45. SZÁM TARTALOM

ÉRTESÍTŐ

2015/45. SZÁM TARTALOM

Utasítások

oldal

53/2015. (XI. 26. MÁV-START Ért. 45.) sz. vezérigazgatói utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról ....................

45. szám Budapest, 2015. november 26.

2

ÉRTESÍTŐ 2/31 oldal kidolgozásáért és

Utasítások

53/2015. (XI. 26. MÁV-START Ért. 45.) sz. vezérigazgatói utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja a MÁV-START Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetéseinek szabályozása, így különösen: a munkavállalók kiutazásának tervezési és engedélyezési rendje, a kiküldetések szakmai, pénzügyi, adminisztrációs előkészítése, a valutaellátmány és szállásköltség mértéke, a kiküldetési költségek elszámolási alapelvei, a kiutazások eredményeinek hasznosításával kapcsolatos szabályok meghatározása. Az utasítás célja továbbá a MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon teljesített munkavégzésével kapcsolatos külföldi kiküldetésének és elszámolásának szabályozása. 2.0 HATÁLY ÉS MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya

FELELŐSSÉG

Az utasításban foglalt szabályokat a MÁVSTART Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetéseire, valamint a 7. sz. melléklet szerinti úti okmányok megújítására és használatára kell alkalmazni. Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV-START Zrt. valamennyi munkavállalójára, kivéve az Utasellátó Központ utazó tevékenységet ellátó munkavállalóit. A szomszédos országokban a közös határállomásokon történő munkavégzést, a

személyazonosító igazolvánnyal/határátlépési igazolvánnyal rendelkező munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos eljárási rendet és az elszámolást jelen utasítás 1. és 2. sz. melléklete szabályozza.

2.2 Az utasítás karbantartásáért felelős Jelen utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Kabinet szervezet, működtetéséért valamennyi, a tevékenységben érintett munkáltatói jogkörgyakorló és munkavállaló felelős. 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Határátlépési igazolvány: határátlépésre jogosító okmány, amely annak a magyar állampolgárnak adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges. Jelenleg új határátlépési igazolványok – az NFM 2015. február 16-án kelt állásfoglalása alapján – nem kerülnek kiadásra. Humánszolgáltató: MÁV Humánszolgáltató szervezet.

SZK

Zrt.

Ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kiküldetés): a MÁV-START Zrt. által elrendelt, a Társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében a Magyarország területén kívül tartózkodás, ha annak egybefüggő időtartama nem haladja meg a 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás. Kiküldött/Kiutazó: a kiküldetésben résztvevő; a MÁV-START Zrt.-vel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy. MFB: mozdonyfedélzeti berendezés; adatszolgáltató rendszer, amely a továbbított vonatokról és a vontatójármű egyes műszaki paramétereiről nyújt valósidejű információt, többek között az elektronikus menetigazolványhoz (is) szolgáltat adatokat. Utazók: jelen utasítás szempontjából a jegyvizsgáló (belföldi és nemzetközi) és vezető jegyvizsgáló (belföldi és nemzetközi), a fedélzeti jegyellenőr, a vizsgáló főkalauz, a szolgáltatásellenőr, a mozdonyvezető, a motorvonat vezető, a gépészeti vonalellenőr, a mozdonyvezető-gyakornok és motorvonatvezető gyakornok munkakörökben foglalkoztatottak.


ÉRTESÍTŐ Útielőleg: jelen utasítás szempontjából a hivatalos külföldi utazáshoz (kiküldetéshez) a munkavállalók részére az utazás során felmerülő kiadások fedezetére valutában és/vagy forintban előzetesen rendelkezésre bocsátott összeg, amely tartalmazza a napidíjat, a szállásköltséget, az utazási költséget, valamint az előre látható egyéb indokolt dologi költségeket.

-

Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat: a felvett útielőlegek és a kiküldetéssel kapcsolatos költségek elszámolására elektronikusan kitöltendő bizonylat.

-

Valutapénztár: a MÁV SZK Zrt. Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés által megbízás alapján üzemeltetett MÁV-START Zrt. házipénztár, amely a házipénztárra vonatkozó általános szabályok szerint a MÁV-START Zrt. készpénzforgalmát valutában bonyolítja le.

-

Alkalmazott rövidítések: ÁME: Átvétel és minőség-ellenőrzés IHIR: Integrált Humán Információs Rendszer (SAP HR) MNB: Magyar Nemzeti Bank NK: MÁV Zrt. Nemzetközi Kapcsolatok PFK: MÁV SZK Zrt. Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyvelés Sztv.: Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 A kiküldetések prioritásai A kiutazásoknál figyelembe kell venni az alábbi prioritásokat: - az EU intézményeinél befolyással rendelkező fórumok, a közösségi előírások adaptálását elősegítő nemzetközi szervezetek rendezvényeire történő kiutazások, - a MÁV-START Zrt. jogainak érvényesítését elősegítő, eredményeinek bemutatását célzó utazások, - a nemzetközi személyforgalom lebonyolítását szolgáló nemzetközi egyeztetések és tárgyalások (menetrend, díjszabás, üzemeltetés), - beruházásokkal, illetve beszerzésekkel, tenderekkel kapcsolatosan a külföldi partnerrel folytatott tárgyalások, típusvizsgálatok és műszaki-minőségi átvételek,

-

-

3/31 oldal a MÁV-START Zrt. ÁME szervezet által harmadik fél megbízása alapján, megkötött keretszerződés értelmében külföldön végzett műszaki-minőségi átvétel, a MÁV-START Zrt. különböző szervezeti egységei által valamely nemzetközi szervezet vagy külföldi fél megbízása alapján végzett tervezési, kutatási, kísérleti munkák, a Társaságnál előállított termékek, valamint a nyújtott szolgáltatások értékesítését elősegítő utazások, a műszaki fejlődést, a szakmai színvonal növelését elősegítő szakértői utazások, a nemzetközi szervezetekben vállalt, a Társaság érdekeit is szolgáló kötelezettségek teljesítésére vonatkozó utazások.

4.2 A kiküldetések költségtervezése és engedélyezése 4.2.1 A kiküldetési költségkeret meghatározása Az éves kiküldetési költségkeretet, illetve annak szervezeti egységenkénti belső megosztását a vezérigazgató engedélyezi az éves üzleti tervben a Kabinet javaslata alapján, a Kontrolling jóváhagyásával, figyelemmel az alábbi szempontokra: - a 4.1 pontban felsorolt prioritások, - az előző év tényadatai és felhasználási tapasztalatai, - az egyes szervezetek által elkészített éves kiutazási terv és előzetes költségbecslés. A kiemelt, nagyfokú bizonytalansággal tervezhető projektek és az előre nem látható kiutazások fedezetére a Kontrolling vezérigazgatói tartalékot képez, szem előtt tartva a tárgyévben prioritást élvező célokat és feladatokat. A kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egység vezetője keretével saját hatáskörben gazdálkodik, és gondoskodik arról, hogy év közben a keret túllépésére ne kerüljön sor. A kiküldetési költségfelhasználást a Kontrolling folyamatosan figyeli és negyedévenként göngyölített kimutatást terjeszt a vezérigazgató, a vezérigazgató-helyettesek, a kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egység vezetője és a vezetői értekezlet elé.


ÉRTESÍTŐ A kiutazási tervkerettel rendelkező szervezetek a beszámolási ütemtervhez igazodva kiutazási tervüket negyedévente felülvizsgálják az adott időszak tényadatai és a tervezés óta ismertté vált egyéb információk alapján az éves előrejelzés megalapozásához. 4.2.2 A kiküldetés engedélyezése A külföldi utat a kiküldendő munkavállaló munkáltatói jogkörgyakorlója készíti elő jóváhagyásra a szakterület vezérigazgató-helyettese/igazgatója számára. Ha nincs az adott szervezetnek vezérigazgató-helyettese/igazgatója, akkor a MÁV-START Zrt. munkáltatói jogkörgyakorlásának rendjéről szóló hatályos vezérigazgatói utasítás alapján a munkavállaló munkáltatói jogkörgyakorlója felett munkáltatói jogkört gyakorló vezető hagyhatja jóvá a kiutazást a felfektetett ügyirat alapján. Ha a kiutazásra előre be nem jelenthető ellenőrzés céljából, rendkívüli esemény következményeként vagy soron kívüli egyeztetés miatt kerül sor, kivételesen az ügyirat felfektetése rövid úton történő egyeztetéssel későbbre halasztható. Ekkor ugyanúgy kell eljárni, mint amikor az utazást megelőzően kerül sor az engedélyeztetésre, az ügyirat az utazás megtörténte után a fentiek szerint kerül engedélyezésre. Az ügyirat utólagos felfektetése és az engedélyezés akkor halasztható későbbre, ha a rövid úton történő egyeztetés dokumentált formában megtörtént a Kabinet tájékoztatása mellett (erre a célra írt feljegyzés, esetleg e-mail formájában). A kiutazó ebben az esetben a biztosítási kártyát megkapja az NK-tól a kiutazás előtt, a napidíj és az egyéb ellátmány azonban csak utólag, az ügyirat utólagos felfektetését követően vehető át a házipénztárban, a hazaérkezéstől számított 5 munkanapon belül. A kiküldött hazaérkezését követő igazolt távolléte esetén (pl. táppénz, szabadság) a napidíj és az egyéb ellátmány az ezt követő első munkanapon vehető át a házipénztárban. Kiküldetés csak abban az esetben engedélyezhető, ha a kiküldött a korábbi utazásáról az útijelentést az előírt határidőn belül leadta, a felvett ellátmánnyal pedig az utasításban szereplő határidőig leszámolt. Kivétel ez alól, ha a kiküldött két kiutazás között csak három munkanapot tölt itthon és a

4/31 oldal második utazásának hossza miatt az utasításban előírt határidőn túl érkezik haza vagy először utazik a Társaság képviseletében külföldre. A kiküldetéssel kapcsolatos intézkedések (pl. repülőjegy beszerzése, szállásfoglalás, valutaigénylés) csak engedélyezett ügyirat alapján kezdhetők meg, kivéve jelen pont 2. bekezdését. 4.2.3 A kiküldetés pénzügyi előkészítése, a kiküldött költségtérítése A költségtérítés magában foglalja: - a napidíjat, - a szállásköltséget, - a kiküldetés helyére történő kiutazási és hazautazási költségeket (pl. repülő, vonat), - betegség-, baleset- és poggyászbiztosítást, - a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt dologi költségek igazolt összegének megtérítését. A kiküldött köteles a költségmegtakarítást célzó rendelkezéseket, útmutatásokat figyelembe venni, különös tekintettel az alábbi szempontokra: - az „egy értekezlet – egy résztvevő tárgyalóképes nyelvismerettel” elvének érvényesítése, ennek hiányában írásos állásfoglalás az adott vasútszakmai nemzetközi szervezet felé (UIC, CER, stb.), - a kiutazási napok számát szigorúan az értekezlet vagy esemény programjához kell igazítani, - a költségtérítéses szakmai úton, kiállításon és vásáron a részvétel csak rendkívül indokolt esetben történő kivételes engedélyezése, elsősorban felsővezetői szinten, alapos szakmai indoklással ellátva, - szakmai konferenciákon a Társaság képviselete lehetőség szerint előadói minőségben, a költségek legalább egy részének a szervező/meghívó általi megtérítése mellett, - a vasúti közlekedést előnyben kell részesíteni (a legfeljebb egy éjszakai utazással elérhető úticélok esetén, amikor a költség – utazási költségek és napidíj – így alacsonyabb, mint repülővel történő utazás esetén),


ÉRTESÍTŐ 5/31 oldal -

-

az érvényes szálláskeret betartása mellett a kiutazó törekedjen a gazdaságosabb lehetőségek igénybevételére, elsősorban a helyi tömegközlekedési eszközök igénybevétele ajánlott.

A kiküldetéssel kapcsolatban a kiküldött nem kötelezhető személyes anyagi hozzájárulásra. A különböző jogcímeken (pl. helyjegybiztosítás, vízumigénylés) az utazás előtt készpénzben térítendő forintköltségek kifizetéséhez elszámolási előleg felvételére jogosult a kiküldött, amelyet a PFK-tól a kiutazási ügyiratban célszerű igényelni. Az útielőleget az elszámolási előlegekre vonatkozó általános szabályok szerint a MÁV-START Zrt. alkalmazottai részére a házipénztár forintban bocsátja rendelkezésre. A felvett összeggel, bizonylattal igazoltan, a Házipénztári utasítás szerint az elszámolási előleget igénylő ügyiratban kell elszámolni. Az elszámolási előleg igénylés folyamatát – jelen utasítás hatálybalépésekor – a 7/2011. (XII. 16. MÁV Ért. 27.) GÁVIGH sz. utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról szóló utasítás tartalmazza. Az előre láthatóan valutában felmerülő egyéb indokolt dologi költségekre útielőleg igényelhető. Amennyiben az utazás időtartama nem haladja meg a 4 napot, az egyéb indokolt dologi költségekre 100 eurónak megfelelő összegű útielőleg adható. Amennyiben az utazás időtartama meghaladja a 4 napot, az egyéb indokolt dologi költségekre 200 euró összegű útielőleg biztosítható. A kapott összeggel a kiküldött köteles számlával elszámolni. Az egyes költségek elszámolhatóságának részletes szabályait a MÁV SZK Bejövő Számla Könyvelés külön utasításban szabályozza. Bármely költség csak a MÁV-START Zrt. nevére és címére kiállított számla alapján számolható el, kivéve a külföldi közösségi közlekedés költségeit (4.2.6 pont). A külföldi számlák szükség szerinti fordítása a kiküldött feladata. Az adott utazásra vonatkozó, felhasználható ellátmány (útielőleg) számítása az alábbi pontokban foglaltak figyelembevételével történik.

4.2.4 Napidíj A napidíj a kiküldetésben lévő munkavállalónak – a kiutazással kapcsolatos többletköltségei fedezésére – a kiküldetés időtartamára járó költségtérítése, amelynek felhasználását bizonylatokkal igazolni nem kell. Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők napidíja 44 EUR. Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. A napidíj után a kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli. A kiküldetés időtartamát úgy kell meghatározni, hogy az a lehető legkisebb költséggel járjon. A kiküldetést kezdeményező ügyiratban külön indokolni kell, ha a kiutazásra a kiküldetési program kezdetének napját megelőző napon, illetve ha a hazautazásra a program befejezési napját követő napon kerül sor. Az engedélyezettnél hosszabb, indokolt kiküldetés esetén a hosszabb kinttartózkodást és a többletköltséget a kiküldetés engedélyezőjével utólag jóvá kell hagyatni. Amennyiben a kiküldetés indulási és érkezési időpontja nem a hivatalos program ismeretében került meghatározásra (pl. a kiküldött saját elhatározásból korábban kíván utazni, vagy később kíván hazatérni), az érintett időszakra napidíj a kiküldöttet nem illeti meg. A kiküldetés időtartama – a kiküldetés indokául szolgáló hivatalos program alapján – az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. Vonattal történő utazás esetében: a kiküldetés indulási ideje a magyar határállomásról indulás menetrend szerinti, érkezési ideje a magyar határállomásra érkezés tényleges időpontja. Személygépkocsival történő utazás esetében: a kiküldetés indulási és érkezési ideje a magyar határ átlépésének tényleges időpontja. Repülőgéppel vagy hajóval történő utazásnál: a tényleges indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetve az érkezést egy órával követően kell a határátlépést számítani.


ÉRTESÍTŐ A kiküldetésben töltött teljes (24 óra) napokhoz még hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat: ha az így fennmaradó tört rész eléri a 8 órát, egész napnak számít, teljes napidíj jár. Ha a fennmaradó tört rész meghaladja a 4 órát, de kevesebb mint 8 óra, akkor a kiküldöttet a napidíj 50%-a illeti meg. Ha nem éri el a 4 órát, a tört napra nem adható napidíj. Az ugyanazon a naptári napon kezdődő, ismétlődő, 24 óránál rövidebb, egymást követő kiküldetések esetén a fenti időtartamok egybeszámítása is választható: a) légi és vízi út esetén, az együttesen számított utak között az érkezés utáni és az újabb indulás előtti egy-egy óra csak akkor vehető figyelembe, ha az érkezés szerinti időpont és az újabb indulási időpont között legalább két óra eltelik; b) ha az együttesen számított utak között az érkezés és az újabb indulás között eltelt idő nem több mint két óra, akkor ez az időtartam is kiküldetésnek minősül. Ha a kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés tartama alatt díjtalan ebédben vagy vacsorában részesül, akkor az adott napra jutó napidíjat étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell. 4.2.5 Szállásköltség A szállásköltség a kiküldetés során a kereskedelmi szálláshely igénybevételéért fizetendő összeg. Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítők szállásköltségnek naponta elszámolható összege legfeljebb 120 EUR lehet. A szállásköltség rendelkezésre bocsátása útielőleg formájában történik, amelyről az utazó köteles a MÁV-START Zrt. nevére és székhelyének címére kiállított számlával elszámolni. A szállásköltség részét képezi a számlán feltüntetett reggeli költsége is. Amennyiben a szállásdíj kifizetése üzleti bankkártyával történik, szállásdíj előleg nem igényelhető. A szállásköltség túllépését – indokolt esetben – a kiküldetést elrendelő vezető engedélyezi; ebben az esetben az utazó előzetesen szállásköltség-kiegészítést kérhet, az összeget az ügyiratban egyértelműen szerepeltetve.

6/31 oldal Ha a meghívó tartalmazza, hogy a meghívó fél a szállást biztosítja, akkor szállásköltség nem folyósítható. A szállásfoglalást a kiküldöttek intézik, kivéve a vezérigazgatót és a vezérigazgatóhelyetteseket, akiknek utaztatásáról igény szerint az NK gondoskodik. 4.2.6 Utazási költségek Repülőtéri autóbuszjárat, vonat vagy taxi költsége: a) Belföldön: A kiküldött a lakásától vagy munkahelyétől a munkahely vagy lakhely szerinti település közigazgatási határán belül lévő pályaudvarig vagy repülőtérig, illetve onnan a lakásáig vagy munkahelyéig taxit vagy repülőtéri autóbuszjáratot vehet igénybe, amelynek díját a MÁVSTART Zrt. nevére és székhelyének címére kiállított számla alapján elszámolhatja, az engedélyező jóváhagyása alapján. A taxi közigazgatási határon kívül eső viszonylatra történő igénybevételét a munkáltatói jogkörgyakorló egyedileg engedélyezheti. b) Külföldön: A kiküldött külföldön felmerült szükséges utazásai során elsősorban a közösségi közlekedési eszközöket veheti igénybe. Az érkezés napján a pályaudvarról, repülőtérről a szállodába vagy a tárgyalás helyszínére, az indulás napján a szállodából vagy a tárgyalás helyszínéről a pályaudvarra, repülőtérre, továbbá utazás közben a pályaudvarok, repülőterek közötti utazásra a kiküldött repülőtéri autóbuszjáratot vagy vonatot – elsősorban a 4. sz. melléklet szerint igényelhető szabadjegy felhasználását biztosító járatot –, illetve szükség szerint taxit vehet igénybe, amelynek díját számla vagy egyéb bizonylat (nyugta, menetjegy) alapján elszámolhatja, az engedélyező jóváhagyása alapján. Megfelelő indokolással alátámasztott esetben a munkáltatói jogkörgyakorló egyedileg engedélyezheti egyéb szállítási szolgáltatások igénybevételét külföldön.


ÉRTESÍTŐ Közösségi közlekedési költségek: A külföldi közösségi közlekedés költségei számla vagy egyéb bizonylat (nyugta, menetjegy) alapján számolhatók el, amennyiben az tartalmazza az ellenértéket és a felhasználás időpontját. Ez a szabály vonatkozik az olyan vasúti menetjegyekre is, amelyeket azért kell megvásárolni, mert az adott viszonylatra nem adható szolgálati szabadjegy. A nem hivatalos programokhoz kötődő helyi közlekedési költségek minden esetben a kiküldöttet terhelik. Helybiztosítási és hálókocsi díjak: Ha a kiküldött utazásához vasúti szabadjegyet és hálókocsijegyet kapott, az általa előzetesen vagy a vonaton megfizetett helybiztosítási díjat, valamint a kötelező szervízdíjat, pótdíjat számla alapján elszámolhatja a tényleges igénybevételnek megfelelően. Ha a kiküldött olyan vonattal, fekvő- vagy hálókocsival utazik, amelyre szabadjegy nem biztosítható, akkor a menetjegy, fekvőhelyjegy, hálókocsijegy forint fizetés ellenében történő beszerzéséhez a kiküldő szervezet megrendelője szükséges a [email protected] e-mail címre, amelyben a kiküldő szerv igazolja az utazás szolgálati jellegét és közli a kiküldött nevét. A jegy beszerzéséhez a kiküldött elszámolási előleg felvételére jogosult. A felvett összeggel – bizonylattal igazoltan – az általános szabályok szerint az elszámolási előleget igénylő ügyiratban kell elszámolni. A jegy beszerzéséről a kiküldött gondoskodik a Menetjegyirodában. Gépkocsi költségei: A vállalati tulajdonú gépjármű külföldön történő használatát – jelen utasítás hatálybalépésekor – a 14/2013. (III. 29. MÁV-START Ért. 11.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁVSTART Zrt. tulajdonát képező és flottaszerződés keretében használatban lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról szóló utasítás szabályozza. 4.2.7 Betegség-, baleset- és poggyászbiztosítás költségei Az utasítás hatálya alá eső minden kiküldött jogosult az utazással összefüggő betegség-, baleset- és poggyászbiztosításra, függetlenül attól, hogy a kiküldetés milyen forrásból

7/31 oldal (Társasági keret, nemzetközi szervezet, partnercég, stb.) kerül megvalósításra. A betegség-, baleset- és poggyászbiztosítási kártya az utazást megelőző 5 nappal, de legkésőbb az utazás megkezdése előtti utolsó munkanapon az NK szervezeténél vehető át. A biztosítási kártya átvételének elmulasztásából eredő károk a kiutazót terhelik. 4.2.8 Egyéb indokolt dologi költségek Az egyéb indokolt dologi költségek a szállásés utazási költségen felül felmerült, a kiküldetéssel kapcsolatos indokolt kiadások. Például: - idegenforgalmi adó, amennyiben azt a szállásköltség nem tartalmazza, - hivatalos távirati, fax és távbeszélő költség, - hivatalos csomagok szállítási költsége, - kiállításhoz, rendezvényhez kapcsolódó költségek (pl.: belépőjegy, készpénzben fizetett részvételi díj), - útiokmányok kiállítási költsége, beleértve a vízum kiállításának költségét is, illetve a kapcsolódó költségeket (pl. fénykép), - valutaváltásánál felmerült költség, ha a kiküldetés helyén nem hivatalos fizetőeszköz az előlegként adott valuta, - repülőtéri parkolási díj, - egyéb, egyedi elbírálás alá eső költségek. Az egyéb indokolt dologi költségek a Társaság nevére és székhelyének címére (MÁV-START Zrt. 1087 Budapest, Könyves Kálmán krt. 54-60.) kiállított számla vagy egyéb bizonylat alapján számolhatóak el. 4.3 A kiküldetés szakmai előkészítése A kiküldetést elrendelő munkáltatói jogkörgyakorló a külföldi tárgyalásra kiutazót köteles érdemben eligazítani, megadni a tárgyaláson elérendő célokat és meghatározni a kiutazó által képviselni szükséges irányelveket. Ha a Társaság több szervezeti egysége vagy a MÁV-START Zrt.-n kívüli szerv is érintett a külföldi tárgyaláson, akkor a kiküldetés megkezdése előtt álláspontegyeztetést kell végezni a képviselendő „MÁV-START" vagy „magyar” álláspont kialakítására. Az egyeztetés eredményét – eltérő véleményeket – emlékeztetőben, jegyzőkönyvben kell rögzíteni.


ÉRTESÍTŐ 4.4 A kiküldetés adminisztrációs előkészítése 4.4.1 Kiutazási ügyirat A kiutazási ügyiratot – jelen utasítás hatálybalépésekor – a 7/2015. (II. 04. MÁVSTART Ért. 6.) sz. vezérigazgatói utasítás rendelkezései szerint a DMS Poszeidon rendszerben kell kezelni. A külföldi kiküldetési ügyiratnak tartalmaznia kell: az eseményenként és kiutazónként külön-külön kitöltött „Betétlap az ideiglenes külföldi kiküldetési ügyiratba” (3. sz. melléklet) c. nyomtatványt (Vonattal történő kiutazás esetén a nyomtatványt 2 példányban kell kitölteni és engedélyezés után az egyik aláírt példányt haladéktalanul meg kell küldeni a MÁVSTART illetékes szervezete részére.), - a kiküldetés indokoltságát alátámasztó dokumentumokat (meghívó, program, napirend, műszaki-minőségi átvételi bejelentő lap, stb.), - a szolgálati jegy átvételéhez szükséges Jegyigénylés nyomtatványt (4. sz. melléklet) 2 példányban. A kiküldetések előkészítését úgy kell intézni, hogy az engedélyező által aláírt kiutazási ügyirat – rendkívüli méltánylást igénylő eseteket kivéve (pl. baleset, késedelmes meghívás) –, az utazás megkezdése előtt legkésőbb 5 munkanappal az NK-hoz megérkezzen. Repülővel történő utazás esetén az engedélyező által aláírt ügyiratot a kiutazás tényének ismertté válását követően haladéktalanul el kell juttatni az NK részére a további ügyintézés céljából és a repülőjegy NK útján történő megrendelése érdekében. Az NK gondoskodik: - a napidíj, szállásköltség és az előre látható egyéb indokolt dologi költségek utalványozásáról: a kiküldött a valuta házipénztárban veheti át ellátmányát, legkorábban az utazás előtt 5 munkanappal. A kiküldött az ellátmányt személyesen, akadályoztatása esetén meghatalmazottja útján (írásos megbízás alapján) veheti fel, - az utazáshoz szükséges biztosítási kártyákról (a biztosítási kártya legkorábban az utazás előtt 5 munkanappal vehető fel az NK-nál),

-

-

8/31 oldal repülőjegyek beszerzéséről a partner utazási iroda útján, igény esetén a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettesek szállásfoglalásáról (a Társaságok közötti megbízási szerződés alapján), igény esetén a vezérigazgató és vezérigazgató-helyettesek vízumának beszerzéséről.

4.4.2 Közlekedési mód Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni. Ennek érdekében a kiküldött az ügyiratba a 3. sz. melléklet II. pontja szerint előzetes összehasonlító kalkulációt készít az úticél megközelítéséhez igénybe vehető közlekedési eszközök – elsősorban vonat – árairól, feltüntetve az utazással összefüggésben várható további költségeket is (napidíj, szállásköltség, szervízdíj, stb.). Az optimális változatról – figyelemmel a várható költségekre, a kiküldetés időtartamára, a kiküldött egyéb feladataira, stb. – a munkáltatói jogkört gyakorló vezető dönt. Amennyiben az NK az ügyiratban feltüntetett utazási módnál költségkímélőbb változatot tud ajánlani, arról haladéktalanul tájékoztatja a kiutazót. Ha a külföldre utazás repülőgéppel történik, Európán belüli utazásnál turista osztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható. A négy óra repülési időt meghaladó Európán kívüli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál az osztály meghatározása a vezérigazgató egyedi elbírálása alá esik. A repülőjegyek beszerzését – a MÁV Zrt.-vel szerződéses kapcsolatban álló utazási irodával való közvetlen kapcsolattartást beleértve – az NK végzi az engedélyezett ügyirat alapján, figyelemmel a költségtakarékosság szempontjaira. Amennyiben a kiküldött ettől eltérően saját maga intézkedik a repülőjegy foglalásról, annak költségei a Társaság által nem kerülnek megtérítésre, azok a kiküldöttet terhelik. A kiutazó a kiajánlott repülőjegy árát ellenőrizheti és arra független árajánlatot kérhet.


ÉRTESÍTŐ Amennyiben a a megrendelés tárgyát képező repülőjegyeket a MÁV Zrt.-vel szerződéses kapcsolatban álló utazási iroda által ajánlott árnál a piacról olcsóbban lehet beszerezni, úgy azt haladéktalanul jelezni kell az NK felé (jelen utasítás hatálybalépésekor a [email protected] és a [email protected] e-mail címekre). 4.4.3 A kiküldetés indokául szolgáló hivatalos esemény részvételi, regisztrációs díja Részvételi díj befizetése díjbekérő, vagy ha az nem lehetséges, akkor előzetes ismertető vagy hivatalos levél alapján engedélyezhető. Az engedélyezett részvételi díj átutalása az ügyiratba foglalt kérelem és díjbekérő, valamint a tranzakcióhoz szükséges megfelelő információszolgáltatás alapján (átutalás ideje, bank neve és címe, SWIFT kódja, valamint a kedvezményezett megnevezése és bankszámlaszáma, IBAN száma, stb.) történik a MÁV-START Pénzügy útján. Amennyiben a részvételi díj befizetése – kivételesen – a helyszínen történik, akkor arról a kiküldöttnek számlát kell kérnie. 4.4.4 Vízum igénylése Vízumköteles országba történő utazás esetén a vezérigazgató és a vezérigazgató-helyettesek esetében igény esetén az NK, egyéb esetben a kiküldöttek gondoskodnak a vízum beszerzéséről. A vízum a MÁV Zrt.-vel szerződött utazási irodán keresztül is beszerezhető. A vízum beszerzéséhez a kiküldött munkavállaló elszámolási előleg felvételére jogosult a 4.2.3 pontban foglaltak szerint. 4.5 Vasúti szabadjegy igénylése és kiadása a szolgálati utazáshoz A szolgálati utazáshoz szükséges nemzetközi vasúti szabadjegy igénylése és kiadása az alábbiak szerint történik: -

-

A szolgálati menetjegyigénylést a 4. sz. melléklet szerinti formanyomtatványon kell intézni. Az első kocsiosztályra való jogosultságot az Indoklás az 1. kocsiosztályon történő utazásra nyilatkozat kitöltésével, aláírásával, valamint a Jegyigénylés nyomtatvány csatolásával kell igazolni.

-

-

-

-

-

-

-

9/31 oldal A szolgálati utazáshoz igényelt jegyről a kiutazás engedélyezése után előzetes emailt kell küldeni a [email protected] címre vagy a 01/22-25 fax számra. A jegyigényléshez csatolni kell az aláírt betétlapot (3. sz. melléklet). Helybiztosítás (ülő-, háló-, fekvőhely) esetén a jegyigénylést a kiutazás engedélyezése után előzetesen a fenti e-mail címen kívül a szolgá[email protected] e-mail címre is meg kell küldeni. A helybiztosítás megigénylése, annak átvétele ügyfélfogadási időben a Menetjegyirodában a 4. sz. mellékletben megjelölt helyen és időben, a kiutazó feladata. A szolgálati jegyek kiadása és visszavétele ügyfélfogadási időben lehetséges a MÁVSTART Székházban a 4. sz. mellékletben megjelölt helyen és időben. A szolgálati jegyigénylés nyomtatvány valamennyi rovatát ki kell tölteni (név, telefonszám, szolgálati cím, kiutazási engedély száma, stb.), azt az illetékes szervezeti egység vezetőjének aláírásával és a szervezeti egység bélyegzőjével el kell látni és a kiutazás előtt, a jegy átvételekor le kell adni. A szolgálati jegy átvételéhez az engedélyezett Jegyigénylés nyomtatvány mindkét példányát át kell adni. A nyomtatványra rávezetik a kiadott jegy sorszámát. Az egyik igénylőlapot a kiutazó a jegy átvételekor visszakapja. Ezt a jegy visszaadásával egyidejűleg be kell mutatnia, ezen kerül elismerésre a visszaadás ténye. Ezt a Jegyigénylés nyomtatványt kell az ügyiratba helyezni, melynek megléte az egyik feltétele az ügyirat irattárazásának. A szolgálati jegy(ek) leghamarabb a kiutazást megelőző munkanapon szolgáltathatók ki, a nyomtatványon feltüntetett időpontban (jegyek átvételének dátuma). Az utazáshoz kiadott jegyet (akár kártya, akár szelvényes formátumú) a Jegyigénylés nyomtatványon megjelölt napon kell visszaadni. A szolgálati jegyek visszaadásának dátumaként a visszaérkezést követő napot kell megjelölni.


ÉRTESÍTŐ

-

-

-

-

Ha a Jegyigénylés nyomtatványon feltüntetett napon nem történik meg a jegyek visszaadása, akkor azt írásban meg kell indokolni és az indoklást meg kell küldeni a szolgalatijegyigé[email protected] címre. A szolgálati jegyek átvételével, illetve visszaszolgáltatásával – indokolt esetben – a kiutazó akadályoztatása esetén megbízható más munkavállaló is. Az átvett jegyekért minden esetben az a személy felel, aki aláírásával az átvételt igazolta. Szolgálati célból kiszolgáltatott jegyek átruházása szigorúan tilos. A kiküldetés ideje alatt a szolgálati jegyekért a kiutazó felel, elvesztésük esetén anyagilag felelősségre vonható. A kiutazónak a menetjegyellenőrzés során személyazonosságát fényképes, határátlépésre alkalmas, érvényes igazolvánnyal kell igazolnia valamennyi tagvasút területén. Nem adható szolgálati szabadjegy annak, akinek nincs saját jogán érvényes vasúti utazási igazolványa.

4.6 Utólagos költségelszámolás 4.6.1 A költségelszámolás folyamata A kiküldött a hazaérkezést követő 3 munkanapon belül kitölti az „Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat” c. nyomtatványt (6. sz. melléklet). A kiküldött hazaérkezését követő igazolt távolléte esetén (pl. táppénz, szabadság) az ezt követő első munkanapon. Az elszámolások minden esetben kiküldöttenként és kiutazásonként egyedileg történnek. A kiküldött anyagi felelősséggel tartozik a felvett előlegekkel való szabályszerű elszámolásért. Az aktuális nyomtatvány elektronikusan letölthető a MÁV SZK Zrt. Számviteli Szervezet honlapjáról (http://szamvitel.mavrt.hu / Segédletek / Sablonok / Pénzforgalom / Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat – MÁVSTART munkavállalók számára). A kiküldött az elektronikus változat I. (Kiküldetési utasítás) és II. (Költségelszámolás) részét tölti ki, a többi részbe nem írhat.

10/31 oldal nyomtatvány

4.6.2 A költségelszámolási átadása az NK részére a. A nyomtatvány elektronikus kitöltése után a kiküldött a csatolandó bizonylatokat beszkenneli és az elektronikus nyomtatvánnyal együtt valamennyi bizonylatot elküldi előzetes egyeztetésre az NK részére az [email protected] e-mail címre. A nyomtatványt a következő file névvel kell elmenteni és elküldeni: Kiküldetés_abcd_éééé.xls, ahol az „abcd” a bizonylat egyedi sorszáma (az egyéni kiutazás sorszáma adott évben), az „éééé” pedig a kiutazás éve. A sorszámot úgy kell megadni, hogy az mindig 4 karakterből álljon, az értékkel nem rendelkező helyekre 0-t kell írni (pl. a 42/2015. sorszám esetén a file név: Kiküldetés_0042_2015). b. Az NK a költségelszámolást a rendelkezésére álló adatok és a csatolt bizonylatok alapján ellenőrzi. A felülvizsgálat eredményéről e-mailben értesíti a kiküldöttet (a tábla nyomtatható és aláíratható), aki az NK által visszaküldött nyomtatványt aláírja és aláíratja a munkáltatói jogkörgyakorlójával. c. A kiküldött ezt követően a házipénztárban befizeti a felvett előlegből fel nem használt összeget, vagy felveszi a részére még pótlólag kifizetendő összeget. A költségelszámolás nyomtatvány megfelelő rovatába bejegyzi a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok számát. d. A kiküldött a kinyomtatott, aláírt és munkáltatói jogkörgyakorlójával láttamoztatott költségelszámolás eredeti példányát beküldi az NK részére, ehhez csatolja minden számla és bizonylat eredeti példányát. A HUF-ban felmerült igazolt költségek ezt követően kerülnek kifizetésre a PFK útján. A kiküldött a költségelszámolási nyomtatvány kitöltését úgy köteles intézni, hogy az előzetesen ellenőrzött és a munkáltatói jogkörgyakorlójával aláíratott bizonylat legkésőbb a hazaérkezéstől számított 10 munkanapon belül az NK-hoz beérkezzen. A költségelszámolási nyomtatvány a kiutazási ügyirattól független utat jár be.


ÉRTESÍTŐ 4.7 Útijelentés készítése és hasznosítása A kiküldött köteles a külföldi utazásról történő visszatérést követően 10 munkanapon belül útijelentést (5. sz. melléklet) készíteni, azt a munkáltatói jogkörgyakorlóval aláíratni, és a Kabinet részére az aláírt dokumentumot elektronikus úton pdf-ben, valamint szerkeszthető (word) formátumban az [email protected] e-mail címre megküldeni. Az útijelentés egy példányát vagy annak másolatát a kiküldetést engedélyező szakmai felettesnek is át kell adni a megjelölt határidőn belül. Az útijelentés tartalmi, formai követelményeinek való megfelelés és a határidőre történő megküldés a kiküldött és a munkáltatói jogkörgyakorlója közös felelősségi körébe tartozik. Ha az útijelentést a kiutazó neki felróhatóan nem adja át a Kabinetnek 10 munkanapon belül, a kiutazó további kiutazásai nem engedélyezhetőek. A kiküldött útijelentésében foglaltakat a kiküldő munkáltató értékeli, és szükség esetén köteles az útijelentésben foglaltak alapján a felügyeleti területén megtenni a nemzetközi vonatkozású és belső intézkedéseket. A kiküldött munkáltatói jogkörgyakorlója az útijelentéseket indokolt esetben bemutatja a vezérigazgatónak, illetve a téma szerint illetékes vezérigazgató-helyetteseknek. Ha az útijelentésben érintett nemzetközi vonatkozású és belső intézkedések végrehajtása több szervezetet érint, gondoskodik az érintett szervezetek megfelelő tájékoztatásáról. Ha a feladatok végrehajtása a MÁV-START Zrt.-n kívüli szerveket, szervezeteket is érint, gondoskodik az érdekeltek tájékoztatásáról.

11/31 oldal A meghiúsult utazáshoz igényelt menetjegyeket és helybiztosítást az utazás meghiúsulásának közlését követően a kiutazó azonnal köteles lemondani (a [email protected] e-mail címen és a Menetjegyirodában). Ha a lemondás csak kezelési költséggel lehetséges, akkor a kiutazó köteles a kezelési költséget megfizetni a Menetjegyirodában, annak összegéről számlát kérni, a jelen utasításban leírtak szerint költségelszámolást készíteni és a számlát benyújtani. Ha a kiutazó a szolgálati jegyeket és a helybiztosítást, felárat, globáldíjas menetjegyet a jegyigénylésen feltüntetett jegyátvételi időpontig nem veszi át, akkor az igény az adott átvételi napon megadott ügyfélfogadási idő lejártával törlésre kerül. A helybiztosításokkal, felárral, globáldíjas menetjeggyel kapcsolatban esetlegesen felmerült költségek a kiutazó szolgálati helyére kerülnek ráterhelésre. Az utazás elmaradása esetén a kiküldött az NK szervezetét haladéktalanul tájékoztatja, valamint intézkedik a szállásfoglalás és a vasúti helyjegyfoglalás lemondásáról. Amennyiben ezen kötelezettségét felróható okból elmulasztja, az ebből eredő költségek a kiküldöttet terhelik. 4.8.2 A kiutazási ügyirat irattárazása A kiutazást követően, a költségelszámolás és útijelentés elkészítése után a kiutazási ügyirat akkor irattárazható, ha az alábbi dokumentumok mindegyike megtalálható benne (amennyiben az utazás nem hiúsult meg): -

4.8 Egyéb rendelkezések A személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat a mindenkor hatályos adatvédelmi jogszabályoknak és az ezekkel összhangban lévő, mindenkor hatályos Társasági szintű előírásoknak megfelelően (pl. adatvédelmi szabályzat) kell kezelni.

-

4.8.1 Utazás elmaradása Ha a tervezett, ügyirattal indított utazásra nem kerül sor, az bármilyen okból kifolyólag meghiúsul, akkor a felvett útielőleggel az utazás lemondását követő 3 munkanapon belül köteles a kiutazó elszámolni.

-

a „Betétlap az ideiglenes külföldi kiküldetési ügyiratba” c. nyomtatvány egy aláírt példánya (3. sz. melléklet, másolat), az aláírt szolgálati jegyigénylés (4. sz. melléklet, másolat), az útijelentés aláírt példánya (5. sz. melléklet, másolat), a munkáltatói jogkörgyakorló által aláírt költségelszámolás (6. sz. melléklet, másolat), számla- és bizonylat másolatok, a meghívó, a rendezvény részletes programja, napirendje.


ÉRTESÍTŐ 4.8.3 A kiküldetés helyére történő kiutazással töltött idő elszámolása A külföldi kiküldetés teljesítése esetén az utazási időt minden esetben meg kell különböztetni a ténylegesen munkavégzésre fordított időtől. Az utazási idő nem minősül sem rendes, sem pedig rendkívüli munkaidőnek. A külföldön teljesített kiküldetéssel kapcsolatban rendkívüli munkaidőként kizárólag az ilyen jogcímen elrendelt tényleges munkavégzést lehet a munkavállalók részére elszámolni. A munkaidő rendkívüli jellegét megalapozhatja többek között a pihenőnapon való munkavégzés, a munkaszüneti napi, illetve a munkaidő-beosztástól eltérő munkavégzés. A rendkívüli munkaidő teljesítése szempontjából különös jelentősége van annak, hogy milyen az adott munkavállalóra irányadó munkarend, illetve munkaidő-beosztás. Rugalmas munkaidő-beosztásúaknál a rendkívüli munkavégzést – jelen utasítás hatálybalépésekor – a módosított 32/2014. (II. 28. MÁV-START Ért. 15.) sz. vezérigazgatói utasítás 4.7.3 pontjában foglaltaknak megfelelően, azaz az alábbi esetekben lehet elszámolni: „a.) a napi peremidőt (üzemidőt) megelőzően vagy azt követően, b.) a havi kötelező munkaidőn felül, c.) a pihenőnapon és munkaszüneti napon, valamint d.) a készenlét alatt végzett munka, továbbá az e) ügyelet.” Kötetlen munkarendben foglalkoztatott munkavállalók esetében rendkívüli munkaidőért sem külön díjazás, sem szabadidő nem merülhet fel. (KSZ 41.§ 6. pont) Amennyiben az adott napon külföldön teljesített munkavégzés időtartama a napi teljes munka-idő (rugalmas munkaidőbeosztásúaknál napi eszmei munkaidő, azaz 8 óra) tartamát nem éri el, a munkáltató az effektív munkavégzés és a napi teljes/eszmei munkaidő közötti különbözetet rendes munkaidőként kifizeti és elszámolja. Ezáltal a külföldi kiküldetésből adódóan nem keletkezhet olyan munkaidőhiány (munkaidőkiesés) amelyet a munkavállalóval az adott munkaidőkereten belül pótoltatni kellene.

12/31 oldal Amennyiben a kiküldetés miatt felmerülő utazási idő esetlegesen jelentős időszükséglete miatt a munkáltatói jogkör gyakorló a kiesett szabadidőt kompenzálni kívánja, lehetősége van arra, hogy méltányosságból az úton töltött idő egészének, vagy egy részének megfelelő időtartamra a munkavállalót utólag mentesítse a munkavégzési kötelezettsége alól, távolléti díjjal való elszámolás mellett. Ezzel a megoldással biztosítható, hogy az érintett munkavállalókat sem szabadidőben, sem pedig díjazásban veszteség, vagy méltánytalan hátrány ne érje. 5.0 HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSÍTÁSOK HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK, RENDELKEZÉSEK 5.1 Hivatkozások - 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról. - 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról. - 2012. évi I. törvény a Munka Törvénykönyvéről. - 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet a külföldre utazásról szóló 1998. évi XII. törvény végrehajtásáról. - 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről. - 7/2011.(XII. 16. MÁV Ért.27.) GÁVIGH sz. gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról. - 5/2015. (II. 6. MÁV Ért. 2.) EVIG sz. utasítás a MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről. - 14/2013. (III. 29. MÁV-START Ért. 11.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁVSTART Zrt. tulajdonát képező és flottaszerződés keretében használatban lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról. - 32/2014. (II. 28. MÁV-START Értesítő 15.) sz. vezérigazgatói utasítás és annak 1. sz. módosítása [45/2015. (X. 02. MÁV-START Ért. 40.) sz. vezérigazgatói utasítás] a MÁV-START Zrt.-nél foglalkoztatott munkavállalók munkaidő nyilvántartásának szabályozásáról.


ÉRTESÍTŐ 13/31 oldal 1/2015. (I. 12. MÁV-START Ért. Különszám I.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. munkáltatói jogkörgyakorlásának szabályozásáról. - 29984/2014/START sz. humán igazgatói rendelkezés a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó utazási idő elszámolásáról. Jelen utasítás megfelel a 2014-23. évi vasúti személyszállítási közszolgáltatási szerződés rendelkezéseinek. -

5.2 Hatályon kívül helyezések Jelen utasítás hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a 29/2014. (II. 18. MÁVSTART Ért. 11.) sz. vezérigazgatói utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetések rendjének szabályozásáról és annak 1. sz. módosítása [47/2014. (V. 07. MÁV-START Ért. 25.) sz. vezérigazgatói utasítás].

3. sz. melléklet: Betétlap az ideiglenes külföldi kiküldetési ügyiratba nyomtatvány. 4. sz. melléklet: Jegyigénylés külföldi szolgálati utazáshoz nyomtatvány. 5. sz. melléklet: Útijelentés minta. 6. sz. melléklet: Útielőleg elszámolás és könyvelési bizonylat nyomtatvány. 7. sz. melléklet: Szolgálati célú határátlépés szabályai.

5.3 Rendelkezések Jelen utasítással összefüggésben az Értékesítés szervezet készítse el az Utasellátó Központ utazó tevékenységet ellátó munkavállalói külföldi munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységére vonatkozó szabályozást. 5.4 A normatív utasítást tartalmazó MÁVSTART Értesítő a MÁV Szolgáltató Központ részére megküldendő? Igen. 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS Jelen utasítás a MÁV-START Értesítőben történő közzététel napján lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK 1. sz. melléklet: A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos külföldi kiküldetés szabályozása. 2. sz. melléklet: Külföldi kiküldetési elszámolás a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon, illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon történő munkavégzésre. 45. szám Budapest, 2015. november 26.

Csépke András sk. vezérigazgató

ÉRTESÍTŐ 14/31 oldal 1.sz. melléklet A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók által teljesített szolgálattal kapcsolatos külföldi kiküldetés szabályozása 1. A szabályozás személyi hatálya Az utasítás jelen mellékletének személyi, szervezeti hatálya kiterjed a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon rendszeresen munkát végző és a munkavégzőt ellenőrző MÁV-START Zrt. munkavállalókra. A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók külföldi kiküldetésére a havi munkaidő beosztás alapján kerül sor. 2. A kiküldetés időtartama A kiküldetés időtartama a munkavégzés céljából külföldre történő kiutazástól (a továbbiakban: kiutazás) a külföldről történő hazautazásig (a továbbiakban: hazautazás) terjedő kint-tartózkodás egybefüggő időtartamát (azaz a megszakítás nélkül külföldön eltöltött időt) jelenti.  A kiutazásnál és a hazautazásnál egyaránt az országhatár átlépésének tényleges időpontját kell figyelembe venni (ez alól kivételt képeznek az utazók, lásd következő bekezdés). A határátlépés időpontja nem lehet indokolatlanul távol a külföldön végzett munka megkezdésének, illetve befejezésének időpontjától (azaz a lehetőségek függvényében szigorúan a munka megkezdéséhez és befejezéséhez kell igazítani).  Az utazók esetében a kiutazásnál és a hazautazásnál az utolsó magyar állomásról történő menetrend szerinti elindulás, illetve az első magyar állomásra történő tényleges megérkezés időpontját kell figyelembe venni, a menetfordulóban foglaltaktól eltérni csak előzetes munkáltatói jogkörgyakorló által kiadott engedély alapján lehet. 3. A napidíj 3.1. A napidíj mértéke A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon munkát végző MÁV-START Zrt. munkavállalók napidíját a következők szerint kell megállapítani:  Napi 8 óra (vagy több) esetén: 22 EUR  Minimum 4 óra, de nem több mint 8 óra esetén: 11 EUR A napidíjat a tárgyhót követően, a tárgyhó 15-én érvényes MNB középárfolyamon számított belföldi fizetőeszközzel kell a tárgyhavi munkabérrel együtt kifizetni. 3.2. Napidíj elszámolása A napidíj elszámolása az utazók kivételével a „Külföldi kiküldetési elszámolás külföldi közös határállomásokon, illetőleg a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon) történő munkavégzésre” nyomtatvány (2. sz. melléklet) alapján történik. Jegyvizsgáló, vezető jegyvizsgáló, vizsgáló főkalauz napidíj elszámolásának alapjául a szolgálati lapon rögzített adatok szolgálnak. A kiküldetési elszámoláson, a határállomásokon rendszeresen munkát végzők esetében az illetékes vezénylésre jogosult munkavállaló, az ellenőrzésre jogosultak esetében az illetékes vezénylésre jogosult munkavállaló vagy a munkáltatói jogkört gyakorlója ellenjegyzése szükséges. Az elszámolás sorszáma az ügyirat iktatószámával egyezik meg. A kiküldetési elszámolást havonta egyszer, utólag, hó végén az illetékes időadat közlő részére kell átadni, aki az adatokat az IHIR-ben rögzíti és az elszámolást a dokumentálási előírásoknak megfelelően megőrzi. 45. szám Budapest, 2015. november 26.

ÉRTESÍTŐ 15/31 oldal Mozdonyvezető esetében az MFB berendezéssel felszerelt vontatójárműveken a munkavállaló által az MFB berendezésben rögzített adat alapján a rendszer automatikusan rögzíti a határátlépés időpontját. A külföldi kiküldetésben töltött időadat így az MFB-EMIG rendszerben generálódik. Ha a rendszerben generálódott adat helyességét vitatják, az időadatok ellenőrzését végző munkavállaló köteles az adott kiküldetés időadatainak, az elszámolás helyességének vizsgálatára. Az ellenőrzést és felülvizsgálatot a teljes adatállományra a bérszámfejtési zárásban szúrópróbaszerűen kötelező elvégezni. Az MFB berendezéssel nem rendelkező vontatójárműnél a munkavállaló menetigazolványon köteles rögzíteni a határátlépés időpontját, ideértve az oda-vissza úton történő határátlépést is. A menetigazolvány adatfeldolgozásával foglalkozó munkavállaló az FVS – EMIG rendszerben rögzíti az adatokat. Az időügyintéző feladatot ellátó munkavállaló a bérszámfejtési zárásban szúrópróbaszerűen köteles ellenőrizni az elszámolás helyességét és a szükséges javítást elvégezni. 3.3. Költségviselés A napidíj a munkavállaló munkáltatása szempontjából illetékes szervezeti egységet terheli.


ÉRTESÍTŐ 16/31 oldal 2.sz. melléklet KITÖLTÉS UTÁN NEM NYILVÁNOS!

53/2015. (XI. 26. MÁV-START Ért. 45.) sz. VIG

Külföldi kiküldetési elszámolás a külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon, illetőleg az országhatár és a közös határállomás közti vonalszakaszokon történő munkavégzésre ………. év …………. hó A kiküldött neve:

Szervezeti egysége:

Törzsszáma:

Szolgálati helye (kóddal):

Munkaköre:

A kiküldetés helye (ország + határállomás):

Az elszámolást aláíró neve, munkaköre:

Sorszám

Határátlépés időpontja odautazásnál nap

óra : perc

Munka kezdése a határállomáson nap

óra : perc

Munka befejezése a határállomáson nap

óra : perc

Határátlépés Kiküldetés időpontja megszakítás Határátlépés helye hazautazásnál nélküli időtartama* nap

óra : perc

óra : perc

* határátlépéstől határátlépésig Jóváhagyom, a fenti adatok a vezénylésnek megfelelnek: Kelt:

………………………………….. vezénylésre jogosult munkavállaló / munkáltatói jogkört gyakorló v. a kijelölt munkavállaló ph.


ÉRTESÍTŐ 53/2015. (XI. 26. MÁV-START Ért. 45.) sz. VIG

17/31 oldal 3.sz. melléklet KITÖLTÉS UTÁN NEM NYILVÁNOS!


ÉRTESÍTŐ 18/31 oldal


ÉRTESÍTŐ 19/31 oldal 4.sz. melléklet

53/2015. (XI. 26. MÁV-START Ért. 45.) sz. VIG

KITÖLTÉS UTÁN NEM NYILVÁNOS! MÁV-START Zrt.

…………………. Zrt. JEGYIGÉNYLÉS külföldi szolgálati utazáshoz A KIKÜLDÖTT(EK) ADATAI

1.

Vasúti utazási ig. száma

Név

Telefonszám

Szolgálati hely

1. 2. 3. 4. 5. A JEGYEKET ÁTVEVŐ SZEMÉLY ADATAI

2.

Szolgálati hely

Név

Telefon

Az odautazás napja:

201… ………….…

Jegy(ek) átvételének dátuma:

201… ………….…

A visszaérkezés napja:

201… ………….…

Jegy(ek) visszaadásának dátuma:

201… …………….

A külföldi kiküldetés …………. / 201…. / ……….. szám alatt engedélyezve. Budapest, 201… ……………… .……………………………………… a kiutazást engedélyező közvetlen vezető aláírása

ph.

AZ IGÉNYELT JEGYEK

3.

CÉLÁLLOMÁS (ország/város): …………………………………………………………… Érintett vasutak

A kiadott jegy(ek) sorszáma

Visszavétel időpontja

1. 2. 3. 4. 5. 6. Átvétel napja: 201… …………………….

................................................................... átvevő aláírása HELYBIZTOSÍTÁS

4.

Utazás napja

Viszonylat

Vonatszám

Vonat indulási ideje

Helybiztosítás Típus

Kategória

A kiadott jegyeket hiánytalanul visszavettem. Budapest, 201… ………………

……………………………………………. szolgálati jegy ügyintéző aláírása

A Jegyigénylést 2 példányban nyomtassa ki. A kitöltött és engedélyezett Jegyigénylés lapot beszkennelve küldje el a [email protected] e-mail címre, vagy a 01/22-25 fax számra. A szolgálati jegyek kiadása és visszavétele a MÁV-START Székházban történik (1087 Bp., Könyves Kálmán krt. 54-60.) a 222-es irodában hétfőtől-csütörtökig: 10.00-12.00, pénteki napokon 09.0011.00 között. Helybiztosítás esetén a Jegyigénylést küldje meg a szolgalatihelybiztosí[email protected] címre is. A helybiztosítás a Budapesti Menetjegyirodában (1051 Budapest, József Attila utca 16.) hétfőtől-péntekig 10.00-16.00 között vehető át.




Indoklás az 1. kocsiosztályon történő nemzetközi utazáshoz Alulírott ……………………………………………..……………….…. kijelentem, hogy a …….… / 201…. / ……………….. számon engedélyezett külföldi kiküldetés alkalmával az 1. kocsiosztály igénybevételére jogosult vagyok (a megfelelő sor elé tegyen x-et). A Vasúti utazási igazolványom 1. kocsiosztályra szól és legalább 20 év kedvezményezett vasúti társaságnál

eltöltött

munkaviszonnyal

rendelkezem.

A

menetkedvezményre

jogosító

munkaviszonyom kezdete: ……………………...……….. . A Vasúti utazási igazolványom sorszáma „9”-es számjeggyel kezdődik (lásd az igénybejelentő lapon). Utazásom időtartama odaútban … óra … perces indulástól … óra … perces menetrend szerinti érkezésig, vagy visszaútban … óra … perces indulástól … óra … perces menetrend szerinti érkezésig eléri a 12 óra időtartamot. A SZMSZ-ben önállónak nyilvánított, a szervezeti ábrában megjelenített szervezeti egység vezetője vagyok. Nemzetközi forgalomban 1. kocsiosztályon utazásra jogosult vezetővel együtt utazom, akinek neve, beosztása: ………………………………………………………………………………………………….. .

……………………………….., 201….. …………………………….

............................................................ kiutazó aláírása



21/31 oldal 4.sz. melléklet

Kitöltési útmutató a Jegyigénylés nyomtatványhoz A Jegyigénylés nyomtatványt tollal vagy géppel kell kitölteni 2 példányban. A kitöltött, aláírt, a szervezet bélyegzőlenyomatával ellátott Jegyigénylést kell eljuttatni a nyomtatvány alján található címekre. A szolgálati utazásokhoz alapesetben 2. osztályú menetjegy biztosított. A kiutazó személy nemzetközi utazáskor 1. kocsiosztályra csak akkor jogosult, ha  a Vasúti utazási igazolványa 1. kocsiosztályra szól és  legalább 20 év kedvezményre jogosító társaságnál eltöltött munkaviszonnyal rendelkezik; vagy  a Vasúti utazási igazolvány sorszáma „9”-es számjeggyel kezdődik.

 

A kiutazó személy nemzetközi utazáskor 1. kocsiosztályra jogosult a Vasúti utazási igazolványa által biztosított kocsiosztálytól függetlenül, ha olyan utazásról van szó, amely legalább az egyik irányba több mint tizenkét órás időtartamú (a kiindulási állomás indulási és a célállomás érkezési ideje között eltelt időt számítva); vagy több személy együtt utazása esetén, ha a kiutazók eltérő kocsiosztályra jogosultak, a 2. kocsiosztályra jogosult személy abban az esetben utazhat 1. osztályon, ha olyan vezető beosztású munkavállalóval kell együtt utaznia, aki 1. kocsiosztályra jogosult.

A kiutazó kocsiosztály-jogosultságát az Üzletszabályozás és menetkedvezmény jogosult ellenőrizni. A nyomtatvány egyes rovatait a következők figyelembevételével kell kitölteni: A jobb felső sarokban fel kell tüntetni a kiutazó társaságának nevét. 1. mező A szolgálati helynél a kiutazó szervezeti egységét kell megadni. 2. mező Ezt a rovatot csak akkor kell kitölteni, ha a több személy szerepel a Jegyigénylési nyomtatványon, illetve ha egy személy utazása esetén nem a kiutazó veszi át a jegyet. A jegy átvételének dátumaként a kiutazást megelőző munkanapot, a visszaadás dátumaként pedig a visszaérkezést követő első munkanapot kell megjelölni. Fel kell tüntetni a jegyigénylés nyomtatványon a jóváhagyott kiutazási ügyirat számát. A kiutazást engedélyező közvetlen vezető aláírásával és a szervezeti egység bélyegzőlenyomatával igazolja a kiutazás jóváhagyását. 3. mező Az igényelt jegy mezőben az igénylőnek kell beírnia a célállomást (ország/város), valamint az érintett vasutak rovatba a közlekedési társaság rövidített azonosítóját. A jegyek sorszáma és a visszavétel időpontja rovatot a jegykiadó munkatárs tölti ki. Az igényelt jegy mezőben feltüntetett jegyek átvételét és a jegyek szabályszerű használatáért a felelősség vállalását az átvevőnek aláírásával kell elismernie. 4. mező Az igénylőnek kell kitöltenie a helybiztosításra vonatkozó rovatokat. A helybiztosítás típusa lehet ülő, fekvő vagy háló. A helybiztosítási kategóriák: ülő típus esetén 1. vagy 2. osztály; fekvő típus esetén 6 vagy 4 személyes; háló típus esetén T3 vagy Double vagy Single. A kiadott jegyek visszavételét a Jegyigénylés alján a szolgálati jegy ügyintéző aláírásával és bélyegzőlenyomatával igazolja. A szolgálati jegy visszaadását igazoló Jegyigénylés egyik példányát a kiutazónak a kiutazási ügyiratba kell helyeznie, ami az irattárazás egyik feltétele.


ÉRTESÍTŐ 53/2015. (XI. 26. MÁV-START Ért. 45.) sz. VIG Iktatószám:


…. /…./START Útijelentés

Kiutazó neve, munkaköre: Törzsszám: Szervezet: Szolg. hely kód: Telefonszám: E-mail: Rendezvény helyszíne (ország, város): Időpontja: Rendezvény célja: Rendezvényt lebonyolító szervezet, vasúttársaság: A rendezvényen résztvevők:

A tárgyalás célja, napirendje és fő témakörei:

Eredmények:

Megállapodások:

Feladatok és határidejük:

Az elvégzett műszaki-minőségi átvételi feladatok szükséges mértékű részletességgel történő leírása:




Átadott/átvett dokumentumok felsorolása:

Rendkívüli események, egyéb megjegyzések:

……………………… Dátum

……………………… Kiutazó aláírása XY Tel.: ………………………………. Kiutazást elrendelő aláírása (munkáltatói jogkörgyakorló) XY MÁV-START Zrt. pozíció megnevezése

……………………………….. Kiutazást engedélyező aláírása (vezérigazgató-helyettes, igazgató) XY MÁV-START Zrt. pozíció megnevezése






ÉRTESÍTŐ 26/31 oldal KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ I. Kiküldetési utasítás Sorszám: Minden kitöltött bizonylat egyedi megkülönböztetésére szolgáló azonosító. A valuta házipénztárban az útielőleg felvételének egyedi sorszáma, amelyet a házipénztáros közöl a kiküldöttel (az átvett borítékon szereplő szám). 1. Kiküldetésre vonatkozó rendelkezések: „az engedély száma” rovatba az ügyirat számát kell beírni. 2. Valutapénztárban felvett előlegek: A pénzfelvétel pénztári bizonylata alapján kell kitölteni. Az előleg jogcímét a nyomtatvány már tartalmazza. 3. Forintban felvett előlegek: A forintban felvett előleget a munkavállaló nem szerepeltetheti a MÁV-os elszámolásban. Ennek elszámolását elkülönítve kell kezelni. A START-tól felvett forint előleget és az elszámolt összeget a nyomtatvány 1. oldalának alján levő „Egyéb feljegyzések” mezőbe kell beírni tájékoztatási céllal. II. Költségelszámolás 4. Indulási, érkezési, határátlépési adatok: értelemszerűen töltendő. A határátlépési adatok megadása a kiküldetés pontos időtartamának meghatározásához elengedhetetlen. 5. Napidíj elszámolás: A nyomtatványra beírt adatokkal és a kapcsolódó bizonylatokkal összhangban kell az adatokat beírni. (A nyomtatvány tartalmazza a jelen utasítás kiadásának évében érvényes napidíj összegét.) A költségelszámolás alapjául szolgáló, csatolandó bizonylatokon szereplő összegeket euró esetén euróban, egyébként forintban kell feltüntetni. Az euró összeget a nyomtatványon forintra átszámítani nem szabad, azt az NK által beírt árfolyamadatok alapján a bizonylat automatikusan végzi. 6. Szállásköltség elszámolása, 7. Közlekedési költségek elszámolása és 8. Egyéb indokolt dologi költségek elszámolása A kiutazás során felmerült költségeket az azt alátámasztó bizonylatok adatai alapján kell feltüntetni. A költségelszámoláshoz csatolni kell az annak alapjául szolgáló, a Sztv. és az adótörvények előírásainak alakilag és tartalmilag megfelelő bizonylatokat, illetve számlákat. Alakilag megfelelő a bizonylat, ha szerepel rajta az igénybevett szolgáltatás megjelölése, összege, dátuma, szállodaszámlák esetében az igénybevevő vállalatának neve és székhelye, az igénybevétel időtartama, lehetőség szerint a szálloda bélyegzője és a kifizetést igazoló pénztárgép ráütése, vagy a szálloda „Fizetve” jelzése. A kiküldöttnek a költségek utólagos megtérítéséhez számlát kell benyújtania (ez a bizonylat alkalmas ÁFA elszámolásra), indokolt esetben egyéb, a Sztv.-ben előírt követelményeket teljesítő bizonylat is elfogadható. A költségelszámolás kitöltése után az Útielőleg elszámolási és könyvelési bizonylat III. részében megjelenik az az összeg, amellyel a kiküldött a házipénztárban köteles elszámolni. Ha a költség nem EUR-ban vagy HUF-ban merül fel, a költséget a költségelszámoláson EUR-ban kell feltüntetni, amennyiben az útielőlegként kapott EUR összegből kerül átváltásra. Az átszámításkor a valuta váltására vonatkozó bizonylaton szereplő árfolyamot kell alkalmazni. Az elszámolási bizonylat mellé a valutaváltást igazoló dokumentumot is mindig mellékelni kell. Abban az esetben, ha a számlán a kifizetett összeg nemcsak az adott ország valutájában, hanem EUR-ban is fel van tüntetve, a váltást igazoló bizonylat becsatolásától el lehet tekinteni. Amennyiben a valutaváltás bizonylata nem áll rendelkezésre, akkor a számlát a teljesítés (hazaérkezés) napján érvényes MNB árfolyamon kell átszámolni. A felvett előleg összegéből megfelelő bizonylattal el nem számolt részt a kiküldött valutában köteles megtéríteni. A költségelszámolást a kiküldött köteles szolgálati főnökével aláíratni. A munkáltatói jogkörgyakorló aláírásával igazolja a kint eltöltött idő szükségességét, a feladat elvégzését. Az online vasúti menetjegyek vásárlása esetén a fizetéskor használt bankkártyához tartozó folyószámla másolatát is csatolni kell az elszámoláshoz, amellyel bizonyítható az online vásárlás megtörténte.


ÉRTESÍTŐ 27/31 oldal 7.sz. melléklet Szolgálati célú határátlépés szabályai A külföldi közös határállomásokon, a szomszédos országok területén lévő határállomásokon (üzemváltó állomásokon), illetőleg az országhatár és a közös határállomás közötti vonalszakaszon munkát végző munkavállalók személyazonosító igazolványt, határátlépési igazolványt vagy magánútlevelet használhatnak. 1) Szolgálati célú határátlépés személyazonosító igazolvánnyal: A személyszállítási utazószemélyzet tagjai, valamint az ellenőrzést végző munkavállalók szolgálati utazásaik során az Európai Unió szomszédos országaiba (Ausztria, Horvátország, Románia, Szlovákia, Szlovénia), továbbá Szerbiába a kijelölt határátkelőhelyeken a kártya formátumú személyazonosító igazolvánnyal és a jogszerű utazást bizonyító vasutas utazási igazolvánnyal léphetik át a határt. A vontatási utazószemélyzet munkavállalóinak mindezeken felül a kártya formátumú vasúti járművezetői engedélyüket és Tanúsítványukat is maguknál kell tartaniuk. (A határ átlépése vezetői engedéllyel /jogosítvány/ nem lehetséges; a lakcímet igazoló hatósági igazolvány /lakcímkártya/ szükségtelen.) A felsorolt viszonylatokba határátlépési igazolvány használata szükségtelen. Amennyiben a munkavégzés céljából indokolt, a munkavállaló köteles beszerezni az új formátumú személyi igazolványt, amelynek költségit a munkáltató megtéríti. Az érvényességi idő lejárta miatti meghosszabbításának, illetőleg új igazolvány kiállításának költségeit – az állampolgári kötelességre tekintettel – a munkáltató nem téríti meg. 2) Szolgálati célú határátlépés határátlépési igazolvánnyal vagy magánútlevéllel: Az Ukrajna irányába történő szolgálati célú határátlépéshez érvénytartamon belül a határátlépési igazolványok felhasználhatók, azonban új igazolványok kiállítására már nem kerül sor. Jelen utasítás hatálybalépésekor a Debrecen Területi Személyszállítási és Vontatási Igazgatóság (továbbiakban: Debrecen TSZVI) vontatási utazószemélyzet tagjai végzik munkájukat határátlépési igazolvánnyal. Új/áthelyezett/tartós táppénzes állományból visszatért munkavállaló esetén a munkáltatói jogkör gyakorlója (vagy az általa kijelölt munkavállaló) felelős az esetlegesen hiányzó határátlépési igazolvány helyett magánútlevél elkészíttetéséért és a költségek kifizettetéséért. (A 2006. augusztus 29. előtt készített, nem biometrikus útlevelek érvényességi időn belül történő felhasználásának lehetőségét az Okmányirodával egyeztetni szükséges.) A tárgyban kiadott 1751/2015/START sz. vezérigazgatói rendelkezésben foglaltaknak megfelelően 2016. év január hónapban a TSZVI vezetője jelenteni köteles, melyik hónapban mennyi határátlépési igazolvány érvénytartama jár le. Február hónapban a Kabinet egyeztetni köteles az államigazgatási/közigazgatási szervvel ezen igazolványok érvényességének meghosszabbításáról. Amennyiben az igazolványok érvénytartama meghosszabbítható, úgy a 2/a pont szabályai szerint, ha az érvénytartam nem hosszabbítható meg, a 2/b pont szabályai szerint kell eljárni. A teendőket úgy kell megszervezni, hogy az ne veszélyeztesse a vonatközlekedés lebonyolítását. 2/a

Határátlépési igazolványok érvénytartama meghosszabbítható:

Amennyiben az állami/közigazgatási szerv a határátlépési igazolványok érvénytartamának meghosszabbítását engedélyezi, azonnal tisztázni szükséges az érvényesítéshez szükséges időtartamot is. A Kabinet ezen információk alapján egyeztet a TSZVI megbízott munkavállalójával a meghosszabbítások lebonyolításáról. 45. szám Budapest, 2015. november 26.

ÉRTESÍTŐ 28/31 oldal Ennek keretében az alábbi iratokat kell beküldeni a Kabinet részére: Jelen melléklet végén található, kitöltött “Kérelem”. Postahivatalokban beszerezhető, kitöltött útlevélkérő lap (útiokmány-igénylőlap). Az igénylőlap kitöltése az érvényes személyazonosító igazolvány és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány adataival megegyezően történjen. A visszaküldéshez a munkavállaló nevét és lakcímét kell beírni, azonban a munkáltatói jogkörgyakorló aláírásának és a szervezet bélyegzőlenyomatának kell szerepelnie. Mellékelni kell 2 db. hivatalos igazolványképet, melyeket a kérelemre fölragasztani nem szabad, és a hátoldalukra a munkavállaló nevét föl kell írni. A személyazonosító igazolvány és a lakcímet igazoló hatósági igazolvány fénymásolatát. (Lejárt, vagy lejárathoz közeli igazolványokat a közigazgatási szerv nem fogad el, ezért azokat beküldés előtt ellenőrizni szükséges.) Határátlépési igazolvány. Az érvénytartam meghosszabbításával kapcsolatos feladatokat a Kabinet ezzel megbízott munkavállalója végzi, aki átadja/átveszi a közigazgatási szervnek/szervtől a határátlépési igazolványokat, majd továbbítja a TSZVI részére. 2/b

Határátlépési igazolványok érvénytartama nem hosszabbítható meg:

Amennyiben az állami/közigazgatási szerv a határátlépési igazolványok érvénytartamának meghosszabbítását nem engedélyezi, a Kabinet munkavállalója ezt a tényt (információt) haladéktalanul továbbítja a TSZVI vezetője részére. A TSZVI vezetője rendelkezni köteles a munkavállalók felé a magánútlevél elkészíttetése iránt. A magánútlevél kiállítási díjról a munkavállaló nevére kiállított számlát a munkáltatói jogkörgyakorló részére kell megküldeni záradékolás céljából, miszerint az útlevél igénylése valóban a szolgálat teljesítése érdekében történt. A munkáltatói jóváhagyást követően az időügyintézők csoportos béradat közlőn rögzítik az arra jogosult munkavállalók részére a visszatérítendő összeget és gondoskodnak a béradat közlő Humánszolgáltatónak történő átadásáról. 3.) Egyéb rendelkezések: A munkáltató által térített magánútlevél esetén az érvényességi idő nem haladhatja meg a mindenkori legrövidebb érvényességi időt – a jelenlegi szabályozás szerint ez 5 év. A munkáltató általi térítési kötelezettség nem terjed ki a 2015. február 1. napját megelőzően igényelt és a szolgálat ellátásához is felhasznált magánútlevelekre.

A vonatforgalommal közvetlenül nem érintett szervezetek ellenőrzésre/tárgyalásra jogosult/kötelezett munkavállalói esetében az ukrajnai határátlépéshez szükséges magánútlevél költségeit a humánerőforrás igazgató előzetes, írásos engedélye alapján lehet megtéríteni.

Amennyiben bármely területi egység ukrajnai határátlépéssel járó feladatok ellátására lesz kötelezett, ezt a tényt a Kabinet részére haladéktalanul jeleznie kell.

Amennyiben a munkavállaló magánútlevelét az érvényességi idő lejárta előtt több mint két hónappal kívánja elkészíttetni (pl. hosszabb ideig tartó szabadság miatt), ezt a tényt megfelelő indoklással alátámasztva a munkáltatói jogkörgyakorló részére jóváhagyás céljából előzetesen – az útlevél bemutatásával – írásban jeleznie kell. Ennek elmaradása esetén a magánútlevél költségeit a munkáltató nem téríti meg.

Akinek a magánútlevelét eltulajdonították, megsemmisült, vagy elveszítette, köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb a tudomására jutástól számított három munkanapon belül az okmányirodában/járási hivatalban, a rendőrségen és a munkáltatói jogkörgyakorlójának bejelenteni. A pótlólagosan kiállított magánútlevél esetén is a munkáltató csak a rendes eljárásban felszámított költséget téríti meg.


ÉRTESÍTŐ

29/31 oldal Valamennyi, az ukrajnai határátlépésben érintett szervezeti egység köteles a magánútlevelekről nyilvántartást vezetni, azok érvényességi idejét figyelemmel kísérni és megújíttatásuk iránt intézkedni. Azon magánútlevelek nyilvántartási számát, melyeknek kiállítási költségét a munkáltató megtérítette, a létszámban tartó szervezeti egység a Humánerőforrás menedzsment részére – az SAP-ba történő rögzítés céljából – jelenteni köteles. A még érvényes ukrajnai határátlépési igazolványok kivételével valamennyi (érvényes és lejárt) határátlépési igazolványt kísérőjegyzékkel a Kabinet részére meg kell küldeni. A Kabinet köteles az igazolványokat a közigazgatási szerv részére írásban, kimutatható módon, megsemmisítés céljára átadni. A Kabinet feladata továbbá az ukrajnai határátlépést szabályozó jogszabályok figyelemmel kísérése, és változás esetén az érintett szervezetek azonnali tájékoztatása.




Kérelem határátlépési igazolvány érvénytartamának meghosszabbítására A MÁV-START Zrt. ………………………… szervezeti egysége nevében az alábbi munkavállalók részére határátlépési igazolvány érvénytartamának meghosszabbítását kérem: Törzsszám …………… …………… …………… ……………

Név Munkakör …………………………………… ……………… …………………………………… ……………… …………………………………… ………………. …………………………………… ……………….

Indokaink a következők: …...……………………………………………………………………………………………… ……...…………………………………………………………………………………………… …...……………………………………………………………………………………………… Kelt: ……………………,………..év…………….hó…………napján

.……………………………………… Munkáltatói jogkörgyakorló aláírása

Melléklet: …. db kitöltött és aláírt útlevélkérő lap (fényképekkel együtt) …. db határátlépési igazolvány


ÉRTESÍTŐ 31/31 oldal

Szerkeszti: MÁV-START Zrt. Kabinet Felelős kiadó: Csépke András vezérigazgató


45. SZÁM TARTALOM

Recommend Documents