Inhoudsopgave
Voorwoord ____________________________________________________________________ 2 1.
Inleiding __________________________________________________________________ 2
2.
Onze visie _________________________________________________________________ 3
3.
De komende uitdagingen ____________________________________________________ 3 Een beknopte SWOT- analyse _____________________________________________________3 Leeftijdsanalyse muzikanten, bestuur en medewerkers __________________________________4
3.1. 3.2.
4. 5.
Doelstellingen: wat willen we bereiken in de toekomst ____________________________ 5 Communicatie _____________________________________________________________ 6 Communicatie naar de leden toe ___________________________________________________6 Communicatie naar buiten toe: ____________________________________________________6 De website ____________________________________________________________________7
5.1. 5.2. 5.3.
6.
Bestuursmodel _____________________________________________________________ 7
7.
Ledenlijst _________________________________________________________________ 8
8.
Activiteiten ________________________________________________________________ 9
9.
Jeugdwerking______________________________________________________________ 9 Initiatieven tot nu toe ____________________________________________________________9 Jeugdorkest “Zandola” __________________________________________________________10
9.1. 9.2.
10.
Commissies ____________________________________________________________ 11 Taken muziekcommissie ________________________________________________________11 Taken feestcommissie __________________________________________________________11
11.
Accommodatie __________________________________________________________ 11
12.
Financieel ______________________________________________________________ 11
10.1. 10.2.
Besluit _______________________________________________________________________ 11
1
Voorwoord Beste leden, Dit is het allereerste beleidsplan van onze Harmonie onder haar nieuwe naam Koninklijke Harmonie Sforzando Boom. Een beleidsplan is een instrument om te weten waar het naar toe moet met de vereniging. Het is ‘geen stok om te slaan, maar om te gaan’. Dat wil zeggen dat het bestuur zeker niet ieder initiatief de kop zal indrukken dat niet in het beleidsplan wordt vermeld of alles wat in het plan staat kost wat kost door wil drukken. Het is veel meer een duidelijke richtlijn om te weten waar we willen staan binnen 5 jaar.
1. Inleiding 2009 was een bijzonder jaar voor onze harmonie. Er werd besloten om een nieuwe weg in te slaan en dit niet alleen met een nieuwe naam maar ook met een nieuwe aanpak voor de jeugd en de werking van ons bestaande orkest. De afgelopen jaren hebben we zeer mooie concerten gegeven en recent nog een zeer goed resultaat behaald op het concours in 2008. We zijn ook zeer blij met alle inspanningen van onze huidige muzikanten die elke week opnieuw op post zijn, deze worden ten zeerste gewaardeerd. Maar het valt het niet te ontkennen dat de gemiddelde leeftijd van onze harmonie de laatste jaren is blijven stijgen. Oorzaak hiervan is te weinig instroom van jonge mensen. Dit komt onder meer door het ruime aanbod aan vrijetijdsbestedingen waar de jongeren van nu toegang toe hebben en door het feit dat een blaasinstrument bespelen niet meer zo populair is bij de jeugd. Reeds in 2008 mochten we een jonge dirigent verwelkomen, en ook in 2010 gaan we op dit elan verder met een nieuwe dirigent, maar om ons voortbestaan te garanderen is het ook dringend nodig om meer jonge en ook minder jonge muzikanten aan te trekken om onze vereniging opnieuw te laten groeien. Om de drempel naar onze harmonie te verlagen en ons open te stellen voor iedereen met een democratische ingesteldheid is er beslist om voortaan niet meer als socialistisch door het leven te gaan. Er is ook niet gekozen voor de optie om de naam “Vooruit” te behouden omdat dit nog steeds blijft verwijzen naar het verleden en de verandering die we naar de toekomst toe willen bekomen niet krachtig genoeg uitdrukt. We hebben als bestuur gekozen voor de naam Sforzando. Een muziekterm met als betekenis: Sterker Wordend! Precies dat wat we in de toekomst met onze harmonie willen realiseren. Een sterke en sterker wordende groep muzikanten zijn! Een ding is zeker! Onze vereniging heeft reeds lang en voor velen muzikaal plezier gebracht en er zijn hechte vriendschappen uit gegroeid. En we zijn er dan ook van overtuigd, dat indien
2
we de richtlijnen in dit beleidsplan volgen, we onze vereniging ook naar de toekomst toe in stand kunnen houden ondanks de uitdagingen die ons nog te wachten staan.
2. Onze visie Harmonie Sforzando is een democratische vereniging voor jong en oud in Boom waar iedereen met een hart voor muziek welkom is en waar samen muziek wordt gemaakt onder deskundige leiding. Ze staat garant voor kwaliteit, verbondenheid, betrokkenheid en samenhorigheid. Onze muziekvereniging wil de komende jaren haar plaats verstevigen in het culturele leven van Boom en omstreken, en gezien worden als een organisatie, die op een aangename manier een plaats bezorgd waar kinderen en volwassenen samen kunnen musiceren.
3. De komende uitdagingen In de inleiding werd reeds kort aangehaald dat we voor een aantal uitdagingen staan om het voortbestaan van onze harmonie te garanderen. Om te weten waar we op dit moment staan, was het tijd om eens na te denken over wat onze sterke en zwakke punten zijn en hoe we deze kunnen aanpakken in de toekomst.
3.1.
Een beknopte SWOT- analyse
Sterke punten Goede muzikanten/dirigent
Zwakke punten Het houden van jongeren
Al jaren een vaste waarde en gerespecteerde vereniging.
Betrokkenheid muzikanten/ aanwezigheidsgraad/ groepsgevoel
Gezonde financiële situatie
Onderbezetting
Veel inzet van de vaste medewerkers/muzikanten bij activiteiten.
Te weinig vaste medewerkers/muzikanten
Kansen Tot nu toe was er geen echt jeugdbeleid Nieuwe naam opent nieuwe perspectieven in het aantrekken van muzikanten, leden en sponsors. Communicatie kan worden geoptimaliseerd
Coördinatie medewerkers kan worden geoptimaliseerd.
Bedreigingen Gradueel uitvallen ouderen. Mogelijk wegvallen van sponsoring en vast publiek door naamsverandering
Instroom jongeren is moeilijk te realiseren wegens ruime aanbod aan vrijetijdsbestedingen Blaasinstrument niet meer populair bij de jeugd/ concurrentie met andere verenigingen
3
Deze punten worden later in dit document omgezet naar doelstellingen, om zo te trachten onze zwakke punten te verbeteren en bedreigingen te counteren. Uiteraard mogen we hierbij onze sterke punten niet laten verzwakken en moeten we alle kansen grijpen om onze vooropgestelde doelstellingen te halen.
3.2.
Leeftijdsanalyse muzikanten, bestuur en medewerkers
In volgende grafieken wordt ook de vergrijzing van onze harmonie duidelijk: •
De leeftijdsanalyse van de actieve muzikanten (zonder reserven en zieken) geeft aan dat 69% van onze actieve muzikanten boven de 50 zijn en dat ervan de 31% jonger dan 50 slechts 8% jonger dan dertig zijn.
4
•
Ook bij de leeftijdsanalyse van de vaste medewerkers zien we deze tendens duidelijk. 82% is boven de 50 jaar.
•
Enkel in het bestuur is reeds de opmars naar verjonging ingezet sinds januari 2009 met een 64% van de bestuursleden jonger dan 50.
4. Doelstellingen: wat willen we bereiken in de toekomst De belangrijkste doelstellingen voor de komende 5 jaar zijn: • • • • • •
Het aantrekken van jeugdige muzikanten en het oprichten van een jeugdorkest vanaf september 2009 Nieuwe volwassen leden aanwerven om zo tot een zo volledig mogelijke bezetting te komen. Bestaande leden houden en de betrokkenheid van de huidige muzikanten verhogen. (meer initiatief om partijen in te studeren, meer aanwezigheid, meer groepsgevoel …) De communicatie bijstellen om ook op deze manier de betrokkenheid te verhogen. Ons onderscheiden van andere verenigingen door muziekkeuzes en uitstraling op het podium. De financiële situatie die momenteel onder controle is verder verstevigen.
Er zal worden gestreefd naar een voortzetting van het muzikaal niveau, samen met een uitbreiding van de bezetting, zodat samen musiceren voor zowel leden als dirigent
5
aantrekkelijk blijven, maar dit zeker niet ten koste van het hoofddoel: plezier hebben in het maken van muziek en dit voor alle leden. Om deze doelstellingen te realiseren zal er een actieplan worden opgesteld binnen het bestuur met duidelijke taken en streefdata voor iedereen. Dit actieplan zal regelmatig worden geëvalueerd en bijgestuurd waar nodig.
5. Communicatie Communicatie is een essentieel en niet te onderschatten onderdeel van een goede werking van een vereniging. Naar de toekomst toe zal er worden gestreefd om op een positieve, eenduidige manier te communiceren.
5.1.
Communicatie naar de leden toe
Er zal worden getracht om meer op een persoonlijke manier naar de leden toe te communiceren. Belangrijke mededelingen zullen vanaf nu steeds tijdens de pauze van de repetitie worden meegedeeld in plaats van voor of na de repetitie. Verder zal in het actieplan o.a. worden bekeken of er een meer persoonlijk mailsysteem kan worden opgezet. Leden zonder mail zullen uiteraard nog steeds telefonisch of per brief op de hoogte worden gehouden. Ook de piste van een vernieuwd activiteitenbord in het lokaal wordt verder bekeken.
5.2.
Communicatie naar buiten toe:
De communicatie naar mensen buiten onze harmonie zal verder worden bekeken binnen het bestuur en ook hier zal er naar gestreefd worden om in de toekomst onze vereniging zoveel mogelijk positief in de kijker te zetten en een bredere naamsbekendheid te verwerven bij het externe publiek. Enkele opties om dit te realiseren zijn vb: •
2 of 3 keer per jaar een nieuwsbrief opstellen voor muzikanten, leden, ereleden en sponsors.
•
Regelmatig en indien financieel mogelijk, informatie in de plaatselijke kranten laten verschijnen, ons nieuwe logo duidelijk op alle briefpapier, enveloppen, posters en presentaties aanbrengen.
Dit zal verder worden bekeken en een actieplan voor worden opgesteld.
6
5.3.
De website
Onze website is nu reeds prachtig uitgewerkt en is vanaf september 2009 te vinden onder de nieuwe link: www.Sforzando.be . Dit wordt de spil van onze vernieuwde communicatie. Op deze site zal steeds alle nodige info omtrent data van activiteiten, foto’s en verslagen van voorbije activiteiten, leden, bestuur en diverse andere zaken te vinden zijn. Er is ook een aparte link voor de jeugdwerking. Via www.zandola.sforzando.be kom je rechtstreeks op de site van Zandola. Momenteel kunnen er reeds vragen worden gesteld via de linken
[email protected] of
[email protected]. Deze vragen komen dan toe bij onze jeugdverantwoordelijke Evi Meert. Personen die meer informatie wensen over onze harmonie kunnen dit doen via de link
[email protected]
Nieuw is ook dat er een link
[email protected] is voor afwezigheden waarmee je via 1 klik je afwezigheid kan melden en dit komt toe bij onze dirigent. We streven ernaar onze website zoveel mogelijk kenbaar te maken voor het grote publiek door deze op zoveel mogelijk relevante sites te posten. ( vb. muziekacademies, Vlamo, andere …)
6. Bestuursmodel De taak van het bestuur is het plannen van concerten en optredens, contacten onderhouden met andere verenigingen, ondersteuning van artistieke leiding, onderhoud van het lokaal, vastleggen van de kalender, communicatie in al zijn aspecten, ledenwerving, jeugdwerking en het behouden van een gezonde financiële situatie om al deze zaken mogelijk te maken. De leden worden verkozen op de jaarlijkse algemene vergadering. Momenteel bestaat het bestuur uit:
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Dirigent Zandola
Anne Van der planken Ronny Vande Winkel Dirk Serrien Gerrit Teck Evi Meert Kristof Falise tot 01/04/2010 Erik Buyle vanaf 01/04/2010 Gilles De Meester
Bestuurslid Bestuurslid
Marc Moeykens Koen Somers
[email protected] [email protected]
Voorzitter Secretaris Penningmeester Webmaster Jeugdverantwoordelijke Dirigent Sforzando Dirigent Sforzando
[email protected] [email protected]
7
Bestuurslid Bestuurslid
Sandra Jacobs Veerle Waumans
[email protected] [email protected]
Om het beleidsplan in zijn uitvoering te activeren, stimuleren en te begeleiden heeft het bestuur de ondersteuning van alle leden nodig. Het is niet evident gezien de drukke dagtaken van iedereen om alle doelstellingen onmiddellijk te realiseren. Er zal worden getracht te werken met verantwoordelijken (cfr. De jeugdwerking) die de leiding op zich nemen om een aantal zaken te trekken. Het bestuur zal in de toekomst misschien ook een beroep moeten doen op niet bestuursleden om bepaalde zaken te kunnen realiseren.
7. Ledenlijst Momenteel bestaat onze harmonie uit: 1 dirigent voor het harmonieorkest 1 dirigent voor het jeugdensemble 37 vaste muzikanten 15 reserve muzikanten Om tot een volledig bezetting te komen hebben we nog een aantal extra muzikanten nodig. Een overzicht is gemaakt in onderstaande tabel: piccolo /fluit klarinetten basklarinet hobo fagot altsaxofoons tenorsaxofoons baritonsaxofoon trompetten hoorns tuba / bariton Trombones bassen slagwerk Totaal
Gewenste bezetting 3 12 1 2 2 4 2 1 5 4 5 3 4 4 52
Huidige bezetting 2 9 1 0 0 3 2 1 4 3 5 2 3 2 37
Gewenste aanvulling +1 +3 0 +2 +2 +1 0 0 +1 +1 +0 +1 +1 +2 +15
Wanneer we deze bezetting bekijken merken we dat voor een optimale bezetting, een 15muzikanten extra nodig zijn in verschillende secties. Het aanwerven van nieuwe leden richt zicht dan ook in de eerste plaats naar deze instrumenten. Uiteraard zijn nieuwe leden in de instrumentengroepen waar er geen direct probleem is ook uitermate welkom.
8
8. Activiteiten In plaats van een onze activiteiten op jaarbasis vast te leggen zullen we vanaf nu werken met een jaarplanning van augustus tot juni. Het jaarlijkse aperitiefconcert en het lenteconcert zullen zeker worden behouden. Evenals onze vaste activiteiten zoals Mosselen van de Chef en/of een gelijkaardige activiteit en de gemeentedienst(en). Er zal verder naar worden gestreefd, een voor iedereen zo aangenaam mogelijke kalender op te zetten zodat we ons op een positieve manier tonen in het culturele leven. Hier kunnen we een mix maken van eigen concerten, festivals, commerciële optredens en verplichtingen. Het is een vaststelling dat er steeds minder interesse is om uitstappen te doen, dit door de stijgende gemiddelde leeftijd van de muzikanten en deels omdat het niet meer eigen is aan deze tijd om dit te doen.
9. Jeugdwerking De naam van onze jeugdwerking Zandola is een afgeleide van de naam Sforzando. Dit om aan te tonen dat het een onderdeel is van onze bestaande harmonie maar toch op eigen benen staat. Het doel van deze jeugdwerking is om met diverse initiatieven de jeugd aan te moedigen om een blaas- of slaginstrument te leren bespelen en om diegenen die reeds spelen te motiveren om dit ook in groep te doen. Het doel is om vanaf september 2009 een nieuwe jeugdharmonie op te zetten waar kinderen en jongeren in groep kunnen musiceren en waar ze op deze manier ook een muzikale vriendenkring kunnen opbouwen. Wij willen een plaats creëren waar muziek wordt gebracht die hen aanspreekt en waar ze uiteraard ook podiumervaring kunnen opdoen.
9.1.
Initiatieven tot nu toe
1. Grabbelpas activiteit: Paasvakantie 2009. Thema harmoniemuziek en instrumenten. Resultaat: 15 kinderen die zich 3 uur hebben kunnen uitleven in een muzikaal kader en waarvan er een 5-tal zo enthousiast waren dat we ze op onze initiatielessen opnieuw mogen verwelkomen.
2. Initiatielessen:
9
In juni 2009 zijn wij met een gratis initiatiecursus gestart van 4 lesjes voor alle kinderen tussen de 6 en 12 jaar. De inhoud bestond uit een stukje notenleer, het aanleren van verschillende ritmes en het voorstellen en zelf uitproberen van enkele populaire instrumenten uit de harmonie. 3. Workshop tekenfilm en filmmuziek: Doelpubliek zijn kinderen die reeds 2 jaar effectief een instrument bespelen. Helaas hebben we voor deze activiteit te weinig kinderen kunnen bereiken. Dit is te wijten aan diverse factoren zoals medewerking muziekacademie en waarschijnlijk ook het tijdstip ( zomervakantie).
9.2.
Jeugdorkest “Zandola”
Start vanaf 25 september met wekelijkse repetities op vrijdag van 18:30 tot 19:30 in ons lokaal aan de Kruiskenslei 2+, 2850 Boom. Doel is om een apart jeugdorkest op te starten waarvan de leden na enkele jaren kunnen doorstromen naar de “grote” harmonie. De eerste uitdaging is hier voldoende leden verwerven en een groep creëren die samen plezier beleeft. Hiervoor zal ook een actieplan worden opgemaakt binnen de jeugdwerking. Daarna kunnen we gaan nadenken over aangepaste kledij, concertjes in leuke omgevingen ( vb. Efteling ed.) en kunnen we verder ook ruimte maken voor eigen initiatieven
Voorlopig bieden wij onderstaande ondersteuning aan de kinderen die de initiatielessen in juni hebben gevolgd. •
Kinderen die starten met het eerste jaar notenleer: o De kinderen worden uitgenodigd voor activiteiten van het jeugdorkest + er wordt indien mogelijk een activiteit voorzien waarbij er eventueel reeds op slagwerk kan worden meegespeeld.
•
Kinderen die naar het eerste jaar instrument gaan: o Indien er wordt gekozen voor een blaasinstrument bieden wij een degelijk studie instrument aan onder voorwaarden van: een waarborg ( prijs afhankelijk van het instrument), een verzekering we vragen dat een van de ouders lid wordt ( 6,75 EUR) . Hiervoor krijgen ze het eerste jaar voor de concerten 1 inkomkaart gratis. Na 1 jaar instrument te hebben gevolgd vragen wij een regelmatige aanwezigheid ( 70%) op de repetities van het jeugdorkest. o Indien er wordt gekozen voor slagwerk bieden wij ondersteuning naar de zoektocht voor een geschikt instrument.
10
10.
Commissies
Onze muziekvereniging kent 2 commissies: de muziekcommissie en de feestcommissie.
10.1. Taken muziekcommissie • • • •
Contact met de dirigent over te spelen muziek Samenstellen van het te spelen jaarprogramma Verwerven nieuwe muziek (b.v. lenen, huren, kopen) Zorg voor een goede muziekbibliotheek
10.2. Taken feestcommissie Minsten éénmaal per jaar een activiteit organiseren om zo de groepssfeer te bevorderen Leden feestcommissie zijn: Marc Moeykens, Annemie Van Ranst, Gerrit Teck, Veerle Waumans, Koen Somers en Sandra Jacobs.
11.
Accommodatie
Wij beschikken over een gehuurd lokaal aan de Kruiskenslei 2+, 2850 Boom. Intern onderhoud wordt gedaan door leden van het bestuur eventueel aangevuld met vrijwilligers. Kandidaten mogen zich steeds melden bij het bestuur.
12.
Financieel
Inkomsten worden hoofdzakelijk gehaald uit lidgelden, sponsoring, subsidies van provincie en gemeente, het instrumentenfonds, bar, mosselen van de chef en de wafelverkoop. Deze inkomsten zijn noodzakelijk om de huurkosten, kosten voor concerten, aankoop van partituren, aankoop van instrumenten, promotie en communicatiekosten te dragen. Momenteel heeft onze harmonie een gezonde financiële situatie en dient ze deze in stand te houden.
Besluit
11
Het is duidelijk! Er is nog veel werk aan de winkel om dit beleidsplan om te zetten in daden en daarvan de resultaten te plukken. Het bestuur en zijn dirigent zullen alvast hun uiterste best doen om onze harmonie in de toekomst verder uit te bouwen volgens de richtlijnen hierboven beschreven. De vooruitgang in het behalen van de doelstellingen beschreven in dit document zal regelmatig worden geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd. Dit beleidsplan werd vastgesteld en goedgekeurd door het bestuur eind 2009. En bekrachtigd door de leden op de algemene vergadering van 12 februari 2010.
12
