„ELEMZŐ TANULMÁNY” Projekt megnevezése: Működési folyamatok optimalizálása Erzsébetváros Önkormányzatánál című, ÁROP - 3.A.2-20132013-0037 azonosító számú pályázati projekt Kapcsolódó fejlesztési elem megnevezése: Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri jelentősebb
hivatalok
a
foglalkoztatói
kapacitásgazdálkodásának, szervezeti
és
besorolásának,
a
települések humán
munkatársak illeszkedésének
átszervezése Készítette: dr. Mészáros Zoltán
Budapest, 2014. 09. hó 12. nap
1 / 32
intézményei, erőforrás munkaköri
és
felülvizsgálata,
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék
2. oldal
I. Bevezetés
3. oldal
II. Összefoglaló
7. oldal
III. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata
10. oldal
IV. A Városgazdálkodási Iroda
12 oldal
V. Üzemeltetési és Ügyviteli Iroda
24 oldal
VI. Megállapítások és javaslatok
31 oldal
2 / 32
I. Bevezetés A Kormány az Államreform Operatív Program keretében pályázatot hirdetett „Szervezetfejlesztés a Közép-magyarországi régióban levő önkormányzatok számára” címmel. Budapest
VII.
kerület
Erzsébetváros
önkormányzat) Képviselő-testülete
Önkormányzatának
(továbbiakban:
(továbbiakban: képviselő-testület)
2013.
június 26-i ülésén a 402/2013. (VI.26.) számú határozatával úgy döntött, hogy részt kíván venni a pályázaton. A képviselő-testületi döntést követően Budapest VII. kerület Erzsébetvárosi Polgármesteri Hivatalban (továbbiakban: Polgármesteri Hivatal) megkezdődtek a pályázat beadásához szükséges előkészítő munkálatok, amelyek keretében meghatározásra kerültek azok az alábbi pályázati tevékenységek (fejlesztési elemek) melyeket sikeres pályázat estén az önkormányzatnak végre kell hajtania, illetve meg kell valósítania. 1. ÁROP-3.A.1 számú A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a Középmagyarországi régióban című nyertes pályázatában vállalt intézkedések felülvizsgálata. 2. Az
önkormányzati
feladatok
átalakulásával
kapcsolatban
a
támogató
infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell 3 / 32
kidolgozása,
felülvizsgálata,
átszervezése,
a
gazdasági
társaságok
tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása. 3. A fenntartható gazdálkodás
és
költségvetési egyensúly
megteremtését
szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, középés hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása. A tevékenységet a projekt kezdetétől számított 6 hónapon belül kell megvalósítani. 4. Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel – különösen
köznevelési-oktatási,
valamint
szociális,
közművelődési,
gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása. 5. A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával. 6. Az
új
feladat
intézményirányítási alkalmazása.
ellátási
rend
hatékony
erőforrás-tervező
Hatékonyságelemzésére,
döntéseinek hatás- és
és
megszervezését
vezetői
információs
működés-átvilágítására,
költségelemzésére, optimális
4 / 32
támogató rendszer fenntartói
intézményszerkezet
kialakítására, költségvetés tervezésre, működési modellezésére alkalmas eszköz bevezetése. 7. A
lakosság
körében
átfogó
felmérés
és
elemzés
készítése
a
közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. Az lakosság véleményének, igényeinek és javaslatainak felmérése minimum egy adekvát módszer (pl. kérdőív, személyes megkérdezés, online adatgyűjtés, telefonos interjú stb.) alkalmazásával minimum két időintervallumban. 8. Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok
felülvizsgálata,
szabályzatok
felülvizsgálata;
optimalizálása.
újraszervezése, három
a
kiválasztott
kapcsolódó folyamat
szervezeti
átszervezése,
Folyamatok átszervezése abban az esetben támogatható,
amennyiben azok eredményeként a folyamatok erőforrásigénye csökken. 9. A közszolgáltatások nyújtásának és a szervezet működésének folyamatos, ciklikus minőségfejlesztése érdekében nemzetközileg elfogadott minőségmenedzsment modell bevezetése, például a közigazgatásra adaptált Közös Értékelési
Keretrendszer
(Common
Assessment
Framework;
CAF)
alkalmazása révén. A megújított CAF 2013-as modell bevezetéséhez és alkalmazásához
nyújt
(https://caf.kim.gov.hu),
segítséget amelyen
a az
kormányzati
ingyenesen
CAF
használható
honlap online
önértékelési kérdőívkitöltő szoftveren túlmenően módszertani segédanyagok is feltöltésre kerülnek. 10.Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán 5 / 32
erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése. 11.A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása. A tervezett projekt az önkormányzat számos szakmai és funkcionális folyamatát érinti, amelyek felülvizsgálatához, optimalizálásához, illetve megvalósításához a pályázat biztosítja a szükséges költségvetési erőforrásokat. A
pályázat
„Működési
folyamatok
optimalizálása
Erzsébetváros
Önkormányzatánál” címmel 2013. augusztus hónapban került benyújtásra. A Magyar Gazdaságfejlesztési Központ 2013. október 26-án kelt értesítésben foglaltak
szerint
a
Közigazgatási
Reform
Programok
Irányító
Hatósága
vezetője döntésében 39 997 380 Ft vissza nem térítendő támogatást állapított meg a tervezett projekt megvalósítására. Az önkormányzat vonatkozó 25/2013. (XI.11) Polgármesteri és Jegyzői Együttes Intézkedésében foglaltaknak megfelelően a pályázati projekt megvalósításának kezdőnapja 2013. november 11., a megvalósítás határideje 2014. november 10.
6 / 32
II. Összefoglaló Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzatának a „Működési Folyamatok
optimalizálása
Erzsébetváros
pályázat
keretében
az
kapacitásgazdálkodásának,
a
Önkormányzatánál”
Önkormányzat munkatársak
humán
munkaköri
és
című
ÁROP
erőforrás szervezeti
besorolásának a felülvizsgálata történt meg. A vizsgálat során az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szervezetét vizsgáltam meg, és két kiválasztott szervezeti egység (iroda) feladatait és az adott szervezeti egységek dolgozóinak munkaköri leírásait, azt hogy az irodák feladatai és a dolgozók munkakörei milyen mértékben illeszkednek egymáshoz. Vizsgáltam, hogy a feladatok a dolgozók között ésszerűen és optimalizálva vannak-e elosztva, léteznek-e felesleges párhuzamosságok, és azt, hogy egy-egy dolgozó hosszabb rövidebb időre történő kiesésével is biztosított-e a megfelelő szintű feladatellátás. 1. A vizsgált irodák Városgazdálkodási Iroda Főbb feladatai: -
Tulajdonosi jogok gyakorlásával kapcsolatos feladatok
-
Az
Önkormányzat
részére
szerződés
alapján
vagyongazdálkodási,
városüzemeltetési, illetve városfejlesztési feladatokat ellátó, közvetlenül, vagy közvetve 100 %-os önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal kapcsolatos feladatok 7 / 32
-
Lakás- és helyiséggazdálkodással, elidegenítéssel kapcsolatos feladatok
-
Az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal, illetve az Önkormányzat intézményei pályázati tevékenységével kapcsolatos feladatok
-
Az Önkormányzat által lakóközösségek, illetve az Önkormányzat intézményei részére
növényesítéshez
és
biztonsági
berendezések
létesítéséhez
nyújtott
támogatásokkal kapcsolatos feladatok -
Általános környezetvédelemmel kapcsolatos feladatok
-
Növényvédelemmel kapcsolatos feladatok
-
Az önkormányzati tulajdonú közterületeken található játszóterek fenntartásával, karbantartásával kapcsolatos feladatok
-
Köztisztaság és a településtisztaság biztosításával kapcsolatos feladatok
-
Hulladékgazdálkodással kapcsolatos feladatok
-
Rendőrséggel,
közbiztonsággal,
közterület-felügyelettel,
köztisztaság
biztosításával kapcsolatos feladatok -
Közútkezelői, közút nem közlekedés céljára történő igénybevételével kapcsolatos feladatok Közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok
-
Az Önkormányzat beruházásaival kapcsolatos feladatok
-
Településfejlesztéssel kapcsolatos feladatok
Az Iroda létszáma: -
az engedélyezett létszám 20 fő
-
a vizsgálat időpontjában tényleges létszám 16 fő
Üzemeltetési és Ügyviteli Iroda Főbb feladatai: -
Az üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok
-
Informatikai feladatok
-
Ügyviteli feladatok 8 / 32
Az Iroda létszáma: -
az engedélyezett létszám 25 fő
-
a vizsgálat időpontjában tényleges létszám 25 fő
2. Vizsgálati módszer A vizsgálat során részletesen áttekintésre kerültek az Irodákon kialakított szervezeti
felépítések,
az
ügyrendekben
felsorolt
feladatok
elosztásának
metódusa, és annak vizsgálata, hogy az ügyrendekben felsorolt feladatokhoz mennyire illeszkednek a dolgozók munkaköri leírásai.
9 / 32
III. A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata A Polgármesteri Hivatal szervezeti tagozódását a Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban: SZMSZ) tartalmazza. A jelenleg hatályos SZMSZ-t az Önkormányzat Képviselő-testülete a 131/2014.(IV. 29.) számú határozatával fogadta el, melyben jóváhagyta a Hivatal szervezeti tagozódását. A Hivatal jelenlegi szervezeti egységei: -
Polgármesteri Kabinet
-
Jegyzői Iroda
-
Üzemeltetési és Ügyviteli Iroda
-
Főépítészi Iroda
-
Belső ellenőrzés
-
Műszaki Iroda
-
Pénzügyi Iroda
-
Humánszolgáltató Iroda
-
Hatósági és Ügyfélszolgálati iroda
-
Városgazdálkodási Iroda
A szervezeti egységek részletes feladatait, a munkafolyamatokat, a feladat- és hatásköröket, a hatáskör gyakorlásának módját, a munkaköröket és munkaköri leírásokat az adott szervezeti egység (Iroda) ügyrendje és annak melléklete 10 / 32
tartalmazza. Az ügyrendet az irodavezető bevonásával a jegyző készíti el és a polgármester hagyja jóvá. Az ügyrend aktualizálásáért az irodavezető felelős. Az SZMSZ rendelkezései szerint az ügyrend elemei: -
Általános rendelkezések
-
A szervezeti egység neve és adatai
-
A szervezeti egység szervezeti felépítése és működési rendje
-
A szervezeti egység által ellátott feladatok
-
A szervezeti egység által ellátott feladatok munkafolyamatainak leírása
-
Hatáskörök gyakorlásának módja
-
Szignálás és kiadmányozás folyamata
-
A belső kapcsolattartás és értekezletek rendje
-
A szervezeti egység által ellátott vagy közreműködésével megvalósuló helyszíni szemle rendje
-
Egyéb munkaszervezési/munkavégzési szabályok
Az ügyrendek mellékletét képezi: -
Szervezeti egység létszáma és munkakörök felsorolása
-
Szervezeti egység dolgozóinak munkaköri leírásai
-
Szervezeti egység feladat- és hatásköri jegyzéke
Az iroda dolgozóinak munkaköri leírásait az irodavezető készíti el az SZMSZ-ben támasztott követelmények figyelembevételével. A munkaköri leírásban rögzíteni kell a munkakör megnevezését, az ellátandó feladat jellegét, a tevékenységi kört, a munkáltatói jogkör gyakorlójának a megjelölését, és a részletesen felsorolva a dolgozó feladatait. 11 / 32
IV. Városgazdálkodási Iroda A Képviselő-testület a 396/2011. (IV.15) számú határozatával módosította a Hivatal SZMSZ-ét. Ezzel a döntésével a Vagyongazdálkodási Iroda és a Városüzemeltetési
és
Beruházási
Iroda
összevonásából
jött
létre
a
Városgazdálkodási Iroda. Az Iroda ügyrendje az SZMSZ előírásainak megfelel, tartalmazza a megfelelő mellékleteket és a struktúrája is tükrözi az SZMSZ-ben foglaltakat. Az Iroda által ellátott feladatok főként a település mindennapi működésében játszanak fontos szerepet, melyek nagyon sokrétűek és szerteágazóak. Az Irodavezető munkáját három
helyettes
segíti,
akik
az
Iroda
által
ellátott
különböző
területet
koordinálják. A vizsgálat időpontjában az Iroda dolgozóinak a létszáma 16 fő melybe beletartoznak az Irodavezető és helyettesei is. Az alábbi táblázatban részletesen bemutatom az Iroda feladatait és azt, hogy a munkaköri leírások alapján mely feladatot mely irodavezetők koordinálják és kik látják el. A táblázatból kiderül, hogy egy feladatot mennyien látnak el és hogy egy munkatárs mennyi feladatot lát el. Az Iroda dolgozóit a monogramjukon jelölöm.
Feladat Általános feladatok Közreműködik a helyi feladatok ellátásában.
koordináló irodavezetőhelyettes közszolgáltatási GZs
12 / 32
feladatot végző munkatárs
Közreműködik az Önkormányzat lakásgazdálkodási feladatainak az ellátásában. Gondoskodik a Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzata – a továbbiakban: Önkormányzat – tulajdonát képező közutak fenntartásáról. Biztosítja a közúti járművel történő várakozást (parkolást) helyi közutakon, a helyi önkormányzat tulajdonában álló közforgalom elől el nem zárt magánutakon, valamint tereken, parkokban és egyéb közterületeken. Gondoskodik a helyi közutak és közterületek fenntartásáról, ideértve a önkormányzati tulajdonú közterület parkjainak és játszótereinek fenntartását, karbantartását is. Közreműködik az Iroda feladatés hatáskörébe tartozó önkormányzati rendelet tervezetek elkészítésében. Közreműködik a képviselő-testületi döntések előkészítésében, azokban az ügyekben, amelyek az Iroda feladat- és hatáskörébe tartoznak. Közreműködik a Képviselő-testület bizottságai döntéseinek előkészítésében és végrehajtásában, amelyek az Iroda feladat- és hatáskörébe tartoznak Ellátja az Iroda feladatkörébe tartozó ügyekben döntési hatáskörrel rendelkező képviselő-testületi bizottságok, a Pénzügyi és Kerületfejlesztési Bizottság és a Városüzemeltetési Bizottság működésével kapcsolatos adminisztratív feladatokat a bizottsági koordinátorok iránymutatása alapján. Közreműködik a Polgármester döntéseinek előkészítésében, azokban az ügyekben, amelyek az Iroda feladat- és hatáskörébe tartoznak. 13 / 32
GZs; LI
GZs; LI
Li
GJ
LI
GJ
LI; GZs
GJ; SZR
GZs; LI; VZs
GZs; LI; VZs
GZs; LI; VZs
GZs; VZs; DD
GZs; LI; VZs
GZs; LI; VZs; SZR; CsS; HP; WV
GZs; LI; VZs
EN; MTZs;
GZs; LI; VZs
GZs; LI; VZs; SZR; CsS; HP; WV
LI;
JM;
Közreműködik a Polgármesterhez, a Jegyzőhöz, a Bizottságok elnökeihez az Iroda feladat-és hatáskörébe tartozó tárgykörben feltett kérdésekre adandó válaszok, felvilágosítások előkészítésében Közreműködik a Polgármester azon önkormányzati, valamint közigazgatási feladatainak és hatásköreinek az ellátásban, amelyek az Iroda feladat- és hatáskörébe tartoznak. Előkészíti és feltölti az ELO rendszerbe az Iroda feladat- és hatáskörébe tartozó az Önkormányzat által kötendő jogügyleteket. Támogatási szerződés esetén vizsgálja a Támogatásokat Vizsgáló Iroda jóváhagyásának meglétét. Az Önkormányzat, illetve a Polgármesteri Hivatal által kötendő jogügyletek vonatkozásában az ELO rendszerben nyilatkozik arról, hogy az adott jogügylet a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozik, vagy sem. Abban az esetben, ha az adott jogügylet a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozik, nyilatkozik arról, hogy a vonatkozó közbeszerzési eljárás lefolytatásra került. Közreműködik az Önkormányzat éves költségvetése elkészítése során az Iroda feladat- és hatáskörével kapcsolatos bevételi és kiadási előirányzatok tervezésében, vezeti a gazdasági társaságokban lévő részvények és részesedések nyilvántartását. Kapcsolatot tart azon közvetlenül, vagy közvetve az Önkormányzat 100%-os arányú tulajdonát képező gazdasági társaságokkal, amelyek az Iroda feladat- és hatáskörével összefüggő feladatokat látnak el. Koordinálja az Önkormányzat számára szerződéses jogviszony alapján az Iroda feladat-és hatáskörével összefüggő feladatokat 14 / 32
GZs; LI; VZs
GZs; LI; VZs; TÉ; SzZs; EN; GJ
GZs; LI; VZs
GZs; LI; VZs; TÉ; SzZs; EN; GJ
LI; GZs;
GZs; VZs; DD
VZs;
DD
GZs; LI; VZs
TÉ
GZs; LI; VZs
GZs; LI; VZs
GZs; LI; VZs
CsS; HP
LI;
ellátó beszállítók tevékenységét, tartja velük a kapcsolatot. Közreműködik a társasház szerveinek, e LI szervek működésének törvényességi felügyelete ellátásában. Tulajdonosi jogok gyakorlásával kapcsolatos feladatok Közreműködik az Önkormányzat tulajdonosi jogai gyakorlásához és a vagyonával való gazdálkodásához szükséges tulajdonosi döntések előkészítésében és végrehajtásában, ideértve az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal összefüggő tulajdonosi jogok gyakorlását is, Gondoskodik az Önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanvagyonról – ideértve a közös tulajdont és a társasházi tulajdont is – kataszter felfektetéséről és folyamatos vezetéséről, az abból történő adatszolgáltatásról, Elkészíti az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal, EVIKVÁR Kft., EVIKINT Kft., ERVA NZrt. és a Bischitz Johanna Integrált Humán Szolgáltató Központ éves zárszámadásának mellékletét képező, önkormányzati vagyonkimutatást, Koordinálja az Önkormányzat jogi – peres és nem peres – ügyeivel kapcsolatos feladatok ellátását, kapcsolatot tart az Önkormányzat jogi képviseletét ellátókkal Előkészíti és végrehajtja a részben, vagy 100%-ban az Önkormányzat tulajdonát képező társasházak társasházi közgyűlési határozataival összefüggésben önkormányzati tulajdoni hányaddal kapcsolatos tulajdonosi döntéseket, Kapcsolatot tart az ERVA NZrt.-vel a 100 %ban az Önkormányzat tulajdonát képező társasházak társasházi közgyűlési határozatai 15 / 32
EN; LI;
LI; GZs; VZs
LI
SzZs
LI; GZs
SzZs
LI
EN; MTZs;
LI
LI; SI
LI
LI; SI
végrehajtása érdekében, Közreműködik a társasházi alapító okiratok elkészítésében, módosításában. Az Önkormányzat részére szerződés alapján vagyongazdálkodási, városüzemeltetési, illetve városfejlesztési feladatokat ellátó, közvetlenül, vagy közvetve 100 %-os önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal kapcsolatos feladatok Kapcsolatot tart az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal részére szerződés alapján vagyongazdálkodási, városüzemeltetési, illetve városfejlesztési feladatokat ellátó, közvetlenül, vagy közvetve 100 %-os önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságokkal (a továbbiakban gazdasági társaságok). Ellátja az Önkormányzat számára vagyonkezelési, városüzemeltetési, illetve városfejlesztési feladatokat ellátó gazdasági társaságokkal történő együttműködéssel kapcsolatos feladatokat, így különösen: a gazdasági társaságok által készített képviselőtestületi, bizottsági előterjesztések, rendelettervezetek szakmai és jogi kontrollját, a gazdasági társaságok és Erzsébetváros Önkormányzata, illetve az Erzsébetvárosi Polgármesteri Hivatal között megkötendő jogügyletek szakmai és jogi kontrollját, a jogügyletek végrehajtásának ellenőrzését, azok teljesítésének igazolását, valamint az Önkormányzat részére végzett feladatok koordinálását, figyelemmel kíséri a tulajdonosi döntések végrehajtását. Ennek keretén belül jogosultsága kiterjed a gazdasági társaságok által ellátandó egyes feladatokkal kapcsolatos utasítás adási, illetve tájékoztatáskérési jogosultságra, valamint az ezekhez kapcsolódó 16 / 32
LI
GZs
GZs; SzR, WV
dokumentumok, közbenső intézkedések kiadmányozási jogára. Részt vesz az Önkormányzat, Polgármesteri GZs Hivatal költségvetésének a gazdasági társaságokat érintő tételei kidolgozásában. Szakmai és törvényességi kontrollt gyakorol a GZs gazdasági társaságok Képviselő Testület, illetve Képviselő-testület bizottságai részére készített előterjesztések vonatkozásában. Részt vesz a gazdasági társaságokkal kötendő GZs szerződések, azok módosításai előkészítésében, ellenőrzi a gazdasági társaságok szerződésszerű teljesítését, igazolja teljesítésüket. Az Iroda fent említett feladatai ellátásához a GZs gazdasági társaságoktól bármely, a gazdasági társaság által ellátott tevékenységgel, intézett üggyel kapcsolatban minden szükséges információt, tájékoztatást bekérhet (pl. éves költségvetés, üzleti terv, ezek teljesítése, beleértve időarányos teljesítést is, stb.). Lakásés helyiséggazdálkodással, elidegenítéssel kapcsolatos feladatok Közreműködik az Önkormányzat tulajdonát GZs; LI képező lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek bérbeadásával és a bérbeadói jogok gyakorlásával és elidegenítésével kapcsolatos feladatok ellátásában. Az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal, illetve az Önkormányzat intézményei pályázati tevékenységével kapcsolatos feladatok Ellátja az Önkormányzat, a Polgármesteri VZs Hivatal, illetve az Önkormányzat intézményei pályázati tevékenységével kapcsolatos feladatokat, melyek ellátását a Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzatának Pályázati Szabályzatáról szóló 20/2013. számú Polgármesteri és Jegyzői 17 / 32
TÉ GZs
GZs; WV; SzR
GZs
GZs; LI
SzE
együttes intézkedés a Városgazdálkodási Iroda feladatkörébe utalja. Az Önkormányzat által lakóközösségek, illetve az Önkormányzat intézményei részére növényesítéshez és biztonsági berendezések létesítéséhez nyújtott támogatásokkal kapcsolatos feladatok Ellátja az Önkormányzat által a lakóközösségeknek és az önkormányzati intézményeknek nyújtandó növényesítési támogatással kapcsolatos feladatokat, Ellátja az Önkormányzat által a lakóközösségeknek, önkormányzati intézményeknek biztonsági berendezések létesítéséhez nyújtandó támogatásokkal kapcsolatos feladatokat. Általános környezetvédelemmel kapcsolatos feladatok Ellátja a környezetvédelem általános szabályairól szóló 1995. évi LIII. törvény és a fás szárú növények védelméről szóló 346/2008.(XII.30.) Kormányrendelet által meghatározott, a Jegyző által ellátandó feladatés hatásköröket Közreműködik az Önkormányzat környezetvédelmi programjának kidolgozásában és végrehajtásában Közreműködik az Önkormányzat Környezetvédelmi Alapjával kapcsolatos feladatok ellátásában Növényvédelemmel kapcsolatos feladatok Ellátja a parlagfű elleni közérdekű védekezés végrehajtásának, valamint az állami illetve a közérdekű védekezés költségei megállapításának és igénylésének részletes szabályairól szóló 221/2008.(VIII.30.) Kormányrendelet által meghatározott, a Jegyző által ellátandó feladatokat- és hatásköröket. 18 / 32
GZs
WV
GZs
WV
GZs
SzR
GZs
SzR
GZs
SzR
GZs
SzR
Közreműködik az önkormányzati tulajdonú közterületi zöldfelületek fenntartásával kapcsolatos feladatok ellátásában Az önkormányzati tulajdonú közterületeken található játszóterek fenntartásával, karbantartásával kapcsolatos feladatok Folyamatosan ellenőrzi az önkormányzati GZs tulajdonú, közterületeken található játszóterek állapotát. Ellenőrzi, hogy az Önkormányzat részére szerződés alapján a játszóterek fenntartásával, karbantartásával kapcsolatos feladatokat ellátó szervezet eleget tesz-e a szerződésben vállalt kötelezettségeinek. Amennyiben ellenőrzése során a játszóeszközök javítását, vagy cseréjét tartja szükségesnek, felhívja a fenntartási, karbantartási feladatokat ellátó szervezetet a játszóeszköz cseréjének, illetve javításának elvégzésére. Amennyiben az ellenőrzése során azt tapasztalja, hogy a fenntartási, karbantartási feladatokat ellátó szervezet a tevékenységét nem szerződésszerűen végzi, felhívja a szervezetet a szerződésszerű teljesítésre. Köztisztaság és a településtisztaság biztosításával kapcsolatos feladatok Folyamatosan ellenőrzi, hogy az önkormányzati tulajdonú közterületek részére szerződés alapján takarítási, köztisztasági feladatokat ellátó szervezet eleget tesz-e a szerződésben vállalt kötelezettségeinek. Amennyiben az ellenőrzése során azt tapasztalja, hogy a takarítási, köztisztasági feladatokat ellátó szervezet a tevékenységét nem szerződésszerűen végzi, felhívja a szervezetet a szerződésszerű teljesítésre.
19 / 32
GZs
SzR
SzR
GZs
WV
Közreműködik a közterület tisztántartásával és a lomtalanítási akciókkal kapcsolatos feladatok ellátásában Hulladékgazdálkodással kapcsolatos feladatok Ellátja a hulladékokról szóló 2012. évi CLXXXV. törvény által meghatározott, közterületen jogellenesen elhelyezett, illetve elhagyott hulladékokkal és azok elszállításával kapcsolatos önkormányzati feladatokat Rendőrséggel, közbiztonsággal, közterület-felügyelettel, köztisztaság biztosításával kapcsolatos feladatok Közreműködik a rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvényben meghatározott önkormányzati feladatok ellátásában A közterületek tisztaságával és a közterületek rendjének biztosításával kapcsolatos önkormányzati feladatok hatékony ellátása céljából kapcsolatot tart Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzata Közterület-felügyeletével Ellátja a Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzata Képviselőtestületének a közösségi együttélés alapvető szabályairól és ezek elmulasztásának jogkövetkezményeiről szóló 2/2013.(I.25.) önkormányzati rendelete által meghatározott hatósági eljárás lefolytatásával kapcsolatos feladatokat. Közútkezelői, közút nem közlekedés céljára történő igénybevételével kapcsolatos feladatok Ellátja a közúti közlekedésről szóló 1988. évi I. tv. törvény, a Nemzeti Közlekedési Hatóságról szóló 263/2006.(XII.20.) Kormányrendelet, a közúti közlekedésről szóló 1988. I. törvény végrehajtásáról szóló 1/1975.(II.5.) KPM-BM együttes rendelet, valamint a Budapest 20 / 32
GZs
WV
GZs
WV
GZs
WV
GZs
WV
GZs
WV; SzR
LI
GJ
Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzata Képviselő-testületének Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzata tulajdonában lévő közterületek használatáról és rendjéről szóló önkormányzati rendelet által meghatározott, a Jegyző által ellátandó, valamint önkormányzati feladat- és hatásköröket. Közbeszerzésekkel kapcsolatos feladatok Elkészíti az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal éves közbeszerzési tervét; Előkészíti és lebonyolítja az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal közbeszerzéseit; Közreműködik azon közbeszerzési műszaki dokumentáció előkészítésében, melyekben a közbeszerzés tárgya szerinti szakiroda a Városgazdálkodási Iroda; Elkészíti az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal közbeszerzéseiről az éves statisztikai jelentést és megküldi Közbeszerzési Hatóság részére; Kapcsolatot tart az Önkormányzat részére megbízási szerződés alapján közbeszerzési szakértői tevékenységet végző szakértővel. Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyek ellátásért a Budapest Főváros VII. kerület Erzsébetváros Önkormányzata 100/2012.(II.27.) számú határozatával elfogadott és a 232/2012.(IV.26.), az 517/2012.(IX.20.) 693/2013.(X.31.) és 124/2014.(IV.29.) sz. határozataival módosított Közbeszerzési és Beszerzési Szabályzatában foglaltak szerint az Iroda a felelős. Az Önkormányzat beruházásaival kapcsolatos feladatok Közreműködik az Önkormányzatnak és a Polgármesteri Hivatalnak az Iroda feladat- és 21 / 32
VZs VZs VZs
külsős partner; DD DD
VZs
DD
VZs
DD
VZs
DD
VZs
HP; CsS;
hatáskörébe tartozó beruházásaival kapcsolatos közbeszerzései előkészítésében. Lebonyolítja az Önkormányzatnak és a Polgármesteri Hivatalnak az Iroda feladat- és hatáskörébe tartozó beruházásaival kapcsolatos engedélyezési eljárásait. Közreműködik az Önkormányzatnak és a Polgármesteri Hivatalnak az Iroda feladat- és hatáskörébe tartozó beruházásai lebonyolításában. Közreműködik az Önkormányzatnak és a Polgármesteri Hivatalnak az Iroda feladat- és hatáskörébe tartozó műszaki ellenőri feladatainak az ellátásában. Gondoskodik az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal beruházásai üzembe helyezési okmányainak elkészítéséről. Teljesíti az önkormányzati beruházásokkal kapcsolatos statisztikai adatszolgáltatásokat a KSH részére. Településfejlesztéssel kapcsolatos feladatok Közreműködik az Önkormányzat vagyongazdálkodási koncepciójának elkészítésében és a koncepcióban foglaltak végrehajtásában. Közreműködik az Önkormányzat középtávú gazdasági programjának összeállításában és a programban foglaltak végrehajtásában, Közreműködik az „Erzsébet Terv” összeállításában és az „Erzsébet Tervben” foglaltak végrehajtásában.
DD; VZs
HP; CsS;
VZs
HP; CsS;
VZs
HP; CsS;
VZs
HP; CsS;
VZs
SzZs; CsS;
VZs; LI
GZs;
VZs; GZs; LI
VZs
VZs
VZs
VZs
A Városgazdálkodási Irodán megállapítható, hogy az iroda feladatai teljes körűen szét vannak osztva a dolgozók között. A munkaköri leírások az adott ügyrendben leírt – feladatot részletesebben részelemeire lebontva tartalmazzák. 22 / 32
Az ügyrend egy nagyon részletes az iroda összes feladatát magába foglaló munkafolyamat leírást tartalmaz. A leírás részletesen megmutatja, hogy egy adott feladat elvégzése közben milyen folyamatokat kell ellátni, kezdve az irodavezető kiszignálásától egészen a feladat elvégzésének végéig. Az irodavezető felügyeletével három irodavezető-helyettes koordinálja az iroda munkatársai által elvégzett munkafolyamatokat. A helyettesek egy-egy nagyobb feladatcsoport ellátásáért felelősek, ők irányítják az ezen feladatkörben dolgozók munkáját, sőt maguk is közvetlenül végeznek a területhez tartozó feladatot.
23 / 32
V. Üzemeltetési és Ügyviteli Iroda Elmondható, hogy míg a Polgármesteri Hivatal többi irodája önkormányzati és államigazgatási feladatok elvégzéséért felelős, addig ez az iroda a Hivatal belső működésének folyamatos biztosításáért. Ezen iroda feladata a Hivatal zavartalan működésének biztosítása, mely alapvető fontosságú, hogy a Hivatal többi Irodája a saját feladatát magas színvonalon végezhesse. Az Iroda feladatai három fő területre oszthatók, úgymint: üzemeltetés, informatika és ügyvitel. A feladatok megoszlását az alábbi tartalmazza:
Feladat
koordinál ó irodavez etőhelyettes
feladatot végző munkatárs
1. Az üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok Ellátja a Hivatal irodaházainak (Bp. VII. ker. Erzsébet krt. 6.; Bp. VII. Garay u. 5.) működtetési, üzemeltetési feladatait. Ellátja az Önkormányzat üdülőinek (SzlovákiaRuzina, Miskolctapolca, Iglói út 24.) és gyermeküdülőjének (Balatonmáriafürdő) működtetési, műszaki üzemeltetési feladatait. Gondoskodik a fűtés és világítási rendszerek, a telefonközpont és a hozzájuk tartozó berendezések üzemkész állapotáról és működőképességéről. Előkészíti a tervezhető karbantartási feladatokat: kazánok, fűtőberendezések, felvonók, 24 / 32
minden dolgozó Irodavezető
KL; MT; MÁ SL; MT; MÁ
klímaberendezések, fénymásolók vonatkozásában. Intézkedik váratlan meghibásodások esetén a javítások soron kívüli elvégzéséről. Javaslatot tesz az eszközök és berendezési tárgyak cseréjére, fejlesztésére. Az épület (épületrész) felújításánál javaslatot tesz az infrastruktúrafejlesztésére. Gondoskodik a hivatali gépkocsik üzemképes állapotáról és az azokkal kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátásáról (biztosítás, üzemanyag elszámolás). Gondoskodik a villamos biztonságtechnika által előírt szabályok betartásáról (érintésvédelem, szabványosság). A tűzvédelmi és munkavédelmi szemléken részt vesz, a szabályzatokban foglaltakat végrehajtja. Biztosítja a központi fénymásolók működését, az üzemképesség fenntartását, a szükséges anyagokkal történő ellátását. Vezeti a telefonrendszerekkel kapcsolatos nyilvántartásokat. Szervezi az irodaházak takarítását és ellenőrzi azokat. Gondoskodik a telefonközpontok és a hozzájuk tartozó berendezések üzemkész állapotáról és működőképességéről. Ellátja a mobiltelefonok használatával, javításával, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat. Vezeti a telefonrendszerekkel kapcsolatos nyilvántartásokat. A beszerzett eszközök bevételezését elvégzi, az analitikai vagyon nyilvántartását vezeti. A leltározási szabályzat szerint a leltárt előkészíti, összesítését és értékelését elvégzi. Koordinálja az őrzési feladatokat. A hivatal tárgyi feltételeinek biztosításához szükséges beszerzéseket elvégzi (irodaszer, bútor, gép, folyóirat, titkárságok ellátmánya). Az elhasználódott eszközöket elkülönítve összegyűjti, 25 / 32
SL; MT KL; TI SL; MÁ SL; MT
SL SL; MÁ MT; MÁ TI; MT SL TI; MT TI; MT TI; MT TI TI TI KL, TI KL; TI
a szükséges szakvélemények beszerzése után a selejtezést lefolytatja. A hivatal költségvetés készítésében részt vesz, az előirányzatok felhasználását követi. Kezdeményezi és előkészíti a feladatkörébe utalt szakterületet érintő szabályzatokat, utasításokat, döntéseket. Felelős a feladatkörébe tartozó feladatok ellátásáért, továbbá a jogszabályok, a belső szabályzatok, utasítások által a hatáskörébe utalt jogkörök gyakorlásáért.
KL; TI KL; TI; DE KL; TI; DE
2. Informatikai feladatok Biztosítja a számítógépes hálózat zavartalan működését. Kapcsolatot tart a munkahelyi információs rendszer fejlesztésében közreműködő külső szervekkel, figyelemmel kíséri munkájukat. Közreműködik az elektronikus ügyintézés informatikai feltételeinek megteremtésében. Részt vesz a Hivatalnál bevezetésre alkalmas számítógépes rendszerek előkészítésében, más szervektől átvett rendszerek helyi adaptálásában. Kidolgozza a számítástechnika alkalmazására, továbbfejlesztésére irányuló tervjavaslatokat. Véleményezi a külső szervek számítástechnikai ajánlatait. Részt vesz a Hivatal informatikai stratégiájának felülvizsgálatában. Kezdeményezi és előkészíti a feladatkörébe tartozó szakterületet érintő szabályozásokat, utasításokat, intézkedéseket, döntéseket. Kapcsolatot tart a felelősségi körét érintő külső szervekkel, személyekkel, belső szervezeti egységekkel. Gondoskodik a Hivatalban használt szoftverek hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a 26 / 32
Rendszerg azda Rendszerg azda
BP; TD
Rendszerg azda Rendszerg azda
BP; TD
Rendszerg azda Rendszerg azda Rendszerg azda Rendszerg azda
BP; TD
Rendszerg azda
BP; TD
Rendszerg azda
BP; TD
BP; TD
BP; TD
BP; TD BP; TD BP; TD
belső név- és címtárak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról. A honlap teljesítményének és hatékonyságának mérésére ügyiratforgalmi statisztikát készít. Felelős a feladatkörébe tartozó feladatok ellátásáért, továbbá a jogszabályok, a belső szabályzatok, utasítások által a hatáskörébe utalt jogkörök gyakorlásáért. Javaslatot tesz az informatikai terület éves költségvetési előirányzataira. Informatikai eszközök leltározása, selejtezése Új eszközök beszerzése
Rendszerg azda Rendszerg azda
BP; TD
Rendszerg azda Rendszerg azda Rendszerg azda
BP; TD
BP; TD
BP; TD BP; TD
3.Ügyviteli feladatok felsorolása: a Hivatalhoz érkezett postai küldemények átvétele, a DE postai, valamint a központi iktatóban leadott iratok, küldemények érkeztetése, szervezeti egységenként történő elosztása, iktatása, ügyintézésre a szervezeti egységekhez történő továbbítása, a kimenő iratok, kiadmányok postázása, futárpostai küldemények kézbesítése, az irat kiadása, visszavétele, 3 hónapon túl az ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása és az ügyintéző felettesének az értesítése, az irattár működtetése és kezelése, selejtezése és a levéltárba adás lebonyolítása. A szervezeti egységek/ügyintézők feladata az irat átvétele és ügy elintézése, kiadmányozás, az iratkezelési szoftver munkanapló moduljának kitöltése, kezelése, a kimenő iratok postázáshoz történő előkészítése, a lezárt valamint a határidős ügyek továbbítása az Ügyviteli Irodához. a szervezeti egységeknél készült és más szervtől, DE illetve személytől érkezett küldemény (ek) átvétele, bontása, nyilvántartása (érkeztetés, iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése, 27 / 32
GM; FÉ; SZL; GGy;TZS, KMG; SZP; HMMWZs; PM; RA
GM; FÉ; SZL; GGy;TZS, KMG; SZP;
selejtezése, valamint ezek ellenőrzése, a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) DE nyilvántartása, a bélyegzők selejtezése (a címert és bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzők kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője, a 3 hónapon túl ügyintézőnél lévő irat nyilvántartása, DE és erről a közvetlen vezető tájékoztatása. az iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása. A DE hivatal feladat és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre -egyedi tárgyra- vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy kiadmány-tervezet a legfelső. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket, valamint a hivatal irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat az iktatás során az iktató szoftver az irattári terv alapján irattári tételekbe sorolja, és irattári tételszámmal látja el. Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni.
28 / 32
HMMWZs; PM; RA HMM
DE GM; FÉ; SZL; GGy; TZS, KMG; SZP; HMM; WZs; PM; RA
gondoskodni arról, hogy a hivatalhoz érkezett, ott DE keletkező, illetve onnan továbbított irat: -
-
-
GM; FÉ; SZL; GGy;TZS, KMG; SZP; HMMWZs; PM; RA
azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető, kezeléséért fennálló személyi felelősség mindenkor, és egyértelműen megállapítható legyen, szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges feltételek biztosítottak legyenek, a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári anyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen, az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő támogatást biztosítson.
A feladat kiosztásánál megfigyelhető, hogy a három terület szinte teljesen elkülönül egymástól. A Hivatal informatikai ellátottságáért, a számítógépes hálózat
zavartalan
működéséért,
két
informatikus
felel
a
rendszergazda
vezetésével. Az üzemeltetési feladatokat maga az irodavezető koordinálja. A feladat nagyon sokrétű és rendkívül nagy figyelmet, gyors reagálást kíván meg. Ide tartozik a hivatali gépjárművek zavartalan működésétől kezdve, a hivatal épületének a fűtésén át, az olyan egyszerűnek tűnő dolgokig minden, mint az hogy minden dolgozónak legyen megfelelő széke és asztala. 29 / 32
A harmadik nagy terület az ügyviteli részleg, mely a hivatal többi irodája által ellátott feladatok során keletkező ügyiratokat kezeli, a beérkező iratokat iktatja, és szétosztja. Az ügyviteli feladatokat az iroda egyetlen helyettese koordinálja. A
munkatársak
munkaköri
leírásai
illeszkednek
meghatározott feladatokhoz.
30 / 32
az
iroda
ügyrendjében
VI. Megállapítások javaslatok Az
Üzemeltetési
és
Ügyviteli
Iroda
feladata
három
nagyon
élesen
elhatárolható feladatcsoportból áll. Az egyik legnagyobb veszély az Iroda feladatvégzése szempontjából éppen ebből adódik. Amíg a feladatcsoportokon belül dolgozó munkatársak el tudják végezni a feladatukat és a munkatársak kiesése esetén is tudják helyettesíteni egymás, addig nincs semmi probléma. Ám hirtelen megnövekedett munkamennyiség esetén, vagy nagyobb arányú létszám csökkenés esetén, csak nagyon nehezen és lassan lenne megoldható, hogy az iroda más „egységeitől” irányítson át munkaerőt az Irodavezető. Munkaszervezés
szempontjából
az
egyik
legnagyobb
probléma,
hogy
az
irodavezető közvetlenül irányítja az üzemeltetési feladatok ellátását, vagy lát el üzemeltetési feladatokat, és így már nem jut elég ideje és energiája az iroda másik két területének a figyelemmel kisérésére, ellenőrzésére. Mindenképp javaslom egy irodavezető-helyettes kinevezését az üzemeltetési feladatok koordinálására, ezáltal az irodavezetőnek több lehetősége nyílna a mindennapi feladatok helyett stratégiai döntések kezdeményezésére és meghozatalára. Az iroda feladatai közül - mivel a fő profilja a hivatal üzemeltetése – célszerű lenne átadni az Önkormányzat üdülőinek üzemeltetését az Önkormányzat 100% tulajdonában lévő, az Önkormányzat tulajdonában lévő épületek karbantartásával és üzemeltetésével foglalkozó társaságának. A Városgazdálkodási Iroda a szerteágazó feladatai okán akkor tud hatékonyan működni, ha az irodavezető és helyettesei rendszeresen egyeztetéseket 31 / 32
tartanak, melyeken az irodavezető ismerteti a stratégiai irányokat és célokat; a helyettesek pedig az általuk koordinált területeken felmerülő problémákat, az aktuálisan elvégzendő feladatokat. Az iroda szerteágazó és sokrétű feladatának megfelelő színvonalú ellátása a hatékony működés szempontjából rendkívüli jelentőséggel bír. A gördülékeny munkavégzés érdekében relevanciával bír a pontos és gyakori kommunikáció, valamint a bizalom a vezető és helyettesei között. Szintén veszélyt rejthet magában, ha az irodavezető-helyettesek olyan mértékben
látnak
el
közvetlenül
feladatokat,
amely
már
a
területük
koordinálásának, és ezáltal a területük hatékonyságának a kárára menne.
32 / 32
