Sturende elementen in de strategie (missie, visie, waarden) Brussel, 26/11/2015 Isabelle De Voldere en Eveline Durinck IDEA Consult
Verloop 9u30
12u30 13u00
15u30
• Samenvatting vorige sessie • Bespreking en feedback eerste visie en missie teksten • Tips & Tricks • Lunch • Vertaling van missie, visie en waarden in strategische doelstellingen • Pecha Kucha rond missie en visie • Einde
Mandaat Missie Visie Strategieën Doelen Objectieven Acties
Waarden/ cultuur
De missie van een organisatie legt uit wat de bestaansreden is van de organisatie, welke positie ze inneemt in haar omgeving en welke basiswaarden ze centraal stelt.
De visie van een organisatie geeft aan waar ze naar toe wil. Ze legt uit hoe de organisatie zichzelf ziet in de wereld van morgen.
Missie = waarvoor je staat
Visie = waarvoor je gaat
Belangrijke elementen in de missie
•
Waarom bestaan we als organisatie?
•
Wat zijn onze werkgebieden/activiteitsdomeinen? (is verschillende van oplijsting van activiteiten!)
•
Wie zijn onze stakeholders en wat willen we voor hen betekenen?
•
Waarin onderscheiden we ons van anderen?
•
Welke waarden en normen staan voor ons centraal?
Belangrijke elementen in de visie
• •
Welke ontwikkelingen in de omgeving zullen ons actieterrein wijzigen? Welke ambities stellen we ons op langere termijn (tussen nu en vijf jaar) in deze veranderende context? Waar willen wij als organisatie toe bijdragen?
Missie versus visie Missie
Waarvoor we staan
Visie
Waarvoor we gaan
Gericht op de organisatie
Gericht op de omgeving
Wie zijn we?
Hoe gaan we met de wereld om?
Identiteit, waarden
Toekomst, droom
Vanuit een (lang) verleden
Vanuit de (verre) toekomst
In principe tijdloos
Kan worden bijgesteld
ETHISCH KOMPAS •Aan welke waarden toetst u uw beslissingen op het werk af? •Welke waarden ziet u uw collega’s gebruiken? •Welke waarden worden nog te weinig gebruikt?
Missie- en visieteksten: hoe loopt het?
“Het belang van een missie en visie is niet wat op papier staat, maar het proces dat er toe heeft geleid”
Bespreking aanzet missie- en visieteksten in groep
Proces • Welke methodes gebruikt? • Good Practices? • Hindernissen? • Lessons learned?
Teksten • + en - ? • Naar inhoud en/of vorm? • Suggesties voor verbetering?
Stap 1: Uitwisseling van ervaringen rond het proces van strategie-opmaak (20 min.) (a) Ieder die al een aanzet van missie en/of visie heeft gemaakt of proces hiervoor is gestart, bespreekt met de andere groepsleden het proces/traject van de eigen organisatie bij de opmaak de missie en/of visieteksten.
Hoe heeft ieder dit aangepakt?
• Welke stappen in dit proces? • Welke methodes gebruikt? • Betrekking van stakeholders bij dit proces?
Welke stappen in het proces werkten goed? Wat gaf energie?
• Waarom? Succesfactoren? • “Good Practices?”
Welke stappen in het proces werkten niet goed?
• Waarom? • Welke hindernissen? • “Lessons learned”?
(b) Samenvatting van de ervaringen in de groep over dit proces (voor plenaire terugkoppeling nadien – op flipchart blad)
Stap 2: Zelfreflectie en feedback over opgemaakte missie en visie teksten (30 min.) (a) Wie al een aanzet van missie en/of visie heeft gemaakt bespreekt zijn tekst
Opgemaakte teksten kunnen volgens 2 dimensies geëvalueerd worden:
• Zelfreflectie • +: Wat vind je er zelf goed aan? • -: Wat kan nog verbeterd worden? • Feedback vanuit de groep: • +: Wat vinden jullie goed? • -: Wat kan nog verbeterd worden? • Suggesties voor verbetering?
• Inhoud: zitten alle elementen in de tekst om van een volwaardige “missie” en “visie” te spreken? • Vorm: zijn de teksten: • Beknopt? • Concreet? • “AMORE”?
(b) Samenvatting (voor plenaire terugkoppeling – op flipchart)
• “+” en “-” van elke tekst? • M.b.t. inhoud en vorm? • Suggesties voor verbetering?
Tips and tricks
Struikelblokken en remedies Struikelblok
Remedie “Voortgang stokt”
Proces gaat niet vooruit Bv. Onduidelijke afspraken
Het plan is er, maar blijft in de kast liggen.
Zorg voor van een gedragen startnota (bij de relevante stakeholders) met duidelijke en realistische afspraken. Wijs een duidelijke aanjager aan, die “proceseigenaarschap” opneemt Voortgangsoverleg met de betrokken stakeholders op een vast ritme Koppeling met de jaaractieplannen en met de begroting/budget Hou de inhoud levendig door communicatie en creatieve acties
Struikelblokken en remedies Struikelblok
Remedie “De mensen willen niet mee”
Lage betrokkenheid
Zorg voor ambassadeurs binnen alle stakeholdergroepen. Creativiteit stimuleren bij medewerkers aan het plan tijdens workshops en aantonen dat iets met hun inbreng gebeurt. Bereid elke bespreking goed voor Blijven communiceren over de prioriteiten.
Gebrek aan motivatie
Wijs op de wettelijke verplichting. (Kan helpen om op te starten, maar moet in de loop van het proces omslaan in intrinsieke motivatie)
Voordelen herhalen van strategische planning en de ‘tegenstanders’ overhalen met die argumenten waar ze gevoelig voor zijn (makkelijker communicatie, betere afstemming met stakeholders, …). Vier korte termijnsuccessen (bvb als missietekst is ‘afgeklopt’)
Planmoeheid
Duidelijk maken dat het strategisch plan (eindelijk) de verschillende plannen integreert in een geheel.
Struikelblokken en remedies Struikelblok
Remedie “Randvoorwaarden”
Er is een verschillend begrip van verschillende onderdelen of woorden in het plan (bv. duurzaamheid, …)
Eenvoudige en duidelijke begrippen gebruiken
Wissels van personen tijdens het proces
Deelnemers aanmoedigen om ruggespraak te voeren met hun afdelingen zodat het proces niet staat of valt met de persoon.
Teveel mensen rond de tafel om te beslissen
In de voorbereiding en de uitvoering is een groot aantal mensen een zegen. In de keuzefase best het aantal mensen beperken.
Methodes voor proces opmaak missie en visie Draagvlakverhoging
World cafe
The 6 hats Cbased, Basecamp
Tip: neem je stakeholderanalyse erbij om te bepalen welke stakeholder je in welke methode wil betrekken/bevragen
Co-creatie
GPS (Flanders DC)
Consensusvorming Journalisten methode
Workshop rond goede praktijken of verhalen
Sensibiliseren
Paneldebat met experten
Focusgroep
Expertpanel
Dataverzameling (in alle fasen van de beleidscyclus)
Kennisversterking
Worldcafé – opzet World/dialoog café:
De deelnemers werken rond een onderwerp/vraag aan ‘tafels’ in opeenvolgende sessies van 20 à 30 minuten De deelnemers veranderen na elke sessie van tafel om hun gesprekken te ‘kruisbestuiven’ met de ideeën van de andere tafels Vraag toevoegen: verdiepingsslag
Afsluiten met een plenair gesprek met belangrijkste ideeën en conclusies Belangrijk = vraagstelling aan de basis van de dialoog
Worldcafé - Principes
Journalistenmethode
Op korte tijd de mening van alle deelnemers over 4 (of een ander even aantal) cruciale vragen of stellingen te weten te komen en er nadien consensus te bereiken
Vraag 1
Vraag 2
Vraag 3
Vraag 4
Vraag 1
Vraag 2
Vraag 3
Vraag 4
Vraag 1
Vraag 2
Vraag 3
Vraag 4
… Vraag 1
Vraag 2
Vraag 3
Vraag 4
Journalistenmethode - opzet
Ieder krijgt een blanco notitiesjabloon bijhorend bij zijn/haar vraag en ondervraagt de andere leden van zijn groepje in korte face to face gesprekjes over zijn/haar eigen vraag.
Zo verzamelt iedere deelnemer dus de meningen over zijn/haar vraag van alle groepsleden.
7 fases
Vraag 1:….??? Mijn antwoord
Antwoord van rood
Antwoord van geel
Aantwoord van groen
……..
……..
……..
……..
Six thinking hats
Strategische doelen: de brug tussen mentale denkbeelden en concrete actie Bestaansreden van de organisatie Rol die de organisatie in de veranderende toekomst wil vervullen
MISSIE VISIE STRATEGIE DOELEN OBJECTIEVEN ACTIES
Hoe zal de organisatie de vooropgestelde visie ooit verwezenlijken? => uitdagingen in kaart brengen en strategische keuzes maken
Welke strategische doelen leggen we onszelf als organisatie nu op om ervoor te zorgen dat we – van waar we nu staan – zo goed mogelijk onze visie kunnen verwezenlijken op de langere termijn ?
27
Missie Sterktes Bedreigingen Visie
Waarden
Opportuniteiten
Zwaktes
Het belang van strategische doelstellingen
Strategische doelstellingen
Keuzes
Waar wil de organisatie over 5 jaar (of zelfs langer) op afgerekend worden? Welke impact wil de organisatie dan bereikt hebben?
Strategische versus operationele doelstellingen Strategische doelstellingen
Lange(re) termijn (>= planningsperiode)
Aantoonbare link met missie en visie
Verwezenlijking vereist interventies op meerdere niveaus – organisatiebreed
Kan nog vrij breed worden geïnterpreteerd
“Belangrijk” in termen van middelenbeslag
Zegt wat je wil bereiken, niet hoe (dat laatste wordt geformuleerd in de activiteiten)
Operationele en tactische doelstellingen
Kortere termijn (< planningsperiode)
Beperktere scope, meer in aantal, beperkter middelenbeslag
Probleemboom - doelboom
Een visie voor de NASA “I believe that this nation should commit itself to achieve the goal before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to earth” JFK, 25 mei 1961
Een visie voor Microsoft “We want a personal computer on every desk with Microsoft-software”
Pecha Kucha
Vorm
20 slides x 20 seconden per slide
Pecha Kucha presentatie = 6 minuten en 40 seconden
Op een snelle manier de essentie van je verhaal weergeven in woord en beeld
Inhoud
Missie = wat je doet, waarvoor je staat
Visie = wat je wil doen, waarvoor je gaat
Wie zijn onze stakeholders en wat willen we voor hen betekenen? Welke doelstellingen streven we na en hoe willen we die bereiken? Wat zijn onze activiteitsdomeinen?
Welke ontwikkelingen in de omgeving zullen ons actieterrein wijzigen? Welke ambities stellen we ons op langere termijn (tussen nu en vijf jaar) in deze veranderende context?
Waarin onderscheiden we ons van anderen? Welke waarden en normen staan voor ons centraal?
1 gekleurd blok = max. 2 slides
Welke impact willen we hebben?
CONTACT Isabelle De Voldere
[email protected]
Eveline Durinck
[email protected] IDEA Consult Kunstlaan 1-2, bus 16 1210 Brussel 02 282 17 10 www.ideaconsult.be
