PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN 1.0
TUJUAN Garis panduan ini menerangkan kaedah permohonan perjalanan ke luar negara untuk menghadiri seminar/konferensi/bengkel/lawatan teknikal dengan menggunakan peruntukan geran penyelidikan.
2.0
TERMINOLOGI DAN GLOSARI PTJ KP RMC TPGP TNCPI JKKSKBL Event Perjalanan
Geran penyelidikan
3.0
4.0
: : : : : :
Pusat Tanggungjawab iaitu Fakulti, Institut, Akademi dan Sekolah Ketua Projek/Penyelidik Pusat Pengurusan Penyelidikan Timbalan Pengarah (Geran Penyelidikan), RMC Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) Jawatankuasa Kerja Seminar / Konferensi / Bengkel / Lawatan Ke Luar Negara : Aktiviti yang dihadiri atau dilaksanakan di luar negara selain Malaysia : Perjalanan ke luar negara bermaksud untuk menghadiri seminar / konferensi / bengkel / lawatan teknikal / kongres / simposium / kolokium / persidangan yang berkaitan dengan projek penyelidikan yang dijalankan serta lawatan rasmi (yang diarahkan oleh pihak berkuasa). : Geran yang di bawah pengurusan RMC seperti Science Fund, geran Fundamental, geran Universiti Penyelidikan, SAGA, TORAY-MTSF, MAKNA, FELDA dan lain-lain geran yang mungkin diperoleh dari semasa ke semasa tetapi tidak termasuk geran antarabangsa atau menggunakan peruntukan tabung amanah
TANGGUNGJAWAB 3.1
Timbalan Pengarah (Geran Penyelidikan), menentukan garis panduan ini dipatuhi.
RMC
adalah
bertanggungjawab
3.2
Sesiapa yang terlibat dengan pengurusan permohonan perjalanan ke luar negara dengan menggunakan peruntukan daripada geran penyelidikan.
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen -
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
Tajuk Dokumen Garis panduan penaja geran Polisi Penyelidikan UPM Pelan Strategi UPM
1 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN 5.0
PANDUAN PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 5.1
Pemohon hendaklah memenuhi syarat-syarat permohonan yang berikut: 5.1.1 Pemohon adalah pegawai akademik atau felo penyelidik yang berjawatan tetap /kontrak. 5.1.2 Pemohon mempunyai geran penyelidikan atau peruntukan lain yang mencukupi untuk menampung kos perjalanan meliputi tambang pengangkutan, penginapan, yuran seminar dan yuran berkaitan. 5.1.3 Pemohon membuat perjalanan ke luar negara dengan tujuan untuk membentangkan kertas kerja atau poster, menghadiri mesyuarat/bengkel, atau membuat lawatan teknikal iaitu sebahagian daripada keperluan penyelidikan sebagaimana yang dinyatakan dalam cadangan asal penyelidikan (Proposal).
5.2
Pemohon hendaklah memenuhi kriteria atau kelayakan yang ditetapkan seperti berikut: 5.2.1 pensyarah muda lantikan baharu; 5.2.2 pegawai daripada sektor industri yang baru dilantik menyertai UPM (bidang akademik); 5.2.3 pegawai akademik UPM yang telah dipinjamkan oleh agensi di luar UPM / sektor industri dan kini berkhidmat semula di UPM; 5.2.4 pegawai bukan akademik UPM yang mempunyai pengalaman kurang daripada 3 tahun dan baharu menyertai bidang akademik di UPM. 5.2.5 pegawai akademik daripada IPTA/IPTS lain yang bertukar ke UPM dinilai mengikut kelayakan hasil penerbitan yang sedia ada selain mempunyai pengalaman di dalam bidang akademik.
5.3
Pemohon hendaklah memenuhi syarat perkhidmatan seperti yang berikut: 5.3.1 Pegawai yang berkhidmat melebihi 5 tahun mesti mempunyai sekurangkurangnya 3 hasil penyelidikan yang terdiri dari sekurang-kurangnya 1 jurnal penyelidikan dan hasil penyelidikan lain seperti paten pending / anugerah penyelidikan / bab dalam buku ilmiah penyelidikan yang berbeza / buku
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
2 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN ilmiah penyelidikan sebagai penulis dalam tempoh 3 tahun terakhir dari tarikh permohonan; 5.3.2 Pegawai yang berkhidmat 3 tahun tetapi kurang daripada 5 tahun mesti mempunyai sekurang-kurangnya 2 hasil penyelidikan yang terdiri dari sekurang-kurangnya 1 jurnal penyelidikan dan hasil penyelidikan lain seperti paten / anugerah penyelidikan / bab dalam buku ilmiah penyelidikan yang berbeza / buku ilmiah penyelidikan sebagai penulis dalam tempoh 3 tahun terakhir dari tarikh permohonan; 5.3.3 Pegawai yang berkhidmat antara 2 hingga 3 tahun mesti mempunyai sekurang-kurangnya 1 hasil penyelidikan yang terdiri dari jurnal penyelidikan / paten / anugerah penyelidikan / bab dalam buku ilmiah penyelidikan yang berbeza / buku ilmiah penyelidikan sebagai penulis dalam tempoh 2 tahun terakhir dari tarikh permohonan; 5.3.4 Pegawai yang berkhidmat kurang daripada 2 tahun boleh dipertimbangkan walaupun mereka tiada hasil penyelidikan. 5.4
Pegawai yang membuat perjalanan ke luar negara layak mendapat pembiayaan seperti berikut: 5.4.1 Bayaran tambang kapal terbang Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) pada harga termurah mengikut zon yang telah ditetapkan bagi sesuatu negara kecuali mendapat kebenaran secara bertulis daripada MAS untuk menggunakan syarikat penerbangan yang lain. Profesor layak mendapat tambang kelas perniagaan manakala pegawai lain mendapat kelas ekonomi atau tertakluk mengikut syarat – syarat penaja geran. 5.4.2 Bayaran makan dan penginapan mengikut peraturan yang berkuatkuasa serta bayaran lain seperti tambang teksi, bas, keretapi, tol dan sebagainya 5.4.3 Perbelanjaan ke luar negara jika menggunakan sumber geran utama adalah seperti yang berikut: Geran Sciencefund (i) Had peruntukan yang layak diluluskan adalah 15% daripada jumlah keseluruhan peruntukan yang diterima atau RM30,000.00 mana – mana nilai terendah. (ii) Penggunaan untuk perjalanan ke luar negara hanya layak digunakan sekali sahaja sepanjang tempoh projek maksimum dua orang ahli projek
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
3 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN (Ketua dan ahli) sahaja yang boleh pergi menghadiri satu konferensi yang sama pada tarikh dan tempat yang sama. Geran Fundamental (i) Had peruntukan yang layak diluluskan adalah 20% daripada jumlah keseluruhan peruntukan yang diterima atau RM15,000.00 mana – mana nilai terendah. (ii) Perjalanan ke luar negara dibenarkan tertakluk kepada kecukupan dana yang telah dipohon. (iii) Hanya KP sahaja dibenarkan menggunakan peruntukan tersebut bagi tujuan perjalanan ke luar negara sepanjang tempoh projek. (iv) Ahli penyelidik yang ingin menggunakan peruntukan Fundamental untuk tujuan perjalanan ke luar negara perlu mendapatkan surat kebenaran daripada KP dan seterusnya dimajukan kepada TPGP bagi mendapatkan kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi. Geran–geran lain (i) Kelulusan peruntukan tertakluk pada syarat yang telah dinyatakan dalam kertas cadangan atau pihak penaja geran yang berkenaan. 5.4.4 Pegawai yang menerima peruntukan universiti untuk menampung kos perjalanan ke luar negara boleh mengambil peruntukan penyelidikan masingmasing (sekiranya ada) bagi membiayai kekurangan kos tersebut; 5.4.5 Kekerapan perjalanan ke luar negara adalah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan oleh penaja geran penyelidikan yang berkenaan. 5.5
Tempoh perjalanan adalah mengikut tarikh event yang berlangsung 5.5.1 Tambahan 1 hari jika perjalanan kurang daripada 12 jam. 5.5.2 Tambahan 2 hari jika perjalanan melebihi 12 jam. 5.5.3 Tambahan hari yang diperlukan semasa perjalanan boleh diluluskan sekiranya pemohon mengemukakan permohonan semasa menyerahkan permohonan menghadiri event. 5.5.4 Tambahan hari yang diperlukan untuk lawatan teknikal / lawatan
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
4 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN penyelidikan selepas event berlangsung (selain lawatan) boleh diluluskan sekiranya pemohon mengemukakan permohonan semasa menyerahkan permohonan menghadiri event. 5.5.5 Aktiviti rasmi sebelum persidangan boleh diambil kira dalam kelulusan penyertaan seperti lawatan, perjumpaan, mesyuarat pra-bengkel dan sebagainya. 5.5.6 Mengemukakan bukti serta dokumentasi tentang aktiviti jaringan yang telah dibuat dengan pakar luar negara termasuk senarai nama, curriculum vitae pakar luar, database contacts dan sebagainya. 5.6
Mana-mana penyelidik atau pegawai akademik yang ingin menghadiri lebih daripada satu persidangan di luar negara perlu memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi: 5.6.1 Penyelidik yang akan menghadiri dua persidangan/ seminar yang berasingan tetapi di satu tempat yang sama dalam masa yang terdekat antara konferensi tersebut; 5.6.2 Kelulusan kewangan terhad kepada syarat-syarat di dalam peruntukan geran penyelidikan dan garis panduan yang sedia ada; 5.6.3 Tempoh 6 hari maksimum boleh dilanjutkan sehingga 14 hari dengan kebenaran Naib Canselor; 5.6.4 Tempoh melebihi 14 hari perlu mendapatkan kebenaran pihak Kementerian Pengajian Tinggi (KPT); 5.6.5 Kebenaran hanya diberikan untuk menghadiri satu konferensi bagi satu projek penyelidikan sahaja
5.7
Mana-mana penyelidik atau pegawai akademik yang ingin menghadiri persidangan secara video perlu memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi: 5.7.1 Pemohon terlebih dahulu perlu mendapatkan kebenaran daripada pihak penganjur untuk memilih kaedah persidangan melalui video atau perbualan telefon; 5.7.2 Pemohon hanya dikehendaki membayar yuran pendaftaran untuk menerbitkan kertas kerja tetapi tidak menghadiri persidangan ke luar negara; 5.7.3 Pemohon mempunyai prasarana, teknologi atau kemudahan yang baik untuk mengikuti persidangan secara video atau atas talian;
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
5 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN 5.7.4 Perlu meneliti faktor kos peruntukan tambahan elaun kerja lebih masa bagi bantuan khidmat sokongan di luar waktu bekerja rasmi (jika diperlukan); 5.7.5 Meneliti kemudahan staf sokongan yang sedia ada dan bantuan teknikal yang diperlukan daripada PTJ yang berkaitan; dan 5.7.6 Pemohon harus mematuhi polisi ICT yang telah disediakan oleh UPM.
6.0
KELULUSAN PERMOHONAN 6.1
Pemohon perlu mengisi Borang Permohonan Hadiri Seminar/ Konferensi/ Bengkel/Lawatan Luar Negara (PU/PY/BR30/SKBL) dan hendaklah mendapat sokongan dan pengesahan terlebih dahulu daripada Ketua Jabatan/TDP (P&I) dan Ketua PTJ berkenaan.
6.2
Sekiranya projek berkumpulan, pegawai hendaklah mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada KP bagi memastikan baki peruntukan sentiasa mencukupi dalam satu-satu masa Pegawai hendaklah mendapatkan pengesahan baki peruntukan penyelidikan mereka daripada Bendahari Zon masing-masing seperti yang diperlukan dalam borang permohonan sebelum mengemukakan permohonan ke RMC.
6.3
6.4
Pegawai hendaklah membuat pemindahan di antara Siri-J ke RMC atau MOSTI jika peruntukan Siri-J berkenaan tidak mencukupi.
6.5
Jika pemindahan Siri-J tidak diluluskan, segala perbelanjaan berkaitan dengan perjalanan tersebut adalah atas tanggungan pegawai.
6.6
Permohonan SKBL dihantar melalui PTJ seawal dua (2) bulan sebelum tarikh ke luar negara, kecuali bagi kes-kes khas seperti pemohon mendapat surat arahan daripada penaja untuk pergi ke konferensi berkenaan, maka borang permohonan akan diproses walaupun JKKSKBL menerima borang permohonan lewat dari jangkamasa yang ditetapkan.
6.7
Borang permohonan hendaklah dihantar kepada Urus Setia JKKSKBL selewatlewatnya dua (2) hari sebelum tarikh Mesyuarat JKKSKBL diadakan supaya pertimbangan dan kelulusan Jawatankuasa dapat diperolehi.
6.8
Pemohon akan dimaklumkan keputusan melalui surat dalam tempoh 7 hari bekerja selepas pengesahan Pengarah RMC diperolehi.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
6 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN 6.9
7.0
Pegawai/pemohon perlu mendapatkan kelulusan Naib Canselor / Kementerian Pengajian Tinggi yang mana berkenaan mengikut kategori menggunakan borang Permohonan Ke Luar Negara.
TUNTUTAN PERJALANAN 7.1
Borang tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan pada atau sebelum 10 hari bulan pada bulan berikutnya ke Pejabat Bendahari atau Pejabat Zon Kewangan di peringkat PTJ;
7.2
Dokumen yang perlu disertakan ialah: (i) kelulusan borang permohonan ke luar negara, (ii) surat kelulusan RMC (iii) salinan laporan seminar / konferensi / bengkel / lawatan (Borang Laporan Perjalanan Ke Luar Negara (PU/PY/BR31/LAPORANSKBL)) (iv) resit bayaran asal dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
7.3
8.0
Permohonan tuntutan perjalanan pegawai tidak akan diproses jika kesemua dokumen yang diperlukan tidak disertakan atau tidak lengkap.
LAPORAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 8.1
Pegawai hendaklah mengemukakan laporan dalam tempoh sebulan setelah kembali ke tanah air.
8.2
Laporan perjalanan ke luar negara bermaksud pegawai telah menghadiri seminar/ konferensi/ bengkel/ lawatan teknikal/ kongres/ simposium/ kolokium/ persidangan yang berkaitan dengan projek penyelidikan yang dijalankan serta lawatan rasmi (yang diarahkan oleh pihak berkuasa) yang perlu dilaporkan kepada pihak universiti.
8.3
Borang Laporan Perjalanan Ke Luar Negara (PU/PY/BR31/LAPORSKBL) yang telah lengkap dan salinan kertas kerja yang telah dibentangkan di luar negara hendaklah dihantar kepada Urus setia SKBL, Pusat Pengurusan Penyelidikan dengan kadar segera.
8.4
Satu salinan kertas kerja juga hendaklah dihantar kepada Ketua Seksyen, Unit Perolehan, Perpustakaan Sultan Abdul Samad, UPM untuk tujuan koleksi bahan rujukan perpustakaan.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
7 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN 8.5
9.0
Kegagalan pegawai mengemukakan laporan akan menjejaskan permohonan bantuan menghadiri seminar ke luar negara pada masa akan datang.
MENGADAKAN SEMINAR DALAMAN 9.1
Pegawai dikehendaki membentangkan satu seminar mengenai penyertaannya di event berkaitan dalam tempoh sebulan atau mengikut kesesuaian masa masingmasing setelah kembali ke tanah air.
9.2
Ketua PTJ hendaklah: 9.2.1 memastikan setiap pegawai yang telah membuat perjalanan ke luar negara dengan menggunakan geran supaya mengadakan satu seminar selepas pulang ke tanahair; 9.2.2 menentukan tarikh, masa dan tempat seminar dan perlu memaklumkan kepada Pusat Pengurusan Penyelidikan; dan 9.2.3 memaklumkan kepada semua ahli di PTJ berkaitan seminar tersebut agar ia dapat dihadiri oleh pegawai dan pelajar dan boleh dibuka kepada kakitangan PTJ lain yang berminat.
9.3
Bagi memastikan pelaksanaan seminar sebagaimana yang dirancang, pegawai hendaklah: 9.3.1 menentukan tempoh pembentangan seminar sekurang-kurangnya 30 minit (tertakluk kepada perbincangan dan budi bicara Ketua PTJ); 9.3.2 menerangkan secara ringkas tajuk ‘event’ yang dihadiri, tarikh, tempat dan nama penganjur; 9.3.3 memaklumkan tentang peserta yang terlibat di dalam ‘event’ (peserta dari UPM, Malaysia dan negara lain);
tersebut
9.3.4 menyampaikan secara ringkas kertas kerja yang telah dibentangkan di luar negara (jika ada); 9.3.5 menerangkan faedah / dapatan daripada ‘event’ tersebut (idea baru, networking dan sebagainya) kepada penyelidikan yang dijalankan, kesan kepada UPM dan masyarakat umum;
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
8 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN 9.3.6 mengemukakan cadangan berkaitan penganjuran, penyertaan serta galakan (jika perlu) bagi menggalakkan penyelidik lain menyertai ‘event’ tersebut pada masa hadapan atau lain-lain cadangan yang berkaitan; dan 9.3.7 memberikan peluang kepada para hadirin untuk mengemukakan sebarang pertanyaan berkaitan ‘event’ tersebut. 9.3.8 menghantar satu salinan pembentangan / nota perbincangan / program seminar kepada Urus setia JKSKBL, Pusat Pengurusan Penyelidikan untuk keperluan rekod kualiti fail projek yang berkaitan. Salinan boleh dalam bentuk softcopy atau hardcopy.
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
9 drp. 10
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP13/SKBL GARIS PANDUAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA MENGHADIRI SEMINAR/KONFERENSI/BENGKEL/LAWATAN 10.0
REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tempat dan Tempoh Simpanan
Tanggungjawab Menyenggara
Kuasa dan Cara Melupus
RMC
PT
Pengarah RMC
UPM/(kod PTJ)/100-36/2/2/(Nama atau Kod Geran)/(Kod Projek)
1.
Permohonan SKBL • Borang Permohonan Hadiri Seminar/Konferensi/Bengkel/Lawatan Luar Negara (PU/PY/BR30/SKBL) UPM/(kod PTJ)/100-36/2/2/(Nama atau Kod Geran)/(Kod Projek)
2.
Permohonan SKBL • Borang Permohonan Hadiri Seminar/Konferensi/Bengkel/Lawatan Luar Negara (PU/PY/BR30/SKBL) UPM/(kod PTJ)/100-36/2/1/(aktiviti)
3.
PTJ
PT
Ketua PTJ Rincih / Arkib (jika berkaitan)
5 tahun
RMC
Pengurusan SKBL • Borang Permohonan Hadiri Seminar/Konferensi/Bengkel/Lawatan Luar Negara (PU/PY/BR30/SKBL) • Borang Laporan Perjalanan ke Luar Negara (PU/PY/BR31/LAPORSKBL) • Minit Mesyuarat JKKSKBL • Surat-surat dan dokumen berkaitan
11.0
Rincih / Arkib (jika berkaitan)
5 tahun
PPT
5 tahun
Pengarah RMC Rincih / Arkib (jika berkaitan)
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
WP
Naib Canselor
03/01/2011
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
10 drp. 10
