C 406/38
NL
Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen
28.12.98
VERSLAG over de financiële staten van de Europese Stichting voor opleiding (ESO-Turijn) betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar, vergezeld van het antwoord van de Stichting (98/C 406/07)
1.1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 11, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad (1) aan de Raad van bestuur van de Europese Stichting voor opleiding gericht.
BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN BETREFFENDE DE BEGROTINGSUITVOERING VAN DE EUROPESE STICHTING VOOR OPLEIDING VOOR HET PER 31 DECEMBER 1997 AFGESLOTEN BEGROTINGSJAAR
Subsidies buiten de begroting om (Phare, Tacis en Tempus) 1.2. De Kamer heeft de financiële staten van de Europese Stichting voor opleiding betreffende het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 11, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de directeur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de rekeningen (2) overeenkomstig de in artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 188 C van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.
1.5. In het kader van de programma’s Phare, Tacis en voor Tempus beheert de Stichting door de Commissie beschikbaar gestelde gelden. De hoge subsidies (van ongeveer 380 Mio ECU in 1997) zijn niet in de rekeningen van de Stichting, maar in een aparte boekhouding opgenomen. Voorts komt het totaalsaldo (56,6 Mio ECU per 31 december 1997) van een dertigtal bankrekeningen, waarover de Stichting voor het beheer van deze transacties beschikt, niet in de financiële staten van de Stichting voor. De Kamer verzoekt de Stichting andermaal (3) de verrichtingen betreffende het beheer van deze middelen in haar eigen boekhouding op te nemen.
1.3. De Kamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de boekhoudkundige stukken gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Kamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.
1.4. Aan de hand van deze controle heeft de Kamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 1997 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.
(1) PB L 131 van 23.5.1990, blz. 4. (2) Overeenkomstig artikel 11, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad zijn de gedetailleerde rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Stichting betreffende het begrotingsjaar 1997 opgemaakt op 31 maart 1998, waarna ze zijn toegezonden aan de Raad van bestuur van de Stichting, aan de Commissie en aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn bij de Kamer ingekomen op 17 april 1998. De financiële staten zijn verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.
Nieuwe procedure voor de uitvoeringsvoorschriften inzake betalingen 1.6. Nu het nieuwe computersysteem SI 2 wordt gebruikt, verlopen alle boekingen van betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten sneller en doeltreffender. 1.7. Het zou niettemin wenselijk zijn dat SI 2 niet enkel het begrotingsbeheer bevat, maar dat daarin ook zo spoedig mogelijk de algemene boekhouding wordt opgenomen.
Inventaris 1.8. Bij controle van de fysiche aanwezigheid van de geïnventariseerde goederen heeft de Kamer vastgesteld dat verouderde computerapparatuur (PC’s, printers, enz.) met een inventariswaarde van ongeveer 0,3 Mio ECU in de kantoorruimte van de Stichting was opgeslagen. De Stichting zou het verouderde materiaal moeten verkopen of afdanken. (3) PB C 393 van 29.12.1997, blz. 41.
28.12.98
NL
Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen
C 406/39
Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld te harer zitting van 5 november 1998. Voor de Rekenkamer Bernhard FRIEDMANN
Voorzitter
C 406/40
Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen
NL
28.12.98
Tabel 1 Financiële balans voor het begrotingsjaar 1997 (1 000 ECU) Activa
Vastgelegde waarden Materieel en meubilair Voorraden Subtotaal
Realiseerbare middelen Diverse debiteuren Subsidie Commissie (1995) Subsidie Commissie (1996) Subtotaal
Kasmiddelen Banken — direct opvraagbare rekeningen Voorschotkas
1997
1996
1 892 13
1 562 16
1 905
1 578
10
12 543 431
10
4 459
986
6 088
1 860
Passiva
Vast kapitaal Eigen vermogen Over te dragen resultaat Subtotaal
Schulden op korte termijn Niet-automatische kredietoverdrachten Subsidie Commissie 1996 Automatische kredietoverdrachten Lopende betalingen Inhoudingen op salarissen Diverse crediteuren Vergoedingen rekenplichtigen Invorderingsopdrachten Ontvangsten met een bestemming
1997
1996
1 905 2 212
1 578 1 794
4 117
3 372
665
2 727 658 311 391 4 10 16
431 3 288 350 56 432 4 9 45
Subtotaal
6 319
6 088
Subtotaal
4 117
5 280
Totaal activa
8 234
8 652
Totaal passiva
8 234
8 652
Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van de Stichting.
28.12.98
NL
Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen
C 406/41
Tabel 2 Jaarrekening voor het begrotingsjaar 1997 (1 000 ECU) 1997
1996
15 303 391 3 262
16 069 132 27 23
15 959
16 251
Uitgaven Personeelsuitgaven — titel I van de begroting Betalingen Overgedragen kredieten
9 231 303
8 277 439
Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven — titel II van de begroting Betalingen Overgedragen kredieten
1 928 552
1 743 711
Beleidsuitgaven — titel III van de begroting Betalingen Overgedragen kredieten
1 383 1 872
1 201 2 802
128
1 030
15 397
16 203
562 1 794 0 − 543 399
48 1 566 − 184
2 212
1 794
Ontvangsten Van de Commissie ontvangen subsidie Bankrenten Diverse ontvangsten Koerswinsten Totaal ontvangsten
Koersverliezen Totaal uitgaven Resultaat van het begrotingsjaar Uit het voorgaande jaar overgedragen resultaat Terugbetalingen aan de Commissie Geannuleerde subsidie 1995 Geannuleerde uit het voorgaande jaar overgedragen kredieten Over te dragen resultaat Bron: De tabel is opgesteld door de Kamer op basis van gegevens van de Stichting.
364
C 406/42
NL
Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen
28.12.98
ANTWOORD VAN DE STICHTING Extrabudgettaire subsidies — Phare, Tacis, Tempus
De Rekenkamer heeft opnieuw het verzoek gedaan, dat reeds vermeld was in het verslag over de boekhouding van 1996, om alle van de Commissie aan de Stichting overgedragen fondsen op te nemen in de eigen boekhouding van de Stichting.
Op 27 oktober 1998 is een vergadering gehouden met de Rekenkamer, de Commissie (DG XX, DG XXII) en de Stichting. Er werd overeenstemming bereikt over opname van alle door de Stichting beheerde bedragen in de boekhouding. Alle bedragen die zijn geïntegreerd in de boekhouding van de Stichting zullen eveneens in het jaarverslag verschijnen. Bovendien is besloten om alle bedragen in het begrotingsdocument te presenteren. De subsidie voor de Stichting is onderworpen aan de goedkeuring van de Raad van bestuur terwijl alle andere bedragen, te weten die in verband met technische bijstand en met de Commissie overeengekomen conventies, ter informatie gepresenteerd zullen worden in een bijlage bij het begrotingsdocument. Aldus worden de zichtbaarheid en de transparantie voor iedereen die betrokken is bij het beheer, de bewaking en de controle van de Stichting, verbeterd.
Nieuwe procedure voor wijzigingen in de uitvoering van de betalingen De Rekenkamer verwijst naar de verbeteringen dankzij de invoering van SI 2, het nieuwe begrotingssysteem, en stelt toepassing ervan op alle algemene boekhoudingskwesties voor. De Stichting verwelkomt de positieve visie van de Rekenkamer en stemt in met de geformuleerde aanbevelingen. Het personeel van de Stichting is al actief op dit gebied en een projectplan en specificaties terzake zijn reeds opgesteld en werkzaamheden worden verricht op het gebied van informaticaontwikkeling. De overdracht van gegevens van het grootboek zal mogelijk zijn en verwacht wordt dat het nieuwe systeem begin 1999 operationeel zal zijn. Inventaris De Rekenkamer heeft de kwestie verouderde computeren overige apparatuur aan de orde gesteld. Met betrekking hiertoe is door de Stichting en de financieel controleur overeenstemming bereikt op basis waarvan een nonprofit organisatie geselecteerd is om de apparatuur te hergebruiken. De apparatuur zal worden overgedragen aan de organisatie in kwestie in de eerste week van november en dientengevolge zal de inventaris op dat tijdstip aangepast worden.
