BIJLAGE V Internet-, email- en telefoongebruik Artikel 1 De regeling bevat afspraken over de wijze van gebruik van internet, e-mail en telefoon welke door Oasen aan haar werknemers ter beschikking zijn gesteld. Tevens geeft de regeling aan hoe Oasen omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van een tot een persoon herleidbare gegevens omtrent internet-, email- en telefoongebruik. Doel van de regeling is een goede balans te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet, e-mail en telefoon en bescherming van de privacy van de werknemers op de werkplek.
Artikel 2 1. Aan de werknemer worden de faciliteiten van internet, e-mail en telefoon aangeboden. De werknemer zal van deze faciliteiten als goed werknemer gebruik maken. 2. Oasen heeft de beschikking over de (elektronische) middelen om het gebruik van internet, e-mail en telefoon door haar werknemers te registreren en de gegevens te herleiden naar individuele personen. 3. Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, zullen alleen worden gebruik voor de doelstelling waarvoor ze zijn verzameld. 4. Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, zullen niet worden geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel worden bewerkt anders dan binnen de doelstelling van dit protocol. 5. Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, wordt tot een minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. 6. Gegevens van Oasen die gebruikt worden bij telefoon, e-mail en internet zijn “eigendom” van de werkgever als verwoord in de WWB-cao artikel 2.2.2b. Artikel 3 1. Werknemers zijn conform het bepaalde in deze regeling gerechtigd het e-mail systeem voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken voor de ontvangst en verzending van persoonlijke mailberichten, zowel intern als extern, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden. 2. Het is werknemers niet toegestaan om misbruik te maken van het e-mail systeem waaronder mede wordt verstaan het excessief gebruik hiervan voor persoonlijke doeleinden.
Definitief /1 juni 2007
3. Het recht van de werknemer om persoonlijke e-mail berichten te ontvangen en verzenden is gebonden aan de volgende voorwaarden: •
Het is niet toegestaan dreigende, seksueel getinte dan wel racistische berichten te verzenden;
•
Het is niet toegestaan e-mail te gebruiken voor pesterijen.
4. Oasen zal geen kennis nemen van de inhoud van zowel persoonlijke als zakelijke e-mailberichten. Eveneens zullen geen gegevens betreffende het aantal, de afzenders of de adressen worden gecontroleerd. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis en vanwege zwaarwichtige redenen kunnen plaatsvinden. Indien deze controle zich toespitst op een individuele werknemer wordt hiervan mededeling gedaan aan de voorzitter van de Ondernemingsraad.
Artikel 4. 1. Werknemers zijn conform het bepaalde gerechtigd in deze regeling het internet voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden. 2. Het is werknemers niet toegestaan misbruik te maken van het internet waaronder mede wordt verstaan: •
het excessief gebruik hiervan voor persoonlijke doeleinden;
•
het bezoeken van met name pornosites;
•
het bezoeken van hackersites;
•
het bezoeken en/of gebruik maken van babbelboxen;
•
het bezoeken van sites waarvan het overduidelijk is voor de werknemer dat Oasen hiermee geen bemoeienis wil hebben.
3. De werkgever zal geen gegevens betreffende het aantal registreren, of de adressen controleren van de bezochte sites. Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis en vanwege zwaarwichtige redenen kunnen plaatsvinden. Indien deze controle zich toespitst op een individuele medewerker wordt hiervan mededeling gedaan aan de voorzitter van de Ondernemingsraad. Artikel 5 1. Werknemers zijn conform het bepaalde in deze regeling gerechtigd de telefoon die ter beschikking is gesteld door Oasen voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken, mits dit niet storend is voor hun dagelijkse werkzaamheden. 2. Het is werknemers niet toegestaan om misbruik te maken van de telefoon die ter beschikking is gesteld door Oasen waaronder wordt verstaan het excessief gebruik hiervan voor persoonlijke doeleinden en met name internationaal telefoonverkeer.
Definitief /1 juni 2007
3. Het is werknemers niet toegestaan om misbruik te maken van de telefoon die beschikking is gesteld door Oasen , waaronder wordt verstaan het bellen met sekslijnen, babbelboxen alsmede nummers waarvan het overduidelijk is voor de werknemer dat Oasen hier geen bemoeienis mee wil hebben. 4. De werkgever zal geen gegevens betreffende het aantal registreren of de adressen controleren van de gebelde telefoonnummers. Dit laat overigens onverlet dat controles op incidentele basis en vanwege zwaarwichtige redenen kunnen plaatsvinden. Indien deze controle zich toespitst op een individuele werknemer wordt hiervan mededeling gedaan aan de voorzitter van de Ondernemingsraad.
Artikel 6. 1. Het is medewerkers niet toegestaan de mobiele telefoon voor niet-zakelijk verkeer te gebruiken. 2. GSM-gebruik gedurende wacht- en storingsdienst wordt als zakelijk aangemerkt. 3. Het mobiele telefoonverkeer van directie, mt-leden, hoofd distributie, hoofd communicatie, hoofd productie en hoofd informatiebeheer wordt gedurende het gehele jaar, 24 uur per dag, als zakelijk aangemerkt. 4. Bij beëindiging van de dienstbetrekking van de werknemer, om welke reden dan ook, dan wel bij wijziging in de functie of taak van de werknemer zodanig dat hiertoe geen bezigheden zullen behoren voor de vervulling waarvan het gebruik van een mobiele telefoon noodzakelijk is, moet de mobiele telefoon onmiddellijk worden teruggegeven aan de werkgever. 5. Aanschaf en schadeherstel van de mobiele telefoon geschiedt op de voor werkgever geldende wijze en wordt gecoördineerd door de afdeling Informatiebeheer. 6. De kosten voor het zakelijk gebruik van de mobiele telefoon door de werknemer zijn voor rekening van de werkgever. 7. De werknemer verplicht zich zorgvuldig om te gaan met het hem/haar ter beschikking gestelde apparaat en vermijdt risico’s van schade. 8. Werknemer tekent voor ontvangst de ontvangstverklaring (KAM-formulier 920.024)
Definitief /1 juni 2007
9. Bij verlies of diefstal van de mobiele telefoon meldt de werknemer dit onverwijld aan de afdeling Informatiebeheer. 10. Bij verlies of diefstal van de mobiele telefoon stelt de werknemer alles in het werk om het nummer geblokkeerd te krijgen. 11. Op verzoek ontvangt werknemer een inleverbewijs. Artikel 7 1. Indien een werknemer misbruik maakt van het gebruik van Internet, e-mail en/of telefoon dan kan Oasen deze werknemer een (laatste) waarschuwing geven. 2. Indien een werknemer misbruik maakt van het gebruik van Internet, e-mail en/of telefoon dan kan Oasen deze werknemer het gebruik van een faciliteit tijdelijk ontzeggen. 3. In het meest ernstige geval van misbruik kan Oasen de werknemer direct ontslag verlenen. 4. In alle gevallen zal Oasen de voorzitter van de Ondernemingsraad indien mogelijk vooraf op de hoogte stellen van haar handelen.
Artikel 8 1. Inzagerecht: Werknemers hebben het recht om de over hen geregistreerde data in te zien. Verzoeken om inzage worden binnen 4 weken ingewilligd. 2. Kopierecht: Werknemers hebben het recht van de over hen geregistreerde data een kopie te ontvangen binnen 4 weken na het verzoek. 3. Correctierecht: Werknemers hebben het recht om feitelijk onjuiste gegevens uit de geregistreerde data te (laten) verbeteren en/of aan te vullen. Over het verzoek betreffende een correctie wordt binnen 4 weken beslist. Indien het verzoek betreffende een correctie wordt ingewilligd, wordt deze correctie terstond uitgevoerd. 4. Verwijderingrecht: Werknemers hebben het recht om de over hen geregistreerde data, die niet (langer) ter zake doen, in strijd zijn met dit protocol of een wettelijk voorschrift te verwijderen of te vernietigen. Over een verzoek betreffende een verwijdering en vernietiging wordt binnen 4 weken beslist. Indien het
Definitief /1 juni 2007
verzoek betreffende een verwijdering en/of vernietiging wordt ingewilligd, wordt de verwijdering en/of vernietiging terstond uitgevoerd. 5. Verzoeken kunnen worden ingediend bij de afdeling hr, beslissingen worden door de directie genomen. Artikel 9 1. Indien een werknemer meent benadeeld te zijn in zijn rechten op grond van deze regeling, kan hij zich richten tot de Ondernemingsraad. Op verzoek van de Ondernemingsraad stelt Oasen vervolgens een beroepscommissie samen bestaande uit een vertegenwoordiger van de Ondernemingsraad en een vertegenwoordiger van de werkgever.
Artikel 10 1. Deze regeling is een overeenkomst als bedoeld in artikel 32 lid 2 in de Wet op de Ondernemingsraden.
Definitief /1 juni 2007
