46. Datum opgeslagen:

Procesoverzicht (Word versie)

Proces Documentatie

Datum opgeslagen:

28-2-2013

1/46


Inhoudsopgave 1.

Proces “A2: Aantrekken kapitaal” 1.1Procesinformatie 1.2Procesbeschrijving 1.2.1 Processtap: Samenwerken Vermogensbeheerder 1.2.2 Processtap: Opstellen Prospectus 1.2.3 Processtap: Aantrekken Beleggers 1.2.4 Processtap: Beslissing 1.2.5 Processtap: Storten Kapitaal 2. Proces “A3a: Uitzetten kapitaal” 2.1Procesinformatie 2.2Procesbeschrijving 2.2.1 Processtap Acquisitie MKBii ondernemingen 2.2.2 Processtap Aanvragen beoordelen 2.2.3 Processtap Beslismoment 2.2.4 Processtap Klantgesprekken 2.2.5 Processtap Beslismoment 2.2.6 Processtap Aanbieden Termsheet 2.2.7 Processtap Beslismoment 3. Proces “A3b: Uitzetten kapitaal” 3.1Procesinformatie 3.2Procesbeschrijving 3.2.1 Processtap beslismoment RvA 3.2.2 Definitief besluit DT 3.2.3 Waardering onderneming 3.2.4 Uitvoeren DD 3.2.5 Overeenkomst opmaken 3.2.6 Afwikkeling door notaris 3.2.7 Uitbetaling gelden 4. Proces “A4: Beheer kapitaal” 4.1Procesinformatie 4.2Procesbeschrijving 4.2.1 Processtap Opstarten beheer 4.2.2 Opening en beheer financiële administratie 4.2.3 Maandelijks rentebetaling MKBO 4.2.4 Halfjaarlijkse uitbetaling rente aan belegger 4.2.5 Informatievoorziening MKBO 4.2.6 Jaarlijkse bedrijfswaardering - refresh 4.2.7 Jaarlijkse rating 4.2.8 Kwartaalrapportage MKBi fonds 4.2.9 Rapportage aan VB en bestuur Stichting 5. Proces “A5: Afsluiten investeringsfonds” 5.1Procesinformatie 5.2Procesbeschrijving 5.2.1 Beslissen tot uitkeren en sluiten fonds 5.2.2 Gelden ontvangen 5.2.3 Fondsresultaat bepalen 5.2.4 Goedkeuren fondsresultaat 5.2.5 Uitkeren aan beleggers 6. Proces “A6: Risk Mitigation” 6.1Procesinformatie 6.2Procesbeschrijving

Datum opgeslagen:

28-2-2013

2/46

5 5 6 6 7 7 8 8 11 11 12 12 12 13 13 14 15 15 18 18 19 19 19 20 21 21 22 23 25 25 26 26 26 27 27 28 29 30 30 31 33 33 34 34 35 36 36 37 39 39 40

Procesoverzicht (Word versie) 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8 6.2.9

Status Poor of Default Klantgesprek situatie Poor Vervolgtraject Riskmanager aanstellen Begeleiding MKBi ondernemer door Riskmanager Vervolgtraject Interim Management Strategisch plan monitoren Vervolgtraject

Datum opgeslagen:

28-2-2013

3/46

40 40 41 42 43 44 44 45 46


Proces Documentatie A2 Aantrekken kapitaal A2:

Datum opgeslagen:

28-2-2013

4/46


1. Proces “A2: Aantrekken kapitaal”

1.1 Procesinformatie Processtappen:

Processtappen

Rollen

1

Samenwerking Vermogensbeheerder

FD

2

Opstellen Prospectus

FD/FM

1 maand

3

Aantrekken Beleggers

VB & FD

1 maand

4

Beslismoment

FD

5 werkdagen

5

Storten kapitaal

BL & FD

10 werkdagen

Datum opgeslagen:

28-2-2013

5/46

Maximale tijdslijnen


1.2 Procesbeschrijving In deze paragraaf worden alle processtappen binnen het proces A2 “Aantrekken Kapitaal” Kapitaal tot op handelingen niveau beschreven. 1.2.1

Processtap: Samenwerken Vermogensbeheerder

Uitvoerder(s) FD Handelingen Omschrijving Acquisitie/informatie - Passende en geïnteresseerde verstrekking partijen bezoeken en informeren; - Potentiële Partners van informatie voorzien; - Presentaties geven bij netwerkbijeenkomsten netwerkbijeenkomsten;

Systeem

Potentiële Partners

Gespreksverslagen i.c.m. toekomstige plannen vastleggen in database;

Database (Excel)

Partner koppelen per relevant fonds

Overzicht bijhouden m.b.t. voorwaarden/eisen van partners:

Database (Excel)

Samenwerkingsovereenkomst

Documenteren

Datum opgeslagen:

‘Fit to Fonds’, F past partner bij fonds kennis van de markt historie opbouwen

Na het tekenen van NDA moeten inhoudelijke contractcondities overeengekomen vereengekomen worden;

- Overeenkomst (Notarieel) legaliseren; - Overeenkomst opslaan (hardcopy); - Scannen en opslaan onder map ‘vermogensbeheerder’

28-2-2013

Hulpmiddel - Folders; - Flyers; - Website; - Referenties;

6/46

Documents (word)

Hardcopy (kluis) Computer.

Standaardcontracten (NDA, Contracten);

Procesoverzicht (Word versie) 1.2.2

Processtap: Opstellen Prospectus

Uitvoerder(s) FD / FM Handelingen Prospectusvoorwaarden bespreken Test ‘verkoopwaarde’ prospectus

Omschrijving FM en Partner bespreken de voorwaarden/uitgangsposities

Prospectus (laten) opstellen Prospectus laten goedkeuren

Prospectus moet in detail worden uitgewerkt. Afhankelijk van de structurering van het fonds zal er of door een Registeraccountant of door de AFM een goedkeuring moeten worden afgegeven Opbouwen van historie m.b.t. prospectus (hard en softcopy);

Opslaan van prospectus

Systeem

Test hoe de prospectus ‘in de markt’ ontvangen wordt en de reacties op de proposities in de prospectus;

Hulpmiddel Checklist prospectus, ervaringen voorgaand fonds. Uitgangspunten en rendementsberekeningen fonds.

Voorgaande prospectus, Voorgaand ervaring AKD / KC Richtlijnen AFM inzake prospectus

Hardcopy (kluis) Computer

1.2.3

Processtap: Aantrekken Beleggers

Uitvoerder(s) VB / FD Handelingen Introductie prospectus

Omschrijving Prospectus in de markt zetten ze en motiveren van doelstellingen

Acquireren van potentiële beleggers

Geïnteresseerde beleggers acquireren voor het relevante Fonds

Presentaties (Power Point)

Zoeken publiciteit

Naast de activiteiten van vermogensbeheerders gensbeheerders is het van belang om bekende en professionele media te zoeken om het product uit te leggen en zo te promoten.

Bestaand netwerk, netwerk partners MKBi en netwerk RVA.

Datum opgeslagen:

28-2-2013

7/46

Systeem (Partner)netwerk en acquisitie-acties

Hulpmiddel


Handelingen Ontvangst inschrijfformulier

verwerken inschrijfformulieren Contractuele voorwaarden voorleggen

1.2.4

Omschrijving De door de beleggers ingevulde inschrijfformulieren mulieren (schriftelijk als per mail) worden geprint en fysiek opgeslagen in map van het betreffende fonds / prospectus. Alle interesse verwerken in de database, zodat snelle correspondentie ie mogelijk is. Contractcondities bespreken met geïnteresseerde beleggers die daar behoefte aan hebben.

Systeem Email + hardcopy formulier in map.

Hulpmiddel

Excelbestand

Documents (word)

Notariële Akten / obligatie akte

Hulpmiddel Uitkomsten vooronderzoek en inschrijvingen.

Processtap: Beslissing

Uitvoerder(s) FD Handelingen Interesse cq slagingskans bepalen

Omschrijving Samen met partner bepalen hoe groot de inschrijving op het fonds is/gaat worden.. Inschatten wat de potentie in de markt nog is.

Systeem

Go / No-Go

Fondsdirectie bepaalt bepaal (i.o.m. Raad van Advies) definitieve haalbaarheid en of Fonds wordt opgestart en kapitaal gestort gaat worden;

Document (Word)

1.2.5

Processtap:: Storten Kapitaal

Uitvoerder(s) BL / FD Handelingen Tranches bepalen

Omschrijving Cahsflow forecast voor Fonds maken en Storting Storting-tranches bepalen;

Systeem Hulpmiddel Hulpmi Spreadsheet (Excel) Rekenmodel Fonds

Screenen beleggers

De beleggers worden individueel gescreend door middel van een Google Toets (eerste 5 pagina’s). Indien aanleiding ding hiertoe is, wordt

Internet

Datum opgeslagen:

28-2-2013

8/46

Sjabloon integriteitstoets


Handelingen

Selecteren beleggers

Informeren beleggers

Contractuele voorwaarden vastleggen

Storten kapitaal (1e tranche)

Omschrijving verder onderzoek gedaan naar integriteit. Bij twijfel wordt de belegger afgewezen als mogelijke kandidaat. Uit de beleggers die hebben ingeschreven wordt een selectie gedaan. Dit zal gaan op basis van LIFO. De beleggers die interesse hebben getoond worden geïnformeerd over voortgang en tranches. Vervolgens over verdere procesgang. Contracten afsluiten met geïnteresseerde beleggers;

Systeem

Beleggers storten 1 tranche van totale investering;

Hulpmiddel Hulpmi

Inschrijfformulieren

Excelbestand

Brief aan beleggers

Documents (Word)

Akten

Bankrekening

Bankafschriften

FM bevestigt storting;

Informeren Stichting

Storten rest kapitaal

Stichtingsbestuur informeren over de obligatiehouder die is een obligatie heeft afgenomen Op vooraf bepaalde momenten storten de beleggers de volgende tranches ; FM bevestigt storting;

Datum opgeslagen:

28-2-2013

9/46

Obligatie akte

Bankrekening

Bankafschriften


Proces Documentatie A3 Uitzetten kapitaal A3a:

Datum opgeslagen:

28-2-2013

10/46


2. Proces “A3a: A3a: Uitzetten kapitaal kapitaal” Status: May 1, 2012 3:43:22 PM


Processtappen

Rollen

1

Acquisitie MKBI Ondernemingen

DT

2

Aanvragen Beoordelen

FM en FD

3 werkdagen

3

Beslismoment

DT

2 werkdagen

4

Klantgesprekken

FM en FD

5 werkdagen

5

Beslismoment

DT

2 werkdagen

6

Aanbieden Termsheet

FM + FD

3 werkdagen

7

Beslismoment

DT

2 werkdagen

Datum opgeslagen:

28-2-2013

11/46



2.2 Procesbeschrijving In deze paragraaf worden alle processtappen sstappen binnen het proces ““Uitzetten kapitaal ” tot op handelingen niveau beschreven. 2.2.1

Processtap Acquisitie MKBi ondernemingen

Uitvoerder(s) DT Handelingen Verstrek informatie

Registreer een prospect Documentair de prospect Bevestig ontvangst

Documenteren

2.2.2

Omschrijving - Pleitbezorgers bezoeken en informeren (CMenP, (CMe DB&S, banken etc). - Prospects van informatie voorzien. - Presentaties geven bij netwerkbijeenkomsten Een prospect die interesse heeft getoond dient te worden geregistreerd in de database da Maak een digitale map aan van deze prospect. Sla daarin het gescande inschrijfformulier op. Bevestig de prospect middels een brief de ontvangst van het inschrijfformulier. schrijfformulier. Geef aan wat wordt verwacht aan info alvorens de aanvraag in behandeling te kunnen nemen. Sla de brief op in de prospectmap

Systeem -

Hulpmiddel Folders; Flyers; Website. Inschrijfformulier.

Excel bestand

Digitale mappenindeling computer. Word

Checklist met noodzakelijke info prospect.

Digitale mappenindeling computer

Processtap Aanvragen vragen beoordelen

Uitvoerder(s) FM / FD Handelingen Ontvangst aanvraag met bijlagen

Omschrijving Klant stuurt aanvraag in met de daarbij horende bescheiden

Systeem

Registreer aanvraag in database

Leg vast bij klantgegevens wanneer aanvraag in behandeling is genomen. Maak fysieke map waarin alle opgestuurde documentatie van de

Excel bestand

Maak aanvraagdossier aan

Datum opgeslagen:

28-2-2013

12/46

Hulpmiddel Checklist met noodzakelijke info prospects

Hangmappen


Handelingen Vul checklist aanvraagproces in

Harde criteria

Rating bepalen Start materiële beoordeling Quick Scan

2.2.3

Omschrijving prospect worden bewaard De checklist welke bij elke aanvraag wordt bijgevoegd wordt ingevuld. Zo is de volgorde van de stappen helder en tevens vastgelegd Toets de aanvraag aan de hand van de harde selectiecriteria. Leg de uitkomsten omsten vast op het quick scan formulier. Geef advies per aanvraag over haalbaarheid. Voer de gegevens in, in het ratingmodel van URA. Maak een start met de materiële beoordeling van het Quick Scan formulier

Systeem

Hulpmiddel

Excel checklist

Checklist met alle processtappen

Financieringsmodel

Quick Scan formulier (onderdeel beoordelingsformulier) onderdeel harde criteria

Ratingsysteem URA

Handleiding

Quick Scan methode

Quick Scan formulier

Systeem

Hulpmiddel Quick Scan formulier

Processtap Beslismoment

Uitvoerder(s) DT Handelingen Selectie bedrijven

Prospects die afvallen informeren

2.2.4

Omschrijving Aan de hand van de Quick scan + rating wordt de definitieve selectie gemaakt van bedrijven welke doorgaan. Brief sturen naar alle afgevallen prospects over de uitkomst u van de Quick Scan

Brief selectie 1

Processtap Klantgesprekken

Uitvoerder(s) FM / FD Handelingen Bel prospect voor afspraak

Werk aanvraag uit

Datum opgeslagen:

Omschrijving Klantgesprek inplannen en bevestigen met brief. Let ook op eventueel gewenste aanvul aanvullende informatie. Verwerk de aanvraag in het financieringsmodel. Maak eveneens bedrijfskundige eerste opzet over markt, onderneming, product en onderbouwing prognose. Maak lijst met zaken welke verder

28-2-2013

13/46

Systeem

Hulpmiddel Beoordelingsformulier

Financieringsmodel

MKBi rapportage sjabloon en beoordelingsformulier


Handelingen

Voer klantgesprek

Schrijf advies voor DT

Plan besluitvorming DT in

2.2.5

Omschrijving Systeem verduidelijkt moeten worden om een afgewogen oordeel te kunnen vormen. Met de verkregen info en uitgewerkte aanvraag wordt bij de klant de ontbrekende info opgevraagd. Tevens een be beeld vormen van het bedrijf, de ondernemers en vooral de wijze hoe ze het bedrijf leiden. Maak de rapportage gereed, waarin tevens een onderbouwd advies wordt geschreven over de toegevoegde waarde van de investering voor het fonds. fonds risico’s dienen helder te zijn beschreven evenals de mitiganten daarvan. Maak afspraak in de agenda van de DT leden om aanvraag te beoordelen. Tevens dossier met voorstel in hangmap pre beoordeling DT hangen.

Hulpmiddel

MKBi Rapportage sjabloon


Uitvoerder(s) DT Handelingen Haal map ter beoordeling uit hangmap Beoordeel aanvraag

Omschrijving Dossier meenemen ter beoordeling

DT beoordeelt de aanvraag op basis van de voorliggende stu stukken. Oordeel kan als volgt zijn:

Systeem

Hulpmiddel

Beoordelingssjabloon en stukken aanvraag

1. Akkoord conform voorstel; 2. Akkoord met aanvullende voorwaarden; 3. Aanhouden nader uitwerken; 4. Afwijzen. Vastleggen oordeelsvorming Dossier terugleggen in hangmap

Datum opgeslagen:

Leg het besluit gemotiveerd vast op het beoordelingssjabloon beoordelings Leg dossier met ingevuld beoordelingssjabloon terug in de

28-2-2013

14/46

Beoordelingssjabloon


Handelingen

2.2.6

Omschrijving daarvoor bedoelde hangmap.

Systeem

Hulpmiddel

Systeem Excel

Hulpmiddel Checklist met alle processtappen

Processtap Aanbieden Termsheet

Uitvoerder(s) FM + FD Handelingen Vul checklist verder in Maak Termsheet aan

Omschrijving Na de beoordeling de klantgegeven s in de checklist aanvullen. Zowel digitaal als fysiek aanpassen. Verwerk in de termsheet de uitgangspunten waaronder de gevraagde financie financiering zou kunnen worden verstrekt: -

Omschrijving investering; Benoemen entiteit die financiering verkrijgt; Overzicht totale financiering na investering; Voorwaarden lening; Optie op aandelenpercentage; Waarderingsuitgangspunte n; Prognose waarop termsheet is gebaseerd; Beheersmaatregelen.

Overhandig termsheet Bespreek met de klant de termsheet en de voorwaarden waaronder de financiering kan worden verstrekt. Ontvangst getekend De klant zal voor akkoord de document termsheet moeten ondertekenen. Gewenste aanpassingen door de klant kunnen uiteraard worden ingebracht door de klant en een adviseur van de klant. Archiveer getekend Scan het getekend document in en document sla dit op onder het klantdossier

2.2.7


Uitvoerder(s) DT

Datum opgeslagen:

28-2-2013

Termsheet sjabloon (leningakte achtergestelde lening met opschortende voorwaarden)

15/46

Beoordelingssjabloon, Beoordelingssjabloon compleet met alle voorwaarden.

Termsheet

Digitale mappenindeling computer


Handelingen Beoordeel aangepaste voorwaarden Bespreek met DT

Besluit

Omschrijving Uit it het gesprek met de klant komen forse afwijkingen ten opzichte van het oorspronkelijke plan naar boven Beoordeel samen met het DT in hoeverre de aanpassingen het risico van het fonds beïnvloeden. Zijn de mitiganten nog voldoende? Risico acceptabel? Per dossier wordt het volgende besluit genomen:

Systeem

Hulpmiddel Aangepaste Termsheet

Financieringsmodel

Beoordelingssjabloon

1. Meegaan in gewenste aanpassingen, aanbieden nieuwe termsheet; 2. Afwijzen aanpassingsverzoek. Informeer de klant

Bereid advies RVA voor

Datum opgeslagen:

Afhankelijk van de uitkomst wordt of een aangepaste termsheet opgemaakt of de klant een brief gestuurd met de afwijzing van het verzoek tot aanpassing Maak een mapje aan ter voorbereiding op de bespreking in de RVA. Stukken worden allen ingescand en gemaild naar de leden van de RVA.

28-2-2013

16/46

Aangepaste Termsheet Brief afwijzing MKBI rapportage Beoordelingssjabloon Termsheet


Proces Documentatie A3 Uitzetten kapitaal A3b:

Datum opgeslagen:

28-2-2013

17/46


3. Proces “A3b: A3b: Uitzetten kapitaal” kapitaal Status: May 1, 2012 3:43:22 PM


Processtappen

Rollen


1

Beslismoment RVA

FD

10 werkdagen

2

Definitief besluit DT

DT

2 werkdagen

3

Waardering onderneming

RV en FM

2 werkdagen

4

Uitvoeren DD

Acc. en FM

5 werkdagen

5

Overeenkomst opmaken

FM

2 werkdagen

6

Afwikkeling door notaris

Notaris

3 werkdagen

7

Uitbetaling gelden

DT en notaris

2 werkdagen

Datum opgeslagen:

28-2-2013

18/46


3.2 Procesbeschrijving In deze paragraaf worden alle processtappen binnen het proces ““Uitzetten kapitaal ” tot op handelingen niveau beschreven. 3.2.1

Processtap beslismoment RvA

Uitvoerder(s) FD Handelingen Plan RvA in

Omschrijving Systeem Stuur alle leden van de RvA een Mail bericht welke conceptdatum (vooraf maandelijks vastgelegd) de bijeenkomst doorgaat.

Maak stukken gereed ter beoordeling

Per voor te leggen dossier alle stukken in Pdf format scannen, met advies DT erbij In mail alle pdf dossiers versturen aan de leden van de RvA Leg in een map op de computer alle dossiers welke zijn behandeld in de RvA vast. Maak een map aan met de datum van de betreffende vergadering en sla hierin alle dossiers op. Voorzitter RvA bespreekt met de leden van de RvA de dossiers. FD is aanwezig om toelichting te geven op de dossiers. FD notuleert de beoordelingen per dossier en laat deze door de voorzitter van de RvA aftekenen.

Stuur alle stukken op Archiveer stukken voor het RvA overleg

Bespreek voorgelegde dossiers

Leg beoordelingen met voorwaarden vast in notulen

3.2.2

-

Hulpmiddel Standaard uitnodiging (sjabloon)

Computer

Scan apparatuur

Mail

Mailsysteem

Map in computer

Computer

overleg

vergaderruimte

Computer

Sjabloon notulen overleg RvA

Systeem Overleg

Hulpmiddel Kantoor MKBi

Documents (word)

Sjabloon beoordelingsformulier

Definitief besluit DT

Uitvoerder(s) DT Handelingen Bespreek de beoordelingen van de RvA

Besluit nemen

Datum opgeslagen:

Omschrijving Dossiers bespreken die in de RvA zijn geweest met m de beoordelingen die daaruit zijn gekomen. (met de verstrekkingsvoorwaarden indien goedkeuring) Per dossier het definitieve besluit vastleggen met de voorwaarden die bij de verstrekking worden gesteld.

28-2-2013

19/46


Handelingen

Leg besluit vast

Informeer de betreffende aanvragers Archiveer de brief

3.2.3

Omschrijving Vastleggen in de overlegnotulen, afgetekend door de voorzitter van het overleg, de FD. Scan de notulen en het boordekingsformulier oordekingsformulier in en leg vast in een map op de computer. De map heeft de datum als naam. Elke aanvrager ontvangt een schriftelijk bericht van de FD inzake het genomen besluit. De brief opslaan in het aanvraagdossier (digitaal) (di

Systeem

Hulpmiddel

Map in Computer

Computer en scanner

Documents (word)

Sjabloon brief

Digitale map aanvrager

Computer

Systeem Outlook

Hulpmiddel Checklist processtappen

Mail en post

Sjablonen

Waarderingsrapport

Sjabloon waardering waar

Waardering onderneming

Uitvoerder(s) Register Valuator en FM Handelingen Afspraak inplannen

Informeren MKB ondernemer Afspraak met klant Uitkomst waardering beoordelen

Bespreken rapport in DT

Rapport bespreken met klant en diens accountant

Datum opgeslagen:

Omschrijving Maak afspraak met register Valuator van Matchplan voor het waarderen van de onderneming ondern Stuur ondernemer een mail en brief om aan te geven dat de RV een afspraak zal maken Laat de register Valuator een afspraak maken met de ondernemer Indien uit de waardering geen bijzonderheden zijn gekomen, kan deze met de ondernemer worden besproken, anders eerst in het DT. Teken af op het sjabloon beoordelingsformulier: selectiestap 5 Deze processtap is noodzakelijk als uit de waardering bijzonderheden komen die materieel de risico’s in de te financieren onderneming anders belichten dan in het voorgaande traject. Teken af op het sjabloon beoordelingsformulier: selectiestap 5 Uitkomst bespreken. Deze stap is cruciaal voor de exit: overeenstemming over de uitgangspunten van de waardering

28-2-2013

20/46


Waarderingsrapport, Financieringsdocumentatie Sjabloon beoordelingsformulier Waarderingsrapport


Handelingen

Getekend waarderingsrapport opslaan 3.2.4

Omschrijving moet er komen. Op het rapport en de uitgangspunten wordt door MKBi en de ondernemer getekend voor akkoord. Zorg dat hard copy wordt opgeslagen in de dossiermap (fysiek) siek) en digitaal (scan)

Systeem

Hulpmiddel

Dossier fysiek en digitaal

Scan apparatuur

Systeem Outlook


Mail en post

Sjablonen

DD rapport

Sjabloon DD

Uitvoeren DD

Uitvoerder(s) Accountant en FM Handelingen Afspraak inplannen

Informeren MKB ondernemer Afspraak met klant Uitkomst DD beoordelen

Bespreken rapport in DT

Rapport bespreken met klant en diens accountant Getekend DD rapport opslaan

3.2.5

Omschrijving Maak afspraak met Joor Accountants voor het uitvoeren van een DD. Stuur ondernemer een mail en brief om aan te geven dat de accountant een afspraak zal maken Laat Joore accountants een afspraak met de klant maken. Indien uit de DD geen bijzonderheden zijn gekomen, kan deze met de ondernemer worden besproken, anders eerst in het DT. Teken af op het sjabloon beoordelingsformulier: selectiestap 6 Deze processtap is noodzakelijk als uit de DD bijzonderheden komen die materieel de risico’s in de te financieren onderneming anders belichten dan in het voorgaande traject. Teken af op het sjabloon beoordelingsformulier: selectiestap 6 Uitkomst bespreken. Op het rapport en wordt door MKBi en de ondernemer getekend voor akkoord. Zorg dat hard copy wordt opgeslagen in de dossiermap (fysiek) en digitaal (scan)

Overeenkomst opmaken

Uitvoerder(s) FM

Datum opgeslagen:

28-2-2013

21/46


DD rapport, Financieringsdocumentatie Sjabloon beoordelingsformulier

DD rapport


Scan apparatuur


Handelingen Opmaken overeenkomst klant

Opmaken aktes klant

Versturen aktes aan notaris

3.2.6

Omschrijving Op basis van het et besluit dat is genomen met de voorwaarden, wordt een overeenkomst opgesteld tussen MKBi en de aanvrager. Dit is een aangepaste Termsheet. Conform het besluit van de FD en de opgemaakte aakte overeenkomst worden alle aktes opgemaakt. De aktes worden per mail naar de notaris gestuurd. Deze controleert vervolgens.

Systeem Documents (word)

Hulpmiddel Sjabloon dat hiervoor is opgemaakt

Documents (word)

Sjablonen opgemaakt door AKD Sjabloon mail notaris

Afwikkeling door notaris

Uitvoerder(s) notaris Handelingen Check op juistheid en volledigheid stukken

Goedkeuring Stichting

Goedkeuring notaris

Archiveer brief notaris en stichting

Notaris maakt eindafrekening

Datum opgeslagen:

Omschrijving De notaris checkt of de aktes juist zijn opgesteld, aan de voorwaarden is voldaan en correct alles is ondertekend. Stichting bestuur controleert of aan alle formele criteria is voldaan. Dit wordt vastgelegd in een separaat besluit Indien de notaris akkoord is met het process en aan alle opschortende voorwaarden is voldaan, wordt akkoord gegeven kan tot uitbetaling worden overgegaan. Scan de brief van de notaris en stichting in en bewaar deze in de digitale klantmap en fysieke klantdossier De notaris maakt een eindafrekening op ten behoeve van de klant. Hierin zijn alle kosten verwerkt uit het aanvraagproces die conform de voorwaarden worden verrekend met het financieringsbedrag.

28-2-2013

22/46

Systeem

Hulpmiddel Checklist documenten

Goedkeuringsbeslui Sjabloon goedkeuring stichting t Stichting

Documents (word)

Sjabloon akkoord notaris

Hardcopy (klantdossier) Computer Documents (word)

Sjabloon eindafrekening


Uitbetaling gelden

Uitvoerder(s) DT & notaris Handelingen Geld storten op kwaliteitsrekening notaris

Overboeking naar klant Klant wordt geïnformeerd

Datum opgeslagen:

Omschrijving Indien aan alle opschortende opschort voorwaarden is voldaan, zal het geld van de bankrekening ‘inschrijfgelden’ worden gestort op de kwaliteitsrekening van de notaris, conform de afrekening. Kosten DD , waardering en Agentschap NL worden in mindering gebracht op uit te betalen gelden. Het et gehele DT moet de betaling fiatteren. De notaris maakt het geld over via de kwaliteitsrekening naar de klant. Na de uitbetaling wordt de klant geïnformeerd over de overboeking en het opstarten van het beheer conform de opgestelde overeenkomst.

28-2-2013

23/46

Systeem betaalsysteem

Hulpmiddel Checklist, Checklist boekingsstuk

Betaalsysteem.

Boekingsstuk

Documents (word)

Sjabloon informeren klant.


Proces Documentatie A4: Beheer kapitaal

Datum opgeslagen:

28-2-2013

24/46


4. Proces “A4: Beheer kapitaal” Status: May 1, 2012 3:43:22 PM


Processtappen

Rollen


1

Opstarten Beheer

FD

2 werkdagen

2

Opening en Beheer financiële administratie

Trust & RA

2 werkdagen

3

Maandelijks rentebetaling

Trust en DT

2 werkdagen

4

Halfjaarlijkse uitbetaling rente aan belegger

Trust en DT

2 werkdagen

5

Informatievoorziening MKBO

FM

2 werkdagen

6

Jaarlijkse bedrijfswaardering – refresh

RV en FM

5 werkdagen

7

Jaarlijkse rating

FM

5 werkdagen

8

Kwartaalrapportage MKBi groeifonds

DT

10 werkdagen

9

Rapportage aan VB en bestuur Stichting

DT

10 werkdagen

Datum opgeslagen:

28-2-2013

25/46


4.2 Procesbeschrijving In deze paragraaf worden alle processtappen binnen het proces “Beheer kapitaal ” tot op handelingen niveau beschreven. 4.2.1

Processtap Opstarten beheer

Uitvoerder(s) FD Handelingen

Omschrijving

Systeem

Hulpmiddel

Controle uitbetaalde gelden aan MKBO

Check of de juiste bedragen aan de MKBO zijn uitbetaald

Bankrekening inschrijfgelden

Bankafschriften

Controle uitbetaalde gelden aan externe diensten ‘proces 3’

Check of de juiste bedragen aan Agentschap NL, DD en waarderingsrapport zijn uitbetaald

Vastleggen controle

Bankrekening MKBi Teken de lijst van gestorte bedragen Hardcopy financiële af en archiveer deze administratie

Voer beheerplan op

Verstuur brieven eerste aanlevering

4.2.2

Voer voor elke MKBO het beheerplan op. Dit betekent dat zowel in de agenda de acties worden gezet als in de database gedurende de looptijd wordt gevolgd of alle opgevraagde documenten tijdig binnenkomen. Stuur aan alle MKBO een brief waarin het verzoek om aanlevering van de gevraagde documenten welke maandelijks en per kwartaal moeten worden ingeleverd, wordt gedaan

Bankrekening MKBi Bankrekening inschrijfgelden

Computer Outlook

Bankafschriften

Scanner

Computer

Excel database voor alle MKBO / fonds

Excel sjabloon

Documents (word)

Excel database Computer

Opening en beheer financiële administratie

Uitvoerder(s) Trust en RA accountant Handelingen Open grootboekrekeningen per MKBO

Datum opgeslagen:

Omschrijving Elke MKBO krijgt eigen FPnummer (FP: financieel product). Deze wordt ook als zodanig in de financiële administratie verwerkt. De opzet van de financiële

28-2-2013

26/46

Systeem Financieel pakket Orangefield

Hulpmiddel


Handelingen

Vastleggen inrichting administratie

4.2.3

Omschrijving administratie zal door een RA moeten worden geaccordeerd. Het door de RA getekende stuk dat de financiële administratie volledig en juist is opgezet wordt gedocumenteerd

Systeem

Hulpmiddel

Hardcopy financiële administratie

Scanner

Computer

Maandelijks rentebetaling MKBO

Uitvoerder(s) DT+Trust Handelingen Bepaal rentebedrag en opmaak nota Controle rentebedragen

Incasseren bedragen

Check op juiste betaling Check op storno’s

Controle betalingen

4.2.4

Omschrijving Door Orangefield worden de rentenota’s opgemaakt voor de MKBO De te betalen rentebedragen worden door de FD gecontroleerd op juistheid en afgetekend. Het getekende document wordt fysiek en digitaal opgeslagen. Om alle bedragen te incasseren wordt een incassobatch aangemaakt van alle mutaties. Op de 2e van elke maand wordt gecontroleerd of de incasso’s correct zijn uitgevoerd. Op de 10e van elke maand wordt gecontroleerd of er al dan niet storno’s zijn uitgevoerd. De lijst van correcte betalingen wordt opgemaakt en afgetekend door de FM. Deze laat de FD deze lijst ook aftekenen, nadat deze zich heeft overtuigd van de correctheid ervan. Op deze lijst komt te staan wat het totale bedrag aan rente achterstanden is. de getekende lijst wordt gearchiveerd zowel fysiek als digitaal.

Halfjaarlijkse uitbetaling rente aan belegger

Uitvoerder(s)

Datum opgeslagen:

28-2-2013

27/46

Systeem Systeem Orangefield

Hulpmiddel


Scanner

Computer Incassobatch

Pakket Rabobank

Bankrekening ‘inkomsten’ Bankrekening MKBi

Bankafschriften

Bankrekening MKBi

Bankafschriften

Hardcopy (klantdossier)

Scanner

Computer


Uitvoerder(s) DT+ Trust Handelingen Bepaal rentebedrag en opmaak nota Controle rentebedragen

Vooraankondiging Stichting te betalen bedragen Uitbetalen bedragen aan Stichting Check op juiste betaling Controle betalingen beleggers

Omschrijving Door Orangefield worden de rentenota’s opgemaakt voor de belegger De te betalen rentebedragen worden door het DT gecontroleerd op juistheid en afgetekend. Het getekende document wordt fysiek en digitaal opgeslagen. Meldt de Stichting welk deel van de rente wordt uitbetaald en eventueel wat wordt ‘doorgerold’ Vanaf de bankrekening ‘inkomsten’ wordt het rentebedrag overgemaakt aan de Stichting Zodra de betalingen zijn uitgevoerd wordt een check gedaan op juiste betaling aan de Stichting Van Orangefield wordt een lijst verkregen van door hen uitgevoerde betalingen. Deze lijst controleren met de door hen gemaakte berekeningen.

Systeem Systeem Orangefield

Hulpmiddel


Scanner

Computer Word

Sjabloon melding Stichting

Bankrekening ‘inkomsten’

Pakket Rabobank

Bankrekening ‘Inkomsten’

Bankafschriften


Scanner

Computer

Deze lijst bespreken en vastleggen in het DT. 4.2.5

Informatievoorziening MKBO

Uitvoerder(s) FM Handelingen Herinnering MKBO inzake in te leveren bescheiden

Maandelijks controle in te leveren bescheiden

Datum opgeslagen:

Omschrijving Ondernemer heeft beheerplan en dient het inleveren van de stukken tijdig en volledig te doen. Bij verstrekking wordt schriftelijk kenbaar gemaakt welke documenten wanneer moeten worden ontvangen. De herinneringen worden per mail verstuurd. Dit geschiedt een week voor het verstrijken van de deadline. De lijst van in te leveren bescheiden wordt opgemaakt en afgetekend door de FM. Deze laat

28-2-2013

28/46

Systeem Outlook

Hulpmiddel Sjabloon mail inzake beheerplan


Scanner


Handelingen

Actie op manco’s Invoeren cijfers in analysesysteem

Omschrijving de FD deze lijst ook aftekenen, nadat deze zich heeft overtuigd van de correctheid ervan. Op deze lijst komt te staan welke manco’s er zijn. De getekende lijst wordt gearchiveerd zowel fysiek als digitaal. Voor de bedrijven met een manco wordt proces 6 opgestart. Voer de cijfers in, in het analysesysteem van MKBI.

Systeem Computer

Hulpmiddel

Zie proces 6 Hardcopy (klantdossier)

Scanner

Computer

Analyseer de verkregen info

4.2.6

Vergelijk de ontvangen resultaten met de verwachtingen. Afwijkingen benoemen en mogelijke acties beschrijven.

Jaarlijkse bedrijfswaardering - refresh

Uitvoerder(s) Register Valuator en FM Handelingen Afspraak inplannen

Informeren MKB ondernemer Afspraak met klant Rapport bespreken met klant en diens accountant

Getekend waarderingsrapport opslaan

Datum opgeslagen:

Omschrijving Maak afspraak met register Valuator van Matchplan voor het waarderen van de onderneming Stuur ondernemer een mail en brief om aan te geven dat de RV een afspraak zal maken Laat de register Valuator een afspraak maken met de ondernemer Uitkomst bespreken. Deze stap is cruciaal voor de exit: overeenstemming over de uitgangspunten van de waardering moet er komen. Op het rapport en de uitgangspunten wordt door MKBi en de ondernemer getekend voor akkoord. Zorg dat hard copy wordt opgeslagen in de dossiermap (fysiek) en digitaal (scan)

28-2-2013

29/46

Systeem Outlook


Mail en post

Sjablonen

Waarderingsrapport


Scan apparatuur


Jaarlijkse rating

Uitvoerder(s) FM Handelingen Cijfers inlezen in systeem Rating vastleggen

4.2.8

Omschrijving Lees de cijfers in zodat een rating kan worden gemaakt Print de rating uit voor het fysieke dossier en sla de digitale versie op in de klantenmap.

Systeem Ratingsysteem URA

Hulpmiddel Bestand in juiste format

Fysiek dossier Digitaal dossier

Kwartaalrapportage MKBi fonds

Uitvoerder(s) DT Handelingen Analyse onderliggende bedrijven

Maak fondsrapportage

Bespreek rapportage

Datum opgeslagen:

Omschrijving Verwerk de ontvangen stukken van de bedrijven tot een tussentijdse rapportage per onderneming. Check op positieve en negatieve ontwikkelingen. Geef per onderneming aan: Good, Poor, Default. Verwerk alle individuele resultaten tot een analyse van de portefeuille. Resultaten welke per individueel bedrijf worden genomen, worden gemiddeld over de portefeuille vastgesteld. Naast de analyse, wordt tevens aandacht besteed aan relatering aan gerealiseerde beleggingsresultaten en een doorkijk naar het komende kwartaal. Bespreek de rapportage met de leden van de RVA en het DT. Van deze bespreking worden notulen gemaakt. De kwartaalrapportage wordt definitief vastgesteld en afgetekend door de voorzitter van de RVA. De afgetekende rapportage wordt gescant en digitaal opgeslagen.

28-2-2013

30/46

Systeem Ontvangen analyse FM

Hulpmiddel Sjabloon rapportage bedrijven

Rapportage

Documents (word)

Sjabloon kwartaalrapportage


Scanner

Computer


Rapportage aan VB en bestuur Stichting

Uitvoerder(s) DT Handelingen Maak Rapportage voor de VB en BL (lees: bestuur Stichting)

Omschrijving Verwerk alle individuele resultaten tot een analyse van de portefeuille. Aandachtspunten zijn: -

Bespreek rapportage

Verstuur Rapportage en publiceer op website MKBi

Datum opgeslagen:

Hulpmiddel Sjabloon kwartaalrapportage VB en BL


Scanner

Continuïteit bedrijven; Kwaliteit portefeuille; Waarde ontwikkeling portefeuille; Outlook volgend kwartaal

Bespreek de rapportage met de leden van de RVA. Van deze bespreking worden notulen gemaakt. De kwartaalrapportage voor VB en BL wordt definitief vastgesteld en afgetekend door de voorzitter van de RVA. De afgetekende rapportage wordt gescand en digitaal opgeslagen. De rapportage zal aan de Stichting in digitale versie worden verstrekt. Zij zorgen voor verdere verspreiding aan de obligatiehouders. Tevens de rapportage publiceren via de website MKBi

28-2-2013

Systeem Documents (word)

31/46

Computer

Digitaal rapport

Email Website


Proces Documentatie A5: Afsluiten investeringsfonds

Datum opgeslagen:

28-2-2013

32/46


5. Proces “A5: Afsluiten investeringsfonds” Status: May 1, 2012 3:43:22 PM


Processtappen

Rollen


1

Beslissen tot uitkeren en sluiten fonds

DT

1 werkdagen

2

Gelden ontvangen

FM

180 werkdagen

3

Fondsresultaat bepalen

FM + FD + RA

5 werkdagen

4

Goedkeuren fondsresultat

DT en Trust

5 werkdagen

5

Uitkeren aan beleggers

DT en Trust

2 werkdagen

Datum opgeslagen:

28-2-2013

33/46


5.2 Procesbeschrijving In deze paragraaf worden alle processtappen binnen het proces “Afsluiten investeringsfonds ” tot op handelingen niveau beschreven. 5.2.1

Beslissen tot uitkeren en sluiten fonds

Uitvoerder(s) DT Handelingen

Omschrijving

Per MKBO dient er een exitplan te worden opgemaakt.

De lening van de MKBO loopt 60 mnd. Het betreft een bulletlening met winstdeling. De exitmogelijkheden worden vanaf 36 mnd ingezet. Vanaf deze looptijd wordt er een concreet exitplan uitgewerkt en vastgelegd. Doelstelling is om tussen 48 en 60 maanden de exit te hebben gerealiseerd. Vanaf een looptijd van de eerste MKBO van 36 maanden zal per halfjaar worden gerapporteerd over het exitplan per MKBO. Hierin moet worden aangegeven:

Rapportage RVA

Systeem Waarderingsmethode MKBi

Hulpmiddel Berekening waardering Systeem rating

Rating MKBO Revisiegesprekken ondernemer

Rapportage

Sjabloon rapportage exit

Waarderingsmethode

Sjabloon exitplan

Financiële boekhouding MKBi

Scanner

1. Kans van slagen exit binnen 60 mnd; 2. Verwacht rendement winstdeel Goedkeuren MKBO exitplan

Overeenkomst MKBO

Voorstel winstuitkering en sluiten fonds

Datum opgeslagen:

Zodra van een MKBO een exitplan definitief gereed is, wordt deze uitgewerkt, berekend en ter goedkeuring aan de RVA voorgelegd. De kosten, opbrengsten en uiteindelijke rendement worden hierin vastgelegd + de tijdslijnen. Het plan wordt ondertekend en gedocumenteerd. De MKBO en het MKBi ondertekenen document van de notaris ter overdracht van het optierecht op de aandelen en de herfinanciering van de lening. 3 mnd voor het theoretische einde van de laatste MKBO, zal een voorstel aan de Stichting moeten

28-2-2013

34/46

Hardcopy; Computer Notariële overdracht

Documenten notaris

Voorstel ter goedkeuring

Sjabloon


Handelingen

Omschrijving worden ingediend dat de volgende mogelijkheden bevat:

Systeem Hardcopy

Hulpmiddel

Digitale copy 1. Alle MKBO hebben geaccordeerd exitplan, het fonds kan na rendementsvaststelling worden gesloten; 2. Niet alle MKBO hebben een geaccordeerd exitplan. Afhankelijk van de vooruitzichten wordt een voorstel ingediend tot verlenging met twee jaar. Vastleggen besluit

Informeren beleggers

5.2.2

De schriftelijke reactie van de Stichting op het verzoek wordt vastgelegd en digitaal opgeslagen. De BL ontvangt het bericht van de Stichting ten aanzien van de afwikkeling van het fonds. Tevens wordt een inschatting gegeven van het uit te betalen kapitaal.

Hardcopy Digitale copy Postverzending

Sjabloon berichtgeving.

Systeem Proces notaris

Hulpmiddel Akten notaris


Scanner

Gelden ontvangen

Uitvoerder(s) FM en RA accountant Handelingen Uitvoeren notariële akte inzake exit

Controle op akten

Geld incasseren

Overboeking gelden aan MKBi Check op ontvangen betaling Bepalen bestemming

Datum opgeslagen:

Omschrijving Op het afgesproken tijdstip zal de notaris de akten in orde maken en partijen uitnodigen om de financiële afwikkeling te regelen. De door de notaris opgestelde akten. Tevens de afrekening checken. Gelden dienen binnen te komen op de bankrekening ‘Inkomsten’ Op de afgesproken datum, passeert de notaris de akten en ontvangt het geld van de MKBO De notaris maakt het geld over aan bankrekening ‘inkomsten’ Controleer de betalingen van de notaris Een RA zal bepalen welk deel van

28-2-2013

35/46

Computer Betaalsysteem

Bankafschriften

RC MKBi RC MKBi Conform IM

Bankafschriften


Handelingen winst

Omschrijving de winst toekomt aan de belegger en welk deel aan MKBi. De uitkomsten worden vastgelegd en ondertekend door het bestuur van de Stichting en het DT van MKBi Vanaf de bankrekening ‘inkomsten’ wordt het deel dat is bepaald voor de Stichting, overgeboekt aan de Stichting Vanaf de bankrekening ‘inkomsten’ wordt het deel dat is bepaald voor MKBi, overgeboekt naar de bankrekening ‘netto liquiditeiten aandeelhouder’

Uitbetaling aan Stichting

Uitbetaling aan MKBi

5.2.3

Systeem

Hulpmiddel

RC MKBi

Telebankieren

RC MKBi

Telebankieren

Systeem RA controle op voorstel MKBi

Hulpmiddel Excel sjabloon fondsrendement

Fondsresultaat bepalen

Uitvoerder(s) FM +FD Handelingen Bepaal fondsresultaat

5.2.4

Omschrijving Zodra de afwikkeling van alle MKBO’s heeft plaatsgevonden, kan het totale fondsresultaat worden bepaald. Dit zal door een RA worden vastgesteld. Tevens zal dan het eindbedrag kunnen worden vastgesteld dat een de Stichting zal worden uitgekeerd.

Goedkeuren fondsresultaat

Uitvoerder(s) DT en Trust Handelingen Fiattering fondsresultaat

Informeren BL

Datum opgeslagen:

Omschrijving Het DT en de Stichting zullen het door de RA vastgestelde fondsresultaat bespreken en indien akkoord fiatteren door het voorstel te ondertekenen. Alle BL worden geïnformeerd door de Stichting over het behaalde fondsresultaat en de bedragen welke zullen worden overgemaakt.

28-2-2013

36/46

Systeem Hardcopy financiële administratie Computer Postverzending Info website

Hulpmiddel Scanner

Sjabloon informeren belegger


5.2.5

Uitkeren aan beleggers

Uitvoerder(s) DT en Trust Handelingen Uitbetaling aan Stichting

Ontvangst overzicht betalingen Stichting

Controle betalingen

Datum opgeslagen:

Omschrijving Vanaf de bankrekening ‘inkomsten’ wordt het deel dat is bepaald voor de Stichting, overgeboekt aan de Stichting. Eventueel wordt een restant vanaf de bankrekening ‘netto liquiditeiten aandeelhouder’ geboekt conform het bepaalde in de afrekening en conform het IM De Stichting voert betalingen uit aan de BL. Het overzicht hiervan zal worden overhandigd aan MKBi

Systeem RC MKBi

Check of de betalingen goed zijn uitgevoerd.

Getekend document bankafschriften afrekening

28-2-2013

37/46

Hulpmiddel Telebankieren

Boekhouding Schriftelijk overzicht


Proces Documentatie A6: Risk Mitigation

Datum opgeslagen:

28-2-2013

38/46


6. Proces “A6: Risk Mitigation” Status: May 1, 2012 3:43:22 PM


Processtappen

Rollen


1

Status Poor of Default

FM

1 werkdag

2

Klantgesprek

Lid DT

80 werkdagen

3

Vervolgtraject

DT

1 werkdag

4

Riskmanager aanstellen

DT

5 werkdagen

5

Begeleiding MKBi ondernemer

RM

60 werkdagen

6

Vervolgtraject

DT

1 werkdag

7

Interim management

DT

5 werkdagen

8

Strategisch Plan monitoren

FD

100 werkdagen

9

Vervolgtraject

DT

1 werkdag

Datum opgeslagen:

28-2-2013

39/46


6.2 Procesbeschrijving In deze paragraaf worden alle processtappen binnen het proces “Risk Mitigation ” tot op handelingen niveau beschreven. 6.2.1

Status Poor of Default

Uitvoerder(s) FM Handelingen

Omschrijving

Uitkomst proces A4

Indien uit de rating van A4 komt dat een bedrijf de status Poor of Default heeft verkregen, zal dit proces verder worden doorlopen.

Status Poor / Default

6.2.2

Systeem

Proces volgen vanaf hier

Rapportage MKBi

Hulpmiddel Ratingsysteem Rapportagesysteem

Rapportage

Sjablonen

Systeem Agenda voor plannen afspraak

Hulpmiddel Outlook

Brief uit word

Sjabloon

Gesprek op klantlocatie

Inhoudsopgaaf PVA

Info klant en accountant

Ratingsysteem

Klantgesprek situatie Poor

Uitvoerder(s) Lid DT Handelingen Plan gesprek met ondernemer is.

Stuur bevestiging van gesprek

Voer gesprek

Werk PVA uit

Laat PVA aftekenen door FD

Datum opgeslagen:

Omschrijving Binnen 5 werkdagen nadat de status Poor is geconstateerd, zal een gesprek met de betreffende MKBondernemer moeten plaatsvinden Bevestig het gesprek, de datum en het tijdstip schriftelijk aan de ondernemer. Tevens aangeven wat het doel is van het gesprek en of er eventueel aanvullende info noodzakelijk is. De accountant wordt ook uitgenodigd en ontvangt een cc van de brief. Met ondernemers het oorspronkelijke plan vergelijken met de huidige realiteit. Waardoor afwijkingen? Welke mogelijkheden zijn er? Alternatieven? Met de info van het klantgesprek wordt een PVA uitgewerkt. Dit zal uiteindelijk moeten leiden tot het terugbrengen van de onderneming vanuit Poor naar Good. Het voorgestelde plan moet worden afgetekend door de FD, voordat

28-2-2013

40/46

Sjabloon PVA Uitwerken in word en analysetool MKBi Hardcopy dossier

Scanner


Handelingen

Omschrijving met de uitvoering mag worden gestart.

Laat PVA aftekenen door klant en accountant

Het PVA zal moeten worden onderschreven door de klant en de accountant van de klant.

Voer het PVA in, in het beheersysteem van MKBi. Voer data voor revisiegesprekken in

Het beheersysteem wordt aangepast aan het nieuwe PVA.

Revisiegesprek

Verantwoording aan FD

6.2.3

Nadat het PVA actief is geworden, wordt in het volgende kwartaal elke week een revisiegesprek met de klant gevoerd. Tijdens de revisiegesprekken wordt gecheckt of de maatregelen in het PVA succes hebben en aanslaan. Maandelijks wordt aan de FD gerapporteerd inzake de voortgang van de ‘Poor’ klanten met een PVA. Het DT tekent bij akkoordbevinding deze rapportage af / geeft suggesties voor een heroverweging van het PVA (of delen van). In het laatste geval zal deze processtap opnieuw doorlopen moeten worden.

Systeem klant

Hulpmiddel

Digitaal in map klant Hardcopy dossier klant

Scanner

Digitaal in map klant Het beheersysteem van MKBi (Excel)

Sjabloon Excel

Agenda MKBi

Outlook

Check gemaakte afspraken

PVA actielijst

Hardcopy dossier klant

Scanner

Digitaal in map klant

Vervolgtraject

Uitvoerder(s) DT Handelingen Bepaal vervolgtraject

Datum opgeslagen:

Omschrijving De uitkomst na drie maanden wordt besproken binnen het DT. Indien Rating Good: terug naar proces A4. Indien rating Poor: Herhaal dit proces vanaf klantgesprek. Indien Default: ga verder met de volgende stap. Leg het besluit vast op papier, zowel hardcopy als digitaal.

28-2-2013

41/46

Systeem Hardcopy dossier klant Digitaal in map klant

Hulpmiddel Scanner


Riskmanager aanstellen

Uitvoerder(s) Lid DT Handelingen Voorstel tot aanstellen Riskmanager opstellen

Besluit tot aanstellen Riskmanager

Brieven versturen

Aandachtspunten bepalen De aandachtspunten archiveren

Opmaken PVA

Fiatteren PVA

Agenderen wekelijkse update

Datum opgeslagen:

Omschrijving Op basis van de verzamelde info wordt een voorstel opgemaakt door het DT om iemand van het DT als riskmanager aan te stellen voor de periode van 3 maand. De Riskmanager zal de MKBO wekelijks begeleiden op basis van een door hem en de accountant opgesteld PVA. Met het van het DT zal de Riskmanager definitief worden aangesteld. Het besluit en advies van het DT zal worden ondertekend en zowel fysiek als digitaal worden bewaard. De ondernemer en accountant worden schriftelijk op de hoogte gebracht van de aanstelling. Het DT bepaalt samen de aandachtspunten tijdens de opdracht. Het DT tekent het besluit af en archiveert deze digitaal en in het fysieke klantdossier

De Riskmanager gaat in gesprek met de MKBO en maakt een PVA op voor de begeleiding van de komende 12 weken (kwartaal). Het plan van aanpak wordt ter fiattering voorgelegd aan het DT. Indien akkoord wordt het PVA afgetekend en gearchiveerd. In het beheersysteem de data zetten dat er een update moet komen van de Riskmanager.

28-2-2013

42/46

Systeem Rapportage DT

Hulpmiddel Sjabloon word


Scanner

Digitaal in map klant Brief

Sjabloon

Financiële analyse, bedrijfsanalyse en eerder PVA Hardcopy dossier klant

Rekenmodel, branche info

Digitaal in map klant Rapportage en klantgesprek

Hardcopy dossier klant Digitaal in map klant Beheersysteem

Scanner

Sjabloon PVA

Scanner

Excel sjabloon.


Begeleiding MKBi ondernemer door Riskmanager

Uitvoerder(s) RM Handelingen Rapportage RM

Mailen rapportage aan FD

Beoordelen rapportage

Terugkoppeling aan RM

Actualiseren PVA

Fiatteren aangepast PVA

Rapportage voortgang aan RVA

Datum opgeslagen:

Omschrijving De RM maakt wekelijks en rapportage op, gebaseerd op de uitgangspunten van het PVA. De rapportage wordt gemaild aan de FD. Deze slaat de rapportage op onder het klantdossier. De FD beoordeelt de rapportage, vergelijkt deze met het PVA en tekent aan in hoeverre het volgens plan loopt, beter of slechter. Op de lijst ‘begeleiding MKBO’ wordt aangegeven dat de lijst is ontvangen en of het goed, acceptabel of onvoldoende is De FD rapporteert de bevindingen aan de RM enn het DT. Deze bevindingen worden ondertekend door het DT. Het ondertekend exemplaar wordt opgeslagen als hardcopy bij het fysieke klantdossier en digitaal Indien de resultaten goed en acceptabel zijn, ijn, is verdere actie overbodig. Indien deze onvoldoende is, wordt het PVA op onderdelen aangepast indien noodzakelijk. Het plan van aanpak wordt ter fiattering voorgelegd aan het DT. Deze zal al een definitief besluit nemen over het PVA. Indien akkoord wordt het PVA afgetekend en gearchiveerd. Als vast onderdeel van het overleg met de RVA zal de bespreking zijn van de bedrijven onder begeleiding van een RM. Eventuele verbeterpunten worden meegenomen in de wekelijkse evaluatie van de FM met de RM. In de notulen van de RVA worden de suggesties verwerkt.

28-2-2013

43/46

Systeem Rapportage

Hulpmiddel Sjabloon rapportage


Email systeem

Computer Lijst begeleiding MKBO


Sjabloon Excel

Scanner

Computer

Rapportage en klantgesprek

Sjabloon PVA


Scanner

Digitaal in map klant Hardcopy notulen RVA Digitaal in map RVA

Scanner


6.2.6

Vervolgtraject

Uitvoerder DT Handelingen Bepaal vervolgtraject

6.2.7

Omschrijving De uitkomst na drie maanden wordt besproken binnen het DT. Indien Rating Good: terug naar proces A4. Indien rating Poor: Herhaal dit proces vanaf klantgesprek. Indien Default: ga verder met de volgende stap. Leg het besluit vast op papier, zowel hardcopy als digitaal.

Systeem Hardcopy dossier klant

Hulpmiddel Scanner


Interim Management

Uitvoerder(s) DT Handelingen Gesprek klant door FD

Formeel de weg vrijmaken voor IM

Voorstel tot aanstellen IM opstellen

Besluit tot aanstellen IM

Datum opgeslagen:

Omschrijving Met de evaluatie in de hand zal de FD de ondernemer op de hoogte brengen van de volgende stap. Dit zal forse impact kunnen hebben op de relatie tussen de ondernemer en MKBI. Een zorgvuldige stap aldus! De notaris van MKBi zal de juridische stappen zetten om de bevoegdheden van de IM goed te beschrijven. Grond om dit te doen zijn de vastgelegde voorwaarden bij het aangaan van de overeenkomst tussen MKBO en MKBI. Op basis van de verzamelde info wordt een voorstel opgemaakt door de FD om een IM aan te stellen voor de periode van 6 maand. De IM zal enkele dagen per week aanwezig wezig zijn op het bedrijf als directielid met extra stemrecht. Een voorstel van 3 verschillende IM wordt ter beoordeling voorgelegd aan het DT. Met het besluit van het DT op zak zal de FD een IM aanstellen. Het besluit van het DT zal worden ondertekend en zowel fysiek als

28-2-2013

44/46

Systeem Klantgesprek

Hulpmiddel Checklist Interim Management

Aangetekende brief van MKBI

Sjablonen en aktes

Correspondentie Notaris Rapportage RVA

Sjabloon word Shortlist externe riskmanmagers

Hardcopy dossier klant Digitaal in map

Scanner


Handelingen Brieven versturen

Aandachtspunten bepalen De aandachtspunten archiveren

Opmaken Strategisch plan

Fiatteren Strategisch Plan (SP)

Agenderen wekelijkse update

6.2.8

Omschrijving digitaal worden bewaard. De ondernemer, accountant en Interim manager worden schriftelijk s op de hoogte gebracht van de aanstelling. Het DT en IM bepalen samen de aandachtspunten tijdens de opdracht. De FD tekent het besluit af en archiveert deze digitaal en in het fysieke klantdossier

De IM start de opdracht en maakt binnen 3 weken na de start een Strategisch plan an voor de onderneming. De MKBO zal zich hierin moeten kunnen vinden. Het plan wordt ter fiattering voorgelegd aan het DT. Deze zal een definitief besluit nemen over het Plan. Indien akk akkoord wordt het Plan afgetekend en gearchiveerd. In het beheersysteem de data zetten dat er een update moet komen van de IM

Systeem klant Brief

Hulpmiddel

Financiële analyse, bedrijfsanalyse en eerder PVA Hardcopy dossier klant

Rekenmodel, branche info

Digitaal in map klant Rapportage


Sjabloon

Scanner

Sjabloon Strategisch Plan

Scanner

Digitaal in map klant Beheersysteem

Excel sjabloon.

Systeem Rapportage

Hulpmiddel Sjabloon rapportage


Email systeem

Strategisch plan monitoren

Uitvoerder(s) FD Handelingen Rapportage IM

Mailen rapportage aan FD

Beoordelen rapportage

Terugkoppeling aan

Datum opgeslagen:

Omschrijving De IM maakt wekelijks en rapportage op, gebaseerd op de uitgangspunten van het SP. De rapportage wordt gemaild aan de FD. Deze slaat de rapportage op onder het klantdossier. De FD beoordeelt de rapportage, vergelijkt deze met het SP en tekent aan in hoeverre het volgens plan loopt, beter of slechter. slec Op de lijst ‘begeleiding IM’ wordt aangegeven dat de lijst is ontvangen en of het goed, acceptabel of onvoldoende is De FD rapporteert de bevindingen

28-2-2013

45/46

Computer Lijst begeleiding IM

Sjabloon Excel

Hardcopy

Scanner


Handelingen IM

Actualiseren SP

Fiatteren aangepast SP

6.2.9

Omschrijving aan de IM. Deze bevindingen worden ondertekend tekend door de FD. Het ondertekend exemplaar wordt opgeslagen als hardcopy bij het fysieke klantdossier en digitaal Indien de resultaten goed en acceptabel zijn, is verdere actie overbodig. Indien ddeze onvoldoende is, wordt het SP op onderdelen aangepast indien noodzakelijk. Het plan van aanpak wordt ter fiattering voorgelegd aan het DT. Deze zal een definitief besluit nemen overr het SP. Indien akkoord wordt het SP afgetekend en gearchiveerd.

Systeem (klantdossier)

Hulpmiddel

Computer Rapportage en gesprek met MKBO / IM

Sjabloon SP


Scanner


Vervolgtraject

Uitvoerder(s) DT Handelingen Bepaal vervolgtraject

Datum opgeslagen:

Omschrijving De uitkomst na drie maanden wordt wor besproken binnen het DT. Indien Rating Good: terug naar proces A4. Indien rating Poor: Herhaal dit proces vanaf klantgesprek. Indien Default: ga verder met de volgende stap. Leg het besluit vast op papier, zowel hardcopy als digitaal.

28-2-2013

46/46

Systeem Hardcopy dossier klant Digitaal in map klant

Hulpmiddel Scanner

46. Datum opgeslagen:

Recommend Documents