2F Schrijven Inleiding Deze workshop gaat over: schrijven. Er wordt veel geschreven. Denk aan brieven en e-mails. Al deze schrijfproducten hebben regels, die in deze workshop aan bod komen. Ook zul je voor je opleiding verslagen en werkstukken moeten maken. Kortom, er is genoeg om te oefenen. Als je klaar bent met de workshop, heb je heel wat schrijfproducten gemaakt en heb je beter leren schrijven.
Volgens de eisen van het Referentiekader moet je kunnen: correspondentie Dit betekent dat je diverse brieven en e-mails kunt schrijven. Je moet weten wat de indeling is en hoe je het beste kunt opschrijven wat je wilt. formulieren invullen, berichten, advertenties en aantekeningen maken Dit betekent dat je formulieren kunt invullen en berichten kunt maken, waardoor de lezer precies begrijpt wat jij bedoelt. Denk maar aan een telefoonnotitie. Verder maak je goede, gestructureerde aantekeningen van een les of een instructie. Verslagen, werkstukken, samenvattingen, artikelen Dat betekent dat je verslagen kunt maken van je werkzaamheden. Ook kun je met behulp van diverse informatiebronnen goede, leesbare werkstukken maken. Je kunt je eigen mening daarin verwerken, ondersteund met argumenten.
Werkvolgorde Zie bijlage: Werkvolgorde A en B
© Instruct
Schrijven is een vaardigheid. Gebruik daarom voor deze workshop werkvolgorde A. Deze kun je in de kantlijn downloaden.
3
Bestuderen Schrijven Algemeen
Tekstvormen Geschreven teksten zijn er in allerlei soorten en maten. Elke vorm heeft zijn eigen layout, de vormgeving. De tekstvorm hangt duidelijk samen met de functie en het doel van een tekst. Bekende tekstvormen zijn bijvoorbeeld: brief folder/brochure rapport pamflet advertentie artikel boek gebruiksaanwijzing nota Maar ook bijvoorbeeld een sms’je hoort bij de geschreven teksten.
Corresponderen
De zakelijke brief: briefindeling Een zakelijke brief is kort en bondig. De informatie die erin staat, mag maar voor één uitleg vatbaar zijn. Zo’n brief heeft vaak een officiële status, wat onder meer blijkt uit de handtekening van de afzender. Hij wordt bijvoorbeeld gebruikt in de volgende situaties: zakelijke afspraken vastleggen; klachten officieel op papier zetten; een belangrijke aankoop bevestigen. Een zakelijke brief heeft een aantal vaste onderdelen, die we hieronder behandelen. Je zult merken dat lang niet alle onderdelen altijd aanwezig zijn.
© Instruct
4
De onderdelen van een zakelijke b rief. Klik op de afb eelding om het hele voorb eeld op je scherm te krijgen. Briefhoofd Het briefhoofd is vaak voorgedrukt, zoals in het voorbeeld hierboven. Meestal zijn de volgende gegevens in het briefhoofd te vinden: De naam van het bedrijf waar de brief vandaan komt. Het postadres: de postbus waar de post naartoe gaat. Eventueel het bezoekadres: het adres waar het bedrijf te vinden is. Telefoon- en faxnummer. E-mail- en internetadres. Adressering Hier gaat het om de gegevens van de ontvanger van de brief: Typ de naam van het bedrijf waar de brief naartoe gaat. Noem ook de naam van de afdeling waar de brief naartoe moet, als je die tenminste weet. T.a.v. = ter attentie van. Hierachter schrijf je de naam van de persoon voor wie de brief bedoeld is. Weet je die naam niet, dan kun je hier niets typen, of je moet het bedrijf bellen en de naam vragen.
© Instruct
5
Voorbeeld
Klik op de afb eelding als je meer wilt weten over de juiste schrijfwijze van namen. Bedrijven hebben meestal een vestigingsadres en een postbusnummer. Gebruik in brieven het postbusnummer. Bij een postbusnummer hoort een andere postcode dan bij het vestigingsadres. De letters van de postcode van de geadresseerde schrijf je als hoofdletters. Tussen deze letters en de cijfers zit één spatie. Tussen de letters en de plaatsnaam die erachter staat, komen twee spaties. Ook de plaatsnaam schrijf je in hoofdletters. Dus: 8251 AD DRONTEN Datering Hier komt de plaats waar het bedrijf gevestigd is, gevolgd door de datum waarop de brief geschreven wordt; bijvoorbeeld: Zandvoort, 22 mei 2009. Van de plaatsnaam schrijf je de eerste letter met een hoofdletter. Na de plaatsnaam komt een komma. De dag en het jaartal schrijf je in cijfers, de maand in kleine letters. Referteregel Dit is een duur woord voor de aanduiding 'Uw kenmerk' en 'Ons kenmerk'. Meestal zijn deze gegevens voorgedrukt. Wat erachter getypt wordt, verschilt per bedrijf. Betreft Je geeft heel kort aan waar de brief over gaat. Voorbeeld Betreft: verzoek om informatie Betreft: levering goederen XX33 Betreft: bestelling Betreft: uw brief van 14 oktober 2008
Aanhef Als je weet naar wie je de brief schrijft, neem je na 'Geachte ...' de achternaam op. Volg de volgende regels: Laat de voorletter(s) weg. Schrijf de eerste letter van de achternaam met een hoofdletter. Schrijf de eerste letter van het eerste voorvoegsel met een hoofdletter. Van getrouwde vrouwen die de achternaam van hun man gebruiken, gebruik je alleen de eerste naam. Weet je niet voor wie de brief bestemd is, dan schrijf je: “Geachte heer/mevrouw,”. Voorbeeld Geachte heer Jansen, Geachte mevrouw Van Vliet, Geachte heer Van der Meer, Geachte mevrouw Amhali,
© Instruct
6
Tekst De brief krijgt meestal de bekende indeling 'inleiding - kern - slot'. Inleiding Hier komt de aanleiding waarom je deze brief schrijft. Kern De verduidelijking (uitleg) van wat je eigenlijk van de lezer wilt, schrijf je hier op. De informatie die je wilt geven of juist wilt krijgen, komt hier dus te staan. Slot Dit is de afronding van je brief. Dit kan een conclusie zijn, of juist een bedankje. Ook kun je hier schrijven dat de lezer altijd kan bellen als hij nog vragen heeft. Slotformule Hier komen vijf dingen te staan: 1. “Met vriendelijke groet,” als het een vriendelijke brief is. Als je een klachtenbrief schrijft kun je het beste met “Hoogachtend,” afsluiten. 2. De naam van het bedrijf waar je werkt. 3. Je handtekening. 4. Je naam. 5. Je functie in het bedrijf. Bijzondere vermelding Hier kun je aangeven of anderen dan de geadresseerde een kopie van de brief hebben gekregen. De geadresseerde weet dan wie er nog meer op de hoogte zijn van de inhoud van de brief. De namen van deze personen vermeld je achter de afkorting c.c. Bijlage Als je iets meestuurt, vermeld je dat hier.
Van privé naar bedrijf Een brief kun je namens een bedrijf schrijven naar een ander bedrijf of naar een privépersoon. Natuurlijk kun je ook zelf een brief naar een bedrijf sturen, bijvoorbeeld een sollicitatiebrief. Daarvoor gelden bijna dezelfde regels als voor ‘van bedrijf naar bedrijf’. Het verschil zit in: het briefhoofd en de slotformule. Briefhoofd Schrijf hier jouw privé-gegevens: je naam: voorletters en achternaam je adres je postcode en woonplaats je telefoonnummer Slotformule Omdat je niet namens een bedrijf schrijft, schrijf je hier maar drie dingen: “Met vriendelijke groet,” of “Hoogachtend,” je handtekening je naam Tips Controleer op spelfouten. Gebruik de spellingcontrole van de tekstverwerker en laat iemand anders de brief nalezen. Let erop dat de brief er netjes uitziet (geen vlekken, kreukels etc.). Onderteken de brief als je hem hebt geprint.
© Instruct
7
De zakelijke brief: stijl Iedereen heeft een eigen stijl van schrijven. Toch bestaan er enkele algemene richtlijnen die de kwaliteit van een brief verbeteren. Het is vooral belangrijk dat een brief duidelijk is. Om een duidelijke stijl te krijgen, let je op de volgende zaken: Spreek de geadresseerde aan met ‘u’ (met een kleine letter). Noem jezelf als afzender consequent ‘ik’ of ’wij’. Het laatste kies je als je namens je bedrijf spreekt. Houd je zinnen kort. Neem ieder onderwerp of deelonderwerp op in een aparte alinea. Kies eenvoudige en vlotte woorden: ‘wijziging’ in plaats van ‘mutatie’; ‘terugsturen’ in plaats van ‘retourneren’; ‘daarom’ in plaats van ‘derhalve’. Gebruik directe formuleringen, niet: ‘Wij zouden het op prijs stellen indien u het formulier volledig ingevuld en ondertekend wilt retourneren’; wel: ‘Wilt u het aanvraagformulier volledig ingevuld en ondertekend aan ons terugsturen?’. Gebruik concrete formuleringen: ‘op 18 november 2009’ in plaats van ‘te zijner tijd’. Vermijd clichés. Dit zijn zinnen of zinsdelen die zo vaak gebruikt worden dat ze nietszeggend zijn geworden. Een voorbeeld is: “Erop vertrouwende dat wij u een passend aanbod hebben gedaan!” Dit kun je beter vervangen door: “Wij hopen dat ons voorstel naar uw zin is”. Verplaats je in de lezer. Die moet begrijpen wat je bedoelt. Je toon is vriendelijk en beleefd. Wees wel duidelijk en zakelijk. Schrijf kort en bondig, want overbodige informatie werkt storend.
Soorten brieven Hieronder beschrijven we verschillende soorten brieven. In de linkerafbeelding zie je wat de kenmerken van een brief zijn; rechts kun je klikken op een voorbeeldbrief. Informatie aanvragen
© Instruct
8
De orderbrief
© Instruct
9
De verkoopbrief
© Instruct
10
De klachtenbrief
© Instruct
11
© Instruct
12
De excuseerbrief
© Instruct
13
De aanmaning
© Instruct
14
De circulaire
© Instruct
15
E-mail Vaak kun je ook een e-mailtje schrijven om iemand iets te vertellen. Het gaat veel sneller, het is goedkoper en je kunt een digitaal bestand meesturen, bijvoorbeeld een verslag, tekening of foto. De meeste mensen gebruiken hiervoor Outlook, Outlook Express, hotmail of gmail. Extra gegevens Uit het mailtje dat je verstuurt, blijkt alleen je e-mailadres. Voeg dus je naam, adres en eventueel je telefoonnummer toe. De lezer kan je dan ook op een andere manier bereiken.
Stijl Schrijf in zakelijke contacten hetzelfde als in een brief, dat is het duidelijkst. In een mailtje aan een vriend of vriendin kun je best leuke smileys toevoegen of sms-taal gebruiken, maar in een mailtje aan een bedrijf niet. Voor het gebruik van ‘Geachte’ en ‘Beste’ gelden dezelfde regels als bij brieven. Je begint een mailtje dat je naar een bedrijf stuurt dus niet met ‘Hoi’ of zoiets. Denk ook na over het gebruik van ‘u’ en ‘je’. Als je twijfelt kies je voor ‘u’.
Klik op de afb eelding voor een voorb eeld hoe het niet moet. De Onderwerpregel Iedere ontvanger wil weten wat het onderwerp van een mailtje is. Vul dus bij 'Onderwerp' duidelijk in waar het over gaat. Als je aan een reisbureau iets wilt vragen over een geboekte reis, vul je hier bijvoorbeeld het boekingsnummer in. Vaak openen mensen geen mailtjes zonder onderwerp, uit angst voor een virus.
© Instruct
16
Indeling Probeer de indeling te gebruiken die voor alle teksten geldt: inleiding – kern – slot. Inleiding: je valt niet meteen met de deur in huis, maar geeft even aan wat het doel van je mailtje is. Kern: in de kern vertel je waarom het gaat. Slot: je sluit het mailtje netjes af met een afsluitende zin. Een voorbeeld is: “Ik hoop snel van u te horen wat u van dit voorstel vindt.” Daarna eindig je net als in een brief met “Met vriendelijke groet,”. Daaronder zet je je naam en de belangrijkste gegevens van jou en je bedrijf. Controle Controleer het mailtje op taal- en spelfouten. Lees je mailtje altijd na voordat je het verstuurt, of laat het door iemand anders lezen. Gebruik de spellingcontrole. Werk je met een programma dat geen spellingcontrole heeft, maak je tekst dan in Word. Controleer de tekst met de spellingcontrole, plak hem daarna in het e-mailprogramma of voeg hem als bijlage toe.
Tips
Verstuur geen onnodige kopieën Het is gemakkelijk om achter CC allerlei namen in te vullen, maar vraag je eerst af of die persoon er ook wat aan heeft. Sommige mensen raken overwerkt door het grote aantal mailtjes dat ze moeten lezen en beantwoorden! BCC Als de geadresseerde niet mag weten dat iemand anders een kopie heeft ontvangen, gebruik je de knop BCC. Het e-mailadres dat je daarachter invult, krijgt de geadresseerde niet te zien. Bekijk de onderwerpregel Open een mailtje niet als het onderwerp niet ingevuld is, of als je het onderwerp verdacht vindt. Denk er altijd over na of er geen virus in kan zitten. Automatische handtekening Wil je niet elke keer je gegevens opnieuw invoeren, maak dan gebruik van een automatische handtekening. In Outlook is die gemakkelijk te maken. Hieronder zie je een voorbeeld van zo’n handtekening.
Klik op de afb eelding om het hele voorb eeld op je scherm te krijgen.
© Instruct
17
Memo's Memo’s zijn korte briefjes met een eenvoudige mededeling. Er zijn twee soorten die veel gebruikt worden: de telefoonmemo of telefoonnotitie de memo voor een aantal mensen De telefoonmemo Veel bedrijven gebruiken voor de telefoonmemo een voorbedrukt formuliertje. Op dit formuliertje kun je een paar aantekeningen kwijt.
Een voorb edrukt formulier voor telefoonnotities. Klik op de afb eelding om het hele voorb eeld op je scherm te krijgen. Voorbeeld Je bent aan het werk. De telefoon gaat en je neemt op. Het gesprek is niet voor jou, maar voor je collega die met lunchpauze is gegaan. Je weet dat hij zo terug is. Wat doe je? Je noteert de gegevens van degene die belt, zodat je collega hem kan bellen.
Klik op de afb eelding om het hele voorb eeld op je scherm te krijgen.
© Instruct
18
Memo voor een aantal mensen Een memo kan ook een uitnodiging voor een feest zijn, of een mededeling voor alle werknemers (of voor een kleine groep mensen). Een memo is een mededeling die niet buiten de muren van het bedrijf gaat. Zo'n bericht is dus niet voor klanten bedoeld! Memo's worden tegenwoordig het meest elektronisch verspreid: via e-mail via een bedrijfsintranet Onderdelen van een memo Beide soorten memo’s hebben vaste onderdelen, voor een deel dezelfde.
Tips Vul alle gegevens in die voorgedrukt zijn (in de sjabloon staan). Schrijf duidelijk leesbaar (als je papier gebruikt). Sluit je memo af met “Met vriendelijke groet,” of iets dergelijks. Wees kort, duidelijk en volledig in wat je te melden hebt.
Formulieren invullen, aantekeningen maken
Formulieren invullen Voor je werk en in je privé-leven, moet je formulieren invullen. Bijvoorbeeld een schadeformulier bij een aanrijding, een onkostendeclaratieformulier of een urenstaat op je werk. Ook op websites wordt vaak van je verlangd dat je een formulier invult.
© Instruct
19
Voorbeelden
Een web formulier voor het aanvragen van een ab onnement.
Een inschrijfformulier.
© Instruct
20
Een declaratieformulier.
© Instruct
21
Een groter, lastiger formulier: Werkwijze
Een formulier invullen Lees eerst het formulier helemaal door. Je weet dan welke vragen er gaan komen. Je weet dan ook wat je nog op moet zoeken (bijvoorbeeld een verzekeringsnummer of bonnetjes die je moet inleveren). Soms begrijp je iets niet. Vraag dan aan iemand die er verstand van heeft om je te helpen. Maak eventueel een kopie, zodat je kunt oefenen met wat je in moet vullen. Later schrijf je dit in het net over op het formulier dat je moet inleveren. De kladversie bewaar je als kopie. Je kunt ook met potlood invullen, zodat je fouten nog kunt uitgummen. Let wel op, want niet alle formulieren mag je met potlood invullen. Vul de antwoorden goed leesbaar in. Als je alle vragen hebt beantwoord, lees je alles nog een keer door en kijk je of het klopt wat je hebt ingevuld. Stuur je formulier op of lever het in. Soms krijg je een envelop met voorgedrukte gegevens bij je formulier. Die envelop kun je dan gebruiken om het formulier te versturen. Op een meegestuurde envelop hoef je vaak geen postzegel te plakken. Dit geldt zeker als je het formulier naar een antwoordnummer kunt versturen.
Tips Als je op je werk voor het eerst een formulier moet invullen, is het handig om uitleg te vragen aan een collega. Kijk of je handtekening op het formulier staat (als dat gevraagd wordt).
© Instruct
22
Verslagen maken
Verslag en rapport Tijdens je opleiding, en waarschijnlijk ook in je latere werk is het belangrijk dat je goede verslagen kunt maken. In plaats van verslag kom je ook wel de term rapport tegen. Hieronder bespreken we de fasen die je het beste kunt doorlopen bij het maken van een verslag. Het gaat achtereenvolgens om: de oriëntatiefase de voorbereidingsfase de uitvoeringsfase de afwerkingsfase
Oriëntatiefase In de oriëntatiefase bepaal je onderwerp, doel en doelgroep. Bepalen van het onderwerp Je moet natuurlijk weten waarover je schrijft. Soms krijg je een onderwerp aangedragen, soms moet je het zelf bedenken. In ieder geval is het belangrijk dat je voor jezelf goed formuleert waarover je het gaat hebben.
Bepalen van het doel Met elke vorm van communicatie heb je een doel. Je vraagt jezelf altijd af welke informatie je wilt geven en wat je daarmee wilt bereiken. Je moet dus nagaan welk doel je met jouw tekst voor ogen hebt. Wil je de lezer informatie geven? Dan schrijf je een informatieve tekst. Wil je de lezer tot iets aanzetten? Dan schrijf je een overtuigende tekst. Wil je de lezer instrueren? Dan schrijf je een instruerende tekst. Wil je de lezer amuseren? Dan schrijf je een vermakende tekst. Wil je mogelijk nog iets anders bereiken? Een combinatie van deze vormen is ook mogelijk. Bepalen van de doelgroep Als schrijver verplaats je je in de lezer. De lezer moet jouw verslag, brief of sms’je lezen en begrijpen. Jij moet ervoor zorgen dat hij met zo weinig mogelijk inspanning de boodschap kan verwerken. Je vraagt je bij het schrijven dus voortdurend af: voor wie is datgene wat ik schrijf precies bestemd? Probeer de volgende gegevens van je lezer te achterhalen: het algemene kennisniveau de kennis van het onderwerp de belangstelling voor het onderwerp de mening over het onderwerp Als je deze kenmerken van je lezerspubliek in kaart hebt gebracht, kun je de inhoud van je boodschap en je taalgebruik aanpassen: Inhoud Van welke voorkennis mag je uitgaan bij de lezer? Welke informatie mag je dus weglaten? Welk onderwerp moet je juist diepgaand behandelen? Taalgebruik Kun je vaktermen gebruiken? Moet je de zinnen kort houden? Moet je de tekst verduidelijken met een groot aantal illustraties?
© Instruct
23
Voorbeeld
Neem als voorbeeld je stageverslag. Zo’n verslag schrijf je onder anderen voor je stagebegeleider. Die kent waarschijnlijk het bedrijf waar jij stage loopt, dus hij heeft enige voorkennis. In je verslag houd je daar rekening mee. Zou je het verslag ook voor je buurvrouw maken, dan zou je waarschijnlijk veel meer dingen moeten uitleggen.
Als je onderwerp, doel en publiek voor ogen hebt, maak je voor jezelf een planning. Je stelt een aantal eisen op waaraan je eindproduct moet voldoen.
Voorbereidingsfase In de voorbereidingsfase ga je brainstormen. Je noteert een aantal open vragen en die ga je beantwoorden. Bij het zoeken van de antwoorden maak je gebruik van informatiebronnen. Je verzamelt dus informatiemateriaal dat je nodig hebt om je tekst zo goed mogelijk te maken. Je ordent de vragen en antwoorden op basis van het tekstpatroon dat voor jouw tekst het meest geschikt is. Op deze manier ontstaat een bouwplan voor de uiteindelijke tekst. Een bouwplan is een schema waarmee het eigenlijke schrijfwerk een stuk makkelijker wordt. In zo’n plan bedenk je welke onderwerpen waar in de tekst komen. Welk tekstpatroon je ook kiest, in het bouwplan ga je uit van de bekende indeling 'inleiding - kern - slot': Inleiding Hieruit blijkt waarover de tekst gaat. Kern Deze bevat het eigenlijke verhaal. Slot Dit bestaat bijna altijd uit een samenvatting en/of een conclusie.
Uitvoeringsfase De volgende stap is dat je je bouwplan uitschrijft. De antwoorden op de open vragen vorm je om tot alinea’s. Zo ontstaat een concepttekst, oftewel een kladversie van je tekst. Inleiding
Een goede inleiding laat niet alleen zien waarover de tekst gaat, maar trekt ook de aandacht van de lezer. Het trekken van de aandacht van de lezer kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld met een anekdote, een citaat of een actueel onderwerp.
Kern
Door het stellen en beantwoorden van de open vragen heb je al bedacht welke deelonderwerpen je bij het gekozen onderwerp gaat behandelen. Meestal vormt elk deelonderwerp een alinea. Bij ieder deelonderwerp (dus bij iedere alinea) kijk je hoe het verband met het voorgaande is. Aan de hand daarvan kies je de verwijswoorden of signaalwoorden die daarbij horen. Met andere woorden: je verheldert de structuur door het aanbrengen van structuuraanduiders. Natuurlijk zorg je voor een logische volgorde.
Slot
De afsluitende alinea bevat vaak een samenvatting of conclusie. Soms eindigt een tekst ook met een aansporing. Vertel in je slotalinea geen nieuwe gegevens; die horen in de kern van je betoog.
© Instruct
24
Voorb eeld van een inleiding en een afsluitende alinea. Klik op de afb eelding om het hele voorb eeld op je scherm te krijgen.
Afwerkingsfase Als je tevreden bent over je kladtekst, voer je een laatste controle uit: Je schaaft de formulering bij. Je voegt zonodig enkele zinnen toe. Je controleert de spelling. Je plaatst de noodzakelijke leestekens. Dit is ook het moment om de tekst te gaan opmaken: Je kijkt welke illustraties nodig zijn. Je nummert de kopjes. Je controleert of de marges in orde zijn.
© Instruct
25
Soorten rapporten Gespreksverslag
Wat is het? Een gespreksverslag is een schriftelijke weergave van een formeel gesprek tussen twee of meer personen. Doel Men wil in bedrijfssituaties later graag nagaan wat er in een formeel gesprek gezegd is. Ook is het belangrijk welke afspraken er gemaakt zijn. Daarom worden deze zaken op papier gezet. Inhoud Een gespreksverslag heeft wel wat weg van de notulen van een vergadering. Soms wordt niet het hele gesprek vastgelegd, maar alleen de gemaakte afspraken. Hoe ga je te werk? Je vermeldt allereerst wie er bij het gesprek aanwezig waren. Is er voor het gesprek een agenda gemaakt, dan noem je de afzonderlijke agendapunten. Je gaat in op de zaken die daarover gezegd zijn. Ten slotte vat je alle gemaakte afspraken samen.
Stageverslag
Wat is het? Een stageverslag is een verslag dat wordt gemaakt naar aanleiding van een stageperiode. Doel Het doel van een stageverslag is tweeledig: 1. De stagiair(e) wordt ‘gedwongen’ om op een rijtje te zetten wat er tijdens de stage gebeurd is en wat hij of zij ervan geleerd heeft. De student legt als het ware verantwoording af. 2. De stagebegeleider krijgt inzicht in het nut van de stage voor de student. Inhoud In grote lijnen kun je voor een stageverslag de indeling aanhouden die geldt voor rapporten in het algemeen. In de inleiding vermeld je: hoe de stage tot stand kwam; waarom je voor die stageplaats hebt gekozen; welke verwachtingen je had voordat je aan de stage begon; hoe de oorspronkelijke planning van de stage-activiteiten was. In de kern komt achtereenvolgens: een beschrijving van de organisatie waar je stage gelopen hebt (doelstellingen, beknopte geschiedenis, organisatiestructuur, e.d.); een beschrijving van je stagewerkzaamheden en daarmee van de rol die jij als stagiar(e) had. In het slot komt de evaluatie. Daar beantwoord je vragen zoals: Is de planning gerealiseerd? Welke kennis en vaardigheden uit je studie heb je benut? Welke kennis en vaardigheden miste je? Welke nieuwe kennis en vaardigheden heb je opgedaan? Hoe was de aansluiting van de opleiding met de beroepspraktijk? Hoe heb je de begeleiding van je stagebegeleider ervaren? Heeft de stage meer duidelijkheid verschaft over je toekomstige positie op de arbeidsmarkt? Je sluit het verslag af met eventuele bijlagen en een literatuurlijst. Hoe ga je te werk? Verzamel vanaf het begin van je stage materiaal voor het stageverslag. Als je hier te laat mee begint, loop je het risico dat je dingen vergeet. Vaak krijg je van je studiebegeleider het advies om het stageverslag niet te uitgebreid te maken. Hiermee wordt de controleerbaarheid bevorderd: via het stageverslag controleren of aan alle eisen van de stage is voldaan.
© Instruct
26
Reflectieverslag
Sommige stagebegeleiders hebben tegenwoordig liever een ander soort stageverslag. Zij vinden het opdoen van werkervaring niet meer voldoende. Ze willen dat er op de werkplek ook geleerd wordt. Dat laatste is alleen mogelijk als de stagiair leert om zichzelf vragen te stellen over zijn functioneren op de werkplek. Er ontstaat dan een ander type verslag. Dit wordt wel aangeduid met de term reflectieverslag. Wat is het? Het kenmerk van het reflectieverslag is dat het heel duidelijk een persoonlijk accent heeft. In een reflectieverslag gaat het om gedachten, afwegingen en gevoelens. Er wordt dus niet alleen naar controleerbare feiten verwezen. Zo’n verslag is een middel om te leren. Het wordt meestal geschreven in leersituaties die gebonden zijn aan de praktijk. Het gaat dan om situaties waar geleerd wordt door te doen. Inhoud Gedeeltelijk komt de inhoud van een reflectieverslag overeen met die van het stageverslag. Er worden echter zaken aan de kern toegevoegd. Bij het maken van het stageverslag ben je bezig met een belangrijke stap van het leren op de werkplek. Je kijkt terug op de ervaringen die je hebt opgedaan. Maar bij alleen die terugblik kun je het niet laten. Er zijn meer stappen nodig:
Stap 1: ervaringen opdoen. Stap 2: terugkijken op de eigen ervaringen, het eigen handelen. Stap 3: bewustwording van de belangrijke aspecten. Stap 4: alternatieven ontwikkelen voor de aanpak en daaruit een keuze maken. Stap 5: nieuwe aanpak testen in de praktijk.
Een stageverslag gaat meestal niet verder dan de eerste twee van deze vijf stappen. In een reflectieverslag wordt er vanaf stap 3 een veel persoonlijker accent aan toegevoegd. Je wordt uitgedaagd om na te denken over jezelf en over je handelen. Het doel daarvan is om je handelen aan te passen. Dat laatste is natuurlijk datgene waar het om draait: “In het vervolg ga ik het nog beter doen.” In een reflectieverslag laat je zien hoe dat proces verlopen is. Je noteert waarover je hebt nagedacht. Je schrijft op wat nu eigenlijk de kern is waarin of waarmee je verder wilt. Je geeft aan wat je op grond van je inzichten wel en niet wilt gaan aanpakken. Vervolgens noteer je hoe die aanpak verloopt. En omdat je op die nieuwe aanpak ook weer kunt reflecteren, kun je je blijven ontwikkelen. In onderstaand schema zie je hoe het proces van reflecteren verloopt. Je startpunt ligt in het meest rechtse vakje (praktijkervaring opdoen). Je ziet hoe je steeds weer in die praktijk terugkomt met een nieuwe aanpak.
© Instruct
27
Hoe ga je te werk? In je reflectieverslag kun je bovenstaand schema als uitgangspunt nemen. Daarbij maak je gebruik van vragen waarop steeds antwoorden komen. Hieronder staan de vragen die je je per fase zou kunnen stellen, beginnend vanuit het vakje rechts: 1. (Nieuwe) praktijkervaring opdoen Wat wil ik bereiken? Waar wil ik op letten? Wat wil ik uitproberen? 2. Terugkijken Wat wilde ik, wat deed ik, wat dacht ik, wat voelde ik? Wat deden de anderen in mijn werkomgeving? Wat denk ik dat die anderen wilden, dachten, voelden? 3. Analyseren Welk verband zit er tussen datgene wat ik heb opgeschreven bij het terugkijken? Wat is de samenhang tussen de antwoorden die ik bij het terugblikken heb geformuleerd? Wat is het verband met de invloed vanuit mijn werkomgeving? Wat is dus het probleem of de positieve ontdekking? 4. Morgen gaat het beter (bijsturen of mijn mogelijkheden van handelen uitbreiden) Welke andere mogelijkheden van handelen zie ik? Wat zijn de voor- en nadelen van die andere mogelijkheden? Hier houdt je leerproces natuurlijk niet op. Na stap 4 kun je weer bij stap 1 beginnen. Meetverslag
Wat is het? Een meetverslag is een vorm van een technisch rapport. Het is het verslag van een proefneming. Doel Het doel van zo’n verslag is controleerbaarheid: een ander dan de schrijver moet de mogelijkheid hebben om het onderzoek of experiment te herhalen. Inhoud In de inleiding vermeld je het doel van de proef, met eventueel de benodigde achtergrondinformatie. In de kern volgt een beschrijving van de proef, in de vorm van tekeningen (meetopstelling), met daarbij: de berekeningen; uitleg hoe is gemeten; de significantie van de meetwaarden; welke theoretische uitgangspunten zijn gebruikt; welke meetinstrumenten zijn gebruikt (met eventueel vermelding van hun onnauwkeurigheid); de meetresultaten (met behulp van tabellen en grafieken); een analyse van de meetresultaten. In het slot kom je met een conclusie, een (fouten)discussie en eventueel suggesties voor nader onderzoek. Hoe ga je te werk? De vorm van een meetverslag staat meestal vast. In de meeste bedrijven gebruikt men een vast model dat de schrijver van het verslag alleen maar hoeft in te vullen. Bedenk dat het in dergelijke rapporten belangrijker is dat de cijfers kloppen dan dat het prettig leesbaar is. Met andere woorden: cijfers zijn belangrijker dan woorden. Belangrijk zijn dus de bronvermelding, en tabellen en grafieken.
© Instruct
28
Het taalgebruik in technische rapporten en dus ook in een meetverslag is formeel en vaak niet erg afwisselend. Normaal gesproken leest het prettig als je in een tekst variatie aanbrengt door synoniemen te gebruiken. Maar in dit soort rapporten vindt men dit alleen maar onduidelijk.
Gebruik van de computer
Tekstverwerker Bij het maken van teksten is de computer een onmisbaar hulpmiddel. Denk alleen al aan de mogelijkheden van de spellingcontrole. Andere handige functies zijn: grammaticacontrole synoniemenlijst zoeken en vervangen Deze functies maken deel uit van Microsoft Word, het meest gebruikte tekstverwerkingsprogramma.
Spellingcontrole De spellingcontrolefunctie kun je aanzetten terwijl je de tekst aan het typen bent. Je kunt ook achteraf een spellingcontrole laten uitvoeren. Als je tijdens het typen de woorden laat controleren, komt er een rood golflijntje onder de woorden die het programma niet kent. Dat kán betekenen dat het woord fout getypt is. Het kan ook zijn dat het een correct woord is dat niet in het 'woordenboek' van het programma voorkomt. Dit laatste geldt vooral voor vaktermen en voor samenstellingen, maar ook voor eigennamen. Voorbeeld
De volgende woorden kent Word niet, hoewel ze wel correct zijn: blootstellingsgevaar vlamvertragers ochratoxine voedselconsumptiegegevens kippenfaeces infectieziektendiagnostiek (Deze woorden komen voor in rapporten en artikelen van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu.) Goedgekeurd, maar toch fout... Het omgekeerde komt ook voor: een woord wordt goedgekeurd terwijl het op die plaats niet juist is. Voorbeeld De automatische spellingcontrole zal bijvoorbeeld niet zien dat er in 'de verrichtte werkzaamheden' een 't' te veel staat. Het programma kent ook het woord 'verrichtte' als verleden tijd van 'verricht'. Hier wordt het woord als bijvoeglijk naamwoord gebruikt en krijgt het alleen maar een 'e' achter het voltooid deelwoord. Maar dat merkt de spellingcontrole niet op.
Wel zal het programma reageren als je bijvoorbeeld 'wekzaamheden' in plaats van 'werkzaamheden' typt.
© Instruct
29
Samenstellingen Er is nog een zwak punt van de spellingcontrole: hij vertelt je niet dat je de onderdelen van een samenstelling 'los' hebt geschreven terwijl het één woord is. Voorbeeld Onder invloed van het Engels zie je steeds vaker fouten als: bureau stoel informatie analyse appel taart trein conducteur
Deze woorden horen aan elkaar, dus zonder spatie, geschreven te worden. De spellingcontrole zal je daar niet op wijzen. Alternatieven Als een woord tijdens het typen een rood golflijntje krijgt, kun je er met de rechtermuisknop op klikken. Je krijgt dan een of meer alternatieve woorden die wel goed gespeld zijn. Meestal zit het goede woord ertussen. Daar hoef je dan alleen maar op te klikken.
Het woord 'demand' wordt niet herkend en je krijgt een aantal alternatieven aangeb oden. Controleer je achteraf de spelling, dan heb je verschillende mogelijkheden wanneer er een onbekend woord wordt ontdekt. De belangrijkste zijn: Je kunt het woord wijzigen (knop 'Wijzigen'). Je kunt ervoor zorgen dat Word het verder negeert (knop 'Alles negeren'). Deze optie gebruik je vaak als het programma een onbekende voor- of achternaam tegenkomt. Je kunt het onbekende woord toevoegen aan de woordenlijst van het programma (knop 'Toevoegen aan woordenlijst'). Doe dit alleen als je zeker weet dat de spelling juist is.
© Instruct
30
Grammaticacontrole Tijdens het typen kun je ook de grammaticacontrole aanzetten.
Word heb je onder 'Extra', 'Opties' mogelijkheden om de grammaticacontrole aan te zetten. Word heb je onder 'Extra', 'Opties' mogelijkheden om de grammaticacontrole aan te zetten. Dan verschijnt er onder woorden en zinsdelen die Word afkeurt een groen golflijntje. Of dat terecht is, is moeilijk te zeggen. De grammaticacontrole werkt namelijk maar matig. Echte fouten worden lang niet altijd ontdekt, terwijl lange zinnen en passieve zinnen vaak afgekeurd worden. Soms is dat terecht, maar soms kun je bewust voor zo'n constructie gekozen hebben.
Synoniemenlijst Naast het spellingprogramma wordt bij Word ook een synoniemenlijst geleverd. Synoniemen zijn woorden die ongeveer dezelfde betekenis hebben, zoals:
fiets en rijwiel wijzigen en veranderen beeldscherm en monitor
De synoniemenlijst kun je gebruiken om afwisseling in je taalgebruik aan te brengen. Stel dat je verschillende keren het woord 'handig' gebruikt hebt en dat je voor de verandering wel eens een ander woord wilt gebruiken. Je klikt dan met de rechtermuisknop op handig en krijgt aardig wat alternatieven aangeboden. De figuur laat dat zien.
Alternatieven voor het woord 'handig'. Natuurlijk zijn niet alle termen even bruikbaar. Je moet zelf kijken of er een geschikt woord tussen zit.
© Instruct
31
Zoeken en vervangen Met de 'zoek-en-vervang'-functie van de tekstverwerker heb je vast al eens gewerkt. Als je zeker wilt weten dat je door de hele tekst heen een bepaalde vakterm of persoonsnaam goed gespeld hebt, dan is de ‘zoek-en-vervang’-functie van de tekstverwerker een handig hulpmiddel.
Voorbeeld In je verslag komt de term ‘ijzeroxide’ voor, maar je denkt dat je ook wel eens ‘ijzeroxyde’ hebt getypt. Met de zoek-en-vervang-functie kun je de fout gespelde term makkelijk opzoeken en vervangen door de juiste.
Wees bij het zoeken en vervangen wel op je hoede. Als je woorden automatisch laat vervangen, kunnen er wel eens wijzigingen uitgevoerd worden die je niet bedoeld hebt. Kies daarom altijd voor het afzonderlijk vervangen van woorden.
© Instruct
32
