54 Para anggota Jakarta Scout Check berasal dari beberapa wilayah pertambangan dari seluruh Indonesia. Wilayah tertutup terdiri dari seluruh wilayah y

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Gambaran Umum Jakarta Scout Check 4.1.1 Sejarah Perusahaan Organisasi Jakarta Scout Check (JSC) adalah perkumpulan non-profit kekayaan eksplorasi Indonesia yang terbentuk pada tahun 1969 dengan target perusahaan minyak dan gas industri di Indonesia membagi segala informasi yang berguna bagi para anggota Jakarta Scout Check. Para anggota Jakarta Scout Check mengadakan pertemuan antar anggota dan pengurus tiap hari rabu di minggu kedua setiap bulannya. Saling berbagi informasi terkait dengan eksplorasi dan produksi masing-masing di ruang lingkup wilayah perkerjaan mereka secara mendalam satu sama lain. Selama pertemuan bulanan berlangsung, Pengurus Jakarta Scout Check juga mengundang beberapa pakar untuk berbagi informasi aktual terkini yang menjadi perhatian industri, seperti eksplorasi, lingkungan atau topik hukum. Untuk meningkatkan pengetahuan dan berita terkini untuk para anggota, Jakarta Scout Check juga mengundang orang penting dari universitas atau perusahaan serupa untuk berbagi konsep baru atau tentang tekhnologi di bisnis minyak dan gas bumi. Selain pertemuan regular para anggota tiap bulannya, Jakarta Scout Check juga berbagi berita-berita dan isu-isu aktual terkini melalui milis pribadi antar anggota organisasi. Jakarta Scout Check berjalan aktif pada bidang promosi industri minyak dan gas bumi di Indonesia di berbagai forum, seperti seminar, talkshow, atau kursus. 53

http://digilib.mercubuana.ac.id/

54

Para anggota Jakarta Scout Check berasal dari beberapa wilayah pertambangan dari seluruh Indonesia. Wilayah tertutup terdiri dari seluruh wilayah yang diberikan oleh Pemerintah Republik Indonesia, baik secara eksklusif maupun bersama dengan pemerintah lainnya. Sedangkan para anggota terbuka diwakili oleh perusahaan swasta yang bergerak dibidang perminyakan dan gas bumi dan wilayah kontrak Coal Bed Methane (CBM). Keanggotaan Jakarta Scout Check mulai berkembang terhitung Desember 2011, keanggotaan Jakarta Scout Check telah berjalan mewakili lima puluh empat perusahaan minyak dan gas bumi, termasuk DITJEN MIGAS dan BP MIGAS sebagai anggota kerhormatan Jakarta Scout Check. Jakarta Scout Check sangat terbuka bagi para perusahaan minyak dan gas bumi serta CBM diseluruh Indonesia untuk bergabung menjadi anggota. Dengan memiliki keanggotaan Jakarta Scout Check, anggota perusahaan akan mendapat eksplorasi dan informasi terbaru dari tangan pertama.

4.1.2 Maksud dan Tujuan Jakarta Scout Check Sesuai dengan akta, organisasi ini mempunyai maksud dan tujuan dibidang sosial dan kemanusiaan berdasarkan pancasila dan undang-undang dasar 1945 untuk mewujudkan masyarakat adil dan makmur sesuai nilai sosial budaya bangsa Indonesia.


55

4.1.3 Logo Jakarta Scout Check

Gambar 3 Logo Jakarta Scout Check

4.1.4 Kegiatan Jakarta Scout Check Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut diatas, organisasi menjalankan kegiatan sebagai berikut : 1. Melakukan pertukaran informasi yang berhubungan dengan kegiatan industri gas dan perminyakan di Indonesia sebagai ajang perantara komunikasi antara para operator dan pengelola bisnis migas di Indonesia 2. Mengembangkan kemampuan kreatif dan keilmuan yang berkenaan dengan masalah migas 3. Mengelola database secara berkesinambungan dari hasil pertukan informasi data bulanan dan tanya jawab antar angota 4. Mengusahakan atau mengumpulkan sarana dan prasarana lainnya untuk memperlancar terlaksananya tujuan 5. Mempererat hubungan dan mempertinggi rasa saling pengertian dan komunikasi yang baik antara para anggota


56

6. Menjalankan usaha-usaha lainnya yang sejalan dengan maksud dan tujuan organisasi serta tidak bertentangan dengan undang-undang, segala sesuatu dalam artikata yang seluas luasnya 4.1.5. Struktur Organisasi Jakarta Scout Check Jakarta Scout Check mempunyai organ yang terdiri dari : a. Pembina, adalah organ dari Organisasi yang mempunyai kewenangan yang tidak diserahkan kepada Pengurus atau Pengawas. Tugas dan kewenangan Pembina meliputi : •

Keputusan mengenai perubahan anggaran dasar

•

Pengangkatan dan pemberhentian anggota pengurus atau anggota pengawas

•

Penetapan kebijakan umum berdasarkan anggaran dasar

•

Pengesahan program kerja dan rancangan anggaran tahunan

•

Penetapan keputusan mengenai penggabungan atau pembubaran

•

Pengesahan laporan tahunan

•

Penunjukan likuidator dalam hal organisasi dibubarkan

b. Pengurus, adalah organ dari Organisasi yang melaksanakan kepengurusan yang sekurang-kurangnya terdiri dari seorang ketua, seorang sekretaris dan seorang bendahara. Tugas dan wewenang pengurus meliputi : •

Pengurus bertanggung jawab penuh atas kepengurusan organisasi untuk kepentingan organisasi

•

Pengurus wajib menyusun program kerja dan rancangan anggaran tahunan organisasi untuk disahkan pembina


57

•

Pengurus wajib memberikan penjelasan tentang segala hal yang dinyatakan oleh pengawas

•

Setiap anggota pengurus wajib dengan itikad yang baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugasnya dengan menindahkan peraturan undang-undang yang berlaku

•

Pengurus berhak mewakili yayasan didalam dan diluar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian, dengan pembatasan terhadap hal-hal seperti peminjaman uang atas nama organisasi, mendirikan usaha baru, memberi atau menerima pengalihan harta tetap, menjual atau dengan cara

lain

mendapatkan atau

memperoleh harta tetap atas nama organisasi, menjual atau melepas kekayaan organisasi. •

Tugas

pengurus

sebagaimana

disebutkan

harus

mendapat

persetujuan dari pembina. Pelaksana Kegiatan Pengurus : •

Pengurus berwenang mengangkat dan memberhentikan pelaksaan kegiatan organisasi berdasarkan rapat pengurus.

•

Yang dapat diangkat sebagai pelaksana kegiatan organisasi adalah orang perseorangan yang yang mampu melakukan perbuatan hukum dan tidak pernah dinyatakan pailit atau dipidana karena melakukan tindakan yang merugikan organisasi, masyarakat atau Negara berdasarkan keputusan pengadilan, dalam jangka wangku


58

lima tahun terhitung sejak tanggal putusan tersebut berkekuatan hukum tetap. •

Pelaksana kegiatan organisasi diangkat oleh pengurus berdasarkan keputusan rapat pengurus untuk jangka waktu lima tahun dan dapat diangkat kembali dengan tidak mengurangi keputusan rapat pengurus untuk memberhentikan sewaktu-waktu.

•

Pelaksana kegiatan organisasi bertanggung jawab kepada pengurus

c. Pengawas, adalah organ yang bertugas melakukan pengawasan dan memberikan nasihat kepada pengurus dalam menjalankan kegiatan organisasi. Tugas dan wewenang pengawas : •

Pengawas wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugas pengawasan untuk kepentingan organisasi.

•

Pengawas berwenang memasuki bangunan, halaman, atau tempat lain yang dipergunakan organisasi.

•

Memeriksa dokumen

•

Memeriksa pembukuan dan mencocokan dengan kas

•

Mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh pengurus

•

Pengawas dapat memberhentikan untuk sementara satu orang atau lebih pengurus, apabila pengurus tersebut bertindak bertentangan dengan anggaran dasar dan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.

•

Pemberhentian sementara itu harus diberitahukan secara tertulis kepada yang bersangkutan disertai alasannya.


59

•

Pengawas wajin melaporkan secara tertulis kepada pembina

•

Dalam hal seluruh pengurus diberhentikan sementara, maka untuk sementara pengawas diwajibkan pengurus organisasi

GAMBARAN STRUKTUR ORGANISASI JAKARTA SCOUT CHECK

Gambar 4 Struktur Organisasi Jakarta Scout Check


60

4.2 Hasil Penelitian Berdasarkan hasil penelitian deskriptif dengan pendekatan studi kasus yang dilakukan peneliti kepada key informan pertama yakni Ketua dari Jakarta Scout Check sekaligus Ketua Pelaksana event “Farmout Forum Indonesia 2012” yaitu Bapak Danu Widhisiadji. Dalam pelaksanaan wawancara ini penelitian melakukan wawancara 1 kali pada tanggal 12 September 2012 bertempat sekretariat Jakarta Scout Check yang terletak di Gedung Patrajasa lantai 15. Jl. Gatot Subroto Kav. 52-32 Jakarta. Sedangkan untuk key informan kedua yaitu Bapak Budi Ardiyana peniliti melakukan wawancara mekukan wawancara sebanyak 2 kali yaitu pada tanggal 7 September 2012 ketika event berlangsung pada Hotel Conrad – Nusa Dua, Bali dan pada tanggal 12 September 2012 ketika acara telah dilakukan dan dievaluasi pada sekretariat Jakarta Scout Check yang terletak di Gedung Patrajasa lantai 15. Jl. Gatot Subroto Kav. 52-32 Jakarta. Untuk informan yang ketiga dan keempat peneliti mewawancarai sehari setelah event diselenggarakan yaitu tanggal 8 September 2012. Peneliti melakukan wawancara pada Hotel Conrad bertempat dilobby Hotel Conrad – Nusa Dua, Bali. Peneliti melakukan wawancara pertama pada hari tersebut dengan Bapak. Yudie Iskandar. Beliau adalah partisipan yang hadir dalam event Farmout Forum Indonesia 2012 tersebut dan beliau adalah anggota Jakarta Scout Check senior. Dan informan yang ke empat dan yang terakhir yaitu Ibu Rahajeng Paramitha. Beliau adalah perwakilan dari salah satu sponsor yang menghadiri event Farmout Forum Indonesia 2012. Beliau hadir langsung dalam


rangka menghadiri

61

undangan JSC karena dalam event ini setiap sponsor diberikan tiket masuk dan booth untuk perusahaan yang mensponsori acara Farmout Forum Indonesia 2012. Peneliti memilih salah satu sponsor guna memperkuat fakta yang ada. Sponsor sangat diperlukan dalam kelangsungan event ini karena dengan lebih banyak dapat menarik sponsor maka progam acara yang diadakan akan lebih baik. Pada hasil penelitian ini mencakup sejarah Jakarta Scout Check, Check dengan meneliti terbentuknya JSC dan kegiatan–kegiatan yang telah dilaksanakan. Selain itu dilanjutkan pada tahapan pelaksanaan event Farmout Forum Indonesia 2012 ini meliputi perencaan event Farmout Forum Indonesia 2012, pelaksanaan event Farmout Forum Indonesia 2012, evaluasi event Farmout Forum Indonesia 2012 serta citra pasca event Farmout Forum Indonesia 2012. 4.2.1 Sejarah dan Kegiatan Jakarta Scout Check Langkah awal seorang Public Relation sebelum melakukan suatu program harus terlebih dahulu mengetahui segala informasi yang terkait event yang akan dilakukan. Pengumpulan data dan mencari suatu peluang sangat membantu dalam sebuah event. Melalui wawancara dengan ketua JSC dan ketua pelaksana event ini, Bapak Danu Widhisiadji menceritakan awal mula sekaligus menjadi data mengapa Jakarta Scout Check didirikan : “Pada tahun 1969 awal mula organisasi ini berdiri. Berawal seperti arisan, senior-senior kami memulai pertukaran data eksplorasi dengan cara bergantian yang menjadi host penyelenggara. Misalnya perusahaan A menyelenggarakan meeting pertukaran data di Hotel YYY. Semua biaya ditanggung oleh perusahaan A tersebut. Hingga akhirnya JSC bergabung


62

dengan organisasi lain untuk mempunyai status dan kegiatan yang lebih terarah. Namun dikarenakan maksud dan tujuan berbeda, JSC memilih untuk memberanikan diri untuk berdiri sendiri. Dengan tekad kuat para senior-senir dalam dunia migas, terbentuklah JSC. Mempunyai staff dan sekretariat yang tetap, mempunyai keuangan dan kegiatan yang jelas dan terarah”62 Bapak Budi Ardiyana sebagai sebagai sekretaris general JSC dan sekretaris dalam event Farmout Forum Indonesia 2012 ini juga menceritakan bagaimana ia bergabung di JSC seperti penuturannya sebagai berikut : “awal mula saya hanya sebagai representative dari perusahaan saya setiap kali meeting bulanan JSC. Karena bertambahnya kegiatan – kegiatan di JSC saya direkrut untuk ikut dalam kepengurusan. Untuk membantu ketika ada event – event besar. Hingga akhirnya benar – benar tergabung dalam kepungurusan inti Jakarta Scout Check.”63 Tidak hanya Bapak Budi, salah satu anggota Jakarta Scout Check senior Bapak Yudie Iskandar pun menceritakan awal mula bergabung didalam organisasi Jakarta Scout Check ini seperti yang dijelaskan sebagai berikut : “saya ikut mendirikan Jakarta Scout Check. Dari awal mula pindah – pindah host hingga menjadi organisasi yang berbadan hukum dan tersistem seperti sekarang. Sampai sekarang bisa menyelenggarakan event besar yang benar–benar diperlukan kalangan kita ini. Butuh info-info migas yang aktual, terpercaya karena dari sumber pertama. Event demi event yang terselenggara sungguh prestasi yang memuaskan. Apalagi saya tau benar awal mula JSC berdiri.” 64 Ada beberapa organganisasi yang diperuntukan bagi kalangan dunia migas. Namun Jakarta Scout Check menjadi sangat menarik untuk diikuti. Ciri khas dan keunggulan Jakarta Scout Check akan dipaparkan oleh Bapak Danu sebagai berikut : 62

Wawancara dengan Bapak Danu Widhisiadji pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa 63 Wawancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa 64 Wawancara dengan Bapak Yudie Iskandar pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Looby Hotel Conrad


63

“Informasi yang ada dalam pertemuan – pertemuan kami adalah langsung dari operator migas yang sedang melakukan kegiatan eksplorasi. Dan sebelum info itu dibagikan kepada member, data tersebut harus dengan persetujuan management. Jadi pastinya bisa dipertanggung jawabkan informasi yang beredar tersebut. Dan kami mempunyai honorary member, yaitu Ditjjen Migas dan BP Migas yang selalu hadir disetiap pertemuan. 65 Penjelasan

lain yang menguatkan bahwa Jakarta Scout Check sebuah

organisasi yang handal adalah penuturan dari Bapak Budi Ardiyana sebagai berikut : “Informasi yang terdapat dalam anggota JSC sangat akurat karena langsung dari perusahaan masing – masing menyampaikannya. Sehingga data-data ini mempunyai sumber yang bisa dipercaya. Dan kegiatan ini selalu dalam pengawasan Ditjen Migas dan BPMigas. Dan satu lagi, informasi yang terdapat dalam pertukaran data kami tertutup bagi perusahaan yang bukan member JSC. Kami hanya menerima dan memberikan informasi hanya dari dan untuk member”66 Pemaparan mengenai perbedaan dan keunikan Jakarta Scout Check ini telah dituturkan juga oleh Bapak Yudie Iskandar seperti berikut : “Info dari anggota akan dibagikan ke anggota lain. Tertutup untuk perusahaan diluar member. Dan selalu approval manajemen terkait. Jadi saya kira inilah pentingnya bergabung dalam JSC. Mendapatkan info dari sumber yang tepercaya, yaitu dari tangan pertama.“67 Bapak Yudie juga menambahkan tentang seperti ini : “Saya setiap datang dalam pertemuan, saya membuat report yang akan dibagikan untuk member lain. Info yang saya bagikan adalah info aktual dan sudah mendapatkan persetujuan dari manager divisi saya. Report saya ini saya bagikan ke member untuk sharing bersama. Apabila ada yang

65

Wawancara dengan Bapak Danu Widhisiadji pada tanggal 12 September 2012 bertempat diGedung Patra Jasa 66 Wancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa 67 Wawancara dengan Bapak Yudie Iskandar pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Lobby Hotel Conrad


64

kurang jelas member lain bisa langsung menanyakan pada meeting tersebut” 68 Dalam hasil wawancara ini, Bapak Danu Widhisiadji

memaparkan

bagaimana kegiatan dan event – event di Jakarta Scout Check bisa terselenggara seperti berikut ini: “Di Jakarta Scout Check kami mempunyai panitia yang tidak terlalu banyak, namun kami mempunyai perencanaan yang matang serta personel-personel yang aktif. Kami mulai merencanakan event demi event dengan mendiskusikan dengan para senior – senior migas yang pastinya telah lebih menyelami asam “garam perminyakan” apa yang dibutuhkan perusaahaan hingga apa yang tidak dibutuhkan”69 Dengan penuturan Bapak Danu Widhisiadji dan Bapak Budi Ardiyana diatas, panitia event Farmout Forum Indonesia 2012 sering melakukan perencanaan event sebelumnya. Seperti mengadakan pengamatan dan diskusi bersama tim dan orang-orang yang berkepentingan dengan suatu event event. 4.2.2 Proses Manajemen Event Farmout Forum Indonesia 2012 Proses manajemen event Farmout Forum Indonesia 2012 dimulai dari perencanaan. Perencaan dilihat dari latar belakang diselenggarakan sebuah event, tujuan diselenggarakan sebuah event, lalu perencaan event ini dilanjutkan dengan sasaran dan target pengunjung event. Tempat dan tanggal diselenggarakan sebuah event juga menjadi hal penting untuk direncanakan. Hingga yang tak kalah penting yaitu keunikan dari event tersebut, yang menjadikan event tersebut menjadi berbeda dengan event-event lain. Lalu dilanjutkan dengan proses

68

Wawancara dengan Bapak Yudie Iskandar pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Lobby Hotel Conrad 69 Wawancara dengan Bapak Danu Widhisiadji pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa


65

pelaksanaan event mulai dari pembukaan sampai dengan berakhirnya acara. Setelah itu dievaluasi, apakah tujuan dari event Farmout forum Indonesia 2012 berhasil didapatkan. 4.2.2.1 Perencanaan Farmout Forum Indonesia 2012 Sebuah event harus dijalankan dengan sebuah perencanan yang matang. Manfaat dan tujuan sebuah event diselenggarakan adalah hal wajib yang menjadi dasar pemikiran sebuah event dijalankan. Untuk penelitian ini, Bapak Danu menjabarkan event terakhir yang dilakukan oleh Jakarta Scout Check yang terakhir dan yang terbesar yang dilakukan oleh organisasi ini. Bagaimana event Farmout Forum Indonesia 2012 ini bisa terselenggaran dipaparkan seperti berikut ini : “Latar belakang kami para pengurus Jakarta Scout Check mengadakan Farmout Forum 2012 adalah ingin menyediakan wadah pertemuan antara pelaku migas (minyak dan gas) untuk berbagi pengalaman dan bekerja sama antar pelaku migas. Dalam event ini kami juga akan bekerja sama dengan pemerintah, sehingga antara tujuan kami dalam event ini lebih maksimal” 70 Dalam penjelasan Bapak Danu diatas event Farmout Forum Indonesia 2012 diharapkan menjadi wadah pelaku migas untuk berbagi informasi dan menjalin kerjasama yang baik antara pemerintah dan pelaku migas lainnya. Penjelasan ditambahkan juga dituturkan oleh Bapak Budi Ardiyana : “Kami para pengurus mempunyai tujuan mengghasilkan event yang berguna untuk kami para pelaku migas. Sehingga kami membuat event yang benar – benar diperlukan. Dan ditahun 2012 ini, kami merencanakan event “Farmout Forum Indonesia 2012”. Event ini awalnya 70

Wawancara dengan Bapak Danu Widhisiaji pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa


66

diselenggarakan oleh Singapore Scout Check. Jadi kami dari perusahaan – perusahaan di Indonesia beramai – ramai datang ke Singapore untuk hadir diacara tersebut. Maka dari itu kami para pengurus Jakarta Scout Check ingin membuat acara serupa yang diselenggarakan di Indonesia. Kami merencanakan ini sebelumnya telah meminta saran dari BP Migas dan Ditjen Migas. Diadakan event Farmout adalah untuk meningkatkan kerja sama yang optimal antara sesama industri migas dengan pemerintah. Farmout ini sebenarnya program kerja tahunan pemerintah sebagai wadah pertemuan agar lebih meningkatkan industri migas di Indonesia.”71

Bapak Budi Ardiyana berpendapat event ini haruslah bisa dijalankan didalam negeri sendiri. Karena event seperti ini sangat berguna untuk pelaku migas. Beliau juga menambahkan perihal bagaimana event Jakarta Scout Check bisa terselenggara dengan baik, karena pendapat Bapak Budi Ardiyana event yang ideal diselenggarakan dengan memeperhatikan hal-hal seperti yang dituturkannya seperti berikut : “Event yang ideal merurut saya adalah event yang dirancang “Event sedemikianrupa agar dapat memenuhi dan mencakup semua tujuan kepentingan dari perusahaan dan sesuai atau sejalan dengan budaya perusahaan tersebut. Perusahaan memanfaatkan event tersebut sebagai sarana mengkomunikasikan pesan perusahaan. Dan ketika pesan tersebut sampai dengan tepat kepada sasaran, maka tanpa disadari event tersebut telah memperluas cakupan komunikasi perusahaan dengan publiknya.”72 Seperti yang dijelaskan oleh Bapak Budi Ardiyana, sebuah event yang ideal haruslah yang mempunyai prencanaan yang matang, tujuan yang jelas, dan bermanfaat bagi penyelenggara dan mempunyai manfaat pula bagi yang hadir pada event tersebut. Suatu event dikatakan berhasil apabila pesan yang ingin disampaikan oleh penyelenggara bisa diterima dengan baik oleh partisipan. Ketika

71

Wawancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa 72 Wawancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa


67

pesan telah diterima, maka tujuan perusahaan berhasil dan tentunya dapat memperluas cakupan komunikasi perusahaan. Dalam penelitian ini Bapak Budi Ardiyana juga memaparkan tujuan dari event “Farmout Forum Indonesia 2012” diselenggarakan. "Tujuan Farmout Forum adalah wadah untuk para pelaku migas untuk mendapatkan informasi mengenai potensi – potensi blok yang ada. Kesempatan ini baik diketahui oleh perusahaan. Selain itu event ini dapat menjadikan kerjasama dengan banyak perusahaan dan wadah bagi pelaku migas untuk memperluas koneksi. Diadakan event Farmout adalah untuk meningkatkan kerja sama yang optimal antara sesama industri migas dengan pemerintah.”73 Tujuan Farmout Forum Indonesia 2012 dipaparkan oleh Bapak Budi diatas sangat berguna untuk para pelaku migas. Event Farmout Forum adalah sinergi anatara Jakarta Scout Check dengan pemerintah atau yaitu Ditjen Migas dan BPMIGAS. Selanjutnya Bapak Danu menjelaskan tujuan Farmout Forum serta target sasaran hingga dasar pemilihan tempat dalam event ini : “Tujuan dari event ini yaitu dapat mempertemukan calon investor dengan para pemangku kepentingan didunia migas, dapat mempromosikan potensi blok di Indonesia, dapat menjalin kerjasama antar pemerintah dengan perusahaan migas. Setelah melihat tujuan dari event ini, kami membidik target untuk siapa yang diharapkan hadir dalam event ini.Tentunya sangat baik apabila yang dikirimkan oleh perusahaan adalah desicion maker atau orang yang mempunyai wewenang untuk melakukan negosiasi. Karena dalam event ini memberi peluang kepada perusahaan untuk menjalin kerjasama, ataupun investasi. Kami menyediakan tempat yang nyaman untuk para perusahaan yang promosi dan yang ingin berivestasi. Kami sengaja memilih tempat diBali selain untuk menarik para calon partisipan, kami ingin menonjolkan budaya Indonesia. Kami juga mencari daerah yang jauh darikeramaian seperti daerah Kuta. Kami memilih Hotel Conrad

73

Wawancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa


68

yang berada diNusa Dua. Tempatnya nyaman sekali untuk melakukan eksebisi seperti ini. “74 Pemilihan target ini dilengkapi oleh Bapak Budi Ardiyana. Serta Bapak Budi Ardiyana menjelaskan pula mengenai para panitia memikirkan dan merencanakan pemilihan tempat dan tanggal. Untuk event Farmout Forum panitia pelaksana telah mempersiapkan tempat dan tanggal yang telah dipikirkan matangmatang sebelumnya. Pemilihan semua itu dalah hasil diskusi semua panita dengan pihak pemerintah serta memperhatikan tanggal kalender migas agar tidak terjadi bentrok, seperti yang dijelaskan Bapak Budi Ardiyana berikut ini: “Karena Tujuan Farmout Forum disini ialah wadah untuk para pelaku migas untuk mendapatkan informasi mengenai potensi – potensi blok yang ada. Kesempatan ini baik diketahui oleh perusahaan dan diharapkan para senior turut hadir agar, apabila terjadi negosiasi. Jadi target kami adalah wakil perusahaan yang mempunyai kredibilitas untuk mengambil keputusan dikantornya. Tempat event inipun sudah dipikirkan secara matang, kami memilih di Pulau Dewata. Daerah yang diharapkan menarik perhatian para investor-investor asing. Pemilihan tanggal pelakasaan event ini sengaja dipilih waktu yang mendekati akhir pekan. Jadi ya apabila ada yang ingin sekalian liburan bisa”75

Pemilihan tempat dan tanggal yang dijelaskan oleh Bapak Budi Ardiyana dan Bapak Danu Widhisiadji adalah bagian dari perencanaan event Farmout Forum Indonesia 2012. Pemilihan ini telah dipikirkan matang – matang. Pemilian tempat di Bali ialah dengan tujuan mengambil salah satu tempat wisata yang terkenal di Indonesia, ini bertujuan untuk menarik investor yang tertarik datang dan pemilihan tanggal di akhir pekan sehingga bisa sekalian berakhir pekan dan

74

Wawancara dengan Bapak Danu Widhisiadji pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa 75 Wawancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa


69

bisa menikmati keindahan Pulau Dewata. Selanjutnya dalam penelitian ini menjelaskan perihal media promosi yang digunakan dalam event ini. Seperti yang dituturkan oleh Bapak Budi Ardiyana selaku Sekretaris dalam acara ini sebagai berikut : “Kami menggunakan media promosi cetak dan elektronik. Untuk media cetak kami menggunakan flyer dan poster yang kami sebar pada event – event yang kami hadiri ataupun kami bagikan langsung keperusahaan – perusahaan. Untuk media elektronik kami menggunakan email blast blast. Kami rutin menyebar undangan dan informasi event kami.”76 Untuk event Farmout Forum Indonesia 2012, media promosi yang digunakan cukup sederhana. Media cetak yang digunakan adalah menggunakan flyer dan poster yang disebar ke perusahaan serta dibagikan dalam event-event yang dihadiri oleh panitia acara. Untuk media ektronik, event ini di informasikan mealui email blasting kepada anggota dan relasi – relasi Jakarta Scout Check Check. Selain media promosi yang digunakan Bapak Budi Ardiyana juga memaparkan sekilas mengenai sumber dana dalam event Farmout Forum Indonesia 2012 sebagai berikut : “Sumber dana pada event ini adalah dari sponsor dan registrasi peserta booth dan partisipan dan pengunjung. Kami adalah organisasi non profit, sehingga sumber dana yang diharapkan paling besar adalah dari sponsor. Ada bagian panitia yang bertugas untuk mencari sponsor dan menghitung kebutuhan yang diperlukan. “77 Perencaan dalam dana event Farmout Forum Indonesia 2012 dibuat oleh pihak panitia yang bertugas untuk membuat rencana detail tentang keuangan. Termasuk didalamnya penyusunan anggaran event, menentukan jumlah uang yang 76


77



70

dibutuhkan, sponsor yang diperlukan, siapa saja sponsornya serta berapa besar invetasi yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan event ini.

Jadi tahap perencanan ini merupakan tahap yang paling penting dalam menyelenggarakan event. Dalam tahap ini terdapat banyak hal yang sangat kompleks, terdapat kebutuhan yang diluar dugaan sehingga diperlukan perencanaan yang sangat baik. Perencanaan dalam event merupakan panduan yang dapat digunakan untuk berjalannya sebuah acara. Rencana dalam event Farmout Forum Indonesia 2012 dimulai dengan latar belakang event ini akan diselenggarakan dan tujuan mengapa event ini selenggarakan. Hal ini dilakukan untuk melihat kelayakan dari rencana penyelenggaraaan Farmout Forum Indonesia 2012. Manfaat ini mampu melihat apakah penyelenggaraan event ini dapat membawa banyak manfaat atau tidak. Setelah semua informasi tentang penyelenggaraan Farmout Forum Indonesia 2012 didapatkan, tahap selanjutnya adalah

menuangkan rencana kedalam

perencaan yang lebih detail. Pada event ini perencaan selanjutnya dibagi kedalam tiga bagian pokok yaitu mengenai keuangan, operasional dan pemasaran. Bidang keuangan disini bertugas untuk menghitung detail keuangan mulai dari kebutuhan event sampai dengan investasi sponsor yang dibutuhkan. Pada bidang operasional panitia membentuk panitia yang menentukan tanggal, tempat serta isi dari event Farmout Forum 2012. Dan yang terakhir yaitu bidang pemasaran. Bidang ini berhubungan jumlah pengunjung dan merencanakan media untuk promosi yang efektif untuk menjangkau target partisipan dan pengunjung yang tepat. Dan semua


71

perencaaan ini telah didiskusikan oleh pemerintah yang mengawasi kegiatan migas di Indonesia. Dalam perencanaan yang dilakukan oleh panitia untuk event ini, Bapak Budi Ardiyana juga menjelaskan mengenai pra event yang berlasung. Bapak Budi Ardiyana mengatakan bahwa event Farmout Forum ini dijalankan dengan pra event yaitu kursus yang diselenggarakan oleh IAGI atau Ikatan Ahli Geologi Indonesia. Terdapat 2 kursus yaitu kursus The Indonesia Petroleum Industry oleh Bapak Dr. HL. Ong dan Petroleum Geology of Eastern Indonesia oleh Bapak Awang Harun Satyana. 78 Dari hasil wawancara dengan para informan, peneliti memberikan gambaran mengenai proses perencanaan yang dilakukan dalam event Farmout Forum Indonesia 2012. Prosesnya bisa dilhat pada gambar berikut:

Latar Belakang Penyelenggaran FFI 2012

Tujuan dan Manfaat FFI 2012 Diselengarakan

Pemba Pembagian Tugas : Bidang Keuangan, Bidang Operasional, Bidang Pemasaran

Gambar 5 Proses Perencanaan Farmout Forum Indonesia 2012 78

Wawancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 7 September 2012 bertempat di Hotel Conrad.


72

4.2.2.2 Pelaksanaan Farmout Forum Indonesia 2012 Setelah proses perencaan telah dipersiapkan, selanjutnya pelaksanaan event akan berlangsung. Proses pelaksanaan ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah dibuat. Pelaksanaan event Farmout Forum Indonesia 2012 bisa dijabarkan seperti penuturan detail dari Bapak Budi Ardiyana selaku sekretaris general Jakarta Scout Check : “...untuk event Farmout Forum 2012 ini sendiri dijalankan hanya setengah hari pada tanggal 7 September 2012. Pada hari Jumat tersebut, Check Meeting pada pagi harinya diadakan annual meeting Jakarta Scout Check. ini internal hanya untuk kalangan member Jakarta Scout Check saja. Lalu break makan siang dan solat jumat untuk yang beragama muslim. Acara sendiri dimulai pukul 14.00 dengan pembukaan registrasi. Pada registrasi ini partisipan diberikan buku berisi booth yang berpartisipasi dan pembagian kuesioner yang diharapkan dikembalikan pada akhir acara. Selanjutnya peserta masuk dan menghadiri pembukaan oleh pidato dari Bpk. Yunan selaku utusan Bapak Edy Hermantoro dari Ditjen Migas. Selanjutnya dilanjutkan pembukaan dari Bapak Johanes Widjonarko selaku wakil ketua dari BPMIGAS. Dan dengan resmi acara tersebut dibuka, penanda acara tersebut dengan pemukulan gong. Lalu acara diselingi poto bersama dan ada break sebentar. Setelah itu semua partisipan diharapkan masuk kembali keruangan karena akan ada presentasi dari sponsor dan partisipan booth yang akan berpresentasi. Sejauh itu lancar acaranya. Kami para panitia sigap didalam dann diluar acara apabila ada yang membutuhkan. Kami juga berkoordinasi dengan pihak hotel. Disaat yang bersamaan booth yang telah ready diballroom sudah siap diserbu dengan pengunjung yang datang. Ada yang bertanya serius karena ingin tau prospek atau sekedar bertanya potensi yang dimiliki blok yang ditawarkan. Kami panitia juga menyediakan ruangan khusus apabila ada perusahaan yang cocok dan berminat melakukan bisnis deal. 79

79

Wawancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 7 September 2012 bertempat di Hotel Conrad


73

Menurut penuturan Bapak Budi Ardiyana event ini sengaja tidak diberi penutupan.”Acara berakhir dengan sendirinya setelah jadwal acara cocktail and refreshment dimulai”.80 Acara ini diberi kesan semi formal diakhir acara untuk membuat suasana lebih santai. Diakhir acara peserta bisa berbagi cerita kesan dan menyambung pembicaraan ketika acara presentasi dan booth session berlangsung. Acara refreshment ini disediakan soft drink dan minuman segar lainnya untuk menemani acara ngobrol – ngobrol ini.

Setelah acara ini selesai sebagai pelengkap, Bapak Budi Ardiyana menambahkan bahwa pada tanggal tanggal 8 September 2012 panitia menyelenggarakan acara golf untuk yang berminat. Acara golf ini diharapkan untuk menambah kedekatan dan bisa menambah koneksi. Acara bermain golf bersama adalah acara olahraga yang diharapkan para panitia bercanda tawa bersama.

80

Wawancara dengan Bapak Budi Ardiyana pada tanggal 7 September 2012 bertempat di Hotel Conrad


74

Jadi dalam pelaksanaan event Farmout Forum Indonesia 2012 peneliti membuat tabel untuk menggambarkan rangkaian event Farmout Forum Indonesia 2012 seperti berikut ini: No. 1.

Kegiatan Pre Workshop (5-6 September 2012)

2.

Annual JSC Meeting

Dilakukan pukul 08.00 – 16.00 bertempat di Hotel Conrad - Bali A. The Indonesia Petroleum Industry oleh Bapak Dr. HL. Ong B. Petroleum Geology of Eastern Indonesia oleh Bapak Awang Harun Satyana Dilakukan pukul 09.00 – 11.30 bertempat di Hotel Conrad - Bali

(7 September 2012) 3.

F Farmout Forum Indonesia 2012 (7 September 2012)

4.

Executive Golf Tournament (8 September 2012)

Deskripsi

Dilakukan pukul 14.00 – 20.00 bertempat di Hotel Conrad - Bali A. Registrasi B. Pembukaan oleh Panitia C. Pembukaan oleh Wakil Ditjen Migas D. Pembukaan dari wakil BPMIGAS E. Foto bersama F. Break G. Presentasi dari sponsor dan partisipan H. Poster Booth (eksebisi resmi dibuka) I. Cocktail & Refreshment Dilakukan pukul 06.00 – 12.00 bertempat di New Kuta Golf – Bali

Tabel 1 Tabel Pelaksanaan Farmout Forum Indonesia 2012


75

4.2.2.3 Evaluasi Farmout Forum Indonesia 2012 Salah satu tolak ukur suksesnya sebuah event adalah mampu mengevaluasi pada event tersebut. Evaluasi event dilakukan berdasarkan pada rencana dan operasional event. Selanjutnya dari rencana tersebut akan lebih mudah melakukan kontrol terhadap resiko yang muncul. Tentunya tahap evaluasi harus dapat memberikan penilaian yang sebenarnya terhadap hambatan dan resiko yang muncul. Pada event Farmout Forum ada beberapa kendala yang dihadapi oleh penyelenggara. Berikut penuturan Bapak Danu Widhisiadji mengenai kendala yang dihadapi selama event Farmout ForumIndonesia 2012 : “Sejujurnya kendala kami adalah waktu dan personel yang cukup minim. Kami para panitia sebenarnya tidak bisa full time untuk mengerjakan event ini, dikarenakan kami mempunyai main job diperusahaan kami masingmasing. Itu sih dari segi perencanaan. Namun dari segi pelaksanaan kami berkordinasi dengan pihak hotel serta kami mempunya staf dari sekretariat yang sudah cukup terbiasa melakukan kegiatan mice.”81 Hasil penuturan dari Bapak Danu Widhisiaji adalah kendala dari segi waktu dan personel yang minim sehingga pengerjaan tugas sering kali tumpang tindih. Kendala dan hambatan yang sama juga dirasakan oleh Bapak Budi Ardiyana. Beliau berpendapat bahwa kurangnya SDM yang dimiliki menjadi hambatan dalam penyelenggaraan event Farmout Forum Indonesia 2012 seperti yang dijelaskan berikut ini:

“Hambatan dalam event ini adalah kurangnya sumber daya manusia, waktu yang dimilki panitia sangatlah padat dan banyak double job. Namun, hal ini dapat kami atasi karena kami memiliki semangat agar acara ini sukses. Jobdesk yang tumpang tindih membuat kami sedikit 81

Wawancara dengan Bapak Danu pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa


76

mengalami kesulitan. Kami mempunyai personel untuk event ini dan event event sebelumnya tidak terlalu banyak. Pekerjaan kami tumpang tindih. Namun kegiatan kami hampir selalu berhasil dan lancar. Kami mempunyai tim yang solid. Saling mengingatkan dan membantu dalam pengerjaan tugas.”82 Evaluasi yang didapatkan selama event Farmout Forum Indonesia 2012 oleh panitia adalah mengenai minimnya SDM yang menjadi pantia dalam event ini. Sehingga sering kali menjadi double job. Hambatan ini sangat dirasakan pada saat tahap perencanaan. Pada tahap pelasaksanaan panitia terbantu oleh kerjasama antar tim panitia serta pihak hotel yang sangat cekatan dan terlatih untuk melakukan kegiatan Mice. Evaluasi yang didapatkan oleh event ini ada juga berupa tanggapan dan saran dari pengunjung dan dari pihak sponsor. Pengunjung dan tanggapan sponsor dirasa cukup berperan untuk memberikan pendapat untuk penelitian ini. Berikut penuturan Ibu Rahajeng Paramitha tanggapan dan saran yang diberikan : “Secara keseluruhan pelaksanaan ini cukup sukses, Pak Waka dari Bpmigas turut memberikaan pembukaan diacara ini, semua acara berjalan lancar. Para patisipan dan pengisi acara saya kira cukup puas. Good Job. Saran dari saya pribadi mungkin dari segi waktu. Acara pada kali ini hanya setengah hari, mungkin waktunya kurang panjang kali ya... Mungkin bisa dibuat sehari penuh atau mungkin 2 hari. Sehingga info yang didapatkan makin bertambah”83

Penuturan Ibu Rahajeng Paramitha selaku sponsor dirasa cukup puas pada pelaksaan event Farmout Forum Indonesia 2012. Beliau hanya menambahkan saran untuk panitia untuk menambahkan durasi acara agar info yang didapat

82

Wawancara dengan Bapak Budi pada tanggal 12 September 2012 bertempat di Gedung Patra Jasa 83 Wawancara dengan Ibu Rahajeng Paramitha pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Hotel Conrad


77

semakin banyak. Hal serupa juga dikemukakan oleh Bapak Yudie Iskandar. Beliau selaku partisipan yang hadir dan sebagai anggota Jakarta Scout Check cukup bangga akan terselenggaranya event ini. Berikut penuturan yang didapatkan peneliti dari Bapak Yudie Iskandar mengenai tanggapan dan saran untuk event Jakarta Scout Check kali ini:

“JSC cukup handal dalam menyelenggarakan event. Dan event kali ini pun sukses. Ramainya pengunjung dan pengisi booth menjadi tolak ukur keberhasilan event ini saya rasa. Banyak partisipan dari luar negeri pun hadir. Saya senang bisa ikut meramaikan acara ini. Saran saya untuk Jakarta Scout Check yaitu menambah waktu untuk event ini agar lebih lama. Karena event ini hanya dijalankan setengah hari saja, saya merasakan kurang cukup waktu dalam proses eksebisi. Mungkin bisa ditambah pembicara dalam FFI.”84 Penuturan oleh Bapak Yudie Iskandar mengenai event Jakarta Scout Check sangat positif. Beliau menganggap event Farmout Forum Indonesia 2012 yang diselenggarakan di Bali ini berhasil. Beliau juga memberikan gambaran mengenai ramainya partisipan yang hadir serta banyaknya investor dari luar negeri yang turut hadir. Selanjutnya Bapak Yudie Iskandar menambahkan perihal evaluasi acara ini, apakah layak untuk dijalankan kembali. Berikut penuturannya : “Sangat layak dan harus dijalankan lagi. Event seperti ini sangat baik bagi pelaku migas. Banyak info yang didapatkan. Banyak manfaat yang diambil. Jadi saya pasti hadir diFFI selanjutnya.”85 Keseluruhan tanggapan dan saran

mengenai evaluasi event ini dirasa

penelitin cukup baik. Tanggapan dari partisipan anggota Jakarta Scout Check dan

84

Wawancara dengan Ibu Yudie Iskandar pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Hotel Conrad 85 Wawancara dengan Bapak Yudie Iskandar pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Hotel Conrad


78

Partisipan selaku sponsor memberikan respon yang positif. Mereka memberikan saran untuk menambah durasi acara, secara tidak langsung mereka mengharapkan event ini untuk dijalankan kembali. Bapak Yudie Iskandar yang peneliti wawancarai juga mengungkapkan acara ini sangat layak dan harus dijalankan kembali. Proses tahapan evaluasi dalam event ini didapat dari pihak internal panitia yang merasakan hambatan dalam perencanaan dan pelasaknaan Farmout Forum Indonesia dalam segi kurangnya jumlah SDM yang menangani event ini. Uniknya event ini bisa berjalan lancar dengan solidnya tim panita dan bantuan pihak hotel ketika pelaksanaan event berlangsung. Evaluasi dari segi saran dan tanggapan didapat dengan positif. Hasil pelaksaan acara dinilai partisipan berjalan lancar dan saran yang diterima adalah dari segi durasi acara yang kurang panjang. Partisipan merasa apabila event ini jalankan dengan lebih lama, maka informasi yang didapat pasti akan lebih banyak dan variatif. Hasil keseluruhan evaluasi ini berdampak positif karena partisipan merasa bahwa event ini layak dan harus dijalankan kembali oleh Jakarta Scout Check.

4.2.3 Manfaat Pelaksanaan Farmout Forum Indonesia 2012 Suatu event yang dijalankan baiknya adalah yang mempunyai manfaat yang dirasa para partisipan yang menghadirinya. Jakarta Scout Check meyelenggarakan Farmout Forum Indonesia 2012 mempunyai tujuan untuk memberikan wadah bagi para pelaku migas untuk mendapatkan informasi mengenai potensi – potensi blok yang ada. Kesempatan ini baik diketahui oleh


79

perusahaan. Selain itu event ini dapat menjadikan kerjasama dengan banyak perusahaan dan wadah bagi pelaku migas untuk memperluas koneksi. Tujuan tersebut dituturkan oleh salah satu panitia yang menyelenggarakan Farmout Forum Indonesia 2012. Peneliti juga menanyakan kepada patisipan, apakah manfaat yang dirasakan setelah mengikuti event Farmout Forum Indonesia 2012. Apakah tujuan yang diharapkan oleh penyelenggara dapat dirasakan oleh partisipan. Berikut penuturan Bapak Yudie Iskandar selaku partisipan yang hadir dalam event ini : “Mendapatkan informasi mengenai blok – blok yang sedang dipromosikan. Saya wakil dari perusahaan untuk hadir, dan saya mendapatkan peluang untuk investasi dan bekerjasama dengan perusahaan lain. Disinipun banayak senior dan petinggi dalam dunia migas. Saya menjalin komunikasi dengan orang yang hadir. Banyak informasi menjadi peluang yang baik buat saya dan perusahaan. Sehingga event ini sayang untuk dilewatkan”86

Selain dari pihak partisipan, peneliti juga menanyakan hal yang sama kepada partisipan selaku wakil dari sponsor mengenai manfaat yang dirasakan setelah mengikuti event Farmout Forum Indonesia 2012. Berikut penuturan Ibu Rahajeng Paramitha selaku wakil dari salah satu sponsor dari event Farmout Forum Indonesia 2012 : “Setelah saya mengikuti event ini saya mendapatkan banyak informasi. Saya banyak bertemu investor dari luar kota maupun luar negeri. Saya juga banyak bertemu petinggi dan senior dikalangan dunia migas. Ini kesempatan bagi saya untuk menjalin komunikasi dan mungkin bisa menjalin kerjasama dikemudian hari. Hubungan bisnis tentunya akan sangat berpengaruh setelah saya mengikuti event ini.”87 86

Wawancara dengan Bapak Yudie Iskandar pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Hotel Conrad 87 Wawancara dengan Ibu Rahajeng Paramitha pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Hotel Conrad


80

Manfaat yang didapatkan oleh partisipan yang hadir adalah mendapatkan informasi, peluang dan koneksi. Hal ini sesuai dengan harapan para panitia untuk memberikan wadah kepada para pelaku migas untuk mendapatkan informasi, mendapatkan koneksi dan informasi mengenai dunia migas.

Setelah

kegiatan berlangsung peneliti juga menanyakan mengenai

manfaat yang diterima oleh partisipan. Salah satu jawaban dari Ibu Rahajeng Paramitha adalah sebagai berikut : “Pastinya. Ini kesempatan dan peluang bagi kami. Kami percaya Jakarta Scout Check akan membuat acara yang lebih bagus dari ini. Lebih variatif, informatif dan berbobot. Kami memunggu acara yang akan diselenggarakan oleh Jakarta Scout Check. “88

Dengan hasil wawancara dengan Ibu Rahajeng Paramitha, bisa dijelaskan bahwa beliau sebagai sponsor menunggu acara yang diselenggarakan oleh Jakarta Scout Check berikutnya. Ibu Rahajeng ingin bekerja sama kembali dengan Jakarta Scout Check dengan artinya manfaat event Farmout Forum Indonesia 2012 dirasakan juga oleh sponsor. Dengan manfaat yang dirasakan baik oleh partisipan membuat tujuan awal Jakarta Scout Check terpenuhi. Hal ini secara tidak langsung membuat citra Jakarta Scout Check sebagai penyelenggara event Farmout Forum Indonesia 2012 semakin positif.

88

Wawancara dengan Ibu Rahajeng Paramitha pada tanggal 8 September 2012 bertempat di Hotel Conrad


81

4.3

Pembahasan Dari uraian penelitian diatas dapat diketahui bahwa tahapan pelaksanaan

event “Farmout Forum Indonesia 2012” melalui tahapan tahapan yang sistematis hingga menjadi suatu event yang mempunyai tujuan dan bermanfaat bagi pengunjung maupun bagi penyelenggara. Tahapan pelaksanaan secara sederhana dimulai dari perencanaan, penyelenggaraan hingga evaluasi hingga didapat manfaat sampai dengan hambatan – hambatan yang terjadi dalam event Farmout Forum Indonesia 2012. Dalam teori fungsi manajemen oleh G. R Terry dalam buku Dasar-Dasar Manajemen oleh Yayat M. Herujito, fungsi manajemen adalah POAC ((Planning, Organizing, Actuating dan Controlling). Fungsi tersebut sudah teraplikasi dalam manajemen event Farmout Forum Indonesia 2012. Langkah paling awal ini dalam fungsi perencanaan adalah draft rencana event yang dibuat oleh panitia Farmout Forum Indonesia 2012, ini mencakup apa yang diinginkan oleh penyelenggara. Ide dan pembuatan proposal adalah langkah yang harus dilakukan dalam langkah ini.

Proses

mengkumpulkan sebanyak

mungkin

ide

yang

masuk

dan

mengindentifikasi isu utamanya. Dalam perencanaan terdapat banyak hal yang sangat kompleks, terdapat banyak kebutuhan diluar dugaan dan sering kali tidak diketahui oleh penyelenggara secara jelas sehingga diperlukan perencanaan yang baik dan matang. Dalam perencanaan event Farmout Forum Indonesia 2012 telah melalui proses pencarian tujuan awal mengapa event FFI

ini perlu

diselenggarakan. Setelah itu pencarian latar belakang, tujuan dan pihak – pihak yang perlu untuk terlibat. Event Jakarta Scout Check kali ini diharapkan menjadi


82

wadah bagi para pelaku migas untuk bekerjasama dan mencari informasi mengenai sumber migas dari tangan pertama. Pencarian informasi tanggal dan tempat yang baik untuk diselenggarakan hingga biaya dan sponsor untuk mendanai Farmout Forum Indonesia 2012. Pada tahap organizing, yaitu kegiatan membagi pekerjaan diantara anggota kelompok yang membuat ketentuan dalam hubungan-hubungan yang diperlukan, Jakarta Scout Check menjalakan tahap ini bersamaan dengan tahap planning. Panitia Jakarta Scout Check melakukan pemilihan tim untuk melaksanakan event ini dan membaginya kedalam bidangbidang seperti pemasaran, keuangan dan operasional. Pada pelaksanaannya sebuah rencana event yang telah ditentukan tujuannya akan sulit untuk dilaksanakan seratus persen sama, karena dalam pelaksanaanya akan muncul banyak hal dan perlu dilakukan penyesuaian dengan keadaan. Tahapan ini masuk kedalam proses actuating dan controlling. Karena tahapan penggerakan dilakukan bersamaan oleh Jakarta Scout Check. Menjalankan dan mengawasi agar pelaksanaan sesuai dengan rencana yang telah dibuat. Dalam pelaksanaan event FFI terdapat hambatan dalam kekurangan SDM. Padahal kegiatan organizing ini telah matang direncanakan pada tahap planning planning. Kegiatan timntumpang tindih dan menyebabkan panitia cukup repot dalam melakukan job desk masing masing. Pada teorinya job desk dibagi – bagi sesuai dengan sumber daya dan dipilih sesuai kriteria yang dibutuhkan. Dan terbagi sesuai dengan jumlah orang yang dibutuhkan. Namun pada pelaksanaannya panitia banyak menjalankan double job dan ada panitia yang justru tidak melaksanakan tugas yang seharusnya. Namun masalah ini teratasi karena inisiatif tim untuk


83

berkoordinasi dengan pihak hotel untuk membantu membuat acara berjalan lancar. Panitia tim operasional berkoordinasi dalam bagian acara, keamanan hingga konsumsi yang perlu diperhatikan secara detail. Bagaimanapun, rencana event merupakan suatu alat dan panduan yang dapat digunakan untuk mengukur perkembangan sebuah kegiatan; apakah berjalan sesuai harapan atau tidak. Sehingga tdak terjadi komplen atau koreksi yang fatal dari partisipan yang hadir. Keseluruhan tahapan fungsi dari perencanaan hingga pengawasan yang dijalankan oleh Jakarta Scout Check sebenarnya telah dijalankan cukup baik, namun terdapat kendala dan hambatan yang terjadi seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Yang menjadi evaluasi adalah pembagian tugas yang menjadi kendala cukup besar dalam event Farmout Forum Indonesia 2012. Seluruh tahapan manajemen event Farmout Forum indonesia 2012 menjadi sebuah tolak ukur bahwa event Farmout Forum Indonesia 2012 berjalan dengan baik. Hasil dari manjemen ini dirasakan oleh para partisipan yang hadir. Hasil yang baik dan memberi manfaat kepada pengunjung yang hadir dan menjadikan event ini penting untuk diselenggarakan dan dijalankan kembali. Hal ini menjadi sebuah simpulan bagi Jakarta Scout Check bahwa event Farmout Forum berhasil mempertahankan citra postif yang telah ada. Event ini menjadikan nama Jakarta Scout Check sebagai organisasi dalam dunia migas semakin dikenal dan diperhitungkan. Tentunya event Farmout Forum Indonesia menjadi tolak ukur event-event Jakarta Scout Check selanjutnya


54 Para anggota Jakarta Scout Check berasal dari beberapa wilayah pertambangan dari seluruh Indonesia. Wilayah tertutup terdiri dari seluruh wilayah y

Recommend Documents