A GUIDED TOUR OF REFERENCE MANAGER A Reference Manager 10 HELPjében található segédanyag magyarítása
Makrai Tímea SZIE Állatorvos-tudományi Könyvtár 2003.
2 1. 2. 3. 4. 5.
navigáció – főbb eszközök, lehetőségek importálás és új rekordok bevitele keresés index bibliográfiakészítés: MS Word featuring Reference Manager
1. NAVIGÁCIÓ • • • •
Létező adatbázis megnyitása A „Reference List” testreszabása A listázási sorrend beállítása o Listázási sorrend beállítása az oszlop fejlécére kattintva Drag & drop az adatbázisok között
FELADATOK 1.1 Létező adatbázis megnyitása File > Open database
Reference display Reference list A reference listbenkijelölt rekordot jeleníti Alapbeállításban (default) látjuk a meg. Itt lehet szerkeszteni is. Reference ID, a szerzőt és a cím mezőket – testreszabható! Ez a tábla lehetővé teszi, hogy 1soros rekordok között böngésszünk, kijelöljünk és megjelenítsük a rekordokat.
3 1.2 Testreszabás – Reference list Az alapbeállítás szerint 3 oszlopot látunk, ezt tetszés szerint bővíthetjük. 1) az eszközöm menüből (Tool) válasszuk ki a Reference Display List menüpontot! Field order sor: a mezők megjelenési sorrendjét állíthatjuk be Header sor: a fejléc szövegét módosíthatjuk – manuálisan begépeljük Field type sor: a látni kívánt mezőt választhatjuk ki legördülő menüből 2) oszlop kijelölése: lefelé nyíl 3) kattints az Insert col gombra Æ a 3. oszlop előtt 1 új oszlop jelenik meg: alapértelmezésben Ref ID fejléc és mezőnév. 4) a Field Type-ra kattintunk és kiválasztjuk a Date, primary-t. A fejléc (Header) automatikusan megváltozik, ha a Field type-ot változtatjuk! 5) A Date, primary-t a primary szó törlésével Date-re változtatjuk a fejlécben (Header) 6) OK-val elmentjük a változásokat. Üzenet: minden ref.listre vonatkoztatni akarjuk-e ezt a formát (Do you want to copy the Database reference list format to all the refetence lists?)– Yes Æ most már a Date mező is megjelenik a Reference list-ben! 1.3 Az oszlopszélesség beállítása 1) Állítsuk a kurzort a függőleges elválasztó vonalra! A kurzor balra-jobbra mutató ikonná változik, amellyel átméretezhetővé válik az oszlop szélessége. 2) csökkentsük! 3) más mezőneveknél is próbáljuk ki! 1.4 Testreszabás – sorbarendezés az adatbázisban 1) Tools > Change Database Sort Order
4 Database to Change: Sort by, Then by Első rendezési elv a szerző (Sort by: Authors, primary) 2) kattints a Then by legördülő menüjére, itt válaszd a címet (Title, primary) és Ascending – ez lesz a második rendezési elv! 3) a következő Then by legördülő menüjében válaszd a dátumot (Date, primary) és Descending– ez a harmadik rendezési elv! 4) kattints a Sort gombra! 5) Resort succesfully completed.Az OK gombbal zárd be az üzenetet! Majd a Close-zal a Change Database Sort Order ablakot. Új adatbázis létrehozásakor is beállíthatjuk a rendezési paramétereket: File > New Database > Advance (New Database Advanced Options) 1.5 Testreszabás – rendezés gyorsan, menü nélkül! Ha csak átmenetileg változtatjuk meg a rendezési elvet, akkor elegendő, ha a kívánt fejlécre kattintunk! 1) dátum szerinti rendezés: az oszlop nevére kattintunk. Másodszori kattintásra fordított idősorrendet kapunk! 2)próbáld ki más oszlopokkal is, pl. a szerzővel és keresd meg Martin, Ken-t! használd a gördítősávot a jobb oldalon! A névre kattintva fekete csík jelenik meg, amely az egész sort kijelöli! 1.6 Egyes rekordok másolása egyik adatbázisból a másikba Legyen nyitva min. 2 adatbázis! Ezért most készítünk egy üres adatbázist! 1) File > New Database ll legyen a neve test, majd katt a New-ra! Most a test és a Sample adatbázisok vannak nyitva: megállapíthatjuk, ha az ablak alján található 2 kis fülecskét ellenőrizzük! 2) a Sample fülecskére katt, és kiválasztunk egy tételt a Ref. Listből. A ctrl+kattintás/nyíl vagy shift+kattintás/nyíl kombinációkkal több tételt is kiválaszthatunk a listából. Ha több mint 1 tételt választunk ki, akkor a Reference Display ablak üresre változik! 3) kivágás/átmozgatás esetén: kijelölés > megfogjuk az egérrel és ráhúzzuk a megfelelő fülecskére az ablak alján (test) másolás esetén: kijelölés > megfogjuk az egérrel és a shift egyidejű lenyomásával ráhúzzuk a megfelelő fülecskére az ablak alján (test) a program megerősíts vár: valóban át akarjuk-e mozgatni/másolni a fájlt/fájlokat? Yes. A fájlok mozgatása/másolása menüből is lehetséges: Reference > Copy between databases
5 2. REFERENCE MANAGER ADATBÁZIS ÉPÍTÉSE internetes keresés a RM-ben rekordok importálása online, cd-rom-os vagy web-alapú szolgáltatásokból rekordok bevitele és szerkesztése kijelölt szöveg vagy teljes rekord helyesírás-ellenőrzése web-oldalak vagy fájlok elérése a rekordból FELADATOK 2.1 Internetes keresés a RM-ben A RM-ből közvetlenül kereshetünk az ISI Web of Science-ben (Mo.-on ez nem érvényes!), a PubMedben vagy több száz Z39.50-es oldalon (pl. könyvtári katalógusokban). Keresés a PubMed-ben 1) References > Internet Search Legördülő menüs lista jelenik meg a keresések eszköztárban (Retrieval Toolbar) Az Internet search mellett legyen pipa!
2) A legördülő menüből válasszuk ki a PubMed-et! 3) Szerkesszük meg a keresést! A Field oszlopban válasszuk az All fields-et, ha nem jelenik meg automatikusan. vagy válasszunk bármilyen más mezőt, és nyomjuk meg az Entert. Ekkor a kurzor a Parameter oszlopban ugrik. A Parameter oszlopban gépeljük be a neospora caninum infection 4) Kezdjük a keresést: a Start Search gomb vagy az F12 megnyomásával! 5) Ha kész a keresés, a RM üzenetet küld: Internet Search Status Message Log. Zárjuk be az ablakokat! 6) Ha túl általános volt a keresés, vagy túl sok találatot kaptunk, szűkíthetjük a keresést: References > Internet Search Az első sor tartalmát meghagyjuk A Connector oszlopban kiválasztjuk az AND operátort A Field oszlop 2. oszlopának menüjéből a Title-t választjuk, majd megnyomjuk a TAB billentyűt, majd a dairy-re keresünk. 7) Start Search A kereséseinket a Search1 és Search2 fülecskék jelzik. 8) a találatok mentése: File > Save as… RMD kiterjesztésű fájlokkal dolgozunk. 9)Tools > Options > OK 2.2 Rekordok importálása Amennyiben nem áll módunkban keresni bizonyos szolgáltatásokban a RM-en keresztül, lehetőség van arra, hogy keresési eredményeinket, melyeket text fájlba mentettünk, importáljuk a RM-be. Lásd: EISZ: Web of Science, Science Direct, Ovid (IPA, Embase), WinSpirs (CAB, FSTA stb.). 1) csak a Sample és a test adatbázisok legyenek nyitva! 2) References >Import Text File
6 3) A Database menüjéből a test-et választjuk 4) a Filter menüben a „…”-ra (böngészés) kattintunk. Itt kész szűrők közül válaszhatunk. Keresse meg a PubMed szűrőjét! 5) A Text File menüben a „…”-ra (böngészés) kattintunk, és megkeressük a necain.txt fájlt! A Reference Range beállítás maradhat All. Ha a találatoknak csak 1 részét akarjuk behívni, akkor választhatjuk a From (-tól -ig) módot is. Default Reprint Status -- ? 6) Az Additional Keywords: általános kulcsszavakat adhatunk meg, ezek az összes, importált rekordra vonatkoznak! A kurzorral az első sorba állunk, és begépeljük az epidemiology kifejezést. Már az első karakter leütése után felugrik a Keywords ablak, ahol kijelölve találjuk a kifejezésünket! A szóra kattintunk, vagy Enter-t ütünk. Ebben a szólistában a cél adatbázis kulcsszavait találjuk összegyűjtve.
F (Font), α (Greek), ë (Symbol) - a kulcsszavak karaktereit változtathatjuk meg és bővíthetjük 7) Az importáláshoz kattintsunk az Import gombra! 8) üzenet: az importálás sikeres volt. OK. Sikeres importálás esetén egy 3. fülecskét fedezhetünk fel az ablak alsó részén a Sample és a test mellett 2.3 Új rekord beszúrása/bevitele Az adatbázisépítés során sok időt spórolhatunk a keresési és import eszközök használatával. Azonban gyakoriak az olyan irodalmi hivatkozások is, amelyeket be kell gépelni: pl. disszertációk, szakdolgozatok, konferencia kiadványok stb. 1) Hívjuk be a Sample adatbázist! 2) Reference > New Megjelenik a szerkesztési ablak 3) Ref Type mező (első sor) melletti cellába kattintunk: a legördülő menüben kiválaszthatjuk a rekord típusát. Válasszuk a Journalt, ha 1 folyóirat közleményt akarunk beszerkeszteni
7 Válasszuk a Journal (Full)t, ha egy egész folyóiratot akarunk szerepeltetni, nem csak 1 közleményt. Aquatic Mammals 4) Title The behaviour and feeding ecology of the Pacific coast bottlenose dolphin, (Tursiops truncatus). 5) Authors: Gépeljük be az első szerző nevét. Shell, E.D.Megint felugrik a kis ablak, és megjelenik a begépelt név. Emeljük át: az Enter lenyomásával! 6) Saját nevünket gépeljük be második szerzőként: Makrai, T. Azt látjuk, hogy a felugró panelben nem jelenik meg a nevünk 7) Pub date: alapbeállításként a számítógép rendszerideje jelenik meg. Írjuk át 1998-ra. 8) Other: használjuk ezt a mezőt, ha alfanumerikus információt akarunk tárolni. Pl. Spring/Summer vagy Supplement 9) Web/URL, Link to PDF, Link to Full-text, Related REcords, Image(s): hivatkozás a számítógépünkön tárolt web-oldalakra és egyéb dokumentumokra. Linkeljünk: 10) Notes: személyes megjegyzések 11) Keywords: kulcsszavak megadásával visszakereshetővé tehetjük a rekordot az adatbázisban. Már szerepel néhány kifejezés! Ha újat akarunk bevinni, ugyanúgy járunk el, mint a szerző esetében. 12) Reprint: a leugró menüből válasszuk az In File-t. 13) Journal Name: gépeljük be a Marine szót, ezután a leugró menüben válasszuk ki a Marine Mammal Science folyóirat címet! 14) A következő információkat gépeljük be – TAB-bal haladjunk lefelé: Volume – 3 Issue – 2 Start page – 125 End page - 128 15) Abstract: bemásolhatjuk, vagy beírhatjuk magunk a jegyzeteinket 16) A maradék mezők opcionálisak 17) User Defined: szabadon használható, testreszabható mezők 18) A rekord mentése: File > Save és bezárhatjuk az ablakot, vagy zárjuk be az ablakot, ekkor a következő párbeszédablak ugrik fel: „Changes have been made. Save changes?” Ha Yes-szel válaszolunk, mentjük a dokumentumot. REKORD SZERKESZTÉSE A) a rekordot megjelenítő ablakban B) dupla egérkattintás a Reference List-ben a szerkeszteni kívánt rekordra C) Reference > Edit 2.4 Helyesírás-ellenőrzés 1. a Reference display területen (felső panel) az ellenőrizni kívánt mezőre kattintunk 2. Tools > Spell Check vagy az eszköztáron a gombra kattintunk
8 III. KERESÉS AZ ADATBÁZISBAN
A keresési stratégia megalkotása A keresési stratégia mentése
3.1 A keresési stratégia megalkotása Elemei: Field: mező/k kiválasztása Parameter: a keresőszó/kifejezés Connector: logikai operátorok használata (AND, OR, NOT), ha több parameter-re is keresünk 1) A Sample és a Test adatbázisaink legyenek nyitva References > Search References vagy F4 Megnyílt a keresőablak, az Internet search box nincs bejelölve. 2) A legördülő menüben válasszuk a Sample adatbázist! 3) A Field oszlopba kattintva nyomjuk le a K betűt, és válasszuk ki a Keywords-öt. 4) A Parameter oszloppa gépeljük be a dolphin szót. Megjelenik a dinamikus kulcsszólista, a dolphin szó pedig ki van emelve. Kattintsunk rá duplán! Csillagot írjunk a szó után, ha az egyes és többes számú variánsokra is akarunk keresni. 5) Szűkítsük a keresést: hívjuk be az AND operátort, és gépeljük be a behavior szót! Újra megjelenik a kulcsszólista, ha a begépelt szó kijelölt, nyomjuk Entert! 6) A kurzorral álljunk a Connector oszlop 3. sorába, és nyomjuk meg az A-t!(AND) 7) A mező (Field) oszlopba állva nyomjuk meg az Y-t! (Year) 8) A Parameter oszlopban írjuk be: 1995-1996 9) Nyomjuk meg a távcső gombot vagy az F12-t!
3.2 A keresési stratégia elmentése 1) References > Search References 2) Kattints a Strategy Files gombra 3) Save > nevezzük el (pl. „delfin”) > OK Ellenőrizzük a mentést: kattintsunk ismét a Strategy Files gombra, jelöljük ki a fájlt, és kattintsunk a Load-ra!
9 IV. TERM LIST – Term manager: szerkeszthetjük az adatbázisban szereplő kifejezéseket: szerző, kulcsszó, időszaki kiadvány neve Kifejezéslista szerkesztése Szinonimák szerkesztése Időszaki kiadványok listájának másolása Rekordok kinyerése 4.1 Teljes kifejezéslista szerkesztése Æ kifejezetten jó, ha elgépeltünk egy szerzőnevet, egy forrás címet vagy egy kulcsszót 1) A Sample adatbázis legyen aktív 2) Term manager > Activate vagy F5 (vagy nézzük meg a Windowsban, hogy nyitva van-e már!) A Term Manager panelben a kulcsszavak listája az aktív. Ismét ellenőrizhetjük, hogy a Sample adatbázisban vagyunk-e!
3) Válasszuk a szerzők (Authors) fülecskét, és keressük meg az első csupa nagybetűvel szedett nevet! ANTHONY, K.! Használhatjuk a legördítősávot is! (Bizonyos folyóiratok csupa nagybetűvel kérik a szerzők nevét, ezért érdemes vegyes formában rögzíteni.) 4) Term Manager > Global Edit 5) Begépeljük a Destination Field-be az Anthony, K.-t 6) Replace 7) OK 4.2 Szinonimák szerkesztése 1) A Term Manager ablak legyen aktív! Válasszuk a Keyword fület! 2) Keressük meg az east coast kifejezést (a kezdjük el begépelni, és majd megjelenik a kifejezés). 2 változata van a kifejezésnek („east coast” és „eastcoast”)!
10 3) Mindkét kifejezést kijelöljük (bal egér + ctrl), majd Term Manager > Combine Terms. Elméletileg az egyik szó szinonimájaként meg fog jelenni a másik szó is, de a menüs paranccsal nem működik! Nyomjuk meg az eszköztáron a gombot! 4.3 Időszaki kiadványok/Források listájának másolása A Term Manager Periodical listája eltér a szerzős és kulcsszavas: mindegyik folyóirat névhez 4 szinonimát rendelhetünk (szinonima lehet teljes folyóiratnév vagy rövidítés). A RM 3 témában nyújt folyóiratlistát: kémia, humán tárgyak és orvostudomány. Más adatbázisból is bemásolhatunk folyóiratlistákat. 1) 2) 3) 4)
A Term Manager panel legyen aktív! Term Manager > Copy Periodicals Copy from: válasszuk a Medical listát! OK Bármelyik folyóiratnevet kiválasztva megkapjuk a teljes és a rövidített nevét!
4.4 Rekordok kinyerése a Term List-tel 1) A Term Manager panel legyen aktív! 2) Kattintsunk a Keywords-re, és jelöljük ki az animal behavior és animal communication kifejezéseket! 3) Term Manager > Quick retrieval vagy nyomjuk meg a távcső gombot vagy F12! 4) Válasszuk az OR operátort! V. BIBLIOGRÁFIAKÉSZÍTÉS: MS WORD FEATURING REFERENCE MANAGER 5.1 a Plug-in telepítése 1) Legyen aktív a RM! 2) Nyissuk meg a Word-öt! 3) C:\Program Files\Reference Manager\Cwyw Setup 4) C:\Program Files\Reference Manager\Cwyw tartalmát másoljuk a C:\Documents and Settings\makrait\Application Data\Microsoft\Sablonok mappába 5) Eszközök > Sablonok és bővítmények > Felvesz > C:\Documents and Settings\makrait\Application Datas\Microsoft\Sablonok-ból válasszuk ki a RM10Cwyw.dot fájlt, majd a check boxot jelöljük be 6) Megjelenik a RM eszköztár az eszközök között
11 5.2 Rekordok beszúrása (Word 97, 2000 vagy XP) A RM-ben úgy is kereshetünk, hogy a MS Word-ben maradunk: beszúrhatunk rekordokat abba a szövegbe, amin éppen dolgozunk. 1) Nyissuk meg a RM-ben szt az adatbázist, amelyre hivatkozni akarunk 2) Nyissuk meg a Word-dokumentumot, és állítsuk oda a kurzort, ahová beszúrni szeretnénk 3) Gépeljük be: palackorrú delfinek 4) Eszközök > Reference Manager 10 > Insert Citation 5) Search for: dolphin 6) Perform Search A jobb alsó sarokban megjelenő szám a keresési találatokat, egyben a hivatkozható rekordok számát jelzi: 115. 7) A keresés szűkítéséhez írjuk be: dolphin 1996. 15 találatot kapunk. 8) Ha több találatra is hivatkozni akarunk, használjuk a tanult technikákat (shift+nyilak vagy ctrl+egérkattintás)! 9) Kezdjünk új mondatot: Rekordok keresése és kijelölése a RM-ben 10) A Sample adatbázisban jelöljünk ki több rekordot! (bal oldal, kicsi fehér négyszögbe kattintunk) 11) Ugorjunk át a Word-dokumentumunkba, a kurzorral álljunk a kívánt helyre, majd Eszközök > Reference Manager 10 > Insert Marked References. 12) Új mondat: Pushi behavior {} 13) Eszközök > Reference Manager 10 > Generate Bibliography
5.3 Bibliográfia szerkesztése 1) Eszközök > Reference Manager 10 > Generate Bibliography 2) Az Output Style sorban válasszuk a Veterinary Ophthalmology-t, azaz ennek a folyóiratnak a stílusát. 3) Megváltoztathatjuk: a betűtípust és mérete, a bibliográfia címét, az oldalszámozást és egyéb extra beállításokat. 4) OK A dokumentumunkba importált hivatkozások stílusa automatikusan megváltozik.
