POSTGRADUAAT BUSINESS EVENT MANAGEMENT 2013/2014 WERKSTUK EVENT PLANNING & EVENT ICT Lector: S. Biccler
1
CASE In opdracht van de UW (Universiteit Wittekerke) en indirect ook voor het UZW (Universitair Ziekenhuis Wittekerke) moet u de organisatie op zich nemen van een fondsenwerving event. Bedoeling van het event is fondsen te werven voor het onderzoek naar behandeling van een zeldzame neurologische ziekte, het Möbius syndroom. Door het wereldwijd lage aantal patiënten met deze aandoening (10 per miljoen geboorten) is er geen interesse van overheid of farmaceutische bedrijven om dit onderzoek te ondersteunen. Concept van het event, zoals de opdrachtgever UW het ziet, bestaat uit een “fundraising diner”: Men plant een avond waarop de “crème de la crème” van de UW Alumni naar toe uitgenodigd worden: Top ondernemers, politici, BV’s,… Aan het eind van de avond geeft wie deelneemt een ingevulde “promesse” af met het bedrag die hij of haar schenkt ter ondersteuning van dit wetenschappelijk onderzoek. Selectie van de beperkte doelgroep die uitgenodigd wordt gebeurt door de universiteit op basis van vermogen (inkomen), woonplaats (is een indicatie van actueel vermogen) en affiniteit (wie heeft reeds een donatie gedaan). Van de welgestelde Alumni die op dergelijk event uitgenodigd worden verwacht men donaties in de orde grootte van 250 tot 2500 Euro. De avond zelf bestaat uit een receptie gevolgd door het diner. Op de receptie zijn 2 politieke BV’s, de peter en meter, aanwezig als “host”. Men dacht aan 2 top politici met ministeriële of Europese functie van 2 verschillende politieke kleuren. En 5 tal politici, ex alumni, zijn geschikt. Zij dienen nog aangesproken te worden door de rector. Tijdens het diner is een muzikale opluistering met piano voorzien alsook het UW universiteitskoor. Volgende zaken liggen vast: • Locatie: Wittekerke • Datum: Donderdag 20 Maart 2014
• • •
Aanvang receptie: 19:00u Aanvang diner: 20:00u Verwacht einde: 22:30u
Doelstellingen: • Te vullen stoelen: 110 • 700 uitnodigingen leveren, dankzij de kwaliteit van het uitnodigingsproces, 120 inschrijvingen op. • No show avond zelf <= 6% • Per avond zullen per tafel 10 UW alumni van dezelfde faculteit aanwezig zijn, waardoor elke faculteit gelijk vertegenwoordigd wordt. • 110 genodigden leveren 100 promesses op (sociale druk…) • De verwachting is dat het diner >=35000 Euro opbrengt
Draft agenda (nog zelf aan te passen naar eigen inzicht): 1. Receptieruimte: ontvangst van de gasten door de rector en de peter en meter, vanaf 19:00 u. 2. Welkomstwoord door de rector (5min) in de receptieruimte 3. Om 20:00 uur begeven de gasten zich naar de Diner ruimte 4. Tijdens het Diner (in te plannen): o Het fonds wordt door de voorzitter van het beheerscomité kort toegelicht (10 min) o De Peter en de Meter motiveren hun keuze en peter- of meterschap voor het project. (duur in te schatten) o Testimonial video van een patient (10 min) o Promesse oproep 5. Afsluting Ondersteuning & onderbrekingen • In de receptieruimte speelt een saxofoonkwartet. De universiteit levert het kwartet – hun agendaboeking dient wel bevestigd. • Na het welkomstwoord door de rector begeleiden hostessen de gasten naar de juiste tafel. Er is één tafel per faculteit, en de decaan van die faculteit is de gast aan die tafel. De hostessen dienen goed te weten waar de gasten heen moeten. • Het Wittekerke universitair koor zorgt voor intermezzo’s tijdens het diner Het koor wenst dat een kwalitatieve piano aanwezig is. Een elektrische mag eventueel, indien het een highend model is. Doch liever een akoestische. Zij leveren de pianist. Indien gewenst kan de pianist ook voor een rustige, niet de aandacht opeisende achtergrondmuziek zorgen. Het koor vergt wel de aandacht van het publiek. Het koor produceert voldoende “volume” – er is geen audioversterking voor het koor vereist. Belichting is wel gewenst. • Een amuze + 3 gangen diner met externe catering. Er is een professionele keukenruimte aanwezig in het gebouw. De zaal werkt met een vaste externe catering partner. • promesses worden op het promesse bord gepind door de hostessen • Er dient een fotograaf aanwezig te zijn. Zijn output komt op een cloud social media platform waarop de gasten toegang hebben en vult de persmap aan.
2/7
Arteveldehogeschool
event planning 2013/2014
Opdracht
Extra informatie: • De universiteit zorgt voor de selectie van zijn alumni. Men vraagt wel input naar en de techniek te geven voor het opstellen van de uitnodiging en de timing van de mailing. De universiteit dacht aan een gepersonaliseerde gedrukte uitnodiging met in parallel een digitale uitnodiging. Het inschrijvingsproces verloopt digitaal. Een reminder e-mail 2 weken voor het event en een laatste reminder e-mail 2 dagen voor het event dienen de “noshow” ratio te drukken. Iedereen die inschrijft wordt persoonlijk opgebeld en bedankt kort voor het event voor hun komst (morele druk om no-show te verlagen). Doelstelling is net op 110 “shows” uit te komen. •
In de gang en de receptieruimten worden canvasdoeken gehangen (40cmx40cm): zwartwit foto’s uit het archief van de universiteit. Het zijn beelden die herkenbaar zijn voor de alumni, uit de tijd dat zij nog studeerden. Deze dienen nog aangemaakt te worden. Een fotoarchief waaruit kan geselecteerd worden stelt UW ter beschikking.
•
110 gasten dienen efficiënt naar de juiste tafel gebracht door de hostessen. Ontwerp een oplossing.
•
Een patiënt die bereid is een testimonial te geven is er. Er is echter nog geen video & interview.
•
Promesses worden op een promessebord opgehangen. De layout van de promesses en het promessebord is er nog niet.
•
De zaal heeft geen audio / video faciliteiten. Geschikte apparatuur dient geselecteerd en gehuurd. Er is geen podium en geen piano. Er is enkel standaard verlichting. De elektrische voorzieningen voor tijdelijke installaties zijn uitstekend.
•
Een persmap dient opgesteld die de avond van het event naar de pers wordt gestuurd.
•
Ter voorbereiding van het evenement wens je een technische collaboratieruimte op te zetten waar de partijen hun materiaal voorlopig op kunnen plaatsen (video, presentaties, scripts,…) Zo kan overlap vermeden worden. Organiseer dit en zet dit op.
•
Een app dient ter beschikking gesteld met locatie, programma e.d. Tijdens en net na het event laat de app toe een grafiek te tonen met het bedrag en de groei van de giften (uiteraard moet je dit laatste niet implementeren in je app, wel het eerste)
•
U hebt een zaal op het oog maar die moet uiterlijk 2 maanden vóór het seminarie bevestiging krijgen van de optie die u genomen hebt. Deze zaal werkt met een traiteur voor de catering. Deze moet uiterlijk 1 maand voor het evenement bevestiging krijgen. Het definitief aantal lunches moet hij uiterlijk 3 dagen vóór het gebeuren weten om extra facturatie te vermijden. De zaal zelf is volledig naakt en moet door de gebruiker zelf volledig ingericht en aangekleed worden. De zaal is in het centrum van Wittekerke gelegen
─
─
3/7
Arteveldehogeschool
event planning 2013/2014
Opdracht
en de hoofdzaal heeft een oppervlakte van 450m² (15m * 30m). Er is een voorgeborchte van 50m² (10m x 5m) en een atrium van 200m² (10m x 20m). Ook moet men zelf zorgen voor servies, bestek en alles van drank.
2
DELIVERABLES: • • •
•
De opdracht mag in groepjes van maximaal 3 personen uitgewerkt worden. Je kiest ofwel bovenstaand event, ofwel werk je verder met het concept dat reeds in de lesmodule “Event Management” uitgewerkt werd. (vrije keuze) Als uitdaging om te leren omgaan met een webbuilder toepassing, bouw je voor dit werkstuk een website, en geen “papieren” dossier. Je gebruikt hiervoor een website www.webnode.nl, www.weebly.com, builder tool (CMS) zoals www.jimdo.com, www.wix.com, www.wordpress.com, www.moonfruit.com. Je mag zelf kiezen welke je verkiest. Let bij het aanmaken van je website er wel voor op dat je voor een gratis persoonlijke website gaat zonder “free trial” periode. De meeste van bovenstaande producten bieden die mogelijkheid, maar lees dit zeker eerst na voor je kiest. Wie reeds ervaring heeft met het bouwen van website, met wellicht meer gesofisticeerde tools zoals bijvb. dreamweaver neemt best deze taak niet op zich: laat dit over aan een teamlid die nog nooit een website gebouwd heeft – dat is beter voor zijn/haar leerervaring. Als url kun je bij de meeste tools enkel het eerste deel zelf vastleggen in de gratis versie. Het laatste deel is vrijwel steeds de firmanaam.com (bijvb. “mijnwebsite.webnode.com”). Kies als http://initialen1-initialen2naam van de website jullie 3 initialen. initialen3.naamvancmstool.com. Bijvb.: http://sbi-gva-jdb.jimdo.com. Deze website is NIET bedoeld als website voor het evenement, doch een website die het resultaat van je opdracht documenteert. Hanteer echter wel een marketingstijl die gepast is voor het onderwerp en het geheel er aantrekkelijk maar ook functioneel laat uitzien. Het hoofdmenu van uw website bevat volgende elementen: (mag naar keuze een horizontaal of verticale menustructuur zijn):
About
Retroplanning
Draaiboek
Opstelling
Event App
Werkruimte sprekers
Mailing
Plaats op de homepage van deze website een disclaimer: “Deze website beschrijft een fictief evenement, bedoeld als oefening in ontwerp en planning van een evenement, in het kader van het postgraduaat business event management, Artevelde Hogeschool, 2013-2014”. Plaats verder een kleine introductie die uitlegt waar de website toe dient •
4/7
Onder “About” plaats je naam en voornaam van de 3 groepsleden. Verder verduidelijk je hier welke deelopdracht door wie gemaakt werd door het plaatsen van een “X”. Je mag in meerdere kolommen een “X” plaatsen indien dit fragment gezamenlijk uitgewerkt werd. De retroplanning maak je best gezamenlijk als voorbereiding examen.
Arteveldehogeschool
event planning 2013/2014
Opdracht
•
Bijvb:
Activiteit Website builder Retroplanning Draaiboek Opstelling Event App Werkruimte sprekers Mailing
•
Steven Pieter-Jan X X X
X X
Anita Meert X X
Frederick Janssens
X
X X X
X
X
Retroplanning. De tab “Retroplanning” bevat background tekst bij het retroplan, en bij voorkeur ook de link naar je retroplanning in MS Project. Wie een MAC heeft mag altijd ook proberen met de gratis “mini-cloon” van MS Project: www.gantter.com. Voorzie op deze webpagina volgende subtitels met achtergrond informatie: a. Wie een ander event kiest dan het standaard voorstel hierboven voorziet uiteraard een bondige inleiding die genoeg context geeft aan de lezer over het evenement om zich te kunnen in leven in wat nodig is op planningsgebied. Wie het standaard voorstel kiest kan hier aanhalen wat hij zelf bij verzonnen heeft. b. Stel vervolgens een retroplanning op. Wellicht gebruik je MS Project. In noodgevallen mag je ook www.gantter.com gebruiken, wat een MS project gratis web gebaseerde cloon is. Plaats een link naar het bestand op je webpagina. (je moet opzoeken hoe je een bestand kunt “opladen” op je website, en er een link naar kunt leggen. Lukt dit je niet, dan kun je nog steeds je projectplan als bijlage indienen op Chamilo) c. Schrijf background informatie uit over je projectplan. Je verduidelijkt de hoofdpunten in tekst op je website, als een “backgrounder” voor wie je retroplanning dient te begrijpen. Detail kun je steeds opnemen onder de “Info” tab van taken in je projectplan, wat resulteert in een “post-it” links van de taak. Je verduidelijkt achtereenvolgens: i. Algemene projectinformatie (zorg dat het een retroplanning is!) ii. Workbreakdown structuur. Wat zijn de hoofdactiviteiten die je hebt – wat houden ze in ? Licht de belangrijkste taken toe. Heb je een terugkerende taak (vb. wekelijkse statusmeeting) iii. Relaties en beperkingen die een woordje uitleg behoeven (pik er selectief enkele uit waar bespreking nuttig is voor wie je projectplan probeert te begrijpen). Maak ook maar gebruik van de “info” tab (yellow note) om een relatie of beperking uit te leggen iv. Verduidelijk de kritische succes factoren en mijlpalen in je retroplanning – zichtbaar als taken in ruit-vorm op je projectplan. v. Hoe ziet je team eruit – welke resources ? Hoe heb je die toegewezen ? Was optimalisatie nodig ?
5/7
Arteveldehogeschool
event planning 2013/2014
Opdracht
•
•
•
•
•
6/7
vi. Zorg voor een realistische “Werk = Eenheid x Duur” inschatting bij iedere taak. Wat heb je vastgezet ? (“yellow note waar nuttige redenering”) Bespreek enkele moeilijker situaties. Draaiboek: Ontwerp een draaiboek voor het event. Je bent vrij in de tool die je hier gebruikt (excel of iets anders). De tab op deze webpagina bevat: a. Een bespreking van je draaiboek b. De link naar je draaiboek. Bij voorkeur slaag je erin het document de laden op je website en er een link naar te voorzien. Lukt dit je niet, dien dan afzonderlijke via Chamilo in. Maak een schets van de opstelling/locatie op schaal. Gebruik een digitale tekentool die geschikt is voor 3D ontwerp van ruimten. Bijvb Sketchup, maar een ander mag ook. Documenteer de schaal (bijvb. 1/250). Indien er meerdere ruimtes zijn zorg je dat er voor iedere eventruimte een opstelling bestaat. Voor de maten van het meubilair en de nodige ruimte maakt u gebruik van standaardmaten (zelf op te zoeken). Plak de tekening als screenshot(s) op je website onder het menu-element “Opstelling”. Voeg een woordje uitleg toe (waarom heb je bepaalde zaken zus of zo geschikt). Voeg ook een link toe naar het sketchup bestand in native formaat en in een uitwisselbaar formaat zoals .pdf. Event app: Selecteer één van de cloud tools die toelaten een eventapp te bouwen voor de bezoekers van je event. En bouw een app. Enkele tools waartussen je kunt kiezen (vind je nog andere dergelijke tools, gebruik die gerust): https://www.yapp.us, http://www.twoppy.com, http://www.mijnevent.be/nl/mobiel a. Wat is het concept achter je app zodat dit ook een ROI veroorzaakt ? (je mag uiteraard een creatiever concept bedenken dan wat technisch met deze “gratis” tools mogelijk is) b. Link naar de download/installatie pagina voor deze app. Werkruimte: Zet een ruimte op op het internet waar partijen (bijvb de sprekers) hun digitaal materiaal (vb presentaties) kunnen plaatsen. Je laat enkel medewerkers van het event toe op die ruimte. Plaats zelf een willekeurig powerpoint. Veronderstel dat Stefan Biccler een spreker is. Stuur hem een mail met een link waar die powerpoint staat, en vraag hem zijn powerpoint toe te voegen. Zorg dat hij schrijfrecht heeft. Gebruik als mailadres
[email protected]. Op je website documenteer je onder “werkruimte sprekers” hoe je dit gedaan hebt, en voorzie je een link naar die werkruimte (enkel leesrecht – anders zou dit erg gevaarlijk worden) Mass mailing: Als laatste opdracht maak je een nieuwsbrief die de uitnodiging voor het evenement aankondigt met een cloud mass mailing toepassing. Kies een cloud mass mailing tool. Bestudeer de product documentatie en leer zelfstandig met de tool werken. Zoek uit hoe je de adressenlijst kunt laden. (Maak er zelf een korte klaar in Excel). Ontwerp een mass mailing (je tekst mag je vrij geknopt houden, maar probeer wel te personaliseren – dus zoek uit hoe je bijvb de voornaam als aanspreking als een dynamisch veld in de tekst krijgt). Plaats als bewijs enkele screenshots van je oefening op je website onder het menu element “Mailing”. Zorg dat ik (
[email protected]) een uitnodiging krijg via mass mailing voor je event.
Arteveldehogeschool
event planning 2013/2014
Opdracht
3
AFGEVEN Indienen gebeurt via Chamilo. Indienen via Mail zal niet goed lukken, omdat de maximale grootte van bijlagen 10 MB is, en je daar wellicht boven zult komen te zitten. Hoe je dit doet wordt uitgelegd in het document “Opdracht_indienen_via_Chamilo”. Dien uiteraard slechts 1x in per groep. In de beschrijving bij het indienen vermeld je de URL van je website. In de bijlagen voeg je je msproject, je draaiboek, je digitale tekening, een copij van je nieuwsbrief en andere nuttige bestanden bij. Indien je problemen hebt bij het indienen mag je mij altijd mailen (
[email protected]), maar voeg niet je bijlagen in je mail toe, want dan komt de mail niet toe… Deze opdracht staat op 40% van de punten voor deze module. 50% van deze score is een groepsscore en 50% een individuele score op de deelopdrachten aangeduid bij de “about” als de jouwe.
7/7
Arteveldehogeschool
event planning 2013/2014
Opdracht
