Opdrachtgever:
Anne van Schepen 3vo
Opdrachtnemer: Leden:
Pronto Linda Conijn Monique Heemskerk Anne Heemskerk Susanne de Jong Kirsten Lakerveld Varisha Ramnarein Rogier Wouters (projectleider)
Projectdocent: Inleverdatum:
Saskia de Bruijn Donderdag 18 mei 2006
Inhoudsopgave Achtergronden
blz.
3/4
Projectopdracht
blz.
5
Projectactiviteiten
blz.
6/7/8
Projectgrenzen
blz.
9
Producten
blz.
10
Kwaliteit
blz.
11/12
Projectorganisatie
blz.
13/14
Planning
blz.
15
Kosten en baten
blz.
16
Risico’s
blz.
17
Bijlagen
blz.
18
2
1 Achtergronden In blok vier van de opleiding Communicatie aan de Hogeschool Leiden staan corporate communicatie en de externe communicatievraag centraal. De opdracht van dit blok is, met de projectgroep, een communicatieadviesbureau oprichten en met dit bedrijf een externe opdracht uitvoeren. De opdrachtgevende organisatie is 3vo. De projectmanager is Anne van Schepen en dit is tevens de opdrachtgever. De opdrachtnemer is Pronto. Hieronder wat meer informatie over dit verfrissende adviesbureau.
Keuze van naam en huisstijl De naam Pronto is gekozen omdat het Italiaans is voor hoi/hallo. Hiermee willen we alle opdrachtgevende organisaties welkom heten bij ons bedrijf. De ondertitel luidt: de sleutel tot een goed advies. De huisstijlkleuren van Pronto zijn oranje en wit. Oranje is gekozen omdat deze kleur hoort bij beweging, warmte en levenskracht. Het is een zeer positieve kleur die niet beangstigend is. Wit is de kleur van de reinheid en helderheid. Het is de stralenkrans om elke andere kleur heen. Dit is een nieuw verfrissend adviesbureau. Het bureau is in de eerste instantie in het leven geroepen voor een studieproject. Het team bestaat uit zeven fanatieke en zeer enthousiaste mensen die allen geheel verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat van de opdracht.
Missie & Visie De missie van Pronto luidt als volgt: Mensen en organisaties in beweging zetten en laten groeien, door het plezier in en buiten de organisatie te vergroten en de kwaliteit van het werk te verbeteren. De visie is: In deze wereld speelt communicatie een grote rol. Pronto wil uitgroeien tot een toonaangevend en gerenommeerd bureau op het gebied van communicatieadviezen.
3
Achtergrond 3vo De landelijke vereniging bestaat uit de Verenigingsraad waarin onder andere afgevaardigden vanuit de vereniging zitten. Daaronder valt de Raad van Bestuur die het algemeen beleid bepaalt en de vereniging bestuurt. Onder de Raad van Bestuur valt de Districtsraad die bestaat uit 12 leden, van elke provincie één. En helemaal onderaan komt de uitvoerende organisatie met alle regionale en lokale bestuursleden en vrijwilligers. Al deze ruim 4.500 vrijwilligers krijgen ondersteuning van zo'n 70 beroepskrachten. Deze beroepskrachten werken vanuit het hoofdkantoor in Huizen of vanuit één van de vier regionale steunpunten. Verenigingsraad Het hoogste orgaan van de vereniging is de Verenigingsraad. Taken van de verenigingsraad zijn goedkeuring van het inhoudelijk jaarverslag en financieel verslag over het afgelopen verenigingsjaar, goedkeuring van het werkplan en begroting voor het volgende verenigingsjaar en behandeling van overige door en bij de raad van bestuur ingediende voorstellen.
Organigram 3vo
4
2 Projectopdracht De opdracht die Pronto voorgelegd gekregen heeft is: bedenk een strategie waarmee 3vo in het hoofd kan doordringen bij de zware drinkers. Dit is een doelgroep die met de reclame BOB jij of BOB ik nog niet is bereikt. De bedoeling is dat er een strategie wordt bedacht en geen reclame-uiting. Het moet een positieve boodschap zijn, daarmee wordt bedoeld dat alcohol niet in een kwaad daglicht wordt gesteld. Het budget dat voor dit onderzoek gebruikt mag worden is niet van belang. Met de bedachte strategie gaat 3vo kijken wat er mee gedaan kan worden.
De doelstelling: Een zodanige strategie bedenken waarmee 3vo een reclamecampagne kan starten die zware drinkers onder invloed van alcohol achter het stuur vandaan houdt. De strategie geeft een antwoord op de vraag hoe de doelgroep het best kan worden bereikt en welke middelen daar het meest geschikt voor zijn.
De probleemstelling: Een strategie bedenken om ervoor te zorgen dat zware drinkers niet meer onder invloed achter het stuur stappen.
De deelvragen: -
Wat is de doelgroep? Kenmerken e.d. Wat is de uitkomst van het desk research? Wat is de uitkomst van het field research? Wat is de conclusie uit deze verschillende soorten research? Hoe wil de doelgroep het liefst benaderd worden? Hoe kan 3vo de doelgroep het beste bereiken? Welke middelen zijn het meest geschikt om de doel- en probleemstelling te realiseren? Is het mogelijk om met de BOB-campagne door te dringen bij de doelgroep?
Uit de opdracht komt een adviesrapport voort. Hierin komen verschillende onderwerpen aan bod, onder andere: de operationalisatie van de vraagstelling, de gebruikte methoden van onderzoek, de resultaten van de analyse, het advies, de eindconclusies en de aanbevelingen. Tussentijds zal een concept analyserapport worden gemaakt en tevens twee voortgangsrapportages.
5
3 Projectactiviteiten Om de probleemstelling te beantwoorden is een kwalitatief onderzoek noodzakelijk. Voor dit onderzoek zijn de volgende activiteiten opgesteld: • • • • • • • • • • • •
Analyseren van de doelgroep Video’s bekijken van 3vo (BOB-reclame) Naslagwerk zoeken Onderzoek naar effect van de BOB-campagne Op de hoogte houden van de projectbegeleider en opdrachtgever. Opstellen van een topiclist Afnemen van interviews (spreken met alcoholisten) Verwerken van relevante informatie Schrijven van een analyserapport Verwerken van de feedback op het analyserapport Schrijven van een adviesrapport Verwerken van de feedback op het adviesrapport
Er is gekozen voor een kwalitatief probleemverkennend onderzoek. Dit omdat er door middel van open vragen meer informatie vrijkomt. Door eerst desk research toe te passen wordt de theorie verwezenlijkt. Vervolgens wordt er field research uitgevoerd. Dit zullen onder andere sessies bij de AA-Nederland zijn. Deze sessies zullen inzicht geven over het begrip ‘zware drinker’. Ook zal er informatie verkregen via de sessieleider.
6
4 Projectgrenzen Afbakening Het blok is begonnen op 20 april en zal duren tot 27 juni. Het is voor dit project van belang dat alle lessen worden gevolgd. De opdrachten die tijdens de lessen worden opgegeven dienen zo goed mogelijk uitgevoerd te worden, omdat het belangrijk is voor de uiteindelijke producten. Na een les die betrekking heeft op het adviesrapport dient de lesstof direct toegepast te worden op het project. Zo wordt er uiterst effectief gewerkt aan een gestructureerd adviesrapport.
De randvoorwaarden De randvoorwaarden voor dit project houden in: Er moet rekening gehouden worden met de deadlines Er moet actief gewerkt worden aan het project, door alle groepsleden Afspraken met de contactpersoon moeten nageleefd worden
De lengte van het project Het project vindt plaats van 20 april tot en met 26 juni, dit betekent dat op 26 juni het blok wordt afgesloten met een adviesrapport en een eindgesprek. Het advies komt in de lesweken 20 tot en met 26 tot stand en wordt verwerkt in een adviesrapport. Tevens worden er tussentijds twee voortgangsrapporten geschreven.
De breedte van het project Het project zal begeleid worden door mevrouw De Bruijn. Deze kijkt de rapporten na en geeft feedback, zodat het eindrapport foutloos kan worden ingeleverd bij de opdrachtgever. Het project zal deels uitgevoerd worden op de Hogeschool Leiden en deels bij de projectleden thuis. Het rapport bestaat uit een advies dat mogelijk kan worden opgevolgd. Er is geen budget. Dat betekent dat daar geen rekening mee hoeft te worden gehouden gedurende dit project. Tevens kunnen de leergroepen kans maken op een prijs.
7
5 Producten Plan van Aanpak o o o o o
Voldoet aan de checklist van Grit, bijlage A; Is in correct Nederlands geschreven; De vormgeving is niet in strijd met de afgesproken huisstijl; De aanbiedingsbrief voldoet aan de vereisten (zie Janssen); De presentatie bevat de kern van het plan van aanpak en de essentiële beslis- en/of keuzepunten.
In elk geval komen aan bod: o de opdracht en de operationalisatie hiervan o de planning o de vereiste middelen o de communicatie met de opdrachtgever Alvorens te starten met de uitvoering van het projectplan moet instemming tot uitvoering van de projectdocent en opdrachtgever verkregen zijn.
Concept analyserapport Bevat tenminste de volgende elementen: o Aanleiding van het voorgelegde vraagstuk o De relevantie voor de opdrachtgever o De vraagstelling o De operationalisatie van de vraagstelling o De gebruikte methoden van onderzoek o De resultaten van de analyse o Eindconclusies o Samenvatting o Bronvermelding, minimaal 12 waarvan: - tenminste 4 relevante tijdschriften - tenminste 4 relevante boeken, die niet behoren tot de voorgeschreven literatuur van de opleiding - tenminste 4 Engelstalige publicaties o Voldoet aan alle overige vereisten van een schriftelijke publicatie o Voldoet aan de afgesproken huisstijl o De aanbiedingsbrief voldoet aan de vereisten (zie Janssen)
8
De presentatie tijdens de projectbegeleiding bevat in elk geval het volgende: o De plaats van het rapport in het project (ketenkoppeling, start -> eind) o De vraagstelling o De onderzoeksmethodiek o De resultaten Het concept adviesrapport wordt mede naar aanleiding van de presentatie tijdens de projectbegeleiding voorzien van feedback. Er wordt geen cijfer gegeven.
Eindrapport Het eindrapport is een groepsproduct. Het eindrapport levert één cijfer op. Het cijfer telt/ vormt 60% van het eindcijfer van de toetsbare eenheid PRO4, product communicatieadvies. Het eindrapport bevat tenminste de volgende elementen: o Aanleiding van het voorgelegde vraagstuk o De relevantie voor de opdrachtgever o De vraagstelling o De operationalisatie van de vraagstelling o De gebruikte methoden van onderzoek o De resultaten van de analyse o Samenvatting van de analyse o Advies, waarbij gelet wordt op: o geldige argumentatie o zuiverheid o onderbouwing o instrumentarium / media o financiële, organisatorische en bedrijfsculturele o consequenties: haalbaarheidsanalyse o Eindconclusies / aanbevelingen o Summary (samenvatting in correct Engels) o Bronvermelding, minimaal 12 waarvan: - tenminste 4 relevante tijdschriften - tenminste 4 relevante boeken die niet behoren tot de voorgeschreven literatuur van de opleiding - tenminste 4 Engelstalige publicaties. o Voldoet aan alle overige vereisten van een schriftelijk rapport o Voldoet aan de afgesproken huisstijl o De aanbiedingsbrief voldoet aan de vereisten (zie Janssen) Tijdens dit project zullen er ook twee voortgangsrapportages gemaakt worden.
9
6 Kwaliteit Het is bij dit project belangrijk om verschillende bronnen te hebben om zo de theorie uit de studieboeken toe te passen op de praktijk, het verwerken in het project. De bronnen die voor dit project gebruikt kunnen worden zijn zoals genoemd: studieboeken, maar ook informatie die de contactpersoon verstrekt en colleges.
Studieboeken Voor dit project worden de volgende studieboeken gebruikt: o Verhage, B.(2004) “Grondslagen van de marketing”, uitgaveplaats: Groningen, uitgever: Stenfert Kroese o Grit, R. (2000) “Projectmanagement”, uitgaveplaats: Groningen, uitgever: Wolters-Noordhoff o Dam, N.H.M. van en J.A. Marcus (2002), “Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management”, uitgaveplaats: Groningen, uitgever: Wolters-Noordhoff o Olsthoorn, dr.A.C.J.M. & drs. J.H. van der Velden (2002), o Elementaire communicatie, ThiemeMeulenhoff, 2de druk, ISBN 90 06 81500 4, o Holzhauer, F.F.O. (2002), Communicatie Theorie en Praktijk, Academic o Service, ISBN 90.395.1672.3 ,. o Van Dam, N.H.M. & drs. J.A. Marcus (2002), Een praktijkgerichte o benadering van Organisatie en Management, Wolters Noordhoff, ISBN o 90.01.21024, Hoofdstuk 2 o Piet Bakker & Otto Scholten, Communicatiekaart van Nederland, 4e herziene o druk, Kluwer, ISBN 90-13-00765-1 o Managing Across Cultures, by Susan C. Schneider and Jean-Louis Barsoux o Printers: Prentice Hall ISBN 0-273-64663-X
Colleges Het is ook belangrijk om de colleges te volgen, deze ondersteunen het project. De volgende colleges zijn het meest van belang: Projectbegeleiding Inleiding corporate communicatie Inleiding mediakunde Training adviesvaardigheden Zakelijk Corresponderen Intercultural Communication
10
Controles Bij dit project wordt er ook gecontroleerd of alles goed verloopt. Het plan van aanpak moet nagekeken worden en ook het uiteindelijke rapport wordt nagekeken. Aan het einde van deze opdracht wordt de student ook beoordeeld door middel van een eindpresentatie.
Software Bij dit project moet ook gebruik gemaakt worden van de nodige software dit zullen vooral de volgende programma’s zijn: - Microsoft Word - MS-Projects - Microsoft PowerPoint - Microsoft Excel - Microsoft Outlook
11
7 Projectorganisatie Dit project wordt uitgevoerd door zeven enthousiaste studenten: Naam: Adres: Postcode: Mobiel: E-mail: Studentnr.:
Rogier Wouters (1e contactpersoon+ projectleider) Jan Paetsplein 24 2332 PK Leiden 06-14840657
[email protected] s1002205
Naam: Adres: Postcode: Mobiel: E-mail: Studentnr.:
Kirsten Lakerveld (2e contactpersoon+ projectmedewerker) Zwin 13 2221 XK Katwijk 06-40479220
[email protected] s1002184
Naam: Adres: Postcode: Mobiel: E-mail: Studentnr.:
Linda Conijn (projectmedewerker) Julianastraat 64 2161 RE Lisse 06-43900496
[email protected] s1002165
Naam: Adres: Postcode: Mobiel: Email: Studentnr.:
Anne Heemskerk (projectmedewerker) De Boender 7 2204 AE Noordwijk 06-13527738
[email protected] s1000707
Naam: Adres: Postcode: Mobiel: Email: Studentnr.:
Monique Heemskerk (projectmedewerker) Waterman 4 2221 NK Katwijk 06-41701857
[email protected] s1002408
12
Naam: Adres: Postcode: Mobiel : E-mail: Studentnr.:
Susanne de Jong (projectmedewerker) Havixshorst 43 Alphen de Rijn 06-43051472
[email protected] s1000613
Naam: Telefoon: E-mail:
Saskia de Bruijn (projectbegeleider) 071-5188494
[email protected]
Naam: Telefoon: E-mail:
Anne van Schepen (opdrachtgever) 035-5248842
[email protected]
Rogier Wouters is de projectleider. Hij plant de vergaderingen in en verdeelt opdrachten tussen de projectleden indien dit nodig is. Tevens is hij de 1e contactpersoon van de opdrachtgever. Hij is fulltime beschikbaar, net zoals de projectmedewerkers. De functie voorzitter en notulist wordt per vergadering gerouleerd. De notulen wordt voor de volgende vergadering naar elke projectmedewerker en projectbegeleider Saskia de Bruijn gemaild. Aan het begin van dit project is er een duidelijke planning opgesteld (deze staat ook in het plan van aanpak). Er zal d.m.v. vergaderingen, email en telefoon, contact worden gehouden. (emailadres:
[email protected] ) Verantwoording wordt afgelegd aan Saskia de Bruijn. Er wordt niet alleen verantwoording afgelegd door twee rapporten in te leveren, maar ook door aanwezig te zijn bij de lessen ‘projectbegeleiding’. Hierin wordt besproken hoe het project verloopt en of het project op schema ligt. Zie bijlage: samenwerkingscontract
13
8 Planning Vergadering over het pva Maken van het pva Discussiëren over het pva Verbeteren van het pva Samenvoegen van het pva Inleveren van het pva
15 mei 16/17 mei 17 mei 17 mei 17/18 mei 18 mei
Projectbegeleiding
22 mei
12.15 uur tot 13.15 uur
12.00 uur tot 12.45 uur
Vergaderen over de elementen van het analyse- en eindrapport Elementen van de rapporten: Aanleiding van het voorgelegde vraagstuk De relevantie voor de opdrachtgever De vraagstelling De operationalisatie van de vraagstelling De gebruikte methoden van het onderzoek De resultaten van de analyse Advies Eindconclusie Samenvatting van de analyse Summary Bronvermelding Uitwerken van de elementen Projectbegeleiding Inleveren eerste voortgangsrapportage Projectbegeleiding Controle over het gemaakte werk Verbeteren van het gemaakte werk Samenvoegen van het gemaakte werk Inleveren tweede voortgangsrapportage Tweede controle Analyserapport inleveren Eindrapport inleveren Presentatie analyserapport Projectevaluatie Nazorg project 4
24 mei 29 mei 29 mei 7 juni 9 juli 12 juli 14 juli 15 juni 16 juli 19 juni 26 juni 26 juni 29 juni 6 juli
duur 15 dagen 11.45 uur tot 12.30 uur 11.30 uur tot 12.15 uur duur 2 dagen duur 2 dagen duur 2 dagen duur 2 dagen 9.15 uur tot 12.15 uur 11.45 uur tot 13.15 uur 10.00 uur tot 10.45 uur
In de bijlage is de planning in een MS-project document te vinden.
14
9 Kosten en baten In elk project komen kosten en baten naar voren. Tijdens een project worden er namelijk middelen verbruikt, bijvoorbeeld onderzoeksmateriaal. Naast deze kosten zal het project ook iets moeten opleveren, de baten.
Kosten Mensuren: Tijdens dit blok zullen zeven studenten fulltime aan dit project werken. Daarnaast worden zij begeleidt door een projectbegeleider, die ook veel tijd aan het project besteedt. Hulpmiddelen: Tijdens dit project zullen een aantal hulpmiddelen naar voren komen. Dit zijn Bijvoorbeeld de huur van materialen zoals een laptop en beamer. Ook moeten sommige rapporten gedrukt worden bij een drukker, ook hier zitten kosten aan verbonden.
Baten Bij elk project komen wel baten naar voren. Dit hoeven geen baten van geld zijn, maar juist ook baten van voldoening. Omdat dit een schoolproject is, gaat de voldoening hier over het voldoende afronden van het project. Door het voldoende af te ronden kunnen er ook studiepunten worden behaald. Naast het verkrijgen van studiepunten is er ook een extra prijs voor het projectgroepje met de beste resultaten. De opdrachtgever heeft ook baten. Als het project naar zijn zin wordt afgerond heeft hij een advies. Dit zorgt ervoor dat verdere uitwerking van het project beter en sneller zal verlopen.
15
10 Risico’s Het slagen van een project is afhankelijk van veel verschillende factoren. Falen is te voorkomen als alle factoren bij voorbaat worden gecontroleerd op eventuele problemen. Dit zodat men niet halverwege het proces er achter komt dat de gekozen manier van handelen niet toereikend is.
Interne risico's: o o
o o o o o o o o
De haalbaarheid van het project kan te krap zijn De deadlines zijn: - week 20 inleveren startdocument - week 22 inleveren van de 1e voortgangsrapportage - week 24 inleveren van de 2e voortgangsrapportage - week 26 eindrapport presenteren Deze deadlines kunnen misschien soms niet gehaald worden Uitwisseling van informatie onderling kan op school en daarbuiten misschien stroef verlopen (zie samenwerkingscontract) De gemaakte planning kan niet haalbaar zijn waardoor er af moet worden geweken (zie samenwerkingscontract) De motivatie voor het project kan wegzakken door de werkdruk (zie samenwerkingscontract) Het plan van aanpak kan niet kloppen Ziekte of andere vorm van verzuim die niet te voorkomen is Problemen met de uitvoering van het rapport/verslag Het te laat beginnen aan de uitwerking van rapporten en/of andere verslagen
Externe risico's: o
o o o o o o o
o
Er kan sprake zijn van onduidelijkheid over projectgrenzen. Hierdoor kunnen we met een overschot aan informatie te maken krijgen wat extra tijd kost Er kan door onvoorziene situaties een andere samenstelling van de projectgroep ontstaan. Er kan onvoldoende tijd voor besluitvorming zijn Er is sprake van afhankelijkheid van andere projecten Ziekteverzuim. Ziekte is niet te voorspellen maar er moet wel rekening mee worden gehouden Het combineren van het project en het flankerend onderwijs Afspraken met de opdrachtgever Afspraken met de begeleider of docenten Problemen met de benodigde middelen voor de rapporten/verslagen
16
Bijlagen 1. Planning 2. Werkovereenkomst
17
ID
Task Name
Duration
Start
Finish S
1
Projectbegeleiding
2
Maken van het pva en aanbiedingsbrief
1 day
Mon 15-5-06
Mon 15-5-06
2 days
Tue 16-5-06
Wed 17-5-06
3 4
Discussiëren over het pva en de aanbiedingsbrief
1 day
Wed 17-5-06
Wed 17-5-06
Samenvoegen van het pva
1 day
Thu 18-5-06
Thu 18-5-06
5
Inleveren van het pva en aanbiedingsbrief
1 day
Thu 18-5-06
Thu 18-5-06
6
Projectbegeleiding (bespreken van het pva)
1 day
Mon 22-5-06
Mon 22-5-06
7
Vergadering over de elementen
1 day
Tue 23-5-06
Tue 23-5-06
8
Uitwerken van de elementen van het analyserapport
15 days
Wed 24-5-06
Fri 9-6-06
9
Controle over het gemaakte werk
2 days
Fri 9-6-06
Mon 12-6-06
10
Verbeteren van de verschillende elementen
2 days
Mon 12-6-06
Wed 14-6-06
11
Samenvoegen van de elementen van het analyserapport
2 days
Wed 14-6-06
Fri 16-6-06
12
Tweede controle over het gehele analyserapport
2 days
Fri 16-6-06
Sun 18-6-06
13
Projectbegeleiding (vergadering)
1 day
Mon 29-5-06
Mon 29-5-06
14
Inleveren eerste voortgangsrapportage
1 day
Mon 29-5-06
Mon 29-5-06
15
Bijwonen van AA bijeenkomst
1 day
Sat 3-6-06
Sun 4-6-06
16
Interviews afnemen
1 day
Sat 3-6-06
Sun 4-6-06
17
Verwerken van alle informatie
3 days
Sun 4-6-06
Wed 7-6-06
18
Projectbegeleiding (vergadering)
1 day
Wed 7-6-06
Wed 7-6-06
19
Inleveren tweede voortgangsrapportage
1 day
Thu 15-6-06
Thu 15-6-06
20
Analyserapport inleveren
1 day
Mon 19-6-06
Mon 19-6-06
21
Feedback analyserapport verwerken
3 days
Tue 20-6-06
Thu 22-6-06
22
Voorbereiden presentatie analyserapport
2 days
Fri 23-6-06
Sun 25-6-06
23
Inleveren eindrapport
1 day
Mon 26-6-06
Mon 26-6-06
24
Presentatie analyserapport
1 day
Mon 26-6-06
Mon 26-6-06
25
Projectevaluatie
1 day
Thu 29-6-06
Thu 29-6-06
26
Nazorg project blok 4
1 day
Thu 6-7-06
Thu 6-7-06
Project: planning pva Date: Mon 29-5-06
15 May '06 M T W
T
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 1
F
S
S
22 May '06 M T W
T
F
S
S
29 M
ay '06 T W
T
F
Project: planning pva Date: Mon 29-5-06
S
S
5 Jun '06 M T
W
T
F
S
S
12 Jun '06 M T W
T
F
S
S
19 Jun '06 M T W
T
F
S
S
26 Jun '06 M T W
Task
Milestone
External Tasks
Split
Summary
External Milestone
Progress
Project Summary
Deadline
Page 2
T
F
S
S
3 Jul '06 M T
W
T
F
