27

Reeds geruime tijd is er een trend naar meer samenwerking over de schoolgrenzen heen. De vorming van scholengemeenschappen, scholengroepen, de oproepen tot administratieve samenwerking tussen basisscholen, … Met Wis@d - Wisa Administratie client/server - werd een toepassing ontwikkeld die deze schaalvergroting binnen de schooladministratie kan verwerken. Niet enkel de technologie is totaal vernieuwd, ook het organisatorische model van de toepassing is volledig hertekend. Technologisch werd geopteerd voor een client/server oplossing volgens het 3-ledig model. Dit biedt de meest verregaande en soepele mogelijkheden voor het inzetten van de programmatuur in alle mogelijke situaties. Organisatorisch behoren een leerling en een personeelslid voortaan niet langer tot een individuele schoolinstelling. Ze maken tevens onderdeel uit van grotere gehelen zoals inrichtende machten, scholengroepen, … Dit nieuwe model heeft tal van voordelen. In dit document willen we uw aandacht richten op een aantal punten bij de implementatie van deze nieuwe technologie en organisatievorm binnen uw structuur. Bespreek dit document met alle verantwoordelijken. Van hieruit krijgen wij inzicht in uw organisatie en het is de basis waarvan we vertrekken bij de installatie van het programma. Op plaatsen die gemerkt zijn met nr. vragen wij je gegevens in te vullen. Deze gegevens zijn niet definitief of bindend maar moeten u en ons helpen de gedachten te structureren en ze zijn een hulp voor de helpdesk wanneer je vragen hebt. Heb je vragen, aarzel dan niet je projectbegeleider te raadplegen.

Aandachtspunten bij de start – v1.3 1/27

Inhoud 1

Technologische aspecten .......................................................................................... 3 1.1

Globaal overzicht ..........................................................................................................3

1.2

Hardware – systeemsoftware - netwerk .......................................................................4

Server .......................................................................................................................................................4 Werkposten ..............................................................................................................................................4 Netwerk....................................................................................................................................................4 Authenticatie en encryptie........................................................................................................................5

1.3

Installatie en updates ....................................................................................................6

1.4

Back-up en restore ........................................................................................................6

1.5

Test databank ...............................................................................................................7

2

Gebruikers en gebruiksrechten ................................................................................ 7

3

Parameters en codes.................................................................................................. 9 3.1

Conversie: gemeenschappelijke parameters ................................................................9

3.2

Conversie: tekstvelden worden parameters ...............................................................10

3.3

Gevoelige parameters .................................................................................................11

4

Formulieren en de formuliergenerator.................................................................. 12

5

Edison ...................................................................................................................... 13

6

Communicatie ......................................................................................................... 13

7

Bijlage...................................................................................................................... 14


1.1 Globaal overzicht Het globaal overzicht geeft een beknopt overzicht van uw structuur, de plaats van de server, de werkposten en de netwerk verbindingen.

Voorbeeld globaal overzicht… Lokaal netwerk 100 Mbit/sec

Instelling: Centrale administratie Adres: Schoolstraat 12, Kampenhout Aantal werkposten: 12

Instelling: Bovenbouw Adres: Schoolstraat 12, Kampenhout Aantal werkposten: 9

Server(s) Schoolstraat 12 Kampenhout

Lokaal netwerk 100 Mbit/sec

Internet - Telenet 10 Mbit/sec

Internet - ADSL 1Mbit/sec download 380 Kbit/sec upload Internet -ADSL 1 Mbit/sec

Instelling: Basisschool Adres: Gemeenteplein 1, Kampenhout Aantal werkposten: 3

Instelling: Middenschool Adres: Gemeenteplein 1, Steenokkerzeel Aantal werkposten: 6

Instelling: … Adres: Aantal werkposten:

1

Globaal overzicht

Maak in bijlage 1 een globaal overzicht van de plaats waar de server en de clients komen te staan. Een voorbeeld vind je hierboven.


1.2 Hardware – systeemsoftware - netwerk Wis@d is een 3-tier client/server programma. 3-tier wilt zeggen dat de toepassing uit drie verschillende componenten bestaat: •

SQL server (InterBase Firebird) De SQL server beheert de gegevens.

•

Applicatie server (Wis@d Server) De applicatie server vraagt de gegevens op bij de SQL server en geeft die gegevens, eventueel na bewerking, door aan de client.

•

Client (Wis@d client – Formuliergenerator) De client zorgt ervoor dat de gegevens overzichtelijk op het scherm komen. Met de formuliergenerator kan men gegevens afdrukken en exporteren.

Server De drie componenten kun je theoretisch op één toestel installeren maar in de meeste gevallen zal de SQL server en de Applicatie server op één toestel staan: dit is de server. De server moet een betrouwbaar toestel zijn met een bedrijfszeker besturingssysteem. De SQL-server werkt op Windows of Linux. De Application server draait enkel onder Windows. In een configuratie met de SQL-server en de Application server op één toestel is het besturingssysteem Windows. MS Windows 2003 Server verdient de voorkeur, MS Windows 2000 Server is eveneens mogelijk. Bij grotere installaties kan het zinvol zijn een server te voorzien die uitbreidbaar is met meerdere processoren. Bij een volgende stap plaatst men de SQL server op een server en de Application server op één of meerdere afzonderlijke servers. In het laatste geval is Linux als besturingssysteem voor de SQL server mogelijk. 2

Detail server

Noteer de specificaties van uw server.

Werkposten De Wis@d client en de formuliergenerator worden geïnstalleerd op de pc’s van de gebruikers: dit zijn de werkposten. De werkposten gebruiken bij voorkeur Windows XP Professional of Windows 2000 Professional. Windows 98 is ook mogelijk, Windows 95 en Millennium zijn af te raden. 3

Detail werkposten

Noteer de specificaties van uw werkposten

Netwerk De communicatie tussen werkposten en server moet via het TCP/IP protocol verlopen. Als je TCP/IP nog niet gebruikt binnen uw netwerk dan kun je het TCP/IP protocol parallel naast een ander netwerkprotocol (IPX/SPX, NetBEUI, …) installeren en gebruiken. De netwerkbeheerder zal in een lokaal netwerk dat geen deel uitmaakt van het internet, IP adressen toekennen aan alle toestellen binnen het netwerk. Dit kan statisch gebeuren of dynamisch d.m.v. een DHCP server. Best krijgt de server een vast IP adres en eventueel een computernaam die gekend is bij de DNS server van het netwerk. Bij de installatie van de Client wordt het IP adres of de computernaam van de server opgegeven. Op deze manier vindt het werkstation steeds de server. Werken via het internet Om Wisa via het internet te gebruiken moet er met verschillende aspecten rekening worden gehouden: de server moet bereikbaar zijn via een IP adres, de communicatielijn van de server met het internet moet open staan op het ogenblik dat de client (gebruiker) wil communiceren en de bandbreedte moet aangepast zijn aan het aantal gebruikers.


Het IP adres van de server moet gekend zijn Wil een werkpost (client) via het internet toegang krijgen tot de server, dan moet de server een vast IP adres hebben of de computernaam moet geregistreerd worden op een DNS server. Het IP adres kan de netwerkbeheerder van de school niet zelf toekennen. Een vast IP adres moet aangevraagd worden bij een internet provider. Aangezien de internetgemeenschap zuinig is met IP adressen moet je motiveren waarom je een IP adres nodig hebt en je moet meestal betalen voor dit adres. Bij sommige internet providers is een vast IP adres helemaal niet beschikbaar. Als je langs de server kant een dynamisch IP adres hebt, is het toch mogelijk te werken door de computernaam te registreren op een dynamische DNS server. DNS verbindt de naam van een computer aan een IP adres. Extra software zorgt er voor dat het IP adres op de DNS server steeds actueel is. Een voorbeeld: stel je registreert je server onder de naam Palfijninstituut op de DNS server van DNS2Go. Je server is dan bereikbaar als palfijninstituut.dns2go.com. Als je IP adres wijzigt, zal jouw server dit doorgeven aan de DNS server van DNS2Go die het nieuwe IP adres registreert in het DNS systeem. Eenmaal men beschikt over een vast IP adres, kan dit toegekend worden aan de applicatie server zelf, of aan een router of proxy server die de applicatie server met het internet verbindt . Op de werkposten (clients) wordt dan bij de installatie van de Wisa client toepassing het vast IP adres van de server, de router of de proxy server ingesteld als bestemmingsadres naar de applicatie server. Belangrijk is dat de werkposten niet over een vast IP adres moeten beschikken. Een gewone Internet aansluiting volstaat hier.

Poortnummer Informatie die op de server binnen komt, wordt aan de hand van het poortnummer doorgegeven aan de Applicatie Server. Dit poortnummer wordt door de client meegestuurd. Standaard gebruikt Wisa poort 211 maar dit kan gewijzigd worden. Sommige internet providers blokkeren een aantal poortnummers. Informeer bij uw internet provider welke poort Wisa mag gebruiken voor communicatie met de server. Zorg er ook voor dat uw router of firewall communicatie op deze poort doorlaat.

Open communicatielijn voor de server Zelfs al heeft de server een vast IP adres dan nog zal een werkstation de server maar kunnen bereiken op het ogenblik dat de communicatielijn tussen de server en het internet open is. Deze verbinding kan niet van buitenaf tot stand gebracht worden. Men moet de verbinding dus steeds langs de kant van de server activeren. In het geval van een Telenet of ADSL abonnement kan de lijn zonder extra kosten de ganse dag open blijven zodat gebruikers de server kunnen benaderen op het ogenblik dat ze dat wensen.

Aangepaste bandbreedte Voorzie voldoende bandbreedte voor de internetconnectie van de server.

Authenticatie en encryptie Het is mogelijk het dataverkeer tussen de Wisa Client en de Wisa Server extra te beveiligen door gebruik te maken van de zogenaamde tunnel-techniek: de Wisa Client maakt verbinding met een encryptiemodule die de data encrypteert en doorstuurt naar het andere einde van de tunnel, waar de data gedecrypteerd wordt en doorverbonden wordt met de socket server. Authenticatie door middel van public/private keys is met deze tunnel-techniek eveneens mogelijk. Indien je encryptie en public/private key authenticatie wenst te gebruiken, raadpleeg dan Wisa voor meer informatie. 4

Detail netwerk

Noteer de specificaties van uw netwerk.


1.3 Installatie en updates De eerste installatie op de server of een werkpost gebeurt vanaf de installatie cd-rom. Op de server installeer je zowel de server software (SQL server en Applicatie server) als de client software (Wis@d client en formuliergenerator). Op de werkstations installeer je enkel de client software (Wis@d client en formuliergenerator). De updates download je van de website van Wisa. Updates worden eerst op de server geïnstalleerd. Wanneer een client zich bij de server aanmeldt, zal de server verwittigen dat er een update beschikbaar is. En kan de client het update bestand vanaf de applicatie server downloaden. Als er een update beschikbaar is op de server kijkt de client eerst in een lokale map (dit kan een map op een lokale file server zijn) of het nieuwe update bestand al beschikbaar is (het is best mogelijk dat een andere gebruiker het bestand vóór jouw gedownload heeft). Is het bestand beschikbaar dan wordt het onmiddellijk geïnstalleerd. Is het bestand lokaal nog niet beschikbaar dan start de client automatisch een download en plaats het update bestand in de lokale map. Na het voltooien van de download start de installatie automatisch. Om te vermijden dat alle clients gelijktijdig het update bestand gaan downloaden van de applicatie server (wat leidt tot verzadiging van de trage internetlijnen), voorzie je best een gedeelde map, met lees en schrijfrechten, op een lokale file server. De eerste client die het update bestand download, stelt het bestand meteen automatisch ter beschikking van alle andere gebruikers in het lokale netwerk. Een update van de server kun je niet installeren als er nog gebruikers verbonden zijn met de server. Plan daarom de updates wanneer de server niet gebruikt wordt. Laat de gebruikers er een gewoonte van maken de client op het einde van de dag volledig af te sluiten. Zo kun je de update bijvoorbeeld s’avonds uitvoeren. Mochten er toch nog connecties open zijn dan kun je op elk ogenblik van op de server de connectie verbreken en een update uitvoeren.

5

Installatie en update

Werk procedures uit in verband met de installatie en de updates.

1.4 Back-up en restore Back-up van de databank kun je nemen vanaf de applicatie server of vanaf een client. In beide gevallen wordt het back-up bestand weggeschreven op de harde schijf van de applicatie server. Dit back-up bestand kun je dan archiveren op tape, cd of ander back-up medium. Alle gegevens van de verschillende instellingen zitten in één databank. Bij een back-up van de databank wordt dus een reservekopie gemaakt van alle instellingen. Omgekeerd worden bij een restore de gegevens van alle instellingen teruggeplaatst. Wanneer een back-up terug geplaatst wordt, gaat het werk van alle gebruikers verloren. Elke gebruikers moet daarvan bewust zijn: een back-up mag enkel in noodgevallen teruggeplaatst worden. Restore van een databank kan enkel van op de server. Voorzie een back-up vanaf dag één! 6

Back-up

Werk procedures uit in verband met back-up en restore.


1.5 Test databank Voorzie een test databank waarin gebruikers kunnen experimenteren. Best is dit een kopie van de databank. Vernieuw de test databank geregeld zodat gebruikers met recente gegevens oefenen. Geef de gebruikers na een opleiding voldoende tijd om onmiddellijk de opgedane kennis in praktijk te oefenen in de test databank.

7

Test databank

Werk procedures uit in verband met de test databank.

De toegang tot de schoolgegevens wordt beveiligd door een gebruikersnaam en een wachtwoord. Maak van bij de start een aparte gebruikersnaam voor alle eindgebruikers (max. 10 tekens) en benadruk het belang van goed gebruik van het wachtwoord. Je computer achterlaten zonder af te melden is meestal uit den boze. Iemand anders kan met jou gebruikersnaam misbruik maken van…

Profielen Aan een gebruiker kun je één of meerdere profielen toekennen. Aan profielen kun je gebruiksrechten toekennen. Profielen laten dus toe rechten te definiëren voor een groep gebruikers. Per scherm kun je bepalen welk profiel lees en schrijfrechten heeft. Die rechten worden dan overgedragen aan de gebruikers van dat profiel.

Filteren Binnen een scherm kun je gegevens filteren. Je kan filteren op bijvoorbeeld instelling, graad, … Je kunt ook filteren op parameters die je per gebruiker kunt instellen (bijvoorbeeld: voorkeurinstelling). De systeembeheerder kan een filter publiek maken. Dat wil zeggen dat alle gebruikers deze filter kunnen gebruiken binnen dat scherm. Een publieke filter kan weer verplicht worden voor een bepaald profiel: dit is een veiligheidsfilter. Per scherm kun je dus: lees en schrijfrechten geven en gegevens filteren aan een bepaald profiel en dus aan de gebruikers van dat profiel. Merk op dat één gebruiker verschillende profielen kan krijgen. Als er overlappingen zijn tussen profielen worden steeds de meest uitgebreide toegangsrechten toegepast. Als een gebruiker een profiel heeft dat enkel mag lezen en je kent die gebruiker ook het profiel van de Standaard Wisa beheerder toe, dan heeft de gebruiker maximale gebruiksrechten in alle schermen. In principe kun je elke gebruiker publieke filters laten maken. Beter is af te spreken dat slechts één gebruiker (bijvoorbeeld de /beheerder) publieke filters mag maken.

Meerdere profielen per gebruiker Omdat je een gebruiker meer dan één profiel kunt toekennen betekent dit dat je best beperkte profielen maakt en iemand die wat meer mag, meer profielen toekent. dit spaart wellicht profielen uit. Vb als je een profiel voor leerlingadministratie van school A hebt en ook een profiel voor personeelsadministratie van school A dan moet je geen apart profiel maken voor iemand die de beide mag. Je kent aan die gebruiker de beide profielen toe.


Wat ons standaard lijkt is mogelijk per school een profiel voor: Leerlingen Personeel Aanwezigheden in secundair onderwijs Rekeningen (dit profiel is niet noodzakelijk per instelling omdat gewerkt wordt met hoofdgroepen die overkoepelend kunnen zijn)

-

Bijzonderheden Let op met gegevens uit algemene schermen en uit de schoolstructuur, voor bepaalde administraties is het nodig voor een vlotte werking om daar aan te kunnen. Bijvoorbeeld iemand die leerlingen inschrijft moet wellicht een nieuwe gemeente kunnen toevoegen in de officiële tabel van gemeentes (buitenlandse geboortegemeentes), idem voor personeel. Bedenk dat je voor specifieke doelen, profielen zou kunnen maken die je slechts tijdelijke aan bepaalde personen toekent. Bijvoorbeeld de overdracht van leerlingen tussen instellingen. Dit is een manipulatie van leerlingengegevens van minstens twee verschillende instellingen, gevoelige materie dus. Je zou een apart profiel kunnen maken om dit scherm te gebruiken en het bijvoorbeeld tussen 15 augustus en 30 september als extra profiel aanvinken bij een specifieke ‘vertrouwde’ gebruiker. Sommige schermen kun je langs verschillende toegangen openen. Toch kun je maar één keer rechten geven voor dat scherm. Bijvoorbeeld als je toelaat dat iemand alle leerlingsteekkaarten opent kan je niet zeggen dat hij hier in de fiche niets mag wijzigen als je wil dat hij via ‘leerlingen per instelling’ in diezelfde fiche wel mag wijzigen. Dit kun je evenwel opvangen door een aparte gebruikersnaam te maken met een profiel waarmee je wel alle steekkaarten kan raadplegen als je er behoefte aan hebt, maar niets kan wijzigen. Je meldt je met je eigen gebruikersnaam aan als je wel moet kunnen wijzigen. Als je gebruikers bepaalde rechten ontneemt, moet je op voorhand een procedure bedenken om bepaalde problemen op te lossen. Bijvoorbeeld iemand mag niet alle steekkaarten personeel open doen. Hij moet nu een personeelslid in dienst nemen waarvan een steekkaart bestaat, maar hij kan er niet aan want dit personeelslid heeft nog niet voor zijn instelling gewerkt. Tot wie moet hij zich wenden, wat is de procedure? Als je zelf geen parameter mag aanvullen maar je hebt behoefte aan een nieuwe parameterwaarde, welke procedure te volgen?

8

Gebruikers en rechten

Maak een schema met de verschillende gebruikers en profielen


In Wis@d zitten een aantal parameters, codes en tabellen die gemeenschappelijk gebruikt worden in de databank. M.a.w. de lijst is voor alle gebruikers dezelfde, ongeacht de instelling waarvoor men werkt. Deze parameters van de databank verdienen extra aandacht om te vermijden dat er overbodige codes in terecht komen en/of onduidelijkheid ontstaat. Enkele voorbeelden -

Elk personeelslid moet een unieke code hebben. Als je in die code een systeem hanteert, is dit best door iedereen hetzelfde.

-

Op welke manier noteer je telefoonnummers? 03/455.33.12 of 03 455 33 12 (BIN norm) of 04/ 4553312. Uiteraard doet iedereen dit best op dezelfde manier.

-

Welk vrij veld van de steekkaart van een personeelslid gaan we gebruiken en waarvoor?

-

Je tikt nieuwe gemeentes in: alles in hoofdletters of hoofd- en kleine letters?

-

Welke postcode gaan we gebruiken voor buitenlandse gemeentes waarvan we ze niet kennen.

-

Verplichte velden: vb ‘telefoon bij’ in het adresscherm systematisch onbekend of niet van toepassing als we ze niet wensen in te vullen.

-

Als er verschillende mogelijkheden zijn voor hetzelfde gegeven, waar vullen we het dan in. Bijvoorbeeld het GSM nummer van een personeelslid kan op de hoofdsteekkaart, ook op adresrecord (officieel adres): vullen we ze allemaal in op de hoofdsteekkaart, of in het adres of in beide.

Tot wie wenden we ons als we in de loop van de activiteiten dergelijke vragen hebben?

3.1 Conversie: gemeenschappelijke parameters De volgende parameters bestonden al in het oude Wisa Administratie programma en komen in Wis@d opnieuw in een dergelijke parameter terecht.

Parameter in Wisa Administratie

Parameter in Wis@d

Omschrijving

Type

Omschrijving

Type

Plaats/Bij

PLAA

Plaats (bij wie)

PLAA

Type adres

TPAD

Type adres

TPAD

Aanspreking

AANS

Aanspreking

AANS

De volgende situatie kan zich voordoen: 1.

Dezelfde omschrijving – verschillende code Voor conversie in Wisa Administratie databank

Databank

Code

Omschrijving

School 1

1

Aan de ouders van

School 2

0

Aan de ouders van

Na conversie in gemeenschappelijke Wis@d databank Databank Scholen1+2

Code

Omschrijving

1

Aan de ouders van

0

Aan de ouders van

Dezelfde omschrijvingen hebben in twee oude databanken een verschillende code: kies een gemeenschappelijke code en wijzig de oude databanken zodat dezelfde omschrijving ook dezelfde code heeft


1.

Dezelfde code – verschillende omschrijving Voor conversie in Wisa Administratie databank

Databank

Code

Omschrijving

School 1

1

Aan de ouders van

School 2

1

Aan mijnheer

Na conversie in gemeenschappelijke Wis@d databank Databank

Code

Omschrijving

Scholen1+2

1

Aan de ouders van

Dezelfde code met een verschillende omschrijving: de databank die je eerst importeert genereert een record. Bij de import van de tweede databank, wordt dezelfde code reeds opgemerkt in de nieuwe databank en de omschrijving wordt niet overschreven. In deze situatie pas je de codes aan voor de import zodat alle keuzes die je wil behouden een verschillende code hebben.

3.2 Conversie: tekstvelden worden parameters De volgende gegevens werden in de Wisa Administratie opgeslagen in een tekstveld en worden geconverteerd naar een parameter in Wis@d.

Tekstveld in Wisa Administratie Omschrijving

Tabel

Ps_automerk1

Personeel

Ps_automerk2

Personeel

LL_BeroepMoeder

Leerling

LL_BeroepVader

Leerling

Parameter in Wis@d Omschrijving

Type

Merk auto

MAUT

Beroep ouders

BRPO

De conversie zal elke unieke invulling van het veld ps_automerk1 en ps_automerk2 in de parameter opnemen met een doorlopende nummering als code, hetzelfde voor de beroepen. Dit kan een parameter ‘Beroep ouders’ genereren waar bijvoorbeeld dit in zit: 234 235 236 237 238

product-manager Product-manager Produkt manager Produkt-manager Produktman.

Dit is geen wenselijke situatie want dit zal erg veel ‘opkuiswerk’ veroorzaken in het nieuwe programma. Daarom gaat u best in de oude Wisa Administratie de invulling van deze velden een beetje stroomlijnen. Ga daarvoor als volgt te werk: • Open het overzicht van de leerlingen. • Zorg ervoor dat het beroep van vader en moeder zichtbaar zijn in je overzicht door in de titelbalk deze velden te selecteren in de plaats van bijvoorbeeld roepnaam en geboortedatum. • Ga naar een steekkaart waar je ‘Produkt manager’ ziet staan en neem het tabblad gezin. • Selecteer in het veld beroep vader enkel de letters ‘odu’ en gebruik de knop ‘filter op veldwaarde’. Als je nu terugkeert naar het overzicht zie je alle steekkaarten bij mekaar waar de lettercombinatie odu deel


uitmaakt van het veld beroep vader. Dus ook de ‘Produkt-manager’ en de ‘product manager’ enz. Je kan nu naar het tabblad gezin navigeren, de lijst (met de navigatiebalk) doorlopen en de omschrijvingen die je wil wijzigen, corrigeren. In dit voorbeeld vul je bij de eerste productmanager in. Je kan deze invulling via de Windows sneltoetsen kopiëren (ctrl c) en bij de volgende leerling plakken (ctrl v).

Om vooraf een beeld te krijgen van de mogelijke problemen en eventueel een beroepenlijst op te stellen die je wilt weerhouden, kan je de inhoud van het veld afdrukken met bijgevoegd formulier.

3.3 Gevoelige parameters Na de conversie blijft het een permanente zorg dat de parameters van de databank, niet met overbodige codes worden opgevuld. De belangrijkste sommen we hier nog eens op: Type

Omschrijving

AANS

Aanspreking

AFBF

Afwezigheidsbriefje van

BDVM

Bedrijfsvorm

BRPO

Beroep ouders

PAYM

Betaling

BSAF

BUSO Afdeling

BSKW

BUSO Kwalificatie

LXCA

Categorie extern leerlingdocument

PXCA

Categorie extern personeeldocument

ETNH

Ethnische herkomst

EAVP1

Extern Adres Waarden voor Vrije Parameterveld 1

EAVP2


EAVP3


LLVP1

Leerling Waarden voor Vrije Parameterveld 1

LLVP2


LLVP3


LLVP4


LLVP5


MAUT

Merk auto

MOET

Moedertaal

TPIQ

Naam IQ – test (buitengewoon onderwijs steekkaart leerling)

PSVP1

Personeel waarden voor Vrije Parameterveld 1

PSVP2


PSVP3


PSVP4


PSVP5


PLAA

Plaats (bij wie)


RKHO

Rekeninghouder

TPAD

Type adres

TPCP

Type contactpersoon

LLMM

Type Memo Leerling

PSMM

Type Memo Personeel

9

Parameters en codes

• Maak een lijst met parameters en codes waarvoor je afspraken moet maken • Voer onderstaande formulieren uit: - Gemparam.wrp toont een overzicht van de gemeenschappelijke parameters voor Aanspreking, Plaatsaanduiding en Type adres. - GemparamAC.wrp toont een overzicht van alle parameters gesorteerd per code - GemparamAO.wrp toont een overzicht van alle paramters gesorteerd per omschrijving - OAuto.wrp toont een overzicht van automerken - OBeroep.wrp toont een overzicht van beroepen van vader en moeder

De formuliergenerator is een tool waarmee je zelf formulieren kunt maken. De formuliergenerator is niet beveiligd. Dat wil zeggen dat je voor het ontwerpen van formulieren toegang hebt tot alle tabellen uit de databank en die dus kunt lezen en afdrukken. Er moeten daarom duidelijke afspraken gemaakt worden over wie zich gaat toeleggen op de formuliergenerator en over mogelijke misbruiken van afdrukken. Elk formulier dat je maakt is een afzonderlijk bestandje dat op de werkpost moet staan of op een lokale file server. Hoe worden nieuwe formulieren die binnen een groep scholen zelf ontwikkeld worden gedistribueerd, ze moeten immers op een lokale server of werkstation staan. Binnen het programma kun je formulieren op verschillende manieren gebruiken: -

je koppelt een formulier aan een scherm waardoor het bruikbaar is in dat scherm

-

je stelt een bibliotheek van formulieren samen waarin je de formulieren categoriseert. Je opent het formulier vanuit de bibliotheek.

Wie neemt de organisatie van de ‘bibliotheek’ voor zijn rekening. Hoe ga je de formulieren in categorieën verdelen? Bijvoorbeeld één categorie per instelling en één gemeenschappelijke categorie, of verschillende hoofdcategorieën waarbinnen je uitsplitst per instelling. Ben je van plan om memo’s te maken aan de steekkaarten van leerlingen of personeel die gevoelige materie bevatten en dus niet door iedereen mogen gelezen worden die wel aan de steekkaart kan. Dan moet je op voorhand memo-types voorzien zodat je ook hier met publieke filters kunt werken. Je zou bijvoorbeeld kunnen afspreken dat alle leerling memo-types van school A beginnen met de letter A, dan kan je ook een eenvoudige filter maken die precies die memo’s doorlaat of juist niet.

10

Formulieren en formuliergenerator

Maak een lijst met afspraken voor het gebruik van formulieren en de formuliergenerator


! " Voor de communicatie met het Departement Onderwijs is het belangrijk onderscheid te maken tussen enerzijds de administratieve toepassing Wis@d die de zending klaarmaakt en terugzendingen verwerkt en anderzijds het programma Edison waarmee de zending wordt versleuteld en doorgestuurd naar het Departement en waarmee de terugzendingen worden opgevraagd. Wis@d In Wis@d kun je een Edison zending voorbereiden, een zending klaarmaken en Edison-terugzendingen verwerken. Deze handelingen kunnen, indien gewenst, door verschillende gebruikers gebeuren afhankelijk van hun toegangsrechten. De in Wis@d gemaakte Edison-bestanden worden bewaard op de lokale pc of op een lokale file server. Deze mappen zijn per gebruiker instelbaar. Edison Edison voorziet per instelling één verantwoordelijke om de Edison-bestanden te versleutelen en door te sturen naar het Departement. Deze verantwoordelijke moet toegang hebben tot de plaats waar Wis@d de Edison-bestanden heeft geplaatst Opmerking Indien de Edison verantwoordelijke en de Wis@d gebruikers zich in hetzelfde lokaal netwerk bevinden, kunnen de Edison-bestanden op een lokale file server bereikbaar gesteld worden voor alle gebruikers. Zit men niet in hetzelfde netwerk (bijvoorbeeld omdat de personeelsadministratie op een andere locatie gedaan wordt dan de leerlingadministratie of men heeft verschillende vestigingsplaatsen) dan moet je een distributieprocedure voorzien voor de Edison-bestanden.

11

Edison

Noteer wie Edison-bestanden mag klaarmaken en wie de Edison-bestanden versleutelt en doorstuurt. Voorzie een procedure om de klaargemaakte Edison-bestanden bij de verantwoordelijke voor de Edisonzending te krijgen.

# $ 12

Communicatie

Maak een lijst met contactpersonen die de scholen kunnen contacteren bij vragen of problemen. Vermeld eveneens wie van de centrale dienst Wisa zal contacteren.


% & 1

Globaal overzicht

Maak een globaal overzicht van de plaats waar de server en de clients komen te staan.

Aandachtspunten bij de start – v1.3

14/27

2

Detail server

Server Verantwoordelijke

Processor

Type Mhz Aantal

RAM

Harde schijf

Besturingssysteem

Service Pack

Computernaam (vb. server.school.be)

Is de server van op afstand beheerbaar? Zo ja, met welke tool (vb. Terminal services)

Is er naast Wis@d nog andere software op de server geïnstalleerd?

Welke personen kennen het wachtwoord van de systeembeheerder?


15/27

3

Detail werkposten

Noteer per instelling of per netwerkverbinding de specificaties van de werkposten. Maak indien nodig extra kopieën.

Instelling

Adres

Aantal werkposten

Type netwerkverbinding

Snelheid netwerkverbinding

Technisch verantwoordelijke voor deze instelling Is er op deze plaats een lokale file server die gebruikt kan worden voor opslag van gemeenschappelijke bestanden (vb formulieren, updates)?

Werkpost

Naam primaire gebruiker*

Functie

Lokaal

Besturingssysteem

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 * de primaire gebruiker is de persoon die meestal op de pc werkt.


16/27

4

Detail netwerk

Netwerk

IP-adres server

Is dit een publiek (internet) of een privaat IP-adres

Poortnummer server (standaard gebruikt Wisa poort 211)

Laten eigen routers en proxy servers communicatie op het gekozen poortnummer toe?

Kan de server via het internet benadert worden? Zo ja, beantwoord onderstaande vragen

Laat de internetprovider communicatie op het gekozen poortnummer toe?

Gebeurt er naast Wisa nog andere communicatie over de internetverbinding?

Zijn er extra veiligheidsvoorzieningen (Firewall, VPN)


17/27

5



Wie is verantwoordelijk voor de installatie en update

Server

Werkposten

Heeft u voldoende gebruikersrechten op de software op de server te installeren?

Heeft u voldoende gebruikersrechten om de software op de werkposten te installeren?

Wanneer is het beste ogenblik om te updaten? (plan updates wanneer de gebruikers Wis@d niet gebruiken)

Is er een lokaal een file server met een gedeelde update map? Zo ja, hebben de gebruikers daar lees en schrijfrechten?

Verwittig de gebruikers dat door de hogere belasting van het netwerk bij een update ook andere taken trager kunnen gaan.

Neem een back-up van uw gegevens voor een update.


18/27

6

Back-up en restore

Back-up en restore

Wie is verantwoordelijk voor back-up van de databank

Bepaal de map op de server waar de back-up wordt weggeschreven.

Wordt de back-up map geregeld gearchiveerd?

Welke gebruikers krijgen toegang tot het back-up scherm op de client?

Voorzie een procedure voor het nemen van een tussentijdse back-up bij belangrijke werkzaamheden.

Wie kan een back-up terugplaatsen?

Informeer de gebruiker dat het terugplaatsen van een back-up slechts in uitzonderlijke gevallen kan.

7

Test databank Test databank

Voorzie een voor het beschikbaar stellen van een recente test databank.

Informeer de gebruikers over het gebruik van de test databank.


19/27

8 Gebruikers en rechten Vul per profiel de rechten in voor een groep schermen (vb leerlingen, personee,…). Voorzie eventueel meerdere groepen van schermen. Noteer ook of de gegevens moeten gefilterd worden (vb per instelling, graad, …).

Profielen Verantwoordelijke profielen en gebruiksrechten Naam Profiel

Leerlingen

Personeel

Aanwezigheden

Rekeningen

…

Filter

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

…


20/27


15

14

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Profiel

Gebruikers

Noteer voor elke gebruiker tot welke profielen die behoort.

21/27

Bijzondere procedures

Welke gebruiker krijgt beheersrechten?

Welke gebruiker mag publieke filters maken?

Tot wie moet een nieuwe gebruiker zich wenden voor een gebruikersnaam en wachtwoord of voor problemen i.v.m. gebruiksrechten?

Tot wie moet men zich wenden voor bevoegdheden over de instellingen heen?


22/27

9 Gemeenschappelijk parameters en codes Noteer parameters en codes waarvoor je afspraken moet maken over de instellingen heen. Gemeenschappelijke parameters en codes Verantwoordelijke Parameter/code


Afspraak

23/27

10 Formulieren en formuliergenerator Noteer hier afspraken in verband met de formuliergenerator, de distributie en gebruik van de formuliergenerator.

Formuliergenerator Afspraak Verantwoordelijke formulieren

Wie specialiseert zich in het gebruik van de formuliergenerator?

Op welke lokale server komen de zelf gemaakte formulieren te staan?

Hoe verdeel je zelf ontwikkelde formulieren binnen de groep?

Wie neemt de organisatie van de formulierenbibliotheek voor zijn rekening?

Hoe ga je formulieren in categorieën verdelen?


24/27

11 Edison Noteer per instelling wie Edison-bestanden mag klaarmaken en wie de Edison-bestanden versleutelt en doorstuurt. Voorzie een procedure om de klaargemaakte Edison-bestanden bij de verantwoordelijke voor de Edison-zending te krijgen. Noteer hier afspraken in verband met de formuliergenerator, de distributie en gebruik van de formuliergenerator. Edison Instelling In Wis@d Wie maakt de Edison-zendingen aan? Op welke locatie (vb map op een lokale server) komen de in Wis@d aangemaakte Edison bestanden te staan? (A) In Edison Wie versleutelt en verstuurt de Edison zendingen? Op welke locatie (vb map op een lokale server) komen de zendingen en terugzendingen van Edison te staan? (B) Wis@d

Edison

Indien gebruikers niet aan map (A) en (B) kunnen: procedure om gegevens van (A) naar (B) te kopiëren en omgekeerd

Instelling In Wis@d Wie maakt de Edison-zendingen aan? Op welke locatie (vb map op een lokale server) komen de in Wis@d aangemaakte Edison bestanden te staan? (A) In Edison Wie versleutelt en verstuurt de Edison zendingen? Op welke locatie (vb map op een lokale server) komen de zendingen en terugzendingen van Edison te staan? (B) Wis@d

Edison

Indien gebruikers niet aan map (A) en (B) kunnen: procedure om gegevens van (A) naar (B) te kopiëren en omgekeerd


25/27

12

Communicatie en verantwoordelijkheid

Naam

Functie

Telefoon

E-mail

Algemeen Verantwoordelijke

Contactpersoon naar Wisa

Contactpersoon voor Scholen

Systeembeheer Verantwoordelijke



Personeel Verantwoordelijke



Leerlingen Verantwoordelijke



… Verantwoordelijke




26/27

Naam

Functie

Telefoon

E-mail

















27/27

27

Recommend Documents