2016. évi adatbázisváltás a Forrás pénzügy-számvitel alrendszerében

2016. évi adatbázisváltás a Forrás pénzügy-számvitel alrendszerében

Forrás Akadémia GriffSoft Informatikai Zrt. 1041 Budapest, Görgey Artúr utca 69-71. Telefon: +36-1/450-2200, +36-62/549-100 Fax: +36-1/239-0056, +36-62/401-417 Web: www.griffsoft.hu

Dokumentum információ Készítette:

Harmati István

Verzió szám:

1.0

Ellenőrizte:

Neubauer Andrea

Verzió dátum:

2016. 01. 29.

Jóváhagyta:

Kraller István

Jóváhagyás dátuma:

Verzió történet

Verzió szám

Verzió dátum

Leírás

Fájl neve

1.0

2016.01.29.

Eredeti

PENZUGY_2016_nyitas_biz_atemel_okt_v2

2.0

Javított

2016. évi adatbázisváltás a Forrás pénzügy-számvitel alrendszerében 2 / 54

TARTALOMJEGYZÉK I.

A bizonylatolás módja adatbázisváltásos évváltás esetén ............................................. 5 1.1.

Követelések: ............................................................................................... 6

1.2.

Kötelezettségvállalások ................................................................................ 6

1.3.

Banki és pénztári analitika nyitása a 2016-os adatbázisban .............................. 8

1.4.

Utalás menete............................................................................................. 8

1.4.1

Utalás átemelés nélkül a 2015-ös adatbázisból ............................................. 8

1.4.2

Utalás átemeléssel a 2016-os adatbázisból .................................................. 9

II. Előkészítési feladatok a 2015-ös adatbázisban ......................................................... 10 2.1

Bizonylatok előkészítése beszámolóhoz és átemelésre ...................................... 10

2.1.1

Árfolyamdifferencia elszámolása ............................................................... 10

2.1.2

Év végi értékelések elvégzése .................................................................. 19

2.1.3

Kiseltérések elszámolása ......................................................................... 21

2.1.4

Követelések és kötelezettségek átvezetése tárgyév és követő év között ........ 26

2.1.5

Követelések átsorolása ............................................................................ 30

2.1.6

Devizás pénzeszközök év végi értékelése................................................... 31

2.2

Bizonylatok előkészítése átemeléshez – az árnyéktábla feltöltése ....................... 31

3. Bizonylatok átemelése........................................................................................... 35 3.1

Bizonylatok kijelölése átemelésre egyesével ....................................................... 36

3.2

Kijelölt bizonylatok átemelése........................................................................... 42

3.3

Példa egy kötelezettségvállalásos szerződés (PENZ02) átemelésére ...................... 44

3.4

Bizonylatok átemelése – csoportos funkciók ....................................................... 48

3.5

3.4.1

Bizonylatok csoportos kijelölése átemelésre Excel táblázat alapján................ 48

3.4.2

Árnyéktábla csoportos kitöltése ................................................................ 50

Átemelt és átemelés előtt álló bizonylatok javítása és az átemelés visszavonása ..... 51 3.5.1

Árnyéktábla javítása átemelés előtt .......................................................... 51


3.5.2 4

Átemelt bizonylatok javítása .................................................................... 52

Adatbázisváltás naplózása ..................................................................................... 54


I.

A bizonylatolás módja adatbázisváltásos évváltás esetén

Az Áhsz. 2015. évre vonatkozó módosítása miatt 2015-ről 2016-ra adatbázisváltásos évváltás szükséges, amely azt jelenti, hogy a két évet érintő bizonylatokat két elkülönített adatforrásba kell rögzíteni a Forrás programon belül. 2016. január 4-től – szerződéstől függően – az intézmények számára rendelkezésre áll a 2016. évre kialakított adatbázis az új törzsekkel. Az adatforrás választása bejelentkezéskor:

A mérlegkészítés időpontjáig beérkező, a 2015. évi beszámoló (Mérleg) részét képező bizonylatokat

(kötelezettségvállalás,

kötelezettségek,

követelések)

a

2015.

évi

adatbázisban kell rögzíteni függetlenül attól, hogy azok pénzügyileg teljesültek-e. A 2015-ös adatbázisban fel kell rögzíteni az összes tárgyévet érintő bizonylatot, és a banki kivonatokat fel kell dolgozni. Az év végi zárlati és értékelési teendőket szintén a 2015-ös adatbázisban kell elvégezni. A 2015-ös adatbázisban nem lehet 2016-ot érintő bizonylatokat rögzíteni, csak a 2015-ös bizonylati tömbök állnak rendelkezésre.

Adatbázisváltás oktatási anyag 5 / 54

A zárást követően az év végén nyitott kötelezettségvállalás, szállító, vevő típusú bizonylatok egyedileg illetve csoportosan is átemelhetők a 2016-os adatbázisba az adatbázisváltás modulban. A 2016. évi valamennyi bizonylatot a 2016. évi adatbázisba kell rögzíteni.

1.1. Követelések: 2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált követeléseket,

amelyek

mérlegforduló

napig

kiszámlázásra,

vagy

egyéb

módon

bizonylatolásra kerültek. Itt kell elszámolni ezen követelések mérlegkészítés időpontjáig felmerülő könyvelési korrekcióját is. - tárgyévi a követelés, ha a pénzügyi esedékessége (a bizonylat fejében lévő pénzügyi esedékesség) tárgyévi; - követő évi a követelés, ha a pénzügyi esedékessége (a bizonylat fejében lévő pénzügyi esedékesség) követő évi.

Amennyiben

a

követelés

részletekben

fizetendő,

és

így

tárgyévi

és

követő

évi

esedékességgel is rendelkezik, javasolt a tárgyévet érintő részről külön bizonylatot kiállítani,

vagy

a

2.1.4

KÖVETELÉS/KÖTELEZETTSÉG

részben

leírt

PÉNZÜGY

ÁTVEZETÉSE

TÁRGYÉV

MODUL ÉS

/

FOLYÓSZÁMLA

KÖVETŐ

ÉV

/

KÖZÖTT

menüpontban az átsorolást megtenni.

1.2. Kötelezettségvállalások A 2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált végleges kötelezettségvállalásokat, amelyeket mérlegforduló napig: - tárgyévi előirányzat terhére vállaltak, - 2015. évi maradvány terhére vállaltak, - követő év(ek) előirányzata terhére vállaltak.

A 2015-ös adatbázisban kell rögzíteni azokat a mérlegkészítés időpontjáig ismertté vált kötelezettségeket, amelyek fizikai teljesítése 2015-ben megtörtént, az alábbiak szerint:


- tárgyévi kötelezettség az a kötelezettség, amelynek pénzügyi esedékessége tárgyévi, vagy a 2015. évi maradvány terhére számolják el, és pénzügyi esedékessége 2016. június 30. vagy az előtti (ez utóbbi esetben mindenféleképpen KELL kapcsolódó kötelezettségvállalási bizonylat, amelynek pénzügyi esedékessége tárgyévi); - tárgyévet követő évi a kötelezettség, amelynek pénzügyi esedékessége követő évi, vagy a hozzákapcsolódó kötelezettségvállalási bizonylat pénzügyi esedékessége követő évi.

FONTOS! Amennyiben 2015. évi maradvány terhére kerül kötelezettség elszámolásra, és a kötelezettség pénzügyi esedékessége tárgy évet követő évi, minden esetben KELL kapcsolódó előzetes (szerződéses) kötelezettségvállalási bizonylat, amelynek pénzügyi esedékessége tárgyévi! Kötelezettségvállalásos

szerződéshez

(PENZ02-szerződéshez)

kapcsolódó

végleges

kötelezettségvállalás (szállító) esetén a szerződés beléptetésekor megadott előirányzati év dönti el, hogy a kötelezettség tárgyévi vagy követő évi függetlenül attól, hogy a szállítói bizonylat fejében megadott pénzügyi esedékesség milyen határidejű.

SZÁLLÍTÓ tárgyévi »

PENZ02 előirányzati éve = 2015

SZÁLLÍTÓ maradványhoz kapcsolódik »

PENZ02 előirányzati éve = 2015

SZÁLLÍTÓ követő évet terhel »

PENZ02 előirányzati éve > 2015

PENR03-as (proforma) kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó kötelezettség (szállító) esetén a proforma bizonylatban megadott pénzügyi esedékesség dönti el, hogy a szállítói bizonylat tárgyévi vagy követő évi kötelezettségként kerül elszámolásra. Ebben az esetben is független a kontírozás a szállítói bizonylat fejében megadott pénzügyi esedékességtől.

SZÁLLÍTÓ tárgyévi

PENR03 püi esedékessége
SZÁLLÍTÓ maradványhoz kapcsolódik

PENR03 püi esedékessége = 2015.12.31.

SZÁLLÍTÓ követő évet terhel

PENR03 püi esedékessége > 2015.12.31.


Kötelezettségvállalás hivatkozás nélküli kötelezettség (szállító) esetén a szállítói bizonylat fejében megadott pénzügyi esedékesség határozza meg, hogy a kötelezettség tárgyéviként vagy követő éviként kerül elszámolásra. Amennyiben olyan kötelezettségvállalás hivatkozás nélküli szállítónk van, amely 2015. évi maradványhoz kapcsolódik, a pénzügyi esedékesség nem lehet 2016-os!

1.3. Banki és pénztári analitika nyitása a 2016-os adatbázisban Mielőtt a 2016-os adatbázisban a pénztári illetve banki forgalmat rögzíteni kezdenénk, a nyitó egyenleget kartononként (pénztáranként/bankonként) az első bevételi/jóváírási bizonylaton el kell számolni PNYITO/BNYITO jogcímen 2016. január 1-i dátummal a 2.1.6 fejezet nyitásra vonatkozó része alapján. Erre azért van szükség, hogy az analitikus nyilvántartás a megfelelő egyenleget mutassa.

1.4. Utalás menete Az Ávr. 2014. december 31-i módosítása hatályon kívül helyezte a központi költségvetési szervek bruttó 5 M Ft feletti, valamint a fejezeti kezelésű előirányzatok kötelezettségvállalásainak Kincstár felé történő bejelentési kötelezettségét, így 2016-ban KT-s bizonylatok nem készülnek, és a PF1-K bizonylatokon nem töltődik a kincstári kötváll hivatkozási szám. FONTOS! A 2016-os adatbázisban a PENZ02-es szerződéses kötelezettségvállalások vonatkozásában kizárólag NEM bejelentésköteles kötelezettségvállalásokat rögzítsünk!

1.4.1

Utalás átemelés nélkül a 2015-ös adatbázisból

A 2015-ös adatbázisban rögzített szállítói kötelezettségek átemelés nélkül, a 2015-ös adatbázisból

is

utalhatók.

Amennyiben

bejelentésköteles

kötelezettségvállaláshoz

kapcsolódik a szállító, azt a program nem veszi figyelembe, a PF1-K bizonylaton a kötváll hivatkozási szám nem kerül kitöltésre (ezek utalása 2016.01.04-től lehetséges). A 2015-ös adatbázisból történő utalás feltétele, hogy a bizonylat árnyéktáblázása a 2.2. Árnyéktáblák feltöltése fejezetben leírt módon megtörténjen. Ha olyan bizonylat kerül utalásra kijelölésre, melynek árnyéktáblázása nem történt meg, az alábbi hibaüzenetet kapjuk. Ebben az esetben a program nem engedi a bizonylatot kijelölni, az árnyéktáblázást pótolni kell!


Előfordulhat, hogy még 2015-ben kijelölésre kerültek bizonylatok utalásra, de a generálást csak

2016-ban

kívánjuk

végrehajtani.

Amennyiben

ezek

a

bizonylatok

nincsenek

árnyéktáblázva, az utalási bizonylat nem készül el. Ebben az esetben hiába van olyan bizonylat

az

utalandók

között,

melynek

árnyéktáblája

rendben

elkészült,

egyik

bizonylatra sem generálódik az utalási állomány! Ha az árnyéktáblázás rendben megtörténik, akkor az utalási állomány már az árnyéktábla adataival a 2016-ban érvényes ERA-val jön létre. FONTOS!

A

2015-ös

adatbázisból

utalt

szállítói

bizonylatokhoz

kapcsolódó

banki

bizonylatokat, a szállítói bizonylatok átemelését követően már a 2016-os adatbázisban kell rögzíteni!

1.4.2

Utalás átemeléssel a 2016-os adatbázisból

A 2015-ös bizonylatok átemelés után a 2016-os adatbázisból a megszokott módon utalhatók.


II.

Előkészítési feladatok a 2015-ös adatbázisban

2.1

Bizonylatok előkészítése beszámolóhoz és átemelésre

2.1.1

Árfolyamdifferencia elszámolása

Devizás követelések és kötelezettségek (rész)teljesítése során árfolyam különbözet keletkezhet, amelyet a 38/2013. NGM rendelet szerint a következőképpen kell elszámolni: 1. Ha a kapott, fizetett összeg kevesebb, mint a könyv szerinti forintérték, akkor a különbséggel a követelés, kötelezettségvállalás és más fizetési kötelezettség összegét kell csökkenteni. 2. Ha a kapott, fizetett összeg több mint a követelés, kötelezettségvállalás és más fizetési kötelezettség könyv szerinti forintértéke, akkor a különbséget a K354. Egyéb pénzügyi műveltek kiadásai vagy a B409. Egyéb pénzügyi műveletek bevételei rovatokon kell elszámolni. Az árfolyam differenciák csoportos, generatív úton történő rendezéséhez indítsuk el a PÉNZÜGY MODUL / BANK / S. ÁRFOLYAMDIFFERENCIA KÖLTSÉGVETÉSI KEZELÉSE menüpontot.


Indításkor bekéri a generáláshoz szükséges adatokat:

-

Pénzügyi napló: amibe generálja a bizonylatokat.


-

Időszaktól / Időszakig: a megadott intervallum szerint válogatja le a program a devizás számlák pénzügyi teljesítéseit, amik alapján generálja az árfolyam differencia bizonylatot, és amelyhez még nem készült elszámolás. Minden elszámolási bizonylat az eredeti pénzügyi teljesítés bizonylathoz készül.

-

Banki karton, banki karton bizonylati jóváírás és terhelés bizonylati tömb: technikai banki karton, és az ahhoz tartozó bizonylati tömbök

-

Banki jóváírás jogcím: ARFNYERFJ – jóváírások árfolyamnyereségéhez használjuk. Pénzügyi számvitel szerinti könyvelése: T 9332 Átváltáskori, értékeléskori árfolyamnyereség – K 35 Követelések Költségvetési számvitel szerinti könyvelése: T 099042 Követelés előírása - K 004. Követelés nyilvántartási ellenszámla T 005. Követelés teljesítés ellenszámla – K 094093 Követelés pénzügyi teljesítés

-

Banki terhelés jogcím: ARFVESZFT – kötelezettségek árfolyamveszteségéhez használjuk Pénzügyi számvitel szerinti könyvelése: T 8532 Átváltáskori, értékeléskori árfolyamveszteség – K 42 Kötelezettségek Költségvetési számvitel szerinti könyvelése: T 002 Kötelezettségvállalás nyilvántartási ellenszámla K 053542. Kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség egyéb pénzügyi műveletek kiadásaira T 053543 Egyéb pénzügyi műveletek kiadásai teljesítése – K 003 Pénzügyi teljesítés ellenszámla.

Az utolsó mezőn entert ütve elkezdődik a generálás, amelynek végét egy üzenet jelzi, amely tartalmazza a létrejött bizonylatszámokat is.


1. Amikor a számla forint összege több, akkor készítünk egy az alapbizonylatra hivatkozó számla bizonylatot, a számlasorok összege a pénzügyi teljesítés forint összege és a számla sorok forint összege különbsége (tehát mínuszos sorok), dimenziói az eredeti dimenziók. A jogcím a bizonylattípusnak megfelelő Árfolyam differenciás

jogcím,

mely

a

megfelelő

költségvetési

számlákra

és

veszteség/nyereségre kontíroz. A bizonylatok az eredeti bizonylattípusával azonos bizonylattípusú, de külön árfolyamdifferencia bizonylati tömbbe készülnek, abba, amely az eredeti bizonylati tömbbel összerendelésre került a PÉNZÜGY MODUL / BANK

/

U.

ÁRFOLYAMDIFFERENCIA

/

ÁTÉRTÉKELÉS

BIZONYLATI

ÖSSZERENDELÉSE menüpontban.

Példa az összerendelésre:


TÖMBÖK

Példánkban az 1.000,- EUR összegű vevő számlát 300 Ft/EUR árfolyamon vettük nyilvántartásba, majd a kiegyenlítés 295 Ft/EUR árfolyamon történt meg. A különbözettel, 5.000 Ft-tal csökkentjük a követelés összegét.

Pénzügyi teljesítés bizonylat tétele: (Árfolyam: 295 Ft/EUR)


A generálás eredménye:

A generált bizonylat:


A bizonylat jogcíme a bizonylattípusnak megfelelő árfolyamdifferencia jogcím.

2. Amikor a pénzügyi teljesítés forint összege több, mint a számla összege akkor egy számlahivatkozásos sort generálunk a számla forint összege és a pénzügyi teljesítés forint

összege

különbségével,

tehát

negatív

összeggel,

és

pozitív

sorokat

(számlasoroknak megfelelően), amit az indításkor bekért jogcímekkel generálunk, amik veszteségre/nyereségre könyvelnek.


Példánkban a vevőszámla összege 1.000 EUR, melyet az aznapi MNB középárfolyamon, 302 Ft/EUR, azaz 302.000,- Ft összeggel vettünk nyilvántartásba. A pénzügyi teljesítés 312 Ft/EUR árfolyamon történt, meg az árfolyamnyereség 10.000,- Ft. Az eredeti bizonylat:

Az eredeti bizonylat tétele:

A banki teljesítés bizonylata:


A generált bizonylat és sorai:

A generált bizonylatoknak a Kapcsolódó bizonylatszám mezőjébe tároljuk el az eredeti pénzügyi teljesítés bizonylat számát. Ez gondoskodik arról, hogy legközelebb erről a pénzügyi teljesítésről már ne készüljön árfolyamdifferencia elszámolási bizonylat. Az új évben az Árfolyam differencia elszámolás azoknál a számláknál, amelyekhez előző évben volt átértékelés, a számla árfolyamot az előző évi „DEVÁTÉRT” jelzésű számla árfolyamával helyettesíti, és ehhez viszonyítja a pénzügyi teljesítést.


2.1.2

Év végi értékelések elvégzése

Az év végén a devizás követeléseket és a kötelezettségeket is át kell értékelni. Az átértékelést generatív úton a PÉNZÜGY MODUL / BANK / T. DEVIZÁK ÉV VÉGI ÁTÉRTÉKELÉSE menüpontban végezhetjük el.

A funkció indításakor egy pénzügyi naplót kér be:


A generálás alapfeltétele, hogy a PÉNZÜGY MODUL / TÖRZS / H. ÁRFOLYAMOK menüpontban fel legyenek töltve a december 31-én érvényes devizaárfolyamok.

Pénzintézet azonosítója: a választott intézet bankszámlaszámának első nyolc számjegye. A generálás során az egyenleggel záró devizás számlákhoz egy kvázi „helyesbítő számlát” generálunk, amellyel átértékeljük a követelés vagy kötelezettség összegét. A program azokat a devizás számla/bekérő alapbizonylatokat veszi, aminek a rendezési egyenlege nem 0, valamint figyelembe veszi az esetleges kapcsolódó bizonylatokat (Helyesbítő, korrekciós számla) és a részteljesítéseket is. Az átértékelés összege az így számított rendezési egyenleg forintösszege lesz, melynek árfolyama a nyilvántartásba vételi árfolyam és a december 31-én érvényes árfolyam különbsége lesz.


Ezek az összegek lesznek az új „helyesbítő” bizonylat forint összegei, a devizák nulla, az árfolyam mezőben pedig az év végi árfolyam szerepel. A bizonylat Stornó mezőjébe a DEVÁTÉRT kerül. A jogcím az adott bizonylattípusú árfolyamdifferenciás jogcím, melynek ellenszámlája 494 - Árfolyam-különbözet elszámolási számla.

2.1.3

Kiseltérések elszámolása

A kiseltéréseket a PÉNZÜGY MODUL / FOLYÓSZÁMLA / E. KÖVETELÉSEK KISELTÉRÉSEI KEZELÉSE menüpontban lehet generatív funkcióval kezelni.


Azokat a forintos követelések kiseltéréseit tudjuk ebben a menüpontban kezelni, amelyek rendezési egyenlege abszolút értékben nem haladja meg a TÖRZS MODUL / PÉNZÜGYHÖZ / DEVIZAKÓDOK törzsben az Eltérés mértéke mezőben megadott értéket.

A pozitív rendezési egyenlegű számlákhoz elengedés bizonylatot generál, a negatív rendezési egyenlegűekhez pedig technikai bankot. Ezen bizonylatok generáláshoz kéri be a szükséges adatokat az alábbi indítási ablakban:


A követelés elengedés bizonylat adatai

A technikai banki bizonylat adatai

Közös adatok: -

könyvelési napló,

-

bizonylat dátuma.

Követelés elengedés bizonylat adatai: -

Bizonylati tömb: követelés elengedés bizonylattípushoz tartozó bizonylati tömb.

-

Teljesítés dátuma, és a dátumnak megfelelő ÁFA hónap.

-

Elengedés jogcím – eredményszemléletű: KOVELENG

-

Elengedés jogcím – pénzforgalmi: KOVELEN3B.

Technikai banki bizonylat adatai: -

banki karton: Technikai banki karton/Pénzforgalmi karton

-

bizonylati tömb: a banki kartonhoz tartozó jóváírás bizonylati tömb

-

banki vevő jogcím: BVEVO

-

Elengedés jogcím: B4112 FJ (Különféle egyéb bevételek)

-

Elengedés rovata: B411 (Egyéb működési bevételek)

-

Elengedés egyedi gyűjtője: B4109906 (Egyéb különféle működési bevételek).


A generálás hatására megjelenik a generált bizonylatok sorszáma:

A hátralékkal rendelkező (pozitív rendezési egyenlegű) vevőbizonylatoknak soronként állapítja meg a hátralékát, és annyi soros elengedés bizonylatot generál minden számlához, ahány sorának van egyenlege, az egyenleg -1-szeresével. Az eredeti bizonylat:


Generált elengedés bizonylat:

A negatív egyenlegű (túlfizetett) számlákhoz két banki sort generálunk. Az elsőt a vevő számla pénzügyi teljesítés jogcímmel (BVEVO) és számlahivatkozással, összege a számla rendezési egyenlege lesz mínusz összeggel, amivel kiegyenlítődik a túlfizetett számla. A másik sort pedig a túlfizetés összegével (ez egy pozitív összeg), a túlfizetés jogcímével és Rovatkódjával, amivel rákönyveljük az összeget rendkívüli bevételre. Eredeti bizonylat:

Generált banki bizonylat sorai:


2.1.4

Követelések és kötelezettségek átvezetése tárgyév és követő év között

Az átsorolást abban az esetben kell elvégeznünk, ha olyan kötelezettségünk vagy követelésünk van amelynél - követő évi előírásra tárgyévi pénzügyi teljesítés kerül elszámolásra, - tárgyévi követelés/kötelezettség pénzügyi teljesítése bármi okból halasztást kap Az átsorolást a PÉNZÜGY MODUL / FOLYÓSZÁMLA / SZÁMLAHIVATKOZÁSOK JAVÍTÁSA / G) KÖVETELÉS/KÖTELEZETTSÉG ÁTVEZETÉSE TÁRGYÉV/KÖVETŐÉV KÖZÖTT menüpontban végezhetjük el.

A menüpontba belépve az alábbi ablakot kell feltöltenünk. Az átsorolást bizonylatonként kell elvégeznünk.


-

Számlahivatkozás: amely alapbizonylatra az átvezetést el szeretnénk készíteni.

-

Átvezetendő összeg: az átvezetendő összeg.

-

Irány T->K/K-T: T – Tárgyéviből következő évibe vagy K – Következő éviből tárgyévibe.

-

Átvezetés dátuma: a keletkező könyvelési tétel bizonylat dátuma.

-

Rovatkód: ha nem a teljes számlát, csak bizonyos Rovatainak megfelelő összegeit vezetjük át. Kitöltése nem kötelező.

-

Időszak: az a N - Nyitott időszak, amibe könyvelünk.

-

Könyvelési napló: Z - Zárt, saját Könyvelési napló. Ha nincs az időszaknak megfelelő (üresen hagyva entert ütünk), akkor a program kérésre létrehozza.


Generálás hatására a program figyelmeztet, ha az adott számlára már történt átvezetés (és visszavezetés), de folyatható a feldolgozás. A számlahivatkozás alapján a program megkeresi a számlahivatkozás alapján az alap-, helyesbítő- és korrekciós bizonylatokból az alábbiakat: -

-

folyószámlás tételeket: •

Vevő bizonylat/követelés esetén, ha az irány T, akkor a 351-ről,

•

Vevő bizonylat/követelés esetén, ha az irány K, akkor a 352-ről,

•

Szállító bizonylat/kötelezettség esetén, ha az irány T, akkor a 421-ről,

•

Szállító bizonylat/kötelezettség esetén, ha az irány K, akkor a 422-ről.

költségvetési tételeket: •

Vevő bizonylat/követelés, ha az irány T, akkor a 09(2)-ről a 0041-es ellenszámlával szemben,

•

Vevő bizonylat/követelés, ha az irány K, akkor a 09(2)-ről a 0042-es ellenszámlával szemben,

•

Szállító bizonylat/kötelezettség esetén, ha az irány T, akkor a 05(2)-ről a 0022-es ellenszámlával szemben,


•

Szállító bizonylat/kötelezettség esetén, ha az irány K, akkor a 05(2)-ről a 0024-es ellenszámlával szemben.

Az átvezetendő összeget arányosítja mindkét halmaz tételeihez, és a rendeletben leírt könyvelési összefüggés szerint könyvelési tételeket generál közvetlenül a főkönyvbe, az indításkor

megadott

naplóba.

A

keletkezett

tételek

bizonylattípusa

FOKL03

–

Követelés/kötelezettség átvezetése tárgyév/követőév között. A funkció jellegéből adódóan - főkönyvi átkönyvelésről van szó -, azokat a számlákat, amikre folyamatban van átvezetés, nem lehet stornózni, helyesbíteni, korrekciózni. Minden egyes átkönyvelést esemény dátumonként vissza kell vonni, és utána végezhetők el ezek a funkciók. Majd újra el kell végezni az átvezetést ha szükséges. Példánkban az előírás a folyószámlán 3524. Költségvetési évet követően esedékes követelések működési bevételekre főkönyvi számlán, költségvetési számvitel szerint pedig a 0042. Költségvetési évet követően esedékes követelés nyilvántartási ellenszámlája főkönyvi számlán történt, mivel a számla pénzügyi esedékessége 2016, de a számlát 2015ben kiegyenlítették. Emiatt szükséges az eredeti követő évi előírás átvezetése tárgyévire. Az átvezetést részteljesítés esetén is meg kell tenni.

T 3514 Költségvetési évben esedékes követelések – K 3524 Költségvetési évet követően esedékes követelések


T 0042 Költségvetési évet követően esedékes követelések nyilvántartási ellenszámlája – K 09…2 Követelések T 09…2 Követelések -

K 0041 Költségvetési évben esedékes követelések nyilvántartási ellenszámlája

Főkönyvi lista az adott bizonylat átvezetéseire:

2.1.5

Követelések átsorolása

A követelések átsorolásához a PÉNZÜGY MODUL / VEVŐ / C. SZÁMLA / FILE / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS

SZÁMLA

/

TÉTEL

MENÜPONT

/

KÖNYVELÉSI

KORREKCIÓS

SZÁMLA

GENERÁLÁSA menüpontban korrekciós bizonylatot rögzítünk az alábbi jogcímekkel: -

kétes követelések esetén - „KETES” pénzügyi jogcím

-

peresített követelések/kötelezettségek esetén - „PERES” pénzügyi jogcím

-

a fentiek visszasorolása esetén - az eredeti bizonylat pénzügyi jogcímére történik az átsorolás.


2.1.6

Devizás pénzeszközök év végi értékelése

Az értékkeléshez kartononként kiszámoljuk a nyilvántartási árfolyamon és a 2015.12.31-i MNB árfolyamon számított forintérték közötti eltérést. Ezután ezt a különbözetet rögzítjük kartononként csak Forintban, az alábbi jogcímekkel: -

-

Árfolyamnyereség esetén •

ARFSERTDJ - devizaszámlán

•

ARFSERTVB – valutapénztárban

Árfolyamveszteség esetén: ARFSERTDT - devizaszámlán ARFSERTVK – valutapénztárban

2.2

Bizonylatok előkészítése átemeléshez – az árnyéktábla feltöltése

Az árnyéktábla funkcióval a pénzügyi bizonylatok átemeléséhez szükséges dimenziókat adhatjuk meg, úgy, hogy az a 2015-ös adatbázisban a 2016. évi könyvelésnek megfelelő főkönyvi dimenziókat tartalmazza. Az árnyéktábla feltöltése akár már a bizonylat rögzítésekor is megtörténhet, de utólag is közvetlenül az átemelés előtt a már könyvelt bizonylatokon is, tehát az ezt megelőző pontokban leírt tevékenységek előtt is elvégezhető.


Az árnyéktábla feltöltése a törzsekben vagy programozottan megadott megfeleltetések alapján történik. Minden törzsnek megtalálható az új évi törzstáblája és az egyes törzsekben az „Új” mezőben szerepelnek a 2016. évi megfeleltetések. A központi törzsek (rovat, számlatükör és a javasolt egyedi gyűjtő kód) esetében a Griffsoft Zrt. munkatársai elvégezték a megfeleltetéseket, de lehetőség van az intézményi saját törzsek és dimenziók (pl. ügylet, keretgazda, szervezeti egység stb.) megfeleltetésére is.

Példa az intézményi saját törzs megfeleltetésére:


Az árnyéktábla feltöltésére manuálisan két módon történhet: -

saját naplóban lévő bizonylat esetén az adott bizonylatnak megfelelő menüpontban vagy a KONTÍROZÁS / KÉPERNYŐS KONTÍROZÁS – SAJÁT NAPLÓS menüpontban,

-

nem

saját

naplóban

lévő

bizonylat

esetén

a

KONTÍROZÁS

/

KÉPERNYŐS

KONTÍROZÁS – ÖSSZES NAPLÓ menüpontban.

Mindkét esetben az átemelendő bizonylatra pozícionálva, a tételeken egyesével a

ikon

segítségével fel kell töltenünk az árnyéktáblákat. Az árnyéktábla feltöltése automatikusan történik a beállítások alapján. A

ikon megnyomása után megjelenik a feltöltött árnyéktábla, melyet a

gombbal tudunk véglegesíteni. Ha már létezett az árnyéktábla akkor a megtekinthetjük.


ikonnal azt

Az árnyéktábla automatikus feltöltése az alábbiak alapján történik: -

Ha a tételben lévő kód szerepel az új törzsben, akkor marad a kód,

-

Ha a régi kódhoz hozzá van rendelve az „Új” mezőben egy új kód, akkor az lesz a kód.

-

Intézményi megrendelés alapján is történhet a feltöltés, más speciális ismérvek alapján, melyhez egy tárolt eljárás szüksége, amely ha létezik összefüggések alapján hajt végre konverziót.

Az árnyéktábla feltöltésekor az alábbiakat ellenőrizzük, az esetleges hibákat a kontír hibakód mező értéke jelzi. -

A jogcím mező kitöltése kötelező.

-

A lecserélt jogcímhez az ujjogcim törzsben beállított Kötelező mezőknek kitöltöttnek kell lenniük.

-

ÁFA-kód kitöltése kötelező a vevő, szállító, proforma és ÁFA-bizonylatokban.

FIGYELEM! •

Az árnyéktábla automatikusan töltődik, kézzel módosítani nem lehetséges! Ha a bizonylat kontírozása módosításra került, az árnyéktáblát a Átemelt és átemelés előtt álló bizonylatok javítása és az átemelés visszavonása pontban leírtak szerint törölni kell, majd a javított adatokkal újragenerálni.


•

Az

automatikus

árnyéktáblázás

kizárólag

az

előzőleg

átemelésre

kijelölt

bizonylatokra vonatkozóan történik meg! •

Az árnyéktábla feltöltése csoportosan is történhet, melynek leírása a Bizonylatok átemelése – csoportos funkciók pontban található.

3. Bizonylatok átemelése A

bizonylatok

átemelése

a

2016.

évi

adatbázisba

egyesével

és

megtörténhet. Az átemelés lépései: 1) átemelésre való kijelölés a 2016-os adatbázisban, 2) árnyéktáblák feltöltése: a) egyedileg a 2015-ös adatbázisban, b) csoportosan a 2016-os adatbázisban a kijelölés után, 3) a kijelölt bizonylatok átemelése.


csoportosan

is

3.1

Bizonylatok kijelölése átemelésre egyesével

A 2016-os adatbázisban az ADATBÁZISVÁLTÁS MODUL / MIGRÁCIÓ TÁMOGATÁSA alábbi menüpontjaiban történhet:

-

VEVŐSZÁMLÁK KIJELÖLÉSÉNEK KARBANTARTÁSA: vevő típusú bizonylatok, számlák és pénzbekérők kijelölésére szolgál.

-

SZÁLLÍTÓSZÁMLÁK (NEM PROFORMÁS) KIJELÖLÉSÉNEK KARBANTARTÁSA: azok a szállítói típusú bizonylatok, számlák és bekérők kijelölésére alkalmazható, amelyekhez nem kapcsolódik kötelezettségvállalás hivatkozás.

-

PROFORMÁK KIJELÖLÉSÉNEK KARBANTARTÁSA: a szerződéses kötelezettségvállalások (PENZ02) és proforma bizonylatok / kötváll. pénzügyi bizonylatok (PENR03) kijelölésére szolgál. A program a proformához és szerződéses kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó bizonylatokat is leválogatja.


-

SZERZŐDÉSEK (NEM PROFORMÁS) KIJELÖLÉSÉNEK KARBANTARTÁSA: PENZ01-es szerződés bizonylatok kijelöléséhez használható. A vevőszámlákhoz kapcsolódó bevételi „kötváll” nyilvántartására szolgáló PENZ01-es szerződések is itt jelölhetőek ki.

A menüpontokba belépve láthatjuk az adott típusú, már kijelölt, bizonylatokat. Az átemelendő bizonylatokat a

ikonnal jelölhetjük ki.

A megjelenő felületen az Alap számlaszám mezőben az F2 billentyű segítségével választhatjuk ki az átemelendő bizonylat sorszámát. Itt csak alapbizonylatokat jelölhetünk ki. Pénzügyileg rendezett és nem rendezett bizonylatok egyaránt átemelhetőek.


Az átemelés feltétele, hogy a bizonylat alapbizonylat legyen, melynek státusza könyvelt. Nem könyvelt státuszú bizonylat kijelölése nem végezhető el, melyről az alábbi üzenetet kapjuk:

A bizonylat kijelölése után az alábbi felület jelenik meg, amely a kijelölt alapbizonylathoz tartozó kapcsolódó bizonylatokat tartalmazza.


Ezek lehetnek: -

kapcsolódó pénzügyi (rész)teljesítés bizonylatok,

-

stornó bizonylatok,

-

helyesbítő bizonylatok,

-

könyvelési

korrekciós

bizonylatok

és

az

ahhoz

kapcsolódó

technikai

banki

bizonylatok, -

és egyéb kapcsolódó bizonylatok, melyek a 2015. évi analitikus nyilvántartáshoz szükségesek.

-

Kijelöléskor a kapcsolódó bizonylatokon is ellenőrizzük átemelés feltételeit, és a hibákat a „Megjegyzés” alatt mutatja: o

Már át van emelve: ez az átemelésnek nem akadálya, ha valamelyik bizonylat már át van emelve, az ilyen bizonylat kimarad az átemelésből.

o

HIBA – hiányzik az árnyéktáblából Nem végezhető el az átemelés, ha valamelyik számlatételhez nincs kitöltve az árnyéktábla.

A kijelölés eltárolása után ezeket a bizonylatokat a „Modul átemelendő táblái fülön” tekinthetjük meg:


Az átemelés státusza: -

N – Nyitott: a bizonylatot kijelöltük átemelésre, de az átemelés még nem történt meg,

-

A: átemelt

-

H: hibás, az átemelés nem történt meg. Hibajavítást követően átemelhető.

A Nyitott és Hibás tételeket az Alapbizonylatok fülön a

ikonnal törölhetjük.


Az „N” státuszú kijelölt bizonylatokat és a hozzájuk kapcsolódó bizonylatokat alapbizonylatonként a

ikonnal emelhetjük át.


Lehetséges hibaüzenetek a kijelölés során: -

Már át van emelve: Figyelmeztetés. A kijelölt bizonylat már korábban átemelésre került. Többször nem lehet bizonylatot átemelni.

-

HIBA – Nem könyvelt: A program csak a könyvelt státuszú bizonylatokat emeli át.

-

HIBA – Proformához kapcsolódik: Ez a hibaüzenet a nem proformás szállítószámlák kijelölésénél jelentkezhet, amennyiben a szállítóhoz kötváll hivatkozás kapcsolódik. Ebben

az

esetben

az

átemelést

a

proformák

kijelölése

menüpontban

kell

kezdeményezni. -

HIBA

–

Részben

rendezett

számla:

Átemelés

csak

olyan

szállítói

típusú

bizonylatokra történhet meg, amelyekhez nincs pénzügyi teljesítés. Részteljesített szállítói bizonylatokat a 2015-ös adatbázisban a PÉNZÜGY MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁMLA MENÜPONTJÁBAN / MŰVELET / SZÁLLÍTÓI SZÁMLA SZÉTBONTÁSA funkcióval lehet megbontani pénzügyileg teljesített és rendezetlen részre.

3.2

Kijelölt bizonylatok átemelése

A bizonylatok átemelése bizonylattípusonként az ADATBÁZISVÁLTÁS MODUL / MIGRÁCIÓ TÁMOGATÁSA / -

KIJELÖLT VEVŐSZÁMLÁK ÁTEMELÉSE

-

KIJELÖLT SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK ÁTEMELÉSE

-

KIJELÖLT PROFORMÁK ÁTEMELÉSE

-

KIJELÖLT FEDEZETEK ÁTEMELÉSE

-

KIJELÖLT SZERZŐDÉSEK ÁTEMELÉSE menüpontokban történik.


Az átemelés szempontjából mindegy, hogy a bizonylatokat egyesével vagy excel táblázat alapján csoportosan jelöltük ki átemelésre. A menüpontok indításakor az előző pontban már kijelölt Nyitott átemelés státuszú bizonylatokat emeljük át a 2016-os adatbázisba. FONTOS!!! A bizonylatokat könyvelt státuszúként emeljük át, és az átemelés során a kontírozásuk is automatikusan megtörténik a 2015-ös adatbázisban található árnyéktábla adatai alapján. Hiba esetén az átemelés a kapcsolódó bizonylatokkal együtt meghiúsul. Az átemelt bizonylatokat a 2015-ös adatbázisban már nem módosíthatjuk, illetve nem hivatkozhatunk rá, azaz nem rögzíthetünk hozzá kapcsolódó bizonylatot. Vagyis a kötelezettségvállalásokhoz nem rögzíthetünk új számlát, a számlához bankot/pénztárat, illetve nem stornózhatjuk, helyesbíthetjük, korrekciózhatjuk. Az átemelt bizonylatot átemelés után visszakönyvelni nem lehetséges. Ha ilyen tevékenységet kezdeményezünk, akkor az alábbi hibaüzenet jelenik meg.


3.3

Példa egy kötelezettségvállalásos szerződés (PENZ02) átemelésére

A 4.1. Bizonylatok kijelölése átemelésre egyesével pontban alapján kijelöljük a szerződést az

ADATBÁZISVÁLTÁS

MODUL

/

MIGRÁCIÓ

TÁMOGATÁSA

/

KÖTVÁLLALÁSOK

KIJELÖLÉSÉNEK KARBANTARTÁSA menüpontban:

ikonnal kijelöljük a szerződést átemelésre, ekkor megjelennek a

szerződéshez

kapcsolódó bizonylatok, példánkban ezek szállítói bizonylatok, pénzügyi teljesítés banki bizonylatok, korrekciós bizonylatok és ahhoz tartozó technikai banki bizonylatok és stornó bizonylatok. A megjelenő ablakban a

ikonra kattintsunk.


Az eltárolás után a szerződés és a kapcsolódó bizonylatai megjelennek a kijelölt bizonylatok között:


A bizonylatok átemeléséhez indítsuk el az ADATBÁZISVÁLTÁS / MIGRÁCIÓ TÁMOGATÁSA / KIJELÖLT PROFORMÁK ÁTEMELÉSE menüpontot!


A sikeres átemelésről és az esetleges hibákról listát kapunk:

Az átemelt bizonylatokat a pénzügy és a kötelezettségvállalás modulokban találjuk a bizonylattípusnak megfelelő menüpontokban. A bizonylatokat könyvelt állapotban emeljük át, a szerződéses kötelezettségvállalást pedig aláírtan. FONTOS!!! A 2016-os adatbázisban a szerződéses kötelezettségvállalás Beléptés/módosító fej adatai átemeléskor üresek! További módosításokat csak a 2016-os évre vonatkozóan vihetünk fel. Ha a 2015. évben szükséges módosítani, akkor az Átemelt és átemelés előtt álló bizonylatok javítása és az átemelés visszavonása részben leírtak alapján az átemelést vissza kell vonni, majd a javítás után újra elvégezni.


3.4

Bizonylatok átemelése – csoportos funkciók

3.4.1

Bizonylatok csoportos kijelölése átemelésre Excel táblázat alapján

A bizonylatokat csoportosan is ki lehet jelölni a 2016. évi adatbázis ADATBÁZISVÁLTÁS MODUL

/

MIGRÁCIÓ

TÁMOGATÁSA

/

KIJELÖLÉSEK

BEEMELÉSE

EXCEL

TÁBLÁBÓL

menüpontban.

Az Excel két oszlopot tartalmazhat: 1. oszlop:

vevő,

szállító

(nem

proformás)

számla

és

a

proforma

bizonylatok

azonosítóját, 2. oszlop: a nem proformás szerződések azonosítóját. Célszerű, ha a táblázat nem tartalmaz fejléceket. Az Excel táblázat formátuma 97- 2003 Excel munkafüzet legyen és azt az útvonalat érdemes használni, melyet az utaláskor használunk.


Az Bizonylatok kijelölése átemelésre egyesével részben leírt feltételeknek meg kell felelnie a bizonylatoknak ahhoz, hogy bekerüljenek a nyilvántartásba. Ha hibás bizonylatazonosító is van az excelben, csak a hibátlanokat emeli be a program.

A menüpontba belépve gombra kattintva tallózhatjuk be az Excel tábla elérési útvonalát.

Az Import végrehajtására kattintva megtörténik a beolvasás, melyről az alábbihoz hasonló listát kapunk.

A listában megjelenő (hiba)üzenetek leírása: Vevő/szállító típusú valamint proforma bizonylatok esetén HIBA – számlaszám és szerződés is ki van töltve: egy soron nem lehet kitöltve mindkét érték. Első oszlopban vevő/szállító és proforma bizonylat, a második oszlopban PENZ01-es szerződés azonosítója szerepelhet. HIBA – nincs ilyen bizonylat: a táblázatban szereplő bizonylatszám nem létezik. HIBA – alapbizonylat típusa nem lehet ... : az első oszlopban csak vevő (V), szállító (S) vagy kötváll. pü.bizonylat (R) szereplhet.


HIBA – proformás számla, a proformával emelhető át: az excel táblázatban olyan szállító került megadásra, amelyhez kötváll hivatkozás kapcsolódik. Ebben az esetben a kapcsolódó proforma bizonylat számát kell szerepeltetni. Amennyiben az is benne van a táblázatban, akkor ez nem hiba. HIBA – nem könyvelt: csak könyvelt bizonylatok jelölhetők ki átemelésre. HIBA

–

nem

alapbizonylat:

csak

alapbizonylatok

jelölhetőek

ki

átemelésre

(bizonylatszám = számlahivatkozás). HIBA – van rá pénzügyi teljesítés: nem lehet részben teljesített szállító bizonylatot átemelni. Kijelölés előtt szét kell bontani a számlát. Ismétlődő bizonylat: a bizonylatszám szerepel már a kijelöltek között. Elfogadva: A bizonylatszám bekerült a kijelöltek nyilvántartásába.

Szerződések (nem proformás) beemelésekor megjelenő üzenetek HIBA – nincs ilyen szerződés: a szerződésszám nem található. HIBA – a szerződés típusa...: a második oszlopban nem szerződésszám került megadásra. HIBA – proformás szerződés, a proformával emelhető át: csak nem proformás (PENZ01) szerződés adható meg a második oszlopban. Ismétlődő szerződés, nem tárolom: a szerződésszám szerepel már a kijelöltek között. Elfogadva: a szerződésszám bekerült a kijelöltek nyilvántartásába.

3.4.2

Árnyéktábla csoportos kitöltése

Van lehetőségünk az árnyéktáblák csoportos feltöltésére is a 2016. évi adatbázisban az ADATBÁZISVÁLTÁS MODUL / MIGRÁCIÓ TÁMOGATÁSA / ÁRNYÉKTÁBLA AUTOMATIKUS KITÖLTÉSE menüpontban.


A menüpontra kattintva elindul azokra a bizonylatokra az árnyéktáblák feltöltése, amelyeket manuálisan vagy csoportosan már kijelöltünk átemelésre és árnyéktáblájukat még nem rögzítettük. Az árnyéktáblák feltöltése után az alábbi üzenet jelenik meg.

3.5 Átemelt és átemelés előtt álló bizonylatok javítása és az átemelés visszavonása 3.5.1

Árnyéktábla javítása átemelés előtt

Ha átemelés előtt az átemelendő bizonylat tételében, dimenzióiban javítás történik, akkor az árnyéktáblát is javítani kell, úgy, hogy az árnyéktáblán a

gombra kattintunk,

majd a javítás után a ikonnal az árnyéktáblát újra létrehozzuk.


3.5.2

Átemelt bizonylatok javítása

Átemelés után az átemelt 2015-ös bizonylatokat a 2016-os adatbázisban nem lehet visszanyitni – ezzel is megteremtve a két adatbázis adatainak konzisztenciáját. Ha a 2015-ös

adatbázisban

olyan

bizonylatot

szeretnénk

visszakönyvelni

amelyet

már

átemeltünk, akkor az ÜGYVITELI SZERVIZ / VISSZANYITÁS (PSZ) / KÖNYVELT PÉNZÜGYI BIZONYLATOK VISSZAKÖNYVELÉSE menüpontban az alábbi üzenetet kapjuk.

Amennyiben egy korábban már átemelt bizonylatot a 2015-ös adatbázisban módosítani szükséges, úgy annak átemelését a módosítást megelőzően vissza kell vonni.


A 2016-os adatbázisba átemelt bizonylatokat a 2016-os adatbázis ADATBÁZISVÁLTÁS MODUL / SZERVIZ / ÁTEMELÉS VISSZAVONÁSA menüpontban lehet visszaforgatni.

A megjelentő menüpontban az megadnunk, majd a

gombra kattintva a visszavonandó bizonylatszámot kell gombra kattintva megtörténik az átemelés visszavonása.

A visszavonás feltétele, hogy a bizonylat ne legyen 2016-os bizonylatba behivatkozva. Amennyiben ez már megtörtént, pl.: korrekció készült hozzá, vagy banki bizonylatba behivatkozásra került, először a kapcsolódó bizonylatot kell rontani, illetve a bankból a hivatkozást ki kell szedni, majd ezt követően lehet a visszavonást elvégezni. A sikeres visszavonásról az alábbi üzenetet kapjuk:


4

Adatbázisváltás naplózása

A törzsadatok, bizonylatok átemelését naplózzuk, azaz az adatbázisban eltároljuk az átemelt bizonylatok számát, az átemelés időpontját és az átemelő felhasználó kódját. A naplóadatokat

az ADATBÁZISVÁLTÁS MODUL /

ADATBÁZISVÁLTÁS

MEGTEKINTÉSE menüpontban találjuk, és készíthetünk rá lekérdezést is.

Példa egy napló bejegyzésre:


NAPLÓZÁSÁNAK

2016. évi adatbázisváltás a Forrás pénzügy-számvitel alrendszerében

Recommend Documents