Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging KNNV afdeling Delfland Postbus 133 2600 AC DELFT
[email protected] www.knnv.nl/afdelingDelfland twitter: KNNVafdDelfland facebook: KNNV-afdeling-Delfland
7.10 LEDENADMINISTRATIE
Geldig tot: december 2016
Functionaris
Naam
Paraaf
Voorzitter
Geert van Poelgeest
wg
Ledenadministrateur
Els Huijvenaar
wg
LEDENADMINISTRATIE
1. Inleiding Een goede ledenadministrateur is van groot belang voor het functioneren van de vereniging. In Paragraaf 7.1 Verantwoordelijkheden en Bevoegdheden Bestuur staan ook een aantal zaken die voor de ledenadministrateur van belang zijn. De zaken die in dit hoofdstuk worden beschreven zijn de minimumeisen die aan een ledenadministrateur worden gesteld. Je mag dus nog een heleboel meer doen. Je mag ook zaken delegeren, maar je blijft verantwoordelijk voor de goede afloop. 2. Takenbeschrijving 1. Zorgt voor bijhouden van het ledenbestand............................................................ 2 2. Zorgt voor verspreiding van de mutaties................................................................. 3 3. Zorgt voor de aanmaak van een ledenlijst .............................................................. 3 4. Zorgt voor aanmaak adresetiketten ........................................................................ 3 5. Zorgt voor het aanmaken van de rekeningen ......................................................... 3 6. Zorgt voor versturen van informatiefolder en informatie aan geïnteresseerden en nieuwe leden .......................................................................................................... 3 7. Zorgt voor opslag van in- en uitschrijvingsformulieren ............................................ 4 8. Ontvangt de landelijke ledenlijst ............................................................................. 4 9. Maakt een jaaroverzicht van het ledenverloop ....................................................... 4 10. Geeft aan de voorzitter de nieuwe leden door. ..................................................... 4 11. Controleert of alle leden hebben betaald .............................................................. 4 12. Stuurt één keer per jaar de contributielijst aan de penningmeester en voorzitter . 4 13. Houdt een persoonlijke handleiding bij over de werking van het systeem. ........... 4 14. Zorgt voor een back-up van de gegevens ............................................................ 4 15. Bij overdracht van de functie ................................................................................ 4 Bijlage: LEDENVERLOOP.......................................................................................... 5 3. Toelichting 1. Zorgt voor bijhouden van het ledenbestand Het bijhouden van het ledenbestand houdt in het up-to-date houden van dit bestand: nieuwe leden worden ingeschreven, wijzigingen worden verwerkt, mensen die hun lidmaatschap opzeggen worden uitgeschreven en al deze wijzigingen worden tevens verwerkt in de ledenadministratie van de landelijke KNNV. De ledenadministrateur maakt regelmatig een back-up van de database. In de database is een aparte kolom om de status/type van de leden e.d. aan te geven: Leden worden aangeduid met: lid Huisgenootleden worden aangeduid met: huisgenootlid Leden welke lid zijn via een andere afdeling worden aangeduid met: abonnee Abonnees worden aangeduid met: abonnee (zij worden niet aangemeld bij de landelijke administratie). Kennismakingsleden en ereleden worden aangeduid met: gratis lid Jeugdleden (t/m 25 jaar) worden aangeduid met: jeugdlid
7.10. Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, 22 november 2014
2
2. Zorgt voor verspreiding van de mutaties De mutaties worden (per e-mail) doorgegeven aan de voorzitter en de penningmeester voorafgaande aan de bestuursvergadering. 3. Zorgt voor de aanmaak van een ledenlijst Maakt één keer per jaar een ledenlijst aan voor functionarissen van de KNNV afdeling Delfland en voor leden op verzoek na overleg met de voorzitter. Deze ledenlijst is uitsluitend bedoeld voor intern gebruik van de KNNV afdeling Delfland. Vanwege de privacy is het niet de bedoeling dat de gegevens in bestanden van organisaties of iets dergelijks terechtkomen. Op 1 september vindt coördinatie plaats met de landelijke ledenlijst. Deze krijgt de ledenadministrateur (van de KNNV afdeling Delfland) van de landelijke ledenadministrateur. Controleer of de juiste gegevens door de landelijke ledenadministrateur zijn ingevoerd. Stuur de eventuele correcties daarna aan de landelijke ledenadministrateur. 4. Zorgt voor aanmaak adresetiketten Vier keer per jaar worden er etiketten aangemaakt ten behoeve van de verzending van het Veldbericht in resp. december, maart, juni en september. In februari worden er alleen voor leden etiketten aangemaakt voor verzending van het jaarverslag en de stukken voor de ALV. Formaat etiketten 105 x 37 - 16 stuks per vel (merk: Avery Zweckform nr. 3484) 5. Zorgt voor het aanmaken van de rekeningen In januari van elk jaar worden de rekeningen gemaakt voor de contributie. Deze rekeningen worden zoveel mogelijk per e-mail verstuurd. Leden zonder e-mail krijgen de rekening over de post. In april wordt aan de niet-betalers een herinnering gestuurd. Nieuwe leden ontvangen bij het welkomstpakket gelijk een rekening. Wanneer leden voor 1 juni nog niet betaald hebben, worden zij gebeld met het verzoek om betaling. Wanneer ze dat niet hebben gedaan voor 15 augustus. worden zij bij ons geregistreerd als wanbetaler en wordt hun naam uit het ledenbestand verwijderd. 6. Zorgt voor versturen van informatiefolder en informatie aan geïnteresseerden en nieuwe leden Iedereen die geïnteresseerd is en daarom vraagt ontvangt van de ledenadministrateur een informatiefolder, deze staat op de voorpagina van de website. Nieuwe leden ontvangen een welkomstpakket, (bestaande uit een welkomstfolder, zie site), een enquête en een lijst met keuzekado’s) en een rekening. Alle aanmeldingen van nieuwe leden gaan via de ledenadministrateur. We werven geen donateurs/abonnees. Deze steunen de KNNV niet echt omdat ze landelijk niet meetellen; we willen graag leden hebben. Houd ook goed in de gaten of de informatiefolder nog up-to-date is. Wanneer er grote veranderingen nodig zijn, bespreek dit dan met de voorzitter. Diverse formulieren (zoals: het inschrijvingsformulier (tekstvariant of plaatjesvariant), de enquête, de lijst met keuzekado’s, de tegoedbon afdelingswinkel, de inschrijvingsgegevens één jaar lidmaatschap, de rekening, de bevestiging opzegging, de opzegging wanbetaler) staan in de computer.
7.10. Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, 22 november 2014
3
7. Zorgt voor opslag van in- en uitschrijvingsformulieren Wanneer een nieuw lid zich opgeeft ontvangt deze een welkomstfolder (zie voorpagina website) en een enquêteformulier. Stuur ingevulde enquêtes aan de secretaris. Wanneer iemand zijn lidmaatschap opzegt, ontvangt hij/zij een bedankbrief waarin indien dit niet wordt aangegeven in de opzeggingsbrief - wordt gevraagd wat de redenen zijn om het lidmaatschap op te zeggen. 8. Ontvangt de landelijke ledenlijst De landelijke ledenadministrateur stuurt op 1 september de ledenlijst op zoals die daar bekend is. De ledenadministrateur vergelijkt de landelijke lijst met haar lijst en corrigeert de eventuele fouten. Op 1 oktober wordt de landelijke lijst gebruikt om de contributieafdracht naar de landelijke KNNV vast te stellen. 9. Maakt een jaaroverzicht van het ledenverloop Zie bijlage. 10. Geeft aan de voorzitter de nieuwe leden door. Doorgeven aan de voorzitter dient bij elk nieuw lid te gebeuren in verband met de verspreiding van KNNV Nieuws. Zodra een nieuw lid betaald heeft meldt de ledenadministrateur het lid aan bij de landelijke ledenadministratie. Nieuwe leden krijgen een welkomstkado van de landelijke KNNV, de afwikkeling wordt via het landelijk bureau geregeld. Geeft op zondag, kort vóór de verspreiding van KNNV Nieuws, de recente mutaties van de e-mail adressen door. 11. Controleert of alle leden hebben betaald De ledenadministrateur kan de bankrekening inzien via de identifier, deze staat op naam van de voorzitter, betalingen mogen niet verricht worden. In een excel bestand wordt de betaling van de leden, inclusief de betaaldatum bijgehouden. 12. Stuurt één keer per jaar de contributielijst aan de penningmeester en voorzitter Dit is nodig voor controle door de kascommissie. Deze lijst bevat de naam van het lid, de hoogte van de contributie en de betaaldatum. 13. Houdt een persoonlijke handleiding bij over de werking van het systeem. Legt vast op welke manier alles vastgelegd wordt in het systeem waarmee gewerkt wordt en welke handelingen in welke volgorde verricht moeten worden. Actualiseert deze handleiding bij wijzigingen en draagt deze uiteraard over aan de nieuwe ledenadministrateur bij overname. 14. Zorgt voor een back-up van de gegevens Bewaar deze het liefst buiten je eigen woning, bij brand gaan beide bestanden niet verloren. 15. Bij overdracht van de functie Alle spullen worden overgedragen en verwijderd op de eigen computer.
7.10. Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, 22 november 2014
4
Bijlage: LEDENVERLOOP
Jaar
aantal leden
1998
146
1999
158
19
3
4
19
2000
163
19
7
7
20
2001
165
20
4
14
16
2002
172
23
0*
16
12
2003
167
14
4*
15
11
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
jaar 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
nieuwe leden
wanbetalers
opzeggingen
abonnees
21
167 167 199 213 248 287 308 308 314 321 nieuwe leden
leden opgezegd 15 21 38 39 56 62 79 80
22 19 8 8 19 28 66 80
saldo -7 2 30 31 37 34 13 0
7.10. Ledenadministratie, KNNV afdeling Delfland, 22 november 2014
5
