


17

18


Voor attribuut definitie onder nodes zie declaratieregels en bladzijdes. In de node zijn de bladzijdes redundant (alle attributen met blz_). Helaas kan ik op dit moment geen XSD aanleveren voor dit bestand (alle attributen staan wel in de andere XSD bestanden). De node heeft de volgende tags: · aantalregels (numeric 6) · totaalbedragexcl (numeric 15,2) · totaalbedragbtw (numeric 15,2) · aantaldebiteuren (numeric 6)



7

Legal Eagle kolommen Bladzijdes Kolom

Type

LE Kolom

ID


n.v.t.

Datum

Datetime

Verwerkt

Logical

n.v.t.

Dagboek

Varchar(3)

mboek

Bladzijde

Varchar (10)

Facnum

Periode

Numeric(3)

mperiode

TDatum

Date

Date()

Clientno

Varchar (6)

Clientno

Facnum

Varchar (12)

Facnum

Tekst

Varchar (40)

“Factuur Legal Eagle”

clientID

Integer

n.v.t.

Declaratie regels Kolom Type

LE Kolom

ID


n.v.t.

Datum

Datetime

Verwerkt

Logical

n.v.t.

Dagboek

Varchar (3)

Mboek

Bladzijde

Varchar (10)

Facnum

Facdatum

Date

Facdatum

Grootboek Varchar (10)

Grootboek

Tekst

Tekst

Varchar (40)

BTWCode Varchar (2)

BTW

Bedrag

Numeric (11,2)

Bedrag

Code

Varchar (10) (unieke code)

SYS(2015)

Brontype

Numeric (2) (brontype)

?

IDBron

Varchar (10) (Identificatie Facnum bron)


19

20


AD

Varchar (2)

AD

ABarCode Varchar (6)

Advocaat.barcode

KBarCode Varchar (6)

Kantbarcode (variabele)

Debiteuren Kolom Type

LE Kolom

ID


n.v.t.

Datum

Datetime

Verwerkt

Logical

n.v.t.

Naam

Varchar (40)

Naam

Init

Varchar (9)

Init

Vrnaam

Varchar (45)

Vrnaam

Vvoeg

Varchar (40)

Vvoeg

Tvoeg

Varchar (10)

Tvoeg

Company

Varchar (80)

Company

Debt

Varchar (80)

Dept

Adres

Varchar (45)

Adres

Plaats

Varchar (25)

Plaats

Post

Varchar (7)

Post

Land

Varchar (2)

Pcodecheck.isocode via name.landid

Tel1

Varchar (10)

Tel1

Tel2

Varchar (10)

Tel2

Tel3

Varchar (10)

Tel3

Reknum

Varchar (12)

Reknum

Clientno

Varchar (6)

siteid

Alfakey

Varchar (10)

Alfakey

Verzamel

Varchar (10)

n.v.t.

Le_name

Varchar (254)

n.v.t.


A. Koppenaal

Recommend Documents