6th Scout Centre Managers Conference Perkoz, Polen
Inhoud: 1
Inleiding en aanbevelingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -1-
2
Inhoudelijk: De conferentie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -22.a Workshop: Tourism or just Scouting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -22.b Workshop: Paperwork, bloody paperwork . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -42.c Presentatie: Marketing en Public relations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -42.d Workshop: Sustainable relations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -72.e Cornerstone: Effective advertising for Guide end Scout centres. . . . . . . . . -92.f Workshop: Staff training and daily operation at a large Scout Centre. . . . -112.g Workshop: Interactive Nature (eco trips). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -12-
3
Overige activiteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -143.a My Centre, My Country. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -143.b Ontspanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -15-
4
Wat kunnen we hier verder mee doen ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . -16-
1
Inleiding en aanbevelingen
De zesde European Scout Centre Managers Conference is een groot succes geweest. Inhoudelijk ging die veel verder dan de vijfde, en we hebben veel zaken opgestoken die voor de labelterreinen in Nederland nuttig zijn. De Scout Centrum-Managers Conferentie wordt iedere twee jaar gehouden (laatste keer in Griekenland) en is bedoeld voor beheerders van Scout centra. Het programma van deze vier-daagse conferentie bestaat uit workshops, discussies, een beetje ontspanning, en sessies om kennis te maken met de zaken die spelen in andere centra. Een minderheid van de deelnemers werkt als betaalde kracht in een Scoutcentrum. Veelal zijn dat meer Outdoor activity centres. De meeste andere centra werken op een vergelijkbare manier als Rotterdam, Ommen, Baarn en Overasselt zij het dan dat ze vrijwel altijd ook activiteiten aanbieden voor de kampeerders. Vaak behoren ook niet-scouts tot de klantenkring waarbij veelal de paar niet-scouts zorgen voor een onevenredig groot deel van de omzet. Niet-scouting betaald dus mee aan wel-scouting, en tevens draagt Scouting op die manier bij aan de samenleving. Dat wordt ook bewust zo gezien door beheerders en mensen van Scouting op Europees niveau. Nederland lijkt het enige land dat kampt met een capaciteitsprobleem. In de meeste andere landen zijn vraag en aanbod vrij goed in evenwicht. Een redelijk aantal landen heeft ook moeite om de bezetting op peil te houden. Vooral Belgie is van dit laatste een voorbeeld. De gastheren uit Polen verwoordden goed waar het hier om gaat:
& & & & &
Scout centres provide much needed place for activities The Magic of the place / environment gives an extra dimension Scout centres provide a place for international contact A good centre is good PR for the organisation (=Scouting in het algemeen) A Scout centre is an excellent point for training Badly managed centres give problems on all the above
Conclusie : Alles hangt af van de manager en zijn staf.
-1-
2
Inhoudelijk: De conferentie
Het programma voor de 4 dagen bestond uit Workshops (gehouden door andere deelnemers) Cornerstone sessies (= workshops gehouden door het organiserend comité) My Centre My Country (markt waarbij iedereen zich van zijn/haar beste kant laat zien) Activiteiten ter ontspanning Lezingen over diverse onderwerpen
2.a
Workshop: Tourism or just Scouting Gehouden door: Hans uit België Centrale boodschap: Scoutcentra maken deel uit van de toeristenindustrie, en de technieken uit die industrie zijn dus ook toepasbaar op het management van een scoutcentrum.
De definitie van toerisme is: Alle vormen van reis - verblijf - terugreis (buiten regio) De definitie van recreatie is: Vrije-tijdsbesteding in een andere plaats (in regio). Hiermee kun je onderscheid maken naar in vier vormen met elk hun specifieke voorbeelden: Toeristisch
Niet toeristisch
Recreatief
- Zomervacantie - Zomerkamp
- Dagje naar strand - Poldertocht met verkenners
Niet recreatief
- Zakenreis - Scout Centre Managers Conferentie
- Thuis blijven en niets doen - Clubhuis opruimen
Scoutcentra vallen helemaal binnen de kop Toeristisch. Dat wil dus zeggen dat de zaken die in de toeristenindustrie spelen, ook voor Scoutcentra van belang zijn. Op het eerste gezicht is dat een vreemde benadering, maar bij nadere beschouwing is dat best logisch: Scoutcentra hebben een zakelijke verantwoordelijkheid Gasten hebben bepaalde verwachtingen van hun bezoek en betalen daarvoor Voortbordurend hierop is het zinvol om het product Toerisme nader te bekijken. Definitie:
Toerisme is een activiteit op een bepaalde bestemming. Het product is een beleving waarvoor betaald wordt
Tussen bijvoorbeeld een autoproducent en een kampeerterreinbeheerder bestaan veel overeenkomsten. Beiden bieden iets waarvoor een klant iets betaald. Er is ook een verschil: -2-
het product. De fabrikant kan alle onderdelen maken, testen, samenvoegen, testen, en de klant kan het product bekijken, en vervolgens wel of niet kopen. In de toeristenindustrie werkt dit niet zo. Eerst wordt een verwachting gewekt, dan wordt er verkocht (geboekt en evt. betaald) en pas daarna wordt het product gemaakt. Dat kan alleen onderdak zijn, maar ook activiteiten, maaltijden, etc. Denk hierbij aan de ervaring Als het eten goed of slecht is, is het hele kamp goed of slecht. Kenmerken van het product Toerisme: Het product toerisme is opgebouwd uit verschillende toeristische onderdelen Het product wordt afgenomen terwijl het wordt gemaakt Het product is niet tastbaar Het product kan niet worden gemaakt, bewaard en later verkocht Wezenlijk verschil dus: Normaal gesproken koopt iemand een tastbaar product, maar in de toeristenindustrie koopt men een verwachting. Net als in de rest van de toeristenindustrie zijn er twee manieren om het product te verkopen: direct en indirect. Direct wanneer een hopman een kampeerterrein belt, en het zomerkamp van volgend jaar boekt, en Indirect wanneer een organisatie boekt en vervolgens reizen aanbiedt voor groepen of personen. Dat laatste gebeurt bijvoorbeeld bij de HIT en bij de Engelse organisatie Rover Tours. Die laatste organiseert zomerkampen voor Engelse Rowans en Sherpa s. Meten is Weten. Weten waar je klanten zitten is een belangrijk aspect van elk bedrijf. Zeker voor Scout Centra die door de weeks ook scholen en werkweken krijgen, is het nuttig voor de bedrijfsvoering. De beheerder van Merkenveld (België ), die deze workshop gaf, liet een maandoverzicht zien zoals hij die standaard maakt. Daaruit bleek onder meer dat Scoutinggebruik 50% van de overnachtingen uitmaakt. Scoutinggebruik genereert daarbij slechts 20% van de omzet (winst wordt daar niet gemaakt). Niet-Scouting heeft 50% van het gebruik en 80% van de omzet ! Door het goed in kaart brengen van de overnachtingen konden er reële streefcijfers worden opgesteld waarbij de organisatie zich prettig voelde. Dit inzicht dwong Merkenveld ertoe om eens na te denken over wie ze op hun centrum willen hebben, en waarom. De normen en waarden van Scouting laten zien aan de rest van de wereld, is een van de redenen geworden om het terrein ook voor niet-scouts open te houden. S W O T - analyse Tot slot werd een SWOT analyse gedaan over alle scoutcentra van de betrokken deelnemers. SWOT is een Engels acroniem voor Strengths-Weaknesses-Opportunities-Threats. Door deze aspecten per terrein / centrum goed in kaart te hebben, kunnen o.m. betere beslissingen worden genomen over waarin moet worden geïnvesteerd of veranderd om het kampeerders en beheerders meer naar de zin te maken. Voorbeelden van Sterktes: afgelegen ligging, rust, ontmoetingsplaats andere groepen, goedkoop, kampwacht aanwezig ter ondersteuning, hoge mate van vrijheid / tolerantie, financieel onafhankelijk, dicht bij openbaar vervoer Voorbeelden van Zwaktes: modderig terrein na regen, bemoeizuchtige kampwacht, te weinig -3-
speelfaciliteiten, lage capaciteit, niet genoeg medewerkers Voorbeelden van Kansen: nieuwe medewerkers brengen nieuwe ideeën, prachtige omgeving, lokaal Oranjefeest, nieuwe snelweg waardoor je uitgeplaatst moet worden Voorbeelden van Bedreigingen: Eigenaar van de grond kan het contract opzeggen, continuïteit onzeker want vrijwilligers, brand, nieuwe milieuvoorschriften, wegvallende subsidie, toenemende concurrentie NB: de sterktes en de zwaktes zijn dingen die je zelf (met je organisatie) in de hand hebt. De kansen en bedreigingen zijn zaken waar je geen enkele invloed op hebt. Een goede SWOT-analyse helpt om plannen te maken waarmee je je doelen kunt bereiken (en de kansen maximaal kunt uitbuiten en het effect van bedreigingen kunt minimaliseren)
2.b
Workshop: Paperwork, bloody paperwork Gehouden door: Mike uit Ierland. Centrale boodschap: Vastleggen van gegevens lijkt vaak onzin, maar is best nuttig. Hoe eenvoudiger je dit proces maakt, hoe eerder men geneigd is hier goed aan mee te werken..
Een andere workshop ging over het nut en de onzin van registreren en vastleggen van gegevens. Met een klein voorbeeld toonde Mike aan hoe eenvoudig het is om zaken slecht te onthouden en informatie verkeerd over te brengen. (Iets uitgebreider dan het kampvuurspelletje waarbij een verhaal wordt doorverteld, maar de strekking was hetzelfde) Vanwege het gehalte van de discussie zijn er weinig aantekeningen gemaakt. Hier enkele tips / overwegingen. Maak een evaluatieformulier voor kinderen anders dan dat voor leiders. De resultaten en verkregen inzichten zijn wezenlijk anders. Heb een standaard reserveringsformulier klaarliggen op alle punten waar boekingen binnenkomen (alle telefoons van de beheerder, in het kantoor op het terrein, etc.) Hierdoor voorkom je een hoop gebel achteraf voor bijvoorbeeld een vergeten telefoonnummer. Houd een log bij van opmerkelijke ongelukken. In Ierland hebben ze op grond van meldingen over meerdere maanden ontdekt dat een bepaald onderdeel van de trappersbaan wel erg veel gebroken armen opleverde. Het bleek dat daar een erg onveilig stuk in zat. (Ook voor verzekeringstechnische- en aansprakelijkheidsredenen zeer aan te bevelen) Bij grote staf: regel een goed omschreven taakverdeling. Zeker in vrijwilligersorganisaties kan dit een hele hoop wreven voorkomen.
2.c
Presentatie: Marketing en Public relations Gehouden door: Catherine van Our Chalet Centrale boodschap: Basiskennis van Marketing. Het gaat niet om hoe je het aan de man brengt, maar om wat je aan de man brengt. -4-
It s not about doing the things right, but about doing the right things Zoals ook al bij de workshop over toerisme naar voren kwam, is het beeld wat mensen van het scoutcentrum hebben belangrijk. Het is onmogelijk om een slecht product tot een succes te maken op de lange termijn. Wellicht zullen door een goede reclamecampagne de boekingen oplopen, maar als dat wat je biedt niet goed is, zullen er op de lange termijn meer ontevreden mensen zijn, en wordt de zaak alleen maar erger. Het gaat om vier kwaliteiten: Kwaliteit van het product (wat levert het op voor de kampeerder) Kwaliteit van het proces (van eerste advertentie tot en met de kerstkaart achteraf) Kwaliteit van het beeld (hoe denken de bezoekers over het terrein voor, tijdens en achteraf) Kwaliteit van het team (kampwachten, onderhoudsploeg, activiteitenteam) Vraag jezelf de volgende zaken af: 1. Wat krijgen de bezoekers als ze bij ons komen ? Waarvoor kiezen ze ons terrein ? Hoe uniek is dat wat wij bieden ? 2. Hoe is de band met (al) onze relaties ? Hoe worden onze kampeerders behandeld ? Hoe gaan we om met hun mening ? Houden we rekening met ze bij het maken van onze planning ? 3. Kwaliteit van het beeld: acceptatie, mening over ons, respect voor ons, reputatie, trots na een bezoek. Hoe liggen deze zaken bij de kampeerders van ons terrein ? 4. Hoe prettig voelen de medewerkers zich ? Hoe is de samenwerking ? Wat zijn de mogelijkheden voor iedereen ? De volgende stap is marketing. Het beeld is alles overheersend belangrijk. Marketing is het management van dat beeld. Het is daarom cruciaal om bij jezelf te beginnen: interne marketing. Het is van het grootste belang dat de staf zelf een goed beeld heeft van het scoutcentrum / kampeerterrein. Beeld Het beeld is opgemaakt uit 8 componenten. Diverse verschillende cursussen over marketing hanteren diverse definities, maar goed beschouwd zitten daar geen wezenlijke verschillen in. 1. Mythe. Vooral binnen Scouting is de magie van een terrein belangrijk. Deze is opgebouwd uit diverse componenten, en de geschiedenis speelt een zeer belangrijke rol. De mythe is gelijk de meest lastige om iets aan te veranderen als die niet klopt. Our Chalet is bijvoorbeeld al een lange tijd gemengd. Toch heerst nog bijna overal de mythe van dat gezellige gevoel van meisjes onder mekaar. Het is wel gezellig, maar allang niet meer voor alleen meisjes. De mythe is vaak het eerste waar mensen aan denken bij het horen van de naam; iets unieks van het scoutcentrum. Soms is het grijpbaar, en kan het verwoordt worden, maar vaak ook niet. -5-
2.
De voordelen die wij bieden. Alles wat een scoutcentrum biedt levert iets op voor de mensen die er heen komen. Dit hoeft niet altijd concreet of voor iedereen hetzelfde te zijn, maar het is er wel. Ga voor alles wat je biedt (kampeerplek, verzorgde maaltijd, toeristische informatie, warme douche, ontmoetingspunt voor groepen) na wie daarop af komt, en vooral wat ze daarvan ervaren (wat hun voordeel is) 3. Staf. Mensen zijn voor een kampeerterrein of scoutcentrum erg belangrijk. Dit kan een enkele beheerder / kampwacht zijn, maar is erg vaak veel meer. Denk aan de penningmeester, degene die de boekingen doet, onderhoud, activiteitenteam, etc. Elementen die belangrijk zijn: inhoudelijke kennis-van-zaken, houding t.o.v. werkzaamheden, algemene kennis, communicatievaardigheden, organisatorische capaciteiten, flexibiliteit, hoe iemand samenwerkt. Vraag je af: Wat voor vaardigheden moeten we in huis hebben / is de staf daartoe in staat / wat voor vaardigheden hebben we in de toekomst nodig / wat voor trainingen moeten we regelen / zit ieder staflid op de juiste plaats in de organisatie ? 4. Relaties met de omgeving. Dit onderwerp is ook in een aparte workshop behandeld; zie elders. 5. Interne relaties. Een organisatie wordt ook beoordeeld op de interne samenwerking. Een goede, gezellige sfeer draagt bij aan een positief beeld. De volgende vragen komen hierbij naar voren: Hoe behandelen medewerkers elkaar ? / Hoe is de solidariteit onderling ? / Hoe wordt omgegaan met meningsverschillen ? / Hoe wordt omgegaan met conflicten ? / Hoe voelt ieder zich thuis, serieus genomen en belangrijk ? / Hoe wordt informatie van A naar B gebracht ? Elementen voor verbetering: Luistervaardigheid, interesse in elkaar, eerlijkheid / oprechtheid, onbedreigd gevoel, tijd voor elkaar, betrouwbaarheid, acceptatie 6. Organisatie. De organisatie als geheel is ook zeer belangrijk voor het beeld. Als je er blijk van geeft dat je dingen voor elkaar krijgt dan wordt het beeld daar een stuk beter van. Vragen die je je hierbij moet stellen zijn: Zijn activiteiten goed gepland en zijn taken goed verdeeld ? / Zijn er doelen op papier gezet, en zijn daar meetpunten bij gezet ? / Zijn de afgesproken termijnen gehaald ? Is er überhaupt een schema ? / Zijn de aantallen en lengtes van vergaderingen in verhouding tot het bereikte ? / Is de informatiestructuur naar wens ? / Lopen bevoegdheden en verantwoordelijkheden met elkaar in lijn ? / Werken de evaluaties ? (zijn die er ook ?!) 7. Huisstijl. Een huisstijl moet uitdragen wat jij graag wilt dat het beeld is (wordt). Dagelijks wordt iedereen overspoeld met beeldmerken, en herkenbaarheid draagt bij in wat je wilt bereiken. (nb: de M van McDonald s is tegenwoordig wereldwijd het best herkende beeld ter wereld. Het kruis van de katholieke kerk staat op 2) De zaken die hierin een rol spelen zijn: Gebouwen, vlaggen, borden, voertuigen, posters, folders, advertenties, briefpapier, internetsite, badges, certificaten, kleding, levensstijl. Beeldbepalend hierbij is voor al deze elementen: Kleur, Schrift (lettertypes en woordkeuze), Plaatjes (logo s) en Symbolen -6-
8.
Overige aantrekkelijke zaken. Tot slot zijn er diverse andere zaken die net zo hard meewerken, maar vaak niets te maken hebben met waar je mee bezig bent. Het is wel de slagroom op de taart; het maakt het net even af. Denk hierbij aan zaken als: Partnerschap met een scoutcentrum in Australië, bekendheid in de pers, wij hebben altijd de gaafste feesten, een beroemdheid maakt deel uit van onze organisatie, wij halen vaak mensen op van het station, elke bezoeker krijgt een klein aandenken, we geven iedereen een kopje koffie, etc.
Nu deze 8 aandachtsgebieden geïdentificeerd zijn, kun je voor elk een rapportcijfer toekennen. Dit geeft 8 cijfers. Het laagste cijfer geeft aan waar je het eerst / hardst aan moet werken, want de zwakste schakel bepaald de sterkte van de ketting. Zorg dus dat alle kolommetjes op 10 komen. Samenvattend: We moeten goed naar deze 8 gebieden kijken, en ervoor zorgen dat we goed scoren op ieder punt. Als zaken hiervan niet of slecht geregeld zijn, dan is het vaak erg moeilijk om succesvol te zijn. Begin (ook hiervoor) met een SWOT-analyse, en ga aan de hand hiervan de 8 punten af. De laagste kwaliteitsscore geeft de kwaliteitsscore van het terrein / scoutcentrum als geheel. Begin met deze punten te verbeteren. [Aanvulling Bieslandse Bos, dus niet bedacht in Perkoz: Half november zijn we bezig geweest met een beleid op poten te zetten voor PR. Deze workshop heeft veel bijgedragen aan de discussie. Voorbeelden van acties die erop kunnen volgen zijn: De interne communicatie zo optimaliseren dat losse gesprekken met kampeerders ook kunnen leiden tot zeer gerichte reclame. Voorbeeld: Een groep geeft aan dat ze volgend jaar hun 40-jarig jubileum vieren. Je kan dan een jaar later een klein kaartje sturen met felicitaties. Ander voorbeeld: Uit gesprekken bij de nieuwjaarsbijeenkomst merk je dat een bepaalde groep nooit komt omdat ze ooit een weggeregend weekend hadden, en sindsdien een beeld van modder en rotzooi. In een folder, mailing of brief kun je dan speciale aandacht vestigen op de verbetering van het terrein waarbij je alle velden een halve meter hebt opgehoogd. Daarmee bestrijd je het negatieve beeld.]
2.d
Workshop: Sustainable relations. Gehouden door: Hans uit België. Centrale boodschap: Actief werken aan langdurige relaties levert veel meer voordelen op dan de moeite (inspanning) die het kost.
Het runnen van een Scoutcentrum is een groot (complex) project. Het maakt onderdeel uit van de toeristische industrie, die op zich weer veel groter is. Het Scoutcentrum is maar een enkel schakeltje in de hele keten. Binnen die keten zijn er vele partners en relaties. [Scouts / Ouders / Leiders / Staf / Vrijwilligers / Buren / Postkantoor / Leveranciers / Nationale organisatie / Boswachter / ...] Eigen staf en vrijwilligers vallen dus ook onder relaties die je moet koesteren. Elk van deze relaties heeft een andere band met de organisatie, en elk heeft dus ook een andere manier van benaderen nodig. Elk van deze relaties heb je op de lange(re) termijn -7-
ook nodig, dus vandaar duurzame relaties of sustainable relations . Definitie: Sustainable = we have to meet the needs of this generation today, without bringing into danger the needs of future generations. [Brontland] Deze definitie was oorspronkelijk bedoeld voor olie in het kader van een milieuconferentie, maar hij is net zo goed toepasbaar op relaties van een scoutcentrum (communicatie). Elementen van duurzaamheid: Inclusieviteit : Alles omvattend Connectiviteit : Alle elementen zijn met elkaar verbonden Gelijkheid : Alle elementen zijn even belangrijk Prudentie : Wees voorzichtig (prudent), wees bedachtzaam.
Voorbeelden en tips genoemd n.a.v. de situatie in Merkenveld: Er staat altijd verse koffie klaar. Zowel voor de directeur van Scouting als voor de postbode. Dit is ook dezelfde koffie. Merkenveld heeft een eigen kaart gemaakt omdat de locatie net op een kruispunt van 4 stafkaarten lag (kent u dat ?). Hierop lag het terrein voortaan in het centrum van de kaart. Bovendien zijn op de achterkant 6 hikes ingetekend, en staat er specifieke toeristische informatie bij die toegesneden is op de behoeften van de kampeerders. Door de opgebouwde relaties hebben kampeerders nu voordelen bij die toeristische instellingen (en dus heeft Merkenveld weer wat extra s te bieden) Er wordt een nieuwsbrief uitgegeven voor alle relaties (600 exemplaren, 4 x per jaar). De relaties blijven hierdoor goed op de hoogte en hierdoor zijn drempels een stuk lager. Er was bijvoorbeeld protest verwacht uit de buurt over een nieuw bouwproject. Door de goede relatie met de buren (die dit krantje ook kregen) zijn deze protesten uitgebleven. Buren kunnen het terrein gratis gebruiken (wanneer het anders toch leeg zou staan). Zij doen dit onder meer voor vergaderingen. Het kost niets extra s (de vaste beheerder is er toch) en de relatie is er erg goed bij. Dit draagt enorm bij aan de tolerantie t.o.v. kampeerders die bijvoorbeeld tijdens een hike schreeuwend door het dorp lopen. Stel je actief op richting de gemeente. Wacht niet in angst af of een ambtenaar wel of niet bezig is met plannen om toeristenbelasting te heffen, maar stel relevante vragen over de zaken die spelen op je terrein. Door ze te betrekken in wat bij jou speelt, maak je ze tot partner, en voelen ze met je mee. Voorbeeld: praat met de gemeente over een plan om afval te beperken of de impact op het milieu te verkleinen. Door samen iets moois te verzinnen heeft het scoutcentrum lagere afvalverwerkingskosten, en heeft de gemeente weer iets moois voor hun jaarverslag (weer een stukje van hun doelstellingen bereikt). Ander voorbeeld: In Pijnacker geldt een algemeen stookverbod voor open vuren. Het Bieslandse Bos heeft de commandant van de brandweer uitgenodigd, en uitgelegd dat dat een probleem is (kampvuur hoort bij Scouting) Door dit probleem een beetje bij de brandweer te leggen, en samen met de brandweer een oplossing te verzinnen, is dit opgelost [oplossing was een aangepast stookregelement en een extra brandhaspel bij de kampvuurcirkel]. Het Bieslandse Bos is nu de enige in Pijnacker met een permanente ontheffing. De relatie met de brandweer heeft later meegeholpen in een soepele en degelijke regeling toen er een inspectie was in het kader van -8-
de ARBO-wet. Een ander voorbeeld (uit Engeland) was dat daar een prominent uit de lokale gemeenschap binnen het bestuur van het scoutcentrum werd gehaald. Die man bracht veel relaties met zich mee, wat daarna voor zowel de gemeenschap als voor het scoutcentrum zeer voordelig was.
2.e
Cornerstone: Effective advertising for Guide end Scout centres. Gehouden door: Catherine van Our Chalet. Centrale boodschap: Effectief en efficiënt reclame maken is iets wat doordacht moet gebeuren. Het is te simpel om iedere maand een advertentie te zetten, en dan te denken Het komt wel goed .
Adverteren is zeer eenvoudig. Je knipt je logo uit, plakt dat op een papiertje met wat tekst erbij, en hop, je hebt iets om in een blad te zetten. Doelgericht en effectief adverteren is een heel ander verhaal. Een goed opgezette strategie hiervoor bestaat uit 9 stappen. De eerste zeven zijn om na te denken, stap acht is uitvoeren en stap negen is genieten van het succes. Stap 1: Formuleer het doel. Begin met je af te vragen Wat wil ik bereiken ? Dit moet concreet zijn. Iets vaags als meer mensen op m n terrein krijgen is niet een goed doel. Mogelijke doelen kunnen zijn: Naamsbekendheid verhogen, Activiteiten bekendmaken, Bekend worden bij de omliggende landen, regelmatige klanten beter binden, de kwaliteit van het aanbod beter bekend maken, Vrienden van het scoutcentrum vinden om een derde geldstroom te ontwikkelen. Bedenk drie doelen:
Stap 2: Alles voor iedereen ? Bedenk wie de doelgroep is. Let hierbij op dat je niet alle scouts van Nederland tegelijk kunt bereiken. Als je specifiek voor zomerkampen bezig bent, heeft het geen zin om lokaal te adverteren. Als je juist de weekenden op wilt vullen, moet je niet landelijk adverteren. Richt je je op de kinderen, of moet je eigenlijk de leiders bereiken ? Gaat het hierbij om bekende groepen, of wil je juist nieuwe markten aanboren ? Bedenk drie doelgroepen:
Stap 3: Waarom ? Wat is de toegevoegde waarde van jouw kampeerterrein ? Wat voor nut heeft het voor een groep om te komen ? De voordelen voor een groep om bij jou te komen moeten duidelijk zijn. Hierop baseer je direct en indirect je campagne. Bijvoorbeeld Bij ons heb je een kampwacht die je bijstaat met je programma of Op ons terrein doe je veel nieuwe ideeën op of Bij ons zijn veel internationale gasten. Swoppen / contact leggen ! .
Stap 4: USP: Unique Selling Proposition. Wat maakt dat de potentiële klant juist Jou kiest ? Wat maakt je zo uniek ? Dit Unieke Verkoopargument (USP in jargon) moet duidelijk zijn. Als je dit niet van jezelf weet, hoef je ook niet te verwachten dat je potentiële klanten dat weten, en is het dus erg lastig om ze te bereiken. Voorbeeld [Bieslandse Bos] rustig kamperen, maar op fietsafstand van de toeristische attracties Delft en Den Haag. Of [Achter het Heezere Bos] Zeer uitgestrekt terrein in een groot, oud natuurgebied met bos en heide. Bedenk het unieke van je terrein:
Stap 5: Wees duidelijk !. Gebruik geen afkortingen waarvan mensen zich eerst moeten afvragen wie is dat, waar gaat dit over ? Gebruik geen afkortingen. Iedereen wordt overspoeld met informatie tegenwoordig, dus je moet het begrijpelijk maken. [Vraag je bijvoorbeeld af of de term Labelterrein al duidelijk genoeg is voor de doelgroep die je wilt bereiken] Stap 6: Logo. Het is nuttig om een logo te hebben. Het is vaak ook nuttig om het Scouting logo erbij te gebruiken, of op een andere manier in je materiaal te verwerken. Dit logo heeft een duidelijke link met je doelen. Een zeer flitsend logo dat niemand associeert met kampeerterrein heeft weinig zin. Een te mooi logo streeft vaak zijn doel voorbij. Let bij een logo op: Harmonie en contrast, Kleur en kopieerbaarheid, verhouudingen. Stap 7: Kiezen. Er zijn vele manieren van adverteren, en hoe meer methoden samenwerken, hoe beter. Je kunt echter ook niet alles doen. Kies een goede balans. Verder geldt: Vaak een beetje is beter dan soms erg veel. Mogelijkheden: Folders, Posters, Jaarprogramma s (of halfjaar-), Persberichten, Radio, Website, Gastenboek op website, E-mail mailing, Verspreiding via andere terreinen, Etalages, Spandoeken, Mond-tot-mond reclame, nieuwsbrief, .... De keuze maak je op basis van de uitkomsten van stap 1 to 6. Stap 8: Aan het werk. Nu komt de uitvoering. Let hierbij erop dat veel dingen op de lange termijn werken. Als je een activiteitenprogramma stuurt, kan dat best pas in het derde jaar reacties opleveren. Het is dan echter wel al de eerste keer opgemerkt. Reacties krijgen kan op verschillende manieren. Om effecten te peilen kun je middelen gebruiken als: Proefmonsters, Persoonlijke contacten, Informatiekraampjes, Prijsvragen (win een weekend), ... Stap 9: Genieten van het succes. Sta even stil bij wat je gedaan hebt, en op welke manier dat succesvol is geweest. Gebruik deze ervaring en onthoudt het voor je opvolger of
Bedenk drie voordelen:
-10-
voor een volgende campagne.
2.f
Workshop: Staff training and daily operation at a large Scout Centre.
Gehouden door:
Katherine, Houens Odde International Scout Centre in Denemarken Centrale boodschap: Case study over het organiseren van activiteiten op dit Deense scoutcentrum. Nadruk op hoe de organisatie in elkaar steekt.
Al snel bleek dat dit zeer grote Centre, met 1 Manager (gekozen door de landelijke raad), 1 afgevaardigde van deze landelijke raad en 5 projectgroep leiders, niet te vergelijken is met onze terreinen. Toch was de boodschap helder en goed te vertalen naar onze situaties. Katherine heeft de leiding over de projectgroep activiteiten. Op Houens Odde werkt een uitgebreid team van ±120 vrijwilligers
De dagelijkse werkzaamheden worden verricht door de Manager, zijn secretaresse, 2-6 personen die verantwoordelijk zijn voor de keuken en de algemene schoonmaak. Deze workshop gaf een voorbeeld van de organisatie van vrijwilligers op dit Scout Centre. De 5 projectgroepen waren: 1. Activiteiten 2. Kampen 3. Toeristisch 4. Kampstaf 5. PR en internationale betrekkingen Iedere Projectgroepleider is voorzitter van zijn Projectgroep en heeft 4 vaste vrijwilligers ter beschikking. Hij richt al zijn activiteiten op bijbehorende vakgebied. Elk jaar Oktober is er een centrale ontmoeting met alle medewerkers. Tijdens deze bijeenkomst worden de projectleiders gekozen. De termijn van deze functie is steeds een jaar. Werving van nieuwe vrijwilligers: Vrijwilligers brengen gegadigden aan en de staf vraagt regelmatig gasten of ze interesse hebben om te blijven of terug te komen later in het seizoen.
Wat verwachten ze van de vrijwilliger en wat kan Houens Odde de vrijwilliger bieden? Verwachtingen: Een vrijwilliger werkt minstens 2 weekenden per jaar op het centrum. -11-
De vrijwilliger toont betrokkenheid, verantwoordelijkheid en collegialiteit ten opzichte van collega's. Houens Odde biedt: Voor de vrijwilliger een groep nieuwe enthousiaste vrienden. Het recht om mee te beslissen tijdens de centrale ontmoeting in oktober Een staftrainings weekend vol activiteiten. Logement incl. maaltijden. Tijdens het Stafftrainings weekend elk voorjaar, kiezen de vrijwilligers een discipline. Deze discipline wordt hen eigen gemaakt zodat ze tijdens hun werkperiode deze zelfstandig kunnen draaien. Ook zijn er gezamenlijke activiteiten om elkaar en het Centrum beter te leren kennen. Om een nog beter resultaat te krijgen worden nieuwe en oude vrijwilligers door elkaar ingedeeld. Ervaring samen met nieuwe inspiratie en ideeën.
2.g
Workshop: Interactive Nature (eco trips). Gehouden door:
Kingsdown International Scout Campsite.
Centrale boodschap: Bezoekers van dit Centrum worden wegwijs gemaakt met de in vele facetten van het Milieu. Er worden foto's getoond waarop te zien is hoe men dit tastbaar kan maken voor de gasten.
Op het terrein is een grote G.F.T. tank aangelegd met glazen zijwand. Door glas kan men zien wat er gebeurd met ons "groene" afval als we de natuur zijn gang laten gaan. Er staan aan de zijkant data aangegeven. Er wordt in lagen gestort zodat je bijvoorbeeld kunt zien na hoeveel tijd groenteafval wegrot.
Er is een instructie lokaal ingericht van waaruit groepen deel kunnen nemen aan het Interactive Nature Programme. (een milieuspel voor groepen).
Tijdens de workshop hebben we diverse spelonderdelen gespeeld en hebben we een exemplaar van het activity programme meegekregen. Interactive Nature Er zijn 20 activiteiten in opgenomen.
1 Luisterspel Iedereen gaat op gehoorafstand van de leider. Iedereen is stil en luistert -12-
wat hij hoort. Na enige tijd laat de leider 5 geluiden horen. Eenieder probeert te onthouden wat hij heeft gehoord. Na afloop worden de geluiden besproken en wordt telkens de vraag gesteld of dit geluid uit de natuur komt of door mensen is gemaakt.
2. Woordspel Splits op in 3 groepen. De groepen krijgen een eenvoudige tekening. 1. a Hand, 2 a Star en 3 a Tree. De letters van de tekening worden gebruikt om woorden te dichten die te maken hebben met natuur en milieu. Enkele voorbeelden: 1 Hand: Happy About Natures Delights en Helping and Noticing Daily. 2 Star: Scouts Trying Always Recycling en See The Autumn's Reflections 3 Tree: Try Recycling Every Evening en Try Recycling Ever Easy
3. Aanraakspel. Koppels waarvan er één geblinddoekt is. De "blinde" wordt ergens naartoe geleid op het terrein en krijgt iets te voelen. Het object blijft waar het is maar het koppel gaat verder over het terrein. Na 5 objecten gaat de blinddoek af en de "(ex)blinde" probeert de objecten terug te vinden.
4. Voelkim Een aantal onzichtbare objecten worden gevoeld en later genoemd door de voeler. Hierbij wordt steeds afgevraagd of het object uit de natuur komt of door mensenhanden is gemaakt.
Dit waren enkele voorbeelden. Op het centrum liggen genoeg exemplaren van dit spel om met een groep te kunnen spelen. Er zijn geen kosten aan verbonden, het spel is eenvoudig en heeft een behoorlijke educatieve waarde. De workshop toonde aan hoe men spelenderwijs met milieu bezig kan zijn en dit tastbaar kan maken voor kinderen.
-13-
3
Overige activiteiten
3.a
My Centre, My Country.
Donderdagavond en Vrijdagavond werd een markt georganiseerd waarin iedereen zijn eigen scoutcentrum en zijn eigen land presenteerde. Iedereen had een kraampje en begon met de woorden I m selling ... . Het gaat voor het verslag te ver om van iedereen de presentatie weer te geven. Het is voor het beeld en voor de toekomst wel nuttig om enkele aspecten van presentatie te geven: Iedereen is aan het verkopen. Wij niet. De kampeerterreinen en scoutcentra zijn vol genoeg, en de capaciteit is bij lange na niet genoeg. Verder kunnen we toch niet met een klein kraampje alle aspecten laten zien; je moet het beleven om te begrijpen hoe het in Nederland in elkaar zit. Om een klein beetje te proeven van wat wij doen zijn hier enkele folders van de twee terreinen van onszelf, en een uitgebreidere folder waarin alle terreinen van Nederland staan. Verder enkele snuisterijen zoals deze opblaasbare tulp en een oranje opblaashandschoen. Hiermee kan iedereen zijn verkeerde vooroordeel van Holland bevestigen. Omdat iedereen lokale delicatessen en drank heeft meegenomen, wilden wij niet achterblijven. Aldus hebben we hier drop, stroopwafels en Haagsche Hopjes meegenomen. Onze Natinale drank is Jenever. [De Engelsen hebben dit ooit geprobeert te imiteren, en zo is Gin ontstaan]. Omdat onze collega s uit België dit echter gisteren al hebben laten zien, leek het ons minder geschikt om een tweede keer te tonen. Omdat de Schotten afwezig zijn, en omdat wij toch iets origineels mee wilden nemen hebben we voor iedereen die bij onze kraam langskomt een lekker glaasje Drambuie. Tijdens de presentatie zal Hans enkele Hollandse liedjes op zijn gitaar spelen. Hiermee kunnen jullie iets proeven van de sfeer bij ons. Moraal: Wij hebben de beste kampeerterreinen (in elk geval in Nederland), en niet de beste PR. Zodra we genoeg capaciteit hebben, zullen we op een meer degelijke manier reclame gaan maken. [NB: Wij hadden geen idee wat we konden verwachten. Vele ander landen hadden enorme presentaties opgetuigd, variërend van continu draaiende video s tot computers met zeer gelikte Power-point-presentaties. Wij hadden moeite om alles er enigszins toonbaar uit te laten zien. Bovenstaand stukje improvisatietalent werd zeer gewaardeerd, en maskeerde de slechte voorbereiding erg goed].
-14-
3.b
Ontspanning
Tijdens de Conference was er ook tijd ingeruimd voor ontspanning. Hans heeft een ochtend gewandeld door de bossen rond het Scoutcentre terwijl Hans heeft gevaren in een kano op het meer. Beiden in de stromende regen. 's middags weer activiteiten. Hoe we ook ons best deden om elkaar niet tegen te komen tijdens deze conferentie kwamen we allebei terecht in de zeilploeg. Dan maar praten als Brugman om de schipper 2 zeilboten op te laten tuigen. Daarmee konden we het in ieder geval nog beide over een andere boeg wenden. De laatste avond was er ter afsluiting een "Poolse" avond georganiseerd, vol Poolse tradities. Een Poolse maaltijd, een volksdans demonstratie en een pools kampvuur. (voor details verwijzen wij u graag naar Hans en Hans. Deze avond is afgesloten (ver na het Poolse kampvuur) met een traditioneel Hollands vuurtje.
-15-
4
Wat kunnen we hier verder mee doen ?
Zo n conferentie is natuurlijk een mooie gelegenheid om ervaringen uit te wisselen, maar we de opgedane ervaringen ook kunnen vertalen naar praktische toepassingen. Hierbij valt te denken aan: - Het marketingbeleid van de labelterreinen verbeteren Eerst het beeld goed overbrengen, en dan pas nadenken over folders en advertenties [p.5/6] - De uitstraling van Scouting in het algemeen verbeteren De boswachter en de postbode zijn ook relaties [p. 7] Niet-Scouts komen ook in scoutcentra en daarmee draagt Scouting ook iets bij aan de rest van de samenleving [p. 3] - Het beleidsplan dat de organisatie Labelterreinen gaat maken Scoutcentra hebben de kortste lijnen van landelijke beleidsmakers naar de jeugdleden, met name bij het organiseren van activiteiten [Citaat uit de afsluitende toespraak van de directeur van WOSM-Europa] - De rol van Scoutcentra bij het niveau van kamperend Nederland (kampeerstandaard ?) Niet-recreatief toerisme: cursussen. Ook een onderdeel van de scoutcentra [p. 2] - Personeelsbeleid voor vrijwilligers op het kampeerterrein Staf en vrijwilligers maken ook onderdeel uit van de relaties die je duurzaam moet onderhouden [p. 7], Ervaring samen met nieuwe inspiratie en ideeën [p. 12]
Mogelijkheden genoeg, tijd vaak niet genoeg. Het is erg gemakkelijk om veel van de bovenstaande zaken op het lijstje Te doen te zetten. Vervolgens kunnen we dan door kwakkelen op de manier zoals het al jaren goed gaat. Over de laatste 20 jaar is echter de kampeercapaciteit meer dan gehalveerd.
Een degelijke organisatie kan deze trend keren wanneer die op alle fronten verbanden legt tussen onze mogelijkheden en de ervaringen van onze collega s in de rest van Europa.
-16-
