82

Statenvoorstel nr. PS/2005/82 Versnelling ICT-ontwikkeling/implementatie E-visie

Jaargang

Datum

Ons kenmerk

Inlichtingen bij

2005-8

18 januari 2005

FD/2005/27

de heer B. Schuthof, telefoon 038 425 20 00

Aan Provinciale Staten

Onderwerp Versnelling ICT-ontwikkeling/implementatie E-visie; 6e wijziging van de Programmabegroting 2005. Bijlagen I. Ontwerpbesluit nr. PS/2005/82 (bijgevoegd) II. Statement Berenschot (bijgevoegd) III. Budgettaire gevolgen van de 6e wijziging van de Programmabegroting 2005 (bijgevoegd) IV. Lijst met gebruikte termen en afkortingen (bijgevoegd) V. Comptabele 6e wijziging van de Programmabegroting 2005 (te raadplegen via www.prv-overijssel.nl/sis onder het bovengenoemde PS-kenmerk en ligt ter inzage in de bibliotheek) (Niet bijgevoegde bijlagen zijn voor Statenleden op te vragen via e -mail ‘statenstukken@prv -overijssel.nl’)

1

Samenvatting

In 2004 is uitgebreid onderzoek gedaan naar de automatiseringseffecten en de consequenties van de ambities naar verdergaande digitale bereikbaarheid, het nieuwe kantoorconcept, ontbureaucratisering en efficiënter werken. De onderzoeksresultaten zijn voor een second-opinion aangeboden aan bureau Berenschot (zie bijlage II). In de onderzoeksresultaten zijn twee hoofdlijnen te herkenne n: • de ambities uit het oogpunt van de elektronisch zichtbare en werkende (E)-provincie, door verdergaande digitalisering in de organisatie (m.i.v. 2006); • de noodzakelijke overgang van het besturingssysteem Microsoft-NT naar XP in 2005 met een kleine uitloop naar 2006. De implementatie van de ambities op basis van het Onderhandelingsakkoord, dienen versneld te worden uitgevoerd, vanwege de aansluiting op het moment van oplevering van het gerenoveerde pand in het voorjaar van 2006. Een en ander vraagt vanaf 2007 een structurele ophoging van de programmakosten van € 2.767.600,--. De onontkoombare overgang naar Windows XP vraagt een incidenteel bedrag van € 3.011.600,--. (Als bijlage IV is een lijst met gebruikte termen en afkortingen opgenomen.)

2

Inleiding en probleemstelling

2.1

De vraag

In juni 2004 heeft gedeputeerde Abbenhues in een presentatie aan de Statencommissie Economie en bestuur kenbaar gemaakt dat de gewenste extern gerichte E-dienstverlening (digitale loketten) en het voor eigen doeleinden gebruikmaken van innovatieve breedbandmogelijkheden pas vanaf

2006 mogelijk zijn. Redenen hiervoor zijn de renovatie en tijdelijke huisvesting en een herinrichting van de informatiearchitectuur. Ook heeft zij aangegeven dat zij een analyse van bijbehorend beheer en organisatie wenselijk acht. De commissie heeft het college uitgenodigd om met een onderbouwd voorstel te komen, mocht dat nodig blijken. Door de snelle ontwikkelingen in dit overheidsdomein is een actualisatie van de E-visie nodig. Naar aanleiding hiervan en in het licht van externe ontwikkelingen hebben wij de directie opdracht gegeven om de ICT-investeringen en -exploitatie integraal te bezien. Ook is de uitval en de moeizame doorontwikkeling van bedrijfskritische systemen (voor de Staten zijn relevant het Stateninformatiesysteem (SIS) en de vraag naar draadloos internetten) in de analyse meegenomen. Er zijn twee hoofdlijnen te onderscheiden, die in de volgende paragrafen nader worden toegelicht: • de ambities uit het oogpunt van de elektronisch zichtbare en werkende (E-)provincie (op basis van het Onderhandelingsakkoord, alsmede op grond van recent toegenomen landelijke (wettelijke) eisen en interprovinciale afspraken. De verdergaande digitalisering van de organisatie (m.i.v. 2006); • de noodzakelijke overgang van het Microsoft NT naar XP-besturingssysteem (2005). Gebleken is dat in de afgelopen jaren vooruitgang is geboekt in de ontwikkeling naar de E-provincie, maar dat er dringend aanvullende investeringen nodig zijn om het gewenste ambitieniveau in 2007 te bereiken (te noemen zijn subsidieloket en vergunningenloket, maar ook de uitwisseling van digitale plannen). In de voorbereiding van dit statenvoorstel zijn alle gemaakte keuzes ten aanzien van zowel de techniek, de toekomstvastheid alsook de financiële onderbouwingen ter toetsing aangeboden aan adviesbureau Berenschot. Geadviseerd is een onmiddellijke en onvermijdbare inzet op de vervanging van XP. Daarnaast heeft men er vertrouwen in dat – mits gedurende 2 jaar extra expertise wordt ingezet – de digitalisering zal slagen en de voorbereiding en realisatie van de genoemde loketten in respectievelijk 2006 en 2007 gereed is voor gebruik. De algemene conclusie van Berenschot is als bijlage II bijgevoegd.

2.2

E-provincie en digitalisering

E-provincie

In het Onderhandelingsakkoord is de keuze uitgesproken om de provincie op een andere wijze te willen laten werken. Het accent wordt gelegd op majeure inhoudelijke doelstellingen, meer uitvoeringsgerichtheid, een grotere maatschappelijke waarde van provinciaal beleid en vereenvoudiging van regels en plannen. Ondersteuning van ICT is hiervoor noodzakelijk. Bestuurlijk is in het verleden de discussie als volgt gevoerd. De laatste Nota Informatiebeleid, die door ons aan de voormalige Adviescommissie SBM is voorgelegd, dateert uit 2002. Hierin is een beperkt ambitieniveau (fase 1) en geleidelijke doorontwikkeling afgesproken ten aanzien van investeringen in informatiesystemen en bijbehorende infrastructuur. In februari 2003 heeft diezelfde commissie de evaluatie van de resultaten uit het Programma ICT 2001-2003 behandeld en tevens kennisgenomen van de ‘E-visie’ voor de periode 2004-2007. Die visie is ten dele in het Onderhandelingsakkoord overgenomen en met ingang van 2004 structurele middelen bestemd voor informatiebeleid en voor beheer en exploitatie van risicokaart en -register. In juni 2004 hield gedeputeerde Abbenhues de reeds hiervoor genoemde presentatie aan de Statencommissie Economie en bestuur. Met hulp van het Programma ICT zijn enkele proefprojecten uitgevoerd in de periode 2001-2003 op het vlak van externe communicatie via het web, elektronische dienstverlening en participatie. Elementen uit dat programma zijn de portal overijssel.nl, het intranet, de risicokaart, het subsidieloket Zorg & Cultuur (incl. scanproef), het Milieu(klachten)loket en de uitgebreide inventarisatie bij gemeenten en provincie van de impact van digitale vervaardiging en uitwisseling van ruimtelijke plannen (‘Ruimte op orde’). In 2004 zijn deze proefprojecten in de lijnorganisatie bij diverse eenheden ondergebracht en is de ontwikkeling binnen Overijssel afgestemd op het interprovinciale Programma E-provincies. Belangrijk leerresultaat is dat de tot dusver gevolgde strategie ‘van buiten naar binnen’ (eerst website en loket) nu wordt omgekeerd voor een noodzakelijke digitale opwaardering van de interne processen (‘van binnen naar buiten’). Pas dan is de vereiste sprong van 45% naar 65% E-dienstverlening te maken.

2

Statenvoorstel nr. PS/ 2005/ 82

Digitalisering

Het onderwerp digitalisering is opgenomen om dat het een belangrijke voorwaardenscheppende stap is om de resultaten van de E-provincie 2006-2007 te bereiken. Ontwikkelingsrichting E -provincie

Parallel aan deze doelstellingen van Overijssel is de rijksoverheid bezig met een versnelling naar een meer op digitale leest geschoeide overheidshuishouding. De maatschappelijke trend wordt daarin gevolgd: internet en mobiele telefonie zijn inmiddels de belangrijkste communicatiekanalen. Twee doelen zijn door het kabinet tot prioriteit verheven: de noodzaak tot betere publieke dienstverlening via internet (E-dienstverlening) en de eenmalige gegevensverstrekking aan de overheid door burgers en bedrijven. Beide prioriteiten verplichten dat de interne informatiehuishouding van overheidsinstanties in orde is en aangepast wordt aan de hogere eisen voor elektronische dienstverlening en gegevensopslag. Deze versnelling van rijkswege is zichtbaar in het aantal nieuwe wetten dat met voorrang door de Tweede en Eerste Kamer wordt behandeld. Ook zorgt de rijksoverheid voor een digitaal identiteitsbewijs (DigID) voor burgers en bedrijven. De recente opwaardering door de Tweede Kamer van het Programma Andere Overheid tot Majeur Project (met zwaardere eisen ten aanzien van de informatieplicht aan de volksvertegenwoordiging) bevestigt deze ontwikkelingen. In IPO-verband is dit najaar geconstateerd dat de ontwikkeling naar een ‘elektronische overheid’ door dit kabinet als randvoorwaardelijk wordt beschouwd voor het veranderen van de (rijks)overheid en dat provincies hiervan op alle beleidsterreinen de gevolgen ervaren. Denk hierbij aan de herijking van de milieuregelgeving, digitalisering als randvoorwaarde voor de nieuwe Wet RO, Archiefwet, Wet elektronisch bestuurlijk verkeer en de aandacht voor beleidsverantwoording. De bestuurlijke adviescommissie E-provincie heeft in september een advies aan het IPO-bestuur uitgebracht over tempo en bereik van E-dienstverlening en digitale informatiehuishouding in de periode tot en met 2007. Dit advies is door het IPO-bestuur in oktober 2004 vastgesteld. De doelstellingen van het Rijk zijn daarbij aanvaard als richtsnoer. Een kwaliteitsimpuls op dit vlak is dus noodzakelijk in de komende jaren. Wij hebben geconstateerd dat door de snelle ontwikkelingen bestaande plannen en financiering worden ingehaald door hogere externe eisen en IPO-afspraken. Ontwikkelingsrichting digitalisering

Digitalisering van de werkprocessen zijn gebundeld in het project EDO (Elektronisch Document Overijssel). Het doel is om geleidelijk over te gaan van een papiergeoriënteerde organisatie naar een grootdeels digitale organisatie. In 2004 zijn de voorbereidingen voor het project Elektronisch Document Overijssel (EDO) gestart en is de Europese aanbesteding voor verwerving van een nieuw softwarepakket in gang gezet. De financiële dekking van deze ontwikkeling wordt gevonden binnen de reguliere budgetten. EDO is een randvoorwaarde voor het verder kunnen ontwikkelen van de elektronische loketten en het is een randvoorwaarde voor het functioneren van het nieuwe werkplekconcept, waarin documenten worden gedigitaliseerd waardoor eveneens digitale communicatie met de externe belanghebbenden mogelijk wordt. Ten slotte is EDO ook een randvoorwaarde voor de gewenste doorontwikkeling van het Stateninformatiesysteem (SIS).

Te boeken resultaten tot eind 2007

E-provincie In interprovinciaal verband streven provincies naar het elektronisch ondersteund kunnen aanbieden van de volgende processen en producten aan burgers, medeoverheden, instellingen en bedrijven: • democratische basisinformatie (decentrale wettenbank, inspraak, raadpleging documenten, burgerparticipatie); • subsidieloket met intelligente formulieren en koppeling aan financiële administratie, digitale handtekening. Gereed eind 2006; • vergunningen- en milieuloket (vergunningen & bekendmakingen op internet). Gereed eind 2007; • digitale kaart/planinformatie op internet (gerelateerd aan diverse beleidsterreinen zoals natuur/ landschap, bodem, waterbeheer, RO, bedrijfsterreinen, enz. volgens concept-risicokaart). In Overijssel komen deze doelstellingen terug in de thema’s Deregulering, Stroomlijning subsidierelaties, Stroomlijnen vergunningverlening en -handhaving en de voorbereiding op de nieuwe Wet RO. Alle provinciale producten op een juridische basis worden in 2005 in het huidige loket opgenomen, waarmee wordt voldaan aan de tussenstap van 45% elektronische dienstverlening. De gewenste


3

doorontwikkeling tot het niveau van 65% E-dienstverlening zal voor subsidies, vergunningen en geografische informatie plaatshebben in 2006 en 2007. Digitalisering Met ingang van maart 2006 – het moment van inhuizing – wordt de fysieke post digitaal geregistreerd, verwerkt en verzonden naar de behandelende eenheden en zijn de digitale dossiers beschikbaar als bron voor bijvoorbeeld de subsidierelatie- en de vergunningenloketten. Deze loketten zullen in 2006 en 2007 worden ingericht met de door het Rijk verplichte identiteitsvoorzieningen voor burger en bedrijfsleven. Financiering en dekking van investeringen E-provincie

Voor het bepalen van de structurele gevolgen van de E-dienstverlening conform de gewenste loketinrichting zal eerst in het voorjaar 2005 een informatie-architectuurontwerp worden gemaakt. De omvang van de aanvullende structurele middelen ten behoeve van de vereiste E-dienstverlening wordt vastgesteld op basis van het eerdergenoemde ontwerp, de uitkomst van de Europese aanbesteding voor een nieuw documentair systeem en aannamen omtrent gebruikskosten van de door het Rijk verplichte centrale ICT-voorzieningen (identiteit en authenticatie). De structurele gevolgen van de loketdoorontwikkeling worden aangebracht voor de Perspectiefnota 2006. Financiering en dekking van investeringen Digitalisering

De financiering van de investeringen ten behoeve van de digitalisering zijn op basis van in het verleden genomen besluiten gedekt.

2.3

ICT-innovaties ten behoeve van Werkplek 2006/TOOL

Ontwikkelingsrichting

Per maart 2006 start het flexibele werkplekconcept TOOL, met als meest in het oog springende effect, het plaatsonafhankelijk werken in het gebouw. De werkplek wordt daarbij gekozen op basis van activiteit in plaats van een vaste werkplek. Overijssel is de eerste provinciale organisatie die hiertoe overgaat. Andere aansprekende voorbeelden zijn het kantoor van Interpolis in Tilburg, het stadhuis van Den Bosch en het kantoor van de Kamer van Koophandel in Rotterdam. Uitgangpunt voor Werkplek 2006 is het TOOL-concept dat inhoudt dat iedereen vanachter elke PC kan inloggen op alle applicaties, dat de post digitaal beschikbaar wordt gesteld op de werkplek en dat iedereen intern mobiel telefonisch bereikbaar is. De overgang van vaste naar interne mobiele telefonische bereikbaarheid is een voorwaarde. Het is de overstap naar een nog innovatieve maar toekomstvaste digitale techniek (‘voice over IP’), die het plaatsonafhankelijk werken in het gebouw mogelijk maakt. Om TOOL mogelijk te maken is het nodig, om op basis van nieuwe technieken de huidige applicaties op alle werkplekken beschikbaar te stellen vanuit een nieuwe generatie opslag- en serverinfrastructuur. Hierdoor wordt een digitale werkomgeving gecreëerd die samenwerking beter ondersteunt, zorgt voor een digitale aanlevering en bewaking van onderhanden werk en variatie van werkplek. Te boeken resultaten maart 2006

Verbeterde bereikbaarheid van de provincie enerzijds, anderzijds een kwaliteitsslag die leidt tot efficiënter en flexibeler werken binnen de organisatie ten dienste van de gewenste dienstverlening. Financiering en dekking van investeringen

Toepassing van de nieuwe richtlijnen uit het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) houdt in dat de programmakosten ter dekking van de te plegen investeringen in 2005 en 2006 met ingang van het begrotingsjaar 2007 structureel dienen te worden verhoogd.

2.4

Overgang applicaties naar besturingssysteem Windows XP

Geconstateerde proble matiek

Evenals alle andere wereldwijde gebruikers van het besturingssysteem van Microsoft wordt ook de provincie Overijssel geconfronteerd met onvermijdbare overgangen naar nieuwe versies. Eind 2005 stopt het bedrijf met het onderhoud van ons huidige besturingssysteem (NT). Hardwareleveranciers leveren geen laptops en PC’s met het NT-besturingssysteem meer, applicaties (de software) draaien alleen op XP. Dit is een externe ontwikkeling waarop de provincie geen invloed heeft. Het is wel een noodzakelijke basisvoorwaarde voor de werkplek.

4


Zoals gezegd is de invoering van XP onontkoombaar. Echter, de overgang van de huidige informatiehuishouding naar de nieuwe is te licht opgevat. Lang is gedacht dat we nog langer op NT door zouden kunnen en tevens dat er een gemakkelijke conversie te bereiken zou zijn van de grote systemen. Dit heeft echter grotere gevolgen dan aanvankelijk was ingeschat. Zijn er alternatieven? De provincie is technisch gestandaardiseerd op Microsoft- en Oracle-productlijnen. Zogenaamde open-source-technologie is wel als alternatief overwogen, maar het is nog onvoldoende ‘bewezen technologie’ om op dit moment op de schaal van de provincie Overijssel in te zetten. Voor toekomstige migraties wordt met deze optie wel rekening gehouden. Bijna alle reguliere applicaties (80%) kunnen over naar XP; te noemen zijn hierbij de risicokaart met aanpalende modules, maar ook het financieel systeem Civision dat pas is ingevoerd. Eveneens geldt dit voor de in te voeren subsidiemodule Civision als voor het Cultuurhistorie-kaartsysteem in aanbouw. De oudere generatie geografische maatwerksystemen (GIS) vergen echter veel meer verandering. De technische omgeving die XP nu vereist is zo anders, dat in 20% van de gevallen nader onderzoek naar beperkte danwel grote verbouwing ofwel uitfasering van deze applicaties dient plaats te vinden. Binnen de provincie is in de systematiek voor het afschrijven van productspecifieke applicaties geen rekening gehouden met deze onverwachte gevolgen van migratie van besturingssysteem. Situatie bij andere overheden

De overgang naar XP is bij de meeste provincies begin 2005 afgerond. Wat de positie van Overijssel verschillend maakt, is de combinatie van die overgang met de voorbereiding van het nieuwe flexibele kantoorconcept. Die nieuwe manier van werken – en de daarvoor gewenste digitale kantooromgeving – staat bij slechts enkele andere provincies in de planning in relatie tot toekomstige fysieke ver(nieuw)bouw (Groningen en Friesland). De problematiek rondom – oudere – GIS-informatiesystemen treft ook andere provincies, gemeenten en rijksdiensten. Navraag heeft opgeleverd dat voor deze systemen gedurende 2005 noodgedwongen dubbele besturingssystemen worden gehandhaafd en dat voor bedrijfskritische GIS-systemen krediet voor versnelde ombouw is aangevraagd. Ook afstoting en alleen data-opslag worden als alternatief overwogen. Te boeken resultaat

In 2005 wordt ten behoeve van Werkplek 2006/TOOL de opslag- en serversystemen volledig heringericht. 80% van de generieke kantoorapplicaties wordt overgebracht van NT naar XP. Onderzocht wordt wat te doen met de resterende 20% GIS-maatwerkinformatiesystemen (ombouw/afbouw). De uitkomsten van dit onderzoek zullen naar verwachting begin april 2005 bekend zijn. Voor zoveel nodig zullen wij deze uitkomsten meenemen in de voorbereiding van de Perspectiefnota 2006. In 2006 vindt dan de resterende ombouw/afbouw plaats. In 2007 is de verbouwing van de informatiehuishouding volledig technisch en beheersmatig gereed. Financiering en dekking van inv esteringen

De incidenteel in 2005, 2006 en 2007 te maken programmakosten voor de noodzakelijke en volledige overgang naar XP van de maatwerkapplicaties zijn niet gedekt. Er is vanwege de deadline (Werkplek 2006) extra inzet van tijdelijk personeel nodig. De incidentele programmakosten zijn geraamd op € 3.011.600,--. Wij stellen voor deze kosten incidenteel op te nemen in het budgettair perspectief 2005-2007, en in te stemmen met de bijgevoegde begrotingswijziging. De structurele gevolgen zijn als volgt. De aanpassing van 80% van de applicaties valt binnen bestaande onderhoudsgaranties van softwareleveranciers. De structurele consequenties van de 20% pas na onderzoek te migreren GIS-maatwerksystemen worden tevens verantwoord in de Perspectiefnota 2006.

2.5

Organisatie van deze grote ontwikkelingen v anuit ICT-beheer gezien

Geconstateerde problematiek

In de afgelopen periode is gebleken dat de ICT-beheersorganisatie geprofessionaliseerd dient te worden om te komen tot een betere borging van de lijn beleid–projectaanpak–projectuitvoering– beheer om een toekomstvaste ICT-dienstverlening te garanderen. Een advies hierover is door bureau Berenschot aan de directie eind 2004 uitgebracht. Op basis hiervan zal de eenheid Facilitaire Dienstverlening de volledige ICT-beheersorganisatie dienen te professionaliseren.


5

De oorzaak voor bovenstaande problematiek is te vinden in de steeds verdergaande automatisering die drie autonome effecten heeft op het beheer: • toename van de complexiteit en het aantal te beheren systemen; ICT strekt zich inmiddels uit van computers tot en met telefonie; • toename van de eisen aan beveiliging en beschikbaarheid van de ICT-dienstverlening (van kantoortijden naar 24 x 7); • de hiermee samenhangende strakke organisatie (procedures en cultuur). Daarbij geven deze veranderingen altijd een kwantitatieve en kwalitatieve verzwaring van de beheersinspanning. In de achterliggende jaren is primair een kwantitatieve inhaalslag doorgevoerd die gelijke tred hield met het aantal werkplekken. Het voorliggende voorstel biedt de mogelijkheid om parallel aan de innovatieslag een kwalitatief hoogwaardige beheersorganisatie in te richten met het oog op een verhoogde beschikbaarheid en betrouwbaarheid. De insteek is om door een personele accentverschuiving van kwantitatief naar kwalitatief de geschetste beheersorganisatie formatie-neutraal te realiseren. Wel zal in de periode van professionalisering externe kennis en capaciteit worden ingehuurd. De mogelijke inverdieneffecten van deze operatie zijn in deze fase slechts indicatief te duiden. Ze zullen zich met name kunnen voordoen bij de digitalisering van de werkprocessen (hoofdlijn 2). Bovendien wordt verwacht dat de ingezette versnelling van rijksbeleid op dit onderwerp en de complexiteit ervan een periodieke herijking van uitgangspunten vergt. Reeds in 2003 en 2004 zijn de nodige voorbereidingen gerealiseerd voor een betere ICT-beheersorganisatie. Tastbaar onderdeel daarvan is de verhuizing en upgrading van de serverruimte naar het bestuursgedeelte. De hiervoor geschetste aanpak leidt binnen deze bestuursperiode tot beantwoording van de vraag welke ICT-activiteiten we zelf willen blijven doen, en waar we kunnen samenwerken. Door betere benutting van ICT-mogelijkheden moeten zowel de algemene efficiencyverbetering alsmede de benodigde efficiencykortingen (in formatie) in bijvoorbeeld subsidie- en vergunningverlening worden bereikt. De ICT-inzet is in dit statenvoorstel nader gepreciseerd. Te boeken resultaten tot eind 2007

In 2005 en 2006 wordt de beheersorganisatie van infrastructuur, centrale applicaties en productspecifieke systemen volledig gestructureerd, waarbij zowel een kwantitatieve als kwalitatieve verbeterslag wordt doorgevoerd. Financiering en dekking van investeringen

De complexiteit van de opgaven en de deadline per 2006 vereisen extra tijdelijke externe inzet van ervaren projectteams en -management. De incidentele programmakosten zijn onder de voorgaande paragraaf benoemd.

3

Financiële vertaling

De geschetste lijnen zijn vertaald naar de structurele en incidentele financiële consequenties.

3.1

Incidenteel

De incidentele kosten worden veroorzaakt door de in paragrafen 2.4 en 2.5 genoemde onvermijdbare overgang van alle applicaties naar de nieuwe omgeving binnen de door de renovatie ingegeven en harde planning. Het totaal van deze incidentele, additionele programmakosten is over de jaren: 2005

€

850.000,--

2006

€

1.111.600,--

2007

€

1.050.000,--

Totaal

€

3.011.600,--

Wij stellen voor deze kosten incidenteel op te nemen in het budgettair perspectief 2005-2007, en in te stemmen met de bijgevoegde begrotingswijziging.

6


3.2

Structureel

De aanvullende structurele lasten vloeien voort uit de te verrichten investeringen. In het kader van de nieuwe BBV-richtlijnen worden de additionele structurele kosten in de begroting opgenomen, waarbij de regel geldt dat activering plaatsvindt in het jaar na feitelijke ingebruikname. Toepassing van het BBV-kader houdt in dat na afronding van de innovatieve ICT-werkzaamheden in 2006, met ingang van het begrotingsjaar 2007 de programmakosten, ter dekking van de gepleegde investering, structureel dienen te worden verhoogd. Hierbij moet worden opgemerkt dat de benodigde dekkingsmiddelen een afgeleid percentage zijn van de totale investeringssom. Dit percentage bedraagt 42,5% en is als volgt opgebouwd: • afschrijvingskosten (25% op basis van 4-jarige afschrijving); • rentekosten (3,5%); • licentie- en onderhoudskosten (14%). Met ingang van begrotingsjaar 2007 zijn de volgende additionele structurele programmabudgetten nodig op basis van de geplande investeringen voor de jaren 2005 en 2006. Tabel 1. Items waarvoor add itionele structurele financiering nodig is nr.

item

1.

ICT-innovatie TOOL

2.

investering

structurele last

a.

Server based computing

€

3.530.000 ,--

€

1.500.000 ,--

b.

Mobiele telefonie

€

2.340.000 ,--

€

995.000 ,--

c.

Data- opslag (SAN)

€

580.000 ,--

€

247.000 ,-255.000 ,--

Overgang XP a.

G enerieke kantoorapplic aties

€

600.000 ,--

€

b.

1 ste tranche GIS-applic aties (80%)

€

1.500.000 ,--

€

638.000 ,--

€

8 .550.000 ,--

€

3.635.000 ,--

Totaal

Een deel van het benodigde investeringsbudget is reeds in de begroting opgenomen. Vanuit de voor de ICT-ontwikkeling beschikbare investeringsmiddelen voor de jaren 2005 en 2006 is een dekking van € 867.400,-- beschikbaar. Het totaal van de structurele last als gevolg van de aanvullend benodigde investeringsmiddelen is € 3.635.000,--. Benodigd

€

3.635.000 ,--

Beschikbaar

€

867.400 ,--

Additioneel

€

2.767.600 ,--

Structureel effect op de programmakosten m.i.v. 2007 is derhalve € 2.767.600,--. Dit bedrag dient met ingang van het boekjaar 2007 als structurele last te worden opgenomen in het budgettair perspectief. Dit is exclusief het financieel effect van de investeringen in E-loketten, het resterende deel van de migratie XP van de laatste 20% maatwerkapplicaties en het effect op de ICT-beheersorganisatie. Dit wordt nader uitgewerkt in de Perspectiefnota 2006. Wij stellen u voor de aanvullende structurele lasten ter hoogte van € 2.767.600,--, conform BBVrichtlijnen, met ingang van 2007 op te nemen in het budgettair perspectief en in te stemmen met de bijgevoegde begrotingswijziging.

3.3

Budgettaire gevolgen

Incidentele lasten

Wij stellen u voor om de lasten het product Informatie- en communicatietechnologie (3.0.30.35) incidenteel te verhogen met € 850.000,-- in 2005, € 1.112.000,-- in 2006 en € 1.050.000,-- in 2007. In 2005 worden de baten van het product Mutaties algemene reserves (2.0.80.05) incidenteel verhoogd met € 850.000,--, ten behoeve van een onttrekking uit de Algemene Dekkingsreserve. Structurele lasten

Wij stellen u daarnaast voor om de lasten van het product Informatie- en communicatietechnologie (3.0.30.35) vanaf 2007 structureel te verhogen met € 2.768.000,--.


7

Budgettair perspectief

Door bovenstaande wijzigingen wordt het budgettair perspectief in 2006 licht negatief. Binnen de Algemene Dekkingsreserve zijn voldoende middelen aanwezig om de uitgaven in 2005 en het negatieve budgettaire perspectief in 2006 te dekken. Bij de Perspectiefnota 2006 wordt het negatief effect op het budgettair perspectief in 2006 meegenomen in de integrale afweging.

3.4

Investeringen en exploitatie bij andere provincies (benchmark)

Overijssel staat niet alleen in de opgave om de ICT-systemen en organisatie op een hoger peil te brengen. Meer dan de helft van de provincies maakt in deze (en gedeeltelijk de volgende) bestuursperiode grote veranderslagen door op het vlak van ICT. Het effect van fors hogere investerings- en exploitatie-uitgaven voor ICT is alom zichtbaar. Overijssel heeft nu een jaarlast van ruim € 3 miljoen voor het product ICT (excl. formatie), waarbij reeds is aangegeven dat het applicatiebeheer bij de eenheden slecht is afgedekt in het verleden. In onderstaande tabel is indicatief de extra inspanning van een aantal andere provincies in deze bestuursperiode weergegeven. provincie

periode

Overijssel

2005-2007

investering x € mln 8,7

lasten/jr. x € mln 2,7

Noord- Brabant

2004-2007

16 ,0

10 ,0

Groningen

2004-2006

18,2

5,7

Zuid-Holland

2004-2007

30 ,0

3,2

(additioneel)

Gelderland

2003-2006

7,4

5,9

(additioneel, excl. GIS)

(additioneel)

Gezien de verschillende inhoud van de provinciale investeringsprogramma’s en het kwaliteitsverschil in bestaande systemen is vergelijking alleen op hoofdlijnen mogelijk. De trend van opwaardering van kwaliteit en centralisatie is echter duidelijk zichtbaar.

4

Voorstel

Wij stellen voor om de versnelling van de ICT-ontwikkeling en de implementatie van de E-visie aan te pakken op de wijze zoals in dit voorstel is geschetst. Daarnaast stellen wij u voor de hiervoor benodigde middelen beschikbaar te stellen. Hiertoe leggen we u de bijgevoegde begrotingswijziging ter goedkeuring voor. Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, G.J. Jansen secretaris, H.A. Timmerman

8


Bijlage I

Ontwerpbesluit nr. PS/2005/82

Provinciale Staten van Overijssel, gelet op artikel 187 e.v. van de Provinciewet en in acht nemende de richtlijnen van het Besluit Begroting en Verantwoording; gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten d.d. 18 januari 2005, kenmerk FD/2005/27; besluiten: 1.

de programmakosten voortvloeiende uit de versnelling van de ICT-ontwikkeling en E-provincie ter hoogte van € 3.011.600,-- incidenteel op te nemen in het budgettair perspectief 2005-2007, en het bedrag voor 2005 (€ 850.000,--) ten laste te brengen van de Algemene Dekkingsreserve en de kosten voor 2006 en 2007 ten laste te brengen van het budgettair perspectief;

2.

de additionele structurele lasten ter hoogte van € 2.767.600,-- met ingang van 2007 op te nemen in het meerjarenperspectief;

3.

hiertoe de bijgevoegde 6e wijziging van de Programmabegroting 2005 vast te stellen.

Zwolle, Provinciale Staten voornoemd,

voorzitter,

griffier,


9

Bijlage II

10


Bijlage III


11

Bijlage III. Overzicht budgettaire gevolgen van de 6e wijziging van de Programmabegroting 2005 Versnelling ICT-ontwikkeling/implementatie E-visie (bedragen x € 1.000) VolgPro- Product- Productnummergramma groep nummer

Productnr. KVD

Omschrijving: Lasten

2005 Baten

Saldo

Lasten

2006 Baten

2007 Baten

Saldo

Lasten

2008 Baten

Saldo

Lasten

Saldo

-1.112

1.050

-1.050

2.768

-2.768

2.768

-2.768

3.818

-3.818

2.768

-2.768

Incidentele uitgaven onvermijdbare overgang 30

20

0.6

0.8

2.0.60.05 3.0.30.35 Informatie- en Communicatietechnologie - programma 2.0.80.05

850

Mutaties algemene reserves - programma (onttrekking Algemene Dekkingsreserve)

-850

850

1.112

850

Structurele lasten voortvloeiend uit de investeringen 30

0.6

2.0.60.05 3.0.30.35 Informatie- en Communicatietechnologie - programma

850 LEGENDA Lasten: nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 20 30

- = verlaging van de lasten + = verhoging van de lasten programma Bestuur Economie en innovatie Water Ruimte Wervende steden Landelijk gebied Zorg Cultuur en maatschappelijke ontwikkeling Milieu Bereikbaarheid Veiligheid geen programma's, wel gegroepeerd Algemene dekkingsmiddelen Interne producten

850

1.112

Baten: - = verlaging van de baten + = verhoging van de baten

-1.112

Saldo: - = financiële ruimte neemt af + = financiële ruimte neemt toe

Bijlage IV

Lijst met gebruikte termen en afkortingen BBV

Besluit Begroten en Verantwoorden

Cie. SBM

Adviescommissie Strategie, bestuur en middelen

DigID

Digitaal identiteitsbewijs (voor personen en bedrijven)

EDO

Project ‘Elektronisch Dossier Overijssel’ (digitalisering werkprocessen)

E-provincie

Elektronische provincie

GIS

Geografisch Informatiesysteem

ICT

Informatie- en communicatietechnologie

IPO

Interprovinciaal Overleg

RO

Ruimtelijke Ordening

SIS

Stateninformatiesysteem

TOOL

‘The Other Office Life’: verwijst naar een flexibele en efficiëntere werkwijze in de werkplekomgeving 2006 na de renovatie.

Windows

Merknaam van Microsoft voor besturingssysteem voor compute rs. Overgang is van versie NT naar versie XP, zowel voor servers als PC’s op de werkplek.

12


Bijlage V Behorend bij Statenbesluit nr. 2005 - PS/2005/82

Provincie: Overijssel

Dienstjaar 2005

6e wijziging van de begroting 2005

Provincie Overijssel 6e wijziging van de begroting 2005 Lasten (x € 1.000) Product- Cat. Omschrijving groep

0 0.6

Geraamd

Verlaging bestaande post

Nieuwe raming

Financiering en algemene dekkingsmiddelen Saldo van kostenplaatsen Productcode: 2.0.60.05 Apparaatskosten in de loop van het jaar ontstaan 0.0 niet in te delen lasten Totaal productgroep

0.8

Nieuwe post of verhoging bestaande post

Mutaties reserves die verband houden met de hoofdfuncties Productcode: 2.0.80.05 Mutaties algemene reserves

Totaal productgroep

30.150

31.000

850 850

Baten (x € 1.000) Product- Cat. Omschrijving groep

0 0.6

Geraamd



Nieuwe raming

Financiering en algemene dekkingsmiddelen Saldo van kostenplaatsen Productcode: 2.0.60.05 Apparaatskosten in de loop van het jaar ontstaan

Totaal productgroep 0.8

Mutaties reserves die verband houden met de hoofdfuncties Productcode: 2.0.80.05 Mutaties algemene reserves 6.0 administratieve boekingen Totaal productgroep

14.381

15.231

850 850

Wijziging van de personeelsgebonden kosten (hoofdstuk 4) behoort bij de


PERSONEELSGEBONDEN KOSTEN (x € 1.000) Eenheid

Geraamd



Nieuwe raming

0

0

0

0

0

0

0

0

TOEREKENING PERSONEELSGEBONDENKOSTEN AAN PRODUCTEN (x € 1.000) Product- Product Product Omschrijving Geraamd groep KVD



Nieuwe raming

0

0

0

0

0

0

0

0

TOTAAL WIJZIGING

850

Specificatie van de "apparaatskosten in de loop van het jaar ontstaan" behoort bij de


APPARAATSKOSTEN IN DE LOOP VAN HET JAAR ONTSTAAN Lasten (x € 1.000) Cat. Omschrijving

Geraamd



Nieuwe raming

Middelenbeleid en beheer Productcode: 3.0.30.35 Informatie- en communicatietechnologie 2.3.1 aankopen niet-duurzame goederen en diensten

5.286

6.136

850

850

Baten (x € 1.000) Cat. Omschrijving

Middelenbeleid en beheer Productcode: 3.0.30.35 Informatie- en communicatietechnologie

Geraamd



Nieuwe raming

850

82

Recommend Documents