4 th Indonesian Student Conference on Science and Mathematics (ISCSM-2015)

4th Indonesian Student Conference on Science and Mathematics (ISCSM-2015)

Panduan untuk Seksi Ilmiah (Scientific Division) Directors, Track Directors, Associate Track Directors (ATD) Universitas Hasanuddin, Makassar Sabtu, 21 November 2015

Indonesian Science and Math Societies (ISMS) 2015

1

ISCSM: Pengantar Indonesian Student Conference on Science and Mathematics (ISCSM) merupakan seminar berkala yang diselenggarakan secara paralel oleh beberapa sekolah/fakultas di perguruan tinggi Indonesia, atas kerjasama dengan Indonesian Science and Math Societies (ISMS) dan MIPAnet. Standar dan proses ISCSM tercatat, sehingga bisa dijaga pertumbuhannya ke arah yang lebih baik dari tahun-ketahun. ISMS berperan menjaga pertumbuhan tersebut. Kegiatan pada hari pelaksanaan seminarnya, hampir sama dengan seminar yang lain. Seminar dimulai dengan sesi paralel pertama, diikuti dengan rehat pagi. Pembicara pertama pada sesi paralel adalah dosen muda yang baru kembali dari studi doktor atau master, diikuti oleh beberapa pembicara mahasiswa. Setelah rehat pagi, semua pembicara dan pendengar sesi paralel berkumpul di ruang utama, untuk pembukaan tepat pada pukul 10.00, diikuti oleh keynote speakers. Setelah itu, semua peserta kembali memilih sesi paralel yang diminatinya, yang bisa dilaksanakan setelah rehat siang. Seluruh proses sebelum dan sesudah hari pelaksanaan, mulai dari abstract submission, dilaksanakan berbasis web, di alamat di bawah ini. Tidak ada penyerahan abstrak lewat attachment email, fax, atau cara lain, kecuali lewat http://iscsm.sciencemath.net. Terkait semua isi panduan ini, pertanyaan, usulan, komentar dan lain-lain dapat disampaikan ke Indonesian Science and Math Societies (ISMS) melalui email [email protected].

Gambar 1

Halaman muka situs ISCSM-2015 (http://iscsm.sciencemath.net) sebelum login.

2

1

Tahapan Garis Besar pada ISCSM

Pada bab ini, dibahas garis besar proses keilmuan dalam ISCSM (Indonesian Student Conference on Science and Mathematics). Yang berperan dalam proses tersebut: (1) penulis mahasiswa beserta pembimbingnya, (2) panitia dosen (Scientific Division, yang dalam sistem web ISCSM disebut Director dan Track Director), (3) panitia mahasiswa (Associate Track Director, ATD), (4) penelaah artikel lengkap (reviewer).

Garis Besar Peran Penulis, Panitia, dan Reviewer Sebelum tahapan garis besar, di bawah ini diuraikan peran segenap pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan ISCSM-2015.

Penulis (Mahasiswa) dan Pembimbingnya Peserta ISCSM-2015 adalah mahasiswa tahap S1, S2, S3, atau fresh graduates, yaitu lulusan yang hari kelulusannya kurang dari 24 bulan sebelum hari seminar. Hal-hal berikut harus diperhatikan oleh mahasiswa peserta, dan pembimbingnya: • Mahasiswa penyaji melakukan abstract submission lewat web http://iscsm.sciencemath.net atas seizin pembimbingnya. • Saat memasukkan abstrak, mahasiswa harus menyertakan pembimbingnya sebagai penulis ke-2 (co-author).1 • Data lain yang dimasukkan, selain nama lengkap, email, dst., juga nomor hp, afiliasi (prodi dan universitas), serta negara. • Izin yang ditandatangani oleh pembimbing (untuk boleh menyajikan hasil penelitiannya pada ISCSM-2015) harus diunggah di tahap akhir abstract submission, sebagai supplementary file. • Abstrak selain diisikan ke kotak yang bersedia, juga harus diunggah sebagai supplementary file, dengan template yang dapat diunduh dari http://iscsm.sciencemath.net/docs. Abstrak dalam format Word ini, bisa diunggah belakangan setelah memperoleh tanggapan dari panitia, bahwa abstraknya diterima tanpa perbaikan lagi. • Mahasiswa hadir pada hari seminar, tidak hanya pada saat ia menyajikan makalahnya, tetapi juga saat teman-temannya menyajikan makalah. Pembimbing dapat turut hadir. • Pembimbing dapat memutuskan untuk tidak memasukkan naskah lengkap (manuscript), jika ia hendak menggunakan data penelitian mahasiswa tsb. (bersama data dari mahasiswa lain di bawah bimbingannya). • Mahasiswa tetap diundang untuk menyajikan hasil penelitiannya, walaupun dosen pembimbingnya memutuskan untuk tidak memasukkan naskah lengkap. Syarat untuk bisa menyajikan hasil penelitian adalah diterimanya abstrak tanpa perbaikan lagi. 1

Caranya dengan mengklik ADD AUTHOR saat abstract submission.

3

Panitia Dosen (Scientific Division) Dalam sistem web ISCSM-2015, panitia dosen berperan sebagai Director (yang dapat menugaskan orang lain), dan Track Director (yang memantau abstrak-abstrak di salah satu scientific track). Rincian langkahnya diuraikan di Bab 3. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh panitia dosen: • Dosen memantau abstrak yang masuk pada scientific track yang menjadi tanggung jawabnya, dan sesegera mungkin menugaskan mahasiswa (ATD) untuk menangani abstrak-abstrak tsb.2 • Dosen menjadi nara sumber, saat mahasiswa menilai abstrak, sambil memberdayakannya, sehingga setelah 1-2 abstrak, mahasiswa bisa menilainya secara mandiri.3 • Seluruh dosen anggota Scientific Division bertanggung jawab untuk memilah naskah lengkap yang masuk, ke dalam 2 kelompok, yaitu yang layak terbit (karena telah cukup komprehensif), atau yang belum layak terbit (karena masih berupa laporan singkat research in progress). Pemilahan dilakukan dalam suatu rapat Scientific Division. • Naskah kelompok pertama, kemudian diurut berdasarkan kualitasnya, sebelum diserahkan ke tahap selanjutnya (review, dst., hingga penyerahan ke Panitia Pusat untuk penerbitan). • Panitia dosen bisa berperan sebagai reviewer untuk sebagian naskah lengkap kelompok pertama, walaupun sebagian lainnya harus ditelaah oleh external reviewer (di luar panitia).4

Panitia Mahasiswa (ATD, Associate Track Director) Panitia mahasiswa adalah mahasiswa yang baru akan meneliti, atau di awal masa penelitiannya, misalnya mahasiswa S1 semester 6-7, atau mahasiswa S2/S3 semester 2-3. Rincian langkahnya diuraikan di Bab 4. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh panitia mahasiswa: • ATD berperan menilai abstrak dan memantau proses-proses selanjutnya berdasarkan penugasan dari dosen.5 • ATD meminta perbaikan isi abstrak dan pelengkapan data ke mahasiswa peserta, lewat proses di web ISCSM. • Setelah tidak lagi diperlukan perbaikan terhadap abstrak, ATD mengundang peserta mahasiswa untuk mendaftarkan diri lewat web, sebagai konfirmasi kehadiran pada ISCSM-2015.6 Penugasan dilakukan lewat web dengan mengklik ADD TRACK DIRECTOR lalu memilih nama mahasiswa yang ditugaskan. Kesalahan yang umum terjadi: mahasiswa tidak ditunjuk sebagai track director, tapi dipilih dengan mengklik SELECT REVIEWER. Padahal dalam ISCSM-2015, abstrak tidak dinilai oleh reviewer, melainkan oleh panitia; hanya naskah lengkap (full paper, manuscript) yang ditelaah oleh reviewer. 3 Bisa saja ada mahasiswa yang langsung bisa menilai kelengkapan isi abstrak secara mandiri tanpa dibimbing, akibat pelatihan yang diterimanya pada persiapan ISCSM-2015. 4 Adanya external reviewer merupakan syarat agar seminar ini memenuhi syarat sebagai peerreviewed conference. 5 Penugasan disampaikan lewat email. Email itu memuat link ke abstrak di web ISCSM-2015. 6 Perlu dibedakan antara abstract submission dan registration. Yang pertama memasukkan abstrak, yang kedua memastikan kehadiran pada seminar. 2

4

• Paralel dengan undangan untuk mendaftar, ATD mempersilakan peserta untuk melakukan full paper submission, jika pembimbing memutuskan untuk memasukkan naskah lengkap. Undangan untuk melakukan presentasi tidak ada kaitannya dengan apakah peserta memasukkan naskah lengkap atau tidak. • ATD mempersiapkan (mencetak) seluruh naskah lengkap, untuk keperluan rapat dosen anggota Scientific Division. • ATD mengirim naskah lengkap ke reviewer untuk ditelaah7, setelah lolos dari pemilahan oleh rapat Scientific Division.8 • ATD mengirimkan hasil telaahan ke mahasiswa peserta dan pembimbingnya, sebagai masukan untuk perbaikan naskah, sambil memberitahu agar menggunakan template naskah lengkap yang diunduh dari http://iscsm.sciencemath.net/docs. • ATD memproses naskah lengkap final ke format pdf, sambil melakukan pembakuan istilah9 yang digunakan dalam naskah, bekerja sama dengan Panitia Pusat. Untuk tidak terlalu memberatkan kerja ATD, diperlukan jumlah ATD yang cukup, sehingga setiap ATD hanya menangani 5 abstrak (atau kurang), dan pada akhirnya menangani naskah lengkap kurang dari itu, karena tidak semua peserta memasukkan naskah lengkap.

Penelaah Naskah Lengkap (Reviewer) Reviewer bisa berasal dari dosen anggota Scientific Division, dosen lain dari universitas tuan rumah, atau ilmuwan dari lembaga lain. Hal-hal yang perlu diperhatikan: • Tugas reviewer bukanlah memutuskan menerima atau menolak suatu naskah (manuscript), tapi memberi masukan untuk meningkatkan kualitas isi naskah tersebut.10 • Reviewer akan menerima permintaan menelaah naskah lewat email, dari ATD yang memproses naskah lengkap lewat web. • Sebelum sungguh-sungguh menelaah naskah, pada awalnya reviewer diminta untuk menyatakan, apakah bersedia berperan sebagai reviewer atau tidak. Jawaban atas pertanyaan ini diharapkan dapat diberikan segera. • Reviewer melakukan proses penelaahan, atau mengirim hasil penelaahan, lewat web ISCSM-2015. Walaupun demikian, jika diminta, ATD dapat membantu mencetakkan naskah, membawanya ke reviewer, dan mengambil hasil review dalam bentuk coretan langsung pada naskah tercetak.

7 Seperti dijelaskan sebelumnya, reviewer bisa dipilih di antara dosen anggota Scientific Division, dosen lain di universitas tuan rumah, atau ilmuwan di lembaga lain. 8 Lihat langkah pemilahan yang diuraikan sebelumnya di bagian peran panitia dosen. 9 ATD memastikan adanya konsistensi peristilahan lintas-naskah. 10 Reviewer dapat menyatakan, apakah perbaikan yang diminta bersifat “major” atau “minor”.

5

Abstract Submission hingga Prosiding dan Jurnal Sebelum tahapan yang bersifat teknis di halaman-halaman berikut, kita rangkumkan terlebih dahulu proses keilmuan (scientific process) untuk ISCSM, yang mungkin agak berbeda dengan seminar yang lain, karena pesertanya mahasiswa, dan panitianya diharapkan juga melibatkan mahasiswa. Tahapan garis besar keseluruhan adalah sebagai berikut. 1. Penulis memasukkan abstrak atau sari dari naskahnya. 2. Panitia dosen menugaskan ATD untuk memantau proses, sejak penilaian abstrak. 3. Abstrak dinilai berdasarkan beberapa kriteria. Jika terdapat masukan perbaikan, penulis harus melakukan perbaikan dengan memperhatikan komentar yang diberikan. Paralel dengan itu, data-data dicek. 4. Setelah abstrak diterima, penulis diundang untuk memasukkan naskah lengkap, dan diundang pula untuk mendaftar (register) pada seminar untuk konfirmasi kehadiran. 5. Naskah lengkap dibagi dua: (1) yang akan diproses lebih lanjut untuk penerbitan, (2) yang tidak akan diproses lebih lanjut, melainkan akan dimuat di prosiding sebagai abstrak atau extended abstract. 6. Seksi Ilmiah seminar mengirimkan naskah lengkap kelompok (1) ke beberapa penelaah (reviewer) untuk memperoleh komentar perbaikan atau penyempurnaan. 7. Penulis diminta melakukan perubahan naskah berdasarkan komentar dari penelaah. 8. Naskah hasil perbaikan diubah ke dalam bentuk yang siap cetak dan siap online, misalnya berupa keluaran berupa berkas (file) pdf. 9. Untuk terakhir kalinya, penulis diberi kesempatan untuk memeriksa berkas akhir, kalau-kalau ada kesalahan tik, dll. (proof-reading). 10. Berkas yang telah menjalani rangkaian proses di atas, akhirnya siap untuk diterbitkan, dalam bentuk tercetak atau ditempatkan dalam sistem daring (Internet). Langkah-langkah di atas diuraikan dari sudut pandang peran Seksi Ilmiah. Artinya, hampir seluruh tahapan di atas melibatkan anggota Seksi Ilmiah dalam kepanitiaan. Dalam seminar lain, setelah naskah perbaikan diterima, penulis diundang untuk menyajikannya dalam seminar, di hadapan peserta lainnya, sedangkan pada ISCSM, hasil penelitian dapat disajikan setelah abstrak dinyatakan diterima. Uraian yang lebih rinci tentang ISCSM-2015, dan perbedaannya dengan seminar lain, dapat dibaca di Lampiran 1.

6

2

Penilaian Abstrak

Untuk melatih mahasiswa (panitia) agar dapat mengenali abstrak yang “telah lengkap”, mereka diberi kesempatan untuk menilai abstrak, bukan dari sisi kebaruan atau keasliannya,11 tapi dari sisi kelengkapan. Penilaian yang lebih menyeluruh toh akan dilakukan saat naskah lengkap (full paper) diserahkan kepada penelaah (reviewer).

Isi Abstrak Secara sederhana, ATD akan mengecek kelengkapan isi abstrak, yang harus memuat tiga hal berikut, yaitu: • What have been done (methods, etc.) • What are the results • What are the important conclusions Untuk penelitian yang berbasis percobaan, hal kedua di atas sebaiknya bersifat kuantitatif, tidak hanya kualitatif. Jika belum memenuhi hal-hal di atas, maka ATD akan memilih keputusan “Revisions Required”, lalu memberitahu peserta (Notify Author) bahwa hal-hal itu harus diperbaiki.

Kelengkapan Data Kelengkapan data yang harus diperiksa: • Data diri telah memuat telepon (hp) dan afiliasi (misalnya Program Studi Kimia FMIPA, Universitas Hasanuddin) • Nama pembimbing harus disertakan sebagai salah satu penulis • Izin pembimbing telah tersedia sebagai supplementari file. • Abstrak tersedia sebagai supplementary file (dalam format Word misalnya) selain ditikkan di kotak yang tersedia. • Ada 3 macam tags telah dilengkapi, yang mencakup: (1) subject keywords (photosynthesis, etc.), (2) scientific field dan sub-field (Physical Chemistry, Algebra, etc.), (3) scientific method (experimental, theoretical, computational, observational, survey/interview). Kalau hal-hal di atas kurang, maka ATD akan memiih keputusan “Revisions Required”, lalu memberitahu peserta untuk melengkapi data.

11 Penilaian kebaruan dan keaslian dilakukan dari 2 sisi. Pada satu sisi, mahasiswa harus menyertakan pernyataan pembimbing tentang keaslian dan kebaruan tulisan pada saat menyerahkan naskah lengkap (bukan saat penyerahan abstrak). Di sisi yang lain, penelaah bebas (independent reviewer) akan memiliki tanggung jawab untuk mengecek keaslian dan kebaruan tsb.

7

3

Panduan Bagi Director dan Track Director (Dosen)

Proses keilmuan yang telah ditunjukkan tahapannya pada Bab 1, merupakan panduan untuk semua. Bab ini khusus memuat panduan bagi dosen saja. Mahasiswa panitia (ATD) bisa melewatkan bab ini, dan langsung membaca Bab 4. Ketua dan anggota Seksi Ilmiah (Scientific Division) dapat di¬lihat pada Lampiran 2. Di situ tertulis pula nama scientific track yang ada dalam ISCSM dan nama penanggungjawabnya.

Rangkuman Proses Terkait Di bawah ini rangkuman garis besar proses. Yang tidak dicoret, adalah yang merupakan tugas dosen yang bertanggung jawab untuk track tertentu. 1. Mahasiswa (calon peserta) melakukan abstract submission lewat web. 2. Ketua Scientific Division (Director) atau yang ditugaskan dapat mengingatkan setiap dosen penanggung jawab track untuk menangani abstrak yang telah di-submit. 3. Dosen penanggung track tertentu, yang menjadi anggota Scientific Division, menugaskan ATD (mahasiswa panitia) untuk memantau keseluruhan proses, termasuk mengecek kelengkapan data dan menilai abstrak. Saat menilai abstrak, bisa saja ATD berkonsultasi dengan dosen track tersebut. 4. ATD memutuskan mengundang peserta (jika data dan abstrak sudah lengkap) atau meminta perbaikan data dan abstrak. 5. Peserta yang telah diundang (Invite Presentation), mengunggah file abstrak yang telah mengikuti templat, lalu melakukan pendaftaran (Registration) untuk mengkonfirmasi kehadiran. Jika pembimbing mengizinkan, peserta dapat mengunggah manusciript lengkap. 6. Panitia (Secretariat Division) mengecek daftar mahasiswa yang telah mendaftar, untuk persiapan kelas paralel, konsumsi, dll. Jika diperlukan, undangan disebar untuk semua peserta. 7. Program Division mengatur jadwal presentasi, dan menentukan pembicara pertama (dosen) di setiap sesi paralel, diikuti oleh pelaksanaan di hari seminar. 8. Scientific Division melakukan pemilahan naskah lengkap menjadi 2 kelompok: (1) yang cukup komprehensif untuk diusulkan pemuatannya di jurnal atau CRSMI, (2) yang masih berupa laporan singkat research in progress untuk pemuatan di prosiding. 9. ATD mengirim naskah lengkap kelompok (1) ke penelaah (reviewer), diikuti perbaikan isi, perbaikan format (mengikuti templat), pembakuan bahasa, hingga bermuara pada makalah lengkap siap cetak. Tahapan peran ATD dibahas di bab berikut. Tahapan peran dosen (tahapan yang tak dicoret), dirinci setelah ini.

8

Penugasan Mahasiswa ATD Dosen penanggung jawab track tertentu, memantau abstrak yang masuk dari calon peserta, lalu menugaskan pemantauan proses selanjutnya, termasuk penilaian abstrak, kepada mahasiswa panitia (Associate Track Director). Secara ringkas, setelah login ke ISCSM2015, http://iscsm.sciencemath.net, klik berturut-turut USER HOME, In Review di baris Track Director, judul penelitian di bawah TITLE (yang belum ditugaskan ke ATD), SUMMARY, ADD TRACK DIRECTOR, lalu Assign (di sebelah kanan ATD yang dipilih). Setelah enam klik tsb., akan muncul halaman email yang siap dikirim ke ATD. Isikan cc: [email protected], sunting isi email seperlunya, lalu klik Send. Selesai. Langkah rincinya adalah sbb. 1. Login ke http://iscsm.sciencemath.net 2. Pastikan berada di halaman USER HOME, kalau tidak, klik USER HOME. Setelah itu akan terlihat tulisan “In Review” di dua baris, yaitu di baris Director dan di baris Track Director.

3. Klik In Review di baris Track Director, jika penampakannya bukan (0) In Review. Angka di dalam kurung harus berupa bilangan tak nol, yang menandakan adanya abstrak di track yang merupakan tanggung jawab kita. Setelah klik, akan muncul daftar abstrak yang telah masuk.

9

4. Klik judul penelitian satu-per-satu, dimulai yang paling atas (yang belum ditugaskan ke ATD) persis di bawah tulisan TITLE. Setelah klik, akan muncul informasi lengkap tentang penelitian yang akan disajikan. Perhatikan adanya 4 tampilan (tab) di halaman tsb., yaitu SUMMARY, ABSTRACT REVIEW, PAPER REVIEW, dan HISTORY.

5. Jika Anda yakin sudah dilakukan penugasan kepada salah satu ATD, lewati langkah 6 dst., langsung kembali ke langkah ke 4, untuk mengklik judul penelitian berikutnya. Jika abstrak tsb. belum diserahkan penangannya kepada ATD, klik SUMMARY, diikuti langkah 6 dst.

10

Layar setelah klik SUMMARY. Perhatikan, di bawah tulisan Directors, hanya ada satu baris nama Director (Alfian Noor), tapi tidak ada baris nama Track Director. Hal ini berarti abstrak #240 belum ditugaskan penanganannya kepada ATD (Associate Track Director).12

6. Klik ADD TRACK DIRECTOR, diikuti dengan pemilihan nama ATD.

Sebelum langkah berikut, bisa mencari nama ATD berdasarkan First Name, dll. sehingga nama ATD tersaring seperti ditunjukkan pada gambar berikutnya di bawah ini.

12 Walaupun ada baris nama Track Director, belum tentu abstrak ini sudah ditugaskan ke mahasiswa ATD. Nama Track Director di situ bisa dosen yang bertugas di track tsb. (dengan email *[email protected]), bisa pula Panitia Pusat ISCSM-2015 (dengan email *[email protected]). Cara mengeceknya, klik icon amplop di kanan nama Track Director, lalu periksa alamat emailnya. Email ATD adalah *[email protected]. Klik Cancel setelah pengecekan.

11

7. Klik Assign di sebelah kanan nama ATD yang dipilih. Setelah klik, akan muncul halaman email, yang siap dikirim ke ATD.

8. Tambahan cc: [email protected] pada email di layar, agar anggota panitia yang lain mengetahui dinamika yang terjadi. Sunting isi email jika dirasa perlu. Klik Send.

12

Setelah klik Send, tampilan layar kembali ke halaman SUMMARY peserta ybs.

9. Kembali ke langkah 2 dst. dimulai dengan mengklik USER HOME, untuk selanjutnya memproses judul penelitian berikut (yang belum ditugaskan ke ATD) di langkah 4. Pada dasarnya, kerja teknis melalui web untuk dosen hanya memberi penugasan kepada ATD. Langkah-langkah selanjutnya diharapkan dilaksanakan oleh mahasiswa ATD, tapi tetap di bawah bimbingan dosen anggota Scientific Division.

Memantau dan Membantu Kerja ATD Setelah tugas diserahkan kepada ATD, maka dosen menjadi nara sumber bagi tugas-tugas ATD. Tugas ATD mencakup: (a) menilai abstrak yang masuk, dari sisi kelengkapannya (isi abstrak dan data

13

pendukung), bukan dari sisi kebaruannya, (b) mengingatkan peserta yang abstraknya telah diterima, untuk mendaftar (melakukan Registration), (c) mengundang peserta untuk memasukkan naskah lengkap, walau pembimbing boleh memutuskan untuk tidak memasukkan naskah lengkap, (d) mencetak seluruh naskah lengkap untuk persiapan rapat Scientific Division yang dijelaskan di sub-bab berikut, (e) mengirim naskah lengkap ke reviewer, (f) mengirim komentar reviewer ke penulis, (g) mengubah naskah final ke pdf, (h) menyiapkan semua naskah untuk diproses lebih lanjut oleh Scientific Division (dosen). Peran pertama dosen sebagai nara sumber adalah membantu menilai abstrak. Prinsipnya, mahasiswa harus diberdayakan, sehingga setelah dibantu untuk 1-2 abstrak pertama, setelah itu bisa dilepas. Pegangan umum pengecekan abstrak dan data pendukungnya diuraikan pada Bab 2. Kalau mahasiswa bertanya hal-hal yang bersifat teknis terkait web ISCSM-2015, ATD bisa disarankan untuk bertanya ke panitia pusat di [email protected]. Abstrak yang telah diterima, dapat disajikan dalam seminar, yang bisa secara oral atau lewat poster. Persiapan pelaksanaan seminar dibahas di bab lain.

Pemrosesan Naskah Lengkap Seperti disebutkan di atas, pembimbing penelitian mahasiswa bisa memutuskan untuk tidak memasukkan naskah lengkap ke ISCSM2015. Mahasiswa dan pembimbingnya yang memutuskan tidak memasukkan naskah lengkap, akan diundang untuk memuat abstrak atau extended abstract di prosiding ISCSM-2015. Terhadap naskah lengkap (manuscript) yang masuk, dosen anggota Scientific Division bertanggung jawab untuk membagi naskah tersebut menjadi 2 bagian, sebelum proses lebih lanjut, yaitu menjadi: • Naskah yang cukup komprehensif, yang layak untuk diterbitkan di jurnal himpunan profesi, atau dalam semijurnal Current Research on Science and Mathematics in Indonesia (CRSMI).13 • Naskah yang masih berupa research in progress, atau baru memuat preliminary results. Kita sebut naskah kelompok kedua. Pemilahan naskah lengkap, dan langkah lanjutan di bawah ini, dilakukan secara sederhana saja, misalnya dalam suatu rapat lengkap Seksi Ilmiah (Scientific Division), setelah ATD mencetak semua pdf naskah. Kegiatan ini bisa dilakukan segera setelah kegiatan seminar. Langkah-langkah keseluruhan untuk penanganan naskah lengkap adalah sbb.

13 CRSMI disebut semijurnal, karena diterbitkan terutama untuk menampung artikel-artikel yang cukup baik dari ISCSM. CRSMI terindeks oleh Google Scholar, dan di masa depan akan diajukan untuk terindeks Scopus dan mesin pengindeks lainnya.

14

1. Tetapkan tanggal terakhir untuk memasukkan naskah lengkap, misalnya 1 minggu setelah pelaksanaan seminar. Beritahukan tanggal ini ke semua peserta saat seminar. Beritahukan pula tanggal tsb. ke Panitia Pusat ISCSM-2015 di [email protected] agar semua peserta dan pembimbingnya bisa diingatkan lewat email. 2. Bagi naskah lengkap yang masuk ke dalam bidang-bidang keilmuan, a.l. Matematika, Astronomi dan Fisika, Kimia, Biologi dan Mikrobiologi, Farmasi, Teknik Kimia, dll.14 3. Pilah seluruh naskah lengkap menjadi 2 bagian sesuai penjelasan di atas, dalam suatu pertemuan paralel bidang ilmu. Scientific Division bisa mengundang dosen tambahan untuk membantu proses ini.15 Hasil pembagian ini segera disampaikan ke Panitia Pusat ISCSM-2015 di [email protected], tanpa harus menunggu selesainya seluruh langkah lanjutan berikut. 4. Naskah lengkap kelompok pertama, diurutkan berdasarkan kualitas isi, mulai dari yang terbaik. Naskah ini akan diteruskan prosesnya oleh mahasiswa ATD, yaitu pengiriman ke reviewer, dst., untuk persiapan penerbitannya. 5. Naskah lengkap kelompok kedua, tidak dimuat di jurnal atau di CRSMI, melainkan di prosiding. Seksi Ilmiah meminta penulis untuk mengubah naskah lengkap itu menjadi extended abstract.16 6. Seksi Ilmiah selanjutnya mendampingi ATD untuk melakukan proses selanjutnya, yang bisa dilihat di Bab 4.

14 Saat seminar, topik dibagi berdasarkan track yang bersifat lintas-bidang. Tetapi saat pemrosesan manuscript, makalah dibagi berdasarkan bidang ilmu untuk penyederhanaan proses. Perlu diperhatikan, pemilahan betul-betul didasarkan atas isi, bukan atas format, karena tampilan masih bisa diperbaiki setelah tahap ini. 15 Panitia Pusat yang dibentuk oleh ISMS (Indonesian Science and Math Societies) berwenang mengecek kembali pemilahan ini, demi kesamaan standar untuk semua tempat kegiatan. 16 Isi prosiding berupa unpublished material, dan prosiding itu akan memuat keterangan di situs prosiding itu bahwa the authors retain the copyright. Dengan cara ini, maka penulis dan pembimbingnya masih memiliki hak penuh untuk menggunakan data dan narasinya untuk penerbitan di jurnal bereputasi, setelah dilengkapi dengan penelitian lanjutan yang memadai. Prosiding tetap akan ditempatkan di sistem online, dan terindeks oleh Google Scholar, sehingga ilmuwan Indonesia bisa mengetahui perkembangan penelitian sains dan matematika di Indonesia.

15

4

Panduan Bagi Associate Track Director (ATD, Mahasiswa) ATD dipilih di antara mahasiswa di universitas tuan rumah ISCSM2015, yang baru akan melakukan penelitian atau tugas akhir. Yang bisa diikutsertakan antara lain mahasiswa S1 semester 6-7, atau mahasiswa S2/S3 semester 2-3. Walaupun demikian, universitas tuan rumah boleh saja melibatkan yang lain. Sebelum hari-H (Aceh 11 November, Bandung 12 Oktober, Makassar 21 November, Malang 12 November), fokus utamanya adalah memeriksa abstrak/data, mengundang presentasi bagi yang abstraknya diterima, sekaligus meminta full-paper bagi yang pembimbingnya memutuskan demikian. Proses terhadap full-paper-nya sendiri (review, dll.) bisa dilakukan setelah seminar.

Rangkuman Proses Terkait Di bawah ini rangkuman garis besar proses. Yang tidak dicoret, adalah yang merupakan tugas dosen yang bertanggung jawab untuk track tertentu. 1. Mahasiswa (calon peserta) melakukan abstract submission lewat web, dengan mengklik Call for Papers. 2. Dosen penanggung jawab track (anggota Scientific Division), menugaskan ATD (mahasiswa panitia) untuk memantau seluruh proses, termasuk mengecek kelengkapan data dan menilai abstrak. Saat menilai abstrak, bisa saja ATD berkonsultasi dengan dosen track tersebut. 3. ATD memutuskan mengundang peserta (jika data dan abstrak sudah lengkap) atau meminta perbaikan data dan abstrak. 4. Peserta yang diundang, mengunggah file abstrak yang telah mengikuti templat, lalu melakukan pendaftaran (Registration) untuk konfirmasi kehadiran. Jika pembimbing mengizinkan, peserta mengunggah manusciript lengkap. 5. Panitia (Secretariat Division) mengecek daftar mahasiswa yang telah mendaftar, untuk persiapan kelas paralel, konsumsi, dll. Jika diperlukan, undangan disebar untuk semua peserta. 6. Program Division mengatur jadwal presentasi, dan menentukan pembicara pertama di setiap sesi paralel, diikuti oleh pelaksanaan hari H. 7. ATD menyiapkan naskah lengkap tercetak, untuk persiapan rapat Scientific Division untuk memilih mana yang akan diusulkan untuk dimuat di jurnal atau di CRSMI. 8. Scientific Division melakukan pemilahan naskah lengkap menjadi 2 kelompok: (1) yang cukup komprehensif untuk diusulkan pemuatannya di jurnal atau CRSMI, (2) yang masih berupa laporan singkat research in progress untuk pemuatan di prosiding. 9. ATD mengirim naskah lengkap kelompok (1) ke penelaah (reviewer), diikuti perbaikan isi, perbaikan format (mengikuti templat), pembakuan bahasa, hingga bermuara pada makalah lengkap siap cetak. 16

Penilaian Abstrak dan Undangan Presentasi Mahasiswa ATD menerima email penugasan dari dosen, untuk memantau proses sejak abstrak di-submit, dimulai dengan penilaian abstrak. Ringkasnya, setelah login ke http://iscsm.sciencemath.net, klik berturut-turut USER HOME, In Review di baris Track Director, judul penelitian di bawah TITLE, ABSTRACT REVIEW untuk cek isi abstrak, SUMMARY untuk cek kelengkapan data, kembali ABSTRACT REVIEW untuk ke halaman keputusan, pilih antara Invite Presentation atau Revisions Required, lalu Record Decision. Setelah itu klik icon amplop di kanan Notify Author untuk mengirim email pemberitahuan ke penulis. Setelah tujuh klik tsb., akan muncul halaman email yang siap dikirim ke penulis. Isikan cc: [email protected], sunting isi email seperlunya, lalu klik Send. Selesai. Langkah rincinya adalah sbb. 1. Login ke http://iscsm.sciencemath.net, lalu klik USER HOME kalau belum berada di USER HOME.

2. Klik In Review di bawah tulisan Indonesian Student Conference on Science and Mathematics (2015). Akan muncul daftar judul abstrak yang ditugaskan ke kita. Bisa pula langsung link yang diberikan dalam email penugasan yang kita terima. Kalau yang terakhir ini yang dilakukan, bisa langsung ke langkah ke-4, karena langsung terbuka halaman abstrak.

17

3. Klik salah satu judul penelitian di bawah tulisan TITLE. Kemungkinan besar akan muncul halaman ABSTRACT REVIEW. Sebetulnya di halaman ini, kita bisa berpindah-pindah di antara 4 kemungkinan tab (sub-halaman), yaitu SUMMARY, ABSTRACT REVIEW, PAPER REVIEW, atau HISTORY.

4. Di halaman ABSTRACT REVIEW, periksa apakah isi abstrak telah lengkap, seperti dijelaskan di Bab 2, sub-bab Isi Abstrak. Catat apa yang harus diperbaiki dari isi abstrak tsb. Kalau isi perlu diperbaiki, maka pilihan di langkah 6 (di bawah) adalah Revisions Required, dan usulan perbaikan dituliskan di langkah 7. 5. Klik SUMMARY, untuk melihat apakah data-data pendukung telah lengkap, yang antara lain mencakup telepon, nama pembimbing sebagai penulis (author) ke-2, izin pembimbing untuk presentasi pada ISCSM-2015 (sebagai supplementary file), maupun abstrak yang diunggah sebagai supplementary file dengan templat yang bisa

18

diunduh dari http://iscsm.sciencemath.net/docs. Jika terdapat data yang kurang, maka pilihan di langkah 6 adalah Revisions Required, dan permintaan data dituliskan di langkah 7.

Di bawah tulisan EDIT METADATA, terdapat data yang lebih lengkap menyangkut penulis, afiliasi, negara, abstrak, dll.

6. Klik ABSTRACT REVIEW untuk kembali ke halaman pengambilan keputusan. Jika langkah 4 dan 5 sudah menunjukkan kelengkapai isi abstrak dan kelengkapan data pendukung, maka pilih Invite Presentation, sedangkan jika diperlukan perbaikan abstrak atau pelengkapan data, pilih Revisions Required.

19

7. Setelah memilih Director Decision (Invite Presentation atau Revisions Required), klik Record Decision. Akan muncul jendela pop-up untuk mengkonfirmasi pencatatan keputusan. Klik OK.

Setelah itu, layar akan kembali menampilkan sub-halaman ABSTRACT REVIEW, dengan tulisan tentang pencatatan keputusan, tepat di sebelah kanan tulisan Decision.

20

8. Klik icon berupa gambar amplop, di sebelah kanan tulisan Notify Author. Akan muncul halaman yang memuat draft email yang akan dikirim untuk memberitahu penulis dan pembimbingnya.

9. Isikan cc: [email protected], centang kotak Send a copy of this message to my address, sunting isi email (jika pilihan sebelumnya adalah Revisions Required)17, lalu klik Send.

10. Klik USER HOME dan kembali ke langkah 2 untuk melanjutkan dengan abstrak berikut yang ditugaskan.

Kalau isi abstrak belum lengkap, minta penulis untuk melengkapinya (metode, atau hasilhasil kuantitatif, atau kesimpulan yang belum ditulis). Kalau data pendukung belum lengkap, minta untuk mengklik SUMMARY, lalu mengklik EDIT METADATA, diikuti dengan menambahkan data yang kurang. Kalau belum menulis nama pembimbing sebagai co-author, klik SUMMARY juga, lalu klik EDIT METADATA, diikuti dengan mengklik ADD AUTHOR. 17

21

Lampiran 1 Proses Keilmuan pada Seminar dan ISCSM Pada bab ini, dibahas secara umum proses keilmuan pada suatu seminar, baik seminar konvensional, maupun yang pengelolaannya berbasis web. Dijelaskan pula kekhususan ISCSM

Proses Keilmuan Seminar secara Umum Sebelum tahapan yang bersifat teknis di halaman-halaman berikut, kita rangkumkan terlebih dahulu proses keilmuan (scientific process) dalam suatu seminar ilmiah, yang telah kita ketahui bersma. Seminar yang berdasarkan telaah-sejawat (peer-review) mengikuti tahapan berikut. 11. Penulis menasukkan abstrak atau sari dari naskahnya. 12. Abstrak dinilai berdasarkan beberapa kriteria. Jika terdapat masukan perbaikan, penulis harus melakukan perbaikan dengan memperhatikan komentar yang diberikan. 13. Setelah abstrak diterima, penulis diundang untuk memasukkan naskah lengkap. 14. Seksi Ilmiah seminar mengirimkan naskah lengkap ke beberapa penelaah (reviewer) untuk memperoleh komentar perbaikan atau penyempurnaan. 15. Penulis diminta melakukan perubahan naskah berdasarkan komentar dari penelaah. 16. Naskah hasil perbaikan diubah ke dalam bentuk yang siap cetak dan siap online, misalnya berupa keluaran berupa berkas (file) pdf. 17. Untuk terakhir kalinya, penulis diberi kesempatan untuk memeriksa berkas akhir, kalau-kalau ada kesalahan tik, dll. (proof-reading). 18. Berkas yang telah menjalani rangkaian proses di atas, akhirnya siap untuk diterbitkan, dalam bentuk tercetak atau ditempatkan dalam sistem daring (Internet). Langkah-langkah di atas diuraikan dari sudut pandang peran Seksi Ilmiah. Artinya, hampir seluruh tahapan di atas melibatkan anggota Seksi Ilmiah dalam kepanitiaan. Biasanya, setelah naskah perbaikan diterima, penulis diundang untuk menyajikannya dalam seminar, di hadapan peserta lainnya. Ketua dan anggota Seksi Ilmiah (Scientific Division) dapat dilihat pada Lampiran 1. Di situ tertulis pula nama scientific track yang ada dalam ISCSM dan nama penanggungjawabnya.

22

Perbedaan ISCSM dengan Seminar Lainnya Sebelum tahapan dalam proses keilmuan ISCSM diuraikan, perlu disampaikan beberapa perbedaan ISCSM dengan seminar lainnya, terutama akibat fokus perhatiannya pada mahasiswa sebagai peserta penyaji. Pada pelaksanaan seminarnya, setiap sesi paralel ISCSM didahului oleh dosen atau peneliti sebagai pembicara pertama, diikuti oleh beberapa pembicara mahasiswa. Beberapa perbedaan antara ISCSM dengan seminar ilmiah lainnya secara umum: • Mahasiswa tetap diundang untuk menyajikan hasill penelitiannya, walaupun pembimbngnya memutuskan untuk tidak menyerahkan naskah lengkap. Dalam hal ini, panitia menawarkan kepada peserta untuk menyerahkan abstrak terurai (extended abstract) sebagai pengganti dari makalah lengkap, yang akan dimuat dalam prosiding seminar. • Panitia memastikan adanya izin pembimbing, untuk setiap mahasiswa peserta. • Untuk peserta yang menyerahkan naskah lengkap, panitia memilahnya menjadi naskah yang layak untuk diterbitkan sebagai full-paper, dan naskah yang masih dianggap sebagai research in progress, atau baru menampilkan preliminary results. Untuk yang kedua, naskah lengkap tidak diterbitkan, dan peserta ditawarkan untuk menggantinya menjadi abstrak terurai.18 • ISCSM bekerjasama dengan pengelola jurnal himpunan profesi, sehingga beberapa naskah lengkap terpilih akan diterbitkan dalam jurnal himpunan profesi. • ISCSM bersifat bilingual, artinya mahasiswa peserta dapat menyajikan hasil penelitiannya dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris.19

Proses Keilmuan ISCSM Sebelum proses keilmuannya diuraikan, perlu disampaikan bahwa Seksi Ilmiah pada kepanitiaan ISCSM terdiri atas dosen yang mewakili 7 jalur keilmuan (scientific track) dan mahasiswa relawan yang membantu. Dalam peristilahan web-based conference yang digunakan ISCSM, Seksi Ilmiah terdiri atas Directors, Track Directors, dan Associate Track Directors (ATD). Yang pertama dan kedua diperankan dosen, sedangkan yang terakhir diperankan oleh mahasiswa relawan.

18 Untuk peserta yang akhirnya menyumbang tulisan dalam bentuk abstrak atau abstrak terurai, seperti beberapa kasus di atas, maka tentunya mahasiswa bersama pembimbingnya masih memiliki hak sepenuhnya untuk menggunakan data dan narasi tulisannya, untuk digunakan dalam artikel yang akan dikirimkan ke jurnal yang bereputasi. 19 Penyaji berbahasa Indonesia, diminta untuk menggunakan slides berbahasa Inggris. Dengan demikian, peserta dari mancanegara dalam batas-batas tertentu tetap dapat mengikutinya.

23

Dosen berperan sebagai Director yang memiliki kewenangan menugaskan orang lain (dalam hal ini mahasiswa) untuk memantau proses keilmuan yang dijalani oleh peserta dan tulisannya. Setiap ATD (mahasiswa) mengawal tulisan (dan penulisnya) yang ditugaskan kepadanya, mulai dari abstract submission hingga menjadi berkas pdf final yang siap cetak. Dalam uraian lengkapnya: • Director (dosen) bertanggung jawab untuk segera memproses abstrak yang masuk, dengan cara menugaskan (assign) mahasiswa ATD untuk mengawal keseluruhan proses keilmuan. • Track Director (dosen) mempunyai tanggung jawab untuk memperhatikan agar seluruh tulisan yang masuk (yang dimulai dengan abstrak) dalam jalur keilmuan tertentu, telah melewati proses keilmuan, tanpa ada yang terlewat. • Associate Track Director (mahasiswa) bertanggung jawab untuk mengawal tulisan sejak abstrak, menilainya, mengundang calon peserta untuk mengirim naskah lengkap, mengirim naskah ke penelaah bebas (independent reviewer), dan seterusnya, hingga tulisan berproses menjadi makalah akhir yang siap cetak. Dalam menjalankan pekerjaannya, setiap ATD bisa senantiasa memelihara komunikasi dengan dosen Track Director “atasan”-nya. Komunikasi diperlukan antara lain saat penilaian abstrak (yang diharapkan akhirnya bisa dilakukan secara mandiri oleh ATD), pemilihan reviewer, dan lain-lain. Bisa diperhatikan, nama seminar sebagai student conference tidak hanya berarti pesertanya sebagian besar mahasiswa, tetapi juga melibatkan mahasiswa dalam kepanitiaan. Panitia mahasiswa ini tidak hanya sebagai “pembantu umum”, tetapi juga terlibat dalam proses keilmuannya. Harap dicatat, walau dilakukan penyerahan berbagai kerja keilmuan kepada mahasiswa, dosen tetap bertanggung jawab untuk memantau dan membimbing mereka. Di bawah ini adalah tahapan proses keilmuan dalam Indonesian Student Conference on Science and Mathematics, yang akan dijalani oleh tulisan yang masuk. Tahapan yang lebih rinci, diuraikan di bab-bab selanjutnya. 1. Penulis memasukkan abstrak, dengan mengklik Call for Papers di situs http://iscsm.sciencemath.net 2. Dosen sebagai Director memilih mahasiswa tertentu (ATD) yang ditugaskan melakukan dan mengawal seluruh proses keilmuan untuk tulisan tsb., dengan mengklik ADD TRACK DIRECTOR.20 3. ATD menilai abstrak21 berdasarkan beberapa kriteria, sekaligus mengecek kelengkapan lainnya (lihat bab berikut), yang diikuti dengan mengklik Choose One di bawah Director Decision. Pilih Invite Presentation kalau telah memenuhi syarat, atau Revisions Didahului dengan mengklik Unassigned atau In Review di baris Director, lalu klik judul abstrak. Diikuti dengan memilih nama ATD, lalu mengklik ASSIGN. Akan muncul halaman email, yang dengan mengklik Send, email penugasan akan terkirim ke ATD. Sebelum klik Send, bisa ditambahkan cc: [email protected] agar proses keilmuan yang berjalan, diketahui oleh seluruh panitia. Lihat Bab 3, subbab Penugasan Mahasiswa ATD. 21 Didahului dengan login ke sistem, lalu mengklik link dalam email penugasan yang diterima dari dosen (Director) untuk menuju halaman abstrak. 20

24

Required kalau perlu perbaikan atau pelengkapan data. Setelah memilih keputusan, klik Record Decision untuk merekam

keputusan itu, lalu klik gambar amplop di sebelah kanan tulisan Notify Author.22 4. Setelah menerima email tentang abstraknya, penulis login ke sistem, klik Active di baris Author, lalu klik judul abstraknya. Penulis bisa pula mengklik link yang ada dalam email yang diterimanya. Setelah itu lakukan langkah 5 atau 6 berikut. 5. Jika keputusannya Revisions Required, penulis harus melakukan perbaikan dengan memperhatikan komentar yang diberikan, . Untuk melakukan perbaikan, klik EDIT METADATA di bawah tulisan Submission Metadata, lalu lakukan perbaikan abstrak di situ. Jika perlu menambah penulis lain, klik Add Author. 6. Jika keputusannya Invite Presentation, penulis bisa mengirim naskah lengkap sebagai SUPPLEMENTARY FILE dengan mengikuti petunjuk di layar. 7. ATD mengirimkan naskah lengkap ke beberapa penelaah (reviewer) untuk memperoleh komentar perbaikan atau penyempurnaan, dimulai dengan mengklik SELECT REVIEWER. 8. Jika reviewer belum mengirim hasil penelaahannya, setelah diingatkan oleh sistem beberapa kali, ATD harus mengingatkan reviewer lewat satu dan lain cara (email, sms, dll.). 9. ATD mengirim hasil telaahan ke penulis, dan memintanya untuk melakukan perbaikan atau penyempurnaan yang diperlukan, berdasarkan komentar dari penelaah. Permintaan ke penulis ini tetap dilakukan lewat web. 10. Penulis mengirimkan hasil perbaikan terakhir dengan cara serupa dengan pengiriman perbaikan abstrak di atas. 11. Setelah perbaikannya dicek, ATD mengubah naskah hasil perbaikan ke dalam bentuk yang siap cetak dan siap online, misalnya berupa keluaran berupa berkas (file) pdf. Kerja ini dilakukan atas kerjasama dengan panitia pusat ISCSM. 12. ATD mengirim file pdf ke penulis, agar untuk terakhir kalinya, penulis diberi kesempatan untuk memeriksa berkas akhir, kalaukalau ada kesalahan tik, dll. (proof-reading). 13. Akhirnya berkas siap untuk diterbitkan, dalam bentuk tercetak atau ditempatkan dalam sistem daring (Internet). Seksi Ilmiah dosen (Directors & Track Directors) melakukan langkah lanjutan untuk pemilahan naskah, seperti dijelaskan dalam workshop.

Akan muncul halaman email, yang dengan mengklik Send, email pemberitahuan akan terkirim ke penulis. Sebelum klik Send, bisa ditambahkan cc: [email protected] agar proses keilmuan yang berjalan, diketahui oleh seluruh panitia. Jika pilihannya Revisions Required, sebelum klik Send, harus ditambahkan apa yang harus dilakukan penulis, sedangkan kalau pilihannya Invite Presentation, isi email berupa permintaan naskah lengkap. Untuk peserta Indonesia, tambahan isi email dalam bahasa Indonesia saja. 22

25

Lampiran 2 Panitia ISCSM-2015 Seksi Ilmiah

Peran di sistem web ISCSM

Head of Scientific Division Director Prof. Dr. Nunuk Hariani Soekamto, M.S., dibantu oleh Abdur Rahman Arif S.Si., M.Si. Members of Scientific Division Prof. Ahyar Ahmad, Ph.D. Prof. Dr. H. Alfian Noor M.Sc. Prof. Dr. Dahlang Tahir M.Sc. Prof. Dr. Halmar Halide Prof. Dr. Hasmawati M.Si. Dr. Indah Raya M.Si. Dr. Mawardi Bahri Syamsuddin S.Si., M.T.

Director, Track Director Track: IND-UPG Track: ANA-UPG Track: ENE-UPG Track: EAR-UPG Track: SCI-UPG Track: REA-UPG Track: MAT-UPG Track: ANA-UPG

Kode scientific track: ANA-UPG: Analytical Science, Instrumentation, and Devices EAR-UPG: Earth and Space Science ENE-UPG: Energy Science and Material Science IND-UPG: Indonesian Resources, Biodiversity, Health, and Environment MAT-UPG: Mathematics, Computational, and Theoretical Science REA-UPG: Reaction Mechanisms, Catalysis, and Processes SCI-UPG: Science and Math Education Selain Scientific Division, kepanitiaan ISCSM mencakup juga Program Division, Secretariat Division, Logistic Division, dll. yang bekerja sama dengan Scientific Division. Semua divisi ini dipimpin oleh Ketua Panitia (Conference Chair). Conference Chair Dr. Muhammad Zakir M.Sc.

Conference Manager

26