Algemene Ledenvergodering VvE woonombionce "Jon de Louterhof" Dotum: dinsdog l5 november 201 I Tijd: 19.30
uur
.
Locotie: "Mullibox", Jon de Louterstroot
l. 2. 3. 4. 5. 6.
'15
Opening en mededelingen Notulen ALV 2 en24 moort 201i (reeds in uw bezit) Joorverslog (vonof ALV oktober 2010 toï nu) door de secretoris Verslog koscommissie over het boekjoor 2010 (Bijloge A) Uitkomsl noder ondezoek diverse posten von hel boekjoor 2009 met oonbevelingen
Begroting 2012 op bosis von voorlopige cijfers over 3 kwortolen von 201 I
Pouze
7.
Bestr'rjdinglegionello
o. b.
informotie over de stond von zoken verlenen von toestemming oon het bestuur olle mootregelen te nemen die noodzokel'rjk z'rjn om deze bocterie odequooi te besïrijden
B.
Tuin otrium en
9.
Bestuur.
o. b.
o. b.
potio informotie over de huidige stond von zoken verlenen von ioestemming oon het bestuur de hovenier opdrochi te geven de tuin in hei otrium en de poiio door (deels) nieuwe beplonting en onderhoud op niveou te brengen en te houden. ofscheid von de bestuursleden Dove Bodoux en Roy Voster. benoeming nieuwe bestuursleden.
10. Rondvroog 1
1. Sluiting (uiterlijk 22.OO vvr)
Bijlogen:
A. Verslog kosconlrolecommissie B. Concept begroting 2012
boekjoor 2010
C. Concept periodieke b'rjdro gen ov ezichl 201 2 D. Volmocht
NB
ffiï íedere bewoner die onverhoopt niel op deze vergadering oonwezig kon zijn een ondere bewoner zijn/haor gefekende volmochl meegeven, opdoÍ errechfsgeldÍge besluifen genornen kunnen worden? Heel graog,
Concept Jaaryerslaq bestuur Vereniqinq van Eigenaren J de Louterhof. iaar 20í02011 Het bestuur heefr dit jaar bestaan uit Chris van Andel (voozitter), Dave Badoux (penningmeester), Peter Cohen (secretaris), Willem Hagens en Roy Vorster, Ieden. Het bestuur vergaderde dit jaar 13 keer. De bestuursvergaderingen hebben plaatsgevonden op 2 december 2010 en op 6 januari, 1 februari, 24 februari,24 maatt, april, 12 mei, 8 juni, 6 juli, 4 augustus, 1 september, 3 oktober en 1 november 2011.
\ppt6_U
óo" I \ 1- \ \ I
Oe betangrijkste taak van het bestuur was om meer grip te krijgen op de financiën, zowel qua uitgaven als qua ovezicht. Meer ovezicht is ontstaan door een uitvoerig verslag
van de Kascommissie (Masthof en Holtrop), de reactie daarop van de penningmeester bestuur' .'^ f'.,101i.r")L"n rg(.*^odL"n bespreking ervan binnen het bestuur.
5{.ry..^nuOl
i í*
' 0- \Lt
Uitgaven zijn verlaaqd door een aantat maatregelen: 1) beter tarief NUON per ingang van augustus 2011
1- 2; investeringen in goedkopere verlichting in de lift (led), de garage (TLS) en in de nog komend. Dit proces zalworden \ tp- ; I boxgangen (led), per ingang van september 2011 enopgedane ervaring zal het bestuur Op basis van de van 2011. afgesloten voor het eind r,\L I f.\U betreffen, zoals de verlichting in de verlichting r ,o$\ n0 I nadenken over verdere maatregelen die
&$^
l- o" trappenhuizen. van verzekeraar voor de opstal, per ingang van augustus 2011 waardoor - Èal verandering jaarpremie zowel is verlaagd als de dekking verbeterd (gegarandeerde uitsluiting van de . ,OF a op het eigenaarsbelang waardoor in gevalvan À " onderverzekering op de opstal en geen !' beroep zal doen op onderverzekering.) ,t' ,-g{v werkelijke schade de verzekeraar geeft ruimere informatie. hierover vezoek Op de secretaris - f: 4)instelling van een kluscommissie die eenvoydige klussen kan doen waardoor beroep St tN r 661 É!J<ï op een exteme firma onnodig is. HEEFT $l' ^trc
,ili/tv
5) Controle en waarnodig aanpassing van de schoonmaak. Het contract met de schoonmaker (Orion) is vernieuwd en alle werkzaamheden in overleg met de schoonmaker in een tijdschema vervat. Mw. Monique Holthuizen controleert nu namens het bestuur de schoonmaakwerkzaamheden op kwaliteit en of gedaan is wat is afgesproken. Het veJtilalie-onderhoudscontract is vernieuwd. Het contract met de hovenier (vdTol) wordt opnieuw bekeken, tevens is het bestuur in onderhandeling over een herbeplantingsplan. 6) Vervanging van de post'vernieuwing afzuigmotoren'door het veel lagere 'onderhoud afzuigmotoren' (Elke 15 jaar worden slechts de aslagers vervangen van de 3 fasen
motoren)
rA€€..
'o(O
Andere punten:
$
Veiliqheid. Een belangrijk punt is de veiligheid in en van het gebouw. Hiertoe is overgegaan door het uitvoeren van de toegangen tot de garage in gelaagd glas, het koevoet-werend maken d.m.v. stalen hoekprofielen(secu strips), het ophangenvpn brapdbluss"$Sl5l.*. 5 versterken van de fietsdeur van de garage. 's-' QC*cou.*i hetr\t'e,'
hier
Klachten/problemenlijst voriq bestuur
Á*o sleeL{ o1e,'-o,,'V*
de overdracht heeft het vorig bestuur een lange lijst geleverd met problemen die .r - ouJsBij \
,Jr,Vl
moesten worden opgelost. Aldeze punten zijn bekeken en voor zovet nodig aangepakt.
Verkoop parkeerplaatsen Het bestuur heeft de voorgenomen verkoop van een aantal parkeerplaatsen begeleid en ervoor gezorgd dat dit werd aangepakt volgens de voorschriften van het Modelreglement
Verhuur Louter-woningen Het bestuur heeft een lijst gemaakt van de verhuurde woningen, hun eigenaren (en hun adressen!) en is bezig met het eraan herinneren dat de huurders zich gedragen volgens het huishoudelijk reglement.
Bestemmingswiiziq i nq Bed riifsru imte-t.b.v. woon ruimte studenten- hoek Louterstraat. Het bestuur heeft de plannen van Duyncroft BV ontvangen en besloten om zich als bestuur erbuiten te houden. Zodra de deelraad vergunning verleent zal het Bestuur alle leden van de VvE er van in kennis stellen en hen wijzen op de mogelijkheid tot bezwaar.
Bouw Multifunctioneel Gentrum Het bestuur heeft besloten om zich als bestuur neutraal te verhouden tot deze bouw en er geen standpunt over in te nemen. Wel is het bestuur voor de VvE in de weer om mogelijke gevolgschade van het bouwen te voorkomen. Aan Ymere is daarom vezocht eryoor te zorgen dat de beginconditie van ons gebouw VOOR aanvang bouw MFC in kaart zouden worden gebracht. Dit is gebeurd. De rapportage is ontvangen.
Verhuur kastruimte in de kelder die behoort tot de VvE. ln het bestuur is besloten om de collectieve kastruimten te verhuren aan leden van de VvE. Via de nieuwsbrief kon eenieder zich aanmelden. lnmiddels is alle kastruimte minderheid verhuurd. ln kwaliteitvan deíerhuurovereenkomst.,h€a-r r,ll
Aanvragen qaraqe-openers. Procedure is iets gewijzigd
Aanvragers stellen zich in verbinding met voozitter van het Bestuur die de bestelling doorgeeft aan Millendrium. Millendrium rekent af op factuur met de aanvrager, en de heer Rademakelstelt de afstandsbediener in op de elektronische kiezer van de deur.
zJI & le-\
hr-€.ê
.r
i x,
T1
Veranderinqen in service kosten.
- ^\ là ul<'à
" OffiutOWQn
De bedrijfsruimten hebben een nieuw tarief, iets verhoogd t.o.v. vroeger, en onderhoud van de waterpomp in de garage valt niet meer alleen onder de eigenaren van een garageplek maar onder alle VvE leden.
i b è.."*t "ilro""r,"o o"",r"*m Omdat de bestrating bij de ingang Louter steeds meer verzakt is contact opgenomen met de gemeente om dit te verbeteren. Het gaat om openbare bestrating en onze eigen privé bestrating. Dit punt is lopende, de gemeente heeft een bestratingsfirma in de arm genomen. Nog geen offerte onfuangen.
Leqionella. Vele vergaderingen zijn er in bestuur gewijd aan hoe de legionella te bestrijden. Er zijn prijsopgaven gevraagd voor een aantal handelingen. Besloten is om te investeren in algehele desinfectie van de staande leidingen en de huisleidingen. Contact met de Verenging Eigen Huis heeft helaas opgeleverd dat er geen standaard protocollen bestaan voor dit probleem. P. Gohen secretaris. November 2011
BIJTAGE A
KASCO NTRO LECOM M ISSIE 2O1O V.V.E. JAN DE LOUTERHOF
l. Samenstellinq De Algemene ledenvergadering (ALV) d.d. 24-03-2011 ontbindt de kascontrolecommissie 2010
bestaande uit mevr. Gók (nr. 38) en de heer Holtrop (nr. 60) en benoemt een vervangende commissie bestaande uit de heren Holtrop (nr. 60) en Masthoff (nr. 74). Commentaar bestuur: Voor u ligt het verslag van de kascontrolecommissie. De commissie handelt uit naam van en rapporteert aan de ALV en niet aan het bestuur. Echter, de commissie heeft gezien haar bevindingen besloten om haar rapport eerder aan het bestuur ter beschikking te stellen, zodal voor de ALV een aantal zaken opgehelderd konden worden. Het bestuur heeft in overlàg met de commissie haar standpunten toegelicht. Om de transparantie van dit proces te benadrukken en de onafhankelijkheid van de commissie te waarborgen treft u hieronder het originele verslag van de commissie met daarbij in grijze tekstblokken het commentaar en de standpunten van het bestuur. Vanaf pagina 13 vindt u de specifieke aanbevelingen van de kascontrolecommissie 2010 met daarbij de door het bestuur voorgestelde acties.
ll. Werkzaamheden
.
aan de ALV van 15 november 2011 rapporteren over de resultaten van haar onderzoek van de jaarstukken 2010; 2. aan de hand van het door de heer Uiterwijk gemaakte overzicht van de jaarstukken 2009 deze nog eens bekijken en daarover verslag uitbrengen aan de ALV (actiepuntenlijst n.a.v. de ALV d.d. 21 oktober 201 0); 3. het uitbrengen van advies aan de ALV over de aanbevelingen van de heer Uiterwijk bij de begrijpelijkere versie van de jaarrekening 2009 die deze t.b.v. de ALV van 21 oktober 2010 heett gemaakt; 1
lll. Wiize van aanpak
a.
De commissie heeft de volgende stukken en bronnen bestudeerd: de begroting 2008/2009 en de niet vastgestelde begroting 2010;
. . . . o
de rekening (het exploitatieoverzicht) 2008i2009 en 2010; het verslag van de kascontrolecommissie 2009; de administratie; contracten met Munnik en Millen3um, alsmede offertes van en opdrachten aan de twee schoonmaakbedrijven; . stukken voor ALV's. b. De commissie heeft een viertal specifieke punten onderzocht (bestuurder, verenigingskosten, schoonmaakkosten en glasbewassing). c. De commissie heeft daartoe, specifiek ten behoeve van het bestuur, als "naslagwerk" en ter ' onderbouwing, de volgende bijlagen geproduceerd: r Nota's bestuurder (beheerder);
d. e. f.
. . . r r .
Nota'sverenigingskosten;
Ontwikkeling contractueel overeengekomen prijzen schoonmaakbedrijf; Overzicht opeenvolgende jaren kosten schoonmaken; Nota's schoonmaakbedrijf Orion; Ontwikkeling contractueel overeengekomen prijzen en uitgaven glasbewassing; Nota's schoonmaakbedrijf HSD. De commissie heeft de aanbevelingen van de heer Uitenruijk van haar advies voorzien. De commissie heeft een drietal opmerkelijke zaken gerapporteerd die ze toevallig tegenkwam tijdens haaronderzoeken die nietspecifiek betrekking hebben op de boekjaren 2009 en 2010. De commissie heeft een aantal bemerkingen gemaakt en een aantal algemene en specifieke conclusies en aanbevelingen geformuleerd.
lV. Besrotinq 2008/2009 als referentiekader voor zowel 2009 als 2010
Pagina 1 van 15
BIJLAGE A
Door de ALV van 19 maart 2009 zijn de door het bestuur voorgestelde begroting 2008/2009 en de daarmee samenhangend servicekosten weliswaar goedgekeurd, maar met twee kanttekeningen: L de voorgestelde eenmalige bijdrage (i.v.m. achterstallige nota NUON)wordt verworpen; 2. het bestuur zal samen met een commissie van bewoners het MJP (meerjaren onderhoudsplan) en de voorgestelde reserveringen nader onderzoeken en uitwerken tot een nieuwe begroting 2009. ln een extra ALV in de loop van 2009 zullen de aangepaste begroting en een nieuw voorstel inzake de achterstallige nota NUON besproken worden. Het besluit zoals verwoord in kanttekening 2 is niet uitgevoerd. Dat wil zeggen dat de d.d. 19 maart 2009 vastgestelde begroting 200812009 die ten gevolge van het besluit van de ALV een voorlopig karakter heeft door het uitblijven van een voorstel en een besluit inzake een aangepaste begroting 200812009 toch de definitieve begroting 2008/2009 is gebleken. Het door het bestuur aan de ALV van 01 april 20'1 0 voorgelegde MJOP 2010 - 2024 en de daarbij horende begroting 2010 worden niet goedgekeurd. Er komt alsnog een commissie van bewoners om deze stukken nader te bekijken en daarover advies uit te brengen aan een extra ALV. ln de ALV d.d. 2'1 oktober 2010 worden wel de adviezen en alternatieve voorstellen van deze commissie behandeld, maar wordt geen begroting 2010 vastgesteld. Uiteindelijk wordt een nieuwe begroting vastgesteld in de ALV van 24 maarI2O11, maar die betreft 2011. Er is dus nooit een begroting 201 0 vastgesteld.
Conclusie het referentiekader van het onderzoek van de kascontrolecommissie naar 2009 en 2010 bestaat in beide gevallen uit de begroting 2008/2009, die aanvankelijk een tijdelijk, maar uiteindelijk een definitief karakter heeft.
Verslaq kascontrolecommissie over 2009 als referentiekader voor 2009 Op de agenda van de ALV d.d. 1 april2010 stonden o.a. het verslag van de kascontrolecommissie en de goedkeuring van de jaarstukken 2009, maar er was geen schriftelijk verslag van de kascontrolecommissie. Mondeling heeft de commissie blijkens het verslag van deze vergadering medegedeeld de jaarstukken over 2009 bekeken en goedgekeurd te hebben, de stukken duidelijk en helder te vinden en aan de vergadering een positief advies uit te brengen. ln de administratie trof de huidige commissie wel een schriftelijke verklaring van de kascontrolecommissie 2009 d.d. 17 maart 2010 aan het bestuur aan, waarin deze bericht over het tweede halfjaar van het boekjaar 2009 geen onregelmatigheden te hebben aangetrofÍen en op basis daarvan voor te stellen het bestuur in de eerstvolgende ALV decharge te verlenen voor de tweede helft van het boekjaar 2009. Waarom de schriftelijke verklaring zich beperkt tot de tweede helft van 2009 en niet het hele boekjaar 2008/2009 beslaat is niet duidelijk.
Twee beheerders als complicerende factor in 2009 De rekening 2009 die de periode december 2008 Vm december 2009 beslaat is extra ingewikkeld, omdat de VvE wegens onenigheid tussen beheerder Munnik en het bestuur halverwege het jaar van beheerder wisselt. Dat betekent niet alleen dat de periode december 2008 Vm mei 2009 Munnik de verantwoordelijk beheerder was en van juni Vm december 2009 Millen3um, maar ook dat de stukken van de jaarrekening 2009 niet meer aansluiten op de goedgekeurde stukken over 2005 Vm 2008, aldus het bestuur in de stukken bij de agenda voor de ALV d.d. 21 oktober 20'10.
V. Specifieke punten die de kascontrolecommissie 2010 onderzocht heeft Omdat de begrotingsposten (V.1) bestuurder, (V.2)verenigingskosten, (V.3) schoonmaakkosten en (V.4) glasbewassing in het boekjaar 200812009 substantieel overschreden zijn heeft de kascontrolecommissie aan deze posten extra aandacht besteed. V. 1 Bestu
urder (beheerder)
2009 Complicerende factor is dat het beheer gedurende het boekjaar 2008/2009 door twee verschillende beheerders is uitgevoerd, van december 2008 Vm mei 2009 door Munnik en van juni Um december 2009 door Millen3um. ln de begroting 2009 is deze post opgenomen voor € 8.425,00. Blijkens de rekening is daar echter aan uitgegeven € 12.209,86. Omdat het begrote bedrag (verwachte uitgaven) gebaseerd is op 12 maanden (december 2008 Um november 2009) en de rekening (feitelijke uitgaven) op 13 maanden
Pagina
2van15
BIJTAGE
A
(december 2008 Vm december 2009) kunnen beide bedragen niet één op één met elkaar vergeleken worden. Omgerekend blijkt de begroting overschreden met € 2.991,13 = 35.51 o/o (zie bijlage 1). ln de aan de ALV voorgelegde stukken is niet gewezen op deze substantiële overschrijding en is daar ook geen verantwoording over afgelegd via een onderbouwde verklaring. De kascontrolecommissie 2009 heeft er evenmin iets over vermeld. Hetzelfde geldt voor het feit dat het bedrag van de realisatie over 2009, omgerekend € 11.416,13, slechts tot een totaal van € 9.749,81 te herleiden is tot in de administratie aangetroffen nota's (zie bijlage 1). Overigens komt de realisatie van het bedrag ad € 1.666,32 dat niet te herleiden is tot nota's geheel op het conto van Munnik WE Beheer (zie eveneens bijlage 1). Commentaar bestuur: Het verschil is verootzaakt doot het feit dat in decembet 2008 door Munnik eeÍl nota is ingediend voor de maanden oktober, novembet en decembet 2008 (het 4d" kwartaal 2008). Ons boekjaar liep in die tijd van 1 dec 2008 tot 31 dec 2009. Hierdoor is de nota van het 4à' lstafiaa| 2008 in de boeken gekomen van 2009 . Door de verschuiving van het begin van het boekjaar is dit verschil ..nmalig opgelopen. Hiermee is ook de overschrijding van de post
toegelicht.
Financiële consequenties van overgang beheercontract van Munnik naar Millen3um Munnik heeft uit onvrede over het functioneren van het bestuur per brief aan het bestuur d.d. 13 januari 2009 het beheerscontract opgezegd m.i.v. '1 december 2009 (einde looptijd van dat contraci), onder vermelding dat het zijn werkzaamheden tot die datum voort zou zetten. Deze brief is bij de stukken voor de ALV d.d. 19 maart 2009 gevoegd. Het bestuur heeft het verbreken van de samenwerking met Munnik uit onvrede met het functioneren van Munnik geagendeerd voor die ALV en de vergadering toestemming gevraagd een andere beheerder te gaan werven. De heer Masthoff (nummert 74) heeft tijdens die ALV gevraagd waarom de samenwerking niet eerder dan per 1 december 2009 wordt verbroken, nu beide partijen verklaren niet adequaat te kunnen samenwerken. De heer Sepp van Munnik antwoordt daarop dat dit prima is wat Munnik betreft, maar dat de beheersvergoeding dan toch tot 1 december 2009 voldaan moet worden. Uit de besluitenlijst horend bij het verslag van de ALV d.d. 19 maart 2009, gevoegd bij de stukken voor de ALV d.d. 1 april 2010, blijkt dat het bestuur na het inwinnen van drie offertes Millen3um heeft aangesteld als nieuwe beheerder. Niet vermeld wordt per welke datum, noch of de ingangsdatum tijdelijk tot dubbele betalingsverplichtingen leidt aan Millen3um en Munnik. Uit de jaarstukken bij de ALV d.d. 1 april 2010 blijkt echter dat Millen3um het beheerwerk van Munnik heeft overgenomen per 1 juni 2009. Dat zou dus geleid kunnen hebben tot een afkoopbedrag aan Munnik over de periode juni Um november 2009, zijnde totaal € 4.762,38. Of dat werkelijk het geval is staat echter nergens vermeld Commentaar bestuur: Er is geen dubbeie betalingsverylichting geweest of afkoopbedrag. Beide contÍacten zijn netjes in elkaar overgegaan. Het verschil waaïop de commissie deze tedenering baseert is in het commentaar hierboven toegelicht. De commissie heeft vastgesteld dat de redenering van Munnik over doorbetaling tot december bij eerdere verbreking van de samenwerking conform het contract met Munnik is, waarin staat dat opzegging per 1 december van een jaar kan, mits dat minimaal 3 maanden voor die datum gebeurt. De commissie constateert overigens dat Munnik zelf in zijn brief d.d. 13 januari 2009 meedeelt dat het sinds de oplevering van de Jan de Louterhof (ingang eerste contract Munnik) verlies lijdt op het beheer. Dat zou dus betekenen dat Munnik financieel beter af zou zijn met eerdere beëindiging van het contract zonder verdere vergoeding dan met uitdienen van het contract. Aangezien beide partijen bovendien graag van elkaar afwilden zou dan in onderling overleg het contract per eerdere datum dan 1 december 2009 ontbonden kunnen zijn, zonder verdere beialingsverplichting aan Munnik. De commissie heeft zoals gezegd slechts nota's van Munnik aangetroffen Vm mei 2009 en geen nota over afkoop contract. Commentaar bestuur: Zie v ong commentaaï.
Priisontwikkelinq contracten Munnik en Millen3um Munnik
Pagina 3 van 15
BIJLAGE A Blijkens het d.d. 7 december 2006 met Munnik overeengekomen contract bedragen de kosten van het door Munnik uit te voeren beheer m.i.v. 1 december 2006 € 8.220,00 per jaar incl. 19 % btw. Dat is dus € 6.907,57 excl. btw. Het contract vermeldt verder dat het honorarium per jaar wordt aangepast met het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie, voor het eerst per 1 december 2007. Devergoeding zou per 1 december2007 €6.907,57 + 1.61% * inflatie over2007 =€7.018,79 per jaar moeten bedragen en per'1 december 2008 € 7.018,79 +2.49 %. inflatie over2008 = € 7.193,56. De commissie heeft echter vastgesteld dat Munnik per 1 december 2008 € 667,00 excl. btw per maand rekent, dat is € 8004,00 per jaar, dus € 810,44 per jaar meer, oftewel € 964,43 per jaar incl. btw. = 11.27 o/0.
Millen3um Blijkens het d.d. 5 mei2009 met Millen3um overeengekomen contract bedragen de kosten van het door Mlllen3um uit te voeren beheer m.i.v. 'l juni 2009 € 7.650,00, excl. btw, incl. reis- en verblijfkosien. Het contract vermeldt verder dat dit bedrag jaarlijks per 1 januari, te beginnen met 1 januari 2010 verhoogd wordt met het "Consumenten Prijs lndexcijfer (CPl) alle huishoudens" over de periode oktober tot september voorafgaande aan de ingangsdatum van de prijsverhoging. (De commissie neemt aan dat bedoeld wordt oktober Vm september.) De vergoeding die Millen3um per 1 januari2010 in rekening brengt bedraagt €7.703,92 = € 53,92 = 0.71% meer. Aangezien de inflatie over geheel 2009 'l .19 o/o * bedroeg gaat de commissie ervan uit dat deze prijsverhoging correct is. * Bron: www.inflation.eu
2010 ln het boekjaar 2010 is hier onder het kopje "Beheerder" € 9.167,68 aan uitgegeven, een overschrijding van de ook voor dat boekjaar geldende begrotingspost 2009 (daar nog "Bestuurder" genoemd)van € 8.425,00 met €742,68 = 8.82 %. Vergeleken met deze post in de voorgestelde, maar niet vastgesielde begroting 2010 ad € 9.167,68 zou realisatie daarentegen precies gelijk geweest zijn aan begroting. Het ín de begroting 2010 voorgestelde bedrag is gelijk is aan de prijs die het bestuur in het contract met de beheerder Millen3um is overeengekomen (oorspronkelijke prijs + inflatie). Echter, het totaalbedrag van de door Millen3um over 2010 in rekening gebrachte kosten bedraagt niet het in het exploitatieoverzicht gerapporteerde bedrag ad € 9.167,68, maar € 10.406,47 ( = € 1 .238,79 meer.) Dat betekent een overschrijding van de voor 2010 geldende begrotingspost ad € 8.425,00 met € 1 .981,47 = 23.52 %. Ook het in de niet vastgestelde begroting 2010 voorgestelde bedrag voor deze post ad € 9.167,68 wordt dan overschreden met€ 1.238,79 = 13.52 %.
Commentaar bestuur: De kosten die door Millen3um in rekening zijn gebracht zijn in de financiële administratie ondergebracht bij verschillende posten en niet alleen bij de post "Beheerder" zotls berekend door de commissie. Alle bedragen zljnin de financiële administratie verantwoord. Er is dan ook geen oveÍscholdirg van de post 'BeheeÍder".
Extra kosten De commissie vindt het overigens opmerkelijk dat Millen3um de volgende activiteiten kennelijk niet als onderdeel van de reguliere werkzaamheden beschouwt, maar apart in rekening brengt:
o
d.d. 21 november 2009 werkzaamheden inschrijven kamer van koophandel ad € 119,00;
o
Commentaar bestuur: Deze kosten zijn met het vorige bestuur overeengekomen en schriftelijk door l\{3 toegelicht en door het voormalige bestuur bevestigd. d.d. 26 maart 2010 opstellen meerjaren onderhoudsplan ad € 535,50; Commentaat bestuur; Deze kosten zijn met het vodge bestuur overeengekomen en schriftelijk door M3 toegelicht en door het voormelige bestuur bevestigd.
.
d.d. 22 november 2010 inzake ALV opmaken en verzenden stukken incl. portokosten, vergadering bijwonen en notuleren ten bedrage ad € 659,15; . Totaal derhalve € 1 .313,65. ln artikel 3 van het beheercontract met Millen3um staat onder "Administratief beheer'ad 2 vermeld dat de beheerder de interne en externe correspondentie van de VvE voert. De commissie meent dat
Pagina 4van15
BIJTAGE A inschrijven van het bestuur bij de Kamer van Koophandel daaronder valt en dat genoemde € 119,00 derhalve ten onrechte is gedeclareerd. ln datzelfde artikel staat onder "Technisch beheer" ad 24 dal de beheerder een meerjaren onderhoudsplanning opstelt. De commissie meent dan ook dat ook genoemde € 535,50 ten onrechte gedeclareerd is. Commentaar bestuur: Zoals hierboven teeds vermeld zíjn deze kosten met het vodge bestuur overeengekomen en schriftelijk door M3 toegelicht. Het huidige bestuur meent dat deze declaraties daaromwel terecht zijn, alhad het de transpatande ten goede gekomen als dit
schriftelijk in de stukken zou zljn terugte vinden. ln artikel 3 onder "Operationeel beheer"ad 10, respectievelijk in artikel 4,lid 1 ad L4 staat dat onder de vergoeding voor de reguliere werkzaamheden niet meer dan 1 ALV per jaar valt. Werkzaamheden t.b.v. extra ALV worden beschouwd als extra werkzaamheden tegen een vergoeding van € 100,00 ( + inflatie) per uur, excl. btw, maar incl. reis- en verblijfkosten. Millen3um heeft hiervoor 5.5 uur à € 100,71 = € 553,91 + 19 o/o btw = € 659,15 voor gedeclareerd. De uurprijs is correct. Het declareren is terecht. Over het aantal uren kan de commissie niet oordelen.
Nadere analvse leert het volgende ln de niet vastgestelde conceptbegroting 2010 is deze post begroot op € 9.167,68, exact het bedrag dat Millen3um over 2010 conform contract aan reguliere beheerkosten in rekening zou brengen. Het bedrag ad € 1 .238,79 dat Millen3um meer in rekening gebracht heeft dan begroot is, is precies gelijk aan de extra kosten die Millen3um (volgens de commissie deels ten onrechte) gedurende 20'10 in rekening gebracht heeft.
Conclusies
a. b.
ln de niet vastgestelde conceptbegroting 2010 is geen rekening gehouden met eventuele extra kosten die gedeclareerd zouden kunnen worden. De extra gedeclareerde kosten inzake een extra ALV bv. waren ook niet te voorzien. Merkwaardigerwijs zijn de extra gedeclareerde uitgaven ad € 1 .238,79 niet meegenomen in het bedrag dat aan realisatie is gerapporteerd in het exploitatieoverzicht. Commentaar bestuur: Zoals hierboven reeds vermeld ziln deze kosten niet op de post "Beheerder" geboekt maar eldets.
V.2 Vereniginqskosten 2009 Volgens het exploitatieoverzicht 2008/2009 is deze post in de (door Munnik voorbereide) begroting 2009 opgenomen voor € 0,00. Blijkens de rekening is daar echter € 1.239,00 aan uitgegeven en wel € 0,00 in de periode van beheerder Munnik (december 2008 Vm mei 2009) en € 1.239,00 in de periode van beheerder Millen3um (uni 2009 Um december 2009). ln de administratie zijn keurig van bonnetjes voorziene declaraties van het bestuur alsmede een nota inzake een energieadvies gevonden tot een totaal bedrag van € 1.141,24 (zie bijlage 2). Van het resterende uitgegeven bedrag van in totaal€ 97,76 heeft de commissie in de administratie geen nota's of declaraties aangetroffen. Overigens zijn genoemde declaraties tot een totaal bedrag van € 525,30 ingediend tijdens de periode januari Vm maart 2009 (zie eveneens bijlage 2). De vermelding in de rekening van een realisatie van € 0,00 in de periode van beheerder Munnik is dus niet correct, tenzij de situatie als volgt geduid moet worden: Zoals gezegd is volgens het exploitatieoverzicht 200812009 deze post in de (door Munnik voorbereide) begroting 2009 opgenomen voor € 0,00. ln de originele begroting 200812009 echter wordt de post in het geheel niet genoemd. Daarin komt wel een post "Diversen" voor van € 2.500,00. Volgens het exploitatieoverzicht is ten laste van deze post in de periode Munnik € 572,51 besteed. Mogelijk betreft dit o.a. de in de administratie aangetroffen met bonnetjes onderbouwde declaraties van het bestuur voor in totaal € 525,30 tijdens de periode Munnik. ln dat geval echter zou het totale bovengenoemde bedrag van € 1.239,00 wel in de periode Millen3um besteed moeten zijn en zouden deze uitgaven tot een bedrag van € 980,05 niet te herleiden zijn tot in de administratie teruggevonden declaraties e.d. Noch door het bestuur, noch door de kascontrolecommissie 2009 is in de stukken voor de ALV aandacht besteed aan:
Pagina 5 van 15
BIJLAGE A
1.
de opmerkelijke overschrijding van deze begrotingspost;
Commentaar bestuut: Munnik en Millen3um gebruiken een iets andete opbouw van de begrotingsposten.'l7aar Millen3um een post Íerenigingskosten heeft, heift trrtonnik daar de p"rt Di".t.en. Deze twee posten verschijnen allebei op de exploitatiecijfers van 2009, maar dienen'als een gezamenlijke post te worden beschouwd. l7anneer de hierop geboekte kosten bij elkaar worden opgeteld en worden vergeleken met de bij elkaar opgetelde begrotingen, dan b{kt er geen sprake van een oversch'ijding 2.
3.
het ontbreken van nota's of declaraties m.b.t. een substantieel deel van de gerealiseerde uitgaven; Commentaar bestuur: Deze opmerking vloeit ook voort uit de aanname dat het hiet om twee verschillende posten gazt. Op de gezamenlijke posten zljn alle facturen te herleiden. de mogelijk verkeerde toerekening van de uitgaven aan de beide beheerders. Commentaar bestuur: Gezien bovenstaande commentaren is van verkeerde toerekening geen
sprake
2010 ln het boekjaar 2010 is hier €2.825,89 aan uitgegeven, een overschrijding van de ook voor dat boekjaar geldende begrotingspost 2009 van € 0,00 mel€2.825,89. Vergeleken met deze post in de voorgestelde, maar niei vastgestelde begroting 2010 ad € 1.000,00 betreft het nog steeds een overschrijding met € '1.825,89 = 182,59 %. ln de administratie zijn keurig van bonnetjes voorziene declaraties van het bestuur gevonden tot een totaal bedrag van € 1.073,07 (zie bijlage 2). Van het resterende uitgegeven bedrag van in totaal € 1.752,82 heeft de commissie in de administratie geen nota's of declaraties aangetroffen. ln de schriftelijke toelichting op de jaarstukken 2010 t.b.v. de ALV d.d.2, resp.24 maart2011 wordt echter o.a. vermeld dat de post verenigingskosten is belast met de kosten van een taxatie inzake de verzekeringswaarde van de Jan de Louterhof ad € 1.125,00 (nota d.d. 26 mei 2010 van Slager Expertise) en de kosten van het stroef maken van de tegelvloeren bij de entrees ad € 1.113,84 (nota d.d. 14 september 2010 van Slipstop), totaal dus € 2.238,84. Samen met de genoemde bonnetjes van de bestuursdeclaraties betreft het dan een totaal aan declaraties en nota's van € 3.311,91, oftewel € 486,02 meer dan er volgens het exploitatieoverzicht is uitgegeven ten laste van de post verenigingskosten.
Commentaar bestuur: De kosten voot taxatie en het stroef maken van de vioer zijn inderdaad ten laste gelegd van deze post. Op deze post zijn tevens enkele declarades van M3 geboekt die de commissie had toegerekend aan de post "Beheerder". Dit vetklaard waaÍom de commissie niet alle nota's kon terugvinden. Het bevreemdt de commissie dat de kosten van de taxatie en het stroef maken van de tegelvloeren ten laste zijn gebracht van de post verenigingskosten. Ten laste brengen van bv. de post diversen onvoorzien algemeen (taxatie), resp. de post onderhoud bouwkundig woningen (tegelvloeren)was meer voor de hand liggend geweest. Die zijn in de begroting 2009, die feitelijk ook voor 2010 van toepassing is, voor € 2.500,00, resp. € 4.000,00 opgenomen. Commentaar bestuur: Deze twee kosten hadden beter op de door de commissie genoemde posten geboekt kunnen worden. Het bestuur stelt voor dit alsnog te doen, aangezíen de bijdragen aan deze posten aan verschillende groepen eigenaars plaatsvindt (Algemeen veÍsus Woningen).
V.3 Schoonmaakkosten 2009 ln de begroting 2009 is deze post opgenomen voor € 9.000,-- (voor 12 maanden). lndien deze post wordt omgerekend naar een periode van 13 maanden, omdat het exploitatieoverzicht ook over 13 maanden gaat, wordt het bedrag € 9.000,00 x 13112 = € 9.750,00. Blijkens het exploitatieoverzicht is daar € 12.096,43 aan uitgegeven. Een overschrijding dus met € 2.346,43 = 24.07 %. De begrotingsposten schoonmaken ad € 9.000,00 en schoonmaken parkeer ad € 2.390,00, zijn bij elkaar opgeteld € 1 1.390,00. Ter vergelijking met de feitelijke uitgaven over de 13 maanden van het boekjaar 2008i2009 gaat het dan om 13112 x €1 1 .390,00 = € 12.339,21 . Aangezien de uitgaven voor schoonmaken parkeer in dat boekjaar € 0,00 bedragen is de uitgave voor schoonmaken ad €
Pagina 6 van 15
BIJTAGE A 12.096,43 dus wel binnen de twee begrotingsposten schoonmaken en schoonmaken parkeer gezamenlijk gebleven. Echter indien deze redenering gevolgd zou worden zou dat betekenen dat de overbesteding op de post schoonmaken zonder toestemming van de ALV gecompenseerd is door de parkeergarage gewoon niet schoon te maken. Een andere mogelijkheid is dat ook de kosten van de wel uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden van de parkeergarage in het exploitatieoverzicht ten laste gebracht zijn van de post schoonmaken. ln dat geval zou er sprake zijn van slordig boekhouden en onvoldoende transparantie en controleerbaarheid. Cornmentaar bestuur: Het vorige bestuur bevestigd dat de schoonmaker de garage wel heeft schoongemaakt. Zoals de commissie hier al oppert zíjn alle schoonmaakkosten (patkeer en
tnppen/galerijen) op de post "schoonmaken" geboekt. Dit komt waarschijnlijk omdat de schoonmaker deze kosten niet apart factureert. De kosten hadden feiteiijk moeten zijn uitsplitst tussefl de posten "schoonmaken" en "Schoonmaken Patkeergàrage". Het bestuur stelt voor om in het vewolg deze uitsplitsing door M3 te laten uitvoeren bij het verantwootden van de kosten van de schoonmaker. Indien deze uitsplitsing geschiedt, dan is er op beide posten geen sprake meeÍ van een overschrijding. Overigens is er abusievelijk een maandelijkse rekening van de schoonmaker op de post "Glasbewassing" geboekt. Als deze factuur op de post "SchooÍmaken" zou ztjt geboekt, dan is deze post met€623 overschreden Q,5o/o) . Verwarrend in dit kader is dat in de oorspronkelijke prijsopgave van schoonmaakbedrijf Orion een totaalprijs per maand is aangeboden met inbegrip van de werkzaamheden in de parkeergarage, terwijl vanaf de eerste begroting de posten schoonmaken en schoonmaken parkeer separaat zijn begroot en deze in het exploitatieoverzicht eveneens separaat zijn verantwoord. Extra verwarrend is dat de uitgaven voor schoonmaken en schoonmaken parkeer in de gecombineerde balans/winst en verliesrekening 2010 en de winst en verliesrekening 2010 t.b.v. de ALV d.d. 2 maarl, resp. 24 maart 201 1 als totaalbedrag weergegeven worden, terwijl ze in de conceptbegroting 201 'l t.b.v. diezelfde ALV onder het kopje "werkelijk 2010" gescheiden vermeld worden.
Overschriid i nq beq roti nq Zoals gezegd lijkt er op de post schoonmaken in het boekjaar 2008/2009 over 13 maanden sprake van een overschrijding met € 2.346,43. Opmerkelijk is echter dat het totaalbedrag van de nota's van het schoonmaakbedrijf over januari t/m december 2009 ad € 12.121,46 de betreffende begrotingspost voor dat jaar ad € 9.000,00 met liefst €3.121,46 overschrijdt. Nadere analyse van de verschillen leert dat de overschrijding van de begrotingspost schoonmaken 2009 met €3.121,46 voor € 1.725,50 wordt veroorzaakt door overeengekomen extra werkzaamheden en voor de overige € 1.395,96 doordat voor de reguliere werkzaamheden per maand € 116,33 = 15.51 o/o fi1eêt in rekening is gebracht dan het bedrag waar de begroting van uitgaat (zie bijlage 5). Er van uitgaande dat de begrotingspost schoonmaken elk jaar is gebaseerd op de prijsafspraak met het schoonmaakbedrijf voor het betreffende jaar is deze overschrijding van de maandelijkse nota voor reguliere werkzaamheden opmerkelijk. Commentaar bestuur: De commissie gebruikt voor de berekening van de maandelijkse 75o/o meer in rekening gebrachte kosten alleen de begrotingspost "Schoonmaken" en vergelijkt deze met de maandelijkse facturen. Aangezien de facturen ztjnvoor het schoonmaken inclusief parkeergarage had de commissie ook de post "schoonmaken Parkeergarage" mee moeten tellen. In dat geval hadden zlj tot de conclusie moeten komen dat de schoonmaker €83 per maand te weinig in rekening heeft gebracht. In de begtotingsposten is dus meet financiële ruimte dan alleen voor de contractuele kosten van de schoonmaker. Hierdoot is het bestuur in staat om extra schoonmaakwerkzaamheden te laten uitvoeren. Wat de extra werkzaamheden betreft is het de vraag of de opdracht daartoe door de beheerder, conform bestuursbesluiten, rechtmatig is. Het betreft een bedrag van € 1 .725,50. Op zich valt een uitgave in deze orde van grootte binnen de bevoegdheden van het bestuur, zoals omschreven in artikel 38, lid 2 van het Modelreglement, respectievelijk artikel B van het Huishoudelijk Reglement. Echter op de momenten dat opdracht werd gegeven tot de extra schoonmaakwerkzaamheden, te
Pagina 7 van 15
BIJLAGE A weten eind april, respectievelijk eind september 2009 wist de beheerder, resp. het bestuur op basis van de maandelijkse nota's, c.q. had men kunnen en moeten weten dat de begrotingspost schoonmaken in 2009 reeds substantieel overschreden werd. ln artikel 3 van het beheercontract met Millen3um is onder "Operationeel beheer" ad '15 vermeld dat de beheerder de door de ALV goedgekeurde budgetten beheert en ad 21 dat de beheerder na afloop van elk kwartaal een financiële rapportage verzorgt. Aangezien het een belangrijke taak van de beheerder, resp. het bestuur is de uitgaven binnen de ruimte van de vastgestelde begroting te houden is het de vraag of de opdrachten tot de extra werkzaamheden wel rechtmatig waren. Ook aan deze substantiële overschrijding of boekhoudkundige slordigheid is noch door het bestuur, noch door de kascontrolecommissie 2009 aandacht besteed in de stukken voor de ALV. Commentaar bestuur: De kosten a€1725,50 voor de extra schoonmaakwerkzaamheden vielen gezíenbovenstaande commentaren vooÍ €1100 buiten binnen de begroting van de post "Schoonmaken" indien het schoonmaken van de parkeergarage uitgesplitst wordt. Het toenmalige bestuur had de bevoegdheid (modelreglement art38hd2 en huishoudelijk reglement art8lidl) om tot €2500 boven een bestaande begrotingspost contÍacten a^n te gaan. Er is dus geen sprake van een onechtmatige uitgave. Overigens verstrekt IvI3 aan het bestuur ieder kwartaal een ïapportage van de financiën van de
VvE.
2010 ln het boekjaar 2010 is hier € 10.452,78 aan uitgegeven, een overschrijding van de ook voor dat boekjaar geldende begrotingspost 2009 van € 9.000,00 met € 1.452,78 = '16.15 %. Vergeleken met deze post in de voorgestelde, maar niet vastgestelde begroting 2010 ad € 10.000,00 betreft het een overschrijding met € 452,78 = 4,53 o/o. De feitelijk toegepaste prijsindexering van de schoonmaakkosten over de jaren 2006 ím 2010 ligt ruim boven de jaarlr1kse inflatie en is daarmee mogelijk niet "conform handelwijze van de branche" toegepast (zie bijlage 3). Ondanks deze forse prijsverhogingen blijkt deze begrotingspost sinds 2008 toch nog overschreden met 4.48 % in 2008, 24.07 % in 2009 en 16.1 5 % in 2010 (zie bijlage 4). Commentaar bestuur: Ook hier geldt dat in de gemaakte kosten van de schoonmaker het schoonmaken van de parkeergarage is meegerekend. Aangezien deze twee begrotingsposten bij elkaar op €11.390,00 komen, is er in zijn geheel geen sprake van een overschrijding in 2010. De
overschrijdingz}}9 zou uitkornen op
7.5o/o.
Overschriidinq 2010 ad € 1 .452,78 Nadere analyse van de verschillen leert dat deze overschrijding voor € 1.192,50 veroorzaakt wordt door overeengekomen extra werkzaamheden en voor €260,28 doordat voor de reguliere werkzaamheden per maand €21,69 meer in rekening is gebracht dan het bedrag waarop de begroting van uitgaat (zie bijlage 5). Er van uitgaande dat de begrotingspost schoonmaken elk jaar is gebaseerd op de prijsafspraak met het schoonmaakbedrijf voor het betreffende jaar lijkt deze overschrijding van de maandelijkse nota voor reguliere werkzaamheden opmerkelijk. ln dit geval geldt echter als verzachtende omstandigheid dat bij het aangaan van het contract voor 2010 uitgegaan werd van de conceptbegroting 2010, waarin de post schoonmaken met€ 1.000,00 werd verhoogd, en men toen niet kon bevroeden dat deze voorgestelde begroting niet vastgesteld zou worden. Commentaar bestuur: Ook hier gebruikt de commissie voor de berekening van de maandelijkse €27,69 meer in tekening gebrachte kosten alleen de begrotingspost "Schoánmaken" en vergel-ijkt deze met de maandeJijkse facturen. Aangezien de factuten zijn voor het schoonmaken inclusief patkeergarage had de commissie ook de post "Schoonmaken Parkeergarage" mee moeteÍr tellen. In dat geval hadden zij tot de conclusie moeten komen dat de schoonmaker€777 per maand te
weinig in rekening heeft gebracht.
V. 4 Glasbewassíng Pagina 8 van 15
BIJLAGE A
2009 ln de begroting 2009 is deze post opgenomen voor€ 4.000,00. Omrekening naar 13 maanden is niet aan de orde, omdat er in december 2008 op deze post, die vóór 2009 niet begroot is, geen uitgaven zijn gedaan. Blijkens het exploitatieoverzicht is daar € 6.268,93 aan uitgegeven, een overschrijding dus met € 2.268,93 = 56.73 o/o. Overigens heefi de commissie in de administratie slechts voor een totaalbedrag van € 5.402,60 aan nota's aangetroffen, € 866,33 minder dan het volgens het exploitatieoverzicht uitgegeven bedrag (zie bijlage 7). Noch aan de ruime overschrijding van de begrotingspost, noch aan het deel van de uitgaven dat niet tot nota's is te herleiden is door het bestuur of de kascontrolecommissie 2009 aandacht besteed in de stukken voor de ALV.
Commentaar bestuur: De niet aangetroffen nota var'€866.33 betreft een maandelijkse factuur van de schoonmaker. Deze is door de commissie terecht geplaatst onder de post "schoonmaket" maar is door lvl3 abusievelijk geboekt op de post "Glasbewássing". Dit neemt niet weg dat de post met "Glasbewassing" met €7402,60 Q5'/") overschreden blijft.
2010 ln het boekjaar 2010 is hier blijkens het exploitatieoverzicht € 4,105,50 aan uitgegeven, een overschrijding van de ook voor dat boekjaar geldende begrotingspost 2009 van € 4.000,00 met € 105,50 = 2.64 %. Vergeleken met deze post in de voorgestelde, maar niet vastgestelde begroting 2010 ad € 5.000,00 betreft het echter een onderschrijding met € 894,50 = - 17.89 %. De commissie heeft in de administratie betrefÍende deze uitgaven wel een mailwisseling, maar geen nota's van het schoonmaakbedrijf HSD aangetroffen. Zij troÍ echter wel een nota aan d.d. 31 mei 2010 van schoonmaakbedrijf Orion tot het onder de post glasbewassing vermelde realisatiebedrag inzake deze werkzaamheden, die voorheen door HSD plaatsvonden (zie bijlage 7).
Vl. Advies over de aanbevelinqen van de heer Uiterwiik De heer Uiterwijk (nr. 44) heeft t.b.v. de ALV d.d. 21 oktober 2010 een begrijpelijkere versie van de jaarrekening 2009 gemaakt. Het onderdeel "Overzicht reserves" heeft hij daarbij voorzien van de aanbevelingen om de reserve "Gevel" van "Woningen" over te hevelen naar "Algemeen", die van "Verlichting/accu's kelde/'van "Parkeergarage" naar "Woningen", en die van "Vervanging vuilwaterpomp berging en garage" van "Parkeergarage" naar "Woningen". Als consequentie van zijn aanbevelingen heeft hij de algemene reserve m.b.t. de exploitatieresultaten aangepast (uitgangspunt 3 op bij genoemde stukken). Het uitgangspunt 5 van genoemde stuk leidt tot een gewijzigd exploitatieresultaat. Voor de exacte formulering en de argumentatie van de heer Uiterwijk verwijst de commissie naar de 1e, 8e en 9e pagina van het betreffende stuk. De commissie adviseert de aanbevelingen van de heer Uiterwijk, waarover in de ALV d.d.21 oktober 2010 geen besluit is genomen (de huidige commissie zou eerst nog eens naar de jaarrekening 2009 kijken), alsnog over te nemen en zo niet, te motiveren waarom niet. Cornmentaar bestuur: Het bestuur wil deze aanbeveling graag steuflen.
Vll. Overige: drie opmerkeliike zaken De commissie stuitte tijdens haar onderzoek toevallig op de volgende drie opmerkelijke zaken die niet specifiek betrekking hebben op de boekjaren 2009 en 20'10: 1 . een onjuist exploitatieoverzicht 200512006 vastgesteld; 2. dure videocamera's; 3. vriendschappelijke uitnodiging offerte. Vl l. 1
Oniuist exploitatieoverzicht 2005/2006 vastqesteld
Tijdens haar werkzaamheden ontdekt de commissie dat in het door de ALV d.d.
I
mei 2OO7
vastgestelde exploitatieoverzicht boekjaar 2005/2006 niet de begrotingscijfers van 2005/2006, maar die van 200412005 zijn weergegeven, echter wel de realisatiecijfers over 200512006. De in dat exploitatieoverzicht weergegeven afwijkingen van de begroting kloppen dus niet. Feitelijk is abusievelijk een incorrecte exploitatierekening 2005/2006 vastgesteld. Toch rapporteert de toenmalige kascontrolecommissie d.d. '18 april 2007 aan het bestuur, c.q. de ALV schriftelijk dat alle financiêle
Pagina 9 van 15
BIJTAGE
A
gegevens en stukken over het boekjaar 2006 prima in orde zijn. De kascontrolecommissie, noch de beheerder, het bestuur of de ALV heeft iets in de gaten gehad. ln het "Overzicht opeenvolgende jaren kosten schoonmaken" (bijlage 4) is uitgegaan van de juiste cijfers over het boekjaar 200512006. Commentaar bestuur: Indien eï geen consequenties zijn voot de bijdragen 2005/2006 zalhet bestuur geen verdete actie ondememen..
Vl 1.2 Dure videocamera's Het verslag van de ALV d.d. 10 mei2006 vermeldt ad punt 6: "... heeft de VvE een eenmalige uitgave gedaan voor de aanschaf van camera's ad € 1.300,--.' De commissie veronderstelt dat het de videocamera's betreft die in de entreehallen en de parkeergarage hangen. Bijweten van de commissie gaat het om vier exemplaren, één in de parkeergarage, één in de entreehal aan de Cornelis van Vollenhovenstraat en twee in de entreehal aan de Jan de Louterstraat. Uit het verslag van de ALV d.d. 18 februari 2008 bl|kt dat het om "dummy''camera's gaat. lndien het inderdaad vier exemplaren betreft dan zouden deze per stuk € 325,00 gekost hebben. Dat lijkt de commissie nogal
prijzig voor dummy's.
Commentaat bestuut: Zaldoor het bestuur worden bekeken.
q
V I I . 3 Vri e n d sch a p p e I i i ke u itn od i q i n q offe rte ln de administratie stuitte de commissie op twee e-mails van de beheerder aan S. de G. van een bedrijf in installatietechniek dat blijkens in de administratie aanwezige nota's diverse onderhoudswerkzaamheden voor de VvE doet. ln een e-mail d.d. 7 januari 2010 deelt de beheerder aan "Beste S." mee: "Bij de Jan de Louter in Amsterdam hangen AGPO ketels HR65. Het gaat om 55 woningen. ls het voor jou aantrekkelijk hier het service onderhoud voor te doen ? lk weet niet of iedereen meedoet maar misschien kan je dan een staffelprijs geven." ln een e-mail d.d. 8 januari 2010 deelt de beheerder mee als vervolg op een eerdere e-mail over (waarschijnlijk) ventilatoren in de gangen van de bergingen dat er ook ventilatoren in de ! , \-parkeergarage hangen, waarvan hij een overzicht bijsluit. "Kan je mij ook voor die ventilatoren aangeven ofje ze kunt onderhouden en wat de kosten ziin? " Het is de commissie niet bekend of deze ventilatoren ten tijde van verzending van deze e-mails al door een ander bedrqfworden onderhouden. Het is de commissie wel bekend dat alle bewoners bij aankoop van hun appartement door de installateur van de AGPO ketels, Wolter & Dros Aquatherm, een onderhoudsabonnement is aangeboden. Waarschijnlijk hebben veel bewoners dat afgesloten. De commissie vraagt zich af of het op de weg van de beheerder ligt en tot zijn takenpakket behoort om buiten de bewoners en het huidige onderhoudsbedrijf om bij een kennelijk bevriend persoon of bedrijf op informele en amicale wijze te informeren of het voor deze aantrekkelijk is het serviceonderhoud over te nemen. De commissie vraagt zich af of dit met medeweten en instemming van het bestuur is gebeurd. De commissie is van mening dat het inwinnen van offertes altijd op transparante, maar ook formele wijze dient te geschieden op basis van een heldere omschrijving van de te leveren diettsten, frequentie, e.d. en een helder pakket van eisen. ln ieder geval gaat het er niet om of het voor het bedrijf aantrekkelijk is, maar of het voor de VvE of haar leden aantrekkelijk is. Onduidelijk is wat de beheerder met deze email beoogde. Vindt hij het werk van het huidige onderhoudsbedrijf kwalitatief of kwantitatief onvoldoende ? Vindt hij de prijs-kwaliteitsverhouding niet goed ? De commissie heeft geen antwoorden op de e-mails aangetroffen. Commentaar bestuur: lH.et gaat hier niet om eeÍl onderhoudscoÍrtract dat tot de bevoegdheden van de VvE behoord, maar om contÍacten die per eigenaar zelf. zíjn ngegà n met een bedrijf ^ van hun keuze. In de offete-aanvragen die M3 namens de VvE heeft gestuurd treft het bestuur geen opvallende zaken.
Vlll. Gonclusies: bemerkingen kascontrolecommissie
2010
Commentaar bestuur: De commentaÍen in de tekst hierboven hebben ook betrekking op de meeste bemerkingen hieronder en worden daatom niet herhaald,tenzij in het voorafgaande nog raet behanded. Dij de aanbeve)ngen veÍderDp n dtt ven)ag za) pff punt kDrt het standpunt van het bestuur worden weergegeven.
Pagina 10 van 15
BIJTAGE A
1.
2.
Het door de ALV d.d. 9 mei 2007 vastgestelde exploitatieoverzicht boekjaar 2005/2006 geeft niet de begrotingscijfers van 200512006, maar die van 200412005 weer, echter wel de realisatiecijfers over 200512006. De in dat exploitatieoverzicht weergegeven afwijkingen van de begroting kloppen dus niet. Feitelijk is abusievelijk een incorrecte exploitatierekening 200512006 vastgesteld (zie eerder onder het kopje "Onjuist exploitatieoverzicht 2005/2006 vastgesteld").
Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht Kennelijk is er in 2005 of 2006 € 1.300,00 betaald voor een viertal "dummy" videocamera's. Dat lijkt de commissie prijzig. Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht
2009
3.
ln boekjaar 2008/2009 worden de begrotingsposten bestuurder, verenigingskosten, schoonmaken en glasbewassing alle substantieel overschreden, zonder dat daar een verklaring voor wordt
gegeven.
4,
5. 6. 7. 8.
9.
Commentaar bestuur: Alleen de post glasbewassin92009 ovetschreden met 35o/o, zondel nadere verklaring.
blijft
na bovenstaande commentaar
De in het exploitatieoverzicht vermelde realisatie betreffende de post bestuurder (beheerder) boekjaar 2009 periode januari Vm mei is voor € 549,64 niet tot nota's van Munnik te herleiden en het bedrag van de realisatie over de periode juni t/m december wordt met € 156,14 door de betreffende nota's van Millen3um overschreden (zie bijlagel). Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht De beheervergoeding die Munnik over haar deel van 2009 in rekening brengt is € 964,43 per jaar = 11.27 % hoger dan die blijkens het contract met Munnik had moeten zijn. De declaratie voor extra werkzaamheden door Millen3um betreffende het inschrijven bij de Kamer van Koophandel ad € 119,00 is ten onrechte ingediend. Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht De in hót exploitatieoverzicht 2009 vermelde realisatie betreffende de post verenigingskosten is tot een bedrag van in totaal € 97,76 niet te herleiden tot in de administratie aangetroffen nota's of declaraties. Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht De wel in de administratie aangetroffen declaraties betreffende de post verenigingskosten zijn tot een totaal bedrag van € 525,30 ingediend tijdens de periode januari Vm maart 2009 (zie bijlage 2). De vermelding in het exploitatieoverzicht van een realisatie van € 0,00 in de periode van beheerder Munnik fianuarit/m mei 2009) is dus niet correct.
Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht Schoonmaakbedrijf Orion heeft voor de reguliere schoonmaakwerkzaamheden per maand € 1'16,33 = '15.51 % meer in rekening gebracht dan het bedrag waarop de betreffende begrotingspost 2009 is gebaseerd. Dat is opmerkelijk, omdat verondersteld mag worden dat ten tijde van het opstellen van de begroting bekend en afgesproken is welke prijzen een vaste dienstverlener voor dat jaar gaat hanteren.
Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht 10. De nota van schoonmaakbedrijf Orion inzake d.d. 31 oktober 2009 uitgevoerde extra werkzaamheden wijkt in zoverre af van de daaraan ten grondslag liggende offerte d.d. 23 september 2009 en de conform gegeven opdracht d.d. 24 september 2009 dat volgens de offerte en opdracht de trappen Vm de 3u etage geschrobd zouden worden, terwijl volgens de nota de trappen Vm de 2" elage geschrobd zijn.
Commentaar bestuur Navraag bij het oude bestuur leeft dat de schoonmaker in navolging van de offerte tot en met de 3d" etage heeft geschrobd. 11. De realisatie betreffende de post glasbewassing boekjaar 2009 is voor een bedrag van € 866,33 niet tot nota's van schoonmaakbedrijf HSD te herleiden (zie bijlage 7). Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht 12. De nota's van HSD zijn gedeeltelijk niet te herleiden tot de ingediende offerte en de daarop gebaseerde opdracht.
2010
Pagina 11 van 15
BIJTAGE A '13. ln boekjaar 2010 worden de begrotingsposten bestuurder en schoonmaken overschreden, zonder dat daar een verklaring voor wordt gegeven.
Commentaar bestuur: Uit bovenstaand commenta^Íblijkt dat deze twee posten in 2010 niet zijn overschreden. '14. De realisatie betreffende de post beheerder boekjaar 2010 blijft € 1.238,79 achter bij de door de beheerder over 2010 ingediende nota's (zie bijlage '1). Daarmee geeft het exploitatieoverzicht een incorrect beeld. Commentaar beshrur: In de tekst toegelicht 'l 5. De verklaring van het ad bemerking 14 aangegeven verschil is dat beheerder extra kosten in rekening heeft gebracht die niet zijn meegeteld bij het gerapporteerde bedrag van de realisatie. Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht 16. De declaratie voor extra werkzaamhedón door Millen3um betrefÍende het opstellen van het meerjaren onderhoudsplan ad € 535,50 is ten onrechte ingediend. Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht 17. De commissie meent dat het in het expioitaiieoverzicht 2010 ten laste van de post verenigingskosten brengen van de kosten van een taxatie inzake de verzekeringswaarde van de Jan de Louterhof en de kosten van het stroef maken van de tegelvloeren bij de entrees, ad in totaal € 2.238,84, niet correct is. Deze kosten hadden beter ten laste van de post diversen onvoorzien woningen gebracht kunnen worden, die op de begroting staat voor € 2.500,00, respectievelijk de post onderhoud bouwkundig woningen, begroot ad € 4.000,00. Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht '18. Samen met de met bonnetjes onderbouwde bestuursdeclaraties leiden de ad bemerking 17 genoemde nota's tot een totaal aan declaraties en nota's ten laste van de post verenigingskosten van € 3.31 1 ,91 , oftewel € 486,02 meer dan er volgens het exploitatieoverzicht 2010 is uitgegeven ten laste van de post verenigingskosten. Commentaar bestuut: In de tekst toegelicht 19. Verwarrend is dat in de oorspronkelijke prijsopgave van schoonmaakbedrijf Orion een totaalprijs per maand is aangeboden, met inbegrip van de werkzaamheden in de parkeergarage, en conform gefactureerd wordt (met uitzondering van de nota d.d. 30 juni 2010 inzake nat schoonmaken parkeergarage ad € 477,00 als extra werk), terwijl vanaf de eerste begroting de posten schoonmaken en schoonmaken parkeer separaat zijn begroot en deze in het exploitatieoverzicht eveneens separaat zijn verantwoord. Extra verwarrend is dat de uitgaven voor schoonmaken en schoonmaken parkeer in de gecombineerde balans /winst en verliesrekening 2010 en de winst en verliesrekening 2010 t.b.v. de ALV d.d. 2maarï, resp. 24 maart2011 als totaalbedrag weergegeven worden, terwijl ze in de concept begroting 2011 t.b.v. diezelfde ALV onder het kopje "werkelijk 2010" gescheiden vermeld worden. Commentaar bestuur: In de tekst toegelicht 20. Vanaf de maand november 2010 is door schoonmaakbedrijf Orion opeens extra in rekening gebracht containers buiten en binnen zetten ad € 75,00 plus 6 % btw = totaal€ 79,50 (zie bijlage 5). Dat is in strijd met de prijsopgave van het schoonmaakbedrijf zoals die bij brief d.d. 5 april 2005 is overeengekomen met Munnik beheer. lmmers in het bijgevoegde werkprogramma staat bijwoensdag o.a. vermeld "containers buiten en binnen zeiten" en "containerruimte schoonmaken". Ook stonden deze werkzaamheden vermeld op de lijst met reguliere schoonmaakwerkzaamheden die in de mededelingenvitrine van de entreehal hing. Het in rekening brengen van een extra bedrag voor deze werkzaamheden vanaf november 2010 is dus onrechtmatig, tenzij het bestuur dit mei het schoonmaakbedrijf (gemotiveerd) is overeengekomen. Een dergelijke overeenkomst heeft de kascontrolecommissie niet aangetroffen. Wel is er een ongetekende ofÍerte/overeenkomst d.d. november 2007 aangetroffen die een Werkschema bevat waarin het schoonmaken en moppen van de containerruimte wel nog genoemd wordt, maar het buiten en binnen zetten van de containers niet meer. Aangezien de daarin genoemde prijsverhoging niet doorgegaan is neemt de commissie aan dat dit ook geldt voor het niet langer buiten en binnen zetten van de containers. Commentaar bestuur: lJit de stukken is het niet duidelijk welke afspraken er zijngemaakt met de schoonmaker hierover. Het bestuur zalnog ovedeggen met de schoonmaket en het
voormalige bestuur hietover.
Pagina 12 van 15
BIJTAGE A
lX. Conclusies: alqemene en specifieke aanbevelingen kascontrolecommissie 20'10 IX.1 Alsemeen
1.
2. 3.
4.
5.
Het bestuur licht in het exploitatieoverzicht vermelde substantiële overschrijding van door de ALV goedgekeurde begrotingsposten toe. Commentaar bestuur: Het bestuur wil dit gïaag overnemen, met die toevoeging dat "substandeel" wordt gekwantificeerd; 10% van het bedrag van de begrotingspost. De kascontrolecommissie brengt aan de ALV altijd schriftelijk en onderbouwd verslag uit van haar werkzaamheden, de door haar gehanteerde methode en haar conclusies en aanbevelingen. Commentaar bestuur: Het bestuur vril dit graag ovefnelnen Zowel het bestuur als de beheerder dienen zich er voortdurend van bewust te zijn dat de door de ALV vastgestelde begroting leidend is en dat substantiële (dreigende) overschrijdingen van de door de ALV goedgekeurde begrotingsposten helder en tijdig gesignaleerd dienen te worden om tijdig maatregelen te kunnen nemen en waar nodig de ALV tussentijds te informeren. Commentaar bestuur: Dit spreekt voor zich, ên het bestuut zal dtt waarborgen door de rol van penningmeesteï altijd in te vullen efl peÍ kq/aÍtaal de financiële situatie in haar vergaderingen te bespreken. ln dat kader legt het bestuur met name tussentijdse uitbreiding of intensivering van aangegane contractuele verplichtingen, maar ook nieuw aan te gane contractuele verplichtingen, die leiden tot substantiële overschrijdingen van door de ALV goedgekeurde begrotingsposten eerst ter goedkeuring voor aan de ALV. Commentaar bestuur: Dit is reeds vastgelegd in modelreglement ar6Shd2 en huishoudelijk
reglement art8lidl. Het bestuur draagt er zorg voor dat in af te sluiten contracten alle uit te voeren werkzaamheden benoemd en geprijsd zijn, zodat het niet voorkomt dat tussentijds extra offertes moeten worden ingediend, dat niet geoffreerde werkzaamheden in rekening worden gebracht (zie bemerking '12) of dat werkzaamheden als extra in rekening gebracht worden die tot de reguliere werkzaamheden gerekend zouden kunnen worden, zoals dat door Millen3um gedaan is (zie bemerkingen 06 en 16).
6.
Cornmentaar bestuur: Het bestuut en de beheerdet zullen hiergoor zorg dragen. De opmerking over extra in tekeningen gebtachte kosten van M3 heeft het bestuur in de tekst al becommentadeerd. lndien in af te sluiten meerjarige contracten wordt opgenomen dat de overeengekomen prijs per
jaar aangepast wordt aan een indexering dan wordt exact benoemd welke indexering dat is en aan welke verifieerbare bron deze ontleend wordt.
7. 8.
Commentaar bestuur; Het bestuur wil dit graag overnemen Het bestuur controleert bij aanvang van elkJperÉde van prijsverhoging of deze feitelijk conform het gestelde ad aanbeveling 06 is. Commentaar bestuur: Het bestuur wil dit gÍaag ovememen Bij de selectie van opdrachtnemers worden in een transparante procedure aan de hand van een heldere schriftelijke opgave van de gewenste diensten, frequentie, looptijd en opzegtermijn en een helder pakket van eisen ten minste twee offertes ingewonnen. Ook de offertes die niet tot een opdracht leiden worden gearchiveerd.
Commentaar bestuur: Het bestuut poogt dit teeds zo compleet mogelijk te doen en wil dit gÍaag overnemen
lX.2 Specifiek
9.
Het bestuur legt de ALV een gecorrigeerde versie van de exploitatierekening boekjaar 200512006 voor ter vaststelling (zie bemerking 01). Commentaar bestuur: Indien dit leidt tot aanpassing van de definitieve bijdragen 2005/2006
zal hetbestuur d.it willen ovememen. 10. Het bestuur controleert de nota ad € I .300,00 inzake de "dummy"videocamera's uit 2005 of 2006 en gaat n.a waarom dezg z9- duur waren (zie bemerking 02). Commentaar bestuur: Het bestuut wil dit gtaag ovememen
2009
Pagina 13 van 15
BIJTAGE A
11. Het bestuur vordert over de periode december 2008 Vm mei 2009 het bedrag terug dat Munnik aan beheerskosten meer in rekening heeft gebracht dan het volgens het contract gerechtigd was te doen, te weten 6112 x € 964,43 = € 482,22 (zie bemerking 05). Commentaar bestuut: Het bestuur wil dit gmag ovememen 12. Hel bestuur gaat na of de uitbetaling in het boekjaar 2009 van een totaalbedrag van € 1.822,46 aan Munnik dat niet is te herleiden tot in de administratie aangetrofÍen nota's terecht heeft plaatsgevonde-n en zo neer gaat deze terugvorderen (zie be-merking Q4). Commentaai b".ó*t be kosien zijn gemazkt in oktober/november 2008 en geboekt in december 2008 en terechl 13. De declaratie voor extra werkzaamheden door Millen3um betreffende het inschrijven bij de Kamer van Koophandel ad € 1 19,00 wordt teruggevorderd (zie bemerking 06). Commentaar bestuur: Het bestuur neemt de toelichting van Millen3um en de bevestiging van het oude bestuut in ogenschouw en wil de aanbeveling niet overnemen. 14. Het bestuur gaat na waaraan de uitgaven verenigingskosten in 2009 zijn gedaan die niet te herleiden zijn tot in de administratie aangetroffen nota's of declaraties (zie bemerking 07) Commentaar bestuur Het bestuur beschouwd de posten "DiveÍsen" en 'T-erenigingskosten" in 2009 als een. In die context is er geen sprake van niette herleiden uitgaven. 15. Het bestuur gaat inzake de post glasbewassing in het exploitatieoverzicht 2009 na waaraan het bedrag van € 866,33 is uitgegeven dat niet te herleiden is tot in de administratie aangetroffen nota's van schoonmaakbedrijf HSD (zie bemerking 11). Commentaar bestuur: De €866,33 is abusievelijk op de post "Glasbewassing geboekt en
hoort op de post "Schoonmaken". 16. Het bestuur adviseert de ALV de aanbevelingen van de heer Uiterwijk aan de ALV d.d. 21 oktober 2010 om in het "Overzicht reserves" van de door hem opgestelde begrijpelijkere versie van de Jaarrekening 2009 de reserve "Gevel" van "Woningen" over te hevelen naar "Algemeen", die van "Verlichting/accu's kelder" van "Parkeergarage" naar "Woningen", en die van "Vervanging vuilwaterpomp berging en garage" van "Parkeergarage" naar "Woningen" alsnog over te nemen, evenals de consequenties daarvan voor de exploitatieresultaten in de algemene reserve en het gewijzigde exploitatieresultaat. Commentaar bestuur: Het bestuur wii dit graag overnemen
2010 7. Het bestuur past '1
het exploitatieoverzicht 2010 aan in die zin dat de realisatie op de post bestuurder in overeenstemming wordt gebracht met de aangetrofíen nota's van de beheerder (zie bovenstaande bemerking 1 4).
Commentaar bestuur: De post "Bestuurder" is in oveÍeensteÍnming met de nota's als in ogenschouw wordt genomen dat Millen3um ook declaraties op andere posten heeft geboekt. Dit is terecht gebeurt en het bestuur vril deze aanbeveling daatom niet ovememen. '18. De declaratie voor extra werkzaamheden door Millen3um betreffende het opstellen van het meerjaren onderhoudsplan ad € 535,50 wordt teruggevorderd (zie bemerking 16). Cornmentaar bestuur: Dit is in de tekst teeds toegelicht. Het bestuur neemt de toelichting van Millen3um en de bevestiging van het oude bestuur in ogenschouw en wil de aanbeveling niet ovefnemen. 19. Het bestuur brengi in het exploitatieoverzicht 2010 de nota's van een taxatie van de Jan de Louterhof ad € 1.125,00 (nota d.d. 26 mei2010 van Slager Expertise) en de kosten van het stroef maken van de tegelvloeren bijde entrees ad € 1.113,84 (nota d.d. 14 september 2010 van Slipstop), alsnog ten laste van de post diversen onvoorzien woningen, die op de begroting staat voor € 2,500,00, resp. de post onderhoud bouwkundig woningen, begroot ad € 4.000,00, en verlaagt de realisatie verenigingskosten met het totaal van deze bedragen (zie bemerking 17). Commentaar bestuur: Het bestuur wii dit gÍaag overnemen, aangezien de toerekening van deze posten naat andere groepen eigenaars geschiedt. 20. Het bestuur vordert de naar de mening van de commissie door het schoonmaakbedrijf Orion over november en december 2010 ten onrechte in rekening gebrachte extra kosten i.v.m. buiten en binnen zetten containers ad in totaal € '150,00 excl. 6 % btw terug (zie bemerking 20). Commentaar bestuur: Het bestuur zal nogoverleggen met de schoonmaker en het
voormalige bestuur hietover
Pagina 14 van 15
BIJTAGE
21
.
A
ldem betreffende de nota's van het schoonmaakbedrijf vanaf de maand januari 2011, mocht zich daarbij hetzelfde hebben voorgedaan.
Commentaar bestuur: Idem 22. Hel bestuur komt vanaf de maand waarin de containerruimte gesloten wordt i.v.m. de beschikbaarheid van een nieuwe ondergrondse vuilcontainer tegenover de entree aan de Jan de Louterstraat een vedaging van de maandelijkse schoonmaakkosten overeen i.v.m. het vervallen van de werkzaamheden betreffende buiten en binnen zetten containers en het schoonhouden van de containerruimte, welke werkzaamheden inbegrepen zijn bij de reguliere werkzaamheden en dus bij de overeengekomen prijs daarvoor. 23. Het bestuur maakt een eenduidige keuze m.b.t. zowel begroting als weergave in het exploitatieoverzicht van de kosten schoonmaken en schoonmaken parkeer: samenvoegen of separaat weergeven (zle bemerking 19). Cornmentaar bestuur: Het bestuur wil deze posten graag gescheiden houden in verband met hs1\rs15shil in toerekenin g n de vetschillende groepen eigenaars (conform de ^r splitsingsakte) 24. ln de lijn van de keuze, zoals verwoord in aanbeveling 23 wordt met het schoonmaakbedrijf afgesproken hoe de nota's ingediend worden, integraal of separaat. Commentaar bestuur: Het bestuur wil echter de schoonmaker de nota's integtaal laten tato te verdelen over de posten indienen, maar Millen3um vragen om deze n ^t "S cho onmaken" en "S choonmaken Parkeer garage" 25. Het bestuur beziet aan de hand van de offerteé vaÀ schoonmaakbedrijf Orion en bijlage 3 of er reden is tot prijsverlaging, waar in de oorspronkelijke prijsopgave de schoonmaakwerkzaamheden in de garage bij de prijs inbegrepen waren en deze vanaf 2011 deels overgenomen zijn door leden van de VvE.
Commentaar bestuut: De reguliere werkzaamheden in de patkeerg^Íagevar- de schoonmaker zijn niet (ook niet deels) door de leden van de VvE overgenomen. De klussencommissie kan incidenteei de parkeerg^ï^ge een grote schoonmaakbeurt geven. Dezewerkzaamleeden werden voorheen altijd separa^t^ange-vïaagd bij de schoonmaker.
Pagina 15 van 15
VERKIARING KASCONTROLECOMMISSIE
201 O
De ondergetekenden, de heren J.N- Holtrop, Jan de Louterskaat 60, en M.P.H.M. Masthoff, Jan de Louterstaat 74,ín de Algemene ledenvergadering d.d. 24 maart2011 gekozen tot leden van de kascontrolecommissie 20i0, hebben overeenkomstig de besluiten van de Algemene ledenvergadering d.d. 2l oktober 2010 de jaarstukken over 2010 gecontroleerd en die over 2009 opnieuw bezien. kr bijgaande notitie hebbe,n zij hun bemerkingen en conclusies en aanbevelingen, alsmede hun adviezen over de aanbevelingen van de heer Uiterwijk aan de Algemene ledenvergadering d.d. 21 olÍober 2010 geformuleerd.
,
2 augustus 2011
M.P.H.M. Masthoff
BIJI.AGE
von
2011
Werkelijk
Code
B
oren Jon de Louler
Begroting 201 I
Begroling 2012
€ r r.000,00
€ r l.ooo,oo € 100,00
geexlropoleerd TASTEN
A. Koslen levering Elektro lift en verlichting
Woter olgemeen Subtotool
< 10.447,85 <37,30
21 01
2102
€ ru.465.r5
€ 250,00
---.-ïT750F0-
€ I t.t00.00
B. Koslen conirocÍen
Serviceobonnemeni lifi + telefoon Serviceobonnement hydrofoor/legionello Serviceobonnemeni vuilwoterpomp Serv. Abbon. brond/gos deï. Serviceobonnemenl overheoddeur Service onderhoud doken ïuinonderhoud doktuin
2022 2024
Schoonmoken Schoonmoken porkeer Glosbewossing olgemene ruimten
2032 2032
Liftkeuringen Telef oon kosten
lif I
en Áe 2022
Beheerder Subtotool C. Koslen
2025
PG
2025 2025 2028
PG
Onderhoud brond/gosdetectie Onderhoud roldeur
€ 3.000,00 € 800.00 € 2.000,00 € I 1.000,00
€775,00 € 2.000,00
€8.s79,36
€ r 0.500,00
2033
€ 500.00 € 3.s r 0,50
2050
T U,UU
€ 500,00 € 4.200,00 € 425,00
2051
i U,UU €9.3t1,72
€ 0,00 € 9.312,00
l-b
----79BdE
A A A A
€ 14.706,05
€ r 3.000,00
€ o.oo
€ 0,00
c o,oo
€ 0,00
<sst,sa
<357,98
---?I5!-ó2.6t
< 38.519.50 € 9.ó00.00
incl. incl. € 3ó0,00
@
q v,uv
1
€ 1.528,37 €289,48 €267,76
2011
2012 2014 201 5
PG
s 2015
PG
divers
Mech. Venl. bergingsgong
201 3
deuropener/inlercom
201 6
201
€ 500,00 € 4.000,00 € 42s,00 € 0,00 €9.544,50
---=3613110-
-4T335736201
€ 7s0.00
€ ó50,00 € 2s0,00
€776,43
2201
Rechtsbijsiond Bestuurders oonsprokelijk Subtotool D. Overige koslen Onderhoud bouwkundig o'gemeen Onderhoud bouwkundig woningen Onderhoud liflen Onderhoud hydrofoor
€ 3.030,88
o-
É.1.242,64
2202 2204 220s
€ ó.s00.00
€ 425,00
203 l
vezekeringen
Onderhoud Onderhoud Onderhoud Onderhoud Onderhoud Onderhoud Onderhoud
<361,37
2221
Opslol
€ ó.2s0,00 € 8ós,00
€.5.377,78
€ 4.000,00
€ 4.000,00
€ s00,00
€ s00,00
€ 400,00
€ 400,00
€ 2.000,00
€ 2.000,00
€ 500,00
€ 500.00
€ 0,00
<3.246,75 U,UU
€ 500,00
€ 500,00
1.721 ,69
€ 500,00
€ 500,00
€.526,59
€ 375,00
€ 375,00
€ 0,00
€ 37s,00
€ 37s,00
2211
€ s49,83
€ r.500,00
€ 1.500,00
Vergoderkosten
2212
€ 369,24
€ 350,00
€ 500,00
Bonkkosten Diversen onvoorzien Diversen onvoozien Diversen onvoozien Diversen onvoozien
lllJ
€ 180,00
€ I 80.00
€ 180,00
€ 0,00
€ 500.00
€ s00.00
€ 0,00
€ 250,00
€ 250,00
€ 5.080,27
€ 1.500.00
€ 4.000.00
€ 0,00
€ 250,00 € 0,00
€ 250,00 € 0,00
Vere nigin
gs
verlichting verlichting Goro ge
2017
dok
201 8
dok otrium kosle n
olgemeen bedrijven
woningen porkeergoroge
Rente onïvongsÍen
2017
I € PG
2018
2224 2224 2224
B
2224
PG
€ 0.00
2251
----E-T375eJ8--
Subloiool
€
IJ.óBU,UU
€ 16.330.00
E. Plonmotigi onderhoud
Dototie reserves Dotoiie reserves DoioÍie reserves Dototie reserves SubÍoiool
Algemeen
2301
Bedrijven
230 I
Woningen PoÍkeergoroge
230
1
230
r
€ 3.300,00
€ 3.300,00 €240,00
B
€ r4.890,00 ílr
€ 3.380.00
----E?1r-Im0-
€
€240,00 r 4.890,00 € 3.380,00
----E i-8-mm-
€ 3.300,00
€240,00 € 14.890.00 € 3.380,00 <
2t.8t0.00
BATEN
Ver, bijdrogen incl. bijdroge bedr. Ruimien Verhuur kosten Subïotool Tolool opbrengslen AF: Totool kosten Soldo exploitotie
2230
-
€96.972,A0 €.244,00
€9ó.249.98
€97.719,50
€97.21600
<96.249.98
<97.7t9.50
€ 96.249,98 €96.249,98
€97.719,50
€ €
97.216,00 93.809.44
-@
€ 0.00
= = \,tl,r = PG = fi
g
Millen3um VVE Beheer
€ 97.719,50
olgemeen wonen en bedrijven -drd'specifiek bedrijven Specifiek woningen speciÍiek pqrkeergqroge
3l-10-201
1
Huisnummers
48, ó8, 88,
28,16, r8,
20,32,44
28, 30, 5ó
|4
40,42,52
54
óo
78
lt5
1tó
117
123
124
6
3
2C,4C, óc,
68
8C
22,46,
I
ï:::'
fype W(oning), B(edrijven), P(orke€ r)G(orogê) 880C
5i
I
6
r3(
125 4
I
Íolool per jooÍ
Koslen lèvering
x
Elektro liÍl en verlichting
Woler olgemeen
\
r r .000.00
Lineoir
€ 100.00
greutaeel
I I
200,00
200,00
200,00
200,00
200,00
200.00
200,00
200,00
200,00
1,82
l9t
1,8?
1,82
1At
1.82
1,82
1,82
1,82
I 18.18
I I8,18
i 18,18
118,18
]l8,18
13,64
13,64
I 18,18 'r3,ó4
I 18.18
13,64
13.ó4
13.é4
13,ó4
13,64
nvt
nvt
nvt
nvi
nvi
nvt
nvï
nvt
nvt
nvl
nvt
nví
nvt
nv'l
nvÍ
nvt
nvt
nvt
nvt
nvi
nvl
0,ó4
I 1.18
11,27
I 1,3ó
11,82
11,91
Koslên conlroclen
t
€ 0.00
Seryiceobonnement brondioos dl I € 3.000,00 € 0,00 Serviceobonnemenl overheoddel 6 SeÍviceobonnemenÍ dolen trinonderhoud dokiu n
I
Schoonmoken Schoonmoken porkeren
I
ï t
I
I
€ 750,00
q
Service obonnemenl
x
,ineoirl
€ ó.500,00
Serviceobonnemenl liÍt SeMceobonnemenl hydroÍooÍ
I
ii:::lil Lineoir
I
800,00
greutdeel
I
€ 2.000.00
lineoir
€
Glosbewossing olgemene ruimter]
9
C
nvÍ
nvl
PG
nvï
nv'l
nvi
I0,3ó
10.45
0,55
r
3ó,3ó
36.36
36,36
36,36
JO,JO
200,00
200,00
200,00
200,00
200,00
JÓ,J
O
r
18.18
3,ó4
3ó,3ó
3ó.3ó
I I
200,00
200,00
€ s00,00
Lrneou
I
nvt
nvt
nvl
nvt
nvt
nvi
nvt
nvt
nvt
€ 4.000,00
Lneo:r
I
72,73
72,73
72,73
72.73
72.73
72,73
72,73
72,73
/2,/J
7.73
7,73
7,73
7,73
7,73
7.73
7,73
7,73
7.73
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0.00
0,00
I r.000,00
Llneorr
FG
I
€ 0,00 Lineoir
€9.s44,50 Lineoir
Beheêrder
1
1
I
€ 425,00
ÍeleÍoonkostenliften .
PG
nvl
8,18
llneolr
I
[i'tkeu':ngen
PG
il
B+W
167
,45
JO,ó
167
O
.45
167
,45
1ó7,45
167
1
,45
167 ,45
167
I?517
r
200,00
,45
1
200,00
0,00
ó7,45
167 .45
Koslen verzekeringen
Opslol
b
12ó,55
127.ó4
141 ,82
142,91
incl areutoeel inc I I greukdeel
0.00
0.00
nno
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0.00
0,00
0,00
0,00
0.00
0,00
0,00
sreutoeet
4,ó6
4,70
4,7
5
4,7?
5,03
s.07
5,',I r
Breukdeel
€ 9.ó00,00
124,3ó
I
R--chisbirsiond I
I
tsesluurders oonsprorellK
€ 3ó0,00
I
34,1
8
3ó.3ó
5.3ó
lOverige koslen
lOnderhoud bouwkundiq olgeme' I Onderhoud bouwkundig woninge
€ 0.00
0,00
0,00
0,00
0,00
0.00
0.00
0,00
0.00
0,00
72.73
/2./J
72,73
72,73
72,73
72,73
72,73
72,73
€ 4.000.00
72,73
londerhoud liften
€ 500.00
L09
L09
lono",nouo hydrofoor
€ 400,00
7,27
7
I
I
ondernoud brond/qosdeiciie
€ 2.000,00
roldeur
€ 500,00
mech. lnstollolie
€ 500.00
deuropener/intercon
€ s00,00
verlichting
€ 375.00
verlichÍlng garoge
€ 375,00
dok
u ten
l* l* h"
9,49
L0?
7t7
7,27
7,27
7,27
nvl
nvl
nvl
nvl
nvl
nvl
nvt
nvl
nvÍ
nvt
nvl
nvi
nvi
nvi
nvl
nvt
nvÍ
nvl
nvï
nvt
nvt
nv'i
nvt
nvi
nvt
nvt
nvi
9,09
9,09
LA9
LAg
?,09
LAg
9,49
6.82
ó.82
ó,82
6,82
6,82
6.82
6,82
6,82
o,óz
nvt
nvt
nvt
nvt
nvl
nvi
nvt
nvl
nvl
0,00
0,00
0,00
0,00
0.00
0,00
0,00
0.00
0,00
0,00
€ 1.500.00
26,32
2ó.32
8,77
8,77
3,1 ó
J,l o
ó.48
€ 500,00
€ 500,00
onvoorzien bedrijven
€ 250.00
onvoozien woningen
€ 4.000,00
onvoozien po*eergoro
IPG
9.09
7.27
€ 0,00
€ r80,00
n onvoozien olgemeen
Iro
9,09
7,27
0,00
€ 0.00
Onderhoud dok olrium
PG
9,09
7,27
.27
0,00
lr*
lï.
€ 250.00
5l
€ 3.300,00
8.80C
0,00
0,00
0,0c
0,00
0.00
0.00
26,32
26,32
zo.Jz
26.32
aa
at
2ó,32
8,77
8,77
8.77
8,77
8,77
8,77
8.77
3,1ó
3.1 ó
J,ló
3.1ó
3,1ó
3,1ó
6.53
ó,59
6,65
6,99
7,45
7,14
nvÍ
nvt
nvl
nvt
nvl
nvl
7,44
nvl
nvt
nvt
72,73
72,73
72,73
72.73
/2,/J
72.73
/2,/J
72,73
72,73
nvl
nvl
nvl
nvt
nvï
nvt
nvt
nvl
nvÍ
€ 42,7 5
€ 43,13
€ 43,50
€ 43,88
€ 4ó,13
€ 4ó,50
€ 4ó.88
< 48,75
€ 49,1 3
nvt
nvl
nvt
nvl
€270,73
€27A,73
<270,73
<274.73
nvl
nvt
nvl
onderhoud
Doloiie
resenves Algemeen
Dotolie reserves Bedrijven Dototie reserves Woningen reserves Porkeergoroge
Vereniqinqsbiidro oen
201 2
3r -1 0-201
1
€240.00
2
nvi
nvÍ
nvt
nvt
€ r 4.890,00
5:
€270.73
€270,73
€270,73
€ 3.380,00
5l
nvi
nvt
nvÍ
<270,73 nvl
Per
moond
t24.441
124.5i
124,7
124,8:
t2s,6t
125.8
tr(
nvt
;l
126,6t
nvl
<270,7i nvt
tló
BIJLAGE C
2,
34
80
8
ó
t1,
1,10,14.26, 2A,
8A
72 38,50, 62
44,64
6,82,
7
A
Jon de Loulerhof
von
V
t2,21,36,
A (2PP),
48,70
tó
rtukt
5 ó0 1054
DulrncÍoll
1058
I extro:8A t34
142
135
200,00
200,00
14t
147
I
,
1
I
I
200,00
t45
200.00
200,00
't49
200,00
200.00
nvt
nvl
nvÍ
1,82
1,82
1,82
1,82
nvï
nvt
nvt
lr8,l8
I I8,18
nvl
nvl
nvt
nvi
nvl
nvt
nvt
nvl
nvt
nvt
nvl
nvt
nvl
nvl
nvl
nvl
nvl
nvt
12,00
12,18
12,27
12,91
13.
t8
13,27
r
3,36
13,55
14.
3ó,3ó
36,36
3ó,3ó
JO,JO
JO,JO
3ó.3ó
3ó,3ó
200,00
200,00
200,00
200,00
200,00
200,00
nvi
nvi
nvl
nvÍ
nvl
nvï
nvl
nvt nvt
1
72,73
an aa
72]3
72,73
7,73
7,73
7,73
7,73
7,73
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0.00
I
r 18.r8
I t8,18
nvl
nvl
13,64
13,64
13,64
nvt
nvt
nvt
nvt
nvt
nvt
nvl
nvl
nvl
0,00
nvt
nvi
nvt
nvt
nvl
nvt
nvt
58,82
nvÍ
nvi
nvl
nvl
nvt
nvl
nvl
0,00
t8
15,09
15,36
1ó,64
41.82
45,45
3ó,36
3ó,3ó
3ó,3ó
36,36
3ó,3ó
nvl
nvt
200,00
200,00
200,00
200,00
200,00
200,00
nvt
nvt
nvl
nvi
nvf
nvt
nvl
nvl
nvl
nvl
nvt
9,80
72,73
72,73
72,73 aaa
72,73
72,73
72,73
nvi
nvt
nvÍ
7,73
7,73
nvl
nvl
nvt
0,00
0,00
0.00
0.00
nvt
nvr
nvï
67,45
167,45
167,45
167
I l8,l
18,18
7,73
72,73
0.00
67,45
r
3,ó4
67,45
I
1
8,18
7,73
162,5!t
'tz0,r 8
8r ,09
184.3ó
199,64
501,82
545,45
0,00
0,00
0,00
0,00
0.m
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
ó,0r
ó.10
6,38
6,79
6,91
7,49
18,82
20,45
@
0,00
0,00
nvt
nvi
nvt
72,73
72,73
nvt
nvl
nvï nW
167,45
44.00
l4ó,18
147,27
1
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0.00
5,40
5,48
5,52
5,81
5,vJ
5,97
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0.00
0,00
0,00
0.00
0,00
72,73
72,73
72,73
72]3
72,73
54,91
1
58,1
8
159,27
nvl
,45
|
,45
167,45
r
? nvl
167,45
\ ó7
167,45
|
0,00
167,45
167,45
167,45
5l
200,00
nvï
nvt
1
1,82
13.ó4
ri
I
200,00
13,61
13,ó4
I
1,82
13,64
il8,18
13,ó4
c
)
200,00
13,64
I 18,18
3,ó4
r
500
1,82
118,18
118.18
46C
200.00
8.18 't3,ó4
1,82
lóJ
200,00
1,82
1,82
tó9
4
1,82
1,82
lór
l5é
PP
B
B
'tó0,3ó
r
1
@ 0,00
0,00
72,73
72,73
72,73
72,73
72,73
9,09
?,09
LO9
?,09
9,09
9,09
?,09
9,09
9,09
9,09
9,09
9,09
nvï
nvï
7,27
7,27
7,27
7t7
7,27
7,27
7)7
7,27
7,27
7,27
7,27
7,27
nvl
nvl
nvÍ
nvl
nvt
nvt
nvt
nvl
nvï
nvl
nvt
nvt
39,22
nvl
nvï
nvt
nvl
nvi
nvl
nvl
nvl
nvt
nvt
nvt
nvi
nvl
nvt
nvt
nvi
nvt
nvt
nvl
9,80
nvÍ
nvt
nvl
nvt
nvf
nvt
nvl
nvt
nvt
nvl
nvt
nvl
nvl
nvl
9,80
9,09
9,09
ono
9,09
?,09
I,O?
9,0?
9,09
9,O9
L09
9,09
nvt
nvt
nvi
6,82
6,82
6,82
6,82
6,82
6,82
6,82
6,82
6,82
6,82
6,82
nvi
nvl
nvl
nvl
nvl
nvï
nvt
nvt
nvt
nvi
nvt
nvl
nvÍ
nvl
nvl
nvl
nvt
0.00
0,00
0,00
0.00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
o,oo
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0.00
0.00
0,00
0,00
0.00
0,00
nvl
nvl
nvl
26,32
26,32
26,32
26,32
2ó,32
26,32
26,32
26,32
26,32
26,32
26,32
26,32
26,32
26,32
8,77
8,77
8,77
8,77
8,77
8,77
8,77
9,09
6,82
-
8,77
8,77
8,77
8,77
8,77
8,77
8,77
3,1 ó
3,1 6
3,1 6
3,1ó
3,1 ó
3,1 ó
3,1ó
3,1ó
3,1ó
3,1 ó
3,1ó
3,1 ó
3.r ó
3,1 ó
7,50
7,61
7,67
8,07
8,24
8,30
8.35
8,47
8,8ó
?,43
9,60
10,40
26,14
28,41
25,00
nvt
nvt
nvt
nvÍ
nvl
nvl
nvï
nvl
nvt
nvt
nvt
nW
125.00
72,73
72,73
72,73
72]3
72,73
72]3
72,73
72,73
72,73
72,73
72,73
72,73
nvl
nvl
nvi
nvl
nvl
nvt
nvi
nvt
nvt
nvt
nvÍ
nvt
nvt
nYt
nvt
nvt
1
nvt
lnw I
I
nut
o,*
lx I
...r0
I I I
€ 49,50
nvt €270,73
nvl 126.9t
I I
€ 50.25
€ 50,ó3
€ 53,25
€ 54.38
€
5
54,7
€ 55,r 3
€ 55,88
€ 58,50
< 62,25
€ ó3,38
€ ó8,ó3
€.172,50
€ I 87,50
nvi
nvl
nvl
nvl
nvt
€ 120,00
€ r 20,00
nvt
nvt
nvt
nvt
nvÍ
nvt
€.270,73
€270,73
€.270,73
€270,73
<270,73
<270,73
<.270,73
€270,73
€.270,73
€.270,73
€.270,73
nvt
nvi
nvl
nvl
nvl
nvt
nvl
nvi
nvi
nvi
nvt
nvt
nvt
t27,l
127.34
I-:5i
rej
128,8r
I
nvt nvi
|I I
I
urr.r,
tzz'ozl l33,esl l00,e8l 10ó,501
Millen3um VVE Beheer
17'et
