A HÁZIPÉNZTÁR problémáinak megoldása, avagy a magas készpénzállomány, vagy a tagi kölcsön a rosszabb? - ingyenes tanulmány írta: Molnárné Paulheim Judit Szia! Örülök, hogy letöltötted az ingyenes tanulmányt, hiszen tudom, hogy a házipénztár vezetése szinte mindenkinek problémát okoz. Ez az a történet, amikor akkor is gond van, ha sok és akkor is, ha kevés. Szögezzük le még az elején, hogy házipénztárról kizárólag a számviteli törvény hatálya alá tartozó kettős könyvvitelt vezető társaságok esetében beszélhetünk! A házipénztárat nem a könyvelő, hanem a vállalkozó vezeti, mivel az ellenőrök nála fogják ellenőrizni azt. Szerencsére már elmúltak azok az idők, amikor számolgatni kellett, hogy mennyi pénz legyen a pénztárban. Igen, 2012-ben még az előző évi bevétel 10%-a, de maximum 500.000.- Ft lehetett és ez már könnyebbség volt az előző időszakhoz képest, amikor is a limit a bevétel 2%ban volt meghatározva. A pénzkezelésről a számviteli törvény előírása szerint a számviteli politika szerves részét képező pénzkezelési szabályzat keretében kell rendelkezni. (2012 óta ez alól mentesülnek azok a Bt-k vagy KKT-k - azaz a jogi személyiség nélküli gazdasági társaságok -, amelyek a sajátos egyszerűsített éves beszámoló mellett döntöttek.) Ebben kell – egyebek között – meghatározni a napi készpénz záró állomány maximális mértékét, amelyet pillanatnyilag a vállalkozó maga határozhat meg, természetesen az ésszerűség keretein belül. Nézzük meg röviden, hogy milyen szabályai vannak a házipénztár kezelésének a számviteli törvény szerint:
1
1., Olyan könyvviteli nyilvántartást vagyunk kötelesek vezetni, amely az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, zárt rendszerben, áttekinthetően mutatja meg. 2., Minden gazdasági eseményről bizonylatot kell kiállítani és ezt a könyvekben rögzíteni kell. 3., Könyvelni csak szabályszerűen kiállított bizonylatot szabad! 4., A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét kell szem előtt tartani. A számviteli bizonylatot a gazdasági esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, illetve időszakában, magyar nyelven kell kiállítani. 5., A pénzeszközöket érintő bizonylatok adatait késedelem nélkül, készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor, az egyéb pénzeszközöket érintő tételek legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-ig kell könyvelni. Ilyen típusú adóellenőrzés esetén az első, amit a revizorok kérnek, az a pénzkezelési szabályzat, majd – tekintettel arra, hogy a vállalkozónak az abban leírtaknak megfelelően kell eljárnia, működnie -, azt ellenőrzik, hogy a mindennapok gyakorlata mennyire felel meg az abban leírtaknak.
SŰRŰN ELŐFORDULÓ HIBÁK: Hogy csak egy példát említsek a rossz szabályzatra: ha esetleg nem határozunk meg maximális összeget a szabályzatban, könnyű dolga lesz velünk a revizornak, hiszen végignézi a napi készpénzállományt, látja, hogy az egyik napon magas volt és nem gondoskodtunk a bankba szállításáról. Ez már teremthet lehetőséget a szankcióra és a mulasztási bírságra… A másik hiba, amit elkövetünk az, hogy nem kezeljük külön a saját pénzünket a vállalkozásétól. Sokszor hallom azt a közhelyet, hogy „nekem a zsebem a házipénztár!” Na, ezt el kell felejteni sürgősen és örökre! Persze, hogy a zsebünk a házipénztár, senki nem hordja magánál a pénztárgépet és a kasszát… csakhogy vegyük tudomásul, hogy a társaság pénzének a használata durva esetben sikkasztásnak is minősülhet, a kötelező adóvonzatokról ne is beszéljünk! 2
Nehogy azt gondold, hogy könyvelőként átálltam a „sötét oldalra” és mit tudom én, mi a helyzet egy vállalkozásban! Én is vállalkozó vagyok, nekem is nehezemre esik házipénztárat vezetni. Azonban ettől még kell, hiszen a törvény az törvény.
Talán ez az egyik legnehezebb feladat, hiszen a többit a könyvelő úgyis megoldja… Elmondom nagyon egyszerűen, hogy mire gondolok. Arra, hogy bemész a Mindenképpenvegyélmeg! üzletbe és ott meglátsz valamit, amit már régóta szeretnél, hiánycikk, nem lehet sehol kapni hasonlót sem és most itt az alkalom; csakhogy nincs nálad készpénz és saját kártya sem, csak a céges bankkártyád. Mivel az ilyen üzletek mindig elég messze esnek az otthonunktól ahhoz, hogy hazaszaladjunk készpénzért vagy saját bankkártyáért, így elővesszük a céges bankkártyát és fizetünk. Bele sem gondolunk, hogy ez mit jelent a könyvelésnek (és ezzel együtt nekünk, mert figyelem, a vállalkozásunk könyvelése szerves része az életünknek!). A következő hónap 5-ig (mert rendesek vagyunk) bevisszük a könyvelésre az előző havi bankszámla kivonatunkat, majd jön a telefon, hogy „Ne haragudj, találtam a ban3
kon bankkártyával fizetve 352.600.- Ft-ot, de nem találom hozzá a számlát, behoznád kérlek!?” Aha. Nem. Mert erről nincs számla és nem is lesz. És ha lenne is, nem elszámolható, hiszen te pénzügyi tanácsadó vagy, autószerelő, vagy esetleg van egy kis ajándéküzleted, ez meg egy professzionális futópad, mert fontos a jó fizikai erőnlét. Hát igazából ekkor kezdődnek a problémák, ugyanis a dolog eléggé látványos a revizor előtt is, hiszen ő is látja, amit én: erősen költöd a cég pénzét úgy, hogy az nem a te jövedelmed, nem fizettél utána személyi jövedelemadót és nem vetted ki osztalék gyanánt sem. Ha több osztalékra jogosult tagja van a vállalkozásnak, akkor még árnyaltabb a kép, hiszen még őket is megkárosítod. A könyvelő nem nagyon tud mit tenni, mint hogy befizetteti veled (ha hajlandó vagy erre áldozni, mert nyilván a döntés a tiéd, mint ahogyan a bírság is) az adókat, vagy ennek hiányában technikailag egyszerűen beteszi a pénzt a cég házipénztárába, mintha csak készpénz felvétel történt volna a bankból. Ide tartozik még az az eshetőség is, amikor van számla, mert a „cég nevére” veszel mindent válogatás nélkül. Mielőtt vásárolgatunk, érdemes átgondolni, hogy mi a társaság tevékenysége és ezzel kapcsolatban mit lehet elszámolni. Ugyanis, a törvény szerint csak a tevékenység érdekében felmerült költségek elszámolhatóak és téves az elképzelés, miszerint a könyvelő „kiszedheti” a számlákat. A könyvelő nem válogathat. Amely bizonylat a társaság nevére szól, azt ő köteles a könyvekben rögzíteni (tudom, hogy előfordul, hogy egy-egy készpénzes (!) bizonylat be sem került a könyvelésre, hiszen úgysem látszik…), legfeljebb befizetteti utána az adót, megemeli vele a társasági adó alapot. Ezzel el is intézhetnénk adóügyileg, ha közben a társaság pénzét nem költöttük volna… Csak néhány egyszerű példát említek: tankolásról érkezik számla, de a társaság eszközei között semmilyen jármű nem szerepel; papírt, írószert vásárolunk a titkárságra, de ha már ott vagyunk, megvesszük a gyerek iskolatáskáját, zsírkrétáját is, ami természetesen ugyanúgy rákerül a számlára; van autónk a cégben, jön a tankolás számlája, rajta egy csomag chips és egy energiaital… Hosszasan tudnám még folytatni a sort, de akkor sem időd, sem kedved nem lenne végigolvasni az egész tanulmányt, így aztán tovább megyek.
4
A harmadik - a kedvencem - a „Minden ki van fizetve!” című műsor… Kifejteném, ha megengeded, bár úgy gondolom, találkoztál már a fogalommal akár könyvelőként, akár vállalkozóként olvasod. Tehát: célszerű időnként leegyeztetni a könyvelővel a nyitott tételeket. Ezek az egyeztetés pillanatában ki nem fizetett vevői, szállítói számlák. (Ezt év végi zárásnál egyébként kötelező a partnerekkel is egyeztetni, de ez más lapra tartozik…) Azokról beszélek, amelyek alapból átutalásosra lettek kiállítva, de valami miatt mégsem utaltad, hanem kifizetted készpénzben. Mert ez teljesen életszerű és van is rá lehetőség. Megfelelően lepapírozva… Mi szokott ilyenkor történni? Leülünk, előttünk a rengeteg rég lejárt esedékességű kifizetetlen számla, amire a vállalkozó ránézve ennyit mond: „Minden ki van fizetve!” és nem érti, miért nézek értetlenül… Ez után többnyire kiderül, hogy a partner régi barát, rokon, szomszéd, jó ismerős, és mint ilyennel abszolút bizalmi a kapcsolat, tehát csak odaadta neki a pénzt és azzal befejeződött a gazdasági esemény. Az előzmények alapján már neked is érezned kell, hogy ez így nincs teljesen rendben. Nem feladatom hatni rád az ügyben, hogy lehet gond a nagy bizalomból a legjobb baráttal, rokonnal, stb. is, láttam már ilyet. Azt azonban e tanulmány keretein belül köteles vagyok megosztani veled, hogy ez mit jelent a gyakorlatban. Ez a „csak úgy” kifizetgetés úgy néz ki a könyvelésben – és itt most az általad kifizetett, ún. szállítói számlákra helyezném a hangsúlyt, majd mindjárt elmagyarázom, hogy miért -, hogy gyakorlatilag ott marad a számla kifizetetlenül. Mert nem elég, hogy azt mondod, ki van fizetve, hiszen mindent csak bizonylattal alátámasztva szabad könyvelnünk. Gondolj bele, a működésed során mennyi kifizetetlen számla gyűlik így össze! Hogy néz ki ez a sok tartozás egy pályázatnál vagy egy hiteligénynél? Vajon mit teszel, ha egyszer ez a „bizalmi” partner megszorul anyagilag és ügyvéde tanácsára eléd áll, hogy ez meg ez a számla (összesen pl. 15 MFt értékben, de határ a csillagos ég) lejárt követelésként jelentkezik az ő könyvelésében – mert nyilván oda sem jutott bizonylat – és ennek megfelelően kéri, hogy 8 napon belül ezeket szíveskedj kiegyenlíteni?! Hogy azt az alapvető problémát ne is említsem, hogy máris nem felel meg a beszámoló a számviteli törvény által támasztott valódiság elvének, ugyanis sem a tartozás, sem a pénzkészlet nem annyi, amennyinek valójában lennie kellene. Azért mondtam az előbb, hogy a szállítói számlákkal foglalkozzunk, mert szerintem ez a súlyosabb, neked ebből lehet nagyobb gondod. Azonban számvitelileg nem jobb a 5
másik oldal sem, amikor neked fizetnek ki egy árbevétel számlát és nem adsz róla bizonylatot. Ezt azonban bármikor meg tudjuk oldani, hiszen ilyenkor elég, ha figyelmeztetlek, hogy állítsd ki a megfelelő bizonylatot és meg van oldva a dolog. Ha vérszemet kapsz, és azt mondod, hogy „ja, ezt behajthatom még egyszer, hiszen nem tudja a partner bizonyítani, hogy kifizette”, azt már a te lelkiismeretedre bízom. Ez a partner problémája. Az egyik oldala tehát a bizonylatok hiányának, hogy a kifizetetlen számlák ott maradnak a könyvekben. Mi a másik oldal? A készpénz. Ha nem bankon utaltad a számlát, akkor nyilván készpénzben fizetted ki és természetesen – mert már megtanultuk elválasztani a sajáttól – a társaság házipénztárából. Ha pedig nincs bizonylat, akkor bizony a kifizetett pénz látszólag ott marad a pénztárban. Ekkor jön az ellenőrzés és nyittatja ki a pénztárat, amiben papíron van 15,5 MFt (az előző barátnál maradva), igazából viszont csak 500 EFt. Na. Ekkor hiába magyarázod, hogy te igazából már kifizetted ezt meg ezt a számlát, a revizort nem fogja érdekelni. Lehet, hogy még megnézik a partner könyvelését, de ha abban sincs a bizonylat… akkor a számlák bizony nincsenek kifizetve.
KÖVETKEZMÉNYEK ÉS AZOK MEGOLDÁSAI: Fentiek miatt alakulnak ki a pénztár nagy problémái. Néhány egyszerű dolgot betartva a készpénzállomány kezelése nem folyik ki a kezeink közül. Ha ez mégis bekövetkezne, akkor megpróbálunk rá megoldást találni. 1. Probléma: Túl magas a pénztár, tehát nagy a készpénzállomány a vállalkozásban. Hogyan is alakult ez ki? Emlékszel? Bizonylat nélkül fizetgetted ki a partnered számláit. Természetesen vannak még olyan dolgok, amelyek miatt magas lehet egy pénztár, de a törvényellenes dolgokkal nem foglalkozunk. Arra hiába is keresnénk megoldást, ameddig az fennáll, addig a probléma nem oldódik meg, hanem mindig visszatér. Ilyen pl., hogy minimálbéren vannak bejelentve a munkavállalók és „zsebből” fizetünk (ez a rész természetesen „papíron” a pénztárban marad).
6
Nekem most itt nem feladatom azon gondolkodni, miért magas a pénztár, nem is kívánom elemezgetni, inkább oldjuk meg, bármi is az oka.
Megoldások: 1. Ha ténylegesen magas a pénzkészletünk, tehát a pénz ott van a pénztárban, akkor a legkézenfekvőbb az – és ezzel tökéletesen megfelelünk a törvényi előírásnak -, ha bevisszük a bankba azt az összeget, ami a pénzkezelési szabályzatunkban meghatározott napi készpénzállományt meghaladja. Ezzel tovább nem is foglalkoznék, hiszen egyrészt igen egyszerűen megoldottuk a problémát, másrészt ez az eset nem igazán szokott előfordulni. Valószínűleg te sem emiatt töltötted le a tanulmányt… 2. Először kizárjuk a könyvelési hibákat (a te bizonylati hiányosságaidat is ide sorolom, nem kizárólag arra gondolok, hogy a könyvelőd rosszul dolgozik!) és ha vannak hiányosságok, akkor rendbe hozzuk a könyvelést. Első lépésként megvizsgáljuk a kifizetetlen költségszámláinkat a szállítói analitikában (azért írom ilyen szakszavakkal, hogy írd fel 7
magadnak. Így a könyvelődnek el tudod mondani, hogy mit szeretnél, és ő érteni fogja, mert mi ilyen sablonosan élünk… ). Célszerű ezzel együtt megnézni a bevételi számlákat is a vevői analitikában (és itt be is fejeztem a szakzsargont), mert az is változtathatja a pénztárat, ha te felejtettél el bizonylatot adni – ebben az esetben sajnos növekedni fog a pénzkészlet! Ez után megnézzük, hogy az előző évi osztalékok „ki lettek-e fizetve” a könyvelésben is. Előfordulhat ugyanis, hogy a könyvelő előírta az osztalékot, de a pénztárból már nem vezette ki. 3. Abban az esetben, ha mindent kijavítottunk, de „papíron” még mindig magas a pénztár, akkor nyilván mindent elkövetünk, hogy csökkenjen, de a részletekre mindig figyeljünk oda! A kölcsön nem biztos, hogy a legjobb megoldás, hiszen csak pillanatnyilag csökkenti a pénzkészletet, ami később a kamat miatt növekedni fog. Ha pedig kamatmentes, akkor a cégnek az SZJAtörvény 72. §-a szerint adófizetési kötelezettsége keletkezik. Amennyiben mégis emellett döntünk, akkor mindenképpen szerződéssel kell alátámasztani, amelyben ki kell térni pl. a lejáratra vagy a kamatra. Ha már kölcsön, akkor gondolkodj inkább másik cégben. Mondjuk egy olyanban, amelynek épp tagi kölcsön problémája van, tehát pénzhiánnyal küzd… Itt egyetlen törvény sem ír elő kamatfizetési kötelezettséget, és az Szja törvény 72. §-a (kamatkedvezményből származó jövedelem) sem tud életbe lépni. Sokszor találkozom azzal, hogy a cégvezető (vagy a házastársa, szülei, gyermekei) tulajdonában vannak olyan eszközök, amelyekre a társaságnak szüksége lehet. Addig általában eljut mindenki, hogy ezeket vagy nem bérli a cég a cégvezetőtől (ekkor viszont nem lehet elszámolni rá semmilyen költséget), vagy nulla forintért bérli. Ez utóbbi – még ha el is fogadja az adóhatóság, de vérmes revizor esetén erre azért ne vegyünk mérget -, nem sokat segít a magas pénztáron. Ámde igazad van! Ne béreld, hiszen az után a magánszemélynek jövedelme keletkezik, ami után adófizetési kötelezettség terheli! Az viszont lehet egy másik jó megoldás, hogy ezeket az eszközöket a fent említett személyek a cégnek értékesítik. Az ingóság értékesítésére vonatkozó valamennyi szabály betartása mellett el 8
tudjuk érni azt, hogy a magánszemélynek adómentes jövedelme keletkezik, míg a cégben elszámolható a megvásárolt eszköz. Ugyanis ha az ingóság értékesítéséből a magánszemélynek a bevétele nem több mint 600 EFt, vagy ha több, akkor a jövedelme nem több mint 200 EFt, akkor nincs adókötelezettség! 4. Ha a fenti megoldások mindegyikét kiaknáztuk, akkor jön a végső, szuperszabályos - de pénzes - megoldás. Azért csak olvass tovább, mert szerintem végül te is ezt fogod választani – pláne ha nagyon magas a pénztárad -, és igazából nekem is ez a javaslatom. Ezt a pénzt mindenképpen leszámfejteném neked, mint magánszemélynek valamilyen jövedelemként. Természetesen nem mindegy, hogy milyen jövedelem lesz. Nem munkabér az biztos, mert az nagyon drága. Annyit kell az államnak befizetni utána, mint amennyi nettót kivehetsz. Azonban, ha abból az igen valószínű tényből indulunk ki, hogy az a forint összeg, ami a pénztáradban található, a korábbi évek felhalmozódott nyeresége lehet, akkor egészen biztosan van az eredménytartalékban ki nem vett osztalék. Ha osztalékelőlegként számfejtem le, akkor azt mindösszesen 16% SZJA terheli. Igaz, hogy az adóbefizetéshez is pénzt kell előteremteni, de az egyik legszabályosabb, a magánszemély számára tényleges jövedelmet teremtő módszerről van szó. (Amikor osztalékként jóváhagyjuk, akkor a 14%-os EHO-val a feltöltési határig még kalkulálni kell.) Az osztalékelőleg nagyságáról te döntesz, akár minden hónapban kivehetsz egy általad meghatározott összeget… Na, meggyőztelek? Ha kiszámolod, a kamatmentes kölcsön adójára ugyanúgy kifizeted ezt az összeget, csak a problémád nem lesz megoldva.
2. Probléma: Üres (vagy már negatív) a pénztár. Tehát tagi kölcsönre van szükséged. Lefogadom, hogy a tagi kölcsön hallatán a hideg is kiráz! Persze, mert ha ügyvezető vagy, rögtön az jut eszedbe, hogy ha májusban bemegy a társasági adó bevallás, amiben külön soron kell szerepeltetni a pontos összeget – igen, hogy pontosan lássa a NAV, mi a helyzet –, akkor egészen biztosan vagyonosodási vizsgálat alá vonnak majd. Hiszen a csapból is ez folyik… (… és nem is teljesen alaptalanul!)
9
Ha pedig könyvelő vagy, akkor előre rettegsz az ügyvezetővel való találkozástól, hiszen egész évben gyűlt a tagi kölcsön – „kénytelen” voltál betenni (erről még beszélünk!), mert mínuszba ment a pénztár – és ő nem fogja érteni, neked pedig megint mentegetőznöd kell. Bármelyik áll is fenn, nyugodj meg, van megoldás! Először is azt szögezzük le, hogy a tagi kölcsön néhány ritka kivételtől eltekintve (kezdő vállalkozás, tényleges forgalomcsökkenés, nagy összegű beruházás) nem egészséges a társaságban, tehát jobb, ha minél hamarabb rendezzük, viszszafizetjük, mert itt nem csak a vagyonosodási vizsgálat fenyeget, hanem igazából vele kapcsolatban kötelezettségeink vannak számviteli és adózási szempontból is, amelyekre oda kell figyelni. Ilyen például az alultőkésítettségi szabály. Ha a társaságnak a tagi kölcsönön kívül más olyan kötelezettsége nincs, amit az alultőkésítettségre vonatkozó szabályok alapján figyelembe kell venni és nem alkalmazott a szokásos piaci ártól eltérő kapcsolt vállalkozások közötti ellenérték miatt adóalap csökkentést, akkor a saját tőke háromszorosát meghaladó mértékű tagi kölcsön nyújtása esetén a társasági adó alapját meg kell növelni a saját tőke háromszorosát meghaladó részre elszámolt kamat összegével. Ez eléggé bonyolult, mindenképpen bízd a könyvelődre! 10
Valamint a Tao tv. jövedelem- (nyereség-) minimum számítására vonatkozó szabálya, a tagi hitel korrekció, melynek értelmében az összes bevételt növeli a magánszemély taggal szemben fennálló kötelezettség napi átlagos állományának az adóévet megelőző adóév utolsó napján a magánszemély taggal szemben fennálló kötelezettségét meghaladó összegének az ötven százaléka. (Itt csak zárójelben jegyzem meg, hogy a jövedelem- (nyereség-) minimum meghatározásakor 2015. január 1-től már egyik társasági adóalany sem csökkentheti az összes bevételt az eladott áruk beszerzési értékével és az eladott közvetített szolgáltatás értékével!) Ez volt a teszt, remélem, nem adod fel! Ha nem értesz belőle egy betűt sem – többszöri átolvasásra sem -, cseppet se aggódj, egy magára valamit is adó könyvelő program egy gombnyomásra prezentálja a tagi hitel korrekció pontos összegét. A tagi kölcsön felvétele esetén a feleknek körültekintően kell eljárni, szükséges odafigyelni az eljárási rendre, bizonylati fegyelemre. A tagi kölcsön felvételéről a taggyűlésnek kell határozatot hoznia, amelyben be kell mutatni a tagi kölcsön felvételének indokait, dönteni kell a kölcsön összegéről, a futamidőről és a kamatokról, illetve felhatalmazást kell adni a tagi kölcsön szerződésének e feltételekkel történő aláírására a vállalkozás nevében. Amennyiben a tagi kölcsönt a vállalkozás személyesen közreműködő tulajdonosa adja, akkor az aláírásra a vállalkozás nevében a taggyűlésnek a másik tagot kell felhatalmaznia. Az egyszemélyes kft. esetében a vállalkozó saját döntését foglalja írásba a kölcsön felvételéről. Ekkor nem is készülhet kölcsönszerződés, így a befizetett összeg könyvelési bizonylata a döntésről készült jegyzőkönyv lesz. Több személyes vállalkozás esetén a könyvelési alapbizonylat a kölcsönszerződés. A befizetés megtörténtét a banki kivonat vagy a bevételi pénztárbizonylat igazolja. Fontos továbbá, hogy a tagi kölcsön és kamatai visszafizetését is könyvelési bizonylattal kell alátámasztani. A kölcsönszerződésben rögzíteni kell a kölcsönnyújtás időpontját, feltételeit (például mire fordítható), a kölcsön összegét, valamint azt is, hogy a társaságnak a kapott kölcsön után kell-e kamatot fizetnie, az milyen mértékű és mikor kell fizetni; a kamatszámítás módszerét, a kölcsön visszafizetésének, illetve törlesztésének időpontját, késedelem esetén a késedelmi kamat mértékét, stb. 11
A kamat akár nulla százalék is lehet, vagyis a tagi kölcsön kamatmentesen is nyújtható, de a meg nem fizetett kamattal meg kell növelni a társaság adóalapját, tehát adót kell utána fizetni. Ezután tisztázzuk, hogy a pénz hiányát (tehát a tagi hitelt) nem a könyvelő generálta! Annyiban azonban lehet hibás, hogy nem kellene magát önállósítania… Sajnos igen elterjedt az a gyakorlat, hogy ha a könyvelő feldolgozza a bizonylatokat és látja, hogy mínuszba ment a pénztár, akkor egy gyors, rutinos mozdulattal bekönyveli a tagi hitelt. Majd szembe találja magát az ügyvezető értetlenségével. Szinte minden alkalommal ezt hallom az ügyvezetőktől: „Nem is tudtam róla, hogy van tagi hitel a társaságban! Hogy lehet ilyen magas?!” A könyvelő pedig mérgesen válaszolja – merthogy nem először találkozik az esettel -, hogy „Te tetted be a pénzt a pénztárba!” Valóban így van. A tagi hitel nemes egyszerűséggel amiatt alakul ki, hogy a társaság készpénzes bevétele kevesebb, mint a készpénzes kiadása, tehát a bevételek nem fedezik a kiadásokat. Én nem feltételezem - de én vagyok az egyetlen! -, hogy ez abból adódik, hogy nem minden bevétel jelenik meg a könyvekben, szívesebben gondolok a fentebb említett okokra. Azonban az egészen biztos, hogy ha a cégnek likviditási gondjai vannak és emiatt külső forrásra van szüksége, azt a cégvezetőnek ugyanúgy illik tudni, mint a könyvelőnek!
Megoldások: 1. A legkézenfekvőbb megoldás, ha azonnal elkezdünk nyereséget termelni, nyereségesen működni, mert ha a pénztárba folyik be a pénz, abból vissza tudod fizetni a tagi kölcsönt. Tudom, hogy mit mondasz erre: „Persze, mintha eddig nem erre törekedtem volna, de nem megy, nem véletlenül nincs pénz a pénztárban!” Nos, akkor elnézést, ez a pont nem neked szólt… 2. Ha van olyan eszköze a társaságnak, amit értékesíteni tud, abból visszafizethető a tagi hitel. Persze ennek is van adóvonzata. Át kell beszélni a könyvelővel, hogy mi a legjobb alkalom, időpont erre. 3. Beszéltünk már róla az ellenkező oldalon, hogy kaphatsz kölcsönt olyan társaságtól, akinek magas a pénztára. Ez pillanatnyilag jó megoldás lehet, legalábbis arra, hogy a NAV ne az ügyvezető vagyonát vizsgálja. 12
Azonban nálad valószínűleg nem ez a legnagyobb gond. 4. Ha a tagi kölcsön amiatt van, hogy a vállalkozásod veszteségesen működik (a többi lehetőséget az előbbiekben már kitárgyaltuk), akkor valószínűleg az eredménytartalék is negatív. Sőt! Lehet, hogy már a saját tőke is. Ezeket meg tudod nézni a társaság mérlegében. A forrás oldal felső része. Közvetlenül alatta a társaság kötelezettségei között ott van a tagi hitel is. Jó lenne valahogy áttenni a kötelezettségek közül a saját tőkébe, mert ez helyreállítaná a vállalkozást. Próbáljuk ésszel megoldani! Nem helyes egyszerűen átkönyvelni, ugyanis adózás, számvitel szempontjából természetesen nem mindegy, hogyan kezeljük. Le is mondhat róla a tag, aki befizette, de szerintem ne tegye! A tagi hitel elengedését ugyanis a társaságnak rendkívüli bevételként el kellene számolnia, így az az adózás előtti eredmény része lesz, tehát az elengedett összeg után társasági adót kell fizetni. Valamint a magánszemély tulajdonos által elengedett kötelezettséget az illetéktörvény a társaságnál vagyonszerzésnek minősíti, így az elengedett összeg után a társaságnak 18% (2015-ben) vagyonszerzési illetéket kellene fizetnie. Létezik azonban egy nagyszerű megoldás, a pótbefizetés intézménye. A pótbefizetés további pénzeszköz rendelkezésre bocsátását jelenti és a Sztv. alapján kizárólag a pénzmozgással egyidejűleg könyvelhető. Lépései: 1. Nézzük meg a társasági szerződést, nyújt-e lehetőséget a pótbefizetésre. Ha nem, teremtsük meg ennek a lehetőségét! 2. A tulajdonosok befizetik az előírt pótbefizetést készpénzben, vagy banki utalással. 3. Ebből a pénzből már visszafizethetjük a tagi kölcsönöket. 4. A tranzakció eredményeképpen ez az összeg a saját tőke részévé vált, nevezetesen a lekötött tartalékok között.
13
Igen figyelemreméltó még az a tény is, hogy a pótbefizetést a következő években talpra álló, eredményesen működő, nyereséges társaság visszafizetheti a tagoknak. Adómentesen. A Gt. hatálya alatt pótbefizetést kizárólag veszteség fedezetére lehetett elrendelni, tehát azonnal vissza kellett fizetni, amint a társaság nyereséget termelt. Az új Ptk. megengedő, a pótbefizetés finanszírozási vagy likviditási problémák áthidalására is felhasználható, tehát annak visszafizetése nyereséges működés esetén nem automatikus. Nagyon figyeljük oda azonban a tőkeemelésről szóló határozat megfogalmazására! A legjobb, ha a számviteli törvényben használt kifejezéseket használjuk mi is, mert így egyértelművé válik a szándékunk. Nem megfelelő szófordulat használata esetén ugyanis könnyen előfordulhat, hogy a hatóság véglegesen átadott pénzeszköznek minősíti a pótbefizetésre szánt próbálkozásunkat.
Hogyan tovább? Hiszen most már mindent tudunk! Remélem eredményesen sikerült rávilágítanom a problémákra és sikerült megoldást találnod a sajátodra! Az egyetlen jó tanácsom még a jövőre nézve az, hogy ha a tapasztalat azt mutatja, hogy a cégnél bármilyen pénztárat érintő probléma szokott fellépni – ez egyébként a könyvelés és a cégvezetés egészére vonatkozik - a könyvelő és a vállalkozó sűrűbben kommunikáljon a megoldást keresve! Beszéljetek meg egy rendszeres időpontot (havonta, negyedévente 20-a után, mert akkor ér rá a könyvelő), amikor átnézitek a könyvelést, különös tekintettel a pénztárjelentésre, kartonra. A problémákat év közben sokkal egyszerűbb orvosolni, mint az évek alatt összegyűlt összegeket!
Köszönöm a figyelmedet, további kitartó munkát és sikeres vállalkozást kívánok! Forrás: Irányadó magazin 14
