USER MANUAL EW Page 1 / 44
1. Internetapplicatie algemeen: In de volgende bladzijden krijgt U een overzicht van de verschillende schermen die op het internetplatform https://gudrun-e.com beschikbaar zijn voor jullie:
1.1.
SCHERM 1 : Startscherm
Takenbalk bovenaan is de algemene takenbalk van windows explorer. Bovenaan rechts kan de taalkeuze ingesteld worden. Je kan kiezen tussen Nederlands, Français & English. Dit geeft enkel een vertaling van het startscherm. De verdere verwerking hangt af van je eigen instellingen. (zie verder) Het pijltje rechts in het verlengde van “user ID” is nog niet in gebruik. User Id :
de expert vult zijn User Id in = X + 5 karakters
Paswoord :
de expert vult zijn paswoord in. Dit paswoord staat standaard op “gudrune” en het is aan de expert om dit paswoord te vervangen door een individueel nummer/woord. Dit heeft minimum 5 karakters en is best niet de eigen naam.
Page 2 / 44
Het systeem zal ook vragen als windows het paswoord in zijn geheugen moet bewaren om sneller te werken bij het inloggen.
Wij raden aan dit niet te doen aangezien de security gehalveerd wordt. Vink het witte vierkantje aan en klik op No.
Page 3 / 44
1.1.1
INLOG-problemen
1.1.1.1
PASWOORD VERVALLEN
Scherm indien uw paswoord vervallen is. Dit betekent dat U een nieuw paswoord moet ingeven. Je moet dit nieuwe paswoord invullen en bevestigen.
Page 4 / 44
1.1.1.2
PASWOORD of USER-Id NIET CORRECT
Indien het paswoord of User Id niet correct is krijg je de volgende melding:
Na 3 pogingen krijg je de volgende melding:
Page 5 / 44
1.2.
SCHERM 2: Beheerpagina
Verklaring van de termen: 1.2.1
Desktop: Brengt je altijd terug naar deze beginpagina (zoals hierboven afgebeeld)
1.2.2
Takenlijst: Overzicht van de opdrachten welke de expert moet afwerken. (zie verder)
Page 6 / 44
1.2.3
Taalkeuze:
Mogelijkheid om de werkingstaal te kiezen: Nederlands, Frans, (Duits in aanmaak) Dit heeft geen invloed op de taal waarin het verslag opgesteld wordt.
1.2.4
Afmelden: Wanneer je om, welke reden ook, een taak moet afsluiten kan je deze ‘knop’ gebruiken. Je komt dan automatisch terug in het startscherm. Als je later dit dossier of de openstaande taak in dit dossier terug opstart kom je automatisch in het laatst bewerkte scherm.
Page 7 / 44
1.2.5
Gebruikersinstellingen: Gegevens die de expert zelf kan beheren: -
Bij eerste aanlog volledig invullen.
-
Bij elke adres-, of telefoon-, of fax-, of mail- of andere wijziging zelf verbeteren. (Gelieve deze wijziging ook per mail te sturen naar
[email protected])
Page 8 / 44
1.2.6
Toepassingen:
1.2.6.1 Agenda experten: Inzage in eigen agenda via Agenda experten
Via deze pagina kan je steeds je eigen planning opvragen. (Zowel de toekomst als het verleden) Op deze pagina kan je de startdatum (default op dag van vandaag) laten of aanpassen naar de gewenste datum en je agenda van die week bekijken.
Page 9 / 44
Op deze pagina krijg je dan een weekoverzicht met de volgende informatie:
De periode die wordt weergeven:
14 april 2003 - 20 april 2003 Pijltje vooraan:
Laat U de agenda van de voorafgaandelijke week zien
Periode:
Geeft de data van de agenda van deze pagina
Pijltje achteraan:
Laat U de agenda van de volgende week zien
De mogelijkheid om een andere datum in te voeren:
14/04/2003
Door hier een datum in te vullen of te selecteren via het kalenderblad en dan op “GO” te klikken komt U in het overzicht met inbegrip van de gevraagde datum.
Page 10 / 44
Verklaring van de termen: Van Tot:
Geeft aan als de afspraak in de voor- of namiddag gepland is.
Type:
Geeft aan als het om een vaste of gewone afspraak gaat.
Opdrachtnummer:
of dossiernummer
Producten:
Productgroep met producttype
Postcode:
Van de gemeente
Subregio:
Deel van de totale regio
Centraal dossier:
Geeft toegang tot alle gegevens van dit dossier
1.2.7
Beheer eigen omgeving: “Eigen domein” Dit geeft U momenteel de zelfde mogelijkheden als bij de “gebruikersinstellingen” en is ontworpen voor specifieke toepassingen op een later tijdstip.
Page 11 / 44
1.3.
SCHERM 3 : TAKENLIJST
Als de expert zijn opdrachten wil afwerken moet hij de “takenlijst” openen. Hierbij krijgt hij een overzicht van alle in te leveren dossiers.
Opdrachtnummer:
toont het opdrachtnummer
Omschrijving :
zone voor het selecteren van “opladen van expertgegevens”
Creatiedatum :
is datum waarop de opdracht binnengekomen is
Postcode :
postcode van het risico
Status :
aanduiding van de stand van het dossier
Gebruiker :
geeft aan aan wie de opdracht toegekend is.
Vast :
geeft aan als de opdracht vast toegekend is
Centaal dossier :
geeft alle informatie omtrent een dossier.
Page 12 / 44
1. Opdachtnummer Duid aan welke volgnummer deze opdracht heeft. Deze nummer moet aangehouden worden en kan nooit veranderen. 2. Omschrijving Opladen van de opdrachtgegevens door de expert. Zie verder in de manual. 3. Creatiedatum Aanmaakdatum van de openstaande taak. In deze lijst geeft dit de datum weer wanneer het dossier gepland werd. 4. Postcode Geeft de postcode aan van het risico-adres. 5. Status De planningsdienst kan hier de stand van het dossier volgen. De expert kan logischer wijze enkel de aanduiding “inprocess/fixed” zien: het dossier is gekoppeld aan de expert. Na afwerking van het dossier is de taak uit de takenlijst verdwenen en kan de expert de stand van het dossier enkel volgen in het centraal dossier. (Het centraal dossier kan steeds opgeroepen worden via “Search”) 6. Gebruiker Zodra de expert de taak heeft geopend, verschijnt hier zijn User Id. Indien niet ziet men --. 7. Vast Voor de expert geeft dit de zelfde info als bij “gebruiker” 8. Centraal dossier Wanneer je dit aanklikt kom je in de applicatie “centraal dossier”. Beschrijving in punt 1.4. Scherm 4 pag. 14. 9. Search Deze functie wordt verder beschreven punt 1.5. Scherm 5 in pag. 26.
Page 13 / 44
1.4.
SCHERM 4 : CENTRAAL DOSSIER
Het centraal dossier geeft automatisch de samenvatting weer:
Juist onder “Samenvatting” vindt U de volgende informatie: Opdrachtnummer:
Dossiernummer Gudrun Xpert bestaande uit 9 cijfers + 2 controlecijfers.
Referentie organisatie: Dossiernummer van de klant. Creatiedatum:
Aanvraagdatum van het dossier.
Status:
Stand van het dossier:
Contractant:
Naam van de klant van Gudrun Xpert
Page 14 / 44
Producten:
Het uit te voeren product in dit dossier. Voor waterschade gelden de volgende types: T7:
Expertise waterschade met plaatsbezoek
T8:
Expertise waterschade zonder plaatsbezoek (wordt nooit op eigen initiatief uitgevoerd, eerst navragen bij productverantwoordelijke)
T9:
Voorafgaandelijke expertise waterschade, dienstdoend als registratieverslag voor de geteisterde op vraag van de provincie. (Voor bepaalde produkten kunnen dit meerdere types zijn in één dossier)
Adresinformatie:
Adres van het te expertiseren goed.
Contactinformatie:
Te contacteren perso(o)n(en) met bijkomende gegevens.
Openstaande taken:
De huidige openstaande taak.
Aan de linkerzijde kan je het menu zien met volgende onderwerpen die telkens een ander scherm openen: Takenlijst:
geeft alle acties welke in het dossier reeds uitgevoerd zijn sedert het binnenkomen van de opdracht
Samenvatting:
Geeft algemene informatie omtrent het dossier.
Contactgegevens:
alle gegevens omtrent het expertise-adres en personen. (klant, contactpersoon,...)
Afspraken:
Geeft een weergave van de laatst gemaakte afspraak.
Versie verslag:
Geeft een historiek van de aangemaakte verslagen met mogelijkheid tot inzage in de verslagen.
Facturatie expert:
Geeft een overzicht van de voorziene erelonen voor de expert in het dossier.
Bewerk dossier:
Geeft de mogelijkheid tot aanpassingen van de basisgegevens.
Page 15 / 44
Beschrijving van de schermen bereikbaar vanuit het centraal dossier: Takenlijst:
geeft alle acties welke in het dossier reeds uitgevoerd zijn sedert het binnenkomen van de opdracht
Openstaande taken:
De taak die moet uitgevoerd worden met de cratiedatum van deze taak en de gebruiker.
Afgesloten taken:
Weergave van een lijst met reeds uitgevoerde taken + de uitvoerende persoon.
Page 16 / 44
Samenvatting:
Geeft algemene informatie omtrent het dossier. Zie pagina 14.
Contactgegevens :
alle gegevens omtrent het expertise-adres en personen. (klant, contactpersoon,...)
Page 17 / 44
Afspraken :
Hier kan men, ter controle, het juiste tijdstip nagaan.
Page 18 / 44
Versies verslag :
Hier kan men zien als er een andere (eerdere) versie van het verslag bestaat. Dit is van belang na wijzigingen in het verslag zodat we steeds het origineel ter beschikking hebben.
Indien het verslag is afgewerkt krijgen we:
Page 19 / 44
Facturatie expert :
Hier krijgt men een overzicht van het facturatieverloop.
Page 20 / 44
Bewerk dossier:
Geeft de mogelijkheid tot aanpassingen van de basisgegevens.
Het basisscherm “Aanmaken opdracht” ofwel “Lokatie”
In dit basisscherm vindt U de volgende gegevens: Referentie organisatie:
Dossiernummer van de klant
Taal van het verslag:
Kan aangepast worden indien nodig
Straat + Nummer + Bus:
Adres van het te expertiseren goed.
Postcode + Gemeente + Land: Behorend bij het adres. Ongevalideerd adres:
Kan aangeklikt worden indien het om een nieuw adres gaat, dat het systeem niet erkend.
Selecteer een voorstel:
Bij een ongevalideerd adres zal het systeem een voorstel doen van adres(sen) waaruit U dan kan kiezen. Indien het juiste adres er niet tussen staat, dient U “ongevalideerd adres” aan te klikken en ons per mail op
[email protected] dit door te geven.
Page 21 / 44
Indien U op “Volgende” klikt komt U in het scherm “Omschrijving goed” met de gegevens mbt het te schatten goed.
In dit scherm kan U de volgende gegevens wijzigen: Omschrijving pand:
deelorganisatie die optreed in dit dossier.
Risicogroep:
zie scherm
Detail info:
zie scherm
Risico type:
zie scherm
Page 22 / 44
Indien U op “Volgende” klikt komt U in het scherm “Bemiddelaar” met de gegevens van de bemiddelaar, doch dit is voor waterschade niet van toepassing.
Page 23 / 44
Indien U op “Volgende” klikt komt U in het scherm “Contactgegevens” met de gegevens van de te contacteren personen die indien nodig kunnen gewijzigd worden.
Page 24 / 44
Indien U op “Volgende” klikt komt U in het scherm “Productgroepen” met de gegevens van de productgroepen, doch dit is voor waterschade niet van toepassing.
Page 25 / 44
Indien U op “Volgende” klikt komt U in het scherm “Technische info” die kan aangepast worden.
Als U tenslotte op “Verwerk” klikt komt U terug in het centraal dossier “Samenvatting”. De knop “Verwerk” kan in elk van de voorgaande schermen gebruikt worden om terug te keren naar het centraal dossier “Samenvatting”.
Page 26 / 44
1.5.
SCHERM 5: “Search”
Indien U rechtsboven op het woord “Search” klikt komt U in een zoekscherm:
Door middel van de verschillende velden kan U zoekfuncties uitvoeren omtrent dossiers die U reeds eerder heeft afgewerkt.
Page 27 / 44
2. Internetapplicatie verwerking waterschade-dossiers: 2.1.
SCHERM 6 : OPLADEN EN VERWERKEN GEGEVENS PLAATSBEZOEK
Om een opdracht af te werken en door te sturen selecteert de expert in de takenlijst de term “opladen gegevens plaatsbezoek” naast het opdrachtnummer welke hij wenst af te werken. Volgend scherm verschijnt als men na het eerste inlogscherm op takenlijst klikt : Eerste inlogscherm :
Page 28 / 44
Takenlijst :
•
Indien het opdrachtnummer zich nog niet in de takenlijst bevindt, kan men via de “Gotoets’ het dossier gaan opzoeken. Dit gebeurt op de volgende wijze : in het zoekkader, rechterbovenhoek scherm, typt men de gewenste taak en men klikt op “GO”
Page 29 / 44
•
Dan krijgt men het volgend scherm waar men eveneens de mogelijkheid krijgt om de gegevens op te laden zie : “opladen gegevens plaatsbezoek”.
Page 30 / 44
•
Na het aanklikken “opladen gegevens plaatsbezoek” krijgt men het volgend scherm te zien :
Page 31 / 44
•
Indien de expert de opdracht niet heeft kunnen uitvoeren selecteert hij de reden van niet-uitvoering in het selectiemenu en vinkt hij «Herplanning» aan zoals weergegeven in volgend scherm.
•
Bij herplanning omwille van annulatie door de geteisterde, dient U een mail met de omschrijving van de reden tot annulatie te sturen naar
[email protected].
Page 32 / 44
Druk op volgende. Het dossier is afgesloten en de vergoeding (indien van toepassing bij geldige reden) « niet uitgevoerde dossier » zal automatische toegekend worden.
•
Indien de expertise heeft kunnen doorgaan maar enkele essentiële documenten voor de afwerking van het dossier ontbreken dan dient men de noodzakelijke documenten aan te vinken en hierna te klikken op « Volgende » hiermee komt men terug in het opstartscherm terecht. Gelijktijdig hiermee ontvangt de geteisterde een brief met de vraag de ontbrekende stukken asap naar ons kantoor toe te sturen, dewelke u daarna worden bezorgd.
Page 33 / 44
•
Indien de expertise heeft kunnen doorgaan en dat alle gegevens verzameld zijn druk je op « Volgende » om de bestanden op te laden.
•
In dit eerste scherm is het de bedoeling de foto’s op te laden, met dien verstande niet de foto’s deeluitmakende van het fotoverslag, maar deze om het automatisch gecreëerd voorblad te genereren.
•
De foto’s voor dit voorblad bestaan uit een zicht van de voorgevel, de achtergevel en de buurt.
Page 34 / 44
•
Voor het opladen van de foto nr. 1 klikt men op « Browse » en volgend gelijkaardig scherm verschijnt.
•
Men selecteert de foto en klikt op “Open”, hierna verkrijgt men het initiële scherm terug met het het “path” (locatie op harde schijf pc) van de bewuste foto.
Page 35 / 44
•
Men herhaalt deze procedure voor foto 2 en 3.
•
Eens de 3 foto’s geselecteerd zijn klikt men op « Volgende » en komt men het volgend scherm :
Page 36 / 44
•
In dit tweede scherm is het de bedoeling de bestanden op te laden, met dien verstande : 1. Het expertiseverslag, formaat XLS (excel) 2. Het expertisverslag met de betrokken en geseleteerde sheets geprint naar het formaat PDF (acrobat) 3. De ingevulde vragenlijst met meetstaat, formaat XLS (excel) 4. Het foto verslag (wederbeleggings foto’s), formaat DOC (word) 5. Het foto verslag (wederbeleggings foto’s), formaat PDF (acrobat) 6. De digitale tekening, formaat DWG (autocad) 7. De digitale tekening, formaat PDF (acrobat)
•
Deze 7 bestanden worden één per één opgeladen in analogie van de foto’s (zie hiervoor)
Page 37 / 44
•
Eens de bestanden geselecteerd zijn klikt men op « Volgende » , in dit verkregen scherm is het de bedoeling de reeds opgeladen foto’s, hun correcte plaats te bezorgen op het voorblad.
Page 38 / 44
•
Hiervoor klikt men op het foto-icoontje naast de betrokken post en men verkrijgt het volgende scherm waar de hierbijhorende foto geselecteerd kan worden. Ttz. De foto van de voorgevel – achtergevel en buurt bij hun desbetreffende icoon.
•
Vink de foto aan welke overeenstemt met de selectie en druk op “bewaren” onderaan het scherm
Opmerking : DE FOTO’S MOETEN OP VOORHAND IN DE JUISTE POSITIE GEDRAAID ZIJN.
•
Hierna verkrijgt men volgend scherm :
Page 39 / 44
•
Druk nu op « Volgende » en het volgende scherm verschijnt :
Page 40 / 44
Nu zijn de foto’s en de bestanden opgeladen en beschikbaar voor derden indien men de button “afsluiten” zou aanklikken. Alvorens dit te doen is men best zijn gegevens nog eens na te kijken. De volgende te ondernemen stap is nu het voorblad of hier “Bekijk het verslag rampenfonds” te activeren, en na te gaan of de gegevens, mn. hier de geselecteerde foto’s, correct zijn. (men dient hier even geduld uit te oefenen gezien acrobat-reader nu automatisch zal opstarten met de versie van het voorblad) Volgende schermen zullen achtereenvolgens verschijnen :
Page 41 / 44
en vervolgens....
Bekijk en controleer nu het voorblad…
Page 42 / 44
Page 43 / 44
Geen opmerkingen, de gegevens zijn correct, dan klikt men nu op « afsluiten » in het volgende scherm :
Het volgende startscherm verschijnt en een nieuw dossier kan opgeladen worden !
Page 44 / 44
