BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum
2.1.1 Sistem Informasi Sistem informasi adalah sebuah kumpulan dari manusia, prosedur, dan sumber daya untuk mendapatkan, memproses atau mengubah, menyimpan,
dan
mengkomunikasikan
informasi
untuk
mendistribusikannya di dalam sebuah organisasi (O'Brien J. A., 2006). Sistem informasi adalah sebuah sistem didalam sebuah organisasi yang membantu kebutuhan transaksi sehari-hari, mendukung operasi, manajerial serta strategis dari organisasi dan menyediakan laporan yang dibutuhkan kepada pihak-pihak luar tertentu. (Jogiyanto, 2005) Sistem informasi juga dinyatakan sebagai sebuah sistem yang menerima masukan data dan instruksi, memproses data sesuai dengan instruksi yang diberikan, dan menerbitkan hasil pemrosesan tersebut (Davis, 1991). “Sistem informasi adalah sekumpulan elemen atau komponen – komponen
yang
berhubungan
yang
mengumpulkan,
mengolah,
menyimpan dan menghasilkan data dan informasi dan menghasilkan umpan-balik.” (Reynolds & Stair, 2006). Satzinger, Jackson, Burd (2008) menyatakan adanya perbedaan antara aplikasi komputer dengan sistem informasi. Dalam pengertian bahwa aplikasi komputer adalah program aplikasi perangkat lunak yang berjalan pada sebuah device yang bekerja menjalankan fungsi yang spesifik dan terkait. Sedangkan sistem informasi menurutnya adalah suatu kumpulan komponen komputer yang mengumpulkan, memproses, menyimpan ( biasanya dalam database), dan menyediakan output dimana informasi dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan sekumpulan komponen yang
7
8 digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi dalam mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi.
2.1.1.1 Jenis-Jenis Sistem Informasi Menurut Satzinger, Jackson, Burd (2004: 9) jenis-jenis sistem informasi antara lain: a. Executive Information System (EIS) Sistem
informasi
eksekutif
untuk
kompetitif
dan
yang
digunakan
bagi
lingkungan
yang
perencanaan
yang
memonitor melakukan
strategis bagi perusahaan. b. Decision Support System (DSS) Sistem-sistem pendukung yang memungkinkan pengguna untuk menyelidiki dan mengetahui apa dampak dari pilihan yang ada atau keputusan yang diambil. c. Transaction Processing System (TPS) Sistem
informasi
yang
mencatat
dan
menyimpan serta mengolah informasi mengenai transaksi-transaksi sehari-hari yang organisasi. d. Management Information System Sistem informasi yang menangkap informasi yang telah dicatat oleh transaction processing system dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan manajemen yang akan digunakan untuk perencanaan dan pengendalian. e. Expert System Sebuah sistem informasi berupa aplikasi yang dapat meniru sebagai pakar ahli. Secara umum, sistem ini adalah sebuah aplikasi yang memiliki spesialis dalam area tertentu.
9 Sedangkan
jenis-jenis
sistem
informasi
menurut Satzinger et al. (2010 :9), sebagai berikut: 1. Customer Relationship Management System Sistem
CRM
adalah
sistem
yang
mendukung pemasaran, penjualan, dan operasi pelayanan pelanggan baik langsung maupun tidak langsung. 2. Supply Chain Management Sistem Sistem
SCM
mengintegrasikan
adalah
sistem
pengembangan
yang produk,
akuisisi produk, manufaktur dan manajemen persediaan produk. 3. Accounting and Financial Management System Sistem AFM adalah sebuah sistem yang mencatat informasi akuntansi yang diperlukan untuk membuat laporan keuangan dan laporanlaporan lainnya yang diperlukan oleh pihak berkepentingan,
baik
investor
maupun
kreditor. 4. Human Resource Management System Sistem HRM adalah sebuah sistem yang mendukung tugas-tugas berhubungan dengan para karyawan seperti penggajian, tunjangan, perekrutan, dan pelatihan karyawan. 5. Manufacturing Management System Sistem Manajemen Manufaktur adalah sebuah
sistem
yang
mengontrol
proses
produksi internal yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi. 6. Knowledge Management System Sistem Manajemen Pengetahuan adalah sebuah sistem yang mendukung penyimpanan dan akses ke dokumen-dokumen dari semua bagian organisasi.
10 7. Collaboration Support System Sistem
CSS
adalah
sistem
yang
memungkinkan pendistribusian personil secara geografis untuk berkolaborasi dalam proyek dan tugas. 8. Business Intelligence System Sistem BIS adalah sebuah sistem yang mendukung
perencanaan
strategis
dan
pengambilan keputusan eksekutif.
2.1.2 System Development Life Cycle (SDLC) System Development Life Cycle (SDLC) adalah seluruh proses
yang
membangun,
menyebarkan,
memakai,
dan
memperbaharui sistem informasi. (Satzinger, 2004)
Gambar 2.1 Traditional IS development phase Sumber: Satzinger, Jackson, Burd (2004)
Sistem Development Life Cycle (SDLC) memiliki fase-fase sebagai berikut: a.
Project Planning Phase Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi ruang lingkup pada sistem baru yang akan dikembangkan,
11 memastikan bahwa proyek tersebut layak, perencanaan jadwal, perencanaan sumber daya, dan anggaran dana pada proyek. b.
Analysis Phase Pada tahap ini dilakukan pemahaman dan dokumentasi secara detil terhadap apa saja informasiinformasi
yang
diperlukan
kebutuhan
bisnis
(user
requirement) dan persyaratan kebutuhan sistem (system requirement), implementasi
mencari sistem
alternatif-alternatif nantinya,
meninjau
untuk kembali
rekomendasi dengan menejemen. c.
Design Phase Setelah dilakukan analisa kebutuhan pengguna dan sistem, tahap ini merancang solusi sistem berdasarkan persyaratan-persyaratan yang sudah ditentukan selama fase analisis. Dengan kata lain, pada tahap ini dilakukan perancangan keseluruhan sistem, mulai dari integrasi peralatan komputer, jaringan, wadah sistem operasi, kemudian merancang arsitektur sistem dengan diagram, merancang tampilan antarmuka sistem, database, dsb.
d.
Implementation Phase Setelah perancangan sistem selesai, tahap ini dilakukan untuk membangun, menguji (testing), dan menginstalasikan sistem ini kedalam platform yang sudah ditentukan. Terdapat beberapa aktivitas utama pada fase ini, antara lain: Mengkonversikan informasi yang ada sebelumnya ke dalam format yang kompatibel pada sistem baru, melatih pengguna terhadap sistem yang baru, menginstalasi sistem dan memastikan sistem berjalan optimal.
e.
Support
12 Pada tahap terakhir ini dilakukan dukungan terhadap sistem baru yang sudah berjalan, memastikan bahwa sistem tetap berjalan sesuai dengan fungsi sistem, ataupun memperbaharui sistem menjadi lebih baik dari sebelumnya. Fase ini bertujuan untuk tetap menjaga fungsi dan stabilitas sistem agar tetap berjalan optimal selama mungkin sampai bertahun-tahun berikutnya. Contoh dukungan ini seperti: Update, Patch, Maintainance.
2.1.3 Flowchart Diagram 2.1.3.1 Pengertian Flowchart Diagram Flowchart
menurut
Satzinger
(2008:354)
adalah diagram-diagram yang menggambarkan keseluruhan arus aktivitas, yang diantaranya yaitu data, program, dan prosedur yang merupakan bagian-bagian dari sistem. 2.1.3.2 Notasi Flowchart Diagram Dalam perancangan aktivitas-aktivitas pada activity diagram, digunakan notasi-notasi yang menunjukkan berbagai proses dalam melakukan aktivitas, yaitu sebagai berikut:
13
Gambar 2.2 Notasi pada flowchart diagram Sumber:(http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2HTML/201 2101306IFBab2001/background48.png)
2.1.4 Proses Bisnis Menurut Davenport dan Short (1990), proses bisnis yaitu kumpulan-kumpulan tugas yang terhubung secara logis dimana dilakukan untuk mencapai hasil bisnis yang pasti. Menurut Gunasekaran dan Kobu (2002), proses bisnis diartikan sebagai kumpulan sebuah relasi pekerjaan dimana bersama-sama konsumen.
menciptakan
nilai
untuk
pelanggan
atau
14
2.1.5 User Interface McLeod
(1995)
menyatakan
bahwa
antarmuka
pengguna (user interface) adalah terjadinya dialog diantara program
dan
pengguna,
dimana
memungkinkan
sistem
menerima instruksi dan informasi (input) dari pengguna, juga memberikan informasi (output) kepada pengguna. Menurut O’Brien, Marakas (2010:574), antarmuka pengguna adalah bagian dari sistem operasi atau program lainnya
yang
memungkinkan
pengguna
berkomunikasi
didalamnya untuk menjalankan program, mengakses data, dan menyelesaikan tugas komputasi lainnya. Menurut Satzinger et al. (2010:531), User Interface adalah bagian bagian dari sebuah sistem informasi yang memerlukan interaksi dengan user untuk menghasilkan input dan output. Sebuah user interface memperbolehkan user untuk berinteraksi dengan komputer untuk mencatat transaksi. Terkadang output dihasilkan setelah interaksi dengan user, seperti informasi yang ditampilkan setelah permintaan user terhadap status sebuah perintah.
2.1.6 Plug- ins Plug-in atau add-on adalah program yang memperluas kemampuan browser atau aplikasi. Plug-in dapat di download dengan tanpa biaya dari berbagai situs web ataupun dapat dibuat dan dikembangkan sendiri oleh pengguna. Beberapa plug-in berjalan di semua komputer pribadi dan perangkat mobile (Gary Shelly, 2012).
15
2.1.7 Aplikasi Perangkat Lunak Aplikasi perangkat lunak adalah aplikasi yang telah dikembangkan untuk menyelesaikan masalah khusus untuk pengguna, demi melakukan pekerjaan yang berguna dalam tugas khusus atau untuk memberikan hiburan.
2.1.8 Web, Website, Web Page 2.1.8.1 Web Web adalah sistem yang saling berhubungan dengan
internet
komputer
(disebut
server)
yang
mendukung dokumen khusus diformat dalam bentuk multimedia. (Williams & Sawyer, 2010) 2.1.8.2 Website Website adalah lokasi pada komputer tertentu di dalam web yang memiliki alamat yang unik atau dikenal dengan URL (Williams & Sawyer, 2010). 2.1.8.3 Web Pages Web pages menurut (Williams & Sawyer, 2010) adalah dokumen di dalam World Wide Web yang dapat mencakup teks, gambar, suara, dan video. Pada halaman utama sebuah website saat pertama kali ditampilkan menyerupai sebuah sampul buku, dikenal dengan nama Home atau beranda. Pada Home atau disebut beranda, akan mengidentifikasi website tersebut dan mengandung link yang dapat menyambungkan ke halaman lain dalam situs tersebut.
2.1.9 Evaluasi 2.1.9.1 Pengertian Evaluasi Menurut (Umar, 2002), Evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh
16 mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan yang ingin diperoleh. Kegiatan evalusi membutuhkan data untuk dianalisis dengan alat – alat yang relevan untuk menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan. Menurut Arikunto & Jabar (2010, p. 1) Evaluasi adalah sebuah proses menentukan hasil yang telah dicapai beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung tercapainya tujuan. Menurut Boulmetis & Dutwin (2005, p. 4), Evaluasi
adalah
proses
yang
sistematis
dalam
mengumpulkan data untuk mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan suatu program atau proyek. 2.1.9.2 Prosedur Evaluasi Menurut Umar, (2002 :38-40), proses evaluasi pada umumnya memiliki tahapan – tahapan sebagai berikut : 1. Menentukan apa yang akan dievaluasi Dalam perusahaan terdapat aspek – aspek yang dapat dan perlu untuk dievaluasi, biasanya yang diprioritaskan adalah hal – hal yang menjadi key-success-factor nya. 2. Merancang (design) kegiatan evaluasi Sebelum
evaluasi
dilakukan,
tentukan
terlebih dahulu desain evaluasinya agar data apa saja yang dibutuhkan, tahapan – tahapan kerja apa saya yang dilalui, siapa saja yang akan dilibatkan, serta apa saja yang akan dihasilkan menjadi jelas. 3. Pengumpulan Data
17 Berdasarkan desain yang telah disiapkan, pengumpulan data yang dapat dilakukan secara efektif dan efisien, yaitu sesuai dengan kaidah – kaidah ilmiah yang berlaku dan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan. 4. Pengolahan dan analisis data Setelah data terkumpul, data tersebut diolah untuk dikelompokkan agar mudah dianalisis dengan menggunakan alat analisis yang sesuai, sehingga dapat menghasilkan fakta yang dapat dipercaya. Selanjutnya, dibandingkan antara fakta dan harapan / rencana untuk menghasilkan Gap. Besar kecilnya gap akan disesuaikan dengan tolak ukur tertentu sebagai hasil evaluasinya. 5. Pelaporan hasil evaluasi Agar hasil evaluasi dapat dimanfaatkan bagi pihak – pihak yang berkepentingan, hasil evaluasi didokumentasikan secara tertulis dan diinformasikan baik secara lisan maupun tulisan. 6. Tindak lanjut hasil evaluasi Evaluasi merupakan salah satu bagian dari fungsi manajemen. Oleh karena itu, hasil evaluasi hendaknya dimanfaatkan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam rangka mengatasi masalah manajemen, baik di tingkat strategi maupun di tingkat implementasi strategi.
2.1.10 Teknik Pengumpulan Data Menurut Sulistyo (2006, p. 147), metode pengumpulan data dalam penelitian meliputi beberapa hal yaitu:
18 2.1.10.1 Kuisioner Kuisioner adalah pertanyaan terstruktur yang diisi
sendiri
oleh
responden
atau
diisi
oleh
pewawancara yang membacakan pertanyaan dan kemudian mencatat jawaban yang diberikan (Sulistyo, 2006, P. 110). Pertanyaan yang akan diberikan pada kuesioner ini adalah pertanyaan yang menyangkut fakta dan pendapat responden, sedangkan kuesioner yang digunakan pada penelitian tertutup,
dimana
ini adalah kuesioner
responden
diminta
menjawab
pertanyaan dan menjawab dengan memilih dari sejumlah alternatif. Keuntungan bentuk tertutup ialah mudah diselesaikan, mudah dianalisis, dan mampu memberikan jangkauan jawaban. 2.1.10.1.1 Uji Validitas dan Reliabilitas Arikunto (2010, hal. 211) menyatakan bahwa validitas adalah sebuah ukuran yang menunjukkan
tingkatan
keabsahan
suatu
instrumen. Jika semakin tinggi validitas, maka instrumen dinyatakan valid, sebaliknya jika semakin rendah validitas maka instrumen kurang valid. Menurut Azwar (2008, hal. 4), reliabilitas adalah sampai sejauh mana hasil dari suatu pengukuran dapat dipercaya, dan menghasilkan
data
yang
reliabel
juga.
Dikatakan reliabel jika dilakukan beberapa kali pengukuran pada subjek yang sama dan hasil yang relatif sama. Pada reliabilitias
perhitungan ini
validitas
dilakukan
dan dengan
menggunakan program IBM SPSS 20.00 for Windows.
19 Dalam melakukan pengambilan keputusan apakah data tersebut valid dan reliable atau tidak, maka terdapat beberapa ketentuan dasar, antara lain: •
Jika rHitung memiliki nilai positif dan rHitung > rTabel, maka data dinyatakan valid
•
Jika rHitung memiliki nilai negatif dan rHitung < rTabel, maka data dinyatakan tidak valid
•
Jika nilai Cronbach’s Alpha > rTabel, maka kuesioner dinyatakan reliabel
•
Jika nilai Cronbach’s Alpha < rTabel, maka kuesioner dinyatakan tidak reliabel Dalam menentukan reliabilitas kuesioner ini
dicari terlebih dahulu rhasil yang dapat dilihat di dalam SPSS pada output Reliability Statistic. 2.1.10.2 Wawancara Menurut Sugiyono (2008:194), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila
peneliti
responden
yang
ingin
mengetahui
lebih
mendalam
hal-hal dan
dari
jumlah
respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara tersebut dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan telepon.
20 2.1.10.3 Observasi dan Kerja Lapangan Pada metode ini peneliti mengamati, mencatat apa yang terjadi, dan ikut terjun langsung dalam proses hingga membantu menyelesaikan suatu kejadian/kasus. Metode ini banyak digunakan untuk mengkaji pola sebuah proyek atau perusahaan.
21
2.2 Teori – Teori Khusus
2.2.1 Enterprise Resource Planning (ERP) 2.2.1.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Raymond Mcleod, Jr dan George P. Schell (2007, p.13), ERP adalah sebuah sistem komputer yang memungkinkan adanya pengaturan dan pengelolaan dari sumber daya organisasi pada semua bagian komponen perusahaan. Menurut Rainer (2007, p.10), ERP adalah sebuah sistem yang dirancang dan dikembangkan untuk memberikan solusi atas masalah di sepanjang area fungsional perusahaan. Adapun menurut Marshall B. Romney dan Paul J. Steimbart (2004:442) menyatakan bahwa Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem yang dapat
mengintegrasikan
seluruh
aspek
kegiatan
organisasi kedalam suatu sistem informasi. O’Brien (2005:320) mengemukakan bahwa Enterprise Resource Planning adalah tulang punggung sebuah teknologi dari business internet (e-business) dan sebuah kerangka kerja pada transaksi keseluruhan dari berbagai hubungan pemrosesan penjualan, manajemen dan kontrol persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, beserta dengan keuangan dan akuntasi.
2.2.1.2 Pengaruh Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Verdi Yasin (2013, p.12), dalam implementasi ERP pada suatu perusahaan dapat memberikan berbagai keuntungan, antara lain:
22 a. Membantu memperlancar proses bisnis sehingga membuat proses menjadi lebih mudah, cepat, murah, dan juga efisien. b. Dapat
mengurangi
biaya-biaya
operasional
perusahaan c. Mendukung pengambilan keputusan yang tepat sasaran d. Meningkatkan etos kerja karena segala proses kerja terstruktur sesuai dengan standar operasi yang sudah dibakukan e. Meningkatkan jumlah penjualan produk atau jasa f. Meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan karena dalam pendistribusian produk, segala informasi
yang
dihasilkan
perusahaan
berlangsung cepat dan akurat bagi pelanggan. g. Mengurangi fraud dengan mengurangi aktivitas atau kegiatan yang tidak memiliki Added Value. Rasben dan Arifin (2011:9), menyatakan bahwa ERP dapat menghasilkan dampak yang sangat strategis dan taktikal dalam pengambilan keputusan, dan mempengaruhi suksesnya visi dan misi perusahaan di masa mendatang. Dampak strategis dan taktikal ini mempengaruhi hubungan internal perusahaan, baik secara manajerial maupun pada tingkat operasional perusahaan.
Namun, walaupun
keuntungan yang
dimiliki oleh ERP sangat banyak, ERP juga memiliki kendala yang dapat memberikan resiko yang sangat besar, seperti biaya implementasi yang mahal, dan sulit dalam
mengimplementasikan
perusahaan.
ERP
dalam
suatu
23 2.2.1.3 Modul-modul Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Ellen (Monk & Wagnet, 2009), ERP adalah perangkat lunak inti (core software) yang digunakan dalam perusahaan untuk mengkoordinasi dan mengelola informasi pada setiap area fungsional bisnis. Software ERP ini membantu mengelola proses bisnis perusahaan secara luas menggunakan satu media penyimpanan basis data (database) dan satu sistem pelaporan manajemen. ERP adalah sebuah software aplikasi yang mengintegrasikan seluruh fungsi-fungsi perusahaan (Wilkinson, 1999), misalnya Accounting, Finance, Human Resource, Logistic & Production. Modulmodul tersebut dijelaskan sebagai berikut: a. Finance module Sebuah modul utama dan inti/pusat dari semua modul karena seluruh transaksi-transaksi yang berada di modul lain nantinya akan berhubungan dengan modul ini. Adapun beberapa sub-modul terkait Finance, antara lain: General Accounting, Financial Accounting, Treasury, Cost & Controlling, Asset Management.
b. Material Management module Modul ini bersangkutan dengan seluruh sumber daya material yang dimiliki perusahaan. Beberapa sub-modul antara lain: Purchasing, Warehouse Management.
c. Sales module Modul ini berhubungan dengan seluruh penjualan yang dilakukan perusahaan. Sub-modul
24 antara lain: Marketing & Sales, Transportation, Shipping.
d. Human Resources module Modul ini berhubungan dengan seluruh sumber daya manusia dalam perusahaan. Submodul yang dimiliki antara lain: Appraisal, Time Management, Event Management, Overtime, Payroll, Training.
e. Maintenance module Modul
ini
berkaitan
dengan
seluruh
pemeliharaan dan perawatan dalam perusahaan. Sub-modul yang dimiliki antara lain: Plant Maintenance, Service Maintenance.
f. Production Controlling module Modul
ini
pengontrolan
pada
berhubungan proses
produksi
dengan dalam
perusahaan. Sub-modul yang dimiliki antara lain: Production Planning, Cost Controlling. 2.2.1.4 Ciri-ciri Enterprise Resource Planning (ERP) Hartono Mulia (2008:4) menyatakan bahwa sebuah sistem ERP memiliki beberapa ciri-ciri, antara lain: a. Sistem Tunggal Sebuah sistem ERP dibangun dalam sistem tunggal, dimana informasi – informasi yang didapat diperoleh dengan mudah dan cepat karena terintegrasi satu sama lain. Sistem lain yang merupakan sistem non-ERP biasanya tidak dibangun dalam sistem tunggal, melainkan data
25 yang dibangun dalam dua sistem yang berbeda, cth: Database SQL Server dengan FozPro. Dampaknya adalah kesulitan dalam memperoleh informasi dengan cepat.
b. Modul Lengkap Sebuah sistem ERP memliki modul-modul yang lengkap keseluruhan dan saling terintegrasi satu sama lainnya, yang menjangkau seluruh area bisnis dan fungsi perusahaan seluruhnya.
c. Fleksibel Adanya fleksibilitas dalam sistem ERP dalam arti dapat diimplementasikan pada seluruh anak perusahaan atau pabrik dimanapun dalam suatu perusahaan, karena sistem ERP dapat disesuaikan (kompatibel) dan dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis perusahaan.
d. Laporan Sistem ERP memiliki seluruh data-data terhadap sumber daya yang dimiliki perusahaan dan mampu memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan, juga termasuk fungsi-fungsi statistik di dalamnya dalam analisa laporan.
2.2.1.5 Kelebihan dan kekurangan Enterprise Resource Planning (ERP) 2.2.1.5.1 Kelebihan Enterprise Resource Planning (ERP) Salah satu kelebihan yang dapat dirasakan oleh perusahaan dalam berinvestasi
26 pada sistem ERP adalah peluang dalam merubah organisasi mereka menjadi “smooth running”
dan
juga
sebagai
“integrated
machine”. (Slack et al., 2007) Sebuah sistem ERP menyediakan komunikasi
yang
luar
biasa
diantara
perusahaan dengan pemasok, dan perusahaan dengan pelanggan dengan adanya integrasi perusahaan dengan Supply Chain Management (SCM)
dan
Customer
Relationship
Management (CRM) systems dengan basis data dan tampilan yang terpadu yang realtime, cross-functional, dan juga data yang terautomatisasi. Sehingga dengan adanya ERP ini memberikan keuntungan dalam memotong biaya
operasional
perusahaan
dan
meningkatkan kepuasan pelanggan (Gupta, 2000). Menurut Gargeya & Brady (2005), sebuah
sistem
ERP
dapat
membantu
perusahaan mengurangi biaya operasional yang merujuk pada peningkatan produktivitias, dan tidak hanya itu, melainkan sistem tersebut dapat memberikan laporan dengan level yang lebih tinggi dalam sebuah projek untuk membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan dan kontrol, juga meningkatkan efisiensi karyawan dengan menghubungkan model Human Resource Management (HCM) ke dalam sistem. Lebih dari itu, mengurangi pemborosan (misalnya: persediaan, waktu) adalah sebuah keuntungan yang didapat dari implementasi sistem ERP ini.
27 2.2.1.5.2 Kekurangan Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Al-Fawaz, K., Al-Salti, Z., & Eldabi, T. (2008:3), meskipun beberapa keuntungan telah dibahas di atas, sistem ERP juga memiliki sejumlah kelemahan. Sebagai contoh, sebagian besar sistem ERP cenderung besar,
rumit,
dan
mahal.
Selain
itu,
implementasi ERP membutuhkan komitmen waktu yang sangat besar dari departemen teknologi informasi organisasi atau profesional dari luar organisasi. Selain itu, karena sistem ERP mempengaruhi departemen yang paling utama
dalam
sebuah
cenderung menciptakan
perusahaan, perubahan
ERP dalam
proses bisnis. ERP ditempatkan di tempat yang memerlukan
prosedur
baru,
pelatihan
karyawan, dan dukungan yang baik dari manajerial dan teknikal. Sedangkan kekurangan yang dari implementasi ERP menurut Hitt (2002), dimana batasan-batasan dalam sistem ERP adalah: a. Keputusan sistem
perusahaan yang
dalam
memilih
dikostumisasi
atau
menyesuaikan dengan model sistem ERP. b. Biaya sistem yang mahal, baik secara finansial maupun waktu. c. Return
On
Investment
(ROI)
diharapkan untuk segera kembali.
yang
28
2.2.2 System, Application and Products in Data Processing (SAP) ERP 2.2.2.1 Pengertian SAP Dewanto & Falahah (2007, p171) menyatakan bahwa SAP adalah sebuah software ERP yang mengintegrasikan diantara berbagai modul-modulnya misalnya Sales Distribution, Financial and Controlling, Material Management, Human Resource dan modul lainnya. Karena modul tersebut saling berintegrasi dan sifatnya yang generik membuat software ini banyak sekali digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar di seluruh dunia dan membuat hal-hal yang berhubungan dengan SAP software menjadi sangat mahal biayanya, mulai dari licence, human resource, training dan juga hardware. 2.2.2.2 Sejarah SAP SAP (Systems Applications and Product in Data Processing) ditemukan pada tahun 1972 di Walldorf, German oleh lima orang mantan karyawan IBM yakni: Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, Klaus Tschira dan Claus Wellenreuther. Satu tahun kemudian, perangkat lunak untuk akuntansi keuangan selesai dibuat dan menjadi dasar untuk mengembangkan
komponen-komponen
perangkat
lunak lain yang dikenal sebagai sistem R/1. R adalah singakatan
untuk
real-time
pengolahan
data
(Anonim[1], 2006:1-2). Pada akhir tahun terjadi perubahan SAP dari database IBM dan dialog ke sistem control (mainframe based) sehingga berhasil menciptakan SAP R/2. SAP R/2 di design untuk dapat menangani beberapa bahasa serta mata uang yang ada. Pada tanggal 6 Juli 1992, SAP R/2 berkembang
29 menjadi SAP R/3 dengan konsep client/server.Konsep client/server ini terus berkembang seiring dengan bertumbuhnya SAP menjadi provider dunia yang pertama
kali
memperkenalkan
solusi
bisnis
client/server yang sangat dikenal hingga saat ini. 2.2.2.3 Produk-Produk SAP Beberapa produk SAP diantaranya, adalah : 1. MySAP Business Suite Merupakan
paket
lengkap
dari
open
enterprise solution yang menghubungkan semua orang yang terlibat, informasi dan proses dan oleh karena itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis (Anonim[1], 2006:1-14). MySAP Business Suite menawarkan solusi bisnis yang fleksibel untuk perusahaan yang besar yang mempunyai jumlah user yang besar dan proses yang secara konstan berubah. 2. MySAP All-in-one Paket
ini
adalah
prepackaged,
versi
spesifikasi industri dari MySAP Business Suite dengan built-in content, peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi MySAP All-in-one menawarkan kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas dunia (Anonim[1], 2006:1-25).
3. SAP Business One Paket ini adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamis dengan ukuran karyawan antara sepuluh sampai beberapa ribu. Solusi ini mudah namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan melengkapi gambaran operasi
30 bisnis dan aktifitas pelanggan (Anonim[1], 2006:127).
2.2.2.4 Modul – Modul SAP Menurut Dewanto & Falahah (2007, p172), dalam SAP terdapat berbagai modul yaitu sebagai berikut: a. Logistics •
Sales and Distribution (SD)
•
Material Management (MM)
•
Quality Management (QM)
•
Plant Maintenance (PM)
•
Customer Service (CS)
•
Production Planning and Control (PP)
•
SAP Retail
b. Human Resources •
Personnel Management (PA)
•
Time Management (PT)
•
Payroll (PY)
•
Training and Event Management (PE)
c. Financial •
Financial Accounting (FI)
•
Controlling (CO)
•
Fixed Assets Management (AM)
•
Project System (PS)
•
Enterprise Controlling (EC)
•
Real Estate Management
31 2.2.2.5 Keuntungan dan Kerugian Menggunakan SAP 2.2.2.5.1 Keuntungan Menggunakan SAP Terdapat beberapa keuntungan dalam menggunakan SAP menurut V. Naresh Kumar & Pavan Kumar Illa (2012, 12): • Sofware
dapat
disesuaikan
dengan
menggunakan pemrograman milik SAP, ABAP/4. R/3 adalah scalable dan sangat cocok untuk berbagai jenis dan ukuran organisasi dan berjalan pada 6 platform yang berbeda. • R/3 software package ini dirancang untuk memungkinkan perusahaan untuk secara efektif
dan
efisien
mengoperasikan
berbagai proses bisnis dalam sistem informasi tunggal yang terintegrasi • SAP R/3 telah dirancang untuk menjadi sistem ERP yang terbaik di empat bidang, yaitu Supply
Human Chain
Resources,
Financial,
Management,
dan
Marketing. R / 3 juga merupakan produk internasional, dan memenuhi fiskal lokal, bahasa, dan persyaratan pajak sebagian besar negara. • SAP R / 3 adalah sangat fleksibel, karena akan beroperasi pada enam platform yang berbeda, termasuk yang baru ditambahkan Microsoft Vista. • R/3 package mencakup beberapa fitur yang sangat menarik seperti memiliki client/server. Menyediakan three tiers yang menawarkan skalabilitas dan proses adaptasi yang mudah untuk kebutuhan
32 spesifik perusahaan besar dan perusahaan yang berkembang pesat. • R / 3 modul diselenggarakan oleh bidang bidang
fungsional,
Resources,
yaitu
Financial,
Supply
Human Chain
Management, dan Marketing. Sedangkan informasi
yang
dimasukkan
secara
terpisah untuk setiap modul tertentu, modul yang sepenuhnya terintegrasi dan memberikan aplikasi real-time. Ini berarti bahwa data yang dimasukkan ke dalam satu modul segera dan secara otomatis diperbarui dan direfleksikan di dalam semua bidang fungsional. • R / 3 juga menyediakan untuk "single data entry
point"
di
mana
data
yang
dimasukkan dari lokasi manapun yang langsung dikirim ke semua modul lain yang sesuai dalam sistem ERP. • Financial dan Managerial Accounting tools terdapat dalam modul Financial Accounting (FI) dan Controlling (CO). Fungsi General Ledger dalam FI adalah menyediakan catatan komprehensif dari semua informasi yang diperlukan untuk pelaporan
keuangan
eksternal.
Data
akuntansi yang lengkap dan akurat karena sistem SAP semuanya mengintegrasikan semua transaksi bisnis yang masuk dari seluruh wilayah operasional perusahaan. Selain modul FI dan CO, sistem SAP meliputi modul Investment Management (IM),
Sales
and
Distribution
(SD),
33 Material Management (MM),dan Human Resources (HR). • Management Accounting tools dalam SAP R/3 adalah Cost Center Accounting, Internal Orders, Product Costing, dan Activity
Based
Costing,Profitability
Analysis dan Profit Center Accounting. • SAP adalah yang pertama menerapkan treasury capabilities yang terintegrasi. Fitur yang menarik ini memungkinkan treasury department perusahaan berfungsi sebagai
bank
in-house
dengan
mengotomatisasi control of cash flow, investment
trades,
dan
portfolio
management. • SAP R / 3 yang diselenggarakan dengan konsep bahwa bisnis beroperasi sebagai serangkaian proses, yang berarti bahwa perusahaan menerapkan R / 3 mungkin harus mengubah dan menata diri untuk benar – benar cocok dengan R / 3 dan menggunakannya secara efektif.
2.2.2.5.2 Kerugian Menggunakan SAP Terdapat pula beberapa
kerugian
dalam menggunakan SAP menurut V. Naresh Kumar & Pavan Kumar Illa (2012:13) : • Biaya yang mahal Seperti faktanya bahwa ketika sebuah sistem dengan begitu banyak fungsi seperti SAP maka harga yang harus dibayar untuk software tersebut adalah sangat mahal. Hal yang sama
34 terjadi
pada
SAP,
memerlukan
karena
software,
hal
ini
hardware,
implementation, counsultants, training, dan
sebagainya.
menyewa
satu
programmer
Atau
anda
dapat
atau
dua
orang
sebagai
karyawan
dan
hanya membeli business consulting dari outside resource, melakukan semua kustomisasi dan melakukan training end-user di dalam perusahaan. Hal itu dapat mengefektifkan biaya. • Tidak fleksibel Paket dari vendor mungkin tidak cocok dengan model bisnis perusahaan dan kustomisasi dapat menjadi sesuatu yang mahal. • ROI (Return On Investment) Memakan waktu yang terlalu lama untuk menjadi keuntungan.
2.2.3 MySAP Human Capital Management Untuk bersaing secara efektif, perusahaan dituntut untuk menyelaraskan semua sumber daya perusahaan, termasuk karyawan dengan tujuan bisnis. Demi pencapaian tersebut, perusahaan perlu untuk mengubah fungsi SDM tradisional menjadi sebuah program yang komprehensif untuk Human Capital Management (HCM).mySAP ERP Human Capital Management menangani daftar fungsi-fungsi yang luas, termasuk
perekrutan
menentukan
keuntungan
dan dan
mempekerjakan
karyawan,
kompensasi,
memproses
penggajian, dan banyak area lainnya. Dengan mySAP ERP HCM,
nilai
dari
karyawan
dapat
dimaksimalkan
dan
35 penyelaraskan keahlian, aktivitas, dan insentif karyawan dengan tujuan dan strategis karyawan dapat dilaksanakan. MySAP ERP HCM juga menyediakan sarana untuk mengatur, mengukur, dan memberikan penghargaan bagi kontribusi individu dan tim. Anonim 1. (2006, p327), SAP01 Fundamental,
Gambar 2.3 mySAP Human Capital Management Sumber: SAP01 Fundamentals (2006, pp. 6-2)
2.2.3.1 Personnel Administration Integrasi
antara
Recruitment
dan
Personnel
Administration memungkinkan data pelamar ditransfer atau dipindahkan sebagai data karyawan, yang dapat ditambahkan kemudian. Data karyawan yang disimpan di dalam mySAP ERP HCM dipakai sebagai catatan infotype. Data karyawan tersebut, dapat ditampilkan, di-copy, dikoreksi dan dihapus. Administrator HCM dapat memilih infotype yang ingin mereka lihat atau ubah dari pengguna spesifik dari menu infotype. Dari sudut pandang teknikal, infotype dan struktur data mereka mencerminkan serangkaian catatan-catatan data yang berhubungan.
36
Ada 3 cara berbeda untuk memproses infotype records: 1. Single screen maintenance : Satu infotype hanya untuk satu personal number 2. Personnel action : Banyak infotype untuk satu personnel number 3. Fast entry : satu infotype digunakan untuk ke banyak personnel number 2.2.3.2 Time Management Komponen Time Management mendukung semua proses yang berfokus pada perencanaan, pencatatan, dan penilaian kehadiran dan waktu absen para karyawan. Jika perusahaan
mengintegrasikan
Training
and
Event
Management dengan Time Management, maka booking (pemesanan) terhadap training and event tersebut akan menyebabkan pencatatan data waktu dibuat sebagai sebuah kehadiran. Jika seorang karyawan tidak hadir pada suatu kursus yang telah dipesan, misalnya karena alasan liburan, maka sistem akan memberitahu bahwa orang tersebut tidak tersedia. Informasi mengenai kehadiran karyawan dan pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan adalah elemen penting dalam sumber daya manusia. Hal ini juga digunakan pada area lain, seperti Controlling dan Logistic, dan dengan demikian mempengaruhi keputusan keseluruhan perusahaan. Time Management menawarkan pilihan fleksibel untuk menampilkan dan merekam data. Special time evaluation program dapat mengevaluasi master data, time data dan update time. Informasi mengenai pekerjaan yang dilakukan akan dimasukkan dalam penghitungan gaji dalam Payroll. Selain itu, data mengenai waktu dapat diintegrasikan dengan area lain seperti alokasi kegiatan di Controlling.
37
Gambar 2.4 Time Management Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-11)
Ada beberapa pilihan yang tersedia untuk mencatat data mengenai waktu, seperti jam kerja, vacation, off-site work, atau substitution: A. Secara Online oleh time administrator (contohnya menggunakan Time Manager’s Workplace). B. Menggunakan front-end time recording system. C. Menggunakan mySAP ERP Cross-Application Time Sheet (CATS). D. Menggunakan aplikasi Employee Self Service (ESS). Data mengenai waktu disimpan dalam infotype waktu, dengan cara yang sama dengan Human Resource (HR) master data disimpan. Infotype Planned Working Time adalah central time management dari infotype. Infotype ini terdiri dari waktu kapan karyawan dijadwalkan untuk bekerja menurut jadwal kerja yang ditentukan. Jadwal kerja menspesifikasikan kapan karyawan harus bekerja dan kapan mereka diberikan ijin untuk beristirahat. Jadwal kerja juga meliputi hari libur kerja dan public holiday (SAP01Fundamentals, 2006).
38 2.2.3.3 Payroll Dalam
istilah
umum,
Payroll
berfokus
pada
penghitungan setiap upah untuk pekerjaan yang telah dilakukan karyawan. Secara lebih spesifik, Payroll meliputi banyak proses, seperti pembuatan laporan penggajian dan hasil daftar gaji, transfer bank, dan pembayaran dengan cek. Prosesproses tersebut termasuk dalam sejumlah aktivitas, seperti mengirim hasilnya ke mySAP ERP Financial. Gaji karyawan dihitung dalam dua tahap utama : 1. Mengelompokkan elemen-elemen gaji, yaitu gaji kotor. 2. Potongan menurut undang-undang dan sukarela, yaitu gaji bersih tertentu di suatu negara. Gaji karyawan terdiri dari semua pembayaran dan potongan yang ditentukan untuk karyawan selama satu periode penggajian. Pembayaran dan pemotongan diikutsertakan dalam penghitungan gaji dengan bantuan wage type. Pembayaran kemudian dilakukan dengan melalui transfer bank atau cek, dan karyawan akan dikirimkan pemberitahuannya dalam bentuk surat bukti pembayaran gaji, atau dapat juga melihat informasinya secara online menggunakan aplikasi Employee Self Service (SAP01 Fundamentals, 2006).
Gambar 2.5 Payroll Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-13)
39
2.2.3.4 Recruitment Komponen Recruitment digunakan untuk melaksanakan keseluruhan proses recruitment dari proses memasukkan data pelamar kerja sampai dengan penempatan karyawan pada position. Proses ini berlaku pada pelamar kerja eksternal, pihak yang baru diterima, dan karyawan internal yang berubah posisinya. Kebutuhan akan karyawan akan direpresentasikan dengan adanya tempat yang kosong. Tempat yang kosong adalah position yang harus diisi. Jika Recruitment terintegrasi dengan Organizational Management, maka tempat yang kosong tersebut akan dibuat atau diinisialisasi oleh internal transfer di dalam Organizational Management. Hal ini berarti bahwa position yang kosong adalah trigger atau pemicu untuk proses recruitment. MySAP ERP HCM mendukung perusahaan didalam merepresentasikan kebutuhan akan staff, iklan, pengaturan dan pemilihan pelamar kerja, dan korespondensi pelamar. Ketika perusahaan menerima pelamar, data pelamar kerja yang yang sudah dimasukkan di dalam Recruitment akan ditransfer menjadi data karyawan di Personnel Administration. Proses Recruitment terdari dari tahapan-tahapan sebagai berikut ini : 1. Posisi yang kosong akan diberitahukan di dalam iklan lowogan pekerjaan 2. Data para pelamar akan dimasukkan ke dalam system (nama, alamat, kualifikasi, dan sebagainya) 3. Proses penyeleksian yang kompleks akan dibuat, dan menghasilkan sebuah keputusan. 4. Kontrak kerja dibuat untuk para pelamar yang akan diterima atau dipekerjakan. 5. Data pelamar akan ditransfer ke master data Human Capital Management (HCM)
40 Recruitment di dalam mySAP ERP HCM menyediakan tindakan-tindakan untuk mengotomasi proses pelamaran. Ketika pertama kali dimasukkan data pelamar, maka system akan mengkonfirmasi penerimaan data berdasarkan aktivitas pelamar dan surat lamaran. MySAP ERP HCM menyediakan template standar untuk korespondensi dengan pelamar (SAP01Fundamentals, 2006).
Gambar 2.6 From Vacancy to Hiring Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-5) 2.2.3.5 Personnel Development Di dalam payung personnel Development, perusahaan dapat merencanakan dan merealisasikan pengembangan personil di perusahaan tersebut dan memberikan
pelatihan,
dengan
mengintegrasikan
komponen ini dengan Training and Event Management. Pengembangan
personil
membutuhkan
hasil
perbandingan dan kualifikasi karyawan tertentu yang disimpan dalam profile qualifying action yang dapat ditentukan bagi karyawan menggunakan development plan. Performa karyawan dapat dinilai, dan akan
41 memberikan hasil untuk perencanaan pengembangan karyawan. Perusahaan dapat menggunakan personnel actions untuk situasi yang lebih kompleks yang mengharuskan
perusahaan
mengelola
beberapa
infotypes. Bila perusahaan menjalankan personnel action, sistem akan mengusulkan semua infotypes yang relevan sehingga dapat dikelola secara berurutan. Ketika mempekerjakan karyawan, perusahaan harus mencatat semua data yang berhubungan dengan karyawan dalam sistem, termasuk master data dan data yang relevan dengan time management dan payroll. Untuk dapat menjalan proses ini dapat menggunakan hiring action. Berikut ini adalah beberapa infotype yang dibuat ketika mempekerjakan karyawan. Perusahaan dapat mengubah jumlah dan urutan infotypes dalam personnel action sesuai kebutuhan perusahaan: a. Organizational assignment b. Personal data c. Address d. Planned working time e. Basic pay f. Bank detail Ketika menjalankan hiring action, HCM master data yang baru atau personnel file, dibuat untuk karyawan. Jika perusahaan tidak memiliki semua informasi karyawan yang dibutuhkan, perusahaan dapat menambahkan informasi yang kurang di lain waktu untuk melengkapinya.
42
Gambar 2.7 Personnel Development Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-9)
2.2.3.6 Training and Event Management Training and Event Management adalah komponen yang sangat terintegrasi yang mendukung perusahaan untuk merencanakan, menjalankan, dan mengatur kursus pelatihan dan business event. Integrasi tingkat tinggi dengan komponen SAP lain mengartikan bahwa Training and Event Management adalah alat yang ideal untuk secara tetap meningkatkan dan memperbarui pengetahuan para karyawan.
Ada empat proses utama di dalam Training and Event Management, yaitu : 1. Business event preparation Business event preparation meliputi semua data yang perusahaan butuhkan ketika membuat katalog business event, seperti lokasi dimana kursus training akan dilakukan. Katalog business event direpresentasikan menggunakan hierarki yang terdiri dari kelompok business event dan tipe business event. 2. Business event catalog
43 Business event catalog mencakup pengaturan tanggal untuk event yang direncanakan dan dibuat di dalam sistem. 3. Day-to-day activities Day-to-day activities mencakup pemesanan, pemesanan kembali, atau pembatalan business event untuk internal dan eksternal partisipan yang sudah dibuat. Untuk setiap proses, perusahaan dapat mengirimkan pemberitahuan terkait kepada partisipan. SAP menyediakan template yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4. Recurring tasks Recurring tasks mempunyai keterkaitan yang erat dengan dayto-day activities. Setelah sebuah kursus ditetapkan tempatnya, partisipan dapat menulis penilaian untuk itu. Pada kasus partisipan internal, qualifikasi baru yang dibutuhkan dapat ditransfer
kepada
subprofiles
di
dalam
Personnel
Development. Integrasi tingkat tinggi dengan komponen SAP lain mengartikan bahwa Training and Event Management adalah
alat
yang
ideal
untuk
meningkatkan
dan
memperbaharui pengetahuan para karyawan secara tetap. Dalam
hubungannya
memungkinkan
dengan
perusahaan
Personnel untuk
Development
mengidentifikasikan
kekurangan kualifikasi dan bereaksi dengan target program training yang ada di dalam Training and Event Management. Sedangkan hubungannya dengan SAP Learning Solution memungkinkan perusahaan untuk mengkombinasikan ruangan training tradisional di dalam Training and Event Management dengan
metode
pembelajaran
Web-based
yang
dapat
direalisasikan berdasarkan waktu dan lokasinya (SAP01 Fundamentals, 2006).
44
Gambar 2.8 Training and Event Management Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-10) 2.2.3.7 Enterprise Compensation Management Enterprise mengontrol
compensation
kebijakan
management
remunerasi
pada
component enterprise.
Memberikan gambaran utama kebijakan remunerasi dan mekanisme
kontrol
untuk
menerapkan
kebijakan.
Hal
tersebuat dapat memfasilitasi perencanaan kompensasi dan penganggaran, dan administrasi kompensasi desentralisasi. Terdapat 4 area dalam Enterprise Compensation Management: 1. Dapat
melakukan
job
pricing
dengan
Enterprise
Compensation Management dan dapat menyimpan hasil dari job external evaluation system dan survey dari gaji. 2. Budgeting memungkinkan untuk merencanakan dan mengontrol pengeluaran dan penyesuaian kompensasi. 3. Dapat menggunakan Compensation administration untuk mendistribusikan kenaikan salary, pembagian hasil, dan sebagainya kepada karyawan sesuai dengan
kebijakan
remunerasi dari enterprise. 4. Dapat mengelola penghargaan jangka panjang (awards) 2.2.3.8 Personnel Cost Planning Personnel Cost Planning mendukung proses bisnis yang menjangkau di luar batas dari departemen dan aplikasi.
45 Informasi mengenai pembayaran untuk membuat rencana biaya personil dapat berasal dari berbagai sumber. Sebagai contoh, hasil penggajian dapat digunakan sebagai sumber data untuk Personnel Cost Planning. Data pembayaran yang terencana untuk position dan job di Organization Management dapat juga digunakan sebagai basis data. Setelah proses perencanaan selesai dilaksanakan, manajer dapat melakukan penyesuaian tambahan untuk membuat perencanaan. Mereka juga
dapat
membuat
penyesuaian-penyesuaian
dengan
menggunakan front end website sebagai antarmuka pengguna yang sederhana untuk perencanaan. Setelah rencana selesai dirilis, data dapat digunakan untuk proses-proses seperti berikut (SAP01 Fundamentals, 2006) : -
Membuat anggaran pelatihan untuk Training and Event Management
-
Mentransfer data untuk Controlling
-
Mengekstrak proyeksi biaya untuk analisis lebih lanjut dalam SAP Business Information Warehouse.
Gambar 2.9 Personnel Cost Planning Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-14)
46 2.2.3.9 Organization Management Organizational Management digunakan untuk menggambarkan
struktur organisasi
dan
laporan
dengan objek-objek organisasi yang relavan secara cepat dan efektif. Beberapa hal yang digunakan di dalam Organizational Management adalah sebagai berikut : 1. Organizational unit Organizational
unit
digunakan
untuk
menggambarkan unit-unit bisnis yang ada di dalam organisasi. Berdasarkan hubungannya, beberapa unit
organisasi
organisasi.
akan
membentuk
Organizational
unit
dapat
struktur dibagi
berdasarkan kriteria fungsional maupun regional. 2. Job Job adalah penjelasan atau templete umum yang diterapkan ke beberapa posisi dengan kebutuhan, tugas, dan karakteristik yang sebanding. 3. Position Position adalah unit organisasi terkecil dari struktur organisasi. Position merepresentasikan distribusi
tugas
diantara
karyawan
secara
individidual dalam organisasi. Position dikerjakan oleh person. Position mewarisi tugastugas dan kebutuhan dari job yang sudah ditetapkan. Sebuah job dapat juga diberikan tugas-tugas tambahan yang sudah diberikan oleh satu posisi. Position merepresentasikan particular post yang akan dikerjakan oleh karyawan di dalam sebuah organisasi (contoh: sekretaris di Departemen Pembelian),
job adalah klasifikasi umum dari
fungsi-fungsi yang terdapat di dalam perusahaan (contoh: sekretaris).
47 4. Person Person menjabat atau menempati posisi yang terdapat di dalam struktur organisasi. Person merepresentasikan karyawan-karyawan yang ada di dalam organisasi. Data karyawan itu sendiri dipelihara oleh Personnel Management. Dengan menempatkan
pekerja
ke
dalam
position,
perusahaan telah menspesifikaskan karyawan mana yang menempati posisi (SAP01 Fundamentals, 2006).
Gambar 2.10 Organizational Management Sumber : SAP01 Fundamentals (2006, pp. 6-3)
2.2.3.10 Appraisal Fungsi Appraisal dalam Personnel Development mendukung perusahaan dengan proses appraisal yang fleksibel, sehingga dapat digunakan untuk menjalankan appraisal yang terstandarisasi dengan tingkat objektivitas yang sangat tinggi. Penerapan ini tidak hanya ditujukan untuk
48 appraisal personil, tetapi juga untuk business event appraisal atau bahkan peninjauan karyawan atau pelanggan online menggunakan layanan internet atau intranet. Tahap-tahap dari appraisal dapat meliputi semua langkah-langkah biasa di dalam proses appraisal seperti perencanaan, review, dan eksekusi, sama seperti evaluasi dari appraisals submitted. Di dalam katalog appraisals, perusahaan dapat membuat templete appraisal yang berguna untuk digunakan dalam membuat dokumen-dokumen appraisal dari karyawan yang terkait. Di dalam dokumen appraisal, perusahaan dapat menambahkan informasi secara manual atau dengan melalui integrasi dengan komponen mySAP lainnya (SAP01 Fundamentals, 2006).
Gambar 2.11 Appraisals Sumber : SAP01 Fundamentals (SAP01 Fundamentals, 2006, pp. 6-12)
2.2.4 Manajemen Sumber Daya Manusia 2.2.4.1 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Byars dan Leslie (2005, p. 4) manajemen sumber daya manusia adalah suatu aktifitas yang
didesain
untuk
menyediakan
dan
mengkoordinasikan sumber daya manusia pada suatu organisasi.
49 Menurut Bateman dan Scott (2004, p. 300) manajemen sumber daya manusia adalah sistem manajemen formal pada manusia didalam organisasi. Menurut Scott dan George (2010, p. 4) manajemen sumber daya manusia adalah proses mengatur keahlian manusia untuk mencapai tujuan organisasi. Berdasarkan
pernyataan
diatas
dapat
disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah proses mengatur sumber daya manusia dengan sistem formal secara efektif dan efisien didalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. 2.2.4.2 Peran Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Arifin dan Fauzi (2007, pp. 8-9), terdapat 9 peran manajemen sumber daya manusia dalam
mengatur
dan
mentetapkan
program
kepegawaian, antara lain: 1. Menetapkan jumlah, kualitas dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2. Melakukan perekrutan karyawan, seleksi dan penempatan
pegawai
sesuai
kualifikasi
pegawai yang di butuhkan perusahaan. 3. Menetapkan
program
pengembangan
promosi
kesejahteraan, dan
pemutusan
hubungan kerja. 4. Membuat perkiraan kebutuhan pegawai di masa yang akan datang. 5. Memperkirakan
kondisi
ekonomi
pada
umumnya dan perkembangan perusahaan pada khususnya. 6. Senantiasa memantau perkembangan undangundang ketenagakerjaan dari waktu ke waktu
50 khususnya yang berkaitan dengan masalah gaji/upah atau kompensasi terhadap pegawai. 7. Memberikan kesempatan karyawan dalam hal pendidikan, latihan, dan penilaian prestasi kerja karyawan. 8. Mengatur mutasi karyawan. 9. Mengatur pensiun, pemutusan hubungan kerja beserta perhitungan pesangon yang menjadi hak karyawan. 2.2.4.3 Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Rivai (2003, p. 8), tujuan manajemen sumber daya manusia memiliki 4 sasaran, yaitu : 1. Sasaran Perusahaan Sasaran
ini
untuk
mengenali
manajemen sumber daya manusia dalam rangka
memberikan
efektivitas
kontribusi
perusahaan.
atas
Bahkan
ketika
departemen Sumber Daya Manusia (SDM) secara formal didirikan untuk membantu manajer, mereka masih tetap bertanggung jawab atas kinerja karyawan. 2. Sasaran Fungsional Sasaran
ini
adalah
kontribusi
departemen SDM pada level yang cocok bagi berbagai kebutuhan perusahaan. Terkadang sumber daya dihabiskan ketika manajemen SDM
kurang
atau
lebih
canggih
dibandingkan dengan kebutuhan perusahaan. Sasaran
fungsional
adalah:pengangkatan, penilaian. 3. Sasaran Sosial
antara penempatan,
lain dan
51 Sasaran ini untuk selalu tanggap secara etis maupun sosial terhadap berbagai kebutuhan dan tuntutan masyarakat dengan terus meminimalkan dampak negatif atas tuntutan
tersebut
terhadap
perusahaan.
Kegagalan perusahaan dalam menggunakan sumber daya mereka bagi kepentingan masyarakat yang tidak melalui cara-cara yang
etis
bisa
menimbulkan
sejumlah
kendala. Sasaran sosial antara lain meliputi: keuntungan perusahaan, pemenuhan tuntutan hukum, dan hubungan manajemen dengan serikat pekerja. 4. Sasaran Pribadi Karyawan Yaitu untuk membantu para karyawan mencapai tujuan pribadi mereka, setidaknya sejauh
tujuan-tujuan
meningkatkan
kontribusi
tersebut individu
dapat atas
perusahaan. Sasaran pribadi karyawan harus mampu
ditemukan
bila
mereka
ingin
dipertahankan dan dimotivasi. Selain itu, kinerja dan kepuasan karyawan bisa menurun dan mereka bisa hengkang dari perusahaan.
2.2.5 Employee Self Service (ESS) ESS adalah suatu fitur aplikasi yang memberdayakan karyawan untuk melihat, membuat dan memelihara data dalam sistem melalui jaringan intranet (Anonim, Business Processes in Human Capital Management, 2006). Karyawan akan memiliki tanggung jawab untuk memperbarui dan menjaga data penting mereka. Sedangkan ESS pada SAP terdiri dari banyak komponen seperti Office, Time Management, Payment, Benefits,
52 Personal Information, Training and Event Management, Qualification, Appraisals.
2.2.6 Manager Self Service (MSS) MSS adalah aplikasi yang memberdayakan manajer untuk melihat, membuat, dan memelihara data di sistem via internet. Demikian dari pada itu, MSS pada SAP dapat membantu manajer untuk mengakses secara single point of access, menampilkan transaksi dan kemampuan reporting, memungkinkan manajer untuk mengatur pekerjaan karyawannya dan memungkinkan manajer untuk bekerja secara efisien, efektif dan proaktif (Anonim, 2006).
2.2.7 Customizing Narayanan (2011, p57) memberikan pernyataan bahwa Customizing adalah sebuah proses merakit dan menyamai aplikasi SAP dengan kebutuhan bisnis perusahaan, dimana memberikan suatu struktur rencana untuk implementasi SAP dan
pengembangannya,
dan
juga
menyediakan
alat-alat
administratif yang digunakan untuk mengelola, memproses, serta
melakukan
evaluasi
projek
implementasi
dan
pengembangan SAP.
2.2.8 Failure Mode and Effect Analysis ( FMEA ) Menurut Stamatis (2003, p. 134) langkah-langkah dalam membuat FMEA adalah sebagai berikut: • Mendefinisikan ruang lingkup analisa. Menentukan tingkatan sistem yang tepat untuk melakukan FMEA (apakah subsistem, assembly, subassembly, komponen, part atau lainnya). • Susun diagram balok untuk menggambarkan hubungan sebab akibat.
53 • Mengidentifikasi modus kegagalan yang mungkin untuk setiap komponen dengan mengajukan berbagai pertanyaan factor implementasi model. Penilaian dari FMEA dibagi menjadi 3 jenis penilaian yang terdiri dari severity, priority dan likelihood yang digunakan untuk memberikan penilaian terhadap requirement yang telah diidentifikasi. Berikut adalah Template tabel dari FMEA.
Tabel 2.1 Contoh tabel analisa nilai FMEA Requirement Severity
Priority
Likelihood
RPN
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) terdiri atas 5 Bagian, dengan penjelasan dari masing-masing bagian tersebut adalah sebagai berikut : Requirement adalah spesifikasi dari apa yang harus diimplementasikan,
deskripsi
bagaimana
sistem
harusnya
berkerja atau bagian-bagian yang ada didalam sistem, bisa juga dijadikan
batasan
dalam
proses
pengembangan
sistem.
Requirement yang telah didentifikasi akan dikategorikan berdasarkan tingkat prioritas tertentu.
1. Severity Kolom
ini
menunjukkan
efek
dari
kegagalan (langsung atau tertunda) pada sistem. Rex Black menggunakan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya). 2. Priority Pada kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan tersebut pada user, pelanggan, atau
54 operator. Rex Black menggunakan skala dari 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya).
3. Likelihood Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1 (paling rentan) sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang: a) keberadaan dalam produk (berdasarkan faktor resiko teknis seperti kompleksitas dan histori kecacatan) b) di luar proses pengembangan saat ini c) gangguan pada operasi user. 4. RPN Kolom
ini
merepresentasikan
jumlah
keseluruhan skala dari masing-masing kategori. Penilaian yang digunakan adalah Severity x Priority x Likelihood (S x P x L) dalam memberikan penilaian
terhadap
requirement
guna
untuk
menunjukan tingkat prioritas dari requirement. Penjelasan
skala
untuk
masing-masing
kategori pada FMEA: • Severity Skala yang digunakan sebagai berikut: 1. Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah keamanan. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan
kerusakan
pada
kehilangan
perangkat
data,
keras,atau
masalah keamanan. 2. Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.
55 Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan
diharapkan
pada
fungsi
yang
requirement
hilang
sepenuhnya, serta tidak memiliki alternatif lain untuk memenuhi requirement tersebut. 3. Kehilangan fungsionalitas yang masih memiliki solusi. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan
diharapkan sepenuhnya,
pada
fungsi
yang
requirement
hilang
tetapi
masih
memiliki
alternatif lain untuk memenuhi requirement tersebut. 4. Kehilangan fungsionalitas parsial. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan
fungsi
yang
diharapkan pada requirement tidak dapat berjalan sepenuhnya. 5. Kosmetik atau trivial. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement bersifat tidak penting atau sepele.
• Priority. Skala yang digunakan sebagai berikut: 1. Kehilangan total dari nilai sistem. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan pengguna sistem sama
56 sekali
tidak
dapat
menggunakan
fungsionalitas dari sistem atau requirement. 2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan sistem tetap dapat berfungsi
namun
pengguna
sistem
kehilangan fungsionalitas dari sistem atau requirement. 3. Kehilangan
yang
mungkin
dapat
diterima pada nilai sistem. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan fungsionalitas sistem tidak dapat berjalan dan dibutuhkan oleh pengguna sistem, namun kegagalan tersebut masih dapat diterima oleh pengguna sistem. 4. Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan
fungsionalitas
sistem
beberapa tidak
dapat
berjalanamun kegagalan tersebut dapat diterima oleh pengguna sistem. 5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan
mengakibatkan
beberapa
fungsionalitas sistem tidak dapat berjalan dan kegagalan tersebut tidak mempengaruhi pengguna
sistem.
Nomor
ini
tidak
57 didefinisikan dengan pasti , dan oleh karena itu
membuat
staf
testing
sulit
mengestimasinya. Rex Black menyarankan untuk
melibatkan
sales,
marketing,
technical support, dan business analyst.
• Likelihood Skala yang digunakan sebagai berikut: 1. Pasti mempengaruhi semua user. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement akan mengakibatkan semua user yang berkaitan dengan sistem ataurequiement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya. 2. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan beberapa(banyak) user yang berkaitan dengan sistem atau requiement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya. 3. Sepertinya
akan
mempengaruhi
beberapa(banyak) user. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement mungkin mengakibatkan beberapa (banyak) user yang berkaitan dengan sistem atau requiement
tersebut
tidak
dapat
menjalankan kegiatan operasionalnya. 4. Pengaruh
terbatas
(sedikit) user.
pada
beberapa
58 Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan beberapa(sedikit) user yang berkaitan dengan sistem atau requirement tersebut tidak dapat menjalankan kegiatan operasionalnya. 5. Tidak
dapat
dibayangkan
dalam
penggunaan nyata. Skala
ini
menunjukkan
bahwa
kegagalan pada sistem atau requirement mengakibatkan user yang berkaitan dengan sistem atau requirement tersebut tidak dapat menjalankan
kegiatan
operasionalnya,
namun jumlah user yang terpengaruh tidak dapat diidentifikasikan. Penomoran ini memerlukan baik penilaian teknis maupun pemahaman akan komunitas user. Oleh karena itu partisipasi programmer dan insinyur lain berasama business analyst, technical support, marketing dan sales sangat penting.
2.2.9 Fit / Gap Analysis 2.2.9.1 Pengertian Fit / Gap Analysis Menurut Pol dan Paturkar. (2011 :2), Fit Gap Analysis (FGA) adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap). Fit Gap Analysis
yang
membandingkan
merupakan proses
bisnis
metodologi dan
sistem
untuk pada
perusahaan dengan fungsi sistem yang ada, dimana akan
59 di evaluasi apakah proses bisnis yang telah dijalankan dengan fungsi sistem yang ada memang sudah terjadi kecocokan
atau
kesesuaian
(Fit)
atau
adanya
kesenjangan (Gap). Fit / Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional di dalam sebuah proyek bisnis atau proses bisnis untuk meraih tujuan yang
spesifik.
Analisis
ini
mencakup
kegiatan
mengidentifikasi data kunci atau komponen – komponen yang sesuai (Fit) di dalam sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi – solusi. Teknik ini berpusat pada pengukuran
komponen
–
komponen
kunci
yang
dibutuhkan untuk mencapai hasil yang terbaik (best practice) di dalam sebuah organisasi. Template yang digunakan dapat dilihat melalui tabel berikut ini: Tabel 2.2 Fit/gap template Sumber : (FitGap Document template, 2012)
Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p. 334), Gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi actual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan
dengan
sumberdaya
perusahaan
tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Berdasarkan pendapat-pendapat yang ada, dapat disimpulkan bahwa analisis fit/gap adalah suatu cara untuk melakukan evaluasi terhadap
60 proses bisnis yang ada dengan cara membandingkan dengan best practice untuk mengetahui apakah terdapat proses bisnis yang sesuai (fit) atau proses bisnis yang tidak sesuai (gap). Gap analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif, yaitu: 1. Oganisasi (sumber daya manusia) 2. Arah bisnis perusahaan 3. Proses bisnis perusahaan 4. Teknologi informasi Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p. 335), dalam penggunaan Gap analysis dengan service quality, terdapat 5 quality perspective dari service quality yaitu:
Tabel 2.3 Penggunaan Gap analysis dengan service quality Sumber : Hoffman dan Bateson (2006, p. 335)
No
Jenis Gap
Penjelasan
1
Service Gap
Yaitu mengidentidikasikan bahwa adanya perbedaan antara keinginan yang diinginkan oleh pelanggan dengan keadaan yang telah mereka terima sekarang
2
Knowledge Gap
Yaitu pengharapan yang diinginkan oleh pelanggan dan pengharapan yang diinginkan oleh manajemen perusahaan
3
Standard Gap
Adalah terjadinya ketimpangan antara persepsi manajemen perusahaan denan pelanggan, yang dimaksud disini adalah standard dari delivery standard
4
Delivery Gap
Adalah terjadinya persepsi yang diinginkan perusahaan kepada pelanggan dengan keadaan yang telah terjadi sebenarnya di perusahaan tersebut.
61 5
Communication
Adalah terjadinya antara kesenjangan pelanggan dengan komunikasi yang terdapat atau yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, dalam hal ini adalah mengantarkan informasi yang akurat, tepat dan jelas kepada pelanggan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
2.2.9.2 Tujuan Fit / Gap Analysis Dalam bisnis dan ekonomi, Fit/Gap analysis merupakan alat yang dapat membantu perusahaan dalam membandingkan performa saat ini dengan performa potensial. Sebagai dasarnya terdapat dua pertanyaan:“Dimana kita berada?” dan “Dimana kita ingin berada?”. Fit berarti kebutuhan / requirement terpenuhi
oleh
sistem.
Sedangkan
Gap
berarti
kebutuhan / requirement tidak terpenuhi oleh sistem. Jika perusahaan atau organisasi tidak memanfaatkan secara
maksimal
sumber
daya
yang
ada
atau
melepaskan investasi pada modal dan teknologi, maka dapat menghasilkan performa pada tingkat dibawah potensialnya. Tujuan dari antara Fit/Gap adalah : a. Mengumpulkan
requirement
dari
perusahaan. b. Langkah
awal
untuk
menentukan
penyesuaian (customization) diperlukan. c. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan. d. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice.
62 e. Mengidentifikasikan
permasalahan
yang
membutuhakan perubahan kebijakan. 2.2.9.3 Langkah – Langkah Fit / Gap Analysis 2.2.9.3.1 Ranking Requirement Sebuah Requirement yang ada dalam
proses
bisnis
prioritasnya
memiliki
masing-masing.
tingkat Tingkat
prioritas tersebut akan membantu project team
dan
project
sponsors
dalam
memfokuskan diri terhadap proses bisnis mana saja yang harus diperhatikan dan paling penting
dalam
organisasi
serta
untuk
memberi perhatian lebih mengenai dimana sebuah fungsional yang baru harus dibuat untuk menambah nilai kepada proses bisnis berjalan.
Berikut
adalah
ranking
of
requirement yang bisa digunakan dalam melakukan fit dan gap analysis : 1. High/ Mission Critical Requirement : Sebuah requirement yang sangat penting dimana jika requirement ini tidak dijalankan, proses bisnis perusahaan tidak akan berjalan. 2. Medium/Value Add Requirement : Sebuah requirement yang jika dipenuhi akan memberikan peningkatan signifikan
dalam
proses
bisnis.
Requirement ini biasanya tidak bersifat kritikal,
tetapi
memberikan perusahaan.
jika
nilai
dipenuhi
tambahan
akan kepada
63 3. Low/Desireable Requirement : Sebuah requirement yang jika dipenuhi akan memberikan nilai tambahan yang hanya sedikit bagi perusahaan dan tidak terlalu berpengaruh pada proses bisnis perusahaan. 2.2.9.3.2 Degree of Fit Tingkat kesesuaian antara sistem berjalan dengan proses bisnis di dalam perusahaan dapat dibagi menjadi 3 tingkatan, yaitu : a. Fit Sebuah
kondisi
dimana
requirement
sepenuhnya sesuai dengan sistem yang berjalan. b. Gap Sebuah kondisi dimana sistem yang berjalan sama sekali tidak sesuai dengan requirement.
Dalam
kondisi
ini,
alternative dan rekomendasi dapat dibuat guna memperbaiki gap yang ada. Sebagai hasilnya, akan ada kemungkinan dimana sistem yang berjalan akan mengalami pengembangan / perubahan. c. Partial Fit Sistem
yang
berjalan
sudah
cukup
memenuhi requirement meskipun belum secara sempurna.
2.2.9.3.3 Gap Resolution Pada saat gap telah diidentifikasi maka tim tersebut akan membuat alternative dan merekomendasikan solusi untuk mengatasi
64 gap tersebut. Ada beberapa cara untuk mengatasi gap, seperti melakukan perubahan proses bisnis, merancang lingkungan bisnis, melakukan software customizations fungsi dari software
akan
meningkatkan
biaya
implementasi proyek. Sehingga, tim proyek akan melakukan beberapa pendekatan untuk mencari resolusi dari adanya gap, yaitu : a. Package Work-around Tim
proyek
melakukan
identifikasi
berbagai alternatif untuk memenuhi kebutuhan dengan proses bisnis yang ada. b. Membuat bisnis sesuai dengan Package Jika
Package
Work-around
tidak
mungkin, maka tim akan merekomendasikan untuk melakukan perubahan proses bisnis dan mengeliminiasi gap yang terjadi. c. Customization sebagai upaya terakhir Strategi melakukan
yang
dipilih
customization
jika
adalah
harus dengan
membangun fungsionalitas di luar teknologi yang digunakan dan memisahkan package dibandingkan
melakukan
perubahan
pada
package. Pengertian Customization dalam proyek adalah melakukan perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan atau beberapa perubahan yang dapat
berdampak
kurang
baik
untuk
kemampuan upgrade pada software yang akan datang.
65
2.2.10 Risk Analysis 2.2.10.1 Pengertian Risk Analysis Menurut
Marchewka
(2010
:217),
Risk
Analysis adalah penentuan tiap kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya pada proyek. Menurut Abdullah et al (2010:363) dalam jurnal yang berjudul “Risk Analysis of Various Phases of Software Development Models”, dikatakan bahwa risk analysis adalah sebuah tolak ukur umum dengan tujuan yang baik, dimana kita dapat mengendalikan resiko yang terdapat dalam pengembangan perangkat lunak. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, risk analysis adalah sebuah tolak ukur yang digunakan untuk mengendalikan kemungkinan resiko yang terjadi dan akibat atau dampaknya dalam sebuah proyek maupun perusahaan. Definisi risk analysis menurut Anand & Chopra (2012, p. 33), adalah mekanisme terstruktur yang memberikan visibilitas atau pandangan mengenai ancaman yang mungkin berpengaruh bagi kesuksesan suatu proyek. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, risk analysis adalah suatu mekasnisme yang digunakan untuk mengidentifikasi resiko atau ancaman yang mungkin terjadi dalam suatu proyek serta menilai dampak dari resiko tersebut.
2.2.10.2 Risk Identification Schwalbe (2010 :434) memaparkan, risk identifaction adalah
sebuah
proses
pemahaman
kejadian potensial dimana dapat merugikan atau meningkatkan sebuah objek tertentu. Untuk
mengatasi
kesulitan
dalam
mengidentifikasi resiko dapat digunakan beberapa
66 cara, antara lain menyusun daftar (check list) resiko, wawancara dengan personel kunci (expert) yang terlibat, dan melaluibrain storming. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, risk identification adalah sebuah aktivitas yang dilakukan untuk mempelajari dan memperkirakan potensi dari resiko yang terdapat dalam objek tertentu di dalams sebuah proyek atau perusahaan. 2.2.10.3 Pendekatan Risk Analysis Menurut Schwelbe (2010) Terdapat dua dasar pendekatan untuk menganalisis dan menilai risiko proyek. Pendekatan pertama lebih kualitatif sifatnya karena terdiri atas penilaian subjektif yang didasarkan pada pengalaman atau intuisi. Analisis kuantitatif, berdasarkan pada teknik matematika dan statistik.
Masing-masing
pendekatan
memiliki
kekuatan dan kelemahan ketika dihadapkan pada ketidakpastian,
maka
kombinasi
dari
metode
kualitatif dan kuantitatif menyediakan wawasan yang bernilai ketika melakukan penilaian dan analisis risiko, yaitu pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif. 2.2.10.4 Qualitative Risk Analysis Menurut Schwelbe (2010 :438), qualitative risk analysis menyangkut penilaian kemungkinan dan dampak dari resiko – resikoyang diidentifikasi, untuk menentukan ukuran dan prioritasnya. 2.2.10.5 Matrix Peluang/Dampak (Probability/Impact Matrix) Probability/ impact matrix memberikan daftar resiko
67 berhubungan yang terjadi pada sisi matriks atau sumbu pada grafik dan hubungan akibat dari resiko yang terjadi kepada yang lainnya. Banyak proyek tim akan mendapatkan manfaat dari melakukan teknik simpel ini untuk mengidentifikasikan resiko
yang
perlu
diperhatikan.
Untuk
menggunakan
pendekatan ini, anggota proyek membuat daftar resiko yang diperkirakan akan terjadi pada proyek. Setelah itu diberi label terhadap tiap resiko apakah tinggi, sedang, atau rendah terhadap kemungkinan terjadinya dan akibat resiko. Manajer proyek lalumerangkum hasilnya menjadi probability/ impact matrix. (Schwelbe, 2010:438)
2.2.11 Updated D&M Information System Success Model Dalam mengukur kesuksesan sebuah sistem informasi, DeLone dan McLean (The DeLone and McLean Model of Information Systems Success: A Ten-Year Update, 2003) memaparkan bahwa terdapat 3 indikator utama yang mengkategorisasikan kualitas sistem
informasi, antara lain: System Quality,
Information Quality, dan Service Quality. System Quality dapat dijelaskan sebagai kualitas yang dimiliki oleh sebuah sistem informasi. Dapat diukur dari tingkat kemampuan sistem dalam menghasilkan output, berjalan secara stabil atau tidak dalam suatu periode tertentu, kecepatan pemrosesan data, fleksibilitas sistem, apakah sistem mudah dipelajari atau tidak. Information Quality dapat dijelaskan sebagai kualitas informasi yang dihasilkan sistem, misalnya: keakuratan data, kelengkapan data, data yang selalu up-to-date, dll. Service Quality dapat dijelaskan sebagai kualitas pelayanan yang didapatkan oleh pengguna
68 dalam menggunakan sistem informasi, misalnya: dukungan “Live Support” dari personil IT, bantuan penggunaan aplikasi (Helpdesk),
Gambar 2.12 Updated D&M IS Success Model
Ketiga indikator ini harus diukur secara individual,
karena
mempengaruhi
setiap
indikator
“penggunaan”
dan
dapat
“kepuasan”
pengguna. Kedua faktor ini sangat penting dan saling terkait.
Dalam
prosesnya,
“penggunaan”
harus
mendahului “kepuasan” pengguna. Namun, jika “penggunaan”
mendapatkan
pengalaman
positif,
maka tingkat “kepuasan” pengguna akan bertambah. Sebaliknya,
jika
“kepuasan”
pengguna
bertambah, maka pengguna akan memiliki “niat menggunakan” sistem informasi tersebut. Dari keterkaitan faktor “penggunaan” dan “kepuasan” pengguna, akan menghasilkan suatu net benefit karyawan,
(misalnya:
peningkatan
peningkatan
kecepatan
produktivitas pengambilan
keputusan, peningkatan efisiensi waktu kerja).
69
2.2.12 Kerangka Pikir Langkah awal menurut kerangka pikir diatas adalah mengumpulkan informasi mengenai proses bisnis yang berjalan pada PT Bank Maybank Indonesia, sistem informasi yang saat ini digunakan oleh PT Bank Maybank Indonesia dan kebutuhan – kebutuhan user terhadap sistem. Selanjutnya, dari informasi yang telah dikumpulkan, akan dilakukan analisis dengan metode Fit / Gap Analysis untuk menemukan gap antara kebutuhan user dan keadaan sistem. Setelah gap ditemukan, resiko – resiko dari gap tersebut akan dianalisis dengan metode Risk Analysis untuk menganalisis seberapa sering gap tersebut ditemukan atau terjadi dan seberapa besar dampak yang ditimbulkan, jika gap tidak segera diperbaiki. Setelah semua analisis dilakukan, selanjutnya akan dibuat usulan / rekomendasi untuk menyelesaikan masalah yang timbul dari gap yang ditemukan.
70
Gambar 2.13 Kerangka pikir
