27

CONCEPT 27-12-2009 versie 09

CONCEPT

Businessplan Sail de Ruyter Zeeland 1/27


Bestuurlijke samenvatting Dit businessplan is middels een aantal discussie-ronden aangescherpt en geactualiseerd op basis van voortschrijdend inzicht. Hierbij zijn naast de bestuursleden ook de communicatieadviseurs en werkgroepvoorzitters betrokken geweest. Behoudens de tekstuele verbeteringen zijn de wijzigingen en toevoegingen in cursief blauwe tekst weergegeven. De belangrijkste inhoudelijke wijzigingen zijn: • • •

• •

•

Het voorwoord De constatering dat er nu wordt uitgegaan van een sail-evenement in 2013 (ipv 2012) Het voornemen van het bestuur om het evenement (zowel Vlissingen Maritiem als Sail de Ruyter Zeeland) het predikaat ‘duurzaam’ zal voeren. Dit voornemen wordt verder uitgewerkt in samenwerking met het lectoraat Duurzaamheid van de Hogeschool Zeeland Het voornemen om jaarlijks onderzoek te doen naar de ervaringen van bezoekers, deelnemers en vrijwilligers. De resultaten hiervan zullen worden gebruikt als leer- en verbetermoment. In 2009 is opnieuw bevestigd dat we met een vrijwilligers-organisatie werken wordt aan een ambitieus project met een professionele uitstraling; het bestuur realiseert zich dat dit voortdurende aandacht en waardering vergt waarop actief geïnvesteerd dient te worden; dit mede gelet op de jaarlijkse toename aan activiteiten en omvang van het programma De constatering dat het bestuur nadrukkelijk streeft naar overduidelijk commitment van overheid en ondernemers

En uiteraard de financiële paragraaf waarbij beide evenementen (Vlissingen Maritiem en Sail de Ruyter) op aangeven van gemeente en provincie budgettair gescheiden zijn. Voor beide evenementen is een meerjarenbegroting opgezet waarbij voor Sail de Ruyter ook de aanloopkosten en voorinvesteringen in beeld zijn gebracht. Voor de batenzijde van de begroting meent het bestuur dat er naast de gemeentelijke en provinciale steun voor dit evenement ook nadrukkelijk georiënteerd moet worden bij de Europese fondsen. Uiteraard kan de steun van het regionale en nationale bedrijfsleven hierbij niet ontbreken.

Dick Schipper, 20 november 2009



Managementsamenvatting 1. De Stichting ‘Sail de Ruyter Zeeland’ heeft als doelstelling de realisatie van ‘Sail de Ruyter’ (hierna te noemen Sail 2013) alsmede het realiseren van een kleinschaliger evenement: ‘Vlissingen Maritiem’ in 2008, 2009, 2010, 2011 en 2012. Over 2014 (200 jaar provincie Zeeland) en 2015 (jubileum gemeente Vlissingen) wordt voorzichtig nagedacht. 2. Het bestuur van de stichting bestaat momenteel uit Dick Schipper (voorzitter), Jack de Boo van Uijen (secretaris en penningmeester a.i.), Nicoline Eisma-Reichenfeld, Bert de Boer en Rob Philipp. 3. De Raad van toezicht bestaat uit de heren Wijnand van Gessel (voorzitter), Guiljam Lokerse en Daan Sauer. 4. De Stichting Sail de Ruyter Zeeland rekent het tot haar ambitie een positieve en dynamische bijdrage te leveren aan het imago van Zeeland, als provincie waar op het gebied van water altijd wat te doen is. Voor Zeeuwse (en in het bijzonder Vlissingse) ondernemers bieden maritieme evenementen een uitstekend platform zich te profileren en presenteren. 5. De kern van de activiteiten tijdens Sail de Ruyter 2013 wordt gevormd door de aanwezigheid van een grote vloot van zeilschepen waaronder uiteraard internationale Tallships en schepen van de bruine vloot, uit binnen- en buitenland. Het evenement wordt gecompleteerd door een scala van gerelateerde activiteiten zoals sloeproeien, tentoonstellingen, lezingen, muzikaal entertainment (shanty-koren etcetera) en culturele activiteiten (living history etcetcetera) en als slotakte uiteraard een grote vlootschouw voor de Vlissingse boulevards. 6. Sail de Ruyter 2013 wordt gehouden van donderdag 29 augustus t/m zondag 1 september 2013. 7. Sail de Ruyter 2013 zal worden georganiseerd in Zeeland. Na verschillende preactiviteiten op diverse locaties in de provincie zullen de schepen zich gedurende het weekend verzamelen in de binnenhavens en binnenstad van Vlissingen 8. ‘Vlissingen Maritiem’ is een maritiem evenement dat zich thema-gewijs zal presenteren (2008 platbodems/hoogaarzen; 2009 Loodsvaartuigen; 2010 Visserij, 2011 stoom- en sleepboten; 2012 – nog optioneel – Engelse traditionele zeilvaartuigen); jaarlijks in het laatste weekend van augustus 9. Vlissingen Maritiem wordt georganiseerd rond de Michiel de Ruyter-jachthaven en Koopmanshaven. Daarnaast zullen ook de Dokhaven en de binnenhavens – naar gelang de mogelijkheden - in toenemende mate in het programma worden betrokken. Vlissingen Maritiem vindt jaarlijks plaats in het laatste weekend (vrijdag zaterdag en zondag) van augustus. Het programma omvat naast de bij het thema behorende schepen ook gerelateerde culturele en muzikale activiteiten. Tentoonstellingen en lezingen bieden de geïnteresseerde bezoeker een verdiepingsmogelijkheid.



10. De stichting ‘Sail de Ruyter Zeeland’ heeft een klein bestuur en werkt op projectbasis samen met een grote groep vrijwilligers die voor Sail 2013 steeds verder zal worden opgeschaald. Het bestuur wordt geadviseerd en ondersteund door diverse professionals. In 2012 wordt er een projectbureau ingericht. Bestuur en vrijwilligers-organisatie zijn weliswaar onbezoldigd, maar zijn betrokken bij Vlissingen Maritiem en Sail de Ruyter 2013 op basis van hun professionele achtergrond en competenties. 11. Sail 2013 wordt financieel gerealiseerd met behulp van subsidies (gemeentelijk, provinciaal, europees), schenkingen van stichtingen, sponsoring en sponsoring in natura (waaronder barter-overeenkomsten). 12. Ten behoeve van de marketing, PR en communicatie wordt er - op basis van sponsoring in natura – samengewerkt met professionele bureaus die kennis en ervaring leveren door het opstellen van marketing- en media-plannen. Uiteraard adviseren en ondersteunen zij het bestuur ook bij de uitvoering. 13. De organisatie rekent voor Sail 2013 op een zelfde bezoekersaantal als in 2007. Namelijk 200.000 tot 250.000 bezoekers. Voor Vlissingen Maritiem zal er jaarlijks een groeiend aantal bezoekers komen. Dit loopt op van circa 30.000 bezoekers in 2008, via ongeveer 50.000 (2009) op naar circa 100.000 bezoekers in 2012. 14. Het bestuur streeft er naar om met de betrokken overheden en bedrijfsleven nauw samen te werken. Niet uitsluitend in financieel opzicht maar ook in de vorm van ondersteunde dienstverlening, faciliteiten en menskracht. Deze samenwerking vormt voor het bestuur een kritische succesfactor. 15. Het bestuur streeft er naar om met ingang van Vlissingen Maritiem 2010 het evenement het predicaat ‘duurzaam’ mee te geven. Dit zal gerealiseerd worden door planmatig en waar mogelijk gericht te werken aan en met producten en processen die het milieu niet of slechts in geringe mate belasten. Doelstelling is om een evenement te organiseren wat jaarlijks meetbaar duurzamer is dan het voorgaande evenement. 16. Jaarlijks zal er onder medewerkers, bezoekers en partners worden geëvalueerd. Dit zal op verschillende manieren worden gerealiseerd. Een daarvan is onlineenqueteren.



Inhoud Bestuurlijke samenvatting ................................................................................................. 2 Managementsamenvatting ................................................................................................ 3 Voorwoord ......................................................................................................................... 6 ‘Businessplan Sail de Ruyter 2013’ ......................................................................................... 8 Inleiding ............................................................................................................................. 8 Sail de Ruyter Zeeland 2013 .................................................................................................... 9 Onze ambitie ............................................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Onze missie ...................................................................................................................... 9 Onze visie ......................................................................................................................... 9 Naamgeving ...................................................................................................................... 9 2013 ................................................................................................................................ 10 Voorlopig programma Sail de Ruyter Zeeland 2013 ....................................................... 10 Hoe gaan we dit realiseren ? .......................................................................................... 11 De organisatie ................................................................................................................. 12 Toelichting ....................................................................................................................... 13 Projectbureau .................................................................................................................. 14 Media en Communicatie ................................................................................................. 14 Met welke partijen willen we samenwerken? .................................................................. 16 Hoe willen wij deze samenwerking vormgeven ? ............................................................ 17 Wat betekenen deze uitgangspunten voor de uitwerking van de organisatie? ............... 18 Vlissingen Maritiem ................................................................................................................ 19 Kleinschalig en hoogwaardig .......................................................................................... 20 Kiezen voor een duidelijke doelgroep ............................................................................. 20 Werken aan een breed draagvlak ................................................................................... 20 Welke financiën zijn noodzakelijk? ......................................................................................... 21 Meerjarenperspectief ...................................................................................................... 21 Verwerven inkomsten...................................................................................................... 21 Subsidieverwerving ......................................................................................................... 21 Business-deals ................................................................................................................ 21 Sponsorinkomsten .......................................................................................................... 22 Begroting 2008 t/m 2012 en Begroting 2013. ................................................................ 22 Welk tijdspad willen we volgen? ...................................................................................... 23 Bijlage I MEERJARENBEGROTING VLISSINGEN MARITIEM ..................................... 24 Bijlage II MEERJARENBEGROTING SAIL de RUYTER 2013 ....................................... 25 Bijlage III RAAMWERK / PROGRAMMA ‘VLISSINGEN MARITIEM’……………………..26



Voorwoord / leeswijzer Dit is de tweede – geactualiseerde versie – van het businessplan van de stichting Sail de Ruyter Zeeland. Nadat in mei 2008 de eerste versie van het plan is gepubliceerd, is het bestuur medio najaar 2009 tot de conclusie gekomen dat het businessplan op een aantal punten geactualiseerd moet worden. Het betreft onder andere de paragrafen over subsidiemogelijkheden, samenwerking met andere evenementen en organisatoren, het streven naar duurzaamheid van onze activiteiten en uiteraard een aangepaste planning. In overleg met Sail Training Association Netherlands is het bestuur tot de conclusie gekomen dat het in meerdere opzichten raadzaam is om de volgende grote Zeeuwse Sail de Ruyter in 2013 te plannen. Dit heeft alles te maken met de internationale kalender van de grote Tallships en de budgetten die noodzakelijk zijn om de schepen weer in Zeeland te kunnen ontvangen. In 2013 zijn de omstandigheden gunstiger en de budgetten derhalve minder omvangrijk dan wanneer we vasthouden aan de oorspronkelijke plannen. In 2008 en 2009 hebben we als organisatie inmiddels twee keer een succesvol Vlissingen Maritiem georganiseerd. Onze groep vrijwilligers heeft dus inmiddels ook twee keer ervaring opgedaan met het nieuwe concept en de nieuwe werkwijze. Als bestuur zijn we ervan overtuigd dat de organisatie hierdoor is geprofessionaliseerd en nog verder zal groeien. Getuige de reacties zijn inmiddels ook het publiek en andere belanghebbenden (ondernemers en overheden) overtuigd van de kwaliteit van de nieuwe aanpak en zij kijken met vertrouwen naar de plannen voor 2013. Het Businessplan vormt samen met het Media- en Communicatieplan de basis om met een aantal prominente partners (zoals gemeente en provinciaal bestuur en grote – potentiële sponsoren) meerjarige afspraken te maken om zodoende ook als stichting beleidsmatig naar Sail de Ruyter 2013 toe te kunnen werken. Het bestuur ervaart het als een blijk van vertrouwen in de organisatie dat men bereid is tot het maken van dergelijke afspraken. Tegelijkertijd met dit Businessplan publiceren we ook het ‘Sail de Ruyter Media & Communicatieplan 2010-2013’ waarin beschreven staat op welke de PR & Communicatie naar 2013 vorm zal worden geven. Het bestuur spreekt de verwachting uit dat beide plannen gezamenlijk en in combinatie met de kwaliteit en kwantiteit van alle vrijwilligers borg staan voor een goede aanpak om de doelstelling en ambitie voor 2013 te realiseren.



Voortschrijdend inzicht heeft er ook toe geleid dat het bestuur heeft nagedacht over het duurzaamheidsaspect dat aan de organisatie van evenementen zoals Vlissingen Maritiem en Sail de Ruyter verbonden zit. Het bestuur heeft het besluit genomen om zich te verbinden aan de doelstellingen die bij een duurzaam evenement horen. Hiertoe wordt in samenwerking met de Hogeschool Zeeland een plan ontwikkeld dat er toe moet leiden, dat het evenement jaarlijks op meer punten duurzamer wordt. Het businessplan bevat achtereenvolgens een managementsamenvatting, een paragraaf Sail 2013, een paragraaf Vlissingen Maritiem 2008-2012, een organisatorische paragraaf, een financiële paragraaf en een planningsparagraaf. Als bijlagen zijn de meerjarenbegrotingen voor Vlissingen Maritiem en Sail de Ruyter 2013 bijgevoegd. De laatste bijlage betreft het Raamwerkprogramma voor Vlissingen Maritiem

Bestuur Stichting Sail de Ruyter Zeeland Dick Schipper Jack de Boo van Uijen Nicoline Eisma-Reichenfeld Bert de Boer Rob Philipp

voorzitter secretaris a.i. / penningmeester lid, nautische zaken lid, logistiek en facilitair lid, programma-coördinatie

Vastgesteld door het bestuur in overleg met de Raad van Toezicht Vlissingen, 11 november 2009



‘Businessplan Sail de Ruyter 2013’

Inleiding Dit businessplan is geschreven als vervolg op een succesvol Michiel de Ruyterjaar waarvan Sail de Ruyter een kenmerkend hoogtepunt vormde, dat bij de Zeeuwse bevolking en menig Zeeuw(s bestuurder) nog geruime tijd in de herinnering zal voortleven. De succesvolle invulling en uitvoering van Sail de Ruyter-2007 hebben een groot enthousiasme opgeroepen om na te denken over een vervolg. Door velen is de vraag gesteld hoe de opgedane ervaring en expertise van dat jaar (2007) behouden kan blijven en wellicht gecontinueerd kan worden in een nieuwe ‘grote Sail’. De (bestuurlijke) hoofdvragen rond de organisatie van een mogelijke Sail de Ruyter 2013 zijn: • Hoe behoud je de ervaring die met de organisatie van Sail de Ruyter-2007 is opgedaan? • Hoe kan deze op een optimale én efficiënte wijze worden ingezet? • Hoe borg je het enthousiasme en de betrokkenheid van de regio (zowel overheid als bedrijfsleven als bevolking)? • Hoe kan er een gezonde financiële basis worden gerealiseerd? Dit businessplan is geschreven om antwoord te geven op bovenstaande vragen. Dit plan is bedoeld om met verschillende betrokken partijen te communiceren over de ambitie én de wijze waarop deze zal worden ingevuld. Daarmee is het tevens een beleidsstuk aan de hand waarvan de (leden van de) stichting de komende jaren zullen werken. Deze notitie dient in samenhang te worden gezien met de volgende (nog samen te stellen) deelplannen : - financieel plan - sponsorplan - PR/media- en communicatieplan - duurzaamheidsplan - logistiek plan - cultureel/entertainment-plan - vrijwilligersplan In dit businessplan wordt ingegaan op de vragen: • Wat willen we? • Hoe willen we dat realiseren? • Met welke partijen willen we hierbij samenwerken? • Hoe willen wij deze samenwerking vorm geven? • Welke financiën zijn hiervoor noodzakelijk? • Welk tijdspad willen we volgen? Gebruik is gemaakt van de ervaring van de betrokken organisaties, evaluaties van meerdere partijen en evaluatie-interviews door studenten van de Hogeschool Zeeland. Bij het schrijven van dit businessplan is rekening gehouden met bij het bestuur bekende intenties, plannen en visies die momenteel door de Provincie Zeeland en door de gemeente Vlissingen ontwikkeld worden.



Sail de Ruyter Zeeland 2013

Dat is het hoofddoel waar de stichting zich de komende jaren op richt. Dit betekent dat we er naar zullen streven een organisatie in te richten die daadwerkelijk in staat is een groots evenement als een Sail te organiseren.

Naamgeving Voor de hand liggend is, voortbouwend op het succes van 2007, te spreken over de Sail de Ruyter 2013. Het Dagelijks Bestuur van de stichting heeft zich hierin laten adviseren door communicatie-deskundigen. Er is immers een aantal bemerkingen te maken die ons dwingt hier bewust in te kiezen: o De tussenliggende jaren worden activiteiten georganiseerd die niet meer onder de titel ‘Small Sail’ werken. o Gekozen is – na een marktonderzoek - voor de activiteitennaam ‘Vlissingen Maritiem’. o Gekozen is voor de naam Sail de Ruyter 2013, waarbij aandacht wordt besteed aan de noodzaak het publiek te zijner tijd ‘Vlissingen Maritiem’ en ‘Sail de Ruyter 2013’ met elkaar te laten associëren. o Met de term ‘Sail de Ruyter 2013’ kiezen we voor een (van Amsterdam, Antwerpen, Oostende, Delfzijl, Den Helder) onderscheidende titel. Ter bespoediging van de gang van zaken in 2008 is besloten een nieuwe stichting op te richten met de naam Stichting ‘Sail de Ruyter Zeeland’.

Onze missie Onze ambitie is door professionele organisatie van maritieme evenementen een positieve en dynamische bijdrage te leveren aan het imago van de gemeente Vlissingen en de provincie Zeeland waar op het gebied van water altijd wat te doen is.

Onze visie Onze doelstelling is de realisatie van een landelijk aansprekend evenement Sail de Ruyter Zeeland en een regionaal evenement: Vlissingen Maritiem. We willen ons niet beperken tot het organiseren van deze activiteiten, mits er sprake is van een maritiem karakter. Bij alle evenementen streven we naar intensieve coöperatie, compatibiliteit, commitment en aansluiting op maritieme activiteiten van relevante partners in de non-profit en profit sector. Vlissingen Maritiem en Sail de Ruyter Zeeland bieden een groot publiek de gelegenheid op verschillende manieren kennis te maken met zowel het actuele maritieme (bedrijfs-)leven als het maritieme erfgoed. We willen kwaliteit leveren en bovendien een professionele organisatie zijn. De evenementen bieden zo een uitstekend platform voor het bedrijfsleven en overheid zodat zij veel exposure kunnen genereren. Businessplan Sail de Ruyter Zeeland 9/27


Vlissingen Maritiem is een jaarlijks terugkerend themagewijs evenement, Sail de Ruyter Zeeland is een grootschalig evenement, met als kern een vloot van Tall Ships en schepen uit het maritieme erfgoed. Wij streven naar een programma dat zich ontwikkelt tot een duurzamer evenement. Educatieve en diverse culturele manifestaties vormen essentiële onderdelen van de programmering.

2013 In 2013 wordt dus weer een ‘grote’ Sail georganiseerd. Gekozen is voor 2013 omdat deze jaargang goed past in de internationale kalender van de Sail Training Association en aansluit bij de dynamiek van de internationale vloot van Tall ships. Vooralsnog wordt uitgegaan van de programmering zoals deze in 2007 met succes is gehanteerd.

Voorlopig programma Sail de Ruyter Zeeland 2013 Woensdag 28 augustus

Aanbrengtocht Veere - Vlissingen

Donderdag 29 augustus

Classic Yacht Race: Oostende – Vlissingen Openingsconcert in de Sint Jacobskerk Bal Maritiem op Oude Markt

Vrijdag 30 augustus

diverse activiteiten : • Sloeproeien • Vaartochten • Muzikaal entertainment • Captains dinner • vuurwerk

Zaterdag 31 augustus

diverse activiteiten : • admiraalzeilen • spiegelgevecht • muzikaal entertainment • groots openbaar concert • vuurwerk

Zondag 1 september

Vlootschouw voor de Vlissingse boulevards • muzikaal entertainment

We rekenen voor 2013 op een gematigde stijging van de bezoekersaantallen van 220.000 mensen in 2007 tot een totaal van 200.000 – 250.000, in de dagtotalen van achtereenvolgens 15.000 – 20.000 – 40.000 – 75.000 en 100.000.



Hoe gaan we dit realiseren ? De inrichting van de organisatie zal voor een belangrijk deel gebaseerd zijn op de werkwijze zoals deze ook voor Sail de Ruyter 2007 is gehanteerd. Het bestuur wordt ondersteund door een aantal werkgroepen en adviseurs. De samenwerking en afstemming tussen de diverse groepen wordt gerealiseerd dmv het ‘linkinpin-principe’. Tevens zijn er mbt bevoegdheden en verantwoordelijkheden strikte regels opgesteld. De Raad van Toezicht adviseert het bestuur mn.op het gebied van ‘good governance’ en financieel beleid. Een belangrijk deel van de vrijwilligers is betrokken bij de organisatie op grond van hun (professionele) ervaring en competenties die goed aansluiten bij de doelstellingen, rollen en taken die we als organisatie hebben. Tevens hebben alle betrokkenen uitgesproken dat zij – overmacht daargelaten – aan de organisatie verbonden zullen blijven tot en met 2013. Als vrijwilligers-organisatie zijn we sterk afhankelijk van de bereidheid van velen om hun tijd en energie te investeren in een maatschappelijk doel. Dit vormt voor het bestuur een aspect waaraan continue aandacht wordt geschonken teneinde binding tussen de medewerkers onderling en met de organisatie te stimuleren. Het bestuur acht het tevens een opdracht voor zich zelf om dit aspect ook onder de aandacht te brengen van andere belanghebbenden zoals gemeente, provincie maar ook ondernemers die via evenementen zoals Vlissingen Maritiem/ Sail de Ruyter kansen worden geboden. De voortdurende betrokkenheid van vrijwilligers in synergie met adviseurs, vertegenwoordigers van overheid, professionele organisaties en toezichthoudende instanties vormt voor het bestuur een kritische succesfactor. Daarnaast zijn we ons als bestuur er van bewust dat er in toenemende mate aandacht dient te zijn voor het ‘duurzaamheidsaspect’ van evenementen op deze schaal. Door het maken van beleidskeuzes kunnen we als organisatie de belasting voor het milieu op positieve wijze beïnvloeden. Als bestuur spannen we ons hier graag voor in en streven er naar om in samenwerking en –spraak met onze partners en leveranciers per evenement steeds duurzamer te werken. De wijze waarop we dit zullen realiseren zal in een afzonderlijk document worden beschreven. Om deze doelstelling te bereiken zullen we gedurende de komende jaren hier toe nauw samenwerken met het lectoraat ‘Duurzaamheid’ van de Hogeschool Zeeland. Om gedurende de jaren 2009-2013 continue te kunnen werken aan kwaliteitsverbetering en de organisatiedoelstellingen zal er op verschillende manieren onderzoek worden gedaan naar de beleving van de bezoekers, partners en vrijwilligers. Dit onderzoek zal ondermeer via online-enquetes worden gerealiseerd.



De organisatie Deze komt er op termijn als volgt uit te zien:

communicatieschil Comité van Aanbeveling

Raad van Toezicht

Subsidie adviseur

provinciebestuur

Juridisch adviseur

gemeentebestuur

Financieel adviseur

BESTUUR Projectbureau

Vl.ondernemers Horeca Vliss. Mar.autoriteiten STA – OvA –

Sponsor-commissie

Wg entertainment

STUURGROEP Wg nautisch

PR&Communicatie

veiligheidsdiensten gemeente Pers / media

Wg Sail 2013

Wg logistiek Wg orde & veiligheid Wg vrijwilligers

KLANKBORDGROEP

STA = Sail Training Association NEB = Nautisch Evenementen Bureau OvA = Oostende voor Anker Aantal werkgroepen wordt uitgebreid naar gelang de behoefte, b.v. ‘ werkgroep stoom/sleep’, met als opdracht het voorbereiden van het themajaar stoom/sleep. Businessplan Sail de Ruyter Zeeland 12/27


Toelichting •

•

•

•

• •

het Bestuur van de stichting o het bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris, penningmeester en een nader aantal te bepalen leden; o is (statutair) verantwoordelijk en aanspreekbaar o is middels een ‘linking-pin’-organisatie vertegenwoordigt in de werkgroepen De Stuurgroep van de stichting o wordt gevormd door de vergadering van een of meerdere bestuursleden en werkgroepvoorzitters; o adviseert het bestuur o de secretaris verzorgt de organisatie van de Stuurgroep en de interne correspondentie en communicatie. de werkgroepen o worden gecoördineerd door de werkgroepvoorzitters; o werken binnen de kaders zoals opgesteld door het bestuur o werken binnen de afspraken zoals deze gemaakt zijn binnen de Stuurgroep ; o de werkgroepvoorzitter is verantwoordelijk voor de samenstelling van de werkgroep; o de werkgroepvoorzitter wordt aangezocht door het bestuur (in overleg met de werkgroep) of is portefeuillehouder in het bestuur De Klankbordgroep o bestaat uit alle werkgroepleden o wordt ten minste twee maal jaarlijks bijeengeroepen; o dient ter informatie en oriëntatie. Het bestuur wordt op hoofdlijnen geadviseerd door en legt conform de statuten verantwoording af aan de Raad van Toezicht; deze bestaat uit 3 of 4 personen. De stichting wordt met raad en daad terzijde gestaan door een Comité van Aanbeveling; het bestuur zal 5 tot 7 representatieve personen verzoeken toe te treden tot het Comité van Aanbeveling.

Gestreefd wordt naar een semi-professionele, onbezoldigde invulling. Waar mogelijk en/of wenselijk wordt onderzocht of ‘business-deals’ realiseerbaar zijn: bedrijven leveren diensten/produkten op basis van barter-overeenkomsten. Met name voor taken en rollen op het gebied van financiën, orde&veiligheid, PR&communicatie kan dit zeer aantrekkelijk zijn. Hierbij wordt ook gekeken naar de deskundigheid en ervaring die is ontstaan in het Michiel de Ruyterjaar. Toelichting op taken/rollen werkgroepen (o.a. overleg met de gemeente) • Plan 2013 • De werkgroepen maken een plan 2013 op: dit is een meerjarenplan ‘hoe te komen tot succesvolle activiteiten tijdens Sail de Ruyter 2013’, inclusief de activiteiten in de tussenliggende jaren. • Werkgroep Entertainment o Ontwikkelt en organiseert in samenwerking met andere partijen (o.a. muZEEum, horeca) een cultureel programma voor het festivalterrein met inachtneming van het jaarthema; o Stelt een cultureel programma 2013 op. • Werkgroep Logistiek o Faciliteert de overige werkgroepen, met aandacht voor vraag en aanbod en voor de financiële effecten; o Werkt nauw samen met de werkgroep Orde&Veiligheid; o Coördineert de werving en inzet van vrijwilligers o Stelt een logistiek plan 2013 op.



• •

•

•

•

•

Werkgroep Nautisch o Ontwikkelt en organiseert het jaarlijkse nautische programma; o Werkt nauw samen met de werkgroep Sail 2013. Werkgroep Sail 2013 o Bereidt de komst van de schepen voor Sail 2013 voor; o Ontwikkelt een plan ten behoeve van de walfaciliteiten, -catering en -chartering; o Werkt nauw samen met de werkgroep Nautisch (met name voor Sail 2013); o Legt de nodige contacten, namens het DB; o Bereidt contracten voor voor het DB. Werkgroep PR&Communicatie o Initieert en coördineert alle media-uitingen; o Is verantwoordelijk voor alle communicatie-uitingen van de stichting; o Werkt nauw samen met werkgroep Sponsoring o Stelt een mediaplan 2013 op. Werkgroep Sponsorcommissie o Is verantwoordelijk voor het acquireren van de sponsorcontacten o Bereidt sponsorcontracten voor het bestuur voor; o Organiseert sponsorbijeenkomsten; o Werkt nauw samen met de werkgroep PR&Communicatie; o Stelt een sponsorplan 2013 op. Werkgroep Orde & Veiligheid o Is verantwoordelijk voor goede werkafspraken met gemeente en veiligheidsdiensten; o Werkt nauw samen met de werkgroep Logistiek; o Bereidt vergunningaanvragen namens het DB voor; o Stelt een orde&veiligheidsplan 2013 op. Werkgroep Vrijwilligers o Draagt zorg voor voldoende, inzetbare vrijwilligers; o Stelt een ‘vrijwilligersplan’ 2013 op.

Projectbureau Uiterlijk 1 oktober 2012 dient er een professioneel ingericht Projectbureau operationeel te zijn. Dit projectbureau voldoet in hoofdlijnen aan de volgende kenmerken: • Tijdens kantoortijden bereikbaar • Ondersteuning van bestuur en werkgroepen • Coördinatie en afstemming • PR&Communicatie • Het projectbureau wordt aangestuurd door het bestuur

Media en Communicatie Essentieel voor het slagen van een evenement zijn de communicatie-inspanningen en media-bereik. Voor zowel publiek, sponsoren als overheden vormt de publieke exposure een zeer voorname component die in hoge mate bepalend is voor de beleving van het evenement. Communicatiestrategie Het bestuur ziet de communicatie dan ook als een essentiële rode draad door de jaren heen. We zetten communicatie operationeel en strategisch in. De strategie is gebaseerd op inzet ‘op maat’ van communicatie. We kijken naar onze omgeving en vragen ons af: Wie moet: MEEweten MEEdenken MEEdoen MEEbeslissen. Businessplan Sail de Ruyter Zeeland 14/27


Die ‘status’ van een persoon of instelling uit onze omgeving bepaalt hoe we met hem communiceren. Om dit praktisch te realiseren gebruiken we onderstaand model.

WAT

MEE weten

MEE doen

HOE

MEE denken

MEE beslissen

© Communicatiekruispunt – dr. Betteke van Ruler

Voorts zetten we communicatie als managementinstrument in via de Demingcirkel (Plan-DoCheck-Act). Hierbij is communicatiemanagement de brug tussen strategie (visie/missie) en het praktisch opereren van de stichting. Deze aanpak ligt als basisfilosofie vast in onderstaand schema:

Strategische Positionering

Pla

Interne Organisatie

Communicatie Management

Omgeving

Organisatie Identiteit

Profilering

Reputatie

Do Implementatie

Evaluatie

Chk

Bedrijfsoptreden

Act

Schematische weergave van de (cyclische) communicatiestrategie – © Cees B.M. van Riel

Praktische uitvoering communicatie Vanuit deze strategische basis heeft het bestuur een communicatie- en mediaplan laten opstellen. Dit plan baseert zich uiteraard op de uitgangspunten van het businessplan maar zoekt tevens aansluiting bij de communicatie-doelstellingen van de gemeente en provincie. Uiteraard bevat het plan een totale media-mix en worden internet, drukwerk, radio/televisie en andere mogelijkheden geïntegreerd en doelbewust ingezet.



Met welke partijen willen we samenwerken? Een evenement als Sail de Ruyter 2013 is ondenkbaar zonder intensieve samenwerking met een veelheid aan partners. In het volgende overzicht trachten we een beeld te vormen van de partners waar we mee willen samenwerken. Dit overzicht is uiteraard niet uitputtend, eerder zeer dynamisch en wordt in beginsel jaarlijks geactualiseerd. •

Overheden o Provincie Zeeland o Gemeente Vlissingen o Rijkswaterstaat o Zeeland Seaports o Veiligheidsregio Zeeland o Euregio Scheldemond

•

Instellingen o Stichting Moerman Promotie Vlissingen o Fonds der Zeemans- en Vissersbeurs o Stichting Maritieme Aktiviteiten de Ruyter o VSB-fonds o Vereniging Winkelcentrum Vlissingen o Zeeland Port Promotion Council o VVV Walcheren / Noord Beveland o Promotie Zeeland Delta o Stichting Vlissingen Promotie o Koninklijk Horeca Nederland, afdeling Vlissingen o Zeeuws Maritiem muZEEum o Stichting Delta Promotie Zeeland o Hogeschool Zeeland o ROC Zeeland o Maritiem Instituut ‘De Ruyter’ o Oostende voor Anker o Scouting/Zeeverkenners o Zeekadetten

•

Bedrijfsleven o Damen Schelde Naval Shipbuilding o Rabobank o Loodswezen Scheldemonden o Multraship o Humares/Oceanwide o Photographics o Henk Kramer Communicatie o Delta o EPZ o Covra o AM o Thermphos o Vroon o Woningbouwcoöperaties o Michiel de Ruyter - jachthaven o Hotels op Walcheren o Roompot o Prins & Dingemanse o Omroep Zeeland o PZC/Wegener Businessplan Sail de Ruyter Zeeland 16/27


o o o

Het Arsenaal Vismijn Vlissingen + aangesloten vissers tal van andere dienstverleners

Van belang is op te merken dat we er naar streven om de bedrijven die in 2007 een substantiële bijdrage hebben geleverd aan het succes ook in de toekomst te betrekken bij de activiteiten.

Hoe willen wij deze samenwerking vormgeven ? In de eerste plaats gelden de volgende algemene uitgangspunten: 1. we streven in alle gevallen naar structurele, meerjarige samenwerking met onderscheid tussen samenwerkingsafspraken voor de jaren 2008 tot en met 2012 en voor Sail de Ruyter 2013 waarvoor vaak behoefte zal zijn aan aanvullende afspraken 2. we werken samen met Zeeuwse en regionale partners tenzij ….. Per groep samenwerkingspartners zal het accent wisselend komen te liggen: • Overheden o de gemeenteraad van Vlissingen heeft in het najaar 2007 een motie aangenomen met als strekking de toekomstige realisatie van een vervolg op de succesvolle Sail de Ruyter; wij streven ernaar hierover met het College van B&W een pakket van concrete afspraken te maken. Hierbij vormt naast financiële afspraken ook wederzijdse dienstverlening (bij wijze van ‘sponsoring in natura’) een belangrijk aspect. Dit kan worden geconcretiseerd middels schriftelijk vastgelegde dienstverlenings-overeenkomsten’ en goede werkafspraken. o op identieke wijze willen we in overleg treden met Zeeland Seaports; o ook met de Provincie Zeeland streven we naar afspraken die zullen leiden tot een solide financiële basis voor Sail de Ruyter 2013; een dergelijke basis, zo is gebleken in de aanloop naar het Michiel de Ruyterjaar, wekt bij overige subsidiegevers en de zo noodzakelijke sponsoren voldoende vertrouwen . • Instellingen o met de stichtingen streven we naar afspraken voor de jaren 2009 tot en met 2013, aldus bijdragend tot een financieel meerjarenbeleid; o met de ondernemers en de onderwijsinstellingen streven we naar een samenwerkingsvorm waarbij hun ‘core-business’ het uitgangspunt vormt voor de samenwerking; o ook met de ondernemers (zowel winkeliers als horeca) streven we naar meerjarige (financiële) afspraken. • Bedrijfsleven o meer dan in het De Ruyterjaar zetten we in op werkrelaties waarbij diensten worden afgenomen op basis van ‘sponsoring-in-natura’ (business-deals in de vorm van barterovereenkomsten.



Wat betekenen deze uitgangspunten voor de uitwerking van de organisatie? -

-

-

-

-

-

contracteren van schepen o dit dient hoofdzakelijk volgens de gebruikelijke kanalen te verlopen, d.w.z. het bestuur neemt besluiten, hierbij geadviseerd door de stuurgroep en werkgroepen. walcatering o wordt zo mogelijk ondergebracht bij één of meerdere Zeeuwse partners, gericht op meerdere doelgroepen en organisatiedoelstellingen; vercharteren van schepen o hiervoor geldt hetzelfde als voor de walcatering; een randstedelijk bedrijf heeft dit in 2007 goed verzorgd maar in het streven naar Zeeuwse inbreng wordt onderzocht of hier ook andere organisatiemogelijkheden zijn; o een mogelijke organisatievorm is een consortium van (Zeeuwse) bedrijven, instellingen en organisaties, verwacht wordt dat daarmee vooral voor Sail 2013 arrangementen en diensten op maat voor het grote bedrijfsleven, met name buiten Zeeland, bereikbaar komen die een wezenlijke bron van inkomsten vormen. werven van subsidiënten en sponsoren o hier wordt een driesporenbeleid gehanteerd: (kleinere) sponsoren en subsidiënten interesseren in een 4-jarige afspraak (t/m 2012) voor het jaarlijkse evenement, te zijner tijd gevolgd door aanvullende afspraken voor Sail 2013; nu al gaan zoeken naar ‘grote’ sponsoren, op talrijke gebieden zijn er mogelijkheden met ‘sponsoring-in-natura’; door vroegtijdig afspraken te maken zijn er veel kosten te besparen (zie ook ’verchartering van schepen’). o er wordt een aparte sponsorcommissie ingesteld, bestaande uit mensen met een brede kennis van het bedrijfsleven, die: sponsoren en subsidiënten werft; afspraken daaromtrent schriftelijk voorbereid (ten behoeve van het bestuur) zorgdraagt voor een juiste ‘entourage’ rond de financiers (inclusief de verzorging van sponsorbijeenkomsten); specifieke aandacht heeft voor de relatie met de georganiseerde horeca en ondernemers in Vlissingen. facilitaire voorzieningen o zie ‘sponsoring in natura’ communicatie en vormgeving o Sail de Ruyter 2013 vereist een professionele benadering van de communicatie en publiciteit o we streven – via onze notitie ‘Op weg naar Sail de Ruyter 2012 - Blauwdruk voor een structurele promotie van Nautisch Maritiem Zeeland’ – naar ‘gebundelde promotie, waaronder we verstaan dat ook gemeentelijke en provinciale communicatie-middelen worden benut om grote provinciale evenementen (zoals Vlissingen Maritiem / Sail de Ruyter) op alle mogelijke manieren worden benut om de provincie te promoten o dit houdt in dat er onder andere voor PR&Communicatie een projectbureau komt die deze taken – op onze aansturing – op volwaardige, professionele wijze gaat uitvoeren; werven van voldoende vrijwilligers o het Michiel de Ruyterjaar heeft geleerd dat ook hier een beleidsmatige, langetermijn aanpak noodzakelijk is: door bijvoorbeeld HZ- en/of ROC-studenten en -docenten vroegtijdig te betrekken bij de planvorming (voor het uitwerken van een logistiek Businessplan Sail de Ruyter Zeeland 18/27


NB

plan; wellicht een leer-werk-bedrijf voor opzet en onderhoud van de website); door na te gaan met welke Walcherse en Bevelandse verenigingen/instellingen/organisaties, die een bestaand vrijwilligersteam hebben, we een relatie kunnen opbouwen (bijvoorbeeld Ons Genoegen; een van de Walcherse koren; scouting); door na te gaan of er mogelijkheden bestaan bij organisaties van gehandicapten.

inmiddels is bekend dat de gemeente Vlissingen, de Provincie Zeeland en meerdere grote sponsoren (categorie ‘admirals’) zich scharen achter de uitgangspunten en in gesprek zijn met het bestuur om concrete afspraken te maken tot en met 2013

Vlissingen Maritiem

In de tussenliggende jaren 2008-2012 organiseren we een kleinschaliger maritiem evenement, gekozen is hierbij voor de naam: ‘Vlissingen Maritiem’. Er is nadrukkelijk stilgestaan bij de vraag of een kleiner evenement toegevoegde waarde oplevert. Het bestuur heeft – in overleg met de leden van de klankbordgroep – besloten dat een jaarlijks evenement wel degelijk een toegevoegde waarde biedt aan de uiteindelijke ambitie voor 2013. Deze toegevoegde waarde komt tot uiting in de volgende effecten: • Stichting ‘Sail de Ruyter Zeeland’ is een vrijwilligersorganisatie, deze vrijwilligersorganisatie kan met een jaarlijks evenement ervaring en expertise opdoen, behouden en verbeteren. • Een jaarlijks evenement draagt bij aan de vergroting van het draagvlak bij het publiek, sponsoren en overheden. • Een jaarlijks evenement draagt bij aan de bekendheid bij het publiek

Algehele opvatting is dat er in de jaren 2008 tot en met 2012 voor een andere aanpak moet worden gekozen dan in de jaren voorafgaande aan Sail de Ruyter 2013. Hoe kan dit worden gerealiseerd? • Kiezen voor een duidelijke doelgroep • Werken aan een breed draagvlak • Zorgen voor een onderscheidende aanpak.



Kleinschalig en hoogwaardig We streven er naar om een kleinschalig maar tevens hoogwaardig evenement te organiseren. Dit doen we op de volgende manier. Vlissingen Maritiem concentreert zich in de Vlissingse binnenstad, de Dokhaven en het Scheldekwartier en bestaat uit de volgende componenten: • Activiteiten met – kleinere – schepen o Voorgesteld wordt om met een thematische aanpak te werken: 2008: Platbodems/hoogaarzen 2009: Loodsen op de Schelde 2010: Visserij op de Schelde (nog niet definitief) 2011: Stoom- en sleepvaart op de Zeeuwse wateren 2012: Engelse traditionele zeilvaartuigen o dit thema dient als leidraad voor de verdere uitwerking van het evenement. • Een aan het maritiem evenement aangepast entertainment-programma met Openingsconcert (tevens publieksopening) Bal Maritiem Muzikale activiteiten (verspreid door de binnenstad) Culturele activiteiten Culinaire activiteiten, met name Zeeuwse streekproducten • Lezingen en tentoonstellingen in het kader van het maritiem evenement • Maritieme spelactviteiten, bijvoorbeeld wedstrijden paalzitten, paalvechten (met kussens), mastklimmen, touwhangen, doel-blussen (met brandslangen), sloeproeien, wrikken etcetera. Vlissingen Maritiem vindt als gebruikelijk plaats in het laatste weekeinde van augustus. De programmering van Vlissingen Maritiem vormt het basisconcept voor het programma van Sail de Ruyter 2013.

Kiezen voor een duidelijke doelgroep Vlissingen Maritiem richt zich op het publiek dat belangstelling heeft voor kleinschalige, informatieve en onderhoudende activiteiten. Hiermee creëren we naast het Bevrijdingsfestival, Onderstroom (vanaf 2008 de opvolger van het Straatfestival) en Kermis een aanvullend programma met een duidelijk andere ambiance. We rekenen op een publieke belangstelling die jaarlijks met 10.000 – 15.000 zal stijgen van 25.000 tot 30.000 bezoekers in 2008 tot circa 100.000 in 2012.

Werken aan een breed draagvlak We streven er naar om samen met de Vlissingse Ondernemers, de Vlissingse Horeca en de Vlissingse Hoteliers een programma te ontwikkelen dat aan bovenvermelde criteria voldoet. Middels overleg met de vertegenwoordigers van winkeliers, horeca en hotels worden de aldaar levende ideeën en wensen geïnventariseerd en beoordeeld op praktische haalbaarheid. Tevens wordt gezocht naar een optimale vorm van taakverdeling en samenwerking.



Welke financiën zijn noodzakelijk?

Meerjarenperspectief Gestreefd wordt naar een consistent en meerjarig beleid wat moet resulteren in de beschikbaarheid van voldoende financiële middelen om een verantwoord SAIL DE RUYTER 2013 te kunnen organiseren. Wij willen ons netwerk verder uitbreiden en met zo veel mogelijk partners afspraken maken die zich uitstrekken over de periode 20010 t/m 2012 én aanvullende afspraken voor 2013.

Verwerven inkomsten Met de ervaringen die de afgelopen jaren zijn opgedaan wordt verwacht het bestuur zich een goede uitgangspositie te kunnen verwerven bij het genereren van inkomsten bij de verhuur van locaties t.b.v. catering en de verhuur van schepen voor haar relaties.

Subsidieverwerving Er worden minstens drie mogelijkheden onderzocht: ‐ Subsidiering door gemeentelijke en provinciale overheid o Het bestuur overlegt met de genoemde instanties om de toezeggingen uit 2007 na het succes van SAIL DE RUYTER 2007 vast te leggen. ‐ Subsidiering door particuliere stichtingen o Met een aantal particuliere stichtingen wordt gedurende meerdere jaren een uitstekende relatie onderhouden. In 2007 zijn er ook aanmerkelijke subsidies ontvangen van particuliere stichtingen, waarmee we voorgaande jaren nog geen relatie hadden. Het bestuur zal met alle stichtingen die ons kunnen ondersteunen de relatie continueren c.q. verder uitbouwen. ‐

Subsidies in het kader van Europese regelingen (Interreg) o Gedurende de voorbereidingsjaren, gedurende de jaren 2010 t/m 2012 èn tijdens SAIL 2013 is er sprake van interregionale en daarmee ook internationale contacten en samenwerking, welke overigens ook noodzakelijk is om het evenement in 2013 te doen laten slagen. Verwacht wordt dan ook dat onderdelen van Vlissingen Maritiem 2010 – 2012 maar zeker ook SAIL DE RUYTER 2013 in aanmerking kan komen voor Europese subsidiering. . Gezien de complexiteit van dergelijke subsidieregelingen zijn er afspraken met ervaringsdeskundigen op dit terrein die onze stichting belangeloos willen ondersteunen. Bovendien is er ook een afspraak in de vorm van een partnership met een professioneel bureau dat de subsidieaanvraag en met name de verantwoording kan verzorgen.

Business-deals In het kader van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen zoekt het bestuur naar samenwerkingsmogelijkheden met tal van instellingen, organisaties en bedrijven. Er moet nadrukkelijk gezocht worden in welke mate er relaties kunnen worden opgebouwd op basis van diensten en faciliteiten. . Onze MVO-ambitie is om kennis te delen en ruimte te maken voor burgerinitiatieven en meer geld beschikbaar te stellen aan cultuur in samenwerking met het bedrijfsleven. Het maatschappelijk draagvlak van maatregelen en activiteiten in het kader van MVO kan door een goede samenwerking met de Stichting en het bedrijfsleven worden verbeterd.



Sponsorinkomsten Het bestuur stelt een sponsorcommissie samen die onder andere als taken krijgt: ‐ een advies te ontwikkelen t.b.v. het bestuur voor een evenwichtig en integraal sponsorpakket voor respectievelijk de jaren 2008?? – 2012 en 2013 ‐ sponsorrelaties te realiseren en onderhouden binnen door het bestuur vastgestelde kaders.

Begroting 2008 t/m 2012 en Begroting 2013. De begrotingen moeten worden beschouwd als werkbegrotingen. Zij worden jaarlijks geactualiseerd, zowel als gevolg van voortschrijdend inzicht als met gebruikmaking van de verantwoording van voorafgaande jaren (voor 2009 een eerste maal over 2008). Bovendien is het bijna niet te voorkomen dat in de aanloop naar een evenement ook bijstellingen moeten plaatsvinden. Een positieve bijstelling is mogelijk wanneer extra financiële middelen ter beschikking komen, zodat die kunnen worden aangewend voor activiteiten waarvoor bij het samenstelling van de werkbegroting nog geen dekking was. Omgekeerd kunnen activiteiten in de voorbereidingsfase worden verkleind of zelfs gecancelled indien zich niet voorziene (extra) uitgaven voordoen. Het bestuur streeft naar een allesomvattende sluitende begroting en rekening. In de werkbegrotingen kunnen eventuele bijdragen in natura worden gekwantificeerd, zodat ook inzichtelijk wordt welke de integrale kosten zijn. De posten zijn (vooralsnog) geraamd op een hoog aggregatieniveau en mede gebaseerd op historische gegevens. Bovendien is dankbaar gebruik gemaakt van de uitgebreide financiële verantwoording SAIL DE RUYTER 2007 voor de raming van SAIL DE RUYTER 2013. Met de gemeente Vlissingen en de Provincie Zeeland zijn er inmiddels afspraken gemaakt over de bijdragen voor Vlissingen Maritiem t/m 2012. Er worden tevens afspraken gemaakt mbt de bijdrage voor Sail de Ruyter 2013. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in een aantal posten die noodzakelijk zijn voor voor-investering in de voorafgaande jaren en de daadwerkelijke activiteiten in 2013. Enkele grote sponsoren hebben inmiddels te kennen gegeven welke plannen zij hebben met Vlissingen Maritiem en Sail de Ruyter 2013. Ook hierover worden de toezeggingen en wederzijdse afspraken schriftelijk vastgelegd. Ten opzichte van de 1e versie van het Businessplan zijn de begrotingen beperkt tot de jaren 2010 t/m 2012 voor wat betreft Vlissingen Maritiem. De begroting voor SAIL DE RUYTER 2013 wordt voorafgegaan door een overzicht van de noodzakelijke aanloop- en voorbereidingskosten die in t/m 2012 moeten worden gemaakt om het evenement in 2013 te doen slagen. Deze kosten zijn NIET opgenomen in de ramingen Vlissingen Maritiem van de jaren en kunnen ook niet worden gedekt uit de voor Vlissingen Maritiem beschikbare middelen. De begroting is tevens afgestemd met het Media&Communicatieplan wat door de stichting is opgesteld. Het activeren van investeringen is vanwege de financieringsstructuur van de Stichting niet mogelijk. De kosten voor voorbereidende activiteiten moeten worden gedekt uit beschikbare liquide middelen.



Welk tijdspad willen we volgen? (1) (2) (3)

(4)

(5) (6) (7) (8) (9)

(10)

(11)

(12) (13) (14)

(15)

Maart/ april 2008

presentatie plannen aan Algemene Vergadering plus samenstelling bestuur en werkgroepen Maart/april vaststellen businessplan met bijbehorende begrotingen medio 2008 presentatie plannen aan: Provincie Zeeland, Gemeente Vlissingen, Zeeland Seaports, Kon. Schelde Groep, RABO, Loodswezen Scheldemonden, Multra-ship, Hogeschool Zeeland, ROC Zeeland, charitatieve stichtingen tweede halfjaar 2008 Zodra financiële haalbaarheid Sail 2013 bekend is, plaatsing van Sail de Ruyter 2013 op STA kalender. Start PR voor 2013. September – oktober 2008 afronden en vaststellen deelplannen van werkgroepen September - November 2008 afronden afspraken met bedrijven / instellingen die substantieel ondersteunen Oktober 2008 contacten leggen met Oostende voor Anker voor de schepen etc. November 2008 start met contacten Visserij, Haven autoriteiten, etc November 2008 start contacten met lokale en regionale Horeca v.w.b. de wal exploitatie. (N.B. In principe alleen met bedrijven die ook in 2007 “hun nek hebben uitgestoken”) 2009 schrijven subsidie-verzoeken • Gemeente Vlissingen • Provincie Zeeland • Interreg 2010 opstellen / afsluiten • sponsor-overeenkomsten • business-deals 2011 start inhuren Tall Ships etc 2012 definitief verwerven van financiën 1 oktober 2012 GO / NO GO • definitief maken van contracten • uitwerken van vergunningen 2011 – mei 2013 schrijven en afstemmen van draaiboeken



COLOFON Dit businessplan is de tweede externe versie voor de organisatie van Sail de Ruyter 2013 en voor de tussenliggende jaarlijkse activiteit Vlissingen Maritiem. De verantwoording ligt bij het bestuur van de: Stichting Sail de Ruyter Zeeland Postbus 58 4380 AB Vlissingen Vormgeving: Photographics, Goes Druk: De Vey Mestdagh, Vlissingen Met dank aan Photographics Goes , Henk Kramer Communicatie, Goes en PubliVisie, Vlissingen.



Bijlage I

MEERJARENBEGROTING VLISSINGEN MARITIEM

Bijlage II

MEERJARENBEGROTING SAIL de RUYTER 2013



Bijlage III RAAMWERK / PROGRAMMA ‘VLISSINGEN MARITIEM’

BINNENSTAD

1. Scheldeplein • Maritieme Markt • Looporkesten • Shantykoren 2. Oude Markt • Openingsconcert • Bal Maritiem • Boekenmarkt / Curiosa (maritiem) • Looporkesten • Shantykoren • Living statues 3. Kleine Markt • Kinderopvang 4. Lange Zelke • Maritieme Markt • Looporkesten • Shantykoren • Living statues 5. Spuistraat/Fonteyne • Maritieme Markt • Looporkesten • Shantykoren • Living statues

6. Bellamypark/Nieuwendijk/Beurs plein • Oude ambachten • Zilte zaligheden • Zeeuwse streekproducten • Vlaamse kramen • Kinderdorp • Culinair festival (na samenzang) • Orkestjes op terrassen • Living statues 7. De Ruyterplein • Bedrijfspresentaties 8. Koopmanshaven • Rondvaarten publiek • Rondvaarten sponsoren 9. Zeilmarkt • Kinderkermis 10. Dijktheater • Samenzang 11. Boulevards • Droog, weinig wind, bewolkt • Muziek voor en door lokale horeca



HAVENKWARTIER 1. Scheldeterrein • Hoofdpodium: big bands • Havenstraatje • Kinderdorp • Living statues • Keep them Rolling (65 jaar bevrijding) • Zware plaatwerkerij: maritieme films, havenkroeg incl. lichte cavalerie, avantgarde toneel (Oerol), standup-comedy, artistieke installatie (kunstwerk). • Horeca: culi mondial • Drakenbootrace • Zelfbouw piratendorp o.l.v. zeeverkenners • Ballonvaart (prijswinnaars) • Stand (zeil)kledingsponsor • Vliegerwedstrijd / Fotowedstrijd • (Bad)modeshow • Amerikaanse drive-in bios (Titanic) zondagavond • Lichtshow 2. Dokhaven • Koninklijke Marine • Stoom- en sleepvaart • Platbodems, hoogaarzen • Zeilende vrachtschepen • Educatief vaartuig (duurzame ontwikkelingen) • Bernisse, Castor, HydrograafZeekadetten,Veronica, kleine Hiswa (jachtclubs) en al wat kan drijven • Optreden Dixielandband (op Bernisse) • Vlotten bouwen (wedstrijd) • Zeilklompjes (wedstrijd) • Varen met kinderen (rubberboot, sloep) • Demo kayakken 3. Stationsplein • Infostand organisatie 4. Binnenhavens • Pendelbootje van/naar station (Dokhaven-1e BiHa)


27

Recommend Documents