8. národná konferencia o kvalite Manažérstvo kvality vo verejnej správe. Workshop: Procesy ako na to?

8. národná konferencia o kvalite Manažérstvo kvality vo verejnej správe Workshop: Procesy – ako na to? Ing. Viktor Šlapka INTER M & K, spol. s r.o. [email protected] www.inlook.eu Manažérstvo procesov, manažérstvo projektov, manažérstvo organizácie 6. - 7. december 2011 úcelové zariadenie SÚZA, Bratislava

Obsah

 Cieľom workshopu je získat praktické skúsenosti o systéme manažérstva zmien a udalostí pomocou manažérstva procesov, organizačného manažmentu a požadovaných manažérskych kompetencií z oblasti soft skills.  Praktické príklady systematického zlepšovania procesov, ktoré vedú k úsporám času a zdrojov, ukážka softvérovej aplikácie InLook system® vo verejnej správe.  Moderovaná diskusia

2

Manažéri - Procesy - Organizácia - Zamestnanci Manažér procesov

Linioví vedúci

Personalista (Osobný úrad)

Organizácia

Procesy

Zamestnanci Dokumenty

?

Manažér kvality Role - PM

Katalógy Typové PM

Organizačný poriadok

(pracovné miesto)

Systemizácia Funkčné miesto (FM) sa môže pre jednotlivých zamestnancov v detailoch líšiť od typového pracovného miesta (PM)

Funkčné miesto Org. štruktúra

(Tabuľky) • Spôsobilosti • Dokumenty • Kritéria • Zaradenie • Katalógy KZAM • Číselníky • Kompetencie

Základná konštrukcia InLook system® 3

Prechod od riadenia činností k riadeniu procesov Organizačno - funkčný prístup k riadeniu  na trhu prevláda diktát výrobcov (v administratíve - úradníkov)  rozhodujúce sú statické organizačné štruktúry, riadenie činností je hierarchické, interakcia medzi útvarmi je založená na požiadavkách útvarov vznášaných na poradách vedenia, nariadením vyššieho vedúceho, prípadne internými listami vedúcich jednotlivých útvarov  implementácia je orientovaná modulovo (za proces ako celok nie je zodpovedný prakticky nikto)      

Procesný prístup k riadeniu na trhu prevláda diktát zákazníka za proces je zodpovedný vlastník procesu rozhodujúce sú flexibilné organizačné štruktúry (multifunkčné tímy) výrazne sa znižuje počet riadiacich úrovní implementácia je orientovaná procesne odbúrava sa anonymita pri zodpovednosti 4

Líniové riadenie: organizačno - funkčný prístup

O dborný útvar

O dborný útva r 1

3. 5.

6.

O dborný útva r 2

7. O dborný útvar 1.1

Subproces 1

1.

4. O dborný útvar 1.2

Subproces 2

O dborný útvar 2.1

Subproces 3

O dborný útvar 2.2

Líniové riadenie

2.

Subproces 4

Poznámka: za proces ako celok nie je zodpovedný prakticky nikto ! 5

Procesné riadenie Pri procesnom riadení sú definovaní vlastníci procesov Management procesu A

Subproces A1

Subproces A2

Subproces A3

Subproces A4

+ vlastníci jednotlivých Subprocesov (podprocesov) Management procesu B

Subproces B1

Subproces B2

Subproces B3

Subproces B4

1. krok: Procesné riadenie: popis súčasného (As-Is) stavu organizácie 2. krok: Procesné riadenie: modelovanie optimalizovaného (To-Be) návrhu organizácie 6

Viacúrovňové procesné modelovanie (Metóda ARIS)

Úroveň skupí skupín procesov procesov:: Prehľad skupín procesov a procesov

Štruktúra procesov

Štruktúra cieľov

Štruktúra produktov a služieb

Organizačná štruktúra

Úroveň procesu: Prehľad hlavných charakteristík procesu Úroveň subproces subprocesov ov:: Prehľad subprocesov popísaného procesu Úroveň činností: Prehľad činností popísaného subprocesu

X - STOP ! Činnosť z procesu sa priraďovala priamo k OŠ v minulom storočí Činnosť z procesu je potrebné priradiť k procesnej roli a následne na základe metriky (rozsahu práce) sa nasystemizujú v organizačnej štruktúre (OŠ) počty funkčných miest v jednotlivých organizačných útvaroch 7

PROJEKT: Prechod na procesne riadenú organizáciu PR a personáln personálne e riadenie projektu BPR

1. Vykonanie analýzy súčasného stavu

Vykonanie analýzy potri potrieb eb a oča očakáv káva aní

Konsolidovanie Konsolidova straté strat égie

Zmapovanie Zmapova procesov proces ov

2. Modelovanie Modelovanie cieľ ieľového ového stavu

Navrhnutie Navrhnutie systému riadenia proces procesov ov Navrhnutie Navrhnutie cieľ ieľových ových procesov proces ov Navrhnutie Navr hnutie organizačného organizačné zabezpečenia za bezpečenia proces procesov ov

3. Implementovanie Implementovanie cieľ ieľového ového stavu

Vykonávanie zmie zm ien n v IT Nastavenie Nastavenie sysstému sy motivá motiv ácie Vykonávanie zm ien zmie n pracovný pracovných zml mlú úv

Analyzovanie Analyzova kritických mie m iest st

Špecifikov pecifikovanie anie požiadavk požia davkov ov na zme zm eny IT

Dokumentovanie Dokumentova pracovnýých pracovn postupov postup ov

Vykonanie quick--fix quick opatrrení opat

Optimalizovanie Optimalizovanie zdrojov zdroj ov pr pre e procesy

Nastavenie Nastavenie systému kontrolingu / EIS

4. Prie Prieb bežné zlepšova zlepšovanie procesov proces ov

Prie Pr ieb bežné optimalizovanie optimalizova procesov proces ov cez KPI Vykonávanie procesné procesn ého benchmarkingu

Revitalizovanie Revitalizova procesov proces ov

Management znalostí a kompetencií kompetencií

InLook system®

Reintegrovanie Reintegrova straté strat égie

8

Prečo zaviesť BPM (Business Process Management?

Michal Fabrici, OŠaRD I., ISBN 978-80-969804-9-9

9

Ukážka detailného popisu procesov V rám ci pr ocesu 03-01 Prever ovanie zmluvy môže dôjsť k aktualizácii K-zákaziek (stor no K-zákazky, zmena term ínu K-záka zky, zmena param etrov K-zákaz ky), k tor é už boli pre tr ansformova né na S- zá ka zky (sú vo výr obe ). Tát o skútočnosť musí byť zohľadnená pri spracovaní zmenových plánov dielní. Nee xistuje aplikácia v ORFERTe, na aktualizáciu rozpra covaných S-zákaziek. Existujú iba pomocné a pli ká cie na riešenie vzniknute j situácie. Je v právom oci OPV (v sporných prípa doch r ozhodne NGR P) rieši ť vzniknutú situá ciu. Na jvhodnejšie riešenie je : - ukončiť rozpr acované S-zá kazky - zaevidovať ich v ORFERTe - ne za činať ďalšu rozpracovanosi S-z ákaziek

OSMK 03-0 1 Pre verovanie zml uvy

Informácia zi skaná

Počet pracovníkov: 5

Spr. dok ument. vytvore ná

Ved. OPV

Kontrola a distri búcia spr. dokumentácie

Výrobná sprie vodná dokumentácia musí byť pr ed distribúciou skontrolovaná a podpísa ná zodpovedným pracovník om OPV. Podpis môže byť nahradený uvoľňova cou zna čkou za písa nou ORFERTom - skr átka loginového me na spracovateľ a dokumentá cie.

Maj ster Výrobná sp ri evodná dok umentáci a

Marketing

Spr.dok. skontro lovaná a rozdelená

ČF 09 0103 Zmenový pl án dieln e

Spracovani e zmenových pl ánov diel ní

Maj ster ORFERT ZORPLA1, ZOR PL4

Zm enový plán dielní stanovuje ve dúci dielne. Denne ho vyhodnocuje a prípa dné sklzy doplá nováva ta k, aby plán bol zabezpe če ný v plnej miere.

Zmenové plány die lní spracované

Odber náradi a, materiálu, di el cov, výkresovej dokumentácie

Majster Ved. skladu

Denník pohybov PM312

Ved. medziskladu Ved. TDK

Regleta PM306K

Prík az k výrobe na zákazku PK3 20T

Počet pracovníkov: 15 Predajný tím

Smernica pripojená Smernica XX - 01/00 Predaj - nová zákazka

Súbor pohybo v LB

Počet pracovníkov: 12 Odbor zmluvných vzťahov

vykonáva

Príka z k výrobe na zá kazku obsahuje zoznam ma teriálov, nástrojov a výrobkov, ktor é sú potre bné pre výrobu danej výrobnej ope rácie a t echnol ogick ú nor mu pre výrobu da nej výrobnej operá cie ( opis z te chnologic kého postupu operá cie ).

Prevo d-výdaj VYDZPA1

má výstup

Pre vod-výdaj, resp.Režijný výda j slúži pre výda j ma te riálu, resp. rež ijného ma ter iá lu zo skladu ZAS. Materiál dodáva na dielňu útvar ZAS, r esp. ho odoberá pracovní k dielne pr iamo v sklade ZAS. Pri pre beraní m ateriálu je pr acovník dielne povinný pr ekontrolovať predovše tkým jeho označ enie v zmysle OSMK 08-01. Mat eriál pre výrobu vydá va zme nový majster, resp. plá novač a je zodpove dný za to, aby nedošlo k záme ne mate ri álu na die lni a za prene se nie ide ntifikačných znakov materiálu na identifika čnú ka rtu medz ioper ačnú v zmysle OSMK 08-01.

Režij ný výdaj VYDZPA1 Výkresová dokumentácia

je vstupom pre

Výkre sovú dokum entáciu distribuje útva r PP na dielne po ukonč ení over ovacej se rie . Ve dúcie dielne podľa potre by poskytne túto dokumentáciu výrobnému robotníkovi.

ORFERT C300KR

Každý výda j ma teriálu zapíše do ORFERTu vydáva júce stre disko v dni fyzické ho výda ja .

Poslaním výrobného dispečingu je a nalyzovať za bezpe čenie plá nov výroby a minimalizovať poruchy v ri adení výr obné ho procesu z hľ adiska za bezpeče nia kapacít, ma ter iá lu, údržby strojov, zariade ní, nástrojov a nára dia, odchý lkové ho a zmenové ho kona nia s násle dným prija tím ná pra vných opa trení a úloh. Výrobný dispečing zvoláva a ria di riadite ľ VÚ. Za vede nie dispečingového zošita je zodpove dný pracovník pove rený riadite ľom VÚ.

Odber ukončený

Ri adi teľ VÚ

Konanie výrobného di spečingu

Ved. OPV

Denný dispečingový zošit

poskytuje vstup pre

N ápravné opatrenia

Ponuka

Predbežná ponuka

Zmluva

Zmluva

Predaj

Ved. TDK Maj ster

06 -01 Zásobovanie

Zásobovani e zahájené

0 5-06 Zmenové a odch ýlkové konanie

Zmenové a odchýlkové konani e zaháj ené

09 -03 Manipulácia s náradím a nákup špec. náradia

Prípr ava náradia

Chybá materi ál

Ved. Prípravy proj ektov Ved.MoK

OSMK 05-06 - v časti odchýlkové konanie

Ved.VyK

Chybá nárad ie

0 9-05 Zabezpečovanie údržby SaZ

Údr žba zaháj ená

Porúchy strojo v

Chybajú meradla a skúš.zariadenia

0 9-07 Zabezpečovanie externej kooperácia

Jednanie zaháj ené

11 -01 Riaden ie kontr. mer.a skúšob. zaria denia

Na prava z jed naná

Dopyt

Prieskum trhu podporuje

Vý roba zabezp ečená zdrojmi

Príkaz k výrob e na zákazku PK320T

Výroba 1. kusa

Výkresová dok umen tácia ČF 09 0103 Zmenový pl án dieln e

Pokyny na vykonáv anie technologických ope rácií dáva výr obným robotníkom zme nový majster, resp. iný pove rený pr acovník na základe zmenov ých plá nov v súla de s Príka zom k výrobe na záka zku (v ňom sú stanovené pra covné podm ie nky, vý robné zar iadenia , nára die, kontr olné, m eracie a skúšobné za riade nie) a v súlade s výkre sovou dokume ntáciou. Po ukončení operá cie (re sp. viacer ých operá cií) 1. kusa stanovene j v Príkaze k výrobe na zá kazku (a lebo v pr acovnom postupe ) musí robotník pre dložiť 1. kus ku kontrole spolu s Ide ntifikačnou kar tou me dzioper ačnou.

Identifikačná karta medzi operačn á Majster

1.kus výrobený

10 - 01 Kontrola a skúša nie medziopera čná kontr ola

Predaj Úspešnosť ponúk

má výstup CRM

1 0-01 Kontrol a a skúšanie

1.kus zhodný

Prík az k vý robe na zákazku PK3 20 T

Pokrač ovan ie vo výrobe

1.k us nezhodný

Pok račovať vo výrobe je možné iba po prekontrolova ní 1. k usa a po potvr dení Pra covné ho lístka pracovníkom MoK. Po ukonče ní výrobne j dávky, re sp. pre d odvá dza ním na iný útvar je r obotník povinný pre dložiť odvádzané kusy spolu s I dentifikačnou k artou me dziope ra čnou na kont rolu.

Výkresová dokumentác ia ČF 090103 Zm enový plán dielne Identifik ačná karta medzioperačná

Predaj Včasnosť spracovania

ERP

Zad anie výroby ZOR PRI1 Ma jster

Výrobná dávk a ukončená

1 0-01 Kontrol a a skúšanie

Zho dn á dávk a

Evi de nci a výroby zákazk y -hodnotenie procesu

10 - 01 Kontrola a skúšanie: -Výst upná kontrola a k ide o ukonče né finalné výr obky -Medziopera čná kontrola ak ide rozpracov ané výrobky

Nezhodná dávka

Modelovanie procesov pomocou nástrojov pre procesné modelovanie napr. ARIS Toolset výrazne uľahčuje komunikáciu pracovných tímov

10

Typy objektov procesného modelu v ARIS Toolset l o gi sti ka H ÚT

Cíl

Organizační jednotka

v ýko n n á

p o dp ů rn á

vy ho d n oc ov ac í

l o gi sti ka

l og i sti ka

pro c es y

( ex l)

(s ul )

(e vp )

úč etn i ctví





Cíl

Cíl

(ac c)

Organizační jednotka 1

* SL ED O VÁ NÍ Z P R AC O VÁ NÍ

* L O G IS T IC KÉ

O B JED N Á VK Y

PL ÁN O VÁ N Í

(O RP )

(L O P )

S PO L E HL IV O ST I

Cíl

Cíl



Cíl

D O D A VA T EL E (M S R)

*H O D N O CE N Í O P ER A T IVN Í * Ř ÍZ EN Í Z Á SO B

V ÝK O N N É

(S T C )

L O G IS T IKY

N ÁK U P

Typ aplikace

(O PP ) ( EE L)

P Ŕ EJ ÍMK A A

* KO N T R O LA

U SK LA D N ĚN Í

KV AL IT Y

M AT E R IÁL U

D O DÁ VK Y

(PIS )

(Q CD )

cí le lo gist iky HÚ T

Cluster VY CH Y ST Á N Í A

* O D P AD O V É

E XP ED IC E

H O S PO D Á Ř ST V Í

(O RP )

(W AP )

*V YS KL AD N Ě N Í

* RE KL A MA C E

(O US )

(C O H )

Cluster

zásob ování

zá sobová ní

zá kazní ka

SPT

Dokument

Funkce

m im o S P T

p lně ní

fi nan čně

sm lu vní ch pod m ín ek

e fe kti vní či nno st

log ist iky

l ogi st i ky

Funkční místo

Pracovník interní

Funkční místo

Pracovník interní

Soubor vyso ká

spo leh livo st

opera ti vnost

dodá ní

vyří zení obj edn ávky

Dokument

a kt uá lní znal ost

o dha dnut ý opt i m áln í st av

sta vu sklad ových zásob

m at eri álu n a sklad ě

Postup

o pt im ál ní m a nip ula ce ve skla du

P Ŕ E JÍM K A A * ŘÍ ZE N Í Z Á S OB

* ŘÍ ZE N Í Z Á S OB

(S T C)

(S T C)

ú pln ost d odávky

zaj išt ění spol ehl ivost i

p ro zá kazní ka

dod ávky od dod avat el e

ZP R A CO V Á NÍ

US K L A DNĚ N Í

O B JE DNÁ V K Y

M A TE R I Á LU

(OR P )

(P I S )

Postup


V Y CH Y S TÁ N Í A

O P E RA T IV N Í

E X P E DI CE (OR P )

NÁ K UP (O P P )

Postup

V Y C HY S TÁ N Í A E X P E DI CE

Výkon

(OR P )

*L OG I S TI CK É P LÁ N OV Á N Í (L OP )

Postup

P Ŕ E JÍ M K A A US K LA D NĚ NÍ M A TE R IÁ L U (P I S )


*RE K LA M A C E (C O H)

*K O NT RO LA K V A L IT Y DO DÁ V K Y (Q CD) *S LE D OV Á N Í S P O LE H LI V OS T I DO DA V A T E LE (M S R)


*V Y S K L A DNĚ N Í (OU S )

Funkční místo

Rozhraní procesu

Výkon Cluster

Cluster

Cluster data c - 1

rc1

data c -2

Dokument

Výkon

Skupina

Událost

rc2

Role Cluster

Funkce

Výkon

Role

Cluster

Cluster

Cluster rc3

data c -3

Role Soubor

Událost

Výkon Role

Cluster

Funkce

Role

Typ entity

Organizační jednotka Událost

Klíčový atribut

Dokumentované znalosti

Dokument

Kategorie znalostí

Rozhraní procesu


Kategorie znalostí Popisný atribut

Kategorie znalostí Dokumentované znalosti Dokumentované znalosti

Kategorie znalostí


Kategorie znalostí Dokumentované znalosti


Kategorie znalostí

Popisný atribut

Popisný atribut

11

Procesné riadenie – stručná charakteristika Proces je súhrn činností v rámci organizácie, ktorý zabezpečuje realizáciu výrobkov a služieb (produktov) pre zákazníkov. Procesy organizácie sú hodnotené predovšetkým z pohľadu zákazníkov. Plynulý chod procesov je kritickým faktorom pri maximalizovaní pridanej hodnoty pre zákazníkov. Efektívne riadenie kľúčových (realizačných) procesov je kritickým faktorom úspešnosti organizácie. Procesné riadenie je riadenie a aplikácia systému procesov v rámci organizácie spolu s ich identifikáciou a interakciou (podľa ISO 9001:2008). RNDr. Ján Sabol, PR 2011, ISBN 978-80-969 519-6-3

12

Procesné riadenie – stručná charakteristika (2) Procesný prístup – aplikácia systému procesov v rámci organizácie spolu s ich identifikáciou a interakciou a s ich riadením. Procesný prístup je založený na:       

riadení činností, nie zdrojov, synchronizácii činností v rámci procesov, eliminácii nepotrebných a neužitočných činností, kontinuálnom znižovaní nákladov na činnosti, kontinuálnom zvyšovaní kvality výstupov (ISO 9001:2000 - SMK), kontinuálnom znižovaní času výrobných a predajných cyklov, neustálom zlepšovaní procesov (ISO 9001:2000 - SMK) a zvyšovaní ich výkonnosti (krycí príspevok),  motivácii zamestnancov k zlepšovaniu činností.. RNDr. Ján Sabol, PR 2011, ISBN 978-80-969 519-6-3

13

Základné informácie o procesoch Procesy popisujú pracovné toky s dôrazom na logické toky činností, zamestnancov, dokumenty, nástroje a systémy Diagram procesov

Obsah procesov •Popis toku procesov •Funkcie a zodpovednosť •Charakteristika rozhraní •Systémy a nástroje •Vstupy a výstupy špecifických činností • Definície KPI

Nový Smokovec, 22. 9. 2011

14

Ukážka prepojenia procesov a kontrolingu (QPR)

PhDr. Pavol Špaňo, OŠaRD III., ISBN 978-80-970 118-0-2

15

MAPA PROCESOV – najvyššia úroveň

16

Procesná mapa – riadenie zdrojov R ia d ia c e p r o c e s y S t r a t e g ic k é ria d e n ie a p lá n o v a n ie

R ia d e n ie z m ie n

T a k t ic k é a o p e ra tív n e ria d e n ie

R ia d e n ie k v a lity a e n v ir o m e n t u

B ezp ečn osť p rá ce

R ia d e n ie m a t e r iá lo v ý c h z d r o jo v

R ia d e n ie p ro c e so v

R ia d e n ie ľu d s k ý c h z d r o jo v

R ia d e n ie f in a n č n ý c h z d r o jo v

R ia d e n ie In fo rm a č n ý c h z d r o jo v

E x p e d í c ia

S e r v is a r e k la m á c ie

Ú č to v n íc tv o

P ro ce sy m e r a n ia a m o n it o ro v a n ia

H la v n é p r o c e s y P rie s k u m tr h u a m a r k e t in g

P re d a j

P r o c e s y s ta r o s t l iv o s t i o z á k a z n í k a

N á vrh a v ývo j v ýro b k o v a s lu ž ie b

P ríp ra v a výro b y

V ý ro b a / p o s k y to v a n ie s lu ž ie b

V ý ro b n é p r o c e s y

P o d p o rn é p ro c e s y Výber a h o d n o t e n ie d o d á v a te ľo v

N a k u p o v a n ie

S k la d o v a n ie

V o n k a jš ia a v n ú to rn á lo g is tik a

?

P r o c e s y o b s ta r á v a n ia

S p rá v a m a je t k u

Ú d ržb a v ýro b n ýc h s t r o jo v a z a ria d e n í

Leg enda In fo rm a č n ý to k M a te riá lo v ý t o k

Ing. Ondrej Železník, PhD., OŠaRD I., ISBN 978-80-969804-9-9

17

Zákaznícky pohľad na procesy Procesy riadenia a stratégie

Zákazník

Podnikateľské procesy

Proces riadenia styku so zákazníkom

0 Riadenie finačných informácií16

Predaj služby 1

Spracovanie požiadaviek 2

Spracovanie sťažností 3

Vykazovanie kvality 4

Účtovanie a platby 5

Riadenie ľudských zdrojov 17

Procesy starostlivosti o zákazníka

Plánovanie a rozvoj služieb 6

Konfigurácia služieb 7

Riešenie problémov služieb 8

Riadenie kvality služieb 9

Riadenie informačných systémov 18

Tarifovanie a zľavy 10

Technologické procesy

Procesy rozvoja a údržby služieb

Plánovanie a rozvoj TP, zariadení a technológií 11

Poskytovanie TP, ZaT (administracia TP, ZaT)

12

Správa TP, ZaT (inštalácia, údržba a opravy zariadení)

13

Prevádzka a obnova TP, ZaT (monitoring TP, ZaT/ riadenie odstraňovania 14 porúch

Riadenie podniku 19

Správa údajov o TP, ZaT

Podporné 20 procesy

(Sledovanie výkonu a využívania) 15

Procesy riadenia tech. prostriedkov, zariadení a technológií Fyzická sieť technických prostriedkov, zariadení a technológií

21

18

Technologické procesy

Zákazník

Podnikateľské procesy

Zákazník

MAPA PROCESOV

19

Podprocesy správy majetku (Facility management)

. 20

Príklad z praxe: “ Spracovanie požiadaviek FM “ Zriadenie/ zrušenie predajného m ie sta

Požiadavka na zriadenie predajného m iesta

Opravy a úd ržba p rie storov

Požiadavka na zri adeni e predajného m ie tsa je zadaná

Potre ba priesto ru

Oprava nebud e realizovaná, potreba in ve stície

Žiad o sť FM

Plánovač údržby a o práv FM Prij atie a spracovanie požiada vky na zabezpeč enie p riesto ru

Špecifikovanie investície FM pre p otre b y re ko n štrukci e

di sp eč e r sprá vy FM

sprá vca bu do vy

Žiad o sť FM Email

Poži adavka na zabezpeč enie p rac. m ie sta n o vé m u zamestnancovi definovaná

A PV pre FM

Žiado sť na FM definovaná

Investíci a definovaná AP V p re FM

Žiad o sť FM

Žia do sť FM - n o vé p rac. m iesto

Evido va ný p rie sto r s pa ram e tra m i

Zozn am disponibilných p rie storo v

Štandardy vybaven ia pracovnéh o m ie sta

Žiadosť o ubytova n ie Anal ýzovanie požiadavky na zabezpeč enie priesto ru /m a jektu

Zozn am disponibilných p rie storo v

Žiad o sť FM

Evido va ný p rie sto r s pa ram e tra m i

Žia do sť FM - n o vé p rac. m iesto

di sp eč e r sprá vy FM

AP V p re FM

Požiadavka na ubytovanie

Podne t pre investič nú č in no sť

Vl astn ý prie stor e xistuje

Prevádzkovan ie p rie storo v

Investi č n á č inn o sť FM

Zabezpeč enie a vybaveni e pri esto ru

Požiadavka zam ietnutá

Potreba uvol ni ť alebo prem iestniť uživa ný priesto r

Je potreb né vyko na ť op ra vu p rie sto ru

V la stn ý pri e sto r neexistuje, potreba prenaja ť prie stor

Uvoľnovanie pri esto rov

Opravy a úd ržba p rie sto ro v

Nájo m p riesto ro v

21

Typy objektov procesného modelu v ARIS Toolset l o gi sti ka H ÚT

Cíl


v ýko n n á

p o dp ů rn á

vy ho d n oc ov ac í

l o gi sti ka

l og i sti ka

pro c es y

( ex l)

(s ul )

(e vp )

úč etn i ctví





Cíl

Cíl

(ac c)


* SL ED O VÁ NÍ Z P R AC O VÁ NÍ

* L O G IS T IC KÉ

O B JED N Á VK Y

PL ÁN O VÁ N Í

(O RP )

(L O P )

S PO L E HL IV O ST I

Cíl

Cíl



Cíl

D O D A VA T EL E (M S R)

*H O D N O CE N Í O P ER A T IVN Í * Ř ÍZ EN Í Z Á SO B

V ÝK O N N É

(S T C )

L O G IS T IKY

N ÁK U P

Typ aplikace

(O PP ) ( EE L)

P Ŕ EJ ÍMK A A

* KO N T R O LA

U SK LA D N ĚN Í

KV AL IT Y

M AT E R IÁL U

D O DÁ VK Y

(PIS )

(Q CD )

cí le lo gist iky HÚ T

Cluster VY CH Y ST Á N Í A

* O D P AD O V É

E XP ED IC E

H O S PO D Á Ř ST V Í

(O RP )

(W AP )

*V YS KL AD N Ě N Í

* RE KL A MA C E

(O US )

(C O H )

Cluster

zásob ování

zá sobová ní

zá kazní ka

SPT

Dokument

Funkce

m im o S P T

p lně ní

fi nan čně

sm lu vní ch pod m ín ek

e fe kti vní či nno st

log ist iky

l ogi st i ky

Funkční místo

Pracovník interní

Funkční místo

Pracovník interní

Soubor vyso ká

spo leh livo st

opera ti vnost

dodá ní

vyří zení obj edn ávky

Dokument

a kt uá lní znal ost

o dha dnut ý opt i m áln í st av

sta vu sklad ových zásob

m at eri álu n a sklad ě

Postup

o pt im ál ní m a nip ula ce ve skla du

P Ŕ E JÍM K A A * ŘÍ ZE N Í Z Á S OB

* ŘÍ ZE N Í Z Á S OB

(S T C)

(S T C)

ú pln ost d odávky

zaj išt ění spol ehl ivost i

p ro zá kazní ka

dod ávky od dod avat el e

ZP R A CO V Á NÍ

US K L A DNĚ N Í

O B JE DNÁ V K Y

M A TE R I Á LU

(OR P )

(P I S )

Postup


V Y CH Y S TÁ N Í A

O P E RA T IV N Í

E X P E DI CE (OR P )

NÁ K UP (O P P )

Postup

V Y C HY S TÁ N Í A E X P E DI CE

Výkon

(OR P )

*L OG I S TI CK É P LÁ N OV Á N Í (L OP )

Postup

P Ŕ E JÍ M K A A US K LA D NĚ NÍ M A TE R IÁ L U (P I S )


*RE K LA M A C E (C O H)

*K O NT RO LA K V A L IT Y DO DÁ V K Y (Q CD) *S LE D OV Á N Í S P O LE H LI V OS T I DO DA V A T E LE (M S R)


*V Y S K L A DNĚ N Í (OU S )

Funkční místo

Rozhraní procesu

Výkon Cluster

Cluster

Cluster data c - 1

rc1

data c -2

Dokument

Výkon

Skupina

Událost

rc2

Role Cluster

Funkce

Výkon

Role

Cluster

Cluster

Cluster rc3

data c -3

Role Soubor

Událost

Výkon Role

Cluster

Funkce

Role

Typ entity

Organizační jednotka Událost

Klíčový atribut


Dokument

Kategorie znalostí

Rozhraní procesu


Kategorie znalostí Popisný atribut


Kategorie znalostí


Kategorie znalostí Dokumentované znalosti


Kategorie znalostí

Popisný atribut

Popisný atribut

22

Popis procesov - niekoľko rozličných úrovní Referenčný model odvetvia Mapa procesov na úrovni organizácie 1. 1.1 1.1.1 1.1.1.1

(všeobecný model oblastí procesov )

Procesy Podprocesy 2. úroveň podprocesov (v prípade potreby) Činnosti (vývojové diagramy) Popis pracovných činností a špecifikácie IT

 Prehľad úrovní projektu budúcich procesov 23

Previazanosť procesov a pôsobností org. útvarov Organizačná štruktúra

Procesy Identifikácia a popis procesov v nástroji pre procesné modelovanie I. úroveň Skupina oblastí procesov

Organizačný poriadok (pôsobnosti organizačných útvarov)

I.

stupeň riadenia Úsek

II. úroveň Oblasť procesov

II. stupeň riadenia

III. úroveň Proces

III. stupeň riadenia

IV. úroveň Subproces

IV. stupeň riadenia

V. úroveň Činnosť

Systemizácia FM (činnosti zamestnancov podľa systemizácie funkčných miest)

Sekcia

Popisy pracovných činností riadiacich zamestnancov

Odbor Oddelenie -

Popisy pracovných činností zamestnancov 24

Aktualizácia organizačnej štruktúry pomocou InLook® Vstupy / výstupy

Naša práca

 Súčasný stav: Organizačný poriadok Organizačná štruktúra Popis procesov Stratégia, BSC Iné dokumenty

  

 Zriadenie štruktúry InLook® InLook®  Organizačná štúdia – návrh aktualizácie: Organizačného poriadku Organizačnej štruktúry





Vytvorenie jednotnej metodiky popisu pôsobností organizačných útvarov Nasadenie jednotného integračného nástroja Definovanie jednotnej údajovej základne Priradenie činností do organizačných útvarov Analýza „defektov defektov““ v rozpracovaní pôsobností / zodpovedností do priamo riadených organizačných útvarov Návrh aktualizácie Organizačného poriadku

Naše znalosti

Najlepšie praktiky: vlastná DB pracovných činností, vzory organizácie

Metodika systemizácie

InLook system® system®, nástroj a metodika

25

Porovnanie procesných a organizačných tém Čo umožňujú procesy ?

• Logické toky činností

• Usporiadanie činností • Následnosť činností (dynamické toky prac. činností) • Dĺžka trvania činností) • Medziúsekové komunikačné spojenia • Medziúsekové rozhodovanie • Definovanie úloh a zodpovednosti pre každú činnosť • Jasne vyznačené rozhrania

Čo umožňujú organizačné štruktúry ?

Obsah práce

Čas

Komunikácia

Ľudia

Rozhrania

• Funkčné množiny činností

• Statický opis pracovnej činnosti

• Funkčné (interné) komunikačné linky • Funkčné rozhodovanie • Zadelenie určitého počtu ľudí do “skupiny” funkčných tém (pozícia) •

Nezaoberajú sa nimi 26

Na čo sa viac zamerať pri zmenách org. štruktúr? • Organizačný poriadok ? • Procesnú mapu ? • Príručku kvality ? Organizačný poriadok upravuje vnútorné organizačné usporiadanie organizácie a jeho organizačných jednotiek, stanovuje hlavné zásady deľby práce vo vnútri organizácii, upravuje pôsobnosť, právomoci a zodpovednosť jednotlivých orgánov, organizačných jednotiek a organizačných útvarov a stanovuje základné organizačné vzťahy v organizácii. 27

Pracovná náplň

Dodržiavanie organizačného poriadku je základnou povinnosťou všetkých zamestnancov organizácie. Vedúci zamestnanci na všetkých stupňoch riadenia sú povinní na základe organizačného poriadku a ďalších organizačných (procesných) noriem určiť v spolupráci s org. útvarom ľudských zdrojov pracovnú náplň (opis pracovného miesta) podriadených zamestnancov v záujme zabezpečenia vnútorného poriadku a presného vymedzenia ich povinností, právomoci a zodpovednosti, ako aj na zabezpečenie riadnej funkcie daného organizačného útvaru.

28

Príklad z praxe: Mestský úrad Rožňava

Mestské zastupiteľstvo v Rožňave podľa §-u 11 ods. 4 písm. i / zákona SNR č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších zmien a doplnkov v y d á v a tento Organizačný poriadok Mestského úradu v R o ž ň a v e §1 1/ Organizačný poriadok Mestského úradu v Rožňave /ďalej len organizačný poriadok/ je základnou organizačnou normou mestského úradu a je záväzný pre všetkých jeho zamestnancov. 2/ Organizačný poriadok upravuje vnútornú organizáciu úradu, najmä jeho organizačné členenie, pôsobnosť a vnútornú právomoc jednotlivých útvarov, zásady riadenia, zásady organizačnej štruktúry úradu a tiež ich vzájomné vzťahy.

29

Príklad z praxe: Mestský úrad Rožňava Druhá hlava POSTAVENIE MESTSKÉHO ZASTUPITEĽSTVA, PRIMÁTORA, ZÁSTUPCU PRIMÁTORA A HLAVNÉHO KONTROLÓRA VO VZŤAHU K MESTSKÉMU ÚRADU

§5 1/ Mestské zastupiteľstvo vo vzťahu k mestskému úradu vykonáva a plní nasledovné úlohy : a) schvaľuje Organizačný poriadok mestského úradu a jeho prípadné zmeny a doplnky, okrem výnimky stanovenej v záverečnom ustanovení, b) určuje vnútornú organizáciu mestského úradu, rozhoduje vo veciach týkajúcich sa nakladania a hospodárenia so zvereným majetkom a so zverenými finančnými prostriedkami v rozsahu a za podmienok stanovených v Zásadách hospodárenia s majetkom mesta a vo VZN o nakladaní s finančnými prostriedkami mesta c) schvaľuje najdôležitejšie úkony týkajúce sa majetku mesta a finančných zdrojov mesta a kontroluje finančné hospodárenie s ním za podmienok stanovených v Zásadách hospodárenia s majetkom mesta a vo VZN o nakladaní s finančnými prostriedkami mesta c) schvaľuje Poriadok odmeňovania zamestnancov a orgánov mesta Rožňava, d) schvaľuje Pracovný poriadok zamestnancov mesta, e) schvaľuje rozpočet mesta - včítane časti týkajúcej sa mestského úradu - jeho zmeny, kontroluje jeho čerpanie a schvaľuje záverečný účet

2/ Mestské zastupiteľstvo rozhoduje aj o ďalších veciach, pokiaľ je toho názoru, že je to v dôležitom mestskom záujme. 30

Príklad z praxe: Mestský úrad Rožňava 3/ Vedúci odborov pri výkone svojej funkcie zabezpečujú najmä tieto úlohy : a) riadia a zodpovedajú za prácu odboru, (pozn: nikde nie je zmienka, že riadia oddelenia ?) b) riadia, kontrolujú a hodnotia prácu zamestnancov odboru, ako aj plnenie úloh, c) zodpovedajú za kvalitné spracovanie písomných materiálov, d) informujú zamestnancov o dôležitých skutočnostiach nevyhnutných pre ich činnosť, f) spolupracujú s vedúcimi ostatných odborov g) starajú sa o zvyšovanie odbornej úrovne zamestnancov a vytvárajú im vhodné pracovné podmienky, h) dbajú o bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci, i) zúčastňujú sa zasadnutí orgánov mestského zastupiteľstva a verejných zhromaždení občanov j) zabezpečujú, aby na odboroch bola vedená úplná a prehľadná dokumentácia pracovnoprávnych a iných predpisov, smerníc a uznesení potrebných pre prácu odboru, k) sledujú a evidujú právne normy, podľa nich doplňujú povinnosti ukladané zákonmi na mesto, ktoré podľa charakteru patria do náplne nimi riadeného odboru, a to na základe splnomocnenia stanoveného v záverečnom ustanovení, l) určujú pre každého zamestnanca pracovnú náplň (v súčasnosti : 716 činností FM, z toho 152x zodpovedá / 91x má právomoc / 473x vykonáva) 31

Duplicity a synonymá v pracovných náplniach

 Podpisovať doklady a písomnosti v súlade s Poverením primátora mesta  podpisovať doklady a písomnosti v súlade s Poverením primátora mesta  Podpisovať doklady a písomnosti, týkajúce sa evidencie obyvateľov v súlade s Poverením primátora mesta  Podpisovať doklady, písomnosti na základe Poverenia primátora mesta  Podpisovať písomnosti v zmysle Poverenia primátora mesta  podpisovať písomnosti podľa Poverenia primátora mesta  Podpisovať dokumenty podľa tejto pracovnej náplne v rozsahu poverenia udelenom primátorom mesta  Podpisovať matričné doklady a písomnosti súvisiace s matričnou agendou v súlade s Poverením primátora mesta  podpisovať písomnosti a dokumenty za vedúceho odboru počas zastupovania ( táto veta sa nachádza v pracovnej náplni len u 1 vedúceho odboru - na ostatných odboroch v prípade zastupovania nič nepodpisujú?) 32

312 ZÁKON o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov Čl. I PRVÁ ČASŤ ZÁKLADNÉ USTANOVENIA Predmet a pôsobnosť zákona §1 (1) Predmetom tohto zákona je upraviť právne vzťahy pri vykonávaní štátnej služby. Obsahom vykonávania štátnej služby sú práva a povinnosti štátu a štátneho zamestnanca vyplývajúce z vykonávania štátnej služby alebo súvisiace s vykonávaním štátnej služby. (2) Štátna služba podľa tohto zákona je budovaná na princípoch profesionality, myslia sa tým vopred zadefinované a politickej nezávislosti, následne požadované spôsobilosti, efektivity, nevyhnutné ku kompetentnému výkonu pružnosti, aktivít príslušných procesov štátnym nestrannosti, zamestnancom? etiky. 33

312 ZÁKON o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Systemizácia § 12 (1) Systemizácia podľa tohto zákona je určenie počtu štátnozamestnaneckých miest v stálej štátnej službe, v dočasnej štátnej službe a v prípravnej štátnej službe v služobných úradoch v členení podľa funkcií (§ 16) v nadväznosti na organizačnú štruktúru služobných úradov. Súčasťou systemizácie je objem finančných prostriedkov určených na platy štátnych zamestnancov. (2) Služobný úrad, ak tento zákon neustanovuje inak, je povinný predkladať úradu pre štátnu službu a Ministerstvu financií Slovenskej republiky (ďalej len "ministerstvo financií") podklad na zostavenie návrhu systemizácie na každý rozpočtový rok podľa stavu k 1. marcu bežného roka spolu s organizačnou štruktúrou. 34

312 ZÁKON o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov (3) Návrh systemizácie vypracuje úrad pre štátnu službu na základe organizačnej štruktúry služobných úradov v spolupráci s ministerstvom financií, s príslušnými ministerstvami a s ostatnými ústrednými orgánmi štátnej správy Slovenskej republiky. Služobné úrady uvedené v § 7 ods. 1 písm. b) v prvom bode, druhom bode a vo štvrtom bode a najvyšší kontrolný úrad návrh systemizácie svojich služobných úradov predložia národnej rade alebo jej orgánu, ktorý si na tento účel zriadi, a následne ich oznámia úradu pre štátnu službu a ministerstvu financií tak, aby mohli byť schválené v termíne, v ktorom vláda rozhoduje o návrhu zákona o štátnom rozpočte na príslušný rozpočtový rok. Potreba zmeny v zákone, zákone, aby návrh „systemizácie“ vypracoval úrad nie len na základe organizačnej štruktúry (požadovaného počtu útvarov), ale aj na základe procesných rolí a výstupov „procesného „procesného modelu“ modelu“ ! 35

Zmeny organizačnej štruktúry sa vykonávajú na základe „riadiacich aktov“ L ÍN IO V É

R IA D E N IE

GR

Rozhodnutie o organizačnej zmene 1 S e k cia

Ú t v aI r

2 S e k cia

P .M .

1/1 O dbor

BPR

2/1 Odbor

P .M .

P .M .

P .M .

1 /2 Odbor

novozriadený útvar

P .M . P .M .

2/2 Odbor 2 /2 /1 O d d e le n ie

1 /2 / 1 O d d e le n ie

P .M . P .M .

P .M .

P .M .

PR OJEK T O VÉ

R IA D E N IE P ro je k to vý m a na žé r

G e sto r

Č l e n o v ia

P .M .

p r o je k t o v é h o

t ím u

s ú m e n o v a n í z a č le n o v p r o je k t u n a d o b u u r č it ú , t .j. n a d o b u t r v a n i a p r o j e k t u .

P .M . Č l e n o v ia p r o j e k to v é h o tí m u

36

Manažérstvo procesov, manažérstvo projektov, manažérstvo organizácie  Vplyv organizačného manažmentu na kvalitu riadenia zmien manažment = ľudia manažérstvo = riadenie  Líniové riadenie  Proces vytvárania pracovných úloh a miest  Kompetenčný model organizácie  Zmeny v personálnej a organizačnej oblasti - riziká  Procesné riadenie  Previazanosť procesov a pôsobností organizačných útvarov  Harmonizácia pracovných aktivít a procesnej štruktúry  Projektové riadenie  Pravidlá projektového riadenia  Vzťah projektového a líniového riadenia ? zabrániť stretu kompetencií pri implementácii strategických zmien 37

Manažérstvo organizácie = riadenie organizácie

38

Riadenie zmien v organizácii R

S

Riadenie zmien Vstupy pre modelovanie

Meranie stavu organizácie

( pomocou nástroja na modelovanie a správu procesov organizácie )

Materiály pre vedenie na realizáciu zmien

Organizácia

Realizácia zmien

• Procesy • Organizácia • Lokalizácia • IS/IT Stratégia organizácie, stav okolia

39

Líniové a projektové riadenie ORGANIZAČNÝ PORIADOK POSLANIE ORGANIZÁCIE PÔSOBNOSTI ÚTVAROV HLAVNÉ ČINNOSTI ( zodpovednosti ) PROCESY: -riadiace -hlavné -podporné -sieťové

ORGANIZAČNÁ ŠTRUKTÚRA - L Í N I O V Á Funkčné miesta

sú základným prvkom organizačných útvarov

FM

Funkčné miesto ( činnosti ) ORGANIZAČNÁ ŠTRUKTÚRA - PROJEKTOVÁ

členovia tímov v y k o n á v a j ú role

člen tímu

- Príkazy - Rozhodnutia

“ Sekcia “

• Riaditeľ sekcie • Sekretárka Opis funkčného miesta

R o l a ( činnosti )

FM FM

PROCESY

• ORGANIZAČNÉ NORMY

• RIADIACE AKTY

Organizačný útvar

Funkčné miesto:

MAKROŠTRUKTÚRA

- Pravidlá - Smernice - Postupy

SYSTEMIZÁCIA FUNKČNÝCH MIEST

vstupy

činnosti

výstupy

+

• Poslanie - def def.. časť cieľa • Hl. ČINNOSTI -zodpovednosti - výstup FM

ČINNOSTI ORGANIZÁCIA

• Názov miesta

OUTSOURCING

• Spôsobilosti

40

Vnútorné riadenie organizácie  V riadení sa uplatňuje líniový a projektový systém riadenia. Základom riadenia organizácie je líniové riadenie. Organizačné útvary sú vytvárané tak, aby čo najefektívnejšie zabezpečovali predmet činnosti a ciele organizácie. Líniové riadenie zabezpečuje fungovanie a realizáciu zmien procesov v organizácii. Management vyžaduje od zamestnancov dodržiavanie tzv. tvrdých nástrojov riadenia, t.j. robiť veci správne - výkonovo, presne podľa príkazov, noriem.

Projektové riadenie zabezpečuje prípravu zmien v existujúcich a nových procesoch v rámci organizácie. Projektové riadenie je zabezpečované v súlade s Pravidlami projektového riadenia na tímovom princípe mimo líniového riadenia. Požadované sú špecifické zručnosti (schopnosti): Vodcovstvo (Leadership) + schopnosť a ochota projektových zamestnancov robiť správne veci 41

Proces vytvárania pracovných úloh a miest Funkční místo

Rozhraní procesu

PREČO ?

Dokument

Prečo má byť pracovné miesto vytvorené? Aké sú dôvody projekcie?

Skupina Role

Událost

Role

Cluster

Funkce

Soubor

Událost

Role

ČO ?

Čo bude obsahom pracovného miesta? Ktoré úlohy mu budú priradené?

Role

Dokumentované znalosti Dokumentované znalosti

Cluster

Funkce

Role


Událost Dokument

AKO ?

Rozhraní procesu

Ako budú úlohy vykonávané? Aké metódy a postupy práce budú uplatnené?



PRÁVOMOC - stupeň voľnosti a samostatnosti v rozhodovaní ZODPOVEDNOSŤ - stanovenie vzťahu pracovného miesta k iným pracovným miestam

KDE ? Kde bude práca vykonávaná? Umiestnenie pracoviska.

KEDY ?

KTO ?

V akom pracovnom režime bude práca vykonávaná? Aký pracovný čas bude uplatňovaný

Aké sú požiadavky na držiteľa pracovného miesta? Vlastnosti, schopnosti, potenciál.

42

Objekty SAP HR

PD - Personálny rozvoj Org. jednotka O (Pracovné miesto – rola)

Profesia C

CO Nákl. stred. K

PA - Personálna Plán. miesto S

administratíva Osoba P

(Názov funkcie) Systemizované miesto na základe riadiaceho aktu

KTO ?

Aké sú požiadavky na držiteľa pracovného miesta? Vlastnosti, schopnosti, potenciál.

Zmeny sa vykonávajú až na základe schváleného riadiaceho aktu! 43

Objekty PD (Personálny rozvoj)

Organizačná jednotka O     

všeobecný názov stavebný kameň organizačnej štruktúry nie je totožná s nákladovým strediskom je prepojená s nákladovým strediskom príklad : Úsek Odbor Oddelenie

44


Plánované miesto S (názov funkcie, povolania, pozície)  je priradené k organizačnej jednotke  vychádza zo Systemizácie funkčných miest  príklad : Radca Hlavný radca Štátny radca …

Referent Odborný referent Špecialista …

Pomocný pracovník v administratíve 45


Profesia C (procesná rola, typové pracovné miesto)  vyjadruje povolanie (vychádza z procesných rolí)  môže sa vzťahovať k viacerým plánovaným miestam  napr.: personalistka mzdár- odvody mzdár – spracovanie miezd sekretárka … správca IKT správca budovy 46

Aktualizácia činností pomocou InLook system® Vstupy / výstupy Súčasný stav: Popisy pracovných činností Popisy pracovných miest Popis procesov Vnútorné organizačné normy Stratégia, BSC Iné dokumenty

Naša práca 

  

 KPM  Aktualizované: Popisy pracovných činností Popisy pracovných miest Služby  Modelovanie dopadov zmien  Zhodnotenie prínosov  Kontinuálne vyhodnocovanie účinnosti zmien  Koučing pri implementácii  Prenájom SW







Vytvorenie jednotnej metodiky popisu pracovných činností Nasadenie jednotného integračného nástroja Definovanie jednotnej údajovej základne Rozpracovanie činností organizačných útvarov do hlavných činností pracovných miest Analýza duplicít a synoným v popise činností pracovných miest Stanovenie typov PM v Katalógu pracovných miest (KPM) Vytvorenie schém FM na základe pôsobností a rozsahu práce organizačných útvarov

Naše znalosti

Najlepšie praktiky: vlastná DB pracovných činností, klasifikácia podľa KZAM

Metodika systemizácie

InLook system® system®, nástroj a metodika

47

Kompetenčný model podniku Vízia a misia Podniková stratégia

Podniková politika a podnikateľský plán

Získavanie a výber zamestnancov

Odmeňovanie a motivácia

Hodnotenie a plánovanie úspechu

Kompetencie

Analýza rolí a individuálnych kompetencií zamestnancov

Výkonový manažment

Tréning a vzdelávanie Vytvorenie HR systému a aplikácií HRIS

Rozvoj kariéry

Zdroj: RNDr. Jozef Kadlečík, Seminár OŠaRD II., Stará Lesná 2008

48

Kompetenčný model podniku

 Kompetenčný model podniku je vybudovaný na kompetenciách požadovaných od zamestnancov, determinovaný požiadavkami (requirements of the job in sector, area) na výkon práce a povolania v danom sektore a v odvetví a očakávaniami klientov organizácie (customer oriented and derived competencies).

 Je kombináciou, tzv. hard a soft kompetencií, pričom hard kompetencie slúžia k výkonu činností špecifického a technického charakteru zatiaľ čo soft slúžia výkonu činností určených k obsluhe a k starostlivosti o klienta.  Model zobrazuje vájomné väzby, vplyvy a dopad kompetencií na HRM podniku.


49

Zdroje kompetencií KOMPETENCIE

Oblasti činností

Job families


Typové pozície

Organizačné normy

Pracovné štandardy

Procesy Hlavné procesy Podporné procesy

Pracovné predpisy

Opis práce

Ostatné podporné procesy

Odvetvové normy

Pracovné činnosti

Administratívne procesy

Elementárne činnosti

Manažérske

Právne normy


50

SYSTÉM ODMEŇOVANIA

 Mzda - najsilnejší nástroj motivácie  Odmeňovanie nesmie nahrádzať riadenie výkonnosti  Odmeňovanie musí byť v súlade s firemnou kultúrou DRUH PRÁCE =

Pracovná pozícia / funkcia / povolanie / profesia (Systemizácia funkčných miest / procesná rola)

Spôsobilosti (InLook® dB)

Výsledky Výkonnosť

(výstupy z procesov)

51

CIEĽ ODMEŇOVANIA ODMEŇOVAŤ ZAMESTNANCOV ZA:

PRACOVNÚ POZÍCIU

Činnosti + Spôsobilosti

VÝKONNOSŤ

Výsledky 52

HODNOTENIE PRACOVNÝCH FUNKCIÍ  metódou, ktorá umožňuje zaradiť pracovné funkcie do hierarchie podľa ich významu  zaradí všetky pracovné funkcie do skupín, tried, stupňov (rozsah ZM)  nezohľadňuje súčasných zamestnancov v týchto funkciách, ani ich výkonnosť KRITÉRIÁ HODNOTENIA PRACOVNÝCH POZÍCIÍ 1. Činnosť (jej náročnosť + zohladniť riešenie problémov) 2. Požadované spôsobilosti 3. Zodpovednosti / právomoci 53

Sústava klasifikácie aktivít (SKA)

Slúži na odstránenie synoným a duplicít v pracovných činnostiach Príklad aktivít číselníka SKA pre skupinu č. 4 „rozpočet“ a č. 5 „účtovať“

Výstup: pracovné náplne neobsahujúce synonymá a duplicity 54

Opis pracovného miesta Opis pracovného miesta obsahuje: V ORGANIZAČNEJ ROVINE  definíciu poslania ( prečo, kde )  predmet činnosti ( čo robí, ktoré procesy vykonáva, aké sú výstupy) V     

KVALIFIKAČNEJ ROVINE (čo si vyžaduje ) vedomosti (vzdelanie / špecializácia) odborné znalosti, jazykové znalosti praktické skúsenosti (dľžka praxe / oblasť) osobnostné predpoklady, zručnosti osobné postoje, správanie

Nástroje organizačného manažmentu (ako napríklad InLook system®) podporujú správnosť správnosť,, jednoznačnosť a neredundantnosť popisu pracovného miesta 55

Koncept nasadenia nástroja InLook system ® Vytvorenie Jednotného Katalógu pracovných aktivít a pracovných miest  Práca nad jednou databázou všetkými členmi projektového tímu, t.j. práca nad jedným „pracovným stolom“  zdieľanie výsledkov práce a videnie svojho procesu v kontexte celej organizácie Zlepšenie procesu rutinnej personálnej práce  Personalista „ponúkne“ obsah zmeny, vrátane náplne práce vedúcemu  Vedúci akceptuje, alebo modifikuje zmenu.  Výrazné zvýšenie efektivity procesu Metodik / manažér

InLook® server

Jednotný Katalóg pracovných činností a miest v centrálnej databáze

Ústredie InLook®

Podriadené zložky InLook®

InLook®

InLook®

56

Postup jednotného popisovania pôsobností organizačných útvarov a činností plánovaných miest vo väzbe na procesy organizácie

R o z d e l e n i e

p ô s o b n o s t í

PROCESNÝ MODEL


SPOLOČNOSTI

ORGANIZAČNÉ ÚTVARY

a

z o d p o v e d n o s t í Pôsobnosť organizačných útvarov HLAVNÉ ČINNOSTI

Schéma plánovaných miest

Vstup

Výstup

FM Popis plánovaného miesta

ČINNOSTI

FM

PROCES

HLAVNÉ ČINNOSTI

SYSTEMIZÁCIA

KATALÓG PRACOVNÝCH MIEST Popis typu pracovného miesta

Databáza činností KPM

OBLASTI / PROFESNÉ SKUPINY

HLAVNÉ ČINNOSTI

57

Smernica pre riadenie zmien v organizácii V procese riadenia zmeny sú definované tieto role: (1) Garanti ustanovení v zmysle Organizačného poriadku organizácie plnia v tomto dokumente rolu garantov zmien. Koordinujú aktivity v rámci líniového a projektového riadenia a zodpovedajú za prípravu a realizáciu zmien riešených v danej oblasti špecializácie činností organizácie, navrhujú a riadia gestorov zmien. Navrhujú organizačnému útvaru, zodpovednému za riadenie zmien, zmeny v procesnom modeli, organizačných štruktúrach, a v sústave organizačných noriem a riadiacich aktov organizácie. (2) Gestori ustanovení v zmysle Organizačného poriadku organizácie plnia v tomto dokumente rolu gestorov zmien. Navrhujú pracovnú skupinu a vedú jej prácu. 58

Definovanie rolí pre riadenie zmien v organizácii

(3) Dizajnéri sú členovia pracovných skupín, ktorí formulujú výsledky činnosti pracovných skupín do podoby vstupov pre modelovanie. (4) Modelári sú členovia pracovných skupín, ktorí vykonávajú modelovanie pomocou softvérových nástrojov vo fáze analýzy a návrhu zmeny. Správe podnikového modelu zodpovedajú v rámci svojej oblasti špecializácie za správu a konfiguračný manažment čiastkových modelov, ako aj za platnosť odovzdávaných verzií modelu organizácie. (5) Externí konzultanti sú zamestnanci externých firiem zmluvne spolupracujúci na zmenách v organizácii.

59

Príprava a realizácia zmien gestor oblasti činností ( v líniovej OŠ )

Garant oblasti špec. 1 strategické činnosti

pracovná skupina

+ Modelovacie pracovisko InLook system

Garant oblasti špec. 2 marketingové činnosti

db oblasti činností

Modelovacie pracovisko oblasti

Garant oblasti špec. 3 prevádzkové činnosti Garant oblasti špec. 4 rozvoj a výstavba infraštruktúry

gestor oblasti činností ( v projektovej OŠ )

db obl. špec. 2

pracovná skupina

+ Modelovacie pracovisko InLook system

db oblasti činností

Garant oblasti špec. 5 informačné technológie Garant oblasti špec. 6 ekonomika a financie Garant oblasti špec. 7 ľudské zdroje

Cieľ: Zjednotenie popisu procesov v celej organizácii Zosúladenie aplikácie procesov, organizácie, IS Riadenie pracovných činností - workflow

Garant oblasti špec. 8 ostatné činnosti Manažment databázy KPM

60

Realizácia personálnej stratégie

Aký má byť počet FM? Typové pracovné miesta slúžia ako metrika pri stanovovaní počtu funkčných miest v organizačnom útvare Príklad: .

funkčné miesta

potreba

zdroj

mzdár - spracovanie miezd 1 FM / 1 000 zamestnancov .

mzdár – odvody 1 FM / na všetkých zamestnancov organizácie

s t r a t é g i a

zamestnanci

61

Väzba: systemizácia - činnosti z Katalógu PM

62

Katalógy CLOUD InLook system

Najnáročnejšia činnosť Vety platné od 1.11.2009

63

Harmonizácia prac. aktivít a procesnej štruktúry Zmeny


Procesná štruktúra organizácie:

 Ústredie  Podriadené zložky  Úseky ...

 Hlavné procesy  Podporné procesy  Riadiace procesy

ORG A+2 ORG A+1

A. Skupina procesov B. Proces

...

C. Podprocesy procesu D. Aktivity podprocesu D1

...

D2 Dx

Pracovné miesto

Dn

Náplň práce, činnosti

Úroveň organizačného útvaru

Úroveň popisu procesu

ORG A

64

Implementácia systému riadenia procesov

Procesný nástroj

InLook system®

Mapovanie procesov, agendy a rolí

Opisy pracovných miest /činností (generovanie)

Aj s väzbami

Do 20. dňa v kalendárnom mesiaci

Export 1x mesačne

Do 25. dňa v kalendárnom mesiaci 65

Priradenie rolí k systemizácii funkčných miest

Pri zmene podnikových procesov dochádza väčšinou súbežne aj k reorganizácii organizačnej štruktúry. V tomto prípade je potrebné nové pozície priradiť ku konkrétnym rolám v procese. Môžu nastať nasledovné situácie:  rozčlenenie jednej roly na dve funkčné miesta (dve rôzne fyzické osoby), resp.  niekoľko rolí priradíme jednému funkčnému miestu (z dôvodu vyťaženia zamestnanca na celý pracovný úväzok).

66

Evidencia zmien v InLook system®

Typ PM (Profesia)

Plánované miesto - FM

67

Vytlačený formulár Typového PM „Správca IS“ z KPM

68

Implementácia systému riadenia procesov

Garanti procesov

Administrátor procesov

Administrátor DB InLook®

Používatelia procesov

Opisy Procesy Procesný nástroj

Intranet

Smernice

InLook®

Organizačný poriadok

69

Dimenzovanie zdrojov pre procesy

Procesy

Zdroje

Vstupy / Udalosti

Organizačné štruktúry a ich lokalizácia

x SPi1 P2

SPi2

consist Pi

use

Pracovníci a ich lokalizácia

SPi3

consist

Profesie

Čakanie vo fronte

Náklady

Pn

Manažéri

14SPim

Stroje

120 Dáta 100

IT

12 10

Výstupy / Výsledky

min

y=f(xx) y=f(

80

Infraštruktúra

8

60

6

40

4

tis. Sk

Reťazec procesov

Parametre prostredia

P1

20

2 0

0 1

2

3

4

5

6

7

8

Kapacita zdrojov

70

Základom kalkulácií je rozdelenie činností zamestnancov

Účtovníctvo Odpracovaný čas a ostatné náklady na jednotlivé aktivity

Pracovný výkaz Mesačný výkaz zamestnancov

Mzdové údaje

Spracovanie a výplata mzdy

Náklady podniku

Kalkulačný model procesných nákladov

Prevádzková databáza a štatistiky

Objemy aktivit

Procesné náklady na - Aktivity - Poskytované služby

71

Pravidlá projektového riadenia Podnet na projektový zámer Podnetom na projektový zámer je návrh, aby sa niektorý dôležitý cieľ, ktorý nie je možné riešiť v rámci líniového riadenia vyriešil v podniku formou projektového riadenia.

Cieľ projektu Cieľ projektu vyjadruje očakávané zmeny dobre merateľnou a jednoducho kontrolovateľnou formou. V záujme jeho naplnenia sú aplikované ľudské, finančné, kapacitné, energetické a ďalšie zdroje.

Projektový zámer Projektový zámer je dokument, v ktorom sa skúmajú podmienky (štúdia vykonateľnosti) na riešenie projektového podnetu v podniku. Projektový zámer vypracuje vedúci projektový manažér (projektový manažér) s gestormi pre príslušnú oblasť činnosti podniku. 72

Vymedzenie pojmov

Projekt Projekt je riadený proces aplikácie úloh a zdrojov s definovaným cieľom v určenom časovom rámci. Projekt môže byť štruktúrovaný do podprojektov, sumárnych úloh a jednotlivých úloh. Štruktúra projektových úloh sleduje celkové stanovené projektové ciele. Projekt je riadený v súlade so schváleným štatútom projektu a v zmysle schválenej metodológie v podniku. Podprojekt Podprojekt je riadený proces aplikácie úloh a zdrojov s definovaným cieľom v určenom časovom rámci, ktorý je začlenený do hlavného projektu. Garant projektu Garantom projektu je člen Predstavenstva resp. člen Štatutárneho orgánu, ktorý má dozor nad projektom. V rámci konkrétneho projektu má všetky právomoci rozhodovať o záležitostiach, ktoré súvisia s projektovou činnosťou.

73

Projektový zamestnanec Projektový zamestnanec je zamestnanec podniku zapojený do projektových prác vo funkčnom projektovom zaradení: a) vedúci projektový manažér - riadi rozsiahle projekty, ktoré sa členia na viacero podprojektov, b) projektový manažér - je od prevzatia zadania projektu až do doby dosiahnutia cieľa projektu zodpovedný za projekt. Formuluje projekt, vykonáva aktualizáciu jeho plánov, koordinuje činnosti na projekte s dodávateľom a zákazníkom, plánuje a kontroluje hlavné zdroje, kapacity a termíny (míľniky) projektu, pripravuje hlásenia o postupe prác na projekte, c) vedúci projektovej skupiny - je manažér, zodpovedný za realizáciu podprojektu, d) člen projektového tímu. 74

Fázy projektu “ OUTSOURCING “

Podnet

OPPORTUNITY STUDY

Projektový zámer projektu OUTSOURCING

PREFEASIBILITY STUDY

Zadávacia listina projektu OUTSOURCING

FEASIBILITY STUDY

Hodnotiaca správa

Návrh rozhodnutia o realizácii

P r e d i n v e s t i č n á f á z a

I n i c i a l i z a č n á f á z a

P r e d p r o j e k t o v á f á z a

Prvotné zhodnotenie a špecifikácia požiadaviek

75

Fázy projektu “ OUTSOURCING “

Zahájenie projektu

o j e á k z t o a

Realizačná fáza

f

Návrh projektu

Realizácia projektu

Integrácia Implementácia Akceptačný rotokol

á

Záverečná správa projektu OUTSOURCING

P R E V Á D Z K A

operatívna fáza

Ukončovacia fáza

v

Vyhodnotenie projektu

I n v e s t i č n á f á z a

r

Definičná fáza

P

Štatút projektu

76

Tabuľka investičných a prevádzkových nákladov Názov projektu: Outsourcing Ta buľka č.1: Inve stičné ná kla dy proje ktu, pa ra m e tre poruchovosti a opra vy Investície-Hardware [€] - názvy technológických prvkoch Investície-Software [€] Inštalácia [Sk alebo % z investícií] Licencia ako investície [€]

Ta buľka č.2: Pre vá dzkové ná kla dy proje ktu pria mo súvisia ce s proje ktom inve stíciou Deinštalácia [€] Počiatočné úpravy [€] Poplatky [€/rok] Školenia [€/rok] Obsluha a údržba [€/rok] - počet potrebných zamestnancov Opravy Náklady na prenájom kapacity [€/rok] Licencia ako prev náklady [€/rok] Iné náklady [€/rok] (...uviesť aké)

2012

2013

Doba využitia projektu [ v rokoch ]: 3

2014 Ce lkom

Doba odpisu [rok]

Stredná doba medzi poruchami [rok]

0 0

2012

2013

2014 Ce lkom

Stredná doba Materiál opravy opravy [hod] [€]

0 0

0 0

Hodina opravy [€]

0 0

Vysvetlivky : cena práce odinštalovania odinštalovania,, upratanie cena úpravy priestorov priestorov,, jednorazové náklady cena energie,servisné energie,servisné zmluvy zmluvy,,prenájom a odvody počiatočné vyškolenie vyškolenie,, preškolenie preškolenie,,doškolovanie mzdy, vybavenie pracovísk pracovísk,, doprava počet interných a externých zamestnancov náklady na opravu zariadení počas doby projektu pre potrebu komunikačných potrieb systémov cena licencie hradenej z prevádzkových nákladov

77

Tabuľka výnosov a úspor z OUTSOURCINGU

Názov projektu: Outsourcing Tabuľka č.3: Výnosy a úspory projektu (vplyv) Zvýšenie zisku z výnosov [€/rok] Výnosy z nových služieb [€/rok] Úspory investícií [€/rok] Úspory na poplatkoch [€/rok] Úspory na obsluhe a údržbe [€/rok] Úspory na opravách [€/rok] Iné úspory [€/rok] (...uviesť aké) Tabuľka č.4: Stav nákladov bez realizácie projektu Výnosy z existujúcich služieb [€/rok] Výnosy z nových služieb [€/rok] Investície [€/rok] Poplatky [€/rok] Obsluha a údržba [€/rok] Opravy [€/rok] Iné náklady [€/rok] (...uviesť aké)

Doba využitia projektu [ v rokoch ]: 3

2012 2013 2014 Celkom Vysvetlivky: zvýšenie výnosov z existujúcich služieb výnosy z nových služieb úspory investícií, ktoré by boli potrebné, ak by sa projekt realizoval úspory energie,prenájmu, odvodov úspory mzdových nákladov, nákladov na pracoviská a dopravu úspory nákladov na opravách

2012 2013 2014 Celkom Vysvetlivky: výnosy z existujúcich služieb výnosy z nových služieb investície, ktoré by boli potrebné, ak by sa projekt nerealizoval cena energie,servisné zmluvy,prenájom a odvody mzdové náklady, náklady na pracoviská a dopravu náklady na opravy

78

Nové organizačné členenie útvarov na základe výsledkov riešenia projektu GR

1 S e kcia

1/ 1 O db or

Útv ar

2 S e kcia

P .M . P .M .

BPR

2/1 Od bor

P.M .

2/2 O dbo r

P.M . P .M . P .M .

2/3 O dbo r

V ýs l e dk o m r i e š e ni a pr oj e k tu bud e : 1 . Zefe k tívn en ie p ro ce su 2 . N á v rh n a za ve d e n ie n o vý c h slu ž ieb , n o ve j te ch n o ló g ie 3 . P ríp ra va n o v ýc h m e to d ík a p o stu p o v p rá ce

U pl a tne ni e výs l e dk ov ri e š e ni a pro je k tu m á vp lyv na : 1 . Zm e n u o rg a n iza čn e j štru k tú ry 2 . Zm e n u v lín io vo m riad en í 3 . N o v é u sp o ria d an ie p ro c es o v

79

Zmeny v personálnej a organizačnej oblasti - riziká Negatívne dôsledky zmien:    

Prezamestnanosť - predimenzovanie, multiplicita niektorých činností Podzamestnanosť - poddimenzovanie niektorých činností Chýbajúce činnosti – diskontinuita procesov = nebezpečie, škody Kvalifikácia má oneskorenie za potrebou

A priori modelovanie dopadov zmien Ex post monitoring účinnosti zmien Procesy organizácia pracovné činností

Výrazne znižuje riziká Výsledky analýzy dopadov zmien

80

Sledovanie účinnosti zmeny ex post – príklad z praxe

Pred zmenou

Po zmene

81

Business Intelligence – základné komponenty a nástroje  Nevyhnutným predpokladom prežitia v dnešnom období zmien sa stáva počítačom riadená podpora manažérskeho rozhodovania.  Aby manažéri boli schopní prijímať správne rozhodnutia, musia mať k dispozícii dostatok relevantných a objektívnych informácií zodpovedajúcich aktuálnej situácii, niekedy aj v reálnom čase.  Riešenia Business Intelligence (BI) sa na začiatku 21. storočia stávajú významným podporným nástrojom rozhodovania a neoddeliteľnou súčasťou každodennej práce manažérov, analytikov i ostatných vedúcich pracovníkov.  Väčšina bežne využívaných informačných systémov nie je schopná správne a rýchlo vyhodnotiť veľké množstvo záznamov a údajov uchovávaných v rôznych databázach v rámci organizácie.  Riešením problému je technológia zvaná Business Intelligence (BI) a využitie platforiem Cloud Computingu + SaaS 82

Riešenie cloud computing - InLook system®  predstavuje komplexný nástroj pre efektívne riadenie organizačných zmien, personálnej práce a súvisiacich zdrojov v podniku  umožňuje tvorbu, aktualizáciu a publikovanie organizačného poriadku  zabezpečuje sofistikovaný popis pracovných činností a procesov, t.j.:          

on-line analýzu naplnenia fondu pracovnej doby zamestnancov definovanie reálnej vyťaženosti zamestnancov priradenie procesných rolí pracovným pozíciám z organizačnej štruktúry manažment kompetencií funkčných miest definovanie požadovaných spôsobilostí - znalostí, postojov a správania typových pracovných miest KPM (Katalógu pracovných miest) priradenie dokumentovaných znalostí k typovým pracovným miestam a procesom popis súčasného (As-Is) stavu organizácie modelovanie optimalizovaného (To-Be) návrhu na zlúčenie resp. prerozdelenie činností medzi pracovníkmi, doplnenie chýbajúcich pracovných náplní vylúčenie duplicitných činností stanovenie optimálneho počtu zamestnancov pre jednotlivé činnosti 83

Zápis do registra Spoločenstva

84

Prínosy projektu implementácie InLook system

  



Hlavné celkové prínosy projektu je potrebné vidieť v zjednotení a súčasnej aktualizácii organizácie a pracovných činností na najpodrobnejších organizačných - vykonávacích úrovniach procesov podstatnom zrýchlení týchto prác za pomoci programovej aplikácie InLook system® – čo predstavuje významnú úsporu práce modelovaním organizačných a personálnych strategických zmien veľkého rozsahu sa výrazne zvyšuje efektivita vykonania zmeny, možnosť zachovania konzistencie zmeny procesov až na úrovni popisov práce a tým sa minimalizujú možné poruchy a škody poskytnutí podkladov pre vyjednávanie zmien s odborovými organizáciami Výsledkom projektu nie je produkt jednorazovo získaný dodávateľským spôsobom ale podpora procesu zmeny organizácie a popisov práce, ktoré v konečnom dôsledku vykonáva organizácia vlastnými zamestnancami. Poradenská firma k tomu napomôže svojimi nástrojmi, metodikou a svojim know know--how how..

85

Ďakujem za pozornosť

86

Kontaktné údaje Názov spoločnosti:

INTER M & K, spol. s r. o.

zapísaná v obchodnom registri Okresného súdu Košice 1, v odd. Sro vo vložke č. 6421/V

Sídlo podnikania: Miesto podnikania: Adresa pre doručovanie:

Bernolákova 17, 040 11 Košice Poštová 18, 040 01 Košice Bernolákova 17, 040 11 Košice

Kontakt:

Ing. Viktor Šlapka e-mail: [email protected] tel.: 00421 903 411228

IČO: 31710239

DIČ: 2020946939 IČ DPH: SK2020946939 CZ682782694 HU26902483 Bankové spojenie: OTP Banka Slovensko, a. s. Číslo účtu: 1613685 / 5200 IBAN: SK52 5200 0000 0000 0161 3685 SWIFT: OTPV SK BX 87

8. národná konferencia o kvalite Manažérstvo kvality vo verejnej správe. Workshop: Procesy ako na to?

Recommend Documents