BAB III OBJEK PENELITIAN
III.1
Sejarah Singkat PT. Centa Brasindo Abadi merupakan perusahaan yang didirikan pertama kali
oleh Bapak Teddy Tio, dan memiliki kantor pusat di Jalan Taman Kebon Jeruk A.4/27 RT. 004/RW. 07, Meruya Selatan Kembangan Jakarta Barat DKI Jakarta Raya 11650, berdasarkan Akta Pendirian No.9, yang dibuat dihadapan BERLIANA UTAMI. SH, selaku Notaris di Serang, dimana Anggaran Dasar telah mendapat persetujuan dari Menteri Hukum dan Perundang-Undangan Republik Indonesia tertanggal 6 Maret 2000 dengan nomor C-5268.HT.01.01.TH.2000. Akta tersebut mengalami perubahan dengan akta tertanggal 25 September 2000 No.10, yang mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia sebagaimana surat keputusan tertanggal 15 Mei 2001 dengan nomor C-7431.HT.01.04.TH.2001, dihadapan Nyonya WASIATI BASOEKI. SH, Notaris di Jakarta. PT. Centa Brasindo Abadi adalah perusahaan penghasil pestisida yang memenuhi kebutuhan nasional, bahkan berkeinginan untuk melakukan pengembangan sampai ke internasional. Dijelaskan selama 10 tahun terakhir ini, PT. Centa Brasindo Abadi telah konsisten dibangun sebagai perusahaan manufaktur dan pusat jaminan mutu untuk jaringan distribusi di seluruh Indonesia, dan akan segera diperluas ke beberapa negara di kawasan Asia Tenggara. PT. Centa Brasindo Abadi dipimpin oleh seorang pemimpin bernama Teddy Tio, dan didukung dengan tim yang profesional di bidang
27
keahlian masing-masing. PT. Centa Brasindo Abadi sampai saat ini mempunyai jumlah karyawan 51 s/d 100 orang karyawan. Untuk kegiatan produksi dan gudang, bertempat di Desa Majasari, Kecamatan Jawilan, Cikande Serang Banten, Rangkas Bitung. Saat ini PT. Centa Brasindo Abadi telah memiliki saluran distribusi nasional sebagai anak cabang di provinsi besar di Indonesia seperti di: •
SUMATERA
: Medan, Riau, Jambi, Palembang, Bengkulu, Lampung
•
JAWA
: Pamanukan, Pati
•
KALIMANTAN : Pontianak, Sampit, Banjarbaru, Samarinda
•
SULAWESI
: Palu, Makassar, Kendari
Visi PT. Centa Brasindo Abadi : “ Menjadi perusahaan terkemuka dan berkelanjutan pertanian se-Asia.” Misi PT. Centa Brasindo Abadi : “Menyediakan barang-barang berkualitas yang konsisten dan efisien biaya.” Motto PT. Centa Brasindo Abadi : ” QUALITY IS OUR PRIORITY.” Untuk mencapai visi dan misi-nya, PT. Centa Brasindo Abadi terus melakukan upaya terbaik dengan menggunakan teknologi terbaru, meningkatkan kualitas sumberdaya manusia, serta konsisten melakukan penelitian dan pengembangan produk.
III.2
Kegiatan Usaha Perusahaan PT. Centa Brasindo Abadi merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang
produksi sekaligus menjual hasil produksinya berupa pupuk atau cairan khusus yang
28
bermanfaat bagi kegiatan usaha pertanian, sehingga perusahaan ini disebut perusahaan manufaktur. Barang yang diproduksi berbagai macam dan memiliki keunggulan masingmasing. Kegiatan penawaran dan distribusi dilakukan oleh anak cabang melalui bagian penjualan yang berlokasi di kota-kota besar untuk kemudian disalurkan ke daerah masing-masing. Sedangkan kantor pusat melakukan kegiatan pengoreksian kinerja penjualan cabang sekaligus turut andil dalam aktivitas penjualan yang terjadi dan terhadap proses penerimaan hasil (profit) atas penjualan yang terjadi. Adapun kegiatan usaha PT. Centa Brasindo Abadi yaitu melakukan penjualan baik secara tunai maupun kredit atas barang yang telah diproduksi dan kemudian dipasarkan. Adapun penjualan yang dilakukan secara tunai adalah penjualan yang biasanya dilakukan kepada penduduk sekitar oleh bagian penjualan, sedangkan penjualan secara kredit biasanya dilakukan dengan kapasitas pembelian dalam jumlah besar di daerahnya masing-masing. Batas pembayaran yang diberikan atas penjualan kredit yakni 60 hari, 90 hari, sampai 120 hari tergantung pada harga barang tertinggi yang dibeli. Customer baru diperbolehkan melakukan pembelian secara kredit dengan kredit awal sebesar Rp. 15.000.000, dan jika ingin mengajukan kenaikan limit piutang, misalnya sebesar Rp. 50.000.000 s/d 100.000.000 haruslah disertai kelengkapannya sesuai dengan prosedur yang berlaku.
III.3
Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Suatu organisasi dapat berdiri karena adanya kerjasama antar pribadi, baik itu
dalam jumlah yang besar maupun kecil. Kerjasama akan dapat mencapai sasaran apabila terdapat manajemen dan pembagian tugas yang baik antar setiap orang yang terlibat di dalam organisasi tersebut. 29
Struktur organisasi mempunyai peranan yang cukup penting dalam suatu organisasi. Struktur organisasi yang baik dapat menunjukkan dengan jelas fungsi, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada dalam suatu organisasi. Struktur organisasi merupakan bagan atau kerangka yang terdiri dari macammacam fungsi menurut pola tertentu yang menyatakan adanya urutan dan pengaturan antara bagian yang ada dalam struktur organisasi tersebut. Oleh karena itu, struktur organisasi suatu perusahaan harus disusun dengan benar agar tugas dan tanggung jawab serta kedudukan masing-masing anggota dapat terlihat dengan jelas sehingga kelancaran kerja dan hubungan yang baik antar setiap bagian dalam perusahaan dapat terlaksana dan tidak terjadi tumpang tindih. Struktur organisasi PT. Centa Brasindo Abadi disusun seperti yang terlampir pada bagan organisasi dan uraian tugasnya antara lain adalah sebagai berikut: 1. Direktur Utama Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Pemilik PT. Centa Brasindo Abadi sekaligus menjabat sebagai Direktur dan bertugas mengawasi serta memastikan kinerja operasional dapat berjalan dengan baik.
•
Berusaha meningkatkan laba di setiap cabang dengan planning and action yang baik.
•
Memeriksa dan menyetujui rencana program kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan.
30
•
Merencanakan dan mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dalam melaksanakan program kerja dan anggaran perusahaan dan mengangkat manajer.
2. General Manager Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Menentukan strategi agar penjualan di tiap area meningkat drastis.
•
Mengawasi dan memastikan kinerja cabang beserta administrasinya rapi dan bisa dipertanggungjawabkan data beserta barang fisiknya.
3. Manager Administrasi Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Memastikan bahwa setiap bagian (divisi) menjalankan prosedur dengan terencana dan baik.
•
Serta mengurus keperluan pembiayaan yang terjadi untuk dilapokan ke pusat.
4. Kepala Audit Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Memastikan bahwa cabang dan pusat terkontrol dengan baik prosedurnya, serta dijalankan sesuai tugas dan kewajiban yang baik.
•
Rapat untuk menentukan jadwal kunjungan ke cabang yang bermasalah atau cabang yang sudah lama tidak dikunjungi, untuk dilakukan pengecekan administrasi pada cabang.
5. Kepala Accounting : Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
31
•
Memastikan Sales Order yang tidak melewati limit customer untuk terjadinya kegiatan penjualan.
•
Melakukan pertimbangan atas kenaikan limit cabang.
6. Kepala Finance Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Mengawasi pembayaran cabang-cabang ke setiap rekening bank yang ada.
•
Mengecekan klaim biaya dari cabang-cabang berdasarkan laporan bagian administrasi.
7. Kepala Tehnik Informasi Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Memastikan data-data di pusat akurat sesuai dengan keadaan sebenarnya di cabang.
•
Melakukan maintenance terhadap server agar kinerja server sesuai yang diharapkan.
8. Kepala HRD Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Meminta pertanggungjawaban absensi kepada staff HRD di pusat, dan juga staff HRD di pabrik.
•
Mengurus impor barang.
•
Mengurus STNK dan BPKB mobil, motor, asset tanah, gedung, dan lainlain mengenai surat berharga lainnya.
9. Kepala Support Penjualan (MS) Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
32
•
Memastikan Input Penjualan (SO) secara pencatatan dengan sesuai prosedur dan benar keakuratannya.
•
Melakukan pembuatan surat-surat perintah untuk cabang sesuai persetujuan pusat.
•
Sebagai bagian penghubung antara pusat dengan cabang.
•
Membantu cabang melakukan negosiasi kepada PT-PT yang bergerak dibidang pengiriman, agar pengiriman barang dapat diundur karena satu dan lain hal.
•
Sesekali waktu membantu finance melakukan follow up penagihan kepada bagian penjualan di cabang untuk customer yang bermasalah.
10. Kepala Pabrik Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Memastikan bahwa barang telah diproduksi sesuai rencana dan standar yang telah ditetapkan.
•
Mengawasi bahan baku agar sesuai standar, kemudian mengawasi kerja setiap buruh pabrik agar sesuai keselamatan kerja.
11. Kepala Cabang Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Melakukan penjualan langsung bersama dengan bagian penjualan, kemudian negosiasi harga kepada customer.
•
Mengawasi karyawan di cabangnya agar bekerja sesuai prosedur.
12. Kepala Pajak Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
33
•
Mengurus pajak impor, dan membuat faktur pajak sederhana atas cabangcabang tertentu yang sudah menggunakan PPN.
•
Melaporkan PPH para karyawan.
13. Kepala Purchasing Tugas dan tanggung jawabnya adalah : •
Melakukan pengadaan barang untuk PT. Centa Brasindo Abadi, dengan bernegosiasi ke supplier, meliputi: supplier peralatan dan perlengkapan kantor, supplier kemasan botol ataupun jerigen 20 liter, supplier kardus, supplier bahan baku dari luar negeri.
Sumber: PT. Centa Brasindo Abadi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Centa Brasindo Abadi
34
III.4
Produk - Produk
Produk Prima up 480 SL
Kemasan 240 ml 500 ml 1 liter 5 liter 20 liter
Primax 485 SL
500 ml 1 liter 5 liter 20 liter
Rondaplus 360 / 5 SL
500 ml 1 liter 4/5 liter 20 liter
Primastar 300/100 SL
1 liter 5 liter 20 liter
Pilarquat
500 ml 1 liter 5 liter 20 liter
Primaxone 276 SL
500 ml 1 liter 5 liter 20 liter
Centally plus 40 wg
5 gr 50 gr 250 gr
Metaprima 20 WG
5 gr 250 gr 5 liter
35
20 liter 200 liter Centafur 3 GR
1 kg 2 kg
Centadine 6 GR
1 kg
Centadine 450 SL
200 ml 500 ml 1 liter
Centatine 200 EC
100 ml 400 ml
Extratine 200 EC
100 ml 400 ml 1 liter
Primatin 50 EC
100 ml 500 ml
Centador 10 WP
100 gr
Centazole 250 EC
80 ml 250 ml 15 Gr
KILL MOS
25 Kg
CENTRACOL 70 WP
500 Gr 1 Kg
MULSA CBA
`+- 17 KG `+- 8.5 KG
SPRAYER CBA 16 SPRAYER CB 16
Tabel 3.1 Jenis dan Ukuran Barang
36
Berikut adalah beberapa penjelasan kegunaaan dari produk yang dapat penulis jelaskan: •
Prima Up Prima up adalah sebuah herbisida spektrum dengan isopropylamine gliphosat sebagai bahan aktif. Aplikasi utamanya adalah untuk mengendalikan gulma pada daun dalam berbagai tanaman.
•
Ronda Plus Rondaplus adalah barang inovatif yang menggabungkan bahan aktif gliphosat dan metil isopropylamine metsulfuron, untuk mengontrol banyaknya daun dan luas sempitnya daun dalam aplikasi berbagai tanaman.
•
Primaxone Primaxone 276 SL adalah pasca munculnya non-selektif kontak dengan herbisida paraquat dichloride sebagai bahan aktif. Aplikasi utamanya adalah untuk mengendalikan gulma berdaun lebar dalam berbagai tanaman. Masuk ke dalam golongan paraquat dichloride dibarangsi sesuai dengan standar WHO.
•
Meta-Prima Ini adalah gabungan kedua barang dimana pra dan pasca munculnya herbisida selektif, yang larut dalam air, untuk mengendalikan gulma dalam aplikasi berbagai tanaman. Centally 40 WDG adalah alternatif untuk MetaPrima, di mana Centally adalah dua kali lipat konsentrasi bahan aktif, dengan biaya yang lebih murah dibandingkan dengan MetaPrima 20 WDG.
•
Centa-Fur Gabungan kedua barang untuk mengendalikan cacing, penggerek pada padi, tebu, serta barang hortikultura lainnya.
37
•
Centa Tin Insektisida racun untuk mengendalikan hama ulat grayak spodoptera litura pada tanaman cabai. Biasanya produk-produk di atas dijual dalam dus (packing) yang isinya
disesuaikan dengan jumlahnya masing-masing, ataupun dijual satuan.
III.5 Prosedur Penjualan PT. Centa Brasindo Abadi III.5.1. Prosedur Persetujuan Kredit Prosedur persetujuan kredit terkait penerimaan pesanan customer mencakup: 1. Bagian penjualan cabang melakukan promosi dengan cara melakukan kunjungan-kunjungan ke perusahaan-perusahaan, ke penduduk sekitar yang memiliki kios untuk kebutuhan pertanian perkebunan, maupun ke customer yang secara langsung memiliki kebun pertanian di daerahnya masing-masing. Biasanya mereka akan menawarkan barang dan memberikan penjelasan mengenai syarat-syarat pembayaran yang boleh dilakukan. Jika customer baru tersebut dirasa berminat, bagian penjualan bertanggung jawab terhadap pemeriksaan standar yang berlaku bersamaan dengan persetujuan kepala cabang dan kepala auditor pusat mengenai customer. 2. Untuk customer lama yang meminta kenaikan limit piutang, oleh pihak administrasi cabang akan diserahkan wewenang persetujuannya kepada kepala audit pusat. Apabila kepala audit tersebut telah menyetujui dan memberikan otorisasi, maka informasi ini akan di share ke seluruh bagian. 3. Bila customer baru atau lama telah memenuhi syarat dan disetujui, maka customer tersebut akan melakukan pemesanan yang dikirim melalui faks ke 38
kantor cabang. Untuk kios kecil yang tidak memiliki mesin faks, mereka melakukan pemesanan lewat telepon atau mengirimkan formulir pemesanan yang diterima oleh bagian penjualan cabang. 4. Bagian administrasi cabang akan langsung membuat sales order (SO) dari PO customer. Administrasi cabang membuat PO yang diajukan kepada pihak pusat sesuai dengan harga jual intern dari kantor pusat.
III.5.2. Penerimaan Pesanan Customer Prosedur penerimaan pesanan dari cabang oleh customer : 1. PO dan SO customer, beserta dengan PO cabang akan dikirim melalui email ke kantor pusat, yang diterima oleh bagian penjualan support (MS). MS yang menerima PO, SO customer, serta PO cabang, kemudian akan menyerahkannya ke bagian akuntansi untuk dilakukan pengecekkan terhadap PO dan SO customer, serta pengajuan PO cabang kepada pusat terhadap harga beli intern. 2. Pengecekkan terhadap PO customer dilihat dari limit piutang customer, history pembayaran piutang customer, kebenaran mengenai kelayakan customer mendapat kenaikan limit piutang. Pemeriksaan juga dilakukan terhadap PO cabang yang telah sesuai mencantumkan harga beli intern. Apabila dalam hal ini salah satu-nya mengalami permasalahan contoh bila adanya perubahan harga yang sudah diumumkan namun cabang belum memasukkan perubahan harga terbaru terhadap PO-nya, maka bagian akuntansi pusat akan meminta cabang untuk melakukan revisi/perbaikan terlebih dahulu (SO dan PO customer, serta PO cabang) yang diserahkan ke MS untuk selanjutnya diberikan kepada cabang, proses penjualan pun tertunda atau pending sementara waktu. 39
3. Namun jika tidak memiliki masalah, maka bagian akuntansi akan memberikan tanda persetujuan dan akan membuat surat jalan atau delivery order (DO) yang akan dikirim ke bagian gudang untuk kemudian dilakukannya persiapan pengiriman ke cabang kemudian ke customer.
III.5.3 Prosedur Pembuatan Delivery Order 1. Surat jalan atau DO pusat : Pembuatan DO oleh bagian akuntansi pusat hanya dilakukan jika persediaan barang di cabang tidak mencukupi untuk memenuhi pesanan customer. Pembuatan DO berupa Surat Jalan Penitipan Barang ke cabang atau surat jalan langsung ke customer. 2. Surat jalan atau DO yang dibuat oleh cabang: Adapun untuk surat jalan atau DO yang dibuat bagian administrasi cabang, yakni: a. Lembar pertama, asli berwarna putih Lembar ini dipegang oleh bagian administrasi, sebagai bukti barang telah dikirim dan pengeluaran barang dari gudang yang pada akhirnya digunakan sebagai dasar pengurangan kartu stok persediaan, dan pembuktian terhadap pihak pusat. b. Lembar kedua, copy berwarna kuning Lembar ini diberikan kepada customer pada saat pengiriman barang, sebagai bukti customer telah menerima barang.
40
c. Lembar ketiga, copy berwana merah Lembar ini sementara waktu disimpan oleh bagian gudang, setelah ditandatangani oleh customer sebagai bukti telah terjadi pengiriman barang sesuai dengan pesanan customer. 3. Surat jalan atau DO yang telah ditandatangani atau distempel oleh customer akan diinformasikan oleh cabang ke kantor pusat yang diterima kembali oleh MS. 4. Selanjutnya MS akan memberikan kiriman DO tersebut kepada bagian typist (akuntansi) untuk dimasukkan ke dalam pencatatan jurnal penjualan dan piutang serta dibuatkan Sales Invoice-nya (SI) sesuai dengan harga jual cabang kepada customer, atau SO customer.
III.5.4 Prosedur Pengiriman Barang Prosedur pengiriman barang antara lain sebagai berikut : 1. Setelah bagian gudang cabang menerima DO tersebut, bagian gudang cabang akan menyiapkan barang sesuai dengan DO dan menandatangani DO rangkap sebagai tanda barang sudah keluar dari gudang. Bagian gudang melakukan serah terima kepada bagian pengiriman (supir). 2. Bagian pengiriman melakukan pengiriman barang dan memastikan barang telah dikirim dengan baik. Customer yang menerima barang tersebut diharuskan menandatangani DO, dan dari DO tersebut dipisahkan dan diberikan kepada administrasi sebagai bukti barang telah diterima dengan baik pula.
III.5.5 Prosedur Pencatatan Penjualan dan Penagihan Piutang Usaha Mencakup : 41
1.
SI yang telah dibuat oleh typist akuntansi berdasarkan SO customer diinformasikan kepada bagian finance untuk dilakukan penagihan. Pihak Finance hanya akan melakukan follow up ke bagian penjualan cabang, dan menanyakan kebenaran atas pembayaran piutang customer kepada cabang.
2. Bagian finance melakukan pengecekkan terhadap SI yang jatuh tempo, customer yang belum melakukan pembayaran oleh bagian finance pusat dilakukan terus-menerus usaha penagihan SI-nya kepada cabang melalui telepon untuk segera melakukan pembayaran melalui transfer.
III.5.6 Prosedur Penerimaan Pembayaran dan Pencatatan Penerimaan Kas 1. Pada saat customer sudah melunasi pembayaran, bagian penjualan cabang bertanggung jawab terhadap penginformasian dan mentransfer uang tersebut ke rekening pusat, finance akan ngecek kebenaran atas pembayaran yang terjadi via internet. Bagian finance selanjutkan akan segera mengetahui sisa saldo piutang customer ataupun memberikan tanda “Lunas”. Pada saat ini, DO asli ditukar dengan copy berwarna kuning di tangan customer (yang kemudian di scan dan dikirim ke pusat). Customer diberikan juga SI, beserta faktur pajak dari kepala pajak, dimana semuanya sudah diserahkan finance kepada bagian penjualan cabang, demikian ketiganya akan langsung diberikan ke customer. 2. Informasi pelunasan juga akan diterima oleh bagian akuntansi, untuk dilakukan pencatatan penjurnalan dan dalam pembukuan perusahaan beserta dengan dilampirkan bukti penerimaan kas berupa bukti transfer.
42
III.6 Metodologi Penelitian Jenis dari penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, dimana penulisnya melibatkan satu objek penelitian saja. Adapun metode yang dipakai dalam penelitian ini: 1. Metode Penelitian Lapangan •
Wawancara dan diskusi dengan pimpinan atau staf perusahaan.
•
Questionnaire; yaitu membagikan kertas kuisioner yang telah dibuat penulis berisi daftar pertanyaan terkait topik untuk mengumpulkan pendapat yang diisi oleh pimpinan atau staf perusahaan dengan maksud dapat memberikan gambaran mengenai kegiatan operasional fungsi penjualan.
•
Observation; yaitu data diperoleh dari hasil observasi (memantau secara langsung) atas kegiatan yang diteliti.
2. Metode Penelitian Kepustakaan Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara membaca atau mencermati buku-buku bacaan serta sumber-sumber lain yang dianggap memilki hubungan erat dengan topik permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi.
43
