2

Bijzonder bestek SEN-INFO-2005/2 Openbare aanbesteding voor het ontwerpen en de indienststelling van een WORKFLOW systeem voor het behandelen binnen de administratieve diensten van de Senaat van de bronteksten van parlementaire documenten

BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

-1-

Dit bijzonder bestek is samengesteld uit de volgende afdelingen : Afdeling A. ALGEMENE BEPALINGEN Afdeling B. BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN Afdeling C. AANVULLENDE DIENSTVERLENING Afdeling D. FUNCTIONELE EN TECHNISCHE VEREISTEN Afdeling E. CONTROLEDOSSIER Afdeling F. INLICHTINGENBLAD Afdeling G. OFFERTEFORMULIER

INHOUDSOPGAVE A.

ALGEMENE BEPALINGEN............................................................................... 7

1.

Voorwerp en aard van de opdracht........................................................................... 7 1.1.

Voorwerp van de opdracht. ................................................................................................... 7

1.2.

Aard van de opdracht. ........................................................................................................... 7

2.

Duur van de overeenkomst....................................................................................... 8

3.

Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. .................................................. 8

4.

Informatiesessie. ...................................................................................................... 8

5.

Indienen en openen van de offertes.......................................................................... 9

6.

Leidende dienst - leidend ambtenaar........................................................................ 9

7.

Beschrijving van de te presteren diensten. ..............................................................10

8.

Documenten van toepassing op de opdracht...........................................................10 8.1.

Wetgeving............................................................................................................................ 10

8.2.

Documenten betreffende de opdracht................................................................................. 10

9.

Offertes. ..................................................................................................................10 9.1.

In de offerte te vermelden gegevens................................................................................... 10

9.2.

Geldigheidsduur van de offerte. .......................................................................................... 11

9.3.

Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. ............................................. 11

9.3.1.

10.

Technische offerte........................................................................................................ 11

Prijzen. ....................................................................................................................12

10.1.

Prijzen. ............................................................................................................................. 12

10.2.

Elementen inbegrepen in de prijs. ................................................................................... 12

10.3.

Prijsherziening. ................................................................................................................ 13

11.

Afstand en onderaanneming....................................................................................14

11.1.

Afstand van de opdracht.................................................................................................. 14

11.2.

Onderaanneming. ............................................................................................................ 14

12.

Aansprakelijkheid van de dienstverlener..................................................................14


-2-

13.

Selectiecriteria – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria.......................14

13.1.

Selectiecriteria. ................................................................................................................ 14

13.1.1. Uitsluitingscriteria. .................................................................................................... 14 13.1.2. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. ....................... 17 13.1.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. 17 13.2. Regelmatigheid van de offertes. ...................................................................................... 18 13.3.

Gunningscriterium prijs. ................................................................................................... 18

14.

Borgtocht. ................................................................................................................18

15.

Keuringen en opleveringen......................................................................................19

15.1.

Keuring van de uitgevoerde diensten. ............................................................................. 19

15.2.

Voorlopige oplevering – keuring van de geschiktheid. .................................................... 20

15.3.

Definitieve oplevering – keuring van de betrouwbaarheid............................................... 20

16.

Uitvoering van de diensten. .....................................................................................20

16.1.

Termijnen en clausules.................................................................................................... 20

16.2.

Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten............................. 21

16.2.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. .............................................. 21 16.2.1.1. Ontwikkeling van het systeem. ............................................................................. 21 16.2.1.2. Evaluatie en oplevering van het systeem............................................................. 21 16.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde diensten. ................................................................... 21

17.

Facturatie en betaling van de diensten. ...................................................................22

18.

Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. .............................................................22

19.

Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener....................................................22

20.

Verplichtingen van de dienstverlener tijdens de waarborgperiode. ..........................22

21.

Geschillen................................................................................................................22

B.

BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN............................................ 24

1.

Verdeling van de rechten op de software.................................................................24 1.1.

Gebruiksrecht van de Senaat.............................................................................................. 24

1.2.

Vrijwaring tegen eisen van derden. ..................................................................................... 24

2.

C.

Beheer van de opdracht. .........................................................................................25

AANVULLENDE DIENSTVERLENING............................................................ 26

1.

Opleidingen. ............................................................................................................26 1.1.

Opleidingen voor het onderhoud van het WFS. .................................................................. 26

1.1.1. 1.1.2. 1.1.3.

2.

Opleiding van het dagelijkse beheer. ........................................................................... 26 Opleiding rond het maatwerk. ...................................................................................... 26 Opleidingen voor de gebruikers van het WFS. ............................................................ 26

Documentatie. .........................................................................................................27 2.1.

Doel van de documentatie................................................................................................... 27

2.1.1. Technische handleidingen. .......................................................................................... 27 2.1.2. Gebruikershandleidingen. ............................................................................................ 27 2.2. Inhoud van de documentatie. .............................................................................................. 27 2.3.

Taal van de documentatie. .................................................................................................. 28


-3-

3.

D.

Leveren van (een) serverplatform(en)......................................................................28 3.1.

Hardware en software. ........................................................................................................ 28

3.2.

Vereisten m.b.t. opleiding server(s)..................................................................................... 28

FUNCTIONELE EN TECHNISCHE VEREISTEN............................................ 29

1.

Situering – algemene inleiding.................................................................................29 1.1.

De context. .......................................................................................................................... 29

1.2.

Algemeen doel..................................................................................................................... 29

1.2.1. Organisatie en behandeling van de bronteksten in de Senaat. ................................... 29 1.2.1.1. Indeling van de administratieve diensten van de Senaat....................................... 30 1.2.1.2. Betrokken diensten bij het gebruik van het WFS. .................................................. 30 1.2.1.3. Huidige behandeling van de bronteksten. .............................................................. 31 1.2.2. Nieuwe manier van werken na invoering van het WFS. .............................................. 32 1.3. Algemene beschrijving van parlementaire documenten en publicaties. ............................. 32 1.4.

Algemene vereisten van het nieuwe systeem..................................................................... 33

Types en vormen van de PDen van de Senaat. ........................................................34

2. 2.1.

Mogelijke publicatievormen van de PD

en

van de Senaat. ................................................... 35

2.1.1. Papieren publicaties – de gedrukte stukken. ............................................................... 35 2.1.2. Elektronische publicaties – PDF en HTML bestanden. ............................................... 35 2.1.2.1. Publiceren onder PDF formaat. .............................................................................. 36 2.1.2.2. Publiceren onder HTML formaat. ........................................................................... 36 2.1.2.3. Het Postscript bronformaat..................................................................................... 36 en 2.2. Indeling van de PD per categorie...................................................................................... 37 2.3.

3.

en

Inhoud en vorm van de Pd ................................................................................................ 37

Behandeling van de bronteksten door de administratieve diensten van de Senaat..39 3.1.

Bronteksten afkomstig van derden en neergelegd in de beide landstalen. ........................ 39

3.1.1. Neerlegging van de bronteksten. ................................................................................. 39 3.1.2. Behandeling door de diensten van de Senaat. ............................................................ 39 3.2. Bronteksten afkomstig van derden en neergelegd in slechts één taal................................ 40 3.2.1. Neerlegging van de bronteksten. ................................................................................. 40 3.2.2. Behandeling door de diensten van de Senaat. ............................................................ 40 3.3. Bronteksten opgesteld binnen de administratie van de Senaat.......................................... 41 3.3.1. Redactie van de bronteksten. ...................................................................................... 41 3.3.2. Behandeling door de diensten van de Senaat. ............................................................ 42 3.3.2.1. Opdeling per taal van de ingediende stukken brontekst (TAALDIENST/Secretariaat). .................................................................................................. 43 3.3.2.2. Vertaling van de stukken brontekst met meerdere vertalers tegelijk (TAALDIENST/Vertaling). ....................................................................................................... 43 3.3.2.3. Revisie van de vertaalde stukken brontekst (TAALDIENST/Revisie). ................... 43 3.3.2.4. Consolidatie van het volledige rapport. .................................................................. 43

4.

Algemene bouwstenen van het WFS – COMPONENTEN. ......................................43 4.1.

Soorten componenten en inhoud. ....................................................................................... 44

4.1.1. Modificeerbare tekstcomponenten. .............................................................................. 44 4.1.2. Niet modificeerbare BEELDCOMPONENTEN............................................................. 45 4.1.3. Tabellen........................................................................................................................ 45 4.2. Oorsprong en behandeling van componenten. ................................................................... 45 BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

-4-

5.

Gedetailleerde functionaliteiten die het WFS moet bieden.......................................46 5.1.

Algemeen beheer van de componenten. ............................................................................ 47

5.1.1. Rangschikken van de componenten volgens verschillende “VIEWS”. ........................ 47 5.1.1.1. Hiërarchische view. ................................................................................................ 48 5.1.1.2. Bijkomende views. .................................................................................................. 49 5.1.2. Toewijzen van componenten aan de TDL van een gebruiker. .................................... 49 5.1.3. De componenten in verschillende etappes behandelen. ............................................. 49 5.1.3.1. Beheer van de mogelijke behandelingen. .............................................................. 49 5.1.3.2. Beheer van de opeenvolging van de verschillende behandelingen. ...................... 50 5.1.4. Notificeren van gebeurtenissen - automatische opvolging. ......................................... 50 5.1.5. Garanderen van de uniciteit van de componenten. ..................................................... 50 5.1.6. Gelijktijdige toegang tot de componenten verlenen aan meerdere gebruikers. .......... 51 5.1.7. Versies beheren van de componenten. ....................................................................... 51 5.1.8. Historiek bijhouden van de bewerkingen. .................................................................... 51 5.1.9. Toevoegen van “gewone” bestanden. ......................................................................... 51 5.2. Specifieke functies m.b.t. de componenten. ....................................................................... 52 5.2.1. Hulpmiddelen voor het aanmaken en bewerken van componenten............................ 52 5.2.1.1. Werken met basis- en standaardcomponenten...................................................... 52 5.2.1.2. Beheer van de basis en standaardcomponenten................................................... 54 5.2.1.3. Invoegen van componenten in een PDUC. ............................................................ 54 5.2.1.4. Opdeling van componenten in kleinere componenten. .......................................... 54 5.2.2. Consolidatie van componenten voor presentatie van de inhoud van een PDUC........ 55 5.2.2.1. Afbeelding van het globaal overzicht van een PDUC op het scherm..................... 55 5.2.2.2. INTERMEDIATE PRINT (IPR) van een PDUC. ..................................................... 56 5.2.2.3. Generatie van elektronische documenten bestemd voor de drukker..................... 57 5.2.2.4. Uniformiteit in de verschillende presentaties van een PDUC................................. 57 5.2.3. Opzoekingen in de stukken brontekst.......................................................................... 57 5.3. Samenvatting van de functionele beschrijving van het WFS. ............................................. 58

6.

Technische randvoorwaarden..................................................................................59 6.1.

Repository en Component Management System. .............................................................. 59

6.2.

Gebruikersomgeving. .......................................................................................................... 59

6.2.1. Initialiseren, toevoegen, herschikken en opsplitsen van componenten....................... 59 6.2.2. Behandelen van de stukken brontekst in de componenten via een “editor"................ 59 6.2.2.1. Spelling- en grammaticacontrole. ........................................................................... 60 6.2.2.2. Gebruik van “Autoformat/Autotekst”. ...................................................................... 60 6.2.2.3. Integratie met ondersteunende vertaalsoftware (mandatory). ............................... 60 6.2.2.4. Grafische interface gelijkend op die van tekstverwerker Microsoft WORD............ 60 6.2.2.5. Type software. ........................................................................................................ 61 6.3. Samenbrengen van de stukken brontekst in elektronische bestanden............................... 61 6.4.

7.

Beschrijving van de typische desktop van een WFS gebruiker. ......................................... 61

Beheer van het WFS. ..............................................................................................61 7.1.

Gebruikersbeheer / Systeemadministratie. ......................................................................... 61

7.2.

Back-up en Restore van het WFS....................................................................................... 62

7.2.1. Back-up van het WFS. ................................................................................................. 62 7.2.2. Restore van het WFS................................................................................................... 62 7.3. Installatie en onderhoud van het WFS. ............................................................................... 62 7.3.1.

Initiële installatie van het WFS. .................................................................................... 62


-5-

7.3.2.

E.

Onderhoud van het WFS. ............................................................................................ 63

CONTROLEDOSSIER..................................................................................... 64

1.

Kwantitatieve Controle.............................................................................................64

2.

Kwalitatieve Controle. ..............................................................................................64 2.1.

Functioneel en technisch..................................................................................................... 64

2.1.1. Repository en Component Management System. ....................................................... 64 2.1.2. Editor. ........................................................................................................................... 66 2.2. Opleidingen en documentatie.............................................................................................. 66

F.

INLICHTINGENBLAD ...................................................................................... 67

G.

OFFERTEFORMULIER................................................................................... 69


-6-

ALGEMENE BEPALINGEN

BIJZONDER BESTEK nr. SEN-INFO-2005/2 OPENBARE AANBESTEDING VOOR HET ONTWERPEN EN DE INDIENSTSTELLING VAN EEN WORKFLOW SYSTEEM VOOR HET BEHANDELEN BINNEN DE ADMINISTRATIEVE DIENSTEN VAN DE SENAAT VAN DE BRONTEKSTEN VAN PARLEMENTAIRE DOCUMENTEN

A. ALGEMENE BEPALINGEN In toepassing van artikel 3, paragraaf 1, van het KB van 26 september 1996 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat er in dit bijzonder bestek werd afgeweken van artikel 75 van de bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996 inzake de boeten wegens laattijdige uitvoering, in het bijzonder op het vlak van het percentage van de boeten per kalenderdag en van het maximum percentage van de boeten berekend op de waarde van de diensten.

1. Voorwerp en aard van de opdracht. 1.1. Voorwerp van de opdracht. Het voorwerp van de opdracht bestaat uit de ontwikkeling en implementatie van een geïntegreerd informatie- en beheersysteem voor het behandelen van de bronteksten van de parlementaire documenten van de Senaat. Dit systeem noemen we hierna het WORKFLOW systeem. De opdracht dient te worden uitgevoerd met eerbiediging van de technische en functionele specificaties die zijn opgenomen in onderhavig bijzonder bestek. Deze opdracht wordt als één geheel beschouwd. Het WORKFLOW systeem is bestemd voor de diensten van de Senaat. Voor de realisatie van het WORKFLOW systeem wordt momenteel rekening gehouden met een gebruiksklare installatie voor 55 eindgebruikers in de administratie van de Senaat. Dit is een vermoedelijk aantal, bijgevolg enkel richtinggevend. Hiertoe wordt voor de procedure van de openbare aanbesteding gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht tegen globale prijs (K.B. 8 januari 1996, art. 86). Overeenkomstig de termen en voorwaarden van dit bijzonder bestek verbindt de inschrijver zich ertoe de opdracht zoals beschreven in onderhavig bijzonder bestek uit te voeren na betekening van de goedkeuring van zijn inschrijving.

1.2. Aard van de opdracht. Voor de toepassing van de reglementering op overheidsopdrachten dient onderhavige opdracht te worden beschouwd als een dienstenopdracht. Het realiseren van het systeem is een resultaatverbintenis, waarbij de dienstverlener gehouden wordt aan de de door de Senaat opgelegde termijn. Er zal slechts tot oplevering worden overgegaan, wanneer gebleken is dat aan alle functionele en technische eisen zoals opgenomen in het Controledossier (cfr. afdeling E.) is voldaan. De ontwikkeling van de beoogde sleutel-op-de-deur oplossing kan slechts als geslaagd worden beschouwd indien de gevraagde functionaliteit volledig aanwezig is en de volledige werking in de multi-user productieomgeving werd aangetoond en formeel werd aanvaard. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

-7-

ALGEMENE BEPALINGEN

De dienstverlener staat in voor een perfecte integratie en gebruiksklare installatie van de door hem voorgestelde oplossing in de informaticaomgeving van de Senaat. De toepassingen moeten aan volgende belangrijke vereisten voldoen : gebruikersvriendelijkheid (GUI, overzichtelijke schermen en menu's, maximaal geïntegreerde software modules, on-line contextgevoelige hulp), onderhoudbaarheid (o.a. modulariteit, documentatie, eenvoudig versiebeheer), standaardisatie en stabiliteit. Het gaat om het ontwerp, de bouw en de implementatie van een informatiesysteem dat moet toelaten om met meerdere gebruikers tegelijkertijd en in verschillende etappes aan de brontekst van een parlementair document te werken. De ontwikkeling heeft betrekking op alle aspecten van het informatiesysteem, het on-line helpsysteem alsook de volledige gebruiksklare implementatie in de productieomgeving met inbegrip van de opleiding van gebruikers en beheerders, de redactie van de documentatie en handleidingen nodig om een volledige en adequate ingebruikname te verzekeren en met inbegrip van de levering van een serverplatform (hardware en software). De dienstverlener integreert en installeert de delen van standaardsoftware samen met de ontwikkelde toepassingen als één werkend geheel en verzorgt de optimale afstelling ('fine tuning') van het systeem als een integraal onderdeel van de opdracht. Belangrijke inhoudelijke aspecten en technische randvoorwaarden met betrekking tot de opdracht komen verder onder afdeling D. van dit bijzonder bestek aan bod.

2. Duur van de overeenkomst. De opdracht begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en duurt tot op het ogenblik dat de opdracht volledig is uitgevoerd. De uitvoering van de diensten bepaald in het onderhavige bijzonder bestek moet, in alle gevallen worden beëindigd binnen de tweehonderd kalenderdagen, in overeenstemming met punt 16.1.

3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de heer Roland ROBLAIN, Directeur Generaal bij de de Belgische Senaat. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij Dhr Roger DEVRIENDT, bestuursdirecteur bij de Belgische Senaat, telefoonnummer 02/501.72.43, fax nummer 02/514.06.85, e-mail [email protected]. Bijkomende inlichtingen inzake het inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Dhr Eddy FLEMENT, Adjunct-adviseur informaticus bij de Belgische Senaat, telefoonnummer 02/501.72.53, faxnummer 02/514.06.85, e-mail [email protected]. De inschrijver is ertoe gehouden voor alle documenten, bescheiden en briefwisseling het Nederlands of het Frans te gebruiken.

4. Informatiesessie. Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist om tussen de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en de dag van de offertes, een informatiesessie te houden ten behoeve van de kandidaat-inschrijvers. Deze informatiesessie zal doorgaan op 1 juli om 11 uur in de Belgische Senaat, Leuvenseweg nr 7, 1000 Brussel, zaal K. Tijdens deze informatiesessie zal eerst een kort overzicht worden gegeven van het voorwerp van de opdracht. Vervolgens wordt ruimte gegeven voor het stellen van vragen.


-8-

ALGEMENE BEPALINGEN

Teneinde de informatiesessie ordentelijk te laten verlopen worden de kandidaat-inschrijvers die op de informatiesessie wensen aanwezig te zijn, verzocht hun vragen aan de aanbestedende overheid te bezorgen via e-mail of fax. Het e-mailadres is [email protected]. Het faxnummer is 02/501.06.85. Enkel de vragen die twee werkdagen voor de informatiesessie bij de aanbestedende overheid zijn toegekomen, zullen tijdens de informatiesessie worden beantwoord. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht om de identiteit van hun onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledig adres te vermelden op een aanwezigheidslijst. Naderhand zal de aanbestedende overheid aan alle aanwezigen een proces-verbaal van de informatiesessie toesturen. De kandidaat-inschrijvers die niet op de informatiesessie aanwezig konden zijn, kunnen het procesverbaal opvragen bij de aanbestedende overheid (per e-mail op het e-mailadres [email protected] of per fax op het faxnummer 02/501.06.85).

5. Indienen en openen van de offertes. De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel per aangetekend schrijven opgezonden naar, ofwel persoonlijk neergelegd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: -

het nummer van het bijzonder bestek;

-

de datum en het uur van de opening van de offertes.

Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: -

het woord “offerte” in de linkerbovenhoek;

-

op de plaats van het adres van de bestemming moet worden vermeld: Belgische Senaat Ter attentie van Dhr Roger DEVRIENDT Paleis der Natie Natieplein 1 1009 Brussel

Op 15 juli om 11 uur zal in de Belgische Senaat, Leuvenseweg 7, 1000 Brussel, zaal K, in openbare zitting worden overgegaan tot de opening van de offertes ingediend voor deze opdracht (met mededeling van prijzen). In het raam van het onderzoek van de offertes door de aanbestedende overheid, worden de inschrijvers erop gewezen dat zij het bezoek aan hun installaties door afgevaardigden van de aanbestedende overheid moeten toelaten.

6. Leidende dienst - leidend ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor het toezicht en de controle op de opdracht. De leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld.


-9-

ALGEMENE BEPALINGEN

7. Beschrijving van de te presteren diensten. De opdracht van dit bijzonder bestek omvat de volgende diensten, waarvan de details hernomen zijn in de afdelingen C en D: -

het ontwerpen van een informatiesysteem dat volledig voldoet aan alle functionele en technische vereisten;

-

de levering, de installatie en de configuratie van de noodzakelijke hardware en software voor het/de serverplatform(en) van het systeem;

-

het in dienst stellen van dit systeem in de informaticaomgeving van de Senaat;

-

het organiseren van de opleidingen voor zowel de systeembeheerders als de toekomstige gebruikers van het systeem;

-

het realiseren en ter beschikking stellen van de Senaat van gebruikershandleidingen en technische documentatie;

8. Documenten van toepassing op de opdracht. 8.1. Wetgeving. -

De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994);

-

Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken (B.S. van 26 januari 1996) ;

-

Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage : algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996);

-

Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes.

8.2. Documenten betreffende de opdracht. Onderhavig bijzonder bestek nr. SEN-INFO-2005/2.

9. Offertes. 9.1. In de offerte te vermelden gegevens. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bijzonder bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bijzonder bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het indienen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als die in de een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Het offerteformulier is in 5 exemplaren bij het bijzonder bestek gevoegd. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 10 -

ALGEMENE BEPALINGEN

De volgende inlichtingen zullen worden vermeld in de offerte : -

het totale bedrag van de offerte in letters en in cijfers (excl. BTW);

-

het bedrag van de BTW;

-

de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen;

-

de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;

-

de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend;

-

het volledige aansluitingsnummer van de inschrijver bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid(voor de Belgische inschrijvers);

-

indien de inschrijver beroep doet op onderaannemers, de naam van de firma’s en hun verantwoordelijken;

-

een zo uitgebreid en duidelijk mogelijke technische offerte (zie ook punt 9.3.1.).

9.2. Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 100 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. De inschrijvers voegen bij hun offerte: -

alle documenten gevraagd in het raam van de gunningscriteria (zie rubriek 13 hierna);

-

een technische offerte, die het onderdeel moet uitmaken van een duidelijk gescheiden deel.

9.3.1. Technische offerte. Volgende documenten zullen deel uitmaken van de technische offerte: 1. Een duidelijke beschrijving van de machine(s) (merk, type, technische specificaties, operating systeem) die door de dienstverlener zal(zullen) worden aangeboden en geïnstalleerd als server(s) voor het systeem (back-end gedeelte van de oplossing); 2. Een duidelijke beschrijving van beschikbare gebruiksklare software, skeletten en templates die bij de ontwikkeling gebruikt en geïntegreerd zullen worden, en als dusdanig niet ontwikkeld zullen worden in het kader van de opdracht; 3. Een duidelijke omschrijving van welke gebruiksklare software dient te ondergaan;

parametrisatie

(“customizing”)

de

standaard

4. Een duidelijke beschrijving van de softwareprogramma's en modules die op maat dienen te worden ontwikkeld; 5. Een duidelijke beschrijving van de manier waarop de verschillende gevraagde functionaliteiten worden gerealiseerd met vermelding van de programma's en of modules die daarbij worden aangewend. Deze beschrijving moet ook duidelijk aangegeven of deze programma's en of modules standaard software zijn of het onderwerp uitmaken van maatsoftware; 6. Een duidelijke beschrijving van de ontwikkelomgeving die moet worden gecreëerd of opgezet (IDE, application server, compiler, ...);


- 11 -

ALGEMENE BEPALINGEN

7. Een gedetailleerde beschrijving van de methodologie en de kwaliteitsnormen die worden gevolgd bij de ontwikkeling van de maatsoftware. Een afschrift van eventuele certificaten (bijvoorbeeld ISO 9001) wordt hierbij gevoegd. 8. Een gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde vorming (zie ook afdeling C). Per cursus worden tenminste vermeld: korte inhoud, doel, vorm (training in workshop, ex cathedra, ...) en aantal lesgevers. Van deze laatste wordt een profiel opgegeven. 9. Een beschrijving van de interne richtlijnen voor kwaliteitszorg die van toepassing zullen zijn bij de softwareontwikkeling. Indien een beroep wordt gedaan op onderaannemers, dient ook aangegeven te worden aan welke kwaliteitsrichtlijnen zij worden onderworpen. 10. Een referentielijst van de systemen die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft ontwikkeld en geïnstalleerd en die van dezelfde technische aard zijn als de in dit bijzonder bestek beschreven systemen. Daarnaast zal telkens worden aangegeven of het gaat om: •

Content Management Systemen (CMS);

•

Document Management Systemen (DMS);

•

Integratie en op maat maken van een standaard beschikbaar CMS of DMS (commercieel product) dan wel om een specifieke op maat ontworpen systeem;

11. Indien het referentieproject op het ogenblik van de inschrijving nog aan de gang is, zal dit duidelijk worden aangegeven. De referenties moeten controleerbaar zijn (contactpersoon, telefoon, adres, ...) 12. Een zo volledig mogelijke lijst van namen van de personen en hun profiel van de personen die in het kader van de opdracht zullen worden ingezet (zie ook punt 13.1.3. Samen met de namen dienen eveneens referenties naar projecten waaraan werd meegewerkt en genoten speciale vormingen (bijvoorbeeld m.b.t. ontwikkeltools) te worden opgegeven. 13. De beschrijving van de inwendige organisatie die de inschrijver plant voor de inwendige supervisie en coördinatie en kwaliteitsbewaking van de uitvoering van de opdracht. 14. De beschrijving van hoe de inschrijver de projectaanpak zal organiseren, in het bijzonder hoe de inschrijver zijn project zal coördineren met de projectverantwoordelijke(n) van de Senaat (tussentijdse rapportering, organiseren van testsessies, opleveringen, ...).

10. Prijzen. 10.1. Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De inschrijver wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. In toepassing van artikel 88, § 3, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996, kan de aanbestedende overheid alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse uitvoeren, teneinde de juistheid van de op grond van de eerste en tweede paragraaf van voormeld artikel 88 verstrekte gegevens na te gaan.

10.2. Elementen inbegrepen in de prijs. Alle werkzaamheden en prestaties nodig voor het ontwikkelen, het installeren, het configureren, het testen en het in werking stellen van de aangeboden producten (hardware en software) moeten in de BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 12 -

ALGEMENE BEPALINGEN

prijs inbegrepen zijn. Hierin zijn ook begrepen alle overige kosten of prestaties verbonden aan het opstellen en het gebruik van de ontwikkelomgeving (werkstations, specifieke software, ...). Ook alle overige prestaties die voorzien zijn in dit bijzonder bestek (o.a. Documentatie, testen, opleiding, kosten verbonden aan keuringen, technische bijstand tijdens de waarborgtermijn, ...) moeten inbegrepen zijn in de prijs. Wat de software betreft moet iedere vergoeding voor de verdeling van de rechten op de software inbegrepen zijn in de prijs (zie ook afdeling B.). Alle tijdens de waarborgperiode te voorziene prestaties moeten inbegrepen zijn in de prijs. Voor de posten in de meetstaat waarvoor er geen prijs (“nihil”) wordt opgegeven, dient een verantwoording te worden gegeven. Er moet uitdrukkelijk worden aangegeven in welke posten zij dan wel zijn opgenomen.

10.3. Prijsherziening. Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening zijn gevoegd. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast. Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast: P = Po x [(s x 0,80) + 0,20 (=F)] S De kleine letters hebben betrekking op gegevens geldig op de toepassingsdatum van de 1 prijsherziening . De hoofdletters hebben betrekking op gegevens geldig 10 dagen vóór de opening 2 van de offertes . P = herziene prijs; Po = offerteprijs; s en S = salariskosten (sociale lasten inbegrepen); F : onherzienbaar gedeelte dat de vaste kosten en winsten omvat (Art. 57 van de wet van 30.03.1976 betreffende de economische herstelmaatregelen). De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3 % bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening).

1

Deze datum is in normale omstandigheden de datum van de ontvangst van de brief van de dienstverlener inzake de aanvraag om prijsherziening. 2

Dit is de vermoedelijke datum waarop de dienstverlener zijn prijs of prijzen heeft gebaseerd die in zijn offerte werden vermeld. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 13 -

ALGEMENE BEPALINGEN

11. Afstand en onderaanneming. 11.1. Afstand van de opdracht. Het is aan de inschrijver verboden om de opdracht af te staan aan een derde partij.

11.2. Onderaanneming. Voor de uitvoering van de opdracht, is het de inschrijver toegestaan om contracten af te sluiten met derde partijen. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de inschrijver volledig verantwoordelijk is voor zijn onderaannemers, in overeenstemming met artikel 10, paragraaf 1 van het algemeen bijzonder bestek. Indien de inschrijver een gedeelte van de uitvoering van de opdracht aan derde partijen zou toevertrouwen, dienen hun namen te worden opgenomen in de offerte, weze het dat de administratie geen enkele band met hen erkent. Alle verplichtingen die aan de inschrijver worden opgelegd moeten eveneens worden opgelegd aan zijn beambten en die van zijn onderaannemers.

12. Aansprakelijkheid van de dienstverlener. De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid bovendien tegen elke schadevergoeding die hij aan derden is verschuldigd op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de dienstverlener.

13. Selectiecriteria – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria. 13.1. Selectiecriteria. De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 13.3. van dit bijzonder bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

13.1.1. Uitsluitingscriteria. Eerste uitsluitingscriterium. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen. Indien uit een attest dat door de aanbestedende overheid bij het elektronisch loket zal worden opgevraagd, blijkt dat hij ten laatste daags vóór de datum voor ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en 2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 2.500 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.


- 14 -

ALGEMENE BEPALINGEN

§.2.

Voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de buitenlandse inschrijver bij zijn offerte toevoegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen: 1° een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin wordt bevestigd dat hij, volgens de rekening die ten laatste daags voor de datum voor de ontvangst van de offertes, voldaan heeft op die datum aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Indien een dergelijk document niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land; 2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

§.3.

De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Tweede uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: 1°

in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;

2°

aangifte hebben gedaan van faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van niet-faling, uitgereikt door de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel. Voor de buitenlandse inschrijver dient het attest te worden uitgereikt door de overheidsinstantie die hiervoor in zijn land bevoegd is, of bij ontstentenis, een verklaring op eer gecertifieerd door een notaris of een gerechtelijke of overheidsinstantie. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf die zijn professionele integriteit aantast. De inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van goed gedrag en zeden bestemd voor een openbaar bestuur, uitgereikt door de bevoegde overheidsinstantie. Voor de buitenlandse inschrijver waar dit attest niet door een overheidsinstantie wordt uitgereikt, dient een verklaring op eer bij de offerte te worden gevoegd, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land.


- 15 -

ALGEMENE BEPALINGEN

Vierde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring op eer waarin hij verklaart zich niet in voormelde geval te bevinden. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot naleven van de normen bepaald in basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: 1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende de discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid ( verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4° van het KB van 8 januari 1996. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 69 van het hierboven vermeld besluit. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen en een recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de BTW-administratie, waaruit blijkt dat hij in orde is met zijn verplichtingen ten overstaan van de voormelde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte en recent (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes) attest of attesten uitgereikt door de administratie(s) die in zijn land bevoegd is (zijn) voor het innen van de directe belastingen en van de BTW (of van de taksen die in zijn land de BTW vervangen) waarin staat vermeld dat hij in orde is met zijn verplichtingen ten overstaan van de voormelde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten in zijn land niet worden uitgereikt, volstaat een verklaring op eer gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land. Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht.


- 16 -

ALGEMENE BEPALINGEN

13.1.2. Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet werd ingevuld. De inschrijver dient tevens over voldoende financiële slagkracht te beschikken. Deze financiële slagkracht zal worden beoordeeld op basis van de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren neergelegd bij de Nationale Bank van België. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Nationale Bank van België hoeven deze niet bij hun offerte te voegen, aangezien de aanbestedende overheid deze jaarrekeningen kan raadplegen via het elektronisch loket van de federale overheid. De inschrijvers die de goedgekeurde jaarrekening van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun offerte te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekening die onlangs werd goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werd gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet is verstreken. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een accountant IDAC of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door een erkend accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de offertes). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant IDAC of door de bedrijfsrevisor. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedgekeurde jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent.

13.1.3. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver dient over het volgende personeel te beschikken dat inzake studie- en beroepskwalificaties, aan de volgende vereisten voldoet: Projectverantwoordelijke(n). De inschrijver dient over één of meerdere medewerkers te beschikken die van universitair niveau zijn en die beschikken over voldoende ervaring in het organiseren en leiden van projecten gelijkaardig aan de opdracht van dit bijzonder bestek. De medewerker die door de dienstverlener zal worden aangeduid als projectverantwoordelijke dient voldoende tijd en resources te kunnen vrijmaken om zijn taak onder optimale omstandigheden te kunnen uitvoeren. Productspecialist(en). De inschrijver dient over één of meerdere medewerkers te beschikken die minimaal een opleiding hoger onderwijs van het korte type hebben genoten en die “specialist” zijn in de gebruikte standaard software(s) die onderdeel uitmaak(t)(en) van de aangeboden oplossing. Onder “specialist” worden hier verstaan personen die een certificaat (“certified”) van vorming hebben ondergaan bij de leverancier van het product en die daarenboven over het noodzakelijke profiel BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 17 -

ALGEMENE BEPALINGEN

beschikken om rechtstreeks contact te mogen opnemen met de support-afdelingen van die betreffende leverancier. De inschrijver dient eveneens te beschikken over gelijkaardig gespecialiseerd personeel m.b.t. de installatie en de configuratie van de hardware- en softwareproducten die horen bij het/de geleverde serverplatform(en). Programmeurs. De inschrijver dient over één of meerdere programmeurs te beschikken die zullen instaan voor de maatsoftware van het systeem.

13.2. Regelmatigheid van de offertes. De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht in het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan het gunningscriterium prijs. Daarbij worden niet enkel de administratieve aspecten maar ook de technische offerte (zie ook punt 9.3.1.) van de offerte zeer nauwkeurig onderzocht en geëvalueerd.

13.3. Gunningscriterium prijs. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de laagste offerte op het vlak van de prijs, voor zover deze administratief en technisch regelmatig is. De evaluatie van de offertes in het raam van het gunningscriterium prijs gebeurt op basis van de totale prijs vermeld door de inschrijver in zijn offerte.

14. Borgtocht. De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hogergelegen tiental EURO. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1°

wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr 679-2004099-79) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2°

wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3°

wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door


- 18 -

ALGEMENE BEPALINGEN

neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4°

wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1°

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2°

hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3°

hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4°

hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5°

hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bijzonder bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bijzonder bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd.

15. Keuringen en opleveringen. 15.1. Keuring van de uitgevoerde diensten. De keuringsoperaties slaan zowel op de geschiktheid als de betrouwbaarheid van de ontwikkelde software. De geschiktheid wordt aangetoond door de conformiteit met de functionele en technische eisen van het bijzonder bestek zoals opgenomen in het controledossier (cfr. afdeling E.). De betrouwbaarheid houdt in dat de software binnen normale exploitatieomstandigheden zoals beschreven in het bijzonder bestek, stabiel is en binnen een normale operationele omgeving functioneert. Het is de dienstverlener die het bewijs van de geschiktheid en de betrouwbaarheid moet leveren.


- 19 -

ALGEMENE BEPALINGEN

15.2. Voorlopige oplevering – keuring van de geschiktheid. Van zodra het systeem volledig is ontwikkeld en getest door de dienstverlener, zal hij contact opnemen met de aanbestedende overheid met het oog op het uitvoeren van de testen beschreven in het controledossier (functioneel gedeelte). Indien de beschreven testen succesvol verlopen, zal de aanbestedende overheid de dienstverlener de toelating geven tot integratie van het ontwikkelde systeem in de operationele omgeving van de Senaat. Dit behelst zowel het installeren van de server als van software op de PC's van de gebruikers. Van zodra de integratie volledig is afgewerkt en van zodra ook de andere diensten zijn vervuld (opleiding, documentatie), zullen alle controles beschreven in het controledossier worden uitgevoerd. De testen die al werden uitgevoerd op de plaats van ontwikkeling (functioneel gedeelte) zullen daarbij worden overgedaan, zij het dit keer in de operationele informaticaomgeving van de Senaat. Deze testen beogen de geschiktheid van de aangeboden oplossing te evalueren. De testperiode in de informaticaomgeving van de Senaat zal tien werkdagen in beslag nemen. Indien sprake is van een ernstig probleem tijdens deze testperiode wordt deze periode geschorst vanaf de melding door de Senaat van de constructie- of werkingsfout tot op het ogenblik van voldoeninggevend herstel. Van zodra alle controles uit het controledossier succesvol worden geëvalueerd door de Senaat, zal de voorgestelde oplossing voorlopig worden opgeleverd. Met andere woorden, deze voorlopige oplevering gebeurt pas nadat werd aangetoond dat alle aspecten van de toepassingen volledig geïmplementeerd en effectief in productie zijn in de informaticaomgeving van de Senaat en nadat alle opleidingen zijn gegeven en nadat alle documentatie is overhandigd.

15.3. Definitieve oplevering – keuring van de betrouwbaarheid. Van zodra het systeem voorlopig is opgeleverd, begint de waarborgtermijn te lopen. Binnen deze termijn moet blijken of het aangeboden systeem voldoende betrouwbaar is. De definitieve oplevering van het systeem heeft plaats op de werkdag volgend op de einddatum van de waarborgtermijn zoals verder bepaald, op voorwaarde dat de tijdens de waarborgtermijn geplande prestaties werden uitgevoerd. De dienstverlener vrijwaart de Senaat voor de verborgen gebreken van de uitvoering van de op maat ontwikkelde software.

16. Uitvoering van de diensten. 16.1. Termijnen en clausules. Alle gevraagde diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 200 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag die volgt op deze waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de dienstverlener worden niet meegerekend. De dienstverlener zal in de planning van zijn opdracht rekening houden met de testperiode waarvan sprak in punt 15.2. Die testen moeten immers gebeuren binnen de gestelde termijn net zoals dat alle opleidingen tegen de einddatum moeten zijn gegeven. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de dienstverlener verstuurd.


- 20 -

ALGEMENE BEPALINGEN

De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst. In geval van ontvangst van de bestelbon na de termijn van twee werkdagen, kan de uitvoeringstermijn na schriftelijke aanvraag en verantwoording van de dienstverlener verlengd worden naar verhouding van de vastgestelde vertraging van de ontvangst van de bestelbon. Indien de bestellende dienst, na onderzoek van het schriftelijk verzoek van de dienstverlener, het geheel of gedeeltelijk gegrond vindt, laat deze hem schriftelijk weten welke verlenging van uitvoeringstermijn wordt aanvaard. In geval van onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de dienstverlener onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling kan worden gevonden. Indien nodig, vraagt de dienstverlener een verlenging van de uitvoeringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de dienstverlener, niet meer ontvankelijk.

16.2. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten. 16.2.1. Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd. De diensten zullen worden uitgevoerd als volgt:

16.2.1.1. Ontwikkeling van het systeem. De ontwikkeling van het systeem zal in principe gebeuren in de lokalen van de dienstverlener. Hij zorgt voor de nodige infrastructuur. De dienstverlener kan evenwel een alternatieve locatie kiezen voor het ontwikkelen van het systeem. In dat geval zal de dienstverlener in zijn offerte expliciet vermelden op welke locatie en bij welke partij hij het systeem zal ontwikkelen. De ontwikkeling van het systeem zal in elk geval en onder geen enkel beding plaatsvinden in de gebouwen van de Senaat, die hiervoor evenmin infrastructuur ter beschikking zal stellen.

16.2.1.2. Evaluatie en oplevering van het systeem. Een eerste evaluatie van de voorgestelde oplossing zal plaatsvinden op de plaats van ontwikkeling (zie ook punt 15.4.). De voorlopige en definitieve opleveringen vinden evenwel plaats in de lokalen waar de administratieve diensten van de Senaat in zijn gevestigd.

16.2.2. Evaluatie van de uitgevoerde diensten. Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een e-mail bericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten uitgevoerd zullen zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het originele exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten moeten worden herbegonnen.


- 21 -

ALGEMENE BEPALINGEN

17. Facturatie en betaling van de diensten. De dienstverlener zendt de facturen (in één exemplaar) en het proces-verbaal van oplevering van de diensten (origineel exemplaar) naar het volgende adres: Belgische Senaat Ter attentie van Dhr Roger DEVRIENDT Paleis der Natie Natieplein 1 1009 Brussel Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd. De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen te rekenen vanaf de keuring van de schuldvordering, voor zover de aanbestedende overheid binnen de vastgelegde termijn over de andere, eventueel vereiste documenten beschikt. De factuur dient te worden opgesteld in EURO.

18. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen. De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bijzonder bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben.

19. Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener. Alle resultaten en rapporten die de dienstverlener opstelt ter uitvoering van deze opdracht, zijn eigendom van de aanbestedende overheid en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid worden bekendgemaakt of aan derden worden meegedeeld. De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie. De dienstverlener verbindt er zich toe om, tenzij bij overmacht, de opdracht te laten uitvoeren door de in de offerte opgegeven personen. De vermelde personen of hun vervangers worden allen geacht effectief deel te nemen aan de opdracht. De vervangers moet worden erkend door de aanbestedende overheid.

20. Verplichtingen van de dienstverlener tijdens de waarborgperiode. De dienstverlener waarborgt op zijn kosten de duurzaamheid, de stabiliteit en de beschikbaarheid van het systeem gedurende 6 maanden te rekenen vanaf de dag van de definitieve oplevering van het systeem. De dienstverlener zal iedere fout van de software en de hardware onmiddellijk en gratis, loonkost en verplaatsing inbegrepen, dienen te verhelpen. Er is sprake van een fout indien niet meer is voldaan aan de specificaties van dit bijzonder bestek. Indien sprake is van een ernstig probleem wordt de waarborgperiode geschorst vanaf melding door de Senaat van de constructie- of werkingsfout tot op het ogenblik van de melding van voldoeninggevend herstel.

21. Geschillen. De opdracht moet worden uitgevoerd en uitgelegd naar Belgisch recht. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 22 -

ALGEMENE BEPALINGEN

De partijen verbinden er zich toe hun verbintenissen te goeder trouw uit te voeren met het oog op het welslagen van de aanneming. Wanneer een betwisting of meningverschil van technische aard rijst tussen de Senaat en de dienstverlener, streven de partijen in gemeenschappelijk overleg een oplossing na. De partijen verbinden er zich toe vooraleer eventuele juridische stappen te ondernemen, om, in het geval geen oplossing kan worden gevonden, beroep te doen op de medewerking van één of meerdere deskundigen om het geschil op te lossen. Bij ontstentenis van overeenkomst, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om geschillen te beslechten.


- 23 -

BIJZONDERE BEPALINGEN

B. BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN 1. Verdeling van de rechten op de software. 1.1. Gebruiksrecht van de Senaat. De Senaat verwerft een eeuwigdurend en onbeperkt gebruiksrecht op het voor hem ontwikkelde workflow systeem en dat zonder binnen het kader van de overeenkomst enige additionele vergoeding verschuldigd te zijn. Het gebruiksrecht omvat: 1. het gebruik van de maatsoftware; 2. het reproduceren van de software; 3. het kopiëren van de software; 4. het wijzigingen van de software via weglatingen, toevoegingen en aanpassingen van welke aard ook; 5. het installeren voor gebruik op een andere computerconfiguratie. Om de hiervoor opgesomde rechten te kunnen uitoefenen, verbindt de dienstverlener er zicht toe, bij de voorlopige oplevering alle ontwikkelelementen ter beschikking te stellen zoals: -

de broncode;

-

de objectcode;

-

de modellen, skeletten,

-

de technische documentatie enz...

In geval van wijziging voor de definitieve oplevering, worden aangepaste versies ter beschikking gesteld. Indien de specifieke software gebruik maakt van software van een derde partij (bijv « libraries »), dan dient de Senaat dezelfde rechten als de dienstverlener op die software te verwerven. Bij de inschrijving dient exact beschreven te worden welke delen er op maat gemaakt en welke standaardsoftware er zal worden gebruikt.

1.2. Vrijwaring tegen eisen van derden. De dienstverlener dienst de Senaat te vrijwaren tegen elke vordering van een derde m.b.t. de in het kader van deze overeenkomst geleverde of gerealiseerde software die zou voortvloeien uit de miskenning door de dienstverlener van bepaalde rechten, welke die ook zijn (eigendomsrecht, gebruiksrecht, exclusieve distributierechten, enz.). De dienstverlener dient op zijn kosten tussen te komen in elk al dan niet gefundeerd geding dat voortvloeit uit dergelijke eisen. De dienstverlener verklaart dat in de contracten met zijn werknemers geen enkele clausule is opgenomen die het auteursrecht aan zijn werknemers verleent. De dienstverlener dient dezelfde verklaring te eisen van zijn onderaannemers. Indien de Senaat door een hierboven vermelde reden verhinderd wordt om de software te gebruiken, dient de dienstverlener op zijn kosten de software aan te passen of te vervangen met behoud van de oorspronkelijke functionaliteiten en performantie. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 24 -

BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN

2. Beheer van de opdracht. Binnen de Senaat zal een projectgroep worden opgericht voor de opvolging van de werkzaamheden. De samenstelling van deze ploeg zal worden meegedeeld op de startvergadering. Eindgebruikers, deskundigen en leden van de dienst ICT van de opdrachtgever zullen de Senaat in de projectgroep vertegenwoordigen. De dienstverlener zal één persoon aanduiden die zal fungeren als zijn afgevaardigde in al zijn relaties met de Senaat. Alle contacten tussen de dienstverlener en de Senaat zullen uitsluitend via deze projectleider geschieden. De vertegenwoordiger dient bevestigd te worden door de Senaat, die op elk ogenblik deze erkenning kan weigeren of herroepen zonder hiervoor verantwoording verschuldigd te zijn. In dat geval zal de dienstverlener over een in gemeen overleg vastgestelde periode beschikken om zijn vertegenwoordiger te vervangen. De dienstverlener dient de stabiliteit van de samenstelling en de leiding van de technische ploeg te verzekeren, in het bijzonder m.b.t. de projectleider. De Senaat zal in zijn relaties met de dienstverlener worden vertegenwoordigd door de in de kennisgeving van de goedkeuring van de inschrijving vermelde leidende ambtenaar of zijn vertegenwoordiger.


- 25 -

AANVULLENDE DIENSTVERLENING

C. AANVULLENDE DIENSTVERLENING 1. Opleidingen. 1.1. Opleidingen voor het onderhoud van het WFS. De dienstverlener zal vóór de oplevering van het WFS voldoende en gepaste opleidingen organiseren die aan de leden van de dienst ICT van de Senaat moet toelaten om het WFS volledig zelfstandig te onderhouden. De diverse technische opleidingen moeten worden berekend voor ongeveer 5 informatici, allen van universitair niveau. De technische opleidingen mogen worden georganiseerd in het Nederlands, het Frans of het Engels.

1.1.1. Opleiding van het dagelijkse beheer. Een eerste algemene opleiding moet handelen over het onderhoud van het dagelijkse beheer van het systeem: -

algemene configuratie van het WFS;

-

aanmaken van gebruikers en gebruikersgroepen en beheer van de rechten;

-

aanmaken van views, beheer van de mogelijke behandelingen van de componenten;

-

ontwerpen en aanmaken van templates en basiscomponenten;

-

ontgrendelen van componenten;

-

maken van back-ups en restores;

1.1.2. Opleiding rond het maatwerk. De dienstverlener zal eveneens voldoende specifieke opleidingen organiseren die aan de leden van de dienst ICT moet toelaten om de softwarecode van het maatwerk volledig te begrijpen en aan te wenden. Deze opleiding moet aan de dienst ICT toelaten om deze code zelf te onderhouden.

1.1.3. Opleidingen voor de gebruikers van het WFS. De dienstverlener zal een lessenpakket aanbieden voor het opleiden van de toekomstige gebruikers van het WFS. De opleidingen moeten worden gegeven in de beide landstalen in verschillende sessies van telkens maximaal 10 gebruikers. Deze opleiding moet doorgaan in het leslokaal van de dienst ICT van de Senaat. Elke opleidingssessie mag slechts in één taal tegelijk gebeuren.


- 26 -


2. Documentatie. 2.1. Doel van de documentatie. 2.1.1. Technische handleidingen. Technische documentatie moet systeembeheerders (personeelsleden van de Senaat) toelaten het systeem volledig te doorgronden, op te volgen, te beheren en ondersteuning te bieden in het kader van het verzekeren van de continuïteit. De technische handleidingen moeten m.a.w. toelaten dat naast de ontwikkelaar ook andere technici kunnen worden ingezet voor onderhoud, beheer, ondersteuning en aanpassingen, in casu de informatici van de Senaat. De uitgebreide systeemdocumentatie moet ingaan op elk detailaspect van het informatiesysteem en gaat dus verder dan de technische handleiding die door de leveranciers wordt meegeleverd met de commercieel beschikbare producten.

2.1.2. Gebruikershandleidingen. De gebruikershandleidingen moeten toelaten op een efficiënte wijze de toepassingen te gebruiken in al hun functionaliteiten. Elke individuele gebruiker dient een volledige handleiding te zijner beschikking te hebben. Deze handleiding is bedoeld als referentiewerk en moet kunnen worden gebruikt voor de opleiding van de eindgebruiker. De toepassingen zelf dienen uitgebreide context-gevoelige on-line gebruikersondersteuning (helpfaciliteit) te bevatten, die op een eenvoudige en op een gestandaardiseerde manier kunnen worden geraadpleegd. De getoonde hulp-informatie heeft betrekking op het op het scherm weergegeven onderwerp (venster, veld, menu-optie, knop,...) en bevat de relevante systeem- en gebruikersinformatie die de gebruiker moet toelaten de toepassingen adequaat en efficiënt te gebruiken. De ingebouwde helpfunctie zal zoveel mogelijk op de gebruikershandleidingen afgestemd zijn.

2.2. Inhoud van de documentatie. De gebruikershandleidingen zijn eveneens in voor niet-technici bevattelijke taal geschreven. In de technische handleidingen worden installatie- en beheersprocedures uitgebreid, in detail en gebruiksvriendelijk beschreven, met voorbeelden van uitvoering zoals die in de praktijk zou moeten gebeuren. De systeemdocumentatie van de maatsoftware is zodanig aangelegd dat de beschrijving van de tools en de documentatie op systeemniveau in de code zelf zijn opgenomen maar met ruime extractiemogelijkheden:


- 27 -


-

een maximaal gebruik van de modellerings- en de documentatiemogelijkheden van tools en methodologie;

-

gestructureerde rapporten m.b.t. deze documentatie en de modellen;

-

alle andere documentatie m.b.t. de ontwikkelde software, waarvoor de documentatie- en modelleringsfaciliteiten van de gebruikte tools niet toereikend zijn (bijvoorbeeld externe logica, schermafdrukken, UML schema's,...)

2.3. Taal van de documentatie. De gebruikersdocumentatie (handleidingen en on-line helpteksten) dienen een Nederlandstalige en Franstalige versie te hebben. Technische documentatie is bij voorkeur Nederlandstalig en Franstalig, zoniet Engelstalig. Alle documentatie wordt eigendom van de Senaat die zich het recht op reproductie ervan voorbehoudt.

3. Leveren van (een) serverplatform(en). 3.1. Hardware en software. Alle software die niet op de PC's van de gebruikers draait, moet worden geïnstalleerd op nieuw te voorziene hardware. De dienstverlener zal hiervoor de nodige machine(s) voorstellen en voorzien in zijn offerte. De prijs van deze machine(s) samen met alle samenstellende onderdelen en softwares moet inbegrepen zijn in de totale prijs van de offerte. De dienstverlener zal eveneens instaan voor de installatie en de configuratie van de machine(s) in één van de technische ruimtes van de Senaat. De dienstverlener mag zelf de meest geschikte hardware software kiezen m.b.t. tot de machine(s) voor zover dat wordt voldaan aan de volgende criteria: -

het WFS moet in zijn totaliteit voldoende snelle responstijden geven bij een belasting van 50 gelijktijdige gebruikers;

-

alle harde schijven moeten geconfigureerd zijn in RAID (RAID-1 of RAID-5);

-

de minimale vrije opslagcapaciteit na installatie van alle software, moet minimaal 500 GB bedragen.

Er dient geen aparte UPS voor deze machines te worden voorzien.

3.2. Vereisten m.b.t. opleiding server(s). Indien het OS van de server(s) van een ander type is dan Windows XP of LINUX zal de dienstverlener naast de reeds besproken opleidingen eveneens in een opleiding voorzien die handelt over de installatie en de exploitatie van het betreffende operating systeem. Deze opleiding dient te worden voorzien voor minimaal 4 informatici.


- 28 -

FUNCTIONELE EN TECHNISCHE VEREISTEN

D. FUNCTIONELE EN TECHNISCHE VEREISTEN 1. Situering – algemene inleiding. 1.1. De context. Bij de aanmaak van de parlementaire documenten zijn twee onafhankelijke partijen betrokken die elk een onderscheiden rol spelen. In de eerste fase worden de bronteksten van de parlementaire documenten (zie ook punt 1.3) verzameld, nagezien en/of aangemaakt binnen de administratieve diensten van de Senaat. In de tweede fase wordt dit bronmateriaal overgemaakt aan een externe drukker die het bewerkt tot feitelijke publicaties. In de derde fase, worden de papieren publicaties door de Senaat verdeeld aan de senatoren en hun medewerkers. Korte tijd nadien worden de parlementaire documenten eveneens als elektronische publicaties ter beschikking gesteld via een publieke website.

1.2. Algemeen doel. Binnen de administratie van de Senaat wenst men een nieuw gecentraliseerd beheersysteem op te zetten rond de behandeling en de bewerking van de bronteksten van de parlementaire documenten. Dit systeem noemen we hierna het WORKFLOW systeem. Dit nieuw systeem zal in de eerste fase van de aanmaak van een nieuw parlementair document worden gebruikt, in het bijzonder de fase waarin de administratieve diensten van de Senaat de brontekst van het parlementair document klaarmaakt. Het hier besproken WORKFLOW systeem zal niet door de drukker worden gebruikt tijdens de omzetting van de brontekst naar de verschillende publicaties.

1.2.1. Organisatie en behandeling van de bronteksten in de Senaat. Vooraleer de drukker een brontekst van een parlementair document kan omzetten naar publicaties, heeft die binnen de administratieve diensten van de Senaat een aantal behandelingen ondergaan. In functie van de categorie parlementair document waarbij de brontekst hoort, worden daar meer of minder diensten en medewerkers bij betrokken (zie ook punt 3). Om de context waarin dit gebeurt zo goed mogelijk te duiden, geven we hier een bondig overzicht van de betrokken diensten van de Senaat alsook van hoe vandaag de verschillende bronteksten tot stand komen en hoe ze thans aan de drukker worden overgemaakt.


- 29 -


1.2.1.1.

Indeling van de administratieve diensten van de Senaat.

De administratieve diensten van de Senaat worden gegroepeerd in twee afdelingen met name de “Griffiediensten” en de “Quaestuurdiensten”. De Quaestuur omvat een reeks stafdiensten (personeel, financiën etc..) en enkele logistieke diensten. De Quaestuur blijft buiten het bereik van de opdracht tenzij dan onrechtstreeks de verzendingsdienst (expeditie). Binnen de Griffie, ook wel de wetgevende diensten genaamd, vinden we de diensten terug die rechtstreeks betrokken zijn bij de feitelijke parlementaire werkzaamheden. Binnen deze diensten wordt o.a. de opvolging gedaan van de: -

de parlementaire activiteiten (plenaire vergadering en commissievergaderingen);

-

wetgevingsdossiers (wetsvoorstellen, wetsontwerpen, amendementen, voorstellen van resolutie, adviezen van de Raad van State, ...);

-

de parlementaire vragen (schriftelijke vragen, mondelinge vragen, vragen om uitleg);

-

publicaties (wetgevingsstukken, handelingen).

Binnen de wetgevende diensten vinden we ook nog diensten terug die werkzaam zijn in de volgende domeinen: -

juridische zaken;

-

mondelinge vertaling (tolken);

-

verslaggeving van de plenaire vergadering;

-

documentaire analyse.

1.2.1.2.

Betrokken diensten bij het gebruik van het WFS.

Bij de behandeling van bronteksten van parlementaire documenten zijn de hierna vermelde diensten rechtstreeks betrokken. Zij maken deel uit van de wetgevende diensten en zijn – in eerste instantie – de enige diensten die zullen gebruik maken van het nieuwe WFS. 1.2.1.2.1.

De dienst Vergadering.

De dienst Vergadering houdt zich voornamelijk bezig met het voorbereiden, het begeleiden en het ten uitvoer leggen van beslissingen van de plenaire vergadering. De meeste parlementaire wetgevingsstukken (wetsvoorstellen, wetsontwerpen, amendementen ingediend in de plenaire vergadering, voorstellen van resolutie, adviezen van de Raad van State) worden door hun auteur(s) neergelegd “ter griffie” waarbij de concrete behandeling (inschrijving, verzending) gebeurt door de betrokken dienst. Het is ook deze dienst die zorgt voor de opvolging van de omzetting door de drukker van de bronteksten van parlementaire documenten naar publicaties. Daarmee vormt hij de schakel tussen de administratie van de Senaat en de drukker. Binnen de dienst vergadering werken 10 medewerkers (4 ambtenaren + 6 ondersteunend personeel). 1.2.1.2.2.

De Commissiedienst.

De Commissiedienst fungeert als het secretariaat van de meeste parlementaire commissies. De dienst bestaat uit een aantal secretarissen en een secretariaat. De secretarissen zorgen in uitvoering en/of in samenspraak met de senatoren voor de agenda's van de commissievergaderingen, de opvolging en het verslaan van de besprekingen etc... BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 30 -


Naast de opvolging van en de steunverlening aan de parlementaire activiteiten in commissie is deze dienst ook verantwoordelijk voor het opstellen van de bronteksten van de zogenaamde commissieverslagen die als parlementair document worden gepubliceerd (zie ook punt 3.3.1). Binnen de Commissiedienst werken 26 medewerkers (17 commissiesecretarissen + 9 ondersteunend personeel). 1.2.1.2.3.

De Taaldienst.

Alle teksten die de Senaat publiceert zijn tweetalig Nederlands/Frans. De meeste auteurs dienen hun teksten in in één taal zodat de Taaldienst wordt gevat voor vertaling. Het gros van de vertalingen die de Taaldienst uitvoert hebben betrekking op bronteksten van parlementaire documenten (zie ook punt 3.2. en punt 3.3.) Na vertaling ondergaat de vertaalde tekst ook nog een revisie waarbij ultieme correctie en eenheid in terminologie worden nagestreefd. Binnen de Taaldienst werken 21 medewerkers (16 vertalers waarvan sommige ook revisor zijn + 5 ondersteunend personeel).

1.2.1.3.

Huidige behandeling van de bronteksten.

In punt 3 wordt in detail uitgelegd welke behandelingen de bronteksten thans ondergaan in de hierboven genoemde diensten. Bij de huidige manier van werken worden de verschillende stukken brontekst overwegend opgeslagen als apart tekstbestand (Microsoft WORD) in een map op een FILESERVER. Tijdens de opeenvolgende behandelingen van de bronteksten, worden die telkens weer opgeslagen als nieuwe bestanden op andere locaties en onder verschillende namen. Men probeert aan de hand van de naamgeving van de mappen en de bestanden waarin men de bronteksten opslaat, een aantal – zij het beperkte – metadata m.b.t. de teksten mee te geven. Niet alle bronteksten en/of niet alle versies van alle bronteksten worden thans opgeslagen en behandeld als elektronisch bestand. Zo ondergaan bijvoorbeeld bepaalde vertaalde stukken brontekst een revisie op papier terwijl de bronteksten van de amendementen die door de auteur(s) enkel op papier worden neergelegd, binnen de Senaat niet altijd worden omgezet in een elektronisch bestand. Op het einde van zijn behandeling kan een brontekst bijzonder gefragmenteerd zijn. Sommige stukken zijn daarbij beschikbaar als elektronisch bestand andere als papieren document. Al die fragmenten worden naar de drukker opgestuurd via e-mail of fax. Die moet, taal per taal, alle stukken brontekst samenbrengen en daarmee uiteindelijk de publicaties maken. De huidige manier van werken brengt in sommige omstandigheden een aantal moeilijkheden met zich mee:


- 31 -


-

de manuele opvolging van de situatie van stukken brontekst is omslachtig en verloopt moeizaam;

-

het collationeren van de verschillende stukken brontekst kan slechts helemaal op het einde van de cyclus gebeuren, met name bij de drukker;

-

zolang de drukker geen proefdruk van een parlementair document heeft gemaakt, beschikt de Senaat over geen geconsolideerde versie van alle stukken brontekst;

-

doordat er meerdere partijen betrokken zijn in verschillende etappes bij het behandelen van stukken brontekst gebeuren er soms fouten bij de aanmaak van een brontekst: stukken brontekst raken zoek of worden meerdere keren afgedrukt...

-

het is erg omslachtig om al de verschillende versies van een stuk brontekst terug te vinden en het is ook niet altijd voor iedereen duidelijk wie een stuk brontekst heeft behandeld;

-

het omzetten van bronteksten naar publicaties moet in sommige gevallen binnen een zeer kort tijdsbestek gebeuren. Als er daarbij veel moet worden gepuzzeld, gaat er kostbare tijd verloren.

1.2.2. Nieuwe manier van werken na invoering van het WFS. De invoering van het nieuwe WFS beoogt de hiervoor opgesomde moeilijkheden op te ruimen: -

Alle stukken brontekst moeten daarbij in één gecentraliseerd systeem onder elektronische vorm worden opgeslagen;

-

Het systeem moet aan de verschillende stukken brontekst metadata kunnen toevoegen teneinde ze te rangschikken volgens meerdere criteria;

-

Het systeem moet de gebruikers van het systeem maximaal bijstaan bij het beheren van alle vereiste behandelingen op de verschillende stukken brontekst. Een gebruiker van het systeem zal daarbij stukken brontekst moeten kunnen selecteren op basis van automatisch gegenereerde lijsten zonder dat iemand daar een apart register moet bij aanleggen.

-

Het WFS moet hulpmiddelen aanbieden die toelaten om op een zo efficiënt mogelijke manier stukken brontekst in het systeem in te voeren. Daarbij moet de gebruiker een algemeen overzicht krijgen van de volledige brontekst waarvan hij een stuk aan het behandelen is. Het WFS moet dus op elk ogenblik toelaten om de bronteksten in hun meest actuele toestand af te beelden op het scherm alsook om ze af te drukken op papier.

-

Het WFS moet ervoor zorgen dat de brontekst van een parlementair document, afgewerkt gedeelte per afgewerkt gedeelte en taal per taal, kan worden geëxporteerd naar een elektronisch bestand. Het is enkel op basis van die elektronische bestanden dat de drukker nog zijn publicaties zal maken.

Opmerking: De betrokken diensten bij de behandeling van de bronteksten en hun taakomschrijving blijven na het invoeren van het WFS nagenoeg onveranderd.

1.3. Algemene beschrijving van parlementaire documenten en publicaties. 3

Onder parlementaire documenten verstaan we de officiële documenten die als één geheel worden 4 gepubliceerd en die een aparte nummering hebben . Een parlementair document (PD) hoort bij één

3

Telkens we in dit document refereren naar parlementaire documenten, bedoelen we parlementaire documenten van de Senaat. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 32 -


of meerdere parlementaire dossiers en is het document dat hoort bij één van de etappes in één of 5 andere parlementaire procedure . Er bestaan meerdere soorten parlementaire documenten (zie ook punt 2). De inhoud van elk PD is steeds meertalig. Elk PD uitgegeven door de Senaat is minstens tweetalig 6 (Frans en Nederlands); het bevat soms ook teksten en gegevens in andere talen (Engels en Duits) . Het aantal gedrukte bladzijden van een PD kan variëren van één enkel tot enkele honderden pagina’s. De integrale tekst van een PD bestaat in de oorsprong uit de samenvoeging van stukken tekst, tabellen en afbeeldingen die vervolgens als één coherent geheel worden gepubliceerd. In dit document noemen we de samenstellende onderdelen componenten. Elke component van een PD bevat dus teksten, tabellen of afbeeldingen. De samenvoeging van de onderscheiden inhoud van alle samenstellende componenten van een PD, vormt de brontekst van een PD. en

De bronteksten van PD kunnen tot stand komen via meerdere stappen (zie ook punt 3). De meeste bronteksten bestaan voornamelijk uit tekst waarvan sommige stukken afkomstig kunnen zijn van verschillende bronnen. Nadat een externe partij (drukker) de brontekst van een PD heeft omgezet in een gestructureerde vorm, publiceert de Senaat de inhoud van dit PD via verschillende soorten media. Het betreft de 7 zogenoemde publicaties . Er bestaan papieren en elektronische publicaties (zie ook punt 2.1.).

1.4. Algemene vereisten van het nieuwe systeem. De volledig nieuw te installeren WORKFLOW omgeving dient opgevat te zijn als een informatiesysteem dat zowel uit hardware als uit software bestaat. Deze volledige 8 informaticaomgeving noemen we verder kortweg het WFS (WORKFLOWSYSTEM) . In dat WFS moeten er meerdere gebruikers tegelijkertijd kunnen werken aan de brontekst van een PD. Daartoe worden de brontekst verspreid over meerdere stukken brontekst die zich elk in een aparte component bevinden. In elke component zal men tekstfragmenten, tabellen of afbeeldingen terugvinden. In het WFS moet men de componenten elk apart kunnen behandelen zodat er meerdere personen tegelijkertijd aan een brontekst kunnen werken.

4

De nummering van een parlementair document is steeds op dezelfde manier opgebouwd: “X-Y/Z”. Hierbij stelt X een nummer voor van een legislatuur, Y een dossiernummer binnen die legislatuur en Z het nummer van de publicatie binnen dit dossier. Een voorbeeld van een nummering is “3-346/2”. 5

Enkele uitzonderingen niet te na gesproken zoals begrotingen, dotaties, toespraken van de voorzitter enz… 6

en

In de praktijk en over het algemeen bevatten de PD bijna enkel teksten in het Nederlands of het Frans. Wij definiëren in dit document deze talen als zijnde complementair aan elkaar. We noemen ze ook complementaire talen. 7

We definiëren publicaties hier in dit document als de verschillende mogelijke publicatievormen en waaronder men de PD publiceert. 8

In dit document behandelen we het WFS steeds als één unitair systeem. In de praktijk is het een geheel bestaande uit zowel hardware als software. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 33 -


Het WFS moet een gemeenschappelijke opslagplaats ter beschikking stellen waarin alle componenten met hun respectievelijke inhoud worden opgeslagen. We noemen deze opslagplaats de repository. Naargelang hun rol in het proces van de totstandkoming van de bronteksten (auteur, vertaler, revisor) zullen de gebruikers van het WFS bepaalde behandelingen (vertalen, verbeteren, onderwerpen aan een revisie,…) uitvoeren op de componenten 9 die zich in de repository bevinden. De totstandkoming van een brontekst van een PD gebeurt in meerdere fases. Men zal gaandeweg tijdens dat proces zowel nieuwe componenten aan het PD toevoegen als behandelingen uitvoeren op bestaande componenten. Wij definiëren in dit document een PDUC (PARLEMENTARY DOCUMENT UNDER CONSTRUCTION) als zijnde een brontekst die nog niet volledig af is. Een PDUC kan m.a.w. worden omschreven als zijnde de samenvoeging van de inhoud van alle componenten die horen bij een PD waaraan nog wordt gewerkt. Dit betekent concreet dat er nog bepaalde stukken brontekst ontbreken of dat er nog bepaalde behandelingen dienen te worden uitgevoerd op één of meerdere componenten. Rekening houdende met het voorgaande kunnen we stellen dat het nieuwe WFS grofweg de volgende functies moet bieden: -

een globaal overzicht geven van alle aanwezige componenten in het WFS en dit volgens meerdere criteria;

-

een overzicht geven van de componenten die nog een bepaalde behandeling moeten ondergaan (vertaling, aanvulling, revisie, …);

-

componenten die klaar zijn voor een zekere behandeling, toewijzen aan een dienst/sectie of aan individuele medewerkers;

-

fungeren als doorgeefluik naar de drukker: op het ogenblik dat de Senaat oordeelt dat er voldoende onderdelen van een brontekst klaar zijn voor omzetting naar publicaties, zal hij ze via elektronische weg naar de drukker moeten kunnen verzenden;

-

aan de medewerkers die werken aan de stukken brontekst in één van de samenstellende componenten van een PDUC, een globaal overzicht geven van het volledige PDUC;

-

de administratie van de Senaat, PDUC per PDUC, in staat stellen een interne afdruk (IPR) te maken in eigen beheer. De IPR is een soort proefdruk die men binnen de administratie van de Senaat maakt (zie ook punt 5.2.2).

10

2. Types en vormen van de PDen van de Senaat. en

In dit punt lichten we een aantal eigenschappen toe van de PD in het algemeen en de publicaties in het bijzonder. Dit moet toelaten een beter idee te krijgen van de functionele vereisten waaraan het nieuwe WFS moet beantwoorden en de algemene gang van zaken beter te begrijpen. Op de volgende URL http://www.senate.be/prepress_samples/ kan men typevoorbeelden van de en meest gangbare PD vinden.

9

Hoewel het in hoofdzaak de stukken brontekst van de componenten zijn die handelingen ondergaan, beschouwen we in dit document dat het de componenten zijn die handelingen ondergaan. 10

IPR = “INTERMEDIATE PRINT”. De IPR is een afdruk op papier van het PDUC in de toestand waarin het zich bevindt. Deze afdruk bevat de aaneenschakeling van alle stukken brontekst die men al in het systeem heeft ingebracht en dit in hun laatste versie. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 34 -


2.1. Mogelijke publicatievormen van de PDen van de Senaat. Het merendeel van de parlementaire activiteiten binnen de Senaat hebben betrekking op parlementaire dossiers (wetsontwerpen, wetsvoorstellen, voorstellen van resoluties) of controleactiviteiten (parlementaire vragen). Dit verloopt volgens zowel in de grondwet als in het en reglement van de Senaat vastgelegde procedures en gaat gepaard met het publiceren van PD onder en de vorm van publicaties. Deze PD geven het verloop weer van de verschillende besprekingen, stemmingen en behandelingen in de opeenvolgende stappen van de procedures. Het tot stand komen van de PD

en

gebeurt in meerdere fases.

Na het verzamelen, het opstellen en het verbeteren van de bronteksten door de administratieve diensten van de Senaat, maakt de drukker er publicaties van onder verschillende vormen: -

papieren publicaties;

-

elektronische publicaties.

2.1.1. Papieren publicaties – de gedrukte stukken. Als voornaamste manier van publiceren is er nog steeds het papier via de zogenaamde gedrukte stukken. Elk PD wordt dus minstens gedrukt en beschikbaar gesteld onder de vorm van een papieren stuk. en

Heel typisch aan de PD is dat ze meertalig zijn. Men stelt het merendeel van de inhoud op in zowel het Nederlands als het Frans. Toch publiceert men soms ook teksten in het Engels en/of in het Duits. Bij de papieren publicaties beeldt men alle teksten in de verschillende talen naast elkaar af op één en hetzelfde stuk: -

Men verdeelt een gedrukt stuk dus bijna altijd in meerdere (meestal twee) kolommen. Langs de ene kant drukt men de tekst bijvoorbeeld af in het Frans terwijl men de tekst in het Nederlands afdrukt langs de andere kant. 11 De meeste stukken hebben dus een [FR | NL] of [ NL | FR] patroon.

-

Soms vindt men bij de gedrukte stukken ook andere patronen terug zoals: [FR | NL | GE] [FR | NL | UK]

-

Bij het afdrukken van de documenten zorgt men er telkens voor dat de titels, hoofdingen en alinea’s in de verschillende talen op gelijke hoogte beginnen. Zo blijft het verloop van de tekst steeds gesynchroniseerd over de verschillende talen heen.

2.1.2. Elektronische publicaties – PDF en HTML bestanden. De Senaat publiceert de inhoud van de PD http://www.senate.be.

en

ook onder elektronische vorm via zijn website

Hoewel er lichte verschillen kunnen optreden tussen de voorstellingswijze (lay-out) gehanteerd in de papieren stukken en die gebruikt in de elektronische publicaties onder HTML vorm, is de inhoud steeds identiek.

11

Bij elke nieuwe legislatuur keert men de volgorde van de talen om. In de ene legislatuur drukt men de Nederlandse teksten steeds links af, in de volgende legislatuur steeds rechts. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 35 -


De elektronische publicaties hebben een minder officieel karakter maar zijn toch bijzonder waardevol: -

vele parlementaire instanties en medewerkers gebruiken de elektronische versies van de en PD , als werkdocument, bijvoorbeeld om er de inhoud van te kopiëren en dan elektronisch verder te gebruiken (“copy/paste”);

-

aangezien niet iedereen de beschikking heeft over exemplaren van de gedrukte stukken, kan en men via deze weg toch op een vrij toegankelijke manier de inhoud van de PD achterhalen;

-

aangezien de elektronische publicaties via de website voor iedereen toegankelijk zijn, kan en iedereen die over een internetverbinding beschikt, ad hoc, de inhoud van de PD afdrukken op een printer. De afdruk van een PD gepubliceerd onder PDF formaat, stemt volledig overeen met een gedrukt stuk en dit zowel voor wat de inhoud als wat de lay-out betreft.

De Senaat stelt zijn elektronische publicaties zowel onder PDF als onder HTML formaat ter 12 beschikking.

2.1.2.1.

Publiceren onder PDF formaat.

De publicaties onder PDF formaat bevatten de volledige inhoud van een PD onder elektronische vorm en dit onder een formaat dat ervoor zorgt dat bij het afdrukken, een volledig getrouwe kopij ontstaat van het gedrukte stuk. Het printen mag gebeuren op alle mogelijke printers vanaf elk gangbaar informaticaplatform, men krijgt als resultaat steeds een afdruk met dezelfde lay-out en inhoud als dat van het gedrukte stuk. Met elk PD stemt er dus steeds één PDF bestand overeen. Dat bestand bevat alle teksten die bij dat PD horen en dit in alle talen. Net zoals bij de papieren stukken werkt men in meerdere kolommen.

2.1.2.2.

Publiceren onder HTML formaat. en

Bij de publicaties onder HTML formaat geeft men natuurlijk ook de volledige inhoud van de PD weer maar dan wel met minder opmaak dan het geval is bij de gedrukte stukken of bij de publicaties onder PDF formaat. Dit is te wijten aan de aard van coderen onder HTML. Noties als “bladzijde”, “paginabreedte” en “tabulatie” bestaan immers niet onder HTML zodat men, wat dat aspect betreft, met een eenvoudigere lay-out zit. Met elke publicatie onder HTML formaat komen telkens meerdere bestanden overeen, namelijk één bestand per taal. Voor elk PD zal de drukker dus steeds minimaal twee HTML bestanden aanmaken: één in het Frans en één in het Nederlands. De publicaties onder HTML en PDF formaat zijn dus substantieel verschillend: één bestand per taal voor de HTML versie versus één bestand met meerdere kolommen voor de PDF versie. Een gevolg hiervan is dat er bij de HTML publicaties geen sprake is van onderlinge synchronisatie tussen de inhoud in de verschillende talen.

2.1.2.3.

Het Postscript bronformaat.

Het drukken van de papieren documenten door de drukker gebeurt aan de hand van een elektronisch Postscript bronbestand. Hoewel men dit bestand niet publiekelijk ter beschikking stelt, kan men het ook beschouwen als een bijkomende publicatievorm.

12

Men genereert ook een Postscript bestand van elk PD.


- 36 -


2.2. Indeling van de PDen per categorie. PD

en

kunnen naar de inhoud toe worden ingedeeld in de volgende categorieën:

-

wetsvoorstellen, wetsontwerpen en voorstellen van resolutie;

-

amendementen, subamendementen, subsidiaire amendementen;

-

commissieverslagen al dan niet met apart gepubliceerde bijlagen;

-

verbeterde, aangenomen of geamendeerde teksten;

-

adviezen van de Raad van State;

-

varia.

2.3. Inhoud en vorm van de Pden. en

De PD hebben per type categorie een min of meer gemeenschappelijke lay-out. Daarbij is vooral de opmaak van de eerste bladzijde geformaliseerd. Die bladzijde, ook wel de “chemise” genaamd, bevat over het algemeen een reeks metagegevens, die naargelang de categorie waartoe het PD behoort, één of meerdere van de volgende gegevens kunnen zijn: -

nummer;

-

kamer van behandeling;

-

zitting van behandeling;

-

datum;

-

onderwerp(en);

-

type procedure;

-

type document;

-

lijst met indieners;

-

samenstelling van de behandelende commissie;

-

korte inhoud;

-

verwijzing naar andere Pd .

en

De bladzijden van de publicatie die volgen op de chemise bevatten dan de feitelijke inhoud (inhoudsopgave, inleiding, allerlei besprekingen of toelichtingen, artikelsgewijze behandelingen, de feitelijke voorstellen en ontwerpen, amendementen, stemmingen, bijlagen). Binnen een zelfde categorie PD

en

zal men over het algemeen een typische inhoud terugvinden.

Voor een commissieverslag bijvoorbeeld zal men doorgaans de volgende elementen terugvinden: inleiding, inleidende uiteenzetting, algemene bespreking, artikelsgewijze bespreking, bespreking van de amendementen, stemmingen, verwijzing naar de aangenomen tekst. Nochtans dienen niet altijd alle voornoemde elementen aanwezig te commissieverslagen zal men soms ook nog andere inhoud terugvinden.


zijn. In bepaalde

- 37 -


en

Hoewel de inhoud van PD dikwijls in grote lijnen een vast stramien vertoont, is dat minder het geval voor de feitelijke manier waarop ze worden voorgesteld: -

-

en

Binnen een zelfde categorie van PD kunnen er bijvoorbeeld verschillen optreden in de tekstopmaak van “gelijkaardige” tekstfragmenten. •

de manier waarop bepaalde hoofdingen of alinea’s worden genummerd kan van publicatie tot publicatie verschillen;

•

sommigen alinea’s drukt men in de ene publicatie af als een paragraaf 14 een andere publicatie afdrukt als een itemlist;

13

terwijl men ze in

Binnen één zelfde PD stelt men de inhoud dan weer wel uniform voor. Men beeldt de titels en andere hoofdingen consequent af naargelang hun niveau of hun plaats in de tekst.

Het is dus bijna onmogelijk om echt een strakke structuur te herkennen in de inhoud van de PD “Grosso modo” kan men zeggen dat een PD bestaat uit:

en

.

-

een eerste bladzijde met gestructureerde gegevens over het dossier waartoe het document behoort (metadata);

-

een inhoud waarvan de voorstellingswijze niet echt is geformaliseerd. In XML termen zou men kunnen zeggen dat inhoud de “DocBook” DTD volgt.

Een engere structuur is er in de inhoud en de opmaak van de PD

en

niet te verwachten.

De redenen hiervoor zijn o.a.: -

en

Bepaalde teksten van PD zijn grotendeels afkomstig van derden. Wetsontwerpen, die door de regering worden ingediend, zijn daar een mooi voorbeeld van. De initieel neergelegde teksten van wetsontwerpen publiceert men integraal als PD al worden de bronteksten getoiletteerd door de dienst Vergadering. Meestal eisen de oorspronkelijke auteurs, de (kabinetten van) de Federale Overheidsdiensten en (FOD ), dat de publicatie van hun teksten gebeurt met een opmaak die zo dicht mogelijk aansluit bij de origineel neergelegde teksten. Men verwacht dan dat men de oorspronkelijk gehanteerde nummeringen en de algemene tekstopmaak in grote lijnen handhaaft. Aangezien elke FOD zijn eigen stijl hanteert, heeft dat mogelijk gevolgen op de lay-out van de wetsontwerpen die de Senaat publiceert.

-

en

Ook voor de teksten van PD die de Senaat volledig binnenshuis opstelt, bestaat er nog geen en echt vast gedefinieerde huisstijl. Aangezien er aan bepaalde PD ook door meerdere auteurs wordt gewerkt, reflecteert zich dit soms in de gebruikte stijlen.

Om toch tot een uniforme en consistente lay-out te komen, zal men in het WFS zoveel mogelijk 15 werken met “templates” . Per categorie documenten zal men dan één of meerdere templates ontwerpen.

13

Wij definiëren, hier het woord paragraaf als een reeks opeenvolgende zinnen zonder onderbrekingen. Een paragraaf kan eventueel voorafgegaan worden door een speciaal teken. Bij een paragraaf springt enkel de eerste lijn in. 14

Een itemlist lijkt op een paragraaf, het bestaat ook uit een reeks ononderbroken opeenvolgende lijnen. Een itemlist wordt meestal voorafgegaan door een speciaal karakter zoals een bolletje of een streepje. Bij een itemlist springt de eerste lijn minder ver in dan bij de volgende lijnen. 15

Deze templates zijn een soort leeg raamwerk die de vaste inhoudselementen bevatten (genummerde hoofdstukken met titels en een reeks vaste formuleringen) en die tegelijkertijd de stijlen vastleggen die horen bij teksten van een bepaald niveau. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 38 -


Deze templates moeten helpen bij het inbrengen van bronteksten in het WFS door het aanreiken van opmaakstijlen in de gebruikte componenten en door het zo veel mogelijk op voorhand invullen van standaard en/of wederkerende formuleringen. Nochtans moeten de respectievelijke auteurs steeds hun bronteksten in alle vrijheid kunnen inbrengen. Indien zij dat wensen, moeten auteurs de formuleringen uit de templates kunnen overschrijven en/of weglaten.

3. Behandeling van de bronteksten door de administratieve diensten van de Senaat. Naargelang de categorie waartoe een PD behoort, wordt de administratie van de Senaat minder of meer betrokken bij de aanmaak en de behandeling van de bijbehorende brontekst. en

Bronteksten van Pd worden opgesteld door ambtenaren van de Senaat of door externe auteurs. De bronteksten worden naargelang hun oorsprong en/of de categorie van PD ingediend in één of meerdere talen. -

en

waartoe ze behoren,

We definiëren de BRONTAAL als die taal die de auteur heeft gebruikt bij het opstellen van een (stuk) brontekst. Indien een (stuk) brontekst slechts in één taal wordt ingediend, zal de TAALDIENST van de 16 Senaat dit vertalen naar de complementaire landstaal en het vertaalde stuk brontekst toevoegen aan de bestaande stukken brontekst.

-

We noemen de taal van de vertaalde stukken brontekst de DOELTAAL.

In de volgende punten behandelen we kort welke behandelingen er thans, in functie van de initiële en herkomst van de stukken brontekst van de PD , gebeuren binnen de administratie van de Senaat.

3.1. Bronteksten afkomstig van derden en neergelegd in de beide landstalen. 3.1.1. Neerlegging van de bronteksten. De volledige brontekst wordt in de beide landstalen ingediend door een partij vreemd aan de Senaat. De wetsontwerpen kunnen als het meest typische voorbeeld worden aangehaald. Wetsontwerpen 17 worden ingediend door de regering en hun inhoud wordt opgesteld in het kabinet of de FOD van de bevoegde minister. De origineel ingediend brontekst van wetsontwerpen is opgesteld in de beide landstalen (in dit geval zijn de beide landstalen te beschouwen als brontaal en vertaalt men de teksten niet). De ingediende bronteksten worden doorgaans ingediend via e-mail of op diskette en zijn meestal opgesteld in Microsoft WORD formaat.

3.1.2. Behandeling door de diensten van de Senaat. De administratie van de Senaat beperkt zich tot een formele controle van de neergelegde bronteksten. Daarna maakt de Senaat de bronteksten over aan de drukker die ze omzet naar publicaties. De behandeling van de bronteksten is rechtlijnig en vraagt geen opeenvolgende behandelingen. Zowel de dienst VERGADERING (wetsontwerpen) als de COMMISSIEDIENST (hoorzittingen en in

16

Wij definiëren hier het Nederland en het Frans als zijnde de complementaire talen.

17

FOD : Federale Overheidsdienst, vroeger Ministerie genaamd.


- 39 -


principe de amendementen van de regering) zijn bij de behandeling van dergelijke bronteksten betrokken. In principe heeft men binnen de administratie van de Senaat geen WFS nodig om de en bronteksten van dergelijke PD te behandelen.

3.2. Bronteksten afkomstig van derden en neergelegd in slechts één taal. 3.2.1. Neerlegging van de bronteksten. en

Voor sommige PD wordt de slechts de helft van de brontekst ingediend. Dit gebeurt in één van de beide landstalen door een partij vreemd aan de administratie van de Senaat. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de wetsvoorstellen en parlementaire vragen. Het is ook vaak het geval voor teksten van amendementen. Een wetsvoorstel, een amendement of een parlementaire vraag kan ingediend worden door één of meerdere senatoren en fracties. Toch zal er telkens maar één gemeenschappelijke brontekst worden ingediend. De ingediende stukken brontekst van de wetsvoorstellen en parlementaire vragen zijn doorgaans elektronisch opgesteld. De neerlegging bij de griffie van de Senaat gebeurt via e-mail en uitzonderlijk ook via diskette of USB geheugen stick. Het betreft in de regel Microsoft WORD documenten. De stukken brontekst van amendementen worden echter vaak op papier ingediend. Er worden aan de senatoren nog geen regels opgelegd m.b.t. tot de vorm of het formaat waaronder 18 de stukken brontekst moeten worden neergelegd .

3.2.2. Behandeling door de diensten van de Senaat. Indien nodig verbeteren bevoegde ambtenaren van de griffie van de Senaat de neergelegde 19 bronteksten in de brontaal op taalkundig en legistiek gebied. De TAALDIENST van de Senaat vertaalt daarna de ingediende stukken brontekst van brontaal naar doeltaal en voegt die toe aan de bestaande stukken brontekst. In een tweede fase ondergaan de vertaalde bronteksten in doeltaal ook nog een revisie binnen de TAALDIENST. Op het einde van de behandeling binnen zijn diensten zendt de Senaat de zowel legistiek verbeterde stukken brontekst in brontaal als de vertaalde stukken brontekst in doeltaal naar de drukker.

18

De administratie van de Senaat plant het ter beschikking stellen van templates voor het indienen van wetsvoorstellen. Op deze manier zal men een groot deel van de tekstopmaak van de oorspronkelijk neergelegde teksten kunnen hergebruiken. 19

Onder legistieke correcties verstaan we kleinere aanpassingen m.b.t. verwijzingen naar andere juridische teksten. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 40 -


Omdat er doorgaans voldoende tijd is tussen de neerlegging van de bronteksten en de publicatie als PD, zijn de noodzakelijke behandelingen en de bijbehorende WORKFLOW nog steeds relatief eenvoudig. -

eerst verbetert men de neergelegde stukken brontekst legistiek (dienst VERGADERING en COMMISSIEDIENST);

-

nadien vertaalt men de stukken brontekst. Dit gebeurt doorgaans door één vertaler die zijn vertaling opslaat in één bestand (TAALDIENST/vertaling);

-

na de vertaling onderwerpt men de vertaalde stukken brontekst nog aan een revisie. Dit gebeurt doorgaans in één keer door één revisor (TAALDIENST/revisie);

-

men stuurt op het einde van het proces de volledige brontekst door naar de drukker in twee stukken: één deel in de brontaal en één deel in de doeltaal;

-

de auteur (senator) wordt op het einde van de keten eveneens uitgenodigd zijn opmerkingen of aanpassingen door te geven.

Aangezien er meerdere diensten en afdelingen betrokken zijn bij de behandeling van de bronteksten van wetsvoorstellen en parlementaire vragen, is er nood aan een – weliswaar – eenvoudig WFS. Amendementen zijn een speciaal geval van stukken brontekst die men overwegend in één taal indient. De behandeling van amendementen verloopt vaak onder moeilijke omstandigheden veroorzaakt door -

hun groot aantal;

-

de korte termijnen van behandeling;

-

als brontekst worden papieren in plaats van elektronische documenten aangeboden.

3.3. Bronteksten opgesteld binnen de administratie van de Senaat. 3.3.1. Redactie van de bronteksten. en

Sommige bronteksten van bepaalde PD worden bijna integraal opgesteld binnen de administratie van de Senaat. Commissieverslagen zijn daar een typisch voorbeeld van. en

Vooraleer de meeste PD in de plenaire vergadering worden besproken en er vervolgens worden 20 gestemd, worden ze eerst toegewezen aan een en behandeld in commissie . De dossiers die aan een bepaalde commissie worden toevertrouwd, worden besproken tijdens één of meerdere werkvergaderingen van de betrokken commissie. Elke commissievergadering wordt bijgewoond door haar leden en één of meerdere ambtenaren van de administratie van de Senaat. Deze ambtenaren fungeren als commissiesecretaris. De rapporteur van elke commissie stelt voor elk dossier dat aan de commissie wordt toevertrouwd een commissieverslag op. Dit gebeurt in zeer nauwe samenwerking met de commissiesecretaris(sen) die het dossier opvolgt. Het verslag bevat een samenvatting van het verloop van de besprekingen en de stemmingen in de betrokken commissie. De voorzitter legt op het einde van de behandeling van het dossier in commissie, het rapport voor aan de commissie ter goedkeuring, behalve in het geval dat er vertrouwen wordt gegeven aan de rapporteur. De behandeling van sommige dossiers kan een lange doorlooptijd vergen wegens hun aard (bijv. een onderzoekscommissie) of omvang (bijv. een programmawet). De rapporten van dergelijke dossiers

20

De commissies zijn belast met het onderzoek van de ontwerpen van wet, de voorstellen en alle aangelegenheden die de Senaat of zijn voorzitter naar hen verwijst. Ze brengen hierover verslag uit aan de vergadering. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 41 -


zijn lang en complex en/of bevatten soms meerdere bijlagen. De stukken brontekst van de bijlagen zijn meestal afkomstig van derden. Elke commissiesecretaris die bijdraagt aan de redactie van een commissieverslag, gebruikt daarbij 21 zijn persoonlijke methode en stijl . Indien meerdere vergaderingen zijn gewijd aan de bespreking van een wetsontwerp of een wetsvoorstel, dan gebeurt dit aan de hand van de eerder opgestelde processen-verbaal van de commissievergaderingen, zo niet baseert men zich voor het verslag vooral op de geluidsfragmenten van digitale opnames van de bewuste commissievergaderingen. Het is belangrijk op te merken dat de bronteksten van commissieverslagen de volgende particuliere kenmerken vertonen: De bronteksten van een commissieverslag worden elektronisch opgesteld en bestaan thans uit één of meerdere Microsoft WORD bestanden. -

De auteur van een commissieverslag stelt zijn verslag op in één of twee bronta(a)l(en). Dit verslag bestaat uit de helft van de totale brontekst. Nadien vertaalt de TAALDIENST de stukken brontekst in brontaal naar stukken brontekst in doeltaal. Op het einde voegt men al de stukken brontekst in brontaal en al de stukken brontekst in doeltaal bij elkaar om aldus de volledige brontekst te verkrijgen.

-

Het grote verschil met de bronteksten van bijvoorbeeld de wetsvoorstellen is dat de auteur (de commissiesecretaris) bij de redactie van zijn deel van de bronteksten de twee landstalen door elkaar gebruikt; hij schrijft bepaalde gedeeltes in het Nederlands en andere in het Frans 22 (gepanacheerde stukken brontekst).

-

Binnen de COMMISSIEDIENST stelt men het gedeelte van de bronteksten van de commissieverslagen bijna altijd gepanacheerd op. Passages in het verslag die bijdragen van Franstalige sprekers weergeven hebben het Frans als brontaal terwijl het Nederlands de brontaal is van de stukken brontekst die handelen over tussenkomsten van Nederlandstalige sprekers. Men vindt in een commissieverslag dat door een commissiesecretaris wordt opgesteld, doorgaans zowel Nederlands als Frans als brontaal. Niettemin stellen bepaalde commissiesecretarissen hun verslag volledig op in hun moedertaal.

-

De TAALDIENST vertaalt elk stuk brontekst van brontaal naar doeltaal. Op het einde van de keten voegt men alle stukken brontekst in het Nederlands samen en moet doet dit ook voor de stukken brontekst in het Frans. Deze samengevoegde stukken brontekst in één taal bevatten dan fragmenten die zowel bestaan uit stukken brontekst in brontaal (opgesteld door de auteur) als in stukken brontekst in doeltaal (opgesteld door de TAALDIENST).

-

Af en toe werken meerdere commissiesecretarissen tegelijkertijd aan een zelfde commissieverslag. Hierbij stelt elk dan één of meerdere stukken brontekst op. Het commissieverslag heeft dan als het ware meerdere auteurs.

-

Sommige bronteksten van commissieverslagen zijn lang en ingewikkeld. In dergelijke gevallen kan het voorvallen dat de verantwoordelijke commissiesecretaris in verschillende keren stukken brontekst doorstuurt naar de TAALDIENST.

3.3.2. Behandeling door de diensten van de Senaat. Van zodra een (voldoende groot aantal stukken) brontekst van een commissieverslag klaar is/zijn voor vertaling, stuurt de verantwoordelijke commissiesecretaris het door naar de TAALDIENST voor verdere behandeling. De vertaalde stukken brontekst ondergaan binnen de TAALDIENST nadien ook nog een revisie. Op het ogenblik dat er een (voldoende) aantal stukken brontekst klaar zijn in brontaal

21

Ook hier plant de Senaat om in het kader van het WFS te werken aan de hand van templates.

22

Bronteksten die fragmenten in meerdere talen bevatten worden « gepanacheerd » genoemd.


- 42 -


en/of in doeltaal, stuurt de Senaat ze door naar de drukker zodat die reeds kan beginnen met zijn voorbereidingen voor de omzetting ervan naar publicaties. In functie van de grootte en van de dringendheid van de publicatie van een verslag, stuurt men de verschillende stukken van de brontekst, in één keer of in verschillende keren naar de drukker op. 23

De stappen die hierbij worden doorlopen kunnen complex zijn en vergen een WFS dat de hierna opgesomde behandelingen op de stukken brontekst moet helpen ondersteunen:

3.3.2.1.

Opdeling per taal van de ingediende stukken brontekst (TAALDIENST/Secretariaat).

Een vertaler vertaalt steeds van een vreemde taal naar zijn moedertaal. De bronteksten die gepanacheerd door de commissiedienst worden doorgestuurd, moeten bijgevolg in stukken brontekst worden opgesplitst die de ene keer het Nederlands en de andere keer het Frans als brontaal hebben.

3.3.2.2.

Vertaling van de stukken brontekst met meerdere vertalers tegelijk (TAALDIENST/Vertaling).

Sommige verslagen zijn vrij volumineus en/of moeten, eens uit de COMMISSIEDIENST, zeer snel worden gepubliceerd (enkele uren). In dergelijke gevallen voert men zoveel mogelijk werk uit in parallel. Men verdeelt de ingediende stukken brontekst dan, taal per taal, in nog kleinere stukken brontekst om ze door meerdere vertalers tegelijkertijd te kunnen laten vertalen.

3.3.2.3.

Revisie van de vertaalde stukken brontekst (TAALDIENST/Revisie).

Van zodra er voldoende stukken brontekst zijn vertaald, ondergaan ze binnen de TAALDIENST een revisie door een revisor. Een revisor zal vaak meerdere vertaalde stukken brontekst samen nemen om 24 ze te onderwerpen aan een revisie .

3.3.2.4.

Consolidatie van het volledige rapport.

Na de behandeling van alle stukken brontekst, hieronder verstaan: -

de ingediende stukken brontekst in brontaal blijven gehandhaafd,

-

de ingediende stukken brontekst zijn (op een parallelle manier) vertaald naar stukken brontekst in de doeltaal,

-

de stukken brontekst in doeltaal hebben (op een parallelle manier) een revisie ondergaan,

brengt men alle stukken brontekst opnieuw bij elkaar om zo tot de globale brontekst te komen. De finale brontekst bevat dan de volledige inhoud van het PD in de beide complementaire landstalen.

4. Algemene bouwstenen van het WFS – COMPONENTEN. Uit de besprekingen in het vorige punt van de verschillende mogelijke behandelingen binnen de Senaat, leiden we af dat de behandeling van de bronteksten van de commissieverslagen veel en ingewikkelder en tijdskritischer is dan die van de andere types PD . Het nieuwe WFS dient bijgevolg minimaal te worden opgevat om de bronteksten van de commissieverslagen optimaal te kunnen behandelen.

23

De stappen die hier worden beschreven, zijn diegene die thans algemeen van toepassing zijn. In sommige bijzondere gevallen zijn kleine afwijkingen mogelijk. 24

Onder revisie wordt hier verstaan het aanbrengen van verbeteringen aan vertalingen zowel op grammaticaal als op het vlak van de stijl. In bepaalde gevallen worden ook de inhoud aangepast. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 43 -


Daarbij moet het nieuwe WFS tevens voldoende generiek zijn opgevat om vlot de behandeling van de andere besproken bronteksten te ondersteunen. In punt 5 gaan we dieper in op elk van die vereisten. Uit de voorgaande besprekingen rond de behandeling van de stukken brontekst, leiden we af dat de activiteiten die voorafgaan aan de aanmaak van de publicaties, neerkomen op het voorbereiden van 25 componenten (tekstfragmenten, tabellen, afbeeldingen) die men bij elkaar moet voegen om tot de globale brontekst in de twee talen van een PD te komen. De samenvoeging van de inhoud van alle componenten die zich in de registry van het WFS bevinden en die bij een zelfde PD horen, noemen we een PDUC (Parliamentary Document Under Construction). En PDUC is dus geen op zichzelf bestaand element maar bestaat uit een keten van bij elkaar horende componenten. Het is maar op het ogenblik dat men de inhoud van de verschillende bouwstenen bij elkaar brengt dat men tot de globale inhoud van een PDUC kan komen.

4.1. Soorten componenten en inhoud. Men onderscheidt binnen het WFS twee soorten componenten. Elke component van een PDUC is ofwel een tekstcomponent ofwel een beeldcomponent.

4.1.1. Modificeerbare tekstcomponenten. Een tekstcomponent bevat stukken brontekst die opgesteld zijn in één of meerdere talen. Tekstcomponenten kunnen binnen de diensten van de Senaat meerdere opeenvolgende behandelingen ondergaan, vooraleer men hun inhoud overmaakt aan de drukker. Tekstcomponenten zijn dus componenten met een “modificeerbare” inhoud en zijn onderhevig aan een WORKFLOW. De inhoud van een tekstcomponent kan in meerdere talen zijn opgesteld. Elke tekstcomponent bevat m.a.w. stukken brontekst die opgesteld zijn in het Nederlands, in het Frans en/of in een andere taal (meestal in het Engels of in het Duits). De inhoud van de stukken brontekst in de verschillende talen is steeds gelijk. De manier waarop het WFS de stukken brontekst in de verschillende talen van een zelfde component inwendig in het systeem opslaat, is een keuze van de dienstverlener. Toch is het belangrijk te vermelden dat men bij de afdruk van een component op papier (Afdrukken van een PDUC als IPR zie ook punt 5.2.2.), er voor dient te zorgen dat de inhoud van de component over de volledige breedte van de bladzijde wordt afgebeeld. Bij het afdrukken van de inhoud van een component op papier zal men werken in evenveel kolommen als het aantal talen waarin de stukken brontekst zijn opgesteld. Elke kolom van de afdruk bevat dan een stuk brontekst in een bepaalde taal. Bij de afdruk van de inhoud van een tekstcomponent zal men steeds dezelfde volgorde tussen de verschillende talen hanteren . Zo zal men bijvoorbeeld de linkerkolom steeds in het Frans opstellen, gevolgd door een kolom in het Nederlands, eventueel gevolgd door één of meerdere kolommen in andere talen. De volgorde van het Frans en het Nederlands is hier arbitrair gekozen maar moet binnen eenzelfde PDUC steeds gelijk blijven. In de praktijk zal de overgrote meerderheid van de afdrukken van een PDUC slechts in twee kolommen gebeuren omdat hun componenten enkel stukken brontekst bevatten in de twee landstalen.

25

Onder component verstaan we in de verdere besprekingen een tekstfragment of een afbeelding dat door één persoon tegelijkertijd kan worden behandeld. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 44 -


Slechts sporadisch zal men op bepaalde plaatsen van een IPR meer dan twee kolommen terugvinden. Aangezien de inhoud van alle stukken brontekst binnen een zelfde component in alle talen volledig identiek moet zijn, zullen die stukken brontekst in alle talen steeds evenveel alinea’s en titels bevatten.

4.1.2. Niet modificeerbare BEELDCOMPONENTEN. Beeldcomponenten bevatten afbeeldingen in één van de volgende formaten: JPEG, TIFF, BMP, 26 GIF . Beeldcomponenten ondergaan binnen de diensten van de Senaat geen enkele behandeling. De enige behandeling die erop gebeurt, is het inbrengen in het systeem. Nadat ze in het WFS zijn ingebracht, worden ze onveranderd doorgegeven aan de drukker die ze samen met de stukken brontekst uit de tekstcomponenten verwerkt tot publicaties. Beeldcomponenten zijn dus “niet modificeerbare” componenten. Ze geven geen aanleiding tot enige vorm van WORKFLOW. Een beeldcomponent kan afbeeldingen bevatten in meerdere talen. In dat geval zal men bij de afdruk van de inhoud van de component opnieuw werken in meerdere kolommen waarbij elke kolom een afbeelding bevat in een bepaalde taal. De volgorde van de talen is hierbij dezelfde als die van de tekstcomponenten. Indien er maar één afbeelding bestaat, beeldt men deze bij een IPR gecentreerd af over de volledige breedte van de pagina. De inhoud van beeldcomponenten kan afkomstig zijn van derden (bijvoorbeeld bijlagen behandeld tijdens hoorzittingen) of tot stand gebracht zijn met bijvoorbeeld een scanner of één of andere (grafische) editor. 27

Stukken brontekst die worden ingescand via een scanner worden beschouwd en behandeld als inhoud van beeldcomponenten; er gebeuren binnen de Senaat immers geen verdere behandelingen op. De gescande stukken brontekst worden in dat geval dus als beeldcomponent opgeslagen in de repository onder één van de hierboven beschreven formaten.

4.1.3. Tabellen. Naargelang men de tabellen in het WFS inbrengt via één of andere editor met de bedoeling ze verder te behandelen (modificeerbaar) of via een grafische editor/scanning (niet modificeerbaar), beschouwt men ze als bijzondere gevallen van tekst- of beeldcomponenten.

4.2. Oorsprong en behandeling van componenten. De inhoud van bepaalde componenten wordt bijna kant-en-klaar aangeleverd aan de administratie van de Senaat, andere inhoud wordt dan weer volledig opgesteld binnen de administratie van de Senaat (zie ook punt 3). Omdat sommige componenten kunnen bestaan uit lange stukken brontekst en/of omdat de behandeling ervan binnen de diensten van de Senaat moet gebeuren binnen een zeer kort tijdsbestek, moet het mogelijk zijn om er met meerdere personen tegelijk aan te werken. Daarom moet het te allen tijde mogelijk zijn om binnen een PDUC bestaande componenten op te splitsen in meerdere kleinere componenten die dan elk apart verder kunnen worden behandeld. Bij splitsing van een component wordt hij binnen het PDUC vervangen door de nieuwe opgesplitste componenten.

26

JPEG zal in de praktijk het meest voorkomende formaat zijn. Men zal bijvoorbeeld POWERPOINT slides die men wenst op te nemen in een PDUC, opslaan als JPEG beeldcomponent. 27

Men gebruikt hier ook wel eens de termen “fotocompositie” en “camera ready” voor.


- 45 -


Het opsplitsen van een component in meerdere componenten gebeurt in de praktijk op het ogenblik dat meerdere personen tegelijk een component moeten behandelen. Een component stemt bijgevolg overeen met de hoeveelheid “materie” die tegelijk door één gebruiker kan worden behandeld. Bij het splitsen deelt men de oorspronkelijke component dus op in evenveel nieuwe componenten als er gebruikers zijn die tegelijk de component moeten kunnen behandelen. De simultane behandeling van een zelfde component door meerdere gebruikers moet onmogelijk zijn. Het behandelen van de stukken brontekst in de verschillende talen binnen een component zal meestal gebeuren door verschillende gebruikers maar mag nooit tegelijkertijd kunnen gebeuren. Het legistiek verbeteren van een stuk brontekst in brontaal en het vertalen ervan naar een stuk brontekst in doeltaal zal bijvoorbeeld in verschillende keren en op verschillende ogenblikken dienen te gebeuren. Sommige componenten ondergaan in de diensten van de Senaat slechts een minimaal aantal behandelingen (bijv. de componenten van de wetsontwerpen), andere geven aanleiding tot meerdere opeenvolgende behandelingen (bijv. de componenten van de commissieverslagen).

5. Gedetailleerde functionaliteiten die het WFS moet bieden. Het WFS moet zo opgevat zijn dat meerdere medewerkers tegelijkertijd, in opeenvolgende stappen, en kunnen werken aan de totstandkoming van de bronteksten van de PD . Het nieuwe WFS moet bestaan uit de noodzakelijke bouwstenen om de verderop besproken functionaliteiten te kunnen aanbieden. Het WFS zal enerzijds bestaan uit hardware en anderzijds uit software. Een gedeelte van de softwareprogramma’s zal draaien op één of meerdere servers; andere programma’s zullen worden uitgevoerd op de PC’s die geïnstalleerd zijn bij de gebruikers. Tijdens de bespreking van de functionaliteiten beschouwen we het hele WFS echter als één globaal geheel. Het WFS moet toelaten om al de componenten van een PDUC in een repository te plaatsen en die tijdens hun aanmaak en behandeling zo optimaal mogelijk te beheren. Verder moeten er binnen het WFS functies voorhanden zijn die toelaten om de inhoud van de componenten van een PDUC automatisch samen te brengen zodat het geheel zich naar de gebruikers toe voordoet als één virtuele eenheid. Dat geheel moet aanschouwelijk en overzichtelijk kunnen worden voorgesteld op papier en op het scherm. Al deze functionaliteiten worden hieronder meer in detail besproken.


- 46 -


5.1. Algemeen beheer van de componenten. Voor het algemene beheer van de componenten zal men gebruik maken van een REPOSITORY en een COMPONENT MANAGEMENT SYSTEM -

De repository is de feitelijke centrale opslagplaats waarin men alle componenten opslaat. Alle behandelingen van een brontekst gebeuren via behandelingen van stukken brontekst die opgeslagen zijn in componenten in de registry. Men haalt telkens één component op uit de repository, voert er een behandeling op uit en slaat hem terug op in de repository.

-

Deze repository (een databank of een bestandsbeheersysteem) moet een onderdeel uitmaken van een ruimer en globaal omvattend beheersysteem.

-

Dat beheersysteem, geven we de algemene naam “Component Management System”

28

Het geheel van de REPOSITORY en het COMPONENT MANAGEMENT SYSTEM moet toelaten om minimaal de volgende functionaliteiten aan te bieden:

5.1.1. Rangschikken van de componenten volgens verschillende “VIEWS”. De opgeslagen componenten in de repository moeten kunnen worden gerangschikt volgens 29 verschillende soorten klassementen. Deze klassementen zijn in feite verschillende “views” gebaseerd op eigenschappen die men toekent aan de componenten in het WFS. Alle componenten uit het WFS zullen immers naast hun inhoud (stukken brontekst bij 30 tekstcomponenten en beelden bij beeldcomponenten) ook metadata krijgen zoals: -

de legislatuur waartoe ze behoren;

-

het dossier waarvan ze deel uitmaken;

-

de PDUC waartoe ze behoren;

-

de verschillende talen die ze bevatten;

-

de behandelingen die ze al hebben ondergaan;

-

de medewerkers aan wie ze toegewezen zijn voor een bepaalde behandeling…

De views zijn dus feitelijke opdelingen volgens de metadata van de componenten, het is een groepering van componenten met verwante metadata. Het WFS moet minstens de volgende views kunnen aanbieden:

28

We laten hier in het midden of het om een DMS (Document Management System) of een CMS (Content Management System) gaat. 29

Met “view” bedoelen we de deelverzameling van componenten met gelijke eigenschappen en (bijvoorbeeld alle PDUC die horen bij een zelfde dossier) 30

Met metadata bedoelen we bijkomende gegevens die aan de componenten worden toegevoegd. Het zijn deze gegevens die het beheer van de componenten moet toelaten. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 47 -


5.1.1.1.

Hiërarchische view.

Het is essentieel dat het WFS de componenten kan rangschikken naargelang bepaalde criteria in een hiërarchische structuur analoog aan de “explorer-view” uit Windows. In deze structuur worden de onderdelen gerangschikt volgens een boomstructuur schema dat in Fig. 1 bij wijze van voorbeeld wordt afgebeeld.

31

conform aan een

In het hieronder afgebeelde schema wordt een opdeling gedaan volgens de boomstructuur: / LEGISLATUUR/DOSSIER/PDUC/COMPONENT.

Fig. 1 In de voorgaande “explorer-like” view gaat men de verschillende componenten met als respectievelijke namen “3-4/3-Chemise”, “3-4/3-Introduction”, “3-4/3-Figure1”,… van een PDUC samenbundelen en afbeelden in een “folder” met als naam “3-4/3”. De component “3-4/3-Chemise” maakt in dit voorbeeld dus deel uit van het “PDUC 3-4/3” dat op zijn deel uitmaakt van een parlementair dossier met als naam “3-4” dat behandeld wordt tijdens de legislatuur “2003-...”. Het WFS moet zodanig opgevat zijn dat men mits een eenvoudige manipulatie zoveel mogelijk views kan genereren. Het WFS moet in elk geval standaard voorzien in een view conform aan het hiervoor gegeven voorbeeld.

31

De hier afgebeelde boomstructuur wordt enkel gebruikt bij wijze van voorbeeld. In de praktijk moet het mogelijk zijn om gelijkaardige structuren te ontwerpen. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 48 -


5.1.1.2.

Bijkomende views.

Andere views moeten de onderdelen kunnen rangschikken volgens: -

een lijst met componenten die een gebruiker moet behandelen, een zogeheten “TO DO LIST” 32 (TDL) . Dit wordt meer in detail besproken in punt 5.1.2;

-

lijsten georganiseerd volgens nog uit te voeren behandelingen. Dit wordt meer in detail besproken in punt 5.1.3.

5.1.2. Toewijzen van componenten aan de TDL van een gebruiker. Het toewijzen van een component aan een gebruiker voor verdere behandeling moet op minstens twee verschillende manieren kunnen gebeuren: -

dit moet kunnen gebeuren door de component op te nemen in een overzicht die de componenten indeelt in lijsten per uit te voeren behandelingen;

-

het WFS moet ook over een functie beschikken die toelaat om een component die een bepaalde behandeling moet ondergaan, rechtstreeks toe te voegen aan de TDL van een individuele gebruiker. Een daarvoor gemachtigde ambtenaar zal daarbij de component verplaatsen uit de lijst met uit te voeren behandelingen naar de TDL van de betreffende gebruiker.

Elke behandeling van een component mag slechts kunnen gebeuren door bepaalde gebruikers. Telkens men een component wil toekennen aan de TDL van een gebruiker, zal het WFS slechts die lijst aanbieden met gebruikers die in aanmerking komen voor die specifieke behandeling.

5.1.3. De componenten in verschillende etappes behandelen. 5.1.3.1.

Beheer van de mogelijke behandelingen.

De stukken brontekst binnen een tekstcomponent moeten een aantal behandelingen ondergaan. Naargelang de categorie PDUC waartoe een component behoort, zullen er meer of minder behandelingen dienen te gebeuren. Thans onderscheiden we voor de commissierapporten bijvoorbeeld de volgende noodzakelijke behandelingen: -

het stuk brontekst inbrengen in brontaal;

-

het stuk brontekst in brontaal legistiek verbeteren;

-

het ingebrachte en verbeterde stuk brontekst vertalen van brontaal naar een stuk brontekst in doeltaal;

-

het vertaalde stuk brontekst onderwerpen aan een revisie;

Het WFS moet voor elke component bijhouden welke van de bovenstaande behandelingen al hebben plaatsgevonden of niet. Deze informatie maakt deel uit van de metadata van de component. De lijst van behandelingen die een component binnen het WFS kan ondergaan moet vlot aan te passen zijn. Zo moet het bijvoorbeeld mogelijk zijn om op een snelle en eenvoudige manier, de lijst met behandelingen die men wil beheren, aan te passen. 32

TDL : “TO DO LIST”. Deze lijst herneemt de componenten die een bepaalde bewerking moeten ondergaan. Die lijsten moeten zowel voor een individuele medewerker als voor een gebruikersgroep kunnen worden gedefinieerd. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 49 -


Het WFS moet de mogelijkheid geven om de componenten aan te bieden in een view die de componenten rangschikt volgens de behandeling die ze op dat ogenblik moeten ondergaan. Via dit overzicht moeten de gebruikers van het systeem bijvoorbeeld op elk ogenblik onmiddellijk kunnen zien welke componenten op dat ogenblik een zekere behandeling moeten ondergaan. Van zodra alle behandelingen op een component zijn afgelopen, moet men die informatie ook gemakkelijk kunnen inbrengen.

5.1.3.2.

Beheer van de opeenvolging van de verschillende behandelingen.

Tijdens de aanmaak van een brontekst ondergaan de componenten ervan meerdere behandelingen in en opeenvolgende etappes. Die etappes verlopen binnen een zelfde categorie van PDUC meestal op dezelfde manier volgens een op voorhand bepaalde orde. Doorgaans worden de behandelingen op de componenten uitgevoerd volgens een watervalsysteem waarbij een discreet aantal etappes worden doorlopen in een wel bepaalde volgorde (van de ene etappe in de andere) zonder terugkoppelingen (terugkeren naar een vorige etappe in de keten). Binnen het WFS moet het echter mogelijk zijn om, indien de noodzaak het vereist, hiervan af te wijken. Het WFS moet bijvoorbeeld toelaten dat: -

bepaalde behandelingen in een andere volgorde gebeuren dan wat “gebruikelijk” is;

-

er bepaalde behandelingen meerdere malen worden uitgevoerd.

Zodra een gebruiker aan het systeem kenbaar maakt dat een bepaalde behandeling op een component klaar is, moet er worden bepaald welke de volgende uit te voeren behandeling is. Dit moet op meerdere manieren kunnen gebeuren: en

-

Automatisch bepaald door het systeem: binnen elke categorie PDUC moet er op voorhand een standaard volgorde worden opgesteld met uit te voeren behandelingen. Als een component zich in een bepaalde positie “N” binnen deze keten bevindt, dan is de volgende behandeling die erop dient te gebeuren, a priori de behandeling “N+1”. Van zodra de etappe “N” dus afgewerkt is, moet het WFS ervoor zorgen dat die component in aanmerking komt voor de etappe “N+1”.

-

Manuele herroeping door een gebruiker: Een gebruiker die daartoe de rechten heeft gekregen, moet op elk ogenblik kunnen tussenkomen in het automatisch doorschuiven van etappe naar etappe. Hij moet als het ware een component kunnen vooruit of achteruit schuiven in de keten (“overrule”) van behandelingen.

Naast het bijhouden van wat de volgende behandeling op een component is, moet het systeem ook bijhouden welke behandelingen hij al heeft ondergaan en dat via een gepaste manier tonen.

5.1.4. Notificeren van gebeurtenissen - automatische opvolging. Het WFS moet toelaten om bepaalde acties automatisch te laten gebeuren als er zich bepaalde gebeurtenissen voordoen. Zo moet het WFS bijvoorbeeld de mogelijkheid bieden om automatisch een e-mail te versturen van zodra een gebruiker klaar is met de behandeling van een component en die component in aanmerking komt voor een volgende bewerking.

5.1.5. Garanderen van de uniciteit van de componenten. Het moet mogelijk zijn om toegang te verkrijgen tot de componenten in de repository via de verschillende views (zie ook punt 5.1.1.). Daarbij mag een zelfde component inwendig in het WFS altijd maar één maal worden opgeslagen. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 50 -


Een zelfde component kan natuurlijk wel voorkomen in meerdere “views”.

5.1.6. Gelijktijdige toegang tot de componenten verlenen aan meerdere gebruikers. Het WFS moet toelaten dat meerdere gebruikers tegelijk een zelfde PDUC raadplegen. Daartoe zullen ze de componenten waaruit de PDUC bestaat als het ware openen in “leesmode”. Elke component waaruit een PDUC bestaat moet echter in “schrijfmode” worden geopend op het ogenblik dat een gebruiker er een bepaalde behandeling wil op uitvoeren. Van zodra dit gebeurt, moet het systeem erop toezien dat de component niet opnieuw in schrijfmode kan worden geopend door een andere gebruiker. Op die manier zal een component nooit door meerdere gebruikers tegelijkertijd kunnen worden behandeld. Dit vergrendelingsmechanisme moet werken volgens het “check-in/check-out” principe: -

een gebruiker kan dus de schrijfmode van een bepaalde component voor zich opeisen (check-out) gedurende een langere periode, meer bepaald tot op het ogenblik dat hij de vergrendeling weer vrijgeeft (check/in);

-

het tussentijds opslaan van veranderingen aan stukken brontekst binnen een vergrendelde component, heft deze vergrendeling niet op;

-

zolang een gebruiker de vergrendeling van een component niet heeft opgeheven, moet hij de veranderingen aan de stukken brontekst die hij sinds de laatste check-in heeft toegebracht, kunnen teniet doen (undo check-out).

Binnen het WFS moet een systeembeheerder over de mogelijkheid beschikken om een component die door een gebruiker wordt vergrendeld, te ontgrendelen. Dit moet verhinderen dat een bepaalde versie van een component onbruikbaar wordt omdat een gebruiker hem permanent vergrendelt, bijvoorbeeld bij langdurige afwezigheid.

5.1.7. Versies beheren van de componenten. Elke keer dat een gebruiker een behandeling uitvoert op een component en de nieuwe toestand en inhoud opslaat in de repository (check-in) moet er binnen het systeem een nieuwe versie van de component worden aangemaakt. Het WFS moet toelaten om al de verschillende versies van een component bij te houden. Voor elke component moet het WFS ook alle vorige versies ervan kunnen weergeven (Bijvoorbeeld: de initieel ingebrachte stukken brontekst, de legistiek bewerkte versie ervan, de vertaalde versie1, de vertaalde versie2, de gereviseerde versie, de finale versie).

5.1.8. Historiek bijhouden van de bewerkingen. Het WFS moet van elke behandeling die een component ondergaat, een historiek bijhouden. Men moet van elke component weten wie hem heeft ingebracht, wanneer hij legistiek is behandeld enz… Ook de verschillende versies van een component moeten in de historiek voorkomen. Men moet dus kunnen weten wie er aan een bepaalde versie van een component heeft gewerkt. Indien het vertalen van de stukken brontekst in een component in meerdere keren gebeurt, moet men dit zowel terugvinden in de verschillende versies van de component als in de historiek van de component.

5.1.9. Toevoegen van “gewone” bestanden. en

Het WFS mag zich niet beperken tot het enkel opslaan van componenten waaruit de PDUC zijn samengesteld; het moet eveneens toelaten om er “gewone” bestanden in op te slaan. Als voorbeeld kunnen we de originele stukken brontekst geven zoals ze rechtstreeks worden aangereikt door een auteur/partij vreemd aan de Senaat. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 51 -


Het WFS moet toelaten om deze originele “ruwe” stukken brontekst op te slaan in hun originele vorm (Microsoft WORD bestand, e-mail, gescande tekst, POWERPOINT presentatie). Men kan deze supplementaire bestanden bijvoorbeeld gebruiken voor consultatie of om uit te kopiëren. De opslag van gegevens afkomstig van derden zal rechtstreeks gebeuren onder het formaat en met de originele lay-out waarin ze werden neergelegd. Ze ondergaan m.a.w. geen enkele behandeling.

5.2. Specifieke functies m.b.t. de componenten. De functionaliteiten die in dit punt worden behandeld verdienen de grootste aandacht. In tegenstelling tot de vereisten besproken in het vorige punt, die vaak standaard worden aangeboden door Document Management Systems of Content Management Systems, betreft het hier vrij specifieke functionaliteiten. De hier besproken vereisten zullen waarschijnlijk het onderdeel dienen uit te maken van maatwerk: specifieke softwareontwikkelingen, aanvullingen of aanpassingen van bestaande softwareproducten.

5.2.1. Hulpmiddelen voor het aanmaken en bewerken van componenten. 5.2.1.1.

Werken met basis- en standaardcomponenten.

Van zodra het WFS in gebruik zal zijn, zal het inbrengen van de brontekst van een PDUC nog enkel kunnen gebeuren door het inbrengen van stukken brontekst in de samenstellende componenten. Dit betekent dat er binnen het WFS een mechanisme moet bestaan die deze componenten kan aanmaken: -

van zodra een daartoe gemachtigde gebruiker een nieuwe PDUC in het systeem invoert, dient het WFS er voor te zorgen dat er automatisch een aantal bijbehorende standaardcomponenten worden aangemaakt;

-

anderzijds moeten er binnen het WFS ook mogelijkheden voorhanden zijn om bijkomende componenten aan een bestaande PDUC toe te voegen.

We onderscheiden de volgende soorten basis- en standaardcomponenten:


- 52 -


5.2.1.1.1.

Chemise.

Van zodra een gebruiker een nieuw PDUC in het WFS aanmaakt, moet er automatisch een “chemise” component worden aangemaakt die een reeks metadata m.b.t. dit PDUC bevat. Mogelijke voorbeelden van dergelijke metadata zijn: -

het type PDUC,

-

de datum waarop het PDUC uiterlijk volledig af moet zijn,

-

de geschatte lengte in bladzijden die het volledige PDUC zal hebben,

-

het voorlopige toegekende nummer aan het dossier,

-

het definitief toegekende nummer aan het dossier,

-

de zitting en de datum van indiening,

-

het voorwerp van het PD,

-

het type PD en de lijst met indieners,

-

de korte inhoud (Table of Contents).

De gebruiker zal een aantal van die metadata ingeven op het ogenblik dat hij de nieuwe PDUC initieert in het systeem. Tegelijkertijd zal het andere deel van de metadata die op de “chemise” wordt afgebeeld, automatisch door het WFS moeten worden ingevuld door ondervraging van een relationele databank (ODBC query). 5.2.1.1.2.

Basiscomponent(en).

Naast de aanmaak van de “chemise” moet er eveneens minstens één bijkomende basiscomponent worden gemaakt die samen met de chemise het eerste raamwerk van het PDUC vormt. Die tweede component bevat van bij zijn aanmaak een aantal titels en standaardformuleringen en herneemt de stijldefinities die horen bij de onderscheiden niveaus van teksten. De basiscomponenten waarvan sprake moeten, per categorie PDUC, gebaseerd zijn op een template. Voor bepaalde bronteksten zal men bij de creatie van de PDUC naast de “chemise” niet één maar meerdere basiscomponenten aanmaken. Het raamwerk van het PDUC is dan verspreid over meerdere basiscomponenten die elk gebaseerd zijn op hun eigen template. Op die manier kan men van in het begin met meerdere personen tegelijk werken aan de brontekst van het PDUC. 5.2.1.1.3.

Standaardcomponent(en).

Bepaalde stukken van sommige bronteksten kan men beter invoegen in aparte componenten (standaardcomponenten) in plaats van ze deel te laten uitmaken van een groter geheel (basiscomponent). Als typisch voorbeeld kunnen we de stukken brontekst nemen van amendementen of de stukken brontekst van aangenomen teksten. Redenen voor het opnemen van deze stukken brontekst in aparte componenten kunnen zijn: -

de inhoud wordt op een later ogenblik ingebracht dan de overige stukken brontekst;

-

de inhoud wordt door andere gebruikers ingebracht dan de auteur(s) van de overige stukken brontekst;

-

Meerdere personen (amendementen!)

moeten

tegelijkertijd

stukken

brontekst

kunnen

inbrengen

Voor dergelijke stukken brontekst zal men gebruik maken van standaardcomponenten die net zoals bij de basiscomponenten gebaseerd zijn op templates met bijbehorende stijlen en metadata. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 53 -


Het WFS moet zo opgevat zijn dat het eenvoudig is om dergelijke standaardcomponenten op te nemen in een PDUC.

5.2.1.2.

Beheer van de basis en standaardcomponenten.

Het WFS moet een module bevatten die het beheer mogelijk maakt van alle verschillende soorten basis- en standaardmodules. Deze module moet toelaten om ondermeer templates aan te maken die als basis moeten dienen voor de gestandaardiseerde inhoud, de stijlelementen en de metadata van: en

-

de “chemise” componenten van de onderscheiden PDUC ;

-

de basiscomponenten waaruit de verschillende PDUC aangemaakt;

-

de standaardcomponenten die in meerdere categorieën PDUC

en

bestaan van zodra ze worden en

kunnen worden gebruikt.

Deze module moet eveneens toelaten om: -

per categorie PDUC te bepalen uit welke “chemise-”, basis- en standaardcomponenten ze standaard zijn samengesteld;

-

tijdens de levensloop van een PDUC er nieuwe basis- of standaardcomponenten aan toe te voegen.

5.2.1.3.

Invoegen van componenten in een PDUC.

Het WFS moet een module bevatten die toelaat om aan een bestaande PDUC standaard- of basiscomponenten toe te voegen. Deze module moet toelaten om: -

een component toe te voegen op het einde van een bestaande PDUC (“ADD NEW COMPONENT”);

-

Een component tussen twee bestaande componenten te schuiven (“INSERT NEW COMPONENT”);

-

een component van de ene plaats naar een andere plaats in de keten te verplaatsen (“MOVE COMPONENT”).

5.2.1.4.

Opdeling van componenten in kleinere componenten.

Een stuk brontekst die initieel in het WFS binnen één component is ingebracht, zal in bepaalde gevallen door meerdere mensen tegelijk verder moeten worden behandeld. In dat geval moet de component worden opgesplitst in meerdere nieuwe kleinere componenten. Het aantal componenten waaruit een PDUC is samengesteld bepaalt immers het maximale aantal gebruikers dat eraan kan werken. Na de opsplitsing vervangen de nieuw aangemaakte componenten de oorspronkelijke component. Binnen het PDUC wordt er als het ware een schakel uitgehaald die vervangen wordt door meerdere kleinere schakels. Het WFS moet de mogelijkheid bieden om een bestaande component van een PDUC op te delen in twee nieuwe samenstellende componenten. Het systeem moet hierbij toelaten om zowel binnenin het stuk brontekst in brontaal als in het stuk brontekst in doeltaal, te bepalen waar precies de “breuklijn” moet komen (“SPLIT COMPONENT HERE”). Het splitsen van een component moet op elk alineaniveau van een stuk brontekst kunnen gebeuren. Het splitsen van een component in meerdere componenten zal in meerdere keren dienen te gebeuren. Het splitsen van een component in N componenten zal dus in “N-1” keer dienen te gebeuren.


- 54 -


Bij het splitsen van een component in kleinere componenten, dient het WFS er voor te zorgen dat: -

het aangeven van de breuklijn voor het splitsen zowel gebeurt in het stuk brontekst in brontaal als in het stuk brontekst in doeltaal. Na de splitsing van een component moeten de nieuwe componenten immers opnieuw beschikken over identieke stukken brontekst in de verschillende talen;

-

er onmiddellijk na het splitsen van een component en zolang er geen nieuwe stukken brontekst zijn toegevoegd, er kan worden geopteerd om de splitsing teniet te doen (“UNDO SPLIT COMPONENT”);

-

de nieuwe componenten die het resultaat zijn van de splitsing ( = de afgeleide/(kinder)componenten) automatisch door het WFS worden aangemaakt in de repository. De gebruiker moet zich hierbij geen zorgen hoeven te maken over de locatie in de repository. Het WFS zal wel aan de gebruiker vragen om de nieuwe componenten te benoemen. Buiten de naam erven de afgeleide/(kinder)componenten dus alle metadata van de ouderlijke component;

-

de ouderlijke componenten van kindercomponenten binnen de repository beschikbaar blijven voor consultatie;

-

men in de lijst van de versies van de kindercomponenten ook verwijst naar de versie(s) van de ouderlijke componenten. Voor elk stuk brontekst binnen een component moet men dus steeds alle voorgaande versies kunnen consulteren, ook als dit stuk brontekst deel uitmaakt van een oorspronkelijk groter geheel.

5.2.2. Consolidatie van componenten voor presentatie van de inhoud van een PDUC. Het WFS moet te allen tijde toelaten om de inhoud van de verschillende componenten waaruit een PDUC is samengesteld, automatisch bij elkaar te brengen en de laatste stand van zaken ervan voor te stellen. Die presentatie moet minimaal kunnen gebeuren op de hierna vermelde manieren:

5.2.2.1.

Afbeelding van het globaal overzicht van een PDUC op het scherm.

Een gebruiker van het WFS die een component behandelt, moet steeds een globaal overzicht kunnen hebben op de globale inhoud van het gehele PDUC zoals het op dat ogenblik bestaat. Het WFS moet daarvoor een module bevatten die toelaat om een overzicht van het PDUC aan te bieden in een venster op het scherm waarin men kan “browsen”. In het elektronische overzicht van het PDUC op het scherm moeten: -

de inhoud van alle teksten beeldcomponenten zijn opgenomen. Voor elke tekstcomponent zal hierbij telkens de laatste versie worden genomen van de stukken brontekst zoals die in de repository zijn ingeklaard (check-in);

-

alle identieke stukken bronteksten in een verschillende taal naast elkaar worden afgebeeld in een verschillende kolom;

-

alle alinea’s van de stukken brontekst in een verschillende taal gesynchroniseerd worden (op dezelfde hoogte van het scherm beginnen);

-

de stukken brontekst worden afgebeeld met de formattering (stijlen) die ze reeds hebben ondergaan;

Kortom, het globale overzicht op het scherm moet van het type WYSIWYG (What You See Is What You Get) zijn in meerdere kolommen. Het overzicht op het scherm moet verder worden getoond in een venster waarvan men de grootte kan aanpassen. De formattering van de inhoud van het PDUC moet daarvoor dus van het type “Web layout” zijn. Dit houdt bijvoorbeeld in dat men de voetnoten op het einde van het PDUC zal afbeelden. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 55 -


Opmerkingen: In de verschillende kolommen van het overzicht zullen dus, zeker in het beginstadium van een PDUC, 33 nogal wat lege ruimtes voorkomen. Deze lege ruimtes zijn als het ware “placeholders” voor nog in te brengen stukken brontekst, bijvoorbeeld door vertaling. Naarmate de behandelingen op een PDUC vooruitgaan, zal men steeds minder blanco velden terugvinden. Van zodra alle teksten in doeltaal zijn ingebracht, bevat het globale overzicht geen enkele lege ruimte meer.

5.2.2.2.

INTERMEDIATE PRINT (IPR) van een PDUC.

Naar analogie met het globale overzicht op het scherm, moet het WFS ook toelaten om een overzicht van de volledige inhoud van een PDUC af te drukken op papier. Wij noemen deze afdruk op papier een INTERMEDIATE PRINT (IPR). Op het ogenblik dat de componenten van een PDUC voldoende noodzakelijke behandelingen hebben ondergaan, moet de IPR toelaten om binnen de Senaat te dienen als een interne proefdruk van het PD. 5.2.2.2.1.

Vorm en lay-out van een IPR.

Die interne proefdruk moet helemaal geen rekening houden met paginaopmaak elementen; er moet dus bij het “renderen” van de IPR geen rekening worden gehouden met marges, paginanummers enz ... Voetnoten mogen ook op het einde van de tekst worden afgedrukt. Een IPR is dan ook te beschouwen als de geprinte versie van een “Web Lay-out”. De stukken brontekst in brontaal en doeltaal moeten naast elkaar worden afgedrukt in meerdere kolommen zoals dit het geval is bij de gedrukte stukken (zie ook punt 2.1.1. en punt 4.1.1.). Naast een algemeen overzicht van de inhoud van het PDUC, moet men bij een IPR ook visueel kunnen opmaken in welke toestand de verschillende stukken brontekst van een component zich 34 bevinden. Men moet bij oogopslag bij de afdruk van een IPR een onderscheid kunnen maken tussen: -

de inhoud afkomstig van beelden van tekstcomponenten (diegene die aanpasbaar zijn en diegene die dat niet zijn);

-

de volledig afgewerkte stukken brontekst en diegene die nog een behandeling moeten ondergaan;

-

welke stukken brontekst zijn opgesteld in brontaal en welke in doeltaal.

5.2.2.2.2. Archiveren van IPR

en

Het genereren van een IPR kan in principe op elk ogenblik gebeuren in de bestaanscyclus van een PDUC, ook op ogenblikken dat sommige stukken brontekst niet alle behandelingen hebben ondergaan. Aangezien men in de praktijk in sommige gevallen de IPR zal gebruiken als werkdocument, bijvoorbeeld in commissie om tot stemming over te gaan, moet het mogelijk zijn om en het beheer te doen van de bestaande IPR van een PDUC. Bij het genereren van een IPR moet de gebruiker bepalen of de gemaakte IPR al dan niet moet worden gearchiveerd.

33

Een “placeholder” is een lege ruimte die in een later stadium moet worden opgevuld met inhoud.

34

Men kan de toestand van de stukken brontekst die nog een bewerking moeten ondergaan visueel onderscheiden door ze bijvoorbeeld met een andere lettertype af te drukken. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 56 -


Indien de IPR moet worden gearchiveerd, zal de IPR voldoen aan de volgende eisen: -

De gemaakte IPR moet niet enkel worden afgedrukt op papier, maar hij moet ook in het WFS worden gearchiveerd.

-

Dit betekent dat de IPR een uniek versienummer moet krijgen. Dit versienummer zal minimaal bestaan uit een uniek volgnummer, de datum en het uur van afdrukken. Deze identificatie moet op elke pagina van de IPR voorkomen.

-

Op het einde van de IPR zal ook een inhoudsopgave worden opgenomen die de lijst herneemt met alle componenten en hun versie waaruit de PDUC bestaat die aan de basis ligt van de IPR.

-

Elke gearchiveerde IPR moet op aan later ogenblik opnieuw kunnen worden afgedrukt onder identieke vorm en met identieke inhoud als op het ogenblik van afdrukken.

Indien de gebruiker op het ogenblikken van afdrukken verkiest om een IPR niet te archiveren, wordt de IPR vanuit het standpunt van versiebeheer als onbestaanbaar beschouwd. Een dergelijke IPR zal dan niet in aanmerking komen om te worden gebruikt als werkdocument.

5.2.2.3.

Generatie van elektronische documenten bestemd voor de drukker.

Het WFS moet een module hebben die, taal per taal, toelaat om de stukken brontekst die afkomstig zijn uit een aantal opeenvolgende volledige afgewerkte componenten, samen te voegen in één enkel elektronisch bestand. -

Voor een kleiner en/of een niet dringend PDUC, zal men dit elektronische bestand pas genereren als alle componenten van het volledige PDUC volledig zijn behandeld;

-

Voor een langer/dringend PDUC, kan men de brontekst in meerdere aparte stukken behandelen die men in verschillende keren aan de drukker overmaakt. Men zorgt er in dergelijke gevallen voor dat logisch bij elkaar horende stukken brontekst als aparte gehelen worden afgewerkt en doorgestuurd.

5.2.2.4.

Uniformiteit in de verschillende presentaties van een PDUC.

Op het ogenblik dat het WFS de inhoud van een PDUC consolideert op één van de manieren zoals hierboven beschreven, moet het er steeds voor zorgen dat dit gebeurt met een uniforme en consequente lay-out: -

stukken brontekst van een zelfde niveau moeten op dezelfde manier worden afgebeeld;

-

nummeringen van hoofdingen, titels en voetnoten moeten doorlopend en correct worden afgebeeld.

Het spreekt voor zich dat dit enkel mogelijk is als de gebruiker, tijdens het behandelen van de stukken brontekst in de componenten, deze heeft geformatteerd volgens de op voorhand gedefinieerde stijlen in de templates.

5.2.3. Opzoekingen in de stukken brontekst. Het WFS moet over een module beschikken die toelaat om op basis van één of meerdere zoektermen opzoekingen te doen naar stukken brontekst. Het betreft hier een “full-text search” in de bronteksten van alle opgeslagen componenten in de repository van het WFS. Een dergelijke opzoeking moet een lijst genereren van componenten die de opgegeven zoekterm(en) bevat(ten).


- 57 -


5.3. Samenvatting van de functionele beschrijving van het WFS. In dit punt hernemen we bij wijze van recapitulatie de functionele vereisten waaraan het WFS dient te voldoen: -

-

Elke gebruiker van het WFS moet volgens zijn rol in de keten, aan de hand van één of meerdere eenvoudige en overzichtelijke interfaces de mogelijkheid hebben om: •

een nieuw PDUC te initiëren in het WFS. Dit gaat samen met het aanmaken van een leeg PDUC frame dat samengesteld is uit een reeks van opeenvolgende basiscomponenten. Deze componenten zijn in eerste instantie grotendeels leeg maar bevatten wel van in den beginne metadata en standaardinhoud. Op het ogenblik dat de gebruiker een nieuwe component aanmaakt, moet hij daarbij bepaalde karakteristieke gegevens van de metadata invullen. Bepaalde metadata moet door het WFS automatisch worden opgehaald in relationele databanken aan de hand van een ODBC mechanisme;

•

via één van de bestaande views, een component van een PDUC te selecteren om hem vervolgens te behandelen;

•

aan een bestaande keten van componenten, bijkomende standaardcomponenten toe- of in te voegen;

•

componenten op te splitsen in meerdere kleinere componenten die elk apart verder kunnen worden behandeld;

•

een component die een bepaalde behandeling heeft ondergaan, in de rij te zetten van componenten die wachten op een volgende behandeling;

•

componenten toe te toewijzen aan de TDL van een gebruiker;

•

op elk ogenblik een overzicht van een PDUC te maken op het scherm en op papier;

•

taal per taal, een elektronisch document aan te maken dat de stukken brontekst bevat van een reeks opeenvolgende componenten die volledig zijn afgewerkt. Dit document dient om naar de drukker te worden gestuurd voor omzetting naar publicaties.

•

opzoekingen te doen (“full-text search) in de stukken brontekst die opgeslagen zijn in de repository.

Het Component Management System dient er samen met de repository voor te zorgen dat: •

men de componenten voor consultatie/behandeling kan selecteren via verschillende mogelijke views;

•

er door het WFS automatische acties kunnen gebeuren als er zich bepaalde gebeurtenissen voordoen;

•

elke component over een historiek en versiecontrole beschikt. Alle voorgaande versies van een bepaalde tekst moeten dus binnen het WFS raadpleegbaar blijven;

•

er om redenen van consultatie of raadpleging, ook bestanden die geen feitelijk deel uitmaken van een PDUC, kunnen worden opgeslagen in de repository;

•

er een mechanisme voorhanden is dat er enerzijds voor zorgt dat de inhoud van een component slechts door één persoon tegelijk kan worden behandeld en er anderzijds ook voor zorgt dat de inhoud wel door meerdere andere personen kan worden gelezen.


- 58 -


6. Technische randvoorwaarden. De belangrijkste vereiste van het WFS is dat het al de functionaliteiten hernomen in de vorige punten volledig aanbiedt. Hoe dit precies in zijn werk gaat en hoe men elke functionaliteit implementeert, is een keuze van de partij die het WFS ontwerpt. Het is bijvoorbeeld niet belangrijk of de componenten waarvan sprake, fysieke bestanden, XML-chunks of “records” zijn uit een databank. De dienstverlener moet in elk geval het WFS ontwerpen en in dienst stellen als een TURNKEY systeem. De dienstverlener dient bij de keuze van zijn architectuur echter rekening te houden met een aantal randvoorwaarden die hieronder worden besproken. Sommige van deze randvoorwaarden zijn beperkend, andere leveren een meer- of een minderwaarde op. De beperkende randvoorwaarden worden aangegeven als “mandatory”.

6.1. Repository en Component Management System. Er gelden geen strikte beperkingen voor wat de gebruikte software elementen betreft die men gebruikt voor het bouwen van het WFS (programmeertalen, Software Development kits, ...). Het gebruik van platform onafhankelijke technologieën (JAVA) wordt door de Senaat wel als een ernstig pluspunt ervaren. Er worden geen beperkingen opgelegd m.b.t. het platform waarop de repository en/of de perifere software (CMS) draaien. LINUX of MICROSOFT platformen genieten wel sterk de voorkeur.

6.2. Gebruikersomgeving. Onder gebruikersomgeving verstaan we de "front-end" programma’s en de hulpmiddelen die worden gebruikt bij het invoegen en behandelen van de stukken brontekst in de componenten. Het zijn de software programma’s die geïnstalleerd zijn op de PC’s van de gebruikers. Ze worden gebruikt voor het communiceren met de rest van de WFS omgeving ("back-end"). De PC’s van de gebruikers werken in een LAN netwerk en zijn permanent “online”. Het WFS mag dus worden beschouwd als een INTRANET toepassing. Het WFS moet bijgevolg niet beschikken over “off-line” en synchronisatie faciliteiten.

6.2.1. Initialiseren, toevoegen, herschikken en opsplitsen van componenten. Het WFS moet modules aanbieden die het beheer van de basis- en de standaardcomponenten toelaten (zie ook punt 5.2.1.). Er worden geen technische beperkingen opgelegd m.b.t. de manier waarop men die modules implementeert (“fat client”, “application server”, ...).

6.2.2. Behandelen van de stukken brontekst in de componenten via een “editor". Nadat de gebruiker een component heeft geselecteerd waarop hij een noodzakelijke behandeling wil uitvoeren, zal hij in die component de stukken brontekst behandelen. Hij zal hierbij meer bepaald: -

ofwel stukken brontekst inbrengen;

-

ofwel stukken brontekst verbeteren.

Naargelang de behandeling waarmee hij bezig is, zal dit de ene keer gebeuren op stukken brontekst in brontaal, een andere keer op stukken brontekst in doeltaal.


- 59 -


Deze behandeling van de stukken brontekst moet gebeuren aan de hand van een softwaremodule die we hier de “editor” noemen en die meer bepaald moet toelaten om: -

de stukken brontekst in brontaal in te voeren;

-

de stukken brontekst in brontaal te verbeteren (legistieke behandeling);

-

de stukken brontekst in doeltaal in te voeren (de vertaling);

-

de stukken brontekst in doeltaal te verbeteren (revisie van de vertaling);

-

de noodzakelijke metadata die bij de component horen, in te vullen of aan te passen.

Buiten het feit dat de editor eerst en vooral moet toelaten om de bovenstaande handelingen uit te voeren, m.a.w. dat hij moet beschikken over standaard tekstverwerkingscapaciteiten, moet hij eveneens beschikken over de volgende mogelijkheden:

6.2.2.1.

Spelling- en grammaticacontrole.

De editor van het WFS moet toelaten om de spelling en de grammatica van de ingebrachte stukken brontekst te controleren. De standaard gebruikte woordenboeken moeten daarbij aan te vullen zijn met bijkomende termen. -

De spellingcontrole moet zowel in het Frans als in het Nederlands kunnen gebeuren (mandatory);

-

De editor zal bij voorkeur ook grammaticacontrole ondersteunen in de beide landstalen.

6.2.2.2.

Gebruik van “Autoformat/Autotekst”.

De editor die gebruikt wordt in het WFS moet beschikken over “autoformat/autotekst” faciliteiten (mandatory). De editor dient er bijvoorbeeld voor te zorgen dat vaak terugkerende termen in de stukken brontekst (eigennamen, namen van instellingen, titels ...) en afkortingen steeds automatisch correct en consequent in het systeem worden ingebracht zelfs als de gebruiker bij het ingeven ervan kleine typfouten maakt.

6.2.2.3.

Integratie met ondersteunende vertaalsoftware (mandatory).

De editor moet een interface bezitten die toelaat om bij het inbrengen van de stukken brontekst in doeltaal, gebruik te maken van een vertaalgeheugen (mandatory). De Senaat maakt thans gebruik van het product TRADOS TM 6.5. De editor van het WFS moet zodanig opgevat zijn dat een gebruiker van het WFS, bij het vertalen van stukken brontekst in brontaal naar stukken brontekst in doeltaal, daarbij gebruik kan maken van het TRADOS vertaalgeheugen dat in dienst is in de Senaat (mandatory).

6.2.2.4.

Grafische interface gelijkend op die van tekstverwerker Microsoft WORD.

De editor van het WFS moet bij voorkeur beschikken over een gebruikersinterface die zo nauw mogelijk aansluit bij die van de tekstverwerker Microsoft WORD. De voornaamste redenen hiervoor is dat alle betrokken medewerkers van de Senaat dit product al meerdere jaren als tekstverwerker gebruiken. Dankzij de vele opleidingen die de Senaat in het verleden heeft georganiseerd, zijn de toekomstige gebruikers van het WFS al goed vertrouwd met deze interface.


- 60 -


6.2.2.5.

Type software.

De editor kan maar moet niet noodzakelijk een commercieel beschikbaar tekstverwerkingspakket zijn. Voor zover er wordt voldaan aan alle voorgaande vereisten, geeft de Senaat de voorkeur aan het maximale gebruik van openbron software voor het implementeren van de editor.

6.3. Samenbrengen van de stukken brontekst in elektronische bestanden. Het WFS moet beschikken over een softwaremodule die toelaat om, taal per taal, de bronteksten van een aantal opeenvolgende componenten uit een PDUC beschikbaar te stellen als een elektronisch bestand (zie ook punt 5.2.2.3.). Hierbij wordt er opgelegd dat het formaat van dit bestand van het type “open standaard” is.

6.4. Beschrijving van de typische desktop van een WFS gebruiker. De toekomstige gebruikers van het WFS systeem beschikken over een PC met een processor van het type Pentium 4 (1.6 GHz) die uitgerust is met minimaal 256 MB RAM en die werkt onder Microsoft Windows XP (SP2). De harde schijven beschikken minimaal over 15 GB vrije ruimte. De toekomstige WFS softwareprogramma's:

gebruikers

werken

thans

typisch

met

de

volgende

categorieën

-

webbrowser (Mozilla FireFox, Microsoft Internet Explorer);

-

in-house ontwikkelde maatsoftware (C++ programma's) + allerlei WIN32 toepassingen waaronder een programma voor het beluisteren van digitale geluidsopnames die zich op een server bevinden (COURTSMART);

-

Microsoft WORD tekstverwerker (Office 97 SP2);

-

Verklarende en vertaalwoordenboeken (VAN DALE, Petit Robert);

-

Trados TM 6.5.

De dienstverlener dient er rekening mee te houden dat de softwareprogramma's die op de PC van de WFS gebruiker moeten worden geïnstalleerd, compatibel moeten zijn met de bovenstaande omgeving. Indien de softwareprogramma's krachtigere hardware vereisen, moet dit expliciet in de offerte worden vermeld. De dienstverlener zal in zijn offerte ook beschrijven, welke de nieuwe te installeren programma's zijn op de PC's van de toekomstige WFS gebruikers om de functionaliteiten uit het punt 6.2. aan te bieden. Daarbij zal hij ook vermelden welke programma's de verschillende functionaliteiten aanbieden (beschrijven van de verschillende modules per programma).

7. Beheer van het WFS. 7.1. Gebruikersbeheer / Systeemadministratie. Het WFS moet toelaten om elke gebruiker van het WFS te identificeren en één of meerdere rollen toe te kennen: -

een gebruiker kan bijvoorbeeld zowel revisor als vertaler zijn. Hij zal in dat geval moeten kunnen gemachtigd worden om meerdere behandelingen uit te voeren.

-

de identificatie van de gebruikers van het WFS moet bij voorkeur geïntegreerd zijn met de gebruikers “logon” in het netwerk van de Senaat (Windows NT Domain) en/of gebeuren aan de hand van LDAP.

Het WFS moet zowel de notie van individuele gebruikers als van gebruikersgroepen kennen. BIJZONDER BESTEK SEN-INFO-2005/2

- 61 -


Er moet een gebruikersgroep bestaan die “administrator” rechten heeft. Gebruikers uit deze groep moeten: -

het WFS kunnen configureren;

-

gemachtigd zijn om steeds alle mogelijke behandelingen van componenten uit te voeren;

-

de mogelijkheid hebben om bepaalde componenten te ontgrendelen;

-

gebruikersgroepen en individuele gebruikers kunnen aanmaken en toegang verlenen tot het WFS volgens één of meerdere rollen;

7.2. Back-up en Restore van het WFS. 7.2.1. Back-up van het WFS. Het moet mogelijk zijn om te allen tijde, dus ook op het ogenblik dat het WFS in gebruik is, back-ups te maken van het volledige WFS (mandatory) . De back-up van het WFS moet bij voorkeur kunnen worden opgenomen in het geïntegreerde back-up systeem dat de Senaat gebruikt (LEGATO NETWORKER versie 6 draaiende onder SOLARIS 7). Het WFS zal daartoe worden aangeboden met de noodzakelijke LEGATO NETWORKER modules.

7.2.2. Restore van het WFS. Het moet mogelijk zijn om een “point-in-time-restore” van de gehele WFS omgeving te doen (mandatory). De volledige informaticaomgeving wordt dan terug gezet op de toestand zoals die op een bepaald ogenblik bestond. Deze operatie mag “offline” gebeuren.

7.3. Installatie en onderhoud van het WFS. 7.3.1. Initiële installatie van het WFS. De dienstverlener moet de verschillende hardware en software elementen installeren en configureren als een TURNKEY systeem. Alle gevraagde functionaliteiten moeten van bij de installatie van het systeem in de informaticaomgeving van de Senaat volledig geprogrammeerd en/of geconfigureerd zijn.


- 62 -


De dienst ICT van de Senaat moet echter zeer nauw worden betrokken bij de uitbouw van het project. Dit geldt in het bijzonder voor: -

de verdere analyse van het project door de dienstverlener;

-

het ontwerpen van de noodzakelijke templates die worden gebruikt bij het aanmaken van de basiscomponenten ;

-

de installatie en de integratie van de hardware en de software in de bestaande informaticainfrastructuur van de Senaat;

-

de uitrol van het systeem;

-

de vorming van de gebruikers.

7.3.2. Onderhoud van het WFS. De dienstverlener zal een WFS systeem ontwerpen dat in principe voldoende generiek is opgevat om te kunnen worden gebruikt zonder dat er in de toekomst nieuwe of bijkomende functionaliteiten moeten worden geïmplementeerd. Het onderhoud van het WFS moet, van zodra de definitieve oplevering heeft plaatsgevonden, volledig kunnen worden uitgevoerd door de dienst ICT van de Senaat. Hiervoor zal de dienstverlener zorgen dat: -

de softwarecode van het maatwerk (templates, macro’s, aanpassingen aan bestaande software) moet in broncode ter beschikking worden gesteld aan de dienst ICT van de Senaat;

-

alle softwareontwikkelingen moeten volledig worden gedocumenteerd. De Senaat moet een kopij krijgen van de volledige documentatie;

-

de informatici van de Senaat voldoende opleidingen krijgen om het hoger beschreven doel te kunnen realiseren.


- 63 -

CONTROLEDOSSIER

E. CONTROLEDOSSIER De volgende controles zullen worden uitgevoerd om de conformiteit met de bepalingen van het contract na te gaan.

1. Kwantitatieve Controle. Er zal worden nagegaan of alle voorgestelde hardware en software componenten hernomen in de offerte van de inschrijver zijn geleverd. Dit betreft zowel de vermelde aantallen als de types hardware, de versies van de voorgestelde software, de noodzakelijke licenties, enz... Er zal eveneens worden nagegaan of alle voorgestelde opleidingen hebben plaatsgevonden en of alle gevraagde documentatie werd geleverd zoals voorzien in de offerte van de inschrijver.

2. Kwalitatieve Controle. 2.1. Functioneel en technisch. De hieronder vermelde controles zullen nagaan of de oplossing zoals ze door de dienstverlener wordt aangeboden voldoet aan de functionele vereisten alsook aan de technische randvoorwaarden die door de aanbestedende overheid in dit bijzonder bestek worden gesteld.

2.1.1. Repository en Component Management System. Het aangeboden WFS zal naast de algemeen gestelde vereisten opgenomen in dit bijzonder bestek, expliciet en extensief worden gecontroleerd op de volgende aspecten: -

het bestaan van een centrale repository en een Component Management System;

-

het gebruik van componenten (zowel beeld- als tekstcomponenten) die voldoen aan de vooropgestelde eigenschappen, meer bepaald: •

het beschikken over metagegevens;

•

het beschikken over een inhoud die bestaat uit zowel stukken brontekst in brontaal als stukken brontekst in doeltaal en waarvan de inhoud over al de bevattende talen gelijk is;

•

het beschikken over een synchronisatiemechanisme voor het afbeelden van de inhoud op: o het globaal overzicht van de PDUC op het scherm; o de IPR;

•

de inhoud van de tekstcomponenten moeten kunnen worden "getagged" via de "editor" (voorzien van opmaakinformatie) volgens gepredefinieerde stijlen in de templates waarop de componenten zijn gebaseerd;

CONTROLEDOSSIER -

de mogelijkheid tot het rangschikken van componenten volgens verschillende views (hiërarchisch en volgens TDL lijsten) van waaruit de gebruiker een component kan aanklikken om er een behandeling op uit te voeren;

-

de mogelijkheid tot het rechtstreeks toewijzen van componenten aan de TDL list van een gebruiker of een gebruikersgroep;

-

het bestaan van een beheer m.b.t. de opvolging van de verschillende behandelingen die een component moet kunnen ondergaan;

-

het bestaan van een mechanisme die componenten klaarmaakt voor een volgende behandeling van zodra een behandeling is afgelopen (doorschijven naar de volgende etappe);

-

de aanwezigheid van een notificatie mechanisme m.b.t. gebeurtenissen;

-

de beschikking over een check-in en check-out mechanisme voor de componenten;

-

het gebruik van versiebeheer van de componenten (met inbegrip van componenten die worden gesplitst);

-

de aanwezigheid van een historiek van de behandelingen;

-

de mogelijkheid tot het invoegen van "gewone bestanden" in de repository;

-

de mogelijk tot het uitvoeren van opzoekingen in de stukken brontekst die opgeslagen zijn in de repository ("full-text search");

-

het aanwezig zijn van softwaremodules die: •

het beheer toelaten van de mogelijke behandelingen die de stukken brontekst moeten ondergaan alsook de onderlinge volgorde van deze behandelingen;

•

het beheer toelaten van de chemises, de basiscomponenten en de standaardcomponenten;

•

het mogelijk maken templates te ontwerpen en te koppelen aan de beschikbare componenten;

•

toelaten om de samenstelling van een PDUC te beheren: o aanmaken van een PDUC; o invoegen van componenten in een PDUC ("ADD NEW COMPONENT", "INSERT NEW COMPONENT", "MOVE COMPONENT"

•

toelaten om componenten op te delen in nieuwe kleinere componenten ("SPLIT COMPONENT HERE");

•

de inhoud van een PDUC automatisch te consolideren en te presenteren met een uniforme presentatie op de volgende manieren: o een WYSIWYG overzicht op het scherm van de globale inhoud van een brontekst (PDUC) waarbij de inhoud in de verschillende talen gesynchroniseerd naast elkaar wordt afgebeeld; o een afgeprint overzicht op papier (IPR) waarbij de inhoud in de verschillende talen gesynchroniseerd naast elkaar wordt afgebeeld en waarbij een visueel onderscheid wordt gemaakt van de toestand van de samenstellende stukken brontekst; o de generatie taal per taal van elektronische documenten volgens een open standaard die de volledige inhoud bevatten van opeenvolgende volledig afgewerkte componenten;

SEN-INFO-2005/1

- 65 -

CONTROLEDOSSIER -

het aanwezig zijn van beheermogelijkheden die: •

een gebruikersbeheer toelaten;

•

toelaten om componenten te ontgrendelen;

•

backups toelaten in de LEGATO omgeving van de Senaat

•

"point in time" restores toelaten

2.1.2. Editor. De volgende zaken zullen in het bijzonder worden gecontroleerd: -

de mogelijkheid tot het toevoegen van opmaakinformatie aan de stukken brontekst aan de hand van "tags" gepredefinieerd in de templates waarop de componenten zijn gebaseerd;

-

de mogelijkheid tot spellingscontrole van de ingebrachte stukken brontekst (brontaal en doeltaal);

-

het gebruik van autoformat/autotekst;

-

de volledige integratie met de bestaande TRADOS omgeving van de Senaat voor het vertalen van stukken brontekst van brontaal naar doeltaal.

2.2. Opleidingen en documentatie. Nadat alle opleidingen zijn gegeven en nadat alle documentatie is overgemaakt aan de Senaat zal de kwaliteit van de technische opleidingen en de technische documentatie o.a. op de volgende manier worden getest: De leden van de dienst ICT van de Senaat die de onderscheiden cursussen hebben gevolgd, zullen aan de hand van de ontvangen documentatie, de geleverde softwarepakketten en de informatiedragers een kloon (exacte kopij) maken van de server(s). Ze zullen daarbij vertrekken van machine(s) met gelijkvormige hardware als de door de dienstverlener geïnstalleerde machine(s) maar waarvan de harde schijven leeg zijn. Zij dienen aan de hand van de gekregen opleidingen en de documentatie en zonder externe hulp de gekloonde machines te kunnen opbouwen in precies dezelfde toestand als de productiemachine(s). Een zelfde oefening zal worden gedaan m.b.t de installatie van de verschillende softwarepakketten die op de PC's van de gebruikers moeten worden geïnstalleerd.

SEN-INFO-2005/1

- 66 -

INLICHTINGENBLAD

F. INLICHTINGENBLAD BELANGRIJK : GELIEVE STRICT DE VOORSCHRIFTEN VAN ARTIKEL 89 VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 NA TE LEVEN. DIT ARTIKEL VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI 1996 BEPAALT HET VOLGENDE: “De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de samenvattende opmetingsstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bijzonder bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bijzonder bestek behorende model is. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.” 1. Aanduidingen op het offerteformulier. -

Voor een natuurlijke persoon die als inschrijver optreedt dient te worden vermeld: zijn naam, zijn voornaam, zijn hoedanigheid of beroep en zijn nationaliteit.

-

Voor de vennootschappen aanduiden:

-

“De firma ................................................................. (firmanaam of benaming, vorm, nationaliteit en zetel) vertegenwoordigd door ondergetekende (naam, voornaam, hoedanigheid)”.

-

Voor de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid aanduiden: “Ondergetekenden ......................................................... (voor partner van de tijdelijke vereniging: de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats, het immatriculatienummer bij de RSZ. van elke partner van de tijdelijke vereniging of het immatriculatienummer bij de RSZ van de vereniging zelf, indien de tijdelijke vereniging geïmmatriculeerd is bij de RSZ, in tijdelijke vereniging voor onderhavige aanneming, verbinden zich hoofdelijk op hun roerende en onroerende goederen .......................................................”.

Bovendien, in de offerte vernoemen, diegene onder hen die ermede belast is de vereniging te vertegenwoordigen tegenover de aanbestedende overheid. -

Voor de Belgische ondernemingen die personeel tewerk stellen moet het volledige aansluitingsnummer van de inschrijver bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid vermeld worden. Belgische inschrijvers zijn niet meer verplicht een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid bij hun offerte te voegen. Deze informatie kan de aanbestedende overheid rechtstreeks bij het elektronisch loket verkrijgen. Op het offerteformulier wordt het volgende aangeduid: “Ik geef aan de aanbestedende overheid de uitdrukkelijke toestemming om via het elektronisch loket of bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid inlichtingen in te winnen inzake de toestand van mijn verplichtingen ten overstaan van de RSZ. Daarenboven verleen ik aan de RSZ met betrekking tot deze offerte de toelating om alle inlichtingen over de stand van mijn bijdragerekening rechtstreeks aan, en op verzoek van, de aanbestedende overheid te verstrekken”

Alle bijlagen dragen volgende vermelding : “Om gevoegd te worden bij mijn offerte van ...................... en er integraal deel van uitmakend” (gevolgd door handtekening en datum alsook de naam, voornaam en hoedanigheid van degene die ondertekent).

INLICHTINGENBLAD -

De inschrijvers die geen personeel tewerkstellen dat aan de wetsbepalingen op de sociale zekerheid der werknemers onderworpen is, moeten dit aangeven op een afzonderlijke document, gevoegd bij de offerte. Dit document dient behoorlijk te worden ondertekend en gedateerd. De naam, de voornaam en de hoedanigheid van degene die het document ondertekent, dient tevens te worden vermeld.

-

De buitenlandse inschrijvers voegen bij hun offerte een attest uitgereikt door een officieel organisme van hun land dat bevoegd is voor de sociale zekerheid van de arbeiders. Indien een dergelijk attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokken inschrijver voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land.

2. Indienen der offertes. Zoals vermeld in het bijzonder bestek moet de offerte, in dubbel exemplaar (twee originelen of één origineel en één kopie) verstuurd worden naar, of afgegeven worden op het adres van de aanbestedende overheid en op de vastgestelde dag en uur, vermeld in het bijzonder bestek, onder de vorm zoals deze in het bestek duidelijk wordt beschreven.

SEN-INFO-2005/1

- 68 -

OFFERTEFORMULIER

G. OFFERTEFORMULIER Belgische Senaat Paleis der Natie Natieplein 1 1009 Brussel Dhr Roger DEVRIENDT Tel 02/501.7243 Fax 02/514.06.85 E-mail [email protected]


Openbare aanbesteding voor het ontwerpen en de indienststelling van een WORKFLOW systeem voor het behandelen binnen de administratieve diensten van de Senaat van de bronteksten van parlementaire documenten. De firma

(volledige benaming)

met als adres:

(straat)

(postnr en gemeente)

(land) Met BTW-nummer

Ingeschreven bij de RSZ onder nummer

en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)

(naam) (functie)

gedomicilieerd op het adres

SEN-INFO-2005/2

- 69 -

OFFERTEFORMULIER

(straat)

(postnr en gemeente)

(land) als inschrijver of gevolmachtigde optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bijzonder bestek SEN-INFO-2005/2 van de hiervoor omschreven dienst vormende het ENIGE PERCEEL van dit document uit te voeren, tegen de hieronder vermelde forfaitaire eenheidsprijzen:

forfaitaire eenheidsprijs, excl. BTW, voor het ontwerpen en de indienststelling van een WORKFLOW systeem voor het behandelen binnen de administratieve diensten van de Senaat van de bronteksten van parlementaire documenten:

[in letters en in cijfers in EURO]

waarbij de BTW dient te worden gevoegd voor een bedrag van:


wat een forfaitaire eenheidsprijs, inclusief BTW, geeft van:

SEN-INFO-2005/2

- 70 -

OFFERTEFORMULIER



In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bijzonder bestek gestelde voorwaarden en termijnen.

Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op

het rekeningnummer

Er wordt gekozen voor de

Nederlandse/Franse (*)

taal voor de interpretatie van het contract.

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:

(straat)

(postnr. en gemeente)

( en F-nummer) SEN-INFO-2005/2

- 71 -

OFFERTEFORMULIER Ik geef aan de aanbestedende overheid de uitdrukkelijke toestemming om via het elektronisch loket of bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid inlichtingen in te winnen inzake de toestand van mijn verplichtingen ten overstaan van de RSZ. Daarenboven verleen ik aan de RSZ met betrekking tot deze offerte de toelating om alle inlichtingen over de stand van mijn bijdragerekening rechtstreeks aan, en op verzoek van, de aanbestedende overheid te verstrekken..

N.B.: De buitenlandse inschrijvers voegen bij hun offerte een soortgelijk attest uitgereikt door de officiële instantie van hun land dat bevoegd is voor de sociale zekerheid van de arbeiders. Indien een dergelijk attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokken inschrijver voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land. Eveneens verleen ik aan de aanbestedende overheid de toelating om bij andere instellingen alle nuttige inlichtingen (bijv. financiële) over de firma in te winnen. Gedaan:

Te

op

2005

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam) (functie) (handtekening)

GOEDGEKEURD,

<postnummer + plaats>,

SEN-INFO-2005/2

- 72 -

OFFERTEFORMULIER

PRO MEMORIE : DOCUMENTEN DIE VERPLICHT BIJ DE OFFERTE DIENEN TE WORDEN GEVOEGD : Alle documenten en inlichtingen gevraagd in het raam van de gunningscriteria; Voor buitenlandse inschrijvers een attest uitgereikt door de officiële instantie van hun land dat bevoegd is voor de sociale zekerheid van de arbeiders, of bij ontstentenis, een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokken inschrijver voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land;

Vergeet niet alle pagina’s van uw offerte, uw inventaris en van de bijlagen van een ononderbroken nummering te voorzien.

SEN-INFO-2005/2

- 73 -

2

Recommend Documents