1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3. 2. 2.1 2.1.1 2.1.2
Inleiding Voorbereiding Verhuiscoördinatie U, de verhuiscoördinator Verhuisassistenten Wie doet wat wanneer Externe adviseurs Wettelijke regelingen Begroting Investeringen Externe adviseurs Overige kosten Personele gevolgen Huisvesting Bouwen, verbouwen Bouwadvies Wettelijke voorschriften en vergunningen
2.1.2.1
Wet milieubeheer (Wm)
2.1.3
Milieuvriendelijk bouwen en zuinige exploitatie
2.1.3.1 2.1.3.2 2.1.3.3 2.1.4 2.1.5 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2. 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.4
Energiebesparing Waterbesparing Schoonmaakvriendelijkheid Asbest ICT en telecommunicatie Risico-inventarisatie & evaluatie Brandpreventie Materialen Rookmelders Brandblussers Sprinklerinstallatie Bewegwijzering en vluchtwegen Instructie Toegangscontrole en sleutelsystemen
2.4.1
Sloten en sleutels voor het nieuwe pand Sluitsystemen Elektronische systemen voor sleutelbewaking en sleuteluitgifte Kamersleutels voor het nieuwe pand
2.4.2 2.4.3
2.4.4 2.5 2.5.1 2.5.2
Telefoon Omvang van de installatie Telefooncentrale
2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.6 2.6.1
(Ver)bouw en telecom Instructie Informatie intern Informatie naar buiten Sanitaire voorzieningen Plaats, indeling en capaciteit van de sanitaire ruimten Toiletpapier Afval Zeep Handen drogen Luchtverversing Schoonmaak Extra’s
2.6.2 2.6.3 2.6.4 2.6.5 2.6.6 2.6.7 2.6.8 2.7 2.7.1 2.7.2
Parkeren Opstellingen Draaicirkels en parkeerrijen Parkeerbeleid Parkeerplaatsen voor gehandicapten Vergunningparkeren Handzenders
2.7.3 2.7.4 2.7.5 2.7.6 2.8 2.8.1 2.8.2 2.8.3 2.8.4 2.9
Fietsenstalling Rekken Bergingen Beveiliging Andere voorzieningen ‘Inhuisbaarheid’ en toegankelijkheid Personeelsrestaurant
2.10 2.10.1
Rol van personeelsrestaurants Een nieuw personeelsrestaurant Andere voorzieningen
2.10.2 2.10.3 3. 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3
Communicatie en PR Informatie intern Verhuisorgaan Rondom de verhuizing Actuele telefoonlijst Verhuisinstructie Gebruiksaanwijzing nieuw pand Welkom op de nieuwe werkplek
3.3.4 3.4 3.4.1 3.4.2
Procedurewijzingen Orde, veiligheid, kostenbewaking Milieu
3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6
Postverzorging Receptie Fotokopiëren Faciliteiten van het personeelsrestaurant Diversen
3.4.7 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.6
Huisstijl Het drukwerk Een nieuwe huisstijl Niet alleen papier Het verhuisbericht en de post
3.6.1 3.6.1.1
Verhuisbericht
3.6.2 3.6.2.1 3.6.2.2 3.6.2.3 3.6.2.4 3.6.2.5
De Post
Wie krijgt een bericht? Brievenbus Postbussen Antwoordnummer Frankeermachine Zakelijke Bewaarservice, Zakelijke Doorzendservice en Zakelijke Verhuisservice Opvolgers inschakelen, opvolger zijn
3.6.2.6
3.7 3.7.1 3.7.2 3.7.2.1 3.7.2.2 3.7.3 4. 4.1 4.1.1 4.1.2 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.2.1 4.2.3 4.2.3.1 4.2.4 4.2.5 4.2.6
Informatie extern Advertentie De buren De oude buren De nieuwe buren Open Dag Inrichting Inkoop in verband met de verhuizing Milieubewust inkopen Arbobewust inkopen Meubels Inventarisatie Indelen van de kamers / vlekkenplan Indelingshulpen Toebedelen van meubilair Inrichting van de individuele werkplek Gehandicapten Inkoop meubels Plaats van printers en kopieerapparatuur
4.3 4.3.1 4.3.2
Stoffering
4.4 4.4.1
Bewegwijzering
Vloerbedekking Raamstoffering en zonwering Indeling van gebouw en afdelingen Lettertype Verwijzingen Constructie Beletteringsysteem Tekst op borden Pijlen Kleuren Aanvullende tips Levering en bestelling
4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.4.8 4.4.9 4.4.10 4.5 4.5.1 5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.2 5.3 5.3.1 5.3.2
ICT Verplaatsing van apparatuur De verhuizing zelf Verhuisbedrijven Erkende verhuizers Verhuizen op draaiboek Offerte Opslag Buitenland Verzekeringen Schoonmaak Het oude pand: schoon Het nieuwe pand: brandschoon
5.3.2.1 5.3.2.2 5.3.2.3 5.4
5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.3.1 5.4.3.2
Planning rond de verhuisperiode Werkmethodes Materialen Opruimen, afvalverwerking en archivering Schiften en verzamelen Oud papier Afvalverwerking Gewoon oud papier Privacy-gevoelig oud papier en andere media Chemisch afval Oude metalen en groot vuil
5.4.3.3 5.4.3.4 5.4.4 5.4.5 5.4.6
Afvalpreventie Milieucriteria Ruimtebesparend en veilig
archiveren 5.4.6.1 5.4.6.2
Microfilm Computer-leesbare archivering Archivering door derden (archiefmanagement)
5.4.6.3
5.5 5.5.1 5.5.2 5.6 5.6.1 5.6.1.1 5.6.1.2 5.6.1.3 5.6.2 5.6.2.1
Sleutels Sleutels van het oude pand Meubilairsleutels Inpakken Materialen Dozen Tape Codeeretiketten Werkwijze Volgorde van inpakken Borgen van meubilair ‘Loslopende’ voorwerpen Papier Vloerbelasting Reprografische apparatuur Zeer zware voorwerpen Vertrouwelijke stukken Planten Bedrijfskleding
5.6.2.2 5.6.2.3 5.6.2.4 5.6.2.5 5.6.2.6 5.6.2.7 5.6.2.8 5.6.2.9 5.6.2.1 0 5.7 5.7.1 5.7.1.1 5.7.1.2 5.7.1.3 5.7.2 5.7.3 5.8 5.9 5.10 6. 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.4 6.5
Openbare orde en veiligheid Diefstal en brand Sloten Toegangscontrole Brandpreventie Gemeente De lift Veiling Vlak voor de verhuizing Relaxed verhuizen Na de verhuizing De eerste werkdag Naweeën Verfraaiing Bloemen en planten Wandversiering Interne verhuizingen Milieuzorg na de verhuizing
6.5.1 6.5.2 6.5.3 Bijlage 1 Bijlgae 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6
Milieuzorg ISO 14001 Onderhoud en materiaaltoepassing Model verhuisinstructie Literatuur Software Adressen en websites Meetsjablone Planningsschema Register
