10/5/2006 10:57
1/9
SYSTEM FEATURE • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Panjang pesan yang dapat direkam total 480 detik = 8 menit ! Semua pesan dapat direkam / diganti. Full Dual language control. (control dua bahasa yang penuh untuk Indonesia dan Inggris/ bahasa lain) Dual port system (dua port / system) Day, Night, Holiday mode (mode untuk kantor buka, kantor tutup dan kantor libur) Holiday mode with holiday announcement Incoming Call Screening (mengalihkan panggilan masuk ke extension tertentu) Live operator auto transferring Directory service (tekan 1 untuk marketing, dst.) Group call forwarding untuk 99 group Direct dial extension number One digit direct dial forwarding DTMF override ketika playing voice message untuk response yang cepat LED status untuk standby dan operational Semua message greetings dapat direkam Full DTMF inband integration Reliable Call Progress Monitoring for universal dial tone detection (CPM) Program transfer dan Voice transfer between units. Remote recording and programming with voice guide and confirmation tone Compatible with major PABX manufacturer Panasonic & NEC-Nitsuko
BASIC SYSTEM CONSTRUCTION
TAU-120 AUTO ATTENDANT CONSOLE
POWER 220VAC
Hubungkan Port 1&2 ke extension dari PABX
PABX PANSONIC KXTA, HB, TDN, TD500, NITSUKO, NEC Tau-120 Port 1 & port 2 dipasang pada extension PABX untuk single line telepon (analog telephone).
10/5/2006 10:57
2/9
SYSTEM FLOWCHART
FlowChart TAU-120 Incoming call
Libur ?
Voice [21]: Kantor kami tutup dari tanggal 25 Des s/d 2 Jan, silahkan anda menghubungi kami kembali tanggal 3 Jan. Selamat Natal dan Tahun Baru Our office is closed from Dec 25nd to Jan 2nd. You can call us again on Jan 3rd. Merry Christmas and Happy New Year.
Voice [20]: Terima kasih anda telah menghubungi kami, tekan 1 untuk bahasa Indonesia or Press 2 for English
Voice [01]: Tekan 1 untuk marketing, tekan 2 untuk service, silahkan tekan extension yang dituju atau tekan 0 untuk bantuan operator Voice [11]: Press 1 for marketing, press 2 for service. Please dial the extension number you wish to call or dial 0 for operator assistance
Voice [06]: Extension tidak terdaftar, tekan nomor extension lain, atau 0 untuk operator Check Voice [16]: The extension is not avaiable, dial another extension or 0 for operator assistance
Dial dial an extension number
End
extension answer jawab
Extension Status
dial "0" operator assistant
extension noanswer tidak jawab
extension busy sibuk Voice [04]: Sedang sibuk, tekan nomor extension lain, atau 0 untuk operator Voice [14]: The extension is busy, dial another extension or 0 for operator assistance
Live Operator: Halo, bisa dibantu? Hello, how can i help you?
End
Voice [05]: Extension tidak menjawab, tekan nomor extension lain, atau 0 untuk operator Voice [15]: The extension does not answer, dial another extension or 0 for operator assistance
10/5/2006 10:57
3/9
SYSTEM INSTALLATION
Automatic Attendant Console
TAU120 LINE
Status Port 1
DAY/NIGHT
Status Port 2
STATUS
Mode Status Power Day/Night/ Proteksi Status Holiday
Adaptor 12VAC
LED / Konektor Status Port 1 Status Port 2 Day/Night Status Program Power Status Adaptor 12VAC Serial Port 1 Port 2 Tombol Mode
Serial Tombol Port 1 Port 2 Posisi Keterangan Berkedip-kedip Standby Menyala Operational (menjawab panggilan telepon) Berkedip-kedip Standby Menyala Operational (menjawab panggilan telepon) Mati Day Mode (Kantor Buka) Menyala Night Mode (Kantor Tutup) Berkedip-kedip Holiday Mode (Kantor Libur) Mati Program tidak diproteksi Menyala Program terproteksi Menyala Power LED untuk Power Adaptor 12VAC Input untuk adaptor 12VAC 800mA Data serial dan voice Port untuk transfer suara dan program antar Tau120 Port yang dihub. dengan ext PABX Port yang dihub. dengan ext PABX Day / Buka Tekan 3 detik kembali sampai LED Status mati Night / Tutup Tekan 3 detik sampai LED Status menyala Holiday / Libur Tekan 6 detik sampai LED berkedip-kedip Proteksi Tekan 1 detik sampai LED Status mati
Bagian ini menjelaskan bagaimana cara instalasi Tau120 untuk pertama kali beroperasi. 1. Masukkan power adaptor 220V/12V kedalam DC Input pada panel belakang dan Kabel listrik ke dalam soket AC220V. Lampu status port 1 & 2 akan berkedip-kedip setiap 1 detik sekali, menandakan system telah bekerja. Jika lampu tidak berkedip cabut DC Input , tunggu beberapa detik dan coba pasang kembali. 2. Masukkan kabel line telpon kedalam jack RJ-11 port 1 & 2 dan ujung satunya kedalam terminal penyambungan PBX.
PABX REQUIREMENT Tau 120 dapat dihubungkan dengan berbagai PABX. Persyaratan PABX yang dapat dihubungkan yaitu PABX harus mempunyai extension single line yang akan dihubungkan pada Tau120. • PABX harus dapat memberikan sinyal ring. (AC 30-80V) • Extension yang disambungkan pada Tau120 haruslah Group Hunting atau berdering secara bergantian • Sistem tidak boleh ditempatkan pada area yang mempunyai temperatur tinggi, • sinar matahari secara langsung ataupun daerah yang terlalu lembab.
SYSTEM PROGRAMMING 1. Untuk memasuki mode program • • •
Pastikan LED Status Program mati. Jika LED menyala maka anda tidak akan bisa masuk ke menu program supervisor kecuali dengan password operator saja. Dial nomor extension yang tersambung ke PORT 1 pada Tau120. Ketika anda mendengar suara “Terima kasih…”, tekan [*][*] dan diikuti dengan password supervisor atau operator (default 1234 dan 8888)
10/5/2006 10:57 •
4/9
Terdengar Tone Konfirmasi (1 beep) yang menandakan anda telah memasuki mode program. Dan mendengar “masukkan kode program” Jika password salah maka line akan diputuskan.
• Catatan: • elama pemrograman sistem tidak melayani panggilan telepon. S • Hanya password operator yang dapat berfungsi untuk ubah greeting suara libur/holiday dan ubah mode autoattendant ke mode night atau holiday mode. • PASSWORD SUPERVISOR TIDAK BOLEH HILANG, jika password hilang maka system harus direset total.
Dial ke port 1 lalu tekan, **XXXX (jika melalui port 2 maka akan diputus) Tekan ** Masukan Password Supervisor jika password benar maka akan masuk ke menu program atau jika password salah maka akan diputuskan. 2. Masukkan Nomor Program Setelah masuk ke mode program Setelah memprogram suatu kode anda akan mendengar tone konfirmasi: 1 beep panjang : Setting berhasil. 2 beep pendek : Setting gagal. Catatan: Untuk Membatalkan program tekan [##] di mana saja. 3. Untuk keluar dari mode program tekan [**] Catatan: Sistem akan secara otomatis memutuskan line jika anda tidak memasukan data selama 30 detik.
PROGRAM FOR RECORDING & PLAYING MESSAGE GREETING (SUARA) Masuk ke menu Program **+Password
Masukkan Kode Program
Beep 2x: kembali
# Dial Kode Program 01 ~ 21
Dengar suara Message yang akan diganti
Dial Dial * mulai rekam
*
Setelah Beep, Mulai rekam message
*
Dial * stop rekam
Dial
Beri jeda 1 detik setelah selesai rekam lalu tekan *
Cara untuk merekam suara greeting adalah: • Dial ke port 1 • Setelah dijawab tekan ** + 4 angka password program default: 1234 • Dengar suara “Masukkan kode program” • tekan nomor suara (voice) [XX] dari program [01] atau sampai [21] • dengar suara yang telah terekam sebelummya • tekan * untuk mulai rekam • dengar suara tut kemudian jeda 2 detik • mulai merekam suara greeting yang baru • Jeda diam 2 detik, kemudian baru tekan * lagi untuk selesai merekam • jika salah tekan * lagi untuk mulai merekam
10/5/2006 10:57 Voice [01]
Mode Day
[02] [03] [04]
Night Day-Night Day-Night
[05]
Day-Night
[06]
Day-Night
[07]
Day-Night
[11]
Day
[12] [13] [14] [15] [16] [17]
Night Day-Night Day-Night Day-Night Day-Night Day-Night
[20]
Day-Night
[21]
Holiday
[**]
Keluar
5/9 Isi Tekan 1 untuk marketing, tekan 2 untuk service, silahkan tekan extension yang dituju atau tekan 0 untuk bantuan operator Silahkan tekan extension yang dituju atau tekan 0 untuk bantuan operator Silahkan anda menghubungi kami kembali, terima kasih. Extension yang anda tuju sedang sibuk, silahkan tekan extension lain atau 0 untuk bantuan operator Extension yang anda tuju tidak menjawab, silahkan tekan extension lain atau 0 untuk bantuan operator Extension yang anda tuju tidak terdaftar, silahkan tekan extension lain atau 0 untuk bantuan operator Mohon tunggu sebentar Press one for makerting, press two for service, or dial extension number you wish to call or press zero for operator assistance Dial extension number you wish to call or press zero for operator assistance Thank you for your call, Good bye. The extension is busy The extension does not answer You have dialed invalid extension number Please wait for a moment / Please hold Terima kasih anda telah menghubungi [perusahaan] kami, tekan 1 untuk bahasa Indonesia, or press 2 for English Selamat hari Natal dan Tahun Baru. Kantor kami tutup dari tanggal 24 Desember sampai dengan 2 Januari. Anda dapat menghubungi kami kembali pada tanggal 3 Januari, atau dapat menghubungi nomor online 24 jam kami di 081xxx – xxxxx. Merry Christmas and happy New Year. Our office is closed from December 24th until January 2nd. We will be open on January 3rd or you can contact our 24 hour online numer at 081xxx – xxxx. Keluar Program. Jika tidak menekan [**]. Auto Attendant akan secara otomatis kembali ke menu standby setelah 30 detik tidak menekan tombol telepon.
PROGRAM UNTUK JENIS PILIHAN BAHASA •
Program untuk pilihan dua bahasa (Indonesia dan Inggris Program 81 diisi dengan [81] + 01) Semua suara dari Voice [11] s/d Voice [20] harus direkam dengan bahasa Indonesia atau Inggris sesuai dengan daftar program voice di atas dan lihat Flowchart diatas
•
Program untuk pilihan satu bahasa (Indonesia saja, Program 81 diisi dengan [81] + 00) Hanya suara Voice [20] & [21], Voice [11] sampai Voice [17] yang dipergunakan. Voice [20] diisi seperti contoh: “Terima kasih anda telah menghubungi PT. XYZ distributor merk ABC” Voice [11] diisi seperti contoh: “Tekan 1 untuk sales, 2 untuk finance, atau tekan extension yang dituju, tekan 0 untuk operator”.
PROGRAM FOR PARAMETER SETTING Cara untuk merekam suara greeting adalah: • Dial ke port 1 • Setelah dijawab tekan ** + 4 angka Password Program default: 1234 • Dengar suara “Masukkan kode program” • tekan nomor program parameter setting [XX] dari program [30] atau sampai [99] • kemudian masukan isi program • tekan # untuk batal Untuk mengaktifkan mode DAY, NIGHT, HOLIDAY pada program [80], dapat dilakukan dengan tidak menggunakan password. Anda dapat mendial extension port 1 pada autodialer, kemudian setelah dijawab dapat menekan: • Tekan *#80 00 untuk mengaktifkan mode siang hari (Day Mode) • Tekan *#80 01 untuk mengaktifkan mode malam hari (Night Mode) • Tekan *#80 02 untuk mengaktifkan mode hari libur (Holiday Mode) Pasword Operator hanya berfungsi untuk program 21 dan 80. Pasword Supervisor bisa berfungsi untuk seluruh program.
10/5/2006 10:57
“Masukkan kode program”
6/9 Tekan 2 angka kode program yang akan diubah [22] ... [99]
Tekan parameter data yang akan diprogram
Tekan isi program Tekan # untuk batal diubah
Tekan sampai data terakhir Dengar suara tut panjang tanda program sudah masuk
PROG [**]
[##] [22]
[23]
[30] [31] [32] [33] [34]
[35]
[36] [37]
[38]
[39] [40] ~ [49]
KETERANGAN Keluar Program. Jika tidak menekan [**]. Auto Attendant akan secara otomatis kembali ke menu standby setelah 30 detik tidak menekan tombol telepon. Batal Program Operator Extension Day Mode (Kantor Buka) XXXX = 4 angka extension operator 1 pada day mode YYYY = 4 angka extension operator 2 pada day mode (untuk next feature!) Contoh: operator 1 adalah extension 100 maka XXXX = 100* dan operator 2 adalah extension 101 maka YYYY = 101*, jadi program formatnya adalah 22 + 100*101* Operator Extension Night Mode & Holiday mode (Kantor Tutup & Kantor Libur) XXXX = 4 angka extension operator 1 pada night mode / kantor tutup YYYY = 4 angka extension operator 2 pada holiday mode / kantor libur Contoh: extension kantor tutup adalah extension 106 maka XXXX = 106* dan kantor libur 2 adalah extension 107 maka YYYY = 107*, jadi program formatnya adalah 23 + 106*107* Ubah Password Program. Default 1234 Ubah Password Operator untuk program [21], [37], dan [80] saja. Default 8888 Maksimum Interdigit time Default: 3 detik = 0300 = 300 x 10 ms = 3000 ms = 3 second Waktu tunggu nada dialtone sebelum dial Default: 1 detik = 0200 = 200 x 10 ms = 2000 ms = 2 second Jumlah ring sebelum Tau-120 menjawab panggilan masuk Default: 0102 (1 kali ring untuk port 1 dan 2 kali ring untuk port 2) XX= jumlah ring untuk port 1; YY = jumlah ring untuk port 2. Proteksi dari Fraud modifikasi program & suara secara remote Jika diisi dengan 01 maka seluruh program dan suara akan diproteksi sehingga tidak bisa dimodifikasi oleh password supervisor. Untuk membuka proteksinya, tekanlah tombol selama 1 detik, sampai lampu status mati. Setelah itu password supervisor akan berfungsi untuk sekali akses saja. Untuk masuk ke program lagi, anda harus menekan tombol lagi. Jika diisi dengan 00 maka seluruh program dan suara akan bebas diubah oleh password supervisor. Flash time untuk transfer ke ext. yang dituju Default: 600 ms = 0060 = 60 x 10 ms = 600 ms Timer untuk ubah waktu lebar ringback tone dan waktu panjang ringbacktone Waktu lebar ringbacktone = 550ms dan Waktu panjang ringback tone = 3200ms. Default: 05503200 Ubah deteksi Error Tone (Fast busy tone) Default : 00 00 = deteksi error tone akan dianggap extension sibuk 01 = deteksi error tone akan dianggap extension tidak terdaftar/salah Minimum deteksi dtmf Default: 13 Program Daftar Extension yang benar terdiri dari 10 batas nomor extension yang berlaku Contoh 1: Extension yang terdaftar adalah dari ext 100 s/d 113 dan 200 s/d 220 dan 300 s/d 343 Maka program yang di isi adalah: [40] + 0100 0113 [41] + 0200 0220
Format & Default
[22] + XXXXYYYY Default: Ext Operator 11 = 11**11** [23] + XXXXYYYY Default: Ext Operator 11 = 11**11**
[30]+1234 [31]+8888 [32]+0300 [33]+0200 [34]+XXYY Max Ring = 8 ring Default: [35] + 00 (Bebas) [35] + 01 (Terproteksi)
[36]+0060 [37]+05503200
[38]+00
[40] + AAAA BBBB AAAA = ext awal BBBB = ext akhir
10/5/2006 10:57
7/9
[42] + 0300 0343 program [43] s/d [49] diisi dengan 0000 0000 untuk tidak dipergunakan [50] ~ [79]
Program Extension Directory Service dan Call screening yang terdiri dari 30 daftar Untuk memprogram directory dari extension dan call screening yang berfungsi untuk mengalihkan panggilan dari autoattendant ke extension tertentu. Contoh: XX adalah program [50] s/d [79], jika sudah diisi harus program ke nomor lainnya. Jika ingin membuat “Tekan 1 untuk marketing tekan 2 untuk service”, maka jika tekan angka 1 akan dialihkan ke ext 202 dan tekan 2 ke ext 250, maka program adalah [XX] + 1*** 202* [XX] + 2*** 250* Jika ingin mengalihkan extension direktur (ext 300) ke extension sekertarisnya (ext. 302), maka program yang dimasukkan [XX] + 300*302* , sehingga seluruh panggilan dari autoattendant ke ext 300 akan dialihkan ke ext 302
[80]
[81]
[82] [83]
[84]
[85]
[86]
[87]
[88]
Untuk menghapus maka isi: [XX] + **** **** Program Day, Night dan Holiday mode • [80] + 00 Day Mode = adalah mode yang dipergunakan pada kantor buka, extension operator day mode akan digunakan, suara greeting day mode juga yang dipergunakan. • [80] + 01 Night Mode = adalah mode yang dipergunakan pada kantor tutup, extension operator night mode dan suara greeting night mode yang dipergunakan • [80] + 02 Holiday mode = adalah mode pada kantor libur, dan suara greeting hari libur dari program [20] akan diumumkan oleh autoattendant. Program jenis pilihan bahasa [81] + 00 bahasa tunggal yaitu bahasa Indonesia [81] + 01 dua bahasa yaitu bahasa Indonesia dan Inggris Program loop / pengulangan sebelum diputuskan (pilihan bahasa dan pilihan ext) [82] + 0202 Default 2 kali pengulangan Program panjang ext ( 2 digit, 3 digit, atau 4 digit) [83] + 02 untuk extension 2 digit dari 10 s/d 99 [83] + 03 untuk extension 3 digit dari 100 s/d 999 [83] + 04 untuk extension 4 digit dari 1000 s/d 9999 Program Deteksi transfer untuk Call Progress atau DTMF inband mode [84] + 00 deteksi untuk transfer extension adalah deteksi automatis call progress tone dan DTMF inband mana yang terdeteksi dulu [84] + 01 deteksi untuk transfer extension adalah deteksi call progress tone [84] + 02 deteksi untuk transfer extension adalah dengan deteksi DTMF inband integration; khusus untuk PABX yang mempunyai fasilitas Voice Mail integration seperti Panasonic KXTA 308, KXTA 616, TDN, TD500, XH. Program DTMF inband Integration Format: [85] + RRBB OONN AACC RR = tipe DTMF 1 untuk deteksi Ringback tone (transfer mendapat nada panggil) BB = tipe DTMF 2 untuk deteksi Busy tone (transfer pada ext. yang sibuk) OO = tipe DTMF 3 untuk deteksi Reorder tone (transfer pada ext yang salah / tidak terdaftar) NN = tipe DTMF 4 untuk deteksi DND do not disturb (transfer pada ext yang diset untuk tidak dapat diganggu / akan selalu terdeteksi sibuk) AA = tipe DTMF 5 untuk deteksi Answer (transfer dijawab) CC = tipe DTMF # untuk deteksi Disconnect (hubungan diputuskan) Program DTMF inband Integration untuk voice mail system Format: [86] + VVMMEE VV = tipe DTMF 6 untuk deteksi Forward ke Voice mail Ring MM = tipe DTMF 7 untuk deteksi Forward ke Voice mail Busy EE = tipe DTMF 8 untuk deteksi Forward ke Ext lain
Program Maksimum Waktu Transfer untuk deteksi tidak jawab Waktu untuk mendeteksi transfer ext tidak dijawab. Format: [87] + 2200 = 22 detik Program Maksimum jumlah salah tekan extension Format: [88] + MM Default: 02 kesalahan. Jika user menekan 2 kali berturut-turut nomor extension yang
Default: [80] + 00
Default: [81] + 01
Default [82]+ 0202 Default [83] + 02
Default: [84] + 00
Default: 010203040512 (untuk Panasonic KXTA 308, 616, 624, TDN1232; lihat buku manual PABX Panasonic untuk DTMF integration) Default: 060708 (untuk Panasonic KXTA 308, 616, 624, TDN1232; lihat buku manual PABX Panasonic untuk DTMF integration) [87] + 2200
[88] + 02
10/5/2006 10:57
8/9
tidak terdaftar maka pada kesalahan ke-2 akan langsung secara otomatis ditrasnfer ke extension operator [90] [91]
Transfer Suara antar Tau 120 Transfer Program antar Tau 120
[90] + * [91] + *
[96]
Reset Daftar Batas Extension yang berlaku pada program [40]~[49] menjadi 0000 9999, sehingga system akan berlaku untuk seluruh extension yang ditekan Reset 30 daftar directory assistance dan call screening (30 daftar) dari program [50] ~ [79]. Reset Data Program [32]~[36] dan [80]~[88] ke default
[96] + *
[97] [98]
[97] + * [98] + *
Catatan: password operator hanya dapat berfungsi untuk ubah greeting suara libur/holiday dan ubah mode autoattendant ke mode night atau holiday mode. Untuk masuk ke menu operator adalah dengan tekan ** + 8888 (default password 8888)
PROGRAMMING PABX HIGHLIGHT (dilihat bersama buku manual PABX Panasonic) •
Panasonic KXTA series (dengan DTMF Integration) TAU120 dihubungkan pada Ext. Jack 07, 08, 15 atau 16 yaitu jack yang digunakan untuk Panasonic Voice Processing System (VPS), Jack yang dihubungkan harus tersebut harus di-enable untuk Voice Mail. DTMF Integration harus di-enable (lihat buku manual KXTA308/616 Panasonic program [102] & [103]. Auto attendant TAU120 prog [84] & [85] harus di enable untuk dtmf integration. Untuk mencek extension sudah diprogram DTMF integration, maka jika ext tersebut melakukan transfer maka akan terdengar nada DTMF jika extension tujuan sibuk, tidak jawab dll. Sesuai dengan tabel DTMF signal dari manual Panasonic. DTMF signal KXTA tersebut harus cocok dengan dtmf sinyal dari TAU120 pada prog [85] Program PABX agar incoming call ke ext autoattendant pada day mode dan night mode (flexible day / night ringing assignment). Programlah Flexible Ringing Assignment dan Delayed Ringing Assignment yang sesuai untuk ext autoattendant, yaitu dengan delay 1 ring saja. Untuk ext operator dapat diprogram agar Delayed Ringing Assignment dengan 4 x ring.
•
Panasonic TDN series & XH & TD-500 (dengan DTMF Integration) Cara program mirip dengan KXTA. Programlah Extension Group Assignment untuk ext autoattendant menjadi ext. voice mail / autoattendant. Program VM Status DTMF set sesuai dengan Prog [85] & [86]. Program Station Hunting Type menjadi VM. ). Programlah Flexible Ringing Assignment dan Delayed Ringing Assignment yang sesuai untuk ext autoattendant, yaitu dengan delay 1 ring saja. Untuk ext operator dapat diprogram agar Delayed Ringing Assignment dengan 4 x ring.
•
Panasonic HB series & PABX lain (tanpa DTMF integration) Program 84+[00]. Program PABX agar incoming call ke ext autoattendant pada day mode dan night mode (flexible day / night ringing assignment). Programlah Delayed Ringing Assignment dan Delayed Ringing Count Selection yang sesuai untuk ext autoattendant, yaitu dengan delay 1 ring saja. Untuk ext operator dapat diprogram agar Delayed Ringing Assignment dengan 4 x ring.
TRANSFER PROGRAM DAN TRANSFER SUARA Dial Ke port 1 dari TAU-120 Master, Masuk ke program menu tekan [97] lalu tekan * maka seluruh suara akan ditransfer dari autoattendat master ke slave. Tekan [96] + * maka seluruh isi program akan ditransfer dari master ke slave. Kabel RJ45 Transfer
Ke PABX Ext.
TAU-120 MASTER
Adaptor 12VAC
Port 1
Adaptor 12VAC
Serial
TAU-120 SLAVE
10/5/2006 10:57 RJ45 ke Serial Auto Attendant Master 1 8 7 6 2
9/9 Keterangan TXD RXD Audio In - Out Audio Out - In Ground
RJ45 Serial Auto Attendant Slave 8 1 6 7 2
