DOCUBASE 2.0
Copyright 2006, Cognitech Intelligens Technológiák Kft
.
A DocuBase önkormányzati programrendszer RÖVID ISMERTETİ
■ Milyen céllal készült a DocuBase? A DocuBase az önkormányzat testületének, illetve bizottságainak munkájához szükséges dokumentumokat nyilvántartó, rendszerezı és keresı rendszer. További szolgáltatás az ülések (testületi és bizottsági) alatti papíralapú dokumentumok kiváltása az Ülésvezetı modul segítségével. Ez a modul az egyes napirendi pontokhoz tartozó összes szükséges dokumentumot áttekinthetı formában képes megjeleníteni a képviselık számítógépén a testületi ülés folyamán. A rendszer által elérhetı legfontosabb nyereségek:
▪ a papírmunka kiváltása, ▪ a feldolgozási idı csökkentése, ▪ dokumentum keresési idı csökkentése, ▪ egységesítés, ▪ adatbázis alapú, biztonságos nyilvántartás, ▪ folyamatok ellenırizhetısége és követhetısége. ▪ mindezeken keresztül a mőködési költségek csökkentése.
■ Milyen dokumentumokat kezel a rendszer? A DocuBase az alábbi alapdokumentumokat kezeli:
▪ rendeletek, ▪ határozati javaslatok és határozatok, ▪ elıterjesztések és mellékleteik, függelékeik, ▪ módosító indítványok, ▪ interpellációk, ▪ képviselıi kérdések, ▪ meghívók. Fentieken kívül a program segítségével egyéb dokumentumok állíthatók elı (pl. kivonatok, módosító indítványok listája). A rendszer értelemszerően nyilvántartja az Önkormányzat összes érintett törzsadatát:
▪ képviselıket, ▪ testületeket (bizottságok, frakciók, stb.) ▪ operátorokat, irodai dolgozókat. ▪ kiegészító adatokat (pl. ülések helyszínei). 1
DOCUBASE 2.0
Copyright 2006, Cognitech Intelligens Technológiák Kft
.
■ A dokumentumkezelés folyamatai
A dokumentumok kezelését a rendszer három alapmodulja végzi: 1. a dokumentumok bevitelére szolgáló Érkeztetı, 2. a dokumentumok rendszerezésére és keresésére szolgáló Feldolgozó, 3. az ülések alatti munka megkönnyítésére szolgáló Ülésvezetı. A dokumentum-menedzsment folyamata a három alapmodul használatával leegyszerősítve az alábbi folyamatábra szerint történik:
dokumentum „születése”
dokumentum rögzítése
ki végzi: képviselı
ki végzi:
eszköz:
eszköz:
operátor DocuBase, Érkeztetı
dokumentum hitelesítése ki végzi:
operátor, képviselı
eszköz:
DocuBase, Érkeztetı
testületi ülés ORACLE
keresések, leválogatások
ki végzi:
képviselı
eszköz:
DocuBase, Ülésvezetı
esetleges további feldolgozás
ki végzi:
operátor, képviselık
ki végzi:
operátor
eszköz:
DocuBase, Feldolgozó
eszköz:
DocuBase, Feldolgozó
■ Miért célszerő a DocuBase rendszer bevezetése az önkormányzati munkába? 1. A DocuBase a dokumentumok olyan nyilvántartását valósítja meg, amellyel a rögzített anyagok nagy hatékonysággal kereshetık vissza a legkülönbözıbb feltételek szerint. Csak néhány példa arra, hogy milyen szempontok alapján kereshetık a dokumentumok:
▪ nevek (elıterjesztı, készítı, felelısök, stb.) szerint, ▪ kulcsszavak szerint, ▪ dátumok, idıpontok szerint (pl. egy határozat végrehajtásának dátuma), ▪ testületi (bizottsági) ülések szerint, ▪ az összes dokumentum szövegének tetszıleges szövegrésze szerint. 2
DOCUBASE 2.0
Copyright 2006, Cognitech Intelligens Technológiák Kft
.
2. A DocuBase magas szintő hitelesítési és jogosultsági rendszere garantálja a dokumentumokkal szemben támasztott biztonsági követelményeket. A dokumentumok készítésében részt vevık megfelelı jogosultságokkal rendelkeznek, hogy csak a rájuk tartozó mőveleteket végezhessék el. A dokumentumok készülésének folyamatát üzenetküldı modullal támogathatjuk, hogy mindenki azonnal értesüljön a rá váró feladatról (pl. pénzügy iroda jóváhagyása). 3. Nagymértékben csökkenthetı a papíralapú dokumentumok használata. A rendszer mögött meghúzódó Oracle alapú adatbázis hatékony és biztonságos munkát tesz lehetıvé. Az archíváló modul napi biztonsági mentést készít, így az adatvesztés lehetısége minimális. 4. A rendszer által automatikusan készített dokumentumok sokkal kisebb hibalehetıséget rejtenek, mintha azokat kézzel állítanák elı. A meghívó esetében például elegendı megadni a napirendi pontokat, a rendszer a készre formázott meghívót egy kattintással elıállítja, sıt, kérésre a teljes testületi anyaggal együtt ez érintettek számára kézbesíti is (elektronikus levélben). 5. Az Ülésvezetı használata a képviselık körében közkedvelt, mert használatával sokkal átláthatóbb egy-egy napirend sokszor nagy terjedelmő dokumentumainak halmaza. A program segítségével néhány kattintással a teljes ülés bármelyik dokumentuma a képernyıre hivható, sıt, a döntések eredménye is megtekinthetı.
■ Tapasztalatok a rendszer használatáról A DocuBase rendszert Erzsébetváros Önkormányzata munkájába egy évvel ezelıtt vezettük be, néhány hónapos tesztidıszak után. Azóta elértük, hogy a képviselık a testületi anyagot nem papíron, hanem kizárólag elektronikus formában kapják meg. A képviselık az üléseken papírok helyett hordozható számítógéppel követik az eseményeket. A rendszer használata teljes egységesítést eredményezett, mára valamennyi dokumentum formátuma egységessé vált. Egy-egy kérdéses dokumentum elıkeresése csak másodperceket vesz igénybe, hasonlóan a kivonatok készítéséhez.
3
DOCUBASE 2.0
Copyright 2006, Cognitech Intelligens Technológiák Kft
.
■ Néhány képernyıkép
1. Érkeztetı
4
DOCUBASE 2.0
Copyright 2006, Cognitech Intelligens Technológiák Kft
.
2. Elıterjesztés adatlapja
5
DOCUBASE 2.0
Copyright 2006, Cognitech Intelligens Technológiák Kft
.
3. Meghívókészítı
6
DOCUBASE 2.0
Copyright 2006, Cognitech Intelligens Technológiák Kft
.
4. Ülésvezetı
Mőködési környezet A rendszer intranetes környezetben Windows (WIN 2k, XP) alapokon kliens-szerver felépítésben ORACLE adatbázis kezelı alatt mőködik. Ez lehetıvé teszi a rendszer funkcióinak (jogosultsággal szabályozott) elérését az önkormányzati intranet tetszıleges pontjáról. VPN opcionális kiegészítéssel lehetséges a szabályozott elérés a képviselık otthoni gépeirıl is (módosító készítés, visszakeresés stb.). A rendszer hatékony mőködése érdekében javasolt erıs központi szerver alkalmazása, a megfelelı ORACLE licensz beszerzése mellett.
7
