12
3TU Electronic Resource Management projectplan
Eindhoven, juli 2007 ERM-3TU/2007-1 Auteur: L.J.H. Delescen versie 1.0: 5 juli 2007
12 2
Inhoudsopgave 0
Documentgeschiedenis 0.1 Revisies 0.2 Goedkeuring
3 3 3
1
Inleiding 1.1 Achtergrond 1.2 Doel van het project 1.3 Doelgroep 1.4 Uitgangspunten en afbakening
4 5 5 5 5
2
Aanpak 2.1 Werkpakket 2.2 Werkpakket 2.3 Werkpakket 2.4 Werkpakket 2.5 Werkpakket 2.6 Werkpakket 2.7 Werkpakket
3
Organisatie 3.1 Taken en verantwoordelijkheden 3.2 Rapportage
14 14 15
4
Planning 4.1 Doorlooptijden 4.2 Financiële planning
16 16 16
A: Vooronderzoek en afspraken over te leveren diensten B: Implementatiekosten C: Structurele kosten D: Koppeling met Aleph E: Implementatie diensten F: Kennisdisseminatie G: Projectmanagement
Bijlage 1: Projectleden
6 7 8 9 10 11 12 13
17
2
12 3
0
Documentgeschiedenis
0.1
Revisies
Onderstaande tabel beschrijft de geschiedenis van dit document. Versie 0.1 0.2 0.3 1.0
0.2
Datum 6 maart 2007 16 maart 2007 3 mei 2007 5 juli 2007
Omschrijving eerste conceptversie, intern TU/e tweede conceptversie, intern TU/e derde conceptversie, TU/e en TUD eerste versie, TU/e en TUD
Goedkeuring
Dit document wordt goedgekeurd door de directeuren van de bibliotheken van de TU/e en de TUD. Naam Mw.drs J.C.M. Figdor Mw.drs. M.A.M. Heijne
Functie TU/e, Directeur Bibliotheek en Informatievoorziening TUD, Directeur Bibliotheek
3
Versie 1.0 1.0
Datum
Paraaf
12 4
1
Inleiding
Dit document bevat de verantwoording en onderbouwing van het project Electronic Resource Management van de bibliotheken van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) en de Technische Universiteit Delft (TUD). De Universiteit Twente zal mogelijk op enig moment ook als partner deelnemen in dit project. Het beschrijft de realisatie van een gezamenlijk online systeem voor het beheren van fulltext tijdschriftabonnementen (e-tijdschriften) van beide universiteiten met bijbehorende gezamenlijke voorzieningen en diensten. De hoofddoelstelling van dit project is het realiseren van bovengenoemd systeem waarmee een gezamenlijke digitale infrastructuur voor electronic resource management gecreëerd wordt, waarbij de Bibliotheek van de TU/e de ontwikkelaar en beheerder hiervan is. Dit project vindt plaats binnen het samenwerkingsverband 3TU, dat als doel heeft de betekenis van de drie Nederlandse technische universiteiten voor de kenniseconomie te vergroten. Daartoe is op 7 februari 2007 de 3TU Federatie opgericht.
1.1
Achtergrond
De laatste jaren is het aantal tijdschriften die via Internet fulltext toegankelijk zijn explosief gegroeid. Ter illustratie de ontwikkeling zoals die zich bij de TU/e afspeelde:
Gedrukte abonnementen E-abonnementen
1995 5.000 95
2007 1.400 9.500
Uit bovenstaande cijfers wordt duidelijk dat de rol van de gedrukte abonnementen in de bibliotheek steeds kleiner wordt. Voor de TUD geldt dit evenzeer. Daar is men sinds enige tijd zelfs actief bezig om het gehele tijdschriftenbezit over te zetten naar e-only abonnementen. Tot nu toe is daarvan ca. 80% gerealiseerd. Aangezien e-tijdschriften altijd via Internet benaderd worden lenen zij zich bij uitstek voor het beheer en onderhoud op afstand. Daarnaast zullen de aard van de werkzaamheden t.b.v. dit beheer en onderhoud bij iedere universitaire instelling vrijwel identiek zijn, waardoor bij centralisatie hiervan efficiency-winst en kostenbesparing behaald kan worden.
4
12 5
1.2
Doel van het project
De doelstelling van dit project is het in 3TU-verband creëren van een gezamenlijke digitale infrastructuur voor electronic resource management. 1.3
Doelgroep
De primaire doelgroep vormen de bibliotheektechnische medewerkers van de TU/e en de TUD, die zich bezighouden met tijdschriftenbeheer. Daarnaast biedt het systeem voor het management een tool om managementinformatie te genereren. 1.4
Uitgangspunten en afbakening
Dit project richt zich primair op e-tijdschriften. Gedrukte tijdschriften, zo die uiteindelijk nog zullen resteren, blijven nadrukkelijk buiten beschouwing. Zij zullen door beide instellingen afzonderlijk beheerd blijven worden d.m.v. ieders eigen systeem. E-boeken blijven vooralsnog buiten beschouwing. Wel ligt het in de lijn der verwachting dat deze in de toekomst ook in dit of een dergelijk systeem zullen worden opgenomen. Het systeem zal ontwikkeld worden door de Vubisgroep van de Bibliotheek TU/e, als module binnen Vubis.
5
12 6
2. Aanpak Het project wordt opgedeeld in verschillende werkpakketten die elk hun eigen specifieke aandachtspunten hebben. Projectleider is L.J.H. Delescen. Per werkpakket zal een projectgroep ingesteld worden. De werkpakketten zijn: Werkpakket Werkpakket Werkpakket Werkpakket Werkpakket Werkpakket Werkpakket
A: vooronderzoek en afspraken over te leveren diensten B: implementatiekosten C: structurele kosten D: koppeling met Aleph E: implementatie diensten F: kennisdisseminatie G: projectmanagement
Per werkpakket wordt een activiteitenoverzicht en planning gemaakt.
6
12 7
2.1
Werkpakket A: Vooronderzoek en afspraken over te leveren diensten
In dit werkpakket zal samen met de afdeling Bibliotheekadministratie van de TU/e en de afdeling Mediaverwerking van de TUD een gefundeerde keuze gemaakt worden over de diensten die de TU/e aan de Bibliotheek TU Delft zal leveren. De conclusies die hiervan het resultaat zijn worden ter goedkeuring aan beide directeuren voorgelegd, waarbij een eerste go/no go beslissing wordt genomen. Hierna zullen er prioriteiten gesteld worden en een definitieve planning gemaakt worden voor de realisatie van de geselecteerde en door de directeuren goedgekeurde diensten. 2.1.1 Doel Dit werkpakket regelt de afbakening van diensten. 2.1.2 Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -J. Engels, TU/e -P. Berkers, TU/e -E. Habets, TU/e -M. Loomans, TU/e -P. van den Brink, TUD -E. Middendorp, TUD -E. Boekee, TUD -M. Desmaele, TUD 2.1.3 Tijdschema Vooraan in het traject, bijeenkomst 1x per week, maximaal 4 bijeenkomsten.
7
12 8
2.2
Werkpakket B: Implementatiekosten
2.2.1 Doel Het berekenen van de kosten die gemoeid zijn met de implementatie van de ERMmodule. 2.2.2 Tijdschema Vooraan in het traject. Bij afloop van dit werkpakket, dat gelijk loopt met Werkpakket C, wordt door beide partijen een go/no go beslissing genomen op basis van de resultaten van werkpakketten B en C. 2.2.3 Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -J. Figdor, TU/e -M. Keulers, TU/e
8
12 9
2.3
Werkpakket C: Structurele kosten
2.3.1 Doel Het berekenen van de kosten die gemoeid zijn met licentie, onderhoud en menskracht wanneer de ERM-module in gebruik genomen is. 2.3.2 Tijdschema Vooraan in het traject. Bij afloop van dit werkpakket, dat gelijk loopt met Werkpakket B, wordt door beide partijen een go/no go beslissing genomen op basis van de resultaten van werkpakketten B en C. 2.3.3 Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -J. Figdor, TU/e -M. Keulers, TU/e
9
12 10
2.4
Werkpakket D: Koppeling met Aleph
2.4.1 Doel Het totstandbrengen van een koppeling tussen de Vubis ERM-module en Aleph/SFX, in samenwerking met Ex Libris. Het resultaat van dit werkpakket vormt de basis voor het laatste go/no moment. 2.4.2 Tijdschema Na afloop van de Werkpakketten B en C. 2.4.3 Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: M. Keulers, TU/e -L. Delescen, TU/e -J. de Vletter, TU/e -F. van Latum, TUD -M. Desmaele, TUD
10
12 11
2.5
Werkpakket E: Implementatie diensten
2.5.1 Doel Het realiseren van de in werkpakket A overeengekomen diensten, en het testen hiervan door degenen die er binnen de bibliotheek primair mee zullen gaan werken. Vanwege de tweeledigheid van dit pakket zullen er twee Projectgroepen ingesteld worden. 2.5.2 Tijdschema Na Werkpakket D, als de koppeling met Aleph gerealiseerd is. 2.5.3 Samenstelling van de Projectgroepen Implementatie -werkpakketleider: M. Keulers, TU/e -L. Delescen, TU/e -M. Loomans, TU/e -F. van Latum, TUD Testen -werkpakketleider: M. Keulers, TU/e -L. Delescen, TU/e -J. Engels, TU/e -P. Berkers, TU/e -E. Habets, TU/e -P. van den Brink, TUD -E. Middendorp, TUD -E. Boekee, TUD
11
12 12
2.6
Werkpakket F: Kennisdisseminatie
2.6.3 Doel Informeren van interne en indien nodig externe, doelgroepen over het project en de behaalde projectresultaten op zodanige wijze dat na afloop van de projectfase een duurzaam gebruik van de projectresultaten mogelijk is. Op het moment dat Delft het systeem zal gaan testen zullen de daarvoor benodigde handleidingen geschreven moeten zijn. 2.6.4 Tijdschema Gedurende de hele projectfase 2.6.5 Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -M. Mensch-Mathijsen, TU/e
12
12 13
2.7
Werkpakket G: Projectmanagement
2.7.3 Doel Voortgangsbewaking, interne communicatie, projectadministratie en rapportages. 2.7.4 Tijdschema Gedurende de hele projectfase 2.7.5 Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -M. Keulers, TU/e
13
12 14
3
Organisatie
Organogram ERM project Opdrachtgevers (J.Figdor, M.Heijne)
Projectleider (L. Delescen)
Werkpakket A
3.1
Werkpakket B
Werkpakket C
Werkpakket D (etc.)
Taken en verantwoordelijkheden
Projectleider Verantwoordelijk voor het behalen van projectresultaten, op tijd, binnen budget en met de juiste kwaliteit. Coördinatie op hoofdlijnen van het totale project. Rapportage. Interne (project) communicatie en indien nodig, externe communicatie. Verdere uitbouw van de projectresultaten en borging na de projectfase.
14
12 15
Opdrachtgevers Mw.drs. M.A.M. Heijne, Directeur Bibliotheek TUD Mw.drs. J.C.M. Figdor, Directeur Bibliotheek TU/e 3.2
Rapportage
Voor ieder werkpakket vindt voortgangsoverleg plaats. Hierbij wordt een statusoverzicht bijgehouden van gerealiseerde en openstaande acties. De projectleider doet maandelijks verslag van de voortgang aan de opdrachtgevers.
15
12 16
4
Planning
4.1
Doorlooptijden
Het project start per 5 juli 2007 en eindigt per 1 februari 2008. Werkpakket A: Vooronderzoek en afspraken diensten B: Implementatiekosten C: Structurele kosten D: Koppeling met Aleph E: Implementatie diensten F: Kennisdisseminatie G: Projectmanagement Totaal
Mensweken
Budget € € € € € € € €
Periode aug 2007 jul-aug 2007 jul-aug 2007 sep-okt 2007 nov 2007-jan 2008 hele looptijd hele looptijd
go/no go
Feb 07
2007
Mrt 07
Apr 07
Mei 07
Jun 07
Jul 07
Aug 07
Sep 07
go/no go
Okt 07
Nov 07
Dec 07
Jan 08
A: Vooronderzoek en afspraken diensten B: Implementatiekosten C: Structurele kosten D: Koppeling met Aleph E: Implementatie diensten F: Kennisdisseminatie G: Projectmanagement
4.2
Financiële planning
4.2.1 Projectbudget Totaal
Werkpakketten A B C
D
E
F
G
Materiële kosten Personele kosten
€ €
€ €
€ €
€ €
€ €
€ €
€ €
€ €
Totale kosten
€
€
€
€
€
€
€
€
16
12 17
Bijlage 1: Projectleden TU Eindhoven: mw. drs. J.C.M. Figdor dr.ir. M.J.M. Keulers L.J.H. Delescen ir. J. de Vletter mw. M.M.A. Loomans J.G.A. Engels mw. P.J. Berkers mw. E.H.H.F. Habets mw. Drs. M.L. MenschMathijsen
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Directeur 040-2472360 Hoofd Automatisering 040-2474029 Beleidsmedewerker 040-2474319 Automatisering (Vubis)040-2472764 Automatisering (Vubis) 040-2474396 Hoofd Administratie 040-2472964 Administratie 040-2472790 Administratie 040-2472790
[email protected]
Automatisering (Vubis)040-2478356
mw. drs. M.A.M. Heijne F.A. van Latum
[email protected] [email protected]
dr. P. van den Brink E.C. Middendorp E.F.A. Boekee M.M.E. de Smaele
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Directeur Hoofd Digitale Projectontwikkeling Interim-manager Mediaverwerking Mediaverwerking Beleidsmedewerker
TU Delft:
17
015-2785656 (nog onbekend)
015-2783136 015-2787802 015-2787802 015-2785661
