Aanvraagformulier evenementen
Voor wie is dit formulier? Dit formulier is bestemd voor alle organisatoren die een activiteit of evenement (fuif, barbecue, buurtfeest, wielerwedstrijd, …) organiseren in de gemeente Assenede. De aanvraag voor een klein of middelgroot evenement in het gemeenschapscentrum de Bijenkorf dient niet via dit formulier aangevraagd te worden. Waarvoor dient dit formulier? Via dit formulier wordt het evenementenloket op de hoogte gebracht van de georganiseerde activiteit. Hierdoor kan worden nagegaan of voor deze activiteit eventueel bijkomende (veiligheids)maatregelen getroffen moeten worden, zoals bvb. het opmaken van een tijdelijk politiereglement, … Door het invullen van dit formulier hoef je geen afzonderlijke aanvragen meer te richten tot de politie, brandweer en het College van burgemeester en schepenen. Waar en wanneer dien ik dit formulier in? Bezorg dit formulier aan het Evenementenloket, Kasteelstraat 1-3, 9960 Assenede,
[email protected] • Voor kleine en middelgrote evenementen (tot 500 bezoekers) ten laatste 60 dagen voor de datum van het evenement. • Voor grote en heel grote evenementen (vanaf 500 bezoekers) ten laatste 90 dagen voor de datum van het evenement.
Datum aanvraag
1.
De activiteit
Naam activiteit*
2.
Details van de activiteit fuif / bal ; concert/ muziekfestival/ live optreden ; markt / beurs; stoet of optocht ; circus ;wedstrijd voor motoren/ auto’s ; wieler-, loop-,… wedstrijd; opendeur/ tentoonstelling ; wandel/fiets/VTT (indiv./groep) ; …
Soort activiteit?
Datum activiteit beginuur:
Aantal bezoekers (+/-)
bezoekers
Toegankelijkheid
voor iedereen
3.
einduur:
enkel op uitnodiging
Organisator van het evenement
Vereniging/organisatie Verantwoordelijke 1 Aanwezig op het evenement
Straat + nr. + gemeente Gsm & Telefoon
gsm:
telefoon:
gsm:
telefoon:
E-mail Verantwoordelijke 2 Straat + nr. + gemeente Gsm & Telefoon
Aanvraagformulier evenementen
Pagina 1 van 6
4.
Locatie van het evenement
Naam en adres locatie
In het bezoekerscentrum, in de kerk, aan de oude havens en doodendraad
Soort locatie
Open lucht / tent/ zaal/ café/ woning/ loods/ parkeerterrein/ ……………………
Locatie eigendom van
Gemeente Assenede
Vlaams Gewest
privaat*
*Indien privaat, vul hieronder de gegevens van de eigenaar aan Adres en telefoon eigenaar Oppervlakte tent Totale opp.: … m x… m
netto op. (vrije ruimte): ………. m2 Binnen: … m x …. m Buiten: … m x … m
Als er een opbouw- en/of afbraakperiode is, vul deze hieronder aan
5.
Opbouw
(datum):
Afbraak
(datum):
Openbare weg - Verkeersmaatregelen
Verkeersmaatregel
Oplijsting straatnamen
Datum (begin) + uur
Datum (einde) + uur
Parkeerverbod Eenrichtingsverkeer verkeersverbod Omleiding Opgelet /Wandelaars
Aanvraag gebruik wegen ja | neen Assenede Omleiding ‘De Lijn’ nodig?
6.
voeg een overzicht van de voorgestelde
neen
ja
ja
aantal wagens:
omleiding
toe voor de betreffende haltes + datum
Parking
Parking voorzien
neen
Adres parkeerterrein verharde parking
onverharde parking (weide)
alternatieve parking bij slecht weer: ………………………………………………………….. …………………………………………………………...
Gegevens eigenaar
Aanvraagformulier evenementen
Pagina 2 van 6
7.
Muziek en geluid
Tijdens de organisatie wordt een installatie gebruikt voor het elektronisch versterken van muziek:
neen
naam en adres disc-jockey/orkest/muzikale groep/...:
ja:
Geef hieronder een overzicht van alle dagen en uren waarop muziek wordt gedraaid of gespeeld.
datum:
van:
tot:
Indien ja, gewenst maximaal geluidsniveau: De organisator wenst elektronische muziek te spelen luider dan 85 db(A) LAeq, 15 min.
neen
95 dB(A) LAeq 15 min.
ja:
100 dB(A) LAeq 100 min (enkel voor liveoptreden)
Meer informatie op www.lne.be/geluidsnormen
dagen: De organisator heeft volgende maatregel(en) getroffen om de (geluids-)hinder te beperken: (bv. Contract met dj, geluidsmeters, plaatsen van boxen in bepaalde richting,gratis oordoppen, …) Hier vermelden als je een geluidsbegrenzer gebruikt.
beginuur:
einduur:
neen ja:
OPGELET! De organisator staat zelf in voor de aanvraag van SABAM en Billijke vergoeding! SABAM: aanvragen wanneer live muziek of opgenomen muziek wordt gespeeld. Billijke vergoeding: aanvragen wanneer opgenomen muziek wordt gespeeld
8.
Tombola
Prijs per lot: ………………………………….. Loterij Aantal loten: ………………………………….. Bingo Trekking prijzen (datum)/ Uur/ Locatie: …………………………….. Tombola Ten voordele van: ………………………………….. Andere kansspelen………………………. aanvangsdatum: einddatum:
9.
Drank en eten
Worden er alcoholische drank geschonken (bieren, wijnen en afgeleide producten)?
Worden er sterke dranken geschonken?
ja | neen ja | neen
Indien ja, wordt er een drankvergunning
Is er eetgelegenheid op het evenement?
ja | neen
Indien ja, verduidelijk hieronder en duidt
Wat is de locatie van de eetkramen?
binnen
buiten
(jenevers, cocktails, breezer, cognac, …)
Aanvraagformulier evenementen
opgemaakt
de plaats aan op het plan
Pagina 3 van 6
Hoeveel eetkramen en/of wagens worden geplaatst?*
Aantal:
* !!!Voeg toe: gedetailleerd plan
Welke ‘voedingsbron’ wordt gebruikt per eetkraam?
Kraam 1: gas Kraam 2: gas Kraam 3: gas Kraam 4: gas Kraam 5: gas
Zijn er blustoestellen aan elk eetkraam?
ja neen
elektriciteit elektriciteit elektriciteit elektriciteit elektriciteit
10. Materiaal & aansluitingen Voor de activiteit wordt gemeentelijk materiaal gebruikt.
neen
|
ja
indien ja, vul het formulier ‘aanvraag uitlenen gemeentelijk materiaal’ in en voeg toe
Straat:…………………………………………………… Ter hoogte van huisnummer:………………. Datum en uur:………………………………………
Voor de activiteit wens ik een aansluiting op het openbaar waterleidingsnet op de volgende locatie: toelating vragen aan VMW en hydrant van het
gemeentebestuur kan je aanvragen via het formulier ‘aanvraag uitlenen gemeentelijk materiaal’
11. Publiciteit en promotie voor het evenement langs de openbare weg De organisator zal tijdelijke publiciteitsborden plaatsen. Indien publiciteit wordt aangevraagd moet dit worden gemeld aan het gemeentebestuur Assenede: geef aan waar publiciteit wordt gemaakt.
neen
|
ja
gemeentelijke aanplakborden Assenede/ Bassevelde/ Boekhoute/ Oosteeklo openbare weg (gemeenteweg of gewestweg?) (naam straat, ter hoogte van huisnr., electriciteitspaal nr., …)
Ik wens rond te rijden met een radiowagen op (datum):………………. van ………… uur tot ……………. uur ! voeg toe: lijst met precieze locatie van de borden
12. Bewegwijzering Voor deze activiteit worden tijdelijke wegwijzers (pijlen) uitgehangen?
ja
duidt de plaatsen van de wegwijzers aan op een plan van de route en voeg dit toe als bijlage
neen
OPGELET! Zie voorwaarden in het politiereglement!
Aanvraagformulier evenementen
Pagina 4 van 6
13. Verzekering en veiligheid Als organisator ben je verplicht een voeg een kopie van de polis toe aan de bijlage verzekering ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ af te sluiten* *Werk je als organisator met vrijwillige medewerkers (toog, stewards, …) dan kan je als extraatje naar hen toe ook een verzekering ‘lichamelijke ongevallen’ afsluiten. Dit is echter niet verplicht, maar wordt door het gemeentebestuur wel sterk aangemoedigd.
Als organisator ben je verplicht een De verhuurder doet afstand van verhaal ja neen brandverzekering af te sluiten, tenzij de verhuurder van de locatie al een brandverzekering heeft en Indien neen voeg een kopie van de afgesloten polis toe aan de bijlage afstand doet van verhaal Zijn er (vrijwillige) fuifbuddies of stewards aanwezig op het evenement?
Is er professionele bewaking / security aanwezig op het evenement?
ja voeg een lijst toe met naam, adres, geboorteplaats en geboortedatum van alle fuifbuddy’s of stewards
neen ja, aantal personen: ……… ……… voeg een kopie van het contract toe aan de bijlage
neen
Naam security-firma + verantwoordelijke Adres + GSM security-firma neen Zijn er hulpdiensten aanwezig tijdens het evenement? (Rode Kruis, EHBO-post, …)
ja
verduidelijk hieronder en geef de plaats van de hulpdiensten duidelijk aan op het inplantingplan
aantal personen: ……… ……… contactgegevens (gsm): ……… ……… ……… ……… ……… ………
14. Veiligheidsplan Bij evenementen met meer dan 500 bezoekers of evenementen met een hoog risicogehalte wordt er een veiligheidsplan opgemaakt. Dit moet samen met de aanvraag ingediend worden. Wat is een veiligheidsplan? Het veiligheidsplan is in eerste instantie voor uzelf als organisator een handig document met alle informatie over uw evenement voor uw medewerkers, gemeentelijke diensten, politie en brandweer. De hulpdiensten weten op deze manier wie verantwoordelijk is als er problemen zijn. De medewerkers zullen aan de hand van dit document weten wat te doen bij incidenten. Het maken van een veiligheidsplan is voor kleine en middelgrote evenementen geen verplichting maar wel een aanrader! Vraag meer info bij het evenementenloket. Bij grote evenementen kan er voorgesteld worden om een coördinatievergadering te houden met de organisator, brandweer, politie en het gemeentebestuur. Op die vergadering wordt het veiligheidsplan samen overlopen en worden afspraken gemaakt over eventuele bijkomende maatregelen. Veiligheidsplan werd opgemaakt en meegestuurd met de aanvraag. Aanvraagformulier evenementen
ja | neen
Pagina 5 van 6
15. Afval Papier- en kartonafval, glasafval, PMD- en restafval moeten op evenementen selectief worden ingezameld door de organisator of door de standhouders. Het gemeentebestuur heeft hiervoor verschillende soorten afvaleilandjes die je gratis kunt ontlenen. (zie aanvraagformulier materiaal) Voor een heel groot evenement (> 2000 bezoekers) is de organisator verplicht een afvalplan op te maken. !Voeg toe afvalplan
16. !!!! Nog extra toevoegen
Een volledig programma als bijlage (dit kan een affiche of flyer zijn) Indien meerdere dagen: de verschillende data en uren en verwacht aantal bezoekers per dag Een schriftelijke toelating van de eigenaar bij de aanvraag Duidelijk overzichtsplan. (incl. straatnamen, afstanden tot en van de openbare weg, parkeerplaats hulpdiensten, een mogelijke doorgang voor de hulpdienst, locatie van aanduidingspijlen ‘parking’, bij grote evenement -> locatie parkeerwachters, de precieze inplanting van verschillende zaken (tenten, kraampjes, kermisattracties, voorstel omleiding…) Detailplan (met afmetingen tot gebouw, afmetingen van nooduitgangen, alle kraampjes, …) De gewenste wegen dat u wenst te gebruiken (met datum, uur) (bij een tocht: parcours + straatnamenlijst)
17. Extra vragen of opmerkingen
18. Bijlagen (bijlagen nummeren aub, o.a. parkingplan, verkeersplan, plan van evenementenlocatie, parcours, plan tent,…)
Bijlage nr. 1:
Bijlage nr. 3:
Bijlage nr. 2:
Bijlage nr. 4:
19. En nu…? De aanvraag voor het evenement komt binnen bij de Dienst Vrije Tijd, de dossierbeheerder vraagt advies aan de Dienst Verkeer, milieu, de politie en de brandweer (indien nodig). Het college beslist over de toelating voor de organisatie van het evenement. Deze hangt meestal af van het advies van de verschillende diensten. De dossierbeheerder stuurt (na de collegezitting), de toelating voor de organisatie van uw evenement. Ten minste 14 dagen voor het evenement wordt u van de beslissing op de hoogte gebracht.
Naam + voornaam:
......
Datum en handtekening:
..............................................
Aanvraagformulier evenementen
Pagina 6 van 6
