5

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

Bijlage A Technische Specificaties voor Diensten Voor: Levering van onderhoudsdiensten voor gebouwen Referentie Nr.2014/PO/EJ/5 Inhoud

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Achtergrond informatie ....................................................................... 2 Strekking (korte beschrijving van de diensten) ...................................... 2 Doelstelling ....................................................................................... 3 Omvang van het contract .................................................................... 3 Externe goedkeuringen ....................................................................... 3 Restricties ......................................................................................... 4 Gedetailleerde vereisten ..................................................................... 5

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Page

1 of 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

1.

Achtergrond informatie

Eurojust gebruikt momenteel twee (2) kantoorgebouwen in Den Haag: de B-vleugel van het Haagse Arc gebouw aan de Maanweg 174, Den Haag en het Haagse Veste 1 gebouw aan de Saturnusstraat 9, Den Haag. Echter, in 2017 is Eurojust van plan om te verhuizen naar een nieuw pand gelegen aan de Jan Willem Frisolaan 4, Den Haag. Het onderwerp van dit contract is dus de levering, door de contractant, van de nodige mankracht en materialen om de onderhoudsdiensten voor de panden van Eurojust te garanderen . Met betrekking tot de panden van Eurojust, moet met de volgende informatie rekening gehouden worden:  

  

2.

Eurojust heeft zijn eigen beveiligings-, brand- en veiligheidsbeleid en de contractant wordt geacht die te volgen. Het merendeel van de vertrekken in de gebouwen van Eurojust worden gebruikt als kantoren (cellenkantoren met een capaciteit van ongeveer 300 werkplekken), volledig uitgeruste vergaderzalen, opslag- en archiveringsruimtes, kitchenette, koffie hoeken en leslokalen. Vanaf 2016 zal de contractant ook gevraagd worden om onderhoudsdiensten te leveren ten behoeve van de gemeenschappelijke ruimtes zoals keukens, restaurants, lobby's, garages, liften, kelders, parkeerplaatsen, enz. Verder, zal het onderhoud van de keuken apparatuur en brandwerende wanden vanaf 2006 onderdeel worden van dit contract. Gedurende de contractperiode zijn renovatieprojecten beoogd omdat, als gevolg van de aanhoudende groei van de organisatie, de bijbehorende benodigde ruimte een impact op de structuur en de lay-out van de kantoren van Eurojust zal hebben.

Strekking (korte beschrijving van de diensten)

De omvang van deze opdracht is het leveren, op uiterst professionele wijze, van onderhoud van het gebouw en aanverwante diensten t.b.v. de kantoren van Eurojust en in overeenstemming met de contractuele bepalingen. De volgende algemene eisen moeten door de contractant in acht genomen worden tijdens de uitvoering van de taken:  

De contractant moet verzekerd zijn tegen schade veroorzaakt door zijn personeel tijdens de werkzaamheden. Uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden buiten normale werktijden is te verwachten and moet opgenomen worden in de financiële berekening.

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Pagina

2 van 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands



3.

De contractant zal begeleid worden tijdens zijn aanwezigheid op de locatie en moet bereid zijn om veiligheidscontroles en screenings te ondergaan voordat hij de kantoren van Eurojust kan betreden.

Doelstelling

Het doel van het contract is het waarborgen van een hoge kwaliteit en tijdige dienstverlening t.b.v. het onderhoud van de gebouwen van Eurojust voor een periode van vier (4) jaar na sluiten van de overeenkomst.

4.

Omvang van het contract

Historische gegevens met betrekking tot de diensten voor gebouwonderhoud voor Eurojust zijn als volgt: de omvang van het huidige contract voor vergelijkbare diensten gedurende de laatste vier (4) jaar zijn: EUR 142,596 in 2010; EUR 104,279 in 2011; EUR 158,637 in 2012 and EUR 60,034 in 2013. Het Internationaal Strafhof, momenteel gevestigd in dezelfde gebouwen als Eurojust, is van plan zijn huidige pand te verlaten op 31 december 2015. Vanaf dat tijdstip zal Eurojust verantwoordelijk zijn voor gebouwonderhoud in de gemeenschappelijke ruimtes van beide kantoorgebouwen en voor het onderhoud van keukenapparatuur en brandwerende wanden. De bovengenoemde contract volumes kunnen hoger uitkomen dan bij uitgaven in het verleden. Deze cijfers kunnen echter veranderen tijdens de uitvoering van het nieuwe contract en Eurojust zal niet aansprakelijk worden gesteld om de contractant te compenseren indien de volumes lager uitvallen dan zoals hierboven aangegeven. Deze cijfers zijn slechts informatief van aard en zijn in geen geval bindend voor Eurojust.

5.

Externe goedkeuringen

De inschrijver moet in het bezit zijn van de juiste certificaten van de bevoegde nationale instanties of andere soortgelijke instellingen om in staat te zijn onderhoudsdiensten voor gebouwen te leveren zoals beschreven in de technische specificaties.

6.

Restricties

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Page

3 of 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

Beveiligings en veiligheidsaspecten Eurojust hanteert strenge beveiligingseisen, zowel voor personeel als voor de gebouwen. De inschrijver moet dus bereid zijn om een verifieerbaar niveau van betrouwbaarheid aan Eurojust staf te bieden en om, zoveel mogelijk, gebruik te maken van een pool van werkers die regelmatig betrokken zijn bij projecten met Eurojust. Alle werknemers van de inschrijver moeten zich melden bij het binnentreden en verlaten van Eurojust kantoorgebouwen. Alle materialen moeten geleverd worden via één enkele leveringsingang. Het plannen van tevoren en de coördinatie van leveringen, samen met Eurojust vertegenwoordigers, zal van belang zijn. Het kan voorkomen dat, om beveiligings- of veiligheidsredenen, geplande of lopende werkzaamheden uitgesteld /onderbroken moeten worden zonder voorafgaande kennisgeving, en de werknemers van de inschrijver verzocht worden de Eurojust panden te verlaten of de instructies van Eurojust staf te volgen bij een mogelijke evacuatie. Alle werknemers van de contractant – zowel het eigen personeel alsmede onderaannemers – moeten voldoen aan Eurojust regelingen aangaande risico's op de werkplek en moeten ook een document invullen, ondertekenen, en aan Eurojust inleveren, waarin de geldende veiligheidsvoorschriften worden erkend. Alle werknemers van de contractant – zowel het eigen personeel alsmede onderaannemers – moeten voldoen aan de contractuele voorwaarden met betrekking tot geheimhouding.

Restricties op de werkomgeving De contractant is verantwoordelijk voor behoud van de netheid van de werkplek, voor de bescherming van structurele elementen of installaties en zal dergelijke elementen of installaties niet meer schade toebrengen dan noodzakelijk is bij de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden. Alle door de contractant veroorzaakte schade boven het noodzakelijke minimum zal vastgelegd worden in een document en de contractant zal reparatiewerkzaamheden voor Eurojust kosteloos uitvoeren. De contractant is verantwoordelijk voor het verwijderen van afval tijdens de werkzaamheden en zal een definitieve, algemene schoonmaak uitvoeren na het voltooien van de werkzaamheden. Mocht de contractant deze taak hebben verzuimd, of als die niet naar behoren uitgevoerd is, dan zal Eurojust zich het recht voorbehouden om de diensten van een onafhankelijk schoonmaak bedrijf in te schakelen en de volledige schoonmaakkosten bij de contractant te factureren.

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Pagina

4 van 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

Andere restricties De contract zal ervoor zorgen dat al zijn werknemers en onderaannemers in staat zijn om te werken in een multiculturele omgeving. De inschrijver zal een lijst van werknemers aangeven in het Tarievenformulier (Bijlage C) met tenminste twee (2) jaar praktijkervaring op het vereiste vakgebied. Alle werknemers horen dienovereenkomstig opgeleid en gecertificeerd te zijn en in het bezit zijn van een VOG die verklaart dat de betrokken persoon geen strafblad heeft in verband met zijn werk. Een lijst van alle werknemers en onderaannemers van de contractant moet tenminste drie (3) dagen voor aanvang van de relevante order of contractperiode aan Eurojust geleverd worden. Die lijst moet de volgende data verstrekken: 1) voornaam en achternaam 2) fotokopie van het nationale identiteitsbewijs of paspoort. Bij ieder bezoek bij Eurojust, moeten de werknemers van contractant in het bezit zijn van hun nationale identiteitskaart of paspoort t.b.v. toegang tot de kantoren van Eurojust. Alle medewerkers van de contractant moeten te allen tijde een ID-kaart dragen die vooraf door contractant werd verstrekt en die door Eurojust werd goedgekeurd, om zich duidelijk te identificeren op verzoek van Eurojust beveiligingspersoneel. De contractant moet ervoor zorgen dat alle werknemers onder zijn verantwoordelijkheid, op identieke wijze gekleed/uitgerust zijn. De inschrijver moet Eurojust voorzien van een gedetailleerde lijst van alle in gebruik zijnde voertuigen tijdens de uitvoering van het contract, met vermelding van fabrikant, model, kleur en kenteken. Een dergelijke lijst moet worden verstrekt niet later dan drie (3) dagen voor aanvang van de relevante order of specifieke contractperiode. Ten behoeve van de werknemers en onderaannemers van de contractant zal Eurojust zorgen voor toegang tot de betrokken gebieden van de kantoren van Eurojust op basis van de hierboven genoemde lijsten en alle noodzakelijke gegevens.

7.

Gedetailleerde vereisten Taakbeschrijving

Dit contract heeft betrekking op het leveren van gebouwonderhoud en verwante diensten op de volgende gebieden (deze lijst is niet uitputtend):  

Wanden (inclusief brandwerende wanden), plafonds, deuren en deurlijsten, ramen (inclusief beglazing), zonwering-systemen; Sluit systemen voor deuren en ramen;

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Page

5 of 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

         

Vloeren, tapijten en andere vloerbedekkingen; Water en afvoer systemen; Elektrische installaties en verlichting; Koel-, verwarmings- en ventilatiesystemen; Keuken apparatuur; Gemeenschappelijke ruimtes in de gebouwen zoals keukens, restaurants, lobby's, garages, kelders, parkeerplaatsen, enz.; Schilderen; Levering van kleine bouwmaterialen en gereedschappen; Klusjes; Algemene ondersteuning aan het Facilitair Management Sector van Eurojust

Voorbeelden (niet uitputtend) van mogelijk verzochte diensten omvatten, maar zijn niet beperkt tot de renovatie van kantoren en andere gebieden, het plaatsen en herschikken van montage muren, schilderen, vloer- en plafondtegels leggen, andere kleine bouwwerkzaamheden, het onderhoud van keukenapparatuur, sanitair; mechanische en elektrische werkzaamheden, levering van werktuigen en uitrusting, enz. Onderhoud van technische installaties horende bij de eigenaar van het gebouw (bijvoorbeeld, ventilatie, lifts, of beveiligingssystemen) is niet opgenomen in deze aanbesteding. Nadere informatie is te vinden in 'STABU Standaard 2012' of een equivalent dat de kwaliteit en prestaties die de inschrijver moet hanteren bij het uitvoeren van de desbetreffende taken beschrijft. Meer informatie over 'STABU Standaard 2012' is te vinden op: http://www.stabu.org/.

Door Eurojust verstrekte diensten Eurojust zal de contractant toegang verschaffen tot beveiligde, afsluitbaar opslagfaciliteiten om kleine hoeveelheden noodzakelijke gereedschappen permanent op te slaan om tijdverlies bij levering en montage te voorkomen. Stroom (230 Volt) zal aan contractant beschikbaar gesteld worden via bestaande stopcontacten ten behoeve van de benodigde apparatuur. De contractant wordt verantwoordelijk gesteld voor schade toegebracht aan stopcontacten en deksels vanwege onjuiste ontkoppeling van apparatuur. Water zal ook beschikbaar gesteld worden ten behoeve van de uitvoering van de diensten.

Organisatie van de dienstverlening en contractbeheer De contractant zal een contract manager benoemen voor de implementatie van het contract en die als hoofdcontactpersoon fungeert tussen Eurojust en de contractant. Deze persoon

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Pagina

6 van 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

moet beschikken over een goede beheersing van Engels, en een passende professionele achtergrond en ervaring. De belangrijkste taken van de contract manager bestaan uit (niet-uitputtende lijst): als aanspreekpunt voor Eurojust op contractueel gebied fungeren, zorgen voor de respons van de aannemer op de order/specifiek contract in overeenstemming met de contractuele bepalingen, Eurojust informeren over praktische zaken met betrekkingen tot de relevante taken, verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van de gevraagde diensten – met inbegrip van het plannen van de activiteiten, oplossen van problemen, coördinatie, met de nadruk op vervanging van werknemers en supervisie, etc. De contractmanager moet beschikbaar zijn tijdens de normale kantooruren van Eurojust via e-mail en telefoon. In geval van afwezigheid, moet de inschrijver een vervanger benoemen.

Vereisten Materialen, apparatuur en personeel Er wordt van de inschrijver verwacht dat hij de benodigde materialen voor het uitvoeren van de diensten zal leveren na het sluiten van de overeenkomst met Eurojust. Alle materiaalkosten om de diensten uit te voeren zijn voor rekening van de contractant en moeten worden opgenomen in de prijslijst (Bijlage C). Onafhankelijk van de hierboven vermelde diensten, kan de inschrijver worden verzocht kleine bouwmaterialen en hulpmiddelen (bijvoorbeeld verlichting, lampen, starters en andere kleine elektrische materialen, vloertegels, plafond platen, klusjesgereedschappen, deurbeslag, etc.) te leveren op verzoek van Eurojust. Deze materialen moeten geleverd worden zonder extra montage of installatie kosten door de inschrijver. De prijzen van deze materialen zullen per geval overeengekomen worden tussen Eurojust en de inschrijver. Verder is de inschrijver verplicht gebruik van zijn eigen instrumenten en apparatuur te maken bij de uitvoering van de opdrachten. De inschrijver moet uitsluitend gereedschappen en apparatuur gebruiken die in goede staat verkeren en aan alle gezondheids- en veiligheidsregels en voorschriften van de fabrikant voldoen . Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om ervoor te zorgen zijn medewerkers ervaren en getraind zijn in de juiste werking en onderhoud van deze gereedschappen en apparatuur. De inschrijver moet zijn personeel uitrusten met alle noodzakelijke gezondheids- en veiligheidsvoorzieningen, zoals veiligheidsschoenen, handschoenen en oogbescherming. De inschrijver is voor elke taak verantwoordelijk voor de besluitvorming rondom de geschiktheid van de apparatuur, in overeenstemming met alle relevante wet-en regelgeving.

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Page

7 of 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

De inschrijver levert kleding voor al zijn werknemers op eigen kosten. Het is essentieel dat de werknemers netjes gekleed zijn en een service-georiënteerd, discreet en beleefd gedrag uitstralen in en rond de gebouwen. Verder onderscheidt deze kleding alle werknemers van de inschrijver van anderen in de gebouwen. Verder moet de inschrijver voldoende en tijdige communicatie onderhouden tussen zijn werknemers en de vertegenwoordigers van Eurojust, hoofdzakelijk via mobile telefoon. Responstijd In het algemeen zal de inschrijver zoals hier onder beschreven moeten kunnen reageren op verzoeken voor iedere service zoals vermeld in de technische specificaties en aangevraagd door Eurojust gedurende Eurojust’s werktijden , zowel als nu en dan tijdens weekenden, feestdagen, en en weekdagen buiten werktijden. Responstijd wordt op twee manieren omschreven: 



Normale Responstijd ( Voor Normale Verzoeken) zoals beschreven in Artikel I.4.1 van het contract, d.w.z. de aannemer heeft vijf (5) werkdagen om te reageren op een orderformulier of een verzoek voor diensten aan hem verstuurd door de aanbestedende diensten, en de uitvoering van de werkzaamheden moet worden gestart op de in het orderformulier aangegeven datum. Dringende Responstijd (Voor Dringende Verzoeken) is de tijd tussen het oorspronkelijke telefoon gesprek of per e-mail geschreven verzoek om een dienst, en de aankomst van de medewerkers van de inschrijver in het pand van Eurojust. Normaliter, geldt als een Dringende Responstijd maximaal 48 (achtenveertig) uur, voor alle dringende verzoeken, inclusief een uiterlijke tijdsduur van vier (4) uur voor een bevestiging van de aannemer, als er een per e-mail geschreven verzoek is gestuurd door de aanbestedende dienst aan de aannemer. Echter, gezien het feit dat de Dringende Responstijd en Flexibiliteit onderdeel is van de beoordelingscriteria en wordt genoteerd, wordt de inschrijver verzocht een verbeterde Dringende Responstijd te bieden t.b.v. en hogere beoordeling.

Kwaliteitsstandaarden/controle/samenwerking De inschrijver wordt verplicht alle taken uit te voeren en de vereiste diensten te leveren volgens de relevante kwaliteitsstandaarden, en op uiterst professionele wijze. De inschrijver wordt verwacht proactief te handelen met betrekking to levering en kwaliteit, gaandeweg verbetervoorstellen makend, inclusief advies geven aan Eurojust over mogelijke wijzigingen in hun eigen procedures en/of voorzieningen. Eurojust heeft verschillende soorten facility management contracten gesloten, inclusief de levering van schoonmaakdiensten, gebouw bewakingsdiensten, ondersteuning voor audiovisuele apparatuur, plantverzorging, hete drank voorzieningen en levering van

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Pagina

8 van 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

flessenwater. De inschrijver wordt verwacht efficiënt samen te werken met dergelijke leveranciers wiens taken direct of indirect invloed kunnen hebben op de uitwerking dit contract. In sommige gevallen worden de werknemers verzocht direct contact te onderhouden met andere contractanten.

Rapportering en overige documentatie Urenregistratie (voor Dringende Verzoeken) Voor dringende verzoeken, wordt de inschrijver gevraagd gegevens van de uitgevoerde werktijden van zijn personeel bij te houden en deze te rapporteren aan de vertegenwoordigers van Eurojust na uitvoering van de betreffende taak. De betreffende arbeid zal op basis van tijd roosters worden betaald. Bestellen, bezorgen, en facturering Bestelling, bezorging en factuur procedures moeten voldoen aan de Eurojust standaard, zoals gespecificeerd in het Model Contract (Annex D) waaronder het volgende:   

Het Eurojust bestellingsformuliernummer moet zijn vermeld op de bestelling gerelateerde documenten, waaronder ten minste het leveringsformulier en de factuur Een bevestiging van de ontvangst, en een verwerking van het Eurojust bestellingsformulier waarin de verwachtte leveringsdatum van de gevraagde diensten, moeten worden verzonden Daaropvolgende wijzigingen van de leveringsdatum moeten bijtijds worden gemeld.

Betreffende de Normale Responstijd, wordt van de aannemer verwacht dat deze de verzoeken van Eurojust om financiële ramingen met betrekking tot een aangenomen project / kostenplan, binnen uiterlijk 5 werkdagen via e-mail indient. Betreffende de Dringende Responstijd, wordt van de aannemer verwacht dat deze zal reageren binnen de hierboven vermelde maximum tijd of binnen de vernieuwde reactietijd vermeld in het technische voorstel van de inschrijver.

Tijdschema Normale werkdagen van Maandag tot Vrijdag , 08:00 to 18:00 aan , met uitzondering van vakanties. De feestdagen meestal waargenomen door Eurojust zijn hieronder vermeld. De specifieke data zullen aan het begin van ieder jaar aan de aannemer verstrekt worden.

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Page

9 of 10

EUROJUST The European Union’s Judicial Cooperation Unit P.O. Box 16183 – 2500 BD The Hague • The Netherlands

           



Nieuwjaarsdag Witte Donderdag Goede Vrijdag Paasmaandag Dag van de Arbeid Dag van Europa Hemelvaartsdag De dag na Hemelvaartsdag Tweede Pinksterdag Maria-Tenhemelopneming Allerheiligen Allerzielen 24 December to 31 December (7 dagen)

Totaal: 19 dagen

Aanvullende diensten Zonodig zal de inschrijver verzocht worden de volgende aanvullende diensten aan Eurojust te leveren:  Verhuisdiensten: Rekening houdend met de ruimtelijke kantoor behoefte en beperkingen van Eurojust, kan de inschrijver gevraagd worden diensten aan te leveren met betrekking tot kantoorverhuizingen en interne relocaties. Hieronder kunnen verstaan worden het monteren of verplaatsen van meubelen en apparatuur, het verwijderen van materiaal, inplannen van werkzaamheden, actualiseren van grondplannen , etc.;  Inzetten van gespecialiseerd personeel: de inschrijver moet in staat zijn gespecialiseerd personeel (b.v. HVAC monteur) te leveren voor diensten die niet gedekt zijn door de pandeigenaar. 

Slotenmaker diensten

Bovenvermelde en eventueel andere aanvullende diensten die de inschrijver kan leveren moeten in het kort beschreven worden. Hiertoe zal de inschrijver relevante informatie bijvoegen bij zijn technische offerte and zal de relevante prijslijsten aan de financiële offerte bijvoegen. Informatie in de technische en financiële offertes over extra diensten die de inschrijver kan leveren zal niet betrokken worden bij de evaluatie.

E-mail: [email protected] • Fax: +31 70 412 5585

Pagina

10 van 10