Statenvoorstel nr. PS/2013/450 Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Centrum Bedrijfsvoering
Datum
GS-kenmerk
Inlichtingen bij
21.05.2013
2013/0151016
mw. J.E. Blekkenhorst, telefoon 038 499 93 03 e-mail
[email protected]
Aan Provinciale Staten
Onderwerp Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Centrum Bedrijfsvoering Bijlagen I. Ontwerpbesluit nr. PS/2013/450 (bijgevoegd) II. III. IV.
Ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Centrum Bedrijfsvoering (bijgevoegd) concept dienstverleningshandvest (bijgevoegd) geactualiseerde businesscase (te raadplegen via www.overijssel.nl/sis onder het bovengenoemde PS-kenmerk en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis)
Samenvatting van het voorgestelde besluit De gemeenten Zwolle en Kampen en de provincie Overijssel gaan samenwerken op drie bedrijfsvoeringsgebieden, te weten Inkoop, ICT en personeels- en salarisadministratie. De samenwerking krijgt juridisch vorm in een gemeenschappelijke regeling. Er is gekozen voor een centrumregeling onder de Wet gemeenschappelijke regelingen waarbij de gemeente Zwolle als centrumgemeente fungeert. Er is derhalve geen sprake van een zelfstandige juridische entiteit en er is geen sprake van een door de deelnemers gezamenlijk samen te stellen bestuur. Het voorstel tot toestemming voor de gemeenschappelijke regeling wordt tegelijkertijd door de colleges van B&W van Kampen en Zwolle voorgelegd aan de gemeenteraden. De gemeenteraden en Provinciale Staten dienen conform de Wet gemeenschappelijke regelingen toestemming te geven tot het treffen van de gemeenschappelijke regeling. De raden en PS dienen ook toestemming te geven bij het wijzigen van, het toetreden tot en het uittreden uit de regeling. Toestemming wordt slechts onthouden wegen strijd met het recht of het algemeen belang..
Inleiding en probleemstelling Op 25 juni 2012 hebben de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Zwolle en Kampen en het college van gedeputeerde staten van de provincie Overijssel het "Convenant Kansen voor Partnerschap, oprichting SSC Bedrijfsvoering" ondertekend. Met de ondertekening van dit convenant hebben de partijen het voornemen om op het bedrijfsvoeringsgebied te gaan samenwerken bekrachtigd (vooralsnog op de gebieden ICT, Inkoop en Personeels- en Salarisadministratie). Dit SSC faciliteert de ambities van de drie organisaties om zich ‘met behoud van eigen autonomie/identiteit’ (..) te focussen op de kerntaken (…) en de volgende doelstellingen te realiseren: a) het biedt continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; b) het verhoogt de (erkenning van) professionaliteit en deskundigheid van medewerkers;
c) het verhoogt de kwaliteit van de werkprocessen; d) het biedt efficiency ten aanzien van de inzet van beschikbare medewerkers; e) het biedt een gebundeld investeringvermogen; f) het realiseert besparingen door schaalvoordelen. Het SSC Bedrijfsvoering vormt een onderdeel van de gemeente Zwolle en het bestuur van het SSC Bedrijfsvoering is belegd bij het bestuur van de gemeente Zwolle. Er is derhalve geen sprake van een zelfstandige juridische entiteit (er is geen sprake van een openbaar lichaam) en er is geen sprake van een door de deelnemers gezamenlijk samen te stellen bestuur. Provinciale Staten hoeven derhalve geen Algemeen Bestuur-leden te benoemen. Het collectief opdrachtgeverschap wordt in nauwe samenwerking door de deelnemers ingevuld door een in te stellen secretarissenberaad (artikel 7) en desgewenst wordt bestuurlijk overleg tussen de betrokken portefeuillehouders belegd (artikel 8). In de achterliggende periode zijn medewerkers van gemeente Kampen en provincie Overijssel gedetacheerd aan het SSC. De medewerkers van gemeente Zwolle zijn voorlopig geplaatst (interne detachering is immers niet mogelijk). Sinds januari 2013 voeren zij hun werkzaamheden uit vanaf het provinciehuis en is de dienstverlening aan de ‘eigen’ organisaties voortgezet. Management en medewerkers van het SSC werken gezamenlijk aan producten- en dienstencatalogi, geharmoniseerde processen en een passende organisatiestructuur en formatie, binnen de gestelde kaders. Daarnaast zijn werkgroepen financiën & bedrijfsvoering, HRM, communicatie en juridische zaken, ingesteld, Daarin werken specialisten van de gemeenten Zwolle en Kampen en provincie Overijssel samen aan onder andere de meerjarenbegroting, verrekensystematiek, sociaal plan, plaatsingsproces, communicatieplan en de gemeenschappelijke regeling. In eerder genoemd convenant is in artikel 6.2 opgenomen dat voor het SSC een gemeenschappelijke regeling wordt opgesteld op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Bij brief van 18 december 2012 bent u middels de brief “Voortgang vorming Shared Service Centrum” met kenmerk 2012/0283054 geïnformeerd over de voortgang van de oprichting van het Shared Service Centrum. Daarin is aangekondigd dat in het voorjaar van 2013 een gemeenschappelijke regeling voorgelegd zal worden. Deze wordt u hierbij aangeboden. Als basis voor de regeling en het daarbij behorende dienstverleningshandvest zijn voorbeelden van vergelijkbare samenwerkingen gebruikt. De ter besluitvorming voorliggende gemeenschappelijke regeling is vastgesteld in het secretarissenberaad d.d. 18 april 2013. De ter informatie aangeboden documenten ‘concept dienstverleningshandvest’ en de geactualiseerde businesscase, zijn onder voorbehoud van een aantal nader uit te werken onderdelen vastgesteld. Het concept dienstverleningshandvest omvat afspraken over onder andere de wijze van financiering van het SSC, kwaliteitscriteria en de uitvoeringskaders. Deze onderwerpen zijn nog onderwerp van nadere uitwerking. Denk daarbij aan: berekening van structurele bijdragen, tarifering, en financiële regelingen met betrekking tot toetredende partijen. Zodra de geactualiseerde businesscase, meerjarenbegroting en het dienstverleningshandvest definitief zijn, zullen deze ter informatie aangeboden worden aan de raad/Staten. De verwachting is dat dit eind 2013 het geval zal zijn. Op grond van artikel 51 tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen kunnen wij deze regeling treffen na van uw Staten verkregen toestemming. U kunt toestemming slechts onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Wij verzoeken u ons toestemming te verlenen. Het voorstel tot verlenen van toestemming voor het treffen van de gemeenschappelijke regeling wordt tegelijkertijd door de colleges van B&W van Kampen en Zwolle voorgelegd aan de gemeenteraad.
Overwegingen Toestemming van uw Staten is noodzakelijk voor de formele oprichting van het SSC. Met het vaststellen van de gemeenschappelijke regeling wordt invulling gegeven aan artikel 6.2 uit het convenant. Indien door uw Staten toestemming is verleend kunnen wij overgaan tot het treffen van de regeling.
2
Statenvoorstel nr. PS/2013/450
De gemeenschappelijke regeling is de juridische basis voor het vormgeven van de samenwerking in het SSC. Wij hebben gekozen voor een centrumregeling onder de Wet gemeenschappelijke regelingen, waarbij de gemeente Zwolle als centrumgemeente fungeert. Er is gekozen voor een centrumregeling aangezien het operationaliseren van de samenwerking gestoeld op het gastheermodel relatief makkelijk te organiseren is. Het is weinig opportuun een aparte entiteit op te tuigen inclusief bestuurlijke besturingsprincipes. De shared services zijn meer uitvoerende bedrijfsvoeringstaken die als beleidsarm te kenmerken zijn en niet of nauwelijks een politiek-bestuurlijke kwestie vormen. De wijze waarop de bedrijfsvoering wordt georganiseerd geniet merendeels ambtelijk primaat; het gastheermodel borgt daartoe een gelijkgestemde aansturing via het secretarissenberaad. Gemeente Zwolle neemt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het SSC. In de gemeenschappelijke regeling, artikelen 11,12 en 14 zijn de mogelijke risico’s ingeperkt. In verband met de gewenste flexibiliteit hebben wij de regeling ingevuld als een ‘lichte’ regeling, waarbij diverse onderwerpen wel in de regeling zijn benoemd, maar concrete invulling daarvan wordt gedelegeerd naar een door ons college vast te stellen dienstverleningshandvest. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de aanduiding van de bedrijfsvoeringsgebieden (artikel 3) en de wijze van financiering (artikel 5). In verband hiermee is het dienstverleningshandvest zoals wij voornemens zijn vast te stellen ter kennisgeving bij dit voorstel gevoegd. Financiën De businesscase SSC Bedrijfsvoering is vanaf 2015 rendabel: - en laat zien dat in 2014 meer bespaard wordt dan er kosten gemaakt worden (positief resultaat van € 479K). - en laat zien dat in 2015 de cumulatieve besparingen hoger zijn dan de cumulatieve kosten (positief resultaat van € 2.314K). In totaal wordt in 2016 € 1.86 mln. bespaard met het SSC. Besparingen vallen voor € 1.42 mln bij het SSC en voor € 0,43 mln. bij de partnerorganisaties (waarvan € 0,37 mln. inkoopvoordeel). Van de besparing bij het SSC (€ 1.4 mln) wordt € 0.8 mln. gerealiseerd door formatiereductie en € 0.6 mln. door besparing op overige middelen. Van de besparing bij het SSC (€ 1.4 mln.) wordt € 1.27 mln gerealiseerd op het ICT domein en €0.15 mln. op het PSA domein. De formatie-omvang van het SSC: -
neemt af met 12,5 fte. Ten opzichte van de formatie in de startbegroting is dit een reductie van 13,2%
-
gaat terug van ruim 94 fte bij aanvang naar 82 fte in 2016.
Vervolg Het SSC kent het perspectief van uitbreiding naar andere bedrijfsvoeringsgebieden en meer deelnemende overheidsorganisaties. Wanneer blijkt dat de uitbreidingsambitie, naar meer bedrijfsvoeringsgebieden en meer deelnemende overheidsorganisaties, zich te zijner tijd massaal zal voordoen, dan is samenwerking (uiteindelijk) op basis van een deelneming-model te verkiezen. Dat moment zal worden bereikt als de gastheerorganisatie zich op termijn geconfronteerd weet met een disproportioneel grote uitvoeringsorganisatie (SSC) ten opzichte van de eigen, staande organisatie. Dat kan dan aanleiding zijn voor nieuwe politiekbestuurlijke afweging. In overleg met de gemeenten Kampen en Zwolle wordt een gezamenlijk persbericht naar buiten gebracht. Tot die tijd hebben de drie Colleges een embargo afgesproken, totdat de besluitvorming bij de drie partners is voltooid.
Conclusie Ons voorstel is afgestemd met de colleges van B&W van Kampen en Zwolle. De beide colleges hebben een identieke tekst voor de regeling vastgesteld en hebben toestemming aan de gemeenteraden gevraagd.
Statenvoorstel nr. PS/2013/450
3
Nadat de gemeenteraden en uw staten toestemming hebben gegeven voor het treffen van de regeling, zal het college van Gedeputeerde Staten zorg dragen voor de bekendmaking van de regeling.
Voorstel Gelet op het voorgaande stellen wij u voor het besluit te nemen, als in concept in bijlage I verwoord. Gedeputeerde Staten van Overijssel,
JAÄ&Ö***^ voorzitter, MW. DRS. A.TH.B. BDLEVELD-SCHOUTI
secretaris, MR. H.A. TIMMERMAN MB,
4
Statenvoorstel W, PS/2013/450
Bijlage I
Ontwerpbesluit nr. PS/2013/450
Provinciale Staten van Overijssel, gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten d.d. 21.05.2013 - kenmerk 2013/0151016 overwegende besluiten: 1.
toestemming te verlenen aan het college van Gedeputeerde Staten en de CdK voor het treffen van de Gemeenschappelijke Regeling SSC Bedrijfsvoering;
2.
kennis te nemen van het concept dienstverleningshandvest;
3.
kennis te nemen van de geactualiseerde businesscase.
Zwolle, Provinciale Staten voornoemd,
voorzitter,
griffier,
Statenvoorstel nr. PS/2013/450
5
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING SHARED SERVICE CENTRUM BEDRIJFSVOERING Het college van gedeputeerde staten en de commissaris van de Koning van de PROVINCIE OVERIJSSEL, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de GEMEENTE KAMPEN, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, en het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de GEMEENTE ZWOLLE, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, tezamen verder partnerorganisaties genoemd; overwegende, dat: A. De colleges de ambitie delen om met behoud van eigen autonomie/identiteit zich te focussen op de kerntaken. Gevoegd bij de ombuiging naar de ‘kleinere overheid’ faciliteert de concentratie van bedrijfsvoeringsfuncties in een Shared Service Centrum Bedrijfsvoering (hierna: SSC) deze gedeelde ambitie. B. De colleges mogelijkheden zien om door samenwerking in een SSC de navolgende doelstellingen te realiseren: -
continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid;
-
verhoging van de (erkenning van) professionaliteit en deskundigheid van medewerkers;
-
verhoging van de kwaliteit van de werkprocessen;
-
efficiency ten aanzien van de inzet van beschikbare medewerkers;
-
gebundeld investeringsvermogen;
-
realisatie van besparingen door schaalvoordelen.
C. De dienstverlening van het SSC zich in de eerste aanleg richt op de gebieden personeels- en salarisadministratie, ICT en inkoop voor de deelnemers. Het SSC kent het perspectief van uitbreiding naar andere bedrijfsvoeringsgebieden en meer deelnemende overheidsorganisaties. D. Door het faciliteren van de partnerorganisaties – door dit efficiënt en kwalitatief hoogwaardig te doen – het SSC de partnerorganisaties in staat stelt zich te focussen op hun kerntaken, dat wil zeggen de primaire dienstverlening. gelet op: -
het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen alsmede op het bepaalde in de Provinciewet en de Gemeentewet;
-
afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
-
de verleende toestemming – overeenkomstig artikel 51, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen – van de gemeenteraden van Zwolle en Kampen en van provinciale staten van Overijssel voor het aangaan van de samenwerking en het treffen van deze regeling;
besluiten: tot het treffen van de navolgende regeling: Gemeenschappelijke Regeling Shared Service Centrum Bedrijfsvoering Artikel 1 Doel en reikwijdte van de regeling Het doel van deze regeling is om door middel van samenwerking op bedrijfsvoeringsgebieden kwaliteits-, schaal- en efficiëntievoordelen te behalen waardoor partnerorganisaties beter in staat zijn zich te focussen op hun kerntaken. Artikel 2 Partnerorganisaties en centrumgemeente 1. Deelnemers aan deze regeling zijn de provincie Overijssel, de gemeente Zwolle en de gemeente Kampen, hierna tezamen genoemd partnerorganisaties. 2. De gemeente Zwolle fungeert als centrumgemeente. 3. Waar in deze regeling de partnerorganisaties anders dan de centrumgemeente wordt bedoeld, wordt het begrip gastorganisaties gebruikt. Artikel 3 Bedrijfsvoeringstaken 1. De gastorganisaties dragen in het dienstverleningshandvest, als genoemd in artikel 5, aan de centrumgemeente de taken per bedrijfsvoeringsgebied over ter verwezenlijking van de doelen als genoemd in artikel 1. 2. Uitgangspunt is dat de gastorganisaties alle taken aan de centrumgemeente overdragen die behoren tot het betreffende bedrijfsvoeringsgebied. Artikel 4 Bevoegdheden 1. De gastorganisaties kunnen ter verwezenlijking van de doelen genoemd in artikel 1 bevoegdheden mandateren aan de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en medewerkers van de centrumgemeente. 2. De bevoegdheden die krachtens het eerste lid worden gemandateerd, worden in een mandaatregeling opgenomen. De mandaatregeling wordt vastgesteld en gewijzigd door eensluidende besluiten van de colleges van de partnerorganisaties. 3. De voorgaande leden zijn van overeenkomstige toepassing op het verlenen van een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen alsmede het verlenen van een machtiging voor het verrichten van feitelijke handelingen. Artikel 5 Dienstverleningshandvest 1. In een dienstverleningshandvest wordt nadere uitwerking gegeven aan deze regeling. Dit dienstverleningshandvest wordt vastgesteld en gewijzigd door eensluidende besluiten van de colleges van de partnerorganisaties. 2. In het dienstverleningshandvest worden in ieder geval geregeld: a. de uitvoeringskaders; b. de kwaliteitseisen waaraan de taakuitoefening door het SSC moet voldoen; c.
de wijze van financiering van het SSC;
d. het onderscheiden van standaardwerk, maatwerk en meerwerk ten aanzien van producten en diensten;
e. de informatieplicht en verantwoordingsplicht van de centrumgemeente in relatie tot de gastorganisaties; f. de verplichtingen tussen de partnerorganisaties; en g. de wijze waarop de partnerorganisaties elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden. Artikel 6 Dienstverleningsovereenkomst In een dienstverleningsovereenkomst tussen de centrumgemeente en een gastorganisatie kan per product of dienst nadere uitwerking worden gegeven aan het dienstverleningshandvest, bedoeld in artikel 5. Artikel 7 Secretarissenberaad 1. Er is een secretarissenberaad dat toeziet op het bevorderen van de continuïteit van de gemeenschappelijk regeling en het collectief opdrachtgeverschap gericht op inhoud, kwaliteit en de kosten van de dienstverlening, waarbij wordt gestreefd naar consensus. 2. Het secretarissenberaad overlegt en stemt onder meer af over de volgende onderwerpen: a. de budgetten/begroting; b. de jaarrekening; c. het investeringsprogramma; d. toe- en uittreding van een partnerorganisatie; e. tarieven. 3. Het secretarissenberaad bestaat uit de secretarissen van de partnerorganisaties. 4. De secretaris van de centrumgemeente is voorzitter van het secretarissenberaad. 5. Het secretarissenberaad komt tenminste tweemaal per jaar bijeen. 6. In de vergaderingen van het secretarissenberaad is het hoofd eenheid SSC aanwezig. Artikel 8 Bestuurlijk overleg 1. Op verzoek van het secretarissenberaad of een college van burgemeester en wethouders onderscheidenlijk van gedeputeerde staten vindt er bestuurlijk overleg plaats waaraan deelnemen de portefeuillehouders van de partnerorganisaties. 2. De portefeuillehouder van de centrumgemeente is voorzitter van het bestuurlijk overleg. Artikel 9 Wijziging van de regeling 1. Wijziging van deze regeling is mogelijk bij eensluidend besluit van de colleges en burgemeesters onderscheidenlijk de commissaris van de Koning van de partnerorganisaties. 2. Het wijzigingsbesluit regelt tenminste de datum van inwerkingtreding van de wijziging. Artikel 10 Toetreding 1. Toetreding tot deze regeling door andere bestuursorganen is mogelijk. Toetreding geschiedt door middel van wijziging van deze regeling. Artikel 9 is van overeenkomstige toepassing. 2. Toetreding is alleen mogelijk indien het bestuursorgaan dat wenst toe te treden – hierna genoemd toetreder – toetreedt voor alle bedrijfsvoeringsgebieden die op dat moment zijn ondergebracht bij het SSC. 3. De toetreder zendt een verzoek tot toetreding aan de centrumgemeente. 4. De toetreder betaalt de specifieke aansluitkosten. . Artikel 11 Uittreding
1. Uittreding is mogelijk en geschiedt door aangetekend schrijven aan de centrumgemeente. 2. In de eerste vijf jaar na inwerkingtreding van de regeling is, behoudens bijzondere omstandigheden, geen uittreding door de drie oprichtende partnerorganisaties mogelijk. 3. De opzegtermijn voor uittreding bedraagt drie kalenderjaren tenzij over een kortere termijn overeenstemming bestaat tussen de partnerorganisaties. 4. De centrumgemeente geeft een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een uittredingsplan op te stellen. Het uittredingsplan wordt vastgesteld door eensluidend besluit van de colleges van de partnerorganisaties. 5. De financiële gevolgen van uittreding – inclusief eventuele wachtgeldverplichtingen en de kosten in verband met de in het vorige lid aangegeven opdracht – komen voor rekening van de uittredende partnerorganisatie. Artikel 12 Opheffing en liquidatie 1. De gemeenschappelijke regeling kan worden opgeheven bij eensluidend besluit van de colleges en de burgemeesters onderscheidenlijk de commissaris van de Koning van de partnerorganisaties. 2. Indien tot opheffing is besloten, gehoord hebbende het secretarissenberaad, wordt door de partnerorganisaties voorzien in een afwikkeling van de gevolgen van de opheffing en wordt bij eensluidend besluit van de colleges van de partnerorganisaties een liquidatieplan vastgesteld. 3. De centrumgemeente geeft een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een liquidatieplan op te stellen ter voorbereiding van het onder het vorige lid bedoelde besluit tot vaststelling. 4. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de partnerorganisaties tot deelneming in de financiële gevolgen van de beëindiging van de regeling. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel en regelt ook de gevolgen voor de door de centrumgemeente in het kader van de regeling gevormde archieven. Artikel 13 Archief 1. De centrumgemeente is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van het SSC, overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995 en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsvoorschriften. 2. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden wordt als archiefbewaarplaats aangewezen het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle. 3. De archiefverordening van de centrumgemeente is van toepassing. Artikel 14 Geschillenregeling 1. Geschillen over de toepassing van de regeling, in de ruimste zin van het woord, worden onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies. Er is sprake van een geschil als één van de partnerorganisaties daarvan aan de andere partnerorganisaties bij aangetekende brief heeft kennis gegeven. 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, wordt het geschil besproken tussen een afvaardiging van het bestuur van de centrumgemeente en een afvaardiging van het college van de gastorganisatie(s) waarmee het geschil bestaat. 3. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt benoemen de centrumgemeente en de gastorganisatie(s) elk een onafhankelijke deskundige. Deze deskundigen benoemen gezamenlijk nog een onafhankelijk deskundige, die tevens als voorzitter van de adviescommissie optreedt.
4. De centrumgemeente treedt mede namens de betreffende gastorganisatie(s) op als opdrachtgever van de commissie. In de opdracht wordt ten minste het probleem geschetst, worden de te beantwoorden vragen geformuleerd en wordt de termijn genoemd waarbinnen de commissie haar advies dient uit te brengen. 5. De adviescommissie regelt zelf de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt tegelijkertijd toegezonden aan de centrumgemeente en aan de betreffende gastorganisatie(s). 6. Na ontvangst van het advies treden de afvaardigingen nogmaals in overleg om te trachten tot een oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil voor te leggen aan de daartoe bevoegde rechtbank. 7. De kosten van de adviescommissie worden door de centrumgemeente en de betreffende gastorganisatie(s) voor een gelijk deel gedragen. Artikel 15 Inwerkingtreding 1. Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2013. 2. Onmiddellijk nadat de bevoegde organen van de deelnemers tot het treffen van deze regeling hebben besloten, dragen Gedeputeerde Staten met inachtneming van het bepaalde in artikel 52, eerste lid juncto artikel 26, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen zorg voor de bekendmaking van deze regeling. Artikel 16 Werkingsduur Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 17 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als ‘Gemeenschappelijke Regeling SSC Bedrijfsvoering’.
Ondertekend te Zwolle op xxxxxxx 2013.
Het college van gedeputeerde staten van Overijssel, mr. H.A. Timmerman MBA
drs. A.Th.B. Bijleveld-Schouten
secretaris
commissaris van de Koning
De commissaris van de Koning van de provincie Overijssel,
drs. A.Th.B. Bijleveld-Schouten
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Kampen,
J.F. Goedegebure
drs. mr. B. Koelewijn
secretaris
burgemeester
De burgemeester van de gemeente Kampen,
drs. mr. B. Koelewijn
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zwolle, drs. O. Dijkstra drs. H.J. Meijer
secretaris
burgemeester
De burgemeester van de gemeente Zwolle,
drs. H.J. Meijer
Dienstverleningshandvest Gemeenschappelijke Regeling SSC Bedrijfsvoering De provincie Overijssel, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de commissaris van de Koning, ter uitvoering van het besluit van het college van Gedeputeerde Staten van xxxx en De gemeente Kampen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van xxx en De gemeente Zwolle, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van xxxx Gelet op de artikelen 3 en 5 van de Gemeenschappelijke regeling SSC Bedrijfsvoering komen het volgende overeen Dienstverleningshandvest Gemeenschappelijke Regeling SSC Bedrijfsvoering Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In dit dienstverleningshandvest wordt verstaan onder: a. SSC: het Shared Service Centrum Bedrijfsvoering, in rechte de gemeente Zwolle; b. centrumgemeente: de in artikel 2, tweede lid van de Gemeenschappelijke regeling SSC Bedrijfsvoering aangewezen gemeente, zijnde de gemeente Zwolle; c. partnerorganisaties: de deelnemers als bedoeld in artikel 2 eerste lid van de Gemeenschappelijke regeling SSC Bedrijfsvoering; d. gastorganisaties: de partnerorganisaties anders dan de centrumgemeente; e. secretarissenberaad: het overleg van secretarissen van de partnerorganisaties als bedoeld in artikel 7 van de Gemeenschappelijke regeling SSC Bedrijfsvoering; f. dienstverlening: de bedrijfsvoeringsgebieden of taken die de centrumgemeente voor de gastorganisaties uitvoert op basis van de Gemeenschappelijke regeling SSC Bedrijfsvoering; g. dienstverleningshandvest: de onderhavige overeenkomst; h. dienstverleningsovereenkomst: de uit dit dienstverleningshandvest voortvloeiende overeenkomsten, bevattende de afspraken over het verlenen van diensten van de centrumgemeente aan elk van de gastorganisaties; i. producten- en dienstencatalogus: de producten- en dienstencatalogus als bedoeld in artikel 5; j. standaardproduct: product waarvan door alle partnerorganisaties is besloten dat dit door het SSC geleverd gaat worden en dat door alle partnerorganisaties van het SSC wordt afgenomen, en als zodanig staat aangeduid in de producten- en dienstencatalogus; k. maatwerkproduct: product waarvan alle partnerorganisaties hebben besloten dat dit door het SSC geleverd gaat worden maar niet door alle partnerorganisaties van het SSC wordt afgenomen, en als zodanig staat aangeduid in de producten- en dienstencatalogus; l. Sociaal Plan: het Sociaal Plan zoals dat voor het specifieke reorganisatieproces van de SSC-vorming tot stand is gekomen. Hoofdstuk 2 Organisatie en taken SSC Artikel 2 SSC Het SSC is een als zodanig eenduidig, afgebakend en herkenbaar georganiseerde eenheid binnen de centrumgemeente met een eigen financiële administratieve inrichting. Artikel 3 Taken van het SSC De aan het SSC opgedragen bedrijfsvoeringsgebieden zijn de gebieden Inkoop, ICT en personeels- en salarisadministratie. Artikel 4 Producten- en dienstencatalogus 1. De taken van het SSC worden uitgewerkt in een producten- en dienstencatalogus (PDC). 2. De PDC bevat standaard- en maatwerkproducten.
3. 4. 5.
De PDC wordt vastgesteld door het secretarissenberaad. Het SSC overlegt jaarlijks met de partnerorganisaties of de PDC moet worden herzien. Uitgangspunt van de beschrijving van de producten en diensten is dat deze op één manier worden geleverd.
Artikel 5 Exclusiviteit De producten en diensten uit de PDC worden door de partnerorganisaties niet door de eigen organisatie geleverd of bij een derde betrokken. Hoofdstuk 3 Dienstverlening Artikel 6 Uitgangspunten producten en diensten Bij de door het SSC te leveren diensten en producten worden door de partnerorganisaties de volgende uitgangspunten gehanteerd: a. producten en diensten worden vraaggericht ontsloten; b. afname van producten en diensten geldt steeds voor een periode van drie jaar. Artikel 7 Kwaliteit van de producten en diensten De partnerorganisaties bepalen gezamenlijk de kwaliteitscriteria en kwaliteitsnormen welke worden vastgesteld in het secretarissenberaad. Artikel 8 Dienstverleningsovereenkomst 1. Tussen de secretaris van de centrumgemeente en de secretaris van iedere afzonderlijke gastorganisatie wordt een dienstverleningsovereenkomst gesloten. 2. De dienstverleningsovereenkomst betreft naast het standaardwerk ten behoeve van de betreffende gastorganisatie in het bijzonder afspraken over maatwerk en voorzienbaar meerwerk. 3. Tevens worden afspraken rondom omgekeerde dienstverlening tussen het SSC en de partnerorganisaties vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. Hoofdstuk 4 Bedrijfsvoering en financiering van het SSC Artikel 9 Sturing 1. Ten behoeve van het SSC wordt door de centrumgemeente de volgende sturingsdocumenten vastgesteld: a. een meerjarig bedrijfsplan, b. een jaarplan, c. een jaarlijkse begroting (exploitatie en investeringen) en d. een jaarverslag (financieel en inhoudelijk). 2. Over de documenten genoemd in het eerste lid vindt voor de vaststelling door de centrumgemeente, overleg plaats in het secretarissenberaad. 3. Organisatie en financieel beheer van het SSC voldoet aan de wettelijke eisen die gelden voor de centrumgemeente bij en krachtens de Gemeentewet en enig ander wettelijk voorschrift, alsmede eigen beleid en interne afspraken van de centrumgemeente. 4. Ten behoeve van het gestelde in het derde lid worden met de partnerorganisaties adequate afstemmingsafspraken gemaakt. 5. Het SSC rapporteert maandelijks aan het secretarissenberaad over de (financiële) voortgang en dienstverlening. Bij afwijkingen komt het SSC tijdig met bijsturingsvoorstellen ten behoeve van het secretarissenberaad. Artikel 10 Bedrijfsvoeringsreserve 1. Het SSC beschikt over een eigen bedrijfsvoeringsreserve. Het secretarissenberaad kan binnen de afspraken van de centrumgemeente specifieke regels stellen omtrent de uitwerking van de bedrijfsvoeringsreserve. Mutaties in de bedrijfsvoeringsreserve vinden plaats na afstemming hierover in het secretarissenberaad. 2. Verrekening van het jaarresultaat verloopt in eerste instantie via de bedrijfsvoeringsreserve. Voordelen worden in de bedrijfsvoeringsreserve gestort, tot een door het secretarissenberaad afgesproken maximum. Eventuele resterende voordelen worden conform hun bijdrage in de totaalbegroting verrekend met de partnerorganisaties. Nadelen worden, na afstemming in het secretarissenberaad onttrokken uit de bedrijfsvoeringsreserve. Eventuele resterende nadelen worden conform hun bijdrage in de totaalbegroting verrekend met de partnerorganisaties. Artikel 11 Financiële bijdragen 1. De partnerorganisaties leggen de financiële bijdragen van de partnerorganisaties aan de centrumgemeente voor de dienstverlening op het betreffende bedrijfsvoeringsgebied vast in de begroting van het SSC en in de programmabegroting van elk van de partnerorganisaties. 2. De financiële bijdrage van een partnerorganisatie is opgebouwd uit: a. een structurele bijdrage voor standaardproducten; b. bijdragen voor maatwerk en voorzienbaar meerwerk op grond van een gesloten dienstverleningsovereenkomst; c. incidentele bijdragen, waaronder:
i.
3.
de transitiekosten die tot vijf jaren na start van de dienstverlening van de centrumgemeente aan de partnerorganisaties voortvloeien uit de taakoverdracht van de partnerorganisaties aan de centrumgemeente, waaronder in elk geval te verstaan de projectkosten en frictiekosten; ii. de kosten die voortvloeien uit het toepassen van het Sociaal Plan, voor medewerkers van de partnerorganisaties die in dienst komen van de centrumgemeente; De partnerorganisaties vergoeden de bijdrage voor de dienstverlening aan de centrumgemeente voor de 15e van iedere maand in 12 gelijke termijnen na een jaarfactuur te hebben ontvangen.
Artikel 12 Niet voorzienbaar meerwerk Naast de dienstverleningsovereenkomst en de financiële bijdrage bedoeld in het vorige artikel kunnen tussen het SSC en de gastorganisatie tussentijds afspraken worden gemaakt over niet voorzienbaar meerwerk. Daarbij worden ook afspraken gemaakt over omvang en betaling van een extra financiële bijdrage. Artikel 13 Overige kosten Eventueel gemaakte kosten voor minderwerk en de kosten van beëindiging van maatwerk en meerwerk worden apart door het SSC bij de partnerorganisatie in rekening gebracht. Hoofdstuk 5 Verplichtingen Artikel 14 Opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap 1. De partnerorganisaties en het SSC treffen de noodzakelijke maatregelen om adequaat invulling te geven aan het opdrachtgeverschap respectievelijk opdrachtnemerschap. 2. Onder de maatregelen als bedoeld in het eerste lid vallen in elk geval het invullen van de volgende rollen: a. de opdrachtgevende cq opdrachtnemende rol op strategisch niveau, verantwoordelijk voor het overleg over het verloop van de dienstverlening; b. de regierol op tactisch niveau, verantwoordelijk voor het relatiebeheer en in dat kader coördinerend voor dienstverleningsvraagstukken; c. de contactrol per bedrijfsvoeringsgebied of taak, voor overleg en afstemming over de dienstverlening op operationeel niveau. 3. De partnerorganisaties en SSC zijn verantwoordelijk voor de communicatie binnen de eigen organisatie over de afgesproken dienstverlening. Artikel 15 Verplichtingen centrumgemeente 1. De centrumgemeente voert ten minste één keer per zes maanden overleg op strategisch niveau over de dienstverlening met iedere partnerorganisatie. 2. De centrumgemeente faciliteert het SSC zodanig dat adequaat uitvoering kan worden gegeven aan de taken van het SSC. Artikel 16 Informatieplicht 1. De partnerorganisaties informeren elkaar tijdig over (dreigende) niet nakoming van enige verplichting uit de Gemeenschappelijke Regeling, dit dienstverleningshandvest, een dienstverleningsovereenkomst of enig ander gemaakte schriftelijke afspraak. 2. Er wordt naar gestreefd in onderling overleg een oplossing te bereiken voor de situatie als bedoeld in het eerste lid, alvorens eventueel toepassing wordt gegeven aan de geschillenregeling uit artikel 14 van de Gemeenschappelijke Regeling. Hoofdstuk 6 Wijziging en expiratie Artikel 17 Wijziging 1. Dit dienstverleningshandvest kan worden gewijzigd bij eensluidend besluit van de partnerorganisaties. 2. Wijzigingen worden vastgelegd in een gewijzigd dienstverleningshandvest dat integraal in de plaats treedt van de voorheen geldende versie. Artikel 18 Expiratie Dit dienstverleningshandvest expireert per datum van opheffing van de Gemeenschappelijke regeling SSC Bedrijfsvoering. Hoofdstuk 7 Slotbepalingen Artikel 19 Aansprakelijkheid Partijen stellen elkaar over en weer niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van de levering van goederen en diensten van en aan het SSC. Artikel 20 Evaluatie 1. Partnerorganisaties evalueren dit dienstverleningshandvest jaarlijks. 2. De evaluatie wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het secretarissenberaad als bedoeld in artikel 7 van de Gemeenschappelijke Regeling SSC Bedrijfsvoering.
3.
De uitkomsten van de evaluatie kunnen leiden tot wijziging van dit dienstverleningshandvest.
Artikel 21 Geschillenbeslechting Op geschillen is artikel 14 van de Gemeenschappelijke Regeling SSC Bedrijfsvoering van overeenkomstige toepassing. Artikel 22 Inwerkingtreding 1. Dit dienstverleningshandvest treedt in werking op …. 2. Dit dienstverleningshandvest wordt voor onbepaalde tijd overeengekomen. Artikel 23 Citeertitel Dit dienstverleningshandvest wordt aangehaald als Dienstverleningshandvest SSC Bedrijfsvoering. Ondertekend te Zwolle op xxxx 2013 De commissaris van de Koning van de provincie Overijssel,
drs. A. Th. B. Bijleveld-Schouten De burgemeester van de gemeente Kampen,
drs. mr. B. Koelwijn De burgemeester van de gemeente Zwolle,
drs. H.J. Meijer
6
helder
Actualisatie businesscase SSC 12 april 2013 1 Kernpunten Businesscase: Businesscase laat vanaf 2014 een positief saldo zien (2014: € 479K) voor wat betreft kosten minus de baten (netto cash flow) Businesscase is in 2015 rendabel. Positief resultaat van € 2.314K. Totale cumulatieve besparingen (€ 4.817K) groter dan totale cumulatieve kosten (€ 2.503K). Overzicht 1: Overzicht Businesscase SSC ZKO
6.000.000 5.000.000 Kosten Besparingen
4.000.000
Cum. kstn
Euro
Datum
3.000.000
Cum. Besparingen
2.000.000 1.000.000 0
2012
2013
2014
2015
2016
Kosten
80.500
1.358.300
545.000
260.000
260.000
Besparingen
10.000
Cum. kstn
80.500
Cum. Besparingen
10.000
60.000
1.024.832 1.861.428 1.861.428
1.438.800 1.983.800 2.243.800 2.503.800 70.000
1.094.832 2.956.260 4.817.688 Jaar
6
helder
Datum
12 april 2013 2. Kernpunten besparingen In totaal wordt in 2016 € 1.86 mln. bespaard met het SSC Besparingen vallen voor € 1.42 mln bij het SSC en voor € 0,43 mln. bij de partnerorganisaties (waarvan € 0,37 mln. inkoopvoordeel). Van de besparing bij het SSC (€ 1.4 mln) wordt € 0.8 mln. gerealiseerd door formatiereductie en € 0.6 mln. door besparing op overige middelen. Van de besparing bij het SSC (€ 1.4 mln.) wordt € 1.27 mln gerealiseerd op het ICT domein en €0.15 mln. op het PSA domein.
Overzicht 2: Specificatie besparingen
2.000.000
1.500.000
Eur o
1.000.000 Inkoopvoordelen 500.000
Besparingen ZKO Besparingen SSC
0
2012
2013
2014
2015
2016
0
60.000
375.000
375.000
375.000
Besparingen ZKO
0
0
32.115
64.230
64.230
Besparingen SSC
10.000
0
617.717
1.422.198
1.422.198
Inkoopvoordelen
Jaar
Overzicht 3: Overzicht besparingen SSC per afdeling
1.500.000
1.000.000 Euro 500.000
Inkoop PSA
0
ICT 2012
2013
2014
2015
2016
0
0
0
0
0
PSA
10.000
0
113.525
148.518
148.518
ICT
0
0
504.192 1.273.680 1.273.680
Inkoop
Jaar
2/6
6
helder
Datum
12 april 2013
-
3. Kernpunten formatie De formatie-omvang van het SSC neemt af met 12,5 fte. Ten opzichte van de formatie in de startbegroting is dit een reductie van 13,2% De formatie-omvang gaat terug van ruim 94 fte bij aanvang naar 82 fte in 2016. De reducties in formatie vinden plaats bij de afdelingen ICT en PSA. De afdeling ICT reduceert ten opzichte van de formatie in de startbegroting 2013 met 15,4% in 2016. De afdeling PSA reduceert ten opzichte van de formatie in de startbegroting 2013 met 12,8%
Overzicht 4:
3/6
6
helder
Datum
12 april 2013 Overzicht 5: Ontwikkeling formatie en kosten SSC
Formatiereductie (kosten) Besparing middelen (kosten) Formatiereductie (aantallen) Formatiereductie cumulatief Formatiereductie aantallen (procentueel)
2012 0 10.000 0 0
2013 0 0 0 0
2014 382.717 235.000 6,42 6,42
2015 757.198 665.000 6,08 12,5
2016 757.198 665.000 0 12,5
0,0%
0,0%
6,8%
13,2%
13,2%
Overzicht 6: Formatie-ontwikkeling per afdeling
Formatieontwikkeling ICT formatiereductie aantal fte ICT formatiereductie cumulatief ICT formatiereductie procentueel ICT formatie-omvang
2013 0 0 0% 64,75
2014 4,6 4,6 7,1% 60,15
2015 5,4 10 15,4% 54,75
2016 0 10 15,4% 54,75
PSA formatiereductie PSA formatiereductie cumulatief PSA formatiereductie procentueel PSA formatie-omvang
0 0 0% 19,58
1,82 1,82 9,3% 17,76
0,68 2,5 12,8% 17,08
0 2,5 12,8% 17,08
0 0 0% 10,5
0 0 0% 10,5
0 0 0% 10,5
0 0 0% 10,5
Inkoop formatiereductie Inkoop formatiereductie cumulatief Inkoop formatiereductie procentueel Inkoop formatie-omvang
4/6
6
helder
Datum
12 april 2013 4. Gehanteerde uitgangspunten: - De formatie zoals die in de startbegroting 2013 is opgenomen (94,83 fte). - De door het secretarissenberaad vastgestelde projectplannen SSC algemeen, bedrijfsvoering, ICT, PSA en Inkoop. - In deze businesscase zijn de extra kosten ten opzichte van de startsituatie opgenomen. Kosten van huisvesting, ict, management,staf en ondersteuning SSC, omgekeerde dienstverlening worden veronderstelt ook nu in het systeem van de drie partners en het SSC aanwezig te zijn en worden daarom niet als extra kosten aangemerkt. - Na afronding van de pilot categoriemanagement wordt er door het secretarissenberaad een besluit genomen over categoriemanagement. De consequenties van het besluit voor wat betreft besparingen en kosten worden dan verwerkt in de businesscase. - Voor wat betreft het ICT domein is de besparingsambitie, zoals die in het projectplan ICT is vastgesteld, in bovenstaand overzicht meegenomen. In het derde en vierde kwartaal van 2013 worden aanvullende businesscases opgesteld. De kosten hiervan zijn nog niet verwerkt in bovenstaande overzichten. 5. Korte vergelijking met Businesscase Rapport 2B Wanneer we de huidige geactualiseerde businesscase in het kort vergelijken met de businesscase uit het rapport 2B vallen de volgende punten op: - In beide businesscases is sprake van een rendabele businesscase. - In de geactualiseerde businesscase wordt al in 2014 een netto-cashflow gegenereerd. In de businesscase 2B wordt die in 2015 gerealiseerd. - Zowel in de geactualiseerde businesscase als ook in de businesscase 2B zijn vanaf 2015 de cumulatieve kosten lager dan de cumulatieve opbrengsten. - Totale kosten en baten in de geactualiseerder businesscase zijn significant gewijzigd ten opzichte van de businesscase 2B. Met name op het inkoopdomein is een andere fasering gekozen. Gestart wordt met een pilot categoriemanagement met één categorie. Na evaluatie van de pilot en besluit door het secretarissenberaad wordt bezien of en wanneer de overige inkoopcategorieen volgen. - Totale incidentele kosten in de geactualiseerde businesscase (€ 1.673K) ligt ruim 46% lager dan de incidentele kosten uit de businesscase 2B (€ 3.118K) - Totale besparingen in 2016 in de geactualiseerde businesscase zijn € 1.861K. In de businesscase 2B is uitgegaan van een totale besparing in 2016 van € 8.624K. - Totale structurele kosten in de geactualiseerde businesscase zijn € 260K en lager dan de structurele kosten in de businesscase 2B die € 1.129K waren. In de structurele kosten in de businesscase 2B zaten ook de kosten van staf en ondersteuning (€ 280K). Deze zijn niet opgenomen in de geactualiseerde businesscase omdat dit kosten zijn die op systeemniveau (partnerorganisaties en SSC) niet als extra kosten beschouwd worden.
5/6
6
helder
Datum
12 april 2013 -
Uitgangspunten, kosten en baten op het inkoopdomein zijn significant gewijzigd. In de businesscase 2B is uitgegaan van een hoger kostenvolume dan in de geactualiseerde businesscase (rapport 2B incidentele kosten € 1.619K en structurele kosten in 2016 € 1.129K, in de geactualiseerde businesscase incidentele kosten inkoop € 775K en structurele kosten € 110K). Voor wat betreft de baten geldt hetzelfde: in de businesscase 2B is uitgegaan van een besparing in 2016 van € 7.744K. In de geactualiseerde businesscase is uitgegaan van een besparing van € 375K.
6/6
