MEI 2012
NIEUWSBRIEF
ONDERSTEBOVEN Naar een klantgerichte organisatie met kleinschalige teams
#5. Interview met Wim van Eisden, locatiemanager De Pas geleden vertelde een medewerker Tijdens de startbijeenkomst van Ondersteboven WeYert. mij, dat het werken met kleinere, werd het “Goede Doelen spel” gespeeld. P. 4 Wim van Eijsden verteld over het het voordeel
#1. Ondersteboven gaan is: weten van elkaars werk!
#3. Startbijeenkomst en het ‘Goede doel’.
zelfstandiger teams wat haar betreft niet snel genoeg kan beginnen. P. 2 #4. Klankbordgroep
#2. Woonbegeleidersteam Kleinschalig wonen
bijeenkomst 9 mei 2012
voor de klant als we “ondersteboven’ gaan?
P. 7
Op 9 mei is in het dorpshuis van Ansen (de #6. IN HET KORT. Bastogne) de klankbordgroep bijeen gekomen. Interessante agendapunten en mededelingen Zoals jullie inmiddels misschien al wel weten, zijn Met groot enthousiasme hebben de deelnemers voor de komende maanden. P. 8 de voorbereidingen voor het kleinschalig wonen van de klankbordgroep hun reactie gegeven op in De Weyert in januari van start gegaan. P. 3 de uitwerking van de werkgroepen. P. 5
#1. Ondersteboven gaan is: weten van elkaars werk! Pas geleden vertelde een medewerker mij, dat het werken met kleinere, zelfstandiger teams wat haar betreft niet snel genoeg kan beginnen. Als directeur ben ik natuurlijk enorm blij met dit enthousiasme. En hoop ik dat vele medewerkers er net zo over denken. Ik hoorde ook dat - na soms een wat aarzelend begin - alle werkgroepen goed “op stoom” zijn gekomen. Ook de pas gehouden bijeenkomst met de klankbordgroep is positief verlopen. In de klankbord groep zaten onder andere vertegenwoordigers van de cliëntenraad en ondernemingsraad. En
TEAM WELZIJN
TEAM ZORG
KLANT cliënt deelnemer bewoner
TEAM HUISHOUDING
TEAM VOEDING TEAM VERBLIJF
ook niet alles te weten van een medewerker van de andere dienst. Maar afstemming tussen de verschillende diensten of disciplines is voor onze cliënt echt wel heel belangrijk. Medewerkers en vrijwilligers met verschillende kennis en vaardigheden en met verschillende taken en rollen vullen elkaar aan in de ondersteuning van een klant. In de vorige nieuwsbrief schreef ik over het van elkaar en met elkaar leren. Het weet hebben van elkaars werk en wat dat betekent voor een klant ligt in het verlengde hiervan. Als je dat weet, kun je elkaar in woorden en daden aanvullen. En dan bieden we met elkaar goede ondersteuning aan een klant. Volgens mij zorgen we dan samen voor een tevreden klant! Wie herkent dit? Wie zou wel eens een dagje bij een andere dienst willen meelopen om mee te maken wat een collega voor een klant betekent en doet? Wie wil wel eens een dagje een collega van een andere dienst meenemen? Jij kunt dan laten zien wat jij betekent voor een klant. Volgens mij zijn er heel veel medewerkers in onze organisatie die trots zijn op hun werk. Wat is mooier om dat aan elkaar te laten zien? Aanmelden voor “een dagje meelopen met …” kan bij Hester Jippes (projectleider Ondersteboven) of met een e-mail naar ondersteboven@ zzwd.nl. Geef wel even aan waar je het liefst een keer meekijkt.
Wil er iemand met mij een dagje mee? Ook dat kan! In de vorige natuurlijk een afvaardiging van alle disciplines. Het past bij Drenthe om nieuwsbrief vroeg ik al met wie ik een dagje mee mag lopen. Die vraag niet direct hemelhoog te juichen bij veranderingen. Ik ben blij om vast staat nog open … Ik hoor graag gauw, misschien wel van jou? te kunnen stellen dat “Ondersteboven” steeds meer gaat leven in onze Gerard Schoep organisatie. Voor zover nog nodig roep ik de leden van de werkgroep op, om hun ervaringen te delen met collega’s. Dat kan bijvoorbeeld tijdens de koffie of het werkoverleg. En collega’s, vraag aan je collega in de werkgroep: »» waar gaat het over in de werkgroep? »» welke voorbeelden bespreken jullie? De leden van de werkgroepen vertellen dat medewerkers soms heel weinig weten wat andere medewerkers van een andere dienst eigenlijk doen voor of bij een cliënt. Nu hoeft een medewerker van de ene dienst
2
#2. Woonbegeleidersteam Kleinschalig wonen Zoals jullie inmiddels misschien al wel weten, zijn de voorbereidingen voor het kleinschalig wonen in De Weyert in januari van start gegaan. Dat doen we samen met de woonbegeleiders. De start was met 7 collega’s, Riemie Dijkstra (hoofd zorg) en Emmo Koetje (projectleider). Eind februari zijn er nog 5 nieuwe collega’s bijgekomen. In de afgelopen weken hebben we met elkaar gekeken naar wat er zoal moet gebeuren voordat we de eerste bewoners kunnen verwelkomen. En een van de dingen is natuurlijk het verdelen van de collega’s over de 2 woningen. Doen waar je goed in bent, daarvoor hebben we gebruik gemaakt van de Belbin test. Jullie zullen nu wel denken “Wat is een Belbin-test nu eigenlijk?”. De Belbin-test staat voor teamrollen die nodig zijn om elkaar aan te vullen in het team. Ieder teamlid heeft zijn eigen rol/kwaliteit binnen een team. Als al die rollen zijn ingevuld maak je er met elkaar een succes van in het team!
En zo kregen we een mooie ‘lappendeken’ met rollen en namen! En het leuke was, op elk vlak was minstens 1 naam geplakt. Van een paar teamleden was het al bekend dat ze een team zouden gaan vormen. Dit heeft te maken met de grootte van contracten en de verdeling man/vrouw. Omdat iedereen gezamenlijke, maar natuurlijk ook verschillende, rollen/kwaliteiten heeft en dit mooi verdeeld was over het hele team was de indeling van de teams, vrij gauw gevormd. Al met al een mooie, spannende middag met een mooie resultaat! Marcel de Veen – Woonbegeleider Kleinschalig wonen Wil je meer weten over de Belbin teamrollen? Je vindt een korte samenvatting van de rollen in de boekenkast op intranet. Of loop even langs bij Riemie of de woonbegeleiders, zij kunnen je er over vertellen!
Elke woonbegeleider heeft de Belbin-test gemaakt. Met de uitkomsten zijn we aan de slag gegaan. Zo konden we zien waar iedereen goed in is en hoe de verschillende collega’s elkaar kunnen aanvullen. Het leuke was, dat de uitslag voor iedereen heel herkenbaar was. “Ja”, zeiden de collega’s, “in die uitslag herken ik mij wel!” Het team en de teamrollen Op 12 april was het dan zover dat we met de teamverdeling aan de slag gingen. Hester Jippes en Maaike Veenvliet stonden paraat om het team daarbij te helpen. Met elkaar vonden we het best een spannend moment: »» want wie heeft welke rol/kwaliteit? »» wie passen het beste bij elkaar in een team? Alle teamrollen komen in het team kleinschalig wonen voor. Dat gebeurt niet zo heel erg vaak. Dus dat was best bijzonder! De volgende stap was dat het team zich over de woningen gaat verdelen. En ook daarbij is de uitdaging dat in het sub team zoveel mogelijk aanvullende teamrollen aanwezig zijn. De verdeling Op een groot vel papier hebben we een verdeling gemaakt. In 2 tabellen hebben we vlakken getekend en daarin de rollen/kwaliteiten geschreven. Je kon een papiertje met je naam plakken bij je eigen rol.
3
#3. Startbijeenkomst en het ‘Goede doel’ Tijdens de startbijeenkomst van Ondersteboven hebben we het “Goede Samen met mijn collega’s uit ‘t Veurhuus hebben wij als team van deze Doelen spel” gespeeld. avond een geweldig evenement gemaakt. Deze avond heeft met alle giften erbij opgeteld 1000,- euro opgebracht! Ik heb inmiddels al wat Dit is het resultaat uit de Molenhof. rond gekeken naar luxe tuinmeubelen, deze zijn wel prijzig. We gaan Jannie van de Belt vertelt: “Het doel waar we uiteindelijk allemaal met een paar mensen een datum prikken en dan samen op pad om achter stonden was gericht op de bewoners. Als het mooi weer is zitten overal te kijken. Tot zover mijn bericht, nu ben je een beetje op de mensen graag buiten, dat deden ze thuis ook. Om te kunnen genieten hoogte van onze spectaculaire avond in de Molenhof! van de zon is een gemakkelijke stoel wel belangrijk. Die stoelen zijn er Met vriendelijke groeten, niet. Het geld dat wij hier bij elkaar gelegd hebben, willen we besteden voor het kopen van lekkere tuinstoelen.” Het bedrag van 50 euro was Jannie van de Belt. niet voldoende voor het doel dat we gekozen hebben. Daarom hebben we een muzikale bingo georganiseerd, zodat we het bedrag kunnen verhogen en de stoelen kunnen kopen. De Bingo is op vrijdagavond 28 april geweest. We hadden eerst twee avonden gepland. Eén voor personeel en vrijwilligers, en één voor familie en cliënten. Gezien de aanmeldingen veranderde dat al snel in één avond. Wij waren misschien te enthousiast geweest. De opkomst van de vrijdagavond was heel goed. De zaal zat vol en de bingo verliep erg leuk en heel gezellig. We hadden zelfs een gast optreden. Gert & Hermien waren van de partij en zongen “Alle duiven op de dam” uit volle borst en de hele zaal ging mee. Voor 10 Euro kon je de hele avond bingo spelen, kreeg je 2 kopjes koffie en wat lekkers erbij. Na de pauze een hapje en een drankje en op de tafels stonden nootjes. Een tweede drankje kon je voor de prijs van 1 euro kopen. De dresscode was oranje en dat was ook zeer zeker te zien. Wij als team hadden ons erop gekleed! En ook veel mensen die kwamen, hadden hieraan gedacht. Heel feestelijk en oranje dus.
4
#4. Klankbordgroep bijeenkomst 9 mei 2012 Op 9 mei is in het dorpshuis van Ansen (de Bastogne) de klankbordgroep bijeen gekomen. Met groot enthousiasme hebben de deelnemers van de klankbordgroep hun reactie gegeven op de uitwerking van de werkgroepen.
en Janneke. »» Werkgroep Huishouding: Stieneke, Esther, Irene, Jannet en Jantje »» werkgroep Zorg: Bertha, Lida, Yvonne, Jannie, Janet en Larry. »» Werkgroep Ondersteunende diensten: Minet, Heleen, Hanneke, Jolanda, Natasja en Joke.
Invulling van de middag Het “Ondersteboven” gaan is opgefrist. We hebben het nieuwe organisatiemodel nog een keer met elkaar besproken. De klant staat De werkgroepen hebben uitgewerkt wat er nodig is als we werken in centraal! De klant krijgt ondersteuning vanuit verschillende teams. De kleinschalige en zelfregulerende teams. medewerkers uit de teams hebben goed contact met de klant. Als je »» Wat kun je dan als medewerker in zo’n team? weet wat de klant wil en nodig heeft kun je de klant ook goed helpen. »» Wat kun je samen met je collega’s in het team regelen? Bijvoorbeeld bij de huishouding of bij de maaltijden. Wat ook belangrijk »» Waar kunnen de collega’s uit de ondersteunende diensten jou of is, is dat we goed met elkaar samenwerken. Dan werken we allemaal je team bij helpen? aan hetzelfde doel: de klant ondersteunen om lekker te kunnen leven. »» Hoe zorgen we met elkaar om steeds zelfstandiger te worden in Dat wat de klant zelf kan, dat doet hij/zij zelf. Waar de klant hulp bij ons werk? En in onze samenwerking? nodig heeft, daarin ondersteunen wij. Deze uitwerking wordt aan de klankbordgroep voorgelegd. De klankbordgroep verdeelde zich in 5 subgroepen. Elke groep ging dieper in op de uitwerking van de werkgroepen. Dit is het resultaat. De hoofdpunten zijn: 1. Teams en teamleden kunnen succesvol zijn door hun eigen werk goed te doen. Ook de samenwerking en afstemming met de andere teams is erg belangrijk om de klant zo goed mogelijk te helpen en te ondersteunen. 2. We mogen en kunnen leren van elkaar. Om te leren is ook ruimte nodig. We bedoelen dan dat je meer leert door het zelf uit te proberen dan wanneer iemand het van je over gaat nemen. Het de klankbordgroep geven van complimenten aan elkaar hoort hierbij en dat mogen In de teams hoef je niet ‘alles’ te weten. Als je iets niet precies weet, we wel meer gaan doen. bijvoorbeeld omdat het je vak niet is, kun je ondersteuning vragen van collega’s. Bijvoorbeeld van de collega’s uit de ondersteunende diensten, zoals P&O, kwaliteit/beleid en casemanagement. »» Werkgroep Voeding: Reinald, Henry, Nellie, Annet, Jeanet en Petro. »» Werkgroep Welzijn: Anneke, Margriet, Roelie, Ankie, Alinda,
5
vervolg... 3. Iedereen doet mee. De klankbordgroep maakt zich zorgen over collega’s die (nog) niet mee willen met de verandering en zich hiertegen verzetten. Hoe krijgen we ze toch mee? Hoe zorgen we ervoor dat we verder en vooruit komen? En wat ook belangrijk is: hoe zorgen we ervoor dat we allemaal begrijpen waar “Ondersteboven” over gaat! De nieuwsbrief moet ons dat vertellen. Op een manier die iedereen begrijpt! 4. Het team zorgt ervoor dat iedereen vakbekwaam is en blijft. Je moet dus weten wat je eigen vak is. En je moet weten welke werkinstructies voor jou belangrijk zijn. Daar kunnen je collega’s je bij helpen. En ook de leidinggevende of de collega’s van de ondersteunende diensten. Vakbekwaamheid zorgt ervoor dat we sterker worden. Zo kunnen we klant goed helpen. 5. De klankbordgroep vindt het belangrijk dat we de veranderingen goed blijven volgen. Dat we leren van wat goed gaat en wat niet zo goed gaat. En dat we kijken naar de behaalde resultaten. We willen de successen met elkaar vieren en leren van wat nog niet helemaal goed gaat. De klankbordgroep gaf de bijeenkomst het rapportcijfer: een dikke 7! De meeste leden van klankbordgroep willen graag nog eens deelnemen aan zo’n bijeenkomst! De uitgebreide verslagen gaan naar de werkgroepen. De werkgroepen komen in mei nog één keer bijeen en daarna worden de resultaten in een rapportage voorgelegd aan de stuurgroep. Hou het in de gaten: wordt vervolgd ...
6
#5. Interview met Wim van Eisden, locatiemanager De Weyert. Wim, kan jij vertellen wat het voordeel is voor de klant als we “ondersteboven’ gaan? Als eerste wil ik zeggen dat in de maatschappij veranderingen aan de gang zijn, die vragen dat mensen steeds meer eigen verantwoordelijkheid moeten nemen. In ons land moeten mensen dus steeds meer voor zichzelf zorgen. Dat geldt ook voor oude mensen. De verandering die we binnen ZZWD in gang gezet hebben, sluit aan bij deze maatschappelijk ontwikkeling.
het niet direct meer over. Ik ga met de ander op zoek naar wat nodig is om het op te lossen. Dat is niet altijd even gemakkelijk. En het gaat ook nog wel eens mis. Dan neem ik het probleem weer over. Gelukkig krijg ik dan de reactie: “He Wim, je neemt het over. Dat is niet nodig hoor!” Daar leer ik dan weer van. Ik ben blij met de feedback die dan gegeven wordt. Hoe zie je je eigen rol in de toekomst? Zoals ik al zei, zal ik ook steeds meer bezig zijn met het scheppen van voorwaarden. Voorwaarden om er voor te zorgen dat de teams hun werk goed kunnen doen. En daarvoor werk ik heel nauw samen met de leidinggevenden. Wat hebben zij nodig om hun teams goed te begeleiden. En hoe kan ik daaraan bijdragen. Als de teams steeds meer zelf kunnen regelen dan vraagt dat van mij ook aanpassingen in wat ik doe. Van regelen naar het kunnen en durven loslaten. Dat zal met vallen en opstaan gaan, dat geloof ik zeker en daar ben ik niet bang voor. In ieder geval vraagt het van mij effectief en efficiënt managen.
Het voordeel voor de klant kan ik als volgt omschrijven. De klant kan sneller en gemakkelijk afspraken maken met de medewerkers van het team. Dat komt doordat het team weet welke taken ze zelfstandig binnen het team kunnen regelen. En die natuurlijk aansluiten bij de vraag van de klant! In het verleden, en nu nog wel eens, moeten teamleden eerst toestemming aan een leidinggevende vragen. Hierdoor ben je afhankelijk van een ander en daar willen we van af. Het teamlid en het team krijgen dus meer regelruimte. En als dat zo is, dan kun je ook sneller reageren op de vragen van de klant. De klant merkt dat we met Dat zijn moeilijke woorden, kan je het ook in simpele woorden hem/haar meedenken. En dat er best veel mogelijk is. Zo kunnen we de zeggen? klant beter en sneller helpen. Je hebt gelijk. Effectief betekent dat ik de juiste dingen doe die nodig Welk voordeel zie je voor de medewerker? zijn. Efficiënt betekent dat ik het binnen mijn planning doe. Ja en het Iedereen krijgt meer invloed op het regelen en organiseren van zijn managen is eigenlijk het organiseren, het regelen. eigen werk. Door met collega’s samen te werken krijg je meer voor elkaar dan in je eentje. Samenwerken en weten wat je kan en mag verwachten van de ander zal tot resultaat hebben dat je meer kunt bereiken voor de klanten. Je vult elkaar aan. Je gebruikt je talenten, je doet de taken waar je goed in bent. Je krijgt vertrouwen in elkaar. En je kan hulp vragen als je er samen niet uit komt. Soms heb je een zetje nodig of een nieuw idee, daar kan je op rekenen als je hulp vraagt. Het wordt niet van je afgenomen, nee, je gaat er samen mee aan het werk en daardoor groei je. Hoe ben jij nu bezig met Ondersteboven? Oei, dat is een moeilijke vraag. Jarenlang heb ik als locatiemanager geprobeerd veel zaken op te lossen. Ik nam de problemen van de ander over en ging op zoek naar de oplossing. Ik ben nu dus ook aan het leren. Ik ben het anders aan het doen. Als iemand mij om hulp vraagt, neem ik
7
#6. In het kort Boekenkast Op intranet vind je in de boekenkast een korte samenvatting over de Belbin teamrollen. Email adres
[email protected]. Op dit adres kan je vragen stellen, die je bezig houden als het gaat om het project. Volgende maand komt er op intranet, in de boekenkast, een rubriek “veel gestelde vragen”. Wetenswaardigheden Vrijwilligers krijgen een training vanuit het project “Zorg breeter met Vrijwilligers”. Deze training sluit aan op onze training van Ondersteboven. De vrijwilligers worden op die manier ook betrokken bij het project. Activiteiten in mei en juni »» Training Ondersteboven »» Resultaten van de cultuurscan wordt in het stafoverleg van elke locatie en bij de thuiszorg besproken en er worden plannen van aanpak gemaakt. »» Uitwerking resultaat werkgroepen en voorstel teamindeling en organisatie inrichting, deze notitie gaat naar de stuurgroep. Daarna gaat het voorstel naar de Ondernemingsraad. Training Ondersteboven niet in september vanwege vakantie Omdat nog veel collega’s genieten van hun vakantie in september is besloten dat de training in oktober weer zal starten. De trainingen die in september gepland staan schuiven daardoor op. De planning zal veranderen, dus houd je brievenbus in de gaten! Uitspraak van de maand “De relatie bepaalt de kwaliteit!” Jan Ronald Dijkema
Colofon Deze nieuwsbrief is een uitgave van de Stuurgroep Ondersteboven, die het ontwikkelingsproces naar werken in kleinschalige en zelfregulerende teams richting geeft en faciliteert. De stuurgroep bestaat uit: Gerard Schoep, Rolien Woudberg, Hester Jippes en Maaike Veenvliet. Redactie: Natasja de Jonge secretariaat locatie De Weyert.
8
