PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP06/PANTAU GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PENYELIDIKAN 1.0
TUJUAN Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah pelaksanaan dan pemantauan penyelidikan.
2.0
3.0
TANGGUNGJAWAB 2.1
PRMC, PICC, Ketua PTJ dan TDP adalah bertanggungjawab menentukan garis panduan ini dipatuhi.
2.2
Sesiapa yang terlibat dengan pelaksanaan dan pemantauan penyelidikan perlu mematuhi garis panduan ini.
TERMINOLOGI DAN GLOSARI JKP PTJ RMC PRMC TPGP Penaja Geran TDP TNCPI PT PPT
: Jawatankuasa Penilai : Pusat Tanggungjawab iaitu Fakulti, Institut, Akademi dan Sekolah : Pusat Pengurusan Penyelidikan : Pengarah RMC : Timbalan Pengarah Bahagian Geran Penyelidikan : Terdiri daripada pihak awam dan swasta : Timbalan Dekan PTJ yang bertanggungjawab di dalam portfolio penyelidikan dan inovasi di PTJ : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) : Pegawai Tadbir : Penolong Pegawai Tadbir
PTPO
: Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)
KP
: Ketua Projek / Ketua Program
Penyelidik
Ahli kumpulan penyelidikan (penyelidik bersama, pelajar : siswazah,pembantu penyelidik, Felo Penyelidik dan Pasca Doktoral)
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
1 drp. 8
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP06/PANTAU GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PENYELIDIKAN 4.0
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen (PY/GP06/REKABENTUK) -
5.0
Tajuk Dokumen Garis Panduan Pelaksanaan Reka Bentuk dan Pembangunan Penyelidikan Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / Kertas Cadangan Penyelidikan yang diluluskan dan muktamad Dokumen Perjanjian Penyelidikan Garis panduan penaja geran Polisi Penyelidikan UPM Pelan Strategi UPM
PANDUAN PELAKSANAAN PENYELIDIKAN 5.1
Laksana penyelidikan sepertimana di dalam Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / kertas cadangan penyelidikan yang diluluskan dan muktamad atau dokumen perjanjian penyelidikan yang telah ditandatangani. - KP
5.2
Isi Borang Permohonan Keperluan Sumber Penyelidikan (PU/PY/BR11/SUMBER) untuk membuat perolehan aset dan peralatan. - KP
5.3
Rekod kerja-kerja penyelidikan dalam Buku Rekod Aktiviti Penyelidikan (PY/BL01/BUKUREKOD) dan lapor secara berkala status penulisan / penyediaan Buku Rekod Penyelidikan bersama-sama penghantaran laporan kemajuan penyelidikan kepada TDP/PIA. - KP, Penyelidik
5.4
Isi Borang Penggantian Ketua Program / Ketua Projek (PU/PY/BR09/KP) jika terdapat pertukaran Ketua Program / Ketua Projek hantar ke RMC untuk mendapat persetujuan penaja. - KP
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
2 drp. 8
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP06/PANTAU GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PENYELIDIKAN 5.5
Jika berlaku perpindahan Ketua Program / Ketua Projek ke PTJ lain, geran tersebut dikekalkan di PTJ asal.
5.6
Laksana semakan ke atas penyelidikan dengan menggunakan Borang Laporan Semakan Penyelidikan (PU/PY/BR08/LSP) sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan kelancaran pelaksanaan projek. Rujuk: Garis Panduan Reka Bentuk dan Pembangunan Penyelidikan. - KP, Penyelidik
5.7
Isi Borang Permohonan Perlanjutan Tempoh Projek (PU/PY/BR35/LANJUTAN) jika projek didapati tidak dapat diselesaikan dalam tempoh yang telah diluluskan. - KP
5.8
Perubahan agihan peruntukan boleh dibuat tertakluk kepada syarat dan peraturan penaja geran. i)
Isi Borang Permohonan Pemindahan Siri Peruntukan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR03/PERUNTUKAN) untuk memohon pertukaran agihan peruntukan. - KP
ii)
Sahkan permohonan pertukaran agihan peruntukan dan hantar ke Pejabat PRMC/PICC. - TDP / PIA
iii)
Hantar permohonan pertukaran agihan ke penaja geran (jika perlu, mengikut syarat penaja geran) Sekiranya pengagihan ini memerlukan kelulusan penaja geran, PRMC/PICC memajukan permohonan ini untuk kelulusan. - TPGP / PT RMC
iv)
Maklum keputusan permohonan pertukaran agihan kelulusan pengagihan peruntukan akan dimaklumkan kepada Bendahari UPM untuk Tanggungjawab pelarasan. - TPGP / PT RMC
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
3 drp. 8
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP06/PANTAU GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PENYELIDIKAN 5.9
Tarik semula dan batalkan kelulusan geran sekiranya peruntukan tidak digunakan setelah enam bulan daripada tarikh kelulusan. - PRMC
6.0
PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN 6.1
Sedia laporan kemajuan berkala penyelidikan (setiap enam (6) bulan atau mengikut keperluan penaja) dan hantar ke PTJ untuk semakan TDP/PIA; i)
Isi Borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/PY/BR09/LKP) dan Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) untuk Skim Geran Universiti Penyelidikan (RUGS) dan geran lain yang tidak mempunyai format khusus laporan dari penaja; - KP
ii)
Isi borang penaja geran dan Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) bagi geran dari penaja luar yang mempunyai format khusus borang laporan kemajuan. - KP
6.2
Sedia laporan akhir penyelidikan (selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas tarikh tamat projek atau mengikut keperluan penaja) dan hantar ke PTJ untuk semakan TDP/PIA; i)
Isi Borang Laporan Akhir Penyelidikan (PU/PY/BR10/LAP) dan Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) untuk Skim Geran Universiti Penyelidikan (RUGS) dan geran lain yang tidak mempunyai format khusus laporan dari penaja; - KP
ii)
Isi borang penaja geran dan Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) bagi geran dari penaja luar yang mempunyai format khusus borang laporan akhir penyelidikan. - KP
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
4 drp. 8
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP06/PANTAU GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PENYELIDIKAN 6.3
Semak dan pantau laporan kemajuan / laporan akhir penyelidikan. i)
Hantar peringatan pertama kepada KP dua (2) minggu sebelum tarikh penghantaran laporan.
ii)
Hantar peringatan kedua kepada KP yang gagal untuk menghantar laporan dalam tempoh dua (2) minggu selepas tarikh penghantaran laporan.
iii) Isi Borang Aduan / Cadangan / Tindakan Pembetulan / Ketidakpatuhan Produk dan laksana tindakan pembetulan jika KP masih gagal untuk menghantar laporan kemajuan selepas peringatan kedua diberikan. - TDP/PIA, PT PTJ 6.4
Nilai laporan kemajuan sekurang-kurangnya sekali pada pertengahan tempoh projek dari segi: i) ii) iii) iv)
v)
6.5
Pelaksanaan projek yang mengikut jadual; Pencapaian output seperti dicadangkan; Perbelanjaan yang mengikut jadual; Bilangan penerbitan, pembentangan dalam dan luar negara dan sumber manusia yang dihasilkan berdasarkan garis panduan penaja geran; dan Isu-isu yang dihadapi dalam pelaksanaan projek. - JKP
Laksana tindakan pembetulan berdasarkan maklum balas TDP/PIA/JKP. - KP
6.6
Hantar laporan yang telah dinilai ke Pejabat PRMC/PICC. - PT / PTO PTJ
6.7
Peraku laporan kemajuan / laporan akhir yang diterima dan hantar ke penaja geran. - PRMC, PT / PTO PTJ
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
5 drp. 8
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP06/PANTAU GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PENYELIDIKAN 8.0
Bil. 1.
REKOD KUALITI
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/(Kod PTJ)/700-2/3
Tempat dan Tempoh Simpanan
Tanggungjawab Menyenggara
Kuasa dan Cara Melupus
PTJ
PPT & PT
Ketua PTJ
Fail Projek 7 tahun Kertas Cadangan penyelidikan (asal) Kertas Cadangan penyelidikan (pindaan) Kertas Cadangan penyelidikan (muktamad) Borang Permohonan Keperluan Sumber Penyelidikan (PU/PY/BR11/SUMBER) Buku Rekod Aktiviti Penyelidikan (PY/BL01/BUKUREKOD) Borang Penggantian Ketua Program / Ketua Projek (PU/PY/BR09/KP) Borang Laporan Semakan Penyelidikan (PU/PY/BR08/LSP) Borang Permohonan Perlanjutan Tempoh Projek (PU/PY/BR35/LANJUTAN) Borang Permohonan Pemindahan Siri Peruntukan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR03/PERUNTUKAN) Borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/PY/BR09/LKP) Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) Borang Laporan Akhir Penyelidikan (PU/PY/BR10/LAP Borang Aduan / Cadangan / Tindakan Pembetulan / Ketidakpatuhan Produk Pelbagai rekod yang berkaitan Surat berkaitan Dokumen lain
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
Rincih/Arkib (jika berkaitan)
6 drp. 8
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP06/PANTAU GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PENYELIDIKAN
Bil. 2.
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/700-2/3 UPM/(Kod PTJ)/700-2/3
Tempat dan Tempoh Simpanan
Tanggungjawab Menyenggara
Kuasa dan Cara Melupus
PTJ dan RMC
PPT & PT
Ketua PTJ / PRMC
5 tahun Fail Projek Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / Kertas Cadangan penyelidikan (asal) Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / Kertas Cadangan penyelidikan (pindaan) Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / Kertas Cadangan penyelidikan (muktamad) Borang Permohonan Keperluan Sumber Penyelidikan (PU/PY/BR11/SUMBER) Borang Penggantian Ketua Program / Ketua Projek (PU/PY/BR09/KP) Borang Laporan Semakan Penyelidikan (PU/PY/BR08/LSP) Borang Permohonan Perlanjutan Tempoh Projek (PU/PY/BR35/LANJUTAN) Borang Permohonan Pemindahan Siri Peruntukan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR03/PERUNTUKAN) Borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/PY/BR09/LKP) Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) Borang Laporan Akhir Penyelidikan (PU/PY/BR10/LAP Borang Aduan / Cadangan / Tindakan Pembetulan / Ketidakpatuhan Produk Pelbagai rekod yang berkaitan Surat berkaitan Dokumen lain
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
Rincih/Arkib (jika berkaitan)
7 drp. 8
PERKHIDMATAN UTAMA PENYELIDIKAN PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (PENYELIDIKAN & INOVASI) Kod Dokumen: PU/PY/GP06/PANTAU GARIS PANDUAN PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN PENYELIDIKAN 9.0
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk satu persijilan
WP
Naib Canselor
03/01/2011
NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA : 03/01 /2011
8 drp. 8
