8) PROSEDUR PEMBUATAN SPMJ JABATAN FUNGSIONAL DOSEN A. DESKRIPSI SINGKAT Surat Penyataan Masih Menduduki Jabatan merupakan sebuah surat yang berisikan Pernyatan dari Pejabat Berwenang tentang suatu keadan yang nyata-nyata ada dan telah berlangsung, terkait Pelaksanaan Tugas dari seorang PNS yang diangkat dalam Jabatan Fungsional Tertentu. SPMJ digunakan sebagai dasar dalam membayarkan hak-hak dari seorang PNS. SPMJ dibuat setelah seorang PNS menerima Surat Pengangkatan dalam Jabatan Fungsional, dan secara nyata masih duduk dalam Jabatan fungsional dimaksud. Dengan kata lain SPMJ merupakan bukti bahwa seorang benar-benar telah melaksanakan tugas dam masih duduk dalam Jabatan Fungsional yang diemban, oleh karena itu kepadanya dapat diberikan Tunjangan Jabatan Fungsional sesuai dengan Peraturan perundangan yang berlaku. B. ISTILAH Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan atau disingkat SPMJ adalah Surat yang berisi Pernyataan dari seorang Pejabat Pembina Kepegawaian/ pejabat berwenang yang berfungsi untuk menerangkan suatu keadaan berdasarkan fakta, bahwa seorang PNS telah secara nyata melaksanakan tugas dan masih duduk dalam Jabatan Fungsional Tertentu , maka kepada PNS dapat diberikan hak-hak menurut Jabatan Fungsional tersebut sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Tunjangan Jabatan Fungsional adalah tunjangan yang diberikan kepada seorang Pegawai Ngeri Sipil yang ditugaskan secara penuh dalam Jabatan Fungsional menurut peraturan perundang undangan yang berlaku. Pejabat Berwenang adalah pejabat yang berwenang mengangkat,memindahkan dan memberhentiakan Pegawai Negeri Sipil dilingkungan kerjanya dalam dan dari Jabatan tertentu dan atau Pejabat lain yang ditunjuk olehnya menurut ketentuan perundangundangan yang berlaku C. REFERENSI Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; Undang –undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undangundang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok – pokok Kepegawaian Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian PNS; Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor No. 30 Tahun 1980 jo Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil; Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1977 jo Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2011 tentang perubahan ke 13 (tiga belas) atas Peratutan Pemerintah Repbulik Indoensia Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil;
Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor : 0197/O/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Nusa Cendana; Keputusan Mendiknas. Republik Indonesia Nomor : 080/O/2002 tentang Statuta Universitas Nusa Cendana. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 39 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan, Pemberian dan Penghentian Tunjangan Jabatan Fungsional,
D. PERSIAPAN Menyiapkan data kepegawaian yang berkaitan dengan data diri dari PNS yang hendak diterbitkan SPMJ Jabatan Fungsional di lingkungan Universitas Nusa Cendana.
E.
PELAKSANAAN Membaca, meneliti data Kepegawaian dari setiap PNS menurut daftar monitoring Jabatan Fungsional yang ada di Bagian Kepegawaian untuk dijadikan dasar dalam menerbitkan SPMJ ; Membuat konsep SPMJ, mengajukan pada pimpinan untuk dikoreksi dengan melampirkan data dukung lainnya; Menerima konsep SPMJ yang telah dikoreksi pimpinan, mengetik, memberi nomor dan menggandakan konsep SPMJ; Konsep SMPJ diberikan kepada Pimpinan untuk diberi paraf dan selanjutnya kepada petugas untuk dapat ditanda tangani oleh Pejabat berwenang. Menerima kembali SPMJ yang telah ditanda tangani pejabat berwenang, dan melakukan sortir; Mengirim SPMJ kepada PNS, dan tembusannya kepada pihak terkait sesuai peruntukan dan mengarsipkan.
F.
RINGKASAN KEGIATAN
Tujuan
Ukuran Keberhasilan Ruang Lingkup
Pihak yang terlibat
Penjelasan Prosedur Penerbitan Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan bagi PNS yang menduduki Jabatan Fungsional Terlaksananya Proses Penerbitan SPMJ bagi PNS Dosen yang menduduki Jabatan Funsional secara tepat waktu. Membaca dan meneliti SK Jabatan Fungsional, membuat Konsep SPMJ sampai SPMJ diterima oleh PNS yang bersangkutan 1. Rektor 2. Pembantu Rektor II 3. Kepala BAUK 4. Bagian Kepegawaian Undana 5. Subag. Keuangan dan Kepegawaian Fakultas/ Unit kerja
Acuan
Penanggung jawab utama Dokumen yang digunakan
6. Pegawai Negeri Sipil Undang-Undang Republik Indonesia No.20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; Undang-undang RI No.43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang No.8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian; Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian PNS Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 30 TAhun 1980 jo Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 53 Tahun 2010 tentang Disipilin Pegawai Negeri Sipil; Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 1977 jo Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2011 tentang Perubahan ke 13 (tiga belas) atas Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil ; Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; Keputusan Mendikbud. Republik Indonesia Nomor: 0180/0/1995 tentang Organisasi dan tata Kerja Universitas Nusa Cendana; Keputusan Mendiknas. Republik Indonesia Nomor: 2 tahun 2009 tentang Statuta Universitas Nusa Cendana. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 39 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan, Pemberian dan Penghentian Tunjangan Jabatan Fungsional. Rektor Lampiran - 4 Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 39 Tahun 2007 tentang Tata Cara Permintaan, Pemberian dan Penghentian Tunjangan JAbatan Fungsional Tanggal 22 Nopember 2007
No 1
2
3 4
5
6
Penjelasan Petugas membaca, meneliti SK Jabatan Fungsional dari PNS Dosen menurut daftar monitorning Jabatan Fungsional Dosen yang ada di BAgian Kepegawaian Universitas Membuat konsep SPMJ dan mengajukan pada Pimpinan untuk dikoreksi, dengan menyertakan data pendukung dari PNS yang bersangkutan Menerima kembali konsep SPMJ hasil koreksi dan mengetik, memberi nomor serta menggandakan Menerima kembali konsep SPMJ yang telah diparaf pimpinan dan menyampaikan kepada petugas untuk di tanda tangani Pejabat berwenang Menerima kembali SPMJ yang telah ditanda tangani Pejabat dari petugas, melakukan sortir,dan kemudian mendistribusikan sesuai peruntukan, dan disampaikan kepada PNS yang bersangkutan Mengarsipkan pada KARDAP PNS
Output Data PNS Dosen yang Valid
Konsep SPMJ yang telah dikoreksi Pimpinan Konsep SPMJ yang telah siap ditandatangani Konsep SPMJT ditanda Tangani Pejabat PNS menerima SPMJ
Dokumen Arsip
G. Diagram Alir. PROSEDUR PENERBITAN SPMJ FUNGSIONAL
BAGI
PNS DOSEN YANG MASIH MENDUDUKI JABATAN
BAGIAN KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS
Mulai
Daftar monitoring SK Jabatan Fungsional
Melakukan Verifikasi data
Ditanda Tanda tangani PR II/ Karo AUK
Membuat Konsep SPMJ
Konsep SPMJ
SPMJ
PNS Menerima SPMJ
Selesai
PENJELASAN 1. Petugas membaca dan meneliti SK Jabatan Fungsional PNS Dosen berdasarkan daftar monitoring untuk mengetahui Nomor, tanggal Penetapan dan berlakunya SK tersebut untuk dijadikan dasar dalam menerbitkan SPMJ Jabatan Fungsional ; 2. Melakukan verifikasi data terkait data diri dari PNS Dosen tersebut, guna menghindari kesalahan pencantuman identitas dalam SPMJ; 3. Membuat konsep SPMJ, mengajukan pada pimpinan dengan disertai data dukung untuk dikoreksi oleh Pimpinan; 4. Menerima kembali konsep SPMJ yang telah dikoreksi, mengetik SPMJ sesuai hasil koreksi pimpinan, memberi nomor dan menggandakannya, 5. Menyampaikan kembali Konsep SPMJ yang telah digandakan pada pimpinan untuk diparaf dan selanjutnya diberikan pada petugas untuk ditanda tangani oleh Pejabat berwenang; 6. Konsep SPMJ ditanda tangani oleh Pejabat berwenang; 7. Menerima kembali SPMJ yang telah di Tanda tangani, mensortir dan mengirimkan kepada pihak terkait dan kepada PNS yang bersangkutan; 8. Mengarsipkan dokumen dalam KARDAP dari PNS yang bersangkutan.
H. LAMPIRAN 1.
SYARAT –SYARAT PENERBITAN SPMJ BAGI MENDUDUKI JABATAN FUNGSIONAL
PNS DOSEN YANG MASIH
A. Syarat-syarat 1. Salian sah surat keputusan dalam pangkat terakhir; 2. Salinan sah surat keputusan dalam jabatan Fungsional terakhir; B. Waktu Penerbitan Surat Pernayataan Masih Menduduki Jabatan bagi PNS Dosen yang menduduki Jabatan Fungsional Tertentu. Waktu penerbitan Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan ialah pada akhir Tahun (bulan Desember)tahun berjalan untuk dipergunakan pada bulan Januari awal Tahun berikutnya.
