3.1. – Az Állami Foglalkoztatási Szolgálat1 humánerıforrás gazdálkodási rendszerének megújítása
Az alprojekt bemutatása A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat humán erıforrás gazdálkodási rendszerének megújítása c. alprojekt négy, egymásra épülı részbıl tevıdik össze: - humánerıforrás fejlesztési modell kidolgozása (a munkakörök követelményeihez igazodó kompetencia alapú, fejlesztés központú, moduláris szerkezető felkészítések átjárható rendszerének kiépítése) - humánerıforrás gazdálkodási rendszer bevezetése (a földrajzi távolságokat áthidaló, idıbeli átfutást csökkentı, egységes, több szintő képzés szervezı, nyilvántartó, humánerıforrás gazdálkodást támogató, tudásmenedzselést transzparens módon lehetıvé tevı, e-learning alkalmazás lehetıségét magában foglaló rendszer bevezetése) Korszerő személyügyi szoftver vásárlásával (testre szabatásával) a teljes humánerıforrás gazdálkodási funkció lefedésére nyílik lehetıség. - képzési programok rendszere (szakmai fejlesztésekhez kapcsolódó programok, a fenntartható fejlıdést biztosító, korábban hasznos és sikeres programok szervezése mellett kifejezetten a megvalósítók képzése is hangsúlyosan helyet kapott, a jogszabályban meghatározott szervezeti változásokhoz kapcsolódó, a szervezeti kultúra és hatékonyság fejlesztését szolgáló képzések.) - egységes továbbképzési rendszer kialakítása („Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat Akadémiája”). Az alprojekt célja, indoklása, kapcsolódás a kiemelt projekt általános céljához Az alprojekt célja, hogy a Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálatban egységes, a legjobb gyakorlatokon alapuló humánerıforrás fejlesztési rendszer jöjjön létre, amely tartalmazza az egységes modell megfogalmazását, a gazdálkodási rendszer bevezetésével korszerő eszközt ad a fejlesztések optimalizációjához, valamint a modellben megfogalmazott fejlesztési igényeket összeszedett, de mégis rugalmas, a mindenkori igényekhez igazodó fejlesztési programokkal elégíti ki, amely a szervezetet átvilágító szervezetdiagnosztikára épül. Az alprojekt mőködése során a szakmai fejlesztésekhez kötıdı programok bonyolítása, ezen programok minıségbiztosítása, hasznosulásuk monitoringja, az egész szervezetet érintı képzésekkel összhangban. Szükségletfelmérés (a célcsoport szükségletei és a kapcsolódó intézmények) A világmérető gazdasági és társadalmi változások hatására a magyar közigazgatásban is új megvilágításba helyezıdik az emberi erıforrással való gazdálkodás. A profitorientált cégekhez hasonlóan a közigazgatási szervezetekben is a legfontosabb "vagyontárggyá" az intellektuális tıke vált. A versenyképesség (változásokra reagálni képesség) megalapozója ma már egyre inkább a munkatársak tudása. A Nemzeti Foglalkozatási Szolgálat gazdag humán tıkével rendelkezik, amelynek megfelelı módon történı gondozása, nyilvántartása, fejlesztése szakszerőbb és hatékonyabb kereteket kíván. Fontos, hogy a humán tıkébe fektetett idı és energia megtérülése kimutatható legyen. A helyi kezdeményezések mutatják a fejlesztés iránti igényt, azonban a korábbi központi fejlesztési programok keretében megfelelı erıforrás és lehetıség hiányában nem került sor a humánerıforrás gazdálkodás szervezett keretek között történı megújítására, egységesítésére.
1
A szervezet neve 2011. január 1-jétıl Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat 1
A központilag szervezett képzési programokra, a kapcsolatteremtésre, a jó gyakorlatok egymással történı megosztására folyamatos igény van az NFSZ-ben. A fejlesztési program megfelelı keretet ad a korábban megkezdett, jó gyakorlatként továbbélı tematikus képzések fenntartására, továbbfejlesztésére. Különösen indokolt a fejlesztés fenntartása az ágazati szerkezetátalakítást követı idıszakban. Kapcsolódás korábbi fejlesztésekhez / az alprojekt által érintett szakterület bemutatása Az alprojekt a képzési programok tekintetében szorosan kapcsolódik a PHARE támogatású és a HEFOP 1.2. intézkedés kereteiben megvalósított képzési programokhoz. A központilag szervezett, szakmai fejlesztésekhez kapcsolódó képzések az új ismeret megszerzése mellett kedvelt színterei a jó gyakorlatok megismerésének, a kölcsönös tapasztalatcserének. Célcsoport Elsıdleges célcsoport: Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat munkatársai Másodlagos célcsoport: a Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat ügyfelei
3.1.1 – Humánerıforrás fejlesztési modell kidolgozása 3.1.1.1 – Foglalkoztatási Hivatalra 3.1.1.2 – Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálatra A fejlesztés eredményeként létrejövı modell megkönnyíti a humánerıforrás fejlesztését, egységesíti az azzal történı gazdálkodást. 3.1.2 – Humánerıforrás gazdálkodási rendszer bevezetése 3.1.2.1 – Foglalkoztatási Hivatal szintjén 3.1.2.2 – Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat szintjén A fejlesztés eredményeként létrejövı rendszer megkönnyíti a humánpolitikai folyamatok mőködtetését. Gyorsabb, pontosabb végrehajtásra van lehetıség, a személyügyi adminisztráció felgyorsul. 3.1.3 – Képzések Az elsıdleges célcsoport mindig az NFSZ valamely szervezeti egységében dolgozó ügyintézık, vezetık. A másodlagos célcsoport minden esetben az elsıdleges célcsoport ügyfelei (közvetlen ügyfélkapcsolattal rendelkezık esetében az NFSZ ügyfelei, vezetık, vagy indirekt feladatokat ellátók esetében a belsı ügyfelek, beosztottak vagy munkatársak). 3.1.4 – Egységes továbbképzési rendszer kialakítása („Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat Akadémiája”) Az egységes belsı képzések rendszerének esetében az elsıdleges célcsoportot a szervezetben dolgozó munkatársak, a másodlagos célcsoportot ügyfeleik képezik.
2
Tevékenységek Az elsı szakaszban – szorosan kapcsolódva a minıségbiztosítási folyamathoz, a Foglalkoztatási Hivatalban történik meg a humánerıforrás fejlesztési modell kidolgozása, illetve a gazdálkodási rendszer bevezetése. A modell keretében az egyes szakfeladatokhoz, feladatkörökhöz, illetve munkakörökhöz elvárt minimum ismeretek, valamint az idıszakos tudásfelmérés és szervezett továbbképzés rendszerének kialakítása várható (küszöbvizsga). Ezzel párhuzamosan, de a fejlesztés nagysága miatt tágabb ütemezésben valósul meg az NFSZ-re szabott modell kidolgozás, illetve a gazdálkodási rendszer bevezetése. A képzési programok három nagy egységében a korábbinál is fontosabb helyet foglal el a megvalósítók képzése. Az Új Szolgáltatási Modell továbbviteléhez és egyéb szakmai témájú fejlesztésekhez kapcsolódóan találhatók teljesen saját erıbıl megvalósított szakmai képzések, jelentıs részt képvisel a fenntartható fejlıdést szolgáló, az elızı intézkedésekben sikeresen mőködtetett tematikus képzések rendszere. Kiemelkedıen fontossá vált a támogató szervezetfejlesztés lebonyolítása, amely az átszervezést követı szervezetdiagnosztikát, a fejlesztési területek meghatározását és a fejlesztések monitoringját foglalja magába. 3.1.1. Humánerıforrás fejlesztési modell kidolgozásához kapcsolódó tevékenységek: -
Felmérés, helyszíni vizsgálatok Dokumentum-elemzés (fejlesztési stratégiák, feladatok és kompetenciák elemzése) Kompetencia térkép megalkotása Ismeretelvárás meghatározása Koncepcionálás: képzési programok kidolgozása
3.1.2. Humánerıforrás gazdálkodási rendszer bevezetéséhez kapcsolódó tevékenységek: -
E-learning rendszerterv, szakmai specifikáció elıállítása HR funkciók tervezése rendszerterv, szakmai specifikáció elıállítása tudástár létrehozása – állapotfelmérés tudástár létrehozása – tananyagfejlesztés digitalizáció próbamőködés (bevezetést segítı képzés, mentorok, tutorok biztosítása) használat betanítása
3.1.3. Képzések megvalósítása kapcsán végzett tevékenységek: -
Továbbképzési szükségletek meghatározása Célcsoport azonosítása Képzési cél meghatározása Tananyagíratás, készíttetés Képzésszervezés Képzés megvalósítása Nyomon követés (elégedettségmérés, hasznosulás és esetenként megtérülés mérés és hatékonyságvizsgálat) Utómunkálatok (elszámolás, dokumentálás, irattározás)
3
3.1.4. Egységes továbbképzési rendszer kialakítása („Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat Akadémiája”) -
-
-
-
-
Képzések az új szakmai elvárásoknak megfelelıen, és az egységes szemlélet kialakításához kapcsolódóan. A szervezet minden munkavállalójára kiterjedı, az e-learning keretrendszerre alapozott szisztematikus képzési és továbbképzési struktúra kialakítása, valamint szupervízió bevezetése. Minden belépı alkalmazott számára kötelezı képzési modulok elvégzése a minıségi szolgáltatások biztosítása érdekében. Kompetencia szintek meghatározása és az ügyintézı kollegák kompetenciáinak felmérése. Kompetencia rendszer kialakítása, amely a továbbképzési rendszer kialakításának ad teret. Életpálya modell kialakítás: ösztönzı és munkaerı gazdálkodási politika kialakítása, amelyben külön ki kell térni a munkaerı stabil megtartása, folyamatos továbbképzése mellett az esélyegyenlıségi szempontok, valamint az atipikus munkavégzés bevezetésére, bıvítésére a szervezeten belül. Az egységes szemlélet kialakításához a szervezeten belüli földrajzi-szakmai mobilitás erısítése: a munkaügyi kirendeltségek, központok munkatársai (ügyintézıi) közötti mobilitás növelése, idıszakos munkaerıcserék támogatása, kirendeltségek közötti mobilitáson túl akár központok között is. Konferencia szervezése (együttmőködve, pl.: OHE, HSZOSZ stb. szervezetekkel – 1 alkalommal, 1 napos rendezvény, max. 50 fı meghívásával (cél: tapasztalatcsere).
A tevékenységek várt eredményei, indikátorai vagy számszerősített mutatói, kapcsolat a Tervezési Útmutatóban meghatározott indikátorokkal Az alprojekt eredményeként: - FH és NFSZ szinten javul a humánerıforrás fejlesztéshez kapcsolódó belsı kommunikáció; - átlátható, a változásokra gyorsan reagálni képes humánerıforrás fejlesztési koncepcióval rendelkezünk; - a legjobb gyakorlatokat egységesítı modell helyi sajátosságokhoz alkalmazkodni képes ajánlásokat fogalmaz meg; - a humánerıforrás fejlesztés hatékonyabb lesz, az erıforrások optimálisabb felhasználása történik meg a képzési programok szervezése során; - a kiemelt programok megvalósítói képesek a programokat hatékonyan és eredményesen támogatni; - a munkatársak szakmailag felkészültek, a változásokra gyorsan képesek reagálni, korszerő ismeretek birtokában vannak, ismerik helyüket és szerepüket a szervezetben; - a korábbi jó gyakorlatok tovább élnek, egymásra épülnek. Indikátorok részletesen: 3.1.1. – Humán erıforrás fejlesztési modell kidolgozása -
Felmérés, helyszíni vizsgálatok: 2 db összefoglaló jelentés Dokumentum-elemzés: 2 db tanulmány Kompetencia térkép megalkotása: 2 db kompetencia térkép
3.1.2. – Humánerıforrás gazdálkodási rendszer bevezetése -
E-learning rendszerterv, szakmai specifikáció elıállítása: 1 db rendszerterv HR funkciók tervezése rendszerterv, szakmai specifikáció elıállítása: 1 db rendszerterv tudástár létrehozása – állapotfelmérés: 1 db összefoglaló kézikönyv 4
-
tudástár létrehozása – tananyagfejlesztés: 1 db összefoglaló kézikönyv digitalizáció: digitalizált tananyagok próbamőködés (bevezetést segítı képzés, mentorok, tutorok biztosítása): összefoglaló jelentések a mentori és a tutori tevékenységrıl Projektszemlélető teljesítményértékelési rendszer bevezetése: 5 db támogató workshop a bevezetési folyamat végigkísérésére
3.1.3. – Képzések Összesen: 2265 fı képzése - Szakmai képzések - Fejlesztésektıl független képzések - Kiemelt projekt megvalósítói képzése - Szakmai programok, konferenciák 3.1.4. – Egységes továbbképzési rendszer (NFSZ Akadémia) - Ismeretelvárás meghatározása: 2 db tanulmány - Koncepcionálás: képzési programok kidolgozása: 2 db összefoglaló kézikönyv a képzési programok rendszerérıl - Projektszemlélető teljesítményértékelési rendszer bevezetése: 1 db felmérés, 1 db értékelı tanulmány, 1 db bevezetési akcióterv
Az alprojekt eddig elért eredményei, termékei -
Humánerıforrás-fejlesztési modell kidolgozása o
NFSZ és FH szintő helyzetfelmérés (helyszíni vizsgálatok, dokumentumelemzés, fejlesztési stratégiák elemzése, interjúk).
o
Ismeretelvárás meghatározása
o
NFSZ és FH szintő fejlesztési modell (javaslatok) és stratégia
o
HR-eszköztár kidolgozása; tartalma:
Toborzási ismeretek, tippek, szabályok
Kiválasztási eszköztár
Munkaerı tervezés (+ táblázat)
Vezetés-fejlesztés
Képzés
Teljesítményértékelés
Belsı kommunikáció
Munka és magánélet egyensúlyának biztosítása
Kilépési interjú, elégedettségmérés
Hatékonyságmérés
Hatékonyságmérés, humán tıke optimális felhasználása
Ösztönzésmenedzsment
Képességteszt
Kompetencia térkép
Teljesítményértékelés – 360 fok
Ügyfélszolgálati kézikönyv
Kommunikáció és stressz kezelés
Projektmenedzsment 5
−
•
ACDC tréning
•
Interjútechnika
•
Kompetencia tréning
•
TER tréning
•
Vezetı fejlesztés tréning
Humánerıforrás gazdálkodási rendszer bevezetése o
E-learning és HR-funkciók rendszerterve, szakmai specifikációja;
o
állapotfelmérés a tudástár megalkotásához;
o
tudástár létrehozása: e-learning tananyagfejlesztés és a digitalizáció;
o
próbamőködés/tesztüzemmód, amely elsısorban az Informatikai Fıosztályon, Humánpolitikai Fıosztályon és a Társadalmi Felzárkóztatási és Innovációs Programok Fıosztályon dolgozó kollégák bevonásával valósult meg; bevezetést segítı képzések.
o -
Tréningek:
Képzési programok rendszere o
Elıször NFSZ és FH szinten megtörtént a továbbképzési szükségletek meghatározása
o
Ezt követte a tananyagíratás, tananyagfejlesztés
o
Képzések, szakmai programok szervezése az alábbi területeken: •
Szakmai képzések megvalósítása (1133 fı)
•
Fejlesztéstıl független képzések megvalósítása (740 fı)
•
Kiemelt projektmegvalósítók képzése (160 fı)
•
Szakmai programok, konferenciák (40 fı) A képzések belsı és külsı segítséggel vegyesen valósultak meg. Belsı trénereink tartották a kirendeltség-vezetıknek szóló, tapasztalatcserére lehetıséget adó, és új ismeretekrıl szóló képzéseket. A megvalósítók orientációs képzése szintén belsı trénerek közremőködésével valósult meg, idén immár második alkalommal is. További sikeres belsı képzésünk volt még az Ifjúsági partnerszervezetek képzése, ami lehetıséget biztosított a Mobilitás Országos Ifjúsági Szolgálat munkatársai, civil szervezetek, és önkormányzatok ifjúsági referensei közti tapasztalatcserére is. Szintén belsı segítséggel készült el több olyan tananyag is, mely a késıbbiekben is felhasználható kisebb módosítások végrehajtásával. A külsı erıforrásból megvalósuló 2 db eredményes közbeszerzést követıen külsıs segítséggel bonyolítottunk le 10 féle képzést tavaly összesen, idén pedig egy 3x20 fıs projektmenedzsment képzésen vagyunk túl, illetve folyamatban van 3x3 napos egy Menedzsment ismeretek tréning is. A két közbeszerzés eredményeképp megvalósult képzések a humán erıforrás gazdálkodási rendszer megújítását célzó projekt szerves részét képezték a 2010. szeptember 1 - november 24. közötti idıszakban. Témájuk szerint magukba foglalják a munkáltatói kapcsolattartók, munkavállalási és foglalkoztatási tanácsadók, valamint a vezetık képzésétıl kezdıdıen az ügyfélszolgálati munkakört ellátókon keresztül a titkárnık, a PR referensek és a humán szakemberek képzését. A hagyományos tantermi programok mellett szervezésre kerülnek ún. outdoor jellegő csapatépítı és
6
a kiégés elleni tünetek kezelését szolgáló több napos tréningek is részben a fıvárosban, és több vidéki helyszínen. A humán tıkével való gazdálkodás, az emberi erıforrás kezelése támogatandó, kulcsfontosságúnak tekintett terület a szervezet mőködtetése szempontjából. A központilag szervezett képzési programokra, a kapcsolatteremtésre, a jó gyakorlatok egymással történı megosztására folyamatos igény van az NFSZ-ben. Mindezek figyelembe vételével a 3.1 alprojekt megfelelı keretet ad a már korábbi hagyományokkal rendelkezı, tematikus képzések fenntartására és továbbfejlesztésére. A képzéseket övezı pozitív visszajelzések alapján a résztvevık a személyes tapasztalatcserének örültek leginkább, amelyre a földrajzi távolság miatt ritkán van lehetıség. -
Egységes továbbképzési rendszer kialakítása („Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat Akadémiája”) o
Az eddigi munkálatok során két tanulmány készült el az NFSZ Akadémiához kapcsolódóan: a küszöbvizsga tanulmánya, valamint az ismeretelvárás meghatározása tanulmány. Ezekre ráépülve készül el a kétszintő képzési programok rendszere tanulmány.
o
Projektszemlélető teljesítménymenedzsment rendszer kialakítása és bevezetése •
o
Az eredményes munkát segítı felmérés és az értékelı tanulmány elkészült; ezt követıen kerülnek megrendezésre a bevezetést segítı workshopok.
Szupervízió vezetıknek és ügyintézıknek •
Két célcsoport részére történik a szupervízió megtartása a Hivatalban, öszszesen mintegy 10-10 alkalommal. A szupervízió a leghatékonyabb szakmai személyiségfejlesztı módszer a szociális, pedagógiai, profit és nonprofit területen.
7
