KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan karunia serta penyertaan-Nya, sehingga thesis kami yang berjudul “Analisa dan Pemetaan Proses Bisnis Penjualan pada PT. Kompas Cyber Media (KCM)” dapat tersusun dengan baik sebagai salah satu syarat yang telah ditetapkan oleh Program Pasca Sarjana Universitas Bina Nusantara untuk mencapai gelar Magister Manajemen General Management Dalam penulisan thesis ini, penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan, bimbingan dan dorongan baik materil maupun moril kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App. Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara atas dedikasinya dalam dunia pendidikan di Indonesia, khususnya di Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Minaldi Loeis, M.Sc., MM, MBA selaku Dean of Programs Binus Business School sekaligus Ketua Program Pasca Sarjana Program Studi Magister Manajemen General Management Binus Business School yang telah memberikan wadah dan kesempatan kepada penulis untuk mendapatkan pendidikan yang lebih tinggi dan lebih baik lagi melalui pendidikan S2 di Program Pascasarjana Binus Business School. 3. Bapak Irham A.Dilmy, MBA selaku Dosen pembimbing thesis kami, terima kasih atas seluruh waktu, perhatian dan bimbingan yang telah Bapak berikan dalam membimbing kami untuk menyelesaikan thesis GFP kami ini dari awal hingga selesai. 4. Seluruh Staf Marketing, Operasional, Student Service Center, dan Karyawan Perpustakaan Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara, terima kasih atas bantuan yang telah diberikan kepada penulis mulai dari awal hingga akhir pembuatan thesis ini.
iv
5. Bapak Taufik Hidayat Mihardja selaku Direktur Eksekutif PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) atas kesempatan yang telah diberikan kepada kami untuk melakukan thesis Group Field Project (GFP) di PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM). 6. Bapak Edi Taslim selaku General Manajer Bisnis PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) atas bimbingan dan saran yang telah diberikan kepada kami sehingga kami bisa menyelesaikan thesis GFP kami di PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM). 7. Ibu M. Trinovita selaku Manajer SDM PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) atas waktu yang telah dicurahkan kepada kami dalam memberikan arahan tahap demi tahap pengerjaan Group Field Project (GFP) ini hingga pelaksanaan evaluasi dan sidang project yang kami kerjakan di PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM). 8. Bapak Budi Setianto selaku Manajer Sales & Marketing PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) atas seluruh ilmu yang telah diberikan kepada kami, serta dukungan penuh sebagai pimpinan departemen yang merupakan ujung tombak dari project yang kami kerjakan di PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) 9. Bapak Murfi Abbas Hatumena selaku Manajer IT PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) atas evaluasi dan masukannya kepada kami dalam melakukan project pada departemen IT PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) 10. Bapak Riki Kurniadi selaku Manajer Kreatif PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) atas bimbingan dan arahannya kepada kami dalam mengerjakan project pada departemen kreatif PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) 11. Ibu Holly Emaria Suwandi selaku Manajer Keuangan PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) atas bimbingan, arahan kepada kami dalam mengerjakan project pada departemen keuangan PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) 12. Ibu Febriana, Ibu Emilia selaku staf SDM yang senantiasa membantu kami selama proses pengerjaan thesis GFP kami dan Seluruh karyawan PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) yang telah banyak membantu kami untuk mendapatkan data dan memberikan pengalaman langsung di lapangan yang sangat berguna bagi kami dalam penyusunan thesis ini.
v
13. Kedua orang tua dan kelurga besar kami atas doa, kasih sayang, dukungan dan kesabaran serta motivasi yang telah diberikan selama menyelesaikan thesis ini 14. Seluruh temen-teman kelas MDO Program Pascasarjana Universitas Bina Nusantara serta semua pihak yang secara langsung maupun tak langsung telah membantu kami selama proses penyusunan thesisi ini. Semoga thesis yang telah kami hasilkan melalui Group Field Project ini akan bermanfaat dan dapat memberikan hasil yang berarti bagi kami maupun pihak PT.Kompas Cyber Media (PT.KCM) serta dapat ikut serta memberikan kontribusi yang berharga bagi perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di Indonesia maupun di dunia. Akhir kata, kami mohon maaf atas segala kesalahan yang mungkin kami lakukan mulai dari proses pembuatan hingga akhir penulisan thesis ini.
Jakarta,
November 2008 Penulis
vi
ABSTRAK Dalam proses bisnis sehari-hari, KCM sebagai pelaku industri di dunia bisnis media online yang kini sudah banyak dikenal oleh masyarakat pada dasarnya sudah mengaplikasikan sebuah alur bisnis. Namun demikian, alur bisnis tersebut masih berlangsung secara konvensional, yakni
setiap pemindahan alur pekerjaan
dilakukan secara non formal, seperti lisan dan email. Proses bisnis tersebut belum tercatat dalam dokumentasi yang resmi sehingga tidak tertata dengan baik. Tujuan dari GFP ini adalah membuat alur proses bisnis yang terdokumentasi secara resmi untuk menghasilkan kegiatan bisnis sehari-hari yang efektif dan efisien serta melakukan pemetaan proses bisnis secara jelas pada masing-masing tubuh departemen maupun antar departemen pada KCM. Manfaat dari GFP ini diantaranya membantu manajemen perusahaan dalam menyusun dan membuat alur proses bisnis yang terdokumentasi secara resmi serta sebagai perbandingan dalam menganalisa proses bisnis penjualan sebagai suatu usulan solusi perbaikan atas sistem yang sedang berjalan di KCM. Dalam menganalisa proses bisnis ini, metode yang kami gunakan adalah Business Process Re-Engineering dimana kami melakukan analisa alur proses yang terjadi sekarang, apakah sudah berjalan secara efektif atau belum dan dianaliasa apa-apa saja yang menjadi hambatan dari proses bisnis yang sedang dijalankan saat ini sehingga akan di temukan keluaran proses bisnis baru yang dijadikan pertimbangan untuk menghasilkan rekomendasi perbaikan proses bisnis melalui pendekatan perancangan proses bisnis (Business Process Design) yang di sajikan melalui pemetaan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien, termasuk didalamnya rekomendasi Standard Operating Procedure (SOP) serta dokumentasi yang kami sertakan di setiap aktivitasnya sesuai dengan prosedur yang berlaku. Kata Kunci : Proses Bisnis, Business Process Re-Engineering, Analisa Alur Proses, Perancangan Proses Bisnis (Business Process Design), Standard Operating Procedure (SOP) vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL......................................................................................................i HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................................ii HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..........................................................iii KATA PENGANTAR .................................................................................................iv ABSTRAK ..................................................................................................................vii DAFTAR ISI..............................................................................................................viii DAFTAR TABEL......................................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................xi BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ 1 1.1.
Latar Belakang .......................................................................................................... 1
1.2.
Rumusan Masalah ..................................................................................................... 2
1.3.
Tujuan ....................................................................................................................... 3
1.4.
Manfaat ..................................................................................................................... 3
1.5.
Ruang Lingkup.......................................................................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI ....................................................................................... 5 2.1
Business Process ....................................................................................................... 5
2.2
Business Process Design......................................................................................... 12
2.3
Desain Organisasi ................................................................................................... 14
2.3.1
Pembentukan Desain Organisasi..................................................................... 14
2.3.2
Analisis Alur Proses........................................................................................ 15
2.3.3
Struktur Organisasi ......................................................................................... 17
2.3.4
Konfigurasi Dalam Struktur Organisasi.......................................................... 18
2.3.5
Job Description ............................................................................................... 22
2.3.6
Standard Operating Procedure (SOP)............................................................ 24
BAB III METODOLOGI PENELITIAN .................................................................. 27 3.1
Observasi Awal ....................................................................................................... 28
viii
3.2
Studi Pustaka........................................................................................................... 29
3.3
Perumusan Masalah ................................................................................................ 29
3.4
Penetapan Tujuan.................................................................................................... 30
3.5
Observasi Proses Bisnis Sekarang .......................................................................... 30
3.6
Studi Dokumentasi Organisasi................................................................................ 31
3.7
Analisa Proses Bisnis Organisasi ............................................................................ 31
3.8
Pemetaan proses bisnis baru ................................................................................... 31
3.9
Kesimpulan dan Saran ............................................................................................ 32
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................................... 33 4.1.
Gambaran Umum Proses Bisnis Penjualan Pada PT. KCM ................................... 33
4.2
Analisa Proses Bisnis yang Sedang Berjalan .......................................................... 38
4.2.1.
Iklan Banner.................................................................................................... 38
4.2.2.
Web Services ................................................................................................... 42
4.2.3.
Iklan Baris ....................................................................................................... 45
4.2.4.
Iklan Kolom .................................................................................................... 46
4.3
Analisa Proses Bisnis yang Diusulkan.................................................................... 48
4.3.1.
Iklan Banner.................................................................................................... 49
4.3.2.
Web Services .................................................................................................. 54
4.3.3.
Iklan Baris ....................................................................................................... 59
4.3.4.
Iklan Kolom .................................................................................................... 61
4.4
Analisa Perbandingan Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Dengan yang Diusulkan 64
4.4.1.
Iklan Banner.................................................................................................... 64
4.4.2.
Web Services ................................................................................................... 73
4.4.3.
Iklan Baris ....................................................................................................... 82
4.4.4.
Iklan Kolom .................................................................................................... 84
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................... 91 5.1.
Kesimpulan ............................................................................................................. 91
5.2.
Saran ....................................................................................................................... 94
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................. 98 LAMPIRAN................................................................................................................ 99 RIWAYAT HIDUP................................................................................................... 176 ix
x
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Kelebihan dan Kekurangan Struktur Fungsional Serta Struktur Berdasarkan Divisi……………………………………………………………………………… 20 Tabel 2.2 Hal Penting yang Perlu Dicantumkan Pada Format Deskripsi Pekerjaan...23
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 General Value Chain in Business Process
6
Gambar 2.2 Individual, Vertical, and Horizontal Processes
7
Gambar 2.3 A Process Defined as a Network of Activities and Buffers with wellDefined Boundaries Transforming Inputs to Customer Required Outputs Using Collection of Resources
8
Gambar 2.4 Framework for Business Process Design Projects
13
Gambar 2.5 Konsep Analisa Alur Proses
15
Gambar 2.6 Contoh Struktur Fungsional
19
Gambar 2.7 Contoh Struktur Berdasarkan Divisi
20
Gambar 3.1 Kerangka Metodologi Penelitian
28
Gambar 4.1 Proses bisnis banner & web services Kompas.Com
37
Gambar 4.2 Proses bisnis iklan baris & iklan kolom Kompas.Com
38
Gambar 4.3 Proses bisnis penjualan iklan banner pada Kompas.Com
38
Gambar 4.4 Proses bisnis penjualan web services pada Kompas.Com
42
Gambar 4.5 Proses bisnis penjualan iklan baris pada Kompas.Com
45
Gambar 4.6 Proses bisnis penjualan iklan kolom pada Kompas.Com
46
Gambar 4.7 Proses bisnis usulan penjualan iklan banner
49
Gambar 4.8 Usulan proses bisnis penjualan web services
54
xi
Gambar 4.9 Usulan proses bisnis penjualan iklan baris
59
Gambar 4.10 Usulan proses bisnis penjualan iklan kolom
61
Gambar 4.11 Proses dummy by creative
64
Gambar 4.12 Proses usulan dummy by creative
65
Gambar 4.13 Proses confirmation approval dari client
66
Gambar 4.14 Usulan proses confirmation approval dari client
67
Gambar 4.15 Proses creative design order
68
Gambar 4.16 Usulan proses creative design order
68
Gambar 4.17 Proses invoice keuangan
69
Gambar 4.18 Usulan proses invoice keuangan
70
Gambar 4.19 Usulan proses dokumen pendukung
71
Gambar 4.20 Proses upload banner
72
Gambar 4.21 Usulan proses upload banner
73
Gambar 4.22 Proses pembentukan team project
74
Gambar 4.24 Proses technical meeting
75
Gambar 4.25 Usulan proses technical meeting
76
Gambar 4.26 Proses confirmation approval
77
Gambar 4.27 Usulan proses confirmation approval
77
Gambar 4.28 Proses application development (backend)
78
xii
Gambar 4.29 Usulan proses application development (backend)
79
Gambar 4.30 Proses application development (frontpage)
80
Gambar 4.31 Usulan proses application development (frontpage)
81
Gambar 4.32 Proses pengiriman file iklan ke publisher
82
Gambar 4.33 Usulan proses pengiriman file iklan ke publisher
83
Gambar 4.34 Proses design dummy iklan kolom
84
Gambar 4.35 Usulan proses design dummy iklan kolom
85
Gambar 4.36 Proses client approval
86
Gambar 4.37 Usulan proses client approval
87
Gambar 4.38 Proses finance invoicing
87
Gambar 4.39 Usulan proses finance invoicing
88
Gambar 4.40 Proses artwork revision
89
Gambar 4.41 Usulan proses artwork revision
90
xiii
