97 tips bij het freelancen Be yourself; everyone else is already taken Oscar Wilde
Geen 100 maar 97 praktische en direct toepasbare tips voor freelancers. Dit document, boordevol inspiratie, wordt u aangeboden door de UNIZO Freelance werking en ikki.be (platform voor freelancers en opdrachtgevers). De tips zijn opgedeeld in 10 categorieën : • Inspirerende quotes • Tips bij het ondernemen • Handige gratis online tools • Sites waarop een freelancer opdrachten kan vinden • Tips voor de promotie van uw freelance activiteiten • Online bronnen met nog tal van andere tips en adviezen • Ideetjes om eco-‐vriendelijker aan de slag te gaan • Interessante bronnen
Honger naar nog meer informatie & inspiratie ? Bekijk dan de opnames van 8 webinars die werden georganiseerd in het kader van de ikki.be en UNIZO ‘week van de freelancer’. De webinars zijn gratis te bekijken via de pagina www.lovetobefree.be. Webinar thema’s : • Fiscale tips voor freelancers • Time management • Adviezen voor meer succes met uw website • Online opportuniteiten voor freelancers • Project management • Freelancers en sociale media
Prijs is wat je betaalt, waarde is wat je krijgt Warren Buffet
27 tips bij het ondernemen Ook freelancers kunnen freelancers inhuren Waarom geen andere freelancer inhuren wanneer u nood hebt aan extra mankracht ? Het gaat om ondernemende, flexibel inzetbare medewerkers. Maar dat weet u zelf als freelancer maar al te goed. Zet samenwerkingsverbanden op met andere freelancers Freelancers zijn ondernemers en dus steeds op zoek naar nieuwe initiatieven en inkomstenbronnen. Netwerk met andere freelancers (vb. programmeur, designer,…) en bouw samen nieuwe initiatieven uit op basis van elkaars expertise, marktkennis, inzichten in doelgroepen,… Zoek naar inkomsten los van uurprestaties Een freelancer is zeer afhankelijk van inkomsten gebaseerd op uur-‐ prestaties. Bedenk daarom projecten die u inkomsten bezorgen los van gepresteerde uren. Zo spreidt u de risico’s en bouwt u aan een succesvollere business. Lees het Change This Manifesto over dit thema en met tips Ken de ondersteuning die de overheid biedt De overheid biedt heel wat ondersteunende initiatieven aan ondernemers. En dan gaat het niet louter om subsidies. Zo is er bijvoorbeeld het KMO-‐IT initiatief (www.kmo-‐it.be) dat gratis workshops organiseert en advies geeft aan KMO’s en dus ook freelancers ? En dit over alle mogelijke ICT-‐gerelateerde thema’s (vb. keuze van softwares, het opzetten van websites). Het Agentschap Ondernemen helpt op zijn beurt bij het creatief en strategisch uitbouwen van een onderneming. En er is ook steun voor volgen van opleidingen (via opleidingscheques). Meer info : www.agentschapondernemen.be. Leer van anderen Een huizenhoog cliché maar toch interessant om nog maar eens te herhalen. Ga op zoek naar cases en voorbeelden. Volg seminaries en workshops.
Vergeet bij de selectie van een nieuwe leverancier de referenties niet Klinkt logisch maar wordt toch vaak vergeten. Bekijk bij nieuwe leveranciers, bijvoorbeeld op hun site, de referenties. Zoek naar wat precies werd uitgevoerd. Contacteer desnoods enkele bestaande klanten en vraag naar ervaringen met de leverancier. Zo krijgt u inzichten in de manier van werken, expertise en klantvriendelijkheid,… Werk met uitgeschreven projectbeschrijvingen Te regelmatig worden project en samenwerkingen opgestart zonder uitgeschreven projectbeschrijving. Maak daarin duidelijk wat precies de doelstellingen , aanpak, planning en verwachtingen zijn. Durf ook eens neen te zeggen ! Bepaalde jobs liggen u ongetwijfeld meer dan andere. Durf daarom ook eens neen te zeggen tegen een voor u minder interessante opdracht. Ga met andere woorden niet zomaar op alles in wat inkomsten oplevert. Dergelijke keuzes maken is een goede investering op lange termijn. Organiseer uw eigen competentiemanagement Ga op zoek naar uw sterkte en zwakke punten. Gebruik hierbij de gekende competentietechnieken. Organiseer een functioneringsgesprek met een opdrachtgever. Dit alles levert u heel wat inzichten op. Noteer deze punten en werk ernaar. Optimaliseer met andere woorden uw sterke punten en schaaf zwakke punten bij. Zet voor uzelf meetbare doelstellingen op, afgebakend in tijd Ook freelancers ondernemen beter als ze goed weten waar ze naartoe gaan. Noteer daarom de doelstelling die u wil bereiken en baken deze af in de tijd. Voordeel hierbij is dat er een duidelijke richting zit in uw activiteiten. Zo wordt beslissingen nemen eenvoudiger. Voorbeelden van doelstellingen zijn : • 20% meer omzet tegen eind volgend jaar • 10% meer omzet uit bestaande klanten binnen 12 maand • 30% van opdrachten voor sector X tegen … Volg deze doelstellingen dan op en stuur bij waar nodig Het heeft geen zin om doelstellingen uit te werken en ze dan niet op te volgen. Maak daarom op regelmatige basis (vb. 1 x per maand) een stand van zaken op en stuur bij waar nodig.
Zoek naar argumenten om met u te werken Wat zijn uw argumenten om met u in zee te gaan ? Kent u deze ? En communiceert u ze ook via bijvoorbeeld een verkoopgesprek of uw site ? Een manier om op zoek te gaan naar sterke argumenten is door een lijst te maken van 10 belemmeringen die mensen (kunnen) hebben mbt tot uw dienstverlening of de producten waarmee u werkt. Zoek op basis van deze (mogelijke) belemmeringen naar argumenten om ze te weerleggen. Ook bij prospectie is een goede voorbereiding de helft van het werk Informeer u vooraf goed over de onderneming waarvoor u wil werken en de persoon of personen waarmee u zal onderhandelen. Tracht u voor te stellen waar ze precies naar op zoek zijn, denk na over wat voor hun sector interessant is. En ken de functie, taken en zelfs interesses van uw gesprekspartners. LinkedIn (www.linkedin.com) is een interessant vertrekpunt bij dergelijke voorbereiding. Weet steeds meer over een onderhandelingsthema dan anderen Zorg er bij onderhandelingen voor dat u maximaal op de hoogte bent van de dossiers. Zelfs, op het eerste zicht, onbenullige informatie kan interessant zijn tijdens onderhandelingen. Personaliseer offertes en projectvoorstellen Gebruik geen standaardteksten in een offerte of projectvoorstel. Stem de inhoud zoveel mogelijk af op de klant. Werk met voor hen herkenbare voorbeelden en referenties. Let op van vakjargon Lees uw offertes, folder, website,… na op vakjargon. Gebruik termen die begrijpbaar zijn voor de lezer. Leg desnoods bepaalde principes uit. Doe aan nacalculatie ! Noteer gedetailleerd alle gepresteerde uren binnen een project. Werk hiervoor met timesheets per project. Leg deze bij het afwerken van een projet naast uw oorspronelijke offerte of gemaakte factuur. Dit geeft u zicht in de rentabiliteit van uw activiteiten en projecten. Vergeet de nacalculatie niet bij het maken van nieuwe offertes Gebruik uw nacalculatie bij het opstellen van een nieuwe offerte of projectvoorstel. Zo maakt u zo correctere en realistischere offertes
Er bestaan ook voor freelancers interessante open-‐source softwares Bij open-‐source softwares krijgt u de code van de toepassing mee en meestal is er een gratis versie beschikbaar. Ook interessant dus voor freelancer. Zo is er bijvoorbeeld Bamboo invoice voor facturatie (www.bambooinvoice.org) en Seashore voor het bewerken van beelden op Mac (alternatief voor Photoshop). Op de website www.sourceforge.org vindt u duizenden open-‐source toepassingen in alle mogelijke thema’s. Maak back-‐ups ! Maak op regelmatige tijdstippen een back-‐up. En niet enkel van uw documenten. Maar ook van mails, contactpersonen, uw agenda,… Wees voorzichtig met paswoorden op het web Enkele tips voor een veilig gebruik van paswoorden : • Gebruik meerdere paswoorden • Maak uw paswoorden moeilijk • Strooi uw paswoorden niet rond Inventariseer uw software licenties en hardware serienummers Een dergelijke inventaris is goed waard voor in geval iets mis gaat (diefstal, brand,…) met uw ICT-‐materiaal. Het laat u toe om heel wat sneller uw activiteiten te hernemen en de communicatie omtrent verzekeringen verloopt vlotter. Bewaar ook de contactgegevens van al uw ICT-‐ leveranciers in offline. Start de dag met een TO DO lijst Door voor elke dag een takenlijst uit te werken brengt u meer structuur in uw activiteiten en verhoogt u uw efficiëntie. Op de website www.actionmethod.com vindt u informatie over deze manier van werken en een gratis te downloaden fiche om aan de slag te gaan. Zet uw e-‐mail uit ! E-‐mail zorgt voor afleiding en deconcentratie. Ga er dus bewust mee om en verhoog zo uw efficiëntie. Zo kan u door de dag uw mailsoftware offline plaatsen en enkel mails verwerken bij het begin en einde van uw werkdag. En waarom niet één of twee dagen per maand volledig offline werken ? Het rendement hiervan zal u snel duidelijk worden.
Werk met realistische deadlines Het grootste probleem met deadlines is dat ze worden opgezet zonder rekening te houden met de realiteit. Werk daarom realistische deadlines uit. En hou rekening met gepresteerde uren bij vorige projecten. Een mens blijft maar 90 minuten echt geconcentreerd Onderzoek toont aan dat mensen gemiddeld anderhalf uur geconcentreerd. Bouw daarom regelmatige pauzes in, uitgaande van dit principe. Doe gedurende minsten 15 minuten iets anders en verhoog zo uw rentabiliteit. Leef gezond ! Want ziek kan je toch niet werken ! Een dooddoener om deze reeks van tips mee af te sluiten. Maar toch een principe waartegen heel wat freelancers zondigen. Let op uw voeding en beweeg of sport. Opnieuw een zeer rendabele tijdsinvestering.
________________________________
Ik hoor en vergeet. Zie en onthou. Doe en begrijp. Confucius
10 handige gratis tools die een freelancer zeker moet kennen Online back-‐ups nemen met Mozy.com www.mozy.com Draait op de achtergrond van uw Windows PC of Mac en maakt een back-‐up op de Mozy servers van nieuwe of aangepaste documenten. Extra functionaliteiten bij uw rechtermuisknop met Hyperwords.com www.hyperwords.com Eens men deze toepassing gebruikt is het moeilijk om nog zonder te surfen. Het gaat om een gratis en eenvoudig te installeren software met extra functionaliteiten voor uw rechtermuisknop. Zo word het mogelijk om op geselecteerde tekst te zoeken in Google, YOUTube, wikipedia,… Maar ook is er de mogelijkheid om vreemde valuta, afstanden (vb. inch naar meter), gewichten (vb. pound naar kilogram),… te converteren. Online agenda bijhouden en delen met Google Calendar www.google.com/calendar Met Google Calendar krijgt u een online een agenda (ook te synchroniseren met Outlook of iCal) die u kan delen of zelfs publiek plaatsen.
Tekstverwerker, rekenblad en presentatiesoftware via Google docs www.google.com/docs Eenvoudig in gebruik, geen installatie nodig, handig om uw documenten te delen, van overal beschikbaar en met automatische back-‐up. WeTransfer : om bestanden tot 2Gb door te sturen www.wetransfer.com Met deze tool stuurt u grote bestanden door naar gelijk welk e-‐mail adres. WeTransfer.com werkt niet enkel zeer intuïtief maar ziet er ook nog eens verbazend goed uit. Vind het ondernemingsnummer van elke Belgische onderneming http://www.unizo.be/uwzaakleiden/graydon_zoek.jsp Om snel een Belgisch ondernemingsnummer te vinden. Online documenten delen en opslaan met Box.net www.box.net Box.net stelt u gratis 5Gb schijfruimte ter beschikking. Dit om documenten te delen (vb. download van uw website). Delicious.com : social bookmarking www.delicious.com Sla uw facorieten op bij delicious.com en heb ze overal ter beschikking (onafhankelijk van de computer waarop u werkt). Deel ze met anderen en vind op de pagina van andere Delicious.com gebruikers nieuwe sites. Totdan.be – Stuur in 1 keer vergaderverzoeken door www.totdan.be Handig als u een vergadering wil inplannen met meerdere personen. U stuurt 1 verzoek door met enkele mogelijke data en iedereen geeft zijn voorkeur aan. Online enquêtes afnemen met Surveymonkey www.surveymonkey.com Surveymonkey laat u toe om een enquête op te stellen (gratis tot 10 vragen) en door te sturen naar anderen. De antwoorden blijven bewaard bij Surveymonkey en zijn te exporteren naar bijvoorbeeld Excell.
We can sell our time, but can't buy it back again Paulo Coelho
Sites voor freelancers om opdrachten te vinden Ikki.be – platform tussen opdrachtgevers en freelancers Vind, vooral langetermijn, opdrachten bij ikki.be in diverse sectoren komende van Belgische opdrachtgevers. Freelancebureau.be Opdrachten van Belgische ondernemingen en partikulieren. Cnbe.be – Creatives Network Belgium Site waarop designers, grafici,… hun portfolio voorstellen. Freelancejob.be Opnieuw een site die opdrachtgevers en freelancers uit alle mogelijke sectoren samenbrengt. Guru.com Internationale marktplaats voor freelance opdrachten. Freelance.com Een forum voor freelancers om internationale opdrachten te vinden ITjobs4you.be Freelance opdrachten voor Belgische IT-‐ers Graphicshake.com Online B2B platform voor websitebouwers, website design & grafici, Freelancenetwork.be Waar opdrachtgevers opdrachten plaatsen en freelancers nieuwe klanten Creativeskills.be Portfolio / jobplatform voor de Belgische creatieve sector Ikzoekeenfreelancer.com B2B platform met kort en lange termijn opdrachten voor alle types van freelancers
Begrijp dat in marketing ‘hoeveel’ absoluut niet zo belangrijk is als ‘wie’ Seth Godin
Snel toepasbare tips voor de promotie van uw activiteiten • Laat van u horen en claim expertise in uw vakgebied op online fora, Linkedin groepen, ikki.be communities,… • Publiceer een gratis e-‐boek (PDF) over een thema dat u zeer goed ligt • Promoot uw Powerpoint presentaties op Slideshare.net • Start een BLOG (bijvoorbeeld via Tumblr.com of gratis als UNIZO lid op unizo.be) en stel uzelf voor door uw kennis te delen • Creeër een persoonlijk LinkedIn profiel en bedrijfspagina Lees de gids op http://marketing.linkedin.com/companypages • Doorzoek 1x per maand uw LinkedIn contacten (en hun contacten) en contacteer wie interessant is. Dit hoeft niet altijd vanuit een verkoopsoptiek te zijn. Gewoon contact houden is ook interessant. • Voorzie een halve dag per maand voor een afspraak met bestaande klanten of een nieuw contacten (op basis van een sterke selectie). Een update met klanten resulteert soms in nieuwe opdrachten. • Update minstens 2x per maand uw LinkedIn pagina met nieuws, expertises, referenties… • Plaats case-‐studies van uw projecten (al dan met naamsvermeldig van de klant) op uw website. Hou de case objectief en vertrek vanuit een, voor uw doelgroep, herkenbaar probleem. Omschrijf uw aanpak en licht de resultaten voor de klant toe. Voorbeelden van cases op www.marketingsherpa.com • Geef uw website persoonlijkheid. Freelance ondernemen gaat om u. Laat zien wie u bent (ook met foto’s) en laat uw persoonlijkheid doorschemeren in al uw inhoud en bij de opmaak.
Te vaak meten we alles en begrijpen we niets C. Morone
10 gratis tools om u website te versterken • Addthis www.addthis.com Copieer en plak deze tool in uw site en vanaf dan wordt het voor bezoekers eenvoudig om uw site en pagina’s te delen op sociale media of via mail • Facebook comment
http://developers.facebook.com/docs/reference/plugins/comments/
•
•
•
•
Hiermee kunnen gebruikers commentaar geven op onderdelen van uw site en dit wordt dan ook direct gedeeld via Facebook Facebook Like knop http://developers.facebook.com/docs/reference/plugins/like/ Plaats deze knop op uw website indien u een Facebook pagina hebt. Zo kunnen mensen vanuit uw site uw Facebook pagina ‘Liken’. Integreer uw powerpoint presentaties in uw website www.slideshare.net Dit is de YOUtube van de Powerpoint presentaties. Ideaal om presentaties beschikbaar te stellen op uw site. Zet een eigen filmkanaal op www.youtube.com Geregistreerde YOUtube gebruikers hebben de mogelijkheid om hun favoriete films te delen met anderen. Er is zelfs steeds een rechtstreeks URL naar uw favorieten. Zo kan u een themakanaal opzetten als extra voor uw website met uw films maar ook deze van anderen. Een leuke surplus voor uw website. Creeër gebruiksvriendelijke formulieren www.wufoo.com Met Wufoo zet u snel online formulieren op en integreert u ze in de eigen site zonder dat hiervoor technische kennis vereist is. De resultaten worden bijgehouden op Wufoo of doorgestuurd via mail.
• Optimaliseer uw website op basis van het gebruik ervan www.google.com/analytics Google analytics meet het gebruik van uw website. Alles wordt voorgesteld in duidelijke rapporten. Gebruik de opgedane kennis om uw site te optimaliseren. • Optimaliseren van uw website voor Google positionering www.google.com/webmasters/tools De Google webmaster tools helpen u bij het optimaliseren van uw website voor Google. Er zijn tools die u advies geven op basis van uw inhoud, en andere die helpen bij het uitwerken van een sitemap. • Elektronische nieuwsbrieven opzetten en versturen www.mailchimp.com Mailchimp is een e-‐mail marketing software. De software helpt u bij het opstellen en versturen van elektronische nieuwsbrieven. Ook is er een tool beschikbaar om inschrijvings-‐formulieren op te zetten en te integreren in de eigen site. Mailchimp is gratis tot 2.000 abonnees. • Hoe ziet uw site eruit in de verschillende browsers ? www.browsershots.org De compatibiliteit van uw website in de diverse browsers is een belangrijk thema mbt de gebruiksvriendelijkheid. Met browsershots.org ziet u hoe uw site eruitziet in de belangrijkste browsers en hun verschillende versies.
Respectvol ondernemen heeft voor alles te maken met efficiënt communiceren, een zuivere intentie en respectvol beïnvloeden Jef Colruyt
Freelance eco-‐vriendelijk en bespaar geld met deze tips
• Verminder, recycleer en hergebruik • Zet uw apparaten uit wanneer u ze niet gebruikt • Haal laders (vb. van laptop of GSM) na het laden uit het stopcontact • Zet uw verwarming een graadje en bespaar u 6% op uw factuur • Planten in de werkruimte = zomaar propere lucht • Organiseer eens een meeting via Skype of GoToMeeting.com • Print minder uit en gebruik gerecycleerd papier • Gebruik spaarlampen in al uw bureeelverlichting • Gebruik herlaadbare batterijen • Verkoop 2e hands (of geef weg) in plaats van weg te gooien
Voor wie wacht komt alles steeds te laat The scene
En nu nog gewoon 10 online bronnen voor freelancers Stuk voor stuk websites met nog eens tal van tips, ideeën en adviezen voor freelancers. De bronnen zijn soms in het Nederlands, en soms Engelstalig. • Ikki.be BLOG www.ikki.be • UNIZO website www.unizo.be • Webinars en artikels voor freelancers op LoveToBeFree www.lovetobefree.be • Fun en inspiratie op de LoveToBeFree Facebook pagina www.facebook.com/LoveToBeFree • Freelanceswitch (Engelstalig) www.freelanceswitch.com • Freelancefolder (Engelstalig) www.freelancefolder.com • Guerilla freelancing (Engelstalig) www.guerillafreelancing.com • Engelstalige video’s (soms met ondertiteling) met ideeën over alle mogelijke thema’s www.TED.com • Ideetjes zo van de straat geplukt www.straatjutten.nl • Dagelijkse inzichten van marketingguru Seth Godin http://sethgodin.typepad.com/
