7th Scout Centre Managers Conference Rieneck, Germany
© No vember 2 001, Sc outing Ned erland, U nit Labelterre inen. Alles uit deze publicatie moet (ongewijzigd) worden verveelvoudigd door druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, electronisch of op welke andere wijze dan ook, zonder v oorafgaa nde toestem ming van d e organisatie .
Inhoud 1
Inleiding en aanbevelingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -5-
2
Inhoudelijk: De conferentie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -62.1 Corner stone # 1: Staffing Centres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -62.2 Cornerstone # 2: Public relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -82.3 Cornerstone # 3: Fund raising . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -92.4 Cornerstone # 4: Program development . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -112.5 Workshop # 1: Starting from scratch ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -142.6 Workshop # 2: Definition of scout and guide centres and joint cooperation between centres and associations. . . . . . -142.7 Workshop # 3: Catch the sun, saving is fun ! . . . . . . . . . . . . . . . . . -152.8 Workshop # 4: How to write a succesful application to charity funds-152.9 Workshop # 5: Europe for You ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -162.10 Workshop # 6: RAP - the Renewed Approch to Programme . . . . . -162.11 Workshop # 7: European scout centres and African scouts . . . . . . -182.12 Workshop # 8: Volunteer Staff training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -182.13 Workshop # 9: Developping Staff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -192.14 Workshop # 10: Building team spirit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -192.15 Workshop # 11: Time management at a scout centre . . . . . . . . . . . . -212.16 Workshop # 12: Setting up exploration trails . . . . . . . . . . . . . . . . . . -212.17 Workshop # 13: Scout centres and environmentalism . . . . . . . . . . . -212.18 Workshop # 14: Environmental education in Scout and Guide centres-212.19 Workshop # 15: Nationally organised camps in Italian Scout centres -222.20 Workshop # 16: Activities and standards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -222.21 Lezing: 'Centres and membership growth' . . . . . . . . . . . . . -22-
3
Overige activiteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1 My Centre, My Country. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Ontspanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Opportunities session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4 Open session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
Persoonlijke ervaringen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -274.1 Dagboek van een deelnemer, Hans Sonneveldt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -274.2 Persoonlijke impressie van Fedde Boersma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -29-
5
Wat kunnen we hier verder mee doen ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -31-
-25-25-25-26-26-
1
Inleiding en aanbevelingen
De zevende European Scout Centre Managers Conference is wederom een groot succes geweest. Bijna 75 deelnemers die samen 49 scoutcentra en kampeerterreinen vertegenwoordigden hebben intensief informatie uitgewisseld en elkaars ideeën opgepakt, versterkt, verdiept en teruggegeven. Iedereen is anders, maar iedereen heeft dezelfde sterke en zwakke punten. De grotere terreinen in Engeland of IJsland zijn qua omvang niet te vergelijken met Nederland, maar van onze manier van klantcontact en reserverings-afhandeling kunnen ze nog wat leren. Scouting in België of Denemarken is uiterst complex vanwege de vele landelijke verenigingen, maar qua beleid en activiteiten kan Nederland veel opsteken. Zij trouwens ook van ons. Veel sterker dan vorig jaar hadden we het gevoel dat we niet alleen veel kunnen leren, maar dat de andere terreinen ook veel van ons kunnen leren. De ontspannen sfeer waarbij niemand last heeft van telefoons of televisies is uitstekend voor het uitwisselen en perfectioneren van elkaars ideeën. In dit -inmiddels dikke- verslag staan bruikbare stukken voor vrijwel alle punten waar je mee te kampen hebt als bestuur of beheerder van een labelterrein. Of het nu gaat om teambuilding, werven van nieuwe medewerkers, activiteiten, meer klanten, meer natuur en milieu, of wat voor zaken dan ook, tijdens de conferentie is het aan bod gekomen. Hetzij formeel, hetzij informeel. Voor de toekomst de volgende aanbevelingen: Volgende keer weer een brede vertegenwoordiging vanuit Nederland. Vier mensen horen meer dan twee. De formule van deze Europese conferentie gebruiken om ook een Nederlandse variant op te zetten. Deze zou ook iedere twee jaar moeten zijn, op de andere jaren. Tijdens Nederlandse bijeenkomsten (van welke vorm dan ook) meer ruimte inplannen voor informele momenten. Deze zijn minstens zo waardevol als de geregelde onderwerpen, maar waarschijnlijk waardevoller. Bij deelname aan de Europese conferentie goed zorgen voor continuïteit. Het feit dat je veel mensen al kent van twee jaar geleden verhoogt de kwaliteit van de conferentie voor beide partijen. Inhoudelijk voor kamperend Nederland: Zorg voor een stuk internet / nieuwsgroep / chatroom voor Labelterreinenuitwisseling. Integreer het Scouting programma beter in het fenomeen Labelterreinen Breng meer lijn c.q. beleid in wat we als labelterreinen doen.
-4-
2
Inhoudelijk: De conferentie
Het programma voor de 4 dagen bestond uit Workshops (gehouden door andere deelnemers) Cornerstone sessies (= workshops gehouden door het organiserend comité) Lezingen over diverse onderwerpen
2.1
Corner stone # 1:
Staffing Centres
Gehouden door: John Moffat (Kandersteg) Centrale boodschap: Denk eens goed na over wat je hebt, wat je wil en vervolgens pas over hoe je dat denkt te krijgen. Deze cornerstone was een grote brainstorm-sessie waarin iedereen aan het denken werd gezet over staf. De sessie viel uiteen in vier delen. In de eerste drie delen werd een vraag geponeerd, en iedereen kon daarop reageren met kreten wat hij of zij daarop van toepassing achtte. In het vierde deel vertelde John Moffat iets over de manier waarop ze in Kandersteg met staf omgaan. Dit is ongetwijfeld anders als in alle andere terreinen, en moet ook zeker niet gekopieerd worden. Die informatie zorgt wel dat je in je eigen terrein nadenkt over wat voor jou de beste manier is om met staf en staf zoeken om te gaan. - Wat is staf / wat hebben we nu in huis ? John begon met een overdenking: We are doing things right, otherwise we wouldn t be here (because the centre would be closed) Dit was een kwinkslag waardoor iedereen even moest nadenken en waardoor iedereen direct los kwam. Vervolgens vroeg hij ons What is STAFF Antwoord uit de groep (niet in enige bepaalde volgorde): Staf
Critisch Hulp Coordinatie problemen Kleine gemeenschap Toegeweid Team spelers Gezelligheid ..
= Mensen Verbetering Ontwikkeling Problemen Imago (van het terrein) Vrienden Lastig om vanaf te komen Ideeëngenerator Verrassend
Zoals uit deze bloemlezing van kreten blijkt zijn er vele positieve en negatieve kanten aan het fenomeen staf.
-5-
- Wat hebben wij (toekomstige) staf te bieden ? Op dezelfde manier verzamelden wij de pluspunten waardoor mensen betrokken worden / blijven bij een terrein: Plus
Verantwoordelijkheid / ontplooiingsmogelijkheden Afwisselend werk Kleding (met logo s) Goede organisatie Staf-uitjes / speciaal programma Magie van het terrein Internationale contacten Ervaring Reputatie Waardering Ondersteuning ..
= Programma s Doel (liefst gemeenschappelijk) Voorbeelden (liefst goed) Faciliteiten Geld Advertenties (staf brochure) Gasten Loon Plezier / prettige tijd Sfeer Eten Kans om iets terug te doen Mooie locatie Sociale structuur / tijdsbesteding
De meeste deelnemers aan de workshop waren verbaasd over de grote diversiteit aan positieve zaken die wij de terreinen kunnen bieden aan onze medewerkers / potentieele medewerkers. Dat dit zaken zijn die we moeten uitbuiten bij het werven van staf hoefde niet verteld te worden. Dat kwartje viel snel genoeg.
Wat willen we hebben ? De volgende stap was identificeren wat we graag zouden willen hebben. Dit werd snel breder dan meer mensen : Nieuwe ideeën Bekend / beroemd worden Beter programmaaanbod Financieele onafhankelijkheid Onafhankelijkheid van personen Uitsluitend scouts of juist ook niet-scouts ..
Wens = Geld ! Meer mensen (maar denk om balans !) Kwaliteit Tevreden gasten / kampeerders Een plan / strategie Continuiteit Groei Ontwikkeling Eenheid worden / blijven
Een veelheid aan wensen, lang niet allemaal direct gerelateerd aan de medewerkers van het terrein. Indirect overigens wel.
-6-
Hoe kunnen we deze wensen verwezenlijken ? Logische volgende stap is dan natuurlijk hoe we de positieve zaken die we reeds hebben, kunnen inzetten voor het realiseren van onze wensen: Hoe ?
Wees open en eerlijk, en evalueer wat je doet. Laat zien wie en wat je bent en wat je de toekomstige mensen te bieden hebt (en wat je zoekt). De nieuwe mensen zullen helpen je doelen te verwezenlijken. Doe dit bijvoorbeeld met een aparte brochure hiervoor, of per e-mail, of via het internet of met mond-tot-mond reclame. Werk gestructureerd aan werving en selectie. Let hierbij goed op de verwachtingen, zowel voor de organisatie als voor de kandidaten1 Bereik je doelen door geluk (Iets concreter: speel actief in op kansen die zich voordoen) Ga samenwerking aan met andere terreinen Maak gebruik van nationale / Europese ondersteuningsprogramma s .. Verdere gedachten die aan de orde kwamen: Staf kan een bondig groepje zijn dat zich gedurende het hele seizoen inzet. Staf kan ook die groep van vrijwilligers zijn die tijdens de zomermaanden een korte periode ondersteuning bieden aan beheerder (of beheer team). Vaak denken terreinen alleen aan het soort staf dat ze al hebben, maar het kan ook helpen om eens met de andere soort te experimenteren. Betrek alle medewerkers in het beleidsplan (in elk geval op hoofdlijnen). Dit vergroot de betrokkenheid. Richt een aparte hoek van je website in voor de staf. (Zie als voorbeeld de proef-site van het Bieslandse Bos: http://home.hccnet.nl/hs.hartkamp/bieslandsebos/Intranet/index.html Voorbeeld van inrichting in Kandersteg: 4 perioden van 3 maanden. Potentieel staflid solliciteert voor een hele periode. Een staf team komt en gaat tegelijk dus elke 3 maanden een totaal nieuwe crew. Eerste week opleiding Direct verantwoordelijkheidsbesef kweken: Vanaf eerste minuut krijgen ze moedersleutel Selectieprocedure Elke dag begint met briefing Staf leid niet de volgende op. Je voorkomt dat de werkzaamheden vergroeien tijdens seizoen Je begint volgens jouw kwaliteitseisen en die wil je aan het eind van de zomer terug kunnen zien. (Vergelijk dit met het spelletje van een verhaal doorvertellen)
1
Zie ook he t verslag van d e vorige co nferentie, de b ijdrage van Merke nveld: Wij verkopen een verwachting, en die verwachting moet je nog waarmaken nadat de koop gesloten is
-7-
2.2
Cornerstone # 2:
Public relations
Gehouden door: Aankondiging :
Eric Knochenhauer (..) Meer gasten aantrekken op onze terreinen en scoutcentra is van cruciaal belang. Deze sessie gaat kijken hoe we dit kunnen bereiken met traditionele methoden en met de nieuwste technologische ontwikkelingen. Dit geeft geen garanties voor honderden gasten, maar wel ideeën voor het krijgen van binnenlandse en buitenlandse gasten.
Verspreidt informatie met alle mogelijke middelen. Zorg ervoor dat je informatie positief is, creëer een goede reputatie. Een slecht imago gaat een eigen leven leiden. Zorg ervoor dat je toekomstige bezoekers alle praktische informatie krijgen die ze nodig hebben en op tijd. Tijdens de sessie hebben we diverse PR middelen bekeken en besproken zoals daar zijn: brochure: het maken van een eerste contact, weinig info, goedkoop posters: hier had men slechte ervaring mee. Worden niet als nuttig gezien expo: een goedkoop en makkelijk te transporteren manier is belangrijk. Wanden van doek met opdruk werden als prettig ervaren vermelding in diverse lijsten, zoals Where to stay in Europe en in magazines diapresentatie of PowerPoint presentatie: de eerste is verouderd, de tweede is mogelijk bruikbaar. Website: het middel van nu en de toekomst, wel zorgen voor up to date informatie Video; tweeledig: promotie en het verstrekken van achtergrondinformatie. Voor de eerste een korte versie nodig, als een clip. Besteed het uit. Beter geen video dan een amateuristische Werk samen met andere centra en de buren Organiseer een tasterweekend voor leiding om hen enthousiast te maken Advertenties: worden als nutteloos Souvenirs: alleen als het kwalitatief goede souvenirs zijn Een goed logo, dat op veel middelen bruikbaar is en tijdloos is Werk samen met toeristenbureaus Tip: om een handzaam presentatiemiddel te hebben, wat niet veel ruimte inneemt kun je een foto printen op 'opstrijk'papier en dit vervolgens op een laken strijken. Je creëert hierdoor een leuke sfeerimpressie van je centrum/terrein en kunt het toch handzaam houden. Tip2: (niet uit deze workshop, maar wel van toepassing) Let erop bij foto s dat je de goede uitstraling geeft. Te vaak zie je nog foto s zonder mensen erop. De meest schitterende natuurfoto s geven onbedoeld het beeld van Hier kom je als je eenzaam wilt blijven . Dit staat haaks op de doelstellingen van scoutcentra Gezelligheid en andere groepen kunnen ontmoeten
-8-
2.3
Cornerstone # 3:
Fund raising
Gehouden door: Heather Roy (directrice van het Europese bureau WAGGGS) Centrale boodschap: Geen enkel terrein zal een financiële gift afslaan ! Deze sessie kijkt naar diverse bronnen van geld (nationaal en Europees) waarmee Scoutcentra hun faciliteiten, programma en staf verder kunnen ontwikkelen. Deze cornerstone geeft ook praktische tips over hoe je een aanvraag opstelt en welke aandachtspunten hierbij het belangrijkst zijn. Waarom lukt het niet om geld te vinden voor een project? we weten niet waar we moeten zoeken we letten niet op de procedures we hebben niet genoeg geld voor co-funding Waar vinden we fondsen ?: commerciële producten waaronder www.ecas.org Nationale jeugdorganisatie Eurodesk: www.eurodesk.org European Foundation Centre: geen fonds, maar een organisatie die als ontmoetingspunt tussen fondsen fungeert. Publiceren diverse overzichten: www.efc.be of www.fundersonline.com gebruik zoekmachines op internet, veel fondsen2 hebben websites. Waar moet je aan denken bij het indienen van een aanvraag: voldoe aan de criteria geef de juiste informatie zorg dat het budget klopt indienen voor fondsen is vergelijkbaar met solliciteren naar een baan; het vergt dezelfde discipline / houding voer wat onderzoek uit voor het indienen gebruik geen heer/mevrouw maar zoek uit naar wie je schrijft vertel de waarheid stel geen project samen om aan een fonds te voldoen geef duidelijk aan wie je bent en wat je visie is weet waarom jou project het moet worden geef tussenrapportages als daarom gevraagd wordt geef een eindrapport als daarom gevraagd wordt bedank de geldschieter zoek hulp bij het aanvragen 2
Bijvoorbeeld: Council of Europe mobility fund fonds voor jonge mensen uit achtergestelde gebieden binnen Europa om per terrein te reizen door Europa, betaald van een bijdrage uit ieder verkocht Interrail-pas 1 maand voor de trip indienen kan voor diverse pro gramma's geb ruikt worde n (uitwisselingen e tc. ) Speciale fondsen voor zuidoost Europa www.coe.fr/yo uth
-9-
bekijk of het belangrijk is dat er aanbevelingsbrieven van de nationale organisatie of andere sponsors zijn.
2.4
Cornerstone # 4:
Program development
Gehouden door: Torben Stenstrup en Ole Justesen (Næsbycentret, DK) Centrale boodschap: Het Næsbycentret in Denemarken is onlangs begonnen met een beleid onder de naam Werken met een Visie . Deze workshop geeft een beschrijving van de aanleiding, oorzaken, doelen, en hoe dit programma werkt en volgend jaar verder gaat. Voor het beeld eerst een paar kentallen: - 200 vrijwilligers / geopend in 1983 / locatie 80 km boven Kopenhagen / Scenes-Eurostep centre / 12.000 overnachtingen / 2000 hiervan buitenlanders / 110.000 m² terreinoppervlakte / 200 verschillende activiteiten in het aanbod. Vorig jaar is het Næsbycentrum begonnen met een gestructureerde aanpak van doelen en evaluaties. De reden hiervoor was herkenbaar: Vele vrijwilligers liepen gefrustreerd rond omdat er van alles niet goed ging. In werkelijkheid ging er van alles heel goed, maar door de structuur die daar heerste lette men alleen op de zaken die verkeerd gingen. Alles wat gewoon gelukt was werd volledig genegeerd. (Is dit voor iedereen herkenbaar ?) De aanpak bestaat uit een continue cyclus van 3 fases (zie figuur): 1- Discussie / Plannen 2 - Werken, resultaat verkrijgen 3 - Evalueren van methode en resultaten. Onder leiding van Torben Stenstrup (begin 30) is het centrum begonnen met een discussie voor alle medewerkers3. Deze discussie zou leiden tot het formuleren van concrete en meetbare doelen. Concreet omdat mensen zich er iets bij voor moeten kunnen stellen, en meetbaar om aan het einde van het jaar te kunnen kijken wat er van terecht gekomen zou zijn. Om de discussie behapbaar te maken, waren van te voren vier aandachtsgebieden geformuleerd: Infra: Alles wat met de infrastructuur te maken heeft. Het terrein, de rand van
3
Uit zijn ervaring blijkt dat ca. 15% tot de Inner circle behoort en zeer actief bijdraagt aan de discussies. Ca 30% behoort tot de Outer circle en doet ook mee, en 55% zijn Actieve luisteraars . Dit zijn best redelijke percentages, vergeleken met andere verenigingen. Raak dus niet afgeknapt als de helft niet meedoet ; er zijn zeer goede resultaten mogelijk ook zonder dat iedereen per sé bij moet dragen, zolang iedereen maar de mogelijkheid heeft om z n ei kwijt te raken.
-10-
het meer, de gebouwen, de technische installaties, etc. Activities: Het gehele programma-aanbod van het scoutcentrum Arrangements:Arrangementen / Totaalprogramma s waarop de deelnemers inschrijven (bij aankomst kiezen de deelnemers pas voor individuele activiteiten) Staff Alles wat met de medewerkers te doen heeft. Binnen deze vier aandachtsgebieden heeft de discussie geleid tot algemene doelstellingen (= visie) en een paar directe, concrete doelen. Per gebied zijn hier hun algemene doelstellingen cursief weergegeven, met daaronder de concrete doelen (genummerd). Ook is direct aangegeven in hoeverre ze aan het eind van het jaar gehaald waren. (-V-) staat voor Voldaan / Gelukt . (-X-) staat voor Volledig mislukt en (-/-) voor half bereikt . Infra: Wij willen de buitenfaciliteiten verbeteren omdat deze de basis vormen voor alle activiteiten die wij aanbieden c.q. ontplooien. 1 Trap vernieuwen naar het meer (-V-) 2 Nieuwe palenschuur bouwen (-V-) 3 Logische verdeling voor activiteitenplaatsen maken (-/-) Activ. Wij willen leuke, uitdagende activiteiten aanbieden die de deelnemers verbreding / verdieping bieden. 4 Milieu-badge meer promoten (-V-) 5 Activiteit ontwikkelen met oude ambachten (-/-) 6 Computer- en andere IT-activiteiten ontwikkelen (-X-) Arran. Wij willen aantrekkelijke totaalpakketten aanbieden voor volledige weekends en zomerkampen. 7 Nieuw weekend-arrangement voor Scouts (-X-) 8 Milieu-workshop voor volwassenen (-X-) 9 Natuurwandelingen / cursussen (-V-) Staf Wij willen medewerkers aantrekken en behouden die door betrokkenheid, enthousiasme en teamgevoel een uitmuntende basis vormen voor ons Scoutcentrum. 10 Weekends organiseren voor staf (-V-) 11 Minimaal 30 medewerkers bereiken bij het planningsweekend (-V-) 12 Nieuwe stafleden aantrekken (-V-) Achteraf gezien (gewoon turven) bleken 7 doelen gehaald te zijn, 2 doelen gedeeltelijk gehaald en drie gemist. Voor een eerste keer dat hiermee gewerkt werd, zien alle medewerkers dit als uiterst geslaagd. Vooral omdat ze goed konden aangeven waarom die drie gemist waren. Daarbij bleek dat een goede communicatie over voortgang etc. de teamgeest van alle (200) medewerkers op een geweldige manier versterkte. Een deel van de intranetsite werd ingericht met de algemene doelstellingen en de concrete doelen, en daar was ook de voortgang van de projecten te zien. Dit alles werkte zeer stimulerend. Op basis van de evaluaties bleek dat dit een zeer goede methode is om zowel een groepsgevoel te krijgen / houden als concrete zaken te bereiken op het terrein. De mogelijkheden zijn vrijwel onuitputtelijk. Voor 2002 zijn wat extra doelstellingen geformuleerd c.q. bijgesteld. Er zijn 13 concrete doelen geformuleerd (naast wat was blijven staan van 2001).:
-11-
Infra: Wij willen de buitenfaciliteiten verbeteren omdat deze de basis vormen voor alle activiteiten die wij aanbieden c.q. ontplooien. 13 4 hutten inrichten met oude ambachten We willen de gebouwen verbeteren zodat we de activiteiten beter kunnen ondersteunen met inachtneming van de milieu en financiële beperkingen 14 Toiletfaciliteiten verbeteren 15 Faciliteiten voor medewerkers maken (bar / lounge o.i.d.) Activ. We willen leuke, uitdagende activiteiten aanbieden die de deelnemers verbreding / verdieping bieden en bewustwording. 16 We willen dat 30% van de bezoekers het terrein met een environmental badge verlaat 17 We willen minimaal 10% van de activiteiten in het bos laten plaatsvinden 18 We willen vier activiteiten opzetten met oude ambachten We willen meer nadruk leggen op de internationale kant van scouting zodat bezoekers meer idee krijgen van de wereldwijde kant van Scouting. 19 Buitenkeuken (-activiteit) inrichten geïnspireerd op het Eurostep-programma 20 IT-activiteit opzetten (i.s.m. andere Europese terreinen) Arran. We willen interessante cursussen en weekend-kampen aanbieden waarbij de internationale gedachte van Scouting naar voren komt. 21 Specifiek staflid moet internationale kampstaf begeleiden 22 Twee stafleden gaan 14 dagen naar een buitenlands scout centrum om inspiratie op te doen. 23 Inspiratie-activiteit (avond) voor alle medewerkers. Staf We willen vrijwillige staf behouden en aantrekken omdat die de basis vormen van het scoutcentrum. We willen dat onze medewerkers hun verantwoordelijkheden oppakken, medezeggenschap hebben en het centrum runnen in de juiste geest. 24 Nieuwe structuur van de organisatie van medewerkers 25 15 personen (minimaal) per onderhoudsweekend 26 Totaal 100 uren training verzorgen ten behoeve van de medewerkers. Voor 2002 zijn er dus 6 hoofddoelstellingen geformuleerd met daarbij 14 concrete doelen. Deze uitbreiding lijkt reëel voor de omvang van Nesbycentret. Zij schatten dat er een limiet is van 20 concrete doelen.
Q: A:
Q: A: Q: A:
Q: A:
Practische antwoorden op practische vragen ( Questions & Answers ): Hoe ga je om met de Anarchie binnen scouting ? Deze doelstellingen zijn punten waar de aandacht op word gevestigd. Het zijn lang niet alle dingen die moeten worden gedaan. Dat zijn er wellicht 500. Er is dus nog meer dan genoeg ruimte voor anarchie c.q. eigen initiatief. Hoe moet je zoiets praktisch beginnen ? Gewoon voorstellen, en doen op een algemene bijeenkomst waar alle medewerkers aanwezig zijn. Waar moet je op letten / wat is de essentie van het succes ? Je moet je visie breed zien, zodat iedereen zich erin kan vinden, maar je concrete doelstellingen moeten zeer specifiek zijn, zeker in het begin. Hierdoor wordt het zeer goed meetbaar en duidelijk wat je gehaald hebt. Ook moet je reëel blijven in wat je denkt te kunnen bereiken. Nog meer tips ? Zorg voor een goede verhouding tussen plezier voor de gasten en plezier voor de staf. Het moet voor de staf ook in de eerste plaats leuk zijn om betrokken te zijn bij je terrein. Wellicht helpt het om een paar mensen te hebben die speciaal letten op de
plezierfactor voor de medewerkers (of een apart Pret-team als je erg veel staf hebt rondlopen)
2.5
Workshop # 1:
Starting from scratch ?
Gehouden door: Centrale boodschap:
2.6
Workshop # 2:
Definition of scout and guide centres and joint co-operation between centres and associations.
Gehouden door: Jørgen Jensen Centrale boodschap: Hoe kunnen scout centra samenwerken -onderling en met de diverse organisaties- en hoe definieer je een scoutcentrum ? In Denemarken wordt op dit moment gewerkt aan een stel definities, en deze worden hier gepresenteerd en bediscussieerd. In Denemarken zijn drie nationale scouting organisaties (associations) en 22 scout centra. De meeste van deze centra behoren tot een enkele organisatie, sommige tot twee of soms alle drie. Er is één overkoepelend comité (7 personen) voor alle scoutcentra. Hierin wordt gelet op zaken zoals: Rol van scoutcentra in scouting Verzekeringen programma-aanbod Juridische zaken Marketing / PR (Vrijwillige) medewerkers Uitwisselen van ervaringen Ethische zaken en Samenwerking tussen centra verantwoordelijkheden
Vanuit deze club worden ook nationale conferenties georganiseerd voor de managers (iedere 6 maanden) en voor alle medewerkers (iedere 12 maanden). Verder geven zij een gids uit (zoals onze labelfolder) en houden zij een website bij (identiek aan onze labelpagina ; uitsluitend contactpersonen en verwijzingen) Per landelijke vereniging is ook een comité voor de scoutcentra. Wat deze doen werd niet duidelijk, maar er zullen vast wel overlappen zijn met de overkoepelende. Naar aanleiding van deze uiteenzetting hebben we een rondje gemaakt langs alle deelnemers, zodat we een beeld kregen van de hele Europeese situatie: Griekenland 33 centra, geen samenwerking maar wel pogingen daartoe Duitsland 3 organisaties, geen samenwerking, daarbinnen Scoutcentra die ook niet samenwerken Nederland Identiek aan Denemarken, alleen slechts 1 organisatie -13-
Zweden IJsland Italie Catalonia Ierland Croatie UK
10 tot 15 scoutcentra, laatste bijeenkomst 3 jaar geleden Terreinen werken individueel samen (strategische allianties) Geen samenwerking. Wel een club die voor de 10 gespecialiseerde terreinen faciliterend werkt. (Let op: niet Spanje !) Hebben ooit een project gehad op gebied van samenwerken 2 organisaties, geen formeel contact tussen organisaties of centra Geen coordinatie, wel individuele contacten tussen buren 2 organisaties, Voornaamste discussie is over wiens regels moeten worden toegepast bij gemeenschappelijke activiteiten. Conferentie voor de 125 sites, en de Joint centre association is nu erkend door de nationale organisaties.
Hieruit blijkt dat er grote variatie zit in werkwijzen. Aangaande de definitie van scout centra het volgende: In Denemarken is een fikse discussie gaande over wat nu scout centra mogen heten, en wat niet. Het belangrijkste hierin is dat er kwaliteitseisen op tafel komen zodat er een helder beeld komt opdat leiders en kinderen weten wat ze kunnen verwachten. Deze discussie begint in Nederland op een vergelijkbare manier concrete vormen aan te nemen (drie jaar geleden was de vraag al Wat is er nou Label aan een Labelterrein ? De discussie is nog lang niet afgerond, maar contouren beginnen zich af te tekenen: Onderscheid maken tussen Kampeerterreinen en Activiteitenterreinen Scoutcentra zijn in eigendom en bemand door en met scouts Scoutcentra hebben accommodatie Scoutcentra bieden activiteiten Scoutcentra geven gelegenheid tot ontmoeten van andere scouts Scoutcentra nemen deel aan de FKCU (= hun overkoepelend comité) Scoutcentra worden voornamelijk door vrijwilligers gerund Scoutcentra zijn toegankelijk voor alle scouts / guides (dus ook van andere organisaties) Scoutcentra worden erkend door hun nationale organisatie
2.7
Workshop # 3:
Catch the sun, saving is fun !
Gehouden door: Centrale boodschap:
2.8
Workshop # 4:
How to write a succesful application to charity funds
Gehouden door: ? Centrale boodschap: Geld krijgen is goed mogelijk. Let op de details en de -14-
psychologische randvoorwaarden. Dit was een workshop waarin er veel praktische informatie gegeven werd en uitgebreid toegelicht mbv voorbeelden. Het richtte zich op de brief die je aan potentiele geldschieters gaat sturen en dan met name fondsen. Wat moet je in die brief zetten: Wie doet de aanvraag; beschrijving van je terrein/centrum in ongeveer 4-5 zinnen. Voor meer informatie kun je beter een brochure toevoegen. Waar is de aanvraag voor; wat vraag je van ze. Hoe efficiënt de toelage zal zijn voor je; impact, voordelen, etc. Waarom willen we dit doen en hebben het geld nodig; belangrijkste deel van je brief, probeer aan te sluiten bij het beleid/doel van het fonds en probeer en stukje 'magie' over te brengen. Hoeveel hebben we nodig; probeer specifiek te zijn, indien je om een bijdrage aan een groot project vraagt leg uit welk deel en hoeveel, voeg evt. begrotingen toe. Eigen bijdrage; wat draag je zelf bij aan het project, laat zien dat je er zelf ook hard voor werkt. Geef referenties; zoals iemand bij de gemeente, etc. Vraag NOOIT om bijdrage in de exploitatiekosten van iets, fondsen willen graag een 'monument' bouwen. Hoe maak je je aanvraag succesvol? Zorg dat je aanvraag op tijd binnen is; liever zelfs 2 weken te vroeg. Wees niet bang te vragen. Zorg dat het er verzorgt uitziet; aantrekkelijk. Zorg dat het compleet is; maar ook niet te lang. Doe in zo'n geval er bijlagen bij. Wees eerlijk; vertel bijvoorbeeld dat je voor andere delen van je project andere fondsen hebt aangeschreven. Bewaar een kopie. Stuur een bedankbrief, meteen nadat je gehoord hebt dat je het geld krijgt. Rapporteer na voltooiing van het project (schriftelijk) hoe het verlopen is; stuur geen uitnodigingen voor een evt. opening, de ervaring leert dat er nooit iemand komt.
2.9
Workshop # 5:
Europe for You !
Gehouden door: Centrale boodschap:
2.10
Workshop # 6:
RAP - the Renewed Approch to Programme
Gehouden door: -?Centrale boodschap: Presentatie van een structurele aanpak voor het komen tot een programma-aanbod. -15-
De opening begon slecht, op saaie toon vertelde de inleider dat deze workshop en deze methode eigenlijk meer bedoeld was voor landelijke organisaties. De methode is in Europa ontwikkeld om landelijke organisaties te helpen om tot een doeltreffend programma te komen. Tussen de regels door kijkend, moet je echter tot de conclusie komen dat de basis veel breder toepasbaar is. Je kunt het met kleine aanpassingen loslaten op activiteiten die je als terrein aanbiedt, of op het beheer van je terrein als geheel. Kern van de zaak is dat je eerst goed definieert wat je wilt, vervolgens je markt / onderwerp in behapbare delen opsplitst zodat je toegespitst je doel kunt bereiken. In de volgende stappen kun je dan doelgericht uitwerken hoe je dit wilt bereiken. Voorbeeld van landelijk Scouting-programma ontwikkeling: 1 Educational proposal ( = Aim, mission statement) 2 Areas of operational growth (e.g. physical / intellectual / emotional / social) 3 General educational objectives 4 Stages of development (Age sections) 5 Section objectives 6 Activities 7 Section methods 8 Progressive scheme. Stappen 1, 2 en 3 zijn het moeilijkst; hiermee ben je 80% van de tijd kwijt. De hele cyclus tot en met stap 8 kan drie jaar duren, maar dan heb je ook wel een goed doortimmerd Scouting aanbod.
1 2/3 4 5 6 7/8
Nu even vertaald naar Labelterreinen: Globale doelstelling bedenken, Wat willen we nou eigenlijk bereiken met het in stand houden van ons Labelterrein 4 Concreet / helder maken van deze doelstelling Verschillende doelgroepen bedenken die je wilt bereiken (alleen kinderen of ook medewerkers of wellicht leiders ?) Doelen concreet formuleren voor de verschillende doelgroepen Activiteiten maken / aanpak kiezen Vooruitgang: werkt de aanpak, zit er ontwikkeling in (en gaat die de goede kant op ?) Dit is op dit moment nog niet concreet genoeg, maar het geeft wel stof tot nadenken.
Als tussendoortje hebben we nog even nagedacht over wat een goede activiteit allemaal in zich heeft. Kenmerken van een goede activiteit zijn: 4
Voorb eeld: (de d oelstelling zoa ls opgeschr even in de stich tingsacte van L abelterrein Staelduin): De stichting heeft tot doel het bieden van gelegenheid tot kamperen,pionieren en andere buitenactivitieiten, al dan niet in groepsverband voor leden van Scouting Nederland, binnen de doelstellingen van Scouting Nederland welke luidt: "Het bevorderen van het spel van verkennen om daarmee een plezierige beleving van de vrije tijd te bieden aan meisjes en jongens, waardoor een bijdrage wordt geleverd aan de vrom ing van de p ersoonlijkh eid.
-16-
Herhaalbaar Actieve participatie (van volwassenen) Evaluatie (mogelijk en ook daadwerkelijk gedaan) Inbreng van de kinderen Overbrengen van (scouting-)waarden op kinderen Relevantie: moet in een behoefte voorzien Uit een andere workshop kwam nog naar voren: Educatief Uitdagend Bijdrage in ontwikkeling (waarin dan ook) en als methode(s): Al doende leren Patrouille systeem Motiveren met badge (o.i.d.) Zaken die organisatoren als uitdaging zien (in Naesbycentre, DK): Kinderen van nu zijn zap-zap kinderen (zeer korte aandachts-spanne) Buitenlandse scouts doen 2 activiteiten in 14 dagen, Deense scouts doen 14 activiteiten in 2 dagen Geld dat gegeven wordt als onderdeel van het programma (voor eten) wordt bewaard in plaats van uitgegeven Besluiteloosheid van kinderen bij groot aanbod Doorschieten in activiteiten (bijv. kinderen die niet meer doortrekken, wassen, afwassen en zich wassen bij een milieu-activiteit met als thema water besparen )
2.11
Workshop # 7:
European scout centres and African scouts
Gehouden door: Centrale boodschap:
2.12
Workshop # 8:
Volunteer Staff training
Gehouden door: Damien O Sullivan (Larch Hill, Ierland) Centrale boodschap: Hoe kun je op een gestructureerde manier het trainen van medewerkers aanpakken ? Een voorbeeld van Larch Hill. Een uitleg wordt gegeven over de organisatie van het -17-
team in Larch Hill. Let wel, dit is de manier zoals ze in Larch Hill werken. Dit is niet dé enige juiste manier. De grey members zijn er zelf verantwoordelijk voor dat ze zoveel mogelijk informatie vergaren om te groeien tot Orange member. De Number 1's dienen er voor te zorgen dat de trainee in staat is zo veel mogelijk informatie te vergaren en alle tasks afgetekend krijgt. Een Orange member wordt geassisteerd in zijn werkzaamheden door een trainee. De Number 1's tekenen het taskbook af. Na behalen van alle tasks wordt de trainee een Orange member. Een belangrijk selectie criterium is dat alle leden in bovenstaand schema geregistreerd zijn binnen de scoutingorganisatie. Ieder lid van deze staf dient minimaal één weekend per 6 weken mee te draaien. (Er kan niet gespaard worden zodat men bijv. één langere periode per 12 weken draait) Er wordt jaarlijks een introductie weekend georganiseerd. Hier worden de volgende zaken behandeld: Een informele introductie en kennismaking Verwachtingen over en weer Alle werkzaamheden/vaardigheden worden uitgelegd en gedemonstreerd. Het Trainee taskbook wordt uitgereikt. (hierin staan alle werkzaamheden / vaardigheden)
2.13
Workshop # 9:
Developping Staff
Gehouden door: Doreen Henry, (Paxlodge, London UK) Centrale boodschap: Begeleiden en ontwikkelen van staf moet je serieus nemen. Trainen van je staf is belangrijk enerzijds voor je terrein (kwaliteit, continuïteit, etc.) en anderzijds ook voor de persoonlijke ontwikkeling van je staf (hij/zij leert diverse aspecten van je terrein kennen). Hoe kunnen wij als managers een jong en onervaren staflid helpen in zijn/haar persoonlijke groei en in de functie als staflid ? De workshop werd gegeven vanuit een perspectief van (losse) staf die voor langere tijd (weken/maanden) op een terrein werkt. Learning by doing komt uit deze sessie naar voren als een van de effectievere methodes. Andere manieren zijn: Cursus geven, rollenspellen, werken met handboeken, mentoren, coaches, etc. Tips: Isoleer de te trainen staf niet, ze maken deel uit van het centrum, dus liever training on the job dan in een 'klaslokaal'. Zorg dat je het beste uit je staf haalt. Maak een planning van activiteiten om deze groei te bevorderen. Koppel het nieuwe staflid aan een ervaren exemplaar Evalueer leerperiode
-18-
2.14
Workshop # 10:
Building team spirit
Gehouden door: Asgeir Hreidarsson (Hamrar outdoor & environment centre, Island) Centrale boodschap: Hoe kun je tot een tot teambuilding komen ? Hamrar bied het onderstaande programma aan (buiten het seizoen) aan nietscouts. Eerste begin: Studenten klopten aan bij het centrum met de vraag of er een teambuilding activity bschikbaar was. Vanuit deze wens van de klant is dit weekend ontwikkeld en wordt nu aangeboden aan nieuwe klanten en gebruikt voor het trainen van de eigen staf. Marketing: Dit programma kan eenvoudig worden aangepast aan de grootte en de wens van de klanten. Dit programma wordt ook aangeboden d.m.v. samenwerking met een locale reisorganisatie. Prijs (afhankelijk van groepsgrootte): van ’ 20,- p.p. bij 100 pers. of meer tot ’ 40,- p.p. bij groepen van minder dan 20 personen. Het spel: Verdeel de groep in kleinere groepen (4 tot 8 personen) Bind de deelnemers per groepje aan elkaar met de polsen. (linkerpols aan linkerbuurman, rechter pols aan rechter buurman) Zo ontstaan linten van groepjes deelnemers. Elke groep krijgt een pen/potlood, een oplossingen boekje, touw, een rol tape, kranten en een ei. Opdracht 1: Het ei valt. Het ei ligt op een tafel en moet een meter verwijderd van de tafel zonder scheur of breuk op de grond komen te liggen. Het ei mag één duwtje krijgen. Dmv het gekregen materiaal dient een constructie te orden gemaakt zodat het ei de afstand kan overbruggen zonder hulp onderweg. Na afloop moeten alle materialen worden meegenomen (ook het ongeschonden ei) Klaar? Ga nu naar post 2 Opdracht 2: Hoe goed is het zicht ? Op een afstand hangt een bordje met tekst. Schrijf deze tekst op en ontdek de grammatica en spelling fouten. Ga naar post 3 Opdracht 3: Het geheimschrift Los een geheimschrift op. (in het oplossingenboekje staat de code) Ga naar post 4 Opdracht 4: Skiën Neem plaats op de meermansski en leg het parcours af. -19-
Ga naar post 5 Enz, enz. Na volbrengen al deze oefeningen worden de attributen ingeleverd en de polsen los gemaakt. Als je dit gebruikt voor Teambuilding van je kampstaf zullen ze elkaar én het terrein beter leren kennen op een informele manier.
2.15
Workshop # 11:
Time management at a scout centre
Gehouden door: Centrale boodschap: Omgaan met prioriteiten en tijdsbesteding Workshop over het eeuwige gebrek aan tijd. Na een inventarisatie van zaken die onze tijd 'stelen' werd ingegaan op de redenen. Hierbij kwam het er voortdurend op neer dat er gecommuniceerd en gedelegeerd moet worden. Daarnaast is het belangrijk te realiseren dat een deel van de 'vervelende' onderbrekingen onderdeel zijn van het werk en dat hiervoor tijd ingeruimd moet worden.
2.16
Workshop # 12:
Setting up exploration trails
Gehouden door: Centrale boodschap:
2.17
Workshop # 13:
Scout centres and environmentalism
Gehouden door: Tim Krat (Thurøbund Scout en Guide Centre, DK) Centrale boodschap: Hoe om te gaan met milieu-educatie in bezigheden op een schoutcentrum of kampeerterrein. Speciale aandacht voor samenwerking tussen diverse terreinen. Tijdens deze workshop werd een presentatie gegeven over de mogelijkheden om bij de inrichting van een kampeerterrein rekening te houden met de aanwezige natuurwaarden. Hierbij werd een voorbeeld gegeven van het proces van planvorming, de diverse stappen die doorlopen moesten worden. Voor een deel sloot het verhaal aan bij de ideeën die in Nederland leven ten aanzien van de inrichting en het beheer van de kampeerterreinen. Helaas benadrukte Tim niet dat voorafgaand aan de keus om meer te doen voor de natuur, er een keus gemaakt moet worden over de functie van Scoutingkampeerterreinen. Na de presentatie werd stil gestaan bij 'green accounting'. Dit wil zeggen dat op het terrein bijgehouden wordt welke activiteiten die milieubelastend zijn, plaatsvinden en wat de kwantiteit daarvan is. Het gaat dan bijvoorbeeld om een overzicht waarin op maand of -20-
jaarbasis staat aangegeven hoeveel water, electriciteit, olie, gas, schoonmaakmiddel, papier, afval, herbiciden etc. gebruikt worden. Door dit te vergelijken kan bekeken worden waar winst voor de natuur te behalen valt door bijvoorbeeld waterbesparende maatregelen.
2.18
Workshop # 14:
Environmental education in Scout and Guide centres
Gehouden door: Centrale boodschap:
2.19
Workshop # 15:
Nationally organised camps in Italian Scout centres
Gehouden door: Centrale boodschap:
2.20
Workshop # 16:
Activities and standards
Gehouden door: Centrale boodschap: Hoe om te gaan met veiligheids-eisen in relatie tot de activiteiten die je aanbiedt c.q. die op je terrein gedaan worden (evt. met jouw materialen) De aankondiging beloofde ook veiligheids- en gezondheidsrisico inventarisatie, maar daar zijn we niet aan toe gekomen. De workshop is er vooral gepraat over de Engelse situatie en de reële mogelijkheid dat dit ook overwaait naar de rest van Europa. Wat is die Engelse situatie? De meeste scoutcentra in Engeland bieden een breed scala aan activiteiten, van klimmen tot kanovaren en van speleologie tot karten (echt waar!). Door een aantal recente ongelukken tijdens outdoor activiteiten (niet met scouts) zijn er door de regering regels en wetten uitgevaardigd t.a.v. veiligheid van attracties, en dergelijke. Zoiets als onze wet op de speeltoestellen. De meeste Engelse scoutcentra zien zich nu in de situatie dat ze veel geld kwijt zijn aan aanpassingen en keuringen teneinde certificering van de overheid te krijgen. Toch heeft scouting nog vaak een streepje voor zodat een aantal regels niet van toepassing zijn, behalve t.a.v. water recreatie. Enkele opmerkingen uit de workshop: - zoek staf met kwalificaties, zoals klimbrevetten, zeilopleidingen, etc. - vertel de regels aan je klanten, maar verschuil je er niet achter. - train je personeel. - maak instructiekaarten voor je staf, dit zorgt voor EvI (eenheid van instructie). - vaak is het niet de wetgeving die dingen voorschrijft, maar de verzekering!
-21-
2.21
Lezing: 'Centres and membership growth' Gehouden door: Steven Peck (Gilwell park, UK) Centrale boodschap: Ledentallen lopen terug omdat de wereld veranderd, maar Scouting niet (genoeg of op de goede manier) meeverandert
Er wordt een teruggang in ledental gesignaleerd in heel Europa. In Engelang heeft men daar onderzoek naar gedaan, en tijdens deze lezing worden de resultaten gepresenteerd. Redenen voor opzeggen lidmaatschap scouting: Er wordt te weinig gekampeerd en outdoor activiteiten aangeboden. De programma's geboden tijdens de 'normale' opkomsten zijn van slechte kwaliteit. De verplichting om elke week te komen. Tekort aan leiding5 (en ook voor leiding is het vaak te verplichtend ). Slecht imago6. De volgende uitdagingen liggen er t.a.v.: Ouders; zij zijn bezorgd t.a.v. veiligheid, gezondheid van hun kinderen. Leiding; zij zijn bezorgd over hun verantwoordelijkheid, vaardigheden. Kinderen; zij zijn bezorgd over onze methoden, het geboden comfort. Investeringen; stilstand is achteruitgang. Infocentrum; vriendelijk, hulpvaardig. Vervolgens wordt er ingegaan op hoe nieuwe klanten/leden te zoeken? Gemiddeld genomen is de marketing van Scouting verschrikkelijk. Denk goed na over de volgende vragen: Wie is je doelgroep? Wat is je boodschap / product? Wat maakt jou (en jouw product) speciaal? bestaand product
nieuw product
bestaande markt
makkelijkst, iedereen weet wat dit is en wat je moet doen
activiteiten voor leiders, etc
nieuwe markt
zoals non-scouts, scholen, jongerenorganisaties
moeilijkst, maar wel mogelijk, bijv. cursussen voor commerciële bedrijven7
5
Het bleek uit een ander onderzoek dat de gemiddelde tijd dat leiders bij scouting blijven 2 jaar is. Echter als je hier iedereen van af haalt die binnen 6 maanden al weg gaat is de tijd dat leiders betrokken zijn gemiddeld 17 jaar. Er is dus wellicht geen tekort aan leiding maar wel een probleem met nieuwe mensen vast te houden. 6
Uit het onderzoek kwam dat met name jonge kinderen slecht tegen veel lawaai konden. Pubers worden vaak behandeld als kinderen en haken daarom af. Kinderen van nu zijn dus daadwerkelijk anders dan kinderen van decennia geleden. Scouting moet dus ook anders met ze omgaan. 7
Ervaring is in Gilwell park reeds opgedaan met Brittish Telecom en Brittish Aerospace. Scouting trainingen zijn daar als management cursussen aangeboden aan de managers van deze bedrijven.
-22-
Tips/opmerkingen uit de presentatie: laat je niet aan de kant zetten, noch als Scouting noch als terreinen binnen je landelijke organisatie zorg dat je betrokkenheid toont en lever een bijdrage verkoop je terrein intern leg een relatie tussen service en ontwikkeling laat die relaties zien. Organiseer bijvoorbeeld een weekend exclusief voor de leiders Slotopmerking: Werk samen met de landelijke scoutingorganisatie, tenslotte ben jij hun kernactiviteit !
-23-
3
Overige activiteiten
Tijdens de conferentie zijn een aantal andere activiteiten ingepland, waarbij het accent niet direct lag op informatieoverdracht en verbreding van inzicht, maar meer op de sociale kant van Scoutingterreinen. Een diepere kennismaking met wat de andere doen dus. De volgende activiteiten waren hiervoor in het programma opgenomen: My Centre My Country (markt waarbij iedereen zich van zijn/haar beste kant laat zien) Activiteiten ter ontspanning Opportunities session Open session Veel Socializing : gelegenheid tot ongeorganiseerd overleg d.m.v. zeer lange koffiepauzes en lange avonden in de bar (en wát voor een bar !)
3.1
My Centre, My Country.
Beschrijving Jakob Knol: Dit is een activiteit die je niet in een impressie op schrift kunt vangen. Je moet dit meemaken. De kern van deze activiteit is dat je jezelf presenteert en een ieder onder het genot van een lokaal hapje en drankje zich komt informeren over je centrum/terrein. Onze Nederlandse presentatie bestond uit een aantal foto's van terreinen, een maquette van het Bieslandse Bos, vlaggen, veel folders uiteraard en 'Berenburg', drop en poffertjes bakken tegen een achtergrondschildering van een kampterrein. Daarnaast hebben we aan de weg getimmerd met het reserveringprogramma. Er is uit diverse landen serieuze belangstelling en er zijn zelfs initiatieven om uitbreidingmodules te ontwikkelen t.a.v. financiële administratie.
3.2
Ontspanning Voor ontspanning tijdens de conferentie werd gezorgd op diverse niveaus.
Allereerst was er rondom ons verblijf op het kasteel van de VCP8 een themaverhaal waarin de staf van het scoutcentre te Rieneck meespeelde. Daarnaast beschikte het kasteel over een kerker (de Cellar-bar), die 's avonds om 23:00 open ging en waar voor onder het genot van een drankje de contacten nog eens aangehaald konden worden en menig liedje gezongen werd. Ten derde was er een uitstapje naar Würzburg. Op de heenweg zijn we eerst gestopt bij een woon/werk gemeenschap voor verstandelijk gehandicapten: Centre Höhenrot (zie
8
Verein der Christliche Pfadfinder, een van de drie Duitste scoutingo rganisaties.
-24-
www.sos-kinderdorf.de/hohenroth). Na een bezoek aan diverse kastelen in Würzburg en een diner in Karlstadt weer terug naar het kasteel in Rieneck.
3.3
Opportunities session
Met een spel werd bepaald welk van de bijna 50 scoutcentra qua activiteiten of inrichting bij elkaar in de buurt kwamen. Hierna gingen we in die groepjes uiteen om te kijken of er nog iets gemeenschappelijks te regelen viel waar iedereen van zou profiteren. Groepje Hans Sonneveldt: Na overleg kwam de groep met een uitwisselingsprogramma voor staf door heel Europa. Hiermee kun je op een efficiënte manier ervaring uitwisselen en nieuwe ideeën krijgen. Voor een eerste aanzet hiervan, zie het voorstel op http://home.hccnet.nl/hs.hartkamp/bieslandsebos/Intranet en klik op Label. Groepje Jakob Knol en Bas Hartkamp: Na overleg kwam de groep met voorstellen voor activiteiten die geënt zijn op kampeerders aantrekken en scoutingprogramma s nieuwe impulsen geven. Ervaring hiermee is opgedaan in Pijnacker, en die ervaringen inspireerden de rest van de groep tot het doen van vergelijkbare zaken. Afgesproken is dat ieder terrein 1 box-activity voorbereidt, zodat daarna elk terrein deze 5 activiteiten kan aanbieden. Deadline is gesteld op juni 2002. Groepje Fedde Boersma Na overleg bleek er behoefte te zijn aan uitwisseling op het gebied van programma s en staf. Hiermee kan men leren val elkaars successen en elkaars mislukkingen. Van September tot december 2001 ligt de nadruk op elkaar leren kennen en bestaande programma s uitwisselen, en van december 2001 tot augustus 2002 is het plan om elkaars programma s uit te proberen en eventueel te herschrijven naar het eigen terrein. Tevens wordt er een bijeenkomst voorbereid in Denemarken. De interesses in deze groep kwamen vanuit Kroatië, Duitsland, Nederland en Denemarken.
3.4
Open session
Tegen het einde van de conferentie stond er een flip-over bord waarop iedereen zijn ideeën kwijt kon om nog even te profiteren van elkaars aanwezigheid. Dit werd tijdens de slotsessie gebruikt om nog even spijkers met koppen te slaan. Onderwerpen die op het bord kwamen: Kunnen / willen we een environmental network opzetten ? (contact Torben Stenstrup, DK) Heeft iemand behoefte aan informatie over activiteiten in de UK ? het Nangu Thina project (uitwisseling met Zuid Afrika) Is het handig om iets structureels op te zetten om folders uit te wisselen (contact Lars Bo, DK) Eurolife Youth for Europe program Is er behoefte aan Europese statistieken (contact Bas Hartkamp) -25-
Is er informatie over het trainen van staf ? (vraag Skippy Roberts, UK) Kunnen we elkaar helpen met het vertalen van folders ? (aanbod Tony Ford, UK) Gebeurt er iets op het ISO-9000 vlak ? (Ja, PAS OP. Nu niet, maar in de toekomst zit zoiets er zeker aan te komen. Geeft sowieso nuttige ideeën, dus kan geen kwaad om vast naar te kijken)
-26-
4
Persoonlijke ervaringen
Dat de conferentie nuttig, waardevol, leuk, gezellig, diepgaand en verhelderend is moge blijken uit de rest van het verslag. Hoe het op de individuele deelnemers overkomt blijkt daar minder uit. Vandaar dat we hier ook de persoonlijke ervaringen hebben opgenomen.
4.1
Dagboek van een deelnemer, Hans Sonneveldt Scoutcentrum Rotterdam
Na een lange dag in de auto kwamen we aan om ongeveer 15.15 pm. We werden ontvangen door de dochter van de kasteelheer met haar gezel. De kasteelheer was op kruistocht. Ze heetten ons welkom en stelden ons voor aan Quasimodo; deze zou een rondtour verzorgen door het kasteel en de buiten terreinen. Wat een centrum. Het middeleeuwse kasteel was helemaal aangepast aan de wensen van deze tijd. De 2, 4 en 8 persoonskamers waren zeer goed geoutilleerd. Wij (de 4 Hollanders) werden verdeeld over meerdere kamers. Jakob had geluk. Hij had Lenie haar kaartje en mocht bij de dames. Echter voordat hij het wist lag hij bij mij op de kamer. (wij hadden immers nog bedden over.) Om 18.00 uur werd de 7de conferentie geopend. Na een diner buffet zou om 20.30 de My Centre, My country sessie van start gaan. Ook wij waren toen al aan de beurt. De helft van de deelnemers zou deze avond presenteren, de andere helft donderdag avond. Ik had het bakken van poffertjes op me genomen (dit moest i.v.m. brandgevaar buiten plaatsvinden) en Hans (voortaan aan te spreken als Bas), Fedde en Jakob zouden de kraam binnen bemannen. Achteraf was dit geen slechte keus van mij. De ruimte binnen was wat klein en doordat iedereen veel te vertellen had erg lawaaierig en warm. Het reserveringsbestand, als gebruikt op meerdere labelterreinen, bleek samen met de poffertjes een publiekstrekker. Samen met wat Hollandse sigaren, een Twents kruidenbitter en de Good ol Dutch guys hebben we onszelf (de Nederlandse labelterreinen) weer op de kaart staan voor de komende 2 jaar. Ook in de cellar bar waren de Hollanders aanwezig . Deze cellar bar zette alle deelnemers aan het denken. Hoe lang zou ik moeten graven om zo'n kelder te creëren? We waren het allemaal eens: Zo'n "place to be" zou ieder centre eigenlijk moeten hebben. Onze opvolgers hebben en probleem. Wij hebben een indruk achtergelaten die als erfenis zal dienen voor de volgende conference. Toen ik om 03.00 uur goed en wel in bed lag schoot me iets te binnen! Hadden ze niet iets verteld over statiegeld van mijn bierglas? Vergeten! Bij aanvang kocht je voor 5,00 DM een mooi en groot bierglas. Gedurende de avond kon je voor 3,00 DM dit glas laten vullen en De 5,00 Dm zou je aan het eind van de avond terugkrijgen bij inlevering van een ongeschonden exemplaar. Mijn glas was dus op de tafel gebleven. -27-
Donderdag 11 oktober: Ik sprak Hans (Bas) na het ontbijt en vertelde dat ik mijn glas vergeten was. Mijn bijdrage voor de kampstaf was dus al geleverd en ik was bijna zeker dat er nog meer waren die niet gewend waren aan dit statiegeld fenomeen. Er moest dus voor een kapitaal aan glazen zijn achtergebleven. Ja zij Bas, dat denk ik ook. Hij stak zijn hand in zijn broekzak en haalde er zonder moeite een hand vol met 5,00 Dm stukken uit te voorschijn. Toen hij samen met een Duitser en nog een niet meer te definiëren andere deelnemer overgebleven was, hadden ze de glazen gezien, ingeleverd en waren ze nu druk met het terug bezorgen van dit statiegeld bij de rechtmatige eigenaren. Deze donderdag hebben we nuttige tijd versleten running from workshop to workshop Hierover meer in het officiële gedeelte van dit verslag en 's avonds weer een Markt met Me, My country kramen. Ook deze dag werd afgesloten met een bezoek aan de Cellar Bar. Vrijdag 12 oktober 2001: De ochtend gevuld met workshops. 's Middags met de bus op stap. Met de bus? Geen bus dus maar vast lopen. De wandeling ging naar het dorp in het dal en aan de andere kant omhoog naar de Rienecker versie van Ons Dorp in Arnhem. (je weet wel, van Mies Bouman) Hier leefden meerdere gezinnen samen in een eigen gemeenschap. De bewoners hadden allemaal een geestelijke afwijking waardoor ze in de "normale" maatschappij niet goed konden meedraaien. Binnen dit dorp bevond zich een veehouderij, een bakkerij, een weverij en een winkel. De bewoners runden onder begeleiding deze gemeenschap en woonden hier ook. Hier werden we opgepikt door de inmiddels gearriveerde bussen. Op naar Würzburg. Deze stad heeft een Groot Paleis uit de tijd van Napoleon. Dit paleis werd door ons bestempeld als zijn feest paleis. Al de schilderingen stonden in het teken van feesten, partijen en orgies. Veel praal, goud, spiegeleffecten enz. Na dit bezoek ging ieder zijn weg en om 19.30 zouden we verzamelen bij het kasteel aan de andere kant van de stad. Tijdens mijn bezoek aan Würzburg heb ik een wens waar ik al bijna 20 jaar (ja we worden al wat ouder) mee rond loop in vervulling laten gaan. Ik zou zo graag eens tussen het winkelende publiek mijn kunsten op gitaar vertonen. Ik had mijn eigen gitaar uit Holland meegenomen en had in de Cellar Bar al een paar "vrienden" gevonden die dit ook wel zagen zitten. Ik moet zeggen dit spelen op straat is geweldig. Met 3 gitaren hebben we gedurende ongeveer een uur het winkelende publiek vermaakt. Regelmatig bleven mensen staan, zongen mee, vroegen verzoeknummers en een enkeling heeft zelfs een financiële bijdrage geleverd aan het biertje dat we nadien wensten te scoren. Gratis bier en nog geld over ook! Om 19.45 met de bus vertrokken naar Karlstad. Hier hadden ze óók al een Cellar Bar. Zou dit een lang bewaard Duits geheim zijn? In deze kelder werd een heerlijke traditionele maaltijd op tafel getoverd en konden we verschillende Duits wijnenproeven. Terug op ons eigen kasteel, de kortste weg naar de cellar. Gitaren op schoot en hup daar gingen we weer. Saturday 13 oktober 2001: Ontbijt, workshops, lunch, workshops en afsluiting van de conference. Om 18.00 uur was er in de op het kasteel aanwezige chapel een dienst. Om 19.30 Duitse avond. Verzameld op het binnen plein kwam er plotseling een groep trommelaars rechtstreeks uit de middel eeuwen. Ze kondigden de komst van de kasteelheer aan. En ja hoor, kasteelheren zijn betrouwbaarder dan buschauffeurs. Precies op tijd kwam er -28-
een ridder te paard de binnen plaats op rijden. In zijn kielzog een aantal helpers met een gevangene. Wij herkenden de gevangene. Hij was al vaker geweest en viel de dochter regelmatig lastig met huwelijksaanzoeken. Quasimodo was druk met het slijpen van zijn bijl en het hakblok was in gereedheid gebracht. Juist toen Quasimodo de kop van de romp wilde scheiden riep de dochter dat dit niet nodig was. Zij was meer voorstander van een laatste waarschuwing en verbanning uit het kasteel. Besloten werd om hem met pek en veren te besmeuren en hem heen te zenden. Zo gezegd zo gedaan, eind goed al goed. AAN TAFEL. Een uitgebreide maaltijd volgde samen met liters wijn, Duitse deernen en natuurlijk de ridder met zijn gevolg. Tussen de gangen door werden we nog eenmaal naar buiten gebracht om samen met de ridder te genieten van een vuur act met jongleren met vuur en vuurspuwers. De ridder nam zijn op kruistocht veroverde doedelzak en begon te spelen. Al spelende leerde hij ons nog een kringdans. Na de dans terug naar binnen. Het dessert scheidde ons nog van het laatste bezoek aan de Cellar Bar. Om ± 22.30 waren we allemaal weer aanwezig in de kelder. Na enige minuten was het een feestende massa van 100 mensen. Begeleid door 3 gitaren werd er gezongen zoals ik nog nooit heb meegemaakt. Nu bleek dat het goed was dat we in de honderden jaren oude cellar waren. Hier zou het plafond niet naar beneden komen. Allemachtig wat een feestje. Dit was een waardige afsluiting van de 7th European Scout Centre and Guide Managers Conference en ik wens (mede namens de anderen) onze opvolger(s) ook een ervaring om nooit te vergeten. Mij is gebleken dat deelname voor een 2e keer een andere impact heeft dan de eerste. Nu kende ik reeds de helft van de deelnemers. Dit helpt bij het op gang brengen van de sociale en informele contacten. Ook nu ben ik weer veel van plan op mijn eigen terrein.
4.2
Persoonlijke impressie van Fedde Boersma Landelijk bureau, onderzoeker beheervormen Labelterreinen
Voor mij was het, net als voor Jakob de eerste Scout en Guide Centre managers conference. Ondanks dat waren er toch veel bekenden, en het is altijd leuk weer even bij te kletsen. Het leuke aan deze conferentie is dat er een heel ongedwongen sfeer hangt, mensen vooral praktische vragen hebben en iedereen er met hetzelfde doel is, waardoor op een efficiënte manier informatie uitgewisseld kan worden. Ondanks het feit dat ik zelf geen terrein beheer, was het naar mijn mening goed om te gaan. De deelnemers aan de conferentie hadden namelijk heel verschillende functies, met als samenbindend element de kampeerterreinen. Er waren bestuursleden, (betaalde) beheerders, kampeerstafleden, landelijke (beroeps)-krachten, etc. De status van Nederlandse labelterreinen in Europa is bijzonder. Wij zijn een van de weinige landen met een duidelijke samenwerkingsstructuur die ook door de vereniging ondersteund/erkend wordt. Daarnaast bestaan er in Nederland eigenlijk geen activiteitencentra, dit in tegenstelling tot de Scoutcentra in veel andere landen, waar een programma-staf aanwezig is die ook activiteiten begeleidt. Meer landen worstelen echter met het probleem dat het zelf aanbieden van vooral uitdagende activiteiten steeds meer problemen -29-
ten aanzien van aansprakelijkheid met zich mee brengen. Meer en meer wordt daarom gekozen voor het inhuren van professionals (hetgeen in Nederland eigenlijk al gebeurt; we verwijzen door naar de kanoverhuurder). Veel Scoutcentra kampen met het probleem dat het moeilijk is de terreinen kostendekkend te exploiteren, dit is zeker het geval bij terreinen waar gebouwen aanwezig zijn. Ook hier dus niets nieuws onder de zon. In veel landen wordt daarom gekozen voor het aanboren van de niet-scoutingmarkt. Dit brengt met zich mee dat op veel terreinen meer dan de helft van de overnachtingen door niet-scouts plaatsvindt. Op deze terreinen is dan echter wel vaak een beroepsstaf aanwezig. Enkele terreinen worden daarnaast ook door de landelijke organisatie ondersteund omdat het landelijke trainingscentra zijn. Een deel van de salariskosten worden hierdoor bijvoorbeeld niet doorberekend. Ik vond het heel verhelderend over dit soort zaken met anderen van gedachten te wisselen. Het is leuk om te zien dat eigenlijk iedereen met dezelfde problemen kampt en het horen van de verschillende manieren van aanpak werkt heel verhelderend. Wij doen het in Nederland helemaal niet slecht op het gebied van het beheren van kampeerterreinen en kunnen duidelijk een bijdrage leveren aan de conferentie. Daarnaast levert zo'n conferentie altijd weer concrete ideeën op, zoals manieren om promotiewanden te maken of tips ten aanzien van websites.
-30-
5
Wat kunnen we hier verder mee doen ?
Zo n conferentie is natuurlijk een mooie gelegenheid om ervaringen uit te wisselen, maar we moeten de opgedane ervaringen ook kunnen vertalen naar praktische toepassingen. We zien in Nederland -net zoals in de landen om ons heen- een steeds grotere drang naar professionele aanpak. Daarbij moeten we zeker niet uit het oog verliezen dat alles wel gewoon leuk moet blijven. Het mooie hiervan is dat deze twee zaken hand in hand kunnen gaan. Bijvoorbeeld het reserveringssysteem, dat is redelijk professioneel aan het worden. We hebben er dan ook flink mee gescoord op de conferentie toen we het aan de andere deelnemers lieten zien. Doordat dit systeem een hoop werk uit handen neemt (overschrijven van lijstjes, aparte brieven maken voor bevestiging van boekingen, rekeningen schrijven, etc.) blijft er veel meer tijd over voor de leukere kanten van kampeerterreinen beheren (bij het kampvuur zitten en meezingen, koffie drinken en ervaring uitwisselen, etc.) Een hele goede start is gemaakt met de voorbereiding en de insteek van 24 november. Tijdens de conferentie in Duitsland hadden we al bedacht dat zoiets ook in Nederland moet kunnen, en enorm leuk en nuttig is. De formule van de conferentie blijkt zo goed te zijn, dat deze in de afgelopen 15 jaar nauwelijks veranderd is. Gezien de leidende positie van Nederland in Europa (top 3, met Denemarken en Engeland) is het zeer de moeite waard om hiermee door te gaan. Wellicht (afhankelijk van de ontwikkelingen na 24 november) kunnen onze ervaringen dan ook tot Cornerstones en workshops leiden, en bouwen we de kwaliteit van kamperend Scouting in Europa nog verder uit. De volgende conferentie is van 8 tot 11 oktober 2003, komt allen !
Fedde Boersma, Bas Hartkamp, Jakob Knol, Hans Sonneveldt,
Landelijk bureau Bieslandse Bos, Pijnacker Ada s hoeve, Ommen Scoutcentrum Rotterdam, Capelle a/d IJssel.
-31-
