lOSl Budapest, Vörösmarty tér l. Levelezési dm: 1368 13udapcst, Pf. 242 Telefon: +36 (l) 235-4200, +36 (l) 235-4213
\1 \1;\ \ii,\11 \'1',,'1'11
FŐTITKÁR
E-mail: titkars.1g(ii)mma.hu
\Veb: www.mma.hu
Iktatószám: 875- ..! ~. /2015/MiVIA
A MAGYAR MÚVÉSZETI AKADÉMIA FÖTITKARANAK
./~. /2015. (Xf: .?.r!:) számú utasítása a Magyar Művészeti Akadémia Titkársága Szervezcti és Működési Szabályzatának kiadásáról
l . A Magyar Művészeti Akadémiáról szóló 20 ll. évi CL'\. törvényben és a Magyar Müvészeti Akadémia
Elnökségének 86/20 IS. ( 12. 09.) számú határozatában biztosított felhatalmazás alapján a Magyar Művészeti
Akadémia Titkársága szcrvezeti és müködési rendjének módosítását a jelen utasítás
mellékletét képező Magyar Művészeti Akadémia Titkársága Szervezeti és Müködési Szabályzatában és annak mellékleteiben foglaltak szerint határozam meg. 2. A Magyar Müvészeti Akadémia főtitkára jelen utasításával kiadott, a módosítással egységes szerkczetbe foglalt Szervezeti és Müködési Szabály-zat 20 16. január l . napján lép hatályba.
3. Jelen Szervezeti és Mlíködési Szabály-zathatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 4/20 15. (l V. IS.) számú fotitkári utasítással kiadott Magyar Müvészeti Akadémia Titkársága Szervezeti és Mlíködési Szabályzata. 4.
A Szervezeti és Müködési Szabály-zatot a Magyar Mlívészeti Akadémia Titkársága valamennyi munkatársa számára a helyben szokásos módon ki kell hirdetni; a köztestület tagjai pedig a Magyar Míívészeti Akadémia honlapjának ( www.mma.hu ) .1 tagok számára hozzáferhető, jelszóval védett részén olvashatva ismerhetik meg.
Budapest, 20 IS. december "
?!(_."
,V/e/lék/et a Magyar ,\-/iívészeti Akadémiafőtitkárának (!:!20 /5. (1/l),f) szám ú utasításúhoz
,\\.\(/{,\R ,\\l JVt:SZI II AK.\Df.\\1,\
A Magyar Miívészeti Akadémia Titkársága Szervezeti és Mííködési Szabályzata
I. Fejezet Általános rendelkezések l . A Magyar Müvészeti Akadémia Titkárságának jogállása és alapadatai 1.1 A Magyar Müvészeti Akadémiáról szóló 20 ll. évi CIX. törvény (a továbbiakban MMA tv.) 28. §-a alapján a Titkárság alapító, irányító szerve a Magyar Müvészeti Akadémia (a továbbiakban: .M.l'v1A)i a Titkárság jogi személy, gazdálkodási jogkörét tekintve önállóan müködő és gazdálkodó, kincstári körbe tartozó köztestületi költségvetési szerv. 1.2 megnevezése : Magyar Müvészeti Akadémia Titkársága 1.3 rövid megnevezése: .M.i'v1A Titkárság 1.4 a Tikárság angol nyelvü megnevezése: Secretariat of the Hungaria n Academy of Arts 1.5
Székhelye : Levelezési cím: Postafiók cím:
1.6
vezetőj e: főtitkár
1034 Budapest, Kecske utca 25. 105 1 Budapest, Vörösmarty tér l. 1368 Budapest Pf.: 242
l. 7 alapítója: Magyar Müvészeti Akadémia alapítás idöpontja: 2012. január l. módosított és egységes szerkezetbe foglalt alapító okirat kelte: 2012. június 30. 1.8 jogállása: Magyar Müvészeti Akadémia köztestületi költségvetési szerve 1.9 szárnlavezetöje: Magyar Államkincstár 1.10 törzskönyvi azonosító: 795504 1.11 államháztartási szakágazat: 8 41107 Köztestületek államháztartási igazgatási tevékenysége 1.12 A költségvetési szerv alaptevékenységének kormányzati funkciók szerinti besorolása: 013330 Pályázat- és támogatáskezelés, ellenőrzés 013340 Az állami vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatok 014010 Általános K+F politika 082010 Kultúra igazgatása 082020 Színházak tevékenysége 082030 Művészeti tevéke nységek ( kivéve: színház) 082042 Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása 082 043 Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme 082044 Könyvtári szolgáltatások 082061 Múzeumi gyűjteményi tevékenység
082062 Múzeumi tudományos feldolgozó és publikációs tevékenység 082063 Mt'tzeumi kiállítási tevékenység 082064 Múzeumi közművelődési, közönségkapcsolati tevékenység 083020 Könyvkiadás 083030 Egyéb kiadói tevékenység 086030 Nemzetközi kulturális együttműködés 098040 Nemzetközi oktatási együttmííködés 1.13 a Titkárság vállalkozási tevékenységet nem végez 1.14 adónyilvántartási szám: 15795506-2-41 1.15 KSH statisztikai számjel: 15795506-8411-342-01 1.1 6 ÁHTI azonosító: 3 317 5 l 1.17. ÁHTT azonosító: 303224 1.18 Az alapfeladatok ellátásának forrása: Magyarország központi költségvetésének XXXN. fejezete fejezeti előirányzat-felhasználási keret elosztási számlaszáma: 10023002-00319377-40000004 IBAN: HU85 1002 300200319377 4000 0004 1.19. Költségvetési azonosító adatai:
XXXIV. fejezet l. cím l. alcím MMA Titkárság Igazgatása Államháztartási azonosító: 331751 Előirányzat-felhasználási
keretszámla: l 0023002-00319391-00000000 IBAN szám: HU93 1002 3002 0031 9391 0000 0000
Intézményi kártyafedezeti számla: l 0023002-00319391-00060004 IBA.l'\1 szám: HU79 1002-3002 0031 9391 0006 0004 VlP kártyafedezeti számla: l 0023002-00319391-00070003 IBAN szám: HU57 1002 3002 0031 9391 0007 0003 Lakásépítés és vásárlás munkáltatói támogatása számla: l 0023002-00319391-05000005 IBAN szám: HU57 1002 3002 0031 93910500 0005
XXXIV. fejezet l. cím 2. alcím MMA köztestületi feladatok Államháztartási azonosító: 332328 Előirányzat -fell1asználási keretszámla:
l 0023002-00319 559-00000000 IBAN szám: HU 16 1002 300200319559 0000 0000
XXXIV. fejezet 3. cím MMA Kutatóintézet .Mlívészetelméleti és .Módszertani Kutatóintézet Államháztartási azonosító: 345728 Előirányzat-felhasználási
keretszámla: l 0023002-00334277-00000000 IBAN szám: HU36 1002 3002 0033 4277 0000 0000 Intézményi kártyafedezeti számla: 10023002-00334277-00060004 IBAN szám: HU36 1002-3002 0033 4277 0006 0004 VlP kártyafedezeti számla: l 0023002-00334277-00070003 IBAN szám: HU36 1002 300200334277 0007 0003
2
XXXIV. fejezet 4. dm Fejezeli kezelésü előirányzatok Aliarnháztartási azonosító: 332140 l. Országos müvészeti társaságok1 szövetségek támogatása FK303435
2. Magyar Müvészetek Háza programok FK303446 3. N emzetközi programok1 konferenciák1 nemzetközi tagdíjak FK303457 6. Kutatási tevékenység támogatása FK303480 7. Pályázati alapok FK303491 8. Pesti Vigadó müvészeti programok FK303502 ll. Gazdasági társaságok által ellátott kulturális feladatok támogatása FK346628 12. Míívészetelméleti és Módszertani Kutatóintézet épületének felújítása és kialakítása FK35 1540 13. Nemzeti Szalon programjai FK346895 14. Nú\IIA végleges elhelyezésére szolgáló irodaház rekonstrukciója FK35 1551 Fejezeti maradvány elszámolási számla: l 0023002-0031 9377 -l OOOOOO l IBAN szám: HUl 7 1002 3002 003 1 9377 1000 0001 Fejezeti kezelésli előirányzat-felha~ználási keretszámla: l 0023002-00319377-50000005 IBAN: HU43 1002 3002 0031 9377 5000 0005 Fejeze ti beihetési számla: l 0023002-00319377-60000006 IBAN: HU98 1002 3002 0031 9377 6000 0006 2. A T itkárság feladata 2.1
A T itkárság az NL\IIA köztestületi feladatait szervező 1 igazgatási1 gazdálkodási1 pénzügyi1 vagyonkezelési és feladatait ellátó költségvetési szerv.
elle nőrzési
2.2 A Titkárság alapvető feladata az 1tú\IIA tv-ben és az NL\IIA Alapszabályában megfogalmazott akadémiai feladatok ellátásában az Nú\IIA elnöke és főtitkára tevékenységének elősegítése 1 az NÚ\IIA köztestületi szervei testületi munkájának segítése. A T itkárság ellátja a fejezetet irányító szerv feladatai közill azokat1 amelyekkel a fejezetet irányító vezető megbízza1 így: a) az NúviA Közgyűlése által választott vezetöinek és köztestületi szerveinek munkáját támogatva elősegíti az NLviA tv-ben megfogalmazott akadémiai feladatok megvalósítását; b) ellátja az NL\IIA nemzetközi kapcsolataiból e redő adminisztratív feladatokat;
3
c) ellátja az M1v1A testületeinek müködéséhez szükséges döntéseket előkészítő, szervező, összehangoló, végrehajtó és ellenőrző tevékenységet, biztosítja a köztestületi tagok részére tagságukból eredő jogaik gyakorlásának fel tételeiti d) végrehajtja a Közgyülés, a közgyűlési munkacsoportok, az Elnökség, az iVLVlA bizottságai, a tagozatok mííködésével kapcsolatos feladatokati e) elvégzi az akadémiai költségvetés operatív pénzügyi, gazdasági feladataiti ellátja a fejezeti gazdálkodással kapcsolatos feladatokati átruházott hatáskörben ellátja az Akadémia vagyonának kezeléséből adódó gazdálkodási és képviseleti feladatokat, a közbeszerzésekkel kapcsolatos tevékenységeti
f) segíti, irányítja és ellenőrzi az akadémiai intézmények pénzügyi, gazdálkodási munkájáti g) adományokat fogadhat el, hagyatékokat kezelhet a vonatkozó szabályozás szerint. 2.3 A Titkárság időszakosan az alaptevékenységhez kapcsolódó kapacitáskihasználási tevékenység körébe tartozó feladatokat is ellát, így pl.: a köztestiilet müködésével kapcsolatos egyéb rendezvényekkel összefüggő nevezés i, szakértői, tanfolyami és regisztrációs díjak stb. számlázása, a bevételek nyilvántartása. 3. A Titkárság alaptevékenységét és működését szabályozó jogszabályok A Titkárság alaptevékenységét meghatározó törvények: a) Magyarország Alaptörvényei b) A Magyar MüvészetiAkadémiáról szóló 2011. évi CIX. törvényi c) Az államháztartásról szóló 201 1. évi CXCV. törvényi d) A cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvényi e) Az információs önrendelkezési jogról és az infonnációszabadságról szóló 201 1. évi CXll. törvényi
f) Az egyesülési jogró!, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezctek müködéséről és támogatásáról szóló 20 11. évi CLXXV. törvényi g) A civil szenrezetek bírósági nyilvántartásáról és az ezzel összefüggö eljárási szabályokról szóló 2011. évi CLX:XXI. törvényi h) A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvényi i) A jogalkotásról szóló 2010. évi CX:XX. törvényi j) Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvényi k) A számvitelről szóló 2000. évi C. törvényi l) A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvényi m) AMunka törvénykönyvéről szóló 2012. évi l. törvényi n) A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény.
ll. Fejezet A Titkárság irányítása l. A főtitkár jogállása, feladat- és hatásköre 1.1 Az M1v1A tv. vonatkozó rendelkezései alapján az M1\t1A Titkárságáta főtitkár vezeti.
4
1.2 Az M.J.VIA főtitkárát az .NL\tlA Közgyűlése választja öt évre. Közszolgálati jogviszonya a Titkársággal a közjogi tisztségviselői megválasztásával jön létre, amelyet a tisztségviselö-választó Közgyűlés levezető elnöke és a Közgyűlés jegyzőkönyv-hitelesítői által kiállított és aláírt okirat (jegyzőkönyv) igazol. 1.3 Az .NL\tlA tv. 26. § szakasza alapján a főtitkárt a közigazgatási államtitkári illetménnyel azonos mértéklí javadalmazás, valamint évente 40 munkanap szabadság illeti meg. Egyéb juttatásai tekintetében a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvényben, továbbá az állami vezetők és az államigazgatási szervek köztisztviselői számára biztosított juttatásokról és azok feltételeiről szóló 192/2010. (VI. 10.) Korm. rendeletben foglaltakat kell megfelelően alkalmazni. A főtitkár jogállására az .NLVIA tv-ben nem szabályozott kérdésekben a közszolgálati tisztviselökről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a továbbiakban: Kttv.) 2. §-a alapján a Kttv. rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni. 1.4 A főtitkár irányítási jogkörében gyakorolja a Titkársággal közszolgálati jogviszonyban, vagy munkaviszonyban állók tekintetében a munkáltatói jogokat, amelyeket a Titkárság Alapító Okirata, illetve az abban foglalt felltatalmazás alapján kiadott külön rendelkezésszerint átruházhat 1.5 A főtitkár alapfeladata, hogy az .NL\tlA tv., az Alapszabály, a Közgyűlés határozatai, valamint az elnök iránymutatásának keretei között mlíködtesse a Titkárságot, és azon keresztül irányítsa az MNIA köztestületi adminisztrációjának mlíködését. 1.6 A főtitkár közvetlenül is felkérheti az NLVIA bármely intézményét, köztestületi tagját, az NLVIA Titkársága köztisztviselőj ét, közalkalmazottját, munkavállalóját meghatározott feladatok elvégzésére, és állandó vagy eseti
bizottságokat hozhat létre. 1.7 A főtitkár a Titkárság mlíködtetése, irányítása és vezetése kapcsán eljár és dönt a jogszabályban, közjogi szervezetszabályozó eszközben vagy az M.J.VIA Alapszabályában meghatározott mindazon kérdésekben, illetve ügyekben, amelyeket ezen szabályozók nem utalnak más testület, intézmény vagy személy feladat- és hatáskörébe.
1.8 A Titkárság nevében és képviseletében eljárva szerződéskötésre (kötelezettségvállalásra), megállapodások aláírására a főtitkár jogosult, e jogát eseti vagy állandó jelleggel, illetvekülönrendelkezés szerint átruházhatj a. 1.9 A főtitkár eredeti hatáskörében eljárva a) közremlíködik az Országgyűlés részére készülő beszámoló, és a Kormány részére készülő táj ékoztató kidolgozásában, összeállításában és az országgylílési beszámoló Közgyűlés elé terjesztésébe ni b) részt vesz az Ml\tlA egész mííködését érintő mlívészeti elvek, programok kialakításában i
'
c) részt vesz a Közgyűlés határozatainak végrehaj tásábani d) az elnök iránymutatása szerint gondoskodik az NLVIA Titkárságán a külön jogszabály szerinti belső kontroll-rendszerek megszervezéséről, és évente - a költségvetési beszámoló keretéb en - számot ad a belső kontrollok mlíködésérőli e) engedélyezi a Titkárság munkatársainak szociáüs és jóléti támogatásáti
f) döntést hoz a Titkárság szervezeti egységei közötti vitás ügyekbeni g) kijelöli valamely, a Titkárság feladat- és hatáskörébe tartozó ügy elintézéséért felelős szervezeti egységet, amennyiben jelen szabályzat alapján az nem állapítható meg pontosani h) ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a Közgyíílés és az elnök megbízzai i) részt vesz azo n testületek munkájában, amelyeknek az .NL\tlA tv., illetve az M.J.VIA Alapszabálya alapján vezetője vagy tagjai
5
j) az elnökkel történő egyeztetési kötelezettséggel ellátja az !YL.v1A véleményének államtitkári szintü államigazgatási képviseletét; eredeti feladat- és hatáskörében eljárva, illetve az elnök általi egyedi felkérés alapján képviseli az Ml\11A-t külsö testületek, szervek és személyek előtt; k) javaslatot tehet az !YL\11A elnökének egyéb akadémiai költségvetési szerv létrehozására, átszervezésére, átsorolására, megszüntetésére. 1.10 A főtitkár az !YL\11A tv-ben, a külön jogszabályokban, az !YL.v1AAlapszabályában, továbbá az MMA-t érintő szabályozások alapján saját hatáskörében elj árva, nem határozati formában hoz normatív döntést (engedélyez, stb.); gyakorolja irányítási jogát; tesz javaslatot; alkot állásfoglalást (véleményt) és ad tájékoztatást; gyakorol jóváhagyási és hozzájárulási stb. jogot. 1.11 A főtitkár tevékenységéről minden évben az M.N1A tárgyévet megelőző évi költségvetésének végrehajtásáról szóló beszámoló keretében beszámol a Közgyiilésnek. 1.12 A fötitkárt munkájában segíti, és szabadsága vagy akadályoztatása esetén az általa esetileg kijelölt főosztályvezető helyettesíti. 1.13 A főtitkár a Titkárság belső kontrollrendszereinek keretei között alakí~a ki és mlíködteti a kockázatkezelési rendszert, a Titkárság ellenőrzési nyomvonalait Ezek folyamatos karbantartására a FEUVE mlíködtetésére, rendszeres felülvizsgálatára az Éves Ellenőrzési Munkaterv keretében intézkedik. 1.14 A főtitkár az MMA Titkársága belső ellenőrzési tevékenysége feladatainak megszervezéséröl és ellátásáról a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/20 ll. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján gondoskodik. A belső ellenőr tevékenységét közvetlenül az !YL.v1A főtitkárának alárendelve végzi, jelentéseit közvetlen ül a főtitkárnak küldi meg. A főtitkár köteles biztosítani a belső ellenőr funkcionális függetlenségét. A belső ellenőr a bizonyosságat adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadási tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be.
III. Fejezet A Titkárság l. A Titkárság szervezeti tagozódása A Titkárság főosztályokra, osztályokra (ideértve a Szakkönyvtárat) tagolódik. A főosztályokhoz osztályszintíí titkárságok is tartoznak, amelyeket közvetlen ül a főosztályvezetök irányítanak.
2. A Titkárság szervezete
2.1 A Titkárság szervezeti egységei 2.1.1.
Elnöki Titkárság (Főosztály), ezen belül: Elnöki Titkársági Titkárság Elnöki Kabinet Társadalmi és Kormányzati Kapcsolatok Osztálya
2.1.2.
Fő titkári Titkárság (Főosztály), ezen belül: Főtitkári Titkársági Titkárság
Fötitkári Kabinet
6
Igazgatási Osztály
2.1.3.
Tagozati és Bizottsági Főosztály1 ezen belül: Tagozati és Bizottsági Főosztályi Titkárság Tagozati Titkárság Bizottsági Ügyek Osztálya
2.1.4.
Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Főosztálya 1 ezen belül: Nemzetközi és Határon Tt'tli Ügyek Főosztályi Titkárság Nemzetközi Ügyek Osztálya Határon Túli Ügyek Osztálya
2.1.5
.Művészeti Dokumentációs Főosztály és Szakkönyvtár1 ezen
belül:
Müvészeti Dokumentációs Főosztályi és Szakkönyvtári Titkárság Művészeti
Dokumentációs Osztály
Szakkönyvtár
2.1.6
Kommunikációs1 Sajtó és Szervezési Főosztály1 ezen belül: Kommunikációs1 Sajtó és Szervezési Főosztályi Titkárság Kommunikációs és Sajtó Osztály Szervezési Osztály
2.1.7
Jogi és Személyügyi Főosztály1 ezen belül: Jogi és Személyügyi Főosztályi Titkárság Jogi Osztály Személyügyi Osztály
2.1.8. Gazdasági és Pénzügyi Főosztály1 ezen belül: Gazdasági és Pénzügyi Főosztályi Titkárság Költségvetési Osztály Gazdálkodási Osztály Támogatáskezelési Osztály Vagyongazdálkodási1 Üzemeltetési és Informatikai Osztály
2.2 A szervezeti egységek feladatkörét a VII. Fejezet1 míg részletes feladataikat ügyrendjük tartalmazza. A Titkárság szervezeti felépítésének ábráját jelen Szervezeti és Mlíködési Szabályzat melléklete tartalmazza. 2.3 A Titkárságon az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi C LII. törvény (a továbbiakban: Vnyt.) alapján vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó munkakörök:
7
a) A Vnyt. 3.§ (l) bekezdésének b), c), d), e) pontja alapján évente vagyonnyilatkozat tételére kötelezett: •
a főtitkár,
•
a főosztályvezetők,
•
a Gazdálkodási Osztály osztályvezetője,
•
a Költségvetési Osztály osztályvezetője,
•
a Támogatáskezelési Osztály osztályvezetője,
•
a Vagyongazdálkodási, Üzemeltetési és Informatikai Osztály osztályvezetője,
•
a belső
ellenőr.
b) A Vnyt. 3.§ (2) bekezdésének c) pontja alapján ötévente vagyonnyilatkozat tételére kötelezett: •
az elnöki tanácsadó,
•
az elnöki főtanácsadó.
c) A Vnyt. 3.§ (2) bekezdésének d) pontja alapján ötévente vagyonnyilatkozat-tételre kötelezett: •
a föosztályvezető -helyettesek,
•
az osztályvezetők
2.4 A Titkárságon a Kttv-ben foglaltak szerint az iVL\1A főtitkára szakmai tanácsadói, illetve szakmai főtanácsadói címet adományozhat a Titkárság szervezetében közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőknek. Az adományozható kétféle cím együttesen legfeljebb a Titkárság felsőfokú iskolai végzettségű köztisztviselői létszámának 20%-a lehet. 2.5 Az Ml\1A főtitkára a tartósan kiemelkedő munkát végző felsőfokú iskolai végzettségű, közigazgatási szakvizsgával rendelkező köztisztviselőnek címzetes vezető-tanácsosi, címzetes főtanácsosi, címzetes vezető főtanácsosi, a középiskolai végzettségű köztisztviselőnek címzetes főmunkatársi címe t adományozhat. 2.6 A fenti 2.4 és 2.5 pont szerinti címek adományozásának eljárási rendjével kapcsolatban az Mlv1A főtitkára további részletszabályokat határozhat meg.
IV. Fejezet A Titkárság működési szabályai l. Az ügyintézés alapelvei l. l A Titkárság szervezeti egységei feladataik ellátása során, a Titkárság zavartalan müködése érdekében tekintettel jelen Fejezet 3. pont 3.1 alpontjában foglaltakra is - kötelesek szarosan és szervezetten együttműködni, közvetlenül kapcsolatot tartani, és egymást a szükséges tájékoztatás megadásával, ada tok szolgáltatásával, valamint minden egyéb módon kölcsönösen segíteni.
1.2 Az ügyintézés során a jelen szabályzatban, az egyéb akadémiai és titkársági szabályozásokban és a munkaköri leírásokban foglaltak szerint, az iVL\11A elnökségével és illetékes testületi szerveivel együttműködve kell eljárni. 1.3 H a e szabályzat alapján nem állapítható meg pontosan, hogy valamely ügyelintézése me! y szervezeti egység feladata, a főtitkár jelöli ki az ügy intézéséért felelős szervezeti egységet. 1.4 Az ügyintézésre vonatkozó előírásokat minden munkatársnak ismernie és alkalmaznia kell.
8
2. Az ügyintézés általános szabályai
2.1 Az ügy elintézéséért elsőd legesen az a szenrezeti egység felelős (elsőhelyi felelős szervezeti egység), amelynek a Szervezeti és Működési Szabályzat, vagy az 1vLv1A főtitkár intézkedése alapján a feladatkö rébe tartozik. Az ügy elintézésében több szalanai felelős (szakmai felelős szervezeti egység) is részt vehet. Több szakmai felelős esetén meghatározandó az elsőhelyi szakmai felelős. 2.2 Az ügyeket érdemben vagy közbenső intézkedésként (egyeztetés, hiánypótlás stb.) a vonatkozó jogszabályolo1ak, az akadémiai szabályozásoknak, a felettes vezető útmutatásainak megfelelően, az előírt határidők megtartásával kell elintézni. Az érdemi döntéshez szükséges tényeket és feltételeket, valamint a d öntés várható következményeit minden esetben tisztázni kell. 2.3 Az általános ügyintézési határidő - az ügyintézésben közremííködő szervezeti egységek számától függetlenül - 15 munkanap, amelyet az ügyiratnak az ügyintézőhöz érkezése napjától kell számítani. Az ügy fontosságára tekintettel az illetékes vezető en nél rövidebb, illetőleg indokolt esetben hosszabb elintézési határidőt is megállapíthat Jogszabályban megállapított határidő esetén a jogszabályi rendelkezéseket kell alkalmazni. 2.4 Az ügyiratkezelésért felelős szervezeti egység negyedévente lekérd ezi a határidön túli feladatokat, és erről összefoglaló jelentést készít a főtitkárnak 2.5 A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy minden ügy elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen. 2.6 H a a vezetői döntéshez szükséges valamennyi körülmény magából az ügyiratból nem állapítható meg, az ügyintézés előzményeiről írásbeli összefoglaló t, belső feljegyzést kell készíteni és azt az ügyirathoz kell csatolni. 2.7 Az ügyirat aktaborítóján az ügyintézési határidő és a felelős ügyintéző megjelölése a szervezeti egység vezetőjének feladata, felelőssége. 2.8 Az ügy érdemi elintézésével összefüggő- közvetlen munkakapcsolatok keretében létrejött- egyeztetéseket és megállapításokat, ha azokról közös jegyzőkönyv, emlékeztető nem készült, az előző bekezdésben foglaltak szerint kell rögzíteni. 2.9 H a az ügyintézés olyan vezetöi utasítás alapján tö rtént, amellyel az ügyintéző vagy az ügyintézésben közreműködő nem ért egyet, az ellenvéleményt az indokok megjelölésével írásba kell foglalni, és azt az ügyiratban fel kell tüntetni.
2.1 O A T itkárság munkatársai kötelesek az ügyintézés során a tudomásukra jutott adatot és üzleti titkot megőrizni.
2. 11 Az ügyintézés folyamán egyebekben az 1-úvfA tv-ben és a vonatkozó külön jogszabályokban, az MlvfA Alapszabályban, a hatályos akadémiai szabályozásokban és az egyes testületek ügyrendjében és szabályzatába n foglaltaha figyelemmel kell eljárni.
2.12 Az ügyiratkezelés és a alkalmazni.
bélyegzők
használata során a vonatkozó titkársági szabályozások elöírásait kell
3. A szervezeti egységek együttműködése és kapcsolattartása
3.1 A szervezeti egységek tevékenységüket egymássalszoros együttműködésben, mellérendelten végzik. Az együttműködést elsősorban az adott feladat ellátásáért a szervezeti és működési szabályzat J munkaterv szerint első helyen felelős szervezeti egységnek kell kezdeményeznie. Az egyes szervezeti egységek feladatkörébe tartozó, de más szervezeti egységek feladatkörét is érintő ügyekben az érdekelt szervezeti egységek bevonásával kell eljárn i. Az ennek során felmerült vitás kérdésekben a közös álláspont kialakítását egyeztetés titján kell megkísérelni. Ha ez nem vezet eredményre, a vitás ügyet a főtitkárhoz kell döntésre fel terjeszteni.
9
3.2 A Titkárság sajtókommunikációját a Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztály közremüködésével végzi, amelynek elősegítése érdekében a tagozatok a prograrnak eredményeiről folyamatosan tájékoztatást küldenek az Osztály számára. 3.3 A Titkárság szervezeti egységei a nemzetközi ügyek vonatkozásában jelentkező egyes feladatokat a Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Föosztálya közremüködésévellátják el.
4. Kapcsolattartás, képviselet 4.1 A szervezeti egységek a külsö szervekkel való hivatalos érintkezésben a hatáskö riikbe tartozó vagy külön megbízás alapján hatáskörükbe utalt ügyekben jogosultak eljárni. Ennek során más szervezeti egységek feladatkörét is érintő ügyekben az érdekelt szervezeti egységek bevonásávaJ, tájékoztatásával járnak el. 4.2 Az Ml\1A véleményének államigazgatási képviseletére miniszteri szinten az elnök, államtitkári szinten - az elnökkel történő egyeztetési kötelezettséggel - a főtitkár által kötött felhatalmazással kijelölt személy jogosult. A kötött fell1atalmazás alapján eljáró személy csak a kijelölésre jogosult által meghatározott személyi és tárgyi körben, meghatározo tt tartalomm al tehet nyilatkozatot, kiadmányozh at vagy láthatja el más módon az NilviA képviseleté t 4.3 Az államigazgatási szervek (központi államigazgatási szervek, kormányh ivatalok stb.) és egyéb költségvetési szervek illetékes főosztályaival a munkakapcsolatot a feladatkörébe tartozó ügyekben az illetékes főosztály, vagy osztály tartja, így kiilönösen: a) az államigazgatás i szervek és egyéb költségvetési szervek jogi szervezeteivel ( titkárságával), szerzői jogi kérdések tekintetében az illetékes hivatalokkal, szakmai szervezetekkel a Jogi és Személyügyi Főosztály, b ) pénzügyi, költségvetési, beruházási és vagyonnal kapcsolatos kérdésekben az államháztartásért felelős miniszterrel és az állami vagyonért felelős miniszterrel, munkaügyért felelős miniszterrel, ellenőrzési ügyekben az Állami Számvevőszékkel a Gazdasági és Pénzügyi Főosztály. 4.4 A médiával a kapcsolatot a Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztály tartja. A sajtó részére adandó közlemény, táj ékoztatás tartalmát az illetékes osztályok vezetöinek kell közölniük a Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztállyal. Főosztályvezető, osztályvezető a saj tónak nyilatkozatot, közlés t az elnök vagy a főtitkár engedélyével adhat. 4.5 Kormánybizottságokban, programtanácsokban, tárcaközi bizottságokban stb. az NL.\1A képviseletének ellátására a főtitkár esetenként jelöli ki az ille té kes munkatársakat, és látja el a szi.ikséges felliatalmazásokkal. 4.6 Bíróságak előtti eljárásokban, illetve más hatóságok előtti eljárásban főszabályként (az elnök, a főtitkár vagy jogszabály eltérő rendelkezése hiányában) a Jogi és Személyiigyi Főosztály képviseli az NL.\1A-t. Az elnök vagy főtitkár rendelkezése alapján az M.J.viA-t bíróság előtti eljárásban, hatósági előtti eljárásba n önálló ügyvéd, vagy ügyvédi iroda is képvisellieti. Részére az eseti fel11atalmazást a J ogi és Személyügyi Főosztály készíti elő, továbbá az eljárás során a kapcsolato t tart a meghatalmazott jogi képviselővel.
5. Kiadmányozás
5.1 A T itkárság a tevékenysége során az elnevezésének megfelelő- az NilviA logójával ellátott, sorszámozott és nyilvá ntartásba vett - bélyegzőt használ. A Titkárság az NilVIA hivatalos logóját h asználja hivatalos iratain, levélpapírjain, kiadványain, rendezvényein stb. 5.2 Kiadmány az NL.\1A-tól más szervhez, személyhez, illetőleg az NilviA-n belül, az alel nökhöz, elnökségi taghoz, tagozatvezetöhöz, illetve a Felügyelő testület tagjaihoz megküldött, a kiadmányozó hiteles aláírásával elláto tt, bélyegzővellepecsételt irat. A Titkárságon belül keletkező- az NilVIA elnökének, fő titkárának, szervezeti egység vezetőjének címzett - iratokon a kiadmányozó aláírása mellet n em kell bélyegzőt használni. A jogosult
10
által külső szerv részére kiadmányozott iratot - a Titkárság Egyedi Iratkezelési Szabályzatában foglaltak szerint - az MlvlA sorszámozott bélyegzőjével ellátva kell a címzettnek továbbítani. 5.3 Jelen szabályozás értelmében kiadmányozás a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyását, aláírását, bélyegzővel való ellátását, elküldhetőségének engedélyezését jele nti a kiadmányozásra jogosult részéről.
5.4 Az elnök, az alelnök, a főtitkár kiadmányazza mindazoknak az ügyeknek az iratait, amelyekben saját hatáskörükbe n, vagy az arra jogosult által átmházott hatáskört gyakorolva járnak el.
5.5 Az tvLViA elnöke kiadmányozhatja a közjogi méltóságoknak (miniszterelnöknek, köztársasági elnöknek, Országgyűlés elnökének, Alkotmánybíróság elnökének, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal elnökének, a Magyar Aliarnkincstár elnökének, Aliami Számvevőszék elnökének) címzett iratokati kiadmányozási jogának leadásáról általános és/vagy eseti módon rendelkezik. A kiadmányozásra jogosult vonatkozásába n egyebekben az M.tviA államigazgatási képviseletére vonatkozó - az Alapszabályban és jelen szabályzatban - foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni. 5.6 A döntéshozatal és kiadmányozás rendjére vonatkozóan az tvLviA főtitkára további, az Alapszabállyal és jelen szabályzattal összhangban álló szabályokat állapít meg. Az ügyiratok érkeztetésének és szignálásának rendjével, az iratkezeléssel, az M.tviA logójával kap csolatos, valamint a bélyegzőhasználatának részletes szabályait a vonatkozó titkársági szabályozások rögzítik. 5.7 A kiadmányok tartalmáért, törvényességéért a kiadmányozó felel, az ügyet előkészítő ügyintéző felelösségének fenntartása mellett. Az iraton - a szakmai illetékesség, illetve a felelősség megállapíthatóságának érdekében - az azt előkészítő ügyintéző nevét fel kell tüntet ni. Ha a kiadmánnyal kapcsolatban a Titkárság egységes álláspontjának kialakítása nem történt meg, az eltérő vélemények tárgyilagos feltárásáért a kiadmány készítője felelős .
5.8 Az ügy érdemi elintézésének befejezéseként az arra jogosult vezető re ndelkezik az elintézést tartalmazó irat kiadása (kiadmányozás) vagy az irath oz tartozó ügyirat véglegesen az irattárba helyezése felől.
6. Pénzgazdálkodás, kötelezettségvállalás, utalványozás 6 .1 Az MlVlA, mint költségvetési fejezet gazdálkodásával összefüggő rendelkezéseket az elnök a jogszabályban meghatározott esetekben az államháztartásért felelős miniszterrel egyetértésben szabályozza. 6.2 A Titkárság költségvetését - a Közgyiílés által meghatározott keretek között - az tvLviA jóvá.
főtitkára
hagyja
6.3 A T itkárság gazdálkodási, kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési rendjét, valamint a szerződéskötésekre vo natkozó eljárásrendet a főtitkár - jelen szabályzattal összhangban - külö n re ndelkezésekben szabályozza.
7. Előtetj esztések készítése 7. 1 Jogszabály, a T itkárság jóváhagyott féléves munkaterve vagy külön vezetői döntés alapján a külsö szervek (Országgyűlés, Kormány stb.) részére készülő akadém iai előterjesztések szakmai tervezeté t az elnök vagy a főtitkár által esetileg kijelölt, egyébként az ügy elsőhelyi felelős szervezeti egysége köteles - a többi szakmai felelőssei együttműködve - előkészíteni. A szakmai tervezet megalapozásába n az elsőhelyi felelős szervezeti egységnek támaszkodnia kell a szakmailag é rintett szervezeti egységek véleményére, valamint figyelembe kell vennie az tvLviA köztestületi szerveinek vonatkozó iránymutatásait, határozatait, szakvéle ményét Az előkészítés elsőhelyi felelős szervezeti egységének figyelembe kell vennie az ügyh öz kapcsolódó korábbi határozatokat, tanulmányokat, elemzéseket stb. is.
ll
7.2 Az előterjesztés szalanai tervezetét a felelős osztály a Titkárságon belüli egyeztetés után az előírt határidőre megküldi a Jogi és Személyügyi Főosztálynak 7.3 A Titkárságon belüli véleményeltérés esetén jelen Fejezet 4.1 pontjaszerint kell eljárni. 7.4 A Jogi és Személyügyi Főosztály az előterjesztés tervezetét jogi és szerkesztési szempontból vizsgálja, majd a főtitkár engedélye alapján a tervezetet kiilső szervnek ( szerveknek) véleményezésre megküldi. Az előterjesztés, tájékoztató tervezetét olyan időben kell véleményezésre elküldeni, hogy a külső szervnek, illetve vezetőjének az állásfoglalás kialakítására alapesetben lS naptári nap álljon rendelkezésére. Ha a külső szerv a tervezettel kapcsolatban, lényeges kérdésben el nem fogadható észrevételt tesz, egyeztető tárgyalást kell javasolni. Az egyeztető tárgyalásért az előterjesztést készítő főosztály vezetője a felelős. Az ellenvéleményt az előterjesztésben indokaival együtt külön fel kell tüntetni, az M.tVIA erre vonatkozó álláspontjával együtt.
7.5
8. Külső szervek által kiildött előterjesztések véleményezése 8.1
Közigazgatási egyeztetés keretében megküldött tervezetekre (jogszabálytervezetek, egyéb határozatok és
előterjesztések stb.), illetve az államigazgatási szervektől és egyéb költségvetési szervektől érkező további előtetjesztésekre, megkeresésekre vonatkozóan az M1Y1A elnöke, illetve főtitkára adhat véleményt. A jogszabálytervezet, egyéb előterjesztés, megkeresés véleményezésének munkáját - az elnök vagy a főtitkár eltérő rendelkezése hiányában- a Jogi és Személyi-igyi Főosztály szervezi és fogja össze.
8.2 A Jogi és Személyiigyi Főosztály (vagy az egyedileg kijelölt szervezeti egység) elsőhelyi felelős szervezeti egységként a) kijelöli- szükség sze ri nt elnöki, fő titkári útmutatás alapján - azokat a szervezeti egységeket, amelyeknek a tervezetet véleményezniük kelli b) érdemben előkészíti a kiadmányozandó vélemény tervezetét, és gondoskodik arról, hogy az a határidőkre is figyelemmel eljusson az aláíró vezetőhöz. 8.3 Az érintett főosztályok fontosabb ügyekben az M.tVIA testületi szerveinek bevonásával kötelesek véleményüket kialakítani, és azt a megalapozó iratokkal együtt a Jogi és Személytigyi Főosztálynak határidőre megküldeni. 8.4 Az eltérő belső vélemények összehangolását - amennyiben azt a vélemények koordinálásáért felelős főosztály nem tudta megoldani - a főtitkár végzi el a koordinálásért felelős főosztály által szervezett egyeztető megbeszélésen, vagy a rendelkezésre álló iratok (vélemények és ellenvélemények) alapján. Az egyeztető megbeszélése n (vagy az ügyiratok alapján) kialakított állásfoglalást a vélemények összehangolását végző vezető terjeszti az elnök vagy a főtitkár elé jóváhagyásra. 8.5 Az elnök, illetve a főtitkár számára az aláírandó lvúv1A vélemény tervezetét a koordináló szervezeti egység a jóváhagyott állásfoglalás alapján készíti el határidőre, majd a kiadmányozott iratot továbbítja a külső szerv vezetőjének.
8.6 Külső szervek által megküldött egyéb előterjesztések és jogszabályok előzetes tervezetére munkakapcsolat keretében - a jelen szabályzatban egyébként meghatározottak szerint - az előterjesztés tárgyaszerint érintett szervezeti egység vezetője, illetőleg a Jogi és Személyügyi Főosztály vezetőj e adhat nem kötelező érvényií véleményt.
9. Jogszabályok, beszámolók, utasítások követése, nyilvántartása 9.1 A jogszabályok, egyéb közjogi szabályozó eszközök és állásfoglalások követése a Jogi Főosztály feladata. A jogszabályok, határozatok kihirdetését követően a Jogi Főosztály haladéktalanul köteles megállapítani azokból a Titkárságra háruló feladatokat. A Jogi és Személytigyi Főosztály javaslata alapján a főtitkár jelöli ki a
12
végrehajtásért felelős szervezeti egységet és értesíti annak vezetőjét az elvégzendő feladatról, továbbá- szükség esetén-meghatározza a végrehajtási és jelentésadási határid öt. 9.2 A Jogi és Személyügyi Főosztály tartja nyilván és őrzi a föosztályok által megküldött, általuk kidolgozott általános jellegíí állásfoglalások, vélemények, közlemények és tájékoztatások eredeti kiadmányait 9.3 A Fötitkári Titkárság tartja nyilván és őrzi az elnöki utasítások és egyéb elnöki normatív szabályozások, a fötitkári normatív rendelkezések eredeti kiadmányait 9.4 A jogszabályban, határozatban, állásfoglalásban, foglalt feladat végrehajtásáért az első helyen kijelölt szervezeti egység vezetője felelős. 9.5 Ha valamely feladat végrehajtása alól mentesítést, vagy a végrehajtásra halasztást indokolt kérni, ezt a felelős szervezeti egység vezetője köteles a határidő lejárta előtt a feladatot meghatározó vezetőnél kezdeményezni. 9.6 A Gazdasági és Pénzügyi Főosztály tartja nyilván és őrzi az intézményi és fejezeti éves költségvetéseket és pénzügyi beszámolókat.
10. A Titkárság munkaterve 10.1 A Titkárság időszakosan következő fő feladatait- az MMA-ra, mint köztestületre a tárgyévben vonatkozó - munkatervben kell meghatározni. A munkaterv féléves idötartamra készül. A munkaterv tartalmazza az elvégzendő feladatokat, azok elvégzésének határidejét és a végrehajtásért felelős megnevezését. célkitűzések figyelembevételével
10.2 A munkaterv alapját az MMA részére feladatot megállapító jogszabályok, miniszterelnöki-, illetve kormányrendeletek, kormányhatározatok, miniszteri rendeletek, testületek munkatervei, határozatai, állásfoglalásai, továbbá az M1\IIA elnöksége által meghatározott feladatok képezik. l 0.3 A szervezeti egységek munkatervére vonatkozó javaslatokat - az osztályok közreműködésével - a föosztályok készítik el, amelyek alapján a Titkárság munkatervét a Fötitkári Titkárság készíti el és terjeszti a főtitkár elé. A főtitkár a munkatervet véleményezi, ahhoz módosító javaslatokat tehet. 10.4 Ha valamely feladat végrehajtásáért a munkaterv több felelőst jelöl meg, az elsőhelyi felelős kötelessége az egész feladat átfogó megszervezése, koordinálása, a végrehajtás teljességének és a határidő megtartásának biztosítása. 10.5 A Titkárság munkatervének végrehajtásáról a Fötitkári Titkárság vezetője a jelentést készít.
főtitkár
részére összefoglaló
ll. A Titkárság döntés-előkészítési rendszere, testületi értekezletek
Az állandó és eseti bizottságok, munkacsoportok 11.1 Meghatározott irányítási feladatok ellátásának elősegítése érdekében az M.tviA Alapszabályának rendelkezései szerint felhatalmazott testület, illetve vezető véleményező, javaslattevő, döntés-előkészítő feladattal állandó és eseti bizottságokat, munkacsoportokat hozhat létre.
A fő titkári értekezlet 11.2 A Titkárság egészét érintő irányítási, vezetöi döntések előkészítése, az akadémiai elöterjesztések, jelentések stb. megvitatása, valamint a tiktársági munka megszervezésének, rendszeres áttekintésének és értékelésének elősegítése érdekében a főtitkár - a szervezeti egységek vezetőivel, Hletve a főtitkár által esetileg meghívottak részvételével- fötitkári értekezletet tart.
13
11.3 A fötitkári értekezlet - az elsőhelyi felelős szervezeti egység kijelöléséve l- készíti elö az Elnökség döntéseit (e körben összegyűjti és rendszerezi a döntés meghozatalához szükséges adatokat, információkat, valamint előkészíti a vonatkozó dokumentumokat). Az elsőhelyi felelős szervezeti egység kijelölésével egyidejűleg meghatározható az elsőhelyi szakmai felelős személy is. 11.4 A fötitkári értekezletet szükség szerinti gyakorisággal a főtitkár hívja össze. Az értekezletről a Főtitkári Titkárság közremüködésével, hangfelvétel alapján emlékeztető készül.
A szervezeti egységek értekezletei 11.5 A szervezeti egységek vezetöi kötelesek legkésöbb a fötitkári értekezle tet követő munkanapon a fötitkári é rtekezlet döntéseirö l, az ott meghatározott, a szervezeti egységet érintő feladatokról az irányításuk alá tartozó szervezeti egység mutlkatársait tájékoztatni.
V. Fejezet A Titkárság munkarendje l . A munkáltatói jogok gyakorlása
1.1 A T itkárság munkatársai az M.t\1A Titkárságával közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselők és közszolgálati ügykezelők, ületve munkaviszonyban álló munkavállalók. 1.2 A Titkársággal közszolgálati vagy mtulkaviszonyban állók teki ntetében a munkáltató i jogokat az i'vúvlA főtitkára gyakorolja, amely jogokat a Titkárság Alapító Ok.irata, illetve az abban foglalt felhatalmazás alapján kiadott külön rendelkezés sze ri nt a Titkárság vezető beosztású közszolgálati tisztviselöjé re átruházhatj a. 1.3 A köztisztviselők - kinevezéslik előtt- az M.i'vlA főtitkára előtt a Kttv-ben előírtak szerint esküt tesznek. 1.4 A munkatársak részletes mllllkaköri feladatait a szet·vezeti egység ügyrendje alapján a szervezeti egység vezetője határozza meg, és átadja részükre a munkaköri leírásukat és elektronikus formában a Titkárság Szervezeti és Működési Szabályzatát, a Közszolgálati Szabályzatot. L S A h elyettesítés rendjét, az átruházott munkáltatói jogokat, a munkaköri leírás tartalmát, valamint a munkakör átadás-átvétel szabályait a főtitkár a Közszolgálati Szabályzatban h atározza meg.
2. A munkaidö 2. 1 A Titkárság munkatársainak munkaidejét a közszolgálati tisztviselökre és a munkavállalókra vonatkozó jogszabályok h atározzák meg, amelyek alapján - amennyiben külön jogszabály, a kinevezés vagy munkaszerzödés eltéröen nem rendelkezik - a munkaidő heti 40 óra. 2.2 A m u nkaidö beosztását a főtitkár, illetve a szervezeti egység vezetője ha tározza meg. 2.3 A szabadság kiadása előre meghatározott szabadságoJási ütemterv szerint törté nik. A szervezeti egységek vezetö i kötelesek a főtitkár által engedélyezett szabadságuk, külföldi kiküldetésük idejé t a Főtitkári Titkársággal közöln i.
3. Kedvezmények 3.1 A Titkárság mllllkatársai a vonatkozó jogszabályok alapján az i'vUvlA főtitkára által kiadott Közszolgálati Szabályzatban és egyéb akad ém iai szabályozásokban foglaltak szerinti juttatásokban, illetve támogatásban, költségtérítésben részesülnek.
14
3.2 A Titkárság munkatársai kedvezményesen jogosultak az M.tviA és intézményei, valamint az MlVIA tulajdonosi körébe tartozó gazdasági társaságok által nyújtott szolgáltatásokat - a vonatkozó külön akadémiai szabályozásokban foglalt fel té telekkel - igénybe venni.
4. Hivatalos kiküldetés 4.1
Hivatalos kiküldetést csak kiküldetési rendelvény alapján lehet teljesíteni.
4.2 A külföldi kiküldetést a főtitkár esetében az iVúVIA elnöke, a további munkatársak esetében a főtitkár rendeli el és engedélyezi. 4.3 A belföldi kiküldetést a főtitkár esetében az Ml'viA elnöke, a Titkárság vezetöi kinevezéssel bíró közszolgálati tisztviselői vonatkozásában a főtitkár, valamint a beosztott munkatársak vonatkozásában az illetékes szervezeti egység vezetője javaslatára a főtitkár engedélyezi. 4.4 A külföldi kiküldetési költségek elszámolására a hatályos pénzügyi jogszabályokat, illetve a vonatkozó titkársági szabályozásokat kell alkalmaznii belföldi kiküldetés esetén az elszámolásra a hatályos pénzügyi jogszabályokat kell alkalmazni. 4.5 Belföldi kiküldetés során történő hivatalos használatra titkársági gépkocsit az MlviA elnökségének tagja, a tagozat vezetője és a Titkárság vezetői kinevezéssel bíró közszolgálati tisztviselője igényelhet. Külföldi kiküldetés csetén titkársági gépkocsi használatára az MlVIA főtitkárának egyedi engedélye alapján van lehetőség. 4.6 A külföldi kiküldetések elrendelésére, elszámolására vonatkozó eljárási rendet kiilön fötitkári utasítás szabályozza.
15
VI. Fejezet A Titkárság munkatársainak általános feladatai l. Főosztályvezetők 1.1 A főosztályvezetők a vezetésük alá rendelt szervezeti egység munkájának felelős irányítói; hivatalból a Titkárság fegyelmi bizottságának tagjai1 továbbá etikai bizottságának tagjai1 a fegyelmi1 illetve az etikai bizottság elnöke a Jogi és Személyügyi Főosztály vezetője.
1.2 A főosztályvezető általános feladatai közé tartozik1 hogy az irányítása alatt álló szervezeti egységnél a) megszervezze és irányítsa a vonatkozó jogszabályok1 a Közgyülés1 az elnök1 a fötitkár1 valamint az akadémiai testületek döntéseiből (határozataiból1 rendelkezéseiből stb.) adódó feladatok tervszerű1 szakszerü és gazdaságos1 határidőre történő végrehajtását1 valamint a végrehajtás ellenőrzését; b) meghatározza munkatársai munkaköri feladatait1 és hatásköre keretei között gondoskodik a feladatok elvégzéséhez szükséges munkafeltételek biztosításáról; c) szorgalmazza maga és munkatársai szakmai és idegen nyelvi ismereteinek állandó továbbfejlesztését; d) átruházott hatáskörben meghatározza a vezetői ellenőrzés eszközeit1 különösen az irányítása alá tartozó vezetők és munkatársak rendszeres és eseti beszámoltatásának eljárási szabályait a feladatok meghatározásáról és teljesítéséröl1 az intézkedések végrehajtásáról1 továbbá a mtmkafolyamatba épített ellenőrzés módját. 1.3 A főosztályvezető hatáskörébe tartozik1 és munkaköri kötelessége: a) kapcsolattartás müködési terűletének megfelelően a központi államigazgatási szervek1 kormányhivatalok1 akadémiai költségvetési szervek1 egyéb szervek és testületek illetékes vezető munkatársaival; b) az általa vezetett szervezeti egység álláspontjának Icialakítása és képviselete a működési teriiletükhöz tartozÓ1 az a) pontban említett szerveknél1 és külön fell1atalmazás alapján a Titkárság álláspontjának képviselete; c) elemzések1 javaslatok készítése az MMA elnöksége részére az M.tVIA és az M.iv1A Titkársága számára jogszabályban (különösen az Ml\tlA tv-ben) 1 illetve egyéb szabályozásokban előírt feladatok hatékony1 szakszerű végrehajtása érdekében; d) javaslattétel az általa vezetett szervezeti egység felépítésére és működésére 1 illetve ezek módosítására; a főosztályi titkárság vezetése; e) javaslattétel a titkársági munkatervnek a föosztályt érintő részeire1 felelősség a munkatervben foglaltak végrehajtásáért1 a munkatervi beszámoló elkészítéséért;
f) az általa vezetett szervezeti egység ügyrendjének
előkészítése (javaslattétel annak módosítására) 1
felelősség a főosztálynak az ügyrendben foglaltak szerinti működéséért;
g) döntés1 illetve véleménynyilvánítás a szervezeti egység munkatársainak személyes és fegyelmi ügyeiben1 a főtitkár által jóváhagyott hatásköri rendnek megfelelőe n; h) átruházott hatáskörben az irányítása alá tartozó szervezeti egység munkatársai feletti munkáltatói jogok gyakorlása1 a munkáltatói jogok gyakorlására vonatkozó külön főtitkári rendelkezésben foglaltak szerint; i) elkészíti a minösítési javaslatokat és a köztisztviselők teljesítményértékelését1 munkaköri leírásait; j) felelős a szervezeti egység adatvédelmi feladatainak ellátásáért;
16
k) fel elős a szakterületét támogató informatikai rendszer rendeltetésszerű használatáértj informatikai biztonsági előírások betartatásáértj
I)
együttműködési és egyeztetési kötelezettség terheli a szervezeti egységek vezetőivelj
m) ellátja mindazon feladatokat1 amivel a főtitkár megbízza.
2. Főosztályvezető-helyettesek 2.1 A főosztályvezető helyettesítésére- szervezeti egység vezetése nélkül- főosztályonként egy főosztályvezető helyettesi munkakör tölthető be. A főosztályvezető-helyettes h elye ttesíti a főosztályvezetőt annak távollétében (szabadsága1 akadályoztatása esetén) 1 illetve ellátja a hatáskörébe utalt feladatokat. A főtitkár egyedi kijelölése alapján a főosztályveze tö-helyettes a főosztályhoz tartozó szervezeti egység (osztály) irányítását és vezetését is elláthatj a.
3 . Osztályvezetők 3. 1 Az osztályvezető felelős a vezetése alatt álló szervezeti egység mlíködéséért. A főtitkár rendelkezései sze ri nt megszervezi1 és szakterületén irányítja a vezetése alatt álló egységre tartozó feladatok tervszerű 1 szakszerű és gazdaságos1 határidőre történő végrehajtását1 valamint a végrehajtás ellenőrzésé t. 3.2 Az osztályt vezetők szervezeti egységek közötti h elyettesítésre fötitkári rendelkezés alapján kerül sor. A helyettesítő ellátja azokat a h alaszthatatlan teendőket1 mely az osztály zavartalan müködéséhez szükségesek.
4. Tagozati titkáro k 4.1 A tagozati titkár az illetékes tagozatvezető elvi irányításával a Tagozati T itkárságvezetőjének felügyeletével - és irányítása mellett - ellátja a tagozatok mííködésével összefüggő szakmai1 szervezési1 adminisztrációs és nyilvántartási feladatokat. 4.2 A tagozati titkárok elvégzik az lv1MA rendelkezésére álló támogatási források felosztásával kapcsolatos döntés-előkészítő tagozati bizottságok titkári feladatait. Elvégzik az egyedi támogatások1 valamint a pályázati úton támogato ttak szakmai beszámolójának ellenőrzését. 4.3 A tagozati titkár az Mt\1A Titkársága köztisztviselőj e.
5. Közszolgálati tisztviselők1 ügykezelök és munkavállalók 5. 1 A köztisztviselők munkaköri leírásuk alapján1 a vonatkozó jogszabályokkal összhangban személyes felelősséggel intézik a munkakörükbe tartozó1 valamint a vezetők által szakterüle t ük alapján reájuk bízott ügyeket. 5.2 A köztisztviselők az adott szervezeti egység vezetőjének megbízása1 felhatalmazása alapján önállóan és személyes felelősséggel végzik a munkakörükhöz tartozó ügyekben a szervezési és ellenőrzési feladatokat1 koordinálják a belső és a külső kapcsolatokat. 5.3 A köztisztviselőknek ismerniük kell szakterületüket1 az akadémiai feladatokat1 az ügyintézés általános szabálya it1 a munkaterületükre vo natkozó hatályos jogszabályokat1 a szervezeti egység munkájá t érintő akadémiai1 titkársági rendelkezéseket stb. 5.4 A köztisztviselő részére főszabályként csak közvetlen felettese adhat utasítást. Ha az lvL\11A T itkársága valamely vezetője - jogszabály1 az lvL\11A Alapszabálya1 vagy jelen Szervezeti és Mííködési Szabályzat alapján közvetlen ül utasítj a Őt1 erről az utasított köztisztviselőnek közvetlen felettesé t egyidejűle& ha ez nem lehetséges1 utólag tájékoztatnia kell.
17
5.5 A közszolgálati ügykezelök, valamint a munkavállalók a felettesük által számukra meghatározott, munkakörükbe tartozó feladatokat kötelesek ellátni. 5.6 A köztisztviselök, ügykezelök és munkavállalók - a jogszabályok, az akadémiai és a titkársági belső szabályzások keretei között - jogosultak érdekképviseleti szervhez csatlakozni, véleményt nyilvánítani, munkaszervezéssel, feladatellátással kapcsolatos kérdésekben javaslatot tenni, információt kérni. 5.7 A köztisztviselő illetéktelen személynek és szervnek nem adhat tájékoztatást olyan tényekről, információkról, amelyek feladatainak ellátása során jutottak tudomására és kiszolgáltatásuk az állam, az M.tViA vagy annak költségvetési szerve, bármely munkatársa vagy külső személy számára hátrányos vagy jogellenesen előnyös következményekkel járna. 5.8 A köztisztviselő feladatainak ellátása során a személyes adatok védelmére és a közérdekü adatok nyilvánosságára, valamint az információs önrendelkezési jogra, az információszabadságra vonatkozó jogszabályok és a Titkárság belső szabályozásaszerint köteles eljárni.
18
VII. Fejezet A Titkárság szervezeti egységeinek feladatai
VII./ l.
l . Az El11öki Titkárság általá11os feladatköre Az Elnöki Titkárság az elnök személyéhez kötötten, valamint az MlviA közgyülési és elnökségi testületi
müködésével kapcsolatos szervezési, adminisztrációs és protokolláris feladatokat lát el, így különösen: a) ellátja az elnök, az alelnökök, az elnökségi tagok, a Nemzet Müvésze Díjbizottság, a Professzori Felterjesztések Bizottsága, a közgyíílés általlétrehozott munkabizottságok munkáját segítő általános titkársági feladatokat; b) elsőhelyi felelőse az .NúVIA-nak az MMA tv-ben előírt, az Országgyíílés, illetve a Kormány részére készített müvészeti szakmai jellegü beszámolók, tájékoztatók, jelentések elkészítésének; c) ellátja az .NLviA elnöke által az alelnökök és az elnökségi tagok számára meghatározott munkamegosztás szerinti tevékenységi körökböl adódó feladatok szervezését és adminisztrációját; d) közremüködik az akadémiai testületekkel, bizottságokkal kapcsolatos elnöki, alelnöki, és elnökségi tagi tevékenység koordinálásában; e) nyilvántartja az elnök, az alelnökök és az elnökségi tagok h azai és külföldi programjait;
f) szakmai érintettség esetén az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött koordinációjával;
előterjesztések
véleményezése
a Jogi
és Személyügyi
Főosztály
g) közrem(íködik a Közgyülés előkészítésével, lebonyolításával, az akadémiai központi rendezvényekkel kapcsolatos feladatok ellátásában; h) ellátja - a Fötitkári T itkársággal együttmlíködve - az Elnökség üléseivel kapcsolatos előkészítő, lebonyolító feladatokat; i) nyilvántartja az elnökségi és közgyíílési határozatokat; j) segíti és ellátja a külsö mlívészeti, tudományos, szakmai, társadalmi, gazdasági és érdekképviseleti partnerekkel való kapcsolattartást, az érdemi együttmlíködést; k) közreműködik az .NLVIA hivatalos folyóiratának szerkesztésében, valamint az .NúviA Hírlevél szerkesztésében.
Az El11öki Titkárság alá tartozó szervezeti egységekfeladatköre
1.1. Elnöki Titkársági Titkárság Az Elnöki T itkársági Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a főosztály m(íködésével kapcsolatos
szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el, így különösen: a) a főosztályvezető munkájának közvetlen segítése; b) közremlíködik az elnökségi tagok, a Tagozatvezetök Egyeztető Fóruma tevékenységének adminisztratív támogatásában, az ehhez kapcsolódó titkársági feladatok ellátásában; c) a főosztályra szignált ügyiratok kezelése, iktatása, nyomon követése, titkárságon belüli kézbesítése, postázásra történő előkészítése;
19
d) összefogja a főosztály munkatervének elkészítését1 figyelemmel kíséri az abban foglalt feladatok teljesítési határidejét.
1.2. Elnöki Kabinet
Az Elnöki Kabinet - az Elnöki Titkárság vezetőjének közvetle n irányításával - az elnök személyéhez kötötten1 valamint az lVl.MA közgyülési és elnökségi testületi működésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el1 így különösen: a) ellátja az elnök munkáját segítő általános titkársági feladatokat1 ide értve a postakönyv összeállítását1 kezelését; b) nyilvántartja az elnök hazai és külföldi programjait; c) előkészíti1 szervezi és adm inisztrálja (nyilvá ntartja) az Elnökség üléseit; d) vezeti a közgy\ílési határozatok1 az elnökségi határozatok nyilvántartását1 figyelemmel kíséri a határozatokban foglalt feladatok végrehajtását; tájékoztatja a Főtitkári T itkárságot a közgy\ílési és az elnökségi határozatokról; e) közremlíködik a T itkárság szervezeti egységeivel1 illetve külső szervekkel (személyekkel) kapcsolatos elnöki tevéke nység koordinálásában;
f) ellátja a TagozatvezetőkEgyeztető Fónuna (állandó elnöki bizo ttság) titkári teendőit; g) segítséget nyújt az elnök1 az alelnökök1 valamint az elnökségi tagok haza i és külföldi programjainak előkészítésében 1 szervezésében és nyilvántartásában.
1.3 Társadalmi és Kormányzati Kapcsolatok Osztálya A Társadalmi és Kormányzati Kapcsolatok Osztálya feladata a társadalmi és kormányzati szeL'Vekkel1 partnerekkel való kapcsolattartás1 az J'v1M.A társadalmi és érdekképviseleti kapcsolatainak megerősítése és folyamatos go ndozása1 így különösen: a) ellátja az Ml'v1A Titkársága parlamenti titkári feladatát1 a melynek során kapcsolatot tart az illetékes országgyűlési bizo ttságokkal és az Országgyűlési hivatal szervezeti egységeivel1 figyelenund kíséri az Országgyűlés honlapján az M1\11A-t érintő törvényjavaslatok tárgyalási rendj ét; b) ellátja a Nemzet Művésze Díjbizottság és a Professzori Felterjesztések Bizottsága tevékenységével kapcsolatos munkaszervezést és egyéb titkársági feladatokat1 valamint közremüködik e bizottságok munkájának koordinálásában; c) ellátj a a (nem akadémiai) állami kitüntetések és egyéb szakmai elismerések felterjesztésével kapcsolatos előkészítő feladatokat; d) segíti az .M.rv1A által - kormányzati és nem kormányzati szervezetekbe1 testüle tekbe - delegált személyek akadémiai megbízásából fakadó munkáját; e) közremüködik az Mlv1A Titkársága fő osztályaival 1 illetve külső (társadalmi1 egyéb érdekképviseleti) szervekkel1 személyekkel kapcsolatos elnöki tevékenység koordinálásában;
f) ellátja az .N1MA és az J'vL.v1A Titkársága protokoll feladatait és müködteti a protokoll raktárt. VII./2. 2. A Főtitkári Titkárság áltnlá11osfelndatköre
A Főtitkári Titkárság a főtitkár személyéhez kötötten1 valamint a Titkárság mííködésével kapcsolatos egyes szervezési és adminisztrációs és igazgatási felada tokat lát el1 így különösen:
20
a) ellátja a főtitkár munkáját segítő általános titkársági feladatokat, továbbá előkészíti, szervezi és nyilvántartja a főtitkár hazai és külföldi programjaiti b) ellátja a főtitkár által létrehozott bizottságok tevékenységével kapcsolatos munkaszervezést, közremiíködik e bizottságok munkájának koordinálásábani c) összehangolja az Mi\t1A-hoz került vagy az Nli'v1A által alapított intézmények szakmai stratégiaalkotását j d) gondoskodik a Titkárság belső ellenőrzési tevékenysége feladatainak megszervezéséről és ellátásáróli e) előkészíti, Uletve közremiíködik az akadémiai, illetve a titkársági belső szabályzatok kidolgozásábani
f)
előkészíti a Titkárság szervezeti egységei, a köztestületi bizottságok, munkacsoportok ügyrendjének
tervezeteit, nyilvántartást vezet az elfogadott ügyrendekről; g) összeállítja a Titkárság munkatervét; a főosztályok jelzései alapján figyelemmel kiséri a feladatok teljesülését, továbbá összeállítja a munkatervi beszámolótj h) ellátja a Felügyelőtestület tevékenységével kapcsolatos munkaszervezést és egyéb titkársági feladatokati i) felügyeli, irányítja az Nli'v1A Titkársága ügyiratkezelését, ennek keretében miíködteti az elektronikus iktatatási rendszertj i) kezeli az Nli'v1A Titkársága központi irattárátj j) koordinálja az elnökségi ülések és a közgyűlések előteli esztéseinek egyeztetéséti k) a társfőosztályok kezdeményezésére - a Művészeti Dokumentációs Főosztály és Szakkönyvtár közreműködésével -gondoskodik a titkársági intranet működtetéséről.
A Főtitkcíri Titkárság alcí tartozó szervezeti egységekfeladatköre 2.1. Főtitkári Titkársági Titkárság A Főtitkári Titkársági Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el, így különösen:
főosztály
müködésével kapcsolatos
a) a főosztályvezető munkájának közvetlen segítése i b) a főosztályra szignált ügyiratok kezelése, iktatása, nyomon követése, titkárságon belüli kézbesítése, postázásra történő előkészítése; c) az lvú'v1A Titkársága központi irattárának kezelésej d) működteti az elektronikus iktatási rendszertj e) a társföosztályok számára segítséget nyújt az iratkezelés során felmerülő problémák kezelésébe nj
f) összefogja a
főosztály munkatervének elkészítését, figyelemmel kiséri az abban foglalt feladatok
teljesítési határidejét.
2.2. Főtitkári Kabinet A Főtitkári Kabinet- a Főtitkári Titkárság vezetőjének közvetlen irányításával- a főtitkár személyéhez kötötten, valamint a főtitkár által létrehozott bizottságok működésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el, így különösen: a) ellátja a főtitkár munkáját segítő általános titkársági feladatokat, ide értve a postakönyv összeállítását, kezeléséti b) előkészíti, szervezi és nyilvántartja a főtitkár hazai programjait, nyilvántartja a külföldi programjaiti
21
c) figyelemmel kiséri a fő titkári és a közgyűlési határozatokban foglaltak végrehajtásáti d) közremüködik a Titkárság szervezeti egységeivel, illetve külső szervekkel (személyekkel) kapcsolatos főtitkári tevékenység koordinálásábani e) ellátja a főtitkár által létrehozott bizottságok tevékenységével kapcsolatos munkaszervezést, közremííködik a bizottságok munkájának koordinálásába ni ezen bizottságok titkári feladatait az MMA főtitkára által megbízott titkársági munkatárs látja el, amelynek keretében közreműködik a bizottság munkabizottságainak kialakításában, segíti a bizottságok és a tagozatok együttmüködéséti
f) szakmai érintettség esetén véleményezi az egyes tárcákáltal közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztéseit a Jogi és Személyügyi Főosztály koordinációjávali
g) segíti a külső míívészeti, tudományos, szakmai, társadalmi1 gazdasági és érdekképviseleti partnerekkel való kapcsolattartást, az érdemi együttmííködésti h) kapcsolatot tart a müvészeti kutató- és oktatóhelyekkelj i)
ellátja az M.J.\1A tulajdonosi joggyakorlása körébe tartozó vagy az NL\1A által alapított intézmények szakmai stratégiaalkotását1 így klilönösen: -
segíti a főtitkár munkáját az intézményi stratégiai fejlesztési tervek kidolgozásábani
-
közremííködik az M.J.viA Titkársága fejlesztési koncepcióinak kidolgozásába ni az Elnöki Titkársággal és a Nemzetközi és Határon túli Ügyek Főosztályával együttmüködésben közreműködik a hazai és a határon túli társadalmi szervezetekkel való kapcsolattartásbani
-
közremííködik az Mlv!A intézményeivel való szakmai kapcsolattartásban.
2.3. Igazgatási Osztály a) előkészíti1 illetve közremííködik az akadémiai, illetve a titkársági belső szabályzatok kidolgozásában i b) előkészíti a Titkárság szervezeti egységei, a köztestületi bizottságok, munkacsoportok ügyrendjének tervezeteit, nyilvántartást vezet az elfogadott ügyrendekrőli c) összeállítja a Titkárság munkatervéti a főosztályok jelzései alapján figyelemmel kiséri a feladatok teljesülését, továbbá összeállítja a munkatervi beszámoló ti d) ellátja a Felügyelőtestület tevékenységével kapcsolatos munkaszervezést és egyéb titkársági feladatokati e) koordinálja az elnökségi ülések, közgyiilések előterjesztéseinek egyeztetéséti
f) irányítja az iktatási rendszer fejlesztéséti g) a társfőosztályok kezdeményezésére engedélyezteti az akadémiai1 titkársági bélyegzők beszerzését, vezeti a bélyegző nyilvántartásti h) a társföosztályok kezdeményezésére - a Művészeti Dokumentációs Főosztály és Szakkönyvtár közremííködésével -gondoskodik a titkársági intranet müködtetésérőli i) kapcsolatot tart az NilVIA tulajdonosi körébe tartozó társaságokkal, azok igazgatási feladatai vonatkozásába ni j) az M.J.viA tulajdonosi körébe tartozó társaságoktól érkező okirat módosítások, mííködési szabályzatok, szakmai beszámolók véleményezése, társfőosztályok közötti véleményeztetésének koordinálása.
22
VII./3.
3. A Tagozati és Bizottsági Főosztály általá11os feladatköre A Tagozati és Bizottsági Főosztály az J\lú\11A- nem az Elnöki Titkárság hatáskörébe tartozó, illetve a főtitkár által létrehozott - állandó és ideiglenes bizottságai, valamint a tagozatok mííködésével, beleértve a közgyűlési képviselők tagozati jogainak gyakorlásával kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el, így kiilönösen: a)
ellá~a az M1Y1A - meghatározott - bizottságai tevékenységével kapcsolatos muttkaszervezést és - e
bizottságok - titkári feladatait, közreműködik a bizottságok munkájának koordinálásábani b) közreműködik a bizottság muttkabizottságainak kialaldtásában, segíti a bizottságok és a tagozatok együttműködéséti
c) ellátja az J\lliv1A tagozatai tevékenységével kapcsolatos munkaszervezést és titkári feladatait, közreműködik a tagozatok munkájának koordinálásábani d) a főosztályvezető közvetlen irányításával ellátja a tagozatok közötti kapcsolattartás koordinációs feladataiti e) ellátja az akadémikusi székfoglalókkal kapcsolatos munkaszervezést és titkári feladatokati
f)
nyilvántartja az akadémikusok és a nem akadémikus köztestületi tagok névsorát és elérhetőségi adatait.
A T agozati és Bizottsági Főosztály alá tartozó szervezeti egységek feladatköre
3.1. Tagozati és Bizottsági Főosztályi Titkárság A Tagozati és Bizottsági Főosztályi Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a főosztály működésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el, így klilönösen: a) a főosztályveze tő munkájának közvetlen segítése i b) közremüködik a Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Főosztályával, a Kommunikációs, Saj tó és Szervezési Föosztállyal együttmüködésben a köztestület választott tisztségviselői - tisztségükből fakadó - tevékenységének adminisztratív támogatásában, az ehhez kapcsolódó titkársági feladatok ellátásábani c) a tagozati titkárok közremüködésével naprakészen nyilvántartja az lvú\11A tagjainak és a nem akadémikus köztestületi tagok névso rát, elérhetőségi adataiti d) ellátj a az akadémikusi székfoglalókkal kapcsolatos rnunkaszervezést és titkári feladatokati e) a főosztályra szignált ügyiratok kezelése, iktatása, nyomon követése, titkárságon belüli kézbesítése, postázásra történő elökészítései
f) összefogja a
főosztály munkatervének elkészítését, figyelemmel ldséri az abban foglalt feladatok
teljesítési határidejét.
3.2. Tagozati Titkárság A Tagozati Titkárságot közvetlenül a főosztályvezető irányítja. Az osztály feladata az egyes tagozatok titkári teendőinek ellátása, müködésének segítése, így különösen: a) előkészíti és szervezi a tagozatok, valamint a tagozati munkacsoportok üléseit és elvégzi a jogszabályokban, a tagozatok ügyrendjében rögzített, rá háruló feladatokat, amelyekkel kapcsolatban a feladatkörébe tartozó ügyekben a társosztályokkal közvetlenül tartja a kapcsolatoti
23
b) részt vesz - egyebek között, a tagozatok közremüködésével - a Közgyűlés előkészítésével, lebonyolításával, a Közgyűlés határozatainak végrehajtásával, az akadémiai közpon ti rendezvényekkel kapcsolatos feladatok ellátásában; c) végzi a tagozati programok szakmai előkészítését és szervezését, ezen belül elkészíti a tagozati programokhoz kapcsolódó kommunikációs tartalmú dokumentum- tervezeteket, és továbbítja a Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztály felé; d) nyilvántartja a tagozatok határozatait; e) nyilvántartja a tagozatba tartozó köztestületi tagokat és segíti őket feladataik ellátásában;
O megkeresésre
támogatja az akadémikusok müvészeti és elméleti tevékenységének népszerűsítését, kommunikációját;
g) közremüködik az M.tviA tagjai választásának előkészítésében és annak lebo nyolításában, elvégzi a tisztújításokkal kapcsolatos feladatokat; h) a Kommunikációs, Saj tó és Szervezési Főosztály megkeresésére közremüködik köztestületi program o k előkészítésében és szervezésében; i) ellátja a tagozatok közö tti kapcsolattartás koordinációs feladatait; j) közremüködik az akadémiai beszámolók készítésében, információkat gyűjt, értékel;
kultúrpolitikai
és
kultúraszervezési
k) kapcsolatot tart a tagozatok hazai és határon túli tagjaival;
l) elvégzi az 1vL\tiA miívészeti könyv- és folyóirat-kiadás tervezésével kapcsolatosan rá háruló feladatokat, valamint figyelemmel kíséri az operatív tervek megvalósulását; m) írásban kezdeményezi a kegyeleti ügyekben való intézkedés szükségességét a Jogi és Személyügyi Főosztály felé; n) továbbítja a jóléti, illetve szociális ügyekben a tagozatokhoz segítségért fo rduló akadémikusok ügyeit a Jogi és Személyiigyi Főosztályhoz; o) segíti a müvészsegély odaítélésével kapcsolatos döntéshozatalt; p) elvégzi az .NL\tiA rendelkezésére álló támogatási források felosztásával kapcsolatos döntés-előkészítő tagozati bizottságok titkári feladatait; q ) ellenőrzi az egyedi támogatások szakmai beszámolóját; r) ellátja az MlVIA társadalmasítási folyamatával kapcsolatos feladatokat, közremüködik a nem akadémikus köztestületi tagok nyilvántartásának naprakész vezetésében; s) szakmai érintettség esetén az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztések véleményezése a Jogi és Személyügyi Főosztály koordinációjávaL
3.3. Bizottsági Ügyek Osztálya A Bizottsági Ügyek Osztálya feladata az Oktatási, Képzési, Tudományos Bizo ttság, a Nemzetközi Bizottság, a Határon Túli Bizottság, az 1vL\tiA Díj bizottság, Etikai Bizottság (együtt: állandó bizottságok), továbbá - a főtitkár erre vonatkozó előzetes kijelölése szerint - az egyes ideiglenes bizo ttságok titkári teendőinek ellátása, müködésének segítése. A fenti testületek (bizottságok) esetében, felad atkörében eljárva
24
a) előkészíti és szervezi a bizottságok üléseit és elvégzi a jogszabályokban1 a bizottságok ügyrendjében rögzített1 rá háruló feladatokat 1 amelyekkel kapcsolatban a feladatkörébe tartozó ügyekben a társosztályokkal közvetleni.il tartja a kapcsolatot; b) közreműködik a közgyülés elökészítésével1 lebonyolításával1 a közgyűlés határozatainak végrehajtásával1 az akadémiai központi rendezvényekkel kapcsolatos feladatok ellátásában; c) nyüvántartja a bizottságok határozatait; d) nyilvántartja a bizottságokba tartozó köztestületi tagokat és segíti őket faladataik ellátásában; e) elvégzi a bizottságok újraválasztásával kapcsolatos feladatokat;
t) ellátja a bizottságok közötti kapcsolattartás koordinációs feladatait; g) közremííködik az akadémiai információkat gyűjt1 értékel
beszámolók készítésében1
kultúrpolitikai
és
kultúraszervezési
h) véleményezi szakmai érintettség esetén az egyes tárcákáltal közigazgatási egyeztetés keretében1 illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztéseket a Jogi és Személyi.igyi Főosztály koordinációjávaL
VII./4.
4. A Nemzetközi és Határon Trí/i Ügyek Főosztálya cíltalcinos feladatköre A Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Főosztálya alapvető feladata1 hogy döntés-előkészítő 1 adminisztratív és végrehajtó tevékenységével segítse az .Nú\tlA elnökének1 elnökségének1 főtitkárának és illetékes bizottságainak tevékenységét a nemzetközi és határon túli kulturális és müvészeti kapcsolatok koncepeionális és gyakorlati kérdéseiben1 ki.ilönös tekintettel a kulturális és míívészeti keretprogramokra1 továbbá az elnök1 az alelnökök és az elnökségi tagok hazai és ki.ilföldi programjaira.
A Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Főosztcílya alá tartozó survezeti egységekfeladatköre
4.1. Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Főosztályi Titkársága A Nemzetközi és Határon Túli Ügyek Főosztályi Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a főosztály müködésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el1 így különösen: a) a főosztályvezető munkájának közvetlen segítése; b) a főosztályra szignált ügyiratok kezelése1 iktatása1 nyomon követése1 titkárságon belüli kézbesítése1 postázásra történő előkészítése; c) összefogja a főosztály munkatervének elkészítését1 figyelemmel kíséri az abban foglalt feladatok teljesítési határidejét.
4.2. Nemzetközi Ügyek Osztálya A Nemzetközi Ügyek Osztálya alapvető feladata1 hogy döntés-előkészítő1 adminisztratív és végrehajtó tevékenységével segítse az lvúv1A elnökének1 elnökségének és illetékes bizottságainak tevékenységét a nemzetközi kapcsolatok kiépítésében és megerősítésében1 így különösen: a) figyelemrnel kíséri az E U-s kulturális programokat1 követi ezekben az akadémikusok részvételét; b) koordinálja a nemzetközi kulturális és müvészeti együttmüködésekkel kapcsolatos akadémiai tevékenységet1 a nemzetközi prograrnokban1 projektekben való részvételt;
25
c) ellátja az ~L\11A választott tisztségviselőinek, a Titkárság munkatársainak és az akadémiai érdekből kiküldött más személyek hivatalos utaztatásaival kapcsolatos előkészítő és szervezési feladatokat (vízum, repülőjegy, szállás), az Elnöki Titkársággal, a Főtitkári Titkársággal és a Gazdasági és Pénzügyi Föosztállyal együttműködésben; d) kapcsolatot tart a kiilföldi míívészeti akadémiákkal, szervezi és előkészíti az ~\liA két- és többoldalú művészeti és kulturális együttmüködési megállapodásait, megkötéslik után közremüködik a végrehajtásban; e) naprakész nyilvántartást vezet a nemzetközi nem kormányzati müvészeti szervezetekkel kapcsolatos információkról, feladata a kapcsolattartás és levelezés bonyolítása, a megkeresések, kérések intézése;
f) kapcsolatot tart a hazai társszervekkel nemzetközi müvészeti együttmííködési ügyekben; g) közreműködik az MMA-hoz érkező külföldi vendégek beutazási engedélyének megszervezésében, kapcsolatot tart a külföldi magyar képviseletekkel; h) kapcsolatot tart a kiilföldi magyar diplomáciai képviseletekkel és a magyar kulturális intézetekkel; i) kapcsolatot tart a magyarországi diplomáciai képviseletekkel és a Magyarországon müködő kulturális intézetekkel; j) a feladat jellegétől függő en ellátja az i\L\11A idegen nyelven történő m egjelenésének előkészítését; k) szakmai érintettség esetén az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztések véleményezése a Jogi és Személyügyi Főosztály koordinációjávaL
4.3. H atáron TúH Ügyek Osztálya A H atáron Túli Ügyek Osztálya alapvető feladata, hogy döntés-előkészítő, adminisztratív és végrehajtó tevékenységével segítse az M~1A elnökének, elnökségének és illetékes bizottságainak tevékenységét a határon túli magyar kulturális és művészeti kapcsolatok kialakításában és megerősítésében, így különösen: a) kiemeit feladatként teljes körüen ellátja a határon túli magyar művészekkel és művészeti szervezetekkel, intézményekkel, valamint közösségekkel való kapcsolattartásból fakadó feladatokat; b) naprakész nyilvántartást vezet a határon túli magyar nem kormányzati művészeti szervezetekkel kapcsolatos információkról; c) kapcsolatot tart a hazai társszervekkel a határon túli művészeti együttműködési ügyekben; d) kapcsolatot tart a külföldi magyar diplomáciai képviseletekkel és magyar kulturális intézetekkel; e) szakmai érintettség esetén az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztések véleményezése a J ogi és Személyügyi Főosztály koordinációjávaL
VII./5.
5. A JYirlvészeti Dok11mmtriciós Főosztály és Szakkö11yvtrir általános feladatai a) az i\L\11A-hoz, illetve az akadémikusok életművéhez méltó minőségben és formában- összhangban a nemzetközi gyakorlattal - gyűjti, feldolgozza, rendszerezi, valamint a társadalm i nyilvánosságot is biztosító elj árások mellett m egjeleníti az akadémikusok alkotásait és az !vL\11Aszellemi jelenlétét, illetve aktív módon - és a fentiekhez kapcsolódva - kezdeményezőként részt vesz a művek, életművek föltárásában és megismertetésében, ennek érdekében hagyományos és elektronikus könyvtárat hoz
26
létre, vicleostúdiót működtet, gondoskodik a művek, műtárgyak digitalizálásáról, az akadémikusok életművének világhálós megismertetéséröl, mind anyanyelvünkön, mind világnyelvekeni b) ellátja az Miv1A hivatalos folyóiratának (j\tiagyar Művészet) szerkesztési és kiadási feladataiti c) ellátja a közgyülés és az akadémiai központi rendezvények dokumentálását és részt vesz a közgyűlés határozatainak végrehajtásában, az akadémiai központi rendezvényekkel kapcsolatos feladatok ellátásábani d) szakmai érintettség esetén az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztések véleményezése a Jogi és Személyügyi Főosztály koordinációjávali e) működteti a vicleostúdiót és a könyvraktárti
f) a főosztály vezetője a www.rnma-tv.hu és a www.mmakademia.hu honlapok felelős szerkesztője.
A iYUívészeti Dokume11tációs Főosztály és Szakkö11yvtár alá tartozó szervezeti egységekfeladatköre 5.1 A .Művészeti Dokumentációs Főosztályi és Szakkönyvtári Titkárság A Művészeti Dokumentációs Föosztályi és Szakkönyvtári Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a főosztály működésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el, így különösen: a) a főosztályvezető munkájának közvetlen segítései b) a fő osztályra szignált ügyiratok kezelése, iktatása, nyomon követése, titkárságon belüli kézbesítése, postázásra történő elökészítései c) ellátja a Magyar Művészet szerkesztésével kapcsolatos adminisztratív feladatokati d) összefogja a főosztály munkatervének elkészítését, figyelemmel kiséri az abban foglalt feladatok teljesítési határidejét.
5.2. Művészeti Dokumentációs Osztály a) az J'vL.VfA rendes, levelező, továbbá néhai tagjainak életmüvéböl korszerűen strukturált világhálós, összetett adattárat és mügyüjteményt (elektronikus könyvtárat) hoz létre, illetve tájékoztató rendszert épít fel, amelyet napra készen aktualizálva müködteti a Kommunikációs, Saj tó és Szervezési Főosztállyal együttmüködve gondoskodik arról, hogy a nagyközönség figyelme, érdeklődése folyamatos legyen a gyüjtemény iránti b) egységes szerkezetben elkészíti az J'vL.v1A rendes, levelező, továbbá néhai tagjainak személyes honlapját, amely személyes honlap szakszerűen és vonzó módon jeleníti meg az akadémikus életművéti a személyes oldalakat- az érintett akadémikussal és/vagy szakértökkel együttmüködve- építi feli c) a hagyományos és az elektronikus könyvtár számára, felhasználási vagy archíváJási céllal müveket digitalizáli vide o- és fotóarchívumot hoz létrei d) az NL.VfA nyilvános és zártkörű programjait (pl. közgyülés) rögzíti, archiválja, illetve az elektronikus könyvtár számára, továbbá sajtókommunikációs célnak megfelelő minöségben előkészítii e) gondoskodik az J'vL.v1A nyomtatott dokumentumainak (pl. évkönyv, konferenciafüzet, alkalmi kiadványok) szerkesztéséröl, igényes megjelentetéséről, illetve forgalmazásáról i
f) elvégzi a müvészeti könyv- és folyóirat-kiadás tervezésével kapcsolatban rájuk háruló feladatokat, valamint figyelemmel kísérik az operatív tervek megvalósulásáti g) elsőhelyi felelősként végzi az MMAhivatalos folyóiratának szerkesztését és kiadásáti
27
h) gondoskodik a www.mma.hu honlap köztestületi és akadémikusokkal kapcsolatos felületei vonatkozásában a főszerkesztő i feladatok ellátásáról, továbbá a Fő titkári Titkárságtól kapott tartalmaknak a titkársági intraneten történő megjelentetéséről; i) szakmai érintettség esetén az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztések vélemé nyezése a Jogi és Személyügyi Főosztály koordinációjával; j) gondoskodik a www.mml-tv.hu és a www.mma.kadcmia.hu honlapok igényes tartalomszolgáltatásáróL
5.3. Szakkönyvtár a) a hagyományos könyvtár az filLviA rendes, levelező, továbbá néhai tagjainak életmíívét, életrniívének recepcióját, valamint az Akadémia míívészeti tevékenységét - a teljességre törekedve - nyomtatott és lehetőleg digitalizált formában is gyiíjti, korszerííen rendszerezi, illetve kutatási céllal a nyilvánosság számára hozzáférhetővé teszi; a hatékonyság érdekében külön gyííjteményeket hoz létre; b) a Szakkönyvtár sajtófigyelést végez a nyomtatott míívészeti periodikumok körében, amelyet az elektronikus könyvtárnak, valamint a Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztálynak is továbbít.
VII./6.
6. A Kollllllflllikáci6s, Sajt6 és Szervezési Főosztály általános feladatköre a) az filLviA sajtó- és kommunikációs feladatainak ellátásával folyamatos tájékoztatást ad a közvélemény és a müvészeti élet részére az .NL\IIA tevékenységéről; b) előkészíti, szervezi az NL\ilA elnökének, elnöksége tagjainak NL\IIA-t érintő nyilvános szereplését, közreműködik a kiemeit akadémiai programok, sajtótájékoztatók, interjúk, PR tervek, sajtókampányok megszervezésében; c) megszervezi a köztestület saját, valamint a kormányzati szervek, intézmények és egyéb szervezetek közremííködésével megvalósuló programjait, rendezvényeit, ünnepségeit; d) a társfőosztályok feladatainak ellátását kommunikációs oldalról támogatja .
.A Komlllllllikációs, Sajtó és Szervezési Főosztály alá tartozó szervezeti egységekfeladatköre
6.1. Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztályi Titkárság A Kommunikációs, Sajtó és Szervezési Főosztályi Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a főosztály működésével kapcsolatos szervezési és adm inisztrációs feladatokat lát el, így különösen a) a főosztályvezető munkájának közvetlen segítése; b) a föosztályra szignált ügyiratok kezelése, iktatása, nyomon követése, titkárságon belüli kézbesítése, postázásra történő előkészítése; c) összefogja a főosztály munkatervének elkészítését, figyelemmel kíséri az abban foglalt feladatok teljesítési határidejét.
28
6.2. Kommunikációs és Sajtó Osztály A Kommunikációs és Sajtó Osztály alapfeladata, hogy a külső és belső kommunikációs stratégia által meghatározott elvek szerint, az azokban rögzíte tt kere tekre figyelemmel folyamatos tájékoztatást adjo n a közvélemény és a müvészeti éle t részére az NL.VIA tevékenységéről. Ennek kertében: a) gondoskodik a müvészeti hírek, rendezvények, közlemények www.mma.hu felületen való megjelentetéséről, ellátja a honlap ezen híreinek megjelentetése vonatkozásában a főszerkesztői feladatokat; b) az osztály alapfeladata ellátása érdekében szükség esetén - a Müvészeti Dokume ntációs Főosztályi és Szakkönyvtári Titkársággal együttmüködve - programfüzeteket, háttéranyagokat, kiadvá nyokat szerkeszt és készít; c) közremüködik a kiemeit akadémiai programok, sajtótájékoztatók, interjúk, PR tervek, sajtókampányok megszervezésében, sziikség esetén ezekhez h áttéranyagat készít; d) előkészíti az M.tVIA elnökének, elnöksége tagjainak NL.VIA-t érintő nyilvános szereplését; e) az l'vL.'v1A elnökének, elnöksége tagjainak Ml'vi.A-t érintő nyilvános szerepléséhez szükség szerint kiséretet b iztosít;
f) az akadémiai honlapon közlemény, tájékoztató, fell1ívás stb. közzétételét az l'vL'v1A elnöke, alelnökei és elnökségi tagjai, valamint főtitkára kezdeményezheti a Kommunikációs és Sajtó OsztálynáL Az anyag közzétételét - az NL.'v1A elnöke, főtitkára engedélyével - a Müvészeti Dokumentációs Osztály honlap ad minisztrátori közrcmüköd ésé t kérve a Kommunikációs és Sajtó Osztály vezetője rendeli el; g) közremüködik az NL.'vi.A hivatalos folyóiratának (Magyar Müvészet) szerkesztésében; h) általános és az l'vL.'v1A-t éri ntő elemzett sajtófigyelést végeztet; i) feladatkörében eljárva kapcsolatot tart - a társfőosztályokkal egyeztetve - az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvé ny hatálya alá tartozó szervekkel, önkormányzatokkal, civil szervezetekkel, a médiával és a lakossággal; j) ellátja az l'vLVIA társadalmi megjelenési felada tainak végrehajtását; k) szakmai érinte ttség esetén az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztések vélemé nyezése a J ogi és Személyügyi Főosztály koord inációjával;
i) elkészíti az l'vL'v1A hírlevelét és gondoskodik a terj esztéséről.
6.3. Szervezési Osztály a) ellátja - a T itkárság főosztályainak közremüködésével - a Közgyülés előkészítésével, lebonyolításával kapcsolatos szervezési feladatokat; b) összeh angolja, koordinálj a az egyes tagozatok programjait - együt tmüködésben a Tagozati és Bizottsági Föosztállyal - és elkészíti az l'vL'v1A éves eseménynaptárát; c) megszervezi a köztestület saját, valam int a kormányzati szervek, intézmények és egyéb szen·ezetek közremüködésével megvalósuló programjait, rendezvényeit, ünnepségeit; d) nyilvántartja az lvL.vi.A h áttérintézményeinek önálló programjait, az lvL.'v1A tagjait érintő programok esetében közremüködik a koordinációs feladatok ellátásában.
29
VII./ 7. 7. i\ jogi és Személyiigyi Főosztály általános feladatköre a) az egyes tárcák által közigazgatási egyeztetés keretében, illetve előzetes egyeztetésre megküldött előterjesztések véleményezése; b) közrem(íködik az NLVIA-nak az NLVf.A tv-ben előírt, az Országgyűlés, illetve a Kormány részére készített beszámolók, tájékoztatók, jelentések elkészítésében; c) együttműködik az államigazgatási szervekkel és egyéb költségvetési szervekkel, elsőhelyi szakmai felelőse a szalanai tárcaegyeztetéseknek A feladatkörébe tartozó ügyekben együttmüködik továbbá a főosztályokkal, az osztályokkal, a tagozatokkal, valamint az illetékes bizottságokkal, munkacsoportokkal; d) jogi kérdésekben szaluna i iránymutatás t nyítjt, és táj ékoztatást ad a társfőosztályok részére; e) ellátja az M.tviA Titkársága humán- és személyügyi feladatait; Közgyűlés előkészítésében, lebonyolításában, az akadémiai központi rendezvényekkel és a nem akadémikus köztestületi tagok jelentkezésével és nyilvántartásával kapcsolatos feladatok ellátásában;
f) sziikség szerint részt vesz a
g) figyelemrnel kiséri az Ml\IIA-t is érintő jogszabályváltozásokat, h atározatokat, állásfoglalásokat és személyi döntéseket.
A Jogi és Személyiigyi Főosztály alá tartozó szervezeti egységek feladatköre 7. 1. Jogi és Szernélyügyi Főosztályi Titkárság A Jogi és Személyügyi Főosztályi Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a főosztály működésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el, így különösen a) a főosztályvezető n1lmkájának közvetlen segítése; b) a főosztályra szignált ügyiratok kezelése, iktatás a, nyomon követése, titkárságo n belüli kézbesítése, postázásra történő előkészítése; c) összefogja a főosztály munkatervének elkészítését, figyelemmel kiséri az abban foglalt feladatok teljesítési határidejét.
7.2. J ogi Osztály a) véglegesiti az 1\ILVf.A által külső szervek részére készített előterjesztéseket, vé leményeket; b) elsőhelyi felelőse az M.tviA és annak költségvetési szervét érintő jogszabálytervezetek előkészítésének, véleményezésének; c) ellátja az 1\ILVf.A és a Titkárság jogi képviseletét, jogértelmezést biztosít az NLvlA elnöksége és a társfőosztályok részére; d) jogi szempontból véleményezi a Titkárság fő osztályai által észrevételezésre megküldött szerződéseket; e) folyamatosan részt vesz az elnökségi előterj esztések előkészítésében;
f) elkészíti és a jogszabályváltozások alapján folyamatosa n aktualizálja a
szerződéskötési eljárása
vonatkozó szabályzato t és annak mellékleteit; g) a társfőosztályok kezdeményezése alapján elkészíti az NLvlA és a Titkárság szerződéseit; h) összefogja és ellenőrzi a közérdekü adatok elektronikus közzétételéhez sziikséges feladatokat;
30
i) folyamatosan vezeti az J'vLviA, valamint a Titkárság szerződéseinek nyilvántartását; j) a Titkárság belső adatvédelmi felelősi feladatainak ellátása, a közérdekü adatkérések teljesítésének a titkársági szabályozás szerinti összefogása; k) figyelemmel kíséri az MlvlA-t is érintő jogszabályváltozásoka t, határozatokat és személyi döntéseket, és azokról rendszeresen tájékozta~a az J'vLv1A vezetőit és a társfőosztályoka t.
7.3. Személyügyi Osztály A Személyügyi Osztály - a főosztályvezető közvetlen irányításával - az NLYIA tisztségviselőinek és az J'vLYIA Titkársága munkatársainak jogviszonyával kapcsolatos személyi.igyi feladatokat lát el, így különösen: a) a főtitkár humánpolitikai (személyügyi, jóléti és szociális) döntéseinek megalapozása, előkészítése és végrehajtása; b) az J'vLv1A Titkársága munkatársainak közszolgálati jogviszonyával és munkaviszonyával kapcsolatos személyiigyi feladatok előkészítése és végrehajtása, a vagyonnyilatkozat té telre kötelezett személyek vagyonnyilatkozatainak nyilvántartása, őrzése; c) az J'vLv1A Titkársága munkajogi, társadalombiztosítási jogi feladatainak ellátása; d) akadémiai vezetőválasztáskor az NLv1A elnöke, főtitkára, alelnökei és elnökségi tagjainak jogviszo nylétesítésével, kapcsolatos feladatok ellátása; e) a megválasztott köztestületi tagok életjáradék- folyósításával kapcsolatos kapcsolattartási feladatok ellátása a MÁK és a köztestületi tagok között;
f) az J'vúv1A saját halottja kegyele ti ügyeinek intézése - a vonatkozó akadémiai és titkársági szabályzatokban foglaltak alapján; g) hozzátartozói ellátások megállapítása, számfej tése; h) szakmai koordinátori szerepet lát el: a T itkárság munkatársai lebonyolításában;
szakmai
képzésének
és
továbbképzésének
szervezésében,
a Titkárság közigazgatási gyakorooki programban való részvételébeni a köztisztviselők teljesítményértékelési rend szerének titkársági müködtetésébeni i) ellátja a Titkárság munkatársainak bére n kívüli juttatásaival kapcsolatos feladatokati j) ellátja az J\-LviA Müvészetelméleti és Módszertani Kutatóintézet személyügyi feladatait; k) vezeti az NLYIA által alapított szeevezetek - költségvetési intézmények és gazdasági társaságok vezetőinek személyügyi nyilvántartását.
VII./8.
8. A Gazdnsági és Pé11ziigyi Főosztcíly cíltnlcíllos Jeladntköl'e a) ellátja az J'vúvlA-nak, mint a központi költségvetés önálló fejezetének költségvetési előirányzataival, a gazdasági tervezéssel, finanszíxozással, gazdálkodással, a Titkárság, valamint az .NLviA Művészetelméleti és Módszertani Kutatóintézet gazdálkodásával kapcsolatos feladatokat. Gondoskodik az 1vLv1A vagyonának nyilvántartásával, megőrzésével és hasznosítás ával, továbbá a közbeszerzéssei kapcsolatos feladatok ellátásáról. Ellátja, illetve koordinálja a belső kontrollrendszer kialakításával, müködte tésével
31
és fejlesztésével járó feladatokat. Vagyongazdálkodási ügyekben a jelen szabályozásban meghatározott esetekben1 illetve az .M MA elnöke és főtitkára által adott felhatalmazás alapján képviseli az Mlv1A-t; b) pénzügyi kérdésekben szakmai iránymutatás t nyújt1 és tájékoztatást ad a társföosztályok részére; c) az Núv1A által támogatott míívészeti társaságokkal1 szövetségekkel kapcsolatban pénzügyi döntéselőkészítő és ellenőrzö munkát végez; d) a Titkárság jogi1 igazgatási1 valamint pénzügyi1 gazdasági tevékenységéhez kapcsolódó szakkönyvek beszerzése1 irodaszer-elosztás1 folyóirat-rendelés és továbbítás; e) a nagyjavításokka11 beruházásokkal kapcsolatos szakmai feladatok (ingatlanfejlesztéssel1 ingatlanfelújítással kapcsolatos döntés-előkészítés) ellátása; az akadémiai tulajdonokon végzett építési munkákkal kapcsolatos intézkedések elökészítése1 a szükséges intézkedés megtétele;
f) a titkársági gépjármíípark üzemeltetése; g) az i'v1N1A előirányzataiból ny{tjtott támogatások kezelése; h) a gazdálkodási és számviteli feladatokhoz kapcsolódó szabályzatok kidolgozása.
A Gazdasági és Pé11ziigyi Főosztály alá tartozó szervezeti egységek jeladatköre 8.1. A Gazdasági és Pénzügyi Föosztályi Titkárság A Gazdasági és Pénzügyi Föosztályi Titkárság a főosztályvezető közvetlen irányításával a főosztály működésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat lát el1 így különösen a) a főosztályvezető munkájának közvetlen segítése; b) a föosztályra szignált ügyiratok kezelése1 iktatása1 nyomon követése1 titkárságon belüli kézbesítése1 postázásra történő előkészítése; c) összefogja a főosztály munkatervének elkészítését1 figyelemmel kíséri az abban foglalt feladatok teljesítési határidejét; d) a Titkárság szervezeti egységei számára kiadja a taxicsekkeket és a szervezeti egységek nyilvántartásai alapján havonta összesíti azok felhasználását; e) a Fötitkári Titkárság tájékoztatása mellett az i'vúvfA Művészetelméleti és Módszertani Kutatóintézet gazdálkodásával kapcsolatos adminisztratív feladatok ellátása.
8.2. Költségvetési Osztály a) ellátja a rábízott speciális koordinációs feladatokat - a társosztályokkal együttműködve - 1 így példáulfeladatkörében eljárva - a kormányzati tevékenységgel összefüggő véleményezési feladatokat1 a központi államigazgatási szervek1 kormányhivatalok által az i'vúv1A rendelkezésére bocsátott pályázati eszközök pénzügyi kezelését; A tervezés keretében: b) a megalapozó stratégiai célok és prioritások figyelembevételével a középtávú tervezéshez koordinálja a fejezeti szintű feladatokat; c) összefogja az i'vúvfA felügyelete és irányítása alá tartozó intézmények1 valamint a fejezeti kezelésíí előirányzatok éves költségvetés-tervezését1 összeállítja az i'v1NfA költségvetési javaslatát és benyújtja a Közgyülés1 a hatáskörrel rendelkező minisztérium számára; az intézményi háttéranyag felhasználásával összeállítja a fejezeti szintíí szöveges indoklást;
32
d) koordinálja, elkészíti és összesíti az intézményi szektor és a fejezeti kezelésű előirányzatok kincstári és elemi költségvetését, majd a jóváhagyását követően továbbítja azt a Magyar Államkincstár részére. A végrehajtás keretében: e) végzi a fejezeti kezelésli előirányzatok keretnyitási-finanszírozási feladatait, felülvizsgálja a havi előirányzat-finanszírozási terveket és továbbítja a Magyar Államkincstár felé i előirányzat-módosításokkal és átcsoportosításokkal kapcsolatos feladatokat, nyilvántartás vezetése, Magyar Államkincstár felé adatszolgáltatás i
f) ellátja az irányítószervi hatáskörben végrehajtott
g) naprakész nyilvántartást vezet a fejezeti kezelésli előirányzatokat terhelő érvényes kötelezettségvállalásokról és azok teljesítéséről egyeztetést végez az előirányzatot kezelő társosztályokkali h) a fejezeti kezelésü előirányzatokra vonatkozóan elkészíti az időközi költségvetési jelentéseket és az időközi mérlegjelentéseket, ellenőrzi és jóváhagyja az intézményi időközi mérlegjelentéseketi i) kapcsolatot tart a Magyar Államkincstárral az intézményi törzsadat-nyilvántartások karbantartása érdekében ( címrendi, szet-vezeti és személyi változások) i ellátja az l'v1MA valamennyi kincstári számlájával kapcsolatos feladatokati j) szakmai rendszergazda szerepe t lát el az EOS ügyviteli szaftver tekintetébeni k) kidolgozza az M.tViA fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználására, gazdálkodására vonatkozó szabályzatokat A beszámolás keretében: l) a szakmai területek közremüködésével összeállítja az l'vL\1A költségvetésének végrehajtásáról a fejezeti zárszámadást, összeállítja a szöveges indoklás t és benyújtja az illetékes miniszterneki m) felülvizsgálja, nyilvántartja a fejezet év végi előirányzat- maradványaiti összefogja a fejezet maradványelszámolását és továbbítja a Nemzetgazdasági Minisztérium részérej n) közremüködik az l'vLv1A-t érintő az Aliami Számvevőszék, a belső ellenőrzés valamint a független könyvvizsgálat által végzett ellenőrzések lebonyolításában, koordinálja az adatszolgáltatásti o) támogatja és közremüködik a l'vL\1A és intézményei gazdálkodási és számviteli szabályzatainak kidolgozásában, aktualizálásában.
8.3. Gazdálkodási Osztály a) amindenkori államháztartási számvitel és a számviteli szabályzatok előírásainak megfelelőe n működteti az intézményi számviteli és beszámolási rendszerti b) a Jogi és Személyügyi Főosztállyal együttműködve müködteti az illetményszámfejtő helyet, ellátja az l'vLv1A részére történő bérszámfejtést a Magyar Államkincstárral kötött megállapodás alapjáni teljesíti az akadémikusi életjáradékok és a tisztségviselői tiszteletdíjak" NLv1A díjak, ösztöndíjak és egyéb ellátások folyósításáti c) a zárszámadási törvénytervezet összeállításához, az előirányzat -maradvány elszámoláshoz adatot szolgáltat a Költségvetési Osztály részérei d) felelős az l'vLv1A Titkárság, a Köztestületi feladatok és az l'vLviKI teljes körü főkönyvi és analitikus könyvvezetéséért, a mérlegjelentések, időközi költségvetési jelentések és éves beszámolók elkészítéséért és jóváhagyást, aláírást követően átadja a Költségvetési Osztálynaki e) naprakész nyilvántartást vezet az l'vLv1A Titkárság, a Köztestületi feladatok és az MMKI költségvetési előirányzatát terhelő kötelezettségvállalásokról és azok teljesítéséröli
33
előkészíti, végrehajtja, nyilvántartja az intézményi hatáskörbe tartozó előirányzat módosításokat1 azokról tájékoztatja a Költségvetési Osztályti
f) jóváhagyásra
g) teljesíti az lvL'vfA költségvetését terhelő kifizetéseket a GIRO rendszer teljes körű működtetésével, ellátja az lvL'vfA Titkársá& Köztestületi feladatok és MlvliG kimenő számláival kapcsolatos pénzügyi feladatokat, végzi a bel- és külföldi kiküldetések pénzügyi-számvitelilebonyolítását i h) ellátja az MlvfA Titkársá& a Köztestületi feladatok és az 1vL\1KI intézményeket érintő adók és adójellegű tételek bevallásával és b e fizetésével kapcsolatos feladatokat, elvégzi a NAV folyószámlák és az intézményi elszámolások rendszeres egyeztetéséti i) támogatja és közreműködik az lvL'vfA és intézményei gazdálkodási és számviteli szabályzatainak kidolgozásában, aktualizálásábani
8.4.Támogatáskezelési Osztály a) kezeli az lvL'vfA fejezeti kezelésű előirányzatainak terhére kiírt pályázatokkal, egyedi támogatásokkal kapcsolatos adminisztratív, előkészítő, lebonyolító és ellenőrző, valamint adatszolgáltatási feladatokati b) koordinálja a pályázatokkal és az egyedi támogatásokkal kapcsolatos szakmai és pénzügyi előkészítést, végrehajtást, a pályázatok elbírálására vonatozó döntéseknek a honlapon történő nyilvánosságra hozatalának elsőhelyi felelősei c) ellátja a pályázatok teljes pénzügyi ellenőrzését, amelynek keretében helyszíni elle nőrzéseket végezi d) támogatja és közreműködik a M.NfA és intézményei gazdálkodási és számviteli szabályzatainak kidolgozásában, aktualizálásában.
8.5. Vagyongazdálkodási1 Üzemeltetési és Informatikai Osztály a) ellátja a titkársági gépjármiívek üzemeltetéséti b) ellátja az lvL'vfA ügyiratainak be- és kimenő postázását, kézbesítéséti c) le bonyolítja a titkársági, valamint a kutatóintézeti eszközbeszerzéssei kapcsolatos feladatokat, beleé rtve az eszközbeszerzések számviteli minösítéséhez szükséges műszaki-gazdasági információk megadását isi d) ellá~a az lvL'vfA vagyonába tartozó ingatlanok használatával, hasznosításával kapcsolatos köztestületi feladatokat, teljes körüen végzi a vagyon hasznosításával (értékesítés, bérbeadás stb.) kapcsolatos szakmai feladatokati e) felügyeli az lvL'vfA tulaj donában lévő gazdasági társaságoknak nyújtott támogatások felhasználásáti közgyűlés számára az lvL'vfA vagyon i helyzetéröli nyilvántartja az lvL'vfA vagyonába tartozó ingatlanokat és társasági részesedéseketi
f) összefoglaló jelentést készít az éves
g) ellátja az lvL'vfA intézményeinek üzemeltetésével, egyéb vagyongazdálkodásával kapcsolatos feladatokati h) biztosí~a
a
Titkárság
informatikai
rendszerének
mlíszaki
működtetését,
fejlesztését,
és
megrend előként eljár az informatikai rendszer biztonságával összefüggö kiszervezett tevékenység
ellátásával kapcsolatosani i) a Gazdálkodási Osztállyai együttmüködve irányítja az lvL'vfA intézményei kezelésében lévő tárgyiasult vagyontárgyak leltározási feladataiti kialakitja az idegen tulajdonú vagyontárgyaknak, valamint a saját tulajdonú vagyontárgyaknak idegen helyen történő tárolása nyilvántartási módjáti
34
j) a Jogi és Személyügyi Főosztállyal együttműködve előkészíti a vagyontárgyak intézményi használatba adására, hasznosítására vonatkozó szerződéseket; gazdálkodik a meghatározott felhalmozási kiemeit előirányzattal, egyeztet a Költségvetési és a Pénzügyi és Számviteli Osztállyal, indokolt esetben
kezdeményezi a beruházási, átcsoportosítást;
fejlesztési
forrásigény megteremtéséhez szükséges előirányzat
k) gondoskodik a felesleges vagyontárgyak szabályos selejtezéséről, intézkedik a selejtezett eszközök elszállításáról, megsemmisítéséről figyelemmel a környezetvédelmi szabályok betartására; l) működteti az !vL'v1A Titkárság Közbeszerzési Bizottságát, nyilvántartja az Ml'v1A intézményeinek közbeszerzési eljárásait, valamint a közbeszerzési törvény által a kivételi körébe sorolt egyéb beszerzéseit, koordinálja az intézmények közbeszerzési eljárásait.
VIII. Fejezet Vegyes rendelkezések l. A Szervezeti és Müködési Szabályzat alapján valamennyi főosztálynak el kell készítenie vagy módosítania kell, és a főtitkárhoz jóváhagyásra fel kell terjesztenic a szervezeti egység részletes feladatait is tartalmazó ügyrendjé t, illetve az adott szervezeti egység munkatársainak munkaköri leírását. 2. J elen Szervezeti és Müködési Szabályzat elválaszthatatlan részét képező melléklet a Titkárság szet'Vezeti felépítésének ábrája.
3. Az Avr. 13. § (2) bekezdésének felhatalmazása alapján - jelen Szet'Vezeti és Müködési Szabályzattal összhangban - az Mlv1A főtitkára belső szabályzatban rendezi a költségvetési szerv müködéséhez kapcsolódó, pénzügyi ki11atással bíró jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. 4. Jelen Szervezeti és Müködési Szabályzat módosítással egységes szövege 2016. január l -jén lép hatályba. A hatályba lépéssei egyidejűleg hatályát veszti a 4/2015 (IV. lS.) sz. főtitkári utasítással kiadott !vúv1A Titkársága Szervezeti és Müködési Szabályzata.
Budapest, 20 lS. december 11
U· 11
főtitkár
35
