PROGRAM KERJA DIVISI LAYANAN TI TAHUN 2014 No.
Bidang
Program
Sasaran
Indikator Keberhasilan
Jenis Kegiatan
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Waktu Pelaksanaan (bulan) I
II
III
IV
V
VI
VII VIII
IX
X
XI
XII
(7)
Uraian Waktu
Penanggung Jawab
(8)
(9)
A. KEGIATAN RUTIN 1
Layanan dan Bantuan Pelanggan
A. Pengajuan layanan
B. Penanganan keluhan layanan 2
Dukungan Teknis
A. Web content management
a. Memberikan bantuan kepada pengguna untuk memperoleh layanan TIK b. Memberikan bantuan kepada pengguna mengenai penggunaan layanan TIK a. Menangani keluhan terhadap layanan TIK yang disediakan universitas a. Update konten website resmi universitas dan website lain di bawah pengelolaan unit TIK
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. Helpdesk
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. Helpdesk
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. Helpdesk
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin Data grup dan layanan user BAIS telah terupdate Rutin a. Instalasi aplikasi desktop Aplikasi desktop telah terinstal dan dapat digunakan user b. Instalasi antivirus Antivirus telah terinstal dan dapat berjalan Rutin c. Instalasi software OVS ES Microsoft Software OVS ES Microsoft telah terinstal Rutin dan dapat berjalan d. Servis software dan hardware PC dan Laptop Software dan hardware PC dan Laptop resmi Rutin milik universitas telah diperbaiki a. Berkoordinasi dengan divisi infrastruktur untuk Penyediaan hosting dan domain jurnal online Rutin penyediaan hosting dan domain jurnal online telah dikoordinasikan dengan divisi infrastruktur dan selesai dibuat b. Instalasi aplikasi jurnal online Aplikasi jurnal online telah terinstal Rutin c. Membuat email resmi jurnal online Email resmi jurnal online telah dibuat Rutin d. Berkoordinasi dengan divisi aplikasi untuk pembuatan Header website jurnal online telah selesai Rutin header website jurnal online dan penyesuaian tampilan dibuat dan diupload, tampilan website telah website dibuat sesuai permohonan user dan tema jurnal online a. Instalasi jaringan komputer end user Jaringan komputer end user telah terinstal Rutin dan dapat digunakan b. Memperbaiki jaringan komputer end user Jaringan komputer end user telah diperbaiki Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Januari Januari
‐ Desember ‐ Desember
Ko. IT Support Ko. IT Support
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Januari
‐ Desember
Ka. Divisi
Januari Januari Januari
‐ Desember ‐ Desember ‐ Desember
Ko. IT Support Ko. Helpdesk Ko. IT Support
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
b.
c.
B. Alih Bahasa Berita Prasetya
a.
C. Pengelolaan User BAIS
a.
Pengguna mendapatkan bantuan untuk mendapatkan layanan TIK Pengguna mendapatkan penjelasan bagaimana menggunakan layanan TIK Keluhan pengguna terhadap layanan TIK dapat tertangani Konten website resmi universitas dan website lain di bawah pengelolaan unit TIK terupdate Penambahan header, berita, pengumuman dan informasi Header, berita, pengumuman dan informasi lainnya di website resmi universitas lainnya di website resmi universitas ditambahkan sesuai permohonan dan kebutuhan Update informasi di social media resmi universitas Informasi di social media resmi universitas mengenai layanan TIK, informasi seputar universitas dan informasi resmi lainnya terupdate Alih bahasa berita di website Prasetya Berita di website Prasetya telah dialihbahasakan Melakukan penambahan user BAIS User BAIS telah ditambahkan sesuai prosedur
b. Update data grup dan layanan user BAIS
D. Desktop Support
E. Instalasi jurnal online
F. End User Network Support
3
Promosi dan Edukasi
G. Penyusunan Panduan Pengguna A. Promosi Layanan
a. Menyusun panduan pengguna aplikasi a. Menyebarkan informasi layanan TIK
Panduan penggunaan aplikasi untuk user telah disusun Informasi layanan TIK telah disebarkan melalui berbagai media resmi
B. Edukasi Pengguna
C. Survey Kepuasan Pelanggan
4
Multimedia
A. Penyelenggaraan Video Streaming dan Video Conference
a. Melakukan edukasi kepada pengguna untuk Pengguna memahami bagaimana pemanfaatan layanan TIK memanfaatkan layanan TIK b. Melakukan sosialisasi rutin mengenai aturan penggunaan Aturan penggunaan layanan TIK telah layanan TIK disosialisasikan c. Melakukan pelatihan dan sertifikasi penggunaan aplikasi Pelatihan dan sertifikasi penggunaan aplikasi sesuai kurikulum sesuai kurikulum telah dilaksanakan sesuai jadwal a. Melakukan survey kepuasan pelanggan melalui aplikasi Survey kepuasan pelanggan telah dilakukan, online dan form survey dilaporkan, dianalisa hasilnya dan dikoordinasikan tindak lanjutnya
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. Helpdesk
a. Melakukan koordinasi dengan user yang mengajukan permohonan untuk video streaming dan video conference
Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. Helpdesk
b. Melakukan koordinasi dengan tim teknis dari pihak luar Koordinasi dengan tim teknis dari pihak luar Rutin yang akan melakukan video conference dengan pihak UB yang akan melakukan video conference dengan pihak UB telah dilaksanakan
Januari
‐ Desember
Ko. Multimedia
Video streaming dan video conference telah Rutin dilaksanakan Pendampingan teknis pada saat Rutin penyelenggaraan video conference telah dilaksanakan Rutin Laporan berkala penanganan keluhan pelanggan tentang layanan TIK telah disusun
Januari
‐ Desember
Ko. Multimedia
Januari
‐ Desember
Ko. Multimedia
Januari
‐ Desember
Ko. Helpdesk
Januari
‐ Desember
Ko. Helpdesk
Januari
‐ Desember
Ka. Divisi
Januari
‐ Desember
Ka. Divisi
Januari
‐ Desember
Ka. Divisi
Rutin Pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan telah dievaluasi, didokumentasikan, dilaporkan hasilnya dan dilaksanakan tindak lanjut Kinerja divisi secara keseluruhan dalam Rutin pencapaian target dalam program kerja telah dievaluasi, didokumentasikan, dilaporkan hasilnya dan dilaksanakan tindak lanjut
Januari
‐ Desember
Ka. Divisi
Januari
‐ Desember
Ka. Divisi
SDM divisi telah dievaluasi dalam pelaksanaan tupoksi dan pencapaian program kerja untuk kemudian dilaporkan hasilnya dan dilaksanakan tindak lanjut
Januari
‐ Desember
Ka. Divisi
c. Melaksanakan video streaming dan video conference d. Melakukan pendampingan teknis pada saat penyelenggaraan video conference 5
Laporan Berkala
A. Penyusunan Laporan Berkala
a. Menyusun laporan berkala penanganan keluhan pelanggan tentang layanan TIK
Koordinasi dengan user yang mengajukan permohonan untuk video streaming dan video conference telah dilaksanakan
b. Menyusun dokumentasi dan laporan berkala berkaitan dengan pengajuan layanan TIK c. Menyusun laporan evaluasi capaian program kerja
6
Manajemen
A. Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan
Terdapat dokumentasi dan laporan berkala Rutin tentang pengajuan layanan TIK Laporan evaluasi capaian program kerja divisi Rutin telah disusun Rutin d. Menyusun laporan kinerja SDM berdasarkan tupoksi Laporan kinerja SDM berdasarkan tupoksi divisi telah disusun a. Melakukan koordinasi dengan kepala PPTI, internal divisi, Pelaksanaan kegiatan dalam program kerja Rutin divisi lain, atau pihak luar untuk pelaksanaan kegiatan divisi maupun PPTI telah dikoordinasikan dalam program kerja divisi maupun PPTI dengan pihak terkait
B. Evaluasi kegiatan
a. Melakukan evaluasi pelaksanaan kegiatan yang telah dilaksanakan
C. Evaluasi kinerja divisi
a. Melakukan evaluasi kinerja divisi secara keseluruhan dalam pencapaian target dalam program kerja
D. Evaluasi SDM divisi
a. Melakukan evaluasi SDM divisi dalam pelaksanaan tupoksi dan pencapaian program kerja
B. KEGIATAN NON RUTIN
Rutin
1
Layanan dan Bantuan Pelanggan
A. Pengajuan layanan Email
a. Penyusunan MP/IK/Aturan
Tersedia MP/IK/Aturan layanan email
Non Rutin
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
Non Rutin
Februari
‐ Februari
Ko. Helpdesk
Non Rutin Non Rutin
Februari Januari
‐ Maret ‐ Februari
Ko. IT Support Ka. Divisi
Tersedia MP/IK/aturan layanan software Non Rutin terkait tersedia form pengajuan yang sudah update Non Rutin
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
Februari
‐ Februari
Ko. Helpdesk
Tersedia form pengajuan kaspersky tersedia lisensi yang sudah diperbarui
Februari Februari
‐ Februari ‐ Februari
Ko. IT Support Ko. IT Support
Januari
‐ Februari
Ko. IT Support
Februari Februari
‐ Februari ‐ Februari
Ka. Divisi Ko. IT Support
b. Memperbarui form pengajuan email dengan syarat dan form email diperbarui kebijakan c. Pembuatan form reset password tersedia form reset password d. Penambahan fitur alias email mahasiswa Fitur alias email mahasiswa dapat berjalan B. Pengajuan layanan perangkat lunak berlisensi
C. Pengajuan layanan hosting
D. Pengajuan layanan jurnal online E. Pengajuan layanan live streaming dan video conference
2
3
4
Layanan dan Bantuan Pelanggan
Dukungan Teknis
Dukungan Teknis
a. Penyusunan MP/IK/Aturan b. Penyusunan/update form pengajuan OVS ES dan DreamSpark c. Penyusunan form pengajuan kaspersky d. Memperbarui lisensi yang sudah ada dengan syarat dan kebijakan e. Pembuatan standar aktivasi windows/aplikasi OVS ES Microsoft terpusat melalui PPTI a. Penyusunan MP/IK/Aturan b. Penyusunan /update form hosting
Non Rutin
Februari
‐ Februari
Ko. IT Support
a.
Non Rutin
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
tersedia form jurnal online Non Rutin tersedia MP/IK/aturan Video conference dan Non Rutin live streaming
Februari Februari
‐ Februari ‐ Februari
Ka. Divisi Ka. Divisi
Tersedia MP/IK/aturan publikasi informasi
Non Rutin
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
Tersedia MP/IK/aturan blog Tersedia MP/IK/aturan
Non Rutin Non Rutin
Februari Februari
‐ Februari ‐ Februari
Ka. Divisi Ka. Divisi
b. penyusunan standar penanganan komplain dengan Tersedia standar penanganan komplain Non Rutin koordinasi bersama pelaksana teknis a. Penyediaan MP Pengelolaan Konten, IK Upload Konten Tersedianya MP, IK, aturan, dan form terkait Non Rutin Format HTML, IK Upload Konten Melalui CMS termasuk form upload yg harus diisi setiap kali mengupload apapun ke webs, IK Pemeliharaan Konten, Aturan Upload Konten HTML dan CMS, Aturan Pemeliharaan Konten
Januari
‐ Februari
Ka. Divisi
Januari
‐ Maret
Ka. Divisi
b. Koordinasi dengan divisi aplikasi untuk perbaikan uploader CMS terkait dengan fitus upload/penyediaan aplikasi uploader file/image/dsb untuk offweb UB
CMS Offweb diperbaiki/ada aplikasi uploader Non Rutin file/image/dsb untuk offweb UB
Januari
‐ Januari
Ko. IT Support
a. Koordinasi serah terima penerjemahan/pengadaan internship/magang untuk penerjemahan prasetya.
Penerjemahan Prasetya sudah tidak dilakukan (secara langsung) oleh PPTI
Januari
‐ Januari
Ka. Divisi
b. Membuat MP Penerjemahan Konten, IK Penerjemahan konten web, IK Penerjemahan konten Prasetya Online, Aturan Penerjemahan Konten Web, Aturan Penerjemahan Konten Prasetya Online
Tersedia MP/IK/Aturan Penerjemahan Non Rutin konten web/aplikasi dan prasetya online (jika perlu)
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
b. a.
a.
G. Pengajuan layanan blog A. Penanganan komplain layanan
a. a.
A. Alih Bahasa Web dan Aplikasi
ada standar aktivasi OVS ES terpusat melalui Non Rutin PPTI Tersedia MP/IK/aturan hosting Non Rutin Tersedia form hosting yang sudah diperbarui Non Rutin
c. Penambahan kategori: unit kerja, fakultas, kegiatan, dsb. Tersedia kategori yang sesuai
F. Publikasi Informasi
A. Web content management
Non Rutin Non Rutin
Tersedia MP/IK/aturan jurnal online Penyusunan MP/IK/Aturan penyusunan form jurnal online Penyusunan MP/IK/aturan video conference dan live streaming, termasuk peraturan harus ada surat permohonan untuk setiap permintaan livestream/video conference Penyusunan MP/IK/aturan publikasi informasi termasuk peraturan harus ada surat permohonan untuk setiap permintaan publikasi informasi Penyusunan MP/IK/aturan blog Penyusunan MP / IK/ Aturan
Non Rutin
5
Dukungan Teknis
A. Manajemen User BAIS
6
Dukungan Teknis
A. Desktop Support
7
Dukungan Teknis
A. End User Network Support
8
Dukungan Teknis
A. Pengembangan Blog
9
Dukungan Teknis
A. Perbaikan model aktivasi perangkat lunak MCA
10
Dukungan Teknis
A. Implementasi Antivirus
11
Dukungan Teknis
12
Dukungan Teknis
A. Pengembangan sistem pengajuan layanan online A. Pengembangan aplikasi Helpdesk
13
Promosi dan Edukasi
14
Promosi dan Edukasi
15
Promosi dan Edukasi
a. Membuat Form, MP, IK, dan Aturan Penambahan User/Grup/Layanan BAIS a. Membuat MP/IK/Aturan desktop support, termasuk mengenai lingkup layanan/form isian, dsb.
Non Rutin
Januari
‐ Januari
Ko. IT Support
Non Rutin
Januari
‐ Januari
Ko. IT Support
Non Rutin a. Koordinasi dengan divisi infrastruktur untuk mengatur Ada pembagian tanggung jawab yang jelas pembagian lingkup tanggung jawab b. Membuat MP/IK/Aturan jaringan end user, termasuk Tersedia MP/IK/aturan jaringan end user Non Rutin mengenai ruang lingkup level universitas/fakultas/jurusan a. Perbaikan default pendaftaran blog, di bagian create site Opsi create site tercentang sebagai default Non Rutin menjadi tercentang a. kebutuhan (server active directory), perlu koordinasi Tersedia server active directory Non Rutin dengan divisi infrastruktur b. PPTI berkordinasi dengan Microsoft tentang jenis aktivasi Ada informasi yang jelas mengenai jenis Non Rutin yang digunakan aktivasi yang digunakan a. Penyusunan MP/IK/aturan antivirus, termasuk mengenai Tersedia MP/IK/aturan penyediaan antivirus Non Rutin lingkup layanannya a. pengadaan form pengajuan online Tersedia form pengajuan yang dapat diisi dan Non Rutin diserahkan secara online Non Rutin a. Penambahan fitur fitur: Laporan email, laporan hosting, Tersedia fitur‐fitur yang diperlukan laporan jurnal, laporan MCA, laporan kaspersky, laporan komplain, telp, ym, tatap muka, troubleshooting, berkoordinasi dengan divisi aplikasi
Januari
‐ Februari
Ka. Divisi
Maret
‐ Maret
Ka. Divisi
Februari
‐ Maret
Ko. IT Support
Januari
‐ Januari
Ko. IT Support
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
Maret
‐ Juni
Ko. Helpdesk
Februari
‐ Mei
Ko. IT Support
Januari
‐ Januari
Ko. IT Support
B. Pengembangan aplikasi Hosting a. Create subdomain pengajuan (divisi infra sebagai Tersedia aplikasi untuk pembuatan hosting Non Rutin approval) A. Promosi dan Informasi Layanan a. Pengembangan website BITS: (portal informasi, form BITS selesai diupgrade dengan fitur‐fitur yang Non Rutin TIK pengajuan online, monitoring, katalog, dll) berkoordinasi diperlukan (portal informasi, form pengajuan online, monitoring, katalog, dll) dengan divisi aplikasi dan infrastruktur. A. Pengembangan pelatihan pemanfaatan layanan
A. Social Media FB page UB dan twitter UB_IT
a. Pembuatan kurikulum pelatihan sesuai katalog layanan, Tersedianya kurikulum pelatihan sesuai termasuk kurikulum operator multimedia katalog layanan
Non Rutin
Januari
‐ Maret
Ko. IT Support
b. MP Pelatihan Layanan TI, IK Pelatihan Layanan TI, Aturan Tersedianya MP, IK, dan aturan pelatihan Menyelenggarakan Pelatihan Layanan TI layanan TI c. Sosialisasi kurikulum pelatihan dan penyusunan jadwal Diselenggarakan sosialisasi kurikulum pelatihan pelatihan dan dibuat jadwal pelatihan a. Koordinasi dengan humas mengenai manajemen fanpage Ada pembagian tugas/kewenangan/aturan UB yang jelas mengenai manajemen halaman facebook UB
Non Rutin
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
Non Rutin
April
‐ April
Ko. IT Support
Non Rutin
Januari
‐ Januari
Ka. Divisi
Mei
‐ Mei
Ko. IT Support
April
‐ Mei
Ko. Multimedia
Maret
‐ Maret
Ko. Multimedia
Juni
‐ Juni
Ka. Divisi
Februari
‐ Februari
Ka. Divisi
b. Membuat MP/IK/aturan pengelolaan fanpage FB UB 16
17
Multimedia
SDM
Tersedia Form/MP/IK/aturan penambahan user/grup/layanan BAIS
A. Live Streaming dan Video Conference
A. Pengembangan SDM untuk Multimedia B. Pengembangan SDM untuk Technical Support
a. Pelatihan penggunaan end point untuk operator UB Kediri b. Pembuatan media library, beserta penyusunan MP/IK/aturan library a. Pelatihan editing video dan jaringan multimedia
a. Pelatihan SEO
Tersedia MP/IK/aturan pengelolaan facebook Non Rutin UB Pelatihan penggunaan end point operator UB Non Rutin Kediri telah dilaksanakan Tersedia Media Library beserta MP/IK/aturan Non Rutin terkait Pelatihan editing video dan jaringan Non Rutin multimedia bagi subdiv multimedia telah dilaksanakan Non Rutin Pelatihan SEO bagi staff web content management telah dilaksanakan
b. Training of Trainers C. Pengembangan SDM untuk Helpdesk dan Technical Support
a. Pelatihan OVS ES
b. Pelatihan helpdesk
18
SDM
D. Pengembangan SDM untuk sivitas akademika A. Penambahan SDM
a. pelatihan setiap aplikasi yang diimplemetasikan, berkoordinasi dengan divisi aplikasi a. Penambahan helpdesk b. Penambahan tenaga desktop support
Pelatihan trainer bagi staff pelatihan telah Non Rutin dilaksanakan Pelatihan OVS ES bagi helpdesk dan technical Non Rutin support telah dilaksanakan
Maret
‐ Maret
Ka. Divisi
Januari
‐ Februari
Ka. Divisi
Pelatihan helpdesk bagi staff helpdesk telah dilaksanakan Pelatihan mengenai aplikasi‐aplikasi internal telah dilaksanakan Penambahan staff helpdesk Penambahan staff desktop support
Non Rutin
Mei
‐ Mei
Ka. Divisi
Non Rutin
Januari
‐ Desember
Ko. IT Support
Non Rutin Non Rutin
April April
‐ Agustus ‐ Agustus
Ka. Divisi Ka. Divisi
Malang, 27 Januari 2013 Kepala Divisi Layanan TIK
Rizki Trisnadi, ST
