244

ACAS

1 / 244

Table of contents Introductie ...................................................................................................................................... 6 Welkom .................................................................................................................................... 7 Wat deze applicatiie doet ...................................................................................................... 9 Systeem vereisten ................................................................................................................ 10 Hulp krijgen ............................................................................................................................ 11 Bestand ....................................................................................................................................... 12 Print setup .............................................................................................................................. 13 Exit .......................................................................................................................................... 14 Basis ........................................................................................................................................... 16 Contacten .............................................................................................................................. 17 Klanten ................................................................................................................................... 19 Leveranciers .......................................................................................................................... 23 Artikelen ................................................................................................................................. 26 Leveringsadressen ............................................................................................................... 30 Emailadressen ...................................................................................................................... 31 Munten .................................................................................................................................... 32 Landen ................................................................................................................................... 33 Catalogus .............................................................................................................................. 34 ASCII bestand ....................................................................................................................... 35 Archief artikelen .................................................................................................................... 36 Banken ................................................................................................................................... 37 Fostplus ................................................................................................................................. 38 Rekeningen ........................................................................................................................... 39 Nummerplaten ....................................................................................................................... 40 Verrichtingen .............................................................................................................................. 42 Offerte leverancier ................................................................................................................ 44 Bestelling leverancier ........................................................................................................... 46 Receptie ................................................................................................................................ 49 Aankoopfactuur ..................................................................................................................... 52 Terugname leverancier ........................................................................................................ 55 Omruiling leverancier serienr ............................................................................................... 56 Creditnota leverancier .......................................................................................................... 57 Herstelling leverancier .......................................................................................................... 58 Offerte contact ....................................................................................................................... 59 Offerte klant ........................................................................................................................... 62 Bestelling klant ...................................................................................................................... 65 Levering ................................................................................................................................. 68 Levering op serienr ............................................................................................................... 71 Winkelverkoop ...................................................................................................................... 72 Verkoopfactuur ...................................................................................................................... 74 Verkoopfactuur serienr ......................................................................................................... 77 Teruggave klant ..................................................................................................................... 78 Omruiling klant serienr .......................................................................................................... 79 Creditnota klant ..................................................................................................................... 80 Herstelling klant ..................................................................................................................... 81 Betaling klant ......................................................................................................................... 82 Betaling leverancier .............................................................................................................. 83 Consultatie/correctie ................................................................................................................. 85 Offerte leverancier ................................................................................................................ 86 Bestelling leverancier ........................................................................................................... 87

2 / 244

Receptie ................................................................................................................................ 88 Aank fact/leverancier ............................................................................................................ 89 Aank fact/lev/art ..................................................................................................................... 90 Terugname leverancier ........................................................................................................ 91 Omruiling leverancier ............................................................................................................ 92 Omruiling leverancier serienr ............................................................................................... 93 Creditnota leverancier .......................................................................................................... 94 Herstelling leverancier .......................................................................................................... 95 LIJST aankoop documenten ................................................................................................ 96 Offerte contact ....................................................................................................................... 97 Offerte klant ........................................................................................................................... 98 Bestelling klant ...................................................................................................................... 99 Levering ............................................................................................................................... 100 Levering op serienr ............................................................................................................ 101 Winkelverkoop .................................................................................................................... 102 Verk factuur/klant ................................................................................................................ 103 Verk fact/klant/art ................................................................................................................ 104 Verkoopfactuur serienr ...................................................................................................... 106 Teruggave klant .................................................................................................................. 107 Omruiling klant .................................................................................................................... 108 Omruiling klant serienr ....................................................................................................... 109 Creditnota klant ................................................................................................................... 110 Herstelling klant ................................................................................................................... 111 LIJST verkoop documenten ............................................................................................... 112 Betalingen klant .................................................................................................................. 113 Betalingen leverancier ....................................................................................................... 114 Betalingen winkelverkoop .................................................................................................. 115 Info ............................................................................................................................................. 117 Serienrummers ................................................................................................................... 118 Welk serienrummers in stock ............................................................................................ 119 Vrije serienrummers ........................................................................................................... 120 Statistieken ......................................................................................................................... 121 Voorraad ............................................................................................................................. 122 Bewegingen ................................................................................................................... 123 Bewegingen aankoopprijs ............................................................................................ 124 Herbevoorrading ............................................................................................................ 125 Inventaris op sn .............................................................................................................. 126 Aankoopbestelling ......................................................................................................... 127 Stocktelling ..................................................................................................................... 128 Stocktelling op sn .......................................................................................................... 129 Controle Barcode .......................................................................................................... 130 Archief artikel ................................................................................................................. 131 Aanpassen stocks ......................................................................................................... 132 Aankoopanalyse ............................................................................................................ 133 Productielijst ................................................................................................................... 134 Leveringslijst .................................................................................................................. 135 BTW listing .......................................................................................................................... 136 BTW aangifteformulier ....................................................................................................... 137 Facturenboek ...................................................................................................................... 138 Financieel rapport .............................................................................................................. 139 Fostplus rapport .................................................................................................................. 140 Rekening rapport ................................................................................................................ 141 Rekening detail ................................................................................................................... 142

3 / 244

Intrastat ................................................................................................................................ 143 Intracomm ............................................................................................................................ 144 Test ...................................................................................................................................... 145 Test stocks ..................................................................................................................... 146 Test open saldo ............................................................................................................. 147 Test ACARTIK ............................................................................................................... 148 Test ACARTIK CODE ................................................................................................... 149 Reset ACARTIK ............................................................................................................. 150 Test Kastickets .............................................................................................................. 151 Database ............................................................................................................................. 152 Opties ....................................................................................................................................... 154 Etiketten ............................................................................................................................... 155 Export ................................................................................................................................... 156 Rappels ............................................................................................................................... 157 Faxmailing ........................................................................................................................... 159 Emailselectie ...................................................................................................................... 160 Artikelselectie ..................................................................................................................... 161 Lijsten ................................................................................................................................... 162 Cheques .............................................................................................................................. 163 Transportlijst ........................................................................................................................ 164 Solvabiliteit .......................................................................................................................... 165 Bewegingen klanten ........................................................................................................... 166 Historiek klanten ................................................................................................................. 167 Import / update klanten ....................................................................................................... 168 Import leveringsadressen .................................................................................................. 169 Import emailadressen ........................................................................................................ 170 Import facturen klanten ....................................................................................................... 171 Import fact artikelen ............................................................................................................ 172 Import artikelen ................................................................................................................... 173 Import ART001.DBF .......................................................................................................... 174 Import catalogus ................................................................................................................. 176 Export op laptop ................................................................................................................. 177 Import op kantoor ................................................................................................................ 178 Utilities ...................................................................................................................................... 179 Gegevens ............................................................................................................................ 180 Instelling ............................................................................................................................... 181 Boekjaar ......................................................................................................................... 184 Parameters .................................................................................................................... 186 BTW% ............................................................................................................................. 188 Betaling ........................................................................................................................... 189 Vertegenwoordiger ....................................................................................................... 190 Instellingen ...................................................................................................................... 191 Rekening ........................................................................................................................ 193 Printers ........................................................................................................................... 194 Taal document .................................................................................................................... 196 Footer TXT .......................................................................................................................... 197 Datum wijzigen .................................................................................................................... 198 Code wijzigen ..................................................................................................................... 199 Catalogus volledig .............................................................................................................. 200 Agenda ................................................................................................................................ 201 Herindexeren ....................................................................................................................... 202 Overboeking ........................................................................................................................ 203 Bijwerken ............................................................................................................................. 204

4 / 244

Omzetting Euro ................................................................................................................... 205 Notepad ............................................................................................................................... 206 Userprogramma 1 .............................................................................................................. 207 Userprogramma 2 .............................................................................................................. 208 DBF bekijken ...................................................................................................................... 209 Update DBF ........................................................................................................................ 210 Zuiveren ............................................................................................................................... 211 Search NULL ...................................................................................................................... 212 Window ..................................................................................................................................... 214 Verticaal .............................................................................................................................. 215 Horizontaal .......................................................................................................................... 216 In Lagen ............................................................................................................................... 217 Cascade .............................................................................................................................. 218 Iconen aanpassen .............................................................................................................. 219 Toolbars ............................................................................................................................... 220 Help ........................................................................................................................................... 222 Inhoud ................................................................................................................................... 223 Zoek help index ................................................................................................................... 224 Resourses ........................................................................................................................... 225 Aangaande .......................................................................................................................... 226 Creatie ................................................................................................................................. 227 Chrono ................................................................................................................................. 228 Kernwoorden ............................................................................................................................ 230 Printer .................................................................................................................................. 231 Iconen ................................................................................................................................... 233 Filter ..................................................................................................................................... 234 Zoeken in... .......................................................................................................................... 236 Inventaris .............................................................................................................................. 237 Kassa ................................................................................................................................... 238 Serienr ................................................................................................................................. 239 Dump ................................................................................................................................... 240 Herafdruk ............................................................................................................................. 241 Klantenkaart ........................................................................................................................ 242 Barcode ............................................................................................................................... 243

5 / 244

Introductie Welkom Wat deze applicatie doet

Menu: · · · · · · · · ·

Bestand printers instellen of kunt u het programma verlaten met exit. Basis basisgegevens die niet veel veranderen, zoals adressen van klanten en leveranciers en artikelbeschrijvingen. Verricht bewerkingen voor aankoop en verkoop uitvoeren en registreren. Cons./Corr bewerkingen die u heeft geregistreerd via de deelmodule "Verrichtingen" consulteren of verbeteren Info informatie opvragen in de vorm van lijsten of statistieken. Opties extraatjes zoals etiketten en rappels. Via deze module kunt u ook gegevens exporteren en zelf lijsten op maat samenstellen. Utilities parameters die u moet instellen vooraleer u met het programma begint te werken of die u stelselmatig moet bijwerken. Window standaard windows mogelijkheden. Help uitleg opvragen over de verschillende functies van het programma.

Naar : Inhoud Bestand Basis Verrichtingen Cons/corr Info Opties Utilities Window Kernwoorden

6 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EBooks

Welkom Welkom bij de Help van het programma ACAS. ACAS is een beheersinstrument dat werkt zoals u werkt. ACAS vult op perfecte wijze het gat tussen de gewone facturatieprogramma's enerzijds en de boekhoudprogramma's anderzijds. De administratieve programma's zijn doorgaans te algemeen om vlot toe te passen in uw specifieke situatie. In theorie kunnen ze toegepast worden, maar dan moet u ze wel eerst programmeren. Vaak heeft u ook meer dan één programma nodig om in al uw behoeften te voorzien. De boekhoudprogramma's zijn voor de modale gebruiker dan weer te rigide, te moeilijk of te omslachtig om er vlot mee te werken ACAS biedt u het beste van beide werelden in één enkel programma. Snel aan te leren, gemakkelijk te begrijpen, eenvoudig toe te passen. ACAS helpt u efficient te werken. Gebruikers realiseren hierdoor belangrijke kostenbesparingen.

7 / 244


8 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create HTML Help documents

Wat deze applicatiie doet Na het aanklikken van het programma-icoon voor het opstarten van ACAS, komt u op het beginscherm. Hier krijgt u de keuze uit de verschillende aangemaakte dossiers. U vindt op het beginscherm eveneens de programmaversie en de licentiecode van de gebruiker. Het programma is onderverdeeld in 9 deelmodules. De verschillende deelmodules ziet u na het opstarten van het programma in een balk onder de titelbalk.

Inhoud menu:

deelmodules

Via de deelmodule Bestand kunt u de printers instellen of kunt u het programma verlaten met exit. De deelmodule Basis bevat de basisgegevens die niet veel veranderen, zoals adressen van klanten en leveranciers en artikelbeschrijvingen. Via de deelmodule Verricht. kunt u de verschillende bewerkingen voor aankoop en verkoop uitvoeren en registreren. Via de deelmodule Cons./Corr. kunt u de bewerkingen die u heeft geregistreerd via de deelmodule "Verrichtingen" consulteren of verbeteren In de deelmodule Info kunt u informatie opvragen in de vorm van lijsten of statistieken. In de deelmodule Opties zitten een aantal extraatjes zoals etiketten en rappels. Via deze module kunt u ook gegevens exporteren en zelf lijsten op maat samenstellen. In de deelmodule Utilities zitten een aantal parameters die u moet instellen vooraleer u met het programma begint te werken of die u stelselmatig moet bijwerken. In de deelmodule Window zitten een aantal standaard windows mogelijkheden vervat. Via de deelmodule Help kunt u uitleg opvragen over de verschillende functies van het programma.

Inhoud iconen: In de verschillende modules wordt er telkens gebruik gemaakt van Iconen die telkens hun betekenis behouden.


9 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Help documents

Systeem vereisten Windows XP of Windows 2000 Hardware (minimum): Pentium 4 RAM 512 Kb Harddisk 1Gb Printer: Laser (bij voorkeur) Duplex (bij voorkeur) Single user: c:\ voor runtime + programma's d:\ voor data Multi-user: c:\ voor runtime n:\ voor programma's n:\ voor data (vanaf 3 users op een aparte server) netwerkverbindingen met 1000 mbit (Gigalan) Internetverbinding voor support


10 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free iPhone documentation generator

Hulp krijgen Allems Computers Merelbekestraat 23 9090 Melle Belgium [email protected]


Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write EPub books for the iPad

11 / 244

Bestand Print setup de (standaard)printer in Windows instellen Exit het programma verlaten


12 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free CHM Help documentation generator

Print setup Bij Print Setup kunt u de printer instellen die u zult gebruiken bij het afdrukken van documenten. De lijst van de in Windows beschikbare printers wordt getoond. De standaardprinter van Windows wordt weergegeven in een gekleurde balk. Via de setup-knop kunnen de eigenschappen van de printer worden nagekeken of desgewenst aangepast. Bijvoorbeeld : de afdrukrichting wijzigen van staand (Portrait) naar liggend (landscape). Indien in ACAS geen specifieke printer ingesteld werd, dan worden de afdrukken naar de standaardprinter gestuurd. (Zie ook Printer .)


13 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full featured EPub generator

Exit Wanneer u kiest voor Exit, dan zult u het programma verlaten. U krijgt steeds een signaal wanneer er een bepaalde bewerking nog moet bewaard worden. Het programma kan ook beëindigd worden met de toetsen Alt-F4


14 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy CHM and documentation editor

15 / 244

Basis Contacten Klanten Leveranciers Artikelen Leveringsadressen Emailadressen Munten Landen Catalogus ASCII bestand Archief artikelen Banken Fostplus Rekeningen Nummerplaten


16 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring tool

Contacten In het basisbestand "Contacten" bewaart u alle adresgegevens van de personen waarvan u de gegevens wenst bij te houden zoals klanten, leveranciers, familieleden en andere personen die we kennen. De linker helft van het scherm bevat de gegevens in lijstvorm. De rechter helft van het scherm toont het detail van het geselecteerde adres. Hoe kunt u gegevens van een welbepaalde persoon opzoeken in de lijst? · Op naam: duid de desbetreffende keuze aan en begin de naam in te typen in het vakje "contactnaam" · Op nummer: duid de desbetreffende keuze aan en begin de nummer in te typen in het vakje "contactnr." Merk op, als er in het vakje reeds "000000" staat, dan moet dit zeker gewijzigd worden. Dubbele nummers (dus eenzelfde nummer dat meermaals gebruikt wordt,) veroorzaakt problemen bij het opzoeken op nummer. · Via zoeken: klik op het knopje "zoeken". Het programma zal zoeken naar al de namen waarin de ingetypte letterreeks voorkomt. Dit kan vooraan in de naam zijn, of midden in de naam of achteraan in de naam. Welke detailgegevens kunt u bijhouden per contact? · Het nummer: merk op dat een contact niet noodzakelijk een nummer moet krijgen. Klanten en Leveranciers wel. Max: dit veld kunt u niet zelf invullen. Het programma geeft aan wat het hoogste nummer · is dat reeds werd toegekend. Dit kan u helpen om bij het creëren van een nieuw contact een nummer toe te kennen. · Naam: zorg er steeds voor dat u bij het intikken van de naam begint met het woord waarop u de naam wilt sorteren. · Titel: het veld titel is bedoeld om een aanspreektitel voor de naam in te vullen. Soms wordt het ook gebruikt om een deel van de naam in te bewaren als deze te lang zou zijn voor het veld naam. · Straat · Plaats: postcode en gemeente · Land: het land waarin contactpersoon woont kiest u uit het drop down menu. · Taal: in het veld taal vult u de taal in die uw contactpersoon spreekt. U heeft hiervoor vier mogelijkheden: N voor Nederlands, F voor Frans, E voor Engels en D voor Duits. Dit heeft later belang wanneer u documenten wenst af te drukken in de taal van uw contactpersoon. · Munt: de munt waarin de contacten documenten wensen te ontvangen, kiest u uit de lijst. · Tel: er is plaats voorzien voor drie telefoonnummers. · Fax · BTW: bij het invullen van een BTW nummer begint u steeds met de lettercode, bv. BE voor Belgische nummers, gevolgd door het nummer. Tussen de lettercode en het nummer moet u geen spatie tikken. U moet evenmin punten intikken tussen de groepen van cijfers. Het programma doet de controle of het BTW nummer geldig is. · Opm: er is een veld voor opmerkingen voorzien. Op dit veld kan eventueel gesorteerd worden. Hoe kunt u een nieuw contact creëren?

17 / 244

Bovenaan het scherm staat het icoontje "laddertje met een rode lijn". Dit icoontje wordt steeds gebruikt om gegevens toe te voegen. Na het klikken op dit icoontje komt u automatisch op het invulscherm voor de detailgegevens op het rechter gedeelte van het scherm. Na het invullen van de gegevens moet alles worden bewaard. Klik hiervoor op het "bewaarknopje". Dit is het icoontje met een "tonnetje". TXT- knop Indien u nog meer specifieke gegevens van uw contact wenst bij te houden, dan kunt u gebruik maken van de TXT-knop. Deze knop vindt u naast de knop "zoeken" bovenaan het scherm. Wanneer u op de TXT-knop drukt, wordt er een tekstbestand aangemaakt. In dit tekstbestand kunt u tot 30.000 tekens intikken. Vooraleer u het tekstbestand verlaat, moet u ervoor zorgen de ingetikte gegevens eerst te bewaren. U kunt weten dat er gegevens in het tekstbestand zitten wanneer voor het desbetreffende contact de letters TXT schuin en onderstreept staan. U kunt de gegevens oproepen door op de TXT-knop te drukken. Archief-knop Door op de Archief-knop te drukken krijgt u een lijst de PDF documenten voor het betreffende contact in een lijst. Door een document aan te duiden en op de OK-knop te druken kunt u het document visueel op hert scherm zien, op voorwaarde dat het document begint met de code C, gevolgd door het contactnummer, gevolgd door een _ (underscore) en in PDF vorm werd aangemaakt en in het PDF-pad voorkomt. Merk op dat de functie niet werkt voor contacten waaraan geen nummer werd toegekend. Bijv: C0001_route.pdf is een PDF voor C (contact) met nummer 0001. Z-tel of zoek het telefoonnummer van een contact. Inhet vakje naast Z-tel typt u een telefoonnr, gsm nr of faxnr. Dit mag met of zonder de gebruikerlijke tekens "/",".","," of spatie zijn. Door Enter te drukken wordt naar het telefoonnummer gezocht in de velden Tel1, Tel2, Tel3 en Fax.


18 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create CHM Help documents

Klanten De lijst van de klanten wordt automatisch gehaald uit de lijst van de contactpersonen. In het basisbestand "Contacten" worden de gegevens van alle contacten bewaard. Uit de reeks van de contacten haalt het programma er de contacten uit met code K voor klant. De structuur en de velden die gebruikt worden bij de klanten is nagenoeg gelijk aan die bij de contacten. De linker helft van het scherm bevat de gegevens in lijstvorm. De rechter helft van het scherm toont het detail van het geselecteerde adres. Hoe kunt u gegevens van een welbepaalde klant opzoeken in de lijst? · Op naam: duid de desbetreffende keuze aan en begin de naam in te typen in het vakje "klantnaam" · Op nummer: duid de desbetreffende keuze aan en begin de nummer in te typen in het vakje "klantnr." · Op gemeente: duid de desbetreffende keuze aan en begin de gemeente in te typen in het vakje "Gemeente" · Via zoeken: klik op het knopje "Zoeken". Het programma zal zoeken naar al de namen waarin de ingetypte letterreeks voorkomt. Dit kan vooraan in de naam zijn, of midden in de naam of achteraan in de naam. Welke detailgegevens kunt u bijhouden per klant? Het nummer: alle klanten moeten een uniek nummer krijgen. U kunt ook werken met letters of met een combinatie van letters en cijfers. · Max: dit veld kunt u niet zelf invullen. Het programma geeft aan wat het hoogste nummer is dat reeds werd toegekend. Dit kan u helpen om bij het creëren van een nieuwe klant een nummer toe te kennen. · Naam: zorg er steeds voor dat u bij het intikken van de naam begint met het woord waarop u de naam wilt sorteren. · Titel: het veld titel is bedoeld om een aanspreektitel voor de naam in te vullen. Soms wordt het ook gebruikt om een deel van de naam in te bewaren als deze te lang zou zijn voor het veld naam. · Straat · Plaats: postcode en gemeente · Land: het land waarin contactpersoon woont kiest u uit het drop down menu. · Taal: in het veld taal vult u de taal in die uw klant spreekt. U heeft hiervoor vier mogelijkheden: N voor Nederlands, F voor Frans, E voor Engels en D voor Duits. Dit heeft later belang wanneer u documenten wenst af te drukken in de taal van uw contactpersoon. · Munt: de munt waarin de klant documenten wenst te ontvangen, kiest u uit de lijst. · Tel: er is plaats voorzien voor drie telefoonnummers. · Fax · BTW: bij het invullen van een BTW nummer begint u steeds met de lettercode, bv. BE voor Belgische nummers, gevolgd door het nummer. U moet geen punten intikken tussen de groepen van cijfers. Het programma doet de controle of het BTW nummer geldig is. · Code: in het basisbestand klanten zijn alle klanten aangeduid met de code K. · Bank: in het veld bank kunt u het rekeningnummer van de klant invullen. · Opm: er is een veld voor opmerkingen voorzien. Op dit veld kan eventueel gesorteerd worden. Dit veld kan eveneens worden afgedrukt op de leveringsbon (verzending) of op

·

19 / 244

de factuur. Hiervoor moet u bij "Utilities - Instelling - Parameters" het vakje "Koppelen opmerking 1" aanduiden. In het veld opmerking kunt u bijvoorbeeld de sluitingsdag van de klant bijhouden Er zijn een reeks velden die specifiek van toepassing zijn voor klanten · Betal: in het veld betaal kunt u de betalingstermijn invullen die de klant geniet. · Vertg: in het veld 'vertegenwoordiger' kunt u een vertegenwoordiger aan de klant toewijzen. · Groep: u kunt de klanten indelen in verschillende groepen. · Credit: u kunt de klanten een kredietlimiet toestaan. Dit betekent dat het programma u zal verwittigen wanneer de klant een openstaand saldo heeft dat groter is dan de ingevulde limiet. · Saldo: in het veld saldo mag u zelf niets invullen. Het programma toont hier automatisch wat het openstaand saldo is voor de betreffende klant. · Prijscode: in het veld prijscode vult u de prijscategorie in waartoe de klant behoort. Dit hangt samen met de prijscategorieën die ingegeven worden bij de artikelen. · Korting: het kortingpercentage dat u invult zal worden afgetrokken van de prijs met de overeenstemmende prijscode. · Aantal facturen: u kunt opgeven in hoeveel exemplaren u een factuur voor de betreffende klant wil afdrukken. Indien dit vakje niet is ingevuld, dan worden er standaard 2 facturen afgedrukt, namelijk één exemplaar voor de klant en één exemplaar voor u zelf. Het aantal exemplaren van de andere documenten wordt bepaald via "Utilities - Instelling - Printer". · Fostplus: voor de klanten waarvoor u de fostplus administratie voert, moet dit vakje aangevinkt worden. In het vakje Jr fostplus moet het eerste jaar aangegeven worden dat voor deze klant de Fostplus-regeling werd toegepast. Gezien dit vakej slechts 1 karakter kan bevatten is de ingave voor het jaar 2000 een 0, 2001 een , tot 2009 een 9. voor 2010 wordt dit een A, 2001 een B enz. Hoe kunt u een nieuwe klant creëren? 1.U kunt een nieuwe klant rechtstreeks invoeren in Basis Klanten. Bovenaan het scherm staat het icoontje "laddertje met een rode lijn". Dit icoontje wordt steeds gebruikt om gegevens toe te voegen. Na het klikken op dit icoontje komt u automatisch op het invulscherm voor de detailgegevens op het rechter gedeelte van het scherm. Na het invullen van de gegevens moet alles worden bewaard. Klik hiervoor op het "bewaarknopje". Dit is het icoontje met een "tonnetje". 2.Wanneer de in te voeren klant reeds bestaat als contact, dan kunt u de gegevens recupereren. De werkwijze is als volgt: · ga naar basis klanten · kies de mogelijkheid "nieuwe klant: recupereren uit contacten" · klik op het icoontje "laddertje met een rode lijn" · vul het nummer in dat u aan de klant wil toekennen · kies het contact dat u wil recupereren · vervolledig het invulscherm · bewaar de gegevens door te klikken op het "bewaarknopje" (tonnetje) TXT- knop Indien u nog meer specifieke gegevens van uw klant wenst bij te houden, dan kunt u gebruik maken van de TXT-knop. Deze knop vindt u naast de knop "zoeken" bovenaan het scherm. Wanneer u op de TXT-knop drukt, wordt er een tekstbestand aangemaakt. In dit tekstbestand kunt u tot 30.000 tekens intikken. Vooraleer u het tekstbestand verlaat, moet u ervoor zorgen de ingetikte gegevens eerst te bewaren. U kunt weten dat er gegevens in het tekstbestand zitten wanneer voor de desbetreffende klant de letters TXT schuin en onderstreept staan. U kunt de gegevens oproepen door op de

20 / 244

TXT-knop te drukken. PDF- knop Indien u nog meer specifieke gegevens van uw klant wenst bij te houden, dan kunt u gebruik maken van de PDF-knop. Deze knop vindt u naast de knop "zoeken" bovenaan het scherm. Wanneer u op de PDF-knop drukt, wordt er een PDF-bestand opgroepen dat voldoet aan volgende naamgeving: K_klantnr.pdf (klantnr te vervangen door het numer van de betreffende klant). Lijst-knop Door op de Lijst-knop te drukken krijgt u een gedetailleerde lijst van de klanten-fiches waaraan iets gewijzigd werd tijdens de laatste 30 dagen. Deze termijn is echter eenvoudig te veranderen (minimum 1 en mximum 999 dagen). U kan de lijst verder aanpassen met de Filteren de Sorteer-functie. Een bijkomende filtering op vertegenwoordiger is voorzien. Ook afdrukken is mogelijk en exporteren naar een DBF-bstand (met de "->DBF"-knop). Histo-knop Door op de Histo-knop te drukken krijgt u een gedetailleerde lijst de artikelen die de klant heeft gekocht tijdens de voorbije 1000 dagen. (+/- 3 jaar) Fact-knop Door op de Fact-knop te drukken krijgt u een lijst de facturen voor de betreffende klant over de voorbije 1400 dagen. (bijna 4 jaar) Door een factuur aan te duiden en op de PDF-knop te druken kunt u de factuur visueel op hert scherm zien, op voorwaarde dat de factuur in PDF vorm werd aangemaakt en dat ze in het PDF-pad voorkomt. Doc-knop Door op de Doc-knop te drukken krijgt u een lijst de documenten voor de betreffende klant. Dus de openstaande offertes, bestellingen, leveringen. Ook verkoopfacturen die niet niet werden overgebracht naar de historiek zijn hier terug te vinden. De historiek kan bijgewerkt worden via Utilities - overboek (Windows XP) og Bijwerken W7 (Windows 7). Email-knop Door op de Email-knop te drukken krijgt u een lijst de email-adressen voor de betreffende klant. Email-adressen toevoegen of aanpassen gebeurt via Basis-Emailadressen . Een emailadres aanpassen kan hier wel. Een mail versturen naar een aangeklikt email-adres kan via de knop Mail. Er kan een boodschap geselecteerd worden uit een em*.txt bestand. Er kan een bijlage toegevoegd worden type *.pdf. Archief-knop Door op de Archief-knop te drukken krijgt u een lijst de PDF documenten voor de betreffende klant in een lijst. Door een document aan te duiden en op de OK-knop te druken kunt u het document visueel op hert scherm zien, op voorwaarde dat het document begint met de code K, gevolgd door het klantnummer, gevolgd door een _ (underscore) en in PDF vorm werd aangemaakt en in het PDF-pad voorkomt. Bijv: K0001_route.pdf is een PDF voor K (klant) met nummer 0001. Etiketten

21 / 244

U kunt de adresgegevens van uw klanten op eenvoudige wijze afdrukken op etiketten. Gebruik volgende werkwijze: · klik op het icoontje "drukt etiketten af" · kies de klanten waarvoor u etiketten wenst · druk op OK en er komt een preview op het scherm · u kunt het formaat van de etiketten aanpassen door te klikken op "kies etiket…" U kunt bij het selecteren van de klanten gebruik maken van de sorteerfunctie. U kunt de gegevens laten sorteren op verschillende mogelijke velden. U kunt eveneens een filter instellen. Een filter is een voorwaarde waaraan de gegevens moeten voldoen om in de lijst opgenomen te worden. Bijvoorbeeld: u wenst enkel etiketten voor de klanten met postcode 9000. Voor meer uitleg over het instellen van een Filter


22 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full featured multi-format Help generator

Leveranciers De lijst van de leveranciers wordt automatisch gehaald uit de lijst van de contactpersonen. In het basisbestand "Contacten" worden de gegevens van alle contacten bewaard. Uit de reeks van de contacten haalt het programma er de contacten uit met code L voor leverancier. De structuur en de velden die gebruikt worden bij de leveranciers is nagenoeg gelijk aan die bij de contacten. De linker helft van het scherm bevat de gegevens in lijstvorm. De rechter helft van het scherm toont het detail van het geselecteerde adres. Hoe kunt u gegevens van een welbepaalde leverancier opzoeken in de lijst? · Op naam: duid de desbetreffende keuze aan en begin de naam in te typen in het vakje "leveranciersnaam" · Op nummer: duid de desbetreffende keuze aan en begin de naam in te typen in het vakje "leveranciersnr." · Via zoeken: klik op het knopje "zoeken". Het programma zal zoeken naar al de namen waarin de ingetypte letterreeks voorkomt. Dit kan vooraan in de naam zijn, of midden in de naam of achteraan in de naam. Welke detailgegevens kunt u bijhouden per leverancier? · Het nummer: alle leveranciers moeten een uniek nummer krijgen. U kunt ook werken met letters of met een combinatie van letters en cijfers. · Max: dit veld kunt u niet zelf invullen. Het programma geeft aan wat het hoogste nummer is dat reeds werd toegekend. Dit kan u helpen om bij het creëren van een nieuwe leverancier een nummer toe te kennen. · Naam: zorg er steeds voor dat u bij het intikken van de naam begint met het woord waarop u de naam wilt sorteren. · Titel: het veld titel is bedoeld om een aanspreektitel voor de naam in te vullen. Soms wordt het ook gebruikt om een deel van de naam in te bewaren als deze te lang zou zijn voor het veld naam. · Straat · Plaats: postcode en gemeente · Land: het land waarin contactpersoon woont kiest u uit het drop down menu. · Taal: in het veld taal vult u de taal in die uw klant spreekt. U heeft hiervoor vier mogelijkheden: N voor Nederlands, F voor Frans, E voor Engels en D voor Duits. Dit heeft later belang wanneer u documenten wenst af te drukken in de taal van uw contactpersoon. · Munt: de munt waarin de leverancier documenten wenst te ontvangen, kiest u uit de lijst. · Tel: er is plaats voorzien voor drie telefoonnummers. · Fax · BTW: bij het invullen van een BTW nummer begint u steeds met de lettercode, bv. BE voor Belgische nummers, gevolgd door het nummer. U moet geen punten intikken tussen de groepen van cijfers. Het programma doet de controle of het BTW nummer geldig is. · Code: in het basisbestand leveranciers zijn alle leveranciers aangeduid met de code L. · Bank: in het veld bank kunt u het rekeningnummer van de leverancier invullen. · Opm: er is een veld voor opmerkingen voorzien. Op dit veld kan eventueel gesorteerd worden. Dit veld kan eveneens worden afgedrukt op de leveringsbon (verzending) of op de factuur. Hiervoor moet u bij "Utilities - Instelling - Parameters" het vakje "Koppelen opmerking 1" aanduiden. In het veld opmerking kunt u bijvoorbeeld de sluitingsdag van de klant bijhouden

23 / 244

Er zijn een reeks velden die specifiek van toepassing zijn voor leveranciers · Betal: in het veld betaal kunt u de betalingstermijn invullen die u bij de leverancier geniet. · Lever: in het veld lever vult u de leveringscondities in. · Groep: u kunt de leveranciers indelen in verschillende groepen. · Korting: het kortingpercentage dat u invult zal worden afgetrokken van de prijs met de overeenstemmende prijscode. Hoe kunt u een nieuwe leverancier creëren? 1. U kunt een nieuwe leverancier rechtstreeks invoeren in Basis Leveranciers. Bovenaan het scherm staat het icoontje "laddertje met een rode lijn". Dit icoontje wordt steeds gebruikt om gegevens toe te voegen. Na het klikken op dit icoontje komt u automatisch op het invulscherm voor de detailgegevens op het rechter gedeelte van het scherm. Na het invullen van de gegevens moet alles worden bewaard. Klik hiervoor op het "bewaarknopje". Dit is het icoontje met een "tonnetje". 2. Wanneer de in te voeren leverancier reeds bestaat als contact, dan kunt u de gegevens recupereren. De werkwijze is als volgt: · ga naar basis leveranciers · kies de mogelijkheid "nieuwe klant: recupereren uit contacten" · klik op het icoontje "laddertje met een rode lijn" · vul het nummer in dat u aan de leverancier wil toekennen · kies het contact dat u wil recupereren · vervolledig het invulscherm · bewaar de gegevens door te klikken op het "bewaarknopje" (tonnetje) TXT- knop Indien u nog meer specifieke gegevens van uw levernacier wenst bij te houden, dan kunt u gebruik maken van de TXT-knop. Deze knop vindt u naast de knop "zoeken" bovenaan het scherm. Wanneer u op de TXT-knop drukt, wordt er een tekstbestand aangemaakt. In dit tekstbestand kunt u tot 30.000 tekens intikken. Vooraleer u het tekstbestand verlaat, moet u ervoor zorgen de ingetikte gegevens eerst te bewaren. U kunt weten dat er gegevens in het tekstbestand zitten wanneer voor de desbetreffende leverancier de letters TXT schuin en onderstreept staan. U kunt de gegevens oproepen door op de TXT-knop te drukken. Lijst-knop Door op de Lijst-knop te drukken krijgt u een gedetailleerde lijst van de klanten-fiches waaraan iets gewijzigd werd tijdens de laatste 30 dagen. Deze termijn is echter eenvoudig te veranderen (minimum 1 en mximum 999 dagen). U kan de lijst verder aanpassen met de Filteren de Sorteer-functie. Een bijkomende filtering op vertegenwoordiger is voorzien. Ook afdrukken is mogelijk en exporteren naar een DBF-bstand (met de "->DBF"-knop). Histo-knop Door op de Histo-knop te drukken krijgt u een gedetailleerde lijst de artikelen die de klant heeft gekocht tijdens de voorbije 999 dagen. (+/- 3 jaar) Fact-knop Door op de Fact-knop te drukken krijgt u een lijst de facturen voor de betreffende klant over de voorbije 1000 dagen. (bijna 3 jaar)

24 / 244

Email-knop Door op de Email-knop te drukken krijgt u een lijst de email-adressen voor de betreffende klant. Email-adressen toevoegen of aanpassen gebeurt via Basis-Emailadressen . Een mail versturen naar een aangeklikt email-adres kan via de knop Mail. Er kan een boodschap geselecteerd worden uit een em*.txt bestand. Er kan een bijlage toegevoegd worden type *.pdf. Archief-knop Door op de Archief-knop te drukken krijgt u een lijst de PDF documenten voor de betreffende leverancier in een lijst. Door een document aan te duiden en op de OK-knop te druken kunt u het document visueel op hert scherm zien, op voorwaarde dat het document begint met de code L, gevolgd door het leveranciernummer, gevolgd door een _ (underscore) en in PDF vorm werd aangemaakt en in het PDF-pad voorkomt. Bijv: L0001_route.pdf is een PDF voor L (leverancier) met nummer 0001. Etiketten U kunt de adresgegevens van uw leveranciers op eenvoudige wijze afdrukken op etiketten. Gebruik volgende werkwijze: · klik op het icoontje "drukt etiketten af" · kies de leveranciers waarvoor u etiketten wenst · druk op OK en er komt een preview op het scherm · u kunt het formaat van de etiketten aanpassen door te klikken op "kies etiket…" U kunt bij het selecteren van de leveranciers gebruik maken van de sorteerfunctie. U kunt de gegevens laten sorteren op verschillende mogelijke velden. U kunt eveneens een filter instellen. Een filter is een voorwaarde waaraan de gegevens moeten voldoen om in de lijst opgenomen te worden. Bijvoorbeeld: u wenst enkel etiketten voor de leveranciers met postcode 9000. Voor meer uitleg over het instellen van een filter


25 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Single source CHM, PDF, DOC and HTML Help creation

Artikelen In het basisbestand "Artikelen" bewaart u alle artikelgegevens van de artikelen die u verhandelt. Dit kunnen artikelen zijn die u aankoopt of die u verkoopt. Wanneer het artikel dat u aankoopt hetzelfde is als het artikel dat u verkoopt, dan moet u uiteraard slechts 1 artikel creëren. Artikelen kunnen producten zijn, maar ook diensten. De linker helft van het scherm bevat de gegevens in lijstvorm. De rechter helft van het scherm toont het detail van het geselecteerde artikel. Hoe kunt u gegevens van een welbepaald artikel opzoeken in de lijst? · Op naam: duid de desbetreffende keuze aan en begin de naam in te typen in het vakje "Art naam" · Op code: duid de desbetreffende keuze aan en begin de naam in te typen in het vakje "Art nr." · Op rubriek: duid de desbetreffende keuze aan en begin de naam in te typen in het vakje "Rubriek" · Via zoeken: klik op het knopje "zoeken". Het programma zal zoeken naar al de artikelnamen waarin de ingetypte letterreeks voorkomt. Dit kan vooraan in de naam zijn, of midden in de naam of achteraan in de naam. Welke detailgegevens kunt u bijhouden per artikel? · Code: de code die u aan uw artikelen geeft mag numeriek of alfanumeriek zijn. · Max: dit veld kunt u niet zelf invullen. Het programma geeft aan wat het hoogste nummer is dat reeds werd toegekend. Dit kan u helpen om bij het creëren van een nieuw contact een nummer toe te kennen. In het geval van een alfanumerieke werkwijze zal ook de alfabetische rangschikking gebruikt worden. · Benaming van het artikel: u heeft 4 lijnen ter beschikking voor de benaming van uw artikelen. De eerste lijn is bedoeld voor de Nederlandstalige benaming, de tweede lijn voor de Franse benaming, de derde lijn voor de Engelse benaming en de vierde lijn voor de Duitse benaming. · Excl: in het veld "Excl" staat de verkoopprijs zonder BTW van prijscategorie 1. · Incl: de verkoopprijs inclusief BTW wordt berekend aan de hand van het BTW percentage in het veld "BTW". · Serie: indien u voor het artikel serienummers wenst bij te houden, dan dient u het vakje "serie" aan te duiden. · Eenheid: u kunt aangeven of het artikel een stukgoed betreft, een doos, een kist, een zak, · Acc: u kunt accijnzen invullen of eventueel een andere vaste kost die op het artikel betrekking heeft. · BTW: u vult het toe te passen BTW percentage in door gebruik te maken van het drop down menu. · Rubriek: in het veld "rubriek" kunt u aanduiden tot welke groep een individueel artikel moet behoren. Dit is belangrijk voor het afdrukken van bijvoorbeeld prijslijsten. De artikelen op de prijslijst worden immers gesorteerd op rubriek en binnen de rubriek alfabetisch. · Begin: het aantal artikelen dat in voorraad is bij het begin van het boekjaar. Het eerste boekjaar moet u het aantal zelf ingeven. De volgende boekjaren zal de eindvoorraad op het einde van een boekjaar automatisch de beginvoorraad zijn bij het nieuwe boekjaar. · Best lev: het aantal bestelde artikelen bij de leverancier. Dit aantal zal automatisch bijgewerkt worden wanneer u de bestelling registreert. · Recep: het aantal artikelen dat werd ontvangen maar waarvoor nog geen aankoopfactuur werd gekregen. Dit aantal zal automatisch bijgewerkt worden wanneer u de receptie registreert. · Aank fakt: het aantal artikelen waarvoor reeds een aankoopfactuur werd ontvangen. Dit

26 / 244

· · · · · ·

· · · · · ·

aantal zal automatisch bijgewerkt worden wanneer u de aankoopfactuur registreert. Best klant: het aantal artikelen dat door de klanten reeds werd besteld, maar nog niet werd geleverd. Dit aantal zal automatisch bijgewerkt worden wanneer u de bestelling registreert. Verzend: het aantal aan klanten geleverde artikelen, waarvoor nog geen verkoopfactuur werd opgemaakt. Dit aantal zal automatisch bijgewerkt worden wanneer u de levering registreert. Verkoop: aantal verkochte artikelen met verkoopfactuur. Dit aantal zal automatisch bijgewerkt worden wanneer u de verkoopfactuur registreert. Stock: de stock wordt berekend met volgende componenten: begin + recep + aankoop verzend - verkoop. Pict: u kunt een bestand aanduiden met een afbeelding van het betreffende artikel. De bestandsnaam dient te voldoen aan het formaat xxxxxxxx.xxx (max. 8 tekens voor de naam en 3 tekens voor het type bestand) Scan: hier wordt de EAN-barcode ingegeven. Deze code kan ingescand worden met een barcodelezer of kan ingetypt worden. Bij de creatie van een nieuw artikel wordt de artikelcode automatisch herhaald in het barcodeveld. Hierdoor kunt u zelf etiketten afdrukken met een barcode van het artikel. De barcodes zijn van het type "code 39". Rekening verk: in dit veld kunt u de verkooprekening opgeven. Deze rekening wordt gebruikt bij bepaalde statistieken en ook bij het aanmaken van een exportbestand voor een extern boekhoudprogramma. Rekening aank: in dit veld kunt u de aankooprekening opgeven. Deze rekening wordt, naar analogie van de verkooprekening, gebruikt voor bepaalde statistieken en voor het exporteren naar een extern programma. Fostplus: hier selecteert u de van toepassing zijnde fostplus categorie van het artikel à zie fostplus. Goederen: in dit veld kunt u de intrastat goederencode ingeven. Deze code wordt gebruikt bij het opmaken van de intrastat aangifte. Karton/colli: hier geeft u aan hoeveel kartons (of eenheden) er verpakt worden in 1 colli. Colli/pallet: hier geeft u aan hoeveel colli's er op 1 pallet gaan.

Hoe kunt u de aankoopgegevens van de artikelen bijhouden? Wanneer u de gegevens van een artikel opvraagt in het bijzijn van bijvoorbeeld een klant, dan is het niet prettig dat meteen ook de aankoopprijzen op het scherm zichtbaar zijn. Daarom kunnen de aankoopgegevens van een artikel pas opgevraagd worden na het klikken op "detail" en na het intikken van een paswoord. Volgende aankoopgegevens worden bijgehouden: · Lever: de naam of het nummer van de leverancier waar u het artikel aankoopt. Indien dit veld bij alle artikelen wordt ingevuld, dan kunt u bijvoorbeeld bij een aankoopbestelling de lijst van de artikelen beperken tot de artikelen die u bij de betreffende leverancier koopt. · Cdlev: het artikelnummer dat door de leverancier wordt gebruikt. · APrijs: de aankoopprijs van het artikel. De aankoopprijs wordt automatisch bijgewerkt bij het registreren van een nieuwe receptie of van een aankoopfactuur. · Min: in het veld "Min" geeft u de minimumhoeveelheid die u in stock wenst te houden. · Max: in het veld "Max" geeft u de maximumhoeveelheid die u in stock wenst te houden. · Marge: het veld "Marge" bevat het winstpercentage waarmee de verkoopprijzen kunnen berekend worden. · Gew: het gewicht van een artikel. Het invullen van het gewicht van een artikel kan bijvoorbeeld interessant zijn wanneer u het totaal gewicht wilt kennen van een levering. Het gewicht wordt eveneens gebruikt voor de fostplusberekening. · Deal: de verkoopprijs die u aan een dealer wilt aanrekenen. · VPrijs: er zijn nog 4 extra verkoopprijzen voorzien. De prijzen stemmen overeen met de prijscategorieën die u kunt geven bij de klant.

27 / 244

Hoe kunt u een nieuw artikel creëren? 1. U kunt een nieuw artikel rechtstreeks invoeren in Basis Artikelen. Bovenaan het scherm staat het icoontje "laddertje met een rode lijn". Dit icoontje wordt steeds gebruikt om gegevens toe te voegen. Na het klikken op dit icoontje komt u automatisch op het invulscherm voor de detailgegevens op het rechter gedeelte van het scherm. Na het invullen van de gegevens moet alles worden bewaard. Klik hiervoor op het "bewaarknopje". Dit is het icoontje met een "tonnetje". Vanaf ACAS versie 387 wordt automatisch een nieuw artikelnummer toegekend. De automatische nummering werk alleen indien artikelnummers uit cijfers bestaan. Voorheen werd als nieuw artikelnummer "00000" ingevuld. de gebruiker diende dit nummer dan te wijzigen in het gewenste artikelnummer. 2. Wanneer u een nieuw artikel wilt creëren dat sterk lijkt op een reeds bestaand artikel, dan kunt u dit artikel dupliceren: · ga in de lijst staan op het artikel dat u wenst te dupliceren · klik in het vakje "dupliceren record" · druk op het icoontje "laddertje met een rode lijn" · doe de nodige aanpassingen · bewaar de gegevens met het "bewaarknopje". 3. U kunt ook een nieuw artikel toevoegen door het over te nemen uit de catalogus: vink "nieuw artikel uit catalogus" aan, druk dan op het nieuw-icoontje uit de menu. selekteer het artikel en druk op de OK-knop. Via "Basis - Catalogus" kunt u meerdere artikelen in een keer selecteren en overbrengen naar het artikelbestand. Hoe kunt u een prijslijst maken? Het aanmaken van prijslijsten is zeer eenvoudig. Bovenaan ziet u de knop lijst. Hiermee kunt u automatisch een prijslijst aanmaken. De prijs voor de eerste en de derde kolom kunt u kiezen. In de tweede en de vierde kolom wordt de inclusief prijs afgedrukt van resp. de eerste en de derde kolom. U kunt de prijslijst maken voor alle artikelen of voor een selectie uit de totale lijst. U kunt een selectie maken door gebruik te maken van een filter. Voor meer uitleg over het instellen van filters ® filter Hoe kunt u de verkoopprijzen automatisch berekenen? Bij de uitleg van het veld "Marge" werd er reeds gesteld dat de verkoopprijzen kunnen berekend worden door een winstpercentage toe te passen op de aankoopprijzen. U kunt dit doen door gebruik te maken van de knop "aanpas prijzen". Op het scherm dat vervolgens verschijnt kunt u kiezen hoe de prijzen moeten berekend worden. Hoe kunt u een artikel omvormen tot een ander artikel? Via de knop TR kunt u een artikel transformeren naar een ander artikel. Bijvoorbeeld: Een artikel wordt aangekocht per karton van 12 stuks. Het artikel wordt gereceptioneerd als karton, maar kan eventueel verkocht worden per stuk. Het artikel uitgedrukt in kartons kan omgevormd worden naar een artikel uitgedrukt in stuks. De beginen eindvoorraad van beide artikelen wordt automatisch aangepast. Hoe kunt u een gedetailleerde voorraadlijst bekomen? Via de knop "invent" krijgt u de inventaris, gesorteerd per rubriek. De waarde wordt berekend als eindstock x aankoopprijs. Door gebruik te maken van een filter kunt u bepaalde artikelen al dan niet opnemen in de inventarislijst. PDF-T, PDF-V, PDF-P U kan 3 PDF bestanden koppelen aan een artikel. Hierbij staat T voor Technische Fiche, V

28 / 244

voor Veiligheidsfiche en P voor Productfiche. De benaming van de PDF moet zijn respectivelijk: T+artikelcode, V+artikelcode en P +artikelcode. De bestanden moeten gecopieerd worden naar het PDF-path. Dit path wordt vastgelegd in de instellingen: Utilities - Instelling - Instelling. -->instelling Hoe weet u bij welke documenten een artikel voorkomt? Via de knop "Doc." krijgt u een lijst van al de documenten uit ACSTOCK waarin het geselecteerde artikel voorkomt, gsorteerd volgens het soor document.. Via de knop "Invent." krijgt u de actuele inventarislijst op het scherm. --> Inventaris


29 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment

Leveringsadressen In het basisbestand "Leveringsadressen" kunt u voor uw klanten één of meerdere leveringsadressen aanmaken. U zal deze mogelijkheid uiteraard slechts gebruiken wanneer voor een bepaalde klant het leveringsadres verschillend is van het facturatieadres. Het scherm bestaat uit twee helften. Bovenste helft In de bovenste helft worden de bestaande klanten afgebeeld met hun adresgegevens die in basis klanten werden ingevuld. Onderste helft In de onderste helft krijgt u de leveringsadressen van de klant die u bovenaan heeft geselecteerd. Hoe kunt u leveringsadressen creëren? Per klant kunt u een onbeperkt aantal zendadressen of leveringsadressen aanmaken. U gaat hiervoor eerst op de betreffende klant staan, daarna drukt u op het icoontje "laddertje met een rode lijn". Dit icoontje wordt steeds gebruikt om gegevens toe te voegen. Na het klikken op het icoontje wordt er automatisch een lijn aangemaakt in de onderste helft van het scherm. U vult veld per veld de gegevens van het leveringsadres in.


30 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free Web Help generator

Emailadressen In het basisbestand "Emailadressen" kunt u voor uw klanten één of meerdere emailadressen aanmaken. Als de module voor het gebruik van emailadressen actief is, dan kan u selecties maken op basis van een aantal categorieën. Zodoende kunt u een selectie maken om een mailing naar de geselecteerde groep te meken. Het scherm bestaat uit drie delen. Bovenaan In de bovenste helft worden de bestaande klanten afgebeeld met hun adresgegevens die in basis klanten werden ingevuld. In het midden Hier staan een aantal selectievelden van A tot T. Als de module voor het gebruik van emailadressen actief is, dan kan u zelf een elke rubriek een naam geven. Onderste venster In de onderste helft krijgt u de emailadressen van de klant die u bovenaan heeft geselecteerd. Hoe kunt u emailadressen creëren? Per klant kunt u een onbeperkt aantal emailsadressen aanmaken. U gaat hiervoor eerst op de betreffende klant staan, daarna drukt u op het icoontje "cylindertje met een rode pijl". Dit icoontje wordt gebruikt om gegevens in het onderste venster toe te voegen. Na het klikken op het icoontje wordt er automatisch een lijn aangemaakt in de onderste helft van het scherm. Enkele velden worden reeds ingevuld door het programma. Deze zijn wel nog wijzigbaar. U vult dan de ontbrekende velden in. Hoe kunt u de selectievelden gebruiken? De selectievelden zijn vrij te gebruiken. In ACAS versie 383 werd het veld R voorbehouden voor de rappels per email. Als u over de module "emailselectie" beschikt worden de rappels voor de betreffende klant naar het emailadres gestuurd waar het veld R is aangevinkt. Zie ook --> Rappels


31 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full featured Documentation generator

Munten In het basisbestand "Munten" vult u de munten in die u wilt gebruiken in het programma. Welke gegevens vult u in?

· · · · ·

In de kolom "Code" typt u een muntcode bestaande uit drie letters. In de kolom "Koers" vult u de omrekeningskoers in die zal gebruikt worden bij de omrekening tussen de vreemde munt en de basismunt. In de kolom "EUR" geeft u aan of de betreffende munt behoort tot de Europese muntunie. Bij de basismunt mag u dit vakje leeg laten. In de kolom "Dec" geeft u aan met hoeveel decimalen de totaalbedragen moeten getoond worden. In de kolom "Dec2" kunt u het aantal decimalen aangeven waarin de eenheidsprijzen van uw artikelen moeten aangegeven worden. Het is dus mogelijk artikelprijzen te hebben met twee decimalen na de komma, maar waarbij de totalen van het document worden afgerond op nul cijfers na de komma. Het aantal decimalen voor de Belgische frank is normaal gezien nul, voor de Euro, de Duitse mark, de Nederlandse gulden en de Franse frank is het aantal decimalen twee.

Hoe kunt u een nieuwe munt creëren? Bovenaan het scherm staat het icoontje "laddertje met een rode lijn". Dit icoontje wordt steeds gebruikt om gegevens toe te voegen. Na het klikken op dit icoontje wordt er automatisch een nieuwe lijn aangemaakt. Hierin kunt u veld per veld de nieuwe gegevens intikken.


32 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites

Landen In het basisbestand "Landen" vult u de mogelijke landen in waarin uw contacten, klanten en leveranciers wonen. Welke gegevens vult u in? · In de eerste kolom vult u de afgekorte landcode in bestaande uit twee letters. · In de tweede kolom "Land" vult u de volledige naam van het land in. · In de kolom "Code" geeft u met een blanco aan dat het gaat over het basisland. Met de letter E geeft u aan dat het om en land gaat van de Europese Unie. Voor de andere landen vult u de letter N in. · In de kolom "Munt" vult u de standaard munt van het betreffende land in. De munten schrijft u met drie letters. · In de kolom "Afdruk" vult u een kruisje in wanneer de landnaam mee afgedrukt moet worden op de documenten onder het adres. Hoe kunt u een nieuw land creëren? Bovenaan het scherm staat het icoontje "laddertje met een rode lijn". Dit icoontje wordt steeds gebruikt om gegevens toe te voegen. Na het klikken op dit icoontje wordt er automatisch een nieuwe lijn aangemaakt. Hierin kunt u veld per veld de nieuwe gegevens intikken.


33 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full featured Help generator

Catalogus De catalogus kunt u gebruiken om het volledige productengamma van de leveranciers op te nemen. De nieuwe prijslijst van een leverancier kunt u importeren in de catalogus via de functie "import". Bij het importeren van de gegevens worden de nieuwe artikelen toegevoegd en worden de bestaande artikelen aangepast. Op het moment dat u een artikel uit de catalogus voor de eerste keer wilt bestellen bij de leverancier, kunt u het overhevelen naar het actieve artikelbestand (basis-artikelen). Hoe kunt u een artikel overhevelen naar het artikelbestand? 1. Vanuit "basis - artikelen" · Klik in het vakje "nieuw artikel kiezen uit catalogus" · Druk op het icoontje "laddertje met een rode lijn" · Kies het gewenste artikel uit de catalogus en druk op OK · Breng eventueel aanpassingen aan · Bewaar de gegevens met het "bewaarknopje" 2. Vanuit "basis - catalogus" · Kies de gewenste artikelen door te klikken op het artikel en druk daarna op de knop "-> Artik." · Het is ook mogelijk meerdere artikelen tegelijk te selecteren met klik en ctrl-klik of met klik en shift-klik. · Om de lijst van de artikelen op het scherm in te korten kunt u eerst de filter invullen en daarna op de knop "Select." drukken.


34 / 244


ASCII bestand


35 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free HTML Help documentation generator

Archief artikelen U kunt artikelen waarvan de eindstock nul is en waarvoor er tijdens het lopende jaar nog geen verrichtingen geweest zijn, in een archief steken. Deze artikelen verdwijnen dan uit het artikelbestand (basis-artikelen), maar kunnen op elk moment terug uit het archief gehaald worden. Dit gebeurt via "Basis - Archief artikel".


36 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create HTML Help, DOC, PDF and print manuals from 1 single source

Banken Hier geeft u aan met welke financiële instellingen u werkt. Deze gegevens worden gebruikt bij "opties - cheques".


37 / 244


Fostplus Indien u groothandelaar bent in verpakkingsmateriaal, dan kan uw klant u vragen om de fostplus formaliteiten in zijn plaats te vervullen. De bedragen voor fostplus die u aan uw klant moet doorrekenen, zullen automatisch worden berekenend. Hiervoor moet u volgende gegevens correct invullen:

· · ·

De betrokken klant moet als "fostplus-klant" aangeduid worden. Dit doet u door via "Basis - klanten" de klantenfiche van de klant op te zoeken en het vakje "fostplus" aan te vinken. De fostplus categorieën worden gedefinieerd via "Basis - Fostplus" (zie verder). De artikelen die te maken hebben met verpakking worden opgezocht in "Basis - artikelen". Bij elk artikel geeft u aan bij welk fostplus tarief het hoort en geeft u het eenheidsgewicht in bij het vakje "GEW". Fostplus wordt immers berekend per gewicht.

Hoe worden de fostplus categorieën gedefinieerd? Ga naar Basis - fostplus en voeg een invullijn toe door op het icoontje "laddertje met een rode lijn" te klikken. Vul vervolgens de gegevens in op basis van uw fostplus documentatie:

· · · · ·

Nr: volgnummer Omschrijv: omschrijving van het tarief Tarief: tariefcode Beftarief: taks per kg Hoofdverpakking: omschrijving hoofdverpakkingselement


38 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy EBook and documentation generator

Rekeningen In het basisbestand « Rekeningen » worden boekhoudkundige rekeningen bijgehouden. Deze rekeningen zullen gebruikt worden wanneer u een aankoop- of verkoopfactuur registreert. Dit is zeer belangrijk wanneer u de gegevens wenst te exporteren naar een boekhoudprogramma. Welke gegevens vult u in?

· ·

Nummer: het nummer van de rekening. Het nummer bestaat uit 6 posities. Titel: benaming van de rekening.


39 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy EPub and documentation editor

Nummerplaten Indien de module "Nummerplaten" geactiveerd is, dan kunt u per klant een onbeperkt aantal nummerplaten creëren. Eén klant kan bijgevolg verschillende nummerplaten hebben. Tijdens het factureren zal er gevraagd worden naar de juiste nummerplaat. Achteraf kunt u een historiek bekijken per nummerplaat.


40 / 244


41 / 244

Verrichtingen In de deelmodule "Verrichtingen" doet u al de verrichtingen. Er zijn drie belangrijke soorten van verrichtingen: 1. Verrichtingen met betrekking tot aankopen 2. Verrichtingen met betrekking tot verkopen 3. Verrichtingen met betrekking tot betalingen Bij de verrichtingen met betrekking tot de aankopen staan de verschillende opeenvolgende stappen die in een aankoopcyclus voorkomen: aanvraag van een offerte bij een leverancier, bestelling, receptie van de goederen en aankoopfactuur. Belangrijk hierbij is dat men bij elke volgende stap het vorige document kan overnemen. Het is echter niet noodzakelijk om elke stap van het menu te doorlopen.

Offerte leverancier Bestelling leverancier Receptie Aankoopfactuur Terugnname leverancier Omruiling leverancier serienr Creditnota leverancier Herstelling leverancier Bij de verrichtingen met betrekking tot de verkopen staan de verschillende opeenvolgende stappen die in een verkoopcyclus voorkomen: aanvraag van een offerte van een klant, bestelling, verzending van de goederen en verkoopfactuur. Ook hier kan men bij elke volgende stap het vorige document kan overnemen en is het niet noodzakelijk om elke stap van het menu te doorlopen.

Offerte contact Offerte klant Bestelling klant Levering Levering op serienr Winkelverkoop Verkoopfactuur Verkoopfactuur op serienr Teruggave klant Omruiling klant serienr Creditnota klant Herstelling klant Bij de verrichtingen met betrekking tot de betalingen onderscheiden we betalingen aan leveranciers enerzijds en betalingen van klanten anderzijds.

Betaling klant Betaling leverancier


42 / 244

43 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create EPub books

Offerte leverancier Via "Offerte leverancier" kunt u een document aanmaken voor een offerteaanvraag bij een leverancier. Vooraleer u een offerteaanvraag opmaakt, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor leveranciers en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de leverancier moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een offerte wenst moeten gecreëerd zijn. Het opmaken van een offerteaanvraag leverancier heeft geen enkele invloed op de stock. Welke stappen moet u doorlopen voor het aanmaken van een offerte leverancier? 1. Selecteren van een leverancier Het selecteren van een leverancier kan op verschillende manieren: · u selecteert de leverancier uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van de leverancier wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van de leverancier wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de leverancier Van zodra u de juiste leverancier heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Selecteren van de artikelen Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: · op naam · op nummer · op rubriek · op input code: dit is het artikelnr, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. De keuze wordt bevestigd met de enter-toets (en niet met de knop "Voeg toe". · op scancode: deze scancode kan ingetypt worden of ingegeven via de barcode scanner. · op code leverancier: dit is de code ingegevens bij basis-artikelen in het vakje Cdlev. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. · met de knop "Filter" kunt u de artikellijst beperken tot de artikelen die u bij de betrokken leverancier aankoopt à zie basis - artikelen · met de knop "Histo" kunt u de zien welke artikelen uw heeft aangekocht de voorbije 730 dagen (= +/- 2 jaar) bij de betrokken leverancier. 3. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de aankoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u slechts 1 artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere artikelen wenst, dan vult u het gewenste aantal in. 4. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op de knop "voeg toe". Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is. 5. Afdrukken van het document Vooraleer u het document afdrukt, kunt u eventueel aangeven (links op het scherm) of u volgende elementen mee wenst af te drukken:

44 / 244

· ·

hoofding: de hoofding of briefhoofd kan ingesteld worden via de utilities. lijn: onder de artikelen kan er een lijntekst afgedrukt worden.

Om af te drukken klikt u op het icoontje "printer". Wanneer u de aanduiding "lijn" heeft aangeduid, dan wordt u gevraagd om de tekst in te tikken. Eerst komt u op het invulscherm voor de lijntekst. U tikt uw tekst in en drukt op OK. In de tekst mag u geen gebruik maken van tabulaties. Vervolgens kunt u een koptekst of header selecteren. Een koptekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters AO en eindigt op TXT. Deze bestandjes kunnen aangemaakt worden via Utilities Notepad. U kunt de geselecteerde tekst ook hier nog wijzigen. Tot slot krijgt u nog de mogelijkheid om een voettekst of footer toe te voegen. Een voettekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters FOOT en eindigt op TXT. Ook deze bestandjes kunnen via Utilities Notepad aangemaakt worden. 6. Nakijken van de afdruk U krijgt de offerteaanvraag automatisch op uw scherm. Indien de schikking op het blad niet correct is, dan kunt u deze nog enigszins aanpassen door op de knop "preview" te klikken. Preview betekent afdrukvoorbeeld. U kunt de marges instellen, u kunt de hoogte van het eerste artikel instellen en u kunt het formaat van de preview instellen. Standaard staat de hoogte van de header op 12.300. Dit wil zeggen dat het eerste artikel zal afgedrukt worden op 12,3 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad. In de titelbalk wordt aangegeven naar welke printer het document zal gestuurd worden. Wanneer het afdrukvoorbeeld op het scherm in orde is, klikt u op "print" en wordt de offerteaanvraag afgedrukt. 7. Afsluiten Na het afdrukken keert u terug naar het ingavescherm, door te klikken op "exit". Via het icoontje "blauw venstertje" verlaat u de deelmodule. Document overnemen U kunt een offerteaanvraag leveranciers eventueel aanmaken door gebruik te maken van "document overnemen". · Na de keuze van de leverancier komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er nog openstaande offertes aanwezig zijn voor de geselecteerde leverancier, dan staat er naast de knop "document overnemen" een vlagje. Onder het vlagje ziet u welke soort documenten beschikbaar zijn voor overname. In dit geval kan dit enkel een andere offerte zijn en dan zal er een letter "O" staan. · Na het klikken op deze knop, komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Bij het aanmaken van een offerteaanvraag leverancier kunt u uiteraard enkel kiezen uit nog openstaande offerteaanvragen. Klik op "offertes" en vervolgens op OK. · U krijgt een opgave van de artikelen waarvoor er een openstaande offerteaanvraag is. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK.


45 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free PDF documentation generator

Bestelling leverancier Via "Bestelling leverancier" kunt u een document aanmaken voor een bestelling bij een leverancier. Vooraleer u een bestelling opmaakt, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor leveranciers en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de leverancier moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een bestelling wenst te doen moeten gecreëerd zijn. Het opmaken van een bestelling leverancier heeft gevolgen voor de stockgegevens:

· ·

Het aantal artikelen in bestelling wordt aangepast. Dit ziet u in het vakje "bestel" bij basis artikelen. De eindvoorraad wordt nog niet aangepast.

Welke stappen moet u doorlopen voor het aanmaken van een bestelling leverancier? 1. Selecteren van een leverancier Het selecteren van een leverancier kan op verschillende manieren: · u selecteert de leverancier uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van de leverancier wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van de leverancier wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de leverancier Van zodra u de juiste leverancier heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Selecteren van de artikelen Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: · op naam · op nummer · op rubriek · op input code: dit is het artikelnr, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. De keuze wordt bevestigd met de enter-toets (en niet met de knop "Voeg toe". · op scancode: deze scancode kan ingetypt worden of ingegeven via de barcode scanner. · op code leverancier: dit is de code ingegevens bij basis-artikelen in het vakje Cdlev. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. · met de knop "Filter" kunt u de artikellijst beperken tot de artikelen die u bij de betrokken leverancier aankoopt à zie basis - artikelen · met de knop "Histo" kunt u de zien welke artikelen uw heeft aangekocht de voorbije 730 dagen (= +/- 2 jaar) bij de betrokken leverancier. 3. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de aankoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u slechts 1 artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere artikelen wenst, dan vult u het gewenste aantal in. 4. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op de knop "voeg toe". Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is.

46 / 244

5. Afdrukken van het document Vooraleer u het document afdrukt, kunt u eventueel aangeven (links op het scherm) of u volgende elementen mee wenst af te drukken: hoofding: de hoofding of briefhoofd kan ingesteld worden via de utilities. · · lijn: onder de artikelen kan er een lijntekst afgedrukt worden. Om af te drukken klikt u op het icoontje "printer". Wanneer u de aanduiding "lijn" heeft aangeduid, dan wordt u gevraagd om de tekst in te tikken. Eerst komt u op het invulscherm voor de lijntekst. U tikt uw tekst in en drukt op OK. In de tekst mag u geen gebruik maken van tabulaties. Vervolgens kunt u een koptekst of header selecteren. Een koptekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters AB en eindigt op TXT. Deze bestandjes kunnen aangemaakt worden via Utilities Notepad. U kunt de geselecteerde tekst ook hier nog wijzigen. Tot slot krijgt u nog de mogelijkheid om een voettekst of footer toe te voegen. Een voettekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters FOOT en eindigt op TXT. Ook deze bestandjes kunnen via Utilities Notepad aangemaakt worden. 6. Nakijken van de afdruk U krijgt de bestelling automatisch op uw scherm. Indien de schikking op het blad niet correct is, dan kunt u deze nog enigszins aanpassen door op de knop "preview" te klikken. Preview betekent afdrukvoorbeeld. U kunt de marges instellen, u kunt de hoogte van het eerste artikel instellen en u kunt het formaat van de preview instellen. Standaard staat de hoogte van de header op 12.300. Dit wil zeggen dat het eerste artikel zal afgedrukt worden op 12,3 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad. In de titelbalk wordt aangegeven naar welke printer het document zal gestuurd worden. Wanneer het afdrukvoorbeeld op het scherm in orde is, klikt u op "print" en wordt de bestelling afgedrukt. 7. Afsluiten Na het afdrukken keert u terug naar het ingavescherm, door te klikken op "exit". Via het icoontje "blauw venstertje" verlaat u de deelmodule. Document overnemen U kunt een bestelling leveranciers eventueel aanmaken door gebruik te maken van "document overnemen". · Na de keuze van de leverancier komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er nog openstaande offertes of bestellingen aanwezig zijn voor de geselecteerde leverancier, dan staat er naast de knop "document overnemen" een vlagje. Onder het vlagje ziet u welke soort documenten beschikbaar zijn voor overname. In dit geval kan dit een letter "O" zijn voor offerte of een letter "B" voor bestelling. · Na het klikken op deze knop, komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Bij het aanmaken van een bestelling leverancier kunt u kiezen uit openstaande offerteaanvragen of bestellingen. Kies het gewenste soort documenten en klik vervolgens op OK. · U krijgt een opgave van de artikelen die u kunt overnemen. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK.


47 / 244

48 / 244


Receptie Via "Receptie" registreert u de ontvangst van aangekochte artikelen. Vooraleer u tot de receptie overgaat, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor leveranciers en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de leverancier moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een recepte wenst te doen moeten gecreëerd zijn. Het receptioneren van artikelen heeft gevolgen voor de stockgegevens:

· · ·

Het aantal artikelen in bestelling wordt verminderd. Dit ziet u in het vakje "bestel" bij basis artikelen. Het aantal gereceptioneerde artikelen wordt verhoogd. Dit ziet u in het vakje "recep" bij basis artikelen. De eindvoorraad wordt aangepast. Dit ziet u in het vakje "stock" bij basis artikelen.

Welke stappen moet u doorlopen voor het aanmaken van een bestelling leverancier? 1. Selecteren van een leverancier Het selecteren van een leverancier kan op verschillende manieren: · u selecteert de leverancier uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van de leverancier wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van de leverancier wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de leverancier · Van zodra u de juiste leverancier heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Selecteren van de artikelen Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: · op naam · op nummer · op rubriek · op input code: dit is het artikelnr, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. De keuze wordt bevestigd met de enter-toets (en niet met de knop "Voeg toe". · op scancode: deze scancode kan ingetypt worden of ingegeven via de barcode scanner. · op code leverancier: dit is de code ingegevens bij basis-artikelen in het vakje Cdlev. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. · met de knop "Filter" kunt u de artikellijst beperken tot de artikelen die u bij de betrokken leverancier aankoopt à zie basis - artikelen · met de knop "Histo" kunt u de zien welke artikelen uw heeft aangekocht de voorbije 730 dagen (= +/- 2 jaar) bij de betrokken leverancier. 3. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de aankoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Hier kunt u ook opgeven of u de aangepaste prijs voor de toekomst wilt verder gebruiken. Dit doet u door het vakje "aankprijs" aan te duiden. Het basisbestand artikelen zal bijgewerkt worden met de prijs die u hier opgeeft. Wanneer u slechts 1 artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere artikelen wenst, dan vult u het gewenste aantal in.

49 / 244

4. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op de knop "voeg toe". Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is. 5. Afdrukken van het document Vooraleer u het document afdrukt, kunt u eventueel aangeven (links op het scherm) of u volgende elementen mee wenst af te drukken: - hoofding: de hoofding of briefhoofd kan ingesteld worden via de utilities. - lijn: onder de artikelen kan er een lijntekst afgedrukt worden. Om af te drukken klikt u op het icoontje "printer". Wanneer u de aanduiding "lijn" heeft aangeduid, dan wordt u gevraagd om de tekst in te tikken. Eerst komt u op het invulscherm voor de lijntekst. U tikt uw tekst in en drukt op OK. In de tekst mag u geen gebruik maken van tabulaties. Vervolgens kunt u een koptekst of header selecteren. Een koptekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters AR en eindigt op TXT. Deze bestandjes kunnen aangemaakt worden via Utilities Notepad. U kunt de geselecteerde tekst ook hier nog wijzigen. Tot slot krijgt u nog de mogelijkheid om een voettekst of footer toe te voegen. Een voettekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters FOOT en eindigt op TXT. Ook deze bestandjes kunnen via Utilities Notepad aangemaakt worden. 6. Nakijken van de afdruk U krijgt de bestelling automatisch op uw scherm. Indien de schikking op het blad niet correct is, dan kunt u deze nog enigszins aanpassen door op de knop "preview" te klikken. Preview betekent afdrukvoorbeeld. U kunt de marges instellen, u kunt de hoogte van het eerste artikel instellen en u kunt het formaat van de preview instellen. Standaard staat de hoogte van het eerste artikel op 12.300. Dit wil zeggen dat het eerste artikel zal afgedrukt worden op 12,3 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad. In de titelbalk wordt aangegeven naar welke printer het document zal gestuurd worden. Wanneer het afdrukvoorbeeld op het scherm in orde is, klikt u op "print" en wordt de bestelling afgedrukt. 7. Afsluiten Na het afdrukken keert u terug naar het ingavescherm, door te klikken op "exit". Via het icoontje "blauw venstertje" verlaat u de deelmodule. Document overnemen U kunt een goederenontvangst eventueel registreren door gebruik te maken van "document overnemen".

·

·

·

Na de keuze van de leverancier komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er openstaande offertes of bestellingen of recepties aanwezig zijn voor de geselecteerde leverancier, dan staat er naast de knop "document overnemen" een vlagje. Onder het vlagje ziet u welke soort documenten beschikbaar zijn voor overname. In dit geval kan dit een letter "O" zijn voor offerte, een letter "B" voor bestelling of een letter "R" voor receptie. Na het klikken op deze knop, komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Bij het receptioneren kunt u kiezen uit openstaande offerteaanvragen of bestellingen of recepties. Kies het gewenste soort documenten en klik vervolgens op OK. U krijgt een opgave van de artikelen die u kunt overnemen. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK.

50 / 244


51 / 244


Aankoopfactuur Via "Aankoopfactuur" registreert u een aankoopfactuur. Vooraleer u tot registratie overgaat, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor leveranciers en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de leverancier moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een aankoop wenst te doen moeten gecreëerd zijn. Het registreren van een aankoopfactuur heeft gevolgen voor de stockgegevens:

· · ·

Het aantal gereceptioneerde artikelen wordt verminderd. Dit ziet u in het vakje "recep" bij basis artikelen. Het aantal artikelen met aankoopfactuur wordt verhoogd. Dit ziet u in het vakje "Aank fakt" bij basis artikelen. De eindvoorraad wordt aangepast. Dit ziet u in het vakje "stock" bij basis artikelen.

Welke stappen moet u doorlopen voor het aanmaken van een bestelling leverancier? 1. Selecteren van een leverancier Het selecteren van een leverancier kan op verschillende manieren: · u selecteert de leverancier uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van de leverancier wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van de leverancier wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de leverancier Van zodra u de juiste leverancier heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Instellingen en parameters In het grijze kader bovenaan het scherm ziet u de basisgegevens van de aankoopfactuur. De totalen van de aankoopfactuur zullen telkens bijgewerkt worden wanneer u een artikel selecteert. U heeft de mogelijkheid om het factuurnummer van uw leverancier in te vullen. Duid hiervoor het vakje "aankfakt" aan. Het nummer van de aankoopfactuur zal u gevraagd worden bij het bewaren van het document.

· ·

·

Het vakje "aankpr" (of netto) heeft 3 mogelijke instellingen. Indien het vakje is aangevinkt, zal de aankoopprijs van het artikel overgebracht worden naar de aankoopprijs in het artikelbestand. Indien het vakje grijs is, dan wordt de bruto aankoopprijs overgebracht naar het veld excl in het artikelbestand (dit is verkoopprijs 1) en wordt de netto aankoopprijs (dit is aankoopprijs min de korting) overgebracht naar het veld aprijs (dit is aankoopprijs) van het artikelbestand. Indien het vakje niet werd aangeduid, worden de artikelen in het artikelbestand niet bijgewerkt met de nieuwe aankoopprijzen. Indien het vakje "geen art" wordt geselecteerd, dan betekent dit dat de betrokken aankoopfactuur niets met artikelen of voorraad te maken heeft. Een voorbeeld van een dergelijke factuur is een telefoonrekening.

3. Selecteren van de artikelen De lijst van de artikelen komt op het scherm door de knop "art toev" (artikel toevoegen) aan te klikken.

52 / 244

· · · · · · ·

Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: op naam op nummer op rubriek op inputcode (intypen nummer + <enter> i.p.v. klikken op de knop "art toev.", gaat niet scrollen in het artikelvenster) op scancode op code leverancier via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel.

4. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de aankoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u het vakje "aankpr" heeft aangeduid (zie punt 2), dan zal het basisbestand artikelen bijgewerkt worden met deze aangepaste prijzen. Wanneer u slechts 1 artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere artikelen wenst, dan vult u het gewenste aantal in. 5. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op OK. U kunt het gekozen artikel nog schrappen door te klikken op "Art schrap". 6. Bewaren van de aankoop Vooraleer u de gegevens bewaart, kunt u nakijken of het totaal van de aankoopfactuur overeenstemt met het totaal in het grijze kader met de basisgegevens. Indien de aankoopfactuur onmiddellijk werd betaald, dan kunt u dit aangeven door het invullen van de vakjes "betal" en betdat". In het vakje "betal" vult u het bedrag in dat werd betaald en in het vakje"betdat" vult u de datum van betaling in. Indien u deze vakjes niet invult, dan zult u deze factuur terugvinden bij de openstaande facturen. Het bewaren van de aankoopgegevens doet u door het klikken op het icoontje met het blauwe tonnetje. Indien u heeft aangeduid dat u het factuurnummer van de leverancier wenst te bewaren (zie punt 2), dan zal het programma u vragen om het nummer in te tikken. Vervolgens zal het programma u vragen op welke boekhoudkundige rekening de aankoop moet geregistreerd worden. In het geval van een aankoop zal deze boekhoudkundige rekening meestal beginnen met het cijfer 6. Document overnemen U kunt een aankoop eventueel registreren door gebruik te maken van "document overnemen".

·

·

Na de keuze van de leverancier komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er openstaande offertes of bestellingen of recepties of terugnames aanwezig zijn voor de geselecteerde leverancier, dan staat er naast de knop "document overnemen" een vlagje. Onder het vlagje ziet u welke soort documenten beschikbaar zijn voor overname. In dit geval kan dit een letter "O" zijn voor offerte, een letter "B" voor bestelling, een letter "R" voor receptie of een letter "T" voor terugname. Na het klikken op deze knop, komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Bij een aankoop kunt u kiezen uit openstaande offerteaanvragen of bestellingen of recepties of terugnames. Kies het gewenste soort documenten en klik vervolgens op OK.

53 / 244

·

U krijgt een opgave van de artikelen die u kunt overnemen. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK.


54 / 244


Terugname leverancier Alvorens u een terugname kunt doen, moet u eerst de historieken bijwerken. Dit doet u via "Utilities - Overboek


55 / 244


Omruiling leverancier serienr Alvorens u een terugname kunt doen, moet u eerst de historieken bijwerken. Dit doet u via "Utilities - Overboek".


56 / 244


Creditnota leverancier Het invoeren van een creditnota van een leverancier verloopt volledig identiek aan het invoeren van een aankoopfactuur à aankoopfactuur Belangrijke opmerking: bij de creditnota moeten er geen mintekens gebruikt worden.


57 / 244


Herstelling leverancier Het invoeren van een herstelling bij een leverancier verloopt volledig identiek aan het invoeren van een receptie. Belangrijke opmerking: bij de herstelling moeten er geen mintekens gebruikt worden.


58 / 244


Offerte contact Via "Offerte contact" kunt u documenten aanmaken voor offerte aan een contact. Een contact is iemand die nog geen klant is. Vooraleer u tot de aanmaak van een offerte overgaat, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor contacten en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat het contact moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een offerte wenst moeten gecreëerd zijn. Bij het aanmaken van een contact in "Basis - contacten" bent u niet verplicht om een nummer toe te kennen. Wanneer u echter een offerte wenst te maken voor een contact, dan moet u er wel een nummer aan toekennen. Het opmaken van een offerteaanvraag contact heeft geen enkele invloed op de stock. Welke stappen moet u doorlopen voor het aanmaken van een offerte contact? 1. Selecteren van een contact Het selecteren van een contact kan op verschillende manieren: · u selecteert het contact uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van het contact wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van het contact wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van het contact. Via utilities -> instelling -> instelling kunt u een "Offerte Contact Nr" ingeven. Dit is een speciaal nr om een algemene offerte te kunnen maken. Het is bij OvernQ (overname documenten) mogelijk voor elk contact of voor elke klant een algemene offerte te recupereren. Aan het vakje "code prijs" kunt u zien in welke prijscategorie het gekozen contact zit. U kunt deze categorie eventueel wijzigen voor het document dat u nu wenst op te maken. Van zodra u het juiste contact heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Selecteren van de artikelen Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: · op naam · op nummer · op rubriek · op input code: dit is het artikelnr, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. De keuze wordt bevestigd met de enter-toets (en niet met de knop "Voeg toe". · op scancode: deze scancode kan ingetypt worden of ingegeven via de barcode scanner. · op code leverancier: dit is de code ingegevens bij basis-artikelen in het vakje Cdlev. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. Opmerking Indien de parameter "Vorig Docnr" is aangevinkt in de instellingen en indien het artikel "999999" werd aangemaakt bij basis artikelen, dan zal het nummer van het document afgedrukt worden als eerste artikellijn. Dit is handig als er later verschillende documenten worden samengevoegd via overname documenten.

59 / 244

3. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de verkoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u slechts 1 stuk van een artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere stuks wenst, dan vult u het gewenste aantal in. 4. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op de knop "voeg toe". Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is. Wanneer u op de knop "marge" drukt, dan krijgt u links op het scherm de aankoopprijs voor het gekozen artikel. Hierdoor kunt u controleren of de verkoopprijs niet lager is dan de aankoopprijs. U kunt eventueel een toeslag of winstmarge invullen uitgedrukt in %. De aankoopprijs verhoogd met dit % zal afgebeeld worden in het vakje "Tot. Kostprijs" (totale kostprijs). Om de gegevens bij te werken met een gekozen %, moet u eerst eens klikken op een veld van het aangeduide artikel. 5. Afdrukken van het document Vooraleer u het document afdrukt, kunt u nog een aantal parameters instellen (links op het scherm): "Met prijs": bij het klikken op dit vakje heeft u drie mogelijkheden. Indien het vakje blanco · gelaten wordt, dan worden er op het document geen prijzen afgedrukt. Indien er een zwarte aanduiding verschijnt, dan worden de prijzen wel afgedrukt. Indien er een grijze aanduiding verschijnt, dan worden er in plaats van prijzen gewichten afgedrukt. · "Hoofding": de hoofding of briefhoofd kan ingesteld worden via de utilities. · "Lijn": onder de artikelen kan er een lijntekst afgedrukt worden. · "Zonder nul": indien dit vakje wordt aangeduid, dan zullen de artikelen waarvan de prijs gelijk is aan nul niet worden afgedrukt op het document, maar wel worden bewaard in de bestanden. Om af te drukken klikt u op het icoontje "printer". Wanneer u de aanduiding "lijn" heeft aangeduid, dan wordt u gevraagd om de tekst in te tikken. Eerst komt u op het invulscherm voor de lijntekst. U tikt uw tekst in en drukt op OK. In de tekst mag u geen gebruik maken van tabulaties. Vervolgens kunt u een koptekst of header selecteren. Een koptekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters VO en eindigt op TXT. Deze bestandjes kunnen aangemaakt worden via Utilities Notepad. U kunt de geselecteerde tekst ook hier nog wijzigen. Tot slot krijgt u nog de mogelijkheid om een voettekst of footer toe te voegen. Een voettekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters FOOT en eindigt op TXT. Ook deze bestandjes kunnen via Utilities Notepad aangemaakt worden. 6. Nakijken van de afdruk U krijgt de offerteaanvraag automatisch op uw scherm. Indien de schikking op het blad niet correct is, dan kunt u deze nog enigszins aanpassen door op de knop "preview" te klikken. Preview betekent afdrukvoorbeeld. U kunt de marges instellen, u kunt de hoogte van het eerste artikel instellen en u kunt het formaat van de preview instellen. Standaard staat de hoogte van de header op 12.300. Dit wil zeggen dat het eerste artikel zal afgedrukt worden op 12,3 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad. Wanneer het afdrukvoorbeeld op het scherm in orde is, klikt u op "print" en wordt de offerteaanvraag afgedrukt. 7. Afsluiten Na het afdrukken keert u terug naar het ingavescherm, door te klikken op "exit". Via het icoontje "blauw venstertje" verlaat u de deelmodule.

60 / 244

Document overnemen U kunt een offerte contact eventueel aanmaken door gebruik te maken van "document overnemen". · Na de keuze van het contact komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er nog openstaande offertes aanwezig zijn voor het geselecteerde contact, dan staat er naast de knop "document overnemen" een vlag. · Na het klikken op deze knop, komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Bij het aanmaken van een offerte kunt u uiteraard enkel kiezen uit nog openstaande offertes. Klik op "offertes" en vervolgens op OK. · U krijgt een opgave van de artikelen die u kunt overnemen. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK.


61 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full featured EBook editor

Offerte klant Via "Offerte klant" kunt u documenten aanmaken voor offerte aan een klant. Vooraleer u tot de aanmaak van een offerte overgaat, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor klanten en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de klant moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een offerte wenst moeten gecreëerd zijn. Het opmaken van een offerteaanvraag contact heeft geen enkele invloed op de stock. Welke stappen moet u doorlopen voor het aanmaken van een offerte contact? 1. Selecteren van een klant Het selecteren van een klant kan op verschillende manieren: · u selecteert de klant uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de klant. Aan het vakje "code prijs" kunt u zien in welke prijscategorie de gekozen klant zit. U kunt deze categorie eventueel wijzigen voor het document dat u nu wenst op te maken. Van zodra u de juiste klant heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Selecteren van de artikelen Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: · op naam · op nummer · op rubriek · op input code: dit is het artikelnr, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. De keuze wordt bevestigd met de enter-toets (en niet met de knop "Voeg toe"). · op scancode: deze scancode kan ingetypt worden of ingegeven via de barcode scanner. · op code leverancier: dit is de code ingegevens bij basis-artikelen in het vakje Cdlev. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. · met de knop "Histo" kunt u de zien welke artikelen uw heeft verkocht de voorbije 730 dagen (= +/- 2 jaar) aan de betrokken klant. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. Opmerking Indien de parameter "Vorig Docnr" is aangevinkt in de instellingen en indien het artikel "999999" werd aangemaakt bij basis artikelen, dan zal het nummer van het document afgedrukt worden als eerste artikellijn. Dit is handig als er later verschillende documenten worden samengevoegd via overname documenten. 3. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de verkoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u slechts 1 stuk van een artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere stuks wenst, dan vult u het gewenste aantal in.

62 / 244

4. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op de knop "voeg toe". Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is. Wanneer u op de knop "marge" drukt, dan krijgt u links op het scherm de aankoopprijs voor het gekozen artikel. Hierdoor kunt u controleren of de verkoopprijs niet lager is dan de aankoopprijs. U kunt eventueel een toeslag of winstmarge invullen uitgedrukt in %. De aankoopprijs verhoogd met dit % zal afgebeeld worden in het vakje "Tot. Kostprijs" (totale kostprijs). Om de gegevens bij te werken met een gekozen %, moet u eerst eens klikken op een veld van het aangeduide artikel. 5. Afdrukken van het document Vooraleer u het document afdrukt, kunt u nog een aantal parameters instellen (links op het scherm): "Met prijs": bij het klikken op dit vakje heeft u drie mogelijkheden. Indien het vakje blanco · gelaten wordt, dan worden er op het document geen prijzen afgedrukt. Indien er een zwarte aanduiding verschijnt, dan worden de prijzen wel afgedrukt. Indien er een grijze aanduiding verschijnt, dan worden er in plaats van prijzen gewichten afgedrukt. · "Hoofding": de hoofding of briefhoofd kan ingesteld worden via de utilities. · "Lijn": onder de artikelen kan er een lijntekst afgedrukt worden. · "Zonder nul": indien dit vakje wordt aangeduid, dan zullen de artikelen waarvan de prijs gelijk is aan nul niet worden afgedrukt op het document, maar wel worden bewaard in de bestanden. Om af te drukken klikt u op het icoontje "printer". Wanneer u de aanduiding "lijn" heeft aangeduid, dan wordt u gevraagd om de tekst in te tikken. Eerst komt u op het invulscherm voor de lijntekst. U tikt uw tekst in en drukt op OK. In de tekst mag u geen gebruik maken van tabulaties. Vervolgens kunt u een koptekst of header selecteren. Een koptekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters VO en eindigt op TXT. Deze bestandjes kunnen aangemaakt worden via Utilities Notepad. U kunt de geselecteerde tekst ook hier nog wijzigen. Tot slot krijgt u nog de mogelijkheid om een voettekst of footer toe te voegen. Een voettekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters FOOT en eindigt op TXT. Ook deze bestandjes kunnen via Utilities Notepad aangemaakt worden. 6. Nakijken van de afdruk U krijgt de offerteaanvraag automatisch op uw scherm. Indien de schikking op het blad niet correct is, dan kunt u deze nog enigszins aanpassen door op de knop "preview" te klikken. Preview betekent afdrukvoorbeeld. U kunt de marges instellen, u kunt de hoogte van het eerste artikel instellen en u kunt het formaat van de preview instellen. Standaard staat de hoogte van de header op 12.300. Dit wil zeggen dat het eerste artikel zal afgedrukt worden op 12,3 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad. Wanneer het afdrukvoorbeeld op het scherm in orde is, klikt u op "print" en wordt de offerteaanvraag afgedrukt. 7. Afsluiten Na het afdrukken keert u terug naar het ingavescherm, door te klikken op "exit". Via het icoontje "blauw venstertje" verlaat u de deelmodule. Document overnemen U kunt een offerte klant eventueel aanmaken door gebruik te maken van "document overnemen". · Na de keuze van de klant komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er nog openstaande offertes aanwezig zijn voor de geselecteerde klant, dan staat er naast de knop "document overnemen" een vlag.

63 / 244

·

·

Na het klikken op deze knop, komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Bij het aanmaken van een offerte kunt u uiteraard enkel kiezen uit nog openstaande offertes. Klik op "offertes" en vervolgens op OK. U krijgt een opgave van de artikelen waarvoor er een openstaande offerteaanvraag is. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK.


64 / 244


Bestelling klant Via "Bestelling klant" kunt u documenten aanmaken voor de bestelling van een klant. Vooraleer u tot de aanmaak van de bestelbon kunt overgaan, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor klanten en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de klant moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een bestelbon wenst moeten gecreëerd zijn. Het opmaken van een bestelling leverancier heeft gevolgen voor de stockgegevens:

· ·

Het aantal artikelen besteld door de klanten wordt aangepast. Dit ziet u in het vakje "best klant" bij basis artikelen. De eindvoorraad wordt nog niet aangepast.

Welke stappen moet u doorlopen voor het aanmaken van een bestelling klant? 1. Selecteren van een klant Het selecteren van een klant kan op verschillende manieren: · u selecteert de klant uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de klant. Aan het vakje "code prijs" kunt u zien in welke prijscategorie de gekozen klant zit. U kunt deze categorie eventueel wijzigen voor het document dat u nu wenst op te maken. Van zodra u de juiste klant heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Selecteren van de artikelen Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: · op naam · op nummer · op rubriek · op input code: dit is het artikelnr, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. De keuze wordt bevestigd met de enter-toets (en niet met de knop "Voeg toe"). · op scancode: deze scancode kan ingetypt worden of ingegeven via de barcode scanner. · op code leverancier: dit is de code ingegevens bij basis-artikelen in het vakje Cdlev. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. · met de knop "Histo" kunt u de zien welke artikelen uw heeft verkocht de voorbije 730 dagen (= +/- 2 jaar) aan de betrokken klant. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. Opmerkingen Indien de parameter "Vorig Docnr" is aangevinkt in de instellingen en indien het artikel "999999" werd aangemaakt bij basis artikelen, dan zal het nummer van het document afgedrukt worden als eerste artikellijn. Dit is handig als er later verschillende documenten worden samengevoegd via overname documenten. Wanneer het door de klant bestelde artikel niet in het artikelbestand aanwezig is, maar wel in het archiefbestand, dan kan u het terughalen uit het archief door te drukken op de

65 / 244

knop "archief". 3. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de verkoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u slechts 1 stuk van een artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere stuks wenst, dan vult u het gewenste aantal in. 4. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op de knop "voeg toe". Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is. Wanneer u op de knop "marge" drukt, dan krijgt u links op het scherm de aankoopprijs voor het gekozen artikel. Hierdoor kunt u controleren of de verkoopprijs niet lager is dan de aankoopprijs. U kunt eventueel een toeslag of winstmarge invullen uitgedrukt in %. De aankoopprijs verhoogd met dit % zal afgebeeld worden in het vakje "Tot. Kostprijs" (totale kostprijs). Om de gegevens bij te werken met een gekozen %, moet u eerst eens klikken op een veld van het aangeduide artikel. 5. Afdrukken van het document Vooraleer u het document afdrukt, kunt u nog een aantal parameters instellen (links op het scherm): "Met prijs": bij het klikken op dit vakje heeft u drie mogelijkheden. Indien het vakje blanco · gelaten wordt, dan worden er op het document geen prijzen afgedrukt. Indien er een zwarte aanduiding verschijnt, dan worden de prijzen wel afgedrukt. Indien er een grijze aanduiding verschijnt, dan worden er in plaats van prijzen gewichten afgedrukt. · "Hoofding": de hoofding of briefhoofd kan ingesteld worden via de utilities. · "Lijn": onder de artikelen kan er een lijntekst afgedrukt worden. · "Zonder nul": indien dit vakje wordt aangeduid, dan zullen de artikelen waarvan de prijs gelijk is aan nul niet worden afgedrukt op het document, maar wel worden bewaard in de bestanden. Om af te drukken klikt u op het icoontje "printer". Wanneer u de aanduiding "lijn" heeft aangeduid, dan wordt u gevraagd om de tekst in te tikken. Eerst komt u op het invulscherm voor de lijntekst. U tikt uw tekst in en drukt op OK. In de tekst mag u geen gebruik maken van tabulaties. Vervolgens kunt u een koptekst of header selecteren. Een koptekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters VB en eindigt op TXT. Deze bestandjes kunnen aangemaakt worden via Utilities Notepad. U kunt de geselecteerde tekst ook hier nog wijzigen. Tot slot krijgt u nog de mogelijkheid om een voettekst of footer toe te voegen. Een voettekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters FOOT en eindigt op TXT. Ook deze bestandjes kunnen via Utilities Notepad aangemaakt worden. 6. Nakijken van de afdruk U krijgt de offerteaanvraag automatisch op uw scherm. Indien de schikking op het blad niet correct is, dan kunt u deze nog enigszins aanpassen door op de knop "preview" te klikken. Preview betekent afdrukvoorbeeld. U kunt de marges instellen, u kunt de hoogte van het eerste artikel instellen en u kunt het formaat van de preview instellen. Standaard staat de hoogte van de header op 12.300. Dit wil zeggen dat het eerste artikel zal afgedrukt worden op 12,3 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad. Wanneer het afdrukvoorbeeld op het scherm in orde is, klikt u op "print" en wordt de bestelling afgedrukt. 7. Afsluiten Na het afdrukken keert u terug naar het ingavescherm, door te klikken op "exit". Via het icoontje "blauw venstertje" verlaat u de deelmodule.

66 / 244

Document overnemen U kunt een bestelling klant eventueel aanmaken door gebruik te maken van "document overnemen". · Na de keuze van de klant komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er nog openstaande offertes of bestellingen aanwezig zijn voor de geselecteerde klant, dan staat er naast de knop "document overnemen" een vlag. · Na het klikken op deze knop, komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Bij het aanmaken van een bestelling kunt u kiezen uit nog openstaande offertes of bestellingen. Kies het gewenste soort documenten en klik vervolgens op OK. · U krijgt een opgave van de artikelen waarvoor er openstaande documenten zijn. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK.


67 / 244


Levering Via "Levering" kunt u documenten aanmaken voor de verzending van goederen naar klanten. Vooraleer u tot de aanmaak van de verzendingsnota overgaat, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor klanten en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de klant moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een verzendingsnota wenst moeten gecreëerd zijn. Het opmaken van een verzendingsnota heeft gevolgen voor de stockgegevens: · Als u werkt via overname van een besteldocumen, dan zal het aantal artikelen in bestelling worden verminderd. Dit ziet u in het vakje "best klant" bij basis artikelen. · Het aantal verzonden artikelen wordt verhoogd. Dit ziet u in het vakje "levering" bij basis artikelen. · De eindvoorraad wordt aangepast. Dit ziet u in het vakje "stock" bij basis artikelen. Welke stappen moet u doorlopen voor het aanmaken van een verzending? 1. Selecteren van een klant Het selecteren van een klant kan op verschillende manieren: · u selecteert de klant uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de klant. Aan het vakje "code prijs" kunt u zien in welke prijscategorie de gekozen klant zit. U kunt deze categorie eventueel wijzigen voor het document dat u nu wenst op te maken. Van zodra u de juiste klant heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Selecteren van de artikelen Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: · op naam · op nummer · op rubriek · op input code: dit is het artikelnr, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. De keuze wordt bevestigd met de enter-toets (en niet met de knop "Voeg toe"). · op scancode: deze scancode kan ingetypt worden of ingegeven via de barcode scanner. · op code leverancier: dit is de code ingegevens bij basis-artikelen in het vakje Cdlev. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. · met de knop "Histo" kunt u de zien welke artikelen uw heeft verkocht de voorbije 730 dagen (= +/- 2 jaar) aan de betrokken klant. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. Opmerkingen Indien de parameter "Vorig Docnr" is aangevinkt in de instellingen en indien het artikel "000000" (of "999999") werd aangemaakt bij basis artikelen, dan zal het nummer van het document afgedrukt worden als eerste artikellijn. Dit is handig als er later verschillende documenten worden samengevoegd via overname documenten.

68 / 244

Wanneer het door de klant bestelde artikel niet in het artikelbestand aanwezig is, maar wel in het archiefbestand, dan kan u het terughalen uit het archief door te drukken op de knop "archief". 3. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de verkoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u slechts 1 stuk van een artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere stuks wenst, dan vult u het gewenste aantal in. Wanneer het door de klant bestelde artikel niet in het artikelbestand aanwezig is, maar wel in het archiefbestand, dan kan u het terughalen uit het archief door te drukken op de knop "archief". 4. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op de knop "voeg toe". Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is. Wanneer u op de knop "marge" drukt, dan krijgt u links op het scherm de aankoopprijs voor het gekozen artikel. Hierdoor kunt u controleren of de verkoopprijs niet lager is dan de aankoopprijs. U kunt eventueel een toeslag of winstmarge invullen uitgedrukt in %. De aankoopprijs verhoogd met dit % zal afgebeeld worden in het vakje "Tot. Kostprijs" (totale kostprijs). Om de gegevens bij te werken met een gekozen %, moet u eerst eens klikken op een veld van het aangeduide artikel. 5. Selecteren zendadres Wanneer voor de geselecteerde klant het leveringsadres verschillend is van het facturatieadres, dan kunt u het leveringsadres mee laten afdrukken op de factuur. De voorwaarde hiervoor is wel dat er in het bestand "basis - leveringsadressen" één of meerdere leveringsadressen werden aangemaakt. Indien er leveringsadressen werden aangemaakt, dan wordt bij het factureren de tekst "lev. adr." schuin en onderstreept weergegeven. Wanneer u op deze knop klikt, krijgt u de lijst van de mogelijke leveringsadressen. Kies het gewenste leveringsadres en klik op OK. Dit gekozen adres zal weergegeven worden bij de afdruk. 6. Afdrukken van het document Vooraleer u het document afdrukt, kunt u nog een aantal parameters instellen (links op het scherm): "Backorder": indien dit vakje wordt aangeduid, dan zal er bij de verzendingsnota een · backorderlijst worden afgedrukt. · "Met prijs": bij het klikken op dit vakje heeft u drie mogelijkheden. Indien het vakje blanco gelaten wordt, dan worden er op het document geen prijzen afgedrukt. Indien er een zwarte aanduiding verschijnt, dan worden de prijzen wel afgedrukt. Indien er een grijze aanduiding verschijnt, dan worden er in plaats van prijzen gewichten afgedrukt. · "Hoofding": de hoofding of briefhoofd kan ingesteld worden via de utilities. · "Lijn": onder de artikelen kan er een lijntekst afgedrukt worden. · "Zonder nul": indien dit vakje wordt aangeduid, dan zullen de artikelen waarvan de prijs gelijk is aan nul niet worden afgedrukt op het document, maar wel worden bewaard in de bestanden. Om af te drukken klikt u op het icoontje "printer". Wanneer u de aanduiding "lijn" heeft aangeduid, dan wordt u gevraagd om de tekst in te tikken. Eerst komt u op het invulscherm voor de lijntekst. U tikt uw tekst in en drukt op OK. In de tekst mag u geen gebruik maken van tabulaties. Vervolgens kunt u een koptekst of header selecteren. Een koptekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters VL en eindigt op TXT. Deze bestandjes kunnen aangemaakt worden via Utilities Notepad. U kunt de

69 / 244

geselecteerde tekst ook hier nog wijzigen. Tot slot krijgt u nog de mogelijkheid om een voettekst of footer toe te voegen. Een voettekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters FOOT en eindigt op TXT. Ook deze bestandjes kunnen via Utilities Notepad aangemaakt worden. 7. Nakijken van de afdruk U krijgt de offerteaanvraag automatisch op uw scherm. Indien de schikking op het blad niet correct is, dan kunt u deze nog enigszins aanpassen door op de knop "preview" te klikken. Preview betekent afdrukvoorbeeld. U kunt de marges instellen, u kunt de hoogte van het eerste artikel instellen en u kunt het formaat van de preview instellen. Standaard staat de hoogte van de header op 9.300. Dit wil zeggen dat het eerste artikel zal afgedrukt worden op 9,3 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad. Wanneer het afdrukvoorbeeld op het scherm in orde is, klikt u op "print" en wordt de verzending afgedrukt. 8. Afsluiten Na het afdrukken keert u terug naar het ingavescherm, door te klikken op "exit". Via het icoontje "blauw venstertje" verlaat u de deelmodule. Document overnemen U kunt een verzending klant eventueel aanmaken door gebruik te maken van "document overnemen". · Na de keuze van de klant komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er nog openstaande offertes of bestellingen of verzendingen aanwezig zijn voor de geselecteerde klant, dan staat er naast de knop "document overnemen" een vlag. · Na het klikken op deze knop, komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Bij het aanmaken van een verzending kunt u kiezen uit nog openstaande offertes of bestellingen of verzendingen. Kies het gewenste soort documenten en klik vervolgens op OK. · U krijgt een opgave van de artikelen waarvoor er openstaande documenten zijn. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK.


70 / 244


Levering op serienr Indien de module "serienummers" actief is, dan kan de opmaak van een leveringsbon ook gebeuren via de ingave van het serienummer van het product. Opzoeking via productcode, naam van het product, rubriek is dan niet meer nodig. De werkwijze is verder gelijklopen aan de gewone Levering .


71 / 244


Winkelverkoop Het onderdeel "winkelverkoop" is speciaal gemaakt voor winkelverkopen of kassaverkopen. Het document niveau is ongeveer gelijk aan dat van een leveringsbon of een zendnota. Het registreren van een winkelverkoop heeft gevolgen voor de stockgegevens: De eindvoorraad wordt aangepast. Dit ziet u in het vakje "stock" bij basis artikelen. Welke stappen moet u doorlopen voor een winkelverkoop? 1. Inloggen In het inlogscherm wordt gevraagd naar de naam van de kassier. Tik de naam in en klik op OK. 2. Selecteren van een klant Voor het selecteren van een klant zal het programma automatisch de klant "particulieren" voorstellen. In principe zal altijd deze klant gekozen worden. Kasticketten op de juiste naam van de klant zijn niet gebruikerlijk, tenzij deze klant in een speciale prijscategorie zit (prijscategorie 1 tot 5).

· · · ·

Het selecteren van een andere klant kan op verschillende manieren: u selecteert de klant uit de lijst door gebruik te maken van de muis u tikt de naam in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op naam u tikt het nummer in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de klant. Aan het vakje "code prijs" kunt u zien in welke prijscategorie de gekozen klant zit. U kunt deze categorie eventueel wijzigen voor het document dat u nu wenst op te maken. Van zodra u de juiste klant heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. In de titelbalk van dit scherm staat de klant waarmee u aan het werken bent. De naam van de kassier vindt u links onderaan. Door te klikken op de knop met de naam van de kassier, kunt u op elk moment van kassier veranderen. Het programma "Winkelverkopen" moet hiervoor niet verlaten worden. Indien u toch informatie wil verzamelen over de klanten die kopen via een kasticket, dan kan dat door gebruik te maken van klantenkaarten. (Zie Klantenkaart .)

3. Selecteren van de artikelen Het selecteren van de artikelen kan op verschillende manieren: · op naam · op nummer · op rubriek · op input code: dit is het artikelnr, zonder rekening te houden met hoofdletters en kleine letters. De keuze wordt bevestigd met de enter-toets (en niet met de knop "Voeg toe". · op scancode: deze scancode kan ingetypt worden of ingegeven via de barcode scanner. · op code leverancier: dit is de code ingegevens bij basis-artikelen in het vakje Cdlev. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. · met de knop "Histo" kunt u de zien welke artikelen uw heeft verkocht de voorbije 730 dagen (= +/- 2 jaar) aan de betrokken klant. · via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord

72 / 244

in het artikel. 4. Opgeven van aantallen en prijzen Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de verkoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u slechts 1 stuk van een artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere stuks wenst, dan vult u het gewenste aantal in. U kunt tussen de artikelen eventueel commentaarlijnen voegen. Dit doet u door na de selectie van een artikel het aantal en de prijs op nul te zetten. Na de bevestiging door middel van "enter", kunt u de omschrijving aanpassen op de plaats van de artikelomschrijving. Het programma weet dat er bij de afdruk geen code, aantal of prijs moet vermeld worden. 5. Keuze bevestigen Na het aanduiden van een artikel met opgave van de juiste prijs en aantal, bevestigt u de keuze door te klikken op de knop "voeg toe". Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is. Indien scancode werd aangevinkt, is de druk op de knop "voeg toe" niet nodig. Indien de afdruk van het kasticket is een andere taal gewenst is, dan kunt u dit doen door te klikken op de knop "Nederlands". Bij de andere documenten wordt de taal bepaald door de taal die ingevuld werd op de klantenfiche. Indien het vakje "klantenkaart" werd aangevinkt, dan kunt u in een bijkomend vakje de klantennummer ingeven of inscannen. Op die manier is het mogelijk om achteraf te weten welke klanten er in de winkel zijn geweest, ook al werd het kasticket niet op naam afgedrukt. Het invulscherm voor winkelverkopen lijkt op een vereenvoudigde versie van het invulscherm van een verkoopfactuur. De opties zijn beperkt gebleven om de werksnelheid zo hoog mogelijk te houden. 6. Afdrukken van een kasticket Vooraleer u een kasticket afdrukt dient u de betaalwijze in te vullen door te drukken op de knop met het rekenmachientje. De diverse betaalwijzen en munten kunnen door elkaar gebruikt worden als betaalmiddel. Zo kan een klant kiezen om een deel cash en een deel met cheque te betalen. Wanneer het verschil nul is geworden drukt u op de knop OK. Met de knop exit keert u een stap terug. Het uitzicht van het kasticket is uiteraard verschillend van de andere documenten. Hiervoor kan ook een specifieke printer worden gekozen. Deze kan ingesteld worden via de utilities. Het ticket wordt enkel bewaard indien het werd afgedrukt. Als wordt gekozen voor de afdruk van een factuur, dan wordt de betaalwijze mee afgedrukt.


73 / 244


Verkoopfactuur Via "Verkoopfactuur" registreert u een verkoopfactuur. Vooraleer u tot registratie overgaat, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor klanten en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de klant moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een verkoopfactuur wenst te maken, moeten gecreëerd zijn. Het opmaken van een verkoopfactuur heeft gevolgen voor de stockgegevens: De eindvoorraad wordt aangepast. Dit ziet u in het vakje "stock" bij basis artikelen. Welke stappen moet u doorlopen voor een verkoopfactuur? 1. Selecteren van een klant Het selecteren van een klant kan op verschillende manieren: · u selecteert de klant uit de lijst door gebruik te maken van de muis · u tikt de naam in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op naam · u tikt het nummer in van de klant wanneer de lijst gesorteerd staat op nummer · u gebruikt de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken in de naam van de klant. Aan het vakje "code prijs" kunt u zien in welke prijscategorie de gekozen klant zit. U kunt deze categorie eventueel wijzigen voor het document dat u nu wenst op te maken. Van zodra u de juiste klant heeft geselecteerd, drukt u op "OK". U komt dan automatisch op het volgende scherm waar u de artikelen kunt selecteren. 2. Selecteren van de artikelen U merkt op dat het bovenste deel van uw scherm wordt opgevuld met de basisgegevens van de factuur. Er wordt een factuurnummer toegekend aan de factuur. De klantennummer en de naam van de gekozen klant worden ingevuld. De factuurdatum wordt ingevuld met de werkdatum van uw computer. U kunt deze datum eventueel wijzigen. De vervaldatum van de factuur wordt ingevuld. Deze datum wordt automatisch berekend aan de hand van de gegevens van de gekozen klant die u heeft ingesteld bij basis klanten. U kunt deze datum eventueel wijzigen.

· · · · · · ·

Het selecteren van de artikelen begint door het aanklikken van de knop "art. toev". U krijgt vervolgens de lijst van de artikelen waaruit u kan kiezen. Dit kan op verschillende manieren: op naam op nummer op rubriek op inputcode (intypen nummer + <enter> i.p.v. klikken op de knop "art toev.", gaat niet scrollen in het artikelvenster) op scancode op code leverancier via de zoekfunctie. Met de knop "zoeken" kunt u zoeken op om het even welk (deel)woord in het artikel. Indien u de artikelen wilt selecteren door middel van barcodes, dan moet u het vakje "barcode" aanduiden links op het scherm. Wanneer u vervolgens klikt op "art. toev" kunt u de gewenste artikelen inscannen.

3. Opgeven van aantallen en prijzen

74 / 244

Wanneer u een artikel heeft aangeduid, worden automatisch de verkoopprijzen exclusief en inclusief BTW ingevuld in de vakjes "prijs" en "incl". De prijzen worden genomen uit de prijscategorie waartoe uw klant behoort. U kunt deze prijzen eventueel aanpassen. Wanneer u slechts 1 stuk van een artikel wenst, dan hoeft u in het vakje "aantal" geen getal in te tikken. Indien u meerdere stuks wenst, dan vult u het gewenste aantal in. U bevestigt de gemaakte keuze door te klikken op de knop "OK". De lijn wordt toegevoegd op het hoofdscherm van de verkoopfactuur. Links op het scherm, verschijnt in het vakje Q het aantal dat van het gekozen artikel nog in stock is. U kunt de aantallen en de prijzen van elke lijn nog steeds wijzigen. Na een wijziging drukt u op de knop "aanpas" (links op het scherm). U kunt een lijn eventueel schrappen door te klikken op de knop "schrap artikel". Bij de basisgegevens van de factuur bovenaan het scherm, worden verschillende vakken stelselmatig bijgewerkt. U kunt hier eveneens aangeven dat een factuur onmiddellijk werd betaald. U vult daartoe de vakken "betal", "betdat" en "code" in. Zolang het vakje "code" niet is ingevuld, zal de verkoopfactuur blijven voorkomen in de lijst voor betaling klant en in de lijst van de rappels. 4. Afdrukken van het document Vooraleer u het document afdrukt, kunt u nog een aantal parameters instellen (links op het scherm): "Backorder": indien dit vakje wordt aangeduid, dan zal er bij de verzendingsnota een · backorderlijst worden afgedrukt. · "Hoofding": de hoofding of briefhoofd kan ingesteld worden via de utilities. · "Lijn": onder de artikelen kan er een lijntekst afgedrukt worden. · "Zonder nul": indien dit vakje wordt aangeduid, dan zullen de artikelen waarvan de prijs gelijk is aan nul niet worden afgedrukt op het document, maar wel worden bewaard in de bestanden. · "Overschr": er kan een factuur afgedrukt met onderaan een overschrijvingsstrook. · "Factuur": bij aanduiding van dit veld wordt er een gewone factuur afgedrukt zonder overschrijvingsstrook. · "Barcode": zie hoger, punt 2 · "Optel": indien deze parameter aangevinkt is, dan worden de factuurlijnen met identieke artikelen (artikelnummer en prijs) opgeteld. Dit wordt gebruikt om een samenvattende factuur te bekomen. Meestal gebruikt bij het maandelijks factureren van frequente leveringen van veelal dezelfde artikelen. Om af te drukken klikt u op het icoontje "printer". Indien er verschillende kopteksten (headers) voorzien zijn, dan wordt u gevraagd een koptekst of header te selecteren. Een koptekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters VF en eindigt op TXT. Deze bestandjes kunnen aangemaakt worden via Utilities Notepad. Indien er slechts 1 koptekst voor handen is, dan zal de header automatisch worden afgedrukt. Wanneer u echter bij "utilities" heeft opgegeven dat u de header nog wenst te editeren, dan wordt de koptekst op het scherm getoond en kan u deze desgewenst nog aanvullen. Vervolgens krijgt u de mogelijkheid om een voettekst of footer toe te voegen. Een voettekst is een bestand waarvan de naam begint met de letters FOOT en eindigt op TXT. Ook deze bestandjes kunnen via Utilities Notepad aangemaakt worden. Wanneer u de aanduiding "lijn" heeft aangeduid, dan wordt u gevraagd om de tekst in te tikken. 5. Nakijken van de afdruk U krijgt de factuur automatisch op uw scherm. Indien de schikking op het blad niet correct is, dan kunt u deze nog enigszins aanpassen door op de knop "preview" te klikken. Preview betekent afdrukvoorbeeld. U kunt de marges instellen, u kunt de hoogte van het eerste artikel instellen en u kunt het formaat van de preview instellen. Standaard staat de hoogte van de header op 9.700. Dit wil zeggen dat het eerste artikel zal afgedrukt

75 / 244

worden op 9,7 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad. Wanneer het afdrukvoorbeeld op het scherm in orde is, klikt u op "print" en wordt de factuur afgedrukt. Het aantal exemplaren dat afgedrukt wordt is afhankelijk van de instelling bij basis klanten. U kunt samen met de factuur eventueel ook één of meerdere leveringsbonnen afdrukken. Dit doet u door vóór het afdrukken een kruisje te zetten bij leveringsbon en het aantal gewenste exemplaren op te geven. U kunt kiezen of de leveringsbon met of zonder hoofding moet afgedrukt worden. U kunt de leveringsbon eventueel zonder opgave van prijzen afdrukken. Ook kunt u kizeen om een duplicaat van de factuur af te drukken. Dit document kunt u eventueel sturen naar een andere printer (of een andere lade van de printer). Indien u beschikt over een duplex printer (dit is een printer die kan recto-verso printen), dan kunt u op de achterkant eventueel de verkoopsvoorwaarden afdrukken. Ook is het mogelijk om hiervan een extra exemplaar te exporteren naar een PDF-formaat. 6. Afsluiten Na het afdrukken wordt de factuur automatisch geboekt op de rekening voor verkopen. De rekening waarop geboekt moet worden, kan ingesteld worden via utilities, rekening. Na het afdrukken keert u terug naar het ingavescherm, door te klikken op "exit". Via het icoontje "blauw deurtje" verlaat u de deelmodule. Document overnemen U kunt bij het maken van een factuur eventueel gebruik maken van "document overnemen" (knop Overn. Q) · Na de keuze van de klant komt u op het ingavescherm voor de artikelen. Wanneer er nog openstaande offertes of bestellingen of verzendingen aanwezig zijn voor de geselecteerde klant, dan staat er naast de knop "Overn Q" een vlag. Links staat er een vermelding van de soort documenten waarin mogelijk over te nemen gegevens zitten. De aanduiding bestaat uit een gekleurd blokje met de eerste letter van het soort document. · Na het klikken op "overname artikel", komt u op een scherm waarmee u moet aanduiden welke soort van documenten u wenst over te nemen. Kies het gewenste soort documenten en klik vervolgens op OK. · Indien u kastiketten wil overnemen, dan mogen geen andere types documenten aangeduid worden. Hierna krijgt u de kasticketten te zien van de default klant winkelverkopen, zoals deze is ingesteld via "Utilities - Instelling", op het tabblad "Instelling", bij Winkel klantnr. · U krijgt een opgave van de artikelen die kunnen overgenomen worden. Duid aan welke artikelen u wenst over te nemen en druk op OK. · In het geval dat u kastiketten heeft ingegeven met klantenkaart, dan kan u deze in één keer selecteren door op een van de artikellijnen met klantenkaart te klikken en daarna op de knop "Kaart" te drukken.


76 / 244


Verkoopfactuur serienr Indien de module "serienummers" actief is, dan kan de opmaak van een verkoopfactuur ook gebeuren via de ingave van het serienummer van het product. Opzoeking via productcode, naam van het product, rubriek is dan niet meer nodig. De werkwijze is verder gelijklopen aan de gewone Verkoopfactuur .


77 / 244


Teruggave klant


78 / 244


Omruiling klant serienr


79 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: iPhone web sites made easy

Creditnota klant Via "Creditnota klant" maakt u credietnota's. Vooraleer u tot het maken van een factuur overgaat, is het belangrijk dat u de basisgegevens voor klanten en voor artikelen heeft bijgewerkt. Dit wil zeggen dat de klant moet aangemaakt zijn en dat de artikelen waarvoor u een factuur wenst moeten gecreëerd zijn. Het creëren van een creditnota heeft gevolgen voor de stockgegevens:

· ·

Het aantal artikelen met verkoopfactuur wordt verminderd. Dit ziet u in het vakje "verkoop" bij basis artikelen. De eindvoorraad wordt aangepast. Dit ziet u in het vakje "stock" bij basis artikelen.

Welke stappen moet u doorlopen voor het maken van een creditnota? Het opmaken van een creditnota verloopt volledig identiek met het opmaken van een Verkoopfactuur . Opmerking: u hoeft geen enkel aantal of bedrag in het negatief te zetten.


80 / 244


Herstelling klant


81 / 244


Betaling klant Via "Betaling klant" kunt u de facturen aanduiden die werden betaald. U krijgt op het scherm een overzicht van alle onbetaalde facturen. U kunt deze lijst op verschillende wijzen laten sorteren: · op code van de klant · op naam van de klant · op het factuurbedrag exclusief BTW · op het factuurnummer · op de vervaldag van de facturen U kunt de sortering in dalende of stijgende volgorde laten gebeuren door de keuze "dalend" al dan niet aan te duiden. Hoe vult u de betalingen in? In de kolom "betaald" vult u het bedrag in van de betaling. Druk vervolgens op enter of ga met een pijltje omhoog of omlaag. De kolom "Bcode" (betaalcode) en de kolom "Bdatum" (betaaldatum) worden automatisch verder opgevuld. Als betaalcode wordt automatisch de letter B van bank ingevuld. Het is echter ook toegelaten om een andere letter te gebruiken. Bijvoorbeeld, C voor cheque, K voor kas. Om een gedeeltelijke betaling op te geven, moet u de kolom "Bcode" blanco maken. Indien deze kolom ingevuld blijft, dan verdwijnt de factuur uit de lijst van de onbetaalde facturen.


82 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create iPhone documentation

Betaling leverancier Via "Betaling leverancier" kunt u de facturen aanduiden die werden betaald. U krijgt op het scherm een overzicht van alle onbetaalde facturen. U kunt deze lijst op verschillende wijzen laten sorteren: · op code van de klant · op naam van de klant · op het factuurbedrag exclusief BTW · op het factuurnummer · op de vervaldag van de facturen U kunt de sortering in dalende of stijgende volgorde laten gebeuren door de keuze "dalend" al dan niet aan te duiden. Hoe vult u de betalingen in? In de kolom "betaald" vult u het bedrag in van de betaling. Druk vervolgens op enter of ga met een pijltje omhoog of omlaag. De kolom "Bcode" (betaalcode) en de kolom "Bdatum" (betaaldatum) worden automatisch verder opgevuld. Als betaalcode wordt automatisch de letter B van bank ingevuld. Het is echter ook toegelaten om een andere letter te gebruiken. Bijvoorbeeld, C voor cheque, K voor kas. Om een gedeeltelijke betaling op te geven, moet u de kolom "Bcode" blanco maken. Indien deze kolom ingevuld blijft, dan verdwijnt de factuur uit de lijst van de onbetaalde facturen. Verrichtingen betaling leverancier. Deze module werkt identiek als de module voor de klanten.


83 / 244


84 / 244

Consultatie/correctie De deelmodule "consultatie en correctie" is bedoeld om bestaande documenten terug op het scherm te kunnen oproepen. Sommige gegevens kunnen via deze deelmodule nog aangepast of verwijderd worden. Bepaalde documenten kunnen via "consultatie en correctie" opnieuw afgedrukt worden.

Offerte leverancier Bestelling leverancier Receptie Aank fact/leverancier Aank fact/lev/art Terugname leverancier Omruiling leverancier Omruiling leverancier serienr Creditnota leverancier Herstelling leverancier LIJST aankoop documenten Offerte contact Offerte klant Bestelling klant Levering Levering op serienummer Winkelverkoop Verk factuur/klant Verk fact/klant/art Verkoop factuur serienr Teruggave klant Omruiling klant Omruiling klant serienr Creditnota klant Herstelling klant LIJST verkoop documenten Betalingen klant Betalingen leverancier Betalingen winkelverkoop


85 / 244


Offerte leverancier Via "Consultatie Offerte leverancier" kunt u de offerteaanvragen leverancier consulteren die u heeft aangemaakt via "Verrichtingen Offerte leverancier". Werkwijze

· · · · · ·

Boekjaar: het jaar waarin op dit moment verrichtingen worden geïmputeerd, wordt automatisch voorgesteld als boekjaar waarin zal opgezocht worden. U kunt echter ook een vorig boekjaar opvragen. Klik hiervoor op het pijltje en kies het gewenste boekjaar. Leverancier: selecteer de leverancier waarvoor u de offerteaanvragen wenst op te vragen. U kunt de leveranciers opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. In de onderste helft van het scherm krijgt u de lijst van de verschillende artikelen waarvoor er een offerte werd aangevraagd. De artikelen staan gegroepeerd per document. U kunt eventueel artikelen uit een document of een volledig document schrappen. Een artikel schrappen, gebeurt met de toets "artikel schrappen. Een volledig document schrappen, gebeurt met de toets "document schrappen". U kunt eveneens wijzigingen aanbrengen in de artikellijnen. Dit gebeurt door het veld dat u wilt wijzigen aan te klikken en de nieuwe waarde in te geven. Let op, het documentnummer en de artikelcode kunnen hier niet gewijzigd worden!


86 / 244


Bestelling leverancier Via "Consultatie Bestelling leverancier" kunt u de bestellingen leverancier consulteren die u heeft aangemaakt via "Verrichtingen Bestelling leverancier". Werkwijze

· · · · ·

Boekjaar: het jaar waarin op dit moment verrichtingen worden geïmputeerd, wordt automatisch voorgesteld als boekjaar waarin zal opgezocht worden. U kunt echter ook een vorig boekjaar opvragen. Klik hiervoor op het pijltje en kies het gewenste boekjaar. Leverancier: selecteer de leverancier waarvoor u de bestellingen wenst op te vragen. U kunt de leveranciers opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. In de onderste helft van het scherm krijgt u de lijst van de verschillende artikelen waarvoor er een bestelling werd opgemaakt. De artikelen staan gegroepeerd per document. U kunt eventueel artikelen uit een document of een volledig document schrappen. Een artikel schrappen, gebeurt met de toets "artikel schrappen. Een volledig document schrappen, gebeurt met de toets "document schrappen". U kunt eveneens wijzigingen aanbrengen in de artikellijnen. Dit gebeurt door het veld dat u wilt wijzigen aan te klikken en de nieuwe waarde in te geven. Indien het aantal van een besteld artikel wordt gewijzigd, of wanneer een artikellijn volledig wordt geschrapt, dan wordt het veld "Best lev" bij basis artikelen ook aangepast. Let op, het documentnummer en de artikelcode kunnen hier niet gewijzigd worden!


87 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create iPhone web-based documentation

Receptie Via "Consultatie Receptie" kunt u de ontvangen goederen consulteren die u heeft gereceptioneerd via "Verrichtingen Receptie". Werkwijze

· · · · ·

Boekjaar: het jaar waarin op dit moment verrichtingen worden geïmputeerd, wordt automatisch voorgesteld als boekjaar waarin zal opgezocht worden. U kunt echter ook een vorig boekjaar opvragen. Klik hiervoor op het pijltje en kies het gewenste boekjaar. Leverancier: selecteer de leverancier waarvoor u de recepties wenst op te vragen. U kunt de leveranciers opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. In de onderste helft van het scherm krijgt u de lijst van de verschillende artikelen die gereceptioneerd werden. De artikelen staan gegroepeerd per document. U kunt de eventueel artikelen uit een document of een volledig document schrappen. Een artikel schrappen, gebeurt met de toets "artikel schrappen. Een volledig document schrappen, gebeurt met de toets "document schrappen". U kunt eveneens wijzigingen aanbrengen in de artikellijnen. Dit gebeurt door het veld dat u wilt wijzigen aan te klikken en de nieuwe waarde in te geven. Indien het aantal van een besteld artikel wordt gewijzigd, of wanneer een artikellijn volledig wordt geschrapt, dan wordt het veld "recep" bij basis artikelen ook aangepast. Let op, het documentnummer en de artikelcode kunnen hier niet gewijzigd worden! Opmerking: aangezien receptie een fysische beweging van artikelen inhoudt, is het wijzigen of schrappen bij consultatie receptie slechts in uitzonderlijke gevallen van toepassing.

Opmerking Indien u bij "consultatie Receptie" 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken.


88 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub and documentation generator

Aank fact/leverancier Via "Aank fact/leverancier" kunt u de lijst van de aankoopfacturen opvragen voor een gekozen leverancier in een gekozen jaar. Het detail van de artikels wordt hier niet weergegeven. Dit programma-onderdeel is enkel bedoeld voor consultatie en laat geen wijzigingen of schrappingen van documenten toe. Werkwijze voor consultatie

· · ·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Leverancier: kies de leverancier waarvan u de aankoopfacturen wenst op te vragen. U kunt de leveranciers opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. Van zodra u een leverancier heeft gekozen, krijgt u onderaan de aankoopfacturen met de totaalbedragen.


89 / 244


Aank fact/lev/art Dit programma-onderdeel laat geen wijzigingen of schrappingen van documenten of artikellijnen toe. Dergelijke correcties kunnen enkel gebeuren via Verrichtingen - kredietnota leverancier. Via "Aank fact/lev/art" kunt u de aankoopfacturen opvragen met de detailgegevens van de artikelen. Werkwijze

· · · ·

·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Leverancier: kies in de lijst de leverancier waarvan u de aankoopfacturen wenst op te vragen. Aankoopnummer: de nummers van de aankoopfacturen die voor de geselecteerde leverancier werden aangemaakt verschijnen in het vakje naast de lijst van de leveranciers. Kies met dubbelklik de factuur waarvoor u de detailgegevens wenst. De onderste helft van het scherm wordt opgevuld met de detailgegevens van de gekozen factuur. Enkel volgende gegevens kunnen nog gewijzigd worden: de wijze van betaling (vakje code), de kostenrekening, het betaalde bedrag, de betaaldatum (vakje datum) en de vervaldag van het document.De wijzigingen worden opgeslaan door te klikken op de knop "save". U kunt het serienummer van een artikel van de factuur opvragen door te klikken op de knop "Serienr".

Opmerking Indien u bij "consultatie Aank fact/lev/art" 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken.


90 / 244


Terugname leverancier Via "Consultatie Terugname leverancier" kunt u de artikelen opvragen die u heeft teruggestuurd naar uw leverancier. Werkwijze

· · · ·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Leverancier: kies de leverancier waarvan u de terugnames wenst op te vragen. U kunt de leveranciers opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. Van zodra u een leverancier heeft gekozen, krijgt u de lijst van de teruggestuurde goederen. U kunt eventueel een artikel of een volledig document schrappen.

Opmerking Indien u bij "consultatie Terugname leverancier" 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken.


91 / 244


Omruiling leverancier


92 / 244


Omruiling leverancier serienr


93 / 244


Creditnota leverancier Via "consultatie credietnota leverancier" kunt u de credietnota's opvragen met de detailgegevens van de artikelen. Dit programma-onderdeel laat geen wijzigingen of schrappingen van documenten of artikellijnen toe. Werkwijze

· · · ·

·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Leverancier: kies in de lijst de leverancier waarvan u de kredietnotas's wenst op te vragen. Aankoopnummer: de nummers van de kredietnota's die voor de geselecteerde leverancier werden aangemaakt verschijnen in het vakje naast de lijst van de leveranciers. Kies met dubbelklik de kredietnota waarvoor u de detailgegevens wenst. De onderste helft van het scherm wordt opgevuld met de detailgegevens van de gekozen kredietnota. Enkel volgende gegevens kunnen nog gewijzigd worden: de wijze van betaling (vakje code), de kostenrekening, het betaalde bedrag, de betaaldatum (vakje datum) en de vervaldag van het document. De wijzigingen worden opgeslaan door te klikken op de knop "save". U kunt het serienummer van een artikel van de kredietnota opvragen door te klikken op de knop "Serienr".

Opmerking Indien u 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken


94 / 244


Herstelling leverancier Via "consultatie herstelling leverancier" kunt u de herstellingen opvragen met de detailgegevens van de artikelen. Dit programma-onderdeel laat geen wijzigingen of schrappingen van documenten of artikellijnen toe. Werkwijze

· · · ·

·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Leverancier: kies in de lijst de leverancier waarvan u de herstellingen wenst op te vragen. Aankoopnummer: de nummers van de herstellingen die voor de geselecteerde leverancier werden aangemaakt verschijnen in het vakje naast de lijst van de leveranciers. Kies met dubbelklik de herstelling waarvoor u de detailgegevens wenst. De onderste helft van het scherm wordt opgevuld met de detailgegevens van de gekozen herstelling. Enkel volgende gegevens kunnen nog gewijzigd worden: de wijze van betaling (vakje code), de kostenrekening, het betaalde bedrag, de betaaldatum (vakje datum) en de vervaldag van het document. De wijzigingen worden opgeslaan door te klikken op de knop "save". U kunt het serienummer van een artikel van de herstelling opvragen door te klikken op de knop "Serienr".

Opmerking Indien u 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken.


95 / 244


LIJST aankoop documenten Via consultatie lijst aankoop documenten kunt u een overzicht opvragen van alle ingevoerde aankoopdocumenten, gegroepeerd per jaar en per soort document. Het soort document dat zal getoond worden, bepaalt u door één van de radio-buttons aan te duiden. Merk op dat voor offerte,bestelling, receptie, terugname en "in herstelling" de artikellijnen individueel worden weergegeven. Voor de facturen, herstelfacturen en creditnota's worden enkel de totalen van de documenten getoond. Opgelet Wanneer een document wordt overgenomen door een document uit een volgend stadium van de aankoopcyclus, dan verdwijnt het eerste document uit de lijst. Bijvoorbeeld: een offerte wordt overgenomen door een bestelling. De offerte zal niet meer te zien zijn in de lijst van de offertes. Facturen, herstelfacturen en credietnota's behoren tot het laatste stadium van de aankoopcyclus en zullen dus steeds allemaal in de lijst van de aankoopdocumenten te zien blijven.


96 / 244


Offerte contact Via "Consultatie Offerte contact" kunt u de offertes consulteren die u heeft gemaakt aan een contact via "Verrichtingen Offerte contact". Werkwijze

· · · · · ·

Boekjaar: het jaar waarin op dit moment verrichtingen worden geïmputeerd, wordt automatisch voorgesteld als boekjaar waarin zal opgezocht worden. U kunt echter ook een vorig boekjaar opvragen. Klik hiervoor op het pijltje en kies het gewenste boekjaar. Contact: selecteer het contact waarvoor u de offerteaanvragen wenst op te vragen. U kunt de contacten opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. In de onderste helft van het scherm krijgt u de lijst van de verschillende artikelen waarvoor er een offerte werd gemaakt. De artikelen staan gegroepeerd per document. U kunt eventueel artikelen uit een document of een volledig document schrappen. Een artikel schrappen, gebeurt met de toets "artikel schrappen. Een volledig document schrappen, gebeurt met de toets "document schrappen". U kunt eveneens wijzigingen aanbrengen in de artikellijnen. Dit gebeurt door het veld dat u wilt wijzigen aan te klikken en de nieuwe waarde in te geven. Let op, het documentnummer en de artikelcode kunnen hier niet gewijzigd worden!


97 / 244


Offerte klant Via "Consultatie Offerte klant" kunt u de offertes consulteren die u heeft gemaakt aan een klant via "Verrichtingen Offerte klant". Werkwijze

· · · · · ·

Boekjaar: het jaar waarin op dit moment verrichtingen worden geïmputeerd, wordt automatisch voorgesteld als boekjaar waarin zal opgezocht worden. U kunt echter ook een vorig boekjaar opvragen. Klik hiervoor op het pijltje en kies het gewenste boekjaar. Klant: selecteer de klant waarvoor u de offerteaanvragen wenst op te vragen. U kunt de klanten opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. In de onderste helft van het scherm krijgt u de lijst van de verschillende artikelen waarvoor er een offerte werd gemaakt. De artikelen staan gegroepeerd per document. U kunt eventueel artikelen uit een document of een volledig document schrappen. Een artikel schrappen, gebeurt met de toets "artikel schrappen. Een volledig document schrappen, gebeurt met de toets "document schrappen". U kunt eveneens wijzigingen aanbrengen in de artikellijnen. Dit gebeurt door het veld dat u wilt wijzigen aan te klikken en de nieuwe waarde in te geven. Let op, het documentnummer en de artikelcode kunnen hier niet gewijzigd worden!


98 / 244


Bestelling klant Via "Consultatie Bestelling klant" kunt u de bestellingen van de klanten consulteren die u heeft aangemaakt via "Verrichtingen Bestelling klant". Werkwijze

· · · · ·

Boekjaar: het jaar waarin op dit moment verrichtingen worden geïmputeerd, wordt automatisch voorgesteld als boekjaar waarin zal opgezocht worden. U kunt echter ook een vorig boekjaar opvragen. Klik hiervoor op het pijltje en kies het gewenste boekjaar. Klant: selecteer de klant waarvoor u de bestellingen wenst op te vragen. U kunt de klanten opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. In de onderste helft van het scherm krijgt u de lijst van de verschillende artikelen waarvoor er een bestelling werd opgemaakt. De artikelen staan gegroepeerd per document. U kunt eventueel artikelen uit een document of een volledig document schrappen. Een artikel schrappen, gebeurt met de toets "artikel schrappen. Een volledig document schrappen, gebeurt met de toets "document schrappen". U kunt eveneens wijzigingen aanbrengen in de artikellijnen. Dit gebeurt door het veld dat u wilt wijzigen aan te klikken en de nieuwe waarde in te geven. Indien het aantal van een besteld artikel wordt gewijzigd, of wanneer een artikellijn volledig wordt geschrapt, dan wordt het veld "Best klant" bij basis artikelen ook aangepast. Let op, het documentnummer en de artikelcode kunnen hier niet gewijzigd worden!


99 / 244


Levering Via "Consultatie Levering" kunt u de ontvangen goederen consulteren die u heeft verzonden via "Verrichtingen Levering". Werkwijze

· · · · ·

Boekjaar: het jaar waarin op dit moment verrichtingen worden geïmputeerd, wordt automatisch voorgesteld als boekjaar waarin zal opgezocht worden. U kunt echter ook een vorig boekjaar opvragen. Klik hiervoor op het pijltje en kies het gewenste boekjaar. Klant: selecteer de klant waarvoor u de verzendingen wenst op te vragen. U kunt de klanten opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. In de onderste helft van het scherm krijgt u de lijst van de verschillende artikelen die verzonden werden. De artikelen staan gegroepeerd per document. U kunt de eventueel artikelen uit een document of een volledig document schrappen. Een artikel schrappen, gebeurt met de toets "artikel schrappen. Een volledig document schrappen, gebeurt met de toets "document schrappen". U kunt eveneens wijzigingen aanbrengen in de artikellijnen. Dit gebeurt door het veld dat u wilt wijzigen aan te klikken en de nieuwe waarde in te geven. Indien het aantal van een besteld artikel wordt gewijzigd, of wanneer een artikellijn volledig wordt geschrapt, dan wordt het veld "lever" bij basis artikelen ook aangepast. Let op, het documentnummer en de artikelcode kunnen hier niet gewijzigd worden! Opmerking: aangezien verzending een fysische beweging van artikelen inhoudt, is het wijzigen of schrappen bij consultatie verzending slechts in uitzonderlijke gevallen van toepassing.

Opmerking Indien u bij "consultatie levering" 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken.


100 / 244


Levering op serienr


101 / 244


Winkelverkoop


102 / 244


Verk factuur/klant Via "Verk fact/klant" kunt u de lijst van de verkoopfacturen opvragen voor een gekozen klant in een gekozen jaar. Het detail van de artikels wordt hier niet weergegeven. Dit programma-onderdeel is enkel bedoeld voor consultatie en laat geen wijzigingen of schrappingen van documenten toe. Werkwijze voor consultatie

· ·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Klant: kies de klant waarvan u de verkoopfacturen wenst op te vragen. U kunt de klanten opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. Van zodra u een klant heeft gekozen, krijgt u onderaan de verkoopfacturen met de totaalbedragen


103 / 244


Verk fact/klant/art Dit programma-onderdeel laat geen wijzigingen of schrappingen van documenten of artikellijnen toe. Dergelijke correcties kunnen enkel gebeuren via Verrichtingen - kredietnota klant. Via "Verk fact/klant/art" kunt u de verkoopfacturen opvragen met de detailgegevens van de artikelen. Werkwijze

· · · ·

·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Klant: kies in de lijst de klant waarvan u de verkoopfacturen wenst op te vragen. Factuurnummer: de nummers van de verkoopfacturen die voor de geselecteerde klant werden aangemaakt verschijnen in het vakje naast de lijst van de klanten. Kies met dubbelklik de factuur waarvoor u de detailgegevens wenst. De onderste helft van het scherm wordt opgevuld met de detailgegevens van de gekozen factuur. Enkel volgende gegevens kunnen nog gewijzigd worden: de wijze van betaling (vakje code), de kostenrekening, het betaalde bedrag, de betaaldatum (vakje datum) en de vervaldag van het document. De wijzigingen worden opgeslaan door te klikken op de knop "save". U kunt het serienummer van een artikel van de factuur opvragen door te klikken op de knop "Serienr".

Opmerking Indien u bij "consultatie Verk fact/klant/art" 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken. Herafdruk factuur Zie ook Herafdruk . U heeft voor het afdrukken een drietal opties ter beschikking: · Lijn: door dit vakje aan te vinken zal het programma u de mogelijkheid bieden om bij de afdruk commentaarlijnen in te geven. · Hoofding: de factuur kan al dan niet met hoofding worden afgedrukt. · Origineel: indien u dit vakje aanvinkt, zal de factuur in originele vorm worden afgedrukt. Indien u dit vakje niet aanvinkt, dan zullen de woorden "factuur duplicaat" worden afgedrukt. · Zonder 0: indien aangevinkt, worden de factuurlijnen met bedrag = 0 (nul) niet afgedrukt. · Optel: indien aangevinkte, dan wordt er een samenvattende factuur afgedrukt d.w.z. de factuurlijnen met hetzelfde artikelnummer en dezelfde prijs worden opgeteld. Dit wordt gebruikt om lange facturen waarop dikwijls dezelfde artikelen voorkomen, in te korten.

Naar : Inhoud Bestand Basis Verrichtingen Cons/corr Info Opties Utilities Window

104 / 244

Kernwoorden

105 / 244


Verkoopfactuur serienr


106 / 244


Teruggave klant Via "Consultatie Terugname klant" kunt u de artikelen opvragen die u heeft teruggenomen van uw klant. Werkwijze

· · · ·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Klant: kies de klant waarvan u de terugnames wenst op te vragen. U kunt de klanten opvragen op naam of op nummer. Met de sorteerfuntie (icoontje bovenaan) kunt u op alle beschikbare velden sorteren. Van zodra u een klant heeft gekozen, krijgt u de lijst van de teruggenomen goederen. U kunt eventueel een artikel of een volledig document schrappen.

Opmerking Indien u bij "consultatie Terugname klant" 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken.


107 / 244


Omruiling klant


108 / 244


Omruiling klant serienr


109 / 244


Creditnota klant Via "consultatie credietnota klant" kunt u de credietnota's opvragen met de detailgegevens van de artikelen. Dit programma-onderdeel laat geen wijzigingen of schrappingen van documenten of artikellijnen toe. Werkwijze

· · · ·

·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Klant: kies in de lijst de klant waarvan u de kredietnotas's wenst op te vragen. Factuurnummer: de nummers van de credietnota's die voor de geselecteerde klant werden aangemaakt verschijnen in het vakje naast de lijst van de klanten. Kies met dubbelklik de credietnota waarvoor u de detailgegevens wenst. De onderste helft van het scherm wordt opgevuld met de detailgegevens van de gekozen kredietnota. Enkel volgende gegevens kunnen nog gewijzigd worden: de wijze van betaling (vakje code), de kostenrekening, het betaalde bedrag, de betaaldatum (vakje datum) en de vervaldag van het document. De wijzigingen worden opgeslaan door te klikken op de knop "save". U kunt het serienummer van een artikel van de kredietnota opvragen door te klikken op de knop "Serienr".

Opmerking Indien u 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken.


110 / 244


Herstelling klant Via "consultatie herstelling klant" kunt u de herstellingen opvragen met de detailgegevens van de artikelen. Dit programma-onderdeel laat geen wijzigingen of schrappingen van documenten of artikellijnen toe. Werkwijze

· · · ·

·

Boekjaar: kies het boekjaar waarvoor u gegevens wenst op te vragen. Klant: kies in de lijst de klant waarvan u de herstellingen wenst op te vragen. Verkoopfactuur: de nummers van de herstellingen die voor de geselecteerde klant werden aangemaakt verschijnen in het vakje naast de lijst van de klanten. Kies met dubbelklik de herstelling waarvoor u de detailgegevens wenst. De onderste helft van het scherm wordt opgevuld met de detailgegevens van de gekozen herstelling. Enkel volgende gegevens kunnen nog gewijzigd worden: de wijze van betaling (vakje code), de kostenrekening, het betaalde bedrag, de betaaldatum (vakje datum) en de vervaldag van het document. De wijzigingen worden opgeslaan door te klikken op de knop "save". U kunt het serienummer van een artikel van de herstelling opvragen door te klikken op de knop "Serienr".

Opmerking Indien u 2 gele vakjes ziet met de vermeldingen ACSERIE! en ACSTOCK!, dan wil dat zeggen dat er nog verrichtingen werden geïmputeerd na de laatste overboeking van gegevens. Via Utilities - Overboek kunt u de historieken bijwerken


111 / 244


LIJST verkoop documenten Via consultatie lijst verkoop documenten kunt u een overzicht opvragen van alle ingevoerde verkoopdocumenten, gegroepeerd per jaar en per soort document. Het soort document dat zal getoond worden, bepaalt u door één van de radio-buttons aan te duiden. Merk op dat voor offerte,bestelling, levering, terugname en "in herstelling" de artikellijnen individueel worden weergegeven. Voor de facturen, herstelfacturen, creditnota's en winkelverkopen worden enkel de totalen van de documenten getoond. Opgelet Wanneer een document wordt overgenomen door een document uit een volgend stadium van de verkoopcyclus, dan verdwijnt het eerste document uit de lijst. Bijvoorbeeld: een offerte wordt overgenomen door een bestelling. De offerte zal niet meer te zien zijn in de lijst van de offertes. Facturen, herstelfacturen en creditnota's behoren tot het laatste stadium van de verkoopcyclus en zullen dus steeds allemaal in de lijst van de verkoopdocumenten te zien blijven.


112 / 244


Betalingen klant


113 / 244


Betalingen leverancier


114 / 244


Betalingen winkelverkoop


115 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EBook and documentation generator

116 / 244

Info In deze rubriek kunnen een aantal standaard lijsten worden weergegeven en kunnen diverse statistieken worden opgevraagd.

Serienummers Welk serienummer in stock Vrije serienummer Statistieken Voorraad BTW Listing BTW aangifteformulier Facturenboek Financieel rapport Fostplus rapport Rekening rapport Rekening detail Intrastat Intracomm Test Database


117 / 244


Serienrummers Via "Serienummers" kunt u de lijst consulteren van alle artikelen die bij de aankoop een serienummer hebben gekregen. Aangezien dit in de praktijk een zeer omvangrijke lijst kan zijn, vraagt het programma u eerst vanaf welk serienummer u de lijst wilt zien. Wanneer u de volledig lijst wenst, dan geeft u het getal 1 in. U kunt een welbepaald serienummer opzoeken door te klikken op "Nr zoeken". Van elk serienummer krijgt u een hele reeks gegevens:

· · · · · · · · · · · · · · · · ·

Artikel Code Nummer leverancier Datum levering Aankoopfactuur Klant Verkoopdatum Boekjaar Verzending Receptie Aankoopprijs Verkoopprijs Commissie Verkoopfactuur Stock Serienummer leverancier Leveringsnummer


118 / 244


Welk serienrummers in stock Via "Welk serie in stock" kunt de lijst opvragen van alle serienummers die nog in voorraad zijn. U kunt een welbepaald serienummer opzoeken door te klikken op "Nr zoeken". Voor elk serienummer krijgt u een hele reeks gegevens:

· · · · · · · · · · · · · · · · ·

Artikel Code Nummer leverancier Datum levering Aankoopfactuur Klant Verkoopdatum Boekjaar Verzending Receptie Aankoopprijs Verkoopprijs Commissie Verkoopfactuur Stock Serienummer leverancier Leveringsnummer


119 / 244


Vrije serienrummers Via "Vrije serienummer" kunt u per artikel nakijken wat er nog in stock is. De lijst is bijgevolg opgemaakt vanuit artikel en niet vanuit serienummer. U kunt de lijst van de artikelen laten sorteren op code, op naam of op rubriek. Om te weten of er van een bepaald artikel iets in stock is, klikt u eerst op het artikel in kwestie en vervolgens op de knop "Serienr".


120 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents

Statistieken Via "statistieken" kunt u een aantal lijsten oproepen. Klik op de gewenste rubriek en duid de lijst aan van uw keuze. U kunt eventueel het jaartal wijzigen waarvoor u de lijst wenst op te maken. Klik op OK om uw keuze te bevestigen. Een preview van de lijst wordt op het scherm getoond. U kunt deze lijst vervolgens afdrukken door op het knopje "print" te klikken. Ook is het mogelijk om de gegevens van de lijst te exporteren bijv. naar Excel. Kies hiervoor 'Excel 5 with headers'.


121 / 244


Voorraad Via Info-Voorraad kunt u overzichten opvragen in verband met de voorraad, Bewegingen Bewegingen aankoopprijs Herbevoorrading Inventaris op sn Aankoopbestelling Stocktelling Stocktelling op sn Controle Barcode Archief artikel Aanpassen stocks Aankoop analyse Productielijst Leveringslijst


122 / 244


Bewegingen


123 / 244


Bewegingen aankoopprijs


124 / 244


Herbevoorrading Info - Voorraad - Herbevoorrading. Wanneer u klikt op de keuze "herbevoorrading", dan wordt er onmiddellijk een lijst aangemaakt van alle artikelen waarvan de stock op dit ogenblik kleiner is dan de gewenste minimum stock. Deze lijst is dus de ideale hulp als voorbereiding voor de bestellingen leveranciers. Hoeveel aanvullen? 3 instellingen zijn mogelijk. Zie Instellingen Bij "Normaal" worden de artikelen aangegeven waarvan de voorraad is gedaald tot onder het minimum, en deze wordt dan aangevuld tot aan het maximum. Bij "Minimum" worden de artikelen aangegeven waarvan de voorraad is gedaald tot onder het minimum, en deze wordt dan aangevuld tot aan (of net boven) dat minimum. Bij "Maximum" worden de artikelen aangegeven waarvan de voorraad is gedaald tot onder het maximum, en deze wordt dan aangevuld tot aan dat maximum. (bijv. tijdens het drukke seizoen)


125 / 244


Inventaris op sn Info - Voorraad - Inventaris op serienr


126 / 244


Aankoopbestelling Info - Voorraad - Aankoopbestelling


127 / 244


Stocktelling Info - Voorraad - Stocktelling.


128 / 244


Stocktelling op sn Info - Voorraad - Stocktelling op sn (serienummer)


129 / 244


Controle Barcode Info - Voorraad - Controle barcode


130 / 244


Archief artikel Info - Voorraad - Archief artikel.


131 / 244


Aanpassen stocks Info - Voorraad - Aanpassen stocks.


132 / 244


Aankoopanalyse Info - Voorraad - Aankoopanalyse.


133 / 244


Productielijst Info - Voorraad - Productielijst. Dit is een samenvattende lijst in matrix vorm van de bestelde artikelen per klant die moeten klaargemaakt worden.


134 / 244


Leveringslijst Info - Voorraad - Leveringslijst.


135 / 244


BTW listing De BTW-listing is de lijst van de BTW plichtige klanten met een bepaalde omzet binnen een bepaald kalenderjaar. De minimum omzet op jaarbasis om opgenomen te worden in de lijst wordt ingegeven bij utilities Instelling . De listing dient jaarlijks ingeleverd te worden bij de bevoegde diensten van de BTWadministratie. De gegevens zijn altijd gebaseerd op de verkopen van een bepaald kalenderjaar, ook als het boekjaar niet samenvalt met het kalenderjaar. Tot 2008 mocht de listing ingediend worden op 3 manieren:

· · ·

handgeschreven, op voorgedrukte formulieren van de BTW-administratie afgedrukt op papier volgens het voorgeschreven model op magneetdrager (diskette) waarbij het bestand moet voldoen aan de voorschriften van de administratie

Voor 2008 is de afgedrukte versie niet meer geschikt, de mogelijkheden zijn:

· · ·

handgeschreven, op voorgedrukte formulieren van de BTW-administratie via INTERVAT, zelf intypen van de lijst van afnemers via INTERVAT, opladen van een XML-bestand dat voldoet aan de voorschriften

De listing die u op het scherm te zien krijgt voldoet aan de voorschriften voor de afruk op papier voor de jaren 2003 tot 2006. Met de knop "Exp. TXT" wordt een bestand aangemaakt dat via de magneetdrager (diskette) kan ingedient worden, en dit bestand is geldig voor de listings van de jaren 2006 tot 2008. Met de knop "Exp. XML" wordt een bestand daangemaakt dat via INTERVAT kan opgestuurd worden naar de BTW-administratie. Dit XML-bestand is geldig vanaf 2008. Bijkomend voordeel van deze werkwijze is dat de indiening onmiddelijk wordt gecontroleerd op fouten. Voor 2010 werd de vorm van het XML-bestand gewijzigd. Deze aanpassing is beschikbaar vanaf ACAS versie 388. Voor 2012 werd de vorm van het XML-bestand nogmaals gewijzigd. Deze aanpassing is beschikbaar vanaf ACAS versie 397. Voor de aangifte vanaf 2012 is het nodig om uw eigen email adres en telefoonnummer op te geven via Utilities -Gegeven.


136 / 244


BTW aangifteformulier Het BTW-aangifteformulier is geschikt om de BTW-aangifte via ACAS in te vullen, af te drukken en naar het scanningcentrum op te sturen. Tot ACAS versie 372 is het formulier geschikt voor de aangiftes tot eind 2006. Het model van de aangifte voor 2007 is beschikbaar vanaf ACAS versie 373. Vanaf ACAS versie 388 is de BTW-aangifte aangepast aan het model voor 2010. Dit is te zien aan de 2 nieuwe vakken, vak 44 en 88. (Intracom diensten.) Indien volgens de ingave van de vakken een Intracom aangifte vereist is, dan krijgt u hiervoor een melding.


137 / 244


Facturenboek Het facturenboek is de lijst van facturen (aankoop of verkoop), voor een gekozen periode. De splisting in kolommen geeft een overzicht van de opdeling per BTW-tarief. Dit document wordt dan ook gebruikt als basis voor het opstellen van de BTW-aangifte.


138 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites

Financieel rapport Via "Financieel rapport" kunt u een lijst afdrukken van alle financiële verrichtingen per betaalcode.


139 / 244


Fostplus rapport Zie ook Fostplus via Basis - Fostplus.


140 / 244


Rekening rapport

Aankoop Verkoop


141 / 244


Rekening detail


142 / 244


Intrastat

Aankomst Levering


143 / 244


Intracomm


144 / 244


Test Via Info-Tests kunt u controleprogramma's opvragen in verband met de voorraad,

· · · · · ·

Test Stocks Test open saldo Test ACARTIK Test ACARTIK CODE Reset ACARTIK Test Kastickets


145 / 244


Test stocks


146 / 244


Test open saldo


147 / 244


Test ACARTIK


148 / 244


Test ACARTIK CODE


149 / 244


Reset ACARTIK


150 / 244


Test Kastickets


151 / 244


Database Hier als voorbeeld de werkwijze om een reeds eerder gemaakte factuur te schrappen:

· · · · · · · · · · · · · ·

eerst overboeken (utilities - overboek - OK - OK) Info - Database - selekteer tabel: ACVERKO - OK zoek de factuur (1 lijn) de juiste lijn blauw zetten door erop te klikken op knop Schrap klikken op knop Aanpas klikken selekteer tabel: ACDOCVF - OK hier moeten al de factuurlijnen van de juiste factuur geschrapt worden zoek de factuur (alle lijnen van de factuur) de juiste lijn blauw zetten door erop te klikken op knop Schrap klikken zo ook (aanklikken en schrappen) voor de volgende lijnen van dezelfde factuur op knop Aanpas klikken op knop Exit klikken

· · · · ·

ga naar Utilities - Instelling - knop: Dump in het eerste vrije vakje naast Verkoop het geschrapte nummer invoegen klik nog eens in een ander leeg vakje (dient als ENTER) op knop OK klikken nog eens op knop OK klikken

· · · ·

ga naar Utilities - Datum wijzigen geef de datum in van de geschrapte factuur nu de factuur hermaken na afdruk de datum terugzetten via Utilities - Datum wijzigen


152 / 244


153 / 244

Opties Het deelmenu "opties" bevat extra functies. Sommige onderdelen zijn in de basisversie niet beschikbaar. Afhankelijk van de ACAS-code kunnen deze actief zijn of niet actief zijn.

Etiketten Export Faxmailing Emailselectie Rappels Lijsten Cheques Transportlijst Solvabiliteit Bewegingen klanten Historiek klanten Import / Update klanten Import leveringsadressen Import emailadressen Import facturen klanten Import fact artikelen Import artikelen Import ART001.dbf Import catalogus Export op laptop Import op kantoor


154 / 244


Etiketten U kunt van een aantal gegevens op een eenvoudige wijze etiketten maken. Werkwijze

· ·

·

·

Kies van welke gegevens u etiketten wenst af te drukken en klik op OK. U kunt een selectie maken uit de lijst van de getoonde gegevens door deze aan te duiden met de muis, waarbij U indien nodig tegelijkertijd gebruik maakt van de control-toets of de shift-toets. U kunt de gegevens eventueel sorteren door te klikken op de sorteerknop. U kunt de sorteersleutel kiezen door een veld aan te klikken in de kolom "source data" en te slepen naar de kolom "column". U kunt eveneens een filter instellen, zie Filters . Na het aanduiden van de gegevens, drukt u op OK. De etiketten verschijnen op het scherm. Indien het formaat niet correct is, dan kunt U het etiket nog aanpassen door te klikken op de knop "Kies etiket". Er zijn een hele reeks etiketten gedefinieerd. Uit deze lijst kunt u het meest geschikte formaat kiezen. Indien het formaat van de door u gebruikte etiketten niet in de lijst voorzien is, dan kunt u deze zelf manueel instellen in de kaders etiket en marge. Naast vet, italic en onderlijnd, kan ook het lettertype en de grootte van het lettertype per lijn ingesteld worden. Er zijn verschillende letterypes beschikbaar en per lettertype zijn bepaalde font-grootes beschikbaar.


155 / 244


Export Via "Export" kunnen de verkoopgegevens naar een bestand worden weggeschreven. Daarna kunt u ze inlezen in bepaalde boekhoudprogramma's. Er bestaat een exportfunctie voor volgende programma's:

· · · · ·

Multivers-DOS (export van verkopen) Popsy (export van klanten-leveranciers-verkopen-aankopen) Winbooks (export van verkopen) Admisol (export van klanten-verkopen) TopAccount (export van klanten-verkopen)

Alvorens de exportfunctie voor de eerste keer uit te voeren moeten enkele parameters insgesteld worden. Zie hiervoor: Instellingen en BTW .


156 / 244


Rappels Via "rappels" kunt u rappels opmaken voor openstaande klanten. Werkwijze

·

De lijst van alle onbetaalde facturen verschijnt op het scherm. U kunt één of meer facturen van een klant aanduiden en u kunt ook meerdere klanten tegelijk aanduiden. Vervallen facturen worden in een kleur aangeduid, naargelang het aantal dagen dat ze vervallen zijn (30, 60 of 90 dagen). Gebruik ctrl-klik of shift-klik om ùmeerdere facturen te selecteren. Door op de knop "Vervallen" te drukken, krijgt u achtereenvolgens enkel de facturen te zien die vervallen zijn, die meer dan 30 dagen vervallen zijn, die meer dan 60 dagen vervallen zijn, of die meer dan 90 dagen vervallen zijn.

·

U kunt instellen of er een hoofding moet afgedrukt worden. Indien gewenst kunt u administratiekosten en/of interesten aanrekenen aan de klant. Het bedrag voor de administratiekosten kunt u zelf bepalen. Standaard wordt er 25 EUR voorgesteld. Ook het interestpercentage kan gekozen worden. Standaard wordt er 1% per maand voorgesteld. De interesten worden berekend per factuur en vanaf de vervaldag van de factuur tot de datum van afdruk van de rappel.

·

Wanneer u alle keuzes heeft aangeduid, drukt u op het icoontje met de printer. Het programma vraagt u welke rappeltekst u wilt gebruiken. De rappelteksten zijn documenten die beginnen met de letters RAP en eindigen op TXT. U kunt deze zelf maken of aanpassen met een eenvoudige tekstverwerker zoals notepad. In de teksten mag u geen tabulators gebruiken. Daarna krijgt u de rappel te zien op het scherm. Met de knop preview kunt u de marges nog bijregelen. De hoogte van de header is standaard 12000. Dit wil zeggen dat de eerste onbetaalde factuur zal afgedrukt worden op 12 centimeter te meten vanaf de bovenrand van het blad.

Rappels per email De werkwijze is zoals hierboven. Maar u moet wel een PDF printer gedefinieerd hebben in de instellingen onder Utilities Instelling - Printer in het vakje "Printer PDF" --> Printer Ook moet u via Basis - Emailadressen een email adres gedefinieerd hebben voor de betreffende klant.. --> Emailadressen Wanneer u alle keuzes heeft aangeduid, drukt u op de knop "Email". Het programma vraagt u welke rappeltekst u wilt gebruiken. De rappelteksten zijn documenten die beginnen met de letters RAP en eindigen op TXT. Daarna krijgt u de rappel te zien op het scherm. Dan gaat het programma het email-adres van de klant zoeken waarvoor het vakje R is aangevinkt. Dan zoekt het programma het standaard emailprogramma van Windows en wordt de rappel verstuurd. De email bevat de lijst van de niet betaalde facturen en de bijlage bevat de rappel in PDF formaat.


157 / 244

158 / 244


Faxmailing


159 / 244


Emailselectie Indien de module "emailadressen" actief is, dan kan dit programma-onderdeel gebruikt worden. De email-adressen worden normaalgezien ingegeven via Basis-Emailadressen. Zie Emailadressen . Ook kunnen emailadressen worden toegevoegd via Opties-Import emailadressen. Zie Import emailadressen . In tegenstelling tot Basis-emailadressen ziet u hier de volledige lijst van emailadressen. Bij Basis-Emailadressen ziet u enkel de emailadressen van de geselecteerde klant/leverancier of het geselecteerde contact. Dezelfde indeling in categorieën is te zien zoals bij Basis-Emailadressen. Dit programma-onderdeel heeft als functie de gewenste emailadressen te selecteren op basis van de beschikbare categorieên en selectiecriteria. Het aanmaken van de selectiefilter is hier voorgeprogrammeerd: de gewenste categorieën aanduiden en dan op de knop "select." duwen. U ziet dan de geselecteerde lijst op het scherm. Het aantal adressen opgenomen in de selectie komt tevoorschijn naast de knop "select.". Als de gewenste selectie gemaakt is, kan u deze exporteren om ze verder te gebruiken in een email-programma. Volgende exportfuntcies zijn voorzien: Outl.: Dit is een export in ASCII-formaat van het veld "Email" waarbij de emailadressen gescheiden zijn door een komma. Deze adressen kunt u vanuit het bestand OutlExpr.TXT overbrengen naar Outlook Express (of een ander mail-programma). Hiervoor maakt u gebruik van CTRL-C (copy) en CTRL-P (paste). DBF: Dit is een export in dBase III-formaat van de velden "Naam" en "Email". CSV: Dit is een export in een door Excel leesbaar formaat van de velden "Naam" en "Email", waarbij de velden gescheiden worden door een komma. XLS: Dit is een export in Excel-formaat van de velden "Naam" en "Email".


160 / 244


Artikelselectie De artikelen worden ingegeven via Basis-Artikelen. Zie Basis - artikelen . Ook kunnen artikelen worden toegevoegd via Opties-Import artikelen. Zie Import artikelen . Dit programma-onderdeel heeft als functie de gewenste artikelen te selecteren op basis van de beschikbare categorieên en selectiecriteria. Het aanmaken van de selectiefilter is hier voorgeprogrammeerd: de gewenste categorieën aanduiden en dan op de knop "select." duwen. U ziet dan de geselecteerde lijst op het scherm. Het aantal artikelen opgenomen in de selectie komt tevoorschijn naast de knop "Exit". Als de gewenste selectie gemaakt is, kan u deze exporteren om ze verder te gebruiken in een ander programma zoals bijv. voor een webshop. Volgende exportfuntcies zijn zoorzien: CSV: Dit is een export in een door Excel leesbaar formaat van de aangevinkte kolommen, waarbij de velden gescheiden worden door een komma. . XML: Dit is een export in XML-formaat van de aangevinkte kolommen. DBF: Dit is een export in dBase III-formaat van al de zichtbare kolommen (van Code tot Beeld). XLS: Dit is een export in XLS-formaat van al de zichtbare kolommen (van Code tot Beeld). HTM: Dit is een export in HTML-formaat van al de zichtbare kolommen (van Code tot Beeld).


161 / 244


Lijsten Met het onderdeel "lijsten" is het mogelijk om zelf lijsten op maat te gaan creëren. Werkwijze

· · ·

· · ·

Selecteer een tabel of gegevensbestand in de kolom "selecteer tabel". U krijgt in de kolom "selecteer kolom" de verschillende velden uit de gekozen tabel. U selecteert alle velden die u zult nodig hebben voor de afdruk. U selecteert eveneens alle velden die u nodig heeft voor de sortering of voor de filtering van de gegevens. Als u op de knop OK drukt, krijgt u een ontwerp van de lijst op het scherm te zien. U kunt de volgorde van de kolommen wijzigen door een kolom in de titelbalk aan te duiden en te slepen naar een andere plaats links of rechts. U kunt ook de breedte van de kolom wijzigen door op de splitsing tussen twee kolommen te gaan staan, de linker muisknop in te drukken en deze scheidingslijn te verschuiven. Met de knop sorteer krijgt u de sorteermodule te zien. Links ziet u de beschikbare velden, het veld naar keuze kunt u slepen naar de rechter kolom. U kunt bovendien kiezen of u de gegevens in opgaande of dalende volgorde wilt te zien krijgen. Met de knop filter kunt u uit de afgebeelde gegevens een selectie maken. Zie --> filter Indien het rapport klaar is, dan kunt u met de knop preview bekijken hoe de lijst er op papier zal uitgezien. Met de knop export kunt u de lijst gaan exporteren om te gebruiken in andere toepassingen zoals bijvoorbeeld een electronisch rekenblad.


162 / 244


Cheques


163 / 244


Transportlijst


164 / 244


Solvabiliteit


165 / 244


Bewegingen klanten In sommige gevallen kan het nodig zijn de verrichtingen van een klant over te brengen naar een andere klant. Bij 'Bewegingen klanten' betreft het de gegevens die in de werkbestanden aanwezig zijn. Bij 'Historiek klanten ' betreft het de artikelen uit de historieken (dus gefactureerde items). Bijv. wanneer een klant die eenmanszaak is wijzigt naar het statuut van een BVBA. Hierdoor krijgt deze klant een nieuw BTW-nummer (ondernemingsnummer) en is dit dus voor ACAS een nieuwe klant. Maar de afspraken (offertes, bestellingen enz.) blijven wel doorgaan. In dit geval kan u de offertes en bestellingen van de eenmanszaak copiëren naar de BVBA. In het bovenste venster kiest u de klant waarvan u de gegevens wil copiëren. Dan drukt u op start. De bewegingen worden dan zichtbaar in het onderse venster. Hier kan met de filter een selectie gemaakt worden (bijv alleen de offertes). Dan drukt u op de knop 'copieer'. Het programma vraagt dan de klantennummer waar de gegevens naartoe moeten. Daarna wordt de copie uitgevoerd. Merk op dat deze gegevens dan bij beide klanten aanwezig zullen zijn. Bijkomend is het mogelijk (zie knop 'Contact' naast het bovenste venster) om een offerte van een contact (of prospect) te copiëren naar een klant. (Offertes zijn de enige documenten die u kan aanmaken voor contacten)


166 / 244


Historiek klanten In sommige gevallen kan het nodig zijn de verrichtingen van een klant over te brengen naar een andere klant. Bij 'Bewegingen klanten ' betreft het de gegevens die in de werkbestanden aanwezig zijn. Bij 'Historiek klanten' betreft het de artikelen uit de historieken (dus gefactureerde items). Bijv. wanneer een klant die eenmanszaak is wijzigt naar het statuut van een BVBA. Hierdoor krijgt deze klant een nieuw BTW-nummer (ondernemingsnummer) en is dit dus voor ACAS een nieuwe klant. Maar de afspraken (offertes, bestellingen enz.) blijven wel doorgaan. In dit geval kan u de offertes en bestellingen van de eenmanszaak copiëren naar de BVBA. In het bovenste venster kiest u de klant waarvan u de gegevens wil copiëren. Dan drukt u op start. De bewegingen worden dan zichtbaar in het onderse venster. Hier kan met de filter een selectie gemaakt worden (bijv alleen de offertes). Dan drukt u op de knop 'copieer'. Het programma vraagt dan de klantennummer waar de gegevens naartoe moeten. Daarna wordt de copie uitgevoerd. Merk op dat deze gegevens dan bij beide klanten aanwezig zullen zijn. Merk op dat facturen niet gecopieerd worden van een klant naar een andere, maar enkel de detail van de factuur. Dit omdat facturen boekhoudkundige documenten zijn. Maar door het detail te copiëren kan u via de knop "Histo" toch nakijken welke artikelen werden afgenomen bijv. door de eenmanszaak en de BVBA samen.


167 / 244

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full featured multi-format Help generator

Import / update klanten


168 / 244


Import leveringsadressen


169 / 244


Import emailadressen Emailadressen kunnen geïmporteerd worden via een extern bestand. Dit moet een dBase III bestand zijn en de naam moet beginnen met EM (bijv EMAIL.DBF) en met minimaal volgende velden bevatten: NR C NAAM EMAIL CODE

6 C C C

(max. 6 karakters lang) 42 (max. 42 karakters lang) 50 (max. 50 karakters lang) 1 (1 karakter lang)

Volgende velden zijn ook nuttig maar niet noodzakelijk: GROEP C 3 Indien het veld GROEP niet aanwezig is wordt het bij import leeg gelaten. LAND C 3 Indien het veld LAND niet aanwezig is wordt het bij import opgevuld met waarde BE. TAAL C 1 Indien het veld TAAL niet aanwezig is wordt het bij import opgevuld met waarde N. S_A N 1 (numerisch veld met waarde 0 of 1) S_B, S_C tot S_T (verdere selectievelden) Indien de S_.. velden niet aanwezig zijn dan worden ze opgevuld met waarde 0, (d.i. niet geselecteerd). Indien bijv. de waarde van S_C moet overgebracht worden, dan moeten de voorgaande S_... velden (dus S_A en S_B) ook in het importbestand aanwezig zijn (en ook de velden GROEP, LAND en TAAL). Het te importeren bestand moet gecopieerd worden naar de plaats waar de data-bestanden staan. Voor de netwerkversie is dit normaalgezien n:\dataacas\001. Voor de single-user versie is dit normaalgezien c:\dataacas\001 of d:\dataacas\001 Merk op: Indien er geen NR en geen CODE (K, L of C) ingevuld is in het importbestand, dan zullen de emailadressen niet zichtbaar zijn via Basis-Emailadressen. Op basis van een controle op het veld "EMAIL" zorgt de importfunctie ervoor dat identieke emailadressen geen tweede keer worden geïmporteerd. Zie ook Basis-Emailadressen: Emailadressen Zie ook Opties-Emailselectie: Emailselectie


170 / 244


Import facturen klanten Importeren van factuurlijnen gemaakt op de laptop.


171 / 244


Import fact artikelen


172 / 244


Import artikelen Artikelen kunnen geïmporteerd worden via een extern bestand. Dit bestand is gebaseerd op de structuur van ACARTIK.DBF. Dit moet een dBase III bestand zijn en de naam moet beginnen met ART (bijv ART001.DBF) en met volgende velden bevatten (en in deze volgorde): CODE C 15 (max. 15 karakters lang) ARTIKEL C 47 (max. 47 karakters lang) EXCL N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) BTW N 5,2 (max. 5 cijfers lang, waarvan 2 decimalen) BTWCODE C 1 (1 karakter lang) RUBR C 25 (max. 25 karakters lang) PRIJS N 12,4 (max. 12 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) LEVNAAM C 20 (max. 20 karakters lang) EANCODE C 15 (max. 15 karakters lang) Het te importeren bestand moet gecopieerd worden naar de plaats waar de data-bestanden staan. Voor de netwerkversie en dossier 001 is dit n:\dataacas\001. Voor de single-user versie is dit normaal gezien c:\dataacas\001 of d:\dataacas\001 Merk op: Op basis van een controle op het veld "CODE" zorgt de importfunctie ervoor dat identieke codes geen tweede keer worden geïmporteerd, de velden CODE en ARTIKEL worden hierdoor niet gewijzigd. De andere velden worden hierdoor wel gewijzigd. Nieuwe codes (dus diegene die bij de controle niet werden gevonden) worden toegevoegd. Bovendien is het mogelijk om aan te duiden dat enkel bestaande artikelen mogen aangepast worden en geen nieuwe artikelen mogen troegevoegd worden.


173 / 244


Import ART001.DBF Artikelen kunnen geïmporteerd worden via een extern bestand. Dit bestand is dezelfde structuur als ACARTIK.DBF. Dit moet een dBase III bestand zijn en de naam moet ART001.DBF zijn, met volgende structuur: RECORDNR N 16 (max. 16 karakters lang) VOORRAAD C 1 (1 karakter lang) CODE C 15 (max. 15 karakters lang) ARTIKEL C 47 (max. 47 karakters lang) EXCL N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) PRIJS2 N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) PRIJS3 N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) PRIJS4 N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) PRIJS5 N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) BTW N 5,2 (max. 5 cijfers lang, waarvan 2 decimalen) BTWCODE C 1 (1 karakter lang) RUBR C 25 BEGIN N 9,2 AANKOOP N 9,2 BESTEL N 9,2 RECEP N 9,2 AFAK N 9,2 VFAK N 9,2 EIND N 9,2 CDLEV C 15 PRIJS N 12,4 (max. 12 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) DEAL N 12,4 MAR N 7,2 OMSCHR1 C 50, OMSCHR2 C 50, OMSCHR3 C 50 LEVNAAM C 20 ACCIJNS N 11 VVALUTA C 3 QSTAF1 N 5, QSTAF2 N 5, QSTAF3 N 5, QSTAF4 N 5, QSTAF5 N 5 MINIM N 7 MAXIM N 7 EM C 3 ISLEEG L 1 NRLEEG C 15 NMLEEG C 47 PRLEEG N 13 ATLLEEG N 4 GEWICHT N 16 BEELD C 12 REKENING C 6 EANCODE C 15 (max. 15 karakters lang) FOSTPLUS C 4 KARTONCOLL N 4 COLLIPALLE N 4 GOEDEREN C 8 AAREKENING C 6 Het te importeren bestand moet gecopieerd worden naar de plaats waar de data-bestanden staan. Voor de netwerkversie en dossier 001 is dit n:\dataacas\001.

174 / 244

Voor de single-user versie is dit normaalgezien c:\dataacas\001 of d:\dataacas\001


175 / 244


Import catalogus Artikelen kunnen geïmporteerd worden via een extern bestand. Dit bestand is gebaseerd op de structuur van CATALOGUS.DBF. Dit moet een dBase III bestand zijn en de naam moet beginnen met ART (bijv ART001.DBF) en met volgende velden bevatten (en in deze volgorde): CODE C 15 (max. 15 karakters lang) ARTIKEL C 47 (max. 47 karakters lang) EXCL N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) PRIJS2 N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) PRIJS3 N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) PRIJS4 N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) PRIJS5 N 13,4 (max. 13 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) BTW N 5,2 (max. 5 cijfers lang, waarvan 2 decimalen) BTWCODE C 1 (1 karakter lang) RUBR C 25 (max. 25 karakters lang) CDLEV C 15 (max. 15 karakters lang) PRIJS N 12,4 (max. 12 cijfers lang, waarvan 4 decimalen) MAR N 7,2 (max. 7 cijfers lang, waarvan 2 decimalen) LEVNAAM C 20 (max. 20 karakters lang) QSTAF1 N 5,0 (max. 5 cijfers lang, waarvan 0 decimalen) QSTAF2 N 5,0 (max. 5 cijfers lang, waarvan 0 decimalen) QSTAF3 N 5,0 (max. 5 cijfers lang, waarvan 0 decimalen) QSTAF4 N 5,0 (max. 5 cijfers lang, waarvan 0 decimalen) QSTAF5 N 5,0 (max. 5 cijfers lang, waarvan 0 decimalen) EM C 3 (max. 3 karakters lang) GEWICHT N 10,5 (max. 10 cijfers lang, waarvan 5 decimalen) REKENING C 6 (max. 6 karakters lang) EANCODE C 15 (max. 15 karakters lang) GOEDEREN C 8 (max. 8 karakters lang) Het te importeren bestand moet gecopieerd worden naar de plaats waar de data-bestanden staan. Voor de netwerkversie en dossier 001 is dit n:\dataacas\001. Voor de single-user versie is dit normaal gezien c:\dataacas\001 of d:\dataacas\001 Merk op: Op basis van een controle op het veld "CODE" zorgt de importfunctie ervoor dat identieke codes geen tweede keer worden geïmporteerd, de velden CODE en ARTIKEL worden hierdoor niet gewijzigd. De andere velden worden hierdoor wel gewijzigd. Nieuwe codes (dus diegene die bij de controle niet werden gevonden) worden toegevoegd.


176 / 244


Export op laptop


177 / 244


Import op kantoor



178 / 244

Utilities In de deelmodule "Utilities" kan u alle instellingen en parameters van het programma terugvinden, alsook enkele nuttige hulpprogramma's. Gegevens Instelling Taal document Footer TXT Datum wijzigen Code wijzigen Catalogus volledig Agenda Herindexeren Overboeking Bijwerken Omzetting Euro Notepad Userprogramma 1 Userprogramma 2 DBF bekijken Update DBF Zuiveren Search NULL


179 / 244


Gegevens Via "Gegeven" worden uw persoonlijke gegevens ingeven. U kunt deze gegevens gebruiken voor het afdrukken van een hoofding bij de aankoop- en verkoopdocumenten. Vanaf versie 389 is het mogelijk een kleur te geven aan de hoofding (16 mogelijke kleuren). De gegevens binnen de rode kader worden in de hoofding opgenomen:

· · ·

Naam: voor de naam kunt u zelf een font en een fontgrootte kiezen. U kunt de naam vetjes, schuin of onderstreept afdrukken. Er zijn drie knoppen beschikbaar voor de alineëring: dit kan links, rechts of in het midden. Adres: straatnaam en nummer De vier overige velden op het scherm zijn vrij in te vullen. U kunt dus nog de plaats ingeven, telefoon, fax, BTW nummer enzovoort.

Bij de afdruk op papier is er links en rechts van de hoofding plaats voorzien voor een logo. Het logo links heeft als naam ac1.bmp, het logo rechts ac2.bmp. Indien het BMP-formaat geen goede kwaliteit geeft bij de afdruk, dan kan er ook gekozen worden voor het WMF-formaat. Immers, de bestanden ac1.bmp en ac2.bmp mogen maar 64Kb groot zijn. Bij het WMFformaat geldt deze beperking niet. Voor het indienen van de BTW-listing dient u het veld Tel. en het veld Email in te vullen. (zie Info - BTW-listing)


180 / 244


Instelling In het onderdeel "Instelling" kunt u een aantal instellingen ingeven met betrekking tot: Boekjaar Parameters BTW Betaling Vertegenwoordiger Instellingen Rekening Printer 1. Boekjaar Zoals het in een boekhouding gebruikelijk is, worden de gegevens ingedeeld in boekjaren en periodes. Door te klikken op het pijltje naast "Atl periodes" kunt u kiezen met hoeveel periodes u wenst te werken. U krijgt de keuze tussen kwartaal, maand, week, dag. Meestal wordt er gewerkt met periodes van een maand. De actieve periode is deze waarin u aan het werken bent. Nummering van de documenten: het eerste nummer is vrij te kiezen, maar mag geen 0 (nul) zijn. Best is om de nummering van jaar tot jaar verder te laten oplopen en niet terug te beginnen vanaf 1. Indien voor de facturen gebruik gemaakt wordt van "voorloop", dan wordt het nummer aangevuld met leidende nullen. Bijv. voorloop = 2012 en nummer = 1, dan wordt krijgt de eerste factuur het nummer 201200001 (en niet 20121). 2. Parameters Via "waarden" kunt u een aantal parameters ingeven die het uitzicht van de documenten zal beïnvloeden. De meeste parameters spreken voor zich, voor een aantal parameters is woordje uitleg wellicht nuttig. Scherm: Indien bij H en W een 0 (nul) staat ingevuld, dan start ACAS in "Full Screen" mode op. Indien u echter meerdere toepassingen tegelijk gebruikt, kan het nuttig zijn ACAS in een kleiner venster te laten opstarten (bijv. 800 x 600). Voor verkoopfacturen zijn er enkele speciale instellingen mogelijk. · U kunt het telefoonnummer van uw klant laten afdrukken op de factuur. · U kunt het faxnummer van uw klant laten afdrukken op de factuur. · Firma's in de bouwsector kruisen medecontact aan. De Belgische klanten met BTW nummer zullen dan gefactureerd worden onder het systeem van BTW medecontract. · Wenst u geen artikelnummers op de factuur af te drukken, dan kiest u het vakje "zonder artcode". · Wenst u een verticale scheiding tussen de artikelnummers en de artikelomschrijvingen, dan kruist u het vakje "scheiding" aan. · U kunt een andere font kiezen voor de voetnota's. · De documentnummers van vorige documenten zoals de leveringsnota's kunnen herhaald worden op de factuur. · Indien u niet voldoende heeft aan vijf cijfers voor het factuurnummer, dan kunt u in het vakje "voorloop" drie cijfers extra ingegeven. Meestal wordt in het vakje "voorloop" het jaartal geplaatst. Op die manier kunt u maximaal 100 000 facturen maken binnen een boekjaar.

181 / 244

·

U kunt de eenheidsprijs inclusief BTW laten afdrukken in italic, op het factuurmodel "zonder kaders". Op de andere factuurmodellen heeft deze parameter geen invloed.

3. BTW% Er zijn negen BTW tarieven voorzien waarvan vijf gewone en 4 speciale. Indien u wenst gebruik te maken van de speciale BTW-tarieven, dan dient u deze aan te kruisen. Op die manier zullen ze mee worden afgedrukt op te verkoopfacturen. Het tarief medecontract is enkel van toepassing voor de bouwsector. Indien leeggoed voor u van toepassing is, dan zal het bedrag leeggoed niet opgenomen worden in uw omzetcijfer. 4. Betaling Er kunnen maximaal negen verschillende betalingscondities worden gecreëerd. Deze bestaan telkens uit vijf karakters. Eerst geeft u het aantal dagen in twee posities lang. Daarna kiest u hoe de vervaldag moet berekend worden vanaf de factuurdatum (F) of vanaf einde maand (E). De derde positie kan ook "R" zijn. Dit betekent dat de klant onder rembours moet betalen. De vermelding "Rembours" wordt dan ook afgedrukt op het leveringsdocument. De vierde en vijfde positie zijn ofwel spaties, ofwel kunt u aangeven hoeveel korting contant de klant geniet indien hij betaalt binnen het aantal dagen dat voorzien is voor contante betaling. De vierde positie is in dat geval de letter C, de vijfde positie is het percentage korting bij contante betaling. Dit percentage kan 1, 2 of 3 zijn. 5. Vertegenw. U kan negen verschillende vertegenwoordigers creëren. De eerste kolom dient voor de afgekorte naam. In de tweede kolom plaatst u de omschrijving. De derde kolom komt het commissiepercentage, voor het geval dit percentage van toepassing op alle klanten van de vertegenwoordiger en op alle artikelen. 6. Instelling Het is ook mogelijk om drie externe programma's aan te geven die u vanuit ACAS kan oproepen. Deze programma's worden dan opgestart via de menukeuze "utilities". Volgorde artikelen: De artikelen worden bij overname naar een volgend document (bijv. overname van offerte naar bestelling), overgenomen in de volgorde dat ze oorspronkelijk werden ingebracht. Een artikellijn tussenvoegen kan niet, maar de artikelen kunen wel gesorteerd worden in een andere volgorde dan deze volgorde van creatie (= sortering op recordnr.). De sortering is ook mogelijk op artikel-nummer en alfabetisch op benaming. Aanvullen voorraad: Indien u gebruik maakt van de velden Minimum en Maximum bij de artikelfiche (Basis Artikelen) dan kan u deze gegevens gebruiken via Info - voorraad - Herbevoorrading. Het programma geeft dan aan welke artikelen moeten aangevuld worden omdat de voorraad lager geworden is dan het aangegeven minimum. 7. Rekening Hier wordt aangegevens op welke grootboekrekening(en) de verkoopfacturen moeten geboekt worden Deze rekeningen zijn van belang indien de gegevens worden doorgestuurd naar een boekhoudprogramma voor verdere verwerking. 8. Printer Het is mogelijk om een meerdere printers in te stellen die specifiek bedoeld zijn voor het afdrukken van bepaalde documenten

· · · · ·

De Std (standaard) printer Printer VO: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van de offertes Printer VL: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van de leveringsbonnen Printer VF: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van de verkoopfacturen Printer Etiket: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van (barcode)etiketten

182 / 244

· · ·

Printer Kassa: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van de kasticketten Printer Doc2: bij de afdruk van de verkoopfacturen kan er een exemplaar van de verkoopfacturen naar een 2de printer gestuurd worden. Indien deze printer niet werd ingevuld, dan verschijnt deze keuzemogelijkheid niet bij de afdruk van de facturen. Printer PDF: bij het sturen van een email met een bijlage (attachment) naar de klant, is het nodig het gewenste document eerst aan te maken in een PDF formaat. Dit is bijv. het geval bij het sturen van een rappel per email.

9. Path Op dit tabblad kunt u aangeven waar al de documenten op de harde schijf terechtkomen. 10. Users Indien u de historieken wil bijwerken (overboeken), dan moeten de andere gebruikers uit ACAS uitgelogd zijn. Via het tabblad Users kunt u zien welke gebruikers nog ingelogd zijn. Evenwel, bij verkeerd uitloggen kunnen gebruikers toch nog in de lijst voorkomen. Deze kunnen hier verwijderd worden.


183 / 244


Boekjaar

Zoals het in een boekhouding gebruikelijk is, worden de gegevens ingedeeld in boekjaren en periodes. Door te klikken op het pijltje naast "Atl periodes" kunt u kiezen met hoeveel periodes u wenst te werken. U krijgt de keuze tussen kwartaal, maand, week, dag. Meestal wordt er gewerkt met periodes van een maand. Indien het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar, dan vult u in het vakje "eerste periode" het cijfer 1 in. Januari is dan uw eerste periode. De actieve periode is deze waarin u aan het werken bent. Bij het begin van een nieuw boekjaar moet u de nummering van de verschillende mogelijke documenten opgeven. Daarvoor dient de knop "eerste" aan de rechterkant van uw scherm. De nummering die u bij het begin van het boekjaar ingeeft via de knop "eerste" zal automatisch verschijnen in het kader "cijfers laatste bewerking van het boekjaar". Deze nummers zullen uiteraard wijzigen naarmate u documenten aanmaakt met het programma. Indien u creatie van een document afbreekt (niet afwerkt), dan wordt het reeds gereserveerde documentnummer in de overeenkomende vakjes van het scherm Dump geplaatst. Ook het rechtzetten van een fout in de nummering van de documenten kan via 'Dump'. Knop "Nieuw Boekjaar Beginnen". Vooraleer een nieuw boekjaar wordt gestart, maakt het programma een copie van de huidige toestand van de voorraad. er wordt een copie gemaakt van ACARTIK.DBF vaan ACARjjjj.DBF, waarbij jjjj het jaartal is. Zo kan deze toestand van het einde van een van de vorige jaren later nog gereconstrueerd worden.

184 / 244

Bij het afsluiten van een boekjaar en het beginnen van een nieuw boekjaar wordt een nieuwe nummering begonnen. Werkwijze: Om een nieuw boekjaar te beginnen, moet u volgende stappen volgen:

· · · · · · · · · ·

Druk de inventaris af : Basis - Artikelen - knop: Event. - ev filter: acartik_eind > 0 Utilities - instelling - knop: nieuw boekjaar beginnen Is de inventaris afgedrukt? J Boekjaar Export aanpassen? J Nieuw Boekjaar beginnen? J Cijfers eerste boekjaar ingeven. Let op, begin niet terug met 1, maar eerste cijfers moeten groter zijn dan de laatste cijfers van het vorige boekjaar. aanpassen aantallen in ACSTOCK? J Knop: Dump, nog ingevulde dumpnummers vewijderen Knop: OK


185 / 244


Parameters

Via "instelingen" kunt u een aantal parameters ingeven die het uitzicht van de documenten zal beïnvloeden. De meeste parameters spreken voor zich, voor een aantal parameters is woordje uitleg wellicht nuttig. Scherm: Normaalgezien staat het programma ingesteld op het volledige sherm te vullen. Dan wordt er bij "Resolutie H:" en bij "x W:" 0 ingegeven. Het is ook mogelijk om ACAS in een venster met een zelf gekozen grootte te starten. (Bijv. 800 x 800) Documenten: Het gebruik van kaders op de documenten: het standaardmodel voor de verkoopdocumenten kan in vier versies worden afgedrukt:

· · · · ·

De eerste versie is bedoeld voor een laserprinters. Op dit model worden een aantal kaders in het grijs afgebeeld. In dit geval kruist u het vakje "grijze kaders" aan. De tweede versie is bedoeld voor inktjet printers. In dit geval laat u het vakje "grijze kaders" blanco. De derde versie is bedoeld voor matrixprinters. In dit geval worden alle verticale lijnen weggelaten. U kruist dan het vakje "matrixprinter" aan. Er is ook nog een versie voorzien zonder kaders (nkel voor facturen). Tenslotte is er nog eenvariante hierop voorzien met het adres van de klant aan de linker kant. (enkel voor facturen).

Nummeren van artikellijnen: indien u de artikellijnen wilt nummeren, dan kruist u het vakje "lijnnr" aan. Lengte van een artikelcode: indien u gebruik wilt maken van lange artikelnummers, dan kruist u het vakje "artikel vijftien karakters" aan. Teksten:

186 / 244

U kan gebruik maken van tekstlijnen bovenaan het document, onderaan het document of in het midden onder de artikels. Wilt u deze teksten tijdens het maken van een document nog kunnen wijzigen, dan kruist u de betreffende vakjes aan: tekst header, tekst footer, tekst line. Facturen: Voor verkoopfacturen zijn er enkele speciale instellingen mogelijk.

· · · · · · · ·

U kunt het telefoonnummer van uw klant laten afdrukken op de factuur. U kunt het faxnummer van uw klant laten afdrukken op de factuur. Firma's in de bouwsector kruisen medecontact aan. De Belgische klanten met BTW nummer zullen dan gefactureerd worden onder het systeem van BTW medecontract. Wenst u geen artikelnummers op de factuur af te drukken, dan kiest u het vakje "zonder artcode". Wenst u een verticale scheiding tussen de artikelnummers en de artikelomschrijvingen, dan kruist u het vakje "scheiding" aan. U kunt een andere font kiezen voor de voetnota's. De documentnummers van vorige documenten zoals de leveringsnota's kunnen herhaald worden op de factuur. Indien u niet voldoende heeft aan vijf cijfers voor het factuurnummer, dan kunt u in het vakje "voorloop" drie cijfers extra ingegeven. Meestal wordt in het vakje "voorloop" het jaartal geplaatst. Op die manier kunt u maximaal 100 000 facturen maken binnen een boekjaar.


187 / 244


BTW% Er zijn negen BTW tarieven voorzien waarvan vijf gewone en 4 speciale. Indien u wenst gebruik te maken van de speciale BTW-tarieven, dan dient u deze aan te kruisen. Op die manier zullen ze mee worden afgedrukt op te verkoopfacturen. Het tarief medecontract is enkel van toepassing voor de bouwsector. Indien leeggoed voor u van toepassing is, dan zal het bedrag leeggoed niet opgenomen worden in uw omzetcijfer. Omdat sommige computers als decimaal teken een punt gebruiken en andere een komma, werd het bewaarde BTW-percentage onafhankelijk gemaakt van het decimaal teken. Deze wijiging is van toepassing vanaf versie 387.


188 / 244


Betaling Er kunnen maximaal negen verschillende betalingscondities worden gecreëerd. Deze bestaan telkens uit vijf karakters. Eerst geeft u het aantal dagen in twee posities lang. Daarna kiest u hoe de vervaldag moet berekend worden vanaf de factuurdatum of vanaf einde maand. De vierde en vijfde positie zijn ofwel spaties, ofwel kunt u aangeven hoeveel korting contant de klant geniet indien hij betaalt binnen het aantal dagen dat voorzien is voor contante betaling. De vierde positie is in dat geval de letter C, de vijfde positie is het percentage korting bij contante betaling (dus 1, 2 of 3). Er zijn ook 2 speciale betalingscondities: 00R . Deze is bedoeld voor betaling onder rembours. Het woord 'REMBOURS' wordt dan op de leveringsbon in grote letters afgedrukt. 00D. Deze is bedoeld voor betalingen door middel van een domicilieringsopdracht. Het woord 'DOMICILIERING' wordt dan op de leveringsbon in grote letters afgedrukt.


189 / 244


Vertegenwoordiger U kan negen verschillende vertegenwoordigers creëren. De eerste kolom dient voor de afgekorte naam. In de tweede kolom plaatst u de omschrijving. De derde kolom dient voor het commissiepercentage, in geval de vertegenwoordiger dezelfde commissie krijgt voor alle klanten en alle artikelen. Anders moet de commissie ingegeven worden per artikel (in het vakje 'marge')


190 / 244


Instellingen

Userprogramma's:programma's die de gebruiker zelf kan kiezen en instellen. deze programma's worden opgestart vanuit ACAS.

· · · · ·

Userprogramma 1: wordt opgestart vanuit Utilities-Userprogramma 1 Userprogramma 2: wordt opgestart vanuit Utilities-Userprogramma 1 Picture editor: wordt opgestart door de Pict.-knop bij Basis-artikelen Text editor: wordt opgestart door de TXT-knop bij Basis-Klanten PDF editor: wordt opgestart door de PDF-knoppen bij Basis-artikelen

Path · Picture path de plaats waar zich de afbeeldingen van de artikelen bevinden · Text path: de plaats waar zich de TXT-bestanden bevinden · PDF path: de plaats waar zich de PDF-bestanden bevinden · Boekhoudprogramma pad: de plaats waar het exportbestand voor de boekhouding moet terecht komen · Database pad: de plaats waar zich de data van het ACAS-dossier bevinden Volgorde artikelen: Dit is de sorteervolgorde van de artikellijnen op de documenten op het moment dat ze via "Overname" worden overgenomen uit een vorig document. Aanvulen voorraad: Via Info-Voorraad-Herbevoorrading maakt het programa een lijst van de artikelen die zouden moeten aangekocht worden om de voorraad weer op peil te brengen, berekend volgens wat ingevuld is in de velden minim. en maxim. bij Basis-Artikelen.

191 / 244

Bij "Normaal" worden de artikelen aangegeven waarvan de voorraad is gedaald tot onder het minimum, en deze wordt dan aangevuld tot aan het maximum. Bij "Minimum" worden de artikelen aangegeven waarvan de voorraad is gedaald tot onder het minimum, en deze wordt dan aangevuld tot aan dat minimum. Bij "Maximum" worden de artikelen aangegeven waarvan de voorraad is gedaald tot onder het maximum, en deze wordt dan aangevuld tot aan dat maximum. (bijv. tijdens het drukke seizoen) Decimalen: het aantal decimalen dat wordt gebruikt in de aantallen en in de bedragen.l


192 / 244


Rekening

Bij het bewaren van de verkoopfacturen vraagt het programma op welke boekhoudkundige rekening deze factuur moet terecht komen. Hier kunt u de lijst van de mogelijke rekeningen invullen. Indien slechts één verkooprekening wordt ingevuld, dan komen alle verkoopfacturen op deze rekening en hoeft de gebruiker dus niet telkens een rekening uit de lijst te kiezen.


193 / 244


Printers ACAS heeft de mogelijkheid om de verschillende documenten naar een specifieke printer te sturen i.p.v. naar de standaard printer van Windows. Dit heeft het voordeel dat als de standaard printer van Windows wordt gewijzigd (door een ander programma), dat dit geen invloed heeft op de afdruk van de documenten waaraan een specifieke printer is toegewezen. Een specifieke printer kan voor bepaalde documenten nodig zijn, wegens een afwijkend formaat (zoals bij kasticketten) of wegens een afdruk op voorgedrukte formulieren (bijv. voorgedrukte factuurhoofdingen). Ook het aantal exemplaren dat per document moet worden afgedrukt kan hier worden ingesteld. Wanneer geen specifieke printer wordt ingesteld, dan gebruikt ACAS de standaard printer van Windows.

Welke documenten?

· · · · · · ·

VO = Verkoopofferte VL = Verkoop Levering VF = Verkoopfactuur Etiket Kassa = Kasticket Doc2 = extra afdruk van verkoopfactuur PDF = afdruk naar PDF-bestand (o.a. gebruikt bij Rappels per Email)

Werkwijze Stel in Windows de printer die u wil gebruiken voor het document in als Standaard Printer Ga naar Utilities-Instelling-Printer. De standaard printer verschijnt in het vakje Std Printer.

·

Stel de printer die u wil gebruiken voor het document in als Standaard Printer via

194 / 244

· · · · · · ·

Bestand-Print Setup... Ga naar Utilities-Instelling-Printer. De standaard printer verschijnt in het vakje Std Printer. Selecteer deze printer met de muis. Copieer de naam van de printer naar het klembord met CTRL-C. Plak de naam van de printer bij het gewenste document met CTRL-V. Stel de printer die u als wil gebruiken als Standaard Printer in Windows terug in via Bestand-Print Setup... Herhaal deze werkwijze voor al de documenten waaraan u een specifieke printer wil toewijzen.

Merk op: Deze functie werkt niet in Windows 98. In Windows 98 wordt altijd de standaard printer gebruikt.


195 / 244


Taal document De af te drukken documenten kunnen aangepast worden aan de taal van de klant, leverancier of aan het contact. In de afgebeelde vakjes van het gekozen document kunt u de gewenste term veranderen naar wens.


196 / 244


Footer TXT


197 / 244


Datum wijzigen De werkdatum voor ACAS staat automatisch ingesteld op de systeemdatum van uw computer. Indien u echter nog documenten moet verwerken van een vroegere datum, dan kan u de werkdatum tijdelijk achteruit zetten. Een voorbeeld zal dit verduidelijken: stel dat u nog een aankoopfactuur dient in te geven met datum 30 januari terwijl de datum van uw computer reeds 2 februari is. Via "datum wijzigen" zet u tijdelijk de datum op 30 januari. Bij het verlaten van ACAS wordt de werkdatum terug gelijk gezet aan de computerdatum.


198 / 244


Code wijzigen Aangezien het programma enkel wordt verhuurd, is voor elke nieuwe huurperiode een nieuwe code vereist. De nieuwe code geeft u in via de module "utilities", onderdeel "code wijzigen".


199 / 244


Catalogus volledig


200 / 244


Agenda Het onderdeel "Agenda" kunt u gebruiken als een soort opvolgingssysteem voor nog uit te voeren taken. Werkwijze

·

Klik op de knop "nieuw". Er wordt een lijn aangemaakt waarin u een aantal zaken kunt invullen:

o Begindatum: het programma stelt als begindatum de huidige werkdatum voor. U kunt deze datum eventueel wijzigen.

o Omschr(ijving): u vult een korte omschrijving in van de uit te voeren taak. o Prior(iteit): u vult een cijfer in om de prioriteit te bepalen van de uit te voeren taken.

o Rubriek: u kunt de taken indelen in rubrieken. o Persoon: da naam van de actieve ACAS-gebruiker wordt hier automatisch ingevuld.

o Einddatum: u vult de datum in tegen wanneer de taak moet afgehandeld zijn. o Afgewerkt: wanneer een taak afgewerkt is, kunt u dit aanduiden door een kruisje te zetten.

· · ·

·

Wanneer een nieuwe lijn werd ingevuld, kunt u de gegevens bewaren door te klikken op de knop "bewaren". U kunt een lijn eventueel schrappen door te klikken op de knop "schrappen". U kunt de afgewerkte taken consulteren door te drukken op de knop "afgewerkte". De afgewerkte taken kunt u weghalen uit de lijst. Druk hiervoor eerst op de knop "afgewerkte", vervolgens op de knop "zuiveren". Met de knop "terug" keert u terug naar de lijst van de onafgewerkte taken. U kunt de lijst afdrukken door te klikken op de knop "print".

Pop-up venster Bij het opstarten van ACAS worden die agenda-items in een pop-up scherm weergegeven die bestemd zijn voor de actieve ACAS-gebruiker en die hun einddatum hebben bereikt maar nog niet zijn afgewerkt. Sorteren U kunt de takenlijst sorteren op elke kolom. Duid hiervoor het gewenste sorteercriterium aan door te klikken op één van de bolletjes in het kader "sorteren" bovenaan het scherm. De lijst kan gerangschikt staan in dalende of stijgende volgorde.


201 / 244


Herindexeren Indien de verwerking van de documenten begint te vertragen, dan kunt u via dit programmaonderdeel de meeste rekeningen bijwerken. Dit zal de dagelijkse werking bevorderen. Search null Dit hulpprogramma op controleert of alle velden in de bestanden correct zijn opgevuld. Voor het opzoeken van de gegevens is het soms noodzakelijk dat een veld niet in leeg is.


202 / 244


Overboeking Overboeken van werkbestand naar de historiek, dwz bijwerken van de historieken. Dit is nodig om documenten te kunnen raadplegen of opnieuw af te drukken. Dit is ook nodig voor de opbouw van de statistieken. Merk op: Overboek werkt niet onder Windows 7, hiervoor is "Bijwerken" wel geschikt.

Werkwijze: Eerst wordt de datum gevraagd tot wanneer de overboeking van de werkbestanden naar de historieken moet gebeuren. In principe mag dit altijd gebeuren tot de datum die wordt voorgesteld. Op het volgende scherm kan u aangeven welke bijkomende documenten u wil overbrengen. Normaalgezien is het nooit de bedoeling andere documenten dan facturen (aankoop en verkoop) naar de historieken over te brengen. Dus moeten hier geen bijkomende documenten worden aangeklikt. Dan komt de vraag "Bent u zeker van de schrapping?" Het antwoord is hier JA, want nadat de documenten zijn gecopieerd van her dagelijkse werkbestand naar de historiek is het logisch dat deze documenten uit het werkbestand worden geschrapt. Merk op dat enkel afgewerkte documenten worden overgebracht naar de historieken en dat enkel die documenten uit de werkbestanden worden verwijderd.


203 / 244


Bijwerken Dit onderdeel doet het zelfde als "Overboek". Maar overboek werkt niet onder Windows 7 en bijwerken wel.


204 / 244


Omzetting Euro Alle dossiers zijn in principe op 31/12/2002 omgezet naar de euro. De overgangsfase waarbij gewerkt werd met 2 munten is inmiddels afgelopen.


205 / 244


Notepad Dit is het externe programma, gekozen door de gebruiker, om txt-bestanden te bewerken. De TXT-knoppen bijv. bij Basis-Klanten, activeren dit programma om een TXT-bestand te bewerken. Zie ook Instellingen


206 / 244


Userprogramma 1 Dit is het externe programma, gekozen door de gebruiker, om bijv. een backup te maken. Zie ook Instellingen


207 / 244


Userprogramma 2 Dit is het externe programma, gekozen door de gebruiker, om bijv. afbeeldingen te bekijken. Zie ook Instellingen


208 / 244


DBF bekijken Als er iets fout is gegaan met de sorteersleutels (indexen) van de databestanden, dan kan via dit externe database-programma gekeken worden wat er is fout gelopen. Dit programma gebruikt immers de sorteersleutels van de bestanden niet en toont dus alle records (rijen) in de chronologische volgorde zoals ze zijn ingegeven.


209 / 244


Update DBF Indien bij een nieuwe versie van ACAS ook een wijziging is aangebracht aan de structuur van de databestanden, dan moet na de installatie van de nieuwe versie ook een update plaatsvinden van de reeds aanwezige databestanden. Dit kan via Utilities-Update dbf.


210 / 244


Zuiveren Dit programmaonderdelen onderzoekt alle bestanden om eventueel beschadigde gegevens op te zoeken. De beschadigde gegevens worden dan uit de bestanden verwijderd.


211 / 244


Search NULL Dit hulpprogramma op controleert of alle velden in de bestanden correct zijn opgevuld. Voor het opzoeken van de gegevens is het soms noodzakelijk dat een veld niet in leeg is.


212 / 244


213 / 244

Window Indien meerdere schermen (windows) tegelijk open staan, kan via het deelmenu "Window" aangegeven worden hoe deze schermen moeten afgebeeld worden.

Verticaal Horizontaal In Lagen Cascade De plaatsing en de weergave van iconen en toolbars kan hier aangepast worden. Iconen aanpassen Toolbars


214 / 244


Verticaal Indien meerdere schermen (windows) tegelijk open staan, kan via het deelmenu "Window" aangegeven worden hoe deze schermen moeten afgebeeld worden:

· · · ·

Verticaal: onder elkaar Horizontaal: naast elkaar In lagen: (verscholen) achter elkaar Cascade: in trapvorm, gedeeltelijk verscholen achter elkaar


215 / 244


Horizontaal Indien meerdere schermen (windows) tegelijk open staan, kan via het deelmenu "Window" aangegeven worden hoe deze schermen moeten afgebeeld worden:

· · · ·



216 / 244


In Lagen Indien meerdere schermen (windows) tegelijk open staan, kan via het deelmenu "Window" aangegeven worden hoe deze schermen moeten afgebeeld worden:

· · · ·



217 / 244


Cascade Indien meerdere schermen (windows) tegelijk open staan, kan via het deelmenu "Window" aangegeven worden hoe deze schermen moeten afgebeeld worden:

· · · ·



218 / 244


Iconen aanpassen


219 / 244


Toolbars

Het uitzicht en de positie van de toolbars kan hier worden aangepast.

· · · ·

knop "Toon": geeft de hooftoolbar weer op het scherm Toon Tekst, aangevinkt: geeft grote iconen met tekst Toon Tekst, uitgevinkt: geeft kleine iconen zonder tekst 'Veranderen": wijzigt de plaatsing van de toolbar op het scherm


220 / 244


221 / 244

Help In de deelmodule "Help" vindt u handleiding van het programma, en de copyright gegevens.

Inhoud Zoek help index Resources Aangaande Creatie Chrono


222 / 244


Inhoud Geeft het hoofdscherm weer van het help-bestand.


223 / 244


Zoek help index Geeft de lijst met zoektermen.


224 / 244


Resourses Geeft de gebruikte hoeveelheid RAM geheugen weer


225 / 244


Aangaande Help-Aangaande geeft volgende informatie op het scherm:

· · · ·

naam van het programma. Omschrijving van het programma. Versie van het programma. Het actieve bedrijf.

De knop "System" geeft volgende informatie op het scherm:

· · · · ·

Systeemmap van Windows Hoe lang de PC aanstaat. De hoeveelheid beschikbaar RAM geheugen De Gebrukersnaam in het Windows netwerk De gebruikers die in ACAS zijn ingelogd in het actieve dossier


226 / 244


Creatie Geeft de gegevens weer van de programma-ontwikkelaar.


227 / 244


Chrono Dit onderdeel is een hulpmiddel om bij te houden hoeveel tijd er aan een bepaald dossier werd gewerkt. Maak uw keuze via de radiobuttons gevolgd door een klik op de "OK" knop. · Via radiobutton "Start" wordt de datum + uur + minuten + seconden opgeslagen in het tijdelijke ini-bestand. · Via radiobutton "Stop" wordt de starttijd terug opgehaald en samen met de stoptijd weggeschreven in een histioriek bestand. Er kan eventueel nog een commentaar aan toegevoegd worden. · Via radiobutton "Edit" worden de reeds opgeslagen registraties getoond met een teksteditor · Via radiobutton "Exit" wordt dit programma-onderdeel verlaten.


228 / 244


229 / 244

Kernwoorden Printer Iconen Filter Zoeken in ... Inventaris Kassa Serienr Dump Herafdruk Klantenkaart Barcode


230 / 244


Printer Er kunnen verschillende printers gebruikt worden voor verschillende documenten. via de instelling kunt u deze instellen. Om de juiste verwijzing naar de gewenste printer te kunnen maken, kunt u eerst via Print setup deze printer als standaard printer instellen. Deze kan dan met knip (ctrl-c) en plak (ctrl-p). van Std printer naar de printer van het gewenste document gecopieerd worden.

Het is mogelijk om meerdere printers in te stellen die specifiek bedoeld zijn voor het afdrukken van bepaalde documenten · De Std (standaard) printer · Printer VO: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van de offertes · Printer VL: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van de leveringsbonnen · Printer VF: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van de verkoopfacturen · Printer Etiket: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van (barcode)etiketten · Printer Kassa: deze printer wordt gekozen voor het afdrukken van de kasticketten · Printer Doc2: bij de afdruk van de verkoopfacturen kan er een exemplaar van de verkoopfacturen naar een 2de printer gestuurd worden. Indien deze printer niet werd ingevuld, dan verschijnt deze keuzemogelijkheid niet bij de afdruk van de facturen. · Printer PDF: bij het sturen van een email met een bijlage (attachment) naar de klant, is het nodig het gewenste document eerst aan te maken in een PDF formaat. Dit is bijv. het geval bij het sturen van een rappel per email.


231 / 244

232 / 244


Iconen Doorheen de verschillende modules wordt er telkens gebruik gemaakt van een aantal iconen. De betekenis van deze iconen blijft dezelfde doorheen het hele programma.

· · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Printertje: kiezen en instellen van de printer Deurtje: verlaten van de applicatie Vraagteken: de help-file oproepen Boekje: agenda (takenlijst) Tonnetje: opslaan van wijzigingen Bootje: export van gegevens Reeks gele tab blaadjes: sorteren van gegevens Knopje met ? : filteren van de records volgens criteria Printerknopje: gegevens afdrukken. Vergrootglas: print preview (afdrukvoorbeeld op het scherm). Laddertje met rode lijn: gegevens toevoegen Vuilbakje: schrappen van een rij. Wijzend handje: overnemen van een document Rood mannetje: toekennen van een adres voor verzending Bliksem: oproepen van verborgen gegevens Rekenmachine: kassa Appeltje: serienummer Blauw venstertje: sluiten van een programmamodule.


233 / 244


Filter Een filter is een voorwaarde waaraan de gegevens moeten voldoen om in een lijst opgenomen te worden. Een filter bestaat uit 3 delen:

Het eerste deel is de veldnaam of kolomnaam waarop u de voorwaarden wilt toetsen. De beschikbare veldnamen vindt u in het kadertje "columns". Het tweede deel is een operator, bv. =, >, < Het derde deel is een variabele. Een variabele is iets waarmee de inhoud van het betreffende veld moet vergeleken worden. Dit kan een woord of een getal zijn, maar ook een andere kolomnaam of veldnaam. Indien het geselecteerde veld een numeriek veld is, dan is de variabele meestal een getal. Indien het veld een alfanumeriek veld is, dan moet u de variabele tussen " " plaatsen. U kunt bovendien een functie toepassen. De beschikbare functies vindt u terug in het kadertje "functions". Een voorbeeld maakt dit duidelijk. Bij het filteren van artikelen kunt u volgende functie instellen: Left(code,1)="A" Met deze filter zoekt u naar alle artikelen waarvan de artikelcode begint met de hoofdletter A. De functie left kijkt dus naar de linkerkant van de artikelcode. Het getal in de filter wijst erop dat slechts 1 positie van de artikelcode in aanmerking genomen wordt. U kunt eveneens gebruik maken van samengestelde filters. Deze filters zijn samengesteld uit verschillende eenvoudige filters. De eenvoudige filters worden gescheiden door de Engelse woorden OR of AND.


234 / 244

235 / 244


Zoeken in... Zoeken in werkt op de naam (bij contacten, klanten, leveranciers en artikelen). Hierbij kunt u een reeks letters en cijfers ingeven en het programma zoek dan of deze tekenreeks ergens in de naam voorkomt. Her maakt niet uit of deze tekenreeks in het begin of ergens anders in de naam voorkomt.


236 / 244


Inventaris Basis - Artikelen - Inventaris Via de knop 'inventaris' krijgt u een inventarislijst. Er is een knop voorzien om de artikelen zonder eindvoorrad al dan niet weg te laten uit de lijst. Let wel, de lijst is een momentopname. vergeet niet deze lijst af te drukken alvorens een nieuwe boekjaar te starten. Vanaf versie 391 wordt echter een copie van de inventaris genomen bij de verandering naar een nieuw boekjaar. Deze lijst kan later terug opgevraagd worden via Info - Voorraad - Inventaris per jaar. Bij oudere versies was het niet meer mogelijk deze lijst op een later tijdstip terug op te vragen.


237 / 244


Kassa


238 / 244


Serienr


239 / 244


Dump Indien u creatie van een document afbreekt (niet afwerkt), dan wordt het reeds gereserveerde documentnummer in de overeenkomende vakjes van het scherm 'dump' geplaatst. Ook het rechtzetten van een fout in de nummering van de documenten kan via 'Dump'

Per soort document zijn er 7 vakjes voorzien om dump-nummers in te vullen. Het programma gebruikt deze nummers te beginnen van rechts naar links. Indien er geen dump-nummers meer zijn, dan wordt de normale nummering gevolgd. (Zie Boekjaar ) In versie 389 werd een controle toegevoegd om de ingave van onwaarschijnlijke dumpnummers te melden.


240 / 244


Herafdruk Via het consulteren van een document, bestaat ook de mogelijkheid om het opnieuw af te drukken. Dit kunt u eenvoudig doen door na het selecteren van een bepaalde document te klikken op het printericoontje bovenaan het scherm. Vergewis u er evenwel van dat de noodzakelijke gegevens werden overgeboekt (zie Overboek ) zodat de detailgegevens voor het betrokken document beschikbaar zijn. De herafdruk is vooral van toepassing voor verkoopfacturen en kasticketten. U heeft voor het afdrukken een drietal opties ter beschikking: · Lijn: door dit vakje aan te vinken zal het programma u de mogelijkheid bieden om bij de afdruk commentaarlijnen in te geven. · Hoofding: de factuur kan al dan niet met hoofding worden afgedrukt. · Origineel: indien u dit vakje aanvinkt, zal de factuur in originele vorm worden afgedrukt. Indien u dit vakje niet aanvinkt, dan zullen de woorden "factuur duplicaat" worden afgedrukt


241 / 244


Klantenkaart Klantenkaarten kunnen gebruikt worden in de module Winkelverkoop . Via de ingave van het klantenkaartnummer, kan u later terugvinden hoe vaak een bepaalde klant iets heeft gekocht en voor welk totaalbedrag. Nochtans staat een kasticket niet op naam. Enkel statistische gegevens (aantal aankopen en bedrag) worden bewaard. Het detail van de gekochte artikelen verdwijnt als de kasticketten worden overgenomen op een verzamelfactuur "kasverkopen". Als u voor al de kastiketten van een bepaalde klantenkaart een verzamelfactuur moet maken, dan kan dit gemakkelijk door na het indrukken van de knop "Overn. Q" een van de artikellijnen met de betreffende klantenkaart te selecteren en daarna op de knop "Kaart" te klikken. Daardoor worden al de artikelen voor deze klantenkaart geselecteerd. (zie verkoopfactuur) U kan deze klantenkaarten zelf aanmaken via Opties - Etiketten - Klanten of via Opties Etiketten - Barcode klant. In dit laatste geval kan u de klantenkaart ook inlezen met een barcode scanner.


242 / 244


Barcode


243 / 244


244 / 244

244

Recommend Documents